Istotne Postanowienia Umowy (dotyczy części III)

ZAŁĄCZNIK nr 2

do ogłoszenia o zamówieniu na usługi społeczne

Istotne Postanowienia Umowy (dotyczy części III)

§1

Oświadczenia Stron

1. Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia na usługi społeczne o wartości zamówienia poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty

750.000 euro, o której mowa w art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.)

2. Wykonawca oświadcza, że spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy, o której mowa w ust. 1 oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 tejże ustawy.

§2

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa obsługa cyklu spotkań o uroczystym charakterze organizowanych przez NAWA w 2019 r. na terenie miasta st. Warszawa. W ramach kompleksowej obsługi każdego spotkania Wykonawca zapewnieni sale z odpowiednim wyposażeniem, przestrzeni cateringowej oraz usługi cateringowe.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać zadanie zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej SOPZ), stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy i zgodnie z Ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy

3. Wykonawca jest zobowiązany do stałej gotowości i sukcesywnej realizacji przedmiotu zamówienia tzn. organizacji kolejnych spotkań z cyklu zgodnie z Harmonogramem Spotkań na 2019 rok, przedstawionym w załączniku Nr 1 – SOPZ (dla części III).

§3

Termin wykonania

Wykonanie przedmiotu Umowy nastąpi w okresie od dnia zawarcia Umowy do dnia 31 grudnia 2019 roku lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności co nastąpi pierwsze.

§4

Realizacja Umowy

1. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o wyborze jednej z zaproponowanych w ofercie lokalizacji na realizację przedmiotu zamówienia (tzn. jednego miejsca za całkowitą cenę brutto realizacji przedmiotu zamówienia podaną w ofercie)). Jednocześnie Xxxxxxxxxxx zastrzega sobie prawo do skorzystania z drugiej zaproponowanej w ofercie lokalizacji w sytuacji, gdyby z przyczyn niezależnych od Wykonawcy wybrana pierwotnie lokalizacja okazała się niedostępna w określonym przez Zamawiającego terminie.

2. Zamawiający będzie zlecał wykonanie usługi sukcesywnie, według swoich potrzeb.

3. Zgłoszenie zapotrzebowania na salę i obsługę jednostkowych spotkań Zamawiający będzie dokonywał z co najmniej 21 dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie uzgodnionym z Wykonawcą na adres wskazany w § 13 ust 1 pkt 1.

4. Zamawiający w ramach realizacji usługi cateringowej dla jednostkowego spotkania zastrzega sobie prawo, do skrócenia terminu, o którym mowa w ust. 3, w przypadku zgłoszenia Wykonawcy mniejszej liczby zamawianych zestawów proporcjonalnie do zmniejszenia liczby uczestników spotkania, o czym powiadomi Wykonawcę nie później niż na 4 dni przed dniem wydarzenia, z zachowaniem zasad o których mowa w SOPZ

5. Zamawiający w przypadku jednego ze spotkań w harmonogramie, zastrzega możliwość rozszerzenia zakresu menu w zestawach wybranych na ww. spotkanie. Zamawiający ustali ostateczne menu z Wykonawcą nie później, niż na 14 dni przed planowanym terminem spotkania.

6. Zamawiający zakłada liczbę spotkań opisaną w Harmonogramie spotkań w SOPZ, którą należy traktować jako ilości maksymalne. Zamawiający dopuszcza jednak możliwość niezlecania Wykonawcy wszystkich jednostkowych spotkań wymienionych w Harmonogramie. Liczbę zaplanowanych spotkań należy traktować jako maksymalną w ramach realizacji zamówienia. Zamawiający deklaruje, że udzieli zamówienia w co najmniej 50% wartości całkowitej umowy.

7. Odbiór kompleksowej usługi realizacji kolejnych jednostkowych spotkań każdorazowo następować będzie na podstawie podpisywanych, bez uwag, przez Strony (wskazane przez nie osoby) protokołów odbioru.

8. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania pełnej informacji na temat postępu i zakresu wykonywanych prac na każde żądanie Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego.

§5

Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca oświadcza, że dysponuje wiedzą, doświadczeniem zawodowym oraz odpowiednimi zasobami technicznymi i osobowymi, niezbędnymi do prawidłowego i terminowego wykonania przedmiotu Umowy.

2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zamówienia określonego w umowie także za działania i zaniechania osób/podmiotów, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób/podmiotów ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystania do przygotowania serwisu kawowego w całości kawy pochodzącej z produkcji spełniającej niżej wymienione standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu: – zakaz pracy przymusowej oraz pracy dzieci, – równe traktowanie kobiet i mężczyzn, – demokratyczne podejmowanie decyzji w organizacjach drobnych producentów/ek, – obecność związków zawodowych na dużych plantacjach,

– wynagrodzenia wystarczające na godne życie (nie niższe niż pensja minimalna w danym kraju lub sektorze).

