„THREE SEAS ONE OPPORTUNITY”

Regulamin Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Eksperckiej

„THREE SEAS ONE OPPORTUNITY”

Regulacje zawarte w niniejszym Regulaminie obowiązują wszystkich uczestników Konferencji, zakwalifikowanych przez Organizatora w drodze przyjętych zgłoszeń. Potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu, który dostępny jest na stronie Konferencji xxxx://xxx.0x0x.xxx.

Jednocześnie Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu bądź jego załączników, w przypadku konieczności dostosowania zapisów Regulaminu do aktualnego stanu prawnego. Obowiązywanie zmienionych zapisów rozpocznie się z chwilą ich opublikowania na stronie Konferencji.

§1 Postanowienia ogólne

1. Konferencja Naukowo – Ekspercka „THREE SEAS ONE OPPORTUNITY”, zwana dalej „Konferencją”, odbędzie się w formie stacjonarnej w dniach 5i 6 czerwca 2024 r. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu Konferencji w przypadku pojawienia się przeszkód uniemożliwiających przeprowadzenia Konferencji w formie stacjonarnej.

2. Konferencja odbędzie się w salach konferencyjnych Montowni Gdańsk, ul. Xxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx; przy czym zaplanowany w dniu 4 czerwca 2024 r. bankiet odbędzie się w restauracji Mielżyński, Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx.

3. Organizatorem Konferencji jest Fundacja The Opportunity – Institute for Foreign Affairs, ul. Xxxxx 00/0, 00-000 Xxxxx, Xxxxxx, zwana dalej: Organizatorem.

4. Strategicznym Partnerem Konferencji jest magazyn Układ Sił.

5. Oficjalnymi językami Konferencji będą język polski i angielski. Organizator zobowiązuje się zapewnić tłumaczenia symultaniczne wystąpień.

6. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem xxxx://xxx.0x0x.xxx.

§2 Zasady Uczestnictwa

1. Konferencja skierowana jest głównie do pracowników naukowych, ekspertów, badaczy, doktorantów i studentów z krajów Inicjatywy Trójmorza oraz innych

państw, zainteresowanych problematyką szeroko pojętego bezpieczeństwa Europy Środkowo-Wschodniej.

2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:

a) dokonanie zgłoszenia uczestnictwa poprzez wypełnienie ankiety zgłoszeniowej dostępnej na stronie internetowej Konferencji, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 19 maja 2024 r.;

b) akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora w terminie do dnia 22 maja 2022 r., o czym aplikant zostanie poinformowany drogą mailową;

3. Organizator ma prawo przedłużenia terminu nadsyłania ankiet zgłoszeniowych, o czym zobowiązuje się poinformować na stronie internetowej Konferencji.

4. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:

a) Uczestnik – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa i został zaproszony przez Organizatora do wygłoszenia referatu i/lub do wzięcia udziału w panelu dyskusyjnym, a ponadto ma możliwość biernego i/lub czynnego udziału w debatach panelowych oraz „YOUNG EXPERTS DAY 2024”, a także w dedykowanych Discussions;

b) Young Expert – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa, i został zaproszony przez Organizatora do wzięcia udziału w „YOUNG EXPERTS DAY 2024” dalej zwanego „YED 2024” zgodnie z regulaminem YED, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;

5. Każdy aplikant może zgłosić wolę uczestnictwa tylko w jednej z dwóch wskazanych w ust. 4 form.

6. Każdy z prelegentów, który zgłosił chęć wygłoszenia referatu / prelekcji / wykładu / prezentacji, zobowiązany jest w terminie do dnia 19 maja 2024 r. przesłać całość prezentowanego podczas Konferencji materiału oraz informacje o formie wystąpienia i ewentualnej konieczności skorzystania z multimediów w czasie wystąpienia.

7. Uczestnik, który spełnił warunki, o których mowa w ust. 2, zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za należące do Uczestników i Young Experts przedmioty zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

10. Uczestnicy i Young Experts są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organiazacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.

11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe na skutek postępowania Uczestników oraz Young Experts podczas Konferencji w sposób niezgodny z prawem lub Regulaminem.

12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Uczestników oraz Young Experts podczas Konferencji. Uczestnicy oraz Xxxxx Experts ponoszą pełną odpowiedzialność prawną oraz majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem.

§3 Opłaty

1. Udział w Konferencji jest nieodpłatny.

2. W przypadku zmiany terminu Konferencji, Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za poczynione przez Uczestników wydatki związane z uczestnictwem w Konferencji.

3. Organizator przewiduje możliwość nieodpłatnego udziału w Konferencji oraz pokrycia kosztów dojazdu i zakwaterowania zaproszonych przez siebie gości.

§4 Treść wystąpień i prezentacji

1. Uczestnicy oraz Young Experts ponoszą pełną odpowiedzialność za treść wystąpień, a także ich wartość merytoryczną i formę prezentacji. Ponadto zobowiązani są zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawiane przez nich podczas konferencji nie naruszały przepisów prawa ani praw lub dóbr osób trzecich.

2. Uczestnik oraz Xxxxx Expert oświadcza, że posiada prawo do dysponowania danymi zawartymi w materiałach przedstawionych przez niego na Konferencji oraz podczas rejestracji.

3. Uczestnik oraz Xxxxx Xxxxxx zobowiązuje się udostępnić Organizatorom Konferencji swoje wystąpienie oraz materiały przesłane podczas rejestracji, w celu promocji Konferencji.

4. Uczestnik oraz Young Expert pozostawia Organizatorom pełną swobodę wyboru fragmentu bądź dysponowania całością udostępnionych Organizatorom materiałów w celach promocyjnych Konferencji.

5. Do celów promocyjnych Konferencji zalicza się x.xx.: zamieszczanie informacji na stronie internetowej Konferencji, na profilach Konferencji w mediach społecznościowych, w materiałach promocyjnych i konferencyjnych, w mediach, na stronach internetowych partnerów Konferencji, także po zakończeniu Konferencji.

6. Uczestnik oraz Young Expert wyraża zgodę na zapis audio-video swojego wystąpienia wykonany przez Organizatorów bądź Partnerów Konferencji a następnie opublikowanie niniejszego zapisu na stronie Konferencji, Organizatorów Konferencji bądź Partnerów Konferencji.

7. Przekazanie materiałów, o których mowa w niniejszym paragrafie przez Uczestnika i Young Expert Organizatorowi nastąpi nieodpłatnie.

§5 Udostępnienie wizerunku i danych osobowych

1. Organizator informuje, że obrady Konferencji będą utrwalane na nośnikach elektronicznych w trybie audio-video.

2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [RODO], informujemy, że Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji jest Organizator

3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych przez adres e-mail xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx lub telefonicznie tel. 000000000.

4. Dane osobowe uczestników Konferencji „THREE SEAS ONE OPPORTUNITY" przetwarzane są przez Organizatora w celu jej organizacji.

5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są:

a) zgoda wyrażona przez uczestnika;

b) niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy dotyczącej uczestnictwa w konferencji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

c) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Uniwersytet Zielonogórski (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj. informowanie o bieżących kwestiach

związanych z konferencją.

6. Dane uczestnika mogą być przekazywane do hoteli na potrzeby rezerwacji noclegów, na czas trwania Konferencji. Ponadto nazwiska uczestników Konferencji jak i nazwiska współautorów prezentacji mogą zostać upublicznione w materiałach z Konferencji i programie Konferencji umieszonym na stronie WWW.

7. Przechowujemy takie dane jak: imię i nazwisko, jednostka naukowa, stanowisko służbowe, numer telefonu, oraz adres e-mail.

8. Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres 10 lat od dnia wygaśnięcia umowy dotyczącej uczestnictwa w Konferencji łączącej uczestnika z Uniwersytetem Zielonogórskim lub w przypadku, gdy umowa nie jest zawierana w terminie 10 lat od dnia zakończenia Konferencji.

9. Przetwarzanie danych osobowych, polegające w szczególności na zapisywaniu, przeglądaniu, udostępnianiu i usuwaniu nagrań i zdjęć z Konferencji odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z art. 222 Kodeksu pracy.

10. Odbiorcami danych uczestnika Konferencji są upoważnieni pracownicy Uniwersytetu Zielonogórskiego.

11. Dane osobowe uczestnika Konferencji nie będą przekazywane do państw trzecich.

12. Przysługuje Pani/Panu prawo:

a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

c) ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

d) usunięcia danych osobowych;

e) wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00 - 000 Xxxxxxxx).

13. Dane osobowe uczestnika Konferencji nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

14. Zgłaszając się na Konferencję uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych tj. imienia i nazwiska, jednostki naukowej, stanowiska służbowego, numeru telefonu, oraz adresu e-mail. przez Organizatora.

§6 Postanowienia końcowe

1. Treść niniejszego Regulaminu jest dostępna na stronie Konferencji.

2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie w dniu jego opublikowania na stronie Konferencji.

3. Niniejszy Regulamin może ulec zmianom. Informacja o zmianie regulaminu pojawi się na stronie Konferencji w zakładce Aktualności.

4. Wszelkie spory niezawarte w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane w oparciu o zapisy prawa Rzeczpospolitej Polskiej.

5. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest Sąd Rejonowy dla Wrocławia

– Krzyków we Wrocławiu.

6. Integralną częścią niniejszego Regulaminu stanowią Regulamin YED stanowiący załącznik nr 1 oraz regulamin i zgoda RODO stanowiące załącznik nr 2.

Załączniki:

Zał. 1 – Regulamin YOUNG EXPERTS DAY 2022

Zał. 2 – Regulamin i zgoda RODO