Umowa o współpracy w celu realizacji projektu1 finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
Umowa o współpracy w celu realizacji projektu1 finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
zawarta w ..................... dnia , zwana dalej: „Umową”,
pomiędzy:
1) Skarbem Państwa – Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej, adres: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx, NIP , w imieniu którego działa
…………..……………………. na podstawie ………………………. z dnia ……………., którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 1 do Umowy, zwanym dalej
„MFiPR”,
oraz
2) Skarbem Państwa - Centrum Unijnych Projektów Transportowych z siedzibą w Warszawie, Xxxx Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, NIP ……………………...……, REGON ,
reprezentowanym przez ……………. na podstawie ……………… z dnia ……………, którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy, zwanym dalej
„CUPT”
a
……………………..……………………….. z siedzibą w …………………………….., reprezentowanym/-ą przez …………….. na podstawie …………. z dnia …………, którego oryginał/ potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia2 stanowi załącznik nr 3 do Umowy, zwanym/-ą dalej „Beneficjentem - Koordynatorem”,
oraz
1) 3…………………………………………….. z siedzibą w ,
reprezentowanym/-ą przez …………….. na podstawie …………. z dnia , którego oryginał/
potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia4 stanowi załącznik nr 4 do Umowy zwaną/m dalej:
„pozostałym Beneficjentem”
zwanymi dalej łącznie „Beneficjentami” lub pojedynczo „Beneficjentem” w przypadku, gdy w danym postanowieniu Umowy nie stosuje się rozróżnienia na Beneficjenta - Koordynatora i pozostałego Beneficjenta.
1 Wzór umowy dla projektu realizowanego przez co najmniej dwóch beneficjentów polskich bez udziału beneficjentów zagranicznych
2 Niepotrzebne skreślić
3 Jeśli pozostałych beneficjentów jest więcej niż jeden postanowienie ulega stosownemu powieleniu
4 Niepotrzebne skreślić
zwanymi łącznie „Stronami”.
Działając w celu realizacji projektu finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” (Connecting Europe Facility, CEF) ………………………………………..5, zwanego dalej „Projektem”, na podstawie Umowy o udzielenie dotacji w ramach Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF) - Sektor Transportu – Umowa nr INEA/CEF/TRAN/ , zwanej dalej: „GA”,
oraz mając na uwadze postanowienia:
1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego Instrument „Łącząc Europę”, zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 913/2010 oraz uchylającego rozporządzenia (WE) nr 680/2007 i (WE) nr 67/2010, (Dz. Urz.UE.L.348 z 20.12.2013, str. 129 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem CEF”;
2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz.UE.L. 193 z 30.07.2018, str. 1);
3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1315/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej i uchylającego decyzję nr 661/2010/UE (Dz. Urz. UE. L. 348 z 20.12.2013, str. 1 z późn. zm.);
4. Rozporządzenia Rady (WE, EURATOM) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz. Urz. UE. L. 312 z 23.12.1995, str. 1), zwanego dalej: „rozporządzeniem 2988/95”;
5. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019, z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp”;
6. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.);
7. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie wykazu środków publicznych niezaliczanych do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5c i 6 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 43 z późn. zm.);
8. Porozumienia w sprawie realizacji Instrumentu „Łącząc Europę” w sektorze transportu oraz projektów CEF zawierających komponent transportowy i energetyczny (tj. CEF Transport z komponentem energetycznym oraz CEF Synergia) zawartego w dniu 7 lipca 2020 r. pomiędzy Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej a CUPT;
Strony uzgodniły, co następuje:
5 Nazwa i nr projektu
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest określenie praw i obowiązków MFiPR, CUPT i Beneficjentów w zakresie realizacji i zarządzania Projektem oraz w zakresie rozliczania dotacji CEF przyznanej Beneficjentom na realizację Projektu. Umowa doprecyzowuje sposób realizacji zobowiązań wynikających z GA oraz wprowadza instrumenty monitoringu i kontroli Projektu wynikające z zobowiązania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia CEF.
2. Opis i cel Projektu, całkowity koszt Projektu oraz kwota dotacji CEF, termin jego realizacji oraz harmonogram finansowy Projektu zostały określone w GA.
