REGULAMIN POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO CENTRUM MEDIACJI PRZY REGIONALNEJ IZBIE GOSPODARCZEJ W LUBLINIE POSTANOWIENIA OGÓLNE

REGULAMIN POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

CENTRUM MEDIACJI

PRZY REGIONALNEJ IZBIE GOSPODARCZEJ W LUBLINIE

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Niniejszy Regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa przebieg postępowania mediacyjnego prowadzonego przez mediatorów Centrum Mediacji przy Regionalnej Izbie Gospodarczej w Lublinie (dalej jako „Centrum”).

2. Regulamin stosuje się, jeżeli strony wyraziły na piśmie zgodę na rozwiązanie wynikłego między nimi sporu w drodze mediacji według niniejszego Regulaminu przed lub po powstaniu takiego sporu.

3. Przedmiotem postępowania mediacyjnego mogą być wszelkie spory, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody.

4. Centrum prowadzi postępowania przede wszystkim w sprawach gospodarczych wynikłych pomiędzy przedsiębiorcami.

5. Strony mogą uzgodnić, że postępowanie mediacyjne w ich sprawie będzie w określony sposób odbiegało od postanowień niniejszego Regulaminu dotyczących przebiegu postępowania mediacyjnego. Zmiany zasad postępowania nie dotyczą unormowań Regulaminu dotyczących kosztów postępowania.

§ 2

W razie postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji postanowienia Regulaminu Mediacyjnego stosuje się w zakresie nieuregulowanym przepisami kodeksu postępowania cywilnego o skierowaniu przez sąd stron do mediacji.

ZASADY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 3

1. Mediacje są dobrowolne. Każda ze stron samodzielnie podejmuje decyzję o swoim udziale w postępowaniu, o jego kontynuowaniu lub zakończeniu, a także o podpisaniu ugody mediacyjnej.

2. Mediacje są poufne.

3. Mediator zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się w trakcie prowadzenia tego postępowania. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego.

4. Mediator nie może być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym, chyba że strony uzgodnią inaczej.

5. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

6. Mediacje opierają się o zasadę bezstronności i neutralności. Mediator dba o równowagę stron w trakcie postępowania mediacyjnego, stwarzając stronom przestrzeń do konstruktywnego przekazania stanowisk co do przedmiotu sporu. Mediator niezwłocznie ujawnia stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności.

WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 4

Mediację na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie przeprowadza się, jeśli:

1. strony sporu złożyły do Centrum zgodny wniosek o przeprowadzenie mediacji;

2. jedna ze stron złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji, a druga strona w terminie 7 dni od doręczenia jej odpisu wniosku przez Centrum poinformowała Prezesa Centrum o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji;

3. podpisując umowę, której dotyczy spór, strony zawarły w niej postanowienia dotyczące rozwiązywania sporów związanych z umową w drodze mediacji przez Centrum;

4. na mocy postanowienia Sądu kierującego strony do mediacji, wyznaczającego mediatora z Listy Mediatorów prowadzonej przez Centrum.

§ 5

1. Medianci – osoby fizyczne – uczestniczą w posiedzeniach mediacyjnych osobiście, a w przypadku osób prawnych i spółek nieposiadających osobowości prawnej poprzez osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu zgodnie z aktualnym odpisem KRS.

2. Strona może być reprezentowana w postępowaniu mediacyjnym przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem strony może być każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

§ 6

W posiedzeniach mediacyjnych mogą uczestniczyć osoby trzecie tylko za zgodą mediatora  i  stron  mediacji.

