WZÓR-
-WZÓR-
PPROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
(dalej: „Umowa”)
zawarta w dniu […] w Warszawie, pomiędzy:
Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Warszawie (00–695 Warszawa), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1770, ze zm.), posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000-000-00-00, zwanym dalej „Zamawiającym” lub „NCBR”, reprezentowanym przez:
[…]
(kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Zamawiającego stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)
a
[…] zamieszkałą/ zamieszkałym w […] ([…]-[…]), przy ul. […] ,posiadającą/ posiadającym nr PESEL: […], legitymującą/ legitymującym się dowodem osobistym serii: […] numer […], wydanym przez: […], ważnym do: […], prowadzącą/ prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą
„…”], przy ul. […], posiadającą/ posiadającym NIP: […] oraz REGON: […], zwaną/ zwanym dalej
„Wykonawcą”,
lub
[…] z siedzibą w […] adres: ul. […], […] wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w […], […] Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: […], posiadającą NIP: […] oraz REGON: […], kapitał zakładowy w wysokości: […], opłacony w całości, zwaną dalej ,,Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
[…]
(wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Wykonawcy stanowi Załącznik nr 2 do Umowy)
Pełnomocnicy Stron oświadczają, że udzielone im pełnomocnictwa nie wygasły, ani nie zostały odwołane, a ich treść nie uległa zmianie
wspólnie zwanych dalej także „Stronami”, zaś każdy z osobna „Stroną” o następującej treści:
Spis treści
Definicje i skróty stosowane w Umowie 3
Zobowiązania szczegółowe Wykonawcy 8
Zobowiązania szczegółowe Zamawiającego 8
Umowa została zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzonego w trybie […] na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 roku poz. 2019, ze zm.), dalej jako: „pzp”.
§ 1.
Definicje i skróty stosowane w Umowie
1. Użyte w Umowie, począwszy od niniejszego paragrafu, pojęcia oznaczają:
1) SWZ – Specyfikacja Warunków Zamówienia, stanowiąca Załącznik nr 3 do Umowy;
2) OPZ – Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy;
3) Oferta Wykonawcy – oferta Wykonawcy złożona dnia […], stanowiąca Załącznik nr 5 do Umowy;
4) Harmonogram – terminy realizacji Umowy;
5) Etap – Część przedmiotu Umowy, realizowana w terminach ustalonych w Harmonogramie;
6) System – zbiór Oprogramowania i Produktów Wdrożenia
7) Oprogramowanie – oprogramowanie komputerowe, dystrybuowane w jednakowej postaci na masową skalę, w odniesieniu do którego Klientowi udzielana jest licencja
8) Utrzymanie Systemu – usługi Wykonawcy obejmujące:
a. serwis Oprogramowania oraz
b. usługi typu SLA , zapewniające ciągłość pracy Systemu;
9) Wdrożenie Systemu – oznacza wszelkie świadczenia Wykonawcy opisane w dokumentach SWZ, OPZ oraz Umowie, realizowane w celu wdrożenia i uruchomienia Systemu u Zamawiającego;
10) Produkty Wdrożenia – rezultaty świadczeń Wykonawcy stworzone w wykonaniu Umowy, w tym Dokumentacja Dedykowana;
11) Użytkownik – oznacza osobę należącą do personelu Zamawiającego, posiadającą
uprawnienia do korzystania z wdrażanego Systemu;
12) Layout – szablon, wzorzec, stały układ kompozycyjny;
13) Aktualizacja – wszelkie powszechnie udostępniane przez Wykonawcę nowe wersje lub inne modyfikacje Systemu, zmieniające dotychczasową funkcjonalność Systemu lub powodujące usunięcie wykrytych błędów Systemu, udostępniane Zamawiającemu w ramach Utrzymania Systemu w zakresie i na zasadach opisanych w Ofercie Wykonawcy, OPZ, SWZ i Umowie;
14) Konsultacje Biznesowe – indywidualne wsparcia techniczne dla Zamawiającego;
15) Wdrożenie techniczne – konfiguracja Systemu na potrzeby Zamawiającego;
16) Wada – brak funkcjonalny lub nieprawidłowe działanie Systemu;
17) Trener – osoba zobligowana po stronie Wykonawcy, posiadająca niezbędne kompetencje, do przeprowadzenia szkolenia na zasadach opisanych w § 7. Umowy, OPZ i ofercie Wykonawcy;
18) Dzień roboczy – dzień tygodnia od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;
19) Protokół Odbioru – dokument stwierdzający wykonanie przedmiotu Umowy w zakresie realizacji Etapu I lub Etapu II, o których mowa w § 2. ust. 3 pkt 1-2;
20) Kwartalny Protokół Odbioru – dokument potwierdzający wykonanie określonych czynności w zakresie realizacji Etapu III, w części dotyczącej realizacji usługi Konsultacji Biznesowych, ze wskazaniem czasu podlegającemu rozliczeniu w danym miesiącu, w zaokrągleniu do 30 min oraz Aktualizacji i SLA, sporządzane kwartalnie;
21) Dokumentacja Standardowa – dokumentacja opracowana niezależnie od realizacji Umowy;
22) Dokumentacja Dedykowana – dokumentacja opracowana w związku z realizacją Umowy;
23) Produkty Wdrożenia – rezultaty świadczeń Wykonawcy stworzone w wykonaniu Umowy, w tym Dokumentacja Dedykowana;
24) Czas Reakcji – Czas mierzony w godzinach zegarowych w trakcie świadczenia usług Utrzymania Serwis, liczony od momentu zgłoszenia Wady Wykonawcy przez Zamawiającego do momentu potwierdzenia przez Wykonawcę rozpoczęcia prac
naprawczych. Jeśli zgłoszenie nastąpiło poza godzinami pracy serwisu, czas reakcji liczony jest od godziny rozpoczęcia pracy serwisu w następnym Dniu Roboczym
25) Czas Rozwiązania – czas mierzony w godzinach zegarowych w trakcie świadczenia usług Utrzymania Serwisu , liczony od momentu pozyskania przez Wykonawcę informacji o incydencie do momentu przekazania, przez Wykonawcę informacji
o rozwiązaniu incydentu lub sposobie jego obejścia;
§ 2.
Przedmiot Umowy
1. Na mocy Umowy oraz na warunkach w niej zawartych, Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia, wdrożenia, uruchomienia oraz udzielenia licencji na Oprogramowanie […], zgodnie z SWZ, OPZ oraz Ofertą Wykonawcy.
2. Przedmiot Umowy obejmuje w szczególności:
1) dostawę Oprogramowania wraz z Dokumentacją Standardową,
2) udzielenie licencji,
3) wdrożenie techniczne,
4) przeprowadzenie szkoleń,
5) Konsultacje Biznesowe,
6) usługę Utrzymania Systemu.
3. Przedmiot Umowy będzie realizowany w 3 etapach:
1) Etap I:
a) opracowanie dokumentacji Koncepcja Wdrożenia Systemu;
b) wystawienie VPN dla Wykonawcy;
c) przekazanie licencji na Oprogramowanie wraz z Utrzymaniem Systemu, o którym mowa w § 10. Umowy;
d) Zapewnienie usług Konsultacji Biznesowych, o których mowa w pkt 11 OPZ.
e) Zapewnienie przeprowadzenia szkoleń wg harmonogramu szczegółowego, o którym mowa w § 3. Umowy;
f) opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu Dokumentacji Etapu II, w szczególności Planu Testów Akceptacyjnych, proponowanego wzoru świadectwa ukończenia szkolenia, instrukcji dla Administratora i Użytkownika systemu, materiałów szkoleniowych, prezentacji szkoleniowej
2) Etap II:
a) instalacja Oprogramowania przez Wykonawcę w środowisku informatycznym Zamawiającego oraz przeprowadzenie integracji z system Backup, Exchange – bramka SMTP.
b) wdrożenie techniczne i konfiguracja Systemu do potrzeb Zamawiającego;
c) zaimplementowanie layoutów do Systemu;
d) przeprowadzenie testów akceptacyjnych zgodnie z OPZ i Planem Testów Akceptacyjnych.
3) Etap III:
a) opracowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej;
b) uruchomienie usługi utrzymania Systemu (SLA);
c) uruchomienie usługi Konsultacji Biznesowych;
d) przeprowadzenie szkoleń Train – The – Trainers.
§ 3.
Harmonogra
1. Realizacja Umowy nastąpi w terminach określonych w Harmonogramie, zgodnie z pkt 2.3 OPZ.
2. Strony zgodnie uznają, że terminowa realizacja Umowy, w tym dotrzymanie opisanych w Harmonogramie terminów zakończenia realizacji poszczególnych etapów realizacji Umowy, o których mowa w § 2. Ust. 3 Umowy, ma kluczowe znaczenie dla Zamawiającego, który dołoży należytej staranności celem terminowego realizowania poszczególnych zadań określonych w Harmonogramie.
3. W przypadku zwłoki w realizacji Umowy, w tym terminów realizacji poszczególnych Etapów wskazanych w Harmonogramie, Zamawiający będzie miał prawo skorzystać z uprawnień wynikających z Umowy, a w szczególności Zamawiający naliczy kary umowne i może być uprawniony do odstąpienia od Umowy na podstawie § 16. ust. 1 pkt 8 Umowy.
§ 4.
Oświadczenia Wykonawcy
1. Wykonawca zapewnia, iż System spełnia wymogi zgodności z OPZ oraz obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby zapewnić stałą zgodność Systemu z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem koniecznym do prawidłowej realizacji Umowy oraz, że dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, technicznym, intelektualnym i finansowym, koniecznym do prawidłowej realizacji Umowy w sposób:
1) zgodny z postanowieniami Umowy, SWZ, OPZ i Ofertą Wykonawcy w tym, wymogami przewidzianymi obowiązującymi przepisami prawa, normami technicznymi oraz zasadami wiedzy technicznej;
2) skutkujący brakiem Wad;
3) z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty;
4) zgodny z aktualnym stanem wiedzy technicznej.
3. Wykonawca oświadcza, że przystępując do realizacji Umowy będzie uprawniony do korzystania z narzędzi i środowisk informatycznych niezbędnych do prawidłowego zrealizowania Przedmiotu Umowy, przy czym uprawnienia te wynikać będą z zawartych przez Wykonawcę umów licencyjnych chyba, że Wykonawca w opisanym zakresie korzystać będzie z informatycznych narzędzi lub informatycznych środowisk, których jest właścicielem lub dostępnych nieodpłatnie i nie wymagających zgody ich właściciela lub autora.
4. Dodatkowo Wykonawca oświadcza i zapewnia, że według najlepszej wiedzy Wykonawcy nie zostało wszczęte, ani nie toczy się żadne postępowanie sądowe, w tym upadłościowe albo naprawcze, administracyjne lub egzekucyjne, które uniemożliwiałoby wykonanie w całości albo w części Umowy przez Wykonawcę, jak też według jego najlepszej wiedzy nie zachodzą obiektywne przesłanki pozwalające stwierdzić możliwość wszczęcia takiego postępowania.
5. Wykonawca zobowiązuje się realizować usługi Utrzymania Systemu i prac wdrożeniowych Systemu stosownie do potrzeb Zamawiającego z zachowaniem profesjonalnej staranności, dążąc do docelowego korzystania przez Zamawiającego z rozwiązania informatycznego:
1) nowoczesnego oraz rozwojowego;
2) zabezpieczającego poufność i bezpieczeństwo danych;
3) zapewniającego stabilną pracę;
4) otwartego, skalowalnego.
6. Wykonawca oświadcza, iż żaden z elementów Systemu dostosowywanego przez Wykonawcę w ramach realizacji Umowy, nie będzie posiadać mechanizmów umożliwiających przekazywania bez wiedzy Zamawiającego jakichkolwiek danych poza środowisko pracy Systemu, ponad dane przekazywane z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem i dokumentacją techniczną. Przekazywanie jakichkolwiek danych poza środowisko informatyczne Sytemu wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego, udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
7. Wykonawca nie odpowiada za szkody wynikłe wskutek wypadku powstałego bez jego winy lub wskutek korzystania z Systemu przez Zamawiającego w sposób niezgodny przeznaczeniem, udzieloną licencją oraz Umową.
8. Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy, będzie realizowany przy udziale zespołu
wskazanego w Ofercie. Bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie, pod rygorem
nieważności, Wykonawca nie może powierzyć wykonania Przedmiotu Umowy albo jego części innym osobom, niż wskazane w Ofercie (podwykonawcom). W razie konieczności zmiany osób wskazanych w Ofercie, doświadczenie i kwalifikacje osób, którym Wykonawca powierzy wykonanie Przedmiotu Umowy albo jego części, nie mogą być niższe niż doświadczenie i kwalifikacje osoby wskazanej w Ofercie.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzania parametryzacji Systemu w sposób nie powodujący zaprzestania pracy żadnego z systemów informatycznych używanych przez Zamawiającego, jak też zaprzestania lub istotnego zakłócenia działalności Zamawiającego w innych obszarach, poza uzasadnionymi obustronnie uzgodnionymi wcześniej przypadkami.
10. Wykonawca zapewnia, że System, nie będzie naruszać jakichkolwiek praw osób trzecich, w tym praw autorskich i praw własności przemysłowej oraz będzie posiadać wszelkie niezbędne certyfikaty i licencje.
11. Wykonawca zapewnia że System, będzie działał zgodnie z parametrami Systemu i w środowisku informatycznym, którego wymagania zostały określone w pkt 4 OPZ. W przypadku konieczności zmiany konfiguracji środowiska informatycznego, Wykonawca na wniosek Zamawiającego przedstawi propozycję nowej konfiguracji środowiska informatycznego, która wymaga akceptacji Zamawiającego i zmiany Umowy.
12. W trakcie realizacji Etapu II Przedmiotu Umowy, Zamawiający przeprowadzi testy akceptacyjne Oprogramowania, zgodnie ze scenariuszami testowymi ustalonymi przez Xxxxxx, w celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że Zamawiający ma prawo do przetestowania dowolnej funkcjonalności, parametru lub cechy oprogramowania w inny sposób niż w ramach scenariuszy testowych.
13. Zamawiający dopuszcza Odbiór z 2 Wadami Priorytetu 4, takie Wady będą usunięte przez Wykonawcę w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż określony w § 10. Ust. 4 Umowy. W przypadku przekroczenia tego terminu Zamawiający naliczy kary umowne o których mowa w § 15. ust. 6 pkt 4 Umowy.
14. W przypadku wystąpienia Wady Priorytetu 1, 2 lub 3, Zamawiający będzie uprawniony nie odebrać Przedmiotu Umowy i tym samym odstąpić na podstawie § 16. ust. 1 pkt 9 Umowy, w przypadku nie skorzystania z prawa odstąpienia, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej o której mowa w § 15. ust. 6 pkt 4 Umowy, oddzielne dla każdej Wady.
§ 5.
Zobowiązania szczegółowe Wykonawcy
1. Na potrzeby realizacji Przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym umowy o powierzenie Wykonawcy przetwarzania danych osobowych na warunkach wskazanych w § 18. Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się także do zawarcia z Zamawiającym umowy o zachowaniu poufności
informacji na warunkach wskazanych w § 17. Umowy.
3. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca zobowiązuje się do stosowania Regulaminu Ochrony Informacji dla Wykonawcy stanowiącego Załącznik nr 9 do Umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia poprawnego funkcjonowania Systemu.
§ 6.
Zobowiązania szczegółowe Zamawiającego
1. W przypadku usług świadczonych przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego, Zamawiający obowiązany jest zapewnić Wykonawcy w miejscu realizacji usług odpowiednie warunki dla ich wykonania, a w szczególności warunki określone przepisami BHP i PPOŻ.
2. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania Wykonawcy informacji lub danych niezbędnych
Wykonawcy dla prawidłowej realizacji usługi Utrzymania Systemu.
3. Zamawiający zapewni niezbędną infrastrukturę teleinformatyczną dla pracy Systemu zgodnie z OPZ.
§ 7.
Usługa szkoleniowa
1. W ramach realizacji Etapu III Przedmiotu Umowy i tym samym w ramach wynagrodzenia określonego w § 11. ust. 2 pkt 1 Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przeprowadzenia szkoleń w formule Train the Trainers, w siedzibie Zamawiającego lub za wyraźnie uzyskaną zgodą Zamawiającego, w formie online, oraz przygotowania i dostarczenia materiałów szkoleniowych dla osób wskazanych przez Zamawiającego, a także niezbędnych do samodzielnej obsługi oraz administrowania Systemem.
2. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:
1) przygotowania i przeprowadzenia szkoleń w terminie dookreślonym przez Strony w Harmonogramie Szczegółowym,
2) przygotowania na własny koszt niezbędnych materiałów szkoleniowych.
3. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) udostępnienia sali szkoleniowej i komputerów niezbędnych do przeprowadzenia szkoleń,
2) wytypowania osób, które będą uczestniczyły w szkoleniach.
4. W szkoleniu weźmie udział nie więcej niż 10 osób wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx.
5. Przeprowadzenie szkolenia potwierdzone będzie podpisaną listą obecności uczestników szkolenia i Trenera oraz wydaniem uczestnikom szkolenia stosownych zaświadczeń o ich ukończeniu.
§ 8. Licencja
1. W ramach Wynagrodzenia określonego w § 11. ust. 1 Umowy, Wykonawca udziela
Zamawiającemu niewyłącznej i bezterminowej licencji na korzystanie z Oprogramowania, bez
ograniczeń co do terytorium oraz, na warunkach wskazanych w Załączniku nr [6] Umowy.
2. W zakresie Dokumentacji Standardowej Systemu licencja zostaje udzielona na polach eksploatacji obejmujących:
1) prawo korzystania z Dokumentacji Standardowej w zakresie niezbędnym do korzystania z Oprogramowania
2) prawo zwielokrotniania egzemplarzy Dokumentacji Standardowej, wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do zgodnego z postanowieniami niniejszego paragrafu, korzystania z Oprogramowania;
3) prawo udostępniania Użytkownikom Oprogramowania egzemplarzy Dokumentacji Standardowej, w sposób zwyczajowo przyjęty u Zamawiającego, w tym, w sieci wewnętrznej Zamawiającego.
4) Zamawiający ma prawo, w ramach Umowy, do upoważnienia, do korzystania, z przedmiotu licencji, innych spółek Zamawiającego oraz jednostek powiązanych z tą spółką w rozumieniu przepisów o rachunkowości oraz ich pracowników, bez dodatkowego wynagrodzenia dla Wykonawcy ani jego dodatkowej zgody.
§ 9.
Prawa Autorskie
1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia określonego w § 11. ust. 1 Umowy, przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Produktów Wdrożenia, określonych dalej, na potrzeby niniejszego paragrafu, jako „Utwory”.
2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, uprawnia Zamawiającego do nieograniczonego w czasie rozporządzania i korzystania z Utworów na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności na następujących polach eksploatacji:
1) utrwalenie, trwałe lub czasowe zwielokrotnianie utworów w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym także utrwalanie i zwielokrotnianie utworów dowolną techniką, w tym techniką zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci, niezależnie od standardu systemu i formatu zapisu;
2) rozpowszechnianie w formie druku, zapisu cyfrowego, przekazu multimedialnego;
3) obrót oryginałem albo egzemplarzami, na których Utwory utrwalono - wprowadzanie do obrotu przy użyciu Internetu i innych technik przekazu danych, wykorzystujących sieci telekomunikacyjne, informatyczne i bezprzewodowe, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
4) wprowadzanie Utworów do pamięci komputera i do sieci multimedialnej, w tym do Internetu;
5) sporządzanie wersji obcojęzycznych Utworów;
6) łączenie fragmentów Utworów z innymi utworami;
7) dowolnego przetwarzania Utworów, w tym na adaptacje, modyfikacje, wykorzystywanie jako podstawę lub materiał wyjściowy do tworzenia innych utworów w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (przeniesienie prawa zależnego);
8) użyczenie;
9) udzielenie licencji na wykorzystanie, ekspozycja;
10) korzystanie z Utworów na wymienionych wyżej polach eksploatacji wraz z prawem do dokonywania opracowań i zmian, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, udzielanie licencji na korzystanie z utworu, z prawem do upoważniania do wykonywania zależnego prawa autorskiego.
3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Utworów obejmuje również przeniesienia prawa do korzystania, pobierania pożytków i rozporządzenia wszelkimi opracowaniami Utworów wykonanymi przez Zamawiającego, na zlecenie Zamawiającego lub za zgodą Zamawiającego na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w ust. 2 powyżej.
4. Przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw zależnych do Utworów nastąpi z chwilą
przekazania Utworów Zamawiającemu.
§ 10.
Utrzymanie Systemu
1. W okresie 12 (dwunastu) miesięcy od dnia podpisania Protokołu odbioru za Etap II realizacji Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia, na rzecz Zamawiającego usługi Utrzymania Systemu polegającej na świadczeniu serwisu wsparcia technicznego Oprogramowania w zakresie:
1) instalacji i konfiguracji Systemu;
2) interpretacji komunikatów o błędach;
3) identyfikacji przyczyn nieprawidłowego działania;
4) poszukiwania metod rozwiązania zidentyfikowanych problemów;
5) identyfikacji podstawowych procedur i funkcji w interfejsie;
6) podstawowych wyjaśnień dotyczących definicji i założeń metod obliczeniowych oraz prezentacji wyników;
7) identyfikacji procedur, które można użyć do określonego celu;
8) niejasnych przykładów zamieszczonych w dokumentacji;
9) niewystarczająco udokumentowanych funkcji i procedur;
10) uruchamiania procedur;
Szczegółowe zasady i zakres świadczenia usługi serwisu określa Załącznik nr 6 do Umowy.
2. Strony zakładają możliwość realizacji usług Utrzymania Systemu zdalnie za pośrednictwem łączy transmisji danych (w przypadku gdy Środowisko Systemu nie znajduje się w siedzibie Wykonawcy). Koszty dostępu zdalnego ponosi Wykonawca.
3. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć Utrzymanie Systemu, w Dni Robocze w godzinach 8:00- 16:00.
4. Ponadto, w okresie 1 (jednego) roku od dnia podpisania protokołu odbioru Xxxxx XX, o którym mowa w par 2 ust. 3 pkt 3, wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi typu SLA, które służą zapewnieniu ciągłości działania Systemu. Zamawiający jest uprawniony do całodobowego zgłaszania Wad określając ich priorytet, poprzez pocztę elektroniczną na dedykowany adres mail, tj. […]. Zamawiający zobowiązuje się ustalać priorytet Wad, wg tabelki zamieszczonej poniżej1:
Nazwa | Opis | Czas Reakcji | Czas Rozwiązania |
Priorytet 1 | • błąd nie pozwala na korzystanie z aplikacji | 2h | 24h |
1 W zależności od oferty Wykonawcy
(aplikacja nie uruchamia się), lub • błąd uniemożliwia realizację kluczowego procesu, lub • błąd narusza spójność danych lub powoduje utratę danych | |||
Priorytet 2 | • niedostępna jest funkcjonalność, która wymagana jest do poprawnej realizacji pojedynczego kroku, lub • wskutek użycia funkcjonalności jest zwracany niepoprawny wynik, lub • widok aplikacji (ekrany) nie zawiera wszystkich funkcjonalności opisanych w dokumentacji użytkownika, lub • forma prezentacji uniemożliwia jednoznaczną interpretację danych | 2h | 48h |
Priorytet 3 | aplikacja działa, jest możliwość uzyskania poprawnego wyniku, jednak trzeba to zrobić w sposób inny niż opisano to w dokumentacji użytkownika | 2h | 80h |
Priorytet 4 | aplikacja działa, lecz stwierdzono błędy nie mające wpływu na wynik działania, przetwarzane dane czy też na realizację procesu biznesowego, np. niepoprawne symbole, literówki, różne nazewnictwo | 2h | 120h |
5. W przypadkach nieuzasadnionego zawyżenia priorytetu zgłoszenia Wady Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym zmieni kwestionowany priorytet.
6. Wykonawca, w ramach Utrzymania Systemu, zobowiązuje się utrzymywać aktualność
Oprogramowania, co polegać będzie na:
1) Aktualizacjach użytkowanego Systemu wynikających ze zmian legislacyjnych,
bezzwłocznie od dnia zaistnienia konieczności dokonania stosowanej zmiany.
2) Aktualizacjach użytkowanego Oprogramowania wynikających z wprowadzonych zmian funkcjonalnych do Oprogramowania, bezzwłocznie nie później jednak niż w terminie – 30 dni roboczych, od daty rozpoczęcia dystrybucji nowej wersji przez Wykonawcę.
3) Jako aktualizację, o których mowa w pkt 1 uważa się podniesienie wersji Oprogramowania do najnowszej w ramach obecnie eksploatowanego środowiska informatycznego dla wszystkich standardowych funkcjonalności Oprogramowania.
4) Aktualizacją nie jest migracja całego Systemu na nową wersję Oprogramowania.
5) Aktualizacją nie jest migracja Oprogramowania lub Systemu na nowe środowisko informatycznie lub zmiana na obecnym środowisku informatycznym systemów operacyjnych lub baz danych.
6) Aktualizacją nie jest przeniesienie do nowej wersji Oprogramowania elementów wytworzonych przez Zamawiającego lub na jego zlecenie na tym Oprogramowaniu, w tym: projekty badawcze wraz z wynikami, nowe wersje layout’ów/pytań, strumienie ETL, zadania automatyzacyjne.
7. Wykonawca zobowiązany jest informować o wszystkich nowych wersjach Systemu wraz z przedstawieniem wykazu dokonywanych zmian, na wskazany przez Zamawiającego w Umowie adres poczty elektronicznej.
8. Wykonawca zobowiązuje się do instalowania aktualizacji i poprawek Systemu, zwłaszcza związanych z poprawą bezpieczeństwa.
9. Zamawiającemu w odniesieniu do nowych wersji Systemu i jego składników przysługują takie same uprawnienia, jak w stosunku do wersji pierwotnej Systemu.
10. Wykonawca, zobowiązuje się bezzwłocznie podjąć działania, niezbędne do usunięcia nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu w kolejnej nowej lub udoskonalonej wersji Systemu.
11. Dodatkowy zakres i charakter usług typu SLA świadczonych przez Wykonawcę jest określony w
Załączniku nr 7 do Umowy.
§ 11.
Wynagrodzenie
1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy Wynagrodzenie z tytułu należytej realizacji całości Przedmiotu Umowy o łącznej wysokości […] (słownie: […]) złotych netto tj. […] (słownie: […]) złotych brutto, przy czym:
1) Zakres podstawowy: w wysokości […] (słownie: […]) złotych netto tj. […] (słownie: […])
złotych brutto;
2) Zakres opcjonalny: w wysokości […] (słownie: […]) złotych netto tj. […] (słownie: […])
złotych brutto.
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, płatne będzie w trzech transzach tj.:
1) I transza - w wysokości […] (słownie:[…]) złotych netto, powiększone o należny podatek od towarów i usług, tj. […] (słownie:[…]) złotych brutto - po wykonaniu Przedmiotu Umowy w części określonej w § 2. ust. 3 pkt 1 Umowy, której należyte wykonanie zostanie potwierdzone przez Strony podpisaniem Protokołu odbioru. Wykonawca zobowiązuje się wystawić fakturę VAT w terminie 7 (siedmiu) dni kalendarzowych od daty podpisania Protokołu odbioru potwierdzającego należyte wykonanie Przedmiotu Umowy w tej części;
2) II transza - w wysokości […] (słownie:[…]) złotych netto, powiększone o należny podatek od towarów i usług, tj. […] (słownie:[…]) złotych brutto - po wykonaniu Przedmiotu
Umowy w części określonej w § 2. ust. 3 pkt 2 Umowy, której należyte wykonanie zostanie potwierdzone przez Strony podpisaniem Protokołu odbioru. Wykonawca zobowiązuje się wystawić fakturę VAT w terminie 7 (siedmiu) dni kalendarzowych od daty podpisania Protokołu odbioru potwierdzającego należyte wykonanie Przedmiotu Umowy w tej części;
3) Strony postanawiają, że kwota wynagrodzenia brutto określona w ust. 1 niniejszego paragrafu, jest całkowitą kwotą wynagrodzenia należną Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Umowy, w szczególności obejmuje wynagrodzenie za udzielenie licencji, przeniesienie praw, zgód i zezwoleń, o których mowa w § 8. i 9. Umowy, na zasadach tam opisanych oraz, że wynagrodzenie pokrywa wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją Przedmiotu Umowy.
3. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionych i doręczonych Zamawiającemu faktur VAT, w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia ich doręczenia Zamawiającemu albo odebrania przez NCBR przesłanej przez Wykonawcę ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem adresu e-mail: xxxxxxx@xxxx.xxx.xx lub Platformy Elektronicznego Fakturowania, z zastrzeżeniem art. 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2018 r., poz. 2191, ze zm.), zawierającej prawidłowy numer rachunku bankowego, znajdujący się w wykazie podatników VAT udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany w ust. 12 niniejszego paragrafu.
4. Brak rachunku bankowego Wykonawcy, znajdującego się w wykazie podatników VAT udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, uprawnia Zamawiającego do wstrzymania płatności z faktury do czasu spełnienia wymogów opisanych w zdaniu poprzednim, a termin płatności tej faktury ulega wydłużeniu o czas tego opóźnienia. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługują odsetki za nieterminową płatność ani uprawnienie do wstrzymania lub braku realizacji obowiązków wynikających z Umowy.
5. W przypadku gdy termin zapłaty za fakturę, w związku z wydłużeniem terminu płatności o którym mowa w ust 5 powyżej, przekroczyłby 30 (trzydzieści) dni kalendarzowych, do którego zachowania Zamawiający jest zobowiązany na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. (Dz. U.2020 poz. 935), liczonych od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, Zamawiający zrealizuje płatność na rachunek wskazany przez Wykonawcę i na podstawie art.
117 ab § 1 w związku z § 3 pkt 2 ustawy ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2020 poz. 1325 ze zm.) złoży zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Wykonawcy w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia zlecenia przelewu oraz poinformuje Wykonawcę drogą elektroniczną o płatności.
6. Nieprawidłowo wystawiona faktura nie będzie stanowiła podstawy do zapłaty wynagrodzenia i zostanie zwrócona Wykonawcy. W takim przypadku, termin zapłaty należnego Wykonawcy wynagrodzenia biegnie od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.
7. Za dzień zapłaty uważa się dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego NCBR.
8. Podstawą do wystawienia faktury i wypłaty wynagrodzenia jest każdorazowo podpisany
protokół odbioru lub kwartalny protokół odbioru bez zastrzeżeń.
9. Numer rachunku bankowego Wykonawcy: […].
10. W przypadku rozbieżności w zakresie wskazanym w ust. 9 powyżej, wiodącą rolę należy przypisać numerowi rachunku bankowemu wskazanemu na fakturze.
§ 12.
Prawo opcji
1. Zamawiającemu przysługuje prawo rozszerzenia zakresu usług o usługi dodatkowe,
uwzględniające bieżące potrzeby Zamawiającego (dalej: „Prawo Opcji") tj.:
1) […];
2) […];
3) […];
2. Prawo Opcji może zostać zrealizowane przez Zamawiającego w ramach jednej bądź większej
liczby zamówień.
3. Zamawiający może skorzystać z Prawa Opcji od dnia podpisania Umowy do dnia jej
zakończenia/wygarnięcia/rozwiązania.
4. Usługi w ramach Prawa Opcji będą zrealizowane w terminach określonych w odrębnych
zamówieniach.
5. Usługi w ramach Prawa Opcji będą realizowane na podstawie poszczególnych zamówień
zlecanych przez Xxxxxxxxxxxxx Wykonawcy w następujący sposób:
1) Zamawiający prześle na adres mailowy Wykonawcy, o którym mowa w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a Umowy zapotrzebowanie z proponowanym zakresem prac i terminem realizacji.
2) Wykonawca w terminie 2 dni roboczych od otrzymania zapotrzebowania określi czasochłonność, koszt prac i termin realizacji, z zastrzeżeniem, że termin realizacji
w zakresie skorzystania z prawa opcji dot. dodatkowych licencji, bez względu od ich rodzaju, nie przekroczy 5 dni roboczych, przy czym okres rozliczeniowy za każdą dodatkową licencję rozpocznie się z pierwszym dniem kolejnego miesiąca, a w przypadku skorzystania z prawa opcji w zakresie dot. skorzystania z dodatkowych usług konsultacji biznesowych – 2 dni roboczych.
3) Zamawiający może zaakceptować propozycje Wykonawcy i przesłać na adres mailowy Wykonawcy o którym mowa w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a Umowy zlecenie, przeprowadzić negocjacje z Wykonawcą lub zrezygnować z dodatkowego zamówienia.
§ 13.
Protokół odbioru
1. W terminie 7 (siedmiu) dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Przedmiotu Umowy w zakresie Etapu I i Etapu II, w tym wykonania przez Wykonawcę wszystkich obowiązków objętych Przedmiotem Umowy w danej części, o których mowa w § 2. ust. 3 pkt 1-2 Umowy, osoby wyznaczone przez Wykonawcę, sporządzą i podpiszą protokół odbioru (zwany dalej:
„Protokołem”). Wzór Protokołu stanowi Załącznik nr 10 do Umowy. Protokół zostanie sporządzony i przesłany w formie skanu Zamawiającemu na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 1 lit. a Umowy oraz do wiadomości Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 1 lit. b Umowy. Podpisany Protokół w formie skanu zostanie przesłany zwrotnie Wykonawcy, w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia otrzymania od Wykonawcy Protokołu, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a oraz do wiadomości Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 2 pkt 2 lit. b Umowy.
2. W zakresie realizacji Przedmiotu Umowy w części określonej w § 2. ust. 3 lit. a) i b) Umowy, W terminie 2 (dwóch) dni kalendarzowych od ostatniego dnia danego kwartału osoby wyznaczone przez Wykonawcę, sporządzą i podpiszą Kwartalny Protokół Odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 10do Umowy. Protokół zostanie sporządzony i przesłany w formie skanu Zamawiającemu na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 1 lit. a Umowy oraz do wiadomości Kierownika Projektu po stronie Wykonawcy, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 1 lit. b Umowy. Podpisany Protokół w formie skanu zostanie przesłany zwrotnie Wykonawcy, w terminie 2 (dwóch) dni od dnia otrzymania od Wykonawcy Protokołu, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a oraz do wiadomości Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego, na adres e-mail wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. b Umowy.
3. Zastrzeżenia, wady lub braki Zamawiający zgłosi w Protokole, jeżeli stwierdzi, że Przedmiot Umowy albo jego część wykonano w sposób niezgodny z umówionym przez Strony.
4. W przypadku podpisania przez Zamawiającego Protokołu z zastrzeżeniami wskazującymi, w jakim zakresie Przedmiot Umowy nie został wykonany lub został wykonany nienależycie, Zamawiający za pośrednictwem wiadomości e-mail, wyznaczy Wykonawcy stosowny termin, nie dłuższy jednak niż 7 (siedem) dni kalendarzowych, do udzielenia stosownych wyjaśnień, usunięcia wad lub uwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń. Termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, liczony będzie od dnia przekazania Protokołu z zastrzeżeniami na adres mailowy wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a oraz do wiadomości Kierownika projektu po stronie Wykonawcy na adres mailowy wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. b Umowy.
5. Stwierdzenie przez Xxxxxxxxxxxxx usunięcia przez Wykonawcę wad w wykonaniu Przedmiotu Umowy lub uwzględnienie przez Zamawiającego wyjaśnień Wykonawcy, będzie stanowić podstawę do sporządzenia Protokołu bez zastrzeżeń.
6. W terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia bezskutecznego upływu terminu wyznaczonego na podstawie ust. 3 powyżej, Zamawiający może od Umowy odstąpić i naliczyć Wykonawcy karę umowną określoną w § 15. ust. 2 pkt 1 lub pkt 2 Umowy, stosownie do Etapu, za zrealizowanie którego procedowana jest czynność odbioru prac.
7. Strony uzgadniają, że w razie uchylania się przez Wykonawcę od podpisania Protokołu w terminie określonym w ust. 1, Zamawiający może z upływem tego terminu od Umowy odstąpić i naliczyć Wykonawcy karę umowną określoną w § 15. ust. 2 pkt 1 lub pkt 2 Umowy, stosownie do Etapu, za zrealizowanie którego procedowana jest czynność odbioru prac, lub poprzestać na jednostronnym Protokole.
§ 14.
Odpowiedzialność
1. Wykonawca przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za następstwa swoich działań lub
zaniechań wynikłych w związku z realizacją Umowy.
2. Odpowiedzialność Wykonawcy oparta o instytucję kary umownej nie wyłącza możliwości do- chodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.
§ 15.
Kary umowne
1. W razie niewykonania Przedmiotu Umowy w całości, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 15 % wynagrodzenia brutto, określonego w § 11. ust. 1 Umowy.
2. W razie niewykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 2. ust. 3 pkt 1, w jakiejkolwiek części, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 15 % Wynagrodzenia brutto, określonego w § 11. ust. 3 pkt 1 Umowy, za każdy przypadek naruszenia.
3. W razie nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 2. ust. 3 pkt 1 Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 2% wynagrodzenia brutto, określonego w § 11. ust. 3 pkt 1 Umowy, za każde naruszenie.
4. W razie nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 2. ust. 3 pkt 2 Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 11. ust. 3 pkt 2 Umowy, za każde naruszenie.
5. W razie nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 2. ust. 3 pkt 3 Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 11. ust. 3 pkt 3 Umowy, za każdy przypadek naruszenia.
6. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminów określonych w Umowie, Ofercie, uzgodnionych przez Strony w Harmonogramie Szczegółowym lub w Planie Testów Akceptacyjnych, za wyjątkiem sytuacji, w których zwłoka wyniknęła z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej – w wysokości:
1) 0,1 % kwoty wynagrodzenia brutto określonego w § 11. ust. 3 pkt 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki w zakresie terminów realizacji świadczeń, o których mowa w § 2. ust. 3 pkt 1;
2) 0,1% kwoty wynagrodzenia brutto określonego w § 11. ust. 3 pkt 2 Umowy, za każdy dzień zwłoki w zakresie terminów realizacji świadczeń, o których mowa w § 2. ust. 3 pkt 2;
3) 300 (trzysta) zł, za każdy dzień zwłoki w zakresie terminów Czas Reakcji i Czas
Rozwiązania, o których mowa w § 10. ust. 4 Umowy.
4) 200 (dwieście) zł, za każdy dzień zwłoki spowodowany brakiem reakcji Wykonawcy w zakresie uwzględnienia uwag dotyczących funkcjonowania Systemu podczas realizacji testów akceptacyjnych, o czym szerzej w pkt 9 TEST.01 OPZ
7. Z zastrzeżeniem kar wskazanych w ust. 1 i 2 powyżej zastrzeżonych w treści Umowy, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do naliczenia dodatkowo następujących kar umownych:
1) w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 15 % Wynagrodzenia;
2) w przypadku naruszenia zasad poufności przez Wykonawcę,
w wysokości 1.000 () (jeden tysiąc)zł, za każdy przypadek naruszenia;
3) w przypadku naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych powierzonych Wykonawcy przez Zamawiającemu, w wysokości [ 2.000] ( jeden tysiąc) zł, za każdy przypadek naruszenia;
8. Wysokość, naliczonych na podstawie niniejszego paragrafu kar umownych nie może przekroczyć wartości Umowy.
9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie naliczonych kar umownych przez Zamawiającego z kwoty przysługującego mu Wynagrodzenia, choćby którakolwiek z wierzytelności przedstawionych do potrącenia przez Zamawiającego, była niewymagalna lub niezaskarżalna. W przypadku braku pokrycia nałożonych kar umownych w kwotach pozostałych do zapłaty, Wykonawca zobowiązuje się do uregulowania kary w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia mu wezwania do zapłaty.
10. Na naliczone kary umowne zostanie wystawiona nota obciążeniowa.
§ 16.
Odstąpienie od Umowy
1. Zamawiający może od Umowy odstąpić w przypadku, gdy:
1) Wykonawca nie wykonuje Przedmiotu Umowy lub jego części lub rażąco narusza postanowienia Umowy - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia
2) Wykonawca dokonał zmian organizacyjno-prawnych w swoim statusie zagrażających realizacji Umowy lub nie poinformował Zamawiającego o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych, które mogą mieć wpływ na realizację Umowy - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;
3) Wykonawca zaprzestał realizacji Umowy i nie podjął jej wykonywania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego pomimo wezwania go do tego przez Xxxxxxxxxxxxx
- w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia upływu terminu wyznaczonego w wezwaniu;
4) Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;
5) w celu zawarcia Umowy Wykonawca przedstawił fałszywe oświadczenia lub dokumenty – w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;
6) podane przez Wykonawcę w Ofercie informacje nie odpowiadają stanowi faktycznemu - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości
o powyższych okolicznościach;
7) wystąpią inne nieprawidłowości w realizacji Umowy, które czynią dalszą realizację Umowy niemożliwą lub niecelową - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;
8) wystąpi istotna zmiana okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy lub dalsze wykonanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
9) W trakcie trwania testów akceptacyjnych wystąpią wady Priorytetu 1 - w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
2. W przypadkach określonych w ust. 1, Wykonawca może żądać od Zamawiającego wyłącznie wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania części Przedmiotu Umowy do momentu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Pomimo odstąpienia od Umowy, Zamawiający zachowuje prawa do rezultatu świadczenia zrealizowanego przez Wykonawcę na podstawie Umowy do momentu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od Umowy (z wyłączeniem udzielenia licencji) - W przypadku, o którym mowa w niniejszym ustępie tj. gdy, pomimo odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania części Przedmiotu Umowy i Zamawiający zachowuje prawa do rezultatu świadczenia zrealizowanego przez Wykonawcę na podstawie Umowy, odstąpienie od Umowy ma skutek na przyszłość tj. nie obejmuje Umowy w części, w której Przedmiot Umowy został należycie wykonany i Wykonawcy przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie. W przypadku ewentualnych wątpliwości, po odstąpieniu od Umowy przez Zamawiającego, Strony zgodnie podejmą działania, celem ustalenia zakresu świadczenia zrealizowanego przez Wykonawcę na podstawie Umowy do momentu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od Umowy oraz wysokości wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy w powyższym zakresie.
3. Wykonawca może od Umowy odstąpić wyłącznie w przypadku gdy Zamawiający dopuścił się zwłoki w zapłacie Wynagrodzenia, niezależnie od realizowanego Etapu, przekraczającej 7 dni kalendarzowych. Wykonawca, przed odstąpieniem, zobowiązany jest wezwać Zamawiającego do dokonania zapłaty, na piśmie z jednoczesnym wyznaczeniem Zamawiającemu dodatkowego terminu na dokonanie zapłaty - nie krótszego niż 7 ( siedem) dni roboczych. W ciągu 14 (czternastu) dni roboczych od upływu terminu wskazanego w wezwaniu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Wykonawca może odstąpić od Umowy.
4. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Wezwania, o których mowa w ust. 1 mogą zostać dokonane również w formie elektronicznej na adres e-mail Wykonawcy wskazany w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a Umowy.
6. Odstąpienie od Umowy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego
w związku ze skróceniem okresu obowiązywania Umowy.
§ 17.
Zachowanie poufności
W zakresie zachowani poufności Strony zawrą odrębną Umowę wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do Umowy.
§ 18.
Konsultacje Biznesowe
1. Wykonawca, w ramach realizacji Etapu III Umowy, tym samym za wynagrodzeniem wskazanym w § 11. Ust. 2 pkt 1 Umowy, zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę Konsultacji Biznesowych.
2. Konsultacje Biznesowe świadczone będą na zasadach opisanych w pkt 11 OPZ.
3. Konsultacje Biznesowe świadczone będą za pośrednictwem […], w godzinach 8:00-16:00.
6. Usługi w ramach Konsultacji Biznesowych będą realizowane na podstawie poszczególnych
zleceń zlecanych przez Zamawiającego Wykonawcy w następujący sposób:
1) Zamawiający prześle na adres mailowy Wykonawcy, o którym mowa w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a Umowy zapotrzebowanie z proponowanym zakresem prac i terminem realizacji.
2) Wykonawca w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od otrzymania zapotrzebowania o którym mowa w pkt 1) powyżej określi czasochłonność i termin realizacji.
3) Zamawiający może zaakceptować propozycje Wykonawcy i przesłać na adres mailowy Wykonawcy o którym mowa w § 21. ust. 1 pkt 2 lit. a Umowy akceptację, bądź przystąpić do rozmów z Wykonawcą w zakresie terminu wykonania lub zakresu prac celem wypracowania wspólnego stanowiska.
§ 19.
Ochrona danych osobowych
1. Strony oświadczają, że przetwarzanie w zakresie udostępnionych im przez drugą Stronę Umowy danych osobowych dokonywane będzie przez każdą ze Stron jako administratora danych osobowych w celu realizacji Przedmiotu Umowy.
2. Dane osobowe przedstawicieli Stron wymienionych w § 21. Umowy udostępniane będą drugiej Stronie, która stanie się ich administratorem danych i przetwarzane będą przez nią w celu realizacji Umowy.
3. NCBR podaje, iż wszelkie informacje dotyczące przetwarzania jako Administratora Danych Osobowych znajdują się w Klauzuli informacyjnej o której mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm., dalej: „RODO”), która stanowi Załącznik nr 13 do Umowy.
4. W przypadku, gdy NCBR będzie przetwarzał w ramach Umowy dane pracowników lub współpracowników Wykonawcy, a w szczególności w stosunku do osób uprawnionych do wykonywania prac, o których mowa w § 21. ust. 2 pkt 2 Umowy, NCBR realizuje obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 14 RODO, poprzez Klauzulę stanowiącą Załącznik nr 14 do Umowy i zobowiązuje drugą Stronę Umowy do udostępnienia tejże informacji wskazanym osobom.
5. Zmiana załączników wskazanych w ust. 3 i 4 wskazanych powyżej nie wymaga zmiany Umowy, Strony mogą aktualizować dane zawarte w powyżej wskazanych Klauzulach informacyjnych również poprzez przesłanie wiadomości email.
6. Powierzenie przetwarzania przez NCBR danych osobowych Wykonawcy nastąpi na podstawie umowy powierzenia zawartej zgodnie ze wzorem przyjętym w NCBR a zawartym w załączniku nr
11 do Umowy, który może zostać zaktualizowany w przypadku znowelizowania Polityki
Bezpieczeństwa Danych Osobowych w NCBR.
7. NCBR przed zawarciem z Wykonawcą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zweryfikuje przyjęte u Wykonawcy środki bezpieczeństwa na podstawie arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego dane osobowe zgodnie ze wzorem obowiązującym w NCBR.
§ 19.
Xxxxxxxxxxxxxx
0. Wykonawca może korzystać w toku realizacji Umowy ze świadczeń podwykonawców wyłącznie
na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie.
2. Wykonawca wykona Przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców:
1) [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących podwykonawcę]
- w zakresie ,
2) [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących podwykonawcę]
- w zakresie ,
3. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o każdej zmianie danych dotyczących podwykonawców, jak również o ewentualnych nowych podwykonawcach, którym zamierza powierzyć prace w ramach realizacji Umowy.
4. Informacja o zmianie danych dotyczących podwykonawców powinna zostać przekazana Zamawiającemu w terminie 2 (dwóch) dni kalendarzowych od daty zmiany danych, w celu zachowania niezakłóconej współpracy.
5. Informacja o zamiarze powierzenia prac nowemu podwykonawcy powinna zostać przekazana Zamawiającemu nie później niż na 2 (dwa) dni kalendarzowe przed planowanym powierzeniem mu realizacji prac. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego na powierzenie prac nowemu podwykonawcy.
6. W przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w ust. 3 - 5 powyżej, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 1000,00 (jeden tysiąc) zł brutto za każdy dzień zwłoki w przekazaniu informacji.
7. Wykonawca zapewnia, że podwykonawcy, z których świadczeń będzie korzystał w trakcie wykonywania Umowy będą podmiotami profesjonalnie świadczącymi zlecone im przez Wykonawcę zadania oraz posiadającymi wszelkie niezbędne kwalifikacje do wykonywania zleconych im przez Wykonawcę zadań.
8. Korzystając w ramach wykonywania Umowy ze świadczeń podwykonawców, Wykonawca zobowiązany jest nałożyć na takiego podwykonawcę obowiązek przestrzegania wszelkich zasad, reguł i zobowiązań określonych w Umowie, w zakresie, w jakim odnosić się one będą do zakresu prac danego podwykonawcy.
9. Wykonawca pozostaje odpowiedzialny za wykonywanie i przestrzegani przez podwykonawców wszelkich zasad, reguł i zobowiązań określonych w Umowie.
10. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
11. Zmiany, o których mowa w niniejszym paragrafie nie wymagają aneksu.
12. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie Umowy. Wykonawca w pełni i wyłącznie odpowiada za działania lub zaniechania podwykonawców jak za działania własne.
13. Korzystanie ze świadczeń podwykonawców niezgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu traktowane będzie jako istotne naruszenie warunków Umowy oraz przyczynę odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego.
§ 21.
Osoby do kontaktu
1. Dla celów koordynacji realizacji Umowy Strony wyznaczają swoich przedstawicieli w osobach:
1) ze strony Zamawiającego:
a) Administrator IT […]
b) Kierownik Projektu […]
c) Administrator Bezpieczeństwa Systemów Informatycznych […]
2) ze strony Wykonawcy:
a) Administrator IT […]
b) Kierownik Wdrożenia […]
2. Osoby wskazane w ust. 1 są upoważnione do dokonywania bieżących ustaleń w zakresie realizacji Przedmiotu Umowy, a także w zakresie niewskazanym wyraźnie w Umowie, lecz niezbędnym do jej wykonania, w tym – w odniesieniu do Zamawiającego – do wiążącego wyznaczania Wykonawcy terminów na wykonanie poszczególnych Usług oraz ewentualną ich zmianę. Osoby te nie są jednak umocowane do dokonywania zmiany warunków Umowy (w tym do podpisania aneksu do Umowy), chyba że upoważnienie takie wynika z odrębnego pełnomocnictwa.
3. Zmiana osób lub danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony, bez konieczności zmiany Umowy.
4. Uznaje się, iż dotarcie informacji w zakresie bieżących uzgodnień i koordynacji wykonywania Przedmiotu Umowy do osób wskazanych w ust. 1, jest poinformowaniem Stron.
§ 21.
Zmiana Umowy
1. Zważywszy, że Umowa zawierana jest w związku z wyborem oferty Wykonawcy w przeprowadzonym przez Zamawiającego postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
pt. […] przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp, Strony przyjmują, iż, postanowienia Umowy interpretować należy z przyznaniem pierwszeństwa postanowieniom niniejszego paragrafu.
2. Strony mają prawo do przedłużenia terminu zakończenia wykonywania Przedmiotu Umowy o okres trwania przyczyn, z powodu których nie było możliwe wykonanie dostawy, w następujących sytuacjach:
1) wystąpią opóźnienia w dokonaniu określonych czynności lub ich zaniechanie przez właściwe organy administracji państwowej, które nie są następstwem okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność,
2) gdy wystąpią opóźnienia w wydawaniu decyzji, zezwoleń, uzgodnień, itp., do wydania których właściwe organy są zobowiązane na mocy przepisów prawa, jeżeli opóźnienie przekroczy okres, przewidziany w przepisach prawa, w którym ww. decyzje powinny zostać wydane oraz nie są następstwem okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność,
3) wystąpienia zdarzeń natury siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie Przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami, nie dotyczy to sytuacji w której prace będą prowadzone zdalnie.
3. Strony są uprawnione do zmiany Umowy w zakresie materiałów, parametrów technicznych, technologii, sposobu i zakresu wykonania Przedmiotu Umowy, bez zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w następujących sytuacjach:
1) konieczności zrealizowania jakiejkolwiek części Przedmiotu Umowy, przy zastosowaniu odmiennych rozwiązań technicznych lub technologicznych, niż wskazane w opisie Przedmiotu Umowy, a wynikających ze stwierdzonych wad opisu Przedmiotu Umowy, zmiany stanu prawnego w oparciu, o który je przygotowano, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziło niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Przedmiotu Umowy,
2) konieczności zrealizowania Przedmiotu Umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań
technicznych lub materiałowych ze względu na zmiany obowiązującego prawa,
3) wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie Przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami.
4. Wszelkie zmiany Umowy są dokonywane przez umocowanych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy w formie pisemnej pod rygorem nieważności w drodze aneksu do Umowy.
5. W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie stanowią zmiany Umowy następujące zmiany:
1) danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy;
2) danych teleadresowych;
3) danych rejestrowych;
4) będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy.
6. Zamawiający dopuszcza zmianę Umowy poprzez wprowadzenie zmian technicznych i technologicznych w realizacji Przedmiotu Umowy, przy czym zmiany te nie mogą dotyczyć zwiększenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku gdy wystąpi:
1) pojawienie się na rynku materiałów i urządzeń nowszej generacji;
2) pojawienie się nowszej technologii wykonania usług pozwalającej na zaoszczędzenie
czasu realizacji Przedmiotu Umowy lub kosztów eksploatacji Przedmiotu Umowy.
7. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w przypadku, gdy w okresie obowiązywania Umowy wystąpią zmiany, które będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę w postaci:
1) stawki podatku od towarów i usług;
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu bądź wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
§ 22.
Siła Wyższa
1. Siła wyższa oznacza wszelkie zdarzenia lub okoliczności nieprzewidywalne bądź też niemożliwe do uniknięcia mimo możliwości ich przewidzenia, które w sposób istotny i negatywny mogą wpłynąć na wywiązywanie się Stron z obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności: klęski żywiołowe, katastrofy, konflikty zbrojne, strajki, zamieszki, embarga, zakłócenia w obrocie towarowym wywołane zastosowaniem środków zapobiegawczych przed aktami terrorystycznymi, itp.
2. Strony nie będą odpowiedzialne wobec siebie lub uznane za naruszające postanowienia Umowy w związku z nie wywiązywaniem się ze swoich zobowiązań lub z opóźnieniem w ich wykonaniu, jeżeli było to spowodowane wyłącznie działaniem siły wyższej, pod warunkiem, że Strona, która nie wywiązuje się z zobowiązań umownych z powodu siły wyższej, najdalej w ciągu siedmiu (7) dni od wystąpienia takich okoliczności przedstawi drugiej Xxxxxxx pisemne zawiadomienie o zaistnieniu przypadku siły wyższej, łącznie z przewidywanym okresem oddziaływania siły wyższej i spodziewanego jej wpływu na wywiązywanie się tej Strony z jej
obowiązków wynikających z Umowy. Zwolnienie od odpowiedzialności jest skuteczne od momentu zaistnienia siły wyższej.
3. W przypadku zaistnienia okoliczności siły wyższej, Xxxxxx zobowiązują się niezwłocznie podjąć wszelkie, rozsądne starania w celu naprawy powstałych szkód i zminimalizowania strat wynikłych wskutek działania siły wyższej. Terminy wykonania przez Xxxxxx swoich zobowiązań umownych ulegają przedłużeniu o czas trwania siły wyższej.
§ 23.
Postanowienia końcowe
1. Prawa i obowiązki Wykonawcy wynikające z realizacji Umowy oraz wierzytelności wobec Zamawiającego nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności.
2. Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją Umowy, Strony zobowiązują się rozpatrywać bez zbędnej zwłoki w drodze negocjacji, a w przypadku uznania przez jedną ze Stron niemożności osiągnięcia kompromisu, spory te będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Umowa zostaje sporządzona w trzech egzemplarzach, w tym dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
6. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
1) Załącznik nr 1 – kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Zamawiającego;
2) Załącznik nr 2 – wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Wykonawcy;
3) Załącznik nr 3 – SWZ;
4) Załącznik nr 4 – OPZ;
5) Załącznik nr 5 – Oferta Wykonawcy;
6) Załącznik nr 6 – Warunki licencji oprogramowania standardowego
7) Załącznik nr 7 – Usługi typu SLA
8) Załącznik nr 8 – Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy Narodowego Centrum
Badań i Rozwoju;
9) Załącznik nr 9 – Wzór Protokołu odbioru;
10) Załącznik nr 10 – Umowa zachowania poufności informacji;
11) Załącznik nr 11 – Umowa powierzenia danych osobowych;
12) Załącznik nr 12 – Klauzula informacyjna – art. 13 RODO;
13) Załącznik nr 13 – Klauzula informacyjna – art. 14 RODO;
PODPISY STRON
Zamawiający: Wykonawca:
………………………………………………………..… ……………………………………..……………………
DATA: ……………………………………….………. DATA: …………………………..…………..……….
Załącznik nr 7 do Umowy
USŁUGI TYPU SLA – DODATKOWY ZAKRES I CHARAKTER
1. Zgłaszający – oznacza pracownika uprawnionego i delegowanego przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą.
2. Zgłoszenie – oznacza zgłoszenie Wady lub zapytania określające niezbędne dane konieczne do
podjęcia działań związanych z rozwiązaniem Wady, dokonane przez Zamawiającego.
3. Usługa SLA dotyczy wyłącznie poprawności działania Systemu, w zakresie funkcjonalności opisanej w dostarczonej dokumentacji.
4. Usługa SLA nie obejmuje Wad Systemu, wynikających ze złej konfiguracji, instalacji lub obsługi rozwiązania, przeprowadzonych przez Zlecającego lub strony trzecie.
5. Usługa SLA nie obejmuje Wad Systemu, będących rezultatem niewłaściwego lub niezgodnego z jego przeznaczeniem użytkowania, jak również zastosowania lub zainstalowania ich na wadliwym lub nieodpowiednim sprzęcie komputerowym.
6. Usługa SLA nie obejmuje Wad Systemu wynikających z nieprawidłowego funkcjonowania systemów operacyjnych, na których on działa.
7. Usługa SLA nie obejmuje błędów funkcjonowania Wda Systemu wynikających z stosowania przez
Zamawiającego zawirusowanego sprzętu komputerowego jak i sieci komputerowej.
8. Usługa SLA nie obejmuje WAD Systemu wynikających z wykonanych przez Zamawiającego lub strony trzecie zmian, modyfikacji lub rozszerzeń Systemie objęty, usługą SLA, wykonanych bez uprzedniej pisemnej zgody Wykonawcy.
9. Jeżeli Wady Systemu zgłoszone przez Zamawiającego, jako objęte usługą, zostaną w ramach uzgodnień pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym uznane spoza zakresu usługi SLA, w takich przypadkach prace wykonane przez Wykonawcę podczas ich usuwania są traktowane, jako odpłatne i wymagają oddzielnego rozliczenia.
10. Ze względów bezpieczeństwa Zamawiający zobowiązany jest, w okresie trwania usługi SLA, do wykonywania kopii bezpieczeństwa w zakresie danych i procedur związanych z Systemem oraz udostępniania ich na żądanie Wykonawcy w przypadku, kiedy są one wymagane dla Rozwiązania Wad.
11. Zamawiający zapewni zdalny dostęp (VPN) do SYSTEMU objętego usługą SLA.
Załącznik nr 8 do Umowy
Regulamin ochrony informacji dla wykonawcy NCBR
1. Cel
Celem dokumentu jest określenie minimalnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji, w posiadanie których wejdzie wykonawca zewnętrzny w trakcie realizacji zleconych prac na rzecz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (dalej: „Centrum”).
2. Zakres
Zapisy niniejszego dokumentu:
1. powinni uwzględniać pracownicy uczestniczący w procesie udzielenia zamówienia lub nawiązania współpracy na podstawie innej formy cywilnoprawnej na usługę/zamówienie związane z przetwarzaniem informacji;
2. powinni stosować wszyscy wykonawcy zewnętrzni realizujący prace na rzecz Centrum, związane
z przetwarzaniem informacji;
3. należy stosować we wszystkich umowach z wykonawcami zewnętrznymi, których przedmiot jest
!
związany z ochroną informacji.
Dokument „Regulamin ochrony informacji dla wykonawcy NCBR” wersja 2 z dnia 31.07.2019 r. zostaje
zastąpiony niniejszymi Wytycznymi.
3. Postanowienia ogólne
12. Niniejszy dokument:
1) określa zakres obowiązków i odpowiedzialności wykonawców zewnętrznych w zakresie
bezpieczeństwa informacji;
2) obejmuje swoim zakresem wszystkich użytkowników wykonawców zewnętrznych, mających dostęp do systemów informatycznych (dalej jako: „System Informatyczny NCBR”) oraz informacji przetwarzanych na rzecz Centrum.
13. Wykonawca zewnętrzny przed podjęciem prac na rzecz Centrum, które wiążą się z przetwarzaniem informacji lub dostępem do Systemu Informatycznego NCBR powinien spełnić wymagania zawarte w niniejszym dokumencie.
14. Przed rozpoczęciem przetwarzania informacji należących do Centrum wykonawca zewnętrzny
powinien spełnić następujące warunki:
1) podpisać umowę o zachowaniu poufności, której wzór określa załącznik nr ;
2) w przypadku przetwarzania danych osobowych podpisać umowę powierzenia lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, przygotowaną na wzorze Centrum;
3) w przypadku udostępnienia danych osobowych podpisać umowę udostępnienia danych osobowych przygotowaną na wzorze Centrum.
15. Szczegółowe zasady powierzenia bądź udostępnienia danych osobowych wykonawcy zewnętrznemu zostały określone w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych NCBR (zasady weryfikacji, wzory).
16. Pracownicy wykonawcy zewnętrznego realizujący na rzecz Centrum prace w ramach zawartej umowy mogą przebywać na terenie Centrum pod nadzorem pracownika Centrum lub pracowników ochrony obiektu.
17. W przypadku, gdy zlecenie będzie wykonywane po godzinach pracy Centrum lub w dni wolne od pracy, kierownik komórki organizacyjnej Centrum (dalej jako: „kierownik KO”) bezpośrednio odpowiedzialny za wykonywane zlecenie musi zgłosić ten fakt do Działu Administracji i Zakupów (dalej jako: „DAZ”), który wystawia zlecenie na wykonanie prac i przekazuje informację o terminie i zakresie wykonywanych prac do administracji obiektu oraz zawiadamia ochronę obiektu.
18. W zleceniu należy podać:
1) nazwę wykonawcy zewnętrznego;
2) zakres wykonywanej pracy;
3) termin wykonania (data, godzina);
4) imię nazwisko oraz numer dokumentu tożsamości pracowników wykonawcy zewnętrznego wykonujących prace;
5) imię nazwisko oraz numer telefonu osoby nadzorującej prace ze strony Centrum;
6) numery rejestracyjne pojazdów – w przypadku konieczności wyrażenia zgody na ich wjazd na parking.
19. Klucze do pomieszczeń wydaje pracownik DAZ.
4. Nadawanie, zmiana bądź odebranie uprawnień
1. W przypadku konieczności dostępu wykonawców zewnętrznych do Systemu Informatycznego NCBR zakres uprawnień przydziela się adekwatnie do przedmiotu zawartej umowy oraz zakresu powierzonych/udostępnionych danych osobowych (jeśli takie powierzenie/udostępnienie ma miejsce).
2. Osoba ze strony wykonawcy zewnętrznego, wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej
realizację, powinna:
1) przekazać do Centrum listę użytkowników wykonawcy zewnętrznego mających mieć dostęp
do Systemu Informatycznego NCBR wraz ze wskazaniem wymaganych uprawnień;
2) na bieżąco aktualizować listę użytkowników wykonawcy zewnętrznego, o której mowa
powyżej.
3. Rejestrowanie i wyrejestrowanie użytkowników zewnętrznych z Systemu Informatycznego NCBR oraz nadawanie, zmiana i odebranie uprawnień jest realizowane przez pracowników Działu Systemów Informatycznych (dalej jako: „DSI”).
4. Z wnioskiem do DSI o nadanie, zmianę i odebranie uprawnień do Systemu Informatycznego NCBR występuje kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację umowy z wykonawcą zewnętrznym.
5. Zakres uprawnień musi być uzgodniony z Inspektorem Ochrony Danych (dalej jako: „IOD”).
6. Podczas rejestracji użytkownika zewnętrznego nadawany jest unikalny identyfikator użytkownika (login) oraz ustawiane jest hasło tymczasowe niezbędne do logowania po raz pierwszy do Systemu Informatycznego NCBR.
7. Kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację umowy z wykonawcą zewnętrznym informuje wskazane przez wykonawcę zewnętrznego osoby o nadaniu, zmianie i odebraniu uprawnień oraz o przydzielonych danych uwierzytelniających do Systemu Informatycznego NCBR.
5. Metody i środki uwierzytelniania
1. Dostęp do Systemu Informatycznego NCBR jest możliwy wyłącznie poprzez podanie prawidłowego identyfikatora (loginu) i hasła przyznanego użytkownikowi podczas procesu nadawania uprawnień.
2. Polityka haseł dostępu użytkowników wykonawcy zewnętrznego do Systemu Informatycznego NCBR podlega następującym zasadom:
1) hasło składa się z minimum 8 znaków;
2) hasło musi spełniać warunek złożoności polegający na występowaniu w nim: wielkiej i małej
litery, oraz cyfry lub znaku specjalnego (np. !@#);
3) rekomenduje się korzystanie z managerów haseł w celu stworzenia silnego hasła dostępowego;
4) hasło musi być zmieniane nie rzadziej niż raz na 30 dni;
5) kolejne hasła muszą być różne (zapamiętywanych jest minimum 6 ostatnich haseł);
6) hasła należy przechowywać w sposób gwarantujący ich poufność;
7) zabrania się udostępniania haseł innym osobom;
8) zabrania się tworzenia haseł na podstawie:
a) cech i numerów osobistych (np. dat urodzenia, imion itp.),
b) sekwencji klawiszy klawiatury (np. qwerty, 12qwaszx),
c) identyfikatora użytkownika;
9) zabrania się tworzenia haseł łatwych do odgadnięcia;
10) logowanie anonimowe jest zabronione;
11) uwierzytelnienie następuje wyłącznie po podaniu zgodnego hasła i powiązanego z nim identyfikatora (loginu);
12) w przypadku pierwszego logowania użytkownik ma obowiązek zmiany hasła tymczasowego na właściwe, na znane tylko sobie;
13) w przypadku systemów, które nie wymuszają automatycznie cyklicznej zmiany hasła oraz nie kontrolują jego złożoności, obowiązkiem użytkownika jest zmiana hasła zgodnie z niniejszymi zasadami;
14) użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za utworzenie hasła i jego bezpieczne przechowywanie;
15) hasła nie mogą być ujawniane w sposób celowy lub przypadkowy oraz powinny być znane
wyłącznie użytkownikowi;
16) hasła nie powinny być przechowywane w formie dostępnej dla osób nieupoważnionych:
a) w plikach,
b) na kartkach papieru w miejscach dostępnych dla osób trzecich,
c) w skryptach,
d) w innych zapisach elektronicznych i papierowych, które byłyby dostępne dla osób trzecich.
3. W przypadku podejrzenia ujawnienia haseł osobie nieupoważnionej, hasła muszą być natychmiast zmienione przez użytkownika, a fakt ten zgłoszony pracownikowi Centrum odpowiedzialnemu za realizację umowy.
4. Hasło utrzymuje się w tajemnicy również po upływie jego ważności.
5. Zmiany hasła dokonuje użytkownik (w przypadku, gdy użytkownik zapomniał hasła, DSI ustawia
hasło tymczasowe użytkownikowi z wymuszeniem jego zmiany podczas pierwszego logowania).
6. Hasła nie powinny być przekazywane ani przesyłane za pomocą telefonu, faksu ani poczty e-mail w formie jawnej.
6. Dostęp zdalny
1. DSI prowadzi wykaz osób i wykonawców zewnętrznych posiadających zdalny dostęp do zasobów Systemu Informatycznego NCBR.
2. Zdalny dostęp wykonawców zewnętrznych, możliwy jest tylko po spełnieniu warunków wymienionych w niniejszym dokumencie.
3. Zdalny dostęp wykonawców zewnętrznych realizowany jest za pomocą systemu do zarządzania
kontami uprzywilejowanymi, a sesje związane ze zdalnym dostępem są nagrywane.
4. Zdalnego dostępu udziela się na zasadach i na czas określony zapisami umowy z wykonawcą zewnętrznym.
5. Kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację umowy z wykonawcą zewnętrznym wnioskuje do DSI o umożliwienie dostępu zdalnego użytkownikom zewnętrznym.
6. Zakres zdalnego dostępu może zostać ograniczony lub zwiększony po przeanalizowaniu potrzeb
określonych zapisami umowy z wykonawcą zewnętrznym.
7. W ramach zdalnego dostępu do zasobów Systemu Informatycznego NCBR zabrania się
wykonawcy zewnętrznemu:
1) trwale usuwać dane;
2) przeprowadzać jakiekolwiek operacje na dyskach mogące prowadzić do ich uszkodzenia lub utraty danych, w szczególności ich formatowania.
8. Dla środowisk produkcyjnych (oddanych do eksploatacji) wykonawca zewnętrzny realizujący zdalne prace w Systemie Informatycznym NCBR, przed przystąpieniem do nich przedstawia, wraz z oceną ryzyka, zakres zaplanowanych czynności.
9. Przedstawiciel wykonawcy zewnętrznego, przystępując do czynności, które w konsekwencji mogą doprowadzić do zniszczenia danych, musi poinformować przedstawiciela Centrum, wskazanego w umowie, o możliwym ryzyku i dopiero po uzyskaniu akceptacji rozpocząć prace.
10. Pracownik Centrum przed przekazaniem wykonawcy zewnętrznemu informacji na temat zgody lub jej braku konsultuje się z DSI oraz Działem Bezpieczeństwa (dalej jako: „DB”), a jeśli dotyczy to danych osobowych także z IOD.
11. Akceptacja lub odmowa wykonania czynności objętych ryzykiem utraty danych wymaga zachowania drogi służbowej, np. wysłania informacji w postaci e-mail.
12. Scenariusz zaplanowanych do wykonania prac w środowisku produkcyjnym powinien zawierać
nw. informacje:
1) kto będzie prowadził prace;
2) kiedy prace będą prowadzone;
3) przewidywany czas trwania prowadzonych prac;
4) zakres wykonywanych prac;
5) informację czy wymagana jest przerwa w pracy użytkowników Centrum;
6) potencjalne ryzyka związane z podejmowanymi czynnościami.
13. Wykonywanie prac polegających na standardowej obsłudze serwisowej lub prac nad rozwojem Systemu Informatycznego NCBR będącego w fazie wdrażania nie wymaga każdorazowego ustalenia z Centrum warunków realizacji wykonywanych czynności.
14. Zabrania się wykonawcy zewnętrznemu podejmowania jakichkolwiek czynności zmierzających do penetrowania zasobów teleinformatycznych Centrum, chyba, że czynności te dotyczą realizacji umowy, której przedmiot obejmuje przeprowadzenie testów bezpieczeństwa, testów penetracyjne, itp.
15. Każdorazowe przeprowadzanie przez wykonawcę zewnętrznego testów bezpieczeństwa lub testów penetracyjnych wymaga uzyskania zgody DSI oraz DB.
16. DSI ogranicza zasoby dostępne dla sesji zdalnej do niezbędnego minimum, chyba, że wymagałoby
to rozległej ingerencji w konfigurację urządzeń dostępowych.
17. DSI ustala wymagane zasoby zdalnego dostępu dla wykonawcy zewnętrznego.
18. Wykonawca zewnętrzny zobowiązuje się do wykorzystywania tylko i wyłącznie uzgodnionych zasobów informatycznych, nawet, jeśli dostępne są inne niż wymagane do realizacji zlecenia.
19. Na potrzeby realizacji zapisów umowy DSI może udzielić zdalnego dostępu do nw. środowisk:
1) testowych;
2) produkcyjnych;
3) szkoleniowych.
20. Zdalny dostęp do sieci Centrum dla wykonawców zewnętrznych możliwy jest tylko po podaniu adresów IP, które będą specjalnie dedykowane do pracy w systemach Centrum.
21. Zabrania się wykonywania zdalnego dostępu z komputerów dostępnych publicznie np. kafejki internetowe, dworce, restauracje, bezprzewodowe sieci miejskie.
7. Zasady zabezpieczeń stacji roboczych
Do Systemu Informatycznego NCBR mogą być podłączane wyłącznie komputery i urządzenia zgodne z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa, w szczególności:
1) system operacyjny posiada zainstalowane wszystkie dostępne aktualizacje zabezpieczeń;
2) w systemie operacyjnym zainstalowany jest system antywirusowy a jego sygnatury są
aktualne;
3) w systemie operacyjnym firewall jest uruchomiony i posiada właściwą konfigurację;
4) zainstalowane na komputerze oprogramowanie pochodzi z zaufanych źródeł;
5) oprogramowanie jest zainstalowane zgodnie z postanowieniami umowy licencyjnej;
6) oprogramowanie nie narusza praw autorskich;
7) oprogramowanie nie narusza innych praw podmiotów trzecich.
8. Stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych
1. W celu ochrony poufności przechowywanych oraz przesyłanych danych stosuje się zabezpieczenia kryptograficzne.
2. Zabezpieczenia kryptograficzne należy stosować:
1) na dyskach twardych komputerów, w tym zwłaszcza komputerów przenośnych;
2) na pendrive’ach i innych nośnikach danych;
3) na nośnikach kopii zapasowych;
4) na urządzeniach mobilnych;
5) w tunelach VPN;
6) w poczcie elektronicznej.
3. Zakres stosowanych rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować minimum dane znajdujące się na nośnikach, które objęte są ochroną ze względu na wymagania związane z utrzymaniem poziomu poufności.
4. Poziom bezpieczeństwa dla rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować:
1) kontrolę transmisji danych wykonywanych w sieci przez użytkowników;
2) szyfrowanie dysków twardych komputerów (RC5-1024 i AES-256);
3) szyfrowanie nośników przenośnych (wymiennych) (AES-256);
4) zarządzane w konsoli zarządzania regułami i politykami;
5) możliwość odzyskania z poziomu administratora hasła i danych;
6) integrację z domeną lub kontem użytkownika w systemie operacyjnym.
9. Reagowanie na incydenty
1. Każde naruszenie bezpieczeństwa informacji należy każdorazowo zgłaszać:
1) do DB oraz do wiadomości do DSI w formie wiadomości e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres: [xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx oraz do wiadomości xxxxx://xxxx.xxxx- local.lan/servicedesk/customer/portals], z tematem wiadomości „Naruszenie bezpieczeństwa informacji”;
2) do IOD jeżeli naruszenie dotyczy przetwarzania danych osobowych w formie wiadomości e- mail za potwierdzeniem odbioru na adres: [xxx@xxxx.xxx.xx] z tematem wiadomości
„Naruszenie ochrony danych osobowych”.
2. W sytuacji gdy DB potwierdzi, że zdarzenie stanowi incydent naruszenia bezpieczeństwa informacji (dalej jako: „Incydent bezpieczeństwa”) wnioskuje do DSI o natychmiastowe odebranie uprawnień użytkownikom wykonawcy zewnętrznego, jednocześnie informując o tym fakcie osobę wskazaną do kontaktu ze strony wykonawcy zewnętrznego w zawartej umowie.
3. W przypadku potwierdzonego Incydentu bezpieczeństwa DB wspólnie z DSI kontaktuje się z przedstawicielem wykonawcy zewnętrznego celem zabezpieczenia śladów tego naruszenia (np. logi systemowe).
4. W szczególnych sytuacjach, potwierdzonego incydentu bezpieczeństwa Pełnomocnik ds. SZBI informuje organy ścigania oraz inne uprawnione podmioty (urzędy) o zaistniałej sytuacji. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych należy stosować Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych NCBR.
5. DSI we współpracy z DB oraz uprawnionymi pracownikami wykonawcy zewnętrznego usuwają skutki naruszenia bezpieczeństwa oraz wprowadzają dodatkowe zabezpieczenia (np. zmieniają konfigurację, itp.).
6. Każdy incydent bezpieczeństwa odnotowywany jest w rejestrze incydentów Centrum.
7. DB, po otrzymaniu informacji od DSI, na tematu wpływu zaistniałego incydentu na
bezpieczeństwo przygotowuje analizę i wydaje rekomendacje.
10. Postanowienia końcowe
1. Za nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego dokumentu odpowiada:
1) ze strony wykonawcy zewnętrznego – uprawniony przedstawiciel tego podmiotu;
2) ze strony Centrum – kierownik KO lub pracownik wskazany przez niego w umowie podpisanej z zewnętrznym wykonawcą.
2. W zakresie spraw związanych z bezpieczeństwem informacji nieuregulowanych w niniejszym dokumencie, obowiązują przepisy prawne.
3. Wszelkie projekty dokumentów wdrażające nowe, zmianę lub wycofanie obowiązujących uregulowań w zakresie związanym z bezpieczeństwem informacji wymagają uzgodnienia z Pełnomocnikiem ds. SZBI.
Załącznik nr 9 do Umowy
PROTOKÓŁ ODBIORU / MIESIĘCZNY PROTOKÓŁ ODBIORU / KWARTALNY
PROTOKÓŁ ODBIORU*
Zamawiający: …………………………………………………………………………………
Reprezentowany przez …………………………………………………………………………
Wykonawca: ………………………………………………………………………………......
Przedmiot odbioru: ……………………………………………………………………………..
Data dokonania odbioru: ……………………………………………………………………….
Zakres wykonanych prac: ………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………......................................
………………………………………………………………………………………………….. Przedstawiciele Zamawiający: Przedstawiciele Wykonawcy:
1. ………………………………… 1. …………………………………
2. ………………………………… 2. …………………………………
3. ………………………………… 3. …………………………………
W wyniku czynności odbioru Zamawiający oraz Wykonawca stwierdzają co następuje:
1. Zakres prac został wykonany zgodnie/niezgodnie* z umową
nr ………………………..…… z dnia ……….……………………
2. Prace zostały rozpoczęte dnia …………..……. i zakończono dnia …………..………
termin wykonania umowy został dotrzymany
3. Jakość wykonanych prac ocenia się jako dobrą / niedobrą*
4. Niezgodności/braki …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
5. Termin usunięcia niezgodności /braków ustalono na ……….……………………………….
6. Uwagi komisji ……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
7. Xxxxxx prac został przyjęty / nie przyjęto na skutek …………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Podpisy
Przedstawiciele Zamawiający: Przedstawiciele Wykonawcy:
1. ………………………………… 1. …………………………………
2. ………………………………… 2. …………………………………
3. ………………………………… 3. …………………………………
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 10 do Umowy
/WZÓR/
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI INFORMACJI
(zwana dalej „Umową”)
zawarta w dniu […] w […] pomiędzy:
Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Xxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxx), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000-000-00-00, zwanym dalej
„Centrum” lub „Stroną ujawniającą” reprezentowanym przez:
……………………………………………… a
Panią/Panem ………………………. zamieszkałą/zamieszkałym w……………………… (…-…), przy ul. ,
posiadającą/posiadającym PESEL: ………………………………., legitymującą/legitymującym się dowodem osobistym serii: …. numer ….., wydanym przez: …………………., ważnym do: ,
prowadzącą/prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „…………………………………….”, przy ul. ………………………….., posiadającą/posiadającym NIP: ………………….. oraz REGON: ,
zwaną/zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”
(wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Odbiorcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)
lub
………………………………… z siedzibą w ……………, adres: ul. …………….., (…-…) wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: …………, posiadającą NIP:
…………………. oraz REGON: …………………., kapitał zakładowy w wysokości: , opłacony w
całości, zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:
Panią/a ………………………………………
(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)
lub
………………………. z siedzibą w ………………………., adres: ul. ………………………., (…-…), wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem rejestru …………….., NIP: ,
REGON: ,
zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:
Panią/a ………………………………………
działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………
(wydruk z Rejestru Instytutów Naukowych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy
stanowią załącznik nr 1 do Umowy), lub
……………………………… z siedzibą w ……………….. adres: ul. , (…-…) wpisanym do Krajowego
Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: ………………, posiadającym NIP: ………………….
zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:
Panią/a ………………………………………
działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………
(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)
lub
………………………… z siedzibą w ………………………, adres: ul. ,
…-… ……………, wpisaną do Rejestru Instytucji Szkolnictwa Wyższego prowadzonego w ramach systemu POLon pod numerem rejestru ………………., NIP: ………………., zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:
Panią/a ………………………………………
działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………
(wydruk z Rejestru Instytucji Szkolnictwa Wyższego systemu POLon Odbiorcy oraz kopia
pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy stanowią załącznik nr 1 do Umowy) lub
…………………………………… z siedzibą w ……………, adres: ul. …………….., …-… ……………, wpisanym do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego w ramach Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ……………….., NIP: ………………., REGON: ………………………, zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą” reprezentowanym przez:
Panią/a ………………………………………
działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………
(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru KRS Odbiorcy Informacji Poufnych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy stanowią załącznik nr 1 do Umowy) zwanymi dalej łącznie „Stronami” a pojedynczo „Stroną”.
