OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie i realizacja operacji dotyczącej: identyfikacji, upowszechniania i promocji dobrych praktyk w turystyce na obszarach wiejskich zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Polska Organizacja Turystyczna (POT)
a) Adres Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 613 Warszawa
b) Fax: x00 00 0000000
c) xxx.xxx.xxx.xx E-mail: xxx@xxx.xxx.xx
d) REGON: 016213775
e) NIP: 000-00-00-000
TERMIN WYKONANIA ZADANIA
Przedmiot zamówienia zostanie wykoany do 25 września 2018 r.
WPROWADZENIE / TŁO ZADANIA
Celem POT jest promowanie Polski jako kraju atrakcyjnego dla turystów, nowoczesnego, z wysokimi standardami usług i korzystnymi cenami. Działania na rzecz promocji i rozwoju turystyki polskiej POT prowadzi zarówno w kraju jak i zagranicą.
W związku z dużym potencjałem turystycznym jaki znajduje się na polskich obszarach wiejskich w roku 2018, Polska Organizacja Turystyczna podjęła się działań promocyjnych i przeprowadzi konkurs dot. dobrych praktyk w zakresie rozwoju turystyki na terenach wiejskich.
POT przeprowadzi operację w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 realizowanej w ramach działania „Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”, współfinansowanego przez Unię Europejską.
Operacja pn. Identyfikacja, upowszechnianie i promocja dobrych praktyk w turystyce na obszarach wiejskich mająca na celu zidentyfikowanie, rozpowszechnienie i rekomendowanie dobrych praktyk w zakresie rozwoju turystyki wiejskiej w Polsce, współfinansowana jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.
KOD I NAZWA ZAMÓWIENIA – WEDŁUG WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ
CPV - 71230000-9 – usługi szkoleniowe/konkurs CPV - 79952000-2 – usługa organizacji imprez
CPV - 79824000-6 – usługi drukowania i dystrybucji CPV - 79342200-5 - usługa promocji w Internecie
CEL DZIAŁAŃ
Operacja dotyczy zorganizowania i przeprowadzenia ogólnopolskiego konkursu dot. dobrych praktyk w turystyce na obszarach wiejskich w Polsce (zidentyfikowanie), a następnie ich promocja (rozpowszechnienie), przygotowanie i wydanie publikacji dot. wybranych w ramach konkursu najlepszych praktyk związanych z turystyką na obszarach wiejskich (rekomendowanie) oraz wiedzy na temat zasad przygotowania innowacyjnych rozwiązań związanych z tworzeniem ofert w turystyce wiejskiej.
Podstawowym elementem operacji jest zaangażowanie osób i podmiotów zajmujących się tworzeniem, prowadzeniem, promocją, zarządzaniem itp., produktami turystycznymi na obszarach wiejskich do wzięcia udziału w ogólnopolskim konkursie dot. dobrych praktyk związanych z turystką w tym obszarze.
Motywacją do udziału w konkursie powinna być atrakcyjność udziału w takim działaniu, możliwość prezentacji swoich treści x.xx na portalach POT, zwiększenia zasięgów swoich stron, udział w działaniach promocyjnych POT.
Dzięki operacji POT zyska praktyczne, nowe materiały promocyjne oraz zwiększy zainteresowanie formą turystyki wiejskiej wśród x.xx. osób zainteresowanych rozwojem obszarów wiejskich, turystów i internautów.
Grupą docelową operacji będą mieszkańcy wsi prowadzący lub planujący podjęcie działalności turystycznej, podmioty prowadzące lub planujące podjęcie działalności turystycznej na wsi oraz regionalne organizacje turystyczne, lokalne organizacje turystyczne, administracja samorządowa, lokalne grupy działania, organizacje i stowarzyszenia turystyczne, branża turystyczna oraz turyści korzystający lub chcący skorzystać z bazy turystyki wiejskiej.
PRZEBIEG DZIAŁAŃ
Przedmiotowe działania składają się z:
Etap I
1. Przygotowania, zaplanowania i realizacji całej operacji
2. Zorganizowania i przeprowadzenia ogólnopolskiego konkursu dot. dobrych praktyk w zakresie rozwoju turystyki wiejskiej w Polsce w tym przygotowania lub dostarczenia gotowego mechanizmu online i jego wsparcia, umożliwiającego zgłaszanie dobrych praktyk z zakresu turystyki na obszarach wiejskich wraz z automatyczną formą oceniania zgłoszonych projektów
3. Specyfikacji mechanizmu online
4. Promocji i zachęcaniu do udziału w konkursie
5. Przygotowania obrad Kapituły konkursu
6. Przygotowaniu konferencji finałowej (prasowej)
ETAP II
7. Opracowania scenariuszy wyjazdów studyjnych dla blogerów i ich realizacji
8. Promocji w Internecie
9. Opracowaniu, druku i dystrybucji publikacji w zakresie wybranych w ramach konkursu najlepszych praktyk związanych z turystyką na obszarach wiejskich
10. Realizacji, monitoringu i bieżącym raportowaniu akcji
11. Podsumowaniu akcji – przygotowaniu raportu końcowego
W odniesieniu do wszystkich terminów wskazanych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia, za datę rozpoczęcia realizacji Operacji uznaje się datę podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
1.1. Przygotowania, zaplanowania i realizacji całej operacji
Wykonawca przedłoży do akceptacji Zamawiającego harmonogram działań komunikacyjnych, rozpoczynających się w czerwcu 2018 roku, jak i również działań mających na celu promowanie akcji przed jej oficjalnym startem (tabela format .xls), oraz prezentację projektu całej operacji (PowerPoint).
opis działań | termin |
Cały harmonogram i strategia działań, umiejscowienie w czasie poszczególnych aktywności w ramach komunikowania akcji we wszystkich kanałach (przed, w trakcie i po konkursie); | (do 5 dni kalendarzowych od podpisania umowy) |
zaprojektowanie identyfikacji wizualnej akcji zgodnej z CI Zamawiającego w power point; | (do 7 dni kalendarzowych od podpisania umowy) |
przygotowanie regulaminów konkursu i Kapituły konkursowej; | (5 dni kalendarzowych od podpisania umowy) |
propozycję projektu micro-site konkursu z prostymi elementami mechanizmów zgłoszeń on-line - stworzenie lub użycie gotowej platformy/ systemu zgłoszeń | (do 20 dni kalendarzowych od podpisania umowy) |
start i koniec konkursu; | (rozpoczęcie nie później niż 9 lipca 2018, koniec nie później niż 31 lipca 2018) |
propozycje i wybór minimum 3 blogerów biorących udział w akcji; | (do 10 dni kalendarzowych od podpisania umowy) |
podpisanie umów z blogerami; | (w trakcie trwania umowy) |
druk, przekazanie i wysyłka publikacji (folder dot. laureatów konkursu); | (do 5 dni kalendarzowych po konferencji) |
Zorganizowanie i przeprowadzenie kapituły konkursu jak również wyłonienie zwycięzców | (do 14 sierpnia 2018) |
Zorganizowanie i przeprowadzenie sesji zdjęciowej zwycięzców konkursu – dobrych praktyk ( pokazanie ich wartości i zaprezentowania ich potencjału) | (do 10 dni po wyłonieniu zwycięzców konkursu – nie później jednak niż do 27 sierpnia 2018) |
Przygotowanie i przesłanie gotowych materiałów promujących zwycięzców w odpowiednich plikach do zamieszczenia na | (do 29 sierpnia 2018) |
konferencja finałowa (prasowa); | (nie później niż do 5 września 2018) |
1.2.Zorganizowanie i przeprowadzenie ogólnopolskiego konkursu dot. dobrych praktyk w zakresie rozwoju turystyki wiejskiej w Polsce
Aby zidentyfikować i zebrać najbardziej wartościowe oferty turystyki wiejskiej i na ich bazie następnie budować pozytywny wizerunek polskiej wsi, należy przeprowadzić ogólnopolski konkurs dot. ww. oferty. Konkurs ma za zadanie wybranie minimum 12 najlepszych praktyk z zakresu turystyki na obszarach wiejskich a następnie na ich nagrodzeniu. Minimalna ilość osób/podmiotów, która weźmie udział w konkursie musi przekroczyć ilość 30 poprawnych i zaakceptowanych zgłoszeń.
Wykonawca przedstawi do akceptacji całościowa koncepcje konkursu i jego przeprowadzenia, kryteria, regulaminy, zasady prowadzenia, „narzędzia” do przeprowadzenia, identyfikacje wizualną konkursu i projekty graficzne materiałów, materiały konkursowe w porozumieniu z Zamawiającym.
