ROZDZIAŁ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

ROZDZIAŁ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Sukcesywne świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Centralnego Ośrodka Informatyki

Kody CPV:

64110000-0 – Usługi pocztowe

64112000-4 – Usługi pocztowe dotyczące listów

I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług pocztowych w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, ewentualnych ich zwrotów oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby i jednostek organizacyjnych Centralnego Ośrodka Informatyki (COI).

2. Przez Wykonawcę – Operatora pocztowego rozumie się przedsiębiorcę, który wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym, w oparciu o wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 ).

3. Doręczanie przesyłek do Zamawiającego odbywać się będzie w następujących lokalizacjach COI (dalej określanych jako „Lokalizacje”), w poniżej określonych dniach od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy (dalej określanych jako „Dni Robocze”) i w następujących godzinach:

1) Xxxxxxxx (00-000), Al. Jerozolimskie 132-136 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 9:00 a 14:00,

2) Xxxxxxxx (00-000), xx. Xxxxxxxxxxx 00/00 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 11:00 a 14:00,

3) Xxxxxxxx (00-000), Xx. Xxxxxxxxxx 0 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 8:00 a 15:00,

4) Xxxx (00-000), xx. Xxxxxxx 00/00 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 10:00 a 16:00,

5) Xxxxxx (00-000), ul. Nałęczowska 14 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 9:00 a 15:00,

6) Xxxxxx (00-000), xx. Xxxxxxxxx 00 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 9:00 a 15:00.

4. Odbiór przesyłek od Zamawiającego odbywać się będzie w następujących Lokalizacjach COI, w poniżej określonych Dniach Roboczych i godzinach:

1) Xxxxxxxx (00-000), Al. Jerozolimskie 132-136 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 14:00 a 15:00,

2) Xxxxxxxx (00-000), xx. Xxxxxxxxxxx 00/00 – każdego Dnia Roboczego w godzinach między 11:00 a 15:00,

3) Xxxxxxxx (00-000), Xx. Xxxxxxxxxx 0 – każdego Dnia Xxxxxxxxx od poniedziałku do piątku w godzinach między 14:00 a 15:00,

S t r o n a | 1

4) Łódź (90-729), xx. Xxxxxxx 00/00 – poniedziałek (1 raz w tygodniu) w godzinach między

13:30 a 15:30,

5) Xxxxxx (00-000), ul. Nałęczowska 14 – wtorek (1 raz w tygodniu) w godzinach między

13:00 a 15:00,

6) Xxxxxx (00-000), xx. Xxxxxxxxx 00 – wtorek (1 raz w tygodniu) w godzinach między 13:00 a 15:00,

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany adresów wskazanych w pkt. 3 i 4 powyżej, o czym niezwłocznie poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej bez konieczności sporządzania Aneksów do Umowy. W przypadku, kiedy dzień wskazany w pkt. 4 powyżej przypadnie na dzień inny niż Dzień Roboczy, Wykonawca zobowiązany będzie zrealizować odbiór przesyłek w następnym Dniu Roboczym, a nie w kolejnym dniu wynikającym z pkt. 4 powyżej.

6. Zamawiający w wyjątkowych sytuacjach zastrzega sobie możliwość osobistego nadawania przesyłek bezpośrednio w placówkach operatora. W tym celu Wykonawca ma obowiązek najpóźniej na dzień podpisania umowy wskazać Zamawiającemu adresy placówek operatora położonych najbliżej lokalizacji wskazanych w pkt. 3 powyżej.

7. Zamawiający w Rozdziale IV SWZ – Formularz oferty określił rodzaje przesyłek oraz szacunkowe ilości tych przesyłek nadawane przez Zamawiającego. Szacunkowy wykaz ilości przesyłek służy jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia oraz nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do nadawania przesyłek w podanych ilościach.

8. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenie pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych nadanych przesyłek i zwrotów, według cen jednostkowych przedstawionych przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.

9. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem niniejszego zamówienia zwane dalej

„przesyłkami”, rozumie się:

1) Przesyłki krajowe:

a) przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne;

b) przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe;

c) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne;

d) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe(D+1);

e) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru;

f) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe za potwierdzeniem odbioru; w formatach: S1 do 500g, M2 do 1000g oraz L3 do 2000 g.

2) Przesyłki zagraniczne:

a) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne;

b) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne za potwierdzeniem odbioru,

o wadze do 50g oraz powyżej 50g, z tym że waga przesyłek w obrocie zagranicznym nie przekroczy 2 000 g.

10. Przesyłki listowe będą podzielone na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane. Nadanie przez Xxxxxxxxxxxxx przesyłki rejestrowanej winno być każdorazowo potwierdzone w rejestrze

1 Format S, aktualnie stosowany przez Zamawiającego, obejmuje przesyłki, których żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm, z tolerancją +/- 2 mm w każdym z wymiarów. 2 Format M, aktualnie stosowany przez Zamawiającego, obejmuje przesyłki, których żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, z tolerancją +/- 2 mm w każdym z wymiarów. 3 Format L, aktualnie stosowany przez Zamawiającego, obejmuje przesyłki, których suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, z tolerancją

+/- 2 mm w każdym z wymiarów.

S t r o n a | 2

przesyłek. Zamawiający będzie sporządzał zestawienia nadawanych przesyłek nierejestrowanych oraz wymagał potwierdzenia ich odbioru od Wykonawcy.

11. Przesyłki listowe zagraniczne będą wysyłane jedynie do krajów UE.

II. ZASADY REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Termin realizacji zamówienia: 18 miesięcy od dnia zawarcia Umowy, nie wcześniej niż od dnia

11.08.2021 r. albo do wyczerpania limitu wartościowego umowy.

2. W przypadku niewykorzystania limitu wartościowego zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu obowiązywania niniejszego Zamówienia maksymalnie o 6 miesięcy, poprzez zawarcie za zgodą Stron stosownego aneksu do umowy.

3. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

4. Wynagrodzenie należne z tytułu usług pocztowych płatne będzie każdorazowo na podstawie prawidłowo wystawionej faktury wraz ze specyfikacją wykonanych usług, stosując miesięczny okres rozliczeniowy, w terminie 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu.

5. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczone będą przez Operatora Pocztowego do każdego miejsca w kraju i państwach UE.

6. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki i dodatkowej usługi (jeśli dodatkowa usługa dotyczy przesyłki) - zwykła, polecona, priorytetowa, za potwierdzeniem odbioru - na stronie adresowej przesyłki.

7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca przeznaczenia.

8. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana).

9. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

10. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę – z wyjątkiem pieczęci z oznaczeniem numeru tzw. taxe perçue.

11. Zamawiający będzie korzystał z wzorów druków jakimi posługuje się Wykonawca. Wykonawca zobowiązany zaopatrywać Zamawiającego w zapas takich materiałów w miarę ich zużywania w poszczególnych Lokalizacjach Zamawiającego, w czasie realizowania usługi odbioru lub nadawania korespondencji w tych Lokalizacjach.

12. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru pod warunkiem braku wystąpienia nieprawidłowości stwierdzonych przez Wykonawcę w momencie przyjęcia ich do obrotu pocztowego (tj. odbioru od Zamawiającego). W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości przedstawiciel Wykonawcy nie dokona odbioru przesyłek. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.

13. Nadanie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w rejestrze przesyłek (dla przesyłek rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych dla przesyłek nierejestrowych).

14. W przypadku braku korespondencji kierowanej do Zamawiającego (jednej z jego jednostek organizacyjnych) jako adresata, w danym dniu, przedstawiciel Wykonawcy nie jest zobowiązany do przybycia do oddziału Zamawiającego.

S t r o n a | 3

15. Wykonawca będzie doręczał do Lokalizacji, o których mowa w pkt. 3 Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki jednak nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo).

16. Awizo będzie zawierać informacje gdzie i kiedy adresat ma odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie, Operator Pocztowy sporządzi powtórne zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot do siedziby Zamawiającego niedoręczonych przesyłek zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

17. Zamawiający nie wyraża zgody na nanoszenie przez Wykonawcę nadruków/znaków opłaty na przesyłkach innych niż jednoznacznie wynikającej z zawartej Umowy.

18. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy jest Zamawiający.

