Umowa nr ……/OI/2022 - ………….
NK - …….
Umowa nr ……/OI/2022 - ………….
zawarta dnia 2022 roku w Urzędzie Miejskim w Koninie pomiędzy:
Miastem Konin, 00-000 Xxxxx, xxxx Xxxxxxxx 0 NIP 000-00 00-000, REGON 311019036
reprezentowanym/ przez:
Prezydenta Miasta Konina – Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx z upoważnienia, którego działa Xxxxx Xxxxxx – Zastępca Prezydenta Miasta Konina
zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”, a:
………………………………………………….,
NIP ………………………., REGON: ,
reprezentowaną przez:
zwaną w dalszej części umowy ,,Wykonawcą” została zawarta umowa następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy na warunkach określonych w umowie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia określonych w zapytaniu z dnia 21 marca 2022 r., zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę (data wpływu: …) oraz z należytą starannością, pod względem merytorycznym i formalnym na poziomie wymaganym przy wykonywaniu tego rodzaju usług.
2. Przedmiotem umowy jest najem wyposażenia strefy wystawienniczej, transportu, montażu i rozbiórki na potrzeby Targów Odnawialnych Źródeł Energii – „Nowa Energia w Regionie” w Koninie, które odbędą się w dniach 08-09 czerwca 2022 r. w Akademia Nauk Stosowanych w Koninie przy ul. Przyjaźni 1. Targi odbędą się w dniu 08.06.2022 r. w godzinach od 10.00 do 17.00 i 09.06.2022 r. w godzinach od
9.30 do 15.00. Przygotowanie auli i montaż strefy wystawienniczej 06.06.2022 r. (w godzinach 12.00 – 20.00) i 07.06.2022 r. (w godzinach 8.00 – 20.00). Rozbiórka strefy wystawienniczej wraz z przygotowaniem auli do wyjściowych funkcji
09.06.2022 r. (bezpośrednio po zakończeniu targów), 10.06.2022 (w godzinach od 7.30 – 12.00).
3. Minimalny zakres umowy dotyczy:
1) Przygotowanie auli, wyniesienie mebli do piwnicy (do wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx pomieszczeń), tj. krzeseł (co najmniej 380 szt. w tym 59
modułów zintegrowanych po 5 krzeseł) i biurek (co najmniej 2 szt.) oraz wniesienie mebli do auli i ustawienie zgodnie z pierwotnym układem (po wydarzeniu targowym).
2) Strefa wystawiennicza /parter/ o powierzchni co najmniej 488 m2 (faktyczna powierzchnia wykładziny ustalona przez Wykonawcę podczas wizytacji auli), w tym:
a) montaż i przygotowanie minimum 30 stoisk wystawienniczych o powierzchni co najmniej 6 m2 wymiary: 3 m x 2 m (szer., gł.) lub 7,5 m2 wymiary 3mx2,5 m (szer., gł.) każde, głębokość stoisk (2,0 m czy 2,5 m) ustalona po wizytacji Wykonawcy auli.
b) Każde stoisko obejmuje co najmniej:
- wykładzinę, jednolity kolor,- tylna ściana (bez ścianek bocznych) o szerokości 3 m i wysokości 2,0 m - 2,5 m (kolor biały),
- grafika na ściance tylnej o powierzchni od 2,25 m2 do 3 m2 z x.xx. nazwą firmy i logotypem WDE (układ grafiki przygotowany przez Wykonawcę na podstawie przedłożonych przez Zamawiającego materiałów),- oświetlenie (1 punkt świetlny / 3,0 m2),
- meble: krzesło tapicerowane (4 szt.), stolik co najmniej 40x40 cm (1 szt.), stojak na ulotki (1 szt.), szafka zamykana co najmniej 40x30 cm szer, gł. (1 szt.)
