DZIENNIK URZĘDOWY
DZIENNIK URZĘDOWY
WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO
Łódź, dnia 6 czerwca 2019 r.
Poz. 3285
Elektronicznie podpisany przez: Xxxxxxx Xx cio ek
Data: 06.06.2019 09:33:39
POROZUMIENIE NR KE 0.XX/0000
z dnia 23 maja 2019 r.
w sprawie powierzenia Gminie Sieradz realizacji wydarzenia pn.: „Powitanie lata
w Gminie Sieradz” w ramach zadania z Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok pn. „Letnie nurty kultury”
zawarte pomiędzy:
Województwem Łódzkim z siedzibą pod adresem: 00-000 Xxxx, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, zwanym dalej „Woje- wództwem”, w imieniu którego działają:
Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx – Marszałek Województwa Łódzkiego,
Xxx Xxxxxxxx Xxxxxx – Wicemarszałek Województwa Łódzkiego,
Przy kontrasygnacie Skarbnika Województwa Łódzkiego – Pani Xxxxxxx Xxxxxxxxx, a
Gminą Sieradz z siedzibą pod adresem: 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxx Xxxxxxxx 0, zwaną dalej „Gminą”, w imie- niu której działa:
Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Wójt Xxxxx Xxxxxxx
Przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy – Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
na podstawie art. 8 ust. 2 oraz art. 18 ust. 12 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie wojewódz- twa (Dz. U. z 2019 r. poz. 512), art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 roku poz. 506) oraz w związku z Uchwałą Nr V/93/19 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 26 marca 2019 roku, w sprawie powierzenia Gminie Sieradz realizacji wydarzenia pn. „Powitanie lata w Gmi- nie Sieradz” w ramach zadania z Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok pn. „Letnie nurty kultury”.
§ 1. 1. Województwo, powierza Gminie realizację wydarzenia pn. „Powitanie lata w Gminie Sieradz” w ramach zadania z Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok pn. „Letnie nurty kultury”, zwanego dalej „Wydarzeniem”.
2. Gmina przyjmuje Wydarzenie, o którym mowa w ust. 1 do realizacji.
3. Wydarzenie wraz z kategoriami ponoszonych wydatków realizowane będzie na podstawie Opisu Wyda- rzenia, stanowiącego Załącznik nr 1 do Porozumienia. Wydarzenie zrealizowane będzie w terminie od dnia 1.07.2019 roku do dnia 31 lipca 2019 roku. Koszty nieujęte w Opisie Wydarzenia nie zostaną włączone do rozliczenia kosztów realizacji. W ramach przyznanej dotacji nie dopuszcza się zakupu alkoholu.
§ 2. 1. Województwo zobowiązuje się do przekazania Gminie dotacji celowej z budżetu Województwa Łódzkiego, w kwocie 95.000 zł (słownie: dziewięćdziesiąt pięć tysięcy złotych), zwanej dalej „dotacją”, na sfinansowanie realizacji Wydarzenia, o którym mowa w § 1 ust. 1.
2. Dotacja, o której mowa w ust. 1 będzie przekazana na rachunek bankowy Gminy: Bank Pekao S.A. Nr 36 1240 3275 1111 0000 2911 7352, w terminie do 14 dni po złożeniu przez Gminę stosownego wniosku o przekazanie środków finansowych.
3. Za datę przekazania dotacji uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Województwa.
4. Gmina oświadcza, że jest jedynym posiadaczem rachunku bankowego wskazanego w ust. 2 i zobowiązu- je się do utrzymania tego rachunku, nie krócej niż do chwili dokonania rozliczeń zobowiązań wynikających z Porozumienia.
5. Gmina zobowiązana jest udzieloną dotację wydatkować od dnia zawarcia porozumienia do dnia 14 sierpnia 2019 roku.
§ 3. 1. W terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji Wydarzenia, o którym mowa w § 1 ust. 3, tj. do dnia 30 sierpnia 2019 roku, Gmina złoży Województwu szczegółowe rozliczenie finansowe i merytoryczne dotacji, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Porozumienia, zwane dalej „Sprawoz- daniem”.
2. Do Sprawozdania, o którym mowa w ust. 1 należy dołączyć:
1) dokumentację zdjęciową potwierdzającą realizację Wydarzenia w wersji elektronicznej, na płycie CD lub DVD;
2) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów finansowych potwierdzających poniesione koszty finansowe, wyszczególnione w zestawieniu wydatków ujętych w Sprawozdaniu, wystawionych na Gminę i zapłaconych przez Gminę;
3) kopie potwierdzeń wykonania przelewów związanych z dokumentami, o których mowa w pkt. 2. Data do- konania przelewu uznana jest za datę poniesienia wydatku.
3. Dokumenty finansowe, o których mowa w ust. 2 pkt 2 powinny zostać opisane zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Porozumienia.
4. Dokumenty finansowe, których formą płatności jest gotówka muszą zawierać adnotację Sprzedającego, iż zapłatę otrzymał.
5. Nie dopuszcza się stosowania rozliczeń wydatków pokrytych z dotacji w formie kompensaty wzajem- nych zobowiązań.
6. Dostarczenie przez Gminę Sprawozdania jest równoznaczne z udzieleniem Województwu prawa do roz- powszechniania jego treści w sprawozdaniach, materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz innych doku- mentach urzędowych.
7. W przypadku stwierdzonych w Sprawozdaniu nieprawidłowości, Województwo ma prawo żądać ich usunięcia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Informację, o konieczności korekty bądź uzupełnienia Sprawozdania, Województwo przekaże telefonicznie bądź w formie pisemnej Gminie. W przypadku niezłoże- nia wymaganych dokumentów Gmina zostanie wezwana pisemnie do ich złożenia. Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą do odstąpienia Województwa od niniejszego Porozumienia na zasadach określo- nych w § 8.
8. Dopuszcza się wydatkowanie uzyskanych przychodów, w tym także odsetek bankowych od dotacji na realizację Wydarzenia wyłącznie na zasadach określonych w Porozumieniu. Niewykorzystane przychody Gmi- na zwraca Województwu na zasadach określonych w § 6.
9. W Sprawozdaniu uwzględnia się wydatki w kwotach brutto, a w przypadku gdy Gmina jest podatnikiem podatku VAT oraz ma prawną możliwość jego zwrotu w zakresie działalności objętej niniejszym Porozumie- niem, należy wykazać w kwocie netto wydatki, z których odzyskiwany jest VAT. Gmina w Sprawozdaniu składa na tę okoliczność stosowne oświadczenie.
§ 4. Od dnia podpisania niniejszego Porozumienia Gmina zobowiązana jest do:
1) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji finansowo-księgowej środków otrzymanych z dotacji;
2) niezwłocznego, pisemnego informowania Województwa o sytuacjach zakłócających i stwarzających zagro- żenie realizacji Wydarzenia lub wykonania zobowiązań wynikających z niniejszego Porozumienia;
3) realizowania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w § 5.
§ 5. 1. Gmina zobowiązuje się do informowania, że zadanie publiczne jest finansowane ze środków otrzy- manych od Województwa w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. Informa- cja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogło- szeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego Wydarzenia.
2. Gmina zobowiązuje się do umieszczania na materiałach promocyjno-informacyjnych, szkoleniowych, edukacyjnych, nośnikach promocyjnych dotyczących realizowanego Wydarzenia oraz na zakupionych rzeczach oznaczeń zgodnie z wytycznymi, o których mowa w ust. 8.
3. Gmina zobowiązuje się do przesłania drogą elektroniczną, na adres xxxxxxxx@xxxxxxx.xx do akceptacji Województwa projektów materiałów, o których mowa w ust. 1 i ust. 2. Gmina zobowiązuje się do przesłania projektów w terminie ustalonym z Województwem. Gmina zobowiązuje się do uwzględnienia w projektach poprawek zgłoszonych przez Województwo.
4. Obowiązki wskazane w ust. 1-3 Gmina realizuje w szczególności poprzez:
1) zaproszenia - zarówno przekazywane w formie papierowej, jak i elektronicznej, również jeśli zaproszenie jest zaproszeniem otwartym, w formie ogłoszenia, ogłoszenia prasowego, plakatu itp.;
2) materiały, które otrzymują uczestnicy Wydarzenia, w szczególności publikacje, gadżety, prezentacje, mate- riały audiowizualne;
3) nośniki promocyjne, plakaty, dyplomy, informacje, ogłoszenia umieszczane w sali, na stoisku wystawien- niczym, itp. (x.xx. materiały szkoleniowe, prezentacje, publikacje multimedialne);
4) inne materiały drukowane;
5) zamieszczanie informacji o realizacji Wydarzenia:
a) na stronie internetowej Gminy (wraz z przekierowaniem do strony xxx.xxxxxxx.xx),
b) w mediach społecznościowych Gminy;
6) dodawanie informacji dotyczących realizowanego Wydarzenia na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5. Gmina zobowiązuje się do przygotowania i przekazania drogą elektroniczną roboczego materiału multi- medialnego (min. 5 zdjęć, 1 film o czasie trwania min. 2 min), zwanego dalej „materiałem” i dokumentującego etapy realizacji i sam przebieg Wydarzenia.
6. Województwo zastrzega sobie prawo do realizacji własnych materiałów graficznych oraz multimedial- nych dotyczących realizowanego Wydarzenia na potrzeby promocji Budżetu Obywatelskiego Samorządu Wo- jewództwa Łódzkiego i Województwa Łódzkiego. Realizacja materiałów nastąpi po uprzednim uzgodnieniu wszelkich szczegółów dotyczących terminu i miejsca realizacji nagrania z Gminą.
7. Udzielenie licencji do materiałów, o których mowa w ust. 5 nastąpi na podstawie odrębnej umowy.
8. Wytyczne dotyczące prowadzenia działań informacyjnych, o których mowa w ust. 1-5 opisane zostały w Załączniku nr 4 „Wytyczne dotyczące zasad znakowania zadań finansowanych w ramach Budżetu Obywatel- skiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok”.
9. Gmina upoważnia Województwo do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych publikacjach, nazwy oraz adresu Gminy, przedmiotu i celu, na który przyznano dotację, informacji o wysokości przyznanej dotacji oraz informacji o złożeniu lub niezłożeniu Sprawozdania.
10. Informacja o finansowaniu stanowiska pracy lub umowy cywilno-prawnej (umowy o dzieło/zlecenia) ze środków Województwa Łódzkiego w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok powinna znaleźć się w treści umowy. W przypadkach, w których jest to możliwe (pozwalają na to warunki techniczne – tj. np. umowa jest wydrukiem komputerowym, a nie wypisana na formularzu samokopiującym), na umowie powinno znaleźć się logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, herb Województwa Łódzkiego oraz logo Województwa Łódzkiego wraz z informacją o finansowaniu w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok.
§ 6. 1. Niewykorzystane środki finansowe przekazane na podstawie niniejszego Porozumienia podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Województwa nr 62 1240 3073 1111 0010 0269 0860 w banku Bank Polska Kasa Opieki S.A. XI O/Łódź, w terminie do dnia 29 sierpnia 2019 roku.
2. Od kwoty niewykorzystanej dotacji zwróconej po terminie określonym w ust. 1 naliczane będą odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, o którym mowa w ust. 1.
3. Gmina zobowiązana jest do zwrotu tej części środków finansowych, które zostały wykorzystane nie- zgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości w rozumieniu ustawy, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt. 2, w terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji, o którym mowa w § 2 ust. 5.
4. Odsetki od środków finansowych, o których mowa w ust. 3 nalicza się począwszy od dnia:
1) przekazania środków finansowych na konto Gminy w przypadku środków finansowych wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;
2) następującego po upływie terminu zwrotu określonego w ust. 3 w odniesieniu do dotacji pobranej nienależ- nie lub w nadmiernej wysokości.
§ 7. 1. Województwo zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli wykorzystania udzielonej dotacji zgodnie z przeznaczeniem oraz wglądu do dokumentacji realizowanego Wydarzenia.
2. W ramach kontroli, upoważnieni pracownicy Województwa mogą badać dokumenty i inne nośniki in- formacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości poniesionych wydatków oraz mogą żądać udzielenia ustnie lub pisemnie informacji dotyczących zrealizowanego Wydarzenia. Gmina na żądanie kontrolujących jest zobowiązana dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień w terminie wskazanym przez kontrolujących.
3. Prawo kontroli przysługuje kontrolującym, zarówno w siedzibie Gminy, jak i w miejscu realizacji Wyda- rzenia.
4. Gmina jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Wydarzenia przez 5 lat, licząc od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zrealizowano Wydarzenie.
§ 8. 1. Województwo może odstąpić od realizacji Porozumienia ze skutkiem natychmiastowym w przypad- ku gdy stwierdzi, że Gmina zaniechała realizacji Wydarzenia, realizowała je z wykorzystaniem dotacji nie- zgodnym z jej przeznaczeniem, nie złożyła Sprawozdania, o którym mowa w § 3 ust. 1 lub nie doprowadziła w określonym terminie do usunięcia uchybień za których powstanie ponosi winę, w tym nieprawidłowości wystę- pujących w Sprawozdaniu.
2. W przypadkach określonych w ust. 1 Gmina jest zobowiązana w terminie 15 dni od daty odstąpienia przez Województwo od Porozumienia do zwrotu na rachunek bankowy Województwa, wskazany w § 6 ust. 1, dotacji w całości wraz z odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania dotacji. Zwrotowi podlegają również odsetki od dotacji powstałe na rachunku bankowym Gminy.
3. Porozumienie może być rozwiązane na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczno- ści, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, w tym przypadku siły wyższej w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, które uniemożliwiają wykonanie Porozumienia.
4. W przypadku rozwiązania Porozumienia w trybie określonym w ust. 3 skutki finansowe i obowiązek zwrotu środków finansowych Strony określą w protokole.
§ 9. Zakazuje się zbywania na rzecz osób trzecich wierzytelności wynikających z niniejszego Porozumie-
nia.
§ 10. Niniejsze Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i wygasa z dniem wykonania przez
Strony wszelkich wynikających z niego zobowiązań.
§ 11. Wszelkie spory powstałe w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszego Porozumienia zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego ze względu na siedzibę Województwa.
§ 12. 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Porozumieniu stosuje się przepisy powszechnie obo- wiązującego prawa, w tym w szczególności:
1) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
§ 13. Wszelkie zmiany Porozumienia, jak również odstąpienie od niego lub jego rozwiązanie za porozu- mieniem Stron, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 14. Porozumienie spisano w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron.
§ 15. Porozumienie podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego.
Marszałek Województwa Łódzkiego Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Wicemarszałek Województwa Łódzkiego Xxxxxxxx Xxxxxx | Wójt Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx |
Kontrasygnata Skarbnik Województwa Łódzkiego Xxxxxxx Xxxxxxx | Kontrasygnata Skarbnik Gminy Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx |
1. Opis Wydarzenia.
2. Wzór sprawozdania.
3. Opis dokumentu finansowego.
4. „Wytyczne dotyczące zasad znakowania zadań finansowanych w ramach Budżetu Obywatelskiego Woje- wództwa Łódzkiego na 2019 rok”.
Załącznik Nr 1 do porozumienia Nr KE 0.XX/0000 z dnia 23 maja 2019 r.
Opis wydarzenia pn. „Powitanie lata w Gminie Sieradz” w ramach zadania pn. „Letnie nurty kultury” w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok
1. Tytuł zadania
„Letnie nurty kultury”.
2. Nazwa Wydarzenia
„Powitanie lata w Gminie Sieradz”.
3. Termin Wydarzenia
1.07.2019 r. do 31.07.2019 r.
4. Miejsce Wydarzenia
Gmina Sieradz, plac Parafii Rzymskokatolickiej pw. św. Xxxx w Chojnem.
5. Cel Wydarzenia
Zadanie ma uzupełnić ofertę wydarzeń kulturalnych w subregionie poddębicko-sieradzkim. Na obszarach wiejskich dostępność wydarzeń kulturalnych, artystycznych czy rozrywkowych jest ograniczona, brak jest tak- że odpowiedniej infrastruktury do realizacji imprez kulturalnych. Planowane wydarzenie zintegruje mieszkań- ców i pozwoli im wspólnie spędzić czas wolny.