§ 2
Definicje
Na potrzeby niniejszej Umowy podane poniżej wyrażenia oznaczają:
1. ASR – Action Status Report – raport roczny z realizacji Projektu;
2. dotacja CEF – pomoc finansowa Unii Europejskiej przyznana Beneficjentom na realizację Projektu na podstawie GA;
3. dzień roboczy - przez dzień roboczy na potrzeby Umowy należy rozumieć każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy wskazanych ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2020 r., poz. 1920);
4. forma dokumentowa – przez formę dokumentową na potrzeby Umowy należy rozumieć skan dokumentu;
5. CINEA – Europejska Agencja Wykonawcza ds. Klimatu, Infrastruktury i Środowiska;
6. KE – Komisja Europejska;
7. Koordynator - podmiot, któremu na mocy GA zostało powierzone koordynowanie procesu wdrażania Projektu Wielostronnego. Rolę Koordynatora pełni co do zasady jeden z beneficjentów Projektu Wielostronnego;
8. nieprawidłowość - jest to nieprawidłowość, w rozumieniu art. 1 ust. 2 rozporządzenia 2988/95 ;
9. organy ścigania – organy, o których mowa w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 534 z późn. zm.), do których właściwości należy wykrywanie przestępstw i ściganie ich sprawców poprzez prowadzenie postepowania
przygotowawczego w formie dochodzenia lub śledztwa (w tym w szczególności Prokuratura, Policja, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralne Biuro Antykorupcyjne a także inne organy mające odpowiednie uprawnienia);
10. płatność okresowa – płatność przekazywana przez KE/CINEA zgodnie z GA na podstawie zaakceptowanego przez KE/CINEA wniosku o płatność okresową, jako refundacja kosztów kwalifikowanych. Płatność okresowa przekazywana jest przez KE/CINEA na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta - Koordynatora;
11. płatność salda – płatność przekazywana przez KE/CINEA zgodnie z GA po całościowym rozliczeniu Projektu, w tym po akceptacji przez KE/CINEA wniosku o płatność salda, stanowiąca pokrycie rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjentów i wcześniej niezrefundowanych, w części w jakiej objęte są dotacją CEF. Suma kwoty płatności salda oraz kwot już wypłaconych przez KE/CINEA nie może przekroczyć kwoty dotacji CEF przyznanej na realizację Projektu określonej w GA. Płatność salda przekazywana jest przez KE/CINEA na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta - Koordynatora;
12. płatność zaliczkowa – płatność przekazywana przez KE/CINEA zgodnie z GA na podstawie zaakceptowanego przez KE/CINEA wniosku o płatność zaliczkową, na poczet planowanych do poniesienia przez Beneficjentów kosztów kwalifikowalnych. Płatność zaliczkowa przekazywana jest przez KE/CINEA na właściwy rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta - Koordynatora;
13. UE – Unia Europejska;
14. wniosek o płatność zaliczkową/okresową/salda – wniosek o płatność, o którym mowa w GA, składany przez Beneficjenta - Koordynatora do KE/CINEA, po uprzedniej akceptacji na poziomie krajowym;
15. wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która złożyła Beneficjentowi ofertę lub której oferta została wybrana przez Beneficjenta lub która zawarła z Beneficjentem umowę związaną z realizacją Projektu;
§ 3
Obowiązki Beneficjentów
§ 3.1
1. Beneficjenci obowiązani są do realizacji Projektu i do wykorzystywania dotacji CEF zgodnie z obowiązującym prawem krajowym i unijnym oraz postanowieniami GA i Umową, jak również zgodnie z wytycznymi i zaleceniami KE/CINEA i MFiPR. Wytyczne, zalecenia oraz formularze, których autorem jest KE/CINEA są udostępniane zgodnie z postanowieniami GA, natomiast wytyczne, zalecenia i formularze, których autorem jest MFiPR są publikowane na stronie internetowej dedykowanej instrumentowi CEF w Polsce (xxx.xxx.xxx.xx).
2. Beneficjenci są odpowiedzialni za realizację Projektu i ponoszą solidarną odpowiedzialność za przeprowadzenie działania zgodnie z warunkami Umowy i postanowieniami GA. Beneficjenci realizują Projekt zgodnie z własnymi procedurami, zapewniając wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania i kontroli gwarantującego prawidłowy przebieg realizacji Projektu.
3. Beneficjenci obowiązani są do zapewnienia sfinansowania wszelkich kosztów kwalifikowalnych wykraczających ponad wartość Projektu określoną w GA oraz wszelkich kosztów niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji Projektu w pełnym zakresie.
4. Zasady współpracy w zakresie wspólnego wdrażania Projektu określa odrębna umowa zawarta pomiędzy Beneficjentami. Umowa ta w zakresie zasad współpracy powinna być zgodna z Umową i postanowieniami GA.
§ 3.2
1. Beneficjent - Koordynator, zgodnie z GA jest odpowiedzialny za koordynację procesu wdrażania Projektu.
2. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do niezwłocznego udzielania, na żądanie CUPT lub MFiPR, wszelkich informacji dotyczących realizacji Projektu i wykorzystywania dotacji CEF.
3. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do niezwłocznego przekazywania CUPT i MFiPR do wiadomości korespondencji prowadzonej z KE/CINEA dotyczącej realizacji Projektu. Dotyczy to również korespondencji otrzymywanej z KE/CINEA.
4. Wszystkie dokumenty związane ze sprawozdawczością z realizacji Projektu (w tym raporty i wnioski o płatność zaliczkową/ okresową/ salda) Beneficjent - Koordynator obowiązany jest dostarczać do CUPT i MFiPR w języku angielskim, w terminach określonych w Umowie, a w przypadku braku odpowiednich regulacji dotyczących terminów - w terminie wyznaczonym przez CUPT lub MFiPR.
5. Pozostałą dokumentację związaną z realizacją Projektu, inną niż wskazana w ust. 4, Beneficjent - Koordynator przekazuje do CUPT lub MFiPR, w terminach wyznaczonych odpowiednio przez CUPT lub MFiPR, w języku polskim.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 i 5 przekazywane są przez Beneficjenta - Koordynatora na adresy wskazane odpowiednio przez CUPT lub MFiPR.
7. Pozostały Beneficjent ma obowiązek:
a) niezwłocznie poinformować Beneficjenta - Koordynatora o wszelkich wiadomych mu okolicznościach mogących powodować zmianę lub opóźnienie w realizacji Projektu lub Umowy;
b) niezwłocznie poinformować Beneficjenta - Koordynatora o wszelkich zmianach swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub dotyczącej zmiany struktury własnościowej;
c) przedkładać Beneficjentowi - Koordynatorowi w wyznaczonym przez niego terminie i ustalonej między Beneficjentami formie:
i. dane niezbędne do opracowania raportów, sprawozdań finansowych, wniosków o płatność oraz innych dokumentów za złożenie, których zgodnie z GA i Umową odpowiedzialny jest Beneficjenta - Koordynator;
ii. wszelkie niezbędne dokumenty w przypadku audytu, kontroli lub oceny, zgodnie z GA i Umową;
iii. wszelkie inne informacje, które należy przedstawić KE/CINEA, CUPT lub innym uprawnionym organom i instytucjom
- z wyłączeniem przypadków, w których na podstawie GA lub Umowy wymagane jest, aby takie dokumenty lub informacje były przekazywane bez pośrednictwa Beneficjenta - Koordynatora.
§ 3.3
1. Beneficjenci obowiązani są do przechowywania dokumentacji związanej z Projektem w okresie realizacji Projektu oraz przez okres 5 lat od daty otrzymania płatności salda.
