Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta dnia          pomiędzy: (zwana dalej „Umową”)

Województwem Lubelskim z siedzibą w Lublinie, xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx NIP 000-000-00-00

reprezentowanym przez Zarząd w osobach:

1.

2.

zwany w dalszej części Umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”

oraz

będącym „Wykonawcą” umowy nr z dnia , reprezentowanym przez

, zwanym w dalszej części Umowy „Podmiotem przetwarzającym”

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 ust. 3 i 4 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego w dalszej części Umowy „Rozporządzeniem”), na zasadach, w zakresie i w celu określonym w niniejszej Umowie.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż dysponuje środkami, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Umowy dane dotyczące Laureatów Konkursu Wielkanocnego w zakresie imion, nazwisk, wizerunków, adresów zamieszkania, adresów e-mail, numerów rachunku bankowego oraz kwot przyznanych nagród w Konkursie Wielkanocnym organizowanym przez Administratora.

2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji zawartej pomiędzy Stronami umowy z dnia

, przedmiotem której jest zapewnienie i przekazanie Laureatom nagród pieniężnych w Konkursie Wielkanocnym, organizowanym przez Województwo Lubelskie w dniu 21 kwietnia 2022 r. podczas uroczystości w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie, nie dłużej niż do końca okresu wskazanego w § 7 ust. 1.

3. Podmiot przetwarzający jest upoważniony do wykonywania następujących kategorii czynności przetwarzania powierzonych danych: utrwalanie, wykorzystywanie, usuwanie które są w minimalnym zakresie niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w ust. 2 powyżej.

§ 3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniający adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu

powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przy czym będą to jedynie osoby, które posiadają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne w celu realizacji niniejszej Umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić, że osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji niniejszej Umowy, zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b) Rozporządzenia, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu. Podmiot przetwarzający zapewnia ponadto, że osoby o których mowa w niniejszym ustępie będą przetwarzały dane osobowe zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej.

5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem w zakresie:

a) zapewnienia i przekazania Laureatom nagród pieniężnych w Konkursie Wielkanocnym niezwłocznie usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie,

b) sporządzenia dokumentacji zdjęciowej niezwłocznie zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych, o czym informuje Administratora. Podmiot przetwarzający niezwłocznie dostarcza protokół usunięcia danych osobowych i zniszczenia ich nośników do Departamentu Rolnictwa

c) i Rozwoju Obszarów Wiejskich, adres: 00-000 Xxxxxx, xx. X. Xxxxxxxxxxxx – Curie 3. Dotyczy to także podwykonawców, o których mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

d) W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia oraz z obowiązku odpowiadania na żądania osób w zakresie realizacji ich praw określonych

w rozdziale III Rozporządzenia. W razie wpływu do Podmiotu przetwarzającego żądania w zakresie realizacji praw osób, których dotyczą powierzone dane, Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Administratora. Udzielając informacji, Xxxxxxx przetwarzający przekazuje dane nadawcy i treść żądania oraz określa, w jakim zakresie jest w stanie przyczynić się do realizacji żądania. Podmiot przetwarzający nie odpowiada na takie żądanie samodzielnie, chyba, że administrator wyraził na to zgodę.

e) Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi w ciągu 24 godzin na adres e-mail xxx@xxxxxxxxx.xx.

f) Podmiot przetwarzający udziela Administratorowi w miarę możliwości dodatkowych informacji dotyczących stwierdzonego przez Administratora lub zgłoszonego przez Podmiot przetwarzający naruszenia ochrony danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia przez Administratora prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane osobowe są objęte tym naruszeniem, oraz w zakresie niezbędnym do dokonania przez Administratora zgodnie z art. 33 i 34 Rozporządzenia zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego lub zawiadamiania o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dane dotyczą.

g) Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać co najmniej: opis charakteru naruszenia, dane punktu kontaktowego, w którym można uzyskać więcej informacji na temat naruszenia ochrony danych osobowych oraz wskazanie prawdopodobnych konsekwencji naruszenia oraz środków, które zostały lub mają zostać wprowadzone w celu zaradzenia naruszeniu, w tym w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków. Jeżeli przekazanie wszystkich tych informacji równocześnie nie jest możliwe, pierwotne zgłoszenie zawiera informacje dostępne w danej chwili a po uzyskaniu dostępu do dalszych informacji przekazuje się je bez zbędnej zwłoki.

h) W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych spowodowanego

i) z winy Podmiotu przetwarzającego lub z winy podwykonawcy Podmiotu przetwarzającego, Podmiot przetwarzający dokona przeglądu stosowanych środków technicznych i organizacyjnych oraz wprowadzi odpowiednie zmiany w celu zapobiegnięcia powtórzeniu się takiego naruszenia ochrony danych osobowych w przyszłości.

j) Podmiot przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§ 4

Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, mającej na celu weryfikację czy Podmiot przetwarzający spełnia obowiązki wynikające z niniejszej Umowy.

2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 3 dniowym uprzedzeniem.

3. Administrator ma prawo żądać od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji zobowiązań wynikających z Umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni na każde pytanie Administratora dotyczące powierzonych mu danych osobowych.

4. Prawo do przeprowadzenia kontroli obejmuje: wstęp do pomieszczeń, w których znajdują się zasoby uczestniczące w operacjach przetwarzania powierzonych danych osobowych; żądanie złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych; wgląd do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z celem kontroli oraz przeprowadzanie oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania powierzonych danych.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas

kontroli, w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni

6. Powyżej określone zasady kontroli Podmiotu Przetwarzającego mają zastosowanie do przeprowadzanych przez Administratora kontroli podwykonawców Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w § 5 ust. 1 i 2 Umowy.

§ 5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający nie może bez uprzedniej szczegółowej pisemnej zgody administratora powierzyć danych osobowych podwykonawcy w celu wykonania umowy. Podmiot przetwarzający składa wniosek o udzielenie szczegółowej zgody co najmniej 3 dzień przed rozpoczęciem korzystania z usług podwykonawcy wraz z informacjami niezbędnymi do tego, by administrator mógł podjąć decyzję w sprawie zgody.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na udokumentowane polecenie Administratora danych lub w celu spełnienia szczególnego wymogu na mocy prawa Unii lub prawa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający i odbywa się to zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (EU) 2016/679. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawca, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.

4. Na wniosek administratora podmiot przetwarzający przekazuje administratorowi kopię umowy, jaką zawarł z podwykonawcą, a w razie wprowadzenia zmian przekazuje administratorowi jej zaktualizowaną wersję.

5. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków wynikających z niniejszej Umowy.

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym do przetwarzania danych osobowych.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

3. Zgodnie z art. 82 ust 2 Rozporządzenia Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody, jakie z jego winy powstały po stronie Administratora w wyniku przetwarzania powierzonych danych.

4. Administrator ma prawo żądania wstrzymania przetwarzania danych w przypadku przetwarzania ich niezgodnie z aktualnymi przepisami lub postanowieniami umowy głównej i umowy powierzenia oraz w zakresie ochrony osób.

§ 7

Czas obowiązywania Umowy

1. Niniejsza Umowa obowiązuje na czas trwania Umowy nr z dnia .

2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą Umowę z zachowaniem 3 dniowego okresu wypowiedzenia.

§ 8

Rozwiązanie Umowy

1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym,

gdy Podmiot przetwarzający:

a) uniemożliwia Administratorowi skorzystania z prawa do kontroli opisanego w § 4 Umowy;

b) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie

usunie ich w wyznaczonym terminie;

c) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową;

d) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez pisemnej zgody Administratora danych.

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

§ 10

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze

stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej Umowy będzie sąd właściwy Administratora danych.

4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Administrator danych Podmiot przetwarzający