Konkurs zostanie przeprowadzony w czterech kategoriach:
a) wypoczynek u rolnika
1) skategoryzowane podmioty według poniższych kryteriów:
• siedlisko zagospodarowane tradycyjnie - Dom, budynki gospodarskie, podwórze, ogród przydomowy
• Otaczające kwaterę tereny wiejskie - Otoczenie kwatery to zabudowania gospodarskie, pola, łąki, lasy.(sceneria, krajobraz, przestrzeń)
• Ilość miejsc w kwaterze 30
• Prowadzona produkcja rolna: roślinna i/lub hodowlana, ogrodnicza, sadownicza, rybacka
• Zwierzęta stanowiące atrakcję turystyczną gospodarstwa (liczba gatunków) 3
• Ogród warzywny
• Posiłki domowe wytwarzane na bazie produktów wiejskich - Możliwość degustacji regionalnych potraw serwowanych w kwaterze dla gości
• Elementy dekoracyjne w obiekcie oraz poszczególnych pokojach związane z kultywowaniem rodzimych tradycji, kultury, etnografii
• Rozwiązania ekologiczne w gospodarstwie - Np. segregacja śmieci, kompostownie, własna oczyszczalnia ścieków, odnawialne źródła energii
2) Zamawiający dopuszcza udział podmiotów nieskategoryzowanych, ale spełniających powyższe warunki.
Pełna segmentacja grupy docelowej znajduje się w załącznik nr 1
b) wypoczynek na wsi
Wszystkie pozostałe obiekty agroturystyczne o bogatej ofercie rekreacyjno- wypoczynkowej, które prezentują osobliwość polskiej wsi, przy wykorzystaniu bogactwa kulinarnego, kulturalnego i potencjału mieszkańców obszarów wiejskich.
c) oferta wypoczynkowa turystyki wiejskiej
Produkt funkcjonujący na obszarach wiejskich – rozumiany jako oferta; może to być kompleks wielu atrakcji ,usług, infrastruktury jak np. szlak ,oferta edukacyjna czy też wydarzenie jak i oferta uzupełniająca pobyt turystów w danym regionie.
Za prezentacje kompleksowych ofert turystyki wiejskiej przez tour operatorów będą udzielone dodatkowe punkty.
Pełna segmentacja grupy docelowej znajduje się w załącznik nr 1
d) oferta szlaków kulinarnych na terenach wiejskich
• szlak kulinarny powinny tworzyć restauracje, lokale gastronomiczne, producenci, wytwarzający tradycyjne produkty oraz dania regionalne. Potrawy przygotowywane są według tradycyjnych receptur, przekazywanych z pokolenia na pokolenie.
• podmioty, które tworzą taki szlak powinny zawierać następujące składowe:
- powinny tworzyć lokalną odrębną kuchnie,
- powinny znajdować się na terenach wiejskich,
- przepisy ich dań powinny być zaczerpnięte tradycją danego regionu,
- powinni używać tradycyjnych urządzeń do przygotowania posiłku
np. wędzarnie, suszarnie i inne
Prawo zgłoszeń swojej oferty powinny również mieć Stowarzyszenia, koła gospodyń – wszystkie podmioty, które posiadają gotową dostępną ofertę.
Pełna segmentacja grupy docelowej znajduje się w załącznik nr 1
Adresatami konkursu są mieszkańcy wsi prowadzący lub planujący podjęcie działalności turystycznej, podmioty prowadzące lub planujące podjęcie działalności turystycznej na wsi oraz regionalne organizacje turystyczne, lokalne organizacje turystyczne, administracja samorządowa, organizacje i stowarzyszenia turystyczne oraz branża turystyczna. Pełna segmentacja grupy docelowej znajduje się w załącznik nr 1.
Konkurs musi być dostępny na mechanizmie online, który umożliwi przeprowadzenie konkursu w wersji online, ocenę zgłoszeń w formie online,
możliwość umieszczenia w tym mechanizmie zgłoszeń przesłanych drogą tradycyjną. Pełna specyfikacja mechanizmu pkt. 1.3
Po stronie wykonawcy zapewnienie umieszczenia wszystkich zgłoszeń otrzymanych w formie papierowej (droga tradycyjna) do mechanizmie/platformie w odpowiednim czasie, tak by wszystkie zgłoszenia zarówno online jak i drogą tradycyjną zostały zamknięte w jednym terminie i tym samym udostępnione Kapitule.
Czas trwania konkursu: czerwiec – maksymalnie 14 sierpnia 2018 r.. Konkurs nie może być krótszy niż 30 dni kalendarzowych (zamawiający zachowuje prawo do modyfikacji terminu).
Regulamin konkursu powinien zawierać:
• Informacje o realizatorze oraz organizatorze operacji,
• Informacje ogólne
• Idea Konkursu
• Zakres Konkursu oraz Kryteria
• Przebieg Konkursu
• Kapituła Konkursu
• Warunki zgłoszenia( w tym kto dokładnie może wziąć udział)
• Terminy
• Nagrody
• Inne postanowienia
• Informacje organizacyjne
• Informacje o udzieleniu przez uczestników na rzecz wykonawcy i zamawiającego praw autorskich i licencji na powstałe w ramach konkursu zgłoszenia
• Regulamin zgodny z ustawą RODO, zabezpieczający ochronę danych zgodnie z RODO
Wykonawca, w ciągu 5 dni od daty rozpoczęcia realizacji Operacji, przedstawi Zamawiającemu do akceptacji, proponowany harmonogram konkursu wraz regulaminem w tym również komunikacje i promocję tego przedsięwzięcia.
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również zabezpieczenie powstałego zgodnie z powyższym zapisem zbioru danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z ustawą o ochronie danych osobowych RODO.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
a) kopia regulaminu konkursu,
b) kopia protokołu z posiedzenia komisji konkursowej wyłaniającej laureatów konkursu przygotowana w przejrzysty sposób, zawierająca notkę z posiedzenia
c) kopia decyzji komisji konkursowej o przyznaniu nagród (dyplomy, statuetki)
d) kopia protokołu odbioru nagród rzeczowych/pucharów przez laureatów konkursu,
e) zdjęcia w postaci cyfrowej z widoczną wizualizacją PROW 2014-2020 z ogłoszenia wyników konkursów, w liczbie 50 szt.
f) zdjęcia w postaci cyfrowej z widoczną wizualizacją PROW 2014-2020 nagród w liczbie 30 szt.;
g) inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji operacji, tj.
• raport przedstawiający ostateczną koncepcję konkursu i jego przeprowadzenia zawierający w szczególności: kryteria, zasady prowadzenia, „narzędzia” do jego przeprowadzenia, identyfikacja wizualna konkursu, link do strony zawierającej utworzony microsite konkursu z uwidocznionym mechanizmem zgłoszeń on- line oraz print screeny strony i podstron, formularz zgłoszeniowy;
• kopie wszystkich materiałów konkursowych;
• raport z działań PR – lista dziennikarzy, ilość publikacji, docelowe miejsca publikacji
• kopie CV osób biorących udział w działaniach PR lub notka biograficzna takiej osoby ze wskazaniem minimum 2 projektów zbliżonych do tematyki operacji
• kopie CV ekspertów, członków Kapituły
• wykaz postów (linki) umieszczonych na FB POT oraz FB POLSKA TRAVEL wraz z liczba ich odbiorców, segmentacje klienta zgodą z przedstawioną grupą docelową danych kategorii działań
1.3. Specyfikacja mechanizmu online i jego wsparcie, umożlwiającej zgłaszanie dobrych praktyk z zakresu turystyki na obszarach wiejskich (np. micro-site dedykowany do przeprowadzenia konkursu z elementami mechanizmów zgłoszeń on-line
Mechanizm (aplikacja, platforma) będzie wspomagać realizację konkursu przez Zamawiającego poprzez ułatwienie przepływu informacji i automatyczne jej przetwarzanie.
Mechanizm/Aplikacja powinna umożliwiać wypełnienie formularza online stworzonego zgodnie z zasadami UX (towarzyszyć mają temu rozmaite udogodnienia) i przesłanie materiałów multimedialnych drogą elektroniczną. Komisja Konkursowa (Kapituła) będzie miała możliwość również oglądać i oceniać zebrane materiały z dowolnego miejsca i czasie na świecie. Wszelka punktacja wprowadzona w systemie dla każdego kandydata przez Członka komisji powinna być od razu składowana w bazie danych i na jej podstawie automatycznie powinny być tworzone listy rankingowe oraz inne statystyki w konkursie. W szczególności odpowiedni podział konkursu na poszczególne kategorie(wypoczynek u rolnika, wypoczynek na wsi, oferta wypoczynkowa turystyki wiejskiej, oferta szlaków kulinarnych na terenach wiejskich). Mechanizm powinien również zawierać opcje dodania zgłoszenia przesłanego drogą tradycyjną. Mechanizm powinien zostać umieszczony na serwerze Wykonawcy i musi mieć stworzoną swoją własną domenę dedykowaną konkursowi (link do tej domeny będzie udostępniany na wszelkich kanałach komunikacyjnych).
Edycja i przeglądanie formularza zgłoszenia
Użytkownik może formularz wypełniać bardzo długo, więc musi istnieć mechanizm automatycznego zapisu co pewien wyznaczony czas lub inny mechanizm (zaproponowany przez Wykonawcę), który pozwoli zapobiec utracie danych wprowadzanych przez użytkownika.
Ocena konkursu w mechanizmu przez Kapitułę
Członek Komisji Konkursowej (Kapituła) po zalogowaniu się do Aplikacji po wybraniu konkursu musi mieć możliwość filtrowania zgłoszonych formularzy według filtrów określonych przez Organizatora. Po wyborze danej kandydatury Członek Komisji (Kapituła) przegląda dane kandydata zebrane przez formularz wraz z towarzyszącymi mu galeriami zdjęć, filmami i innymi załącznikami w takim samym widoku w jakim widzi to Kandydat lub Instytucja Pośrednicząca (POT). Oprócz tego jednak pod tym wszystkim znajduje się formularz oceny skonstruowany przez Organizatora, który Członek Komisji (Kapituła) wypełnia.
Raporty i statystyki
Wszelka punktacja wprowadzona przez Członka Komisji Konkursowej powinna być od razu składowana w bazie danych. Powinna zostać umożliwione tworzenie dowolnych list rankingowych oraz statystyk. Statystyki końcowe mogą być sporządzane wyłącznie przez organizatora. W przypadku braku możliwości wykonania aplikacji z finalną opcją segregacji zwycięzców ( ilość zwycięzców – miejsca 1,2,3) dopuszczamy możliwość bezpośredniego zliczenia głosów i wybrania zwycięzców na podstawie zliczonej sumy głosów, która zostanie przesłana w formie raportu w formie Excel.
Uwagi ogólne
Interfejs aplikacji powinien zostać zaprojektowany z wszelkimi zasadami
UX i usability, tak by jego używanie było jak najbardziej ergonomiczne i intuicyjne. Projekt graficzny front endu nie powinien przytłaczać nadmiernymi elementami graficznymi lub animacyjnymi. Najważniejsza jest przejrzystość, schludność i nowoczesny design projektu, a przede wszystkich łatwa i prosta oraz intuicyjna aplikacja.
Z punktu widzenia wszystkich użytkowników aplikacja/ mechanizm jest zasadniczo ciągiem formularzy i projekt musi być przygotowany tak, aby korzystanie z nich było wygodne. Mechanizm / Aplikacja jest zdecydowanie bardziej oprogramowaniem „narzędziowym” niż serwisem internetowym mającym przyciągać odbiorców.
Należy zaznaczyć, że użytkownicy inni niż pracownicy Zamawiającego mogą nie posiadać umiejętności obsługi skomplikowanych interfejsów i nie należy utrudniać im pracy poprzez stosowanie skomplikowanych rozwiązań.
Formularz zgłoszeniowy
Formularz musi być wykonany tak, aby możliwy był jego wydruk oraz w wersji papierowej wyglądał on czytelnie i przejrzyście tak, aby możliwe było jego wypełnienie. Należy tutaj wziąć pod uwagę, że niektóre jego pola mogą w sobie mieścić znaczące ilości tekstu.
Stosowanie Aplikacji/ Mechanizmu nie wyklucza tego, że niektórzy kandydaci prześlą formularz zgłoszeniowy do konkursu drogą tradycyjną, wówczas organizatorzy konkursu go zeskanują i w takiej postaci przedstawią Komisji Konkursowej, należy sprawić, aby członkowie Komisji Konkursowej przeglądając kandydatury widzieli formularz w takiej samej postaci jaką ten formularz posiada w wersji elektronicznej i papierowej. Innymi słowy, graficznie wszędzie formularz ma wyglądać tak samo.
Multimedia
Mogą być prezentowane w dowolny sposób: zarówno w formie galerii czy też sliderów. Ważne jest to, aby sposób prezentacji nie utrudniał przeglądania i oceniania materiałów. Potencjalni użytkownicy należący do Komisji Konkursowej mogą nie posiadać umiejętności internetowych do radzenia sobie
z wymyślnymi interfejsami.
Wykaz tematów oraz szczegółowe zagadnienia, które Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować podczas konkursu wskazano w punkcie 1.2 niniejszego OPZ.
Ponadto zadaniem Wykonawcy będzie także uzyskanie odpowiednich zgód zgłoszonych do konkursu, na wykorzystywanie ich wizerunku i materiałów powstałych na potrzeby realizacji przedmiotowych działań, wyrażenie zgody powinno być udokumentowane. Wykonawca musi przenieść wszystkie prawa autorskie na Zleceniodawcę dotyczące powyższego mechanizmu/ aplikacji.
1.4. Promocja i zachęcanie do udziału w konkursie (wsparcie PR organizacji konkursu, wsparcie akwizycji i przebiegu działaniami w social mediach oraz kampanie online – np. kampania 360 stopni
Przeprowadzenie zaplanowanych w operacji działań, x.xx. ogólnopolskiego konkursu dot. wyłonienia najlepszych przykładów dobrych praktyk związanych z turystyką wiejską, umożliwi profesjonalne i kompleksowe ich zidentyfikowanie. Aby do tego doszło należy podjąć działania promocyjne zachęcające do ich zgłaszania.
Działania Social Media
Wykonawca zapewni ciągłe wsparcie PR organizacji konkursu, wsparcie akwizycji i przebiegu działaniami na wszystkich social mediach x.xx. takich jak Instagram, Twiter, Facebook na kontach Polska Organizacja Turystyczna oraz Polska Travel nie w mniejszej ilości niż 2 posty tygodniowo we wszystkich social mediach. Liczba postów może ulec zmianie na większą w przypadku braku efektywności działań kampanii do osiągniecia całkowitego celu.
Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do profilów społecznościowych POT z zastrzeżeniem stworzenia osobnego konta reklamowego przez Wykonawcę, które zostanie udostępnione Zamawiającemu w postaci dostępu do weryfikacji działań.( harmonogramu publikacji postów). Dostęp zostanie udzielony na czas przeprowadzenia konkursu. Po zakończeniu wszystkich działań na social mediach, dostępy Wykonawcy zostaną przez niego usunięte niezwłocznie.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
• Wykaz postów (linki) umieszczonych na FB POT oraz FB POLSKA TRAVEL wraz z liczba ich odbiorców, zasięgiem oraz pozostała statystką dostępną przez narzędzia Social Media
• Raport przedstawiający segmentacje klienta zgodą z przedstawioną grupą docelową danych kategorii działań, która wskazana jest w załączniku nr 1.
Akwizycję uczestników konkursu przeprowadzi Wykonawca.
Wykonawca, w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycję systemu akwizycji uczestników,
uwzględniającą x.xx. następujące założenia: reklamy w mediach społecznościowych, reklamę displayową i/lub natywną w mediach zainteresowanych tematyką turystyczną, wysyłkę mailingów, promocję na blogach podróżniczych, lifestylowych, (banner/news/artykuł) i innych.
Przygotowanie wg wytycznych Zamawiającego i w konsultacji z POT oraz przekazanie do akceptacji Zamawiającego listy mediów regionalnych/lokalnych do przekazania materiałów prasowych dot. zaproszenia do wzięcia udziału w konkursie.
Kluczowe dla pozyskania frekwencji jest informowanie potencjalnych uczestników poprzez media (Internet, prasa, radio i inne kanały). To one zapewnią masowe i powszechne dotarcie komunikatu. W tym kontekście w działania media relations poprzedzające konkurs oraz zapraszające do wzięcia w nim udziału włączony powinien zostać element stymulowania w mediach regionalnych/lokalnych publikacji zapowiedzi-zaproszeń. Wykonawca powinien więc położyć szczególny nacisk na ten aspekt kształtowania relacji z lokalnymi mediami, w tym na bezpośrednie kontakty z redakcjami, które zapewnią opublikowanie zapowiedzi-zaproszeń w jak najszerszym wymiarze nie mniej jednak niż 20 publikacji (prasa i radio).
Dotarcie z zapowiedzią akcji i jej rozprzestrzenienie zapewni też obecność informacji o przedsięwzięciu w serwisach internetowych i kanałach społecznościowych:
• Zamawiającego,
• ROT w poszczególnych regionach,
• urzędów marszałkowskich,
• urzędów gmin.
Inspirowanie takich publikacji powinno zostać ustalone we współpracy z POT i na podstawie gotowych materiałów do publikacji opracowanych wg wytycznych Zamawiającego i przekazanych tym podmiotom przez Wykonawcę.
Zamawiający przyjmuje, że Zadanie zostało wykonane jedynie w sytuacji, gdy zgłosi się co najmniej 30 osób/podmiotów do konkursu, które spełniają założone kryteria oceny.
Wykonawca podejmie odpowiednie działania promocyjne mające na celu jak najskuteczniejszą akwizycję.
Obowiązkiem Wykonawcy jest również czuwanie nad prawidłowym przebiegiem konkursu, zbierania aplikacji, oraz udzielanie informacji w trakcie całego procesu. Wykonawca jest odpowiedzialny za poprawność przebiegu konkursu oraz bezpieczeństwo zbierania danych w konkursie zgodnie obowiązującym prawem.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
a) wersja elektroniczna informacji/publikacji na dowolnym nośniku danych w pliku otwartym do edycji, gotowym do druku, oraz w pliku zamkniętym gotowym do zamieszczenia na stronie internetowej;
b) zrzut z ekranu strony internetowej, na której została zamieszczona informacja/publikacja, zapisany na dowolnym nośniku danych;
c) inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji operacji, tj.
• wszystkie zdjęcia powstałe i wykorzystane przy realizacji formy,
• raport (zawierający dane potwierdzające dotarcie z informacją oraz z reklamą do turystów poszukujących oferty wypoczynku na obszarach wiejskich, w tym wyświetlenia, zasięg, działania odbiorców) dotyczący wszystkich wykorzystywanych w kampanii narzędzi,
• raport zawierający dane (w szczególności liczbę wyświetleń i liczbę odbiorców) z internetowego narzędzia do analizy statystyk serwisów WWW, dotyczący stron, na których zostały zamieszczone informacje/publikacje
• kopie CV ekspertów- portfolio wykonawcy, notka dot. CV – przebieg kariery, doświadczenie, przykładowe realizacje wcześniejsze
1.5. Przygotowanie obrad kapituły konkursu
W celu zapewnienia wysokiego poziomu i fachowości w podejściu do oceny zgłoszonych najlepszych praktyk do wzięcia udziału w pracach Kapituły zostaną zaproszeni przez Wykonawcę eksperci w zakresie turystyki, budowy i promocji produktów turystycznych, komunikacji społecznej i marketingowej, przedstawiciele środowisk akademickich, przedstawiciele mediów oraz izb branżowych wskazanych przez POT. Ostateczny wybór członków zostanie podjęty w uzgodnieniu z POT. Spotkanie odbędzie się w siedzibie POT. Wykonawca odpowiedzialny będzie też za obsługę kapituły konkursu i jej posiedzeń tj. x.xx. przygotowanie regulaminu prac Kapituły konkursowej, powołanie Kapituły konkursowej, zaproszenie na spotkanie do siedziby POT, przedstawieniu zebranych wyników konkursu, przeprowadzeniu ewentualnych prezentacji zebranych wniosków i rekomendacji, sporządzeniu protokołu z obrad Kapituły.
Wykonawca zapewni Eksperta Głównego z zakresu turystyki wiejskiej, który będzie czuwał nad przebiegiem merytorycznym konkursu.
Ekspert Główny będzie czuwał nad merytorycznymi kwestiami dot. turystyki wiejskiej w projekcie. Ekspert ten musi spełniać następujące warunki: wykształcenie co najmniej wyższe o profilu turystycznym, który w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 2 razy uczestniczył w jury konkursu związanego z oceną produktu turystyki wiejskiej oraz był koordynatorem co najmniej 3 projektów związanych z promocją produktu turystyki wiejskiej, a także posiada co najmniej 5-letnie doświadczenie z zakresu:
• Promocji i reklamy oferty turystyki wiejskiej,
• Funkcjonowania i rozwijania polskiego systemu informacji turystyki wiejskiej,
• Wdrażania i promocji produktów turystyki wiejskiej,
• Współpracy z organizacjami, instytucjami i osobami prywatnymi, krajowymi i/lub zagranicznymi, w zakresie turystyki na obszarach wiejskich i agroturystyki,
Ekspert Główny musi zostać powołany do 5 dni po podpisaniu umowy. Ostateczny wybór Eksperta Głównego dokonuje Zamawiający.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
• Raport z przygotowania regulaminu prac Kapituły konkursowej
• CV lub Notki profilowe wszystkich osób z Kapituły konkursowej
• CV Eksperta Głównego
• Materiały graficzne zaproszenia na dowolnym nośniku danych w pliku otwartym do edycji, gotowym do druku, oraz w pliku zamkniętym
• Raport zebranych wyników konkursu w przejrzystej formie
• Raport wniosków i rekomendacji z przedstawionych zgłoszeń
• Raport/ protokół z obrad Kapituły.
1.6. Przygotowaniu konferencji finałowej (prasowej)
Wykonawca w ramach działań przygotuje i prowadzeni konferencję finałową (prasową) na której nagrodzone zostaną (statuetki, dyplomy) najlepsze dobre praktyki. Konferencja finałowa odbędzie się w Warszawie w terminie najpóźniej do 5 września 2018 r., i będzie prowadzona w sali konferencyjnej zlokalizowanej w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, zlokalizowanych w odległości umożliwiającej dotarcie do niego z dworca PKP komunikacją miejską w czasie nie dłuższym niż 30 minut.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
• miejsce na przeprowadzenie konferencji finałowej (prasowej) wraz z niezbędnym wyposażeniem i obsługą
• salę na co najmniej 50 osób, spełniającą wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, dostosowaną do liczby uczestników wraz z niezbędnym wyposażeniem (system nagłośnienia itp.);
• dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali do prezentacji multimedialnych oraz z możliwością zapewnienia oświetlenia sztucznego;
• salę klimatyzowaną;
• zainstalowany sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego;
• warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 4 mikrofony, w tym 2 bezprzewodowe (stół prezydialny) oraz 1 przy mównicy na statywie oraz 1 na statywie przed pierwszym rzędem krzeseł dla uczestników;
• mównica z pulpitem umożliwiającym postawienie laptopa wraz z doprowadzonym podłączeniem do sieci elektrycznej oraz podłączeniem do nagłośnienia Sali, bezprzewodowy pilot prezentacji multimedialnych; laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji Power Point oraz prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, a także flash oraz formaty plików filmowych;
• zapewnienie na wypadek awarii podczas konferencji rezerwowego sprzętu, w szczególności laptopa, rzutnika, mikrofonów
• zapewnienie obsługi technicznej sprzętu nagłaśniającego oraz prezentacyjnego (ekran, projektor, laptop)
• przeprowadzenie testów sprzętu przed konferencją, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego odtwarzania na sprzęcie zapewnionym przez Wykonawcę materiałów dostarczonych przez Zamawiającego na określonych nośnikach
• stół prezydialny dla prowadzących lub fotele w ilości odpowiadającej liczbie prelegentów i małe stoliki kawowe oraz krzesła z miękkimi siedziskami, ustawione w układzie teatralnym dla wszystkich uczestników. Ustawienie krzeseł musi zapewniać swobodny widok na ekran oraz salę. Uczestnicy muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących;
• zapewnienie oznakowania dojścia do miejsca konferencji („drogowskazy”)
– przy drzwiach wejściowych do budynku oraz w jego wnętrzu, o ile sala, w której będzie się odbywać konferencja nie jest zlokalizowana bezpośrednio przy wejściu;
• na stole prezydialnym mają być umieszczone plastikowe tabliczki informacyjne – identyfikatory imienne dla każdego z prelegentów wraz z wydrukowanymi imieniem i nazwiskiem, funkcją/stanowiskiem oraz nazwą, zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego najpóźniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną konferencją;
• punkt informacyjny tzw. recepcja, punkt informacyjny ma znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej. Do zadań osób obsługujących punkt co najmniej 2, należeć będzie: przeprowadzenie rejestracji uczestników, wydawanie materiałów promocyjnych, udzielanie ewentualnej pomocy uczestnikom;