4. Wykonawca zobowiązany jest także do umieszczenia w miejscu podawania serwisu kawowego informacji na temat wykorzystania kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu wraz ze wskazaniem etykiety potwierdzającej ww. standardy.

5. W celu potwierdzenia spełniania wymagań, o których mowa w ust. 3 i 4, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia – na żądanie Zamawiającego – dowodów potwierdzających posiadanie przez wykorzystywaną przez Wykonawcę kawę etykiety Fairtrade, Fair for Life lub innej równoważnej etykiety. Dla weryfikacji Zamawiający zastrzega sobie również prawo do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji zamówienia, o której mowa w § 8 ust. 1, 2, 3.

§6

Podwykonawstwo

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części działań realizowanych w ramach Umowy podwykonawcy, w zakresie określonym w Ofercie.

2. Wykonawca nie może rozszerzyć podwykonawstwa poza zakres wskazany w Ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego.

3. Wszelkie zapisy niniejszej Umowy odnoszące się do Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wszystkich podwykonawców, za których działania lub zaniechania Wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.

4. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień ust. 1-2, Zamawiający może Umowę wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym w terminie 14 dni od dnia powzięcia informacji o naruszeniu Umowy, na podstawie §10 ust. 1 pkt 2 niezależnie od prawa odmowy wypłaty wynagrodzenia za usługi świadczone przez podwykonawców w innym zakresie niż wskazany w Ofercie.

§7

Wynagrodzenie Wykonawcy i zasady dokonywania płatności

1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane spotkania, które stanowić będzie sumę wartości zrealizowanych spotkań z uwzględnieniem stawek wynikających ze złożonej Oferty jednakże w łącznej kwocie nie większej niż ................ (słownie ) zł brutto.

2. Na wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 składa się wynagrodzenie, wg. cen wskazanych w ofercie, za zapewnienia sal z odpowiednim wyposażeniem, przestrzeni cateringowej oraz usługi cateringowej.

3. Wykonawcy nie przysługują roszczenie z tytułu niezorganizowanych spotkań, o których mowa w § 4 ust. 6.

4. Wynagrodzenie za catering dla jednostkowego spotkania, zostanie naliczone w oparciu o iloczyn cen jednostkowych za catering oraz rzeczywistej liczby uczestników spotkania (wg. cen jednostkowych wskazanych w ofercie Wykonawcy). Zmniejszenie wynagrodzenia,

o którym mowa w zdaniu poprzednim nie może być większe niż 30% w odniesieniu do podanej maksymalnej liczby uczestników.

5. Zmiana wynagrodzenia, o której mowa w ust. 4 będzie uwzględniona w całkowitej wycenie przedmiotowej usługi.

6. Wycena usługi cateringowej, o której mowa w § 4 ust. 5 dokonana zostanie po uprzednich negocjacjach między Wykonawcą i Zamawiającym stosując ceny jednostkowe podane w ofercie, przy czym zwiększenie kwoty na jednego uczestnika spotkania nie może przekroczyć dwukrotności ceny jednostkowej z oferty. Wynagrodzenie w ramach ww. spotkania będzie uwzględnione w końcowym rozliczeniu przedmiotu Umowy.

7. Wynagrodzenie za zrealizowanie Przedmiotu Umowy będzie płatne w terminie do 21 dni od daty dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

8. Podstawą wystawienia faktury za poszczególne zadania będzie podpisany przez Zamawiającego, bez uwag, protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Umowy.

9. Wynagrodzenie będzie przekazywane na rachunek bankowy Wykonawcy

……………………………………….

10. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

11. Płatność na rzecz Wykonawcy może zostać pomniejszona o naliczone kary umowne, jeżeli taka forma zapłaty kary umownej zostanie wybrana przez Zamawiającego, zgodnie z §9 ust. 2.

12. W terminie 7 dni od dnia wykonania danego spotkania Zamawiający sporządzi protokół odbioru, o którym mowa w §4 ust. 7.

13. W przypadku zaistniałych zastrzeżeń do wykonania usługi, Zamawiający zgłosi je w protokole odbioru, jeżeli stwierdzi, że dane spotkanie wykonano w sposób niezgodny z umówionym przez Xxxxxx, wskazanym w szczególności w załącznikach nr1 i 2 do Umowy.

14. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania protokołu odbioru w ciągu 7 dni od jego otrzymania. W razie odmowy jego podpisania, protokół po upływie 7 dni od dnia wezwania do jego podpisania uważa się za podpisany przez Wykonawcę bez uwag.

§8

Kontrola

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji zamówienia weryfikującej czy kawa wykorzystywana do przyrządzania serwisu kawowego jest opatrzona etykietą Fairtrade, Fair for Life lub inną równoważną etykietą. W tym celu wykonawca na żądanie pracownika zamawiającego zobowiązany jest przedstawić do wglądu i oceny produkty wykorzystywane do przygotowania serwisu kawowego.

2. Przeprowadzenie kontroli i jej wynik zostaną udokumentowane w protokole podpisanym przez przedstawiciela wykonawcy oraz przedstawiciela zamawiającego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy. W razie odmowy jego podpisania, protokół po upływie 7 dni od dnia wezwania do jego podpisania uważa się za podpisany przez Wykonawcę bez uwag.

3. W przypadku stwierdzenia przez zamawiającego niewykorzystania do przyrządzania serwisu kawowego, kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu, wykonawca zapłaci karę umowną, o której mowa w §9 ust.1 pkt.2

4. Wykonawca zapewni Zamawiającemu lub innym uprawnionym przez Zamawiającego podmiotom, pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane z wykonywaniem niniejszej Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli dokonywanej przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości wykonywania niniejszej Umowy.

6. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 2, Wykonawca udostępnia kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty elektroniczne, związane wykonywaniem Umowy.

7. Prawo kontroli przysługuje uprawnionym podmiotom zarówno w siedzibie Wykonawcy, jak i w miejscu wykonywania Umowy lub innym miejscu związanym z wykonywaniem Umowy.

8. Na żądanie Zamawiającego lub innego uprawnionego przez Xxxxxxxxxxxxx podmiotu Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia bezzwłocznie pełnej informacji o stanie realizacji Umowy w trakcie jej wykonywania oraz po jej zakończeniu.

§9

Kary umowne

1. Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w przypadku:

1) Wypowiedzenia Umowy przez Stronę z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca – w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §7 ust. 1;

2) w przypadku stwierdzenia przez zamawiającego niewykorzystania do przyrządzania serwisu kawowego, kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu, wykonawca za każdy przypadek naruszenia, kary umownej w wysokości 10% kwoty wynagrodzenia brutto za Spotkanie, którego naruszenie dotyczy, obliczonej zgodnie z § 7 ust. 2 Umowy.

3) w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy w związku z udostępnianiem sal konferencyjnych na spotkania Zamawiający, np. ich standard, wyposażenie, jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy, za każdy przypadek naruszenia, kary umownej w wysokości 5% kwoty wynagrodzenia brutto za Spotkanie, którego naruszenie dotyczy, obliczonej zgodnie z § 7 ust. 2 Umowy.

4) innego niż powyżej nienależytego, względem obowiązków wynikających z Umowy i OPZ, wykonania przedmiotu Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – każdorazowo w wysokości 0,2% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §7 ust. 1.

2. Roszczenia z tytułu kar umownych mogą być potrącane z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co ten wyraża zgodę.

3. Kary umowne podlegają łączeniu.

4. Zamawiający ma prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.

§10

Wypowiedzenie Umowy

1. Zamawiający może wypowiedzieć Umowę lub od jej część w następujących przypadkach:

1) jeżeli dotychczasowy przebieg prac wskazywać będzie, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie Umowy w umówionym terminie – w terminie do 14 dni od dnia, kiedy Zamawiający powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie z tej przyczyny

2) gdy Wykonawca wykonuje Umowę lub jej część w sposób sprzeczny z Umową, rozszerza zakres podwykonawstwa poza wskazany w Ofercie bez zgody Zamawiającego, nie przestrzega warunków świadczenia usług lub wykonuje Umowę w sposób nienależyty i nie zmienia sposobu realizacji Umowy lub nie usunął uchybień naruszeń mimo wezwania go do tego przez Xxxxxxxxxxxxx w terminie określonym w tym wezwaniu – nie krótszym niż 7 dni i nie dłuższym niż 14 dni od dnia wysłania wezwania drogą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Wykonawcę.

3) gdy suma kar umownych naliczonych Wykonawcy na podstawie §9 ust. 1 przekroczy 20% brutto maksymalnej wysokości wynagrodzenia określonego w §7 ust. 1 – w terminie do 14 dni od dnia przekroczenia.

2. W przypadku odstąpienia od Umowy:

1) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do dnia wypowiedzenia Umowy;

2) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona na podstawie zakresu prac wykonanych przez niego i zaakceptowanych przez Zamawiającego do dnia wypowiedzenia Xxxxx.

3. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy zostanie sporządzone w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem i zostanie przesłane drugiej stronie na adres wskazany w §13 ust. 2.

§11

Zasady wizualizacji

1. W zakresie przedmiotu Umowy finansowanego ze środków Unii Europejskiej Wykonawca zobowiązany jest informować zgodnie z dyspozycja przekazaną przez Xxxxxxxxxxxxx, że świadczenie usług objętych Umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących

z Unii Europejskiej oraz jest zobowiązany do przestrzegania zasad wizualizacji. Zamawiający w takim przypadku przekaże Wykonawcy niezbędne materiały informacyjne dot. wizualizacji.

2. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujący Systemem Identyfikacji Wizualnej NAWA, oraz będzie informował Wykonawcę na bieżąco o zmianach w Systemie i przekazywał aktualną wersję elektroniczną Systemu.

§12

Zmiany Umowy

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Zmiany dotyczące §13 ust. 1 pkt 1 i 2 nie wymagają formy aneksu a jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony.

§13

Nadzór nad realizacją Umowy

1. Osobą upoważnioną do kontaktów we wszelkich sprawach związanych z wykonaniem Umowy jest:

1) ze strony Wykonawcy:

..………………………….

Adres do korespondencji:

…………………………………

tel.: …………………….., e-mail: ………………

2) ze strony Zamawiającego: ……………………………………

Adres do korespondencji:

…………………………………………….

tel.: …………………….., e-mail: ………………

2. Strony są zobowiązane do wzajemnego powiadamiania się na piśmie o zmianie adresów, o których mowa w ust. 1 pod rygorem uznania korespondencji wysłanej na dotychczasowy adres i dwukrotnie awizowanej przez pocztę za skutecznie doręczoną.

3. Zmiana osób odpowiedzialnych za realizację Umowy, o których mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony (również za pomocą faksu lub e - maila), z tym, że zmiana osoby wskazanej w ust. 2 pkt. 1 wymaga zgody Nadzorującego.

§14

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy mają zastosowanie przepisy Prawa zamówień publicznych, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2014r. poz. 121 ze zm.), ustawy o ochronie danych osobowych.

2. Wszelkie spory mogące wynikać w związku z realizacją niniejszej Umowy będą rozstrzygane polubownie w drodze porozumienia, a po wyczerpaniu tego trybu, przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

3. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez Strony.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

5. Integralną część Umowy stanowią Załączniki:

1) Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.

2) Oferta Wykonawcy.

3) Wzór protokołu z kontroli

4) Wzór protokołu odbioru

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 3 do Umowy

Protokół z kontroli wykorzystania do przygotowania serwisu kawowego w całości kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu.

Sporządzony dnia…………….… w ………………...........… na podstawie Umowy nr z dnia

……………………. dotyczącej realizacji zamówienia na ………………………………………..

1. W kontroli uczestniczyli:

ze strony zamawiającego: (imię i nazwisko) (stanowisko)

ze strony wykonawcy (imię i nazwisko) (stanowisko)

2. Wyniki kontroli:

□ Wykonawca przedstawił dowód potwierdzający wykorzystanie do przygotowania serwisu kawowego w całości kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu w postaci ………………….. W związku z powyższym zamawiający potwierdza wykorzystanie do przygotowania serwisu kawowego w całości kawy pochodzącej z produkcji spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu.

□ Wykonawca nie przedstawił dowodu potwierdzającego wykorzystanie do przygotowanie serwisu kawowego w całości kawy spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu. W związku z powyższym zamawiający stwierdza brak wykorzystania do przygotowania serwisu kawowego w całości kawy pochodzącej z produkcji spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu.

Uwagi:……………………………………………………………………………………………

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla zamawiającego i jednym dla wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

(imię, nazwisko i pieczątka (imię, nazwisko i pieczątka przedstawiciela Zamawiającego) przedstawiciela firmy)

Załącznik nr 4 do Umowy

Protokół odbioru

W ramach Umowy nr …………………… zawartej w dniu ............................. 2019 roku pomiędzy ……………….

a ..................................................................................................................................

.................................................................................................................................

Wykonano dla Zamawiającego:

..................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

......................................................................................................................................

Uwagi

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

Usługa została przyjęta / nieprzyjęta* ze względu na

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla zamawiającego i jednym dla wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

(imię, nazwisko i pieczątka (imię, nazwisko i pieczątka przedstawiciela Zamawiającego) przedstawiciela firmy)

*niepotrzebne skreślić