Porozumienie w sprawie ustalenia zasad pracy zdalnej w Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi

Porozumienie w sprawie ustalenia

zasad pracy zdalnej w Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi

zawarte w Łodzi w dniu 22 września 2023 r. pomiędzy:

Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi, ul. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx 00, 00 – 000 Xxxx, reprezentowanym przez Xxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora Centrum

a

Komisją Międzyzakładową NSZZ „Solidarność” Pracowników Oświaty Łódź – Polesie, reprezentowaną przez Przewodniczącą Komisji – Xxxxxxxxxx Smugę – Błoch

oraz

Zarządem Oddziału Łódź – Polesie Związku Nauczycielstwa Polskiego, reprezentowanym przez Prezesa Oddziału – Xxxx Xxxxxxx

zwanymi łącznie Stronami

Na podstawie art. 67²⁰ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, Strony zgodnie ustalają co następuje:

Rozdział 1.

Zagadnienia ogólne

§ 1

Porozumienie określa uwarunkowania i zasady wykonywania pracy zdalnej oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi.

§ 2

Ilekroć w niniejszym porozumieniu jest mowa o:

1. pracy zdalnej – należy przez to rozumieć pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, wykonywaną w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;

2. pracy zdalnej częściowej (hybrydowej) – należy przez to rozumieć pracę zdalną wykonywaną przez część czasu pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, a pozostała część czasu pracy to praca w siedzibie pracodawcy;

3. pracy zdalnej całkowitej – należy przez to rozumieć pracę zdalną wykonywaną wyłącznie zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą przez 100% czasu pracy 5 dni w tygodniu;

4. procedurze ochrony danych osobowych – należy przez to rozumieć procedurę wydaną na podstawie art. 67²⁶ KP, określającą zasady ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, która jest dostępna na stronie internetowej Pracodawcy w zakładce „Do pobrania – Dla pracownika CUWO”;

5. informacji dotyczącej bhp przy pracy zdalnej – należy przez to rozumieć informację wydaną na podstawie art. 67³¹ § 5 KP, która określa:

1. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,

2. zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,

3. czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,

4. zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego,

która jest dostępna na stronie internetowej Pracodawcy w zakładce „Do pobrania – Dla pracownika CUWO”;

6. pracodawcy – należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi;

7. pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika, o którym mowa w art. 2 Kodeksu Pracy zatrudnionego w Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi;

8. regulaminie pracy – należy przez to rozumieć regulamin pracy obowiązujący u pracodawcy.

§ 3

1. Praca zdalna obejmuje pracowników zatrudnionych w następujących działach i na następujących stanowiskach pracy:

1. Dział Księgowości:

1. Główny specjalista do spraw księgowości,

2. Starszy specjalista do spraw księgowości,

3. Specjalista do spraw księgowości,

4. Samodzielny referent do spraw księgowości,

5. Starszy referent do spraw księgowości,

6. Referent do spraw księgowości,

2. Dział Płac:

1. Główny specjalista do spraw płac,

2. Starszy specjalista do spraw płac,

3. Specjalista do spraw płac,

4. Samodzielny referent do spraw płac,

5. Starszy referent do spraw płac,

6. Referent do spraw płac,

3. Dział Obsługi Informatycznej:

1. Specjalista do spraw obsługi informatycznej

2. Informatyk

3. Samodzielny referent do spraw obsługi informatycznej,

4. Pomoc administracyjna.

2. Co do zasady, u pracodawcy stosuje się pracę zdalną częściową (hybrydową), a limit tygodniowy dni pracy zdalnej jest ustalany z bezpośrednim przełożonym, przy czym nie może on wynosić więcej niż 4 dni tygodniowo. Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej częściowej pracownik przekazuje do bezpośredniego przełożonego w celu zaopiniowania. Wzór wniosku o wykonywanie pracy zdalnej częściowej stanowi załącznik nr 1 do niniejszego porozumienia.

3. Praca zdalna całkowita jest stosowana tylko na podstawie indywidualnego wniosku pracownika zaakceptowanego przez bezpośredniego przełożonego oraz zatwierdzonego przez dyrektora pracodawcy. Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej całkowitej pracownik przekazuje do bezpośredniego przełożonego w celu akceptacji. Wzór wniosku o wykonywanie pracy zdalnej całkowitej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego porozumienia.

4. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek złożony przez:

1. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu – stosuje się do pracowników, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia,

2. pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności dziecka określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

3. pracownika – rodzica dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno – wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe,

4. pracownicę w ciąży,

5. pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

6. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostająca we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wzór wniosku o wykonywanie pracy zdalnej dla pracowników wymienionych w pkt 1 – 6 stanowi załącznik nr 3 do niniejszego porozumienia.

5. Wniosek, o którym o mowa w ust. 2 – 4 pracownik może złożyć. w postaci papierowej lub elektronicznej.

6. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracownika, o których mowa w ust. 4, pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez tego pracownika.

7. Pracownicy zatrudnieni w innych komórkach organizacyjnych pracodawcy niż wymienione w ust. 1 i na innych stanowiskach pracy niż wymienione w ust. 1 mają prawo jedynie do skorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej.

8. Pracownicy komórek organizacyjnych pracodawcy wymienionych w ust. 1 mają również prawo do skorzystania z uprawnienia do pracy zdalnej okazjonalnej.

§ 4

1. Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika jest uzależnione od uzgodnienia z pracodawcą, w trakcie którego strony umowy o pracę uzgadniają x.xx. miejsce wykonywania pracy zdalnej.

2. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1. przy zawieraniu umowy o pracę,

2. w trakcie zatrudnienia.

3. W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

4. Każdorazowa zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika wymaga akceptacji pracodawcy, a wykonywanie pracy zdalnej w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

5. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wzór wniosku pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego porozumienia. Wzór wniosku pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej stanowi załącznik nr 5 do niniejszego porozumienia.

6. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków, o których mowa w § 9 niniejszego porozumienia.

Rozdział 2. Rodzaje pracy zdalnej

§ 5

Zasady wynikające z niniejszego porozumienia dotyczą pracy zdalnej całkowitej oraz częściowej (hybrydowej).

§ 6

1. Pracodawca może ogółowi pracowników wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej w okresie:

1. obowiązywania stanu nadzwyczajnego oraz w okresie 3 miesięcy po jego odwołaniu;

2. obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

3. w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

2. Polecenie może zostać przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres służbowej poczty elektronicznej.

3. Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego porozumienia.

4. Pracodawca ma prawo do cofnięcia polecenia pracy zdalnej z dwudniowym uprzedzeniem pracownika.

5. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej nie wymaga formy pisemnej i może zostać przekazane także w postaci elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres służbowej poczty elektronicznej.

6. Po otrzymaniu informacji o cofnięciu polecenia wykonywania pracy zdalne, pracownik ma obowiązek stawienia się w siedzibie pracodawcy w terminie wskazanym w tej informacji.

7. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

8. W przypadku wydania polecenia pracy zdalnej zastosowanie znajdą zasady wynikające z niniejszego porozumienia.

9. Postanowienia niniejszego porozumienia nie stanowią podstawy do żądania przez pracownika wydania mu polecenia wykonywania pracy zdalnej.

Rozdział 3.

Prawa i obowiązki pracownika zdalnego

§ 7

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest objęty przepisami regulaminu pracy i innych regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy i jest zobowiązany do wykonywania poleceń przełożonych, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 100 KP.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany świadczyć pracę z zachowaniem najwyższej staranności.

3. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany świadczyć pracę w godzinach wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

4. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany do stawienia się w siedzibie pracodawcy w przypadku otrzymania takiego polecenia służbowego.

5. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek potwierdzać stawienie się na stanowisku pracy na zasadach określonych w niniejszym porozumieniu.

6. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wynikających z informacji, o której mowa w § 1 pkt 6, oraz procedury ochrony danych osobowych, o której mowa w § 1 pkt 5.

7. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem jednak odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

8. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

9. Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników: przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

§ 8

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik jest obowiązany:

1. podpisać uzgodnienie wprowadzające pracę zdalną całkowitą lub częściową (porozumienie o zmianie warunków umowy o pracę wdrażające pracę zdalną);

2. potwierdzić zapoznanie się z uzupełniającą informacją o warunkach zatrudnienia;

3. potwierdzić zapoznanie się z:

1. porozumieniem w sprawie ustalenia zasad pracy zdalnej w Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi,

2. procedurą ochrony danych osobowych, o której mowa w § 2 pkt 4,

3. informacją dotyczącą bhp przy pracy zdalnej, o której mowa w § 2 pkt 5,

zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego porozumienia;

4. potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego porozumienia;

5. odbyć szkolenie okresowe bhp, jeśli dotychczasowe szkolenie bhp utraciło ważność;

6. złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Rozdział 4.

Narzędzia i materiały pracy

§ 9

1. Pracodawca zapewnia pracownikom niezbędne do wykonywania pracy zdalnej całkowitej i częściowej materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, tj.:

1. komputer stacjonarny i/lub laptop wraz z odpowiednim oprogramowaniem,

2. telefon służbowy,

3. programy komputerowe,

4. łącze internetowe, w zależności od dostępności w miejscu wybranym przez pracownika oraz rodzaju wykonywanej przez niego pracy.

2. Sprzęt służbowy wskazany w ust, 1, który pracownik wykorzystuje do wykonywania pracy zdalnej, stanowi mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu pracodawcy.

3. Przekazanie pracownikowi mienia pracodawcy następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszego porozumienia.

4. Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik powinien się skontaktować z Działem Obsług Informatycznej w celu inwentaryzacji posiadanego sprzętu służbowego.

5. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym.

6. Pracownik zgłasza do Działu Obsługi Informatycznej zapotrzebowanie na materiały i narzędzia do pracy, ale wniosek powinien być wcześniej zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika.

7. Pracodawca i pracownik mogą wspólnie uzgodnić nieinstalowanie narzędzi o jakich mowa w ust. 1 pkt 4.

8. Pracownik może wykorzystywać własne materiały i narzędzia pracy do wykonywania pracy zdalnej po uzgodnieniu z pracodawcą. Ustalenia w tym zakresie powinny mieć postać elektroniczną lub pisemną.

§ 10

1. Pracownik korzystający ze sprzętu powierzonego przez pracodawcę nie powinien dokonywać aktualizacji systemów operacyjnych lub aplikacji stosowanych w pracy bez powiadomienia mailowego Działu Obsługi Informatycznej i otrzymania akceptacji do dalszych działań.

2. W przypadku awarii sprzętu powierzonego przez pracodawcę pracownikowi, powinno zostać dokonane niezwłoczne zgłoszenie do Działu Obsługi Informatycznej. Pracownik nie może dokonywać we własnym zakresie żadnych napraw powierzonego sprzętu oraz nie może zlecić tych napraw specjalistom spoza zakładu pracy.

3. Po zgłoszeniu awarii pracownik Działu Obsługi Informatycznej podejmuje decyzję co do dalszych kroków i w przypadku poważnej awarii informuje o tym fakcie bezpośredniego przełożonego pracownika w celu podjęcia decyzji, czy pracownik powinien zostać wezwany do siedziby pracodawcy.

4. W przypadku awarii sprzętu stanowiącego własność pracownika i wykorzystywanego przez niego do celów służbowych jest on zobowiązany do poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego w celu podjęcia decyzji o dalszym przebiegu dnia pracy. Jeżeli przełożony ustali, że pracodawca nie posiada urządzeń technicznych, które mógłby powierzyć pracownikowi w celu wykonywania pracy zdalnej, może wydać pracownikowi polecenie stawienia się w siedzibie pracodawcy i podjęcia pracy stacjonarnej.

5. W przypadku awarii domowego Internetu, z którego korzysta pracownik wykonujący pracę zdalną, powinien on poinformować o tym fakcie bezpośredniego przełożonego w celu podjęcia decyzji o dalszym przebiegu dnia pracy. Jeśli przełożony stwierdzi, że nie ma zadań, jakie pracownik mógłby nadal wykonywać zdalnie, może wydać pracownikowi polecenie stawienia się w siedzibie pracodawcy i podjęcia pracy stacjonarnej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, jeśli pracownik posiada telefon służbowy, możliwe jest ustalenie, że pracownik w danym dniu będzie wykonywał dalej pracę zdalną, korzystając z Internetu udostępnionego z telefonu służbowego.

Rozdział 5.