• punkt informacyjny będzie współpracować z koordynatorem organizacyjnym wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx;
• przy punkcie informacyjnym powinien znajdować się element graficzny przekazany przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed konferencją;
• materiały promocyjne (np. ścianka wystawiennicza, roll-up’y, ulotki) przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx; w tym odbiór tych materiałów z siedziby Zamawiającego i dostarczenie na miejsce imprezy oraz zwrot po zakończeniu przedmiotowych działań;
• zapewni: szklany pojemnik do zebrania wizytówek, wydruk aktualnej listy osób zgłoszonych i potwierdzonych w co najmniej 3 egzemplarzach oraz obsługę punktu wraz z ekipą techniczną do montażu i demontażu punktu informacyjnego;
• zaprosi zwycięzców konkursu na konferencję finałową i potwierdzi ich udział;
• przygotuje 2 minutową animację przedstawiającą najważniejsze założenia i misję Konkursu oraz dobre praktyki dot. turystki na obszarach wiejskich. Bazą do powstania animacji mogą być treści zawarte w materiałach zebranych podczas konkursu oraz przygotowanych w ramach promocji. Animacja do przygotowania w formacie: 1920/1080 pix; HD, rozszerzenie MP4 na potrzeby projekcji na ekranach (render motion blur, animacja budująca się od podstaw, animowane tekstury, animacja vectorowa, mile widziane elementy 3D nawiązujące do informacji, głębia – multiplane);
• przygotuje minimum 12 prezentacji flash/spot (każda miedzy 30-45 sekund) przybliżające wizerunek wybranych dobrych praktyk będących laureatami Konkursu. Wszystkie prezentacje powinny mieć lektora i muzykę. Bazą do powstania prezentacji mogą być treści zawarte w materiałach zebranych podczas konkursu oraz przygotowanych w ramach promocji. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do dzieł. Przekazanie praw majątkowych daje Zamawiającemu wyłączne prawo do ich wielokrotnego wykorzystania i powielania, dla własnego statutowego użytku, bez ograniczeń terytorialnych na wszystkich znanych w chwili zawarcia niniejszej umowy polach eksploatacji
• Zamawiający zapewni program merytoryczny wystąpień i prezentacji swoich przedstawicieli podczas konferencji prasowej i przekaże Wykonawcy ich zarys lub pełną treść do wiadomości;
• Wykonawca zapewni nagrody dla wybranych najlepszych praktyk (statuetki i dyplomy);
• podstawowy catering (kawa, mleczko, herbata, cytryna, zimne napoje, ciastka itp.) przed konferencją i w trakcie jego trwania;
• zapewnienie obsługi kelnerskiej (co najmniej 3 osoby);
• przygotowanie wg wytycznych Zamawiającego i w konsultacji szczegółowego scenariusza (programu) konferencji prasowej – z uwzględnieniem i przekazanie go do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 14 dni przed terminem konferencji;
• przygotowanie wg wytycznych Zamawiającego wzoru zaproszenia do gości oficjalnych, obejmującego: pismo przewodnie, szczegółowy scenariusz konferencji, informację o projekcie. Przedstawienie kompletnej propozycji zaproszenia do akceptacji Zamawiającego i uwzględnienie jego ewentualnych uwag i propozycji
• uzgodnienie z Zamawiającym ostatecznej formy wysyłki zaproszeń do gości oficjalnych oraz - po akceptacji wzoru zaproszenia przez Zamawiającego - przygotowanie kompletnych zaproszeń w uzgodnionej formie gotowej do wysyłki
• monitorowanie we współpracy z Zamawiającym możliwości udziału w konferencji zaproszonych gości oficjalnych, wynikających z kalendarzy ich obowiązków oraz zbieranie potwierdzeń udziału
• wysyłkę zaproszenie i poinformowanie o niej przedstawicieli mediów ogólnopolskich. Ze względu na kluczowe znaczenie relacji z mediami dla zapewnienie konferencji rozgłosu, współpraca z redakcjami i dziennikarzami wymaga najwyższej staranności i pieczołowitości. W tym kontekście istotne jest x.xx. kształtowanie scenariusza konferencji uwzględniającego charakter pracy redakcji i dziennikarza (np. odpowiednie pory), komfort udziału w konferencji (np. miejsca parkingowe dla dziennikarzy; warto pomyśleć nie tylko o miejscach dla samochodów, ale też o stojakach na rowery), zapewnienie materiałów (w formie, która ułatwi dziennikarzom pracę, a równocześnie przyczyni się do wysokiej jakości merytorycznej publikacji tj. gotowe materiały do wykorzystania), wysoka aktywność w kontaktach z mediami
• w tym ostatnim aspekcie niezbędna jest co najmniej dwukrotna wysyłka zaproszeń i komunikatów prasowych, osobisty kontakt z redakcjami i dziennikarzami, zachęcanie do udziału w konferencji, zbieranie potwierdzeń udziału
• jeśli chodzi o materiały dla mediów, to zasadniczy komunikat prasowy (informacja prasowa) powinien być wyposażony w uzupełniające materiały merytoryczne – załączniki: kompleksowa informacja o projekcie, o przedmiotowych działaniach. Materiały powinny składać się na pakiety (opakowane w teczkę/torbę itp.), spójne również pod względem wizualnym, zgodnym z wytycznymi Zamawiającego w zakresie jego brandingu
• należy też zrealizować dokumentacyjne materiały fotograficzne i video oraz udostępnić je – z prawem do wykorzystania – mediom, niezwłocznie po zakończeniu konferencji prasowej (dokumentacja samej konferencji, gości oficjalnych)
• przekazanie (udostępnienie) Zamawiającemu w dniu konferencji, po jej zakończeniu, co najmniej wybranych 30 fotografii z konferencji, w wersji elektronicznej, rozdzielczość 300dpi;
• opracowanie materiału video i montaż reportażu dokumentującego przebieg konferencji prasowej, czas trwania 60-180 sekund i przekazanie Zamawiającemu w terminie do 2 dni roboczych po terminie konferencji;
• monitoring poświęcony konferencji ukazujący się w mediach i sporządzenie raportu medialnego dokumentującego takie publikacje. Raport zostanie sporządzony po upływie 3 dniach roboczych od konferencji i przekazany Zamawiającemu w formie elektronicznej. W przypadku, gdy wskutek monitoringu mediów Wykonawca stwierdzi ukazywanie się kolejnych publikacji, sporządzi i przekaże Zamawiającemu aktualizacje raportu medialnego. Po zakończeniu przedmiotowych działań, Wykonawcy sporządzi kompletny, całościowy raport medialny;
• Zamawiający przekaże Wykonawcy wytyczne dot. przygotowania (scenariuszy) programów konferencji prasowych, listy mediów oraz materiałów prasowych;
• Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały merytoryczne służące do opracowania materiałów prasowych.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
• lista dziennikarzy biorących udział w konferencji
• lista obecności - podpisana
• kopia materiałów video i prezentacji
• wzór zaproszeń
• kopia listy zaproszeń na konferencje
• kopia protokołu odbioru nagród rzeczowych/pucharów przez laureatów konkursu,
• zdjęcia w postaci cyfrowej z widoczną wizualizacją PROW 2014-2020 z ogłoszenia wyników konkursów, w liczbie 50 szt.
• zdjęcia w postaci cyfrowej z widoczną wizualizacją PROW 2014-2020 nagród rzeczowych/statuetki/puchary w liczbie 30 szt.;
• kopia materiałów prasowych
• raport z działań PR;
1.7.Opracowania scenariuszy wyjazdów studyjnych dla blogerów i ich realizacji
Głównym celem akcji jest stworzenie wizerunku polskich obszarów wiejskich jako atrakcyjnego miejsca do życia i prowadzenia biznesu oraz promocja tego wizerunku z wykorzystaniem najnowszych trendów w marketingu internetowym, w tym współpracy z influencerami.
Publikacje w formie artykułów, materiałów video i relacji w mediach społecznościowych zostaną opublikowane przez blogerów w ich kanałach (blogi, profile w mediach społecznościowych) i spopularyzowane z wykorzystaniem zbudowanych przez nich zasięgów i społeczności. Relacje z projektu wraz z linkami do materiałów stworzonych przez blogerów będą publikowane w mediach należących do Polskiej Organizacji Turystycznej (strona xxxxxx.xxxxxx, kanały w mediach społecznościowych). W ramach promocji akcji zostanie również przeprowadzona kampania w Internecie (artykuły sponsorowane, kampania na Facebooku, crosspromocja z mediami regionalnymi).
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia minimum 3 blogerów zgodnie wytycznymi Zamawiającego, którzy opisywać będą wybrane w konkursie najlepsze dobre praktyki turystyczne z obszarów wiejskich.
Wykonawca podejmie odpowiednie działania mające na celu zapewnienie blogerów, według następujących wytycznych liczbowych:
• minimum 7500 unikalnych użytkowników bloga miesięcznie (na podstawie średniej z minimum trzech miesięcy).
• minimum 1500 fanów bloga na portalu Facebook.
• minimum 4 000 obserwujących na Instagramie
• deklaracja przygotowania krótkiej formy wideo
Wykonawca przedstawi co najmniej 6 propozycji blogerów publikujących x.xx. tematy o turystyce, do wyboru Zamawiającego spośród których wybranych zostanie 3 do wykonania tego zadania. Wykonawca przygotuje raport, składający się z dokumentu (tabeli) gromadzącej wszystkich kandydatów i sortując ich pod kątem zasięgów liczbowych (1. Unikalni Użytkownicy oraz 2. Liczba fanów fanpage na portalu Facebook, Instagram).
Wykonawca odpowiada za nabór i kontakt z blogerami w tym honoraria (podpisanie umów) blogerów, ryczałtowe dodatki do honorariów na koszty logistyki podróży do nagrodzonych miejsc, dodatki do honorariów na płatne wsparcie promocyjne przez blogerów ich publikacji oraz podpisanie umów z blogerami.
Ponadto zadaniem Wykonawcy będzie także uzyskiwanie zgód blogerów, na wykorzystywanie ich wizerunku i materiałów powstałych na potrzeby realizacji przedmiotowych działań, wyrażenie zgody powinno być udokumentowane pisemnie, a całość tej dokumentacji zostanie przekazana Zamawiającemu po zakończeniu przedmiotowych działań. Obowiązkowa Bloger musi umieszczać wszystkie znaki i hasła związane z realizacją projektu na początku materiału, który będzie publikował w formie tablicy lub kadru, nie krótszym niż 3 sekundy.
Materiały, które muszą zostać zamieszczone :
• symbolu Unii Europejskiej;
• zdania „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”;
• logo PROW 2014-2020;
• logo KSOW;
• zdania „Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi”;
• zdania „Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej „Krajowa Sieć Obszarów Wiejskich” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020”
• logo POT
Bloger powinien skonsultować trasę i elementy składowe z POT. Wykonawca powinien koordynować powstawanie scenariuszy wszystkich podróży we współpracy z blogerem oraz Zamawiającym.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
• raport, składający się z dokumentu (tabeli) gromadzącej wszystkich kandydatów i sortując ich pod kątem zasięgów liczbowych (1. Unikalni Użytkownicy oraz 2. Liczba fanów fanpage na portalu Facebook, Instagram).
• raport z ilości obserwujących dany materiał, jego zasięg oraz ilość
• raport z ilości reportaży
• print screeny wszystkich publikacji – reportaż, zdjęcia, filmiki, animacje,
• raport z pełnej kampanii online przeprowadzonej w Internecie
1.8.Promocja w Internecie zwycięzców
Opracowanie treści na zakładki na stron POT tj. xxx.xxxxxx.xxxxxx oraz xxx.xxx.xxx.xx w zakresie promocji wyników konkursu, płatne wsparcie reklamowe komunikacji na social mediach i w Internecie w tym reklama on-line (Google Adwords), pozyskanie materiałów ilustracyjnych ze źródeł wtórnych i organizacja wyjazdowych sesji fotograficznych do minimum 12 nagrodzonych miejsc, integracja materiałów blogerskich ze stroną Zamawiającego w postaci modułu iframe pobierającym zawartość wpisów lub inne).
Wykonawca przygotuje do akceptacji Zamawiającego identyfikację wizualną akcji, uwzględniającej: Logo POT, PROW 2014-2020 i w nawiązaniu do „Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie” nazwę operacji, logo akcji, graficzne motywy nakładane na materiały ilustracyjne, spójna czcionka wszystkich materiałów dotyczących akcji oraz we wszystkich działaniach PR.
Identyfikacja wizualna akcji będzie obecna w:
• kanałach społecznościowych zamawiającego (POT) - Facebook, Instagram, You Tube, Twitter,
• portalach zamawiającego (POT) – xxx.xxxxxx.xxxxxx, xxx.xxx.xxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx,xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx,xxx.xxxxxxx xxxxx.xx,xxx.xxxxxxxxxx.xx
• we wszystkich materiałach promocyjnych drukowanych jak i elektronicznych wytworzonych przez Wykonawcę na potrzeby realizacji przedmiotowych działań oraz w przekazach medialnych publikowanych w związku z ich realizacją.
Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy wytyczne w zakresie swojej identyfikacji wizualnej wraz z odpowiednimi materiałami.
Do zadań Wykonawcy należeć będzie również:
Przygotowanie strategii komunikacji dla akcji i dystrybucja komunikatów nt. akcji. Wykorzystanie i poprowadzenie posiadanych przez POT kanałów komunikacji na portalu Facebook, Instagram, You Tube, które będą służyły do wzmocnienia działań PR. Należy także wytypować unikatowy hashtag akcji i konsekwentnie komunikować we wszystkich działaniach.
Dodatkowo należy zorganizować i przeprowadzić wyjazdowe sesje fotograficzne do minimum 12 nagrodzonych miejsc. Materiały pozyskane w ramach sesji fotograficznych powinny zachęcać do odwiedzania nagrodzonych miejsc i przedstawiać możliwości jakie dają obszary wiejskie w aspekcie podjęcia działalności związanej z turystyką. Wykonawca udzieli POT wyłącznych i nieograniczonych terytorialnie praw autorskich na okres 10 lat do dzieł powstałych w związku i w ramach realizacji sesji zdjęciowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 880, z xxxx.xx.)
Sesja zdjęciowa (specyfikacja):
• Zdjęcia przedstawiające turystykę wiejska w tym nagrodzonych w ramach konkursu
• Dynamiczne zdjęcia z ludźmi w różnorodnych plenerach
• Gwarancja wyłącznego prawa do wielokrotnego wykorzystania i powielania dostarczonych zdjęć, bez ograniczeń terytorialnych
• Pola eksploatacji – poligrafia i multimedia (m in. wydawnictwa drukowane i e- wydawnictwa, internet, roll-upy, bannery, prezentacje multimedialne, billboardy)
• Zdjęcia mają podkreślić wartości danej dobrej praktyki i zaprezentować ją dla turysty
• Zdjęcia, które mają 2000 pikseli na dłuższym boku i 300 DPI
• Minimum po 10 zdjęć (zaakceptowanych przez Zamawiającego) dla każdego z nagrodzonych w ramach konkursu
Wykonawca przeprowadzi również efektywną kampanię promocyjną operacji promocji wybranych w ramach konkursu najlepszych dobrych praktyk związanych z turystyką na terenach wiejskich w technologii programmatic RTB (również w aplikacjach mobilnych). Kampania w szczególności obejmuje:
I. Przygotowanie spersonalizowanych materiałów reklamowych dla poszczególnych kategorii konkursu.
Realizując kampanię Wykonawca w całości odpowiada za przygotowywanie niezbędnych kreacji reklamowych zgodnych z wypracowanym i zaakceptowanym key visual’em (KV), produkcyjnych formatów reklamowych zgodnych ze specyfikacją techniczną wydawcy, dostarczenie copy z uwzględnieniem:
• poprawności językowej,
• wyraźnego, zachęcającego i jasno sformułowane CTA (Call to Action)
• spełniać wymagania specyfikacji technicznej wydawcy
• personalizacji komunikatu zgodnie z zainteresowaniami grupy docelowej
W zależności od skuteczności prowadzonej kampanii Wykonawca zobowiązany jest do optymalizowania kreacji. Majątkowe prawa autorskie wraz z akceptacją produkcyjnych materiałów przechodzą na Zamawiającego.
II. Realizację kampanii zgodnie z założonym harmonogramem działań i budżetem w celu realizacji wymaganych celów
III. Dostarczenie ew. kodu trackingowego na stronę www oraz zapewnienie dostępu do statystyk kampanii
IV. Stały monitoring i optymalizacja efektywności i skuteczności prowadzonej kampanii w celu uzyskania jak najlepszych efektów oraz zbudowania zasięgu dotarcia na poziomie nie mniejszym niż 205 000 użytkowników z CTR nie mniejszym niż 0,1% zasięgu.
V. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii na bieżąco w trybie roboczym (tygodniowym) oraz przedstawienie podsumowania na zakończenie kampanii. Raport z prowadzonych działań powinien zawierać informację co najmniej o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu statystyk danego narzędzia.
Zasięg dotarcia do co najmniej 205 000 użytkowników grupy docelowej przy założeniu, że jeden odbiorca zobaczy reklamę maksymalnie 2 razy (capping=2) i nie mniej niż 60% reklam będzie emitowane above the fold (w części strony, którą widać bezpośrednio po załadowaniu w przeglądarce).
Współczynnik klikalności (CTR): deklarowany CTR na poziomie 0,1%-0,2% w grupie docelowej (nie mniej niż 50 000 kliknięć w reklamę).
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
• zestawienie wszystkich aktywnych/wyłączonych formatów reklamowych wraz ich statystykami (format, widoczność, informacje dotyczące przebiegu aukcji (budżet, estymowany koszt bidu),
• Ilość wyświetleń, klików, CTR, eCPC,
• Raport liczbowy podsumowania wydanego budżetu
• Raport merytoryczny - w raporcie powinno znaleźć się merytoryczne podsumowanie prowadzonych działań wraz z rekomendacjami wynikającymi z podjętych optymalizacji
1.9. Opracowaniu, druku i dystrybucji publikacji w zakresie wybranych w ramach konkursu najlepszych praktyk związanych z turystyką na obszarach wiejskich
Wykonawca przygotuje publikacje nt. konkursu w tym nagrodzone najlepsze praktyki oraz inne ważne aspekty w zakresie tematyki operacji w ścisłej współpracy z Zamawiającym.
Zawartość merytoryczna materiałów powinna zawierać poszerzony zakres materiałów, opisów, zdjęć i map.
Wykonawca przygotuje materiały dotyczące poszczególnych tematów i przedstawi je Zamawiającemu do akceptacji w terminie do 10 września 2018 r. Zamawiający zaakceptuje materiały lub zgłosi uwagi w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
Wszelkie materiały przekazane Zmawiającemu nie mogą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w szczególności praw autorskich tych osób. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do materiałów przygotowanych, w tym prawo do wykorzystywania treści materiałów na wszystkich polach eksploatacji określonych w ustawie o prawie autorskim.
Materiały powinny być opatrzone graficznym logotypem Zamawiającego oraz wykonane zgodnie z obowiązującym brandbookiem POT i informacji, o operacji w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 realizowanej w ramach działania „Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”, współfinansowanego przez Unię Europejską.
Projekt layout’u wydawnictwa zostanie przygotowany przez Wykonawcę zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego i przekazany do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej do 30 sierpnia 2018 roku.
Wykonawca będzie również odpowiedzialny za skład materiałów do druku.
Dane techniczne wydawnictwa:
• Format: B5 (176mmx250mm)
• Objętość- w zależności od zawartości 28- 44 strony
• Technika druku:
- środki: wysoka jakość druk - pełny kolor (offset 4+4)
- okładka: kolor offset 4+4
- uszlachetniane, lakier wybiórczy UV na okładce
• Papier:
- środki – papier kreda mat 115g/m2
- okładka: kreda 250 g/m2 + folia błysk jednostronnie
Zakres prac:
• Montaż.
• Druk.
• Foliowanie okładki, oprawa.
• Pakowanie po 50 egz. w paczki z zaznaczeniem tytułu i ilości egzemplarzy w paczce.
Termin wykonania – do 15 września 2018 r. Ilość: 10 000 egz. – w polskiej wersji językowej
Dystrybucja:
Wykonawca prześle wydawnictwo do wszystkich osób, które wzięły udział w konkursie i na adresy instytucji skazanych przez Zamawiającego (regionalne i lokalne organizacje turystyczne stowarzyszenia, informacji turystycznych uczelnie, itp.). Pozostała po wysyłce część materiałów zostanie dostarczona przez Wykonawcę do magazynu POT w Jabłonnej k/Warszawy, xx. Xxxxxxx 00X lub w inne wskazane miejsce w Warszawie. Dystrybucja materiałów zakończy się do końca 25 września 2018.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
a) kopie listy dystrybucyjnej publikacji, materiałów drukowanych, analiz, ekspertyz, badań wraz z kopiami dowodów dystrybucji( lista adresatów)
b) wersja papierowa publikacji, materiałów drukowanych, analiz, ekspertyz, badań
c) wersja elektroniczna publikacji, materiałów drukowanych, analiz, ekspertyz, badań na dowolnym nośniku danych w pliku otwartym do
edycji, gotowym do druku, oraz w pliku zamkniętym gotowym do zamieszczenia na stronie internetowej;
d) inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji operacji, tj.
• kopie CV autorów publikacji;
• wszystkie zdjęcia wykorzystane w publikacji (w wersji elektronicznej w formacie jpg);
Informacje dodatkowe:
Wszystkie materiały zewnętrzne zostaną przygotowane przez Wykonawcę zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym oraz będą podlegać akceptacji Zamawiającego.
1.10. Realizacja, monitoring i bieżące raportowanie akcji (wsparcie PR; prowadzenie monitoringu publikacji i efektów działań blogerskich)
Zakładka wizualizacji
Strona docelowa zawierająca informacje o nagrodzonych powinna funkcjonować w strukturze drzewka istniejącej strony Xxxxxx.Xxxxxx w przyjaznym adresie uwzględniająca nazwę akcji (krótka nazwa po znaczniku “/”).
Zamawiający zapewni Wykonawcy możliwość zarządzania treściami w zakresie landing page na swojej stronie xxxxxx.xxxxxx, dając mu dostęp do systemu CMS Joomla v.3.8.
Główną funkcją strony będą cele informacyjne
a) zasięg odwiedzin, przekraczający 205 000 wizyt łącznie przez cały okres trwania kampanii kierowany z kanałów, którymi będzie komunikowana akcja oraz kanałów partnerskich Zamawiającego,
b) stałe aktualizowanie informacji, związanych z konkursem i etapami towarzyszącymi promocji i blogerom w ich podróży,
c) prezentacja wszystkich nagrodzonych dobrych praktyk oraz informacji na temat zasad przygotowania innowacyjnych rozwiązań związanych z tworzeniem ofert w turystyce wiejskiej,
d) Interaktywna mapa Polski z zaznaczonymi miejscami odwiedzanymi przez blogerów. Zaznaczone miejsca powinny być aktywne i wyświetlać w miejscu lub przekierowywać do bloga, relacji , na stronę docelową
e) informacje o partnerach akcji,
f) osadzenie social feeda na landing page, prezentująca treści na kanałach social media, związane z akcją, filtrowane po odpowiednim, ustalonym wcześniej hashtagu akcji,
g) link zewnętrznego formularza do zgłaszania dobrych praktyk,
h) podpięty regulamin konkursu oraz adnotacje o przetwarzaniu danych osobowych,
i) zaproponowanie adresu w domenie Zamawiającego, pod którym będzie dostępna strona docelowa akcji , np. xxxxxx.xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxx.
Obsługa kampanii i analiza wyników
Analiza ruchu na landing page w oparciu o Google Analytics. Po zawarciu Umowy Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do narzędzia Google Analytics.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie narzędzia do monitoringu oraz listeningu social mediów i wyników prowadzonych działań na kanałach społecznościowych akcji z uwzględnieniem kanałów: Facebook, Instagram, You Tube. Cotygodniowy raport, dotyczący aktywności fanów, wzrostu zasięgów, zastosowania ewentualnego wsparcia w promocji płatnej dotarcia zasięgów. Na koniec każdego miesiąca Wykonawca przygotowuje raport podsumowujący wszystkie działania.
Wzór raportu zostanie przygotowany w konsultacji z Zamawiającym w terminie określonym umową.
Wyniki zasięgowe
Wykonawca gwarantuje, że całość jego zadań koordynatorskich i animujących akcję w okresie od wyłonienia zwycięzcy aż do końca publikacji informacji o laureatach osiągnie wynik dotarcia do minimum 205 000 użytkowników (zasięg na stronach: xxx.xxxxxx.xxxxxx, xxx.xxx.xxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx,xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx,xxx.xxxxxxxxxx xx.xx,xxx.xxxxxxxxxx.xx).