- gniazdo elektryczne 230V o natężeniu minimum 10A wraz z przedłużaczem 4- wtykowym o długości minimum 5 metrów,- kosz na śmieci z minimum 2 workami na śmieci (co najmniej 15 l),
- 2 donice z żywymi kwiatami zielonymi (typu np. trawa), kolor biały, wymiar co najmniej 20 cm x 40 cm (szer., wys.),
c) montaż i przygotowanie strefy prezentacji ofert przez wystawców o powierzchni co najmniej 90 m2 na 40 miejsc siedzących: 40 szt. puf: kolor biały lub inny jasny (np. beżowy).
d) Proponowane kolory wykładzin zastosowane dla:
- stoisk: 2 kolory: niebieski i zielony (jeden kolor na 15 stoisk),
- ciągów komunikacyjnych pomiędzy stoiskami / korytarze:1 kolor: grafit,
- strefa prezentacji: 1 kolor: grafit.
Zamawiający dopuszcza inne kolory wykładzin w uzgodnieniu z Zamawiającym.
3) Wykonawca przekaże Zamawiającemu po montażu strefę wystawienniczą posprzątaną (w tym czyste i niezakurzone meble, wykładziny itp.).
4) Wykonawca zapewni sprzątanie auli po rozbiórce strefy wystawienniczej i wniesieniu mebli do auli i ustawieniu ich zgodnie z pierwotnym układem (po wydarzeniu targowym).
5) Wykonawca zapewnieni na potrzeby wydarzenia targowego obsługę techniczną wystawców, w tym: wózek widłowy lub ręczny wózek paletowy, operatora wózka widłowego/ręcznego wózka paletowego oraz co najmniej 4 osoby do pomocy wystawcom w wypakowaniu/zapakowaniu materiałów/produktów wystawców na/ze stoisk wystawienniczych.
6) Dodatkowe informacje:
- w przypadkach, gdy przewody elektryczne będą poprowadzone w miejscach ogólnodostępnych dla zwiedzających i wystawców należy zastosować najazdy na kable,
- Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z innymi podmiotami zaangażowanymi w organizację wydarzenia targowego, w szczególności podmiotu zapewniającego najem mobilnego telebimu / ekranu na potrzeby wyposażenia strefy wystawienniczej – strefy prezentacji.
Usługa obejmuje wynajem wyposażenia strefy wystawienniczej, transport, montaż i rozbiórkę na cały okres trwania imprezy i inne wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, np. koszty delegacji pracowników wykonawcy.
7) Wszystkie artykuły objęte przedmiotem umowy muszą być wysokiej jakości, pełnowartościowe, bez wad fizycznych.
4. Przedmiot umowy winien zostać wykonany w oparciu o Księgę identyfikacji wizualnej Wielkopolska Dolina Energii (dostępna pod adresem internetowym : xxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/xxxx_XXX_Xxxxxx- Identyfikacji-Wizualnej_28_04_2020.pdf).
5. Przedmiot umowy będzie realizowany zgodnie z następującym harmonogramem:
1) W terminie 10 dni po podpisaniu umowy, Wykonawca przedstawi drogą e-mail Zamawiającemu, do ostatecznej akceptacji, wizualizację przedmiotu umowy zawierającą x.xx: projekt, układ graficzny, propozycję wykonania grafiki na ściankach, zdjęcia poszczególnych elementów wyposażenia stoiska i propozycje wykładzin.
2) Akceptacja lub zgłoszenie uwag przez Zamawiającego do wizualizacji przedmiotu umowy drogą e-mali w terminie do 3 dni roboczych od otrzymania wizualizacji. Za datę akceptacji wizualizacji przyjmuje się oświadczenie przesłane drogą e-mailową o przyjęciu wizualizacji bez uwag i bez zastrzeżeń.
3) Wykonawca ma obowiązek uwzględniać i wprowadzać uwagi Zamawiającego do przedstawionych wizualizacji. Uwzględnienie i naniesienie uwag
Zamawiającego przez Wykonawcę w wizualizacji przedmiotu zamówienia w terminie do 3 dni roboczych licząc od dnia przekazania uwag.
