ZAPYTANIE OFERTOWE
WAG.2710.0054.2023 D2023.02.04127
Kalisz, dnia 16 lutego 2023 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE
Miasto Kalisz (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu na: „Sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla potrzeb Urzędu Miasta Kalisza”
1. Zamawiający:
Miasto Kalisz Xxxxxx Xxxxx 00
62-800 Kalisz Województwo: wielkopolskie Kraj: Polska
NIP: 000-000-00-00
Regon: 250855877
Wydział prowadzący sprawę: Wydział Administracyjno-Gospodarczy
2. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia:
2.1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł netto bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych).
2.2. Rodzaj zamówienia: dostawa.
3. Przedmiot zamówienia:
3.1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla bieżących potrzeb Urzędu Miasta Kalisza zgodnie z asortymentem określonym w „Formularzu cenowym” stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
3.2. Ilości artykułów określone w „Formularzu cenowym” są wielkościami prognozowanymi, podanymi w formie szacunku, których Zamawiający nie musi w całości zakupić.
3.3. Ceny jednostkowe netto podane w „Formularzu cenowym” przez Wykonawcę są niezmienne, obowiązują przez cały okres umowy i zawierają wszelkie koszty związane z realizacją dostawy, w tym koszty transportu loco siedziba Zamawiającego.
3.4. Sklep / punkt handlowy Wykonawcy nie może znajdować się dalej niż 15 km od granic miasta Kalisza.
4. Termin realizacji:
4.1. Dostawy będą realizowane od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2023 r.
4.2. Realizacja dostaw odbywać się będzie na podstawie zamówień częściowych, udzielanych każdorazowo według potrzeb Zamawiającego.
4.3. Realizacja zamówienia czȩściowego winna odbyć siȩ w terminie do 3 dni roboczych licząc od daty jego złożenia, dostarczonego do pomieszczeń Zamawiającego, mieszczących siȩ na Głównym Rynku 20 w Kaliszu.
4.4. Za wykonaną dostawȩ czȩściową Wykonawca wystawi każdorazowo fakturȩ zgodnie z cenami zawartymi w „Formularzu cenowym”.
5. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny oferty.
5.1. Przez Wykonawcȩ rozumie siȩ wyłącznie osobȩ, która złożyła ofertȩ.
5.2. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty bȩdzie siȩ kierował nastȩpującymi kryteriami: najniższa cena oferty brutto.
5.3. Ocenie podlegać bȩdzie wartość brutto zaproponowana przez Wykonawcȩ w „Formularzu ofertowym” – cena oferty. Wartość ta powinna wynikać i zostać przeniesiona z „Formularza cenowego” z pozycji „Wartość brutto razem”.
5.4. Zaproponowana przez Wykonawcȩ w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszelkie koszty wykonania zadania. Ryzyko błȩdnej kalkulacji ceny w ofercie obciąża Wykonawcȩ.
5.5. W toku badania ofert Xxxxxxxxxxx może żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
5.6. O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postȩpowania Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
5.7. Zamawiający nie bȩdzie rozpatrywał ofert:
- niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt. 6 zapytania ofertowego;
- złożonych po terminie, o którym mowa w pkt. 7.1. zapytania ofertowego;
- niespełniających innych warunków, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym.
5.8. Zamawiający odrzuci ofertȩ złożoną przez Wykonawcȩ, który podlega wykluczeniu z postȩpowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainȩ oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835).
6. Opis sposobu obliczenia ceny i przygotowania oferty:
6.1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertȩ na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z „Formularzem cenowym”, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
6.2. Wykonawca zobowiązany jest do podania w „Formularzu cenowym” cen i wyliczenia wartości zgodnie ze wskazówkami zawartymi w pierwszym wierszu tabeli i pod tabelą oraz poniżej.
6.3. Cenȩ ofertową należy wyliczyć w sposób nastȩpujący: w tabeli w „Formularzu cenowym” należy podać oferowaną przez Wykonawcȩ cenȩ jednostkową netto dla każdej pozycji, a nastȩpnie dokonać wyliczenia wartości netto dla każdej pozycji. Otrzymane wartości netto należy zsumować, a otrzymaną wartość wpisać do pozycji „Razem wartość netto”.
W ostatnim wierszu tabeli „Wartość brutto razem” Wykonawca do wyliczonej wartości netto dodaje podatek VAT w wysokości 23% - otrzymaną w ten sposób wartość brutto należy
przenieść i wpisać do „Formularza oferty”, bȩdzie ona podlegać ocenie w kryterium najniższej ceny. W przypadku rozbieżności za właściwą uzna siȩ prawidłowo wyliczoną wartość zawartą w „Formularzu cenowym”.
6.4. Ceny należy podać w PLN, z dokładnością jedynie do dwóch miejsc po przecinku (co do grosza zgodnie z polskim systemem płatniczym), dokonując ewentualnych zaokrągleń według zasady matematycznej, iż końcówki poniżej 0,5 grosza pomija siȩ, a końcówkȩ 0,5 grosza zaokrągla siȩ do 1 grosza.
6.5. Zaproponowana przez Wykonawcȩ w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszystkie koszty wykonania dostawy, w tym koszty transportu loco siedziba Zamawiającego.
6.6. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertȩ. Złożenie przez tego samego Wykonawcȩ wiȩcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez niego.
6.7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert czȩściowych, równoważnych i wariantowych.
6.8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postȩpowania.
6.9. Ofertȩ oraz wszelkie dokumenty z nią składane należy przygotować w jȩzyku polskim w formie pisemnej, w sposób czytelny, trwały.
6.10. Oferta musi być podpisana przez osobȩ uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze) posiadającą stosowne pełnomocnictwo (które w takim przypadku należy dołączyć do oferty). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikacjȩ podpisującego (dopuszczalny podpis z pieczątką imienną).
6.11. Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym i odpowiadać jego treści.
6.12. Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
6.12.1. ofertȩ na „Formularzu Oferty”, którego wzór stanowi złącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
6.12.2. „Formularz cenowy”, którego wzór stanowi złącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
7. Termin i miejsce składania ofert:
7.1. Pisemną ofertȩ wraz z formularzem cenowym i formularzem oferty należy złożyć w zaklejonej kopercie z podaną nazwą i adresem wykonawcy, opatrzoną napisem: Oznaczenie sprawy: WAG.2710.0054.2023 „Oferta na sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla potrzeb Urzędu Miasta Kalisza” (nie otwierać przed terminem otwarcia ofert)
Należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27.02.2023 r. do godziny 11:00 w Sekretariacie Wydziału Administracyjno-Gospodarczego pokój nr 50 mieszczący siȩ na II piȩtrze budynku Xxxxxx Miasta Kalisza, Xxxxxx Xxxxx 00.
7.2. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona.
7.3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania lub braku na opakowaniu którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny adres Zamawiającego.
7.4. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
7.5. Termin dostarczenia (złożenia) pisemnej oferty Zamawiającemu jest jej wpływ do miejsca oznaczonego przez Zamawiającego jako miejsce składania ofert (a nie np. Kancelaria Ogólna Xxxxxx Miasta Kalisza lub inny sekretariat działający w strukturze organizacyjnej Zamawiającego).
8. Termin i miejsce otwarcia ofert:
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 27.02.2023 r. o godzinie 11:15 w pokoju nr 50 mieszczącym siȩ na II piȩtrze budynku Xxxxxx Miasta Kalisza, Xxxxxx Xxxxx 00 (Wydział Administracyjno- Gospodarczy).
9. Projekt umowy.
Projekt umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
10. Wycofanie lub zmiana złożonej oferty.
10.1. Złożenie oferty, jej wycofanie i zmiana może nastąpić jedynie w formie pisemnej. Złożenie tych pism w innej formie nie wywołuje jakichkolwiek skutków prawnych.
10.2. Wykonawca może wycofać złożoną ofertȩ pod warunkiem złożenia Zamawiającemu przed upływem terminu do składania ofert pisemnego oświadczenia w tej sprawie.
10.3. W przypadku, gdy Wykonawca chce dokonać zmiany, modyfikacji, uzupełnienia złożonej oferty, może tego dokonać wyłącznie przed upływem terminu do składania ofert. Pisemne oświadczenie w tej sprawie wraz ze zmianami musi zostać dostarczone Zamawiającemu w zamkniȩtej kopercie oznakowanej jak oferta, z dodatkowym widocznym napisem „Zmiana oferty”. Koperty tak oznakowane zostaną otwarte po otwarciu koperty z ofertą Wykonawcy, której zmiany dotyczą.
11. Informacje o sposobie porozumiewania się.
11.1. Zamawiający dopuszcza przekazywanie korespondencji tj. oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji pisemnie oraz dopuszcza możliwość porozumiewania siȩ drogą elektroniczną na adres e-mail: xxx@xx.xxxxxx.xx.
11.2. W przypadku otrzymania przez Wykonawcȩ pisma od Zamawiającego nieczytelnego, o nie pełnej treści itp. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić o tym niezwłocznie Zamawiającego.
11.3. Korespondencjȩ należy kierować na adres: Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza, Xxxxxx Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, godziny pracy od poniedziałku do piątku od 730 do 1530.
11.4. Osobą uprawioną do porozumiewania siȩ z Wykonawcami jest : Starszy specjalista Xxxxxx Xxxx tel: (00) 000 00 00, e-mail: xxxxx@xx.xxxxxx.xx; Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza Główny Xxxxx 00, xxxxx xx 00x.
11.5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających siȩ o zamówienie, korespondencja prowadzona bȩdzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
12. Informacje dodatkowe:
12.1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, powiadomiony bȩdzie pisemnie lub telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umowy.
12.2. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy na warunkach podanych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
12.3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla siȩ od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie Zamawiający może wybrać ofertȩ najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
12.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia niniejszego postȩpowania na każdym etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, bez podania przyczyn, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.
12.5. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych, które nie ma zastosowania do niniejszego postȩpowania (art. 2 ust. 1 pkt. 1 Pzp).
12.6. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.
12.7. Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
12.8. Nie prowadzi siȩ indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
12.9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału z niniejszym zapytaniu ofertowym.
13. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia
13.1. Administratorem danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego bȩdzie działający w imieniu zamawiającego – Miasta Kalisz jego organ wykonawczy Prezydent Miasta Kalisza. Z administratorem można kontaktować siȩ:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Xxxxxx Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx;
- telefonicznie: +48 62 / 765 4300 lub
- e-mailowo: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
13.2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Z Inspektorem można kontaktować siȩ we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Xxxxxx Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,
- telefonicznie: +48 62/ 765 43 56 lub
- e-mailowo: xxx@xx.xxxxxx.xx.
13.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym
„Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty
stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” (do niniejszego postȩpowania nie stosuje siȩ przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postȩpowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanej dalej „RODO” oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjȩcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
13.4. Odbiorcy danych osobowych
Pozyskane w ramach prowadzonego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostȩpnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postȩpowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostȩpnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom.
Ograniczenie dostȩpu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostȩpie do informacji publicznej o ile ich udostȩpnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postȩpowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostȩpnionych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania siȩ z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
13.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W związku z jawnością postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostȩp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia
11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostȩpie do informacji publicznej.
13.6.Okres przechowywania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdą przechowywane przez czas trwania niniejszego postȩpowania, a nastȩpnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień
współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.
13.7. Praw osób, których dane dotyczą.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują nastȩpujące prawa:
1) prawo dostȩpu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;
3) prawo do usuniȩcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie nastȩpuje w celu wywiązania siȩ z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy;
4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych (na adres Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
13.8. Informacja o wymogu podania danych.
Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postȩpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postȩpowaniu.
Naczelnik Wydziału Administracyjno - Gospodarczego
/-/
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxxxx
Załączniki:
1. Formularz oferty – do wypełnienia,
2. Formularz cenowy – do wypełnienia;
3. Projekt umowy.