Kreacja
Zadanie obejmuje tworzenie, dostosowywanie i przeformatowywanie projektów i kreacji, związanych z operacją na jej kanałach social media, zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego przez cały czas realizacji zamówienia.
a) kreacje dostosowane na kanał Facebook zgodnie ze specyfikacją techniczną serwisu,
b) kreacje dostosowane na kanał Instagram zgodnie ze specyfikacją techniczną serwisu,
c) kreacje dostosowane na kanał You Tube zgodnie ze specyfikacją techniczną serwisu,
d) publikowanie przez Wykonawcę - w portalach i serwisach uzgodnionych z Zamawiającym - materiałów video oraz fotograficznych w celu zainicjowania ich rozprzestrzeniania na zasadzie viral marketing.
Akceptacja
Przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający może dokonywać zmian/modyfikacji projektów z wybranej linii kreatywnej w trakcie realizacji zamówienia. Każdy docelowy projekt musi uzyskać ostateczną akceptację Zamawiającego. Dlatego tak istotny jest uprzednio wspomniany harmonogram publikacji i strategii obsługi operacji.
Wykonawca zaproponuje koncepcję działań PR po zakończeniu przedmiotowej operacji na etapie składania oferty. Celem działań powinna być jak najszersza promocja operacji, jej rezultatów oraz laureatów po zakończeniu konkursu oraz konferencji finałowej.
Udokumentowanie działania.
Wykonawca po realizacji przedstawi następujące raporty:
a) wersja elektroniczna informacji/publikacji na dowolnym nośniku danych w pliku otwartym do edycji, gotowym do druku, oraz w pliku zamkniętym gotowym do zamieszczenia na stronie internetowej;
b) zrzut z ekranu strony internetowej, na której została zamieszczona informacja/publikacja, zapisany na dowolnym nośniku danych;
c) inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji operacji, tj.
• wszystkie zdjęcia powstałe i wykorzystane przy realizacji formy,
• raport (zawierający dane potwierdzające dotarcie z informacją oraz z reklamą do turystów poszukujących oferty wypoczynku na obszarach wiejskich, w tym wyświetlenia, zasięg, działania odbiorców) dotyczący wszystkich wykorzystywanych w kampanii narzędzi,
• raport zawierający dane (w szczególności liczbę wyświetleń i liczbę odbiorców) z internetowego narzędzia do analizy statystyk serwisów WWW, dotyczący stron, na których zostały zamieszczone informacje/publikacje
• kopie CV ekspertów- portfolio wykonawcy, notka dot. CV – przebieg kariery, doświadczenie, przykładowe realizacje wcześniejsze
• raport z przeprowadzonych działań na social mediach
• raport z działań Google Adwords
• raport z ilości stworzonych grafik
• raport z ilości stworzonych materiałów tekstów użytych do promocji
1.11. Podsumowaniu akcji – przygotowaniu raportu końcowego
Wykonawca w terminie do 25 września 2018 r. przedstawi Zamawiającemu wnioski z przeprowadzonego konkursu i działań promocyjnych.
Wykonawca uzyska również od uczestników konkursów minimum 3 pisemne wypowiedzi (max 1000 znaków – czcionka 12) z informacją, co z zaobserwowanych dobrych praktyk zostało lub zostanie zastosowane w praktyce. Mogą to być krótkie odpowiedzi na zadane przez Wykonawcę pytania otwarte.
Materiał zostanie przekazany Wykonawcy w formie drukowanej i elektronicznej a także w postaci prezentacji „power point” zgodnie z wymaganiami graficznymi Zamawiającego. Prezentacja oprócz tekstów musi zawierać zdjęcia lub rysunki urozmaicające przekaz.
Zamawiający ma prawo wnieść uwagi w terminie 3 dni od momentu otrzymania materiału.
Informacje dodatkowe:
1. W terminie od dnia rozpoczęcia realizacji umowy, Wykonawca jest zobowiązany do informowania i rozpowszechniania informacji o realizowanej operacji zgodnie z przepisami załącznika III do rozporządzenia 808/2014 opisanymi w Księdze wizualizacji znaku PROW 2014-2020 opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa.
2. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania logo POT, PROW 2014-2020 i KSOW opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa.
3. W przypadku form realizacji operacji takich, jak warsztat, spotkanie, szkolenie, seminarium, konferencja, impreza o charakterze plenerowym, olimpiada, konkurs, obowiązek zamieszczenia:
• symbolu Unii Europejskiej;
• zdania „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”;
• logo PROW 2014-2020;
• logo KSOW;
• zdania „Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi”;
• zdania „Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej „Krajowa Sieć Obszarów Wiejskich” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020”
• logo POT
4. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia elementów wymienionych w przypadku materiałów promocyjnych, oraz do zamieszczenia elementów wymienionych z odesłaniem do organu odpowiedzialnego za treść informacji w przypadku:
• druku materiałów/publikacji – na pierwszej stronie okładki publikacji;
• emisji materiałów w mediach – w formie tablicy lub kadru zamieszczonego na początku materiału, z czasem emisji umożliwiającym zapoznanie się z tymi elementami i informacją, jednak nie krótszym niż 3 sekundy.
5. Elementy wymienione oraz odesłanie, o którym mowa, Wykonawca zobowiązany jest zamieścić na danym materiale w sposób trwały w widocznym miejscu.
6. Wśród elementów wymienionych nie może być umieszczane logo wykonawcy, który wykonuje poszczególne formy realizacji operacji. Dopuszczalne jest zamieszczenie logo jednostki upoważnionej do zawarcia Umowy, Partnera KSOW, herbu lub logo województwa lub gminy lub godła państwowego pomiędzy znakiem Unii Europejskiej i logo PROW 2014-2020, z tym że w przypadku zamieszczenia herbu województwa lub gminy lub godła państwowego należy obok symbolu Unii Europejskiej zamieścić wskazanie na udział Unii Europejskiej poprzez tekst: „Unia Europejska”. Niedopuszczalne jest wyodrębnienie jakiegokolwiek z zastosowanych logo poza ciąg znaków.
7. Wykonawca zobowiązany jest do informowania uczestników realizowanej operacji o wsparciu realizowanej operacji ze środków KSOW.
8. Wykonawca zgodnie z przepisami prawa nabędzie a następnie przekaże Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do wszelkich utworów powstałych podczas i w związku z realizacją operacji od ich autora lub autorów, oraz że zakres nabycia przez niego tych praw będzie wystarczający do realizacji postanowień Umowy.
9. Wykonawca udzieli Zamawiającemu wyłącznej, i nieograniczonej terytorialnie praw materialnych do dzieł i wszystkich materiałów powstałych w związku i w ramach realizacji operacji na okres 10 lat zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 880, z xxxx.xx.).
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zabezpieczenie powstałego zgodnie z powyższym zapisem zbioru danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z ustawą o ochronie danych osobowych.
Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do dzieł powstałych w ramach realizacji całej operacji. Przekazanie praw majątkowych daje Zamawiającemu prawo do ich wielokrotnego wykorzystania i powielania, bez ograniczeń terytorialnych na wszystkich znanych w chwili zawarcia umowy polach, na okres 10 lat.
Załącznik nr 1
Operacja skierowana będzie do:
a) mieszkańców wsi prowadzących lub planujących podjęcie działalności turystycznej.
Wiele osób, żyjących w miejscowościach turystycznych jest biernym uczestnikiem procesów zachodzących w lokalnych środowiskach. Często doprowadza to do marginalizacji tych osób i konfliktów społecznych. Przedstawione w projekcie przykłady wskażą możliwości włączania się do działalności turystycznej bez konieczności posiadania bogatej bazy turystycznej. Wskazane wskazówki dotyczące przygotowywania inwestycji staną się doskonałym źródłem wiedzy w programowaniu inwestycji. Operacja musi dotrzeć do ok. 3 tys. osób z tej grupy beneficjentów.
b) podmiotów prowadzących lub planujących podjęcie działalności turystycznej na wsi.
Z uwagi na słabą kondycję finansową w wielu regionach gospodarstwa agroturystyczne są niedoinwestowane. Wiedza o możliwości wsparcia zewnętrznego oraz pozytywne przykłady pozwoli tej grupie beneficjentów na sięganie po środki zewnętrzne. Poprzez realizację konkursu, promocję oraz wejście do serwisu internetowego materiały zrealizowane w ramach operacji muszą dotrzeć do ok. 7 tys. beneficjentów z tej grupy.