Obowiązki pracodawcy w związku z pracę zdalną

§ 11

Pracodawca jest zobowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3. pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług internetowych i telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

§ 12

Pracodawca zapewnia pracownikom wykonującym pracę zdalną wsparcie techniczne w organizacji stanowiska pracy zdalnej. W tym zakresie pracownik może się skontaktować z Działem Obsługi Informatycznej pod numerami telefonu wskazanymi na stronie internetowej Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi lub adresem e-mail xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxx.xx.

Rozdział 5.

Czas pracy pracownika zdalnego

§ 13

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną pracuje w systemie i rozkładzie czasu pracy wynikającym z regulaminu pracy, a więc jego godziny pracy w siedzibie pracodawcy oraz pracy zdalnej są tożsame.

2. W przypadku indywidualnych potrzeb pracownika możliwe jest ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w trakcie wykonywania pracy zdalnej. W tym celu pracownik powinien złożyć wniosek do swojego bezpośredniego przełożonego. Wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy.

3. W dniach pracy zdalnej pracownik ma prawo do przerw wynikających z regulaminu pracy oraz przepisów odrębnych.

§ 14

1. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli otrzyma stosowne polecenie pracy w nadgodzinach od bezpośredniego przełożonego. Polecenie jest przekazywane w postaci elektronicznej za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

2. W przypadku wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, o których mowa w ust. 1, pracownik ma obowiązek zarejestrować dodatkową pracę i przekazać bezpośredniemu przełożonemu informację o wymiarze czasu pracy przeznaczonego na pracę w godzinach nadliczbowych, za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

3. Bezpośredni przełożony jest zobowiązany sporządzić wykaz godzin pracy nadliczbowej pracowników kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej i przekazać go do Działu Organizacji i Kadr.

4. Praca dodatkowa poza ustalonymi godzinami pracy bez polecenia bezpośredniego przełożonego nie będzie uznawana za pracę w godzinach nadliczbowych.

§ 15

1. W przypadku wykonywania pracy zdalnej możliwe jest składanie przez pracowników elektronicznych wniosków o wyjście prywatne w godzinach pracy lub o czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną składa wnioski urlopowe i dotyczące innych absencji z wykorzystaniem służbowej poczty elektronicznej. W tym zakresie obowiązki pracownika są tożsame jak w przypadku złożenia wniosku w trakcie pracy wykonywanej stacjonarnie.

Rozdział 6.

Koszty pracy zdalnej

§ 16

1. W związku z faktem wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną całkowitą lub częściową, własnych narzędzi w postaci sprzętu komputerowego pracodawca wypłaca ryczałt na pokrycie kosztów jego amortyzacji w kwocie określonej w tabeli stanowiącej załącznik nr 9 do niniejszego porozumienia.

2. Wszystkim pracownikom wykonującym pracę zdalną całkowitą lub częściową jest wypłacany ryczałt na pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług internetowych i usług telekomunikacyjnych w kwocie określonej w tabeli stanowiącej załącznik nr 9 do niniejszego porozumienia.

3. Stawka ryczałtu, o której mowa w ust. 2, została ustalona na podstawie danych pochodzących z Działu Obsługi Informatycznej dotyczących zużycia prądu przez urządzenia techniczne wykorzystywane przez pracowników, średnich cen energii elektrycznej u operatorów działających na terenie województwa, na terenie którego mieści się siedziba pracodawcy, oraz w oparciu o średnie ceny pakietów usług internetowych i telekomunikacyjnych u ogólnopolskich dostawców Internetu i telefonii komórkowej.

4. Kwota ryczałtu na pokrycie kosztów amortyzacji jest ustalana na podstawie wzoru: liczba dni pracy zdalnej całkowitej/częściowej w danym miesiącu x stawka ryczałtu określona w ust. 1.

5. Kwota ryczałtu na pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług internetowych i usług telekomunikacyjnych, przysługująca indywidualnie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną jest ustalana na podstawie wzoru:

liczba godzin pracy zdalnej całkowitej/częściowej w danym miesiącu x stawka ryczałtu określona w ust. 2.

6. Ryczałt przysługujący pracownikowi wykonującemu pracę zdalną jest ustalany na podstawie oświadczenia składanego przez tego pracownika. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do niniejszego porozumienia.

7. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 6, należy złożyć do bezpośredniego przełożonego, do piątego dnia po zakończeniu miesiąca, w którym pracownik świadczył pracę zdalną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

8. Bezpośredni przełożony przeprowadza weryfikację poprawności danych zawartych w oświadczeniu oraz dokonuje potwierdzenia wykonywania pracy zdalnej w okresie objętym oświadczeniem pracownika.

9. Oświadczenia wszystkich pracowników danej komórki organizacyjnej pracodawcy, którzy w danym miesiącu świadczyli pracę zdalną, bezpośredni przełożony przekazuje do Działu Organizacji i Kadr do dziesiątego dnia po zakończeniu miesiąca, w którym pracownicy świadczyli pracę zdalną.

10. Ryczałt przysługujący pracownikowi wykonującemu pracę zdalną jest wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, określonym w regulaminie pracy obowiązującym u pracodawcy.

11. Świadczenia pieniężne, wskazane w ust. 1-5 nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), a więc nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

§ 17

1. W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną całkowitą wezwanie pracownika do siedziby pracodawcy nie jest podróżą służbową i jest traktowane jako dojazd do pracy.

2. W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną częściową przyjazd do siedziby pracodawcy zarówno w dniach pracy stacjonarnej, jak i dodatkowo na polecenie pracodawcy nie jest podróżą służbową i jest traktowany jako dojazd do pracy.

Rozdział 7.

Zasady dotyczące porozumiewania się oraz

sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy

§ 18

1. Pracownik wykonujący pracę zdalna porozumiewa się z bezpośrednim przełożonym lub inną wyznaczoną do tego osobą:

1. w zakresie przyjmowania zadań, konsultowania sposobu ich realizacji, rozliczania się częściowego i końcowego z ich wykonania,

2. w zakresie innych zagadnień związanych w wykonywaniem pracy, w tym nieświadczenia pracy z powodu choroby lub innych przyczyn,

3. codziennie, jeżeli tego wymaga rodzaj wykonywanej przez niego pracy, albo w terminach wynikających z organizacji pracy działu, którego jest pracownikiem, albo w okolicznościach wymagających kontaktu w celu przekazania lub uzyskania informacji,

2. Pracownik wykonujący pracę zdalna porozumiewa się z pracownikami jednostek przydzielonych do obsługi:

1. w zakresie realizowanych i zleconych zadań,

2. jeżeli wymaga tego rodzaj wykonywanej przez niego pracy, albo w terminach wynikających z organizacji pracy działu, którego jest pracownikiem, albo w okolicznościach wymagających kontaktu w celu przekazania lub uzyskania informacji.

3. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik zdalny i inni pracownicy pracodawcy kontaktują się za pośrednictwem:

1. elektronicznej poczty służbowej;

2. telefonu komórkowego;

3. aplikacji do telekonferencji;

4. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ma obowiązek zalogować się do aplikacji do telekonferencji w przypadku odbywania spotkań służbowych z innymi pracownikami pracodawcy i przełożonymi.

5. W trakcie spotkań online pracownik ma obowiązek włączenia kamerki na polecenie przełożonego.

6. Pracownik ma obowiązek stałego monitorowania służbowej poczty elektronicznej, a ostatnie odebranie poczty przychodzącej powinno nastąpić maksymalnie na 10 minut przed zakończeniem pracy.

7. W przypadku absencji w pracy zdalnej pracownik powinien ustawić autoresponder w służbowej poczcie elektronicznej informujący o okresie nieobecności, lecz bez podawania jej przyczyny. Powyższy obowiązek dotyczy również nieobecności godzinowych w ciągu dnia pracy.

§ 19

1. W każdy dzień wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza obecność na stanowisku pracy zdalnej przez zalogowanie się do elektronicznej listy obecności dla pracowników wykonujących pracę zdalną i podanie godziny rozpoczęcia pracy oraz godziny zakończenia pracy.

2. Link do elektronicznej listy obecności dla pracowników wykonujących pracę zdalną zostanie udostępniony pracownikom przez Dział Organizacji i Kadr za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

3. Logowania do elektronicznej listy obecności, o której mowa w ust. 1, dokonuje się za pośrednictwem loginu i hasła udostępnionego pracownikowi przez Dział Obsługi Informatycznej.

4. W przypadku awarii formularza elektronicznej listy obecności wynikającej z problemów technicznych po stronie producenta oprogramowania i niemożności zalogowania, pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza obecność na stanowisku pracy zdalnej przez przesłanie wiadomości e-mail do Działu Organizacji i Kadr i podanie godziny rozpoczęcia pracy oraz godziny zakończenia pracy.

5. Nie rejestrowanie obecności na stanowisku pracy zdalnej z wykorzystaniem elektronicznej listy obecności, o której mowa w ust. 1, będzie traktowane jako nieobecność w pracy.

6. Pracownik zdalny zgłasza nieobecność w pracy za pośrednictwem wiadomości e-mail do bezpośredniego przełożonego i do Działu Organizacji i Kadr.

7. W pozostałym zakresie w odniesieniu do kwestii związanych z usprawiedliwianiem nieobecności w pracy zastosowanie mają ogólne zasady wynikające z przepisów regulaminu pracy.

Rozdział 8.

Kontrola pracy zdalnej

§ 20

1. Pracodawca jest uprawniony do dokonywania kontroli pracy zdalnej w zakresie:

1. wykonywania pracy przez pracownika;

2. bhp przy pracy zdalnej;

3. przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

2. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. W miarę możliwości kontrola powinna zostać ustalona z jednodniowym wyprzedzeniem.

3. Kontrola może być przeprowadzona także online z wykorzystaniem aplikacji do spotkań. W takim przypadku pracownik ma obowiązek pokazania stanowiska pracy w czasie rzeczywistym w trakcie telekonferencji.

4. Do przeprowadzania kontroli uprawnieni są upoważnieni pracownicy działu bhp oraz działu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, a także bezpośredni przełożony pracownika. Kontroli dokonuje każdorazowo 2-osobowy zespół złożony z pracowników z wyżej wymienionych działów.

5. Osoby dokonujące kontroli powinny posiadać odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii.

6. Zespół kontrolny dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.

7. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

8. Kontrola nie wymaga sporządzenia protokołu, jeśli w jej trakcie nie stwierdzono uchybień w przestrzeganiu przepisów bhp i dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadku stwierdzenia uchybień konieczne jest sporządzenie protokołu z kontroli opisującego ustalony stan faktyczny, pod którym powinien podpisać się zespół dokonujący kontroli oraz pracownik kontrolowany.

§ 21

1. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, o której mowa w § 1 pkt 6, lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, opisanych w procedurze, o której mowa w § 1 pkt 5, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

2. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

3. Niestawienie się przez pracownika w siedzibie pracodawcy w terminie określonym przez pracodawcę oznacza ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Rozdział 9.

Przepisy końcowe

§ 22

1. Porozumienie wchodzi w życie z dniem 1 października 2023 r.

2. Porozumienie jest dostępne dla pracowników na stronie internetowej pracodawcy w zakładce „Do pobrania – Dla pracownika CUWO” oraz w postaci papierowej w Dziale Organizacji i Kadr.

3. Niniejsze porozumienie zastępuje wszystkie dotychczasowe regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące wykonywania pracy zdalnej zarówno na poziomie zakładowym, jak i indywidualne polecenia pracy zdalnej wynikające z wcześniej obowiązujących przepisów epidemicznych.

4. Zmiana porozumienia jest dokonywana w trybie analogicznym do jego przyjęcia i powinna być ogłaszana załodze w trybie zwyczajowo przyjętym u pracodawcy na 7 dni przed jej wejściem w życie.

§ 23

1. Każdy pracownik wykonujący pracę zdalną całkowitą lub częściową jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym porozumieniem, co powinno nastąpić przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej.

2. Za zapoznanie pracowników z porozumieniem odpowiedzialni są bezpośredni przełożeni.

3. Pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z porozumieniem, które zostanie przekazane do Działu Organizacji i Kadr w celu umieszczenia go w aktach osobowych.

4. W przypadku pracowników wykonujących jedynie pracę zdalną okazjonalną bezpośredni przełożeni są zobowiązani do zapoznania pracowników z przepisami niniejszego porozumieniu w zakresie, w jakim dotