REGULAMIN KONFERENCJI STOMATOLOGICZNEJ WROCFLOW 4 i 25-LECIA PTSS
Wrocław, 10.02.2022
REGULAMIN KONFERENCJI STOMATOLOGICZNEJ WROCFLOW 4 i 25-LECIA PTSS
§ 1 Postanowienia ogólne
Niniejszy dokument jest regulaminem „Konferencji Stomatologicznej Wrocflow 4”, która odbywa się w terminie 11 – 13.03.2022 r. na terenie Hali Stulecia we Wrocławiu oraz na terenie Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu, zwaną w dalszej części dokumentu Konferencją. Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
1. Organizator: Stowarzyszenie Polish Association of Dental Students PTSS z siedzibą w Warszawie, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000635818, dla którego akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. Stołecznego Warszawy w Warszawie, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadające numer NIP: 0000000000, posiadające numer REGON: 365373379.
2. Uczestnik: osoba fizyczna, która dokona zamówienia uczestnictwa w Konferencji/warsztatach lub imprezie towarzyszącej poprzez formularz online dostępny na stronie wydarzenia na portalu xxxxxxxx.xxx oraz której zamówienie zostanie opłacone.
3. Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Konferencji w odpowiedzi na
opłacone zgłoszenie.
Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz
obowiązują wszystkich Uczestników.
§ 2 Rejestracja
1. Rejestracja odbywa się w wyznaczonym terminie na stronie wydarzenia poprzez link do formularza Google
xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/x/x/0XXXxXXXxX0- 9Pl_pS1hNflY0s9IIZ79tUzBlxoUJG8HJMXcyFUBL98w/viewform?usp=sf_link.
2. Rejestracja rozpocznie się w dniu 11.02.2022 r. o godzinie 20:00 i potrwa do wyczerpania miejsc.
3. Rejestrujący kupując daną opcję jednocześnie potwierdza prawidłowość wprowadzonych
danych.
4. Rejestrujący zobowiązuje się do uregulowania należności za Konferencję, w przypadku braku
uregulowania należności, zostaje wykreślony z listy uczestników.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do
formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
6. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń
uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Konferencję
7. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
8. W przypadku zmiany obostrzeń dotyczącej liczby Uczestników mogących wziąć udział w Konferencji, pierwszeństwo udziału będą miały osoby zameldowane w hotelu oraz osoby uczestniczące w warsztatach. Kolejne osoby zostaną przydzielone na podstawie kolejności zgłoszeń.
§ 3 Udział w Konferencji
1. Wstęp na konferencję będzie weryfikowany na podstawie list uczestników oraz dowodu tożsamości lub legitymacji studenckiej, opłaconej należności za Konferencję oraz składki członkowskiej PTSS na rok 2021/22.
2. Wszyscy Uczestnicy Konferencji proszeni są o noszenie identyfikatora konferencyjnego w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji.
3. Uczestnik zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za wszelkie szkody powstałe z jego winy podczas trwania konferencji na terenie miejsca wydarzenia i imprez towarzyszących.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestnika pozostawione bez opieki podczas trwania konferencji na terenie miejsca wydarzenia i imprez towarzyszących.
5. Koszty przejazdu i wyżywienia Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
§ 4 Opłaty
1. Udział w Konferencji dla wszystkich Uczestników jest odpłatny.
2. Wysokość opłaty, sposób oraz termin zapłaty za udział w Konferencji zostanie podany na
stronie Konferencji oraz za pomocą mediów społecznościowych.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielenia zniżek od ceny podstawowej.
4. Cennik:
Cennik first minute: | ||
OPCJA | DLA CZŁONKÓW PTSS | DLA OSÓB SPOZA PTSS |
1: Wykłady | 90 zł | 250 zł |
2: Wykłady + Social program | 150 zł | 400 zł |
3: All-inclusive: Wykłady + Social program + 2 noclegi w pokoju 2-osobowym | 360 zł | 700 zł |
4: Social program | 60 zł | 150 zł |
§ 5 Hotel
1. Uczestnik akceptuje regulamin hotelu, w którym będzie zameldowany.
2. Uczestnik rejestrujący się do hotelu zobowiązuje się do podania prawidłowych danych
osobowych.
3. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za wyrządzone szkody w zameldowanym przez siebie
pokoju oraz na terenie hotelu wyrządzone z jego winy.
4. Uczestnik zobowiązuje się do uregulowania wszelkich dodatkowych należności w hotelu przed wymeldowaniem (poza noclegiem).
5. Przydział uczestników do poszczególnych pokoi dokonywany jest przez Komitet Organizacyjny na podstawie informacji dostarczonej w formularzu rejestracyjnym. Osoby, które nie podały w formularzu preferencji zameldowania, zostaną przydzielone do pokoi losowo.
6. Po ogłoszeniu list osób zameldowanych w poszczególnych pokojach, ewentualne zmiany dokonywane są przez Organizatorów na wniosek osób zainteresowanych po wcześniejszym porozumieniu z osobami, których dotyczyć będzie zamiana pokoi.
7. W przypadku odsprzedawania miejsc na konferencji pomiędzy uczestnikami różnej płci, osoba odkupująca miejsce jest umieszczenia w pokoju hotelowym na miejscu osoby odsprzedającej
– nie gwarantujemy umieszczeniu w pokoju z osobą tej samej płci oraz w hotelu, w którym zakwaterowany jest oddział kupującego.