4) Przygotowanie auli i montaż strefy wystawienniczej 06.06.2022 r. (w godzinach 12.00 – 20.00) i 07.06.2022 r. (w godzinach 8.00 – 20.00). Rozbiórka strefy wystawienniczej wraz z przygotowaniem auli do wyjściowych funkcji
09.06.2022 r. (bezpośrednio po zakończeniu targów), 10.06.2022 (w godzinach od 7.30 – 12.00).
5) Zapewnienie na potrzeby wydarzenia targowego obsługi technicznej wystawców w dniu 07.06.2022 r. (od 16.00 do 20.00) oraz w dniu 08.06.2022 r. (w godzinach od 8.00 do 10.00) oraz spakowaniu materiałów/produktów po zakończeniu targów w dniu 09.06.2022 r.
6. Realizacja przedmiotu umowy potwierdzona zostanie protokołem odbiorczym podpisanym przez przedstawiciela Zamawiającego oraz Wykonawcy. Protokół
będzie wystawiony w 3 (trzech) jednobrzmiących egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego).
7. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego i niezwłocznego informowania Zamawiającego o okolicznościach mających negatywny wpływ na realizację przedmiotu umowy.
8. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy. Wykonawca zobowiąże wszystkie podmioty lub osoby włączone w realizację niniejszej Umowy do przestrzegania poufności wymaganej przez Zamawiającego.
9. Przedmiot umowy realizowany jest w ramach zadania nr 3 pn. „Promocja Gospodarcza” wniosku o dofinansowanie projektu pn. „Budowa i promocja marki: Wielkopolska Dolina Energii” nr RPWP.01.04.02-30-0003/19, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014- 2020 Działanie 1.4. Internacjonalizacja gospodarki regionalnej, Poddziałanie 1.4.2. Promocja gospodarcza regionu.
§ 2
Termin realizacji przedmiotu umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy zgodnie z harmonogramem jego realizacji, określonym w § 1 ust. 5 umowy.
2. Przygotowanie auli i montaż strefy wystawienniczej 06.06.2022 r. (w godzinach 12.00 – 20.00) i 07.06.2022 r. (w godzinach 8.00 – 20.00). Rozbiórka strefy wystawienniczej wraz z przygotowaniem auli do wyjściowych funkcji 09.06.2022 r. (bezpośrednio po zakończeniu targów), 10.06.2022 (w godzinach od 7.30 – 12.00).
§ 3
Wynagrodzenie i jego zapłata
1. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2014+ oraz budżetu Zamawiającego.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy zostaje ustalone na podstawie jego oferty i wynosi …… zł brutto (słownie: ……… brutto).
3. W wynagrodzeniu określonym w ust. 2 mieszczą się wszystkie koszty wykonania przedmiotu umowy. Niedoszacowanie, pominięcie lub brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany niniejszego wynagrodzenia.
4. Wynagrodzenie płatne będzie, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT, na wskazany w niej rachunek bankowy, w
terminie dni od daty złożenia prawidłowo wystawionej faktury w siedzibie
Zamawiającego.
5. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT będzie, podpisany przez obie strony umowy, bez wniesienia zastrzeżeń protokół odbiorczy przedmiotu umowy.
6. Za termin zapłaty wynagrodzenia uznaje się datę dokonania przelewu przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy.
7. W przypadku niedotrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx terminów płatności, Wykonawcy przysługuje prawo naliczenia odsetek za zwłokę w wysokości ustawowej.
8. Wykonawca nie może zbywać na rzecz osób trzecich wierzytelności powstałych w wyniku realizacji niniejszej umowy, bez zgody Zamawiającego.
9. Rachunek, na który dokonywany będzie przelew wynagrodzenia dla Wykonawcy, powinien, w momencie dokonywania przelewu środków przez Zamawiającego, znajdować się na tzw. „białej liście”, tj. wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. W przypadku, kiedy podany na fakturze rachunek bankowy Wykonawcy nie znajdzie się w ww. wykazie, Zamawiający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym właściwym dla Zamawiającego.
10. Należność z tytułu faktury będzie płatna przez Zamawiającego przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności (splitpayment), zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2021 r., poz. 685ze zm.), przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze.
§ 4
Zobowiązania Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że:
− posiada uprawnienia do wykonania przedmiotu umowy, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
− dysponuje osobami posiadającymi wykształcenie i kwalifikacje niezbędne do realizacji przedmiotu umowy oraz dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym.
2. Wykonawca ma obowiązek traktować wszelkie dokumenty i informacje uzyskane w związku z realizacją przedmiotu umowy, w szczególności dane osobowe i inne dane prawnie chronione jako poufne i nie może w jakiejkolwiek formie, całości lub w części ich publikować ani ujawniać w trakcie realizacji umowy oraz po jej zakończeniu.
3. Wykonawca zapewnia, że wykonany i odebrany przez Zamawiającego przedmiot umowy będzie wolny od wad fizycznych i prawnych.
4. Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za wady przedmiotu umowy zmniejszające jego wartość lub użyteczność, ze względu na cel oznaczony w umowie oraz wynikający z jego przeznaczenia.
5. W przypadku wystąpienia wady, Zamawiający może żądać usunięcia wady, wyznaczając w tym celu Wykonawcy odpowiedni termin, żądać obniżenia wynagrodzenia, z zastrzeżeniem ust. 6.
6. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w ust. 5, Zamawiający uprawniony jest zlecić usunięcie wad przedmiotu Umowy podmiotowi trzeciemu na koszt Wykonawcy.
7. W związku ze zagrożeniem epidemicznym realizacja przedmiotu umowy może wymagać stosowania zasad reżimu sanitarnego narzuconego przez właściwe instytucje x.xx. Główny Inspektorat Sanitarny. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do stosowania wytycznych niniejszych instytucji. W sytuacji wprowadzenia dodatkowych zasad reżimu sanitarnego/dodatkowych obostrzeń i wytycznych sanitarno-epidemiologicznych, które nie będą znane w trakcie podpisania umowy z Wykonawcą, ich wprowadzenie będzie odbywać się na podstawie uzgodnień Wykonawcy i Zamawiającego.
8. Wykonawca odpowiada za szkody wyrządzone osobie trzeciej w trakcie realizacji niniejszej umowy oraz w ruchomościach wwiezionych przez Zamawiającego na
teren Targów.
9. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie pokryć wszelkie szkody powstałe w związku z realizacją niniejszej umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (kara umowna, odszkodowanie), do zapłaty których będzie zobowiązany Zamawiający.
10. Strony ustalają, iż Wykonawca może współdziałać z innymi podmiotami, powierzając im realizację wybranych zadań wynikających z przedmiotu umowy. W przypadku powierzenia wykonania wybranych zadań wynikających z przedmiotu umowy osobie trzeciej, Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania osoby
trzeciej, jak za swoje własne działania i zaniechania.
§ 5
Zmiana umowy
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonany został wybór Wykonawcy, za obopólną zgodą Stron, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej:
1) w zakresie terminu i harmonogramu realizacji umowy: w przypadku działania siły wyższej (np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach), lub wystąpienia obiektywnych przeszkód uniemożliwiających realizację elementu przedmiotu umowy w wyznaczonym
terminie, z zastrzeżeniem iż zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy nie powoduje zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy,
2) w zakresie wynagrodzenia Wykonawcy: w przypadku ustawowej zmiany lub powstania nowych okoliczności rzutujących na zmianę stawki procentowej podatku VAT. Strony będą uprawnione złożyć pisemny wniosek o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia za przedmiot umowy Wykonawcy po wejściu w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług (VAT).
Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i wskazanie podstaw prawnych zmiany stawki podatku VAT oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia należnego Wykonawcy po zmianie umowy. Kwota, o jaką może zostać zmienione wynagrodzenie Wykonawcy nie może być wyższa niż wynikająca ze zmiany przepisów prawa. Wartość wynagrodzenia Wykonawcy może ulec zmianie o kwotę równą różnicy w wartości podatku VAT obliczonego przy zastosowaniu zmienionej stawki, jednakże wyłącznie co do części wynagrodzenia za usługi, których do dnia zmiany stawki podatku VAT jeszcze nie wykonano.
2. O wystąpieniu okoliczności mogących wpłynąć na zmianę umowy Wykonawca winien niezwłocznie poinformować Zamawiającego pisemnie, z uzasadnieniem przywołanych okoliczności i przedłożeniem dowodów na ich potwierdzenie (o ile to możliwe).
§ 6
Sposób komunikacji
1. Osobą wyznaczoną do kontaktów roboczych w ramach realizacji przedmiotu umowy ze strony Wykonawcy jest: ……….., tel. ………., e-mail …………
3. Strony ustalają adres do korespondencji, w tym składania oświadczeń woli:
− Zamawiający: Urząd Miejski w Koninie, xxxx Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, Wydział Obsługi Inwestora,
− Wykonawca:………………………..
4. Każda zmiana adresu do korespondencji wymaga niezwłocznego pisemnego poinformowania drugiej Strony. Zmiana ta nie pociąga za sobą konieczności aneksowania umowy. W razie niepoinformowania o zmianie adresu, doręczenie korespondencji pod dotychczasowy uznaje się za skuteczne.
5. Zmiana osób wymienionych w ust. 1 i 2 jest dopuszczalna, jeśli zajdzie taka konieczność. Każda ze Stron jest zobowiązana do niezwłocznego pisemnego poinformowania drugiej Strony o zmianie osoby do kontaktów roboczych. Zmiana osób do kontaktów roboczych, o których mowa w ust. 1 i 2 nie pociąga za sobą konieczności aneksowania umowy.
§ 7
Odpowiedzialność i kary umowne
1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w formie kar umownych, w następujących wypadkach
i wysokościach:
1) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− za nieterminowe wykonywanie przedmiotu umowy w zakresie przekazania projektu wizualizacji przedmiotu umowy, karę umowną w wysokości 250
zł, za każdy dzień opóźnienia w przekazaniu projektu wizualizacji przedmiotu umowy oraz projektu wizualizacji uwzględniającej uwagi Zamawiającego nie więcej jednak niż 20% wartości wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2,
− wartości za nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy w zakresie montażu, demontażu, zapewnienia wózka widłowego, operatora wózka widłowego i 4 osób do pomocy dla wystawców – karę umowną w wysokości 30% wartości wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2,
− za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy – brak lub nieuzupełnienie materiałów/ artykułów/ usług stanowiących przedmiot umowy wg § 1 - karę umowną w wysokości 30% wartości wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2,
− za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 40% całkowitego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy określonego w § 3 ust. 2.
2) Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego w wysokości 30 % całkowitego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy określonego w § 3 ust. 2.
2. Łączna wysokość kar nie może być wyższa niż 50% całkowitego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy określonego w § 3 ust. 2.
3. Każda ze Stron może dochodzić odszkodowania uzupełniającego przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.
4. W przypadku gdy Wykonawca nie zachowa terminów demontażu przedmiotu umowy i nie opuści obiektu w uzgodnionych godzinach, Wykonawca ponosi koszty związane z opłatą za każdą kolejną rozpoczętą godzinę wynikającą z umowy zawartej pomiędzy Miastem Konin a Państwową Wyższą Szkołą
Zawodową w Koninie.
§ 8
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy oraz Kodeksu Cywilnego.
2. Umowę sporządzono w języku polskim, w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego.
3. Integralną częścią umowy stanowi oferta złożona przez Wykonawcę.
4. Sądem właściwym dla rozpatrywania wszelkich sporów jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Zamawiający Wykonawca
………………………………………. …………………………………………