§ 7

1. Postępowanie mediacyjne wszczyna się na podstawie pisemnego wniosku o przeprowadzenie mediacji, który powinien zawierać:

1. oznaczenie stron i ich pełnomocników, jeśli zostali ustanowieni, wraz z ich adresami i innymi danymi kontaktowymi w tym adresami e-mail i numerami telefonów,

2. potwierdzenie uiszczenia opłaty rejestracyjnej w wysokości określonej w § 17 Regulaminu obowiązującej w dniu złożenia wniosku,

3. określenie przedmiotu sporu wraz z podaniem jego wartości,

4. określenie stanowisk i twierdzeń stron wraz z ich uzasadnieniem,

5. podpis strony lub stron, jeśli składają wspólny wniosek,

6. odpis umowy o mediację – jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie,

7. odpis wniosku wraz załącznikami dla drugiej strony, jeśli wniosek składa jedna strona.

2. Jeżeli wniosek nie odpowiada wymogom określonym w ust. 1 powyżej, Prezes Centrum wzywa wnioskodawcę, aby w terminie oznaczonym, nie krótszym niż 7 dni, uzupełnił braki.

3. Wniosek o przeprowadzenie mediacji poprawiony lub uzupełniony w terminie, zgodnie z ust. 2 powyżej, wywołuje skutki od chwili jego wniesienia.

4. Nieuzupełnienie braków wniosku w terminie skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

5. Postępowanie mediacyjne zostaje wszczęte w dniu złożenia prawidłowego pod względem formalnym wniosku o przeprowadzenie mediacji. Jeżeli jednak strony nie zawarły umowy o mediację, a także w razie braku postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji, postępowanie mediacyjne uważa się za wszczęte z chwilą wyrażenia zgody na mediację przez drugą stronę.

6. Wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego uważa się za doręczony w dniu jego złożenia w Centrum lub nadania listem poleconym.

WEZWANIE STRONY DO UDZIAŁU W MEDIACJI

§ 8

1. Prezes Centrum doręcza drugiej stronie odpis wniosku i wzywa ją do złożenia na piśmie oświadczenia, czy wyraża zgodę na mediację w terminie nie krótszym niż 7 dni.

2. Jeżeli druga strona nie wyraziła zgody na mediację, uważa się, że postępowanie mediacyjne nie zostało wszczęte. Prezes Centrum zawiadamia strony o braku możliwości przeprowadzenia mediacji.

POWOŁANIE MEDIATORA

§ 9

1. Centrum prowadzi Listę Mediatorów.

2. Zasady i tryb tworzenia Listy Mediatorów określa Statut Centrum.

§ 10

1. Postępowanie mediacyjne prowadzi jeden mediator, chyba że strony postanowiły powołać zespół dwóch lub więcej mediatorów. W takim przypadku postanowienia Regulaminu dotyczące mediatora stosuje się do każdego z mediatorów.

2. Po uiszczeniu całości opłaty mediacyjnej, Prezes Centrum wzywa strony do zgodnego powołania mediatora, w terminie nie krótszym niż 7 dni, przesyłając im jednocześnie Listę Mediatorów.

3. Prezes Centrum wzywa strony do wyznaczenia innego mediatora, jeśli:
   a) osoba wyznaczona nie może przyjąć albo odmówi przyjęcia powierzonej jej funkcji;

albo
b) poprzednio wyznaczony mediator został wyłączony przez Prezesa Centrum z ważnych, uzasadnionych przyczyn lub w przypadku stwierdzenia powiązania mediatora z którąkolwiek ze stron, co mogłoby rzutować na efektywność postępowania mediacyjnego.

4. Jeśli strony nie wyznaczą innego mediatora, w razie zajścia okoliczności określonych w poprzednim ustępie, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, Prezes Centrum wyznacza niezwłocznie mediatora z Listy Mediatorów.

5. Każda ze stron może z ważnych przyczyn żądać wyłączenia mediatora składając wniosek o jego wyłączenie do Prezesa Centrum w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o wyznaczeniu mediatora lub od podjęcia wiadomości o przyczynach wyłączenia.

6. Prezes Centrum rozpoznaje wniosek o wyłączenie mediatora niezwłocznie. Decyzja Prezesa Centrum nie wymaga uzasadnienia.

7. Wyznaczony mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, o których jest obowiązany powiadomić niezwłocznie strony i Prezesa Centrum.