2. Okres przechowywania dokumentów, o którym mowa w ust. 1, zostanie wydłużony,:
1) do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego w związku z projektem (w szczególności: postępowania kontrolnego, postępowania spornego lub dochodzenia roszczeń przed sądem lub innym organem),
2) do czasu faktycznego zakończenia czynności związanych z projektem (w szczególności: wizyty monitorującej, audytu i w innych przypadkach).
§ 3.4
1. Beneficjenci obowiązani są umożliwić CUPT i MFiPR oraz innym właściwym podmiotom kontrolującym (w tym KE/CINEA, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu i Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych) dostęp do wszelkich informacji i dokumentów związanych z Projektem, jak również dostęp do miejsc realizacji Projektu w celu przeprowadzenia przez wskazane powyżej podmioty kontroli, audytu, wizyt monitorujących, weryfikacji zamówień publicznych w okresie realizacji Projektu oraz w okresie wskazanym w § 3.3.
2. Beneficjenci obowiązani są do współpracy z podmiotami, o których mowa w ust. 1, w celu umożliwienia tym podmiotom przeprowadzenia kontroli, audytu, wizyty monitorującej oraz weryfikacji.
3. Jeżeli jest to konieczne do uznania kwalifikowalności kosztów ponoszonych w ramach realizacji Projektu, Beneficjenci obowiązani są udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu.
4. Beneficjenci obowiązani są przekazywać do CUPT i MFiPR kopie dokumentów zawierających wyniki kontroli lub audytu oraz zaleceń pokontrolnych albo kopie innych dokumentów spełniających te funkcje w terminie 3 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Beneficjenci obowiązani są również do przekazywania do wiadomości CUPT i MFiPR kopii dokumentacji zawierającej stanowisko Beneficjentów wobec wyników kontroli lub audytu oraz zaleceń
pokontrolnych, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, inne niż CUPT lub MFiPR, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu.
5. Beneficjenci obowiązani są przekazywać do CUPT i MFiPR informację o wszelkich działaniach prowadzonych przez organy ścigania, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Urząd Zamówień Publicznych w odniesieniu do Projektu w terminie 3 dni roboczych od jej powzięcia.
6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania czynności, o których mowa w ust. 1, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych kosztów, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu.
§ 3.56
Opracowane przez audytora świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, o którym mowa w art.
II.23.2.1 oraz II.23.2.2. GA, Beneficjent - Koordynator przekazuje do CUPT wraz z wnioskiem o płatność okresową/ salda.
§ 4
Prawa i obowiązki MFiPR i CUPT
1. CUPT i MFiPR uprawnione są do monitorowania realizacji Projektu oraz prawidłowości wykorzystywania przez Beneficjentów przyznanej dotacji CEF.
2. W ramach monitorowania Projektu CUPT i MFiPR weryfikują x.xx.:
a) zgodność rzeczywistego zakresu i postępu prac z danymi określonymi w GA;
b) zgodność kosztów ze stanem faktycznym realizacji Projektu;
c) kwalifikowalność kosztów;
d) kompletność wymaganej dokumentacji.
3. CUPT i MFiPR dokonują oceny kwalifikowalności kosztów na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz GA.
4. Koszty poniesione w związku z realizacją Projektu niezgodnie z postanowieniami aktów, o których mowa w ust. 3, są niekwalifikowalne.
5. CUPT prowadzi kontrolę finansową kosztów poniesionych przez Beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność okresową/ salda, której przedmiotem jest w szczególności potwierdzenie prawidłowości i kwalifikowalności kosztów.
6. CUPT prowadzi audyt finansowy dla Projektu, o którym mowa w art. II.23.2.1 i II.23.2.2 GA oraz
6 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent nie jest podmiotem publicznym.
opracowuje świadectwo kontroli sprawozdań finansowych. 7
7. CUPT i MFiPR monitorują sposób informowania opinii publicznej o wkładzie UE w Projekt, w szczególności sprawdzają zgodność podejmowanych przez Beneficjentów działań informacyjno- promocyjnych z postanowieniami GA, Umowy oraz wytycznymi, o których mowa w § 7 ust. 1.
§ 5
Sprawozdawczość
§ 5.1
(płatność zaliczkowa i ASR)
1. Jeżeli, zgodnie z GA, Beneficjent - Koordynator przygotowuje wniosek o płatność zaliczkową, wniosek ten podlega zatwierdzeniu przez MFiPR przed jego przekazaniem do KE/CINEA.
2. W przypadku rozdzielenia płatności zaliczkowej na transze roczne, wniosek o kolejną transzę płatności zaliczkowej opracowywany jest w ramach ASR i po jego zatwierdzeniu przez MFiPR przekazywany jest do KE/CINEA.
3. Beneficjent - Koordynator w terminie do dnia 15 lutego danego roku8 udostępnia MFiPR w systemie TENtec ASR, informując o tym MFiPR za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz przekazuje do MFiPR poświadczenie, w formie pisemnej lub dokumentowej, że informacje zawarte w ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
4. MFiPR weryfikuje ASR w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania i w razie wystąpienia błędów, braków lub niejasności zwraca się do Beneficjenta - Koordynatora o korektę, uzupełnienie lub udzielenie wyjaśnień, wskazując Beneficjentowi - Koordynatorowi termin na udostępnienie skorygowanej wersji ASR w systemie TENtec.
5. Beneficjent - Koordynator w terminie wskazanym przez MFiPR udziela stosownych wyjaśnień, przekazuje niezbędne dokumenty lub wprowadza ewentualne korekty i udostępnia poprawiony ASR w systemie TENtec. Jednocześnie Beneficjent - Koordynator przekazuje aktualne poświadczenie, w formie pisemnej lub dokumentowej, że informacje zawarte w ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
6. W przypadku braku dalszych uwag, MFiPR, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wyjaśnień, dokumentów lub poprawionej wersji ASR, o których mowa w ust. 5, zatwierdza ASR i przekazuje do Beneficjenta-Koordynatora poświadczenie, o którym mowa w art. II.23.1 GA. W przypadku dalszych uwag lub konieczności udzielenia wyjaśnień przez Beneficjenta - Koordynatora termin ten ulega zawieszeniu do czasu ustalenia ostatecznej wersji ASR.