Preambuła
Zważywszy, że celem Stron jest uregulowanie wzajemnych stosunków w zakresie przekazywania przez Centrum informacji poufnych do Odbiorcy w związku z wykonywaniem umowy dotyczącej ……………..
(dalej jako „Umowa główna”) oraz zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony takich informacji, Strony zgodnie postanawiają, co następuje:
§ 1.
Przedmiotem Umowy jest zobowiązanie się przez Odbiorcę do zachowania poufności i nieujawniania jakichkolwiek informacji przekazywanych przez Centrum i pozyskanych w trakcie realizacji Umowy głównej, niezależnie od formy ich uzyskania, bez konieczności ich oznaczenia przez Centrum jako poufne w chwili udostępnienia (dalej jako: „Informacje Poufne”).
W szczególności, do Informacji Poufnych zaliczane będą wszelkie informacje i dokumenty o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym, organizacyjnym lub związane z działalnością Centrum oraz wszelkie inne informacje posiadające ekonomiczną/gospodarczą wartość, które nie są powszechnie znane.
Odbiorca zobowiązuje się do:
1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji przekazywanych w związku z wykonywaniem Umowy głównej, jak i wszelkich informacji zebranych w trakcie negocjacji poprzedzających jej zawarcie, niezależnie od formy w jakiej zostały przekazane;
2) ujawnienia Informacji Poufnych wyłącznie osobom, którymi się posługuje lub którym powierza wykonanie Umowy głównej w celu i w zakresie niezbędnym do jej wykonania;
3) poinformowania osób, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 Umowy, o poufnym charakterze informacji, pouczenia w sprawie ich traktowania jako poufnych oraz odebrania od nich oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Umowy;
4) niewykorzystywania, niekopiowania, niepowielania, nierozpowszechniania jakiejkolwiek Informacji Poufnej lub jej części, za wyjątkiem przypadków gdy jest to niezbędne dla wykonania Umowy głównej.
Nie stanowią Informacji Poufnej informacje:
1) które są dostępne publicznie lub staną się publicznie dostępne w inny sposób niż poprzez naruszenie obowiązku zachowania poufności;
2) które w momencie ujawnienia były już w posiadaniu Odbiorcy lub jego pracownika, członka organu lub doradcy, pod warunkiem, iż nie zostały objęte obowiązkiem zachowania poufności oraz że zostały one uzyskane bez naruszenia prawa;
3) które zostały otrzymane od stron trzecich zgodnie z prawem i bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązań do zachowania poufności;
4) w stosunku, do których Centrum oświadczy na piśmie, że nie uznaje ich za Informacje Poufne.
Nie stanowi naruszenia Informacji Poufnej ujawnienie dokonane zgodnie z wymogami prawa, w tym na wniosek lub wezwanie uprawnionych sądów lub organów, w zakresie i w granicach dozwolonych prawem, na podstawie postanowienia lub wezwania sądu lub decyzji administracyjnej albo w celu dochodzenia roszczeń. Przed ujawnieniem informacji zgodnie ze zdaniem poprzednim, Odbiorca powiadomi Centrum pisemnie o otrzymaniu takiego wniosku lub wezwania, określając formę i cel ujawnienia, chyba że przekazanie takiej wiadomości jest zabronione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Gdyby uprzednie powiadomienie Centrum o otrzymaniu wniosku lub wezwania nie było w okolicznościach sprawy możliwe, Odbiorca powiadomi Centrum niezwłocznie po ustaniu okoliczności uniemożliwiających powiadomienie.
Ujawnienie Informacji Poufnych osobie trzeciej jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Centrum i na warunkach przez Centrum określonych.
Odbiorca ponosi wobec Strony ujawniającej odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, również w przypadku, gdy naruszenie jest dokonane przez osobę trzecią, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 Umowy, za której działania lub zaniechania Odbiorca odpowiada jak za własne.
Odbiorca zapewnia, że dysponuje właściwymi zabezpieczeniami umożliwiającymi ochronę Informacji Poufnych przed dostępem i bezprawnym ich wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione.
W zakresie możliwości posługiwania się osobami trzecimi lub powierzania im wykonania Umowy
głównej, wiążące dla Stron są jej postanowienia.
§ 2.
Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, iż Umowa nie skutkuje przeniesieniem jakiegokolwiek prawa do Informacji Poufnych na Odbiorcę uzyskującego te informacje.
§ 3.
1. Odbiorca zobowiązuje się do zachowania w poufności Informacji Poufnych oraz wykorzystania Informacji Poufnych wyłącznie dla celów realizacji Umowy głównej oraz do podjęcia w stosunku do Informacji Poufnych co najmniej takich środków ostrożności oraz takich samych środków zabezpieczających, jak te podejmowane w stosunku do własnych informacji poufnych.
2. Odbiorca zobowiązuje się do przechowywania Informacji Poufnych w bezpiecznym środowisku oraz zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać, ani w jakikolwiek inny sposób nie utrwalać i nie rozpowszechniać Informacji Poufnych lub ich części, z wyjątkiem przypadków wewnętrznego użytku, gdy jest to niezbędne dla celów realizacji Umowy głównej.
3. W przypadku, gdy przekazywane Informacje Poufne będą stanowić informacje chronione przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, Odbiorca zobowiązuje się do przestrzegania stosownych regulacji prawnych w zakresie ochrony takich informacji.
4. Odbiorca oświadcza, że jest świadomy zagrożeń dotyczących bezpieczeństwa związanych z przesyłaniem informacji pocztą elektroniczną lub z użyciem Internetu, oraz że będzie odpowiedzialny za ochronę w zakresie informacji przesyłanych w formie elektronicznej i ochrony przed wirusami oraz za zapewnienie, aby informacje takie nie były kierowane pod niewłaściwy adres.
5. Odbiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, ze zm.). oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) i zobowiązuje się nie wykorzystywać ani nie przetwarzać w jakikolwiek sposób danych osobowych, do których uzyska dostęp w wyniku realizacji współpracy dla celów innych niż wykonywanie Umowy głównej .
6. Odbiorca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za będące następstwem jego zachowań szkody wyrządzone niezgodnym z Umową przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności szkody wyrządzone utratą, niewłaściwym przechowywaniem lub posłużeniem się dokumentami, które są nośnikiem danych osobowych.
7. W przypadku, gdy Odbiorca wykonuje Umowę główną przy udziale osób trzecich, z zastrzeżeniem § 1 ust. 9 Umowy, postanowienia poprzedzających ustępów rozciągają się także na te osoby, przy czym Odbiorca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którymi się posługuje lub którym powierza wykonanie powyższej umowy, jak za działania lub zaniechania własne.
§ 4.
Umowa obowiązuje przez cały okres obowiązywania Umowy głównej, jak również przez okres .....
(słownie: …………) lat po jej wykonaniu albo wygaśnięciu lub ….. (słownie: ) lat po jej rozwiązaniu,
odstąpieniu lub wypowiedzeniu.
§ 5.
1. Odbiorca na żądanie Centrum zwróci niezwłocznie wszelkie materiały, dokumenty, inne opracowania (na piśmie, w formie elektronicznej lub innej) oraz zniszczy wszystkie materiały, które zawierają Informacje Poufne i wykasuje z pamięci swoich komputerów, edytorów tekstów i podobnych środków wszystkie materiały stanowiące Informacje Poufne, włączając każdą kopię, w zakresie w jakim pozwala na to konfiguracja systemów teleinformatycznych. Ponadto Odbiorca, bez żądania Centrum, zwróci lub zniszczy materiały, dokumenty, nośniki zawierające Informacje Poufne odpowiednio najpóźniej z upływem okresu, o którym mowa w § 4 Umowy.
2. Na żądanie Strony ujawniającej Odbiorca niezwłocznie dostarczy jej pisemne oświadczenie potwierdzające dokonanie czynności wskazanych w ust. 1 powyżej.
§ 6.
1. W przypadku naruszenia przez Odbiorcę jakichkolwiek zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, Centrum będzie miał prawo do żądania natychmiastowego zaniechania naruszenia i usunięcia jego skutków. Wezwanie do zaniechania naruszeń i usunięcia jego skutków powinno być wysłane Odbiorcy w formie pisemnej z wyznaczeniem co najmniej terminu 14 (słownie: czternastu) dni do ustosunkowania się do niego.
8. W przypadku naruszenia przez Odbiorcę obowiązków dotyczących Informacji Poufnych, w tym danych osobowych, Centrum może żądać od Odbiorcy zapłaty kary umownej w wysokości ………………. PLN (słownie: ) za każdy przypadek naruszenia. Odbiorca
zobowiązuje się do uregulowania kary w terminie 14 (słownie: czternastu) dni kalendarzowych od dnia doręczenia Odbiorcy wezwania do zapłaty/noty obciążeniowej w formie pisemnej.
2. Centrum zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
§ 7.
1. Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania jej przez Xxxxxx.
2. Umowa podlega prawu polskiemu.
3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Strony zgodnie oświadczają, że wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy
będą starały się rozstrzygać w sposób polubowny. W przypadku, gdy Strony nie osiągną
porozumienia w sposób wskazany w zdaniu poprzedzającym, wszelkie spory wynikające w związku z realizacją Umowy zostaną rozstrzygnięte przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Centrum.
5. Niniejsza Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną część Umowy stanowią:
1) Załącznik nr 1 - wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Odbiorcy/ wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy/ wydruk z Rejestru Instytutów Naukowych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy/ wydruk z Rejestru Instytucji Szkolnictwa wyższego systemu POLon;
2) Załącznik nr 2 - Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności (Wzór).
………………………………………….. …………………………………………..
Strona ujawniająca Odbiorca Informacji Poufnych
(data i podpis) (data i podpis)
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
/WZÓR/
OŚWIADCZENIE
O ZOBOWIĄZANIU DO ZACHOWANIA POUFNOŚCI
Niniejszym oświadczam, że znana mi jest treść Umowy o zachowaniu poufności informacji z dnia zawartej pomiędzy
………………………………………………………………………………………………… a
…………………………………………………………………………………………………
i wynikające z niej zobowiązania do utrzymywania w tajemnicy ujawnionych Informacji Poufnych oraz
zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Niniejszym zobowiązuję się jako pracownik (nazwa firmy)/ zleceniobiorca/
Wykonawca* do zachowania w tajemnicy wszelkich Informacji Poufnych,
które zostały mi ujawnione w związku z moim uczestnictwem w wykonywaniu …………….., na warunkach określonych w Umowie o zachowaniu poufności. Jestem świadomy, że naruszenie powyższych zobowiązań może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
………………………………………………
(data i podpis)
* niepotrzebne skreślić
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
Załącznik nr 11 do Umowy
-Wzór-
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
pomiędzy:
Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Warszawie (00–695 Warszawa), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1770, ze zm.), posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000-000-00-00, zwanym dalej „Administratorem” lub „NCBR”, reprezentowanym przez:
[…]
(kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Zamawiającego stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)
a
……………………………………………………, zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”. zwane dalej łącznie „Stronami” a osobno „Stroną”
Mając na uwadze fakt, iż:
1) Strony planują/zawarły umowę nr [ ] z dnia [ ] w przedmiocie [ ](dalej
„Umowa główna”), w celu realizacji której niezbędne jest powierzenie przez Administratora przetwarzania określonych danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu,
2) W zakresie danych ekspertów, wnioskodawców, beneficjentów i partnerów POIR oraz pozostałych podmiotów wskazanych w załączniku nr 3, administratorem danych osobowych jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Warszawie 00- 926, Xxxxxxx 0/0. Minister jako administrator danych osobowych powierzył NCBR przetwarzanie określonych danych osobowych w związku z realizacją POIR na warunkach i w celach określonych w stosownym porozumieniu oraz umocował NCBR do dalszego powierzenia powierzonych danych;
3) W zakresie danych ekspertów, wnioskodawców i beneficjentów programu POWER oraz podmiotów wskazanych w załączniku nr 4, administratorem danych osobowych jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, Xxxxxxx 0/0. Minister jako administrator danych osobowych powierzył NCBR przetwarzanie określonych danych osobowych w związku z realizacją POWER na warunkach i w celach określonych w stosownym porozumieniu oraz umocował NCBR do dalsze-go powierzenia powierzonych danych;
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
Xxxxxx postanowiły o zawarciu niniejszej Umowy, o następującej treści:
§ 1
1. Przedmiotem przetwarzania są następujące kategorie (rodzaje) danych osobowych:
2. Przekazywane na podstawie niniejszej Umowy dane osobowych dotyczą następujących kategorii osób:
3. Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający na podstawie niniejszej Umowy odbywa się wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej na polecenie Administratora.
4. Przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszej Umowy odnosi się do
następujących kategorii przetwarzań:
5. Umowa niniejsza jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) oraz powiązanymi z nim powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
6. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji Umowy głównej. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzanych mu danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z Umowy głównej.
§ 2
1. Administrator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu artykułu 4 pkt 7 RODO oraz w określonych przypadkach może również pełnić rolę podmiotu przetwarzającego (w szczególności w odniesieniu do danych osobowych Beneficjentów oraz danych osobowych przedstawicieli Beneficjentów), jednocześnie niniejszym oświadcza, iż jest uprawniony do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia:
a. odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie spełniło
wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą,
b. dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi dla zapewnienia spełnienia wymogów oraz zapewnienia ochrony praw osób, których dotyczą dane osobowe, przekazywane na podstawie niniejszej umowy, zgodnie z właściwymi przepisami krajowymi, a także przyjętą przez Podmiot przetwarzający dokumentacją ochrony danych.
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
3. W celu prawidłowej realizacji Umowy głównej, Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do rodzajów danych oraz kategorii osób, o których mowa w § 1 niniejszej Umowy.
§ 3
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się niniejszym:
a) przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony określonymi w niniejszej Umowie;
b) przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – co dotyczy także przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający; w takim wypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający zobowiązany jest poinformować Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
c) niezwłocznie informować Administratora, jeżeli zdaniem Podmiotu przetwarzającego, wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów Unii Europejskiej lub przepisów krajowych o ochronie danych osobowych.
d) dopuścić do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Podmiot przetwarzający oraz zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania nieograniczonej w czasie tajemnicy, a także prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych ;
e) niezwłocznie informować Administratora o obowiązku prawnym udostępnienia danych osobowych, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
f) podejmować wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy Artykułu 32 RODO, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności:
• pseudonimizację lub szyfrowanie danych osobowych,
• zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności
systemów i usług przetwarzania danych osobowych,
• zdolność do szybkiego przywrócenia danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;
g) przestrzegać warunków korzystania z usług innego Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w Artykule 28 ust. 2 i 4 RODO, z zastrzeżeniem § 4 poniżej;
h) uwzględniając charakter przetwarzania danych osobowych oraz dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w Artykułach 32 – 36 RODO;
i) niezwłocznie informować Administratora o tym, że osoba której dane osobowych dotyczą, skierowała do Podmiotu przetwarzającego korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonania praw, o których mowa w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji;
j) udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Artykule 28 RODO oraz umożliwiać Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji i przyczyniania się do nich;
k) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych Podmiot przetwarzający ma obowiązek usunąć lub zwrócić Administratorowi – w zależności od decyzji Administratora - wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone, jak również usunąć ich istniejące kopie, chyba że przepisy prawa powszechnego nakazują przechowywanie tych danych.
§ 4
1. Strony zgodnie postanawiają, że powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający podmiotowi trzeciemu (dalszemu przetwarzającemu) jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Administratora w odniesieniu do konkretnego dalszego przetwarzającego, której wzór stanowi załącznik nr 1 do umowy.
2. W przypadku opisanym w ust. 1 Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do umownego zobowiązania w formie pisemnej, każdego z dalszych przetwarzających do przestrzegania takich samych obowiązków i zasad, jakie dotyczą Podmiotu przetwarzającego względem Administratora na podstawie niniejszej umowy oraz przepisów RODO, a także innych odnośnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający w razie skorzystania z usług dalszego przetwarzającego zobowiązuje się nadto zapewnić, by przetwarzanie danych przez ten podmiot odbywało się wyłącznie w celu i w zakresie opisanym w niniejszej Umowie.
§ 5
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania, na zasadach, o których mowa w Artykule 30 ust. 2 RODO, który zawierać będzie informacje określone w lit. a – d Artykułu 30 ust. 2 RODO.
2. Podmiot przetwarzający w przypadkach, o których mowa w Artykule 37 ust. 1 RODO zobligowany będzie do wyznaczenia inspektora ochrony danych. O fakcie wyznaczenia inspektora ochrony danych Podmiot przetwarzający powiadomi Administratora, wskazując dane kontaktowe inspektora.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udzielania Administratorowi na każde żądanie informacji na temat przetwarzania powierzonych danych osobowych, a w szczególności do niezwłocznego informowania o każdym przypadku naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażania właściwych środków naprawczych. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udostępnienia procedur, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, na żądanie Administratora. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie 3 dni od przesłania przez Administratora żądania w tym zakresie.
5. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż 24 godziny od powzięcia wiadomości o naruszeniu, zgłasza ten fakt Administratorowi wskazując w zgłoszeniu:
- opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można pozyskać informacje,
• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych,
• opis środków zastosowanych lub proponowanych przez podmiot przetwarzający w celu zapobieżenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
6. Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych następuje na adres mailowy: xxx@xxxx.xxx.xx .
7. Jeżeli informacji, o których mowa w ust. 5 powyżej, nie da się ustalić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
8. Do czasu przekazania Podmiotowi przetwarzającemu instrukcji postępowania w
związku z naruszeniem ochrony danych osobowych, Podmiot przetwarzający
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
podejmuje bez zbędnej zwłoki wszelkie działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
9. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu przez Administratora, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację na żądanie Administratora.
10. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działania i zaniechanie.
11. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał niezgodnie ze zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
12. Podmiot przetwarzający ma obowiązek współdziałać z Administratorem na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio dalszy przetwarzający w stosunku do Administratora.
13. W razie stwierdzenia przez Administratora istnienia po stronie Podmiotu przetwarzającego uchybień w zakresie realizacji niniejszej Umowy prowadzących do naruszenia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych, Administrator uprawniony będzie do:
a) żądania niezwłocznego usunięcia uchybień;
b) rozwiązania niniejszej umowy oraz Umowy głównej bez zachowania okresu wypowiedzenia.
14. W przypadku, gdy Administrator zapłaci odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ma prawo żądania od Podmiotu przetwarzającego zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi on odpowiedzialność.
15. Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej stronie oraz osobom trzecim w związku z powierzeniem przetwarzania danych, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień RODO wskazanych powyżej.
§ 6
1. Strony zgodnie postanawiają, że Administrator uprawniony będzie do dokonywania kontroli prawidłowości warunków przetwarzania powierzonych na podstawie niniejszej Umowy danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, a Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do współdziałania z Administratorem w celu realizacji powyższego zobowiązania w możliwe szerokim zakresie, tj. w szczególności udostępni Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
przyjętych obowiązków oraz umożliwi Administratorowi lub audytorowi
upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.
2. Termin przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 zostanie ustalony z Podmiotem przetwarzającym, jednak kontrola nie może odbyć się później niż 5 dni roboczych od przekazania Podmiotowi przetwarzającemu pisemnej informacji.
3. Podmiot przetwarzający na każdy pisemny wniosek Administratora zobowiązany jest do udzielenia pisemnej informacji dotyczącej przetwarzania powierzonych mu danych osobowych, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.
4. Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel Administratora lub upoważniony przez Administratora przedstawiciel audytora, sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się w terminie uzgodnionym z Administratorem, dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
5. Administrator ma prawo żądania od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych
wyjaśnień dotyczących realizacji niniejszej Umowy.
6. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zapewnić w umowie z dalszym przetwarzającym, możliwość przeprowadzenia przez Podmiot przetwarzający audytu zgodności przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w niniejszej Umowie.
7. Koszty przeprowadzenia audytu ponosi podmiot, który zlecił przeprowadzenia audytu, bez prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.
§ 7
1. Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. e RODO, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający w miarę możliwości pomaga Administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do wsparcia Administratora w zakresie realizacji następujących praw podmiotów danych:
a. Obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO,
b. Prawa dostępu do danych osobowych,
c. Prawa do sprostowania danych osobowych,
d. Prawa do usunięcia danych osobowych,
e. Prawa do ograniczenia przetwarzania,
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
f. Obowiązku informowania o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania,
g. Prawa do przenoszenia danych osobowych,
h. Prawa do sprzeciwu,
i. Kwestii związanych z prawem do niepodlegania zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu.
3. W przypadku otrzymania żądania od Administratora w zakresie uzyskania wsparcia w związku z realizacją praw wymienionych w ust. 2 Podmiot przetwarzający w terminie 5 dni od otrzymania żądania poinformuje Administratora o wykonaniu żądania.
4. Jeżeli Podmiot przetwarzający nie jest w stanie zrealizować żądania, o którym mowa w ust. 2, jest on zobowiązany do przygotowania i przekazania wyjaśnień opisujących przyczyny, dla których nie zrealizował żądania Administratora.
§ 8
Powierzenie przetwarzania trwa przez czas obowiązywania Umowy głównej.
§ 9
1. Zmiana niniejszej Umowy nastąpić może wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, RODO oraz innych obowiązujących przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy bez pisemnej zgody Administratora.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane są mu sankcje przewidziane za naruszenie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych przewidziane w RODO. Jeżeli w wyniku naruszenia przez Xxxxxxx przetwarzający przepisów RODO oraz niniejszej Umowy Administrator zobligowany będzie do zapłaty kary pieniężnej lub odszkodowania, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zwrócić Administratorowi wszelkie poniesione z tego tytułu koszty i wydatki.
5. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną część Umowy stanowi załącznik nr 1: Wzór zgody.
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia danych osobowych
Pisemna zgoda administratora danych na korzystanie przez podmiot przetwarzający
z usług dalszych przetwarzających
Działając w imieniu administratora danych, zgodnie z § 4 ust. 1 Umowy nr … z dnia …, niniejszym wyrażam zgodę na korzystanie przez podmiot przetwarzający z usług dalszych przetwarzających na podstawie ww. Umowy.
W imieniu administratora danych
………………………………………. podpis, pieczątka, data
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
Załącznik nr 12 do Umowy
Klauzula Informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”), informuję Pana, że:
1) administratorem danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (dalej NCBR) z siedzibą w Xxxxxxxx 00-000, Xxxxxxxxxxx 00x,
2) z inspektorem ochrony danych (IOD) można się skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx;
3) NCBR bedzie przetwarzał następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię,
nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,;
4) dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy nr zawartej
w Warszawie w dniu .................r. pomiędzy NCBR a (wykonawcą) ;
5) dane osobowe są przetwarzane z uwagi na zawartą umowę wskazaną powyżej a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), a NCBR jest umocnowane do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na mocy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1770 z późn. zm.) i określonych tamże zadań NCBR;
6) dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji umowy – do czasu wykonania wszystkich obowiązków wynikających z umowy oraz przechowywane będą w celach archiwalnych przez okres przechowywania zgodny z instrukcją kancelaryjną NCBR i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt;
7) podanie danych osobowych było warunkiem zawarcia umowy określononej w pkt 3;
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
8) odbiorcami danych osobowych mogą być Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi niezbędne do realizacji zadań przez NCBR. Dane te mogą być także przekazywane partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne;
9) przysługują Pani/Panu prawa w stosunku do NCBR do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych. W sprawie realizacji praw można kontaktować się z inspektorem ochrony danych pod adresem mailowym udostępnionym w pkt 2 powyżej;
10) przysługuje Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
11) Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego;
12) Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
Załącznik nr 13 do Umowy
Klauzula informacyjna - zbierania danych osobowych niebezpośrednio
od osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z art. 14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”), informuję Panią/Pana, że:
1) administratorem danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (dalej NCBR) z siedzibą w Xxxxxxxx 00-000, Xxxxxxxxxxx 00x;
2) dane osobowe zostały pozyskane od (wykonawcy);
3) z inspektorem ochrony danych (IOD) można się skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx;
4) NCBR bedzie przetwarzał następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię,
nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
5) dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy nr .................
zawartej w Warszawie w dniu ........... r. pomiędzy NCBR a (wykonwacą);
6) dane osobowe są przetwarzane z uwagi na zawartą umowę wskazaną powyżej a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), a NCBR jest umocnowane do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na mocy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1770 z późn. zm.) i określonych tamże zadań NCBR;
7) dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji umowy – do czasu wykonania wszystkich obowiązków wynikających z umowy oraz przechowywane będą w celach archiwalnych przez okres przechowywania zgodny z instrukcją kancelaryjną NCBR i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt;
-DRAFT UMOWY NA ZAKUP SYSTEMU DO ANKIETYZACJI-
8) odbiorcami danych osobowych mogą być Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi niezbędne do realizacji zadań przez NCBR. Dane te mogą być także przekazywane partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne;
9) przysługują Pani/Panu prawa w stosunku do NCBR do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych. W sprawie realizacji praw można kontaktować się z inspektorem ochrony danych pod adresem mailowym udostępnionym w pkt 3 powyżej;
10) posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
11) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego;
12) Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.