ZARZĄDZENIE NR 167 / 2015
ZARZĄDZENIE NR 167 / 2015
Dyrektora Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu
z dnia 17.12.2015 r.
w sprawie: wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Zarządzie Nieruchomości Miejskich w Brzegu .
Na podstawie:
1. art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zmianami),
2. art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zmianami),
zarządzam co następuje :
§ 1
Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Zarządzie Nieruchomości Miejskich w Brzegu, zwany dalej „Regulaminem” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, wszczęte przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia prowadzone są wg dotychczasowego regulaminu.
§ 3
Traci moc Zarządzenie nr 44/2010 Dyrektora Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu z dnia 18 sierpnia 2010r.
§ 4
Zobowiązuję wszystkich pracowników biorących udział w realizacji zamówień publicznych do przestrzegania zasad ustalonych w Regulaminie.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.01.2016 r.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 167 / 2015 Dyrektora Zarządu Nieruchomości Miejskich z dnia 17.12.2015r.
REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOSCI KWOTY 30 000 EURO
§ 1
1. Regulamin niniejszy określa wewnętrzną organizację:
1) przygotowania i przeprowadzenia postępowania w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub części ze środków publicznych;
2) zasad udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej do 30 000 EURO,
3) planowania zamówień publicznych, pracy Komisji Przetargowej,
4) unieważnienia postępowania,
5) zawierania umów w sprawach zamówień publicznych,
6) sporządzania i przekazywania sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.
2. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają w szczególności z przepisów:
1) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą” (tekst jedn. Dz. U z 2013 r., poz. 907 ze zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych,
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U z 2013 r., poz. 885 ze zm.),
3) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn. Dz. U z 2013 r., poz. 168 ze zm.)
4) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz. U z 2014 r., poz. 121 ze zm.),
5) statutu Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu,
6) regulaminu organizacyjnego Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu.
3. Regulamin stosuje się do zamówień publicznych, których wartość szacunkowa określona na podstawie od art. 32 do art. 35 pzp nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 pzp.
4. Postanowień niniejszego Regulaminu nie stosuje się do wydatków związanych z realizacją zamówień, których przedmiotem są:
1) zakupy publikacji książkowych, czasopism i gazet,
2) szkolenia pracowników,
3) zakupy materiałów i urządzeń niezbędnych do bieżącego utrzymania pomieszczeń i budynków Zarządu,
4) zakupy olejów, paliw i drobnych akcesoriów,
5) zakup pieczątek,
6) zakup akcesoriów komputerowych,
7) zakup mebli,
8) usługi odbioru i wywozu odpadów z siedziby Zarządu przy ul. B. Chrobrego 32,
9) wydatki związane z realizacją zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
5. Zwolnienia, o których mowa w ust. 4 mają zastosowanie jedynie do wydatków, których łączna wartość w poszczególnych kategoriach nie przekracza kwoty 30 000 euro w okresie roku kalendarzowego, a wydatkowane są na podstawie umowy, zlecenia lub faktury/rachunku.
§ 2
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1. Cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach,
2. Dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu,
3. Kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Dyrektora lub inna osobę, której powierzył wykonywanie czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego,
4. Dziale /Sekcji- należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Zarządu Nieruchomości Miejskich,
5. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu jako kierownika jednostki zamawiającej lub innego pracownika Zarządu, któremu Dyrektor powierzył pisemne wykonanie zastrzeżonych dla niego czynności,
6. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Zarząd Nieruchomości Miejskich,
7. Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która
ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia,
8. Wartości zamówienia – jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, w sposób określony w art. 32-35 ustawy pzp,
9. Zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatnie zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
§ 3
1. Za funkcjonowanie systemu zamówień publicznych w Zarządzie Nieruchomości Miejskich w Brzegu odpowiada Zamawiający – Dyrektor Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu.
2. Dyrektor może powierzyć wykonywanie czynności w zakresie zamówień publicznych innym pracownikom ZNM.
3. Do czynności zastrzeżonych dla Dyrektora ZNM należy:
1) powoływanie i odwoływanie członków Komisji Przetargowej,
2) powołanie biegłych (z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej),
3) zatwierdzanie trybu udzielenia zamówienia,
4) na wniosek komisji przetargowej:
a) wykluczenie Wykonawcy lub odrzucenie jego oferty,
b) wybór najkorzystniejszej oferty,
c) unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
d) zatwierdzanie odpowiedzi na wszelkie pisma złożone w toku postępowania,
5) podpisywanie innych dokumentów przetargowych (protokół, ogłoszenie, plan zamówień, siwz)
6) zawieranie umów o udzielenie zamówienia oraz ewentualnych aneksów do nich.
§ 4
1. Do przygotowania merytorycznego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób określony w niniejszym Regulaminie zobowiązani są pracownicy Sekcji i Działów, określonych w regulaminie organizacyjnym ZNM tj.:
1) Kierownik lub inspektor Działu Cmentarzy i Nieruchomości Gruntowych,
2) Z – ca Dyrektora - Kierownik, Z – ca Kierownika lub inspektor Działu Zarządzania Budynkami i Lokalami,
3) Inspektor nadzoru inwestorskiego,
4) Inspektor ds. sprzedaży nieruchomości i kontroli,
5) pracownik Sekcji Organizacyjno – Administracyjnej.
2. Przeprowadzenie postępowania, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę
3.000 euro, należy do upoważnionych pracowników ZNM – specjalisty ds. zamówień publicznych oraz do Komisji Przetargowej.
3. ZNM realizuje zamówienia na podstawie własnego planu finansowego.
PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ
§ 5
1. Sporządzenia planów zamówień publicznych dokonuje się w oparciu o identyfikację potrzeb uwzględnionych w planie wydatków budżetowych.
2. W planie zamieszcza się informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, jego wartości i terminu realizacji.
3. Podstawą podejmowania działań w zakresie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 3000 euro są cząstkowe plany zamówień publicznych opracowane przez działy/sekcje na okres roku kalendarzowego z uwzględnieniem podziału:
1) powyżej 3000 euro do 15000 euro,
2) powyżej 15000 euro do 30000 euro,
3) powyżej 30000 euro,
4. Plany należy sporządzić z uwzględnieniem grup i kategorii na dostawy lub usługi:
1) dostawy winny być zsumowane w ramach danej grupy określonej w rozporządzeniu nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 74 z 15 marca 2008r.),
2) usługi winny być zsumowane w ramach danej kategorii Centralnej Klasyfikacji Produktów (CPC) określonej w zał. Nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień,
5. Dla robót budowlanych działy/sekcje powinny posiadać dokumenty określające przedmiot zamówienia zgodnie z prawem budowlanym i przepisami wykonawczymi (np. przedmiar robót, kosztorys inwestorski oraz dokumentację projektową),
6. Plany, o których mowa w ust. 3 pkt. 1, 2 i 3 sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu składają osoby wymienione w § 4 ust. 1 do specjalisty ds. zamówień publicznych – w terminie do 30 dni od otrzymania informacji z Urzędu Miasta o uchwaleniu budżetu miasta na dany rok i zadaniach realizowanych przez ZNM.
7. Plany roczne zamówień publicznych sporządza specjalista ds. zamówień publicznych. Plany podzielone będą na cztery plany kwartalne w
zależności od wnioskowanego terminu dokonania zamówienia publicznego,
8. Plany zatwierdza Dyrektor ZNM.
PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWAŃ
§ 6
1. Pracownicy, o których mowa w § 4 ust 1, wnioskują o wszczęcie postępowania i realizują zawartą w wyniku jego rozstrzygnięcia umowę, odpowiadają za przygotowanie merytoryczne części postępowania i za kompletny pod względem merytorycznym wniosek rozpoczynający procedurę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Pracownicy wymienieni w § 4 ust.1 zobowiązani są do:
1) prowadzenia na bieżąco rejestrów wydatków według grup i kategorii zamawianych dostaw lub usług, oraz oddzielnie robót budowlanych,
2) prowadzenia rejestru zamówień zawierającego podstawowe informacje o przedmiocie zamówienia , w tym co najmniej:
- data udzielenia zamówienia,
- przedmiot zamówienia,
- wartość zamówienia w złotych i euro,
- nazwa i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano,
- data realizacji umowy,
- realizacja płatności,
- forma i wysokość wniesionego zabezpieczenia wykonania umowy,
- terminy zwrotu zabezpieczenia.
3. Specjalista ds. zamówień publicznych gromadzi oraz sporządza pełną dokumentację prowadzonych postępowań w tym zbiorcze rejestry oraz sprawozdania dotyczące udzielonych zamówień za rok poprzedni, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 niniejszego Regulaminu.
4. Sprawozdanie roczne w/g urzędowego wzoru o udzielonych zamówieniach specjalista ds. zamówień publicznych przekazuje Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
§ 7
1. Do obowiązków pracowników, dla których zamówienie będzie realizowane, należy sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na druku stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Na podstawie kompletnego wniosku specjalista ds. zamówień publicznych sporządza projekt siwz lub innych dokumentów, w terminie do 14 dni od daty jego złożenia (w formie pisemnej i elektronicznej).
3.Wniosek (zgodny z planem zamówień) winien zawierać w szczególności:
1) określenie przedmiotu zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy, zgodnie z art.30 ustawy. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Opisując przedmiot zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, należy wskazać, że dopuszcza się rozwiązania równorzędne opisywanym. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równorzędne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.
Możliwe jest odstąpienie od opisu jak wyżej, jeżeli przedmiot zamówienia zostanie dokładnie opisany poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych (w tym np. opis oddziaływania na środowisko).
Roboty budowlane, zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych opisuje się, zgodnie z obowiązującymi ustawami: prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, oraz z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2.09.2004r. w sprawie szczegółowego zakresu i form dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonaniami i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno- użytkowego ( Dz. U. z 2004,Nr 202, poz. 2072 z późn. zm,)
2) określenie wartości zamówienia (z należytą starannością zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych):
Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:
a) kosztorysu inwestorskiego sporządzonego na etapie opracowania dokumentacji projektowej robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (jeżeli przedmiotem jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego),
b) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno- użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy prawo budowlane,
Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jeżeli przed miotem zamówienia są roboty budowlane.
Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenia , jednostka składająca wniosek dokonuje zmiany wartości zamówienia i informuje o tym fakcie pisemnie Dyrektora ZNM, Głównego Księgowego, Przewodniczącego Komisji Przetargowej oraz specjalistę ds. zamówień publicznych.
Prowadzący postępowanie nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą, dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.
3) określenie wysokości środków jakie zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
4) zgłoszenie przedstawicieli jednostki – do prac Komisji Przetargowej,
5) warunki płatności,
6) inne ważne zdaniem składającego wniosek informacje w tym:
- udział podwykonawców ( z dokładnym określeniem, jakie branże są zastrzeżone wyłącznie dla wykonawcy),
7) podpisy :
- osób wymienionych w § 4 ust. 1, Głównego Księgowego oraz Dyrektora ( lub innych upoważnionych osób),
4.Wraz z wnioskiem pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 1 , przekazują specjaliście ds. zamówień publicznych:
1) wzór umowy zatwierdzony przez radcę prawnego,
2) w przypadku robót budowlanych dokumenty wynikające z przepisów prawa o których mowa w ust 3 pkt. 1 tego paragrafu.
5.Wnioski wraz z pozostałymi dokumentami (umowy, plany) należy przekazywać specjaliście ds. zamówień publicznych w formie pisemnej i elektronicznej (dokumentację o której mowa w ust 3 pkt 1 wyłącznie pliki w formacie PDF).
6.W przypadku niestarannego wypełnienia wniosku lub braku pozostałych dokumentów, o których mowa wyżej, specjalista ds. zamówień publicznych odsyła zgłoszenie celem uzupełnienia danych w terminie 7 dni.
7. Ponadto do obowiązków pracowników składających wniosek należy:
1) sprawdzanie ofert pod względem merytorycznym oraz sporządzanie pisemnej opinii w tym zakresie,
2) opracowywanie pisemnych propozycji odpowiedzi na odwołania dot. przedmiotu zamówienia, warunków udziału lub kryteriów oceny ofert przez osobę opisującą przedmiot zamówienia oraz ustalającą warunki udziału lub kryteria oceny ofert,
3) wykonywanie czynności związanych ze zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
4) realizacja płatności,
5) nadzór nad wykonaniem umowy,
6) konsultacja z radcą prawnym zakresu i trybu ewentualnych zmian wprowadzanych do zawartych umów.
§ 8
1. Oferty przyjmuje się w sekretariacie ZNM.
2. Przyjmując zakopertowaną ofertę pracownik sekretariatu potwierdza fakt przyjęcia koperty opatrzonej napisem: "Oferta przetargowa na zadanie p.n.:
................." odnotowując datę i godzinę jej przyjęcia, które następnie wyznaczają kolejność ich otwarcia. Oferty pracownik sekretariatu rejestruje i przechowuje.
3. W dniu otwarcia ofert pracownik sekretariatu przekazuje oferty sekretarzowi komisji przetargowej.
§ 9
1. Do obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych, któremu powierzono czynności związane z przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, należy:
1) przyjmowanie od pracowników, o których mowa w § 4 ust 1 zgłoszeń o udzielenie zamówienia publicznego, sporządzonych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu (dot. zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy pzp tj powyżej równowartości 30000 euro) oraz załącznik nr 5 do Regulaminu (dot. zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy pzp tj. powyżej 3000 euro do 15 000 euro i powyżej 15 000 euro do 30000 euro),
2) sprawdzanie kompletności wniosku, w przypadku stwierdzonych w nim braków wnioskowanie o jego uzupełnienie,
3) weryfikacja wniosków co do zapisów w nich ujętych,
4) opracowanie , w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku o wszczęcie postępowania, projektu siwz lub innych dokumentów wymaganych przy udzielaniu zamówienia w trybie, do którego nie ma zastosowania obowiązek opracowania siwz oraz ogłoszenia o zamówieniu
5) dokonywanie ogłoszeń o zamówieniach, o których mowa w ustawie pzp w miejscu i formach określonych w ustawie pzp,
6) zamieszczanie ogłoszeń o przetargach na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej,
7) przygotowanie dokumentów do pracy komisji przetargowej oraz organizowanie posiedzeń,
8) przygotowywanie propozycji odpowiedzi na odwołania w porozumieniu z właściwymi sekcjami, działami lub samodzielnymi stanowiskami pracy oraz występowanie o pisemną opinię prawną do radcy prawnego w przypadku spraw skomplikowanych i budzących wątpliwości prawne,
9) sporządzanie pełnej dokumentacji przetargowej, o której mowa w ustawie i przepisach wykonawczych, (a w szczególności wraz z rozpoczęciem postępowania sporządzanie na bieżąco protokołu z postępowania).
10) sporządzanie rocznych planów zamówień oraz rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach,
11) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przetargowej umożliwiającej kontrolę przebiegu postępowania,
12) wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów dot. zamówień publicznych.
13) przeprowadzenie postępowania na podstawie złożonych zgłoszeń o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 3000 euro do 30 000 euro w trybie określonym Regulaminem.
2. Specjalista ds. zamówień publicznych prowadzi następujące rejestry dot. zamówień:
1) postępowań prowadzonych w trybie ustawy pzp,
2) postępowań o wartości powyżej 3000 euro do 30000 euro prowadzonych w trybie Regulaminu,
3) postępowań o wartości do 30000 euro zwolnionych przez Dyrektora ZNM ze stosowania Regulaminu,
4) umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań o zamówienie publiczne objętych obowiązkiem stosowania przepisów ustawy pzp,
5) zawartych umów, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy pzp o wartości do 30000 euro
KOMISJA PRZETARGOWA
Regulamin pracy
§ 10
1. Dyrektor ZNM powołuje komisję przetargową odrębnym zarządzeniem, jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość 15000 euro.
2. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.
3. Skład osobowy komisji jest stały przez cały czas trwania postępowania przetargowego, o ile nie staną na przeszkodzie trudności obiektywne.
4. W skład komisji przetargowej powinni wchodzić pracownicy merytoryczni z dziedziny stanowiącej przedmiot zamówienia, zdolni w oparciu o wykształcenie i posiadane doświadczenie ocenić wartość ofert oraz specjalista ds. zamówień publicznych.
5. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie i obiektywnie, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.
6. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji dotyczących złożonych ofert – do upływu terminu składania ofert, oraz z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert
7. Powołując komisję przetargową Dyrektor wskazuje przewodniczącego komisji, zastępcę przewodniczącego oraz sekretarza komisji.
8. Pracą komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należy w szczególności:
1) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
2) podział prac między członków komisji przetargowej,
3) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
4) odebranie od członków komisji oraz Dyrektora ZNM pisemnych oświadczeń o treści wymaganej przepisami art. 17 ust 2 ustawy pzp. W przypadku ujawnienia się w toku prowadzonego postępowania okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzednim członek komisji jak również Dyrektor obowiązani są niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem osób podlegających wyłączeniu ulegają powtórzeniu, na zasadach określonych w ustawie,
5) informowanie na bieżąco Dyrektora ZNM o przebiegu pracy komisji, w tym również w przypadku nie wywiązywania się przez członka komisji przetargowej z obowiązków przewidzianych przepisami ustawy oraz postanowieniami niniejszego zarządzenia,
6) w okresie nieobecności przewodniczącego zastrzeżone dla niego czynności wykonuje zastępca przewodniczącego, lub osoba wskazana odrębnym zarządzeniem.
9. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez Komisję wymagana jest obecność co najmniej 3 członków Komisji, w tym Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego Komisji.
10.Komisja przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów.
11.Członek komisji przetargowej nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania.
12.Sekretarz Komisji Przetargowej dokumentuje prace Komisji w formie protokołów z posiedzeń oraz zapewnia formę pisemną postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy pzp, a w przypadku zamówień o wartości powyżej 3000 euro do 30000 euro wg postanowień niniejszego Regulaminu.
§ 11
1. Przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego komisja przetargowa w szczególności:
1) dokonuje otwarcia ofert,
2) przygotowuje projekty wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji udostępnianej Wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym się ubiegać o udzielenie zamówienia publicznego,
3) wnioskuje o wprowadzenie zmian do dokumentacji, o której mowa w pkt. 2, a w szczególności do siwz,
4) wnioskuje o przedłużenie terminu składania ofert w przypadkach określonych w przepisach ustawy pzp
5) przyjmuje i ewidencjonuje złożone oferty oraz dba o zapewnienie ich nienaruszalności,
6) prowadzi negocjacje z Wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą,
7) dokonuje oceny ofert oraz wnioskuje o wykluczenie Wykonawców w przypadkach określonych ustawą,
8) wnioskuje o odrzucenie oferty w przypadkach określonych w ustawie,
9) ocenia, na podstawie przyjętych kryteriów, oferty nie podlegające odrzuceniu,
10) wnioskuje o wystąpienie do Wykonawców z żądaniem pisemnego udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert,
11) wnioskuje do Wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach przewidzianych w ustawie pzp,
12) dokonuje poprawek w ofertach na zasadach przewidzianych w ustawie, informuje Wykonawców o dokonanych poprawkach oraz wzywa Wykonawców do wyrażenia zgody na poprawienie omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacja istotnych warunków zamówienia, niepowodujących istotnych zmian w treści,
13) prowadzi – w uzasadnionych przypadkach – postępowanie mające na celu ustalenie, czy oferta zawiera rażąco niską cenę
14) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie,
15) prowadzi postępowanie odwoławcze w zakresie obowiązków Zamawiającego.
2. Dyrektor może także powierzyć komisji przetargowej dokonanie innych, niż określone powyżej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
3. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor ZNM, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej może powołać biegłych.
4. Komisja przetargowa działa do momentu zakończenia postępowania.
5. Wyniki prac komisji z przebiegu postępowania w zakresie propozycji wyboru Wykonawcy, opisane w odpowiednich protokołach z postępowania, zatwierdza Dyrektor ZNM.
§ 12
W części jawnej postępowania o udzielenie zamówienia Komisja Przetargowa wykonuje następujące czynności:
1) bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
2) informuje zebranych na otwarciu Wykonawców o ilości ofert, które wpłynęły w wymaganym terminie,
3) stwierdza, czy są one nienaruszone (zamknięte) i opieczętowane,
4) otwiera oferty w miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu o zamówieniu (zaproszeniu).
§ 13
Specjalista ds. zamówień publicznych podaje do wiadomości wszystkich zebranych następujące informacje poprzez odczytanie:
1) numeru oferty nadanego według daty i godziny wpływu do siedziby Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy,
2) cenę oferty lub czynniki cenotwórcze, a także termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności zawarte w ofercie.
§ 14
1. Przewodniczący Komisji pyta obecnych na otwarciu ofert Wykonawców, czy do tej części postępowania mają jakieś uwagi lub składają dodatkowe oświadczenia. Jeśli tak, to treść dodatkowych oświadczeń wpisuje się do protokołu.
2. Po wyczerpaniu powyższych czynności przewodniczący zamyka część jawną postępowania.
§ 15
Po otwarciu ofert specjalista ds. zamówień publicznych wnioskuje do właściwej sekcji/działu lub pracownika zajmującego samodzielne stanowisko o dokonanie oceny i sprawdzenia złożonych ofert pod względem merytorycznym, w szczególności w zakresie zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz spełnienia warunków udziału oraz innych zapisów siwz w przypadku, gdy przedmiot zamówienia tego wymaga. Ocena ta ma być przygotowana na piśmie i podpisana przez Kierownika sekcji/działu lub innego pracownika ZNM.
§ 16
1. W części niejawnej przetargu Komisja dokonuje badania i oceny ofert z punktu widzenia ich zgodności z ustawą oraz specyfikacją istotnych warunków zamówienia ( w przypadku postępowań o wartości powyżej 30000 euro) i zaproszeniem do złożenia propozycji cenowych (w przypadku postępowań o wartości powyżej 3000 euro do 30000euro).
2. Komisja ustala czy oferta zawiera:
- oczywiste omyłki pisarskie,
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
- inne omyłki polegające na niezgodności ofert ze siwz, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty.
3. W trakcie badania ofert Xxxxxxx przetargowa ustala konieczność zwrócenia się do Wykonawcy z żądaniem pisemnego udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty lub jej uzupełnienia. Adnotacje o powyższym są dokonywane w treści protokołu z posiedzenia komisji.
§ 17
Po dokonaniu przez Komisję wyboru najkorzystniejszej oferty, specjalista ds. zamówień publicznych:
a) przygotowuje niezwłocznie zatwierdzone przez Dyrektora ZNM zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty dla wszystkich
Wykonawców biorących udział w postępowaniu, wskazując firmę (nazwę) i siedzibę tego Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz pozostałe informacje zgodnie z wymogami ustawy,
6. w przypadku postępowań o wartości powyżej 30000 euro, zamieszcza na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń informację o rozstrzygnięciu postępowania, zgodnie z wymogami ustawy Pzp.
§ 18
1. Zamówienie udzielane jest Wykonawcy, który przedłożył najkorzystniejszą ofertę.
2. Podpisana umowa musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia podanym w zaproszeniu i w złożonej ofercie.
3. Do podpisywania umów upoważniony jest Dyrektor lub inne osoby upoważnione.
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI POWYŻEJ 3000 EURO DO
30000 EURO
§ 19
1. Przy udzielaniu zamówień i konkursów, o których mowa w art.4 pkt 8 ustawy pzp tj. o wartości do 30000 euro dla dostaw lub usług tego samego rodzaju w ciągu roku kalendarzowego oraz robót budowlanych nie stosuje się ustawy – prawo zamówień publicznych. Zasady postępowania dotyczące zamówień wyłączonych ustawą pzp tj. o wartości powyżej 3000 euro do 15000 euro i powyżej 15000 euro do 30000 euro określa Regulamin.
2. Podstawą wydatkowania środków publicznych o których mowa wyżej jest plan wydatków budżetowych ZNM na dany rok kalendarzowy, plany zamówień, o których mowa w § 5 oraz przygotowany z należytą starannością, opis przedmiotu zamówienia.
3. Procedurę wydatkowania środków rozpoczyna opracowanie przez pracownika merytorycznego realizującego dane zadanie wniosku/zgłoszenia o zamiarze realizacji zamówienia o wartości powyżej 3000 euro do 30000 euro wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
4. Do obowiązków pracownika opracowującego wniosek/zgłoszenie należy w szczególności
1) opracowanie przedmiotu zamówienia,
2) oszacowanie wartości zamówienia z należytą starannością,
3) przeprowadzenie analizy rynku potencjalnych Wykonawców,
4) opracowanie wzoru umowy zatwierdzonego przez Radcę Prawnego,
5) przedłożenie wniosku do rejestracji u specjalisty ds. zamówień publicznych i do zatwierdzenia przez Dyrektora jeżeli wartość zamówienia wynosi powyżej 3000 euro do 15000 euro lub do realizacji zgłoszenia jeżeli wartość zamówienia wynosi powyżej 15000 euro do 30000 euro. Wniosek opracowany przez pracownika zatwierdza Dyrektor, który ponosi odpowiedzialność za wydatkowanie środków publicznych.
§ 20
1. Po uzyskaniu akceptacji przez Głównego Księgowego i Dyrektora ZNM lub osoby upoważnionej, kompletnego wniosku o wydatkowanie środków, specjalista ds. zamówień publicznych przygotowuje zaproszenie do złożenia propozycji cenowej w/g wzoru – załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu i kieruje do minimum trzech Wykonawców spełniających warunki wykonania zamówienia, chyba że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniejsza liczba Wykonawców lub wymaga tego pilna potrzeba wykonania go. Zaproszenie podpisuje Dyrektor ZNM lub osoba przez niego upoważniona.
2. Integralną częścią zaproszenia jest określony druk „propozycji cenowej” wraz z załącznikiem (oświadczenie) oraz załączony wzór umowy (opiniowany przez radcę prawnego).
§ 21
1. Wszystkie propozycje cenowe, jakie wpłyną w wyznaczonym terminie w wyniku rozesłanych zaproszeń, są otwierane w czasie i miejscu wskazanym w zaproszeniu.
2. Wykonawca, przed upływem wyznaczonego w zaproszeniu terminu do złożenia propozycji cenowej, może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję cenową.
3. Propozycje cenowe złożone po terminie podlegają zwrotowi Wykonawcy, bez ich otwarcia.
4. Propozycje cenowe złożone przez niezaproszonych Wykonawców, nie będą brane pod uwagę.
5. W celu zagwarantowania najniższej ceny dopuszcza się możliwość negocjacji cen z Wykonawcami, przeprowadzanymi przez Kierownika Zamawiającego lub wskazaną przez niego osobę.
6. Z czynności otwarcia i wyboru najkorzystniejszej propozycji cenowej sekretarz Komisji Przetargowej sporządza protokół wg wzoru załącznika nr 5 do niniejszego Regulaminu.
7. Protokół z wyboru zatwierdza Dyrektor lub osoba upoważniona.
8. Umowę z Wykonawcą podpisuje Dyrektor ZNM (przy kontrasygnacie Głównego Księgowego) lub osoba upoważniona.
§ 22
1. W przypadku robót budowlanych należy udzielić zamówienia postępując analogicznie jak w przypadku propozycji cenowych dotyczących dostaw i usług modyfikując przy tym odpowiednio dołączone do instrukcji wzory dokumentów.
2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 muszą być poprzedzone procedurami wynikającymi z przepisów prawa budowlanego, a ich wycena sporządzona w oparciu o kosztorys inwestorski.
§ 23
Bezpośredni nadzór nad realizacją zawartych umów sprawuje kierownik działu/ sekcji lub właściwi pracownicy ZNM.
§ 24
1. Osoby, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego regulaminu, w uzasadnionych wypadkach, mogą pisemnie wnioskować do Dyrektora ZNM o wyłączenie zamówienia ze stosowania zasad określonych wyżej. Wniosek wymaga uzasadnienia (wzór wniosku stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu).
2. Wniosek, który uzyskał zgodę Dyrektora , „zwalniającą ze stosowania procedury” podlega, przed jego realizacją, zarejestrowaniu w Sekcji Organizacyjno – Administracyjnej u specjalisty ds. zamówień publicznych (w sekcji tej pozostaje kserokopia wniosku o zwolnienie).
3. Przy udzielaniu zamówień, o których mowa wyżej, bezwzględnie obowiązuje zasada jawności, uczciwej konkurencji, a także celowości i oszczędności wydatkowania środków finansowych z zachowaniem należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI PONIŻEJ 3000 EURO
§ 25
1.Wydatkowanie środków publicznych do równowartości 3000 euro następuje po uprzednim rozeznaniu rynku, na podstawie:
1) pisemnego zlecenia podpisanego przez właściwego kierownika Działu, Dyrektora i Głównego Księgowego (lub osób upoważnionych),
2) pisemnej umowy, jeżeli wymaga tego interes Zamawiającego. 2.Rozeznanie rynku powinno być udokumentowane w formie notatki
służbowej.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 26
1. Wykonawcom, których interes w ich ocenie doznał uszczerbku, nie przysługują żadne środki ochrony prawnej.
2. Zamawiający ma prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt.1 – 6.
§ 27
Wszyscy pracownicy, uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne, zobowiązani są do stosowania obowiązujących zasad oraz przepisów prawnych w tym zakresie i ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację tego obowiązku. Obowiązują ich w szczególności następujące zasady:
1) dokumentowanie każdej czynności,
2) opatrzenie każdego sporządzonego dokumentu datą oraz imieniem i nazwiskiem,
3) wyłączanie się z postępowań, jeśli zachodzą przesłanki określone w art. 17 ustawy,
4) traktowanie na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne,
5) prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
6) zachowanie tajności na każdym etapie postępowania za wyjątkiem informacji objętych zasadą jawności określonych w ustawie.
§ 28
Naruszenie zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych jest traktowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą odpowiedzialność także w przypadku działania z winy nieumyślnej. Naruszenie prawa w związku z udzieleniem zamówień publicznych może powodować ponadto odpowiedzialność karną, skarbową lub inną, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 29
Integralną częścią Regulaminu są wzory druków:
1) Załącznik nr 1 – plan zamówień publicznych,
2) Załącznik nr 2 – wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego o wartości ponad 30000 euro,
3) Załącznik nr 3 – wniosek o wydatkowanie środków publicznych o wartości powyżej 3000 euro do 15000 euro oraz zgłoszenie o zamiarze realizacji zamówienia o wartości powyżej 15000 euro do 30000 euro,
4) Załącznik nr 4 – zaproszenie do złożenia propozycji wraz z drukiem
propozycji cenowej,
5) Załącznik nr 5 – protokół otwarcia i wyboru najkorzystniejszej propozycji cenowej,
8) Załącznik nr 6 – sprawozdanie z udzielonych zamówień
9) Załącznik nr 7 – wniosek o zwolnienie z procedury postępowania
określonej Regulaminem (dotyczy zamówień o wartości do 30000 euro).
§ 30
Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2016 r.