Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 3 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - postępowanie nr A120-211-205/13/PJ
SZCZEGÓŁOWY OPIS FUNKCJONALNOŚCI
do postępowania o zamówienie publiczne na:
kompleksową dostawę, wdrożenie i utrzymanie Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią klasy ERP wraz z rozwiązaniem klasy Business Intelligence opartym na hurtowni danych.
Słownik:
UG – Uniwersytet Gdański
KP – Kasa Pożyczkowa
ZFŚS – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
ZNP – Związek Nauczycielstwa Polskiego
NSZZ „Solidarność” – Niezależny Samorządny Związek Zawodowy „Solidarność”
BHP – Bezpieczeństwo i higiena pracy
PUP – Powiatowy Urząd Pracy
DZPM – Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi
NCN – Narodowe Centrum Nauki
NCBR – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
MN i SW – Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych
US – Urząd Skarbowy
GUS – Główny Urząd Statystyczny
Jednostka organizacyjna – jednostka zgodna z obowiązującym schematem organizacyjnym Uniwersytetu Gdańskiego
Jednostka budżetowa – jednostka na poziomie, której tworzony jest budżet
Jednostka kontrolingowa – produkt, usługa, zadanie, projekt, kierunek
MPK – miejsce powstawania kosztów
Rok budżetowy – rok kalendarzowy
FP – Fundusz Pracy
Rodzaje rejestrów – wszelkie rejestry sporządzane z danych wprowadzanych do Systemu, w szczególności rejestry na potrzeby rozliczania podatku VAT
Kody księgowe - kody alfanumeryczne w ewidencji księgowej UG dla wyodrębnienia zadań, rodzajów rozrachunków, rodzajów rejestrów, itp.
Rodzaj rozrachunku – to wewnętrzny podział - grupowanie rozrachunków np. z dostawcami na potrzeby sporządzanych sprawozdań
Rb-WS – Sprawozdanie z zakresu klasyfikacji wydatków strukturalnych
FAST – Uniwersytecki System Obsługi Studentów, stworzony i rozwijany przez Ośrodek Informatyczny Uniwersytetu Gdańskiego
W zakresie modułu Kadry-Płace system musi zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności.
SYSTEM musi spełniać wymagania i zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności.
OBSZAR KADRY-PŁACE
Wymagania ogólne
Obszar Kadry-Płace musi być zgodny z przepisami w swym działaniu operacyjnym i umożliwiać generowanie raportów i sprawozdań wynikających z tych przepisów.
Wraz ze zmianą przepisów dostawca systemu musi zapewnić aktualizację systemu w terminie uzgodnionym z UG, tak, aby obsługiwane funkcje były w pełni zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.
W UG pracowników dzieli się na dwie podstawowe grupy: nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Stosunek pracy nawiązywany jest w Uczelni nie tylko na podstawie kodeksu pracy, ale także na podstawie Ustawy o szkolnictwie wyższym (umowa o pracę, powołanie, mianowanie).
Obszar Kadry-Płace musi obejmować całość zagadnień związanych z zatrudnieniem oraz wypłatą wynagrodzeń pracowników i osób spoza Uczelni. Jednocześnie musi być narzędziem wspomagającym wszystkie czynności kadrowo-płacowe, począwszy od przyjęcia pracownika do pracy, poprzez przebieg jego zatrudnienia aż po rozwiązanie stosunku pracy.
Obszar Kadry-Płace musi funkcjonować w oparciu o ujednolicone i usystematyzowane słowniki (istniejące i tworzone) w zakresie x.xx. jednostek organizacyjnych, form rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy, urlopów, adresów terytorialnych, stanowisk, specjalności, grup i podgrup pracowniczych, składników wynagrodzeń , różnego rodzaju dodatków. Ponadto obszar ten musi przechowywać dane o byłych pracownikach (zgodnie z wymogami prawnymi) oraz emerytach UG (na potrzeby np. wypłacania świadczeń socjalnych).
Wymagania wspólne
Struktura i słowniki
System musi zapewnić aby wszystkie rekordy pracowników UG, emerytowanych i byłych pracowników UG, studentów i doktorantów oraz osób wykonujących pracę w ramach umów cywilnoprawnych i innych były gromadzone w jednej bazie danych.
System musi zapewnić możliwość zatrudnienia jednej osoby
w wielu jednostkach organizacyjnych,
na kilku etatach w różnych jednostkach organizacyjnych lub w jednej jednostce organizacyjnej,
na podstawie różnych form zatrudnienia w jednej jednostce organizacyjnej lub w wielu jednostkach organizacyjnych.
System musi zapewnić aby byli pracownicy UG oraz niepracujący emeryci UG byli zablokowani dla cyklicznych wypłat wynagrodzeń w obszarze Kadry-Płace .
System musi zapewnić możliwość różnego rodzaju wypłat x.xx.:
świadczeń socjalnych, zwrot składek ZUS, „13”-tki, wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych dla byłych pracowników UG oraz niepracujących emerytów.
System musi zapewnić możliwość łatwego uaktywnienia osoby, która ponownie (po przerwie) podejmie prace w UG.
System musi zapewnić utworzenie jednoznacznego, wspólnego dla całego systemu sposobu identyfikowania pracownika (tzw. symbol ewidencyjny) oraz identyfikatorów dodatkowych, określających różne aspekty i formy jego zatrudnienia, np. numer ewidencyjny powinien składać się z nie mniej niż 8 (ośmiu) znaków. Identyfikatorem takim nie może być NIP ani PESEL, ze względu na zmianę przepisów dotyczących identyfikacji podatkowej.
System musi zawierać wbudowane słowniki kadrowo-płacowe (np. kody ZUS, klasyfikacja zawodów GUS, stopnie wojskowe, kody gmin, urzędy skarbowe, stanowiska , jednostki organizacyjne, pełnione funkcje, składniki wynagrodzeń itp.) oraz umożliwiać wbudowywanie innych zdefiniowanych przez użytkownika z możliwością rozszerzania już istniejących o dodatkowe dane np. kolumny.
System musi zapewnić możliwość definiowania przez użytkownika struktury zatrudnienia i struktury płacowej . Chodzi o możliwość powiązania stanowiska z wynagrodzeniami zgodnie z obowiązującymi przepisami .
System musi zapewnić mechanizmy raportowania hierarchii (struktury) organizacyjnej również w ujęciu historycznym, pozwalającym spojrzeć na strukturę wg dowolnego punktu czasowego.
System musi zapewnić zdefiniowanie bezpośredniej podległości służbowej przypisanej do stanowiska w przypadku pracowników niebędących nauczycielami akademickimi i do pełnionych funkcji w przypadku nauczycieli akademickich
System musi zapewnić prezentację struktury organizacyjnej w układzie drzewa hierarchii oraz listy z możliwością wprowadzania zmian w strukturze organizacyjnej:
zmiany podporządkowania jednostki organizacyjnej,
zmiany symbolu i/lub nazwy jednostki,
utworzenie nowej jednostki organizacyjnej,
wydrukowanie zawiadomień dotyczących pracowników przeniesionych do nowej jednostki.
System musi zapewnić możliwość gromadzenia wszystkich potrzebnych danych studentów i doktorantów, którzy przekroczyli 26 rok życia do rozliczeń z ZUS.
System musi zapewnić importowanie danych z systemu FAST (identyfikacyjnych i adresowych) , przez co konieczne jest zdefiniowanie wspólnego interfejsu wymiany danych.
System musi zapewniać możliwość zaznaczenia podstawowego i dodatkowego miejsca pracy nauczyciela akademickiego zgodnie z Ustawą Prawo o Szkolnictwie Wyższym.
System musi zapewniać możliwość zaznaczenia pierwszego i drugiego miejsca pracy dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
System musi zapewnić rejestrowanie i zapisywanie dokumentów dotyczących pracownika w powiązaniu z konkretnym rekordem pracownika oraz przechowywanie zeskanowanych dokumentów papierowych i ich przyporządkowanie do konkretnego rekordu pracownika.
System musi zapewnić przeglądania danych historycznych z uwzględnieniem nazwy użytkownika dokonującego zmiany i daty modyfikacji.
System musi zapewnić zdefiniowanie pól obowiązkowych do wypełnienia przez użytkownika bez których dany proces nie zostanie zapisany w systemie.
System musi zapewnić ostrzeganie z odpowiednim wyprzedzeniem o upływie terminów zobowiązujących do naliczania wypłat lub ich zaprzestaniu.
System musi zapewnić możliwość definiowania własnych dokumentów i formularzy przez użytkownika systemu.
System musi zapewnić możliwość nadania numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz nadanie kolejnych numerów teczkom/segregatorom oddawanych do Archiwum UG.
System musi zapewnić możliwość rejestrowania kategorii akt znajdujących się w Archiwum UG, okres ich przechowywania oraz daty, po której można dokonać zniszczenia dokumentów.
System musi zapewnić możliwość wpisywania uwag Archiwum UG dot. stanu teczki oraz pól czy jest wypożyczona, do jakiego działu, data wypożyczenia.
System musi zapewnić możliwość generowania i drukowania spisu zdawczo-odbiorczego zgodnie z obowiązującą Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum UG.
System musi postrzegać pracownika ewidencjonowanego w Systemie raz i dane związane ściśle z tą osobą muszą być ewidencjonowane raz (np.: dane identyfikacyjne, adresy, informacje o członkach rodziny, wykształcenie, dzieci , poprzednie miejsca pracy, KZP,DS.,UC). Dodanie kolejnego zatrudnienia Pracownika w Uczelni ma skutkować dodaniem kolejnego zatrudnienia, a nie zakładaniem kolejnego wpisu z danymi wyżej wymienionymi. Z punktu widzenia rejestru pracowników ma być widoczna cała jego historia zatrudnienia w Uczelni.
Ubezpieczenia ZUS
System musi zapewnić możliwość odwzorowania reguł podlegania ubezpieczeniom społecznym w przypadku zatrudnienia (powstania tytułu do ubezpieczeń) i w przypadku zbiegu uprawnień.
System musi zapewnić możliwość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych:
pracownika – w momencie powstania tytułu do ubezpieczeń (zatrudnienia),
członków rodziny pracownika,
osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych,
pracowników UG przebywających na urlopach macierzyńskich , bezpłatnych z którymi zawarto umowy cywilnoprawne,
studentów i doktorantów, którzy przekroczyli 26 rok życia,
zgłoszenie zmiany kodu do ZUS przy zmianie uprawnień emerytalnych/rentowych/kodu niepełnosprawności.
System musi zapewnić automatyczne wykrywanie umów wymagających zgłoszenia, zmian w danych osobowych pracownika, osób spokrewnionych z pracownikiem, zmian w umowach skutkujących koniecznością wygenerowania odpowiedniego zgłoszenia (wyrejestrowania, korekty, zmiany) do ZUS.
System musi zapewnić możliwość kopiowania ubezpieczeń z już istniejących umów pracownika.
System musi podpowiadać zasady podlegania obowiązkowym i dobrowolnym ubezpieczeniom dla danej umowy.
System musi zapewnić automatyczne generowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS na podstawie danych zgromadzonych w systemie .
System musi zapewnić mechanizm eksportu dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do programu PŁATNIK w postaci pliku w formacie KEDU lub XML.
System musi zapewnić obsługę zgłoszeń związanych z wielokrotnymi umowami cywilnoprawnymi.
System musi zapewnić przechowywanie informacji o historii zgłoszenia: rejestrowanie daty i osoby dla której utworzono dane zgłoszenie, rejestrowanie historii zmian danych (dokumenty korekcyjne, wyrejestrowanie).
System musi zapewnić kontrolę w oparciu o mechanizm Webservices z systemem FAST konieczności dokonania wyrejestrowania z ubezpieczenia pracownika obejmującą różne sytuacje np.: utrata statusu studenta (ukończenie studiów, przerwanie studiów, itp.) zgłoszonego przez Uczelnię do ubezpieczenia zdrowotnego, rozwiązanie stosunku pracy, doktorant jednocześnie podjął zatrudnienie w UG, student został doktorantem.
System musi zapewnić mechanizm generowania dokumentu wyrejestrowującego.
System musi zapewnić możliwość mechanizm wygenerowania wszystkich zgłoszeń wymaganych przez ZUS:
z tytułu stosunku pracy,
z tytułu umowy cywilnoprawnej,
ubezpieczenie zdrowotne studentów i doktorantów,
ubezpieczenia osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych,
zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny,
roczny raport IWA,
przechowywanie informacji o historii zgłoszenia.
System musi zapewnić automatyczne generowanie wszystkich raportów wymaganych przez ZUS.
System musi zapewnić zasadę pełnej zgodności i kompletności danych w zbiorach systemowych oraz w programie „PŁATNIK”., tzn. wszystkie zdarzenia które zostały zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym, a wymagają generowania dokumentów do ZUS .
Kadry
Wymagania ogólne
W UG pracowników dzieli się na dwie podstawowe grupy: nauczycieli akademickich i pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Stosunek pracy nawiązywany jest w Uczelni nie tylko na podstawie kodeksu pracy, ale także na podstawie Ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym. W związku z powyższym system musi obsługiwać proces zatrudnienia pracownika na podstawie aktu mianowania oraz na podstawie umowy o pracę. Akt mianowania może być zawarty na czas określony lub nieokreślony. System musi umożliwiać zatrudnienie pracownika na podstawie następujących rodzajów umów o pracę:
Umowa na czas nieokreślony,
Umowa na czas określony,
Umowa na czas próbny,
Umowa na zastępstwo – system musi umożliwiać, aby na druku umowie na zastępstwo można było wskazać osobę zastępowaną.
Rekrutacja
System musi zapewnić tworzenie opisów stanowisk i wymagań dla każdego stanowiska pracy.
System musi zapewnić weryfikację zapotrzebowania na pracownika zgodnie z planem zatrudnienia w Uczelni tzn. czy takie zapotrzebowanie na pracownika jest lub nie jest ujęte w planie zatrudnienia.
System musi zapewnić mechanizm integracji z systemem WWW Zamawiającego w zakresie automatycznego umieszczania informacji o wolnym miejscu pracy oraz odnotowywania tego faktu w SYSTEMie.
System musi zapewnić tworzenie bazy danych kandydatów aplikujących do pracy na UG wg utworzonych słowników zdefiniowanych przez użytkownika dotyczących wymogów stawianych kandydatom do pracy.
System musi zapewnić zapewnia dostęp do danych z formularza aplikacyjnego w bazie kandydatów.
System musi zapewnić wygenerowanie wstępnej listy kandydatów wg wymagań stawianych na danym stanowisku.
System musi zapewnić możliwość tworzenia tzw. rezerwy kadrowej uczelni.
System musi zapewnić automatyczne udostępnienie danych wybranej osoby do zatrudnienia z bazy danych kandydatów do bazy pracowniczej z możliwością określenia proponowanych warunków zatrudnienia przez bezpośredniego przełożonego (tj. proponowana stawka wynagrodzenia zasadniczego, źródło płatności, stanowisko, czasookres zatrudnienia, miejsce zatrudnienia).
System musi zapewnić możliwość określenia źródeł płatności zatrudnienia
Nawiązanie stosunku pracy.
System musi zapewnić utworzenie kartoteki osobowej zawierającej szeroki zakres danych, x.xx.:
dane osobowe (wg istniejących formularzy wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących oraz z bieżącego systemu kadrowego):
identyfikacyjne (w tym nr dowodu lub paszportu),
miejsce zamieszkania, system musi automatyczne wpisywać kod gminy po wpisaniu kodu pocztowego i nazwy miasta,
urząd skarbowy (system musi automatycznie podpowiadać przynależność do urzędu skarbowego na podstawie adresu zamieszkania),
oddział NFZ (system musi automatycznie podpowiadać oddział NFZ na podstawie adresu),
zawodowe
aktualnie zajmowane stanowisko,
aktualny wymiar zatrudnienia,
stawka zaszeregowania,
kategoria zaszeregowania,
jednostka organizacyjna,
klasyfikacja (numeracja)zawodów i specjalności wg GUS zgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
ewidencja uzyskanych w poprzednich miejscach pracy uprawnień i kwalifikacji,
rejestrowanie nowych nabywanych kwalifikacji i odbytych szkoleń,
dotyczące wykształcenia
nazwy ukończonych szkół,
daty ukończenia szkół,
rodzinne
dzieci (daty urodzenia),
małżonek pracujący na UG,
specyficzne dla Uczelni
grupa pracownicza:
naukowo – dydaktyczny,
naukowy,
dydaktyczny,
inżynieryjno – techniczny,
naukowo – techniczny,
administracja,
obsługa,
bibliotekarze,
pole zaliczania do minimum kadrowego,
pełnione funkcje w UG (dotyczy nauczycieli):
nazwa pełnionej funkcji,
data objęcia funkcji od, do,
nazwa jednostki organizacyjnej,
wysokość dodatku funkcyjnego,
dodatki funkcyjne,
nagrody Rektora,
odznaczenia państwowe i resortowe,
podstawowe/dodatkowe miejsce pracy,
dane dotyczące wykształcenia: (system powinien umożliwić nadanie uprawnień oraz edycję danych ograniczonych do danych określonych poniżej)
stopień i tytuł naukowy;
data uzyskania stopnia i tytułu naukowego,
nazwa uczelni, która nadała stopień;
dziedzina, dyscyplina, w której nadano stopień;
typ wykształcenia;
nazwa ukończonej szkoły;
uzupełniające
stopień niepełnosprawności (data uzyskania stopnia, do kiedy ważny),
dodatek specjalny za pracę w warunkach szkodliwych,
dodatki specjalne i inne dodatki wynikające z przepisów,
emerytura (nr świadczenia, od kiedy przyznana),
renta (rodzaj świadczenia, nr świadczenia, od kiedy przyznana, do kiedy przyznana),
uwagi,
osoba, za którą pracuje pracownik z przyczyną rozwiązania stosunku pracy,
informacja o zarejestrowaniu w PUP w okresie 30 dni przed zatrudnieniem w UG,
ochrona związkowa (czy podlega ochronie, od kiedy podlega, do kiedy podlega),
oświadczenie o pełnieniu funkcji kierowniczej w UG,
oświadczenie dotyczące pokrewieństwa lub powinowactwa w stosunku do bezpośrednio podległych pracowników,
znajomość języków obcych,
obowiązek złożenia oświadczenia lustracyjnego/informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego,
data złożenia oświadczenia lustracyjnego/informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego,
inne,
dane dotyczące obronności (wojskowe i obrona cywilna) – w szczególności:
Stosunek do powszechnego obowiązku obrony RP,
Sposób realizacji przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,
Numer książeczki wojskowej,
Kategoria zdrowia,
Przynależność do WKU,
Stopień wojskowy,
Posiada samochód T/N.
pozostałe pola określane przez użytkownika systemu na bieżąco w zależności od potrzeb.
System musi zapewnić możliwość odliczenia urlopów bezpłatnych wykorzystanych w poprzednich miejscach pracy.
System musi zapewnić rejestrację następujących danych o pracowniku umożliwiających automatyzację rozliczeń ZUS i podatkowych:
historia zatrudnienia (miejsca pracy i staż pracy),
zatrudnienia aktualne,
dane o uprawnieniach emerytalnych, rentowych, chorobowych, niepełnosprawności, urzędy skarbowe, jednostki ZUS, konta bankowe.
System musi zapewnić automatyczną kontrolę zgodności wprowadzanych danych poprzez:
formaty i poprawność PESEL, NIP,
formaty rachunków bankowych,
PESEL i płeć,
uprawnienia emerytalne/rentowe/kod niepełnosprawności a kod zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego,
wiek dziecka pracownika a udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14,
Kody gmin wg adresu zamieszkania,
Podpowiadanie Urzędu Skarbowego na podstawie adresu do ostatecznej akceptacji przez użytkownika.
System musi zapewnić możliwość definiowania rodzajów umów i ich parametrów.
System musi zapewnić prawidłową obsługę grupy umów podlegających innym regułom np. przy ustalaniu prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, opodatkowania itp.
System musi zapewnić ewidencję różnej klasyfikacji kosztowej (zaliczanie do źródeł kosztów) umów i poszczególnych składników wynagrodzenia.
System musi zapewnić generowanie i tworzenie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika.
akt mianowania,
umowa o pracę,
informacja do umowy o pracę,
informacja do mianowania,
dodatek za wysługę lat,
informację o przyznanych dodatkach,
umowy cywilnoprawne,
zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych,
zakres obowiązków.
System musi zapewnić automatyczną i ręczną numerację umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy tzn. zawarcie trzeciej umowy na czas nieokreślony, gdy przerwa pomiędzy umowami wynosi krócej niż 30 dni.
System musi zapewnić możliwość zarejestrowania dodatkowych informacji dotyczących obcokrajowców z uwzględnieniem narodowych znaków, takich jak:
karta czasowego lub stałego pobytu,
podleganie ubezpieczeniom społecznym,
zwolnienia podatkowe,
certyfikat rezydencji,
paszport,
termin obowiązywania wizy i pozwolenia na pracę.
System musi zapewnić uwzględnienie różnych zdarzeń związanych z nawiązaniem stosunku pracy, m. in.:
zawarcie umowy o pracę na w pełnym wymiarze czasu pracy z kilkoma kategoriami kosztów np., ¼ etatu - dydaktyka, ¼ etatu - koszty wydziałowe, ½ etatu- projekt (podział wynagrodzenia może być kwotowy i procentowy),
zawarcie umowy o pracę na dwa niepełne etaty sumujące się ponad pełen etat, w przypadku gdy drugie zatrudnienie następuje w innej grupie zawarcie przez tą samą osobę kilku umów obowiązujących równocześnie (umowa o pracę i umowa o pracę; umowa o pracę i umowa cywilnoprawna, umowa o pracę i akt mianowania, kilka umów cywilnoprawnych w tym samym czasie),
zawarcie umowy o pracę przez studenta lub doktoranta,
pracowniczej lub tej samej grupie pracowniczej (np. nauczyciel i pracownik administracyjny, pracownik administracyjny – pracownik administracyjny) z uwzględnieniem różnych rodzajów stosunków pracy oraz umów i źródeł finansowania,
zawarcie umowy o prace na dwa niepełne etaty sumujące się w pełen etat oznaczających drugie miejsce zatrudnienia w innej jednostce z innymi kosztami,
zawarcia umowy o pracę w okresie korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego i wychowawczego,
System musi zapewnić automatyczne, na podstawie zdefiniowanych zasad zaliczania wykształcenia, okresów zatrudnienia i umów, wyliczanie stażu pracy pracownika, przysługującego wymiaru urlopu (wychowawczego, dla poratowania zdrowia, wypoczynkowego etc.), dodatków oraz nagród zależnych od stażu pracy.
System musi zapewnić możliwość prognozowania stażu pracy wymaganego do określonych uprawnień (nagrody jubileuszowe, dodatek za staż pracy) na wskazaną przez użytkownika dowolną datę wraz z datą osiągnięcia wymaganego stażu.
System musi zapewnić automatyczne korygowanie stażu pracy w związku z nieobecnościami pracownika powodującymi zawieszenie zwiększania dodatku za wysługę lat np.: przebywanie na urlopie bezpłatnym.
System musi zapewniać automatyczne generowanie dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy (pisma o rozwiązaniu stosunku pracy, świadectwo pracy, podziękowanie, karta obiegowej zwolnienia, itp.) oraz związanych z tym dyspozycji należnych wypłat z tytułu zakończenia pracy.
System musi zapewnić kreatory wspomagające wprowadzanie danych o pracowniku (kwestionariusz osobowy) i danych umowy.
System musi zapewnić automatyczne generowanie dokumentów, dokumentów korygujących związanych z ze stosunkiem pracy pracownika, jego „karierą” i nabyciem uprawnień pracowniczych (np. mianowanie na dane stanowisko, nagroda jubileuszowa, dodatek za staż pracy, warunki skracania, przedłużania i zawieszenia okresu zatrudnienia dla nauczyciela akademickiego (tzw. „rotacja”).
System musi zapewnić przypisanie pracownika do jednostki organizacyjnej z odzwierciedleniem umiejscowienia w strukturze Uczelni z jednoczesnym uwzględnieniem zawarcia kilku stosunków pracy przez tego samego pracownika wykonującego różne rodzaje pracy na rzecz różnych jednostek organizacyjnych.
Bieżące sprawy kadrowe
System musi zapewnić pamiętanie historii zmian związanych z okresem obowiązywania danej informacji – dotyczy to wszystkich informacji o charakterze zmiennym np. kiedy zmienił adres, stanowisko, nazwisko, wynagrodzenie.
System musi zapewnić możliwość przeglądania przebiegu zatrudnienia pracownika szczegółowo, dla każdego warunku umowy odrębnie i łącznie dla wszystkich warunków.
System musi zapewnić rejestrowanie wysokości i rodzajów dodatków oraz monitorowanie wartości granicznych dodatków wymaganych ustawowo np. dodatek specjalny.
System musi zapewnić rejestrowanie dodatkowego zatrudnienia (stosunku pracy) pracownika u innego pracodawcy.
System musi zapewnić możliwość dokonywania grupowych zmian warunków stosunku pracy w związku z przeniesieniem, przeszeregowaniem, oddelegowaniem, wypożyczeniem pracownika, awansem, zmianą jednostki, zmianą etatu, itp..
System musi zapewnić możliwość wstecznych korekt dotyczących urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, urlop bezpłatnych, zmiany stanowisk, zmiany wynagrodzenia itp..
