Umowa – projekt
Załącznik nr 4
Umowa – projekt
Umowa zawarta w dniu .............................2020 roku pomiędzy:
Gminą Polkowice – Urząd Gminy Polkowice z siedzibą w Polkowicach, ul. Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx,
NIP – 692 22 53 936
reprezentowaną przez:
Burmistrza Polkowic – Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
zwaną dalej Powierzającym, a
firmą ………………………….., z siedzibą przy ul ,
wpisaną do KRS pod nr NIP –
REGON –
w imieniu której działa:
………………………………………………….. zwaną dalej Przetwarzającym,
§ 1.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Na mocy umowy Nr RPDS.03.03.01-02-0031/19-00 o dofinansowanie Projektu pn. „Program grantowy na wymianę źródeł ciepła w budynkach mieszkalnych z terenów wybranych gmin Legnicko – Głogowskiego Obszaru Interwencji”, zawartej we Wrocławiu w dniu 03.03.2020 r. pomiędzy Gminą Polkowice a Województwem Dolnośląskim – Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca z siedzibą we Wrocławiu, ul. Xxxxxxxxxxx 0-0, 00-000 Xxxxxxx, zwaną dalej Umową o grant, oraz w związku z odrębną umową nr …… z dnia……… na wsparcie eksperckie zawartą w imieniu Urzędu Gminy Polkowice przez Burmistrza Polkowic – Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, zwaną dalej Umową o wsparcie eksperckie, a Wykonawcą, tj ,
Powierzający powierza Przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) przetwarzanie danych osobowych w celach i na zasadach określonych w niniejszej umowie.
2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach zbioru danych: „Baza danych związanych z realizowaniem zadań Instytucji Zarządzającej przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w ramach RPO WD 2014-2020, jest Marszałek Województwa Dolnośląskiego
z siedzibą we Wrocławiu, ul. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00-00, 00-000 Xxxxxxx, który powierzył Burmistrzowi Polkowic ich przetwarzanie w Umowie o grant w ust. 1 niniejszego paragrafu.
3. Burmistrz Polkowic – na mocy § 21 ust. 9 Umowy o grant, w ramach § 1. ust.1 niniejszej umowy – dokonuje powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi przetwarzającemu, tj. Wykonawcy będącego stroną niniejszej umowy oraz odrębnej Umowy o wsparcie eksperckie.
4. Dane osobowe uczestników wsparcia eksperckiego – prelekcji, dyżurów, w zakresie określonym w niniejszej umowie, zostaną przekazane Przetwarzającemu przez podmiot zaangażowany w realizację projektu, tj. Urząd Gminy Polkowice. Za pozyskanie pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych od uczestników projektu odpowiada Urząd Gminy Polkowice.
5. Przetwarzający podczas realizacji umowy zapewnia przestrzeganie Rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych.
6. Przetwarzający oświadcza, że stosuje wszelkie środki bezpieczeństwa by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia, tym samym chroniąc prawa osób, których dane dotyczą.
§ 2.
Zakres i cel przetwarzania danych osobowych
1. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania, powierzonych mu w ramach niniejszej umowy, danych osobowych wyłącznie w celu wykonywania zakresu umowy o wsparcie eksperckie.
2. Przetwarzanie danych osobowych następuje w ramach zbioru danych osobowych: „Baza danych związanych z realizowaniem zadań Instytucji Zarządzającej przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w ramach RPO WD 2014-2020”.
3. W ramach realizacji celu umowy przetwarzane będą niżej wymienione dane uczestników Projektu: dane osobowe zwykłe:
- nazwiska i imiona;
- data urodzenia;
- miejsce urodzenia;
- adres zamieszkania lub pobytu;
- numer ewidencyjny PESEL;
- numer telefonu;
4. Dane pozyskane w wyniku działań prowadzonych w ramach Umowy o wsparcie eksperckie w ramach projektu pn. „Program grantowy na wymianę źródeł ciepła w budynkach mieszkalnych z terenów wybranych gmin Legnicko – Głogowskiego Obszaru Interwencji” będą wykorzystywane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu jej realizacji.
5. Niniejsza umowa stanowi udokumentowanie polecenie do przetwarzania danych, o którym mowa w art. 28 ust. 3 lit. a Rozporządzenia
§ 3.
Sposób wykonania umowy z zakresie przetwarzania danych osobowych
1. Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania pisemnych, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych osobowych przez osoby, które upoważnia do ich przetwarzania w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie trwania stosunku prawnego łączącego ich z Przetwarzającym jak i po jego ustaniu.
5. Przetwarzający prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy nr …………………z dnia dotyczącej wsparcia eksperckiego.
6. Przetwarzający jest zobowiązany do podjęcia wszelkich działań służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do ich przetwarzania.
7. Zastosowane przez Przetwarzającego środki techniczne i organizacyjne winny zapewniać adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych. W szczególności przetwarzający zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w przeznaczonych do tego szafach zamykanych na zamek lub w zamkniętych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz zapewniających ochronę dokumentów przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także przetwarzaniem z naruszeniem Rozporządzenia.
8. Przetwarzający jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora zgodnie z art. 30 ust. 2-5 Rozporządzenia.
9. Przetwarzający jest obowiązany do niewykorzystywania danych osobowych uzyskanych w związku z organizacją dyżurów i prelekcji, oraz podczas wydawania opinii do innych celów niż związane z wypełnieniem praw i obowiązków wynikających z umowy nr ……………. z dnia …………….
dotyczącej wsparcia eksperckiego oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020.
10. Przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy, a w szczególności za udostępnianie powierzonych danych osobowych osobom nieupoważnionym.
11. Przetwarzający jest obowiązany bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie wytycznymi Powierzającego.
12. Strony niniejszej umowy zobowiązują się ze sobą ściśle współpracować w zakresie jej realizacji, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych w tym wykonanie niniejszego powierzenia.
13. W miarę możliwości Przetwarzający pomaga Powierzającemu w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązków określonych w Rozporządzeniu (w tym w szczególności w art. 32-36 Rozporządzenia) tj. w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych.
14. W miarę możliwości Przetwarzający wspiera Powierzającego w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia.
15. Przetwarzający bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin, informuje Powierzającego o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych uzyskanych w związku z realizacją umowy oraz ich niewłaściwym użyciu. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 Rozporządzenia zawierać informacje umożliwiające określenie, czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;
3) wynikach kontroli prowadzonych przez uprawnione podmioty, wraz z informacją o podjętych w ich wyniku działaniach naprawczych i sposobie wykonania zaleceń, w przypadku, gdy były wydane;
4) każdym przypadku naruszenia przez Przetwarzającego lub jego pracowników pozostałych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych, wynikających z Rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych, innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz z zapisów umowy, jeżeli mogą one dotyczyć danych osobowych uzyskanych i przetwarzanych w związku z realizacją umowy.
16. Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia Powierzającemu, na każde jego żądanie informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszej umowie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
17. Przetwarzający prowadzi rejestr naruszeń i dokumentuje je w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli
18. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Instytucji Zarządzającej lub ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego lub Powierzającego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Przetwarzający na wniosek Instytucji Zarządzającej lub ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego
lub Powierzającego bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których naruszenie ochronnych danych osobowych dotyczy.
19. Przetwarzający umożliwi Instytucji Zarządzającej RPO WD 2014-2020, ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego, Powierzającemu lub podmiotom przez nich upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z Rozporządzeniem, ustawą o ochronie danych osobowych oraz z niniejszą umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.
20. W przypadku powzięcia przez Instytucję Zarządzającą RPO WD 2014-2020, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, Powierzającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z Rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych lub z niniejszej umowy, Przetwarzający umożliwi Instytucji Zarządzającej, właściwemu ministrowi ds. rozwoju regionalnego, Powierzającemu lub podmiotom przez nich upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu określonym w ust. 21.
21. Kontrolerzy Instytucji Zarządzającej RPO WD 2014-2020, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, Powierzającego lub podmiotów przez nich upoważnionych, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z Rozporządzeniem, ustawą o ochronie danych osobowych oraz umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
22. Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli oraz do zastosowania zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, Powierzającego lub przez podmioty przez nich upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
23. Przetwarzający jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Powierzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym
tych danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych w ramach niniejszej umowy.
24. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego, w następstwie którego Powierzający zostanie obciążony grzywną lub zobowiązany do wypłaty odszkodowania, Przetwarzający zobowiązuje się do zwrotu poniesionych z tego tytułu strat.
25. Przetwarzający nie może powierzyć danych osobowych objętych niniejszą umową do dalszego przetwarzania innym podmiotom (podwykonawcom).
§ 4.
Zasady zachowania poufności
1. Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Powierzającego i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
2. Przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Powierzającego danych w innym niż w celu realizacji umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.
§ 5.
Czas obowiązywania umowy powierzenia
1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia, a okres jej obowiązywania zależy od okresu obowiązywania Umowy o wsparcie eksperckie.
§ 6.
Rozwiązanie umowy
1. Umowa powierzenia może zostać rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym bez okresu wypowiedzenia, gdy:
1) Przetwarzający przetwarza dane osobowych w sposób niezgodny z niniejszą umową;
2) pomimo zobowiązania Przetwarzającego do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
3) wszczęcia postępowania sądowego przeciw Przetwarzającemu w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych.
2. Podstawą rozwiązania umowy powierzenia może być także zawiadomienie przez Przetwarzającego o jego niezdolności do dalszego wykonywania niniejszej umowy, a w szczególności niespełniania wymagań dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w niniejszej umowie oraz Rozporządzeniu.
§ 7.
Przetwarzanie danych osobowych po rozwiązaniu/wygaśnięciu/odstąpieniu od umowy powierzenia
1. Po rozwiązaniu/wygaśnięciu/odstąpieniu od niniejszej umowy powierzenia, Przetwarzający niezwłocznie, zobowiązuje się do:
1) zwrotu powierzonych mu danych osobowych oraz skasowania wszelkich kopii tych danych (w tym również skutecznego usunięcia ich z nośników elektronicznych pozostających w dyspozycji Przetwarzającego),
2) podjęcia stosownych działań w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na podstawie niniejszej umowy.
- chyba, że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowanie tych danych osobowych.
§ 8.
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy winny być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wszelkie decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych, odbiegające od ustaleń zawartych w niniejszej umowie oraz oświadczenia dotyczące jej wypowiedzenia, rozwiązania bądź odstąpienia od niej dla swej skuteczności wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Strony nie dopuszczają formy dokumentowej, o której mowa w art. 772k.c. dla jakichkolwiek oświadczeń woli lub wiedzy składanych sobie wzajemnie, czyniąc formę pisemną pod rygorem nieważności formą wyłączną.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową powierzenia zastosowanie będą miały przepisy kodeksu cywilnego, Rozporządzenia, ustawy oraz innych przepisów dotyczących ochronnych danych osobowych.
5. W przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego Powierzający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Przetwarzający zobowiązuje się pokryć poniesione przez Powierzającego z tego tytułu straty i koszty.
6. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Powierzającego.
7. Umowa zostaje sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.