6. Krótki opis
Zadanie pn.: „Letnie nurty kultury” realizowane w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódz- kiego na 2019 r. zakłada organizację w okresie od 1.07.2019 r. do 31.07.2019 r. na terenie Gminy Sieradz wy- darzenia plenerowego pn. „Powitanie lata w Gminie Sieradz”. W ramach jednodniowej imprezy odbędą się prezentacje lokalnych tradycji, degustacje potraw regionalnych, występy artystyczno-kulturalne, animacje dla rodzin z dziećmi (np. malowanie twarzy), pokazy o charakterze artystycznym. Wydarzenie ma charakter otwar- ty, bezpłatny, skierowane jest do wszystkich mieszkańców regionu, bez względu na wiek. Imprezę powinny rozpocząć wystąpienia okolicznościowe (w których uwzględniony zostanie obowiązek informacyjny dot. finan- sowania zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok), natomiast zakoń- czy ją występ artystów polskiej sceny muzycznej (zespoły disco-polo np. DEFIS; XXXXX oraz zespół BOY- FRIEND lub temu podobne), zabawa taneczna na świeżym powietrzu. Działania zorganizowane powinny zo- stać zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi organizacji wydarzeń artystyczno-kulturalnych, w szczególności w zakresie pozyskania wszystkich pozwoleń i opinii.
7. Kategorie wydatków
W związku z organizacją Wydarzenia pn.: „Powitanie lata w Gminie Sieradz” w ramach zadania „Letnie nurty kultury” w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 roku, wydatki ponoszone powinny być w zakresie niżej wymienionych kategorii:
a. Koszty organizacji technicznej Wydarzenia - w zakres kategorii wejdą następujące wydatki: wynajem sceny wraz infrastrukturą sceniczną (nagłośnienie i oświetlenie) oraz obsługą, wynajem toalet przeno- śnych, organizacja zapleczy dla artystów, usługi porządkowe, zapewnienie przyłączy prądowych i zakup energii, wynajem namiotu lub stoiska wystawienniczego.
b. Wynagrodzenia dla artystów - w zakres kategorii wejdą następujące wydatki: wynagrodzenia dla arty- stów, opłaty ZAIKS.
c. Atrakcje towarzyszące - w zakres kategorii wejdą następujące wydatki: wynagrodzenie DJ/prowadzącego Wydarzenie, wynajęcie animatorów do prowadzania zabaw dla dzieci, koszt animacji.
d. Promocja Wydarzenia - w zakres kategorii wejdą wydatki związane z wykorzystaniem wybranych sposo- bów i narzędzi komunikacji promocyjnej i wizerunkowej Wydarzenia, w celu dotarcia z informacją o Wydarzeniu do jak największej ilości potencjalnych odbiorców.
e. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom Wydarzenia - w zakres kategorii wejdą następujące wydatki: usługa ochrony Wydarzenia, zabezpieczenie medyczne Wydarzenia, ogrodzenie terenu przy scenie.
f. Usługi gastronomiczne – w zakresie kategorii wejdą następujące wydatki: poczęstunek dla uczestników Wydarzenia.
g. Pozostałe koszty - w zakres kategorii wejdzie koszt ubezpieczenia Wydarzenia.
Załącznik Nr 2 do porozumienia Nr KE 0.XX/0000 z dnia 23 maja 2019 r.
Poświadczenie złożenia sprawozdania (wypełnia Urząd Marszałkowski)
.......................................................
(pieczęć nagłówkowa)
SPRAWOZDANIE
z realizacji Wydarzenia pn.: „… ” w ramach
zadania z Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok pn. „Letnie nurty kultury”
Sposób wypełniania sprawozdania:
- sprawozdanie należy wypełnić wyłącznie w białych polach,
- w przypadku pól, które nie dotyczą danego sprawozdania, należy wpisać „nie dotyczy” lub przekreślić pole.
Nazwa Wydarzenia | |||
Nazwa zadania | Letnie Nurty Kultury | ||
Nazwa Gminy | |||
Data zawarcia Porozumienia | Nr Porozumienia | ||
Termin realizacji Wydarzenia | Miejsce realizacji Wydarzenia | ||
Część I. Sprawozdanie merytoryczne | |||
1. Informacja, czy zakładany cel oraz założenia zostały osiągnięte w wymiarze określonym w pkt. 5 i pkt 6 Opisu Wydarzenia stanowią- cego Załącznik nr 1 do Porozumienia. Jeżeli nie, należy wskazać dlaczego. | |||
2. Szczegółowy opis wykonania poszczególnych działań w odniesieniu do wymogów określonych w pkt. 7 Opisu Wydarzenia stano- wiącego Załącznik nr 1 do Porozumienia. | |||
Część II. Sprawozdanie finansowe (w odniesieniu do wymogów określonych w pkt. 7 Opisu Wydarzenia stanowiącego Załącznik nr 1 do Porozumienia. | |||
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki wystawione na Gminę (w odniesieniu do poszczególnych wydatków z przyporządko- waniem do przyjętych kategorii wydatków) |
Lp. | Kategoria wydatku | Nazwa wydatku | Kwota brutto dokumentu księgowego (w zł) | Kwota sfinan- sowana z dotacji (brutto/netto w zł) | nr dokumentu księgowego | data wystawienia | nazwa wystawcy | data zapłaty (z przelewu) |
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | 7. | 8. | 9. |
Ogółem | ||||||||
Informacje o przychodach uzyskanych podczas realizacji Wydarzenia, które nie były przewidziane przed zawarciem Porozumienia (kary umowne, odsetki od dotacji powstałe na rachunku bankowym Gminy) wraz z informacją czy zostały wydatkowane na realizację Wyda- rzenia i w jakiej kwocie. | ||||||||
Część III. Realizacja obowiązku informacyjnego (wykaz publikacji, stron www, audycji oraz innych, które wypełniły obowiązki wynikające z zapisów § 5 Porozumienia) | ||||||||
Wykaz załączników do Sprawozdania (w tym dokumentacja fotograficzna - w formie elektronicznej, zrzuty stron internetowych, eg- zemplarze publikacji, spoty reklamowe i inne) | ||||||||
1. | ||||||||
2. | ||||||||
3. | ||||||||
4. | ||||||||
Część IV. Dodatkowe informacje
....................................................................................................................................................
Oświadczenia:
Oświadczam/my*, że:
1) od daty zawarcia Porozumienia nie zmienił się status prawny Gminy;
2) wszystkie podane w niniejszym Sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i fak- tycznym;
3) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione na realizację Wydarzenia, w terminach podanych w zestawieniu;
4) w zakresie związanym z realizacją Wydarzenia, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywa- niem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych osoby, których doty- czą te dane, złożyły stosowne oświadczenia zgodne z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, 1669).
...............................................................
pieczęć Gminy)
.............................. ...................................................................................................
(miejscowość, data) (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych
do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxx)
.......................................................
(pieczęć nagłówkowa Gminy)
Oświadczenie o opodatkowaniu podatkiem VAT
Gmina jest/nie* jest podatnikiem podatku VAT.
Gmina będzie/nie* będzie się ubiegała o zwrot podatku VAT w związku z realizowanym Wydarzeniem.
*niepotrzebne skreślić.
…………................................. | .......................................................................................... |
(miejscowość, data) | (podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań finansowych Gminy) |
Adnotacje urzędowe (nie wypełniać)
Załącznik Nr 3 do porozumienia Nr KE 0.XX/0000 z dnia 23 maja 2019 r.
OPIS DOKUMENTU FINANSOWEGO
1. Zakupu dokonano na realizację Wydarzenia
………..…………………………………………………………………………………………………… (pełna nazwa Wydarzenia, zgodna z Porozumieniem), które odbyło się w dniu ……………2019 roku,
2. Kategoria wydatków (wpisać zgodnie z pkt. 7 Załącznika nr 1 do Porozumienia)
………………………………….
3. Wydatek sfinansowany ze środków Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok – kwota: .............................. zł, zgodnie z Porozumieniem Nr...................... z dnia ..................
4. Odliczono podatek VAT/nie odliczono podatku VAT*
*(niepotrzebne skreślić).
5. Środki wydatkowane zostały zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r.
Sprawdzono pod względem merytorycznym. Stwierdzam, że wydatek jest legalny, celowy i oszczędny. ……………………………………………... (czytelny podpis osoby uprawnionej) | Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym. ……………………………………………... (czytelny podpis osoby uprawnionej) |
UWAGA:
Powyższe informacje muszą znajdować się na oryginale dokumentu. Jeżeli ze szczególnych względów nie zostaną one umieszczone na oryginale (np.: ze względu na rozmiary dokumentu), informacje powyższe należy sporządzić w formie załącznika do faktury/rachunku (na załączniku należy podać numer faktu- ry/rachunku i datę wystawienia dokumentu) natomiast na oryginale faktury/rachunku należy umieścić in- formację, iż dokument posiada załącznik.
Załącznik Nr 4 do porozumienia Nr KE 0.XX/0000 z dnia 23 maja 2019 r.
Wytyczne dotyczące zasad znakowania zadań finansowanych w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok
W niniejszym dokumencie określone zostały zasady znakowania zadań finansowanych w ramach Bu- dżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok, zgodnie z zapisami dotyczącymi zobowią- zań informacyjnych dotyczących realizacji zadania. Ostateczny sposób znakowania każdorazowo znajduje odzwierciedlenie w zapisach Porozumienia.
Każdy realizujący zadanie ma obowiązek stosować w komunikacji informację o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok.
W szczególnych przypadkach dopuszcza się zamieszczanie jedynie logo Budżetu Obywatelskiego Samo- rządu Województwa Łódzkiego (małe powierzchnie znakowania np. na długopisach, medalach, identyfika- torach itp.)
L.p. | Działanie/forma komunikacji | Wymagania dotyczące znakowania |
1. | Tablica pamiątkowa – w przypadku zadania dotyczącego robót i inwestycji - preferowane wymiary: min. 40 x 30 cm (szer. x wys.) - umieszczone w widocznym miejscu | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, herb województwa oraz informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok w przygotowanym layoucie. Wzór nr 2 |
2. | Materiały informacyjno – promocyjne (np. plakaty, ulotki, zaproszenia, certyfikaty) - wydawane w związku z realizacją zada- nia | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego herb województwa oraz informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok w przygotowanym layoucie. Wzory nr 3 a, b, c, d Dopuszczone jest zastosowanie własnego layoutu materiałów w uzasadnionych przypadkach, z zastrzeżeniem obowiązku zamiesz- czenia ciągu znaków wraz z informacją o finansowaniu zadania w ra- mach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. W takiej sytuacji zastosowanie ma wzór 1 c, d, lub 5 a |
3. | Materiały informacyjno – Promocyjne – książki i wydawnictwa wielostronicowe - wydawane w związku z realizacją zadania | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatel- skiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok zamieszczone na okładce publikacji, w widoczny i czytelny sposób (z zastrzeżeniem, że okładka musi stanowić całość publikacji). Wzór nr 1 c, d lub 5 a |
4. | Materiały informacyjno – promocyjne – wydawnictwa multimedialne (płyty CD/DVD) - wydawane w związku z realizacją zada- nia | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatel- skiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok zamieszczone na okładce płyty CD/DVD, w widoczny i czytelny sposób. Wzór nr 1 c, d lub 5 a |
5. | Nośniki promocyjne - produkowane w związku z realizacją zadania | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatel- skiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok w przygotowanym layou- cie. Wzory nr 4 a1, a2, b. Dopuszczone jest zastosowanie własnego layoutu materiałów w uza- sadnionych przypadkach, z zastrzeżeniem obowiązku zamieszczenia ciągu znaków wraz z informacją o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. W takiej sytuacji zastosowanie ma wzór 1 c, d lub 5 a |
6. | Strona internetowa realizatora zadania | Informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. Wzory nr 5 a, b |
7. | Media społecznościowe: | Facebook: Zamieszczenie posta oraz oznaczenie strony @Budzet Oby- watelski Województwa Łódzkiego Instagram: Zamieszczenie posta oraz oznaczenie #bolodzkie Przykładowy post: Zadanie „… „ jest finansowane w ramach @Budżet Wzór nr 6 |
8. | Artykuły w prasie | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja pisemna o finansowaniu zadania przy materiałach pra- sowych promujących zadanie o następującej treści: „Zadanie finanso- wanie w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok”. Wzór 1 c, d lub 5 a |
9. | Programy telewizyjne/spoty telewizyjne | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja audiowizualna o finansowaniu zadania umieszczona przy programach telewizyjnych i ich zwiastunach (jeśli występują) promujących zadanie, o następującej treści: „Zadanie finansowanie w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok” W przypadku plansz sponsorskich i/lub czołówek zastosowanie ciągu znaków. Wzór 1 c, d lub 5 a |
10. | Audycje radiowe/spoty radiowe | Informacja słowna (czytana przez lektora radiowego) o dofinansowaniu zadania udzielonym przez Województwo Łódzkie przy audy- cjach/spotach promujących zadanie, o następującej treści: „Zadanie finansowanie w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódz- kiego na 2019 rok” |
11. | Działania w Internecie (zewnętrzne serwisy internetowe) | Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja pisemna bądź audiowizualna (w przypadku video) o finansowaniu zadania przy materiałach internetowych promujących zadanie, o następującej treści: „Zadanie finansowane w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok”. Wzór 1 c, d lub 5 a |
12. | Ruchome składniki majątku - zakupione w ramach realizacji zadania - oznakowane naklejka lub tabliczką pro- porcjonalnie do wielkości przedmio- tu/urządzenia w sposób zapewniający dobrą widoczność | W przypadku elementów/sprzętu dużych rozmiarów Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkiego, oznaczenia województwa łódzkiego (logo i/lub herb województwa) oraz informacja o finansowaniu w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. Wzór nr 1 c, d lub 5 a Dopuszcza się w przypadku elementów/sprzętu mniejszych rozmiarów (ze względu na ryzyko braku czytelności przekazu) zastosowanie jedy- nie Logo Budżetu Obywatelskiego Samorządu Województwa Łódzkie- go i logo województwa łódzkiego. Wzór nr 1 a, b |
13. | Inne formy informowania opinii pu- blicznej | Ustna informacja o finansowaniu zadania w ramach Budżetu Obywatel- skiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok podczas wydarzeń, uro- czystości, konferencji prasowych, zawodów itp. Przesyłanie informacji prasowych do mediów z informacją o finanso- waniu zadania w ramach Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego na 2019 rok. Przygotowanie materiału multimedialnego i zdjęciowego dokumentują- cego etapy realizacji i sam przebieg Zadania: min. 5 zdjęć i 1 film o czasie trwania min. 2 minuty. Zdjęcia i film mogą być wykonane do- wolnym urządzeniem (np. telefon komórkowy, tablet, aparat fotogra- ficzny) zdjęcia powinny być wykonane w optymalnej rozdzielczości, film powinien być wykonany w rozdzielczości mini HD. |
14. | Prezentacja (np. Power Point) | Stosowanie szablonu Wzór nr 7 |
Projekty należy przesyłać do akceptacji przed ich wydrukowaniem lub zamieszczeniem w internecie na adres xx@xxxxxxx.xx.
Obowiązujące layouty, szablony i wzory
Wszystkie poniższe ciągi znaków, wzory, layouty i szablony są dostępne w wersji edytowalnej na stronie xxx.xx.xxxxxxx.xx w zakładce „Do pobrania”.
1. Ciąg znaków, wzór nr 1 a, b, c, d, e
Ciąg znaków, wzór 1 a (kolor)
Ciąg znaków, wzór 1 b (monochromatyczne)
Ciąg znaków, wzór 1 c (kolor)
Ciąg znaków, wzór 1 d (monochromatyczne)
Ciąg znaków, wzór 1 e (umowy o dzieło/zlecenia)
2. Tablica pamiątkowa, wzór nr 2.
3. Materiały– promocyjne, wzory nr 3 a, b, c, d
Plakat, ulotka wzór nr 3 a, b | Zaproszenia, certyfikaty, wzór nr 3 c, d |
4. Nośniki promocyjne
Roll-up, wzór nr 4 a1, a2 | Balon, wzór nr 4 b |
5. Strona internetowa Organizatora Baner, wzór nr 5 a
Baner, wzór nr 5 b
6. Media społecznościowe Post FB, wzór nr 6
7. Prezentacje
Szablon slajdów do prezentacji wraz z elementami graficznymi do samodzielnego projektowania treści, wzór nr 7.
8. Paleta kolorów