System musi zapewnić rejestrowanie zdarzeń kadrowych, np.:
stażu pracy (np. poza obecnym miejscem pracy, w obecnym miejscu pracy, ogółem, staż pracy liczony do urlopu, do wysługi lat, do nagrody jubileuszowej, do emerytury, do zasiłku);
poprzednich okresów zatrudnienia ze sposobem ich ustania (poprzednie miejsca pracy) z możliwością kwalifikowania okresów nie zaliczanych do uprawnień pracowniczych,
danych dotyczących obecnego okresu zatrudnienia (x.xx. rodzaj zawartej umowy, zawartego mianowania, czasookres jej trwania, wymiar zatrudnienia, rodzaj zajmowanego stanowiska, pełnione funkcje wraz z datami ich objęcia),
daty upływu zatrudnienia na stanowisku asystenta bez uzyskania stopnia dr, adiunkta bez uzyskania stopnia dr hab. oraz wydłużania tego okresu o urlopy powodujące zawieszenie powyższego terminu,
profilaktycznych badań lekarskich z określeniem daty jego wykonania i daty następnego badania,
okresowych szkoleń BHP z określeniem daty ich przeprowadzenia i daty ich ważności,
dodatkowego/podstawowego miejsca pracy z możliwością określenia daty dokonanej zmiany,
przyznania renty lub emerytury z określeniem daty przyznania, numeru świadczenia (automatyczne wygenerowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS),
odnotowanie faktu wydania legitymacji służbowej dla nauczyciela akademickiego z numerem ewidencyjnym legitymacji i datą wydania.
Inne np.: rejestracja i potrącanie należnej kwoty z wynagrodzenia w związku zakupem legitymacji kolejowej przez pracownika.
System musi zapewnić obsługę i kontrolę zdarzeń związanych z przebiegiem mianowania nauczyciela akademickiego, a w szczególności kontrolę terminów i wyliczanie na wybrany dzień i rok terminów upływu mianowania z uwzględnieniem urlopów zawieszających mianowanie oraz ustalanie wieku i stażu pracy wymaganych do stwierdzenia wygaśnięcia mianowania.
System musi zapewnić mechanizm informowania wszystkich, wybranych i grupy pracowników, jednostek organizacyjnych o wakatach, rekrutacji wewnętrznej, zatrudnieniu, zwolnieniu pracownika, zmianie nazwiska, zmianie stanowiska itp.
W przypadku wystawiania umowy o pracę na zastępstwo system musi zapewnić, ujęcie w dokumencie osoby, która jest zastępowana.
W przypadku umowy o pracę płatnej z innych źródeł (granty, projekty) system musi zapewnić ujęcie w ww. dokumencie pełnej nazwy źródła finansowania.
System musi zapewnić kontrolę wynagrodzenia oraz dodatków funkcyjnych zgodnie z obowiązującym taryfikatorem z uwzględnieniem możliwości wpisywania żądanej wartości wykraczającej poza taryfikator przez użytkownika.
System musi zapewnić prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń do ZUS-u o stażu pracy dla pracownika posiadającego uprawnienia emerytalne z automatycznie nadawanym numerem zaświadczenia przez system, nazwiskiem i imieniem pracownika oraz zapisem za jaki okres zostało wydane zaświadczenie.
Rozwiązywanie stosunku pracy
System musi zapewnić uwzględnianie różnych przyczyn rozwiązania stosunku pracy:
porozumienie stron,
przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
z upływem czasu, na który była zawarta umowa/mianowanie,
zgon pracownika,
wygaśniecie mianowania.
System musi zapewnić automatyczne generowanie i wystawianie druku świadectwa pracy wg aktualnie powszechnie obowiązujących przepisów zawierającego wszystkie konieczne informacje ustalone na podstawie zgromadzonych w systemie danych, a w szczególności:
informację o zajętych wynagrodzeniach (przez komornika),
informację o wykorzystanych urlopach wychowawczych, bezpłatnych, ojcowskich,
kolejno daty wymiarów etatu,
kolejno daty zajmowanych stanowisk
informację o okresach nieskładkowych (zwolnienia lekarskie),
informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w danym roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy (w tym urlopu na żądanie).
System musi zapewnić automatyczne obliczenie ilości dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za które danemu pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
W przypadku odejścia pracownika na emeryturę/rentę system musi zapewnić automatyczne wygenerowanie nagrody jubileuszowej przysługującej w okresie 12 miesięcy od daty rozwiązania stosunku pracy .
System musi zapewnić wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracownika i zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny tego pracownika.
System musi zapewnić rozliczenie pracownika z innych tytułów, zobowiązań wobec UG np. udzielonych pożyczek.
System musi zapewnić automatyczne wygenerowanie wypłaty odprawy emerytalnej, rentowej lub pośmiertnej.
System musi zapewnić możliwość wydrukowania duplikatu świadectwa pracy.
Elektroniczne rozliczanie czasu pracy.
Wymagania ogólne
System musi zapewnić możliwość definiowania harmonogramów (kalendarzy) pracy przypisanych do poszczególnych grup pracowniczych i konkretnych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ilość informacji zawartych w harmonogramie musi być wystarczająca do pełnego rozliczenia czasu pracy każdego pracownika (godziny nominalne, nadgodziny, urlopy, absencje) a w konsekwencji jego wynagrodzenia.
System musi zapewnić możliwość przypisania harmonogramu do danego stosunku pracy lub grupy pracowniczej.
System musi zapewnić definiowanie procedur rejestracji czasu pracy, w szczególności:
wszystkich zapisów w kartach pracy,
wszelkiego rodzaju dni,
zapewnienie, aby odnotowanie nieobecności w kartotece pracownika widoczne było w karcie pracy.
System musi zapewnić rejestrowanie danych do wypłaty wynagrodzenia na podstawie rozliczonego pensum nauczycieli akademickich pobieranego z systemu FAST w uzgodnionym formacie.
System musi zapewnić możliwość zdefiniowania w systemie mechanizmu pozwalającego na ewidencję kart pracy z jednostek organizacyjnych w postaci elektronicznej.
System musi zapewnić rozliczenie kart pracy – wszystkie przeliczenia mają być automatycznie dokonane przez system na podstawie informacji źródłowej znajdującej się na karcie pracy.
System musi zapewnić tworzenie kart pracy na podstawie zapisów z rejestratorów czasu pracy funkcjonujących w UG.
System musi zapewnić możliwość rejestracji czasu pracy na dodatkowe MPK, np. zlecenie, remonty, granty, projekty, przychody własne.
System musi zapewnić automatyczne uzupełnianie kart pracy w oparciu o kalendarz dla pracownika (uzupełnienie wprowadzonych nieobecności).
System musi zapewnić możliwość sporządzania miesięcznej i rocznej karty pracy.
System musi zapewnić kontrolowanie wykorzystania dozwolonego limitu godzin ponadwymiarowych, nadliczbowych i limitu godzin do przepracowania w projekcie.
Ewidencja nieobecności pracownika
System musi zapewnić możliwość definiowania różnego rodzaju nieobecności limitowanych (np. urlopy) lub nie limitowanych.
System musi zapewnić możliwość grupowania rodzajów nieobecności w kategorie dla celów zestawień, obliczeń i kontroli.
System musi zapewnić rejestrowanie wszelkich danych o nieobecności, dokumentach uprawniających (np. L-4), okresie, dacie dostarczenia dokumentu.
System musi zapewnić automatyczne wyliczanie dni kalendarzowych lub roboczych przypadających w okresie nieobecności.
System musi zapewnić rejestrację innej nieobecności dla tytułu ubezpieczenia.
System musi zapewnić definiowanie tabel wymiaru nieobecności (urlop wypoczynkowy, urlop dla poratowania zdrowia, itp.) w zależności od stażu pracy lub grupy pracowniczej.
System musi zapewnić definiowanie powiązań nieobecności (urlopy wypoczynkowe, urlopy bezpłatne, świadczenia rehabilitacyjne, staże naukowe, urlopy macierzyńskie, wychowawcze) z rodzajami okresów zatrudnienia i staży (umożliwiające zaliczanie lub wykluczanie nieobecności z okresu lub stażu)
System musi zapewnić kontrolę kolizji wprowadzanych nieobecności oraz wykrywanie próby wprowadzenia nieobecności z dwóch różnych przyczyn w tym samym okresie czasu (np. jednoczesny urlop bezpłatny i zwolnienie lekarskie).
System musi zapewnić możliwość korygowania błędnie wprowadzonych nieobecności.
System musi zapewnić automatyczne „oddanie” urlopu wypoczynkowego w przypadkach określonych przepisami prawa pracy np. zwolnienie lekarskie pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego.
System musi zapewnić rejestrację delegacji służbowych w kartotekach ewidencji czasu pracy.
Urlopy pracownicze, urlopy szkoleniowe, naukowe staże zagraniczne.
System musi zapewnić automatyczne wyliczanie wszelkiego rodzaju uprawnień urlopowych (limitów) przewidzianych przepisami prawa na dany rok (z uwzględnieniem uprawnień kombatanckich, inwalidzkich, rentowych I i II grupy, proporcjonalności, wymiaru zatrudnienia i innych różnic pomiędzy nauczycielami akademickimi a pracownikami nie będącymi nauczycielami akademickimi wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa).
System musi zapewnić rejestrację, ewidencję i kontrolę wszelkiego rodzaju urlopów przewidzianych przepisami prawa oraz wyraźne rozgraniczenie typów urlopów.
System musi zapewnić zamykanie roku i automatyczne naliczanie zaległych urlopów.
System musi zapewnić automatyczne naliczanie, ewidencję i rozliczanie dni wolnych przysługujących jako opieka nad zdrowym dzieckiem.
System musi zapewnić klasyfikację urlopów pod kątem uprawnień pracowniczych (np. nagród jubileuszowych, dodatku za staż, okresów mianowania itp.) i automatyczne obliczanie tych uprawnień.
System musi zapewnić tworzenie planów urlopowych pracowników z uwzględnieniem przysługujących limitów.
System musi zapewnić możliwość jednoczesnego śledzenia i porównania planów urlopowych pracowników oraz faktycznego wykorzystania urlopów wypoczynkowych.
System musi zapewnić możliwość korygowania limitów urlopowych (nieobecności).
System musi zapewnić automatyczne rozliczenie urlopu w płacach, jak również wygenerowanie wszystkich obligatoryjnych sprawozdań dotyczących wykorzystanych urlopów.
System musi zapewnić możliwość zaliczenia urlopu do danego rodzaju stażu dotyczącego: okresów mianowania, nagród jubileuszowych, dodatku za wysługę lat, dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „13” ‑ umożliwiającą automatyzację obliczania tych staży, np. urlopy macierzyńskie i wychowawcze przedłużają okres uzyskania stopnia doktora lub doktora habilitowanego tym samym przedłużając okres mianowania lub umowy, urlop bezpłatny nie powinien być wliczany do nagrody jubileuszowej, itp.
W przypadku urlopów wpływających na zawieszenie biegu terminu okresu zatrudnienia na stanowisku asystenta i adiunkta bez uzyskania stopnia dr i dr habilitowanego system musi zapewnić podpowiadanie konieczności zmiany terminu tego okresu i na życzenie użytkownika wygenerować odpowiedni dokument.
System musi zapewnić mechanizm rejestrowania i przekazywania informacji o urlopach i innych nieobecnościach niezasiłkowych od i do jednostek z opcją korygowania.
System musi zapewnić wystawianie danych do zaciągnięcia do portalu pracownika informacji dotyczących pracownika, np. ilość dni urlopu wypoczynkowego, przeglądanie pasków wynagrodzeń, datę zatrudnienia, przebieg zatrudnienia itp.
System musi zapewnić integrację Systemu z Portalem Pracownika UG w oparciu o mechanizm uzgodniony z Zamawiającym zapewniający pełną obsługę portalową procesów pracowniczych wykorzystujących mechanizmy workflow takie jak składanie wniosku urlopowego w oparciu o aktualnie dostępny dla pracownika wymiar urlopu ze wsparciem mechanizmu akceptacji bądź odrzucenia wniosku przez przełożonego
System musi zapewnić automatyczną kontrolę i ewidencję wykorzystania urlopów wypoczynkowych (wymiar urlopu w dniach, w godzinach i minutach, wykorzystanie urlopu dni/godziny/minuty, urlop pozostały do wykorzystania dni/godziny/minuty, ewidencja urlopu bieżącego i zaległego, sprawdzanie wykorzystania jednorazowo 14 dni kalendarzowych, sprawdzenie wykorzystania urlopu na żądanie) oraz rozliczanie urlopu w godzinach i minutach dla pracowników niepełnozatrudnionych.
System musi zapewnić sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań, raportów związanych z wszelkiego rodzaju urlopami pracowniczymi.
W przypadku zmian przepisów powszechnie obowiązujących system musi zapewnić aktualizację procesów dotyczących urlopów pracowniczych oraz urlopów związanych z rodzicielstwem (dostosowanie do przepisów przejściowych).
System musi zapewnić rejestrowanie urlopów naukowych, staży zagranicznych (płatnych i bezpłatnych) dla pracowników UG, udzielanych przez Rektora ds. Nauki oraz automatyczne korygowanie stażu pracy w przypadku urlopów wpływających na to uprawnienie.
System musi zapewnić możliwość sortowania informacji o przyznanych urlopach naukowych według wydziałów, rodzaju urlopu, roku akademickiego, roku kalendarzowego, czasu trwania urlopu, imienia i nazwiska.
Nagrody, kary i odznaczenia.
System musi zapewnić rejestrację, ewidencję i automatyczne raportowanie nagród MNiSW, medali i odznaczeń państwowych:
datę przyznania,
rodzaj nagrody i odznaczenia,
wysokość nagrody,
organ przyznający nagrodę.
W przypadku uzyskania tytułu profesora lub stopnia doktora habilitowanego system musi zapewnić automatyczne ustalenie uprawnienia do nagrody Rektora zgodnie z obowiązującymi przepisami UG oraz możliwość zarejestrowania daty wypłaty I i II raty powyższej nagrody.
System musi zapewnić generowanie formularzy wniosków o nagrody na podstawie ustawowych formularzy.
System musi zapewnić definiowanie rodzajów funduszy, składowych działalności, kryteriów naliczania i podziału funduszu na nagrody.
System musi zapewnić definiowanie słowników nagród, odznaczeń.
System musi zapewnić automatyczne wyliczanie wielkości funduszu nagród, podziału na limity dla jednostek organizacyjnych wg ustalonych kryteriów.
System musi zapewnić wprowadzenie limitów nagród dla jednostek w rozbiciu na fundusz i automatyczną sygnalizację ich przekroczenia (uniemożliwienie przekroczenia).
System musi zapewnić określanie maksymalnej kwoty dla typu i rodzaju nagrody i kontrolowanie poprawności wprowadzonych nagród.
System musi zapewnić: rejestrowanie wniosków o przyznanie nagrody: Ministra, Rektora, Dziekana, Dyrektora itp., przy tworzeniu list osób, które otrzymały nagrody Ministra Nauki i Szkolnictwa i Rektora, Marszałka woj. Pomorskiego, Prezydenta Miasta Gdańska generowanie w oparciu o dane z programu FAST kont bankowych.
System musi zapewnić kontrolę przyznanych funduszy nagród nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi dla jednostek i ich wykorzystania.
System musi zapewnić kontrolę zgodności typu przyznanej nagrody ze statusem pracownika (taryfikator).
System musi zapewnić możliwość wieloetapowego zatwierdzania wniosków.
System musi zapewnić tworzenie listy wypłaty nagród.
System musi zapewnić tworzenie zestawień wg jednostek zatrudniających, wnioskujących.
System musi zapewnić drukowanie listy osób, którym przyznano nagrody, odznaczenia.
System musi zapewnić zestawienie limitów funduszy i ich wykorzystanie.
System musi zapewnić wydruki dyplomów do nagród, zaproszeń do odznaczeń.
System musi zapewnić generowanie raportów z przyznanych nagród w rozbiciu na jednostki organizacyjne, poszczególne osoby i grupy osób, w wybranym okresie czasu.
System musi zapewnić wyliczenie lat lub procentów osób uprawnionych do otrzymania nagród jubileuszowych, dodatków za staż pracy na rok następny.
System musi zapewnić rejestrowanie wniosków o kary i nagrody wraz z jednoczesnym prawidłowym naliczeniem wynagrodzenia.
System musi zapewnić rejestrację udzielonych kar pracownikom oraz ich usunięcie z systemu po roku od udzielenia kary i możliwość wygenerowania raportu za wskazany okres.
System musi zapewnić ewidencję postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec nauczycieli akademickich, okresów zawieszenia w pełnieniu obowiązków nauczyciela.
System musi zapewnić możliwość podglądu historii kar i nagród pracownika.
System musi zapewnić możliwość generowania druku „Zapytanie o karalność”.
System musi zapewnić możliwość generowania „Wniosku o ordery/odznaczenia” zgodnie z obowiązującymi przepisami.
System musi zapewnić możliwość generowania „Wniosku o Medal Komisji Edukacji Narodowej”.
Monitorowanie zbliżających się ważnych terminów mających wpływ na zatrudnienie uprawnienia pracownicze.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o upływie terminów mianowań.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o upływie okresów zatrudnienia asystentów i adiunktów bez uzyskania stopnia dr i dr hab.
System musi zapewnić mechanizm informowania pracownika, bezpośredniego przełożonego i innych osób wskazanych przez użytkownika o terminach kończących się umów o pracę na czas określony.
System musi zapewnić mechanizm informowania pracownika, bezpośredniego przełożonego i innych osób wskazanych przez użytkownika o terminach kończących się umów o pracę na zastępstwo.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o osiągnięciu wieku emerytalnego przez pracowników.
System musi zapewnić mechanizm informowania pracownika, bezpośredniego przełożonego i innych osób wskazanych przez użytkownika o terminach okresowych i kontrolnych badań lekarskich, obowiązkowych szkoleń (np. BHP).
System musi zapewnić wydanie zaświadczenia o okresie przebywania pracownika nie będącego nauczycielem akademickim na zwolnieniach lekarskich od 15.11.1991, a dla nauczycieli od 01.01.1999.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o kończących się terminach umów o pracę, mianowań, badań lekarskich, szkoleń bhp wg ustalonego harmonogramu, który nada uprawniony do tego użytkownik.
System musi zapewnić możliwość raportowania limitów i długości kończących się urlopów bezpłatnych, wychowawczych, dla poratowania zdrowia itp.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o upływie ważności kary pracownika.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o wydaniu świadectwa pracy pracownikowi po upływie 24 miesięcy zatrudnienia za zakończone okresy zatrudnienia zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o upływie ważności uprawnień pracownika do wykonywania zawodu na danym stanowisku.
System musi zapewnić mechanizm informowania użytkownika systemu o okresie ochronnym pracownika i podleganiu ochronie związkowej.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi
System musi zapewnić tworzenie słowników i katalogów szkoleń podanych przez użytkownika, np. studia wyższe, licencjackie wg kierunków i rodzajów, studia podyplomowe, kursy w formach szkolnych i poza szkolnych, językowe itp.
System musi zapewnić automatyczne generowanie planu szkoleń w podziale na: wymagane uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na danym stanowisku i inne. Każda z wybranych opcji powinna zawierać między innymi następujące dane:
Forma szkolna,
Forma pozaszkolna,
Kursy zawodowe,
Kursy i szkolenia,
Szkolenia finansowane z UE,
Kursy językowe,
Kursy komputerowe,
Studia podyplomowe,
Studia wyższe: licencjat, mgr uzupełniające,
Przewidywany koszt szkolenia z podziałem na płatne/bezpłatne,
Ilość osób do przeszkolenia,
Koszt szkolenia brutto na 1 osobę,
Koszt ogólny szkolenia brutto dla wszystkich uczestników,
Inne zdefiniowane przez użytkownika,
w oparciu o wnioski bezpośrednich przełożonych wynikających z elektronicznego modułu okresowych ocen dla pracowników niebędących nauczycielami akademickich oraz zgłoszone zapotrzebowania z jednostek organizacyjnych.
System musi zapewnić weryfikację realizacji szkoleń z planem szkoleń i funduszem szkoleniowym.
System musi zapewnić prowadzenie ewidencji podnoszenia kwalifikacji zawodowych dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi i zawierać x.xx. następujące dane:
Nazwa szkolenia
Termin szkolenia,
Forma szkolna/pozaszkolna,
Nazwisko, imię osoby uczestniczącej,
Jednostka organizacyjna osób uczestniczących,
Ilość osób
Koszt faktyczny szkolenia z podziałam na płatne/bezpłatne,
Źródło finansowania z funduszu szkoleń/z innych źródeł,
Czy szkolenia zgodne z wymaganiami danego stanowiska pracy,
Czy szkolenie zgodne z planem szkoleń,
Inne zdefiniowane przez użytkownika systemu
System musi zapewnić mechanizm informowania i sygnalizowania w okresie 3 lat od zawarcia umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z pracownikiem, któremu wyrażono zgodę na dofinansowanie do szkolenia/studiów, w przypadku szkoleń/studiów dofinansowanych w wysokości nie mniejszej niż zadana wartość kwotowa (obecnie 1000 PLN).
System musi zapewnić prowadzenie ewidencji zawieranych umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z pracownikiem, któremu wyrażono zgodę na dofinansowanie do szkolenia/studiów x.xx. wg następujących danych:
Okres trwania umowy,
Data zawarcia umowy,
Na jaki okres została zawarta umowa
Jaki okres do odpracowania w UG od momentu zakończeniu szkolenia/studiów (w tej chwili max 3 lata od momentu ukończenia szkolenia/studiów),
Data zakończenia szkolenia/studiów (z możliwością potwierdzenia ukończenia-świadectwo),
Numer umowy nadawany automatycznie przez system,
Koszt i % dofinansowania,
Przy zwolnieniu pracownika automatyczne potrącenie z wynagrodzenia pozostałego zobowiązania związanego z dofinansowaniem,
Czy dofinansowanie zgodne z wymaganiami danego stanowiska pracy,
Inne zdefiniowane przez użytkownika systemu.
W przypadku zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych system musi zapewnić wygenerowania zapytania o przysługujący urlop szkoleniowy.
System musi zapewnić analizę, i realizacji szkoleń pracowników wg kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika, np. wygenerowanie wydatków na szkolenia na dany dzień.
Ocena okresowa pracowników.
Okresowa ocena nauczycieli akademickich.
System musi zapewnić automatyczne wygenerowanie listy nauczycieli akademickich podlegających ocenie okresowej zgodnie z przepisami Ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym.
System musi zapewnić automatyczne generowanie formularza oceny okresowej nauczyciela akademickiego ze wszystkimi danymi zgodnie z obowiązującym Zarządzaniem Rektora UG, x.xx.:
imię i nazwisko pracownika,
data urodzenia,
stopień i tytuł naukowy,
miejsce zatrudnienia (Wydział, Instytut, Katedra, Zakład, Pracownia),
data zatrudnienia,
data objęcia ostatniego stanowiska,
funkcje pełnione w uczelni,
nagrody Rektora,
medale i odznaczenia,
urlopy bezpłatne od…do,
urlopy dla poratowana zdrowia od…do,
inne pola w zależności od potrzeb użytkownika systemu.
System musi zapewnić prowadzenie ewidencji wyników ocen okresowych nauczyciela akademickiego, x.xx. wyniku oceny; daty przeprowadzenia oceny.
System musi zapewnić możliwość przeglądania danych bieżących i historycznych związanych z oceną okresową nauczyciela akademickiego.
Okresowa ocena pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
System musi zapewnić w oparciu o parametry wskazane przez użytkownika automatyczne wygenerowanie wykazu pracowników podlegających ocenie i wystawienie danych potrzebnych od zaciągnięcia do elektronicznego modułu okresowej oceny pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
System musi zapewnić mechanizm informowania o ważnych terminach oceny okresowej dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi do wszystkich ocenianych i oceniających wg listy z punktu 1.3.11.2.1 np. o terminach szkoleń, uruchomieniu modułu, czasie zakończenia ocen, itp.
System musi zapewnić wystawienie danych potrzebnych od zaciągnięcia do elektronicznego modułu okresowej oceny pracowników niebędących nauczycielami akademickim wg istniejących formularzy, np. stanowisko pracy, bezpośredni przełożony, jednostka organizacyjna, itp.
System musi zapewnić wygenerowanie listy pracowników uprawnionych do szkoleń SOOP (oceniani i oceniający po raz pierwszy).
System musi zapewnić automatyczne importowanie danych z elektronicznego systemu oceny okresowej pracowników niebędących nauczycielami akademickimi o wynikach oceny ww. pracowników i propozycjach bezpośredniego przełożonego po przeprowadzonej ocenie do sytemu kadrowo-płacowego.
System musi zapewnić generowanie raportów dotyczących okresowej oceny pracowniczej, propozycji bezpośrednich przełożonych wypełnianych w arkuszu decyzji kierownika w elektronicznym systemie oceny okresowej pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, x.xx. wg jednostki organizacyjnej, stanowiska, danej propozycji bezpośredniego przełożonego, w różnych okresach itp.
POLON
System musi zapewnić integrację z systemem POL-on gwarantującą spełnienie wymogów i terminów określonych w rozporządzeniu MNiSW potrzebnych do prowadzenia ewidencji nauczycieli akademickich, a w szczególności:
PESEL,
Nazwisko i imię,
Stanowisko,
Miejsce zatrudnienia,
Nauczyciela akademicki – typ,
Podstawowe miejsce pracy,
Forma zatrudnienia,
Czasokres trwania stosunku pracy,
Data nawiązania stosunku pracy,
Data objęcia stanowiska,
Wymiar etatu.
stopień naukowy doktora lub doktora habilitowanego
dziedzina, dyscyplina, w której uzyskano stopień naukowy
data uzyskania stopnia doktora lub doktora habilitowanego
uczelnia, która nadała stopień naukowy
tytuł naukowy
System musi zapewnić integrację z systemem POL-on gwarantującą spełnienie wymogów i terminów określonych w rozporządzeniu MNiSW dotyczących bieżących zmian kadrowych, tj.:
zmiana stanowiska pracy,
zmiana formy zatrudnienia,
zmiana etatu,
zgoda Rektora na dodatkowe zatrudnienie,
data wydania zgody,
przyznane nagrody Rektora,
przyznane nagrody Ministra,
przyznane odznaczenia państwowe,
przyznane odznaczenia resortowe,
oraz inne w zależności od wymagań MNiSW.
uzyskania stopnia naukowego
daty uzyskania stopnia naukowego
dziedziny i dyscypliny, w której nadano stopień
nazwy uczelni, która nadała stopień naukowy
daty uzyskania tytułu naukowego
System musi zapewnić integrację z systemem POL-on gwarantującą spełnienie wymogów i terminów określonych w rozporządzeniu MNiSW dotyczących ustania stosunku pracy tj.: data rozwiązania, wygaśnięcia stosunku pracy.
Raportowanie
Formularze
System musi zapewnić grupowe drukowanie dokumentów lub zaświadczeń dla grupy osób (np. wystawienie dokumentu o zmianie jednostki organizacyjnej w przypadku reorganizacji).
System musi zapewnić możliwość swobodnego definiowania formatu dokumentu i zakresu danych zawartych na dokumencie z wykorzystaniem zewnętrznych edytorów tekstu.
System musi zapewnić możliwość eksportu danych z systemu dokumentu w edytorze tekstu celem dalszej edycji
System musi zapewnić obsługiwanie co najmniej następujących formularzy i druków kadrowych:
skierowanie na badania lekarskie,
umowa o pracę,
mianowanie,
informacja do umowy o pracę (art. 29 Kp),
informacja do aktu mianowania (art. 29 Kp),
porozumienie zmieniające do aktu mianowania,
porozumienie zmieniające do umowy o pracę,
aneks do aktu mianowania,
aneks do umowy o pracę,
powołanie na stanowisko funkcyjne i przyznanie dodatku funkcyjnego,
odwołanie ze stanowiska funkcyjnego i wstrzymania dodatku funkcyjnego,
zmiana wynagrodzenia i zmiana stanowiska,
zmiana etatu (zwiększenie/zmniejszenie),
informacja o przyznanym dodatku za staż pracy (wysługa lat),
informacja o przysługującej nagrodzie jubileuszowej,
dyplomu nagrody jubileuszowej,
zaświadczenia dla zatrudnionych emerytów i rencistów w celu ponownego przeliczenia przez ZUS stażu pracy,
zaświadczenia o zatrudnieniu,
porozumienie stron,
zapytanie do związków,
wypowiedzenie umów o pracę,
wypowiedzenie mianowania,
anulowanie wypowiedzenia,
informacja o wygaśnięciu mianowania w związku z uzyskaniem wieku emerytalnego,
świadectwo pracy,
świadectwo wykonywania prac w szczególnych warunkach,
informacja o przysługującej odprawie emerytalnej/rentowej,
informacja o przysługującym ekwiwalencie za urlop wypoczynkowy,
informacja o odprawie pieniężnej z tytułu likwidacji stanowiska/etatu zgodnie z art. 8 Xx.X.Xx 90/2003/skróceniu okresu wypowiedzenia,
podziękowanie za wieloletnią pracę,
pisma dotyczące przyznania urlopów (bezpłatnego, wychowawczego, zdrowotnego, macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego, ojcowskiego, itp.),
informacja o przyznanym dodatku specjalnym za pracę w warunkach szkodliwych,
informacja o przyznanym dodatku specjalnym,
informacja o przyznanym dodatkowym wynagrodzeniu,
plan urlopów dla nauczycieli akademickich,
plan urlopów dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
dyplomu nagrody Rektora,
gratulacje w przypadku uzyskania stopnia dr habilitowanego lub tytułu profesora.
Raporty
System musi zapewnić obliczanie stanów zatrudnienia w osobach i etatach na dzień określony przez użytkownika:
wg grup pracowniczych,
wg stanowisk,
wg jednostek organizacyjnych,
wg rodzaju stosunku pracy,
wg wymiaru etatu,
wg miejsca pracy (I/II miejsce),
wg źródła płatności,
wg kodu zgłoszenia do ZUS (emeryci, renciści, niepełnosprawni, cudzoziemcy),
wg płci,
wg kryterium nadanego przez użytkownika.
System musi zapewnić obliczenie przeciętnego zatrudnienia w miesiącu, kwartale i roku w przeliczeniu na pełnozatrudnionych w osobach i etatach.
System musi zapewnić możliwość tworzenia ze stanów zatrudnienia własnych raportów i zestawień definiowanych przez użytkownika.
System musi zapewnić możliwość raportowania wprowadzonych zmian danych w systemie w okresie zadanym przez użytkownika.
System musi zapewnić możliwość tworzenia raportów i zestawień z zawartych tam danych wg kryteriów nadanych przez użytkownika systemu.
System musi zapewnić możliwość tworzenia raportów dotyczących liczby stopni doktora i doktora habilitowanego nadanych przez UG i uzyskanych w innych uczelniach oraz raport o liczbie tytułów naukowych nadanych przez Prezydenta RP w roku akademickim, kalendarzowym, wydziałami.
System musi zapewniać możliwość tworzenie raportów wynikających z indywidualnych kart pracy pracowników w kategoriach np. ilość nadgodzin, absencja chorobowa (różne płaszczyzny segregacji – grupy pracownicze, stanowiska pracy, wydziały, obiekty).
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
System powinien umożliwić prowadzenie kartoteki wszystkich przyznanych świadczeń z ZFŚS poszczególnym pracownikom jak również byłym pracownikom ( emerytom i rencistom),
także zapomogi , pożyczki oraz inne świadczenia wypłacane w kasie UG.
PŁACE
Obszar modułu Płace obejmuje całość zagadnień związanych z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników oraz osób spoza Uczelni, którzy świadczą pracę w ramach zawartych umów cywilnoprawnych, umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub mających inne prawa do wypłat .
W zakresie modułu Płace system musi zapewniać przynajmniej niżej wymienione funkcjonalności
Założenia ogólne
System musi wypełniać wszystkie obowiązujące przepisy zawarte w Ustawie Prawo o Szkolnictwie Wyższym wraz z Rozporządzeniem, Kodeksie Pracy, Kodeksie Cywilnym, przepisach dotyczących ZUS, podatków i umów międzynarodowych oraz uchwał i zarządzeń obowiązujących w Uniwersytecie Gdański.
System musi zapewnić naliczenie i realizację wypłaty na podstawie danych, które wprowadzane są do systemu jednokrotnie ( bez konieczności ich ponownego wprowadzania przez pracownika Działu Obliczeń Płac ).
System musi umożliwiać elektroniczną akceptację wypłat wynagrodzeń.
System musi posiadać otwartą bazę składników płacowych i umożliwiać rozbudowę rozbudowywana o nowe składniki, a także musi istnieć możliwość zmiany algorytmów już istniejących składników za pomocą mechanizmów nie wymagających rekompilacji kodu systemu.
System musi przechowywać wszystkie dane historyczne związane z pracownikiem.
System musi zachowywać historię operacji wykonywanych na danych przez poszczególnych pracowników Działu Płac pracowników.
System musi umożliwiać określanie miejsca powstawania kosztów na poziomie umowy o prace , zlecenia a także na poziomie poszczególnych składników płacowych.
System musi zapewniać podział całego wynagrodzenia, jak i poszczególnych składników płacowych na wiele pozycji kosztowych zarówno, kwotowo jak i procentowo.
System musi zapewnić zmianę algorytmów poszczególnych składników bez zaangażowania producenta a złożoność mechanizmu powinien być zależny od stopnia złożoności algorytmu obliczeń .
System musi posiadać kartotekę wynagrodzeń pracowników dostępną w całym systemie z wykorzystaniem różnego rodzaju założeń określonych przez Uniwersytet Gdański.
System musi posiadać pola identyfikujące status pracownika np. pracownik, emeryt , zleceniobiorca.
System musi pozwalać na określenie sposobu wypłaty wynagrodzenia np. przelew, kasa , przekaz pocztowy.
System musi umożliwiać mechanizm dostępu do uniwersyteckiego systemu FAST celem weryfikacji danych o studentach/doktorantach zatrudnionych na umowy cywilnoprawne i umowy o pracę .Konieczne jest zdefiniowanie wspólnego interface wymiany danych z systemem FAST.
System musi pozwalać na określanie okresu ważności danego składnika wynagrodzenia (data od, data do, na czas określony, na czas nieokreślony) dla jednego jak i dla grup pracowników – np. wstrzymywanie dodatku funkcyjnego dla określonej grupy pracowniczej.
System musi umożliwiać wygenerowanie zestawienia pracowników dla których dany składnik lub składniki wynagrodzenia kończą ważność w zadanym okresie oraz umożliwiać grupowe przedłużenie ważności składnika lub składników w oparciu o tak wygenerowaną listę.
System musi umożliwiać dodanie pola opisowego umożliwiające wprowadzenie przez użytkownika treści o charakterze informacyjnym oraz wydrukowanie dla zadanej grupy pracowników raportu zawierającego niepustą treść
System musi pozwalać na wybór miesiąca księgowego innego niż wynikający z daty wypłaty.
System musi umożliwiać przekazywanie odcinków płacowych e-mailem oraz na Portal Pracownika UG w oparciu o uzgodniony mechanizm przekazywania danych.
System musi posiadać interfejs pozwalający na przekazywanie danych o PIT-ach do systemów informatycznych urzędów skarbowych oraz zapewniać integrację z Portalem Pracownika Zamawiającego w zakresie udostępniania pracownikom w formie elektronicznej z wykorzystaniem podpisu elektronicznego rocznego wykazu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
System musi umożliwiać dołączanie skanów dokumentów zgodnie z ich kontekstem.
System musi umożliwiać eksport raportów do formatu pakietu MS Office a danych do x.xx. CSV, XML, TXT
Naliczanie wypłaty
System musi umożliwiać przypisywanie odpowiednich składników wynagrodzenia definiowanych indywidualnie każdemu nowemu pracownikowi przez użytkownika systemu . System musi umożliwić dodawania i usuwanie składników wynagrodzenia
System musi umożliwić wprowadzanie tego samego składnika o różnej wartości dla różnych osób –tzw. „ szybkie wprowadzanie ”, np. wg grup pracowniczych, stanowisk, źródeł finansowania , terminów wypłat
System musi umożliwiać konfigurację sposobu obliczania dodatkowych składników wynagrodzeń.
System musi umożliwiać klasyfikację składników płacowych z podziałem na:
Stałe – mogą być także wypłacane niecyklicznie
Wynagrodzenie zasadnicze
Wynagrodzenie ryczałtowe (dotyczy. kierowcy)
Dodatek stażowy
Premia regulaminowa
Dodatek funkcyjny
Dodatek specjalny za zwiększony zakres obowiązków
Dodatek specjalny za pracę w warunkach szkodliwych,
Dodatek specjalny za studia podyplomowe
Dodatkowe wynagrodzenie ze środków własnych wydziału
Stypendia doktorskie
Stypendia habilitacyjne
Zmienne
Godziny ponadwymiarowe
Godziny nadliczbowe
Dopłaty do godzin nadliczbowych
Dodatek za pracę w nocy
Dodatek za drugą zmianę
Dodatek za niedziele i święta
Nagrody Rektora
Nagrody Ministra
Nagrody jubileuszowe
Dodatkowe wynagrodzenie dla sfery budżetowej tzw. trzynastka
Dodatek specjalny
Wynagrodzenie za promotorstwo
Wynagrodzenie za rekrutacje
Wynagrodzenie za opieka studenckich praktyk zawodowych
Wynagrodzenie za recenzje
Wynagrodzenie za egzaminy
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, zdrowotny, naukowy i szkoleniowy
Wynagrodzenie z projektów
Wynagrodzenie ze studiów podyplomowych
Dodatkowe wynagrodzenie ze środków własnych jednostki
Wynagrodzenie za wykonanie dodatkowych czynności
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Odprawy emerytalne i rentowe
Odprawy pośmiertne
Odprawa z tytułu zwolnienia
Odszkodowanie z tytułu zwolnienia
Ryczałt samochodowy - kilometrówka
Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych
Zwrot kosztów procesowych
Zwrot nadpłaconych składek ZUS
Ekwiwalenty bytowe
Dofinansowanie do wypoczynku
Zapomogi opodatkowane
Wynagrodzenie za czas choroby
Zasiłek chorobowy
Zasiłek macierzyński/ zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego
Zasiłek opiekuńczy
Zasiłek wypadkowy
Zasiłek rehabilitacyjny
System musi umożliwiać podział zarówno całego wynagrodzenia jak i poszczególnych składników na wiele źródeł finansowania (np. 1 osoba ma finansowane wynagrodzenie z 5 źródeł).
System musi umożliwiać automatyczne tworzenie przelewów płatnych z różnych kont bankowych w zależności od zdefiniowanego źródła finansowania, zarówno całego wynagrodzenia jak i poszczególnych składników wynagrodzeń.
System musi umożliwiać naliczanie wszystkich składowych wynagrodzenia z podziałem dla poszczególnych źródeł finansowania, łącznie ze składkami ZUS, kosztami uzyskania przychodu i podatkiem.
System musi umożliwiać kosztowe rozliczanie wynagrodzeń w przyszłości np. przy późniejszym urlopie, zwolnieniu, trzynastce, z prawidłowym proporcjonalnym podziałem wg wielu źródeł finansowania . System musi umożliwiać ręczne przypisanie źródła finansowania - gdy składnik ma inne źródło finansowania niż podstawowe miejsce, to system powinien część finansowaną z tego innego źródła obciążać inne źródło
System musi umożliwiać automatyczne wyliczanie składników płacowych, x.xx. stawki godzinowe, składniki procentowe, premie, podatek, składki na ZUS, wynagrodzenie chorobowe, różnego rodzaju urlopy , nagrody jubileuszowe ,odprawy emerytalne, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop , zasiłki macierzyńskie , opiekuńcze itp.
System musi umożliwiać (automatycznie i ręcznie) zastosowanie różnych kosztów uzyskania przychodu dla wszystkich pracowników bądź grup: kwotowo-dojazdy, procentowo-koszty autorskie (w zależności od przepracowanego czasu) – proporcjonalne rozliczanie kosztów do czasu choroby, urlopów zdrowotnych, naukowych, itp.
System musi zapewnić kontrolę minimalnej płacy miesięcznej.
System musi zapewnić możliwość obliczenia podatku wg wyższego lub niższego progu podatku na podstawie oświadczenia pracownika zarejestrowanego w systemie ( dotyczy to także zleceniobiorców).
System musi umożliwić automatyczne rozliczanie różnego rodzaju potrąceń kwotowo jak i procentowo zarówno od kwoty brutto jak i netto wg ustalonych zasad , do momentu zmiany wprowadzonej przez upoważnionego pracownika
Kasa Pożyczkowa
System musi potrącić jednorazowo wpisowe, które będzie określane procentowo lub kwotowo (wysokość wpisowego może być określana dla każdego pracownika indywidualnie)
System musi sam potrącać określone procentowo lub kwotowo składki dla KP (wysokość składki może być określana dla każdego pracownika indywidualnie)
System musi sam pilnować aby raty pożyczki były potrącane do wysokości zadłużenia zgodnie z harmonogramem spłat z możliwością okresowego zawieszenia spłat a także okresowego zwiększenia rat
System musi posiadać mechanizm informujący pracownika zajmującemu się KP , w przypadku gdy rata z KP nie została potrącona pracownikowi w pełnej wysokości ze względu na ograniczenie wynikające z minimalnego wynagrodzenia , które pracownik musi otrzymać lub inną przyczynę np. urlop bezpłatny
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
System musi sam kontrolować, aby raty pożyczki były potrącane do wysokości zadłużenia zgodnie z harmonogramem spłat z możliwością okresowego zawieszenia spłat lub zwiększenia rat
System musi posiadać mechanizm informowania pracownika zajmującemu się ZFŚS , w przypadku gdy rata pożyczki nie została potrącona pracownikowi w pełnej wysokości ze względu na ograniczenie wynikające z minimalnego wynagrodzenia , które pracownik musi otrzymać lub inna przyczynę np. urlop bezpłatny
System musi umożliwiać rozliczanie świadczeń rzeczowych i bytowych
Dobrowolne ubezpieczenia na życie dla pracowników i członków ich rodzin oraz opiekę medyczną
System musi umożliwiać obsługę pracowniczych ubezpieczeń na życie i opiekę medyczną, definiowanie polis i ich komponentów oraz definiowanie grup ubezpieczonych
System musi umożliwiać ubezpieczenie pracowników oraz członków ich rodzin wraz z rejestracją wymaganych danych osobowych i wysokości składek.
System musi umożliwiać automatyczne generowanie przelewów związanych z poszczególnymi polisami.
System musi umożliwiać wygenerowanie raportu prezentującego różnicę pomiędzy należnymi składkami na ubezpieczenia a składkami potrąconymi i przekazanymi do ubezpieczyciela w podziale na poszczególne rodzaje i składki ubezpieczenia.
System musi umożliwiać mechanizm informujący o zaprzestaniu potrącania składek dla pracowników, którzy przekroczyli wiek, do którego wg warunków mogą być ubezpieczeni wraz z równoczesnym wygenerowaniem raportu z listą tych osób.
System musi generować listy z podziałem na grupy pracownicze i wysokość składek .
System musi umożliwiać eksport do pliku zewnętrznego rozliczenia należnych i przekazanych z firma ubezpieczeniową .
Składki na związki zawodowe wg zasad wskazanych przez UG
Zajęcia sądowe i administracyjne
System musi ewidencjonować zajęcia sądowe i administracyjne (tytuł zajęcia , nazwa i numer sprawy, nazwa i numer konta zajmującego pobory, dane dłużnika)
System musi automatycznie generować przelewy związane ze wszystkimi zajęciami
System musi umożliwiać wydruk standardowych pism do komorników
System musi umożliwiać zapisanie kwoty zadłużenia kwotowo lub procentowo dla każdego wierzyciela osobno
System musi kontrolować maksymalną kwotę potracenia określoną dla danego komornika z uwzględnieniem możliwych progów potrąceń zgodnie z Kodeksem Pracy oraz Ustawie o emeryturach i rentach z funduszu Ubezpieczeń społecznych.
System musi pilnować progu minimalnego wynagrodzenia, jakie pracownik musi otrzymać
System musi umożliwiać wygenerowanie listy z zajęciami sądowymi i administracyjnymi .
Opłaty za rozmowy telefoniczne
Opłaty za czynsz
Opłaty bankowe
Opłaty pocztowe
System musi umożliwiać import z programu PENSUM do modułu Płace, ilość godzin i kwoty wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe oraz dodatkowe wynagrodzenie za pensum wypracowane w niedziele i święta w podziale na źródło finansowania.
System musi automatycznie wyliczać kwoty tzw. trzynastki zgodnie z obowiązującymi przepisami, przypisując prawidłowy dekret księgowy zgodny ze źródłem finansowania poszczególnych składników wynagrodzeń, które stanowią podstawę wyliczenia. Musi istnieć możliwość ręcznej zmiany dekretu.
System musi automatycznie uzupełniać tzw. trzynastkę o dni choroby , proporcjonalnie do przepracowanego okresu czasu przy obliczaniu podstaw do zwolnień lekarskich.
System musi wyliczać wynagrodzenia pracowników wg harmonogramów oraz ewidencji czasu pracy.
System musi sumować wysokość zastosowanych kosztów autorskich i sygnalizować przekroczenie dozwolonego limitu zarówno dla umów o pracę jak i umów cywilnoprawnych.
System musi umożliwiać automatyczne obliczanie podstawy zasiłków zgodnie z obowiązującymi przepisami.
System powinien umożliwiać ponowne automatyczne naliczenie podstawy wymiaru zasiłków w przypadku zmiany wymiaru etatu, utraty praw do składnika wynagrodzenia , wypłaty z tytułu umowy cywilno-prawnej ,przerwy w zatrudnieniu i przerwy między zwolnieniami lekarskimi dłuższej niż 3 miesiące.
System musi łączyć wypłatę zasiłku xxxxxxxxxxxxxxx z jednoczesnym wykonywaniem pracy w UG w celu pomniejszenia wypłaty zasiłku macierzyńskiego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
System musi umożliwiać automatyczne określanie procentu podstawy różnego rodzaju zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
System musi automatycznie zmienić rodzaj wypłaty świadczenia chorobowego po upływie 14 lub 33 dni .
System musi umożliwiać wprowadzenie informacji o waloryzacji świadczenia rehabilitacyjnego przysługującego po 182 dniach choroby oraz generować wniosek na świadczenie rehabilitacyjne w określonym przepisami terminie.
System musi automatycznie naliczać korekty zasiłku w przypadku zmiany jego rodzaju (np. ze zwykłego na wypadkowy).
System musi automatycznie wstrzymać wypłatę dodatku funkcyjnego w przypadku zwolnienia trwającego powyżej trzech miesięcy i włączyć go do podstawy zwolnienie.
System musi umożliwiać automatyczne wstrzymanie zasiłku opiekuńczego po wykorzystaniu 14 lub 60 dni opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny oraz automatyczne wygenerować dokument do ZUS z odpowiednim kodem.
System musi automatycznie sumować ilość dni zwolnienia lekarskiego , gdy przerwa między nimi jest krótsza niż 60 w celu kontroli całości okresu zasiłkowego.
System musi automatycznie obniżać wysokość zasiłku chorobowego i opiekuńczego w przypadku nie dostarczenia zwolnienia w przepisowym terminie.
System musi automatycznie wygenerować druk Z-3 dla osób które mają zwolnienie lekarskie dłuższe niż okres zatrudnienia.
System musi umożliwiać ewidencjonowanie przychodów pracownika z innych miejsc pracy w celu kontroli przekroczenia progu ZUS oraz progu podatkowego.
System musi umożliwiać prawidłowe rozliczanie obcokrajowców zatrudnionych na umowę o pracę lub umowy cywilno-prawne zgodnie z przepisami o unikaniu podwójnego opodatkowania .
System musi zapewniać kontrolę minimalnego miesięcznego wynagrodzenia i prawidłowo obliczać dodatki nocne.
System musi umożliwiać tworzenie wypłat dla członków rodziny oraz innych uprawnionych osób po zmarłym pracowniku .
System musi umożliwiać zdefiniowanie jednej listy głównej oraz nieograniczonej liczby list dodatkowych dla każdego pracownika w danym miesiącu.
System musi umożliwiać automatyczna zmianę składników wynagrodzeń na podstawie zatwierdzonych zasad waloryzacji i nowych tabel wynagrodzeń z uwzględnieniem limitów zgodnych z zaszeregowaniem i stanowiskiem przy wykorzystaniu grupowych operacji zmiany stawek (zapewnienie kontroli poziomów minimalnych)
System musi automatycznie naliczyć wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
System musi zapewnić możliwość generowania raportu o liczbie przyznanych stypendiów habilitacyjnych i doktorskich wg określonych kryteriów (wydział, rodzaj stypendium, czas trwania, imię i nazwisko, rok akademicki, rok kalendarzowy).
System musi informować o upływie dwóch lat od dnia zaprzestania pobierania stypendium celem sprawdzenia, czy stypendysta przystąpił do obrony rozprawy doktorskiej.
Umowy cywilnoprawne
System musi ewidencjonować umowy cywilnoprawne zarówno dla pracowników UG jak i osób spoza uczelni w postaci rejestru zawierającego co najmniej następujące dane:
Numer umowy
Data zawarcia umowy
Temat umowy
Osoby reprezentujące strony umowy
Data rozpoczęcia i czas trwania umowy ( ilość miesięcy/ilość lat)
Rodzaj umowy
Źródło finansowania
Wartość umowy wraz z limitami przydzielonymi na poszczególne okresy
Koszty uzyskania przychodu
Konto bankowe
Numer w rejestrze zamówień publicznych, z zapewnieniem mechanizmu ostrzegania przed wprowadzeniem umowy ponad limit 14 000 Euro
System musi dla osób spoza uczelni ewidencjonować wszystkie niezbędne dane osobowe umożliwiające rozliczenie umowy cywilnoprawnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
System musi umożliwić zawieranie umów jednorazowych jak i umów długotrwałych .
System musi umożliwiać zawieranie umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami.
System musi odwzorowywać następujące zależności (relacje) dotyczące umowy:
Jedna osoba może mieć wiele umów
Umowa może dotyczyć wielu osób ( umowy zbiorowe)
Jedna umowa może mieć wiele wypłat
Możliwość przypisania jednej umowie kilku źródeł finansowania
System musi automatycznie wyszukiwać umowy przeterminowane dla których brak jest wypłat w celu utworzenia raportu zerowego lub przypisania odpowiedniego kodu ubezpieczenia.
System musi kontrolować czy dana umowa podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.
System musi mieć możliwość ewidencjonować rachunki do umowy , które będą rozliczane na liście płac.
System musi mieć możliwość przypisania wielu rachunków do umowy
System musi pozwolić dla każdego rachunku przypisać wiele miejsc powstawania kosztów.
System musi automatycznie podpowiadać koszty uzyskania przychodu, które zostały zdefiniowane przy umowie.
System musi umożliwiać ewidencję i rozliczanie umów na których musi być naliczony zryczałtowany podatek dochodowy.
System musi automatycznie generować deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe bez względu na ilość zawartych umów.
System musi sporządzać jedną deklarację PIT niezależnie od ilości i rodzaju zawartych umów oraz statusu pracownika, np. umowa zlecenia a potem umowa o pracę.
System musi dla osób z którymi zawarto umowy cywilnoprawnych prowadzić kartotekę wypłat taką sama jak dla pracowników.
System musi umożliwiać wyszukiwanie osób co najmniej po symbolu pracownika, nazwisku, PESEL, NIP, terminie wypłaty , rodzaju wypłaty, źródle finansowania, kosztach uzyskania przychodu, rodzaju pobranego podatku, np. ryczałt od obcokrajowców lub ryczałt od niskich wypłat ( obecnie 200zł ).
System musi zapewnić mechanizm gwarantujący, że pracownik UG jest np. na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, wychowawczym w celu traktowania go w tym okresie jako osoby xxxxx UG. Dane w kartotece płacowej pracownika jak i dokumencie PIT powinny być połączone .
System musi automatycznie kontrolować kody tytułów ubezpieczeń po zakończeniu umowy np. 30000.
System musi kontrolować ciągłość umów zawartych przez dana osobę i sygnalizować konieczność wyrejestrowania w przypadku zakończenia umowy.
System musi sygnalizować zmiany w zatrudnieniu w czasie trwania umowy cywilnoprawnej i musi umożliwiać przeliczanie kwot do wypłaty z podziałem na okres podlegania lub nie ubezpieczeniom społecznym (dotyczy osób , które przez pewien okres trwania umowy cywilnoprawnej były pracownikami UG).
System musi kontrolować zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych przy rejestracji nowej umowy zlecenia w przypadku gdy jest ona drugą umową w tym samym okresie.
System musi rejestrować i wyliczać zwolnienia lekarskie dla umów cywilnoprawnych oraz kontrolować podstawy do ubezpieczenia chorobowego.
System musi prawidłowo naliczać składkę na fundusz pracy.
System musi umożliwiać drukowanie miesięcznego i rocznego podatku z podziałem na urzędy skarbowe z uwzględnieniem ryczałtów obcokrajowców i niskich wypłat.
Rozliczanie projektów
System musi umożliwiać rejestrację oraz rozliczanie wynagrodzeń różnego rodzaju projektów na oddzielnych listach płac wg określonych założeń .
System musi umożliwiać rozliczanie kosztów wynagrodzeń zgodnie ze źródłami finansowania danego projektu.
System musi wyodrębnić składki ZUS , podatki oraz inne potracenia oddzielnie dla każdego projektu.
System musi umożliwiać określenie dowolnych składników wynagrodzeń , które będą związane z poszczególnymi projektami z jednoczesnym ich rozliczeniem wg źródeł finansowania.
System musi umożliwiać rozliczenie kosztów wynagrodzeń projektów w sytuacji gdy pracownik uczestniczy jednocześnie w kilku projektach.
System musi umożliwiać automatyczną kontrolę ewidencji czasu pracy i posiadać mechanizm zabezpieczający przed przekroczeniem limitu godzinowego lub procentowego całkowitego wymiaru czasu pracy zgodnego z wewnętrznymi procedurami.
System musi automatycznie generować przelewy wynagrodzeń z kont przypisanych do projektów.
System musi umożliwiać wyodrębnienia składek na ubezpieczenia społeczne , zdrowotne, fundusz pracy , podatki, koszty uzyskania przychodu, ulgi podatkowe oraz inne potracenia pracownika i pracodawcy w ramach danego projektu.
System musi umożliwić generowanie raportu informującego o braku konta bankowego w przypadku wypłat z projektów ( wynagrodzenie z projektu zawsze musi być przelewane na konto pracownika ).
System musi rejestrować wypłaty wynagrodzeń bez podatku oraz prawidłowo wykazywać je w PIT.
System musi zapewniać możliwość zdefiniowania raportu generującego sumę wynagrodzeń brutto, netto i potraceń wg poszczególnych projektów.
Realizowanie wypłaty
System musi zapewniać realizowanie wypłat w różnych terminach ( wypłaty „z dołu” i „z góry”) dla różnych grup pracowniczych także dla osób z którymi zawarto umowy cywilnoprawne.
System musi umożliwiać wypłatę wynagrodzeń przelewem na kilka kont pracownika , a także z różnych kont UG w tym z kont projektów.
System musi umożliwiać przelewy na różne konta pracownika wg założeń kwotowych jak i procentowych.
System musi umożliwiać wypłatę w kasie całego lub części wynagrodzenia.
System musi umożliwiać przekazywanie wynagrodzeń przekazem pocztowym.
System musi umożliwiać przeliczanie listy , ujmując przy tym nowo naniesione zmiany.
System musi umożliwiać generowanie list kontrolnych po przeliczeniu wypłaty ale przed zamknięciem list.
System musi umożliwiać tworzenie i drukowanie list wg tzw. „płatników”, np. C121 grupa nauczycieli z Wydziału Zarządzania przypisana do obsługi konkretnym osobom w Dziale Obliczeń Płac.
System musi umożliwiać drukowanie zbiorówek list płac wg różnych kryteriów np. jednostek organizacyjnych., grup pracowniczych , źródeł finansowania, sposobu płatności
System musi tworzyć miesięczne i roczne kartoteki wynagrodzeń pracowników.
System musi umożliwiać użytkownikowi samodzielne definiowanie, które składniki płacowe chce widzieć w danym momencie na kartotece wynagrodzeń.
System musi przechowywać w kartotekach wynagrodzeń źródła finansowania poszczególnych składników wynagrodzeń , okres do jakiego przysługiwały , stanowisko, grupę pracowniczą, jednostkę organizacyjną, wymiar etatu, ”płatnik”, symbol pracownika, imię , nazwisko, itp.
System musi umożliwiać przekazywanie dekretów księgowych po każdej zrealizowanej wypłacie.
System musi umożliwiać wielokrotne przekazywanie danych z płac do FK.
System musi umożliwiać historyczne zachowywanie plików przekazywanych z Płac do FK.
System musi zapewniać ewidencję potraceń komorniczych w rozbiciu na należność główną przekazana do komornika i kwoty dodatkowych opłat takich jak koszty bankowe , które w FK będą ewidencjonowane na innym koncie.
System musi umożliwiać wygenerowanie raportu rozliczającego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uwzględniający wszystkie dane potrzebne do wypełnienia XXX-0X, XXX-0X, XXX0-X. Po zakończeniu roku , konieczna jest możliwość dokonywania korekty tych deklaracji..
System musi zapewniać automatyczne rozliczanie pożyczek oraz różnego rodzaju zaliczek, delegacji, czynszów itp. poprzez potrącanie tych składników z wynagrodzenie , tworzenie odpowiednich dekretów FK oraz przekazywanie zwrotnej informacje do działów , które je wcześnie przekazały.
System musi umożliwiać zdefiniowanie wydruku listy płac , odcinków płacowych, zbiorówki z listy wynagrodzeń , przez użytkownika oraz umożliwiać wydruk listy, odcinka, zbiorówki w dowolnym momencie , niezależnie od statusu listy.
System musi umożliwiać stosowanie logotypów na listach płac, zbiorówkach i innych dokumentach.
System musi umożliwiać zdefiniowanie odcinka wynagrodzeń , tak aby mógł zawierać dane występujące na druku RMUA.
System musi umożliwiać podgląd listy płac a także tworzenie i zapisywanie symulacji list płac (wstępne policzenie listy płac)
System musi automatycznie dekretować listę płac zgodnie z obowiązującym planem kont.
System musi automatycznie w trakcie realizacji list płac uwzględniać wypłaty z różnego rodzaju umów i wypłat w kontekście podatku dochodowego i składek ZUS w ramach miesiąca wypłaty , tak by nie powstały zaokrąglenia.
System po zamknięciu listy płac musi ją blokować przed ponownym przeliczeniem.
System musi zabezpieczać przed powtórna rejestracją i/lub przekazaniem tych samych danych w systemie (w szczególności zabezpieczenie przed ponownym wygenerowaniem przelewu do banku z wypłaty, ponownej wypłaty wynagrodzenia zasadniczego za dany miesiąc, itp.)
System musi umożliwiać korektę list płac po zrealizowaniu ( lista korygująca).
System musi zachowywać zrealizowane wypłaty wynagrodzeń w postaci pełnych danych
Rozliczenia z ZUS
System musi automatycznie i rozliczać i generować deklaracje i wszystkie raporty wymagane przez ZUS (RCA, RSA, RZA, DRA) z zachowaniem pełnej zgodności i kompletności danych w zbiorach systemowych oraz programie Płatnik.
System musi umożliwiać podgląd podsumowania zarówno ilości wygenerowanych raportów RSA, RCA, RZA jak i składek.
System musi umożliwiać podgląd szczegółowego rozliczenia składek dla poszczególnych osób.
System musi umożliwiać wygenerowanie listy osób z ujemnymi składkami.
System musi automatycznie przekazać wszystkie wygenerowane dokumenty ZUS w formacie KEDU oraz XML do programu Płatnik.
System musi automatycznie generować raporty z zerowymi składkami.
System musi automatycznie generować dokumenty rozliczeniowe dla osób na urlopach wychowawczych, macierzyńskich oraz dla osób zatrudnionych na więcej niż jednym etacie a także dla osób, które zmieniły termin płatności, np. z obsługi na administrację.
System musi automatycznie naliczać składki emerytalno-rentowe do momentu przekroczenia określonego progu z uwzględnieniem wszystkich wypłat oraz ilości etatów danego pracownika w uczelni.
System musi umożliwiać rozliczenie zwrotu składek ZUS z roku bieżącego i lat poprzednich z jednoczesnym automatycznym generowaniem raportów korygujących do ZUS oraz korektą dokumentu Rp7( oddzielna kartoteka do tych celów )
System musi automatycznie generować raporty z kodami przerwy np. urlop bezpłatny.
System musi automatycznie generować raport ze zmianą kodu po ustaniu zatrudnienia.
System musi automatycznie dokonywać zmiany kodu np. jeśli zleceniobiorca staje się pracownikiem i odwrotnie, jeżeli pracownik przechodzi na emeryturę itp.
System musi automatycznie generować raporty (RCA,RSA) ZUS wstecz od terminu zmiany, np. kodu ubezpieczenia.
System musi automatycznie generować pliki przelewów do ZUS.
System musi umożliwiać wygenerowanie rocznej informacji o przychodach emerytów i rencistów z tytułu uzyskanego przychodu dla ZUS.
System musi automatycznie tworzyć asygnatę zasiłkową ZUS-Z-7 podstawami miesięcznymi , kartę zasiłkowa ZUS-Z-17 oraz ZUS-Z-3.
System musi automatycznie tworzyć kartę zasiłkową Z-17 z możliwością ręcznej korekty. Na karcie tej musi być informacja o ilości wykorzystanych dni chorobowego i opieki w innym zakładzie pracy , informacja o wcześniejszym zarejestrowaniu w Urzędzie Pracy oraz o jego wcześniejszych okresach ubezpieczenia chorobowego.
System musi umożliwiać prowadzenie rejestru sporządzonych korekt do ZUS, druków Rp7, itp.
Kontrola zdarzeń
System musi kontrolować obowiązujące progi podatkowe i przekroczenia podstawy na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
System musi umożliwiać na etapie zatrudniania pracownika oraz przy podwyżkach kontrolę przyznanych wynagrodzeń pod względem zgodności z taryfikatorem .
System musi umożliwiać kontrolę limitu funduszu premiowego dla danej jednostki organizacyjnej.
System musi automatycznie kontrolować osoby dla których nie naliczono wypłaty lub wypłata jest ujemna.
System musi automatycznie kontrolować wypłatę osób objętych podatkiem zryczałtowanym (obcokrajowcy) oraz z podatkiem ryczałtowym od małych kwot.
System musi automatycznie kontrolować terminy umów oraz ich ciągłości.
System musi automatycznie kontrolować zwolnienia trwające dłużej niż 182 i 270.
System musi kontrolować zgodność typu zwolnienia lekarskiego z kodem ZUS do Płatnika.
System musi umożliwiać podgląd na ekranie kontrolnych list wypłat.
System musi kontrolować , które osoby nie mają naliczonego podatku lub składek ZUS przed realizacja wypłaty.
System musi umożliwiać wygenerowanie raportu, które osoby nie mają kosztów uzyskania przychodu (ryczałtowych i autorskich) oraz ulgi lub mają ją, a nie powinny.
System musi automatycznie kontrolować wypłatę składników przyznanych do określonego terminu.
System musi automatycznie kontrolować zgodność struktury konta z formatem NRB.
System musi automatycznie kontrolować prawidłowość wypłat dla osób nowo zatrudnionych, powracających z różnego rodzaju urlopów a także idących na nie i osób zwolnionych.
System musi automatycznie kontrolować prawidłowość wypłat z którymi w tym samym miesiącu zawarto więcej niż jedna umowę o pracę i/lub umowę cywilno-prawną w tym samym terminie , w części pokrywające się lub z przerwami.
System musi automatycznie kontrolować i sygnalizować prawidłowość stosowania kosztów autorskich przy zatrudnieniu , zmianie stanowiska, przejściu lub powrocie z urlopów oraz zwolnień lekarskich, zwolnieniach lekarskich, przekroczeniach podstawy do ubezpieczeń emerytalnych i rentowych
System musi automatycznie kontrolować ewidencję czasu pracy i sygnalizować przekroczenia limitu godzinowego zgodnego z harmonogramami.
System musi umożliwiać kontrolę źródeł finansowania i limitów z podziałem na zadania będące w toku i zakończone (projekty, granty, umowy cywilno-prawne , itp.).
Raportowanie
System musi zapewnić wygenerowania różnego rodzaju list, analiz, zestawień, sprawozdań , zaświadczeń itp. w postaci jednego syntetycznego raportu , z możliwością analitycznego podglądu danych źródłowych wg założeń UG. Musi także umożliwiać swobodne definiowanie przez użytkownika układu raportu i zakresu danych zawartych w raporcie z możliwością określenia sposobu grupowania, sortowania, sumowania i określenia parametryzacji. System musi też pozwolić na filtrowanie danych w celu szybkiego uzyskania informacji , bez konieczności tworzenia i drukowania specjalnego raportu.
System musi umożliwiać przenoszenie raportów do plików w formatach różnych pakietów biurowych (MS Office) a także do formatów TXT, PDF, XML, CSV.
System musi umożliwiać wykorzystywanie mechanizmu korespondencji seryjnej pakietów biurowych.
System musi umożliwiać generowanie różnego rodzaju dokumentów wg parametrów określonych przez UG:
Listy wynagrodzeń pracowników przekazywanych na konta bankowe
Listy wynagrodzeń osób z którymi zawarto umowy cywilno-prawne przekazywanych na konta
Listy wynagrodzeń projektów przekazywanych na konta
Listy wynagrodzeń wypłacanych w kasie
Listy wynagrodzeń osób z którymi zawarto umowy cywilno-prawne wypłacanych w kasie
Listy wynagrodzeń przekazywanych pocztą
Listy wynagrodzeń osób z którymi zawarto umowy cywilno-prawne przekazywanych pocztą
Odcinki wynagrodzeń pracowników oraz osób z którymi zawarto umowy cywilnoprawne
Kartoteki wynagrodzeń miesięczne i roczne
Dyspozycje do banku
Deklaracja rozliczeniowa ZUS
Zestawienia na potrzeby uzgodnienia deklaracji rozliczeniowej z ZUS
Tworzenie zaświadczenie ZUS Z-3,Np7,Rp7 asygnaty zasiłkowej ZUS Z-7 , karty zasiłkowej ZUS Z-17 ,
Lista potrąceń dla KP
Lista potrąceń dla ZFŚS
Lista potraceń NSZZ „Solidarność”
Lista potrąceń ZNP
Lista potrąceń dobrowolnych ubezpieczeń pracowniczych na życie i Pogodną Jesień
Lista ubezpieczonych pracowników powyżej 70 roku życia
Lista potrąceń składek na opiekę medyczną
Lista potrąceń dla SKOK
Lista zajęć sądowych i administracyjnych
Lista opłat za czynsz i telefon
Lista potraceń rozliczenia zaliczek wg rodzaju
Lista rozliczenia rocznego podatku dochodowego od osób fizycznych
Lista osób, którym potracono podatek zryczałtowany
Generowanie i drukowanie raportów zbiorczych z wyszczególnieniem osób do PIT-11 i PIT-40 z podziałem na poszczególne urzędy
Generowanie i drukowanie jednego zbiorczego PIT-11 i PIT 40 bez względu na ilość, rodzaj , termin zawartych umów i status danej osoby, np. doktorant, pracownik , student, zleceniobiorca
Generowanie i drukowanie rocznego PIT-11 i PIT-40 z „ręki”, z możliwością wprowadzenia zmian ,np. .w kosztach uzyskania przychodu, które wynikają z różnicy % określonego w Aneksie a % zatwierdzonym przez Dziekana w Indywidualnej Karcie Dokumentacji Czynności Podlegających Prawu Autorskiemu ( na potrzeby ustalenia kosztów uzyskania przychodu od podatku dochodowego od osób fizycznych )
Generowanie i drukowanie informacji IFT1-R
Lista rozliczeniowa (zbiorcza i imienna) wypłaty w podziale na : jednostki organizacyjne, na grupy pracownicze, wg źródeł finansowania(np. projekty, studia podyplomowe, umowy cywilnoprawne), wg ”płatników”, wg stanowisk, tytułów i stopni naukowych ,wg klasyfikacji GUS , wg rodzaju zatrudnienia
Lista rozliczeniowa (zbiorcza i imienna) wraz z narzutami pracodawcy i pracownika w podziale na źródła finansowania wynagrodzeń
Lista wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe wraz z ich ilością
Lista dodatkowego wynagrodzenia za pensum przepracowane w niedziele i święta
Lista rozliczeniowa funduszu pracy
Lista wypłat z ZFŚS ( dofinansowanie do wypoczynku, bytowe, zapomogi itp.)
Wykaz nagród Ministra
Wykaz nagród Rektora
Lista osób otrzymujących wynagrodzenia w podziale na poszczególny składniki wynagrodzenia lub jeden konkretny składnik wg jednostek organizacyjnych, grup pracowniczych, „płatników”, umów, kosztów uzyskania przychodu itp.
Wykaz osób przyznanym procentem premii i z wysokością kwoty
Lista osób otrzymujących dodatki funkcyjne, dodatki specjalne oraz różnego rodzaju dodatkowe wynagrodzenia
Lista osób bez podatku
Lista osób bez składek na ubezpieczenia społeczne zdrowotne i fundusz pracy
Lista osób otrzymujących minimalne wynagrodzenie wg stanowisk lub kategorii zaszeregowania
Raport na potrzeby określenia możliwości udzielania pożyczek pracownikom z ZFŚS i KP
PIT-11 ( z możliwością ręcznej korekty)
PIT-40
PIT-4R
PIT-8AR
IFT-1
IFT-1R
Raport wystawionych PIT-ów
Zaświadczenia do MOPS
Zaświadczenia o zarobkach emerytów i rencistów do ZUS
Zaświadczenia o zarobkach pracowników za dowolnie wybrany okres i dowolnie wskazanymi składnikami wynagrodzeń do różnych instytucji, np. banki, sądy itp.
Lista osób które w danym miesiącu zmieniły etat, stanowisko itp.
System musi umożliwić drukowanie nalepek adresowych
Specyfikacja wymagań dla Kasy Pożyczkowej
System musi umożliwić zapis pracownika do funduszu, ustalenie składek, pobranie wpisowego, określenie umowy, na podstawie której potrącane będą składki.
System musi umożliwić ewidencję członków funduszu (pracownicy i byli pracownicy, emeryci), okresów przynależności, składek, wpłat i wypłat.
System musi umożliwić realizacji wpłat i wypłat przez bank, kasę, pocztę lub listę płac.
System musi umożliwić prowadzenie kartoteki członków funduszy i kas pożyczkowych
System musi obliczać salda pożyczek dla poszczególnych pracowników (członków funduszu).
System musi umożliwiać podgląd historii spłaty i obciążeń pracownika za dany okres.
System musi umożliwić podgląd przyznanych w okresie świadczeń, opłat wniesionych przez pracownika.
System musi umożliwić definiowanie progów przysługujących pożyczek w zależności od wielkości składek.
System musi umożliwić wstrzymanie spłat pożyczki (sytuacje losowe).
System musi umożliwić robienie zestawień wg różnych kryteriów np. dziennik kont członkowskich wkładów , pożyczek i chwilówek za dany miesiąc z podziałem na grupy pracownicze (nauczyciele , administracja, obsługa , emeryci).
lista kwartalna sald wkładów , pożyczek i chwilówek,
roczne rozliczenie sald wkładów , pożyczek i chwilówek,
rozliczenie roczne dla poszczególnych pracowników o stanie wkładów , spłat pożyczek i chwilówek.
Lista przyznanych pożyczek i chwilówek w danym miesiącu
System musi umożliwiać obciążenie żyranta w razie zaprzestania spłat przez pożyczkobiorcę.
System musi współpracować z programem Kadry-Płace i wykorzystywać niezbędne dane zgromadzone w kartotekach kadrowych pracowników.
System musi umożliwiać wprowadzanie i ewidencja wniosków o przyznanie świadczeń, pożyczek, zmianę warunków pożyczki, dyspozycji na wypadek śmierci.
System musi umożliwiać grupową zmianę wysokości płaconych składek.
System powinien umożliwiać automatyczne przekazanie do modułu Płace danych dotyczących pożyczki : wysokości pożyczki, ilości rat , wysokości rat, daty od której należy rozpocząć potrącać raty.
System musi umożliwiać ręczne wprowadzanie korekt do danych o pożyczkach w module Płace
System musi automatycznie pobierać informacje z modułu Płace o stanie spłaty zobowiązania przez pracownika.
System powinien umożliwić ręczne wprowadzenie informacji o stanie spłaty zobowiązań pracownika (np. wpłaty na konto bankowe)
System musi umożliwiać tworzenie listy płac z potrąconymi w danej wypłacie ratami pożyczek i chwilówek. Lista ta powinna zawierać podsumowania każdej strony.
System musi umożliwić wykazywać osoby zalegające ze spłatami, nieterminowe płatności itp.
Zarządzanie finansami
Budżetowanie i kontroling
Wymagania ogólne
Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć system zintegrowany tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach,
w których dane są wykorzystywane.
System musi umożliwiać budowę wielowymiarowej struktury kont w planie kont. Ujęcie syntetyczne i analityczne w księdze głównej. Mechanizmy alokacji transakcji finansowych na poszczególne segmenty finansowe według zadanych lub dynamicznie wyliczanych kluczy podziału. Brak ograniczeń
w budowie konta w zakresie ilości analityki, tworzenia katalogów informacyjnych na kontach (dostawcy, klienci, studenci, źródła finansowania).
System musi posiadać mechanizm łatwego eksportu danych zaewidencjonowanych w systemie do popularnych formatów (PDF, XML, CSV), arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów tekstowych.
System musi posiadać mechanizm automatycznego importu danych
z popularnych pakietów biurowych.
System musi zapewniać możliwość przyznania uprawnień osobom, które mogą dysponować danym źródłem finansowania
System musi posiadać dostępność różnorodnych funkcji planowania automatycznego:
kopiowanie danych rzeczywistych,
formuły przeliczeniowe (np. podniesienie kosztów o wsk. inflacji),
prognozowanie(z użyciem projekcji trendów),
dystrybucja po hierarchii w dół wg zadanych kluczy,
sumowanie po hierarchii w górę,
przesunięcia czasowe.
System musi umożliwiać zastosowanie technologii Drill Down (drążenie danych, od ogółu do szczegółu).
System musi pozwalać na dodanie pola tekstowego na każdym poziomie hierarchii, tak aby umożliwić wprowadzenie niezbędnego komentarza.
System musi posiadać jasno określoną ścieżkę nadawania uprawnień i sposób zarządzania tymi uprawnieniami w celu zapewnienia poufności danych.
System musi umożliwiać nadawanie różnych poziomów uprawnień w zakresie:
funkcjonalności,
zakresu danych,
trybu dostępu (tylko odczyt, zapis),
definiowania raportów , również możliwość indywidualnego sparametryzowania raportu na podstawie dostępnych danych,
specjalne uprawnienia dla administratora do ustawień systemu wynikające z konieczności prawidłowego działania systemu w ramach konkretnego modułu.
System musi umożliwiać definiowanie zapytań przez użytkownika wg indywidualnych potrzeb tj.: filtrowanie, grupowanie, wyszukiwanie itp.
System musi umożliwiać przygotowanie dedykowanych raportów do wypełniania sprawozdań, definiowanie indywidualnych wzorów raportów.
Szczegółowa funkcjonalność
System musi umożliwiać definiowanie różnych jednostek budżetowych: MPK, jednostek organizacyjnych, projektów, zadań (np. inwestycja, remont, badanie naukowe itp.), grupa studencka, kierunek studiów, specjalność.