7 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent jest podmiotem publicznym.
8 W przypadku, gdy wskazany termin jest dniem wolnym od pracy, ASR przekazywany jest do MFiPR w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu 15 lutego.
7. Beneficjent - Koordynator ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie i przekazanie ASR do KE/CINEA w terminie określonym w GA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie ASR przez MFiPR określonych w ust. 3-6.
8. Beneficjent - Koordynator niezwłocznie po przekazaniu ASR do KE/CINEA za pośrednictwem systemu TENtec, informuje o tym fakcie MFiPR i CUPT pocztą elektroniczną, załączając przekazany do KE/CINEA ASR.
9. Informacja KE/CINEA w sprawie zatwierdzenia ASR lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości MFiPR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/CINEA do ASR Beneficjent - Koordynator dąży do uzgodnienia swojego stanowiska w tej sprawie z MFiPR.
10. Beneficjent - Koordynator informuje CUPT i MFiPR o otrzymaniu z KE/CINEA zaliczki/ transzy zaliczki9 w terminie 3 dni roboczych od dnia wpływu środków na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta - Koordynatora, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.210
(płatność okresowa)
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje do KE/CINEA wniosek o płatność okresową po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MFiPR.
2. Wniosek o płatność okresową składany jest przez Beneficjenta - Koordynatora do CUPT i do wiadomości MFiPR w formie pisemnej lub dokumentowej a wersja edytowalna dokumentu jest przekazywana przez Beneficjenta-Koordynatora do CUPT i do wiadomości MFiPR za pośrednictwem poczty elektronicznej w terminie do:
- końca maja po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego - w przypadku przedkładania przez Beneficjenta - Koordynatora świadectwa kontroli sprawozdań finansowych sporządzonego przez audytora bądź w przypadku kiedy takie świadectwo nie jest wymagane zgodnie z GA lub
- końca kwietnia po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego - w przypadku sporządzania tego świadectwa przez CUPT.
3. Składając wniosek o płatność okresową, Beneficjent - Koordynator poświadcza w formie pisemnej lub dokumentowej, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane we wniosku zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami GA oraz są odpowiednio udokumentowane.
4. Wniosek o płatność okresową składany jest do CUPT i MFiPR w języku angielskim.
9 Niepotrzebne skreślić
10 Wykreślić jeśli nie dotyczy. Paragraf ma zastosowanie w odniesieniu do projektów, w których zgodnie z GA zaplanowana została płatność okresowa.
5. Wraz z wnioskiem o płatność okresową Beneficjent - Koordynator przedkłada do CUPT dokumenty niezbędne do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wniosku o płatność okresową kosztów w formie dokumentowej, w tym:
a) dowody księgowe;
b) dowody zapłaty lub inne dokumenty poświadczające poniesienie kosztów;
c) umowy lub inne dokumenty, na podstawie których poniesione zostały wykazywane koszty;
d) protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń, dostarczenie towaru lub wykonanie prac/usługi.
6. Do wniosku o płatność okresową, Beneficjent - Koordynator dołącza również zestawienie potwierdzające poniesienie kosztów na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, podpisane przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta - Koordynatora11.
7. Płatność okresowa należna Beneficjentom jest obliczana zgodnie z zasadami określonymi w GA.
8. W razie wystąpienia błędów, braków lub niejasności we wniosku o płatność okresową, CUPT zwraca się do Beneficjenta - Koordynatora o wyjaśnienia lub dokonanie stosownej korekty, wskazując termin na przekazanie przez Beneficjenta - Koordynatora wyjaśnień lub poprawionej wersji wniosku. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości MFiPR.
9. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji wniosku o płatność okresową, CUPT przekazuje wniosek o płatność okresową do MFiPR wraz ze świadectwem kontroli sprawozdań finansowych, jeżeli jest ono wymagane, oraz z poświadczeniem, że koszty zadeklarowane w okresowym sprawozdaniu finansowym są rzeczywiste, kwalifikowalne i odpowiednio udokumentowane.
10. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wniosek o płatność okresową do MFiPR najpóźniej w terminie 20 dni roboczych przed końcowym terminem na przekazanie wniosku o płatność okresową do KE/CINEA określonym w GA. Termin ten może zostać wydłużony w uzasadnionych przypadkach za uprzednią zgodą MFiPR.
11. MFiPR, weryfikując wniosek o płatność okresową, może zwrócić się do Beneficjenta- Koordynatora o dokonanie korekt lub udzielenie wyjaśnień we wskazanym przez MFiPR terminie lub zatwierdzić przedmiotowy wniosek. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości CUPT.
12. CUPT lub MFiPR odmawiają zatwierdzenia kosztów poniesionych niezgodnie z zasadami kwalifikowalności.
13. W przypadku gdy Beneficjent - Koordynator nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, informuje o tym CUPT na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska. W przypadku utrzymywania się rozbieżności co do stwierdzonych naruszeń pomiędzy Beneficjentem-Koordynatorem i CUPT, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez
11 Wykreślić, jeżeli nie dotyczy
MFiPR, który w zależności od charakteru sprawy, może pozyskać opinię KE/CINEA lub właściwego organu krajowego.
14. Beneficjent - Koordynator ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie i przekazanie wniosku o płatność okresową do KE/CINEA w terminie określonym w GA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie przedmiotowej dokumentacji przez CUPT i MFiPR.
15. Beneficjent - Koordynator, przekazując zatwierdzony przez MFiPR wniosek o płatność okresową do KE/CINEA, korespondencję w tej sprawie przekazuje do wiadomości CUPT i MFiPR.
16. Informacja KE/CINEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o płatność okresową lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości CUPT i MFiPR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/CINEA, Beneficjent - Koordynator uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z CUPT i MFiPR.
17. Beneficjent - Koordynator informuje CUPT i MFiPR o otrzymaniu z KE/CINEA płatności okresowej w terminie 3 dni roboczych od wpływu środków na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta- Koordynatora, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.3
(płatność salda)
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje wniosek o płatność salda do KE/CINEA po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MFiPR.
2. Wniosek o płatność salda składany jest przez Beneficjenta - Koordynatora do CUPT i do wiadomości MFiPR w formie pisemnej i dokumentowej a wersja edytowalna dokumentu jest przekazywana przez Beneficjenta za pośrednictwem poczty elektronicznej najpóźniej w terminie
- 6 miesięcy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w GA - w przypadku przedkładania przez Beneficjenta - Koordynatora świadectwa kontroli sprawozdań finansowych sporządzonego przez audytora, bądź w przypadku kiedy takie świadectwo nie jest wymagane zgodnie z GA lub
- 5 miesięcy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w GA - w przypadku sporządzania tego świadectwa przez CUPT.
3. Składając wniosek o płatność salda, Beneficjent – Koordynator poświadcza w formie pisemnej lub dokumentowej, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane we wniosku zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami GA oraz są odpowiednio udokumentowane. Beneficjent - Koordynator potwierdza, że wszystkie wygenerowane w ramach Projektu przychody zostały zadeklarowane.
4. Wraz z wnioskiem o płatność salda Beneficjent - Koordynator przedkłada do CUPT dokumenty niezbędne do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wniosku kosztów w formie dokumentowej, które nie zostały uprzednio przekazane do CUPT w tym:
1) dowody księgowe;
2) dowody zapłaty lub inne dokumenty poświadczające poniesienie kosztów;
3) umowy lub inne dokumenty, na podstawie których poniesione zostały wykazywane koszty;
4) protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń, dostarczenie towaru lub wykonanie prac/usługi.
5. Wniosek o płatność salda składany jest do CUPT i MFiPR w języku angielskim.
6. Do wniosku o płatność salda, Beneficjent - Koordynator dołącza również zestawienie potwierdzające poniesienie kosztów na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, podpisane przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta12.
7. Płatność salda należna Beneficjentom jest obliczana zgodnie z zasadami określonymi w GA.
8. W razie wystąpienia błędów, braków lub niejasności we wniosku o płatność salda, CUPT zwraca się do Beneficjenta – Koordynatora o wyjaśnienia, uzupełnienia lub dokonanie stosownej korekty, wskazując termin na przekazanie przez Beneficjenta - Koordynatora wyjaśnień lub poprawionej wersji wniosku. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości MFiPR.
9. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji wniosku o płatność salda, CUPT przekazuje wniosek o płatność salda do MFiPR wraz ze świadectwem kontroli sprawozdań finansowych, jeżeli jest ono wymagane, oraz z poświadczeniem, że koszty zadeklarowane we wniosku są rzeczywiste, kwalifikowalne i odpowiednio udokumentowane
10. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wniosek o płatność salda do MFiPR najpóźniej w terminie 40 dni roboczych przed końcowym terminem na przekazanie wniosku o płatność salda do KE/CINEA określonym w GA. Termin ten może zostać skrócony w uzasadnionych przypadkach, za uprzednią zgodą MFiPR.
11. MFiPR, weryfikując wniosek o płatność salda, może zwrócić się do Beneficjenta – Koordynatora o dokonanie korekt lub udzielenie wyjaśnień we wskazanym przez MFiPR terminie lub zatwierdzić przedmiotowy wniosek. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości CUPT.
12. CUPT lub MFiPR odmawiają zatwierdzenia kosztów poniesionych niezgodnie z zasadami kwalifikowalności.
13. W przypadku gdy Beneficjent – Koordynator nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, informuje o tym CUPT na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska. W przypadku utrzymywania się rozbieżności co do stwierdzonych naruszeń pomiędzy Beneficjentem – Koordynatorem i CUPT, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez MFiPR, który w tym celu oraz w zależności od charakteru sprawy może pozyskać opinię KE/CINEA lub właściwego organu krajowego.
12 Wykreślić, jeżeli nie dotyczy
14. Beneficjent – Koordynator ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie i przekazanie wniosku o płatność salda do KE/CINEA w terminie określonym w GA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie przedmiotowej dokumentacji przez CUPT i MF iPR.
15. Beneficjent- Koordynator, przekazując zatwierdzony przez MFiPR wniosek o płatność salda do KE/CINEA, korespondencję w tej sprawie przekazuje do wiadomości CUPT i MFiPR.
16. Informacja KE/CINEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o płatność salda lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta – Koordynatora niezwłocznie do wiadomości CUPT i MFiPR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/CINEA Beneficjent – Koordynator uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z CUPT i MFiPR
17. W przypadku, gdy saldo końcowe obliczone w ramach Projektu jest należne KE/ CINEA, Beneficjent - Koordynator zobowiązuje się zwrócić należną kwotę, na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez KE/CINEA, informując o tym fakcie MFiPR i CUPT. Beneficjent- Koordynator obowiązany jest przekazać skan otrzymanej z KE/CINEA noty obciążenio wej do CUPT i do wiadomości MFiPR w terminie do 2 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
§ 5.4
(Informacja kwartalna o Projekcie)
1. Informacja kwartalna o Projekcie zawiera dane finansowe i techniczne opisujące postęp w realizacji Projektu.
2. Beneficjent - Koordynator przygotowuje Informację kwartalną o Projekcie na wzorze formularza opracowanego przez MFiPR. W przypadku zmiany wzoru, dokonanej na co najmniej miesiąc przed terminem złożenia Informacji kwartalnej o Projekcie, Beneficjent-Koordynator zobowiązany jest do przygotowania Informacji kwartalnej o Projekcie w oparciu o aktualny wzór.
3. Beneficjent - Koordynator przekazuje Informację kwartalną o Projekcie do CUPT i do wiadomości MFiPR, w języku polskim w formie pisemnej lub dokumentowej oraz przekazuje wersję edytowalną dokumentu za pośrednictwem poczty elektronicznej najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego Informacja kwartalna o Projekcie dotyczy.
4. Pierwsza Informacja kwartalna o Projekcie obejmuje okres od początku realizacji Projektu do końca kwartału, w którym Umowa została zawarta. Ostatnia Informacja kwartalna o Projekcie składana jest za okres od pierwszego dnia następującego po ostatnim pełnym kwartale, do końca okresu, w którym Projekt powinien zostać zakończony zgodnie z GA. Beneficjent - Koordynator przekazuje ostatnią Informację kwartalną o Projekcie do CUPT oraz do wiadomości MFiPR najpóźniej w ostatnim dniu roboczym miesiąca następującego po kwartale kalendarzowym, w którym Projekt powinien zostać zakończony zgodnie z GA.
5. CUPT weryfikuje i zatwierdza otrzymaną Informację kwartalną o Projekcie w terminie 20 dni kalendarzowych od jej otrzymania, z zastrzeżeniem wystąpienia przypadków, o których mowa w ust. 6.
6. W razie wystąpienia wątpliwości, błędów lub braków w Informacji kwartalnej o Projekcie CUPT zwraca się do Beneficjenta - Koordynatora o wyjaśnienia oraz, jeśli konieczne, przekazanie poprawionej/uzupełnionej Informacji kwartalnej o Projekcie, wskazując termin na udzielenie odpowiedzi. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości MFiPR.
7. CUPT zatwierdza Informację kwartalną o Projekcie w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od Beneficjenta - Koordynatora poprawionej Informacji kwartalnej o Projekcie i przekazuje do Beneficjenta - Koordynatora Informację o wynikach weryfikacji Informacji kwartalnej o Projekcie, bądź w razie potrzeby powtarza postępowanie opisane w ust. 6.
8. Zatwierdzoną Informację kwartalną o Projekcie wraz z Informacją o wynikach weryfikacji Informacji kwartalnej o Projekcie CUPT przekazuje w formie pisemnej lub dokumentowej do wiadomości MFiPR. Informacja o wynikach weryfikacji Informacji kwartalnej zawiera wnioski z przeprowadzonej weryfikacji oraz w razie potrzeby zalecenia dla Beneficjenta – Koordynatora.
9. CUPT może uzupełniać i poprawiać Informację kwartalną o Projekcie w zakresie oczywistych omyłek o charakterze pisarskim lub rachunkowym, o czym informuje Beneficjenta - Koordynatora.
10. MFiPR wykorzystuje Informację kwartalną o Projekcie, w szczególności jako źródło informacji na temat postępu w realizacji Projektu i w każdym czasie może przekazywać do CUPT/Beneficjenta - Koordynatora zalecenia dotyczące treści kolejnych Informacji kwartalnych o Projekcie lub zwracać się o udzielenie wyjaśnień.
§ 5.5
(rachunkowość)
1. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest informować CUPT i MFiPR o wszelkich zmianach dotyczących rachunku bankowego dla Projektu, prowadzonego w euro dla potrzeb otrzymywania przekazywanych przez KE/CINEA płatności zaliczkowej, okresowej i salda, wskazanego w GA, w terminie 3 dni roboczych od dokonania zmiany.
2. Beneficjenci obowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu tak, aby była pełna możliwość identyfikacji wszelkich dokonywanych czynności, w tym operacji bankowych oraz do zapewnienia, że środki księgowane są zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§ 5.6
(postępowanie w przypadku uruchomienia procedury odzyskania środków przez KE/ CINEA)
1. W przypadku uruchomienia przez KE/CINEA procedury odzyskania środków na zasadach określonych w GA, Beneficjent – Koordynator informuje niezwłocznie CUPT oraz MFiPR o tym fakcie oraz o wszelkich działaniach podejmowanych przez KE/CINEA zmierzających do odzyskania środków.
2. W przypadku przesłania przez KE/CINEA Beneficjentowi – Koordynatorowi noty obciążeniowej w ramach procedury odzyskania środków na zasadach określonych w GA, Beneficjent - Koordynator, w
terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania noty obciążeniowej, informuje o tym fakcie CUPT oraz MFiPR, przekazując skan noty obciążeniowej, zgodnie z postanowieniami § 5.3 ust. 17.
3. Beneficjent – Koordynator informuje CUPT i MFiPR o zwrocie należnej KE/CINEA kwoty w związku otrzymaną notą obciążeniową w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania środków na odpowiedni rachunek bankowy wskazany w nocie obciążeniowej, przekazując potwierdzenie dokonania zwrotu środków do CUPT i MFiPR.
§ 6
Weryfikacja postępowań/aneksów do umów w sprawie zamówień publicznych
§ 6.1
1. CUPT prowadzi weryfikację ex ante zamówień/aneksów do umów z wykonawcą w zakresie poprawności stosowania procedury udzielenia zamówienia oraz weryfikację zgodności zamówień z GA.
2. Beneficjent - Koordynator przekazuje do CUPT w terminie do 5 dnia każdego miesiąca13 informację o planowanym przez Beneficjentów wszczęciu procedury udzielenia zamówienia w ramach projektu na formularzu opracowanym przez CUPT (tzw. tabela przetargowa).
3. Beneficjenci zobowiązani są do poddania się weryfikacji zgodności zamówień z GA zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i przed zmianą umowy z wykonawcą.
4. Beneficjenci zobowiązani są do poddania się weryfikacji ex ante zamówienia zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i przed zawarciem/ zmianą umowy z wykonawcą.
5. Beneficjentom nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze wobec CUPT lub MFiPR w przypadku, gdy instytucje kontrolujące lub inne uprawnione podmioty zgłoszą zastrzeżenia do prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub prawidłowości zmiany umowy z wykonawcą, uprzednio poddanych weryfikacji CUPT.
§ 6.2
1. Zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i przed zawarciem umowy z wykonawcą Beneficjent – Koordynator zobowiązany jest do przekazywania CUPT w formie dokumentowej kompletu dokumentacji związanej z procedurą udzielenia zamówienia. Obowiązek ten dotyczy dokumentacji dotyczącej postępowań prowadzonych w ramach realizacji Projektu przez Beneficjenta – Koordynatora oraz przez pozostałych Beneficjentów. W przypadku postępowań, które podlegają uprzedniej kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Beneficjenci zobowiązani są do przekazania do CUPT, w celu weryfikacji zgodności z GA, tylko opis przedmiotu zamówienia.
13 W przypadku, gdy wskazany termin jest dniem wolnym od pracy, informacja przekazywana jest w kolejnym dniu roboczym następującym po 5 dniu miesiąca.
2. Beneficjent - Koordynator zobowiązany jest do przekazywania do CUPT i MFiPR, w formie dokumentowej kopii umów z wykonawcą i aneksów do umów z wykonawcą oraz kopii wyników kontroli/postępowań prowadzonych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, po wyczerpaniu ścieżki odwoławczej i niezwłocznie po ich otrzymaniu.
3. Beneficjenci zobowiązani są do umożliwienia udziału przedstawiciela CUPT w pracach komisji przetargowej w charakterze obserwatora.
§ 6.3
1. CUPT, prowadząc weryfikację zgodności zamówień z GA oraz weryfikację ex- ante, o której mowa w § 6.1, jest uprawniony do opiniowania dokumentów przekazanych przez Beneficjenta - Koordynatora względem zgodności z GA oraz przepisami Pzp oraz do wydawania zaleceń w zakresie procedury udzielenia zamówienia przed podpisaniem umowy z wykonawcą.
2. W przypadku zamiaru wszczęcia postępowania Beneficjent- Koordynator przekazuje CUPT dokumenty do weryfikacji na co najmniej 30 dni kalendarzowych przed planowanym wszczęciem lub w terminie krótszym, o ile CUPT wyrazi na to zgodę.
3. CUPT informuje niezwłocznie o ewentualnym odstąpieniu od weryfikacji ex-ante, zaznaczając, że w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji od Beneficjenta – Koordynatora może zgłosić uwagi do zamówienia w zakresie jego zgodności z GA. W przypadku braku odstąpienia od weryfikacji ex-ante CUPT, w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji, przedstawia opinię zarówno w sprawie zgodności zamówienia z GA, jak i w sprawie stwierdzonych naruszeń. Wskazany 15-dniowy termin ulega wydłużeniu (biegnie na nowo) w przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta.
4. Wynik weryfikacji ex-ante przekazywany przez CUPT do Beneficjenta – Koordynatora i do wiadomości MFiPR zawiera ocenę naruszeń. W przypadku stwierdzenia istotnych naruszeń wynik taki może stanowić podstawę uznania wydatków za niekwalifikowalne.
5. W przypadku stwierdzenia naruszeń CUPT może zalecić Beneficjentowi ponowne przeprowadzenie odpowiednich czynności w ramach postępowania o udzielenie zamówienia i/lub poprawienie dokumentacji oraz ponowne jej przesłanie do CUPT.
6. Jeżeli stwierdzone przez CUPT naruszenia nie są istotne, CUPT może przekazać opinię o pozytywnym wyniku weryfikacji ex-ante pod warunkiem wprowadzenia przez Beneficjenta poprawek do dokumentacji bez konieczności jej ponownego przesyłania do CUPT. Beneficjent – Koordynator przekazuje CUPT informację o wprowadzeniu stosownych poprawek do dokumentacji.
7. W przypadku zamiaru zmiany umowy z wykonawcą (za wyjątkiem zmiany o charakterze wyłącznie formalnym), Beneficjent obowiązany jest do niezwłocznego przekazania do CUPT i do wiadomości MFiPR w formie dokumentowej projektu aneksu do umowy z wykonawcą wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego dla proponowanej zmiany umowy. CUPT w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji przedstawia Beneficjentowi opinię w sprawie zgodności z GA i stwierdzonych naruszeń oraz przekazuje ją do wiadomości MFiPR.
Wskazany 15-dniowy termin ulega wydłużeniu (biegnie na nowo) w przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta.
8. W przypadku, gdy Beneficjent nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, o których mowa w ust. 1-7, informuje o tym CUPT w formie pisemnej, wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska.
9. W przypadku utrzymywania się rozbieżności co do stwierdzonych naruszeń pomiędzy Beneficjentem i CUPT, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez MFiPR, które w tym celu oraz w zależności od charakteru sprawy może pozyskać opinię KE/ CINEA lub właściwego organu krajowego. Opinia KE/CINEA jest w takim przypadku decydująca.
§ 7
Informacja i promocja
1. Beneficjenci obowiązani są do zapewnienia odpowiedniej promocji pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu zgodnie z wymogami określonymi w GA, Umowie oraz wytycznych wydanych przez KE/CINEA oraz MFiPR, dotyczących działań informacyjno- promocyjnych dla projektów CEF. W szczególności Beneficjenci obowiązani są zaznaczyć w każdej publikacji nt. Projektu, że Projekt realizowany jest z wykorzystaniem środków CEF oraz umieścić logo CEF i znak barw Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Beneficjenci obowiązani są umożliwić przedstawicielom MFiPR, CUPT i KE/CINEA udział w każdym wydarzeniu informacyjno-promocyjnym realizowanym w projekcie CEF, wysyłając informację przynajmniej na 14 dni przed planowanym wydarzeniem, a w sytuacji, w której daty nie można ustalić z takim wyprzedzeniem, w możliwie najkrótszym terminie.
3. W celu zapewnienia odpowiedniej informacji na temat środków CEF przyznanych na realizację Projektu, Beneficjenci wyrażają zgodę na zamieszczenie informacji w serwisach internetowych oraz materiałach MFiPR lub CUPT.
4. Beneficjent - Koordynator w Informacji kwartalnej o Projekcie informuje o podjętych i planowanych działaniach dotyczących informowania opinii publicznej o realizacji Projektu z wykorzystaniem środków CEF.
§ 8
Zmiany w realizacji Projektu
§ 8.1
Beneficjent – Koordynator ma obowiązek uprzedniego uzgodnienia z MFiPR wniosku o zmianę GA.
§ 8.2
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje w formie pisemnej lub dokumentowej do MFiPR przygotowany na wzorze formularza opracowanego przez MFiPR wniosek o zmianę GA w języku angielskim najpóźniej w terminie 1 miesiąca przed ostatecznym terminem przekazania tego wniosku do KE/CINEA określonym w GA.
2. MFiPR w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku analizuje potrzebę zmiany i treść wniosku o zmianę GA, następnie informuje Beneficjenta - Koordynatora o ewentualnych uwagach i ustala termin na przekazanie poprawionego dokumentu lub informuje Beneficjenta - Koordynatora o braku uwag.
3. MFiPR uzgadnia wniosek o zmianę GA w formie pisemnej lub dokumentowej.
4. MFiPR może zwrócić się do CUPT o konsultację w sprawie przedstawionego przez Beneficjenta - Koordynatora wniosku o zmianę GA.
5. Beneficjent - Koordynator przekazuje uzgodniony z MFiPR wniosek o zmianę GA do KE/CINEA oraz do wiadomości CUPT i MFiPR.
6. Informacja KE/CINEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o zmianę GA lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości CUPT i MFiPR. W przypadku uwag KE/CINEA Beneficjent - Koordynator uzgadnia swoje stanowisko z MFiPR.
§ 8.3
Jeżeli zmiany postanowień GA wymagają wprowadzenia zmian w Umowie wprowadza się je w formie pisemnego aneksu do Umowy.
§ 9
Postanowienia końcowe
§ 9.1
(postanowienia w przypadku zawieszenia realizacji Projektu na mocy GA)
1. Beneficjent – Koordynator uzgadnia z MFiPR powiadomienie o zawieszeniu realizacji Projektu składane z inicjatywy Beneficjentów przed jego przekazaniem KE/CINEA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora powiadomienia od KE/CINEA o zamiarze zawieszenia realizacji Projektu, Beneficjent - Koordynator przygotowuje stanowisko w przedmiocie planowanego zawieszenia w uzgodnieniu z MFiPR. Ostateczne stanowisko
KE/CINEA w sprawie zawieszenia realizacji Projektu Beneficjent - Koordynator przekazuje niezwłocznie CUPT i MFiPR.
3. W okresie zawieszenia realizacji Projektu:
a) MFiPR, we współpracy z CUPT, monitoruje wypełnienie przez Beneficjentów warunków umożliwiających wznowienie realizacji Projektu;
b) MFiPR uzgadnia z Beneficjentem – Koordynatorem jego wniosek do KE/CINEA o wznowienie realizacji Projektu. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT;
c) postanowienia Umowy stosuje się z uwzględnieniem skutków zawieszenia realizacji Projektu, o których mowa w GA.
§ 9.2
(postanowienia w przypadku wypowiedzenia GA)
1. Beneficjent – Koordynator uzgadnia z MFiPR zamiar wypowiedzenia GA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora powiadomienia od KE/CINEA o zamiarze wypowiedzenia GA, Beneficjent - Koordynator przygotowuje stanowisko w uzgodnieniu z MFiPR. Ostateczne stanowisko KE/CINEA w sprawie wypowiedzenia GA Beneficjent - Koordynator przekazuje niezwłocznie CUPT i MFiPR.
3. W przypadku, gdy podjęto, pomimo wypowiedzenia GA, decyzję o dalszej realizacji Projektu, Strony podpisują aneks do Umowy określający warunki dalszej współpracy w celu realizacji Projektu.
4. W przypadku decyzji o zakończeniu realizacji Projektu, Strony podpisują aneks do Umowy określający warunki zakończenia realizacji Projektu.
§ 9.3
(forma przekazywania dokumentów, zmiany i termin obowiązywania Umowy)
1. Jeżeli Umowa nie określa w jakiej formie Strony przekazują sobie dokumenty, mogą czynić to w formie pisemnej lub dokumentowej
2. Równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej. Do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Xxxxxx informują się wzajemnie o swoich adresach do korespondencji elektronicznej oraz o ich zmianach.
4. Załączniki stanowią integralną część Umowy.
5. Zmiany postanowień Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i są wprowadzane w formie aneksu.
6. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa unijnego i krajowego.
7. Umowa została sporządzona w ……….. egzemplarzach, po jednym dla MFiPR, CUPT oraz każdego z Beneficjentów.
8. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia ostatniego podpisu.
9. Umowa wygasa w przypadku wypełnienia przez Strony wszelkich wynikających z niej zobowiązań, nie później niż po upływie 5 lat od daty otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora płatności salda lub do zakończenia wszelkich czynności związanych z rozpoczętymi w tym okresie w stosunku do Projektu kontrolą, audytem, odwołaniem, wizytą monitorującą, sporem lub dochodzeniem roszczeń, jeżeli nie zostały one zakończone w ww. terminie.
Skarb Państwa - Minister Funduszy i Polityki Regionalnej
……………………………………
Skarb Państwa - Centrum Unijnych Projektów Transportowych
……….………………………………………….
Beneficjent - Koordynator
………………………………………………...
Pozostały Beneficjent
………………………………………………….
Załączniki do Umowy:
1. ……………………… z dnia …- kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.
2. ……………………… z dnia …- kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.
3. ………………….……. z dnia ……………….…. - ………………………………………………………..
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Beneficjenta - Koordynatora do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
4. ………………… z dnia ……………………………………….- …………………………………………………
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Pozostałego Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
5. ……………………… z dnia …………………………………………………………………………
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Pozostałego Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz).