ZAPYTANIE OFERTOWE

Dyrektor Sądu Okręgowego w Warszawie
SZP.263.23.2024 Warszawa, 20 marca 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Sąd Okręgowy w Warszawie zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie zamówienia publicznego na konserwację oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Xxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx.

Postępowanie prowadzone jest na zasadach udzielania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000 złotych, w związku z powyższym oferta składana w ramach tego postępowania nie podlega rygorom ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.), zgodnie z wyłączeniem, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Przedmiotem zamówienia jest konserwacja oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Kocjana 3 w Warszawie, w terminie do 12 miesięcy od daty podpisania umowy.

Zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych na wykonanie powyższego zamówienia.

Warunki realizacji umowy zostały określone opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 oraz w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego pisma.

Wykonawca składając ofertę musi wykazać, iż:

1. posiada potencjał techniczny lub zawodowy zdolny do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.: Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:

1) co najmniej 1 (jedną) osobą posiadającą zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku eksploatacji w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno- pomiarowych:

- dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV,

- aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

2) co najmniej 1 (jedną) osobą posiadającą zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku dozoru w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno- pomiarowych:

- dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV,

- aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia uprawnień, o których mowa w pkt 1 i 2, gdyż ww. funkcje muszą pełnić dwie różne osoby;

2. posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, tj.: Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).

W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą:

1. wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich uprawnień, kwalifikacji oraz doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, na wzorze stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego pisma;

2. dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).

Zamawiający informuje, iż nie dysponuje dokumentacją powykonawczą instalacji, która stanowi przedmiot zamówienia. W związku z tym zaprasza wszystkich zainteresowanych Wykonawców do dokonania wizji lokalnej miejsca objętego zakresem zamówienia przy ul. Xxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx. Przeprowadzenie wizji lokalnej planowane jest w dniu 25 marca2024 r., o godzinie 11:00. Spotkanie przy wejściu do wartowni.

W związku z powyższym osoby zainteresowane wzięciem udziału w wizji proszone są

o zgłoszenie uczestnictwa wraz ze wskazaniem z imienia i nazwiska osób uczestniczących do dnia 22 marca 2024 r. (do końca dnia). W przypadku braku zgłoszeń uczestnictwa, wizja nie odbędzie się.

Udział w wizji lokalnej jest obowiązkowy dla Wykonawców, którzy chcą złożyć oferty w postępowaniu. Oferty Wykonawców, którzy nie byli obecni na wizji nie będą brane pod uwagę.

Potwierdzeniem zainteresowania wykonaniem przedmiotowego zamówienia będzie przesłanie oferty, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego pisma wraz z wymaganymi załącznikami, w terminie do dnia 28 marca 2024 r., godz. 10:00.

Ofertę wraz z ww. załącznikami należy złożyć drogą elektroniczną na adres: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx w formie skanu, w formie elektronicznej (opatrzonej podpisem kwalifikowanym) lub w postaci elektronicznej (opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).

Po wyborze oferty najkorzystniejszej Wykonawca, podpisujący umowę odręcznie, zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu oryginały wszystkich złożonych dokumentów (za wyjątkiem dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, który należy dostarczyć w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem),

o ile nie zostały uprzednio złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej.

Jednocześnie Xxxxxxxxxxx informuje, iż projekt umowy, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego pisma, może ulec zmianie dokonanej przez Zamawiającego.

Termin ważności oferty: min. 30 dni.

Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą cenowo ofertę, zgodną z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.

Informacje odnośnie niniejszego postępowania można uzyskać pod nr tel. 00 000 00 00.

Zamawiający zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Sądzie Okręgowym w Warszawie zastrzega, że w przypadku, gdy w odpowiedzi na przeprowadzane rozeznanie rynku oferta zostanie złożona po wyznaczonym terminie, a przed zatwierdzeniem udzielenia zamówienia może być ona, w wyjątkowych sytuacjach, przyjęta do badania i oceny, w szczególności, gdy zachodzą przesłanki ekonomiczne. Ze względu na przesłanki ekonomiczne dopuszczalne jest również negocjowanie ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, a której cena przekracza szacunkowy koszt zamówienia.

Klauzula informacyjna dla Wykonawcy:

Administratorem danych osobowych zawartych w dokumentach postępowania, w tym w ofercie składanej przez wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego w Sądzie Okręgowym w Warszawie, a także w dokumentach podwykonawców oraz podmiotów trzecich udostępniających zasoby oraz w dokumentach związanych z realizacją udzielonego zamówienia jest Sąd Okręgowy w Warszawie reprezentowany przez Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie, z siedzibą w Warszawie, al. „Solidarności” 127, 00-898 Warszawa.

Administrator informuje, że:

1. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) realizowany jest za pośrednictwem adresu mailowego: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx.

2. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu udzielenia i realizacji zamówienia publicznego, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych – zgodnie z art. 6 ust. 1 c RODO.

3. Pani/Pana dane będą przetwarzane jedynie przez upoważnionych pracowników Sądu Okręgowego w Warszawie zaangażowanych w proces udzielenia i realizacji zamówienia publicznego oraz będą udostępniane organom i osobom uprawnionym na mocy przepisów prawa.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą do czasu zakończenia procesu udzielenia i realizacji zamówienia publicznego. Po zakończeniu procesu dane będą przechowywane

przez okres określony w przepisach prawa lub wewnętrznych procedurach archiwizacyjnych Sądu Okręgowego w Warszawie.

5. Przysługuje Pani/Panu:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; jednak w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych; skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo to nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie danych w procesie udzielenia i realizacji zamówienia publicznego jest wymogiem ustawowym, jest niezbędne do skutecznego jego przeprowadzenia. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości udziału w procesie.

8. Realizacja praw, o których mowa w punkcie 5 możliwa jest za pośrednictwem adresu e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx lub przesyłając żądanie na adres siedziby Sądu.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w celach związanych z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

10. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich, ani do organizacji międzynarodowych.

Informacje odnośnie niniejszego postępowania można uzyskać pod nr tel. 00 000-00-00.

W załączeniu:

1. Opis przedmiotu zamówienia,

2. Projekt umowy,

3. Wykaz osób,

4. Formularz oferty.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego/umowy

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest konserwacja oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Xxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx.

Wykonawca przedstawi w terminie do 21 dni od podpisania umowy propozycje harmonogramu, konserwacji i przeglądów oraz protokołów z przeglądów i konserwacji w formie papierowej oraz elektronicznej. Harmonogram musi zawierać dokładny podział na instalacje/urządzenia, rodzaj przeglądu oraz tydzień, w którym dana czynność będzie wykonywana. Protokoły z przeglądów muszą zawierać każdą czynność jaka powinna być wykonana, ocenę sprawności, użyte części/materiały. Ww. propozycje wymagają akceptacji Zamawiającego.

Prace elektryczne objęte niniejszym zamówieniem:

1. Utrzymanie powierzonych do konserwacji instalacji i urządzeń elektrycznych w pełnej sprawności technicznej i użytkowej.

2. Usuwanie zgłoszonych i stwierdzonych w czasie przeglądu usterek i uszkodzeń w urządzeniach i instalacjach elektrycznych, o ile nie są objęte gwarancją.

3. Przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli:

1) raz na miesiąc – sprawdzanie działania wyłączników różnicowoprądowych w częściach administracyjnych budynku,

2) raz na dwa miesiące - sprawdzanie sprawności pozostałych zabezpieczeń instalacji elektrycznych,

3) raz w miesiącu przegląd oświetlenia awaryjnego, wraz ze sprawdzeniem akumulatorów i ich ewentualną wymianą.

4. Dokonywanie odpowiednich wpisów do protokołów – zgłoszenia i usunięcia awarii, zużytych materiałów.

5. Sprawdzanie i wymiana uszkodzonych lub zużytych elementów wyposażenia tablic i rozdzielni instalacji elektrycznych.

6. Czyszczenie rozdzielni elektrycznych.

7. Sprawdzanie i wymiana uszkodzonych odcinków przewodów, kabli, rur, koryt, listew, aparatów i osprzętu NN.

8. Sprawdzanie i wymiana elementów instalacji odgromowej i połączeń wyrównawczych.

9. Powiadamianie użytkownika obiektu i Zamawiającego o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach, stawianie wniosków o ewentualne wyłączenie z eksploatacji części instalacji i urządzeń grożących awarią lub niebezpiecznych dla użytkownika.

10. Uporządkowanie miejsca po wykonywanych pracach konserwacyjnych.

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

U M O W A Nr SO/OG/…../24

(projekt)

W dniu *. w Warszawie, pomiędzy:

*do wykreślenia w przypadku zawarcia umowy obustronnie w formie elektronicznej

Skarbem Państwa - Sądem Okręgowym w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. „Solidarności” 127, 00-898 Warszawa, NIP: 000-00-00-000, Regon: 000324694, zwanym w dalszej treści umowy „Zamawiającym”, w imieniu którego działa:

……………………… a

firmą ...........................................................z siedzibą w przy

ul. ………………….., NIP:…………….…………, Regon: ,

działającą w oparciu o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez

………………………, pod numerem ……….., posiadającą kapitał zakładowy w wysokości

……………………….., zwaną w dalszej treści umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

……………………………………………………………………………..………………… zwanymi też w dalszej treści umowy „Stronami”,

w wyniku udzielenia zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych, nr RZP/OG/…/24 na konserwację oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Kocjana 3 w Warszawie, bez stosowania ustawy na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.) została zawarta umowa

o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiot umowy obejmuje konserwację oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Xxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z jej treścią, opisem przedmiotu zamówienia oraz ofertą z dnia 2024 r., stanowiącą Załącznik

nr 2 do umowy.

§ 2

Termin realizacji umowy

Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot umowy przez 12 miesięcy od daty podpisania umowy.

Zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

§ 3

Zakres i zasady wykonania przedmiotu umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania konserwacji, rozumianej jako wykonywanie bieżących prac mających na celu utrzymanie w należytym stanie technicznym instalacji i urządzeń objętych przedmiotem zamówienia poprzez podejmowanie wszelkich działań

zapobiegających nadmiernemu pogorszeniu ich właściwości użytkowych i sprawności technicznej, w tym prac polegających na wymianie jednych elementów na inne bez konieczności odtwarzania stanu pierwotnego oraz działań zapewniających ciągłe i sprawne funkcjonowanie instalacji i urządzeń zgodnie z ich przeznaczeniem, w tym w szczególności do:

1) bieżącego monitorowania stanu technicznego, w tym w miarę potrzeb: utrzymywania pożądanych parametrów technicznych instalacji i urządzeń/ dokonywania regulacji/ korekty nastawień urządzeń/podzespołów/ przeprowadzania testów /kontrolnych pomiarów działania urządzeń/ podzespołów;

2) wykonywania okresowych przeglądów technicznych zgodnie z DTR, w terminach wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, każdorazowo uzgodnionych z Zamawiającym, przy uwzględnieniu określonej dla instalacji częstotliwości ich wykonywania;

3) wymiany części zamiennych zużytych technicznie i wszelkiego rodzaju elementów eksploatacyjnych posiadających określoną żywotność;

4) opracowywania specyfikacji remontowej/modernizacyjnej w zakresie instalacji i urządzeń, których stan techniczny wskazuje na konieczność przeprowadzenia remontu, modernizacji lub wymiany w przypadku braku wskazań do remontu (przywrócenia do stanu pierwotnego);

5) dokonywania napraw oraz usuwania awarii/usterek/uszkodzeń;

6) pełnienia pogotowia technicznego w cyklu 24 godziny/dobę przez 7 dni/tydzień;

7) prowadzenia dokumentacji potwierdzającej wykonywane czynności konserwacyjne oraz zdarzenia interwencyjne w zakresie usuwanych awarii/usterek/uszkodzeń;

8) wypełniania zadań z obszaru obsługi technicznej zlecanych przez przedstawiciela Zamawiającego, pełniącego również rolę nadzoru obsługi technicznej nieruchomości.

2. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji w terminie 21 dni od podpisania umowy propozycje harmonogramu konserwacji i przeglądów oraz protokołów z przeglądów i konserwacji w formie papierowej oraz elektronicznej. Harmonogram musi zawierać dokładny podział na instalacje/urządzenia, rodzaj przeglądu oraz tydzień, w którym dana czynność będzie wykonywana. Protokoły z przeglądów muszą zawierać każdą czynność jaka powinna być wykonana, ocenę sprawności, użyte części/materiały.

3. Usługa konserwacji, w zakresie czynności podejmowanych bezpośrednio w obiekcie, wykonywana będzie co do zasady w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania Sądu, po wcześniejszym umówieniu dokładnego terminu z przedstawicielem Zamawiającego, a w przypadku wystąpienia awarii, w każdym czasie.

4. Wykonawca, z zachowaniem formy pisemnej bądź mailowej, niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o każdym stwierdzonym w toku wykonywanych czynności w przypadku nieprawidłowego działania instalacji i/lub urządzeń, w tym o zaistniałych awariach, a także o stanie instalacji i/lub urządzeń wskazującym konieczność wykonania niezbędnych prac remontowych.

5. Wykonawca, bez odrębnego wezwania ze strony Zamawiającego i bez wystawiania zleceń, na bieżąco i w sposób rzetelny prowadzić będzie dokumentację konserwacji/ z uwzględnieniem wytycznych Zamawiającego. Dokumentacja będzie zawierać wszystkie podejmowane w ramach konserwacji czynności o charakterze bieżącym oraz interwencyjnym z oznaczeniem ich rodzaju, zakresu i daty wykonania (np.: wykonanie przeglądu, usunięcie awarii/usterki/uszkodzenia, wymiana uszkodzonych/zużytych części/podzespołów/urządzeń, itp.). Każdy wpis powinien być potwierdzony podpisem osoby uprawnionej.

6. Wykonawca, w terminach przyjętych dla wykonania przeglądów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, po zakończeniu każdego przeglądu sporządzi „Protokół konserwacji”, w którym udokumentuje wszystkie czynności podjęte w ramach wykonywanej usługi w danym okresie.

7. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji kosztów związanych z wykonywaniem usługi. Wykonawca w „Protokole konserwacji”, o którym mowa w ust. 6, poza zakresem wykonanych czynności, odpowiednio za rozliczany okres zamieszcza wykaz kosztów, poniesionych przez Zamawiającego za użyte części/podzespoły/urządzenia.

8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian w zakresie elementów instalacji i urządzeń, w przypadku konieczności wymiany na nowe dotychczasowego urządzenia, bez zmiany umowy i wynagrodzenia ryczałtowego Wykonawcy należnego za wykonanie usługi (wymiana urządzeń i elementów instalacji przez Zamawiającego nie stanowi zmiany treści umowy).

9. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania określonych umową czynności z należytą starannością, przestrzegając obowiązujących przepisów, w szczególności Prawa budowlanego, przepisów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, ładu, porządku i właściwej organizacji pracy oraz kierując się aktualnym poziomem wiedzy technicznej i polskimi normami.

10. Wykonawca, w zakresie należytego wykonania umowy, zapewnia dostawę we własnym zakresie i na swój koszt materiałów eksploatacyjnych (z wyłączeniem źródeł światła) oraz stosowanie podczas realizacji usługi wyłącznie wyrobów, materiałów/akcesoriów/części/ podzespołów/urządzeń i narzędzi posiadających aktualne dokumenty dopuszczające do stosowania, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, w tym dopuszczające do stosowania w budownictwie.

11. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługę przy pomocy osób wskazanych w Wykazie osób, stanowiącym Załącznik nr 3 do umowy.

12. Wykonawca zobowiązuje się skierować do realizacji umowy:

1) co najmniej 1 (jedną) osobę posiadającą zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku eksploatacji w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno-pomiarowych:

- dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV,

- aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

2) co najmniej 1 (jedną) osobę posiadającą posiadającej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku dozoru w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno-pomiarowych:

- dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV,

- aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia uprawnień, o których mowa powyżej, ww. funkcje muszą pełnić dwie różne osoby.

13. Wykaz osób zostanie przekazany przez Wykonawcę Zamawiającemu w terminie do 3 (trzech) dni od dnia podpisania umowy.

14. Wykonawca przekaże Zamawiającemu, bez odrębnego wezwania, w terminie do 3 (trzech) dni od dnia podpisania umowy kopie dokumentów posiadanych przez osoby skierowane do realizacji umowy, potwierdzających posiadane przez nie kwalifikacje i uprawnienia. Zamawiający dokona weryfikacji dokumentów, o których mowa w niniejszym ustępie w terminie do 2 (dwóch) dni od dnia ich otrzymania od Wykonawcy. Brak złożenia dokumentów w wyznaczonym terminie będzie skutkował naliczeniem Wykonawcy kary umownej, o której mowa w § 10 ust. 4 pkt 4 umowy.

15. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia na każdym etapie realizacji umowy, czy osoby wskazane w wykazie osób, posiadają wymagane uprawnienia, kwalifikacje. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia żądanych dokumentów w terminie 3 (trzech) dni od przesłania przez Zamawiającego pisemnego wezwania.

16. W przypadku, gdy na skutek sprawdzenia dokumentów, dokonanego przez Zamawiającego, o którym mowa w ust. 14-15, okaże się, iż którakolwiek z osób nie będzie spełniała wymagań Zamawiającego Zamawiający nałoży na Wykonawcę karę umowną, o której mowa w § 10 ust. 5 umowy. Nałożenie na Wykonawcę kary umownej nie zwalnia go od skierowania do realizacji umowy osób zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.

17. W przypadkach braku możliwości świadczenia usługi przez osoby wskazane w Wykazie osób, Wykonawca zobowiązany jest do skierowania do realizacji umowy innych osób posiadających kwalifikacje, uprawnienia określone w ust. 12. Zmiana osób wskazanych w ofercie wymaga dla swej ważności pisemnego powiadomienia Zamawiającego i uzyskania każdorazowo jego pisemnej akceptacji przed przystąpieniem tych osób do wykonywania usługi.

18. Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, zobowiązany jest do czynnego udziału w przekazaniu obowiązków wynikających z zakończonej umowy następnemu Wykonawcy, który na podstawie odrębnej umowy będzie świadczył na rzecz Zamawiającego usługę w tożsamym zakresie. W przypadku stwierdzenia przez następnego Wykonawcę nienależytego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy, zastosowanie mają zapisy § 8 ust. 5 umowy.

19. Wykonawca oraz jego pracownicy zobowiązani są do stosowania wprowadzonego zarządzeniem Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie „Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie” oraz „Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w obiekcie Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxx 0, budynek F”, które stanowią Załącznik nr 4 do umowy.

20. Każda z osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu umowy zobowiązana będzie przed przystąpieniem do wykonywania powierzonych jej czynności do podpisania zobowiązania, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do umowy.

21. Realizacja umowy przez Wykonawcę niezgodnie z zapisami powyższego paragrafu, § 8 oraz niezgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, traktowana będzie jako naruszenie warunków postanowień umowy i będzie skutkowała naliczeniem kary umownej na podstawie § 10 ust. 3 umowy.

22. Za godziny i dni robocze przyjmuje się godziny pomiędzy 7:00 a 15:00 każdego dnia tygodnia, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy i sobót, z zastrzeżeniem dni urzędowo wolnych od pracy dla Zamawiającego oraz sobót wyznaczonych u Zamawiającego do odpracowania.

§ 4

Zobowiązania Zamawiającego

Zamawiający zobowiązuje się do:

1) pokrycia kosztów energii cieplnej, usług wodno-kanalizacyjnych, usług w zakresie łączności, zgodnie z fakturami wystawionymi przez dostawców ww. mediów oraz koszty wywozu odpadów komunalnych;

2) pokrycia kosztów ewentualnych napraw/wymian objętych wskazanym w zamówieniu zakresem usług konserwacyjnych, o ile naprawy te nie podlegają gwarancji, w zakresie dostawy/zakupu materiałów, akcesoriów, części, podzespołów, urządzeń, źródeł światła itp. użytych do wymian/napraw, bez ograniczenia ich wartości według cen ich zakupu lub zleca Wykonawcy dostawę/zakup ww. i pokrywa koszty na podstawie złożonej przez Wykonawcę faktury VAT; koszty robocizny pokrywa Wykonawca w ramach ceny ryczałtowej wykonania usługi. Ponadto Zamawiający, z zastrzeżeniem zapisów § 7 ust. 12 umowy, pokrywa koszty dostawy/zakupu materiałów, akcesoriów, części/ podzespołów/urządzeń, źródeł światła, bez ograniczenia ich wartości, oraz koszty robocizny, w zakresie niezbędnym do napraw/ usuwania awarii/usterki/uszkodzenia powstałych w wyniku:

a) uszkodzeń powstałych z przyczyn leżących po stronie użytkownika, w tym powstałych w wyniku niewłaściwej obsługi niezgodnej z instrukcją eksploatacji systemu;

b) uszkodzeń spowodowanych działaniem osób nieupoważnionych i osób trzecich, w tym dewastacją, kradzieżą, itd.;

c) uszkodzeń urządzeń w czasie ewentualnych prac remontowych lub działania siły wyższej;

3) pokrycia kosztów dostarczenia i wynajmu na czas trwania naprawy/ usuwania awarii/ usterki rusztowań, jeżeli naprawa/ usuwanie awarii/usterki/uszkodzenia odbywa się na wysokości i wymaga ich zastosowania. Koszty robocizny związane z postawieniem, przestawianiem rusztowania pokrywa Wykonawca w ramach ceny ryczałtowej wykonania usługi;

4) udostępnienia pomieszczeń w obiektach Zamawiającego dla pracowników Wykonawcy w dni robocze w godzinach urzędowania Sądu, w zakresie niezbędnym do wykonywania usługi będącej przedmiotem umowy, a w przypadku wystąpienia awarii, w każdym czasie.

5) udostępnienia książki konserwacji;

6) podjęcia działań zmierzających do rozwiązania problemów technicznych leżących po stronie Zamawiającego;

7) informowania Wykonawcę na bieżąco o wszelkich zmianach i sytuacjach, które mogłyby wpłynąć na wykonanie przedmiotu umowy.

§ 5

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Całkowite wynagrodzenie ryczałtowe Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy, nie może przekroczyć kwoty:

bez podatku VAT: .… zł (słownie: ….),

z podatkiem VAT: ….. zł (słownie: …..),

w tym należny podatek VAT ….. %,

w oparciu o miesięczne wynagrodzenie za świadczenie usługi, za cenę: z podatkiem VAT: ….. zł

(słownie: …..),

w tym należny podatek VAT: ….%.

2. W ramach ryczałtowego wynagrodzenia za wykonanie usługi, wskazanego w ust. 1 umowy Wykonawca pokrywa koszty:

1) robocizny w zakresie każdej czynności wykonywanej w ramach usługi, w tym roboty polegające na wymianie jednych elementów na inne, w ramach odrębnych zleceń wystawianych przez Zamawiającego, o których mowa w § 7 ust. 12 umowy, za wyjątkiem robocizny, o której mowa w § 4 pkt 2 zdanie drugie;

2) dostawy/zakupu wszelkich materiałów eksploatacyjnych (za wyjątkiem źródeł światła) użytych do czynności wykonywanych w ramach usługi konserwacji bez ograniczenia ich wartości;

3) robocizny oraz dostaw/zakupu materiałów/akcesoriów/części/podzespołów/urządzeń w zakresie wykonania wymian/napraw/ usunięcia awarii/usterki/uszkodzenia powstałych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności w wyniku jego nieprawidłowego działania, tj. wadliwego wykonania czynności czy też opóźnienia lub zaniechania ich wykonania bez ograniczenia ich wartości.

3. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy określone w ust. 1, niezależnie od kosztów wskazanych w ust. 2, obejmuje wszystkie koszty niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, jakie powstaną w związku z realizacją niniejszej umowy, w tym: koszty dojazdu, koszty transportu, koszty eksploatacji i używania narzędzi i urządzeń własnych lub udostępnianych, koszty użytych materiałów do obsługi technicznej urządzeń i instalacji, koszty wyposażenia i szkolenia osób skierowanych do realizacji umowy, wszelkie koszty utrudnień związanych z realizacją umowy, wszelkie opłaty, w tym ubezpieczenia, inne opłaty niewymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia, zysk, narzuty, ewentualne opusty, należny podatek VAT, inne należności publiczno-prawne oraz pozostałe składniki cenotwórcze warunkujące należyte świadczenie usług na warunkach umowy.

4. Wynagrodzenie Wykonawcy wypłacane będzie przez Zamawiającego sukcesywnie, w wysokości miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego wskazanego w ust. 1, po zakończeniu każdego miesiąca wykonywania usługi, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, do rozliczeń z Zamawiającym, umieszczony w wykazie informacji o podatnikach VAT („Biała lista”), w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz oryginału „Protokołu konserwacji”. O ile przedmiot umowy znajduje się w Załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2023 poz. 1570 ze zm.), płatność będzie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) zgodnie z art. 108 a. W przypadku braku rachunku na „Białej liście” płatność będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

5. W przypadku dokonywania naprawy/wymiany określonej w § 7 ust. 12 umowy faktura za koszty dostawy/zakupu części/podzespołów/urządzeń, w zakresie niezbędnym do napraw/ usuwania awarii/usterki/uszkodzenia, których łączna wartość brutto w pozycji „Razem” w „Protokole konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych”, wystawiana będzie po każdej naprawie/wymianie na podstawie odrębnego zlecenia, wówczas Wynagrodzenie Wykonawcy wypłacane będzie przez Zamawiającego każdorazowo na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, do rozliczeń z Zamawiającym, umieszczony w wykazie informacji o podatnikach VAT („Biała lista”), w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz oryginału zaakceptowanego przez Zamawiającego „Protokołu konieczności wykonania naprawy/prac dodatkowych”. O ile przedmiot umowy znajduje się w Załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2023 poz. 1570 ze zm.), płatność będzie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) zgodnie z art. 108 a. W przypadku braku rachunku na „Białej liście” płatność będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

6. Podstawą do wystawienia faktury każdorazowo będzie prawidłowo wypełniony i podpisany bez zastrzeżeń przez powołanych w § 7 ust. 1 umowy przedstawicieli Stron „Protokół konserwacji” i/lub „Protokół konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych”. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia protokołu o wszystkie wymagane informacje. Protokół musi zostać złożony w oryginale, w wersji papierowej z odręcznym podpisem przedstawicieli Stron lub w formie elektronicznej, opatrzony podpisem kwalifikowanym przez Wykonawcę i muszą zawierać wszystkie wymagane informacje.

7. Zamawiający udziela Wykonawcy zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w formacie pdf, zgodnie z art.106n Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.).

8. Faktury i duplikaty faktur wystawione Zamawiającemu w formie elektronicznej będą wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu e-mail: ……………………….

na adres email: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx.

9. Za dzień płatności faktury przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.

10. W razie opóźnienia płatności Wykonawca naliczyć może odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie.

11. Faktury VAT wystawiane będą na Sąd Okręgowy w Warszawie, płatnikiem będzie Sąd Okręgowy w Warszawie.

12. Suma kwot z wystawionych faktur nie może przekroczyć całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT, wskazanego w ust. 1 umowy, za wyjątkiem wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 12 umowy.

13. Dopuszcza się złożenie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej [w rozumieniu art. 2 pkt. 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.)] za pośrednictwem platformy PEF dostępnej pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx.

14. W przypadku złożenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie przelewem w terminie do 30 dni od daty zamieszczenia prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę na platformie, po wcześniejszym dostarczeniu wymaganego dokumentu, o którym mowa w ust. 6. W przypadku złożenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej bez dokumentu, o którym mowa w ust. 6, termin płatności będzie liczony od daty otrzymania przez Zamawiającego tego dokumentu w oryginale.

§ 6

Nadzór prawidłowego wykonania przedmiotu umowy

1. Osobami odpowiedzialnymi za nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przedmiotu umowy są:

1) po stronie Zamawiającego: Pan/i …, tel. , e-mail: …,

2) po stronie Wykonawcy:

Pan/i …, tel. …., e-mail: …..

2. Każda ze stron umowy może dokonać zmiany osób, o których mowa w ust. 1, drogą mailową, bez konieczności podpisywania aneksu. Zmiana w powyższym zakresie jest skuteczna z datą otrzymania oświadczenia przez drugą stronę.

§ 7

Naprawy i usuwanie usterek

1. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania napraw/ usuwania awarii/usterek/uszkodzeń stwierdzonych samodzielnie przez Wykonawcę w trakcie wykonywania czynności konserwacyjnych i/lub stwierdzonych i zgłoszonych przez Zamawiającego w trybie określonym w ust. 2.

2. Zgłoszenia awarii/usterek/uszkodzeń zawierające typ/ numer fabryczny urządzenia, dokonywane będą, przez przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w § 6 ust. 1 pkt 1 umowy lub inną osobę upoważnioną przez Xxxxxxxxxxxxx, na numer telefonu i adres e- mail wskazany w ust. 3. Zgłoszenia zawierać będą określenie rodzaju oraz miejsca awarii/usterki/uszkodzenia.

3. Zgłoszenia awarii i usterek przyjmowane będą podczas dyżuru usługi pogotowia technicznego pełnionego 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu przez pracownika Wykonawcy Pana/i …., tel. ….., e-mail: …...

4. Wykonawca, przystąpi do usunięcia awarii/usterki/uszkodzenia, każdorazowo zgłoszonej przez Zamawiającego w trybie wskazanym w ust. 2, w nieprzekraczalnym terminie do 2 godzin od momentu dokonania zgłoszenia.

5. Po ustaleniu przyczyn awarii/usterki/uszkodzenia, Wykonawca każdorazowo zgłosi Zamawiającemu konieczny do wykonania zakres prac, przy zachowaniu formy pisemnej

„Protokołu konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych”.

6. W przypadkach mających wpływ na prawidłowość funkcjonowania użytkowników budynku, w przypadkach wymagających natychmiastowej interwencji Wykonawcy i w szczególnych przypadkach na żądanie Zamawiającego lub zagrażających pogorszeniem stanu obiektu, przystąpienie do usunięcia awarii/usterek/uszkodzenia i przystąpienie do zabezpieczenia miejsca awarii przed dalszym zniszczeniem nastąpi w ramach pogotowia technicznego w każdym czasie przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu telefonicznego zgłoszenia.

7. Wykonawca dokona naprawy, tj. usunie awarię/usterkę/uszkodzenie w nieprzekraczalnym terminie do 4 godzin od momentu dokonania zgłoszenia, w trybie określonym w ust. 2.

8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy Wykonawca niezależnie od własnego działania, z przyczyn obiektywnych rozpatrywanych każdorazowo w kontekście specyfiki awarii/usterki/ uszkodzenia, nie ma możliwości dotrzymania terminu wskazanego w ust. 7, uzgodni z Zamawiającym dłuższy termin na usunięcie awarii/usterki/uszkodzenia, o ile zastosowanie dłuższego terminu nie stworzy zagrożenia dla zdrowia i życia ludzi i/lub pogorszenia stanu technicznego obiektu. Ewentualna zmiana terminu wymaga pisemnej akceptacji (dopuszcza się formę mailową) Zamawiającego. W takiej sytuacji nie ma zastosowania kara umowna za zwłokę, określona w § 10 ust. 4 pkt 2 umowy za przekroczenie terminu, o którym mowa w ust. 7.

9. W przypadku braku możliwości usunięcia awarii/usterki/uszkodzenia w wymaganym terminie, o którym mowa w ust. 7, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć urządzenie zastępcze w czasie do 48 godzin, sprawne, wolne od wad, w miejsce urządzenia podlegającego naprawie i/lub rozwiązanie zastępcze minimalizujące negatywne dla Zamawiającego skutki awarii.

10. W razie konieczności wykonania naprawy poza siedzibą Zamawiającego, przed przetransportowaniem urządzenia, konieczne jest uzyskanie przepustki zezwalającej na wywóz urządzenia, z wyszczególnieniem typu i numeru fabrycznego urządzenia. Dostarczenie urządzenia do miejsca jego użytkowania również wymaga uzyskania przepustki potwierdzającej dostarczenie urządzenia do Zamawiającego.

11. Wykonawca w zakresie urządzeń i systemów objętych gwarancją, zobowiązany jest do niezwłocznego zgłaszania przedstawicielowi Zamawiającego wszelkich awarii i stwierdzonych usterek z określeniem zakresu nieprawidłowego działania systemu.

12. W sytuacji wystąpienia po stronie Zamawiającego dodatkowych kosztów, o których mowa w § 4 pkt 2, 3 umowy, Wykonawca przed dokonaniem naprawy/ usunięciem awarii/usterki/uszkodzenia każdorazowo zgłosi Zamawiającemu, na piśmie w formie

„Protokołu konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych”, zakres prac i kalkulację kosztów. Wskazane w kalkulacji kosztów ceny jednostkowe nie mogą przekraczać cen producenta lub dystrybutora. Po uzgodnieniu zakresu prac i uzyskaniu pisemnej akceptacji Zamawiającego oraz odrębnego zlecenia od Zamawiającego, Wykonawca wykona prace i zgłosi Zamawiającemu do odbioru w terminie wskazanym z zleceniu. W takiej sytuacji Zamawiający, zgodnie z wystawionym zleceniem, poniesie koszt dostawy/zakupu lub we własnym zakresie dokona dostawy/zakupu materiałów, akcesoriów, części/podzespołów/urządzeń i przekaże je Wykonawcy celem wykonania niezbędnych czynności w ramach wykonywanej usługi. Koszt robocizny niezbędnej do wykonania zlecenia, z zastrzeżeniem zapisów § 4 pkt 2 umowy zdanie drugie, pokrywa Wykonawca w ramach ceny ryczałtowej wykonania usługi, zgodnie z zapisem § 5 ust. 2 pkt 1 umowy. Po odbiorze prac Wykonawca złoży Zamawiającemu fakturę za wykonanie tego zlecenia.

13. Wykonawca, po realizacji zlecenia, o którym mowa w ust. 12, uzupełnia „Protokół konieczności wykonania napraw/prac dodatkowych”, w którym dokumentuje wszystkie czynności podjęte w ramach danego zlecenia. „Protokół konieczności wykonania napraw/prac dodatkowych” powinien zawierać potwierdzony przez Zamawiającego odbiór prac.

14. Zlecenie, o którym mowa w ust. 12, będzie realizowane co do zasady na warunkach niniejszej umowy, chyba że w treści zlecenia Zamawiający wyraźnie określi inne warunki szczegółowe.

W sytuacji braku wskazania w zleceniu odrębnych warunków realizacji tego zlecenia, zastosowanie mają zapisy umowy określające warunki realizacji usługi.

15. Dokumentacja dotycząca wykonanych przez Wykonawcę prac powinna być każdorazowo potwierdzona przez przedstawiciela Zamawiającego, który powinien każdorazowo zweryfikować (zakres prac oraz cenę) i zaakceptować prace wykonane przez Wykonawcę.

16. W zakres usługi nie wchodzą ewentualne prace polegające na modernizacji lub rozbudowie instalacji.

§ 8

Warunki gwarancji

1. Wykonawca oświadcza, że będzie świadczył usługę z należytą starannością, zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami.

2. Wykonawca udziela gwarancji jakości na wykonane naprawy na okres 6 miesięcy od daty wykonania usługi, potwierdzonej przez przedstawiciela Zamawiającego, a w przypadku dostarczenia i uruchomienia koniecznych do wykonania naprawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych (podzespołów, itp.), gwarancji jakości równy okresowi gwarancji udzielonej przez producenta, lecz nie krótszy niż 12 miesięcy, liczonej od daty wykonania naprawy, potwierdzonej przez przedstawiciela Zamawiającego w „Protokole konieczności wykonania naprawy/prac dodatkowych”.

3. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego i osób trzecich odpowiedzialność za jakość wykonywanych prac oraz zastosowanych części, materiałów i akcesoriów, za wyrządzenie szkody, będącej normalnym następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania czynności objętych niniejszą umową, ocenianego w granicach przewidzianych dla umów starannego działania, chyba że, niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem przyczyn, które nie leżą po stronie Wykonawcy.

4. Naprawienie szkody, którą poniósł Zamawiający lub osoby trzecie, z powodu nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich.

5. W przypadku niestarannego lub wadliwego wykonania usługi albo niewykonania obowiązków wynikających z umowy, Wykonawca zobowiązany jest na wezwanie Zamawiającego do niezwłocznego usunięcia stwierdzonych uchybień, braków lub niedokładności w zakresie wykonanej usługi, w terminie do 2 (dwóch) dni roboczych od daty przekazania wezwania. Wezwanie zostanie przekazane Wykonawcy pisemnie lub drogą elektroniczną.

6. W przypadku nieprawidłowego wykonania usługi powodującego niedającą się usunąć awarię sprzętu, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów wymiany na nowy sprzętu uszkodzonego z przyczyn leżących po jego stronie.

7. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca.

§ 9

Ubezpieczenie Wykonawcy

1. Wykonawca w okresie realizacji umowy będzie posiadał ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100), na warunkach nie gorszych niż w Załączniku nr 7 do umowy. Wykonawca ma obowiązek zachowania ciągłości ubezpieczenia przez cały okres trwania umowy.

2. W przypadku ubezpieczenia opłacanego w ratach, Wykonawca każdorazowo dostarczy niezwłocznie Zamawiającemu potwierdzenie opłacenia raty tak, aby Zamawiający dysponował dokumentami potwierdzającymi ciągłość ubezpieczenia przez cały czas jego trwania.

3. W przypadku zmiany terminu obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia, w zakresie określonym w ust. 1, do dnia ustalonego przez Xxxxxx, na podstawie pisemnego aneksu do niniejszej umowy.

4. Wykonawca bez wezwania dostarczy Zamawiającemu dokumenty potwierdzające ciągłość wymaganego ubezpieczenia w terminie 7 dni od wygaśnięcia poprzedniej polisy.

5. Jeżeli Wykonawca wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy obejmować powinno szkody wyrządzone działaniem tych osób.

§ 10

Odpowiedzialność odszkodowawcza i kary umowne

1. W przypadku odstąpienia od umowy lub wypowiedzenia umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po drugiej Stronie, ta ostatnia zapłaci karę umowną w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w § 5 ust. 1 umowy.

2. W przypadku odstąpienia od umowy lub wypowiedzenia umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn nieleżących po drugiej Stronie, Strona odstępująca lub wypowiadająca umowę zapłaci drugiej Stronie karę umowną w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w § 5 ust. 1 umowy.

3. W przypadku uchybień, wynikających z niestarannego lub wadliwego wykonania usługi albo niewykonania obowiązków wynikających z § 3 i § 7 umowy, Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia do wykonanej usługi (upomnienie), w formie pisemnego protokołu przekazanego drogą elektroniczną na adres e-mail …………. i nałoży na Wykonawcę karę umowną w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdy przypadek.

4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

1) w przypadku niedotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w § 7 ust. 4 umowy w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT, określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdą godzinę zwłoki,

2) w przypadku niedotrzymania któregokolwiek z terminów realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w § 7 ust. 6, 7, i 9 oraz w § 8 ust. 5 umowy, w wysokości 3% miesięcznego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT, określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdą godzinę zwłoki, dla terminów liczonych w godzinach, oraz za każdy dzień roboczy zwłoki dla terminów liczonych w dniach roboczych,

3) w przypadku nieprzeprowadzenia kontroli, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia, w wysokości 5% całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT, określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdy przypadek,

4) w przypadku niedotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w § 3 ust. 2, 13-15 umowy, w wysokości 0,2% całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT, określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdy dzień zwłoki,

5) w przypadku niespełnienia wymogów określonych w § 9 ust. 1, 3 i 5 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3.000,00 zł (słownie:

trzy tysiące złotych 00/100) za każdy przypadek, a w przypadku niespełnienia wymogów określonych w § 9 ust. 2 i 4 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł (słowie: sto złotych 00/100) za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu dokumentu, lecz nie więcej niż 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych 00/100).

5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku, gdy w trakcie realizacji umowy którakolwiek z osób skierowanych przez Wykonawcę nie będzie posiadała wymaganych przez Zamawiającego kwalifikacji, uprawnień określonych w § 3 ust. 12 umowy, w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych 00/100) za każdy przypadek.

6. Zapłata kary umownej, o których mowa w ust. 3, 4 i 5, nie zwalnia Wykonawcy od podjęcia czynności zmierzających do prawidłowego wykonania usługi będącej przedmiotem umowy. W przypadku nie podjęcia takich czynności przez Wykonawcę, pomimo uprzedniego dwukrotnego udokumentowanego upomnienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tej okoliczności.

7. W przypadku zbiegu podstaw do naliczenia kary umownej Zamawiający naliczy karę umowną za cały okres zwłoki przyjmując jednocześnie zasadę nienaliczania podwójnej kary umownej za te same dni zwłoki oraz zasadę naliczenia kary umownej w wyższej wysokości.

8. Łączna wysokość kar umownych naliczonych przez Zamawiającego z tytułu realizacji niniejszej umowy nie może przekroczyć łącznie 30% całkowitej ceny umowy z podatkiem VAT, określonej w § 5 ust. 1 umowy.

9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z przysługującej Wykonawcy należności na podstawie noty księgowej wystawionej przez Zamawiającego. Informacja w tym zakresie zostanie przekazana Wykonawcy na następujący adres mailowy: …….

10. W przypadku braku możliwości potrącania kar umownych z przysługującej Wykonawcy należności i konieczności naliczenia Wykonawcy kar umownych, Zamawiający wystawi Wykonawcy wezwanie do ich zapłaty, zaś Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty naliczonych kar umownych, na rachunek wskazany w wezwaniu Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

11. Zapłacenie kary umownej nie pozbawia możliwości odstąpienia Zamawiającego od umowy.

12. Przewidziane kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.

13. Wykonawca zobowiązuje się pokryć wszystkie straty poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie, powstałe w czasie wykonywania niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania umowy.

§ 11

Odstąpienie i rozwiązanie umowy

1. W przypadku nienależytego wykonania umowy każda ze Stron może od niej odstąpić po uprzednim bezskutecznym wezwaniu drugiej Strony do należytego wykonania umowy w odpowiednim terminie wyznaczonym w wezwaniu, w terminie kolejnych 30 dni od dnia bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu. Postanowienie § 10 ust. 1 umowy stosuje się odpowiednio.

2. Odstąpienie od umowy lub rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej lub elektronicznej.

3. Zamawiający może rozwiązać umowę lub od umowy odstąpić, w przypadku zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub w przypadku, gdy dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach,

4. W przypadku opisanym w ust. 3 umowa ulegnie rozwiązaniu, a Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy. Postanowienia § 10 ust. 1 i 2 umowy nie mają zastosowania.

§ 12

Zachowanie poufności

1. Strony oświadczają, że dane osobowe udostępnione podczas i w związku z realizacją niniejszej umowy będą przetwarzane przez Xxxxxx zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) w celu realizacji niniejszej umowy;

2. Strony zobowiązują się do:

1) wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów i informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z wykonywanym przedmiotem umowy zarówno w trakcie jej trwania jak i po ustaniu stosunku wynikającego z umowy;

2) zabezpieczania przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem wszelkich otrzymanych dokumentów (w tym na mobilnych nośnikach) związanych z przedmiotem umowy;

3) niewykorzystywania zebranych informacji prawnie chronionych dla celów innych niż wynikające z realizacji umowy.

4) niezwłocznego przekazywania drugiej Stronie informacji o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy informacji prawnie chronionych lub o ich niewłaściwym użyciu.

3. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji lub materiałów:

1) których ujawnienie jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa,

2) których ujawnienie następuje na żądanie podmiotu uprawnionego do kontroli, pod warunkiem, że podmiot ten został poinformowany o poufnym charakterze informacji, które są powszechnie znane,

3) które Strona uzyskała lub uzyska od osoby trzeciej, jeżeli przepisy obowiązującego prawa lub zobowiązanie umowne wiążące tę osobę nie zakazują ujawniania przez nią tych informacji i o ile Strona nie zobowiązała się do zachowania poufności,

4) w których posiadanie Strona weszła zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przed dniem uzyskania takich informacji na podstawie niniejszej umowy.

4. W wypadku, gdy jedna ze Stron zostanie zobowiązana nakazem sądu bądź organu administracji państwowej do ujawnienia informacji lub materiałów albo konieczność ich ujawnienia będzie wynikała z przepisów prawa, zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie powiadomić o tym fakcie drugą Stronę.

§ 13

Postanowienia końcowe

1. Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć realizacji umowy innemu Wykonawcy ani też przelać na niego swoich praw wynikających z umowy, pod rygorem odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności i naliczenia z tego tytułu kary umownej, określonej w § 10 ust. 1 umowy.

3. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień zawartych w ust. 1, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności. W takim przypadku postanowienia § 10 ust. 1 umowy nie stosuje się.

4. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z wykonaniem niniejszej umowy, jednak w przypadku, gdy nie osiągną

porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

5. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, że treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r, poz. 902), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy.

6. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnianie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 5, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko.

7. Strony zobowiązują się do wzajemnego stosowania zasad poufności zgodnie z § 12 umowy. Wszelkie dokumenty będą ujawniane jedynie w zakresie niezbędnym, związanym z realizacją przedmiotu umowy po wyrażeniu zgody przez Stronę.

8. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności zgody obu Stron i aneksu w formie pisemnej lub elektronicznej, pod rygorem nieważności.

9. Wykonawca zobowiązuje się powiadomić Zamawiającego o każdej zmianie danych i stanu faktycznego mających wpływ na realizację umowy.

10. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy Pzp, Prawa budowlanego, Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO z odnośnymi przepisami wykonawczymi.

11. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

12. W przypadku podpisania umowy w formie elektronicznej przyjmuje się, że umowa została zawarta z chwilą złożenia podpisu przez Wykonawcę.

§ 14

Załączniki do umowy

Integralną część niniejszej umowy stanowią niżej wymienione załączniki:

1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,

2) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia r.,

3) Załącznik nr 3 – Wykaz osób,

4) Załącznik nr 4 – Regulaminy obowiązujące w obiektach Sądu Okręgowego

w Warszawie,

5) Załącznik nr 5 – Zobowiązanie,

6) Załącznik nr 6 – Protokół konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych,

7) Załącznik nr 7 – Dokument potwierdzającego posiadanie OC przez Wykonawcę.

………………………………. ….……………………….

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego/ do umowy

WYKAZ OSÓB

Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności.

Lp.	Osoby uczestniczące w wykonywaniu zamówienia	Zakres czynności	Posiadane uprawnienia, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe
1.			- posiada zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku eksploatacji w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno-pomiarowych: - dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV, - aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV, - co najmniej 2 (dwu) letnie doświadczenie w ww. zakresie TAK / NIE*
2.			- posiada zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci z dnia 1 lipca 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 1392) kwalifikacje i uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku dozoru w zakresie obsługi, konserwacji, remontu, naprawy, montażu lub demontażu i czynności kontrolno-pomiarowych: - dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV,

- aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

- co najmniej 2 (dwu) letnie doświadczenie w ww. zakresie

TAK / NIE*

*Niewłaściwe skreślić

................................, dnia ……. …………………………………..................................

( podpis i pieczątka imienna przedstawiciela Wykonawcy/Pełnomocnika

Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego / Załącznik nr 2 do umowy

Oferta

dla Zamawiającego: Sąd Okręgowy w Warszawie

00–898 Warszawa, al. „Solidarności” 127

Niżej podpisani ............................................................................................................................

działając w imieniu i na rzecz .....................................................................................................

......................................................................................................................................................

(nazwa i siedziba Wykonawcy

w oparciu o wpis do …………………………………………, pod numerem: ………………..

REGON: ..............................................................., NIP:.............................................................

tel. ................................................................., fax. …….............................................................

Strona internetowa ..................................................... e-mail .....................................................

przystępując do uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych publicznego, na konserwację oraz przeglądy cykliczne instalacji elektrycznej w budynkach nr 5.1, 5.2, 9 i 11 przy ul. Kocjana 3 w Warszawie, bez stosowania ustawy, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), składamy niniejszą ofertę:

1. Oferujemy wykonanie całego przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w specyfikacji warunków zamówienia, za całkowitą cenę ryczałtową:

bez podatku VAT zł

(słownie )

z podatkiem VAT zł

(słownie ),

w tym podatek VAT wg stawki: %,

w oparciu o miesięczne wynagrodzenie za świadczenie usługi, za cenę: bez podatku VAT zł

(słownie )

z podatkiem VAT zł,

(słownie ),

w tym należny podatek VAT %.

Wykonawca zobowiązany jest do wyliczenia i wskazania łącznej ceny realizacji całego przedmiotu zamówienia w okresie trwania umowy, w następujący sposób:

1) wyliczenia i wskazania miesięcznego wynagrodzenie bez podatkiem VAT za obsługę techniczną urządzeń i instalacji elektrycznych w obiekcie Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Kocjana 3 w Warszawie, a następnie doliczenia do wskazanej kwoty wartość wynikającą z zastosowanej stawki podatku VAT i tak otrzymaną cenę z podatkiem VAT za miesięczną obsługę techniczną urządzeń i instalacji elektrycznych wpisać w ust. 1 formularza ofertowego,

2) przemnożenia miesięcznego wynagrodzenia (bez podatku VAT i z podatkiem VAT), o którym mowa w pkt 1 przez 24 miesiące realizacji przedmiotu zamówienia i wpisania powstałych kwoty w ust. 1 w wyznaczone miejsce, jako całkowite ryczałtowe wynagrodzenie (z podatkiem VAT i bez podatku VAT) za realizację całego przedmiotu zamówienia.

2. Oświadczamy, że cena oferty uwzględnia wszystkie koszty niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, jakie powstaną w związku z realizacją umowy, w tym: koszty dojazdu, koszty transportu, koszty eksploatacji i używania narzędzi i urządzeń własnych lub udostępnianych,

koszty użytych materiałów do obsługi technicznej urządzeń i instalacji, koszty wyposażenia i szkolenia osób skierowanych do realizacji umowy, wszelkie koszty utrudnień związanych z realizacją umowy, wszelkie opłaty, w tym ubezpieczenia, inne opłaty niewymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia, zysk, narzuty, ewentualne opusty, należny podatek VAT, inne należności publiczno-prawne oraz pozostałe składniki cenotwórcze warunkujące należyte świadczenie usług na warunkach umowy.

3. Oświadczamy, że przedmiot zamówienia zrealizujemy, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w specyfikacji warunków zamówienia, w terminie 12 miesięcy od daty podpisania umowy.

4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert.

5. Oświadczamy, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane kwalifikacje i uprawnienia niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia.

6. Oświadczamy, że posiadamy i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100) i do systematycznego przedłużania ubezpieczenia przez okres realizacji przedmiotu zamówienia.

7. Oświadczamy, że udzielamy gwarancji jakości na wykonane naprawy na okres 6 miesięcy od daty wykonania usługi, potwierdzonej przez przedstawiciela Zamawiającego, a w przypadku dostarczenia i uruchomienia koniecznych do wykonania naprawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych (podzespołów, itp.), gwarancji jakości równy okresowi gwarancji udzielonej przez producenta, lecz nie krótszy niż 12 miesięcy, liczonej od daty wykonania naprawy, potwierdzonej przez przedstawiciela Zamawiającego w „Protokole konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych”.

8. Oświadczamy, że jeżeli w okresie związania ofertą nastąpią jakiekolwiek znaczące zmiany sytuacji przedstawionej w naszych dokumentach załączonych do oferty, natychmiast poinformujemy o nich Zamawiającego.

9. Oświadczamy, że zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2021 ze zm.) jesteśmy*:

mikroprzedsiębiorcą małym przedsiębiorcą

średnim przedsiębiorcą innym przedsiębiorcą.

* właściwe zaznaczyć

10. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.**

** W przypadku, gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO, treści oświadczenia Wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

11. Osobą upoważnioną do kontaktu z Zamawiającym oraz, w przypadku wyboru oferty, do nadzorowania realizacji zamówienia, jest:

............................................., tel.: ........................................., e-mail. .............................

12. Załącznikami do niniejszej oferty są:

1) ..................................................................................................................................................

2) .................................................................................................................................................

3) .................................................................................................................................................

......................................dnia ................... ……………………………………………..

(miejscowość, data) (podpis i pieczątka imienna przedstawiciela Wykonawcy/Pełnomocnika)

Załącznik nr 4 do umowy

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3281 /2023 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28 września 2023 r. stanowiący

Załącznik nr 1 Regulaminu Bezpieczeństwa i Porządku obowiązującego w obiektach Sądu

Okręgowego w Warszawie

REGULAMIN

Bezpieczeństwa i porządku

obowiązujący w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie

(tekst jednolity z dnia 28 września 2023 r.)

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

§1.

1. Regulamin bezpieczeństwa i porządku obowiązujący w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie, zwany dalej Regulaminem określa w szczególności zasady działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia i zdrowia osób przebywających w budynku Sądu oraz zasady poruszania się i zachowania w budynku Sądu jak i w jego otoczeniu.

2. Użyte w Regulaminie terminy oznaczają:

1. Sąd Sąd Okręgowy w Warszawie;

2. obiekt sądowy budynki i teren Sądu Okręgowego w Warszawie;

3. Prezes Sądu Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie;

4. Dyrektor Sądu Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie;

5. służba ochrony obiektu pracowników Straży Sądowej Sądu Okręgowego w

Warszawie oraz pracowników ochrony firmy zewnętrznej, realizujących usługę ochrony osób i mienia Sądu na mocy podpisanej umowy;

6. Policja Sekcję Policji Sądowej II Wydziału Konwojowego Komendy Stołecznej Policji lub Komendę Rejonową

Policji zgodnie z właściwością terytorialną Sądu.

Rozdział 2

Zasady działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia i zdrowia osób przebywających w budynku Sądu

§2.

Kontrola osób i bagażu

1. Osoby wchodzące na teren obiektów sądowych zobowiązane są poddać się kontroli przeprowadzanej przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji.

2. Kontrola polega na przejściu przez bramkę elektromagnetyczną służącą do wykrywania metali lub/i sprawdzeniu przy pomocy ręcznego wykrywacza metali, po uprzednim włożeniu do pojemnika, przez osobę wchodzącą na teren obiektu, wszelkich przedmiotów metalowych oraz zawartości kieszeni. Przedmioty te są poddawane kontroli przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu.

3. Osoby, u których bramka elektromagnetyczna służąca do wykrywania metali zasygnalizuje obecność przedmiotów metalowych, są zobowiązane do ponownego przejścia przez urządzenie lub do poddania się dodatkowej kontroli manualnej lub wzrokowej bądź przy pomocy ręcznego wykrywacza metali.

4. Torby, teczki, aktówki oraz inny bagaż wnoszony przez osoby wchodzące, podlega kontroli przeprowadzanej przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu.

5. Bagaż, którego rozmiary nie pozwalają na kontrolę przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu, podlega kontroli przy użyciu ręcznego wykrywacza metali lub innych dostępnych środków oraz kontroli wizualnej lub manualnej.

6. W przypadku awarii urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu, kontrola bagażu jest przeprowadzana przy użyciu ręcznego wykrywacza metali lub innych dostępnych środków oraz wizualnie i/lub manualnej.

7. Jeżeli osoba wchodząca nie wyraża zgody na kontrolę, bagaż nie może być wniesiony na teren obiektu sądowego.

8. W przypadku, gdy obiekt nie został wyposażony w urządzenie, o którym mowa w ust. 4, kontrola bagażu przeprowadzana jest wizualnie, manualnie lub przy użyciu innych dostępnych urządzeń.

9. Bagaż osób wychodzących, w tym również pracowników administracji i obsługi Sądu

może zostać poddany kontroli zgodnej z ust. 4 i ust. 8, jeżeli zachodzi podejrzenie, że wynoszone jest mienie lub dokumentacja sądowa.

10. Z wykonania czynności, o których mowa w § 2 pkt 3, 5, 6, 8 dokonujący ich pracownik ochrony sporządza protokół w przypadku, gdy osoba poddana przeglądaniu zawartości bagażu lub odzieży zgłosiła takie żądanie bezpośrednio po dokonaniu tych czynności. Protokół nie podlega udostępnieniu osobom trzecim oraz może być udostępniony podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów w trybie w nich przewidzianym.

11. Osobie poddanej przeglądaniu zawartości bagażu lub odzieży przysługuje skarga na działalność sądu, wnoszona do prezesa sądu właściwego ze względu na miejsce dokonania czynności, w terminie 7 dni od dnia dokonania czynności, w celu zbadania legalności oraz prawidłowości jej dokonania.

§3.

Zwolnienie z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym

1. Z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym wymienionym w § 2 ust. 1-8 zwolnione są osoby o których mowa w art. 54 §16 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych, w szczególności: osoby pełniące najwyższe funkcje państwowe, osoby posiadające immunitet, pracownicy resortu sprawiedliwości, organów ścigania, służb specjalnych i ochrony rządu, osoby wykonujące zadania Prokuratorii Generalnej oraz adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, notariusze, komornicy sądowi, biegli sądowi i ławnicy podczas korzystania z wejść służbowych, po wcześniejszym okazaniu ważnej legitymacji służbowej/zaświadczenia bez wcześniejszego wezwania.

2. Prezes Sądu lub inna upoważniona osoba, w incydentalnych przypadkach i wyjątkowych okolicznościach może zwolnić z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym wymienionym w § 2 ust. 1-8 inne osoby, niewymienione w ust.1.

3. Prezes Sądu lub osoba przez niego upoważniona może zawiesić czasowo lub na stałe korzystanie z przywileju, o którym mowa w ust. 1.

§4.

Postępowanie z przedmiotami niebezpiecznymi i bronią palną

1. Zabrania się wnoszenia na teren obiektów sądowych broni, amunicji, materiałów wybuchowych, miotaczy gazu, paralizatorów elektrycznych, materiałów żrących,

łatwopalnych, narkotyków, alkoholu, transparentów, flag, elementów do ich zamontowania, urządzeń nagłaśniających oraz wszystkich innych przedmiotów lub płynów, które według oceny służby ochrony obiektu sądowego lub/i Policji, mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia osób przebywających na terenie obiektu lub zostaną uznane za zbędne w postępowaniu przed sądem.

2. Przedmioty i narzędzia uznane przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji za niebezpieczne lub zbędne (z wyjątkiem broni palnej) oraz bagaż mogący stanowić utrudnienie w poruszaniu się innych osób po terenie obiektu sądowego, służby ochrony obiektu mają obowiązek przejąć na przechowanie w wyznaczonym i odpowiednio zabezpieczonym do tego celu miejscu, z zachowaniem ustalonych procedur, i przechować do czasu opuszczenia obiektu przez osobę, deponującą która przedmiot pozostawiła.

3. Przyjęcie przedmiotu, o którym mowa w ust. 2 służba ochrony obiektu poświadcza wydając osobie pozostawiającej stosowne potwierdzenie.

4. Przedmioty pozostawione na przechowanie u służby ochrony obiektu, należy odebrać w tym samym dniu. W przypadku nie odebrania pozostawionych przedmiotów w ciągu 12 miesięcy od dnia pozostawienia, zostaną one komisyjnie zniszczone.

5. Osoby pozostawiające na przechowanie torby, teczki, aktówki, okrycie wierzchnie oraz inny bagaż, obowiązane są przejąć pod osobisty nadzór pieniądze oraz rzeczy wartościowe.

6. Przedmioty pozostawione na przechowanie służba ochrony obiektu wydaje na podstawie potwierdzenia, o którym mowa w ust. 3.

7. W przypadku nie posiadania przy sobie potwierdzenia pozostawienia na przechowanie torby, teczki, aktówki, bagażu, okrycia wierzchniego lub innego przedmiotu, powyższe może zostać nie wydane tej osobie.

8. Broń i amunicję należy zdeponować w jednostce organizacyjnej Policji właściwej w sprawach wydawania pozwoleń na broń.

9. Broń palną na terenie obiektów sądowych mogą posiadać jedynie osoby wykonujące zadania służbowe wymagające jej posiadania.

10. W przypadku gdy w trakcie czynności sprawdzenia bagażu i/lub odzieży, znaleziono przedmioty mogące stworzyć niebezpieczeństwo dla życia, zdrowia ludzkiego lub mienia, a osoba poddana tym czynnościom nie zgłosiła żądania sporządzenia protokołu z dokonanej czynności, dokonanie czynności pracownik ochrony niezwłocznie dokumentuje w notatce służbowej, odnotowując w szczególności rodzaj, czas, miejsce i wynik czynności, dane pracownika ochrony.

11. W przypadku, gdy przedmioty ujawnione w wyniku czynności sprawdzenia bagażu i/lub odzieży stwarzają niebezpieczeństwo dla życia, zdrowia lub mienia, pracownik ochrony, w granicach dostępnych środków, niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do usunięcia niebezpieczeństwa, a w szczególności zabezpiecza miejsce zagrożone oraz powiadamia dyżurnego właściwej miejscowo jednostki organizacyjnej Policji o konieczności zarządzenia działań usuwających to niebezpieczeństwo.

§5.

Zakaz wstępu na teren obiektu sądowego

1. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego mają zakaz wstępu na teren obiektu sądowego.

2. W przypadku podejrzenia, iż osoba wchodząca lub przebywająca na terenie obiektu sądowego znajduje się pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego, służby ochrony obiektu mają obowiązek wezwać Policję. Funkcjonariusze Policji zobowiązani są do przeprowadzenia stosownego badania przy użyciu analizatora wydechu lub testera.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, gdy dotyczy to osoby wezwanej przez Sąd, funkcjonariusz Policji zobowiązany jest przekazać informację o zaistniałym fakcie Przewodniczącemu składu orzekającego lub Kierownikowi Sekretariatu właściwego wydziału. O podjęciu dalszych czynności wobec osoby, o której mowa powyżej decyduje Przewodniczący składu orzekającego.

§6.

Kontrola obiektu sądowego

1. Służby ochrony obiektu dokonują kontroli obiektu pod względem bezpieczeństwa po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy w ciągu całej doby, natomiast w czasie godzin funkcjonowania Sądu – w miarę posiadanych możliwości kadrowych.

2. Funkcjonariusze Policji w ramach wsparcia służb ochrony obiektu dokonują patrolu terenu obiektu sądowego pod względem bezpieczeństwa w czasie godzin funkcjonowania Sądu.

§7.

Monitoring wizyjny

1. Na terenie obiektów sądowych funkcjonuje system monitoringu wizyjnego.

2. Zasady stosowania monitoringu wizyjnego określa osobny Regulamin stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 8.

Ewakuacja

W trakcie ogłoszenia ewakuacji każda z osób znajdująca się na terenie obiektu Sądu zobowiązana jest stosować się do poleceń służby ochrony obiektu, a pracownicy dodatkowo do przestrzegania zasad opisanych w „Instrukcji przeciwpożarowej” dla danego obiektu.

Rozdział 3

Zasady poruszania się i zachowania w budynku Sądu i w jego otoczeniu

§ 9.

Zasady ogólne

Osoby przebywające na terenie obiektów sądowych (w tym osoby wchodzące do budynku) zobowiązane są do zachowania spokoju, ciszy, należytej powagi oraz do podporządkowania się poleceniom pracowników służby ochrony obiektu lub funkcjonariuszy Policji.

§ 10.

Ekipy filmowe oraz przedstawiciele mediów

1. Ekipy telewizyjne i filmowe oraz dziennikarze i fotoreporterzy, wchodzą na teren obiektów sądowych w godzinach urzędowania Sądu wejściem dla interesantów po poddaniu się kontroli określonej w § 2 ust. 1-8.

2. Obecność osób, o których mowa w ust. 1, na sali rozpraw oraz rejestracja filmowa, fotograficzna i dźwiękowa przebiegu rozprawy, uwarunkowana jest decyzją przewodniczącego składu orzekającego.

3. Przedstawiciele mediów oraz publiczność przed wejściem na salę rozpraw mogą zostać poddani ponownej kontroli przez służby ochrony obiektu lub/i Policję.

§ 11.

Po godzinach urzędowania Sądu lub w dni wolne od pracy

1. W przypadku wyznaczenia posiedzenia po godzinach urzędowania Sądu lub w dni wolne od pracy, na teren obiektu, poza sędziami i pracownikami wykonującymi w tym czasie czynności służbowe, mogą wejść osoby wezwane lub zawiadomione o terminie, w tym strony postępowania, pełnomocnicy/obrońcy, świadkowie.

2. W przypadku wyrażenia zgody przez przewodniczącego składu orzekającego poza osobami wymienionymi w ust. 1 na posiedzenie mogą wejść również osoby w charakterze publiczności, a także przedstawiciele mediów.

3. Osoby wykonujące mandat posła lub senatora mogą przebywać na terenie obiektu sądowego po godzinach urzędowania lub w dni wolne od pracy, przy czym osobom tym zapewnia się asystę pracownika służby ochrony obiektu.

§ 12.

Pracownicy firm zewnętrznych oraz zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne

1. Osoby zatrudnione w firmach prowadzących prace porządkowe i remontowe muszą zostać zaopatrzone przez wykonawcę usługi w identyfikatory zawierające dane umożliwiające identyfikację firmy i pracownika. Pracownik, o którym mowa powyżej musi mieć umieszczony identyfikator w widocznym miejscu.

2. Wykonawca ma obowiązek przedstawić przed rozpoczęciem prac, wykaz osób zatrudnionych w firmie wykonującej prace na terenie obiektu.

3. Zatwierdzony przez uprawnionego pracownika komórki organizacyjnej nadzorującej realizację umowy wykaz przekazywany jest służbom ochrony obiektu celem weryfikacji osób przebywających na terenie sądu po godzinach urzędowania.

4. Zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne mogą wejść na teren obiektu sądowego jedynie po otrzymaniu zezwolenia Prezesa Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

5. Służby ochrony obiektu są informowane o wizycie zorganizowanej grupy osób w Sądzie przez komórkę organizacyjną odpowiedzialną za grupę.

6. Zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne poruszają się po obiekcie w obecności wyznaczonego pracownika Sądu.

§ 13.

Zakazy obowiązujące w budynku Sądu i w jego otoczeniu

1. Zabrania się prowadzenia akcji agitacyjnych i demonstracyjnych na obiekcie sądowym bez zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

2. Zabrania się fotografowania, filmowania oraz utrwalania w inny sposób obrazu miejsc objętych zakazem, o których mowa w odrębnym zarządzeniu, bez posiadania pisemnej zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Zabrania się prowadzenia w obiektach sądowych działalności handlowej, akwizycji oraz zbierania datków na cele społeczne bez zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Zakazuje się palenia tytoniu i e-papierosów oraz spożywania alkoholu i zażywania środków odurzających, na terenie obiektów sądowych.

5. Zabrania się wprowadzania na teren obiektów sądowych zwierząt, za wyjątkiem psa

przewodnika, z pomocy którego korzystają osoby niewidome lub niedowidzące oraz psa służbowego.

Rozdział 4 Przepisy końcowe

§ 14.

1. Zasady dotyczące dodatkowego zabezpieczenia rozpraw lub posiedzeń będących w zainteresowaniu przedstawicieli mediów lub dużej liczby publiczności wyznaczonych w Sądzie, zostały opisane w odrębnym regulaminie, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2. Zasady poruszania się i zachowania na terenie obiektu Sądu przy ul. Xxxxxxx 0 budynek F, na terenie którego zlokalizowano budynek z salami do rozpraw

„o podwyższonym stopniu ryzyka” oraz w strefie „K” znajdującej się obiekcie sądowym przy al. „Solidarności” 127, zostały opisane w odrębnych regulaminach.

Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 3281/2022 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28 września 2023 r. stanowiący

Załącznik nr 2 Regulaminu Bezpieczeństwa i Porządku obowiązującego w obiektach Sądu

Okręgowego w Warszawie

Regulamin

określający zasady stosowania monitoringu wizyjnego w Sądzie Okręgowym w Warszawie

(tekst jednolity z dnia 14 listopada 2022 r.)

§ 1. Wstęp

1. Regulamin określa x.xx:

1) cel, podstawę prawną, zakres oraz sposób zastosowania systemu monitoringu wizyjnego (dalej monitoring) w Sądzie Okręgowym w Warszawie (dalej Sąd);

2) obszary objęte monitoringiem;

3) okresy przechowywania oraz zasady udostępniania nagrań.

§ 2.

Cel, podstawa prawna, zakres oraz sposób wprowadzenia monitoringu

1. Monitoring w Sądzie stosuje się w celu:

1) zapewnienia bezpieczeństwa sędziów, pracowników Sądu oraz wszystkich innych osób przebywających na terenie Sądu;

2) ochrony mienia;

3) zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na monitorowanym terenie;

4) zapobiegania naruszaniu zakazu wnoszenia do budynków Sądu broni, amunicji, a także materiałów wybuchowych i innych przedmiotów oraz środków niebezpiecznych;

5) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Sąd na szkodę.

2. System monitoringu składa się z:

1) kamer rejestrujących;

2) urządzeń rejestrujących oraz zapisujących nagrania obrazu (rejestratorów);

3) monitorów pozwalających na podgląd rejestrowanych zdarzeń.

3. Rejestracji i zapisywaniu materiału wideo podlega wyłącznie obraz (wizja). Rejestracji nie podlega dźwięk (fonia). Zakres danych osobowych przetwarzanych przez system monitoringu wizyjnego obejmuje wizerunek osób.

4. System monitoringu funkcjonuje całodobowo.

5. Rejestratory wraz z ekranami monitorującymi znajdują się w pomieszczeniach Sądu, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Dostęp do bieżącego podglądu monitoringu mają pracownicy służby ochrony obiektu.

6. Dostęp do nagrań utrwalonych w związku z prowadzeniem monitoringu jest ściśle ograniczony.

§ 3.

Obszary objęte monitoringiem

1. Sąd posiada monitoring wewnętrzny i zewnętrzny.

2. Przez obszar objęty monitoringiem wizyjnym rozumie się:

1) budynki sądu w szczególności wejścia oraz wyjścia z Sądu, korytarze, klatki schodowe, hole, sale rozpraw, Biuro Obsługi Interesantów wraz z Czytelnią akt, kasę, serwerownie, pomieszczenia będące w dyspozycji Policji Sądowej;

2) obszary wokół budynków znajdujące się w zasięgu kamer (ściany budynku, dziedzińce, parkingi).

3. Monitoring wizyjny zainstalowany w Sądzie obejmuje:

1) budynek Sądu znajdujący się przy al. „Solidarności” 127;

2) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 (również część użytkowaną przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie);

3) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxx 0 (również część użytkowaną przez Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa w Warszawie);

4) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Kocjana 3 bud. F w Warszawie;

5) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0 x Xxxxx Kalwarii;

6) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxx 0x (piętro drugie, w części z salami rozpraw);

7) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00 (cześć z salami rozpraw).

4. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, obiektów socjalnych oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

5. Pomieszczenia i teren monitorowany oznaczone są w sposób widoczny i czytelny, informacją o monitoringu, za pomocą odpowiednich znaków.

§ 4.

Okresy przechowywania i zasady udostępniania nagrań obrazu

1. Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, o których mowa w § 2 ust. 1 i są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 21 dni od dnia nagrania, chyba że przepisy regulaminu stanowią inaczej. Po tym czasie zostaną nadpisane nowymi nagraniami.

2. Nagrania z systemu monitoringu mogą zostać udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów w trybie w nich przewidzianym.

3. Na wniosek osoby fizycznej, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej posiadającej w tym interes faktyczny lub prawny nagranie może zostać zabezpieczone na nośniku danych znajdującym się w posiadaniu Sądu. Nagranie nie podlega wydaniu wnioskodawcy, który nie jest również uprawniony do zapoznania się z jego treścią.

4. Osoba, o której mowa w ust. 3 zwraca się z wnioskiem do Prezesa/Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie, w którym wskazuje miejsce, z którego nagranie ma zostać zabezpieczone, datę jego sporządzenia wraz z czasem nagrania z dokładnością do godziny i minuty rozpoczęcia nagrania oraz jego zakończenia. Wnioskodawca we wniosku wskazuje również okoliczności faktyczne lub prawne, z powodu których nagranie podlega zabezpieczeniu. Okoliczności te należy uprawdopodobnić.

5. Wniosek składa się na piśmie w terminie 14 dni od daty sporządzenia nagrania objętego żądaniem zabezpieczenia. Po tym czasie uprawnienie wygasa.

6. Wniosek rozpatruje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Wniosek spóźniony lub niezasadny pozostawia się bez rozpoznania, o czym należy pisemnie poinformować wnioskodawcę, zawiadamiając o przyczynie rozstrzygnięcia.

7. W przypadku uwzględnienia wniosku nagranie podlega zabezpieczeniu przez okres 3 miesięcy począwszy od daty sporządzenia nagrania. Po tym czasie nagranie ulega zniszczeniu, chyba że podlega zabezpieczeniu przez uprawniony organ, w trybie o którym mowa w ust. 2.

8. O uwzględnieniu wniosku zawiadamia się wnioskodawcę, pouczając go o treści ust. 7.

9. Zabezpieczenie nagrania jest wykonywane na nośniku CD/DVD przez pracownika Oddziału Bezpieczeństwa. Nośnik opisuje się wskazując numer kopii, datę sporządzenia kopii, zakres, datę i czas nagrania oraz znak sprawy, pod którą rozpatrywany był wniosek, o którym mowa w ust.4.

10. Nośnik z nagraniem jest przechowywany przez Oddział Bezpieczeństwa w sposób zabezpieczający przez dostępem osób postronnych. Oddział Bezpieczeństwa prowadzi rejestr sporządzonych i udostępnionych kopii nagrań, w którym odnotowywana jest data złożenia wniosku, numer kopii, zakres, data i czas nagrania, data sporządzenia kopii, imię i nazwisko osoby, która sporządziła kopię, informacja o wydaniu lub zniszczeniu kopii oraz dane odbiorcy kopii.

11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach nagranie może zostać zabezpieczone z urzędu na okres nieprzekraczający 3 miesięcy od daty sporządzenia nagrania, zwłaszcza gdy, nagranie stanowi dowód popełnienia przestępstwa, Prezes/Dyrektor składa zawiadomienie o możliwości jego popełnienia. Przepisy ust. 8 zd. 2, ust. 9 i ust. 11 stosuje się.

12. Jeżeli zabezpieczone nagranie, zostało wydane uprawnionym organom stosownie do ust. 2, podlega ono usunięciu lub zniszczeniu wraz ze wszystkimi jego kopiami, chyba że z decyzji uprawnionego organu wynika obowiązek przechowywania nagrania.

13. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 1 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

14. W przypadku zbiegu podstaw zabezpieczenia nagrania, z których wynikają różne okresy jego przechowywania, nagranie przechowuje się przez okres najdłuższy.

§ 5.

Postanowienia końcowe

1. Dane osobowe zarejestrowane za pomocą systemu monitoringu wizyjnego podlegają ochronie, nie stanowią informacji publicznej, są informacjami poufnymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, nie podlegają udostępnieniu nieuprawnionym podmiotom.

2. Przy wejściach do budynków Sądu oraz w innych widocznych miejscach umieszcza się tabliczkę zawierającą piktogram kamery i informację o celu prowadzenia monitoringu. Pełna informacja w zakresie określonym w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) o przetwarzaniu danych osobowych osób objętych monitoringiem dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Sądu Okręgowego w Warszawie w zakładce Ochrona danych.

Załącznik nr 5 do umowy

ZOBOWIĄZANIE

Ja niżej podpisany:

....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

zobowiązuję się do:

1. przestrzegania zakazu fotografowania, filmowania oraz utrwalania w inny sposób obrazu, miejsc oznaczonych piktogramem informującym o ww. zakazie w budynkach Sądu Okręgowego w Warszawie.

2. przestrzegania regulaminów, instrukcji i procedur obowiązujących na terenie obiektów Sądu Okręgowego w Warszawie, w szczególności Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3281/23 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28.09.2023 r.

3. zachowania w tajemnicy informacji i treści dokumentów uzyskanych w związku z wykonywanym przedmiotem umowy.

……………………………………………. …………………………………………………..… (miejsce i data złożenia oświadczenia) (podpis osoby składającej oświadczenie)

Załącznik nr 6 do umowy

Protokół konieczności wykonania naprawy/ prac dodatkowych* do umowy nr …………………… z dnia…………………………

1. Opis problemu, diagnoza przyczyn wystąpienia oraz sposób rozwiązania:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

2. Zakres prac wraz z kalkulacją kosztów:

Tabela nr 1
Lp.	czynności niezbędne do wykonania	wartość brutto	uwagi
1
2
3
		Razem
Tabela nr 2
Lp.	materiały /części niezbędne do wykonania	wartość brutto	uwagi
1
2
3
		Razem
Łączna wartość wykonania naprawy / prac dodatkowych (suma wartości brutto tabeli Nr 1, 2)

…..…………………………..... data i podpis przedstawiciela Wykonawcy

3. Potwierdzam / nie potwierdzam* konieczność wykonania naprawy / prac dodatkowych*

4. Akceptuję / akceptuję z uwagami / nie akceptuję* zakres prac wskazanych w protokole.

Uwagi:

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………

5. Podane przez wykonawcę koszty naprawy/ prac dodatkowych* zweryfikowano w ramach telefonicznego rozeznania rynku/ pozyskanych ofert z rynku *

6. Rekomenduję zlecenie naprawy/ prac dodatkowych* zgodnie z zaakceptowanym zakresem do kwoty brutto ……………………

………………………… ......

data i podpis przedstawiciela Zamawiającego

ODBIÓR PRAC

Wykonawca: .................................................................................................................................

Potwierdzam dostarczenie ww. materiałów/części*

Potwierdzam wykonanie ww. naprawy/prac dodatkowych* bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami* Uwagi:..................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

............................................................. .............................................................

Data i podpis przedstawiciela Wykonawcy Data i podpis przedstawiciela Zamawiającego

*- niepotrzebne skreślić