§ 6 Imprezy
1. Wstęp na imprezy będzie weryfikowany na podstawie opaski.
2. Obowiązuje kategoryczny zakaz wnoszenia środków odurzających do klubów, w których organizowane są imprezy podczas Konferencji. Niedostosowanie się do powyższego warunku skutkuje wyproszeniem z klubu.
3. Agresywne zachowanie uczestników będzie skutkowało wyproszeniem z klubu. Decyzje o wyproszeniu uczestnika z klubu podejmuje obsługa klubu oraz Komitet Organizacyjny.
4. Uczestnik odpowiada za szkody i dewastacje dokonane na terenie lokalu (zarówno w budynku jak i przed wejściem głównym do lokalu). w razie szkody Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia wszystkich kosztów związanych z naprawą lub zakupem uszkodzonych elementów sprzętu lub wystroju lokalu na podstawie faktury wystawionej przez Właściciela lokalu. § 6 Zasady bezpieczeństwa epidemicznego.
§ 7 Rezygnacja z uczestnictwa
1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów w wysokości 100% wpłaconej kwoty w przypadku dokonania zgłoszenia na 21 dni przed datą Konferencji, 20% wpłaconej kwoty w przypadku dokonania zgłoszenia na 14 dni przed datą Konferencji oraz 100% wpłaconej kwoty na 7 dni przed datą Konferencji wyłącznie za okazaniem dodatniego testu PCR Sars-CoV-2.
2. Organizator zastrzega sobie prawo nie przyjmowania zwrotu za zakup opcji 3. z noclegiem w hotelu.
3. Zgłoszenie należy przesłać na adres mailowy xxxxxxx@xxxx.xx.
Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony
Organizatora.
§ 8 Środki bezpieczeństwa
1. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do okazania kodu UCC (Unijny Certyfikat Covid) przy rejestracji. Okazanie kodu UCC jest dobrowolne, jednak jego nieokazanie uniemożliwia udział w Konferencji.
2. Konieczność okazania kodu UCC oznacza, że w Konferencji będą mogły uczestniczyć jedynie
osoby:
a. W pełni zaszczepione;
b. Będące „ozdrowieńcami”;
c. Posiadające aktualny, negatywny wynik testu na Covid.
3. W Konferencji Wrocflow 4 nie mogą brać osoby: chore na COVID-19, zakażone wirusem SARS- CoV-2, przebywające w kwarantannie, izolacji, osoby z symptomami choroby zakaźnej. w przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, lub kontaktu z osobą chorą na COVID-19 (w ciągu ostatnich 14 dni) osoba taka nie powinna uczestniczyć w wydarzeniu.
4. Wszystkie osoby przebywające na terenie hotelu podczas Konferencji obowiązane są do:
a. utrzymania bezpiecznych odległości (minimum 1,5 metra) pomiędzy rozmówcami, osobami stojącymi w kolejkach do wejść, punktów gastronomicznych, szatni, wind, toalet;
b. dezynfekcji dłoni przed wejściem na teren wydarzenia oraz w jego trakcie;
c. zasłaniania nosa i ust;
d. wyposażenia się w materiały ochrony osobistej typu maseczka ewentualnie rękawiczki
jednorazowe.
§ 9 Ochrona danych osobowych
1. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w zakresie uczestnictwa w Konferencji w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników, a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń z tytułu opłaty za Konferencję lub innych. Jednocześnie, zgodnie z brzmieniem z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, Organizator informuje, że:
a. administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Polish Association of Dental Students PTSS, xx. Xxxxxxxxx Xxxxx 0X, 00-000 Xxxxxxxx;
b. dane osobowe przetwarzane będą w celu wypełniania obowiązków związanych
z przeprowadzeniem Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
c. odbiorcami danych osobowych są podmioty przetwarzające dane osobowe na podstawie powierzenia przetwarzania danych przez administratora, jeśli jest to niezbędne dla funkcjonowania Stowarzyszenia oraz pracownicy i członkowie Stowarzyszenia mający, na podstawie upoważnienia, dostęp do tych danych;
d. dane osobowe będą przechowywane przez okres pozostawania członkiem Stowarzyszenia oraz po zakończeniu członkostwa przez okres niezbędny dla przechowywania danych wynikający z odrębnych przepisów, w szczególności podatkowych;
e. Uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem;
f. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna, że
przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
g. podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do bycia Uczestnikiem Konferencji; konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w Konferencji;
h. dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, nie będą też przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
2. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie niezbędnych danych osobowych uczestników podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorem w ramach Konferencji, które na podstawie odrębnych umów z Organizatorem odpowiedzialne są za przebieg i organizację Konferencji.
§ 10 Zgoda na otrzymywanie newslettera
Uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od PTSS. Zgoda jest dobrowolna. Uczestnik ma prawo cofnąć zgodę w każdym czasie (dane przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody). Uczestnik ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem jest PTSS. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności.
§ 11 Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku
Uczestnik wyraża zgodę na zamieszczenie i rozpowszechnienie przez Organizatora oraz sponsorów wspierających wydarzenie, między innymi za pomocą mediów społecznościowych, swojego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, w celu promocji wydarzenia, produktów oraz wykładowców.
§ 12 Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni o zmianie Regulaminu drogą mailową na adres e-mail podany podczas rejestracji na Konferencję.
2. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia Konferencji.
3. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
4. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy
Kodeksu Cywilnego.
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej xxxx.xx oraz stronie wydarzenia.