III. DODATKOWE INFORMACJE

1. Usługi pocztowe realizowane będą na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności:

1.1. Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), zwanej

„prawem pocztowym”,

1.2. Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 474), zwanym „rozporządzeniem”,

1.3. Konstytucji Światowego Związku Pocztowego wraz z protokołem końcowym i oświadczeniami złożonymi podczas podpisywania aktów, układem między Organizacją Narodów Zjednoczonych a Światowym Związkiem Pocztowym, układem dodatkowy do układu między Organizacją Narodów Zjednoczonych a Światowym Związkiem Pocztowym, sporządzonymi w Wiedniu dnia 10 lipca 1964r. (Dz. U. 1967, Nr 42, poz. 209 z późn. zm.),

1.4. Ósmym Protokołem dodatkowym do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, pierwszym Protokołem dodatkowym do Regulaminu Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumieniem dotyczącym pocztowych usług płatniczych sporządzonym w Genewie dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U. z 2014, poz. 1824),

1.5. Regulaminem Poczty Listowej (Dz. U. z 2007r., poz. 744), Regulaminem dotyczącym paczek pocztowych (Dz. U. z 2007r., Nr 108, poz. 745).

2. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026), Wykonawca powinien posiadać odpowiednią określoną w ww. rozporządzeniu ilość placówek zdawczo-odbiorczych, a także zapewniać terminu obiegu przesyłek wynikające z tej regulacji. Placówki powinny być czynne min. 5 dni w tygodniu.

3. Placówki, o których mowa powyżej, winny mieć możliwość realizacji wszystkich usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia oraz odpowiadać swoją właściwością miejscową lokalizacjom siedziby Zamawiającego i jednostek organizacyjnych Zamawiającego, których szczegółowe adresy zostały określone w części I pkt. 3 opisu przedmiotu zamówienia.

S t r o n a | 4

4. Wykonawca zobowiązuje się do kwalifikowania przesyłek według tabeli wagowych obowiązujących u Wykonawcy.

5. Jeżeli Wykonawca zobowiąże się do udostępnienia Zamawiającemu usługi elektronicznego monitorowania przesyłek za pośrednictwem sieci Internet, zobowiązany będzie do wskazania strony internetowej umożliwiającej korzystanie z takiej usługi, najpóźniej w dniu podpisania umowy. Zaoferowane przez Wykonawcę narzędzie informatyczne, musi umożliwiać co najmniej:

5.1. ustalenie dnia nadania, awizowania, odbioru, rozpoczęcia procedury zwrotu do nadawcy każdej krajowej przesyłki rejestrowanej nadanej przez Wykonawcę,

5.2. za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności logowania użytkownika4.

6. Jeżeli Wykonawca zobowiąże się do wykonywania przedmiotu umowy poprzez zatrudnienie osób niepełnosprawnych, Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług zgodnie z takim zobowiązaniem5.

7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił Zamawiającemu możliwość nadawania przesyłek, które od dnia ich odbioru przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, będą traktowane przez ich adresatów jako złożone w danym postępowaniu sądowym lub administracyjnym, od dnia ich nadania w placówce pocztowej operatora wyznaczonego lub placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim. W przypadku, w którym Wykonawca nie posiada statusu operatora wyznaczonego, Zamawiający oczekuje, że Wykonawca dokona nadania w placówce operatora wyznaczonego w taki sposób, aby data nadania w placówce operatora wyznaczonego odpowiadała dacie nadania przesyłki przez Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia przez Wykonawcę potrzeby dodatkowego oznaczania lub osobnego sortowania przesyłek, dla których Zamawiający wymaga potwierdzenia nadania w formie dokumentu urzędowego, w rozumieniu przepisu art. 17 Xxxxx Xxxxxxxxxx, Zamawiający będzie zgodnie ze wskazaniem Wykonawcy osobno sortował takie przesyłki przed nadaniem lub opatrywał takie przesyłki oznaczeniem, uzgodnionym z Wykonawcą, niezwłocznie po podpisaniu Umowy.

IV. Pozostałe zasady realizacji niniejszego zamówienia określone zostały w Rozdziale III SWZ – Projektowane Postanowienia Umowy.

4 Zaoferowanie usługi do udostępnienia Zamawiającemu usługi elektronicznego monitorowania przesyłek stanowi kryterium oceny ofert.

5 Zaoferowanie wykonywania przedmiotu zamówienia poprzez zatrudnienie osób niepełnosprawnych stanowi kryterium oceny ofert.

S t r o n a | 5