POROZUMIENIE O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI

Załącznik nr 3 do Regulaminu Ogólnopolskiego Młodzieżowego Konkursu Wiedzy o Drewnie

POROZUMIENIE O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI

NA POTRZEBY PRZEPROWADZENIA VI OGÓLNOPOLSKIEGO MŁODZIEŻOWEGO KONKURSU WIEDZY O DREWNIE

zawarte w dniu w Warszawie pomiędzy:

Szkołą Główną Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Wydział Technologii Drewna Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 000, 00 – 000 Xxxxxxxx, zwaną dalej „SGGW”, reprezentowaną przez:

prof. dr hab. Xxxxxxx Xxxxxx - Rektora SGGW

a

Szkołą ,

(nazwa Szkoły, adres)

zwaną dalej „Szkołą”, reprezentowaną przez:

…………………………………………………………………………………………………………….………………………………….

(Imię i nazwisko osoby reprezentującej Szkołę, stanowisko)

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub „Współadministratorami”.

Zważywszy na to, że:

1) SGGW jest Organizatorem VI Ogólnopolskiego Młodzieżowego Konkursu Wiedzy o Drewnie, zwanego dalej „Konkursem",

2) Szkoła akceptuje warunki przeprowadzenia Konkursu określone w Regulaminie Konkursu w zakresie w jakim dotyczą one realizacji poszczególnych etapów Konkursu, w tym w szczególności dotyczące realizacji etapu I Konkursu przez Xxxxxx oraz zobowiązuje się do jego realizacji zgodnie z postanowieniami Regulaminu Konkursu,

3) Na potrzeby związane z prawidłowym przeprowadzeniem Konkursu Strony ustalają niniejszym cele i sposoby przetwarzania danych osobowych oraz odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności w zakresie wypełniania obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej

„RODO”) w związku z przetwarzaniem danych osobowych osób fizycznych wskazanych szczegółowo w treści niniejszego porozumienia,

4) Każda ze Stron oświadcza, że wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie wskazanych w treści niniejszego porozumienia danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO oraz, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,

Strony postanawiają, co następuje:

§ 1

Oświadczenia Stron

1) Strony pozostają Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w ramach Konkursu zgodnie z art. 26 RODO, wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych na zasadach ustalonych w niniejszym dokumencie.

2) Strony umowy zobowiązują się przetwarzać dane osobowe zgodnie z RODO oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3) Strony porozumienia oświadczają, iż stosują środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO.

4) Strony porozumienia jako Administratorzy danych zobowiązują się zapewnić zachowanie w tajemnicy przetwarzanych danych przez osoby, które upoważniają do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia jak i po jego ustaniu.

5) W miarę możliwości Strony umowy jako Administratorzy danych świadczą sobie wzajemną pomoc w zakresie niezbędnym, aby wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

6) Strony umowy jako Administratorzy danych po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłaszają je sobie wzajemnie w terminie 24 godzin.

§ 2

Podstawy przetwarzania danych osobowych

Podstawy przetwarzania danych osobowych:

1) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda uczestnika, rodzica/opiekuna prawnego (w przypadku uczestnika nieletniego) na wzięcie udziału w Konkursie,

2) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i realizacja umowy, przyjęcie Laureata konkursu na studia,

3) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratorów jakim jest przeprowadzenie Konkursu.

§ 3

Kategorie osób, których dane dotyczą

1) Członkowie Centralnej Komisji Konkursowej.

2) Członkowie Szkolnych Komisji Konkursowych.

3) Uczestnicy Konkursu i ich rodzice/opiekunowie prawni (w przypadku uczestnika nieletniego).

4) Laureaci Konkursu.

§ 4

Rodzaj przetwarzanych danych

1) Członkowie właściwej komisji konkursowej - odpowiednio Szkolnej Komisji Konkursowej lub Centralnej Komisji Konkursowej: imię i nazwisko, tytuł naukowy (jeśli dotyczy), adres e-mail (jeśli dotyczy), nr telefonu (jeśli dotyczy).

2) Xxxxxxxxx: imię i nazwisko, data urodzenia, XXXXX, szkoła, imię i nazwisko rodzica/opiekuna prawnego (w przypadku uczestnika nieletniego).

3) Laureat: imię i nazwisko, data urodzenia, XXXXX.

§ 5

Obowiązek informacyjny

1) Klauzule informacyjne zostały wspólnie opracowane przez strony porozumienia i będą zawierały informację o współadministratorach danych. Strony porozumienia ustalają, że wobec osób, których dane dotyczą, obowiązek informacyjny zostanie spełniony w zakresie opisanym w niniejszym punkcie.

2) Szkoła jest zobowiązana do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec:

 Członków Szkolnej Komisji Konkursowej

 Uczestników Konkursu i ich rodziców/opiekunów prawnych.

3) SGGW jest zobowiązana do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec:

 Członków Centralnej Komisji Konkursowej.

§ 6

Realizacja praw podmiotów danych

1) Każda ze Stron odpowiada za realizację praw podmiotów danych wskazanych w art. 12 – 22 RODO.

2) Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy w celu realizacji praw podmiotów danych, a w szczególności informowania drugiej Strony w ciągu 2 dni roboczych o wpłynięciu żądania w tej sprawie.

§ 7

Odpowiedzialność Stron za realizację pozostałych obowiązków wynikających z RODO oraz czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych

1. Każda ze stron samodzielnie odpowiada za:

a) wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO oraz, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,

b) weryfikację podmiotów przetwarzających w zakresie przestrzegania przez nich przepisów RODO oraz zawarcie umów powierzenia z podmiotami przetwarzającymi, którym powierzane są dane osobowe,

c) zapewnienie zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe,

d) zapewnienie zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

e) usuwanie lub anonimizację danych osobowych, Centralna Komisja Konkursowa po okresie 2 lat zgodnie z regulaminem, z archiwum szkolnego po okresie 2 lat zgodnie z regulaminem.

2. Strony są wobec siebie odpowiedzialne za:

a) wzajemne, niezwłoczne powiadamianie się o naruszeniach, które mogą skutkować koniecznością dokonania zgłoszenia organowi nadzorczemu,

b) upoważnienie do przetwarzania danych osób, które dopuszczone zostaną do przetwarzania danych osobowych, a także zobowiązanie ww. osób do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których mają dostęp,

c) wspólne zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 33 RODO oraz zawiadamianie podmiotów danych o naruszeniu, jeśli zajdzie taka konieczność stosownie do art. 34 RODO.

§ 8

Postanowienia końcowe

1) Uzgodnienia wchodzą w życie z dniem zawarcia Porozumienia.

2) W sprawach nieuregulowanych Porozumieniem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

3) Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Porozumienie stanowi inaczej.

4) Porozumienie sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

...........................................................

Osoba reprezentująca Szkołę

...........................................................

Rektor Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie

Załącznik:

1) Klauzula informacyjna o współadministrowaniu dla Uczestników Konkursu oraz ich Rodziców/Opiekunów Prawnych, Członków Szkolnej Komisji Konkursowej oraz Centralnej Komisji Konkursowej.

Załącznik nr 1 do Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi na potrzeby przeprowadzenia

VI Ogólnopolskiego Młodzieżowego Konkursu Wiedzy o Drewnie

KLAUZULA INFORMACYJNA O WSPÓŁADMINISTROWANIU

DLA UCZESTNIKÓW KONKURSU ORAZ ICH RODZICÓW/OPIEKUNÓW PRAWNYCH, CZŁONKÓW SZKOLNEJ KOMISJI KONKURSOWEJ

ORAZ CENTRALNEJ KOMISJI KONKURSOWEJ

Działając na podstawie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”), oraz w związku z zawarciem stosownego porozumienia w przedmiocie współadministrowania danymi osobowymi w związku z organizowanym VI Ogólnopolskim Młodzieżowym Konkursem Wiedzy o Drewnie, niniejszym informujemy, że określono następujące zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych.

1) Współadministratorami danych osobowych Uczestników Konkursu, ich rodziców/opiekunów prawnych (w przypadku osób nieletnich) oraz członków Szkolnej Komisji Konkursowej oraz Centralnej Komisji Konkursowej są:

Szkoła …………………………………..…………………………………………………………………………………………

(nazwa Szkoły, adres)

oraz Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z siedzibą przy ulicy Xxxxxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxxx (dalej: SGGW), telefon: + 00 00 00 000 00.

2) Cel i sposób przetwarzania przez Współadministratorów danych osobowych wynika z zawartego Porozumienia o Współadministrowaniu. W szczególności Xxxxxx ustaliły, że wspólnym celem przetwarzania jest przeprowadzenie VI Ogólnopolskiego Młodzieżowego Konkursu Wiedzy o Drewnie i wyłonienie Laureatów Konkursu.

3) Punkt Kontaktowy

Współadministratorzy ustalili wspólny punkt kontaktowy w sprawach ochrony danych osobowych pod adresem:

 Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 000, 00- 000 Xxxxxxxx,

 e-mail Inspektora Ochrony Danych Osobowych: xxx@xxxx.xxx.xx.

4) Cele i podstawy przetwarzania

 w celu udziału w Konkursie, na podstawie udzielonej zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO): W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na

przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej wycofaniem,

 w celach przeprowadzenia Konkursu będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na popularyzowaniu wśród młodzieży profilowanych szkół ponadpodstawowych wiedzy z zakresu szeroko rozumianej technologii drewna (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

 w celu zawarcia umowy z SGGW jako Laureat i zdobywca indeksu Uczelni (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

 w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, związanymi ze współpracą lub też w związku z potrzebą wykazania określonych faktów, mających w tym zakresie istotne znaczenie dla Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes).

5) Jak długo będziemy wykorzystywać dane?

Dane będziemy wykorzystywać przez okres niezbędny do realizacji opisanych powyżej celów. W zależności od podstawy prawnej będzie to odpowiednio:

 okres współpracy z Administratorem,

 okres wynikający z przepisów prawa,

 okres przedawnienia roszczeń,

 okres do momentu ewentualnego złożenia skutecznego sprzeciwu.

6) Jakie mają Państwo prawa?

a) Mogą Państwo złożyć do nas wniosek o: dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych), sprostowanie danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienie danych (w przypadkach określonych w RODO), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych - na zasadach określonych w RODO.

b) Niezależnie od praw wymienionych wyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, jeśli podstawą prawną wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

c) Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Wycofanie Pani/Pana zgody będzie możliwie poprzez przekazanie przez Panią/Pana stosownego oświadczenia za pośrednictwem adresu e- mail: xxx@xxxx.xxx.xx lub w innej formie wskazanej przez Administratora, o czym zostanie Pani/Pan poinformowana/niepoinformowany nie później niż w momencie wyrażenia takiej zgody.

d) Mają Państwo także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

7) Komu przekazujemy Państwa dane?

Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, Państwa dane możemy przekazać (oprócz osobom upoważnionym przez Administratora) innym podmiotom, w tym: podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z przepisami prawa, podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu (np. dostawcom usług technicznych i podmiotom świadczącym nam usługi doradcze) oraz innym administratorom (np. kancelariom notarialnym lub prawnym).

8) Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Z powodu korzystania przez Administratora z usług firmy Microsoft, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) x.xx. do USA. Firma Microsoft zapewnia gwarancje wynikające z przestrzegania rozdziału 5 RODO oraz została zobowiązana do przestrzegania ochrony danych osobowych na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych z SGGW. Więcej aktualnych informacji można znaleźć pod adresem: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx.