W Z Ó R U M O W Y
W Z Ó R U M O W Y
Umowa zawarta w dniu .... ............ 2019 r. w Warszawie pomiędzy:
Skarbem Państwa – Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie , xx. Xxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-00-00-000; REGON: 015608709;
reprezentowanym przez Dyrektora Sądu,
zwanym dalej Zamawiającym, a,
..........................................................................................................................................., NIP: ................; REGON ................;
zwanym dalej Wykonawcą,
Zamawiający i Wykonawca zwani są dalej łącznie Stronami, a każdy z nich z osobna Stroną,
W związku z faktem, iż wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, niniejsza umowa została zawarta z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w oparciu o dyspozycje art. 4 pkt 8 rzeczonej ustawy. Zamówienia udzielono Wykonawcy w postępowaniu (nr sprawy WSA/ZP/BA/26/2019) przeprowadzonym wg zasad określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie i w konsekwencji powyższego została zawarta umowa następującej treści:
§1
[słownik]
W rozumieniu niniejszej umowy poniższe wyrażenia mają następujące znaczenie:
1) Umowa – niniejsza umowa wraz z jej wszystkimi załącznikami,
2) urządzenie – każdy za skanerów (wraz z akcesoriami) serwisowanych w ramach Umowy, w tym skanery zastępcze udostępnione przez Wykonawcę w zamian za skanery, które uległy awarii,
3) materiały eksploatacyjne – rolki pobierające i prowadzące skanowane dokumenty, separatory oraz podzespoły urządzenia, których żywotność jest krótsza niż przewidywana żywotność urządzenia,
4) części zamienne – niezbędne do prawidłowej pracy elementy, podzespoły i akcesoria wchodzące w skład urządzeń, nie będące materiałami eksploatacyjnymi,
5) użytkownik – pracownik Zamawiającego korzystający z urządzeń,
6) skany – kopie elektroniczne dokumentów wykonywane przez użytkowników za pomocą urządzeń,
7) EZD – system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, o którym szczegółowe informacje znajduję się pod adresem https:// xxx.xxx.xx/
8) wysoka jakość skanów – jakość skanów zapewniająca:
a) pełną czytelność wszystkich zeskanowanych znaków, linii i obrazów,
b) brak widocznych gołym okiem lub widocznych dla oprogramowania OCR, zabrudzeń i innych artefaktów,
c) poprawne oddanie głębi, różnorodności i nasycenia barw, w szczególności barwy czarnej oraz bieli tła,
d) możliwość poprawnego rozpoznania treści skanów przez oprogramowanie OCR;
9) prawidłowo działające urządzenia – stan, w którym urządzenie spełnia wszystkie poniższe warunki:
a) spełnia wszystkie wymagania określone w umowie, załącznikach, specyfikacji technicznej producenta urządzenia i ofercie przetargowej Wykonawcy,
b) jest kompatybilne z EZD,
c) niezawodnie wykonuje skany wysokiej jakości,
d) nie zgłasza żadnych komunikatów ostrzegawczych, w tym komunikatów o kończących się materiałach eksploatacyjnych,
e) poprawnie komunikuje się z siecią komputerową oraz z komputerami użytkowników,
f) nie uszkadza skanowanych dokumentów,
g) nie wydaje niepokojących dźwięków;
10) niezawodne wykonywanie skanów – wykonywanie skanów bez zakleszczeń dla wszystkich formatów i gramatur dokumentów przewidzianych w specyfikacji producenta urządzenia lub ewentualnie z zakleszczeniami występującymi sporadycznie wyłącznie w przypadku dokumentów uszkodzonych;
11) udostępnianie urządzeń – obowiązki Wykonawcy opisane w Umowie polegające na zapewnieniu przez cały okres obowiązywania Umowy, w 14 lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego sprawnych, prawidłowo działających, serwisowanych przez Wykonawcę zgodnie z warunkami Umowy urządzeń, o określonych w Umowie parametrach technicznych i funkcjonalnościach, w szczególności:
a) 3 skanerów Kodak ScanMate i1150 z akcesorium Kodak Flatbed A3,
b) 11 skanerów Kodak ScanMate i1150 (bez flatbeda),
c) innych urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę (bez przenoszenia własności) na zastępstwo urządzeń, których nie udało się naprawić;
13) usługi – ogół czynności realizowanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego na podstawie niniejszej umowy,
14) technik – członek personelu Wykonawcy realizujący usługi w budynkach i pomieszczeniach Zamawiającego,
15) zwłoka – opóźnienie w realizacji usług, wywołane przyczynami leżącymi po stronie Wykonawcy, na podstawie którego Zamawiający dokonuje potrącenia z wynagrodzenia Wykonawcy na zasadach opisanych w umowie,
16) zgłoszenie – informacja o nieprawidłowym działaniu lub awarii urządzenia przekazana Wykonawcy przez użytkownika lub przedstawiciela Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej (z dowolnego adresu w domenie @𝑤𝑎𝑟𝑠𝑧𝑎𝑤𝑎. 𝑤𝑠𝑎. 𝑔𝑜𝑣. 𝑝𝑙), SMS'a, rozmowy telefonicznej lub przekazana bezpośrednio technikowi,
17) naprawa podstawowa – przywrócenie urządzenia do prawidłowego działania bez konieczności wymiany części zamiennych (np. usunięcie zakleszczonego dokumentu, wymiana rolek, separatorów lub innych materiałów eksploatacyjnych) dokonane przez Wykonawcę w miejscu pracy urządzenia,
18) naprawa nietypowa – przywrócenie urządzenia do prawidłowego działania obejmujące wymianę części zamiennych dokonane przez Wykonawcę w miejscu pracy urządzenia,
19) naprawa w warsztacie – przywrócenie urządzenia do prawidłowego działania dokonane przez Wykonawcę poza miejscem pracy urządzenia lub podstawienie urządzenia zastępczego, obejmujące transport urządzenia w obie strony oraz ponowne uruchomienie, instalację i konfigurację urządzenia,
20) przebieg – liczba skanów wykonanych przez urządzenie,
21) czas pracy biura Zamawiającego – czas w godz. od 800 do 1600, od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,
22) miesiąc rozliczeniowy – okres rozliczeniowy rozpoczynający się w chwili uzgodnienia przez Strony stanu liczników urządzeń i kończący się w chwili kolejnego uzgodnienia stanu liczników ok. 1 miesiąca później:
a) pierwszy miesiąc rozliczeniowy rozpoczyna się pierwszego dnia obowiązywania umowy,
b) każdy kolejny okres rozliczeniowy rozpoczyna się w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, chyba, że z przyczyn praktycznych Strony uzgodnią inny termin przypadający nie wcześniej niż 8 dni przed ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego i nie później niż 8 dni po ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego,
c) miesiąc rozliczeniowy kończy się z chwilą rozpoczęcia kolejnego miesiąca rozliczeniowego,
d) ostatni miesiąc rozliczeniowy kończy się w ostatnim dniu obowiązywania umowy,
23) wymagane modele urządzeń wg. typów urządzeń:
a) skaner z flatbedem – Kodak ScanMate i1150 z Kodak Flatbed A3 Accessory,
b) skaner jednoprzebiegowy – Kodak ScanMate i1150 (bez flatbeda);
§2
[przedmiot umowy]
1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca świadczy usługi, które obejmują:
1) zapewnienie Zamawiającemu możliwości niezawodnego wykonywania wysokiej jakości skanów przez użytkowników Zamawiającego w 14 umiejscowionych w obiektach Zamawiającego lokalizacjach, z wykorzystaniem:
a) 14 urządzeń będących własnością Zamawiającego, w tym1:
1 urządzenia mogą posiadać moduły opcjonalne stanowiące integralną część urządzenia w rozumieniu umowy
- 3 skanerów z flatbedem – Kodak ScanMate i1150 z Kodak Flatbed A3 Accessory,
- 11 skanerów jednoprzebiegowych – Kodak ScanMate i1150;
b) innych urządzeń przekazanych przez Wykonawcę do użytkowania Zamawiającemu na zastępstwo urządzeń, których nie udało się naprawić.
2) sukcesywną dostawę i wymianę materiałów eksploatacyjnych,
3) serwis i utrzymywanie prawidłowego działania urządzeń, obejmujące niezwłoczne wykonywanie niezbędnych napraw, w tym wymianę zużytych lub wadliwych części,
4) niezwłoczne udostępnianie urządzeń zastępczych do użytku w zamian za urządzenia, których nie udało się naprawić,
5) instalację i konfigurację udostępnianych urządzeń oraz przeszkolenie użytkowników,
6) współpraca z Zamawiającym w zakresie spisywania stanu liczników urządzeń na potrzeby rozliczenia.
2. Zamawiający uzna, iż Wykonawca prawidłowo realizuje umowę, gdy w każdej lokalizacji znajduje się prawidłowo działające urządzenie o parametrach technicznych zgodnych z określonymi dla danej lokalizacji w Umowie.
3. W ramach przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest do realizowania poniższych usług na swój koszt i ryzyko:
1) udostępnienia urządzenia zastępczego spełniającego, sprecyzowane w umowie i załącznikach, wymogi dla danej lokalizacji, każdorazowo w razie awarii urządzenia dotychczas udostępnionego w tej lokalizacji, w przypadku gdy danej awarii nie udało się niezwłocznie naprawić,
2) instalowania we współpracy z informatykami Zamawiającego urządzeń zgodnie z wymogami systemów informatycznych Zamawiającego w taki sposób, żeby użytkownicy mogli korzystać z udostępnionych urządzeń za pośrednictwem używanego przez użytkowników sprzętu i oprogramowania, w tym EZD,
3) systematycznej, zgodnie z potrzebami, wymiany i uzupełniania materiałów eksploatacyjnych,
4) usuwania usterek, dokonywania napraw, w tym wymiany niesprawnych lub zużytych części zamiennych, na nowe,
5) odbioru uszkodzonych i zużytych części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych,
6) czyszczenia elementów wewnętrznych urządzeń jeżeli ich zabrudzenie wpływa na jakość pracy urządzenia,
7) usuwania zakleszczeń papieru, w szczególności usuwanie zakleszczonych oryginalnych dokumentów w sposób niezagrażający integralności i kompletności zakleszczonego dokumentu,
8) dokonywania wszelkich interwencji wymaganych przez komunikaty sygnalizowane przez urządzenia,
9) dokonywania regularnych konserwacji urządzeń zgodnie z ich instrukcją serwisową,
10) dokonywania pozostałych czynności wymaganych przez producentów w instrukcjach serwisowych oraz czynności związanych z utrzymaniem sprawności urządzeń przewidzianych w instrukcji użytkownika,
11) konfigurowania i rekonfigurowania urządzeń zgodnie z wymogami użytkowników, przywracania właściwej konfiguracji urządzeń w tym ustawień fabrycznych, instalowania nowych wersji oprogramowania firmware oraz dostarczania dedykowanych sterowników i oprogramowania do udostępnionych urządzeń, zgodnych z systemem informatycznym Zamawiającego i EZD oraz instalowania owych sterowników i oprogramowania na komputerach współpracujących z urządzeniami w porozumieniu i we współpracy z informatykami Zamawiającego,
12) czyszczenia obudowy urządzeń po każdej interwencji serwisowej przy danym urządzeniu oraz co najmniej raz w miesiącu dla urządzeń, które nie były przedmiotem interwencji serwisowych w danym miesiącu,
13) podejmowania interwencji na wezwanie użytkowników lub osoby upoważnionej przez Zamawiającego.
Niezbędne do realizacji powyższych usług materiały, części oraz sprzęt dostarcza Wykonawca na swój koszt i ryzyko.
4. Wykonawca zobowiązany jest ponadto:
1) wykonywać czynności związane z realizacją umowy zgodnie z dokumentacją i zaleceniami producentów urządzeń,
2) przebywając w obiektach Zamawiającego, stosować się do poleceń pracowników Zamawiającego związanych z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i organizacji pracy,
3) naprawić wszelkie szkody spowodowane przez pracowników Wykonawcy,
4) po zakończeniu interwencji pozostawić urządzenie czyste – wyczyścić obudowę urządzenia, które było przedmiotem interwencji bez względu na to czy zabrudzenia powstały podczas interwencji czy wcześniej, w trakcie użytkowania urządzenia,
5) uprzątnąć pozostawione po interwencji zabrudzenia i śmieci.
5. Moduły opcjonalne (w szczególności akcesoria flatbed) zainstalowane do udostępnionych urządzeń, podlegają obsłudze serwisowej na takich samych zasadach jak urządzenia podstawowe. W rozumieniu niniejszej umowy stanowią części zamienne urządzeń.
6. Usługi będą świadczone przez Wykonawcę w czasie pracy biura Zamawiającego. Określone w niniejszej umowie terminy wyrażone w minutach oraz zwłoka upływają wyłącznie w czasie pracy biura Zamawiającego.2
1) budynek przy ul. Jasnej 2/4 w Warszawie (siedziba Zamawiającego),
2 np. termin 150 minut liczony od godz. 1447 w piątek, upływa o godz. 917 w poniedziałek, a zwłoka liczona od chwili, gdy termin upłynął do godz. 815 we wtorek, wynosi 418 minut
2) budynek przy xx. Xxxx Xxxxxxxxxxx 0 w Warszawie,
3) budynek przy xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0 w Radomiu.
§3
[zobowiązania Zamawiającego]
Zamawiający zobowiązany jest:
1) używać urządzeń zgodnie z ich przeznaczeniem, właściwościami i instrukcją obsługi,
2) nie dokonywać żadnych zmian ani napraw urządzeń we własnym zakresie (z zastrzeżeniem §6 ust. 2 pkt. 2),
3) niezwłocznie informować Wykonawcę o wystąpieniu okoliczności wymagających interwencji Wykonawcy,
4) umożliwić Wykonawcy dokonanie koniecznych czynności,
5) współpracować z Wykonawcą przy instalacji i konfiguracji udostępnianych urządzeń,
6) współpracować z Wykonawcą w zakresie spisywania stanu liczników urządzeń na potrzeby rozliczenia.
[udostępnianie urządzeń]
1. Strony przyjmują, że urządzenia zostały prawidłowo udostępnione z chwilą rozpoczęcia obowiązywania umowy.
2. W przypadku, gdy w jakiejś lokalizacji urządzenie nie działa prawidłowo i nie można go naprawić niezwłocznie, Wykonawca udostępni urządzenie zastępcze spełniające wymagania określone dla danej lokalizacji w terminie określonym w §5 ust. 8.
3. Udostępniając urządzenie Wykonawca zobowiązany jest do:
2) dostarczenia urządzenia do określonej lokalizacji, w której urządzenie będzie pracowało,
3) ustawienia i podłączenia urządzenie w miejscu wskazanym przez użytkowników,
4) zainstalowania w urządzeniu oprogramowania firmware, niezbędnego do prawidłowego działania urządzenia,
5) zainstalowania, w porozumieniu z informatykami Zamawiającego, na komputerach wszystkich użytkowników danego urządzenia, zgodnych z systemem informatycznym Zamawiającego oraz EZD, dedykowanych sterowników i innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania urządzenia,
7) przetestowania urządzenia pod względem poprawności wykonywania wymaganych funkcji.
4. Przyjmuje się, że urządzenie zostało udostępnione wyłącznie, gdy wszystkie następujące warunki zostały spełnione:
1) urządzenie, co do modelu oraz parametrów technicznych odpowiada wymogom Umowy,
2) wszystkie wymagania wyszczególnione w ust. 3 zostały zrealizowane (z zastrzeżeniem ust. 5),
3) urządzenie działa prawidłowo,
4) w przypadku urządzeń udostępnionych na podstawie ust. 2 – ma przebieg nie większy niż urządzenie zastępowane.
5. Na żądanie Zamawiającego termin przeszkolenia, o którym mowa w ust. 3 pkt 6) może zostać przełożony na późniejszy, wskazany przez Zamawiającego, termin. W takiej sytuacji brak przeszkolenia nie skutkuje uznaniem sprzętu za nieudostępniony, ale jeżeli Wykonawca nie przeprowadzi przeszkolenia w nowym terminie, zwłoka liczy się od zakończenia dnia, na który został przełożony termin przeszkolenia.
7. Zamawiający może nie wyrazić zgody, o której mowa w ust. 6, przedstawiając uzasadnienie odmowy oraz wskazując model aktualnie dostępnego urządzenia spełniającego wymagania Umowy.
8. Urządzenia udostępnione przez Wykonawcę uważa się za przekazane Zamawiającemu do użytkowania do czasu zakończenia Umowy lub udostępnienia innego urządzenia zgodnie z warunkami Umowy. Wykonawca nie może zamieniać udostępnionego urządzenia bez zgody Zamawiającego.
udostępnione, a zwłoka liczy się od chwili zgłoszenia nieprawidłowości do chwili skutecznego udostępnienia urządzenia spełniającego wszystkie wymagania.
[tryb realizacji zgłoszeń]
1. Wykonawca, na podstawie zgłoszenia, zobowiązany jest do dokonania interwencji zakończonej usunięciem zgłaszanego problemu.
2. Wykonawca zobowiązany jest rozpocząć interwencję przy urządzeniu nie później niż w ciągu 120 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 licząc od chwili zgłoszenia. Przez podjęcie interwencji rozumie się sytuację, w której technik wyposażony w odpowiednie do treści zgłoszenia narzędzia i materiały eksploatacyjne na wymianę, rozpoczął w miejscu pracy urządzenia, czynności naprawcze lub diagnostyczne.
3. Jeżeli technik przybędzie do zgłoszenia bez odpowiednich narzędzi lub materiałów eksploatacyjnych mimo, że z treści zgłoszenia wynikała potrzeba użycia takich narzędzi lub materiałów eksploatacyjnych, przyjmuje się, że interwencja nie została rozpoczęta dopóki technik nie powróci z odpowiednim wyposażaniem.
4. Wykonawca zobowiązany jest zakończyć naprawę podstawową nie później niż w ciągu 15 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡
od chwili upłynięcia terminu rozpoczęcia interwencji, o którym mowa w ust. 2.
5. Jeżeli w trakcie interwencji lub na podstawie treści zgłoszenia Wykonawca uzna, że naprawa podstawowa nie jest wystarczająca do przywrócenia urządzenia do poprawnego działania, Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 30 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 od chwili upłynięcia terminu rozpoczęcia interwencji, o którym mowa w ust. 2, do poinformowania Zamawiającego e-mailem o prawdopodobnej przyczynie i planowanym sposobie usunięcia awarii.
6. Na podstawie informacji, o której mowa w ust. 5 Zamawiający zakwalifikuje naprawę zgodnie z warunkami umowy jako: naprawa nietypowa lub naprawa w warsztacie. Zamawiający ma prawo zweryfikować tryb przeprowadzenia naprawy i, w razie stwierdzenia, że Wykonawca nie wykonał czynności, o których była mowa w przekazanej informacji, przeklasyfikować rodzaj naprawy zgodnie ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji zwłoka zostanie ustalona zgodnie z terminami realizacji odpowiednimi dla faktycznego rodzaju dokonanej naprawy.
7. Wykonawca zobowiązany jest zakończyć naprawę nietypową nie później niż w ciągu 60 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 od chwili upłynięcia terminu rozpoczęcia interwencji, o którym mowa w ust. 2.
8. Wykonawca zobowiązany jest zakończyć naprawę w warsztacie oraz uruchomić urządzenie (naprawiane lub zastępcze) na pierwotnym miejscu pracy, tak aby wszyscy jego użytkownicy mogli na nim pracować, nie później niż w ciągu 480 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 od chwili zgłoszenia.
9. Dla każdego z obowiązków Wykonawcy, określonych w niniejszym paragrafie, zwłoka liczy się od minuty, w której upłynął wyznaczony termin do chwili zrealizowania zadania. Brak potwierdzenia zakwalifikowania naprawy przez Zamawiającego (o czym mowa w ust. 6) nie zwalnia Wykonawcy z dokonania naprawy w odpowiednim terminie.
1) 1 000 𝑠𝑘𝑎𝑛ó𝑤 po zakończeniu naprawy podstawowej lub nietypowej albo
2) 5 000 𝑠𝑘𝑎𝑛ó𝑤 po zakończeniu naprawy w warsztacie;
– naprawione urządzenie działa prawidłowo.
12. W przypadku gdy przed wykonaniem liczby kopii, o których mowa w ust. 11, urządzenie zdradza te same objawy, o których była mowa w zgłoszeniu, przyjmuje się, że Wykonawca nie dokonał naprawy skutecznie. W takiej sytuacji zwłoka liczy się od chwili powiadomienia Wykonawcy o ponownym pojawieniu się objawów do chwili skutecznego dokonania naprawy.
[uszkodzenia mechaniczne z winy użytkowników]
1. W razie mechanicznego uszkodzenia urządzenia z winy użytkownika, Wykonawca, w ciągu 960 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 od zgłoszenia uszkodzenia, zdiagnozuje uszkodzenie i przedstawi opis uszkodzeń wraz z ofertą cenową wykonania naprawy.
2. Zamawiający, po otrzymaniu oferty cenowej wykonania naprawy wybierze jedną z opcji:
1) zleci Wykonawcy naprawę urządzenia, zgodnie z warunkami oferty,
3. Jeśli Wykonawca nie dotrzyma terminu określonego w ust. 1, taką sytuację traktuje się za równoważną odrzuceniu oferty przez Zamawiającego, który podejmuje dalsze działania zgodnie z ust. 2 pkt. 2).
4. W razie zlecenia naprawy Wykonawcy (ust. 2 pkt. 1)), zlecenie naprawy traktowane jest jak zgłoszenie, dla którego zwłoka liczy się po upływie 1440 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 od chwili zlecenia do skutecznego zakończenia naprawy. Zamawiający dokona zapłaty za naprawę w ramach wynagrodzenia za miesiąc, w którym naprawa została zakończona (współczynnik 𝑓 we wzorze na wynagrodzenie miesięczne w §9 ust. 1).
§7
[zwrot urządzeń]
1. Jeżeli urządzenie będące własnością Zamawiającego zostanie zastąpione urządzeniem zastępczym i nie zostanie naprawione w terminie jednego tygodnia od zastąpienia, nie podlega ono dalej niniejszej umowie. Wykonawca zwróci urządzenie Zamawiającemu oraz prześle mu ekspertyzę techniczną stanu tego urządzenia.
2. W ostatnim dniu obowiązywania umowy:
1) Wykonawca pod nadzorem audytora bezpieczeństwa informacji lub inspektora danych osobowych Zamawiającego usunie dane wrażliwe z pamięci wszystkich udostępnionych w ramach umowy urządzeń, innych niż urządzenia będące własnością Xxxxxxxxxxxxx,
2) Zamawiający przekaże Wykonawcy protokolarnie wszystkie udostępnianie w ramach umowy urządzenia nie będące własnością Zamawiającego.
[wynagrodzenie]
1. Wynagrodzenie kosztorysowe Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy wyliczone w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 2 do umowy, wynosi (brutto z podatkiem VAT 23%) ............,... zł (słownie: ......................................................................................... złotych i
................................. groszy).
2. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy wynikać będzie z liczby skanów rzeczywiście wykonanych przez Zamawiającego w okresie realizacji umowy oraz innych czynników, o którym mowa w §9, mających wpływ na wynagrodzenie
3. Ostateczna wartość wynagrodzenia nie może przekroczyć 110% wartości wynagrodzenia określonego w ust. 1.
4. Wykonawca będzie otrzymywał wynagrodzenie w cyklu miesięcznym, po zakończeniu każdego miesiąca rozliczeniowego, wyliczone wg zasad określonych w §9. Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie koszty jakie Zamawiający ponosi z tytułu realizacji niniejszej umowy. Zamawiający nie ponosi żadnych innych dodatkowych kosztów z tytułu realizacji niniejszej umowy.
5. Po zakończeniu każdego miesiąca rozliczeniowego, Zamawiający wystawi protokół odbioru usług, w którym wyliczy wartość wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z zasadami określonymi w §9. Zamawiający wyśle protokół na adres poczty elektronicznej Wykonawcy.
7. Zapłata nastąpi w ciągu 14 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego faktury wystawionej zgodnie z ust. 6, której dane zostały potwierdzone przez kierownika oddziału administracyjno-gospodarczego Zamawiającego. W razie wątpliwości za datę dostarczenia faktury przyjmuje się datę adnotacji biura podawczego Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo pomniejszenia płatności na rzecz Wykonawcy o wartość naliczonych kar umownych, o których mowa w §10.
8. Za datę zapłaty strony ustalają datę uznania konta bankowego Wykonawcy.
9. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać od Zamawiającego odsetek ustawowych.
10. Faktury będą wystawiane i dostarczane na adres: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, xx. Xxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
[wyliczanie wynagrodzenia]
1. Miesięczne wynagrodzenie netto, o którym mowa w §8 ust. 4, wyrażone w 𝑃𝐿𝑁 zostanie wyliczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (do jednego grosza) wg następującego wzoru:
14
𝑊 = 𝑎 (∑ 𝑞𝑖𝑠𝑖) − 𝑑 + 𝑓
𝑖=1
gdzie:
𝑊 – wynagrodzenie netto w miesiącu rozliczeniowym,
𝑎 – cena jednostkowa netto za jeden skan wynosząca 0, 𝑃𝐿𝑁,
𝑖 – nr indeksu lokalizacji (wg Załącznika nr 1 do Umowy), w której pracuje urządzenie,
𝑞𝑖 – współczynnik jakości usługi dla lokalizacji nr 𝑖 wyliczony wg ust. 3,
𝑠𝑖 – liczba skanów wykonanych w lokalizacji nr 𝑖,
𝑑 – suma potrąceń wynagrodzenia za zwłokę,
𝑓 – suma wartości napraw uszkodzeń mechanicznych z winy użytkowników zleconych na podstawie §6 ust. 2 pkt 1).
2. Do wartości netto wynagrodzenia określonego w ust. 1 zostanie dodana wartość podatku VAT w wysokości 23%.
3. Współczynnik jakości usługi 𝑞 dla każdej lokalizacji w danym miesiącu wylicza się wg następujących zasad:
1) 𝑞 wynosi 100% dla lokalizacji, w której, w trakcie miesiąca rozliczeniowego urządzenie działała bezawaryjnie lub odnotowano pierwszą w trakcie trwania umowy awarię wymagającą naprawy podstawowej lub pierwszą w trakcie trwania umowy awarię wymagającą naprawy nietypowej,
2) 𝑞 zostaje pomniejszone o 6𝑝𝑝 za każdą naprawę podstawową, która została zgłoszona przed wykonaniem 5 000 𝑠𝑘𝑎𝑛ó𝑤 od zakończenia poprzedniej naprawy,
3) 𝑞 zostaje pomniejszone o 12𝑝𝑝 za każdą naprawę nietypową, która została rozpoczęta przed wykonaniem 25 000 𝑠𝑘𝑎𝑛ó𝑤 od zakończenia poprzedniej naprawy nietypowej lub naprawy w warsztacie,
4) 𝑞 zostaje pomniejszone o 18𝑝𝑝 za każdą naprawę w warsztacie,
5) 𝑞 zostaje pomniejszone o 12𝑝𝑝 za każde udostępnienie urządzenia zastępczego (niezależnie od pomniejszenia za naprawę w warsztacie),
6) 𝑞 zostaje pomniejszone o 1𝑝𝑝 za każde rozpoczęte 15 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 zwłoki w realizacji usług w danej lokalizacji (niezależnie od potrąceń za zwłokę z wynagrodzenia),
7) jeżeli suma pomniejszeń przekroczy 75𝑝𝑝 ustala się 𝑞 na poziomie 25%.
4. Liczbę wykonanych skanów w okresie rozliczeniowym, obejmującą wyłącznie skany wykonane przez użytkowników, wylicza się na podstawie wskazań liczników urządzeń. Za jeden skan przyjmuje się skan jednej strony dokumentu. Skany dwustronne liczy się podwójnie.
5. Nie uwzględnia się skanów wykonanych w czasie, gdy urządzenie było naprawiane.
6. W celu ustalenia liczby wykonanych skanów wprowadza się korektę wskazań licznika, jeśli zmiana tych wskazań powstała inaczej niż w skutek skanowanie przez użytkowników, np. w skutek usterki licznika. W szczególności dotyczy to wyzerowania licznika lub skokowego wzrostu wskazań licznika, który nie mógł być skutkiem wykonywania skanów przez użytkowników. W takiej sytuacji ustala się liczbę wydrukowanych stron wg wszelkich dostępnych informacji, w tym również na podstawie interpolacji dotychczasowego przebiegów urządzenia.
7. Wartość potrąceń za zwłokę wynosi 1,00 𝑃𝐿𝑁 netto za każdą minutę zwłoki.
8. Zwłokę wylicza się dla każdego zdarzenia odrębnie, a następnie sumuje w danym okresie rozliczeniowym.
[naruszenia warunków umowy]
1. Wykonawca zapłaci karę umowną:
1) w wysokości 40,00 𝑃𝐿𝑁 za każdy stwierdzony przypadek naruszenia warunków umowy, inny niż opisane w pkt 2) lub 3) oraz nie powodujący przewidzianego w umowie potrącenia z wynagrodzenia lub obniżeniem współczynnika jakości usług, w szczególności:
a) w przypadku udostępnienia urządzenia zastępczego bez powiadomienia (§4 ust. 3 pkt 1)),
b) zabranie urządzenia w celu dokonania naprawy w warsztacie, bez spisania jego przebiegu przez Xxxxxx (§5 ust. 10).
2) w wysokości 100,00 𝑃𝐿𝑁 za każde stwierdzony przypadek gdy:
a) współczynnik jakości usługi dla urządzenia w danym miesiącu rozliczeniowym jest mniejszy niż 50%,
b) udostępnione urządzenie (inne niż będące własnością Zamawiającego) nie działa prawidłowo przed upływem 3 tygodni od chwili udostępnienia,
c) udostępnione urządzenie nie spełnia wymogów określonych w umowie (§4 ust. 9).
3) w wysokości 250,00 𝑃𝐿𝑁 za każdy stwierdzony przypadek gdy:
a) suma pomniejszeń współczynników jakości dla wszystkich urządzeń w danym okresie rozliczeniowym przekroczy 120𝑝𝑝,
b) wystąpi zwłoka
- przekraczająca 500 minut w pojedynczym przypadku,
- przekraczająca w sumie 1000 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡 w okresie sześciu tygodni,
4) w wysokości 5 000,00 𝑃𝐿𝑁 z tytułu przedterminowego rozwiązania umowy na wniosek Wykonawcy w trybie §14 ust. 2 pkt 1).
5) w wysokości 10% wartości umowy, o której mowa w §8 ust. 1 jeżeli Zamawiający rozwiąże umowę z winy Wykonawcy w oparciu o przesłanki określone w §14 ust. 2 pkt 2).
2. Naliczenie kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku poprawnego, zgodnego z umową, zrealizowania usługi. Jeśli po naliczeniu kary umownej usługa nie zostanie poprawnie zrealizowana i zostaną spełniany przesłanki do naliczenia kar umownych, Zamawiający naliczy kolejne kary umowne.
4. Kary umowne nie wykluczają dochodzenia naprawienia całości szkody. poniesionej przez Zamawiającego w skutek nieterminowego lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę.
5. W przypadku naliczenia kar umownych wartość kar umownych zostanie wyliczona w protokole odbioru usług. W konsekwencji tego Zamawiający wystawi notę obciążającą. Zapłata kar umownych następować będzie poprzez potrącenie z zapłaty wynagrodzenia miesięcznego kwoty naliczonych kar umownych w danym miesiącu rozliczeniowym.
6. Każde zdarzenie, będące podstawą do naliczenia kar umownych zostanie niezwłocznie potwierdzone przez przedstawiciela Zamawiającego pocztą elektroniczną na adres e-mail Wykonawcy, o którym mowa w §11 ust. 2.
7. W przypadku gdy, pomimo wezwania Zamawiającego, Wykonawca nie przystąpi niezwłocznie do realizacji usług będących przedmiotem niniejszej umowy, Zamawiający jest uprawniony do powierzenia wykonywania tych usług innej osobie na koszt Wykonawcy. Należność za wykonanie tych usług potrąci z kolejnej faktury Wykonawcy zachowując prawo do naliczenia kar umownych.
[osoby upoważnione do nadzoru, zasady korespondencji]
1) adres e-mail: …………….
2) telefon:……………………….
1) adres e-mail: …………………
2) telefon:… .....................
3. Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za nadzór nad prawidłową realizacją umowy oraz uprawnioną, do kontaktowania się z Zamawiającym jest ....................................:
1) adres e-mail: ..................................................
2) telefon: .......................
4. Wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszej umowy może być doręczana za pomocą środków komunikacji elektronicznej i powinna być kierowana na adresy poczty elektronicznej wskazane w ust. 1÷3, tak aby można było ustalić bezspornie, kto jest nadawcą korespondencji.
5. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania wszelkich zgłoszeń wysłanych na adres podany w ust. 3 z domeny @𝑤𝑎𝑟𝑠𝑧𝑎𝑤𝑎. 𝑤𝑠𝑎. 𝑔𝑜𝑣. 𝑝𝑙. W razie wątpliwości co do treści zgłoszenia przedstawiciel Wykonawcy powinien kontaktować się za pośrednictwem adresu wskazanego w ust. 1.
6. W przypadku nieobecności osób wymienionych w ust. 1÷3 strony wyznaczą inne osoby odpowiedzialne i wzajemnie się poinformują o tym fakcie. Zmiana osób, o której mowa w niniejszym ustępie nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu §14 ust. 5 jednak wymaga powiadomienia.
7. Przez fakt nadania korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy rozumieć moment przesłania danych przez nadawcę korespondencji na adres podany w ust. 1÷3 w taki sposób, że adresat korespondencji mógł się z nią zapoznać.
§12
[zabezpieczenie należytego wykonania umowy]
1. Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości brutto umowy określonej w §8 ust. 1, tj. ...........,... zł (słownie: .....................................................
złotych i ............................ groszy) celem pokrycia ewentualnych roszczeń Zamawiającego w przypadku niewłaściwego lub nienależytego wykonania umowy.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostaje wniesione lub wpłacone w pełnej wysokości, najpóźniej w dniu podpisania umowy.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w formie ......................................
zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Umowy.
4. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy nastąpi w terminie 30 𝑑𝑛𝑖 od daty zakończenia realizacji niniejszej umowy i uznania jej przez Zamawiającego za należycie wykonaną.
5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność w pełnej wysokości za powstałe szkody w zakresie odpowiedzialności cywilnej deliktowej i kontraktowej. W przypadku powstania szkody Wykonawca zobowiązany jest do wypłaty Zamawiającemu odszkodowania w pełnej wysokości poniesionej straty, tj. szkody rzeczywistej.
[ubezpieczenie od Odpowiedzialności Cywilnej]
1. Wykonawca w okresie obowiązywania umowy, w ramach kwoty wynagrodzenia określonego w §8 ust. 1 zobowiązany jest posiadać polisę ubezpieczeniową lub inny dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od Odpowiedzialności Cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z
przedmiotem umowy, na sumę gwarancyjną (ubezpieczeniową) na jedno i wszystkie zdarzenia, na kwotę nie mniejszą niż 100 000 𝑃𝐿𝑁. Kserokopia polisy stanowi Załącznik nr 4 do umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać ubezpieczenia o których mowa w ust. 1 przez cały czas trwania umowy i niezwłocznie przedkładać Zamawiającemu na każde wezwanie, aktualne polisy wraz z dowodami uiszczenia składek.
[czas trwania umowy, zmiany, rozwiązanie i odstąpienie]
1. Umowa zostaje zawarta w terminie od dnia podpisania umowy do 3 𝑝𝑎ź𝑑𝑧𝑖𝑒𝑟𝑛𝑖𝑘𝑎 2020 𝑟., z zastrzeżeniami o których mowa w ust. 2 i 3.
2. Zamawiający może rozwiązać umowę:
2) z winy Wykonawcy ze skutkiem na koniec miesiąca, jeżeli:
a) wartość kar umownych naliczonych w okresie ostatnich 6 miesięcy rozliczeniowych przekroczy 1 000,00 PLN (słownie: tysiąc złotych),
b) Wykonawca nie dopełni obowiązku określonego w §13 ust. 2,
c) Wykonawca nienależycie wypełnia obowiązki, określone w niniejszej umowie i mimo wyznaczenia przez Zamawiającego dodatkowego terminu do usunięcia tych nieprawidłowości, nie zostaną one usunięte,
d) w przypadku świadomego działania Wykonawcy na szkodę Zamawiającego.
3. Umowa zostanie rozwiązana przez Zamawiającego ze skutkiem na koniec miesiąca w przypadku:
1) gdy wartość wynagrodzenia zgodnie z przewidywanymi prognozami osiągnie w najbliższej perspektywie czasowej maksymalny limit określony w §8 ust. 3,
2) nie przyznania w planie finansowym na dany rok środków finansowych w kwocie umożliwiającej pokrycie należności Wykonawcy,
3) Wykonawca utraci lub zostanie ograniczone jego prawo do prowadzenia działalności, w stopniu uniemożliwiającym prowadzenie usług, określonych niniejszą umową,
4) nastąpi likwidacja lub zostanie ogłoszona upadłość Wykonawcy.
4. Rozwiązanie umowy musi nastąpić w formie pisemnej przesłanej na adres siedziby Wykonawcy.
§15
[postanowienia końcowe]
1. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy prawa cywilnego.
2. Niniejsza umowa jest tzw. umową nienazwaną, w konsekwencji tego zastosowanie mają przepisy art. 750 kodeksu cywilnego i stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.
3. Wszelkie spory między Stronami, których nie da się rozstrzygnąć polubownie, wynikłe w związku, albo na podstawie niniejszej Umowy, będą rozstrzygane przez właściwy dla siedziby Zamawiającego sąd powszechny.
4. Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie cesji wierzytelności wynikających z realizacji umowy na rzecz osób trzecich.
5. Umowa zawiera 17 stron parafowanych przez każdą ze Stron umowy.
6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach – jednym dla Wykonawcy, dwóch dla Zamawiającego.
7. Wykonawca uprawniony jest do podawania w swoich materiałach informacyjnych i reklamowych informacji o wykonywanej usłudze na rzecz Zamawiającego, a także do przedstawienia Zamawiającego na swojej liście referencyjnej, jedynie po prawidłowym wykonaniu usługi oraz po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego (Referencje).
Integralną część niniejszej Umowy stanowią załączniki:
1. Załącznik nr 1 do umowy – Lista urządzeń będących przedmiotem umowy,
2. Załącznik nr 2 do umowy – Formularz ofertowy,
3. Załącznik nr 3 do umowy – Zabezpieczenie należytego wykonania umowy,
4. Załącznik nr 4 do umowy – Potwierdzenie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej,
Podpisy:
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO UMOWY LISTA URZĄDZEŃ BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA
lp | lokalizacja | typ urządzenia | wymagany model urządzenia | przebieg |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. | J-513-44 | skaner z flatbedem | Kodak ScanMate i1150 + Kodak Flatbed A3 Accesorry | 40 378 |
2. | P-403k3 | skaner z flatbedem | Kodak ScanMate i1150 + Kodak Flatbed A3 Accesorry | 37 200 |
3. | R-110-3 | skaner z flatbedem | Kodak ScanMate i1150 + Kodak Flatbed A3 Accesorry | 8 242 |
4. | J-216-11 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 11 975 |
5. | J-237-13 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 31 248 |
6. | J-338-62 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 54 394 |
7. | J-415-13 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 46 623 |
8. | J-415-51 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 17 038 |
9. | J-502-1 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 2 242 |
10. | J-506-5 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 24 162 |
11. | P- 5-2 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 2 860 |
12. | P-203k2 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 45 692 |
13. | P-203k3 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 58 191 |
14. | P-504-1 | skaner jednoprzebiegowy | Kodak ScanMate i1150 | 46 493 |
Objaśnienia kolumn:
lokalizacja – zgodnie z §2 ust. 8 Umowy Zamawiający może w każdej chwili zmieniać lokalizację urządzeń, typ urządzenia – zdefiniowany w §1 ust. 23 Umowy,
model urządzenia – jednocześnie wymagany model urządzenia zastępczego z zastrzeżeniem §4 ust. 6 Umowy, przebieg – stan na 31 maja 2019 r. podany dla celów przygotowania ofert przez Wykonawców.
Oznaczenia lokalizacji rozpoczyna się od znaku identyfikującego budynek (J – Jasna; P – Pankiewicza; R – Radom).Następnie, po tirecie jest trzycyfrowy nr pomieszczenia w danym budynku, uzupełniony o dodatkowe informacje określające położenie urządzenia w ramach danego pomieszczenia. Litera "k" po nr pomieszczenia oznacza, że urządzenie znajduje się na korytarzu w pobliżu danego pomieszczenia.