8. Po wyborze lub wyznaczeniu mediatora, składa on do akt pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i niezależności wobec stron występujących w danej sprawie.

§ 11

1. Po dokonaniu wyboru mediatora, mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego.

2. Postępowanie mediacyjne prowadzone jest nie dłużej niż trzy miesiące. Okres ten może być jednak wydłużony przez Prezesa Centrum pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez mediatora.

3. Na każdym etapie postępowania mediator może zwrócić się do każdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba że udzielając ich strona zastrzegła, że mediator ma je zachować w poufności.

4. Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w posiedzeniach mediacyjnych.

5. Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia.

6. Mediator udziela stronom pomocy w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązania sporu, w sposób bezstronny i niezależny.

7. Mediator może odbywać spotkania z każdą ze stron pod nieobecność drugiej strony.

8. Mediator nie może udzielać porad prawnych jednemu lub obu mediantom.

9. Mediator może proponować stronom skorzystanie z opinii ekspertów.

10. Mediator może być obecny przy niektórych czynnościach powołanych rzeczoznawców, biegłych i innych ekspertów takich jak oględziny, wizje lokalne itp.

§ 12

1. Posiedzenia mediacyjne odbywają się w siedzibie Centrum.

2. Na zgodny wniosek stron, posiedzenia mediacyjne mogą odbywać się, za zgodą mediatora, poza siedzibą Centrum.

3. Postępowanie mediacyjne może być prowadzone z wykorzystaniem technologii bezpośredniego komunikowania się na odległość.

§ 13

1. Postępowanie mediacyjne prowadzone jest w języku polskim.

2. Na zgodny wniosek stron postępowanie mediacyjne może być prowadzone w innym języku niż polski pod warunkiem pokrycia przez strony kosztów tłumaczenia.

DORĘCZENIA

§ 14

1. Centrum dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (x.x. Xx. U. z 2020 r. poz. 1041 z późn. zm.) albo za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeśli strony się temu nie sprzeciwią.

2. Doręczeń przez operatora pocztowego dokonuje się na adres strony albo jej pełnomocnika, jeśli go ustanowiła, wskazany we wniosku o wszczęcie mediacji.

3. Doręczeń za pomocą poczty elektronicznej dokonuje się na adres poczty elektronicznej strony albo jej pełnomocnika, jeśli go ustanowiła, wskazany we wniosku o wszczęcie mediacji.

4. Strona i jej pełnomocnik mają obowiązek niezwłocznego poinformowania Centrum o zmianach adresu do doręczeń.

ZAKOŃCZENIE MEDIACJI

§ 15

Postępowanie mediacyjne kończy:

1. zawarcie lub niezawarcie ugody przez strony,

2. rezygnacja strony z prowadzenia mediacji zgłoszona mediatorowi,

3. oświadczenie mediatora, że w jego opinii mediacja nie doprowadzi do rozwiązania sporu. ,

4. upływ okresu, o którym mowa w § 11 ust. 2.

§ 16

1. Niezwłocznie po zakończeniu postępowania mediacyjnego mediator sporządza protokół z przeprowadzonej mediacji.

2. Protokół zawiera:

1. oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia mediacji;

2. imię nazwisko albo nazwę każdej ze stron;

3. imię i nazwisko mediatora oraz adres mediatora;

4. wynik mediacji.

3. Protokół podpisuje mediator.

4. Mediator doręcza stronom odpis protokołu.

5. Jeśli mediacja zakończyła się ugodą umieszcza jej treść w protokole lub załącza do protokołu jej treść podpisaną przez wszystkie strony mediacji.

4. Mediator doręcza stronom odpis protokołu z pouczeniem o możliwości wystąpienia do sądu o zatwierdzenie ugody.

5. Xxxxx zawarta przed mediatorem ma po jej zatwierdzeniu przez sąd ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.

6. Protokół postępowania mediacyjnego wraz z kopią wniosku o przeprowadzenie mediacji i ewentualnie kopią zawartej ugody przechowuje się w archiwum Centrum przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania mediacyjnego.

7. Przechowywane w archiwum dokumenty mogą być udostępniane tylko stronom lub upoważnionym przez nie osobom.

KOSZTY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

§ 17

1. Mediacje prowadzone przez Centrum są odpłatne.

2. Na koszty postępowania mediacyjnego składają się:

1. opłata rejestracyjna,

2. opłata mediacyjna,

3. wydatki,

3. Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego wpłaca opłatę rejestracyjną w kwocie 200 zł, przeznaczoną na pokrycie kosztów rozpatrzenia wniosku. Opłata rejestracyjna nie podlega zwrotowi.

4. Niezwłocznie po otrzymaniu wspólnego wniosku o przeprowadzenie mediacji lub wyrażeniu zgody przez drugą stronę na przeprowadzenie mediacji w razie złożenia wniosku o mediację przez jedną stronę, Prezes Centrum wzywa strony do wpłacenia w terminie 7 dni opłaty mediacyjnej, w wysokości określonej w ust. 5.

5. Opłatę mediacyjną ustala się stosownie do wartości przedmiotu sporu:

Wartość przedmiotu sporu	Wysokość opłaty mediacyjnej
do 10.000 zł	400 zł
powyżej 10.000,- zł. do 30.000,- zł.	650 zł
powyżej 30.000,- zł. do 50.000,- zł.	1000 zł
powyżej 50.000,- zł do 1.000.000,- zł.	2000 zł
powyżej 1.000.000,- zł. do 3.000.000,- zł.	3000 zł
powyżej 3.000.000,- zł.	5.000,- zł.

6. W sprawach dotyczących praw niemajątkowych opłata mediacyjna jest stała i  wynosi 200 zł za każde spotkanie mediacyjne.

7. Postępowanie mediacyjne może być prowadzone pod warunkiem otrzymania przez Centrum wymaganej opłaty mediacyjnej. Brak uiszczenia w terminie wymaganej opłaty mediacyjnej powoduje umorzenie postępowania mediacyjnego.

8. Strony wspólnie określają wartość przedmiotu sporu. W przypadku braku zgody między nimi co do określenia tej wartości lub gdy prawidłowość jej określenia budzi uzasadnione wątpliwości, wartość przedmiotu sporu określi Prezes Centrum.

9. Prezes Centrum ma prawo podnieść w konkretnej sprawie wysokość opłaty mediacyjnej nie więcej niż o 50 %, szczególnie w sprawach skomplikowanych, sprawach o dużej wartości przedmiotu sporu, a także w tych sprawach, w których udział bierze dwóch mediatorów lub większa liczba mediatorów.

10. Wynagrodzenie mediatora w danej sprawie nie może przekroczyć ¾ opłaty mediacyjnej oraz nie może być niższe niż 150 zł.

11. W przypadku rezygnacji z mediacji zgłoszonej przez stronę lub strony przed pierwszym spotkaniem mediacyjnym, opłata mediacyjna podlega zwrotowi.

12. Wszelkie opłaty przewidziane w Regulaminie powiększa się o należny podatek od towarów i usług według obowiązujących stawek.

13. Strony są zobowiązane do wnoszenia zaliczek na wszelkie wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji, w tym w szczególności na koszty podróży mediatorów, opinie biegłych, ekspertyzy, tłumaczenia, koszty doręczeń.

14. Niewniesienie zaliczki w wysokości i terminie wskazanym przez Prezesa Centrum powoduje umorzenie postępowania.

15. O ile strony nie uzgodniły na piśmie inaczej, wskazana wyżej opłata mediacyjna i wydatki pokrywane są przez każdą ze stron w równych częściach. Za wniesienie opłat  strony  są  odpowiedzialne  solidarnie.
    
    
    

§ 18

W przypadku sprawy skierowanej do mediacji przez sąd powszechny koszty postępowania mediacyjnego określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz. U. poz. 921).

§ 19

Odpowiedzialność prawna Centrum i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.