System musi umożliwiać odzwierciedlenie hierarchii jednostek budżetowych.
System musi umożliwiać wprowadzanie zmian struktur, tworzenia, modyfikacji i usuwania jednostek budżetowych przez uprawnionych użytkowników.
System musi umożliwiać wprowadzanie planów w poszczególnych okresach takich jak miesiąc, kwartał, rok.
System musi umożliwiać kopiowanie danych planowanych oraz rzeczywistych z poprzednich okresów/lat, jako danych planowanych innego okresu/roku.
System musi umożliwiać wprowadzanie planów, w poszczególnych okresach z dokładnością do wymiarów jednostek zgodnych z obowiązującą strukturą organizacyjną UG, projektów, zadań, rodzajów działalności, pozycji budżetowych, itp.
System musi umożliwiać wprowadzanie budżetów częściowych (każdy wydział edytowany osobno) bądź łącznego (wszystkie budżety cząstkowe razem) oraz ich agregację w różnych przekrojach zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną.
System musi umożliwiać dokonanie podziału globalnej kwoty planowanych kosztów bądź przychodów na poszczególne budżety cząstkowe wg zdefiniowanego klucza podziału.
System musi umożliwiać sporządzanie planu rzeczowo-finansowego
w kilku wariantach oraz śledzenie zmian w ramach obowiązującego wariantu, przy czym do rozliczenia jednostki budżetowej obowiązuje tylko jeden zatwierdzony budżet.System musi umożliwiać dokonanie zmian planów cząstkowych jednostek w trakcie trwania roku kalendarzowego zgodnie z zatwierdzonymi zmianami organizacyjnymi przy zachowaniu planu łącznego (nowe katedry, wydzielanie jednostek itp.).
System musi umożliwiać automatyczne scalanie planów częściowych poszczególnych jednostek organizacyjnych.
System musi zapewnić mechanizmy alarmowania poszczególnych użytkowników systemu o zmianach wprowadzonych przez innych użytkowników na podstawie określonych wcześniej reguł.
System musi umożliwiać wprowadzenie wartości budżetowej na wyższym poziomie hierarchii innej niż wynikająca z kumulacji.
System musi umożliwiać generowanie planowanych przychodów poprzez zestawienie ilościowe i wartościowe np. liczby studentów z przewidywaną wartością czesnego.
System musi umożliwiać planowanie kosztów w układzie rodzajowym
i kalkulacyjnym oraz przychodów z uwzględnieniem ich źródeł.System musi umożliwiać automatyczne rozliczanie planowanych przychodów i kosztów na odpowiednie jednostki budżetowe z wykorzystaniem zdefiniowanych kluczy uwzględniających planowane koszty pośrednie.
System musi umożliwiać automatyczne rozliczanie wybranych rodzajów kosztów (energia, woda) na jednostki organizacyjne z wykorzystaniem kluczy, jak np.: powierzchnia biurowa, ilości pracowników itp.
System musi umożliwiać wykorzystanie kluczy rozliczeniowych w celu łatwego planowania pozycji planu oraz kopiowanie formuł z innych pozycji.
System musi umożliwiać wprowadzenie hierarchii poziomów akceptacji wartości przyznanego budżetu przez odpowiednią osobę do tego uprawnioną.
System musi umożliwiać zatwierdzanie budżetów wraz z historią poprzednich wersji, również wersji roboczych.
System musi umożliwiać ręczną korektę wprowadzonych oraz automatycznie rozliczonych wartości planowanych.
System musi umożliwiać kontrolę budżetów z poniesionymi wydatkami dla poszczególnych wymiarów, o których mowa wyżej, również wg źródeł finansowania.
System musi umożliwiać wgląd w realizację budżetu większej liczbie użytkowników, z uwzględnieniem ograniczenia dostępu do danych, zgodnie
z przyznanymi uprawnieniami.System musi umożliwiać automatyczne pozyskiwanie danych do wykonania (realizacji) budżetów na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie.
System musi umożliwiać porównanie wykonania przychodów i kosztów do wartości zaplanowanych w danym okresie.
System musi umożliwiać wprowadzenie pola tekstowego, w którym prezentowany będzie komentarz dotyczący odchylenia od wykonania planu.
System musi zapewniać informację o blokowaniu środków na podstawie zaakceptowanych zamówień, przetargów i wprowadzonych umów, w szczególności poprzez integrację z Wewnętrznym Systemem Realizacji Zamówień w oparciu o Webservices lub inny mechanizm integracji.
System musi umożliwiać automatyczne informowanie użytkownika
o osiągnięciu krytycznego stopnia wykorzystania budżetu (zdefiniowanego, jako procent przyznanego budżetu, kwota progowa bądź oba parametry łącznie % nie mniej niż kwota…).System musi umożliwiać zdefiniowanie różnych reakcji na przekroczenie budżetu, w tym zapewnić mechanizm przekazywania informacji zwrotnej do Wewnętrznego Systemu Obsługi Zamówień, dla zdarzeń takich jak:
wstrzymanie zamówienia,
wygenerowanie ostrzeżenia dla wprowadzającego,
wygenerowanie powiadomienia pocztą elektroniczną
System musi zapewnić mechanizm automatycznego powiadamiania
o zbliżającym się terminie zakończenia zadania.System musi umożliwiać automatyczne przenoszenie niewykorzystanego budżetu na kolejne lata realizacji zadania w przypadku zadań wieloletnich
z uwzględnieniem konkretnych źródeł finansowania.System musi umożliwiać pobieranie danych dotyczących wynagrodzenia osobowego w podziale na składniki wynagrodzenia osobowego oraz wynagrodzenia bezosobowego z narzutami.
System musi umożliwiać zestawienie planowanych ilości (np. liczby studentów, uczestników konferencji) wygenerowanych przez dane zadanie kontrolingowe do ilości, jakie faktycznie wystąpiły w danym projekcie
System musi umożliwiać monitorowanie poziomu odpisów generowanych przez dane zadanie, umowę itp. w trakcie roku budżetowego, dzięki wprowadzeniu odpowiedniego parametru procentowego określającego poziom narzutów od przychodów bądź kosztów.
System musi umożliwiać rozliczanie kosztów pomiędzy różnymi jednostkami kosztowymi według różnych metod
podziału procentowego
odniesienia do wartości rzeczywistych lub planowanych
wskaźników ilościowych rzeczywistych lub planowanych.
System musi umożliwiać ukazanie pełnego modelu kalkulacyjnego (kosztorys, kalkulacja) dla danego zadania kontrolingowego, zawierającego koszty bezpośrednie i pośrednie.
System musi umożliwiać wprowadzenie automatycznego modelu rozliczania kosztów i ich bieżącą modyfikację.
System musi umożliwiać korzystanie z predefiniowanych wzorców (szablonów) podczas tworzenia raportu.
System musi umożliwiać parametryzowanie raportów oraz ich prezentację graficzną przedstawiającą budżety przychodów i kosztów, stan ich realizacji i odchylenia itp.
System musi umożliwiać tworzenie raportów sparametryzowanych tzn. użytkownik przy otwarciu raportu musi zdefiniować wartości parametrów i dopiero wówczas raport jest prezentowany.
System musi umożliwiać podgląd, wydruk i zapis w wersji elektronicznej wszystkich raportów zdefiniowanych przez dostawcę oraz raportów definiowanych przez użytkownika przy założeniu, że każda informacja wprowadzona do systemu może być umieszczona na raporcie.
System musi umożliwiać dodawanie i usuwanie podsumowań na raportach oraz innych funkcji wykonujących operacje na danych prezentowanych w raporcie np. średnia, odchylenie standardowe itp.
System musi umożliwiać filtrowanie i sortowanie danych w raportach.
System musi umożliwiać wyszukiwanie raportów po nazwie, autorze, dacie utworzenia, słowach kluczowych itp.
Obszar finansowo – księgowy
Wymagania ogólne
System musi zapewniać możliwość prowadzenia wszelkich kartotek, rejestrów oraz kodów księgowych w systemie alfanumerycznym
System musi zapewniać możliwość obsługi wielu kartotek kontrahentów (kontrahent jako firma zewnętrzna oraz kontrahent jako pracownik, student, doktorant, itp.) z możliwością nadawania uprawnień do poszczególnych kartotek, które muszą zawierać następujące elementy
symbol kontrahenta składający się z kodu literowego określającego rodzaj kontrahenta wraz z jego numerem kolejnym w ramach danego słownika (numer kontrahenta jest jednym z segmentów konta rozrachunkowego)
skrót nazwy kontrahenta
pełna nazwa kontrahenta
kod grupy podmiotów gospodarczych na potrzeby sprawozdawczości do MNiSW (sprawozdanie Rbn i Rbz)
kod wierzyciela/dłużnika na potrzeby sprawozdawczości do MNiSW (sprawozdanie Rbn i Rbz)
określenie prawne podmiotu (osoba prawna, osoba fizyczna)
określenie podmiotu w podziale na podmiot zewnętrzny
i wewnętrznynumer identyfikacji podatkowej (NIP) z uwzględnieniem numerów identyfikacji podatkowej innych krajów (chodzi tu
o zapewnienie odpowiedniej ilości znaków)numer statystyczny Regon
numer Pesel
określenie kontrahenta pod kątem posiadania siedziby firmy (podatnik krajowy/zagraniczny, podatnik z UE lub spoza UE)
adres siedziby / zamieszkania (zależnie od tego czy jest to osoba prawna czy osoba fizyczna)
adres do korespondencji
informację o numerach telefonów kontaktowych
informację o adresie e’mail
informację o adresie strony internetowej
informacja o numerach rachunków bankowych
system musi zapewniać możliwość prowadzenia wielu rejestrów umów i zadań, które muszą zawierać następujące elementy:
numer kolejny w rejestrze nadawany w sposób automatyczny
numer zadania, którego dotyczy dana umowa, decyzja
numer właściwy rejestrowanej umowy, decyzji
akronim/skrót nazwy umowy
symbol i numer kontrahenta, z którym zawarta została umowa
rodzaj umowy (zdefiniowany na potrzeby prowadzenia rejestru umów) z możliwością nadawania uprawnień ograniczonych do wybranych rodzajów umów
typ umowy (zdefiniowany na potrzeby prowadzenia rejestru umów) z możliwością nadawania uprawnień ograniczonych do wybranych typów umów
data zawarcia umowy
okres obowiązywania umowy (zakres dat od / do )
data rozwiązania umowy
przedmiot umowy
termin wypowiedzenia umowy
wartość umowy z uwzględnieniem waluty w jakiej została zawarta (w przypadku umowy w walucie obcej możliwość jej wyceny na PLN)
informacja o obowiązku wpłacenia kaucji (data obowiązku wpłaty kaucji oraz kwota kaucji jaka powinna być wpłacona)
informacja o obowiązku utworzenia zabezpieczenia do umowy z uwzględnieniem rodzaju zabezpieczenia i jego kwoty oraz okresu obowiązywania tego zabezpieczenia i daty rozliczenia)
tryb zamówienia (na potrzeby zamówień publicznych)
kategoria zakupu (zdefiniowany słownik na potrzeby zamówień publicznych)
informacja o podpisanych aneksach do umowy wraz z pełnymi informacjami czego aneks dotyczy (automatyczna aktualizacja danych w zarejestrowanej umowie i aneksach do tej umowy)
możliwość dołączenia skanu dowolnej ilości dokumentów związanych z umową, zadaniem
symbol i nazwa jednostki organizacyjnej, której dotyczy dana umowa
typ działalności (powiązanie typu działalności z odpowiednim kontem księgowym z zakładowego planu kont zarówno od strony kosztów jak i przychodów)
informacja o objęciu umowy narzutem kosztów pośrednich lub odpisem od przychodów wraz z informacją o kwocie narzutu lub odpisu oraz z możliwością określenia narzutu lub odpisu w sposób procentowy od podstawy naliczenia narzutu lub odpisu)
informacja o danych do faktury sprzedaży, noty zewnętrznej wystawianej zgodnie z wytycznymi umowy (określenie odbiorcy faktury, daty jej wystawienia, terminu płatności, konta bankowego uczelni, na które ma wpłynąć należność)
informacja o kierowniku projektu/zadania (przywołanie danych z prowadzonych słowników kontrahentów w uczelni)
system musi zapewniać możliwość przyporządkowania jednej umowy lub jednego zadania do kilku jednostek organizacyjnych i kilku MPK
system musi zapewniać możliwość prowadzenia rejestru rachunków bankowych prowadzonych przez uczelnię
system musi zapewniać możliwość prowadzenia rejestrów kursów walut (tabele kursów z różnych banków jednocześnie)
system musi zapewniać obsługę słownika jednostek organizacyjnych dla różnych okresów czasowych oraz zachowywać historię zmian
w strukturze organizacyjnejsystem musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika miejsc powstawania kosztów (MPK), który będzie niezależnym słownikiem w stosunku do słownika jednostek organizacyjnych
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rejestrów dokumentów
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów rozrachunków
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów prowadzonych rejestrów na potrzeby podatku VAT
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika stawek podatkowych
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika podstawy obniżenia stawek podatku VAT
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika jednostek miar
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika kodów wierzycieli/dłużników (na potrzeby sprawozdania Rbn i Rbz)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika grup podmiotów gospodarczych (na potrzeby sprawozdania Rbn i Rbz)
system musi zapewniać podpowiadanie miejscowości na podstawie słownika kodów pocztowych w następujących procesach
fakturowanie
dodawanie osób w systemie kadrowym
podczas przyporządkowywania do oddziału NFZ
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika kodów krajów (na potrzeby sprawozdawczości do GUS-u, sprawozdanie DNUK)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika kodów usług (na potrzeby sprawozdawczości GUS, sprawozdanie DNUK)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika walut (kody powszechnie używane)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika kas fiskalnych używanych w uczelni, który musi zawierać następujące informacje
unikatowy kod kasy fiskalnej nadany przez Urząd Skarbowy
adres użytkowania kasy fiskalnej (wraz z zachowaniem historii zmian w adresie użytkowania kasy fiskalnej)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzaju prowadzonych działalności w uczelni (działalność dydaktyczna, działalność naukowo-badawcza, itp.)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów działalności naukowo-badawczej (na potrzeby sprawozdawczości GUS, sprawozdanie PNT-01/s)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika typów dziedzin nauki (na potrzeby sprawozdawczości GUS, sprawozdanie PNT-01/s)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów przychodów występujących w uczelni (powiązanie z analityką kont zespołu 7)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia kilku słowników źródeł finansowania (uzależnione od rodzaju sprawozdania oraz wewnętrznych uregulowań w uczelni)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów kosztów (koszty rodzajowe w ujęciu syntetycznym i analitycznym)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika wyróżników powiązania kosztów / przychodów (jeden z segmentów konta księgowego, np. nkup, wkład własny, itp.)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia słownika rodzajów nakładów inwestycyjnych (na potrzeby sprawozdawczości do MNiSW oraz GUS, np. F-03, informacja roczna o realizacji inwestycji finansowanych z MNiSW)
system musi posiadać możliwość wydruku wszystkich prowadzonych słowników
system musi posiadać możliwość tworzenia indywidualnych wydruków z wykorzystaniem informacji zawartych w poszczególnych kartotekach i słownikach
system musi posiadać możliwość eksportu danych ze słowników
do arkusza kalkulacyjnegosystem musi posiadać możliwość importu danych do słowników systemowych z arkuszy kalkulacyjnych, plików tekstowych
system musi zapewniać obsługę słowników w zakresie edycji i podglądu danych z możliwością przypisania tych funkcji na poziomie uprawnień
system musi zapewniać swobodny dostęp do danych w ramach wszystkich modułów zgodnie z przypisanymi uprawnieniami
system musi zapewniać wspólne słowniki dla wszystkich użytkowanych modułów
system musi zapewniać możliwość zmiany prowadzonych słowników z zachowaniem historii zmian (wraz z informacją o dacie obowiązywania danego słownika czy też danej składowej w konkretnym słowniku)
system musi zapewniać możliwość wyszukiwania i sortowania danych w różnych przekrojach (z uwzględnieniem wszystkich zesłownikowanych danych)
system musi zapewniać możliwość stopniowania nadawanych uprawnień tj. zdefiniowanie przynależności użytkownika do wielu grup jednocześnie zaś uprawnienia dla danej grupy mogą być przyznawane na poziomie obszaru funkcjonalnego (np. rozrachunki lub rejestry VAT) i niżej, do poziomu pojedynczej funkcji w Systemie
system musi zapewniać możliwość przypisania indywidualnych uprawnień do poszczególnych funkcji systemu
system musi zapewniać automatyczne przekazywanie danych pomiędzy poszczególnymi modułami
system musi zapewniać możliwość elektronicznego obiegu dokumentów
system musi zapewniać możliwość dołączenia skanu dokumentu źródłowego przy elektronicznym obiegu dokumentów
system musi zapewniać możliwość tworzenia tzw. metryki zatwierdzania dokumentu przy jego elektronicznym obiegu
system musi zapewniać możliwość przypisywania cech szczególnych dla każdego konta księgowego zarówno na poziomie syntetycznym jak
i analitycznym z możliwością wykorzystania tych cech przy tworzeniu kluczy rozliczeniowychsystem musi zapewniać możliwość generowania raportów do arkusza kalkulacyjnego
system musi zapewniać możliwość generowania raportów oraz
ich przekazywania w formacie PDFsystem musi zapewniać możliwość tworzenia mechanizmów
do tworzenia automatów księgowych bez konieczności zmiany kodu programusystem musi zapewniać możliwość podglądu wydruku na ekranie przed przekazaniem wydruku na drukarkę
system musi zapewniać możliwość swobodnego wyboru dowolnej drukarki, na którą ma być wysłany wydruk z poziomu przygotowania wydruku
system musi zapewniać możliwość wygenerowania wydruku
do zbiorusystem musi zapewnić możliwość obsługi rozliczeń poszczególnych zadań (np. konferencje, studia podyplomowe, kursy itp.)
Obsługa finansowa
system musi zapewniać możliwość prowadzenia ewidencji udzielonych i rozliczanych zaliczek oraz wszelkich rozliczeń finansowych w podziale na różne tytuły (delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, stypendia, wadia/zabezpieczenia/kaucje, płace, konferencje, opłaty związane
z procesem kształcenia, itp.)system musi zapewniać możliwość rejestrowania udzielonych zaliczek, przedpłat w podziale na różne tytuły
system musi zapewniać możliwość rozliczanie udzielonych zaliczek, przedpłat w podziale na różne tytuły
system musi zapewniać możliwość generowania dokumentów polecenie wypłaty / polecenie pobrania będących dowodem rozliczenia w podziale na różne tytuły
możliwość generowania potrąceń / uznań z wynagrodzeń na podstawie wystawionych dokumentów polecenia wypłaty / polecenia pobrania z uwzględnieniem terminów wypłaty wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowniczych (nauczyciele, administracja, obsługa) z uwagi na różne terminy wypłat wynagrodzeń
system musi zapewniać możliwość generowania raportów nierozliczonych zaliczek z możliwością przesłania za pomocą poczty elektronicznej przypomnienia o konieczności rozliczenia zaliczki osobie, która pobrała zaliczkę
system musi zapewniać możliwość wystawiania not księgowych (zewnętrznych oraz wewnętrznych)
system musi zapewniać możliwość dokumentowania nabyć wewnątrzwspólnotowych dla celów rozliczenia podatku VAT (faktury wewnętrzne, rejestry dla celów rozliczenia podatku VAT) w podziale na rodzaj transakcji (np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług)
system musi zapewniać możliwość sporządzania i wydruku rejestru na potrzeby podatku VAT z zakresu wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów i usług
system musi zapewniać możliwość dokumentowania dostaw towarów i usług poza terytorium kraju dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług
system musi zapewniać możliwość sporządzania i wydruku rejestru na potrzeby podatku od towarów i usług z zakresu dostawy towarów i usług poza terytorium kraju
system musi zapewniać możliwość prowadzenia rozliczeń w różnych formach płatności (gotówka, przelew, karta kredytowa, czeki, itp.)
system musi zapewniać możliwość sporządzania dowolnych zestawień na bazie zaewidencjonowanych danych
system musi zapewniać możliwość rejestrowania oraz rozliczania różnego rodzaju depozytów (w szczególności depozyt pracowniczy, studencki, doktorancki)
system musi zapewniać możliwość generowania not korygujących do otrzymanych i zaewidencjonowanych faktur zakupu (dotyczy błędów w fakturach, które zgodnie z przepisami w podatku VAT mogą być korygowane poprzez wystawienie noty korygującej)
Obsługa sprzedaży
system musi zapewniać możliwość tworzenia wielu rejestrów VAT dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług związanych z dostawą towarów i usług
system musi zapewniać możliwość generowania zestawień z wystawianych faktur w konkretnej jednostce organizacyjnej
system musi zapewniać możliwość utworzenia wielu indeksów sprzedaży z opcją przypisania konkretnego rodzaju indeksu
do konkretnego rejestru VAT (ma to znaczenie przy dekretacji przychodów, których część związana jest z Funduszem Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów)system musi zapewniać możliwość zdefiniowania indeksu sprzedaży
z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych elementów na potrzeby rozliczenia podatku od towarów i usług (np. określenie stawki podatku VAT, podanie podstawy obniżenia stawki podatku od towarów i usług, która musi być uwidoczniona na fakturze)system musi zapewniać możliwość wystawiania faktur proforma
system musi zapewniać możliwość wystawiania faktur na podstawie wystawionej faktury proforma
system musi zapewniać możliwość automatycznego zbiorczego wystawiania faktur (np. dotyczących co miesięcznych obciążeń z tytułu najmu, dzierżawy, opłat za media)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia kartotek
z obciążeniami do danej umowy najmu, dzierżawy itp. (co mogłoby być podstawą do wystawienia faktur w sposób automatyczny) w powiązaniu z indeksem sprzedażysystem musi zapewniać możliwość wyboru wystawiania faktur
z zastosowaniem wyliczeń od ceny netto do brutto lub od ceny brutto do nettosystem musi zapewniać możliwość wystawiania faktur w różnych walutach
system musi zapewniać możliwość wskazania na fakturze nabywcy oraz odbiorcy (zdarza się, że dane adresowe nabywcy różnią się od danych adresowych odbiorcy)
system musi posiadać możliwość swobody wyboru formy płatności odrębnie dla każdej faktury lub grupy faktur
system musi zapewniać możliwość swobody wyboru terminu płatności w różnym ujęciu (np. liczony od daty wystawienia faktury, liczony od daty otrzymania faktury, itp.)
system musi zapewniać możliwość wyboru rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność (w ramach zdefiniowanych i ujętych w słowniku rachunków bankowych)
system musi zapewniać możliwość wybory rachunku bankowego, z którego ma być dokonana płatność (w ramach zdefiniowanych i ujętych w słowniku rachunków bankowych)
system musi zapewniać możliwość wygenerowania płatności dotyczącej jednego dokumentu na kilka różnych kont bankowych
(w ramach zdefiniowanych i ujętych w słowniku rachunków bankowych)system musi zapewniać możliwość wygenerowania płatności dotyczącej jednego dokumentu z kilku różnych kont bankowych (w ramach zdefiniowanych i ujętych w słowniku rachunków bankowych)
system musi zapewniać możliwość powiązania wystawianej faktury z zarejestrowaną umową lub zadaniem (w ramach prowadzonych rejestrów umów / zadań)
system musi posiadać możliwość wskazania jednostki organizacyjnej, której przychód dotyczy
system musi posiadać możliwość wystawienia jednej faktury
wspólnej faktury do wielu umów czy zadań dla kontrahenta, z którym realizacja tych umów czy zadań jest związanasystem musi posiadać możliwość wystawiania korekt faktur
z przywołaniem faktury korygowanej wraz z jej pozycjami, które będą podlegały korekciesystem musi posiadać możliwość wyboru waluty w jakiej wystawiona zostanie faktura wraz z możliwością przeliczenia jej na walutę polską dla celów ewidencji księgowej
system musi posiadać możliwość wydruku kopii faktury z pełną dekretacją na potrzeby zapisów w księgach i rejestrach na potrzeby rozliczenia podatku od towarów i usług
system musi posiadać możliwość wystawiania duplikatów faktur
system musi posiadać możliwość umieszczenia na wydruku informacji odnośnie wystawcy faktury (imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres e’mail)
system musi posiadać możliwość umieszczenia na fakturze informacji o stanie zadłużenia z tytułu wcześniej wystawionych faktur
system musi zapewniać możliwość wystawiania faktur zaliczkowych
system musi zapewniać możliwość wystawiania faktur rozliczeniowych do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego)
Obsługa kasowa
system musi zapewniać pełną obsługę obrotu gotówkowego
system musi zapewniać możliwość ewidencjonowania operacji gotówkowych w różnych walutach
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania dowodów kasowych (KP – kasa przyjmie, KW – kasa wyda)
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania dowodów kasowych na bazie dowodów polecenia wypłaty, polecenia pobrania sporządzonych w zakresie działań obsługi finansowej
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania dowodów kasowych w odniesieniu do wystawionych faktur sprzedaży w zakresie działań obsługi sprzedaży
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania dowodów kasowych w odniesieniu do not księgowych wystawionych w zakresie działań obsługi finansowej
system musi zapewniać możliwość ewidencji wpływów i wydatków w podziale na określone grupy środków (odrębnie dla ZFŚS, FPMSiD, itp.)
system musi zapewniać możliwość generowania raportów kasowych za dowolny okres czasu
system musi zapewniać możliwość obsługi wielu punktów kasowych
system musi zapewniać możliwość przyporządkowania danej transakcji gotówkowej na etapie jej ewidencjonowania z wybraną jednostką organizacyjną uczelni
system musi zapewniać możliwość automatycznej dekretacji każdej jednostkowej transakcji
system musi zapewniać możliwość wydruku dekretu księgowego na egzemplarzu dowodu kasowego podłączanego do raportu kasowego
system musi zapewniać możliwość automatycznej dekretacji transakcji gotówkowych w systemie księgowym zgodnie z przyjętym zakładowym planem kont
system musi zapewniać możliwość generowania poleceń wypłaty do banku celem odprowadzenia środków na odpowiednie konto bankowe
Obsługa bankowa
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania przelewów do systemu bankowego z zakresu zaewidencjonowanych dowodów
system musi zapewniać możliwość automatycznego zaciągania danych z systemu bankowego i dekretację wyciągów bankowych na kontach księgowych za pomocą automatycznego i bezpiecznego mechanizmu, w takim stopniu na jaki pozwala system bankowy, w którym Zamawiający aktualnie prowadzi rachunki bankowe (obecnie jest to bank PEKAO S.A.)
system musi zapewniać możliwość za ewidencjowania transakcji bankowej we właściwej kartotece kontrahenta na potrzeby rozrachunków
system musi zapewniać możliwość dowolnego tworzenia zestawień, raportów dla celów uzgodnienia rozliczeń bezgotówkowych
system musi zapewniać możliwość okodowania transakcji bankowych w sposób pozwalający na sporządzanie niezbędnych zestawień, raportów
Obsługa księgowa
system musi zapewniać pełną obsługę w obszarze prowadzenia ksiąg rachunkowych uczelni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości
system musi zapewniać możliwość prowadzenia ewidencji księgowej w przyjętym układzie „piątkowo-czwórkowym”
system musi zapewniać możliwość zastosowania ksiąg pomocniczych (np. należności, zobowiązania)
system musi zapewniać możliwość zdefiniowania ksiąg pomocniczych na poziomie planu kont
system musi zapewniać możliwość podziału kont księgowych na bilansowe i pozabilansowe (na poziomie konta syntetycznego)
system musi zapewniać możliwość automatycznego przenoszenia
sald kont bilansowych i pozabilansowych do następnych okresów obrachunkowychsystem musi posiadać możliwość zabezpieczenia przed rejestracją transakcji w okresie, za który sporządzono już sprawozdanie finansowe
system musi zapewniać dostępność do dzienników systemowych, rejestrujących zmiany w tabelach transakcyjnych dotyczących: wartości przed i po zmianie, rodzaju zmiany, daty zmiany i osoby, która dokonała zmiany
system musi zapewniać możliwość automatycznego powiązania
i przetwarzania kont ksiąg pomocniczych z kontami syntetycznymisystem musi zapewniać możliwość uzyskania aktualnych
sald w każdym momencie wprowadzania danych przed zamknięciem poprzednich miesięcy z uwzględnieniem danych wprowadzonych
ale ostatecznie nie zaksięgowanychsystem musi zapewniać niezbędną dla obsługi uczelni liczbę segmentów konta księgowego z niezbędną liczbą znaków w danym segmencie księgowym (maksymalna liczba znaków w koncie księgowym co najmniej 50 znaków)
system musi zapewniać możliwość zdefiniowania własnej struktury konta księgowego
system musi zapewniać możliwość słownikowania każdego segmentu konta odrębnie
system musi zapewniać możliwość zdefiniowania opisu (nazwy) konta księgowego z wykorzystaniem zesłownikowanych segmentów konta księgowego
system musi zapewniać mechanizmy kontroli dublowania kont księgowych (zarówno całe konto księgowe jak i słoniki w ramach poszczególnych segmentów konta księgowego)
system musi zapewniać możliwość zdefiniowania liczby okresów historycznych dostępnych do analiz (chodzi o możliwość pozyskania danych za dowolnie zdefiniowany okres, w tym np. za rok akademicki, semestr)
system musi zapewniać możliwość otwarcia nowego roku obrotowego, kiedy poprzedni jeszcze nie jest zamknięty
system musi zapewniać możliwość wielokrotnego blokowania okresu sprawozdawczego przed jego zamknięciem
system musi zapewniać mieć możliwość odblokowania okresu sprawozdawczego
system musi zapewniać możliwość ewidencji dowodów księgowych z zapewnieniem oddzielnych kolumn debet/kredyt
system musi zapewniać możliwość dopisania pozycji
do dowodu poprawianegosystem musi zapewniać możliwość automatycznej dekretacji dowodów księgowych na bazie słowników danego segmentu konta księgowego
system musi zapewniać kontrolę tworzenia dekretów na etapie ewidencji dowodów księgowych (możliwość utworzenia dekretu jedynie na podstawie danych ze słownika dla danego segmentu konta księgowego)
system musi zapewniać kontrolę tworzenia dekretów na etapie ewidencjonowania dokumentów źródłowych ze względu na logikę jak i współzależności, sygnalizowanie błędów, komunikaty ostrzegawcze o zaistniałych błędach
system musi zapewniać co najmniej dwuznakowe oznaczenie grup dowodów księgowych z możliwością definiowania symboli grup dowodów księgowych na poziomie uprawnionych użytkowników systemu
system musi zapewniać możliwość automatycznej numeracji dowodów księgowych w ramach danej grupy dowodów księgowych
system musi zapewniać możliwość dowolnej numeracji dowodów księgowych w danej grupie dowodów księgowych (narastająco w danym miesiącu, narastająco w danym roku obrotowym)
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania dodatkowych dekretów księgowych na kontach pozabilansowych w powiązaniu z kontami bilansowymi (określone wzorce dekretacji)
system musi zapewniać możliwość „stopniowanego” zamykania ksiąg za dany okres rozliczeniowy (możliwość wstępnego księgowania, księgowania końcowego i ostateczne zamknięcie okresu rozliczeniowego) z odpowiednim oznaczeniem w systemie na jakim etapie księgowania znajduje się dany dowód księgowy
system musi zapewniać możliwość pozyskiwania danych z kont księgowych już przy wstępnym księgowaniu danego okresu rozliczeniowego
system musi zapewniać możliwość równoległego księgowania dowodów księgowych w różnych okresach rozliczeniowych
system musi zapewniać możliwość edycji dowodu księgowego przez „właściciela” dowodu księgowego oraz przez osobę odpowiedzialną za dany zakres danych (przez „właściciela” dowodu księgowego rozumiemy osobę wprowadzającą dany dowód księgowy)
system musi zapewniać możliwość edycji dowodów księgowych jedynie w niezamkniętych okresach rozliczeniowych
system musi zapewniać możliwość tworzenia dzienników zapisów księgowych prowadzonych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości
system musi zapewniać możliwość kontroli zaewidencjonowanych dowodów księgowy pod kątem ich numeracji, bilansowania się oraz statusu ujęcia w księgach (zaksięgowany/niezaksięgowany)
system musi zapewniać możliwość zaksięgowania jedynie kompletnych dowodów księgowych, których zapisy bilansują się (zarówno zapisy na kontach bilansowych jak i niebilansowych)
system musi zapewniać możliwość określania uprawnień co do pozyskiwania danych do ksiąg rachunkowych z poszczególnych modułów
system musi zapewniać możliwość pozyskiwania danych do ksiąg rachunkowych z innych modułów w dowolnym przekroju czasowym
system musi zapewniać możliwość pozyskiwania danych księgowych zarówno z dowodów księgowych zaksięgowanych jak i niezaksięgowanych z odpowiednim oznaczeniem dowodów niezaksięgowanych (np. poprzez umieszczenie przy dowodzie niezaksięgowanym znaku wykrzyknik lub gwiazdka)
system musi zapewniać możliwość automatycznego naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na podstawie zaewidencjonowanych dowodów księgowych z zakresu wynagrodzeń według przyjętego klucza naliczeń (z możliwością dowolnej modyfikacji klucza naliczeń ZFŚS dla dowolnego okresu rozliczeniowego nawet jeśli zmiana nastąpi w trakcie roku obrotowego)
system musi zapewniać możliwość automatycznego naliczenia narzutu kosztów pośrednich oraz odpisów od przychodów według przyjętego klucza rozliczeniowego za dowolny okres rozliczeniowy
system musi zapewniać możliwość automatycznego zaewidencjonowania na kontach księgowych naliczonych narzutów kosztów pośrednich oraz odpisów od przychodów wraz z możliwością wydruku dowodu polecenia księgowania
system musi zapewniać możliwość zdefiniowania automatów
do bieżącej dekretacji ewidencjonowanych dowodów księgowychsystem musi zapewniać możliwość wygenerowania automatycznych dowodów PK dla stałych rozliczeń (np. na potrzeby rozksięgowania międzyokresowych rozliczeń kosztów)
system musi zapewniać możliwość tworzenia raportów w dowolnie wybranym przekroju
system musi zapewniać możliwość automatycznej kontroli kręgu kosztowego wraz z wykazem błędnych księgowań, które wpływają na błędy przy uzgodnieniu kręgu kosztowego
system musi zawierać możliwość eksportu danych, raportów do arkuszy kalkulacyjnych
system musi zapewniać możliwość importu danych z arkuszy kalkulacyjnych, plików tekstowych
system musi zapewniać możliwość prowadzenia ewidencji zarówno w walucie polskiej jak i w walutach obcych
system musi zapewniać możliwość ewidencji dowodów księgowych z podziałem na wiele kont zespołu 5 i kosztu rodzajowego
system musi zapewniać oznaczenie wydruków datą i godziną ich sporządzenia
system musi zapewniać oznaczenie wydruków informacją
o autorze programu oraz numerze wersji oprogramowaniasystem musi zapewniać oznaczenie wydruków informacją o kolejnym numerze drukowanej strony wraz z informacją o ostatniej stronie wydruku (preferowany układ to strona 1 z …)
system musi zapewniać oznaczenie wydruków pod względem zadanych parametrów wydruku – informacja taka na każdej stronie wydruku
system musi zapewniać możliwość umieszczenia na wydruku informacji o zadanych parametrach wydruku
system musi zapewniać możliwość zadawania parametrów wydruku w dowolnym przekroju czasowym
system musi zapewniać możliwość automatycznego rozksięgowania zaewidencjonowanych dowodów księgowych na poszczególne źródła finansowania w dowolnie wybranym okresie
system musi zapewniać możliwość automatycznego pozyskiwania danych z innych modułów wraz z automatyczną dekretacją na kontach księgowych
system musi zapewniać możliwość automatycznego tworzenia rejestrów na potrzeby rozliczenia podatku VAT (zarówno od strony sprzedaży jak i zakupu)
system musi zapewniać możliwość automatycznego tworzenia korekt rejestrów na potrzeby podatku VAT (zarówno od strony sprzedaży jak i zakupów)
system musi zapewniać możliwość zastosowania więcej niż jednego wskaźnika proporcji na cele rozliczenia podatku naliczonego rozliczanego z zastosowaniem proporcji
system musi zapewniać możliwość powiązania wskaźnika proporcji dla celów rozliczenia podatku VAT naliczonego z obowiązkiem podatkowym (tak aby określając datę obowiązku podatkowego automatycznie podpowiadał się % odliczenia podatku VAT)
system musi zapewniać możliwość automatycznej dekretacji na kontach księgowych transakcji, dla których podatek VAT naliczony rozliczany jest z zastosowaniem proporcji (odpowiednie ujęcie na kontach księgowych nieodliczonej części podatku VAT)
system musi zapewniać możliwość automatycznego wyliczenia wskaźnika proporcji dla celów rozliczenia podatku VAT naliczonego
system musi zapewniać możliwość wyboru dowolnego okresu rozliczenia podatku VAT bez względu na datę księgowania dowodu księgowego
system musi zapewniać możliwość ewidencji jednego dowodu księgowego w podziale na kilka rejestrów VAT
system musi zapewniać możliwość zamykania rejestrów VAT niezależnie od zamykania księgowań dowodów księgowych w poszczególnych okresach rozliczeniowych
system musi zapewniać pełną obsługę rozrachunków zgodnie z obowiązującym planem kont (np. rozrachunki z kontrahentami, pracownikami, studentami, doktorantami, pozostałe rozrachunki)
system musi zapewniać możliwość zastosowania rodzajów rozrachunków - odrębne kody rodzaju rozrachunków dla poszczególnych kont rozrachunkowych (np. w rozrachunkach z odbiorcami powiązanie rozrachunku z działem wystawiającym faktury, dla rozrachunków z dostawcami podział rozrachunków na takie kategorie jak: przedpłata na zakup towarów i usług, rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych, wadia, zabezpieczenia, kaucje itp.)
system musi zapewniać możliwość prowadzenia łącznej kartoteki rozrachunkowej dla danego kontrahenta z możliwością rozróżnienia rodzaju rozrachunku
system musi zapewniać możliwość sortowania danych w dowolnie wybranym przekroju czasowym
system musi zapewniać możliwość sortowania danych po dowolnie wybranym parametrze ujętym w kartotece rozrachunkowej
system musi zapewniać możliwość generowania zestawień dotyczących struktury wiekowej należności i zobowiązań dla dowolnie wybranego okresu rozliczeniowego
system musi zapewniać możliwość pozyskania danych statystycznych w ramach prowadzonych rozrachunków (np. największy odbiorca/dostawca, udział % obrotu z danym odbiorcą/dostawcą do całości obrotów w danym okresie rozliczeniowym)
system musi zapewniać możliwość monitorowania i bieżącą kontrolę rozrachunków z uwzględnieniem uregulowań zewnętrznych oraz wewnętrznych (zarówno w odniesieniu do kontrahentów zewnętrznych jak i w odniesieniu do pracowników, studentów i doktorantów)
system musi zapewniać możliwość automatycznego generowania not odsetkowych (pojedynczo i zbiorczo)
system musi zapewniać możliwość wystawiania wezwań do zapłaty (stopniowane wezwania do zapłaty, tzn. z możliwością wyboru od przypomnienia do wezwania przed sądowego) wraz z prowadzeniem rejestru wystawianych wezwań do zapłaty
system musi zapewniać możliwość generowania potrąceń z wynagrodzeń z tytułu nierozliczonych zaliczek przez pracowników wraz z automatycznym odniesieniem takich potrąceń w module płacowym (bez konieczności ponownego wprowadzania danych w systemie płacowym oraz zwrotny dekret z listy płac potwierdzający dokonane potrącenie)
Sprawozdawczość
System musi umożliwiać sporządzanie sprawozdań i raportów zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi urzędowymi. Integralnym elementem systemu w zakresie sprawozdawczości muszą być właściwe definicje, przez co rozumie się informacje szczegółowe o tym, skąd pobierane są dane do poszczególnych pozycji (działów, wierszy, kolumn) sprawozdań. Sprawozdania muszą mieć funkcjonalność odświeżania zawartości w poszczególnych okresach sprawozdawczych.
System musi umożliwić tworzenie sprawozdań wg właściwości:
dla Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego
plan rzeczowo-finansowy z załącznikami,
sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego z załącznikami,
sprawozdanie z działalności uczelni,
Rb-70 – kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
Rb-N - sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych,
Rb-Z - sprawozdanie o stanie zobowiązań,
informacja o liczbie studentów i doktorantów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych, w tym cudzoziemców, za których uczelnia opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne;
Do Ministerstwa informacje dotyczące cudzoziemców kształcących się na UG: - oddzielne wykazy dla cudzoziemców polskiego i niepolskiego pochodzenia, -wykazy wg krajów, z których cudzoziemcy pochodzą.
sprawozdanie RbN
sprawozdanie RbZ
sprawozdanie RbWs
dla Głównego Urzędu Statystycznego
DNU-K – sprawozdanie o międzynarodowej wymianie usług,
DNU-R - sprawozdanie o międzynarodowej wymianie usług,
F-01/s - sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym szkół wyższych,
F-03 - sprawozdanie o stanie i ruchu środków trwałych,
G-02b - sprawozdanie bilansowe nośników energii i infrastruktury ciepłowniczej,
G-05 - sprawozdanie o strukturze zużycia materiałów, energii i usług obcych oraz zapasów materiałów,
K-03 - sprawozdanie o obiektach i działalności kulturalnej – biblioteki,
KFT-OB/b - sprawozdanie o obiektach sportowych,
KT-1 - sprawozdanie o wykorzystaniu turystycznego obiektu noclegowego,
KT-1a - sprawozdanie o wykorzystaniu turystycznego obiektu noclegowego,
M-01 - sprawozdanie o zasobach mieszkaniowych,
MN-01 - sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej w dziedzinie biotechnologii w jednostkach naukowych,
PNT-01/s - sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B + R) w szkołach wyższych,
sprawozdanie XXX-00
X-00 - sprawozdanie o studiach wyższych,
S-11 - sprawozdanie o pomocy materialnej i socjalnej dla studentów i doktorantów,
S-12 - sprawozdanie o stypendiach naukowych, studiach podyplomowych i doktoranckich oraz zatrudnieniu w szkołach wyższych, instytutach naukowych i badawczych,
Z-02 – sprawozdanie o kosztach pracy,
Z-03 – sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
Z-05 – badanie popytu na pracę,
Z-06 – sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy,
Załącznik do Z-06a – sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach nauczycieli akademickich,
Z-10 - sprawozdanie o warunkach pracy,
Z-12 - sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń według zawodów,
Z-KW - statystyczna karta wypadku.
dla Urzędu Skarbowego
deklaracje w zakresie podatku od towarów i usług
deklaracje w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych
deklaracje w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
informacje z zakresu transakcji wewnątrzwspólnotowych
Deklaracje i informacje składane przez pracodawców zobowiązanych do wpłat i zwolnionych z wpłat na Fundusz, Zarządowi PFRON
dla Urzędu Celnego
Intrastat
ogólne
rachunek zysków i strat w dwóch wersjach kalkulacyjnej
i porównawczejbilans
zestawienie zmian w kapitałach
Zarządzanie Projektami
System zgodny będzie z aktualnie obowiązującym prawem, w szczególności będą miały zastosowanie następujące akty prawne w ich aktualnych wersjach w dacie rozpoczęcia prac wdrożeniowych:
Ustawa o rachunkowości
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
Ustawa o podatku dochodowym od towarów i usług
Ustawa o podatku akcyzowym
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
Ustawa o finansach publicznych
Ustawa prawo o szkolnictwie wyższym
Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni
Ustawa o zasadach finansowania nauki
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na działalność statutową
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego zmieniające rozporządzenie w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na działalność statutową
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 stycznia 2008 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie projektów badawczych (Dz. U. Nr 21, poz. 126)
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie projektów rozwojowych
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie projektów celowych
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę na stypendia naukowe dla wybitnych młodych naukowców
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie nagród za wybitne osiągnięcia naukowe oraz naukowo-techniczne
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na organizowanie i finansowanie określonych zadań powierzonych przez ministra
Kodeksem pracy,
Ustawą o ochronie danych osobowych,
Przepisami związanymi z ZUS, GUS, MNiSW, i innymi instytucjami,
Ustawą Prawo zamówień publicznych,
innymi przepisami dotyczącymi szkolnictwa wyższego,
rozporządzeniami związanymi z w/w ustawami,
przepisami prawa unijnego obowiązującymi w Polsce,
przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w Uczelni np. Statut Uczelni, Uchwały Senatu, Decyzje i Zarządzenia Rektora, Zarządzenia Kanclerza itp.,
Przepisami o zastępczej służbie wojskowej,
Funkcjonalności ogólne:
Architektura systemu musi być zrealizowana w sposób, który nie wymaga po stronie stacji końcowej instalowania jakiegokolwiek oprogramowania, a jedynie posiadania przez użytkownika na stanowisku komputerowym systemu operacyjnego Windows w wersji XP SP3 lub wyższej oraz przeglądarki internetowej Internet Explorer lub Firefox w aktualnie dostępnej stabilnej wersji
Architektura systemu musi zapewniać możliwość stabilnego korzystania z systemu zarówno w sieci LAN jak również z wykorzystaniem sieci operatorów komórkowych oraz innych dostawców
System musi umożliwiać wprowadzenie dokumentów w rozproszonych lokalizacjach (x.xx. na Wydziałach, w różnych jednostkach organizacyjnych uczelni) - z założeniem, że dokumenty finansowo-księgowe będą wprowadzane tylko raz i będą widoczne w systemie.
System musi umożliwiać obsługę załączników – z możliwością dopięcia do dokumentu w obiegu dowolnego pliku z dysku bądź obrazu dokumentu pierwotnego ze skanera, możliwością podglądu załączników w dowolnym momencie.
System musi umożliwiać elektroniczną akceptację dokumentów według zakresu i ilości akceptacji uzależnionej od grupy dokumentów tzn. każda grupa dokumentów może mieć różną ścieżkę akceptacji.
System musi posiadać edytowalną ścieżkę akceptacji (punktów/osób opisujących, weryfikujących i zatwierdzających dokumenty w obiegu).
System musi umożliwiać samodzielne definiowanie dowolnej ilości ścieżek (planów przepływu dokumentu między stanowiskami i osobami).
System musi umożliwiać automatyczne przypisania nowo wprowadzanego dokumentu do jednej z już zdefiniowanych ścieżek akceptacji na podstawie zdefiniowanego typu dokumentu.
System musi umożliwiać dodawanie nowych ścieżki akceptacji przez administratora systemu po stronie Zamawiającego
System musi umożliwiać definiowanie odrębnych szablonów wydruków dokumentów, dla każdego z projektów, zawierające wymagane zapisy, logotypy oraz znaki graficzne identyfikujące projekt dostępne w oparciu o system uprawnień
System musi umożliwiać wydruk akceptacji i podłączenie jej do oryginału dokumentu – stworzonego według określonego szablonu zdefiniowanego dla danego projektu.
System musi umożliwiać integrację w oparciu o Webservices z zewnętrznymi aplikacjami
System musi umożliwiać uwzględnianie zmian w zewnętrznym otoczeniu prawnym, w którym funkcjonuje Uczelnia oraz zapewniać możliwość wprowadzania modyfikacji, odzwierciedlających te zmiany – według nadanych uprawnień.
W przypadku edycji danych o jednorodnej postaci (np. zmiana parametru konta itp.)w systemie musi istnieć możliwość szybkiego oraz grupowego wprowadzania danych.
System musi zapewnić mechanizmy alarmowania, drogą e-mail, poszczególnych użytkowników systemu o zbliżającym się końcu ważności obowiązujących informacji lub zdarzeń tj. data raportowania, archiwizacji, przewidzianej kontroli.
System musi wspierać weryfikację kompletności i poprawności dokumentów, poprzez kontrolę twardą (brak możliwości zapisu bez podania danych istotnych) i miękką (ostrzeżenia o niekompletności danych, ale możliwy zapis i późniejsze uzupełnienie danych).
System musi posiadać mechanizm polegający na kontroli statusu dokumentu, jego dotychczasowej ścieżki oraz czasów przyjścia, obróbki i wyjścia z poszczególnych stanowisk. Ponadto musi umożliwiać:
generowanie raportów o stanie dokumentów,
listy dokumentów na poszczególnych stanowiskach,
historii dokumentu.
System musi umożliwiać wykorzystanie mechanizmu kodów kreskowych do oznaczania i wyszukiwania dokumentów w obiegu – drukowanie etykiet samoprzylepnych z kodem i oznaczenie tym kodem dokumentu elektronicznego, obsługa czytników kodów kreskowych na stanowiskach edycji danych.
System musi obsługiwać transakcje walutowe, ewidencjonując równolegle wartości w złotych i walucie obcej oraz kurs, po jakim dokonano przeliczenia wg zdefiniowanych wcześniej kursów zaciąganych automatycznie z odpowiednich stron internetowych.
System musi zapewnić ewidencję wniosków o dofinansowanie oraz realizowanych projektów
Wnioskowanie o dofinansowanie
System musi umożliwiać wybór pomiędzy projektami międzynarodowymi (w tym x.xx. fundusze strukturalne i projekty międzynarodowe współfinansowane ze środków krajowych), a krajowymi. W każdej z opcji zdefiniowana będzie inna ścieżka obiegu i akceptacji dokumentów na etapie wnioskowania o dofinansowanie.
Projekty międzynarodowe
System musi umożliwiać wprowadzanie określonych danych zgodnych z regulacjami wewnętrznymi UG dot. Zarządzania projektami międzynarodowymi tj.:
wprowadzenia do systemu informacji zawartych w karcie projektu takich jak x.xx.:
Tytuł projektu w języku polskim;
Tytuł projektu w języku obcym (jeśli dotyczy);
Nazwa Programu – rozwijana lista z możliwością uzupełniania (możliwość definiowania listy na UG);
Nazwa Priorytetu /Działania – rozwijana lista z możliwością edycji w systemie przez pracowników DZPM ;
Nazwa konkursu;
Data zamknięcia konkursu;
Dane kontaktowe Kierownika Projektu – dane pochodzą z bazy kadrowej (pracownik UG) lub pole tekstowe (brak danych w bazie kadrowej);
Dane kontaktowe osoby do kontaktów – dane pochodzą z bazy kadrowej (pracownik UG) lub pole tekstowe (brak danych w bazie kadrowej);
Rola UG w Projekcie: wybór pomiędzy Koordynator, Partner, podwykonawca, inny (jaki);
Skład Zespołu Projektowego – dane pochodzą z bazy kadrowej (pracownikiem UG) lub pole tekstowe (brak danych w bazie kadrowej);
Informacja o liderze i partnerach (nazwa i kraj,);
Czy projekt będzie przedmiotem patentu,
Cele projektu;
Merytoryczny opis Projektu;
Uzasadnienie potrzeby realizacji Projektu;
Zgodność ze Strategią UG – uzasadnienie w formie pola tekstowego;
Korzyści merytoryczne/finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego wynikające z realizacji Projektu;
Przewidziane rezultaty do osiągnięcia;
Ryzyka i zagrożenia związane z realizacją Projektu;
Sposoby zapobiegania ryzyku;
Przewidziane rezultaty do osiągnięcia;
Budżet Projektu:
Całkowity;
Całkowity dla UG;
Z podziałem na kategorie i lata;
Wnioskowana kwota dla UG;
Wkład własny;
Źródło pokrycia wkładu własnego;
Koszty niekwalifikowane z wyszczególnieniem;
Źródło finansowania kosztów niekwalifikowanych;
Wysokość kosztów bankowych;
Sposób finansowania kosztów bankowych;
Forma finansowania Projektu (zaliczka, refundacja, mieszany – rozwijana lista),
Rodzaj Projektu (inwestycyjny, naukowo-badawczy, dydaktyczny, badawczo-rozwojowy, inny) – rozwijana lista z możliwością uzupełniania i zaznaczenia więcej niż 1 opcji , możliwość definiowania listy w systemie);
Czas trwania Projektu (od - do oraz w m-cach);
Klasyfikacja Projektu według sprawozdania Rb-WS;
Konieczność złożenia Wniosku o przyznanie środków finansowych na realizację projektu międzynarodowego współfinansowanego lub innego;
Możliwość wprowadzania uwag i komentarzy w formie pola tekstowego;
Możliwość edycji słownika nowych kategorii projektów w ramach DZPM
Akceptację wprowadzonych danych z karty projektu przez Kierownika projektu oraz Dziekana lub Kierownika jednostki organizacyjnej
Generowania, uzupełniania i akceptacji oświadczeń, których strukturę określają załączniki wytycznych do projektu i przepisy wewnętrzne UG;
Generowania, uzupełniania i powiadamiania drogą e-mail o opiniach Komitetu Sterującego i decyzji Rektora;
Umieszczania dokumentów aplikacyjnych: wytycznych, wniosku o dofinansowanie z załącznikami parafowanych przez Kierownika Projektu, protokołów z posiedzeń Komitetu Sterującego, innych dokumentów;
Wprowadzania do systemu informacji o:
2.3.1.1.9 Uzyskaniu dofinansowania / nie uzyskaniu dofinansowania Projektu (pozytywna ocena, ale brak środków / negatywna ocena);
Numerze decyzji;
Rozpoczęciu procedury odwoławczej;
Wyniku procedury odwoławczej;
W zależności od pozytywnej oceny dalsze opcje pozostają aktywne albo nie.
Projekty krajowe
System musi zapewniać bieżącą ewidencję wniosków składanych o dofinansowanie projektów ze środków krajowych (finansowane z NCN, NCBR, MNiSW, itp.)
System musi umożliwiać wprowadzenie wniosku/karty projektu w ramach nadanych uprawnień w systemie.
Karta wnioskującego, powinna zawierać co najmniej następujące informacje z możliwością dodania własnych pól z określonym typem danych:
2.3.2.1.2.1 Nazwa programu
2.3.2.1.2.2 Instytucja, do której składany jest wniosek
2.3.2.1.2.3 Rodzaj konkursu, do którego składany jest wniosek (typ, nr, itp.);
2.3.2.1.2.4 tytuł projektu;
2.3.2.1.2.5 kierownik projektu (dane kontaktowe, telefon, e-mail, adres, itp.); dane pobierane z bazy kadrowej (pracownikiem UG) lub pole tekstowe (brak danych w bazie kadrowej);
2.3.2.1.2.6 dane kontaktowe do osób zajmujących się administracją projektu;
2.3.2.1.2.7 cele projektu;
2.3.2.1.2.8 krótki opis Projektu;
2.3.2.1.2.9 zgodność ze Strategią UG – uzasadnienie w formie pola tekstowego;
2.3.2.1.2.10 rola UG w projekcie – Xxxxx, czy Partner;
2.3.2.1.2.11 informacja o partnerach (nazwa i kraj, sposób rozliczania z Partnerem);
2.3.2.1.2.12 nazwa priorytetu /działania – rozwijana lista z możliwością dodawania nowych elementów zgodnie z poziomem nadanych uprawnień.
2.3.2.1.2.13 jednostka realizująca projekt, wydział, katedra;
2.3.2.1.2.14 czas trwania projektu, (termin rozpoczęcia, termin zakończenia, z możliwością wprowadzania zmian aneksów, tak aby cała historia była widoczna);
2.3.2.1.2.15 budżet i harmonogram (całkowity, całkowity dla UG, z podziałem na kategorie, wnioskowana kwota dofinansowania dla UG, Wkład własny i źródło jego pokrycia, Koszty niekwalifikowane z wyszczególnieniem i źródłem finansowania);
2.3.2.1.2.16 narzut kosztów pośrednich, różny w zależności od projektu – definiowany w systemie w ramach danego typu projektu tj.:
2.3.2.1.2.17
Koszty pośrednie =
(koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*30%
(koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*20%(koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*15%
Koszty bezpośrednie * 20%
Koszty bezpośrednie *15%
Koszty bezpośrednie*10%
Ryczałt miesięcznie 1000,00zł
15% wszystkich kosztów, natomiast koszty bezpośrednie to 85% (możliwość wystąpienia błędu w przypadku, gdy przeliczy się ile stanowią koszty pośrednie kosztów bezpośrednich, gdyż % może być różny w poszczególnych latach projektu)
(Koszty bezpośrednie pomniejszone o niektóre składniki kosztowe) * x%
nr rachunku bankowego (jeśli było konieczne otworzenie takiego rachunku czas trwania projektu), data otwarcia i data zamknięcia, jeśli nie jest wymagane otwarcie rachunku to zaznaczenie nie wymagany odrębny rachunek;
źródła finansowania (wkład własny i dofinansowanie);
rodzaj działalności wg sprawozdania PNT-01s (badania; podstawowe, stosowane, przemysłowe, prace rozwojowe), (ewentualnie dotyczące nanotechnologii lub biotechnologii) jak również przypisanie do dziedziny naukowej;
skład zespołu projektowego - zasilany danymi z bazy kadrowej w przypadku pracowników lub osobne pole tekstowe, gdy osoba nie jest pracownikiem uczelni;
forma zatrudnienia;
ostateczna decyzja (przyznane w całości, w części, odrzucone,), czy zakończone czy odwoływano się od pierwotnej decyzji, jaka została podjęta ostateczna decyzja;
możliwość dodawania nieograniczonej ilości dodatkowych pól z możliwością ustawiania rozszerzonej listy wyboru;
definicja pól daty oraz tekstu zawierającego dane dotyczące czasu archiwizacji i osoby, która będzie za nią odpowiedzialna w ramach całego projektu;
w przypadku, gdy dofinansowanie będzie w innej kwocie niż wnioskowano, konieczne będzie wprowadzenie nowego budżetu i harmonogramu zgodnego z decyzją o dofinansowanie, który będzie wynikał z umowy.
(do każdego pola musi wystąpić możliwość ustawienia rozwijanej listy odpowiedzi z możliwością uzupełnienia - definiowania w systemie)
W momencie podpisania umowy, etap wnioskowania będzie zakończony i automatycznie zostanie otwarty kolejny etap, a mianowicie realizacja projektu, pod warunkiem, że uzyskał on finansowanie.
System musi zapewnić możliwość generowania raportów porównujących zarówno projekty złożone jak i projekty, które otrzymały finansowanie według kryteriów zawartych w karcie wnioskującego.
Umowy o dofinansowanie
2.3.2.1 System musi umożliwiać wprowadzanie określonych danych zgodnych z regulacjami wewnętrznymi UG dot. Zarządzania projektami międzynarodowymi tj.:
Możliwość automatycznego zaciągnięcia danych do umowy z karty projektu.
2.3.2.3 Rejestrowanie umów o dofinansowanie / decyzji o dofinansowanie (głównej, partnerskiej, o wykonanie projektu międzynarodowego współfinansowanego lub innego);
Wprowadzanie następujących danych dot. Umowy w ramach nadanych uprawnień w systemie:
Numer umowy;
Strony umowy;
Data podpisania umowy;
Okres realizacji całego Projektu;
Okres realizacji Projektu przez UG;
Kwota dofinansowania całego Projektu;
Kwota dofinansowania dla UG;
Procent dofinansowania Projektu;
Procent dofinansowania dla UG;
Budżet całkowity Projektu (kategorie wydatków);
Budżet UG (szczegółowe kategorie wydatków z podziałem na lata);
Wkład własny;
Koszty niekwalifikowane z ich wyszczególnieniem;
Koszty pośrednie UG;
Sposób rozliczania z Partnerem;
Termin przechowywania wszystkich dokumentów i datę ich archiwizacji z możliwością zdefiniowania powiadomienia w formie e-mail do kierownika projektu, osoby odpowiedzialnej za archiwizację i pracowników DZPM o zbliżającym się terminie archiwizacji;
Osoba odpowiedzialna za archiwizację – dane pochodzą z bazy kadrowej (pracownik UG) lub są ręcznie wprowadzane w postaci pola tekstowego;
Wymagane zabezpieczenia (w tym opcja, że zabezpieczenie nie jest wymagane);
Numer rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu (data otwarcia i data zamknięcia, waluta);
Jeśli otwarcie rachunku nie jest wymagane, to opcja, że odrębny rachunek nie był wymagany;
Koszty księgowe projektu (koszty wg działalności oraz numer / numery zadania)
Cele, wskaźniki (produktu, rezultatu),
Umieszczania skanów umów wraz z załącznikami;
Aneksy do umowy
2.3.2.7 System musi umożliwiać wprowadzenie zmian w projekcie – zależnie od zapisów projektu wg nadanych uprawnień z możliwością podglądu, kto dokonał zmiany oraz zapisu wszystkich poprzednich wersji z możliwością akceptacji zmian wg nadanych uprawnień.
2.3.3 Realizacja projektu
2.3.3.1 Ważne dokumenty
System musi zapewnić możliwość podłączenia do systemu dokumentów związanych z realizacją projektu oraz umożliwiać ich podgląd i wydruk. Skany dokumentów lub dokumentów w innej wersji elektronicznej mogłyby znaleźć się w zakładce "ważne dokumenty". Do w/w dokumentów można zaliczyć x.xx. następujące dokumenty, takie jak:
harmonogram rzeczowo-finansowy wprowadzany ręcznie ,
karta projektu,
wniosek o dofinansowanie,
umowy projektowe wraz z xxxxxxxx,
pełnomocnictwa dla Kierownika projektu,
skład Zespołu projektowego,
obowiązujące wytyczne dotyczące konkursu – skan dokumentacji konkursowej obowiązującej dla konkursu,
oświadczenia Kierownika dot. kwalifikowalności wydatków,
umowy partnerskie,
pisma związane z projektem,
skany podpisanych raportów merytorycznych i finansowych (raporty mogą być w innej zakładce - albo np. w folderze dot. raportów) itp. wraz z informacją w jakiej jednostce organizacyjnej znajduje się dany oryginał dokumentu
dokumentacja związana z kontrolami
inne dokumenty.
2.3.3.2 Realizacja budżetu projektu
Budowanie budżetu projektu
2.3.3.2.1.1 System musi zapewniać wprowadzanie budżetów projektów, ich modyfikację, kontrolę wykorzystania środków oraz informację o wysokości środków pozostających do wykorzystania.
System musi zapewniać eksport danych z karty projektu do aktualnej wersji budżetu.
System musi zapewniać możliwość wersjonowania budżetu z opcją przeglądania oraz raportowania z danych historycznych
System musi umożliwiać wprowadzenie zmian w projekcie / przesunięć pomiędzy kategoriami, tworzenie nowych kategorii – zależnie od zapisów projektu wg nadanych uprawnień z możliwością podglądu, kto dokonał zmiany. Każda zmiana generuje nowy budżet tak, aby cała ścieżka była jasna i widoczna, od pierwotnego budżetu do ostatniego.
System musi umożliwiać budowanie budżetu projektu zależnie od wymogów danego projektu - z podziałem na:
zadania
kategorie
zadania i kategorie (kategorie w ramach konkretnych zadań)
pakiety robocze (WP) i linie budżetowe (BL)
harmonogramy w ujęciu miesięcznym, kwartalnym, rocznym, zadaniowym i innym,
w PLN i walutach obcych,
rodzaje kosztów,
źródła finansowania,
jednostki powstania, (w przypadku realizacji na dwóch wydziałach, czy dwóch katedrach, przypisanie odpowiednich części budżetu do odpowiednich jednostek)rodzaje działalności.
System musi umożliwiać podgląd planu i wykonania budżetu danego projektu.
System musi umożliwiać prowadzenia budżetów w walutach obcych – przeliczanie z waluty na PLN lub z PLN na walutę wg nadanej formuły, np. wg kursu stałego czyli cały projekt / okres raportowy wg 1 nadanego kursu, lub codzienne badanie wykorzystania poprzez codzienne aktualizowanie kursu (np. wg kursu NPB lub EBC na dany dzień).
System musi umożliwiać podgląd i wydruk budżetów projektów w ujęciu ogólnym i szczegółowym tj. biorąc pod uwagę zagregowane kwoty w ramach danej kategorii budżetowej lub szczegółowe dane dotyczące poszczególnych pozycji
W sytuacji, gdy Uczelnia jest Liderem projektu system musi umożliwiać wprowadzenie budżetu Partnerów i ich wykorzystania do budżetu całego projektu (bez zaciągania z systemu F-K i płatności) oraz wykonania wskaźników, a także umożliwiać odpowiedni wydruk raportów uwzględniając budżet partnerów
Wprowadzanie dokumentów finansowo-księgowych i wykorzystanie budżetu projektu
2.3.3.2.2.1 System musi umożliwiać wprowadzenie dokumentów w rozproszonych lokalizacjach (x.xx. na Wydziałach, w różnych jednostkach organizacyjnych uczelni) oraz połączenie ich na etapie wprowadzania jednocześnie z umową z wykonawcą oraz ze szczegółowym budżetem projektu – konkretną kategorią / zadaniem itp. W budżecie projektu (jeśli wcześniej powstało obligo – to połączenie dokumentu z obligo w celu „uwolnienia” obligo i automatycznego przesunięcia dokumentu po uzyskaniu wszystkich akceptacji i zrealizowaniu płatności do „wykorzystania” budżetu projektu).
System musi umożliwiać wprowadzanie dokumentów, dla których wcześniej powstało obligo oraz dokumentów, dla których wcześniej nie było obliga.
System musi „blokować” złożenie zamówienia / wprowadzenia dokumentów w przypadku, gdy środki w danej pozycji kosztowej zostały wyczerpane i mogą spowodować przekroczenie limitu z możliwością ręcznego "uwolnienia" budżetu przez osoby upoważnione - po uzyskaniu zgody na przesunięcie części innych środków.
System musi zachowywać dane historyczne pokazujące o ile nastąpiło przekroczenie pozycji w stosunku do pierwotnego planu.
System musi zapewniać podgląd obliga i wykorzystania budżetu przez różne jednostki według nadanych uprawnień
System musi zapewniać możliwość ręcznego "uwolnienia" budżetu, przez osoby upoważnione - po uzyskaniu zgody na przesunięcie części z innych kategorii budżetowych.
2.3.3.2.2.7 Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe powinny być skanowane w rozproszonych lokalizacjach i powiązane z danymi wprowadzanymi w systemie, tak, aby na każdym etapie akceptacji była możliwość wglądu w dokument źródłowy,
2.3.3.2.2.8 Grupy dokumentów finansowo-księgowych możliwych do wykorzystania przy realizacji budżetu projektu:
dokumenty kadrowo-płacowe opisane wcześniej
faktury VAT zakup,
faktury zagraniczne,
zaliczki gotówkowe i rozliczenia zaliczek,
faktury wewnętrzne,
faktury VAT sprzedaż,
faktury VAT korekta sprzedaż,
faktury wewnętrzna korekta,
faktury VAT korekta zakup,
rachunek do umowy cywilno-prawnej,
rachunek,
noty wewnętrzne,
noty księgowe,
delegacje krajowe i zagraniczne (rozliczenie kosztów podróży, zaliczki),
pobranie zaliczek,
umowy cywilno-prawne,
umowy o pracę,
przyznania dodatkowych wynagrodzeń,
zlecenia wypłaty,
dodatkowe wypłaty, w tym zwiększone wnioski premiowe,
przeksięgowania środków w ramach różnych źródeł finansowania (np. faktury, umowy cywilno-prawne, umowy o pracę, delegacje)
listy stypendialne związane z wyplatani stypendiów / dodatków stażowych i inne,
listy płac,
listy płac-zlecenie,
raporty kasowe,
wyciągi bankowe,
przeksięgowania,
polecenia wypłaty / polecenia pobrania,
przedpłaty x.xx. na konferencje,
faktury pro forma,
inne dokumenty finansowo-księgowe
zakupy poprzez zamówienia w Wewnętrznym Systemie Realizacji Zamówień (rezerwacja środków– tworzenie obligo na poziomie Wydziału / Kierownika projektu lub Działu Zamówień Publicznych), a następnie powiązanie zamówienia z konkretną fakturą;
zakupy z art. 4 pkt. 8, czyli bez użycia Wewnętrznego Systemu Realizacji Zamówień (prośba o zgodę a rezerwacja w module projekt);
System, po wprowadzeniu umów z wykonawcami w ramach nadanych uprawnień, musi umożliwiać przypisanie ich do konkretnej kategorii w budżetach projektów.
System musi umożliwiać tworzenie obligo (rezerwację środków) z tytułu wprowadzonych umów z wykonawcami w ramach danego źródła finansowania – w przypadku umów przetargowych np. na materiały biurowe rezerwacja wg zgłoszonego w danym okresie zapotrzebowania albo zakupu przez Wewnętrzny System Realizacji Zamówień
W przypadku dwóch lub więcej źródeł finansowania danego dokumentu system musi umożliwiać zaznaczenie, w którym miejscu znajduje się oryginał dokumentu, a w którym kopia,
System musi wymusić w momencie wprowadzania faktur zagranicznych załączenie informacji niezbędnych do INTRASTATU oraz SAD i VAT, których poprawność weryfikuje Dział Finansowy),
System musi umożliwiać w przypadku faktur wewnętrznych wprowadzenie informacji, w której Deklaracji znajduje się dana faktura i kiedy został wykonany przelew do Urzędu Skarbowego,
System musi umożliwiać wprowadzenia umowy z wykonawcą finansowanej z różnych źródeł w podziale kwotowym / procentowym / składnikowym i automatyczne przypisanie jej do odpowiednich kosztów,
System musi umożliwiać elektroniczne akceptowanie umów przez wszystkie osoby, których akceptacja jest wymagana do realizacji umowy zgodnie z Zarządzeniem Rektora w sprawie zawierania umów,
System musi umożliwiać wprowadzanie rachunków / faktur do w/w umów - powiązanie tych rachunków z konkretnymi umowami wykonawcami oraz konkretnymi budżetami projektów (jednoczesne powiązanie dokumentu do dwóch różnych zestawień – budżet (umowa projektowa) oraz umowa z wykonawcą,
System musi umożliwiać wprowadzenie i powiązanie do danej umowy więcej niż jednego rachunku / faktury,
2.3.3.2.2.16 System musi umożliwiać import zaksięgowanych wyciągów z wykonanymi płatnościami z systemów bankowych,
2.3.3.2.2.17 System musi umożliwiać prezentację faktycznego stanu wykorzystania bez obligo (bez rezerwacji), z obligo (z rezerwacją), samego obligo itp.
System musi umożliwiać planowanie i wykorzystanie budżetu w walutach obcych - automatyczne przeliczanie waluty na PLN lub z PLN według nadanej formuły, tj. wg kursu stałego, czyli jednego przez cały projekt lub według kursu za konkretny przedział czasowy (memoriałowy lub kasowy) lub wg kursu codziennego - badanie wykorzystania poprzez codzienne aktualizowanie kursu (np. wg kursu NPB lub EBC na dany dzień)-automatyczne pobieranie kursu z odpowiedniej strony internetowej,
System musi umożliwiać blokowanie kwoty / wykorzystania budżetu w walucie po zaakceptowanych raportach - akceptacja kursu waluty po częściowym rozliczeniu projektu,
System musi monitorować i automatycznie naliczać koszty pośrednie w danym roku wg z góry nadanych wzorów (dla każdego projektu inny schemat naliczania kosztów pośrednich - możliwość zdefiniowania schematu naliczania kosztów pośrednich) tj: (koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*30%
(koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*20%
(koszty bezpośrednie roku x – aparatura roku x)*15%
Koszty bezpośrednie * 20%
Koszty bezpośrednie *15%
Koszty bezpośrednie*10%
Ryczałt miesięcznie 1000,00zł
15% wszystkich kosztów, natomiast koszty bezpośrednie to 85% (możliwość wystąpienia błędu w przypadku, gdy przeliczy się ile stanowią koszty pośrednie kosztów bezpośrednich, gdyż % może być różny w poszczególnych latach projektu)
(Koszty bezpośrednie pomniejszone o niektóre składniki kosztowe) * x%
System musi umożliwiać załączenie w formie skanu dokumentu, decyzji Rektora dotyczącej wykorzystania kosztów pośrednich przez Kierownika Projektu.
System musi umożliwiać automatyczne rejestrowanie narzutu kosztów pośrednich w momencie księgowania kosztów bezpośrednich w celu śledzenia salda środków do wykorzystania.
System musi umożliwiać wprowadzanie, śledzenie i blokowanie wykorzystania kosztów pośrednich przez Kierowników projektów.
System w ramach nadanych uprawnień musi umożliwiać ręczną zmianę kosztów pośrednich z zachowaniem danych historycznych.
System musi informować o dostępności środków na koncie projektu, które faktury zostały opłacone ze środków UG i będą w przyszłości refundowane (a po refundacji odznaczenie, iż na te wydatki już przyszły środki), a które stanowią wkład własny,
System musi umożliwiać przygotowanie zestawienia z informacją co zostało zapłacone z konta głównego, a co zostało zapłacone z innego konta np. projektowego (przy czym przy płatnościach z konta głównego powinien być również wyróżnik co stanowi wydatki do refundacji, a co zostało opłacone z zaliczki).
System musi umożliwiać dokonanie korekt ewidencyjnych odnoszących się do sposobu zapłaty oraz wykonania budżetu projektu (w tym x.xx. korekty finansowe w wyniku błędu w postępowaniu zamówień publicznych),
System musi umożliwiać rozdzielenie pomiędzy wkładem własnym, kosztami niekwalifikowalnymi, a środkami otrzymanymi w ramach dofinansowania,
System musi umożliwiać generowanie paczki przelewów w formacie akceptowanym przez system bankowy (przelewów indywidualnych, zbiorowych)
zmiany rachunku bankowego zleceniodawcy,
grupowania/łączenia transakcji w jedno zbiorcze polecenie przelewu dla kontrahenta (jeden przelew za kilka faktur),
rozbijania transakcji (płatność w ratach),
tworzenia plików z poleceniami przelewów w formacie akceptowalnym przez bank obsługujący uczelnię, umożliwiając tym samym import na stronach transakcyjnych, w tym dla przelewów walutowych i zagranicznych,
mechanizm parametryzacji funkcji eksportu przelewu, umożliwiający zdefiniowanie nowych formatów eksportu plików przelewów w przypadku podpisania umowy z innymi bankami w przyszłości.
Po zakończeniu projektu system musi blokować wprowadzanie dalszych dokumentów – czy to na poziomie obligo, czy księgowania – odblokowanie mogłoby nastąpić wyłącznie przez uprawnione osoby.
System musi zapewnić wprowadzanie informacji czy wydatek jest poniesiony w ramach cross-financingu czy nie (potrzebne do wyliczania kosztów pośrednich);
Sprawozdawczość i raportowanie
2.3.3.3.1 System musi umożliwiać zdefiniowanie terminów raportowania z możliwością automatycznego powiadamiania w ramach nadanych uprawnień w formie e-mail z odpowiednim wyprzedzeniem.
System musi umożliwiać sporządzanie raportów i zestawień wg różnego rodzaju zdefiniowania danych (zarówno na poziomie jednego projektu, jak i na poziomie całego Wydziału, rodzaju kosztu, rodzaju działalności, całej uczelni, kraju Partnera, Kierownika projektu i innych).
System musi umożliwiać sporządzanie raportów i zestawień wg więcej niż jednej zdefiniowanej zmiennej np. koszty + wydział + data płatności + rodzaj kosztu itp.
System musi mieć możliwość zdefiniowania formularzy, stosownych dla danego typu projektu, które wypełniane będą danymi pochodzącymi z modułów finansowo-księgowego, kadrowego czy projektowego
System musi umożliwiać tworzenie raportów zgodnie z wymogami danego programu: według dowolnego przedziału czasowego i zgodnie z walutą przewidzianą w umowie
System musi wysyłać na zdefiniowane adresy mailowe(e-mail wysyłany do kierownika projektu lub osoby odpowiedzialnej za sporządzanie raportów) informacje dotyczące terminu raportowania, z funkcją przypominającą, że zbliża się termin raportów rocznych, końcowych lub innych terminów wynikających z umowy;
System musi umożliwiać dla projektów wieloletnich kontrolę planu, wykonania oraz wydatków w całym okresie realizacji projektu, a także w podziale na dowolny okres rozrachunkowy (np. rok, kwartał)
2.3.3.3.8 System musi umożliwiać Działowi Zamówień Publicznych sporządzenie zestawień dokumentów finansowo-księgowych, które były wprowadzone w ramach danej umowy z Wykonawcą (z informacją z jakiego źródła został sfinansowany dokument powiązany z daną umową)
System musi umożliwić wprowadzenie projektów realizowanych i zakończonych wraz z dokumentacją oraz z możliwością nadania im statusu archiwalne.
System powinien umożliwiać podgląd skanów podpisanych raportów merytorycznych i finansowych wraz z informacją w jakiej jednostce organizacyjnej znajduje się dany oryginał dokumentu
2.3.3.3.11 System musi umożliwiać generowanie zestawień wg różnych kryteriów, w tym x.xx. wg wkładu własnego występującego w projektach, środków zapłaconych z konta głównego a podlegających w terminie późniejszym refundacji (z rozdzieleniem co już zostało zrefundowane, a co jeszcze nie) itp.
System musi umożliwiać raportowanie z możliwością uwzględnienia różnych okresów czasowych i różnych form definiowania raportów np. metodą kasową lub memoriałową,
System musi umożliwiać rozliczenie końcowe, które powinno odbywać się w dwóch walutach złotówkach oraz innej wybranej walucie.
System musi umożliwiać tworzenie różnorodnych raportów i zestawień dla kadry zarządzającej uczelnią, w zależności od potrzeb - zarówno indywidualnych dot. jednego projektu, jak i zbiorczych np. wg Wydziału, Kierownika projektu, rodzaju kosztów (w tym kosztów niekwalifikowalnych, wkładu własnego i pożyczek), rodzaju działalności, okresu trwania. Raportów szczegółowych (z dokumentami) i raportów ogólnych,
System musi zapewniać możliwość tworzenia raportów, zestawień, zestawień zbiorczych obejmujących wprowadzone dane w różnych układach i konfiguracjach. System musi zapewniać możliwość tworzenia raportów dot. realizacji projektu według zdefiniowanych parametrów.
System musi umożliwiać tworzenie zestawień dot. Zamówień publicznych dla projektu, x.xx.:
Planu zamówień publicznych; (załącznik nr 14 do Regulaminu zarządzania projektami międzynarodowymi)
Zestawień zamówień publicznych; (załącznik nr 15 do Regulaminu Zarządzania projektami międzynarodowymi)
2.3.3.3.19 System musi umożliwiać utworzenie rozliczeń projektu dla okresu sprawozdawczego z uwzględnieniem różnych narzutów kosztów dla poszczególnych lat księgowych;
System musi zapewnić możliwość tworzenia sprawozdań analitycznych z podziałem na rodzaje kosztów;
System musi zapewnić wprowadzenie korekt do raportów i księgowań po informacjach otrzymanych od Instytucji Wdrażającej, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Kontrolującej lub lidera (z zachowaniem danych historycznych)
2.3.3.4 Prefinansowanie wydatków ze środków UG
System musi umożliwiać wprowadzanie następujących danych:
Kwota przyznanego prefinansowania ze środków UG;
Stopień wykorzystania przyznanego dofinansowania;
Termin zwrotu;
2.3.3.5 Monitoring i zarządzanie kontrolami
System musi umożliwiać wprowadzanie poniższych danych:
Wypełnianie karty monitoringowej według określonych parametrów (x.xx. wprowadzanie wskaźników i stopnia ich osiągnięcia, stopień realizacji zadań)- strukturę opisuje załącznik do regulaminu zarządzania projektami międzynarodowymi;
Możliwość definiowania parametrów przez osobę upoważnioną
Automatyczne powiadamianie kierownika projektu, w formie e-mail, o konieczności uzupełnienia karty monitoringowej;
Automatyczne powiadamianie uprawnionych użytkowników systemu w formie e-mail o nieosiągnięciu wskaźników realizacji Projektu;
Automatyczne powiadamianie Kierownika projektu w formie e-mail o wizycie monitoringowej;
Automatyczne powiadamianie kierownika projektu w formie e-mail o wprowadzonych do systemu kontrolach;
Zamieszczanie informacji pokontrolnych w formie skanu dokumentów w repozytorium dokumentów projektu;
Dodatkowa informacja w formie pola tekstowego dotycząca wniosków z realizacji projektu,
Archiwizacja
System musi umożliwiać wprowadzenie daty ostatecznego rozliczenia projektu w celu przekazania dokumentów do Archiwum UG zgodnie z Instrukcją archiwalną
System musi automatycznie informować w formie e-mail o zbliżającym się terminie przekazania dokumentacji do Archiwum UG. Ponadto musi zapewnić możliwość wprowadzania informacji o przekazaniu dokumentacji Projektu do archiwum – numer spisu zdawczo – odbiorczego, miejsce przechowywania w archiwum. Dane (tj. data przekazania oraz osoba odpowiedzialna za archiwizację) uzupełniane będą na etapie wprowadzania nowego projektu do systemu
System musi automatycznie w formie e-mail powiadamiać uprawnionych użytkowników o terminach archiwizacji i zniszczenia.
2.3.4. Obsługa projektów w zakresie kadrowo - płacowym
System kadrowo-płacowy musi umożliwiać wprowadzanie dokumentów oraz danych kadrowo-płacowych w rozproszonych lokalizacjach (np. na Wydziale), akceptowanie ich zgodnie z nadanymi uprawnieniami i ścieżką elektronicznego obiegu dostosowaną do danej grupy dokumentów. Zaciąganie danych do „zarezerwowania” w postaci obligo, a następnie po zrealizowaniu płatności automatycznej zmiany obligo na „wykorzystanie” budżetu projektu z podziałem na źródła finansowania i kategorie budżetowe.
System musi umożliwiać podpięcie skanu dokumentu powiązanego z danymi wprowadzanymi do systemu z możliwością podglądu dokumentu na różnych poziomach akceptacji w ramach nadanych uprawnień. System powinien umożliwiać podpinanie tego samego dokumentu w różnych miejscach bez konieczności tworzenia jego kopii.
Obsługa projektów w zakresie kadrowym
Wnioskowanie o zatrudnienie
System musi umożliwiać wprowadzenie wniosku / podania o etat w rozproszonych lokalizacjach (np. na wydziale lub w innej jednostce organizacyjnej uczelni) z możliwością: (w symulacji wynagrodzenia należy przyjąć wartości progowe):
a) powiązania go z kilkoma źródłami finansowania i kategoriami budżetowymi
b) podziału składowych wynagrodzenia na różne źródła finansowania w rozbiciu kwotowym / procentowym na poszczególnych etapach realizacji projektów tj. miesiąc, rok, kwartał
c)
automatycznego naliczenia kosztów związanych z zatrudnieniem wg
obowiązujących przepisów (prognoza ZUS uwzględniając zmiany,
które można przewidzieć np. zmianę ZUS ze względu na wiek (FP),
wysługę lat i jej przyrost w okresie obowiązywania umowy, ZFŚS,
trzynastki) tak, aby w obligo projektu powstał całkowity koszt
danego wynagrodzenia dla danego źródła finansowania.
d) po
wprowadzeniu wniosku / podania stworzenia obligo na szczegółowym
budżecie / budżetach projektu wg zdefiniowanego w pkt. b podziału
wynagrodzenia.
System musi blokować możliwość wprowadzenia podania / wniosku / wniosku o aneks w sytuacji, gdy w budżecie projektu / zadania będzie brakowało środków. W takiej sytuacji nie może być możliwości przejścia do poziomu akceptacji i powstania obligo, które przekroczyłoby szczegółowy budżet danego projektu, kategorii budżetowej czy zadania.
System musi umożliwiać połączenie wniosku / podania o zatrudnienie z podaniem o zatrudnienie konkretnej osoby i zaktualizowanie obligo projektowego z podania o zatrudnienie o dane zawarte przy podaniu o konkretną osobę (może się zmienić wartość wynagrodzenia zasadniczego czy wysługi lat, procentu etatu co ma wpływ na wszystkie pozostałe dane wcześniej wprowadzone).
System musi po akceptacji wniosku / podania automatycznie zaktualizować obligo projektu o dane zawarte w umowie o pracę , porozumieniu zmieniającym, drugich umowach i aneksach itp.
System w ramach nadanych uprawnień musi umożliwiać wygenerowanie formularza umowy o pracę, porozumienia zmieniającego, aneksu itp. zawierającego wszystkie zaakceptowane we wniosku / podaniu o zatrudnienie dane oraz niezbędne zapisy i promocję projektową zaciąganą z szablonu dokumentu zdefiniowanego dla każdego projektu.
System musi umożliwiać wprowadzenie / zdefiniowania informacji uzupełniających do danego wynagrodzenia odnośnie możliwości potrąceń świadczeń z danego wynagrodzenia oraz możliwości dodatkowych wypłat x.xx. nagród jubileuszowych, wczasów pod gruszą itp. W sytuacji próby wprowadzenia takich danych system musi blokować możliwość wprowadzenia wraz z komunikatem informującym o przyczynie braku możliwości wprowadzenia tych danych. Elementy te muszą być rozliczane według kosztów niekwalifikowanych.
System musi umożliwiać zdefiniowanie, które składowe wynagrodzenia wchodzą w koszty kwalifikowane projektu
System musi automatycznie aktualizować obligo, a następnie wykorzystania wszystkich zadań projektów w wyniku zmian przepisów krajowych, w tym x.xx. zmian stawek ZUS, wpływających na zmianę wartości całkowitego kosztu danego wynagrodzenia.
System musi umożliwiać wygenerowanie raportu , (w momencie wprowadzania podania / umowy / przyznania dodatkowego wynagrodzenia),o możliwości zaistnienia sytuacji, że trzynastka będzie wypłacana po okresie trwania projektu, co spowoduje zapytanie o źródło finansowania tego kosztu.
System musi umożliwiać wprowadzenie i naliczenie informacji o opodatkowaniu lub braku opodatkowania wynagrodzenia zgodnie z określonymi przepisami (ustawa o podatku dochodowym).
Wnioskowanie o dodatkowe wynagrodzenie
System musi umożliwiać wnioskowanie o dodatkowe wynagrodzenie na takich samych zasadach jak to zostało opisane we wszystkich punktach odnoszących się do wnioskowania na podstawie umowy o pracę.
System musi umożliwiać wprowadzanie informacji i danych:
czy dodatkowe wynagrodzenie będzie miało charakter jednorazowy, okresowy lub stały,
stawki brutto za godzinę w sytuacji, gdy dodatkowe wynagrodzenie ma charakter godzinowy,
maksymalnej ilości godzin do przepracowania w ramach projektu i automatycznej weryfikacji czy ilość godzin pomnożona przez stawkę (uwzględniającą automatycznie wszystkie składowe wynagrodzenia stanowiące całkowity koszt wynagrodzenia) nie przekracza wartości wynagrodzenia dla danej kategorii w budżecie projektu,
wprowadzenie zakresu obowiązków w ramach danego wniosku,
Po akceptacji wniosku system musi umożliwiać wygenerowanie formularza porozumienia, przyznania, aneksu itp. zawierającego wszystkie zaakceptowane we wniosku dane korzystając z wcześniej zdefiniowanego szablonu dokumentu przypisanego do konkretnego projektu.
Po akceptacji wniosku system musi stworzyć obligo na szczegółowym budżecie projektu.
System musi umożliwiać wprowadzenie informacji o opodatkowaniu lub braku opodatkowania wynagrodzenia zgodnie z określonymi przepisami.
Obsługa projektów w zakresie płacowym
Realizacja płatności z tytułu umowy o pracę (w tym wszystkich składowych wynikających ze stosunku pracy)
System musi umożliwiać elektroniczną akceptację wypłat według nadanych uprawnień, z poziomem akceptacji dostosowanym do danej grupy dokumentów np. umów o pracę, dodatkowych wynagrodzeń, jednorazowych premii itp.
System musi umożliwiać wypłatę w ramach umowy o pracę z różnych źródeł finansowania dla poszczególnych składników płacowych oraz z różnych kont bankowych (zależnie od źródła finansowania).
System musi umożliwiać zmianę konta bankowego, z którego ma być wypłata bez zmiany źródła finansowania (konto główne / konto projektowe), w przypadku konta głównego system powinien automatycznie dekretować wypłatę oraz składowe danego wynagrodzenia (w tym x.xx. ZUS, US, pożyczka, PZU) na koncie pozabilansowym z numerem zadania w ramach którego dana wypłata następuje.
System musi umożliwiać tworzenie rejestrów / zestawień / załączników wymaganych w projekcie, generowanych na podstawie zdefiniowanego szablonu oraz eksportowanie tych danych do pakietów biurowych (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów tekstowych).
Zestawienie dotyczące wynagrodzenia poszczególnych osób z wyodrębnienie następujących składowych tj. netto, składki ZUS, podatek, ZFŚS, potraceń pracowniczych (PZU, kasa, kasa zapomogowo-pożyczkowa) z podziałem lub bez podziału na konkretne źródła finansowania w ramach, których następowały wypłaty
Zestawienie z wydruk kartoteki płacowej dla danego pracownika z wyodrębnieniem wszystkich składowych wynagrodzenia poniesionych z jednego źródła finansowania (jednego konkretnego projektu) w różnych przedziałach czasowych np. za miesiąc, 2 miesiące, rok, 16 miesięcy
System musi umożliwiać automatyczne naliczenie trzynastki do konkretnego źródła finansowania proporcjonalnie do źródła finansowania, w ramach którego wynagrodzenie było wypłacone, pamiętając o założeniu, że jedna osoba może otrzymywać wynagrodzenie zarówno z tytułu umowy o pracę (płatnej z wielu źródeł), jak i przyznań dodatkowych wynagrodzeń z kilku projektów / źródeł finansowania (jedna osoba może mieć kilka przyznań dodatkowych wynagrodzeń do kilku projektów).
System musi zachowywać dane historyczne związane z wypłatą danego wynagrodzenia, w tym z przypisaniem danego wynagrodzenia lub jego części do konkretnego źródła finansowania.
Realizacja wypłaty musi umożliwiać generowanie listy płac dla każdego projektu oddzielnie w formie paczki widocznej w ramach nadanych uprawnień, przy czym płatności mogą pochodzić z różnych kont bankowych.
System musi umożliwiać wyliczenie stawki za godzinę (brutto oraz ze wszystkimi narzutami) danego pracownika z możliwością zdefiniowania , które składowe wynagrodzenia brane są pod uwagę.
System musi umożliwiać automatyczne „uwolnienie” obligo i przeniesienie do „wykorzystania środków” po realizacji wypłaty (przy czym przy wykorzystaniu powinien automatycznie uwzględnić rzeczywiście poniesione i naliczone koszty z tytułu tego wynagrodzenia).
System musi umożliwiać rezerwację środków na trzynastkę, jeśli zaznaczy się, że jest ona kosztem kwalifikowalnym, a następnie "uwolnienie" rezerwacji i przeniesienie na wykorzystanie, a jeśli się nie zaznaczy, że jest kosztem kwalifikowalnym, to zapytanie o zdefiniowanie innego źródła finansowania tego kosztu.
Obsługa projektów w zakresie umów cywilnoprawnych
System musi umożliwiać wprowadzenie umowy cywilnoprawnej w rozproszonych lokalizacjach (np. na wydziale lub w innej jednostce organizacyjnej uczelni) w ramach nadanych uprawnień w systemie i powiązanie jej z jednym lub wieloma źródłami finansowania (budżetami projektów) w podziale kwotowym lub procentowym oraz z konkretną kategorią budżetową w ramach tych projektów tworząc przy tym obligo na budżecie/budżetach projektu.
Po wprowadzeniu rodzaju umowy system musi automatycznie doliczyć do obligo na budżecie / budżetach projektu dodatkowe koszty związane z wynagrodzeniem (np. ZUS pracodawcy) wynikające z przepisów prawa, a wpływające na całkowitą wartość wynagrodzenia tak, aby w obligo konkretnego źródła finansowania znalazł się całkowity koszt związany z tym wynagrodzeniem.
System musi blokować możliwość wprowadzenia umowy w sytuacji, gdy w budżecie projektu / zadania brakuje środków. W takiej sytuacji nie może być możliwości przejścia do poziomu akceptacji i powstania obligo, które przekroczyłoby budżet danego projektu / danej kategorii czy zadania w ramach projektu.
System musi umożliwiać elektroniczną akceptację umów przez wszystkie osoby, których akceptacja jest wymagana do realizacji umowy.
System musi umożliwiać wprowadzenie funkcjonalności informowania drogą e-mail dysponenta środków np. na 1 m-c przed zakończeniem realizacji umowy o upływającym terminie.
W sytuacji gdy umowa nie zostanie zrealizowana w terminie wynikającym z okresu trwania projektu (zawartego w źródle finansowania) system powinien uniemożliwić wprowadzenie rachunku do tej umowy powiązanego z danym źródłem finansowania – powinien pojawić się komunikat informujący o braku możliwości wprowadzenia oraz umożliwiający wprowadzenie innego źródła finansowania.
System musi umożliwiać powiązanie umów cywilnoprawnych z umową projektową / umowami projektowym, w ramach której jest ona realizowana.
System musi umożliwiać wprowadzanie rachunków do umów cywilnoprawnych oraz powiązanie ich z konkretnymi umowami i źródłem finansowania (budżetami projektów).
System musi umożliwiać przypisanie wielu rachunków do konkretnej umowy cywilnoprawnej
System musi uwalniać obligo po realizacji płatności z tytułu rachunku do umowy cywilnoprawnej (w powiązaniu na okresy płatności świadczenia w tym netto, ZUS i podatek) – według rzeczywiście poniesionych kosztów.
System musi umożliwiać realizację płatności z różnych rachunków bankowych (określonych na etapie wprowadzenia rachunku).
Realizacja płatności musi następować automatycznie po dokonaniu odpowiednich akceptacji.
Obsługa projektów w zakresie oddelegowania i wkładu własnego
System musi umożliwiać generowanie z systemu kadrowo-płacowego danych w postaci raportu do przeksięgowania według jednego lub większej ilości następujących kryteriów:
procentowo wg wartości wynagrodzenia
wg zdefiniowanego przedziału czasowego
wg konkretnych składowych wynagrodzenia (nie branie pod uwagę wszystkich składowych wypłacanych pracownikowi w danym miesiącu)
wg ilości przepracowanych w danym miesiącu godzin na rzecz projektu.
System musi umożliwiać automatyczne naliczenie składowych wynagrodzenia w przeksięgowanym wynagrodzeniu wg zdefiniowanego podziału np. w podziale na netto, ZUS, podatek, potrącenia pracownicze, ZFŚS itp.
System musi umożliwiać powiązanie przeksięgowania z budżetem projektu i aktualizacja do obligo, a następnie wykorzystania budżetu.
System musi umożliwiać eksportowanie wyliczonych i przeksięgowanych składowych wynagrodzenia do pakietów biurowych (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów tekstowych).
Obsługa projektów w zakresie wymagalności systemu dla wszystkich rodzajów świadczeń wypłacanych na Uczelni
System musi generować w formie raportu dane związane z wypłatą wynagrodzeń według zdefiniowanego zakresu.
System musi generować w formie raportu dane syntetycznie i analitycznie (wszystkie osoby zgrupowane razem oraz każda osoba indywidualnie), w ramach danego źródła finansowania lub w ramach różnych źródeł finansowania - zależnie od zdefiniowania założeń, na podstawie których dane mają być prezentowane.
System musi umożliwiać automatyczne realizację wypłat z różnych kont bankowych, które posiada Uniwersytet na potrzeby realizacji projektów, w tym również wypłat dla jednej osoby z różnych kont bankowych UG.
System musi umożliwiać wprowadzanie danych związanych z wynagrodzeniem w powiązaniu z konkretną kategorią budżetową już na etapie wprowadzania wniosku i tworzenia obligo.
System musi automatycznie „uwolnić” obligo po realizacji płatności i zamianę obligo na wartość rzeczywiście wykorzystaną w budżecie projektu.
System musi umożliwiać identyfikowanie, że podatek i ZUS idzie w innym terminie, powiązanie danego wynagrodzenia z przelewami podatku, ZUS, potrąceń i ZFŚS i powiązanie wypłaty świadczenia do danego zadania w ramach którego wypłacane jest wynagrodzenie (w tym automatyczne powiązanie pozabilansowe).
System musi umożliwiać automatyczne przeliczanie umów i wypłat w innej walucie niż PLN na PLN do wypłaty po kursie wcześniej zdefiniowanym np. zaciągniętym ze strony internetowej EBC lub NBP na konkretny dzień – możliwość pojawienia się takiej sytuacji przy wszystkich rodzajach wynagrodzeń np. umowach o pracę, dodatkowych wynagrodzeniach, umowach cywilnoprawnych.
System musi umożliwiać wprowadzenie wynagrodzenia- umowy o pracę / przyznanie dodatkowego wynagrodzenia z wyrównaniem za okres wcześniejszy - korekty. Rzeczywista wypłata następuje jednorazowo z wyrównaniem za wcześniejsze okresy.
System musi umożliwiać pobieranie danych do raportu / zestawień poprzez:
zaznaczanie konkretnych danych z wprowadzonych/zaksięgowanych dokumentów,
zaznaczanie zakresu księgowego (memoriałowego),
zaznaczenie zakresu płatnościowego (kasowego) (z wyszczególnieniem, że netto, ZUS, podatek do konkretnego wynagrodzenia są płacone w różnych terminach),
zaznaczenie źródeł finansowania,
zaznaczenie kategorii budżetowych w ramach projektu,
System musi umożliwiać wstępną symulację wynagrodzeń dot. umów cywilnoprawnych, przyznań dodatkowego wynagrodzenia czy umów o pracę - z naliczeniem wszystkich składowych wynagrodzenia i możliwością zaznaczenia, które składowe wynagrodzenia są kwalifikowane w ramach danego źródła finansowania,
System musi umożliwiać skanowanie i podłączenie dokumentów w ramach nadanych uprawnień w systemie
Obsługa projektów w zakresie ewidencji czasu pracy
System musi umożliwiać wprowadzanie, w ramach nadanych uprawnień, planu godzin pracy danej osoby tak, aby kontrolować ilości godzin możliwych do przepracowania na rzecz wszystkich projektów, w których bierze udział zgodnie z regulacjami krajowymi oraz wewnętrznymi uczelni.
System musi blokować wprowadzenia dodatkowych godzin do planu godzin w sytuacji, gdy będzie przekroczenie ilości godzin pracy na rzecz wszystkich projektów powyżej 50 % czasu pracy (czas pracy (100%) dla nienauczycieli zależny od liczby dni roboczych w miesiącu, a dla nauczycieli to 156 godzin) oraz jeśli wiązałoby się to z przekroczeniem ilości godzin do zrealizowania dla danej osoby w ramach danego projektu (uwzględniając całkowity plan, wykorzystane już godziny oraz plan miesięczny).
System musi blokować wprowadzenie dodatkowych godzin do planu w sytuacji, gdy takie godziny w ramach konkretnej osoby przekraczają maksymalną liczbę godzin przewidzianą do przepracowania na rzecz projektu zgodnie z przyznaniem dodatkowego wynagrodzenia.
Po zrealizowanym miesiącu system musi zaktualizować wykonanie o ilość godzin rzeczywiście przepracowanych na rzecz projektów - aktualizacja wprowadzana na podstawie wypełnionych kart pracy.
System musi umożliwiać podgląd i wydrukowanie ewidencji czasu pracy danego pracownika w stosunku do jednego projektu oraz w stosunku do wszystkich projektów w ramach danego miesiąca, w których pracownik wykonywał czynności.
System musi umożliwiać wprowadzenie, w oparciu o przyznane uprawnienia, zlecenia wypłaty oraz powiązanie go z danym przyznaniem, źródłem finansowania (budżetem projektu), kontem bankowych, planem godzin i po akceptacji osób upoważnionych generowanie paczki z wypłatą widoczną w ramach nadanych uprawnień.
Obsługa projektów w zakresie zarządzania finansami
W zintegrowanym systemie projekty muszą być ewidencjonowane od momentu planowania, poprzez akceptację, realizację, aż do ich zakończenia i rozliczenia, przekazania do Archiwum Uczelni i zakończenia okresu trwałości.
System musi zapewniać możliwość wprowadzania danych w ramach zdefiniowanych uprawnień w systemie oraz umożliwiać ich akceptację na różnych poziomach uprawnień użytkownika.
System musi zapewniać również możliwość definiowania widoków ze statusem projektów tj. (odrzucony, zrealizowany, niezrealizowany, w trakcie realizacji, w okresie trwałości, przekazany do archiwum)
System musi umożliwiać wprowadzanie informacji w formie testowej o dacie i miejscu przechowywania oryginałów dokumentacji (słownik jednostek organizacyjnych) i informowanie kierownika projektu oraz pracowników Dziale Zarządzania Projektami Międzynarodowymi (DZPM) drogą e-mail o zbliżającej się dacie archiwizacji projektu
Projekt „Wdrożenie nowoczesnych modeli zarządzania jakością w Uniwersytecie Gdańskim (MODEL_UG)”
Nr umowy: UDA-POKL.04.01.01-00-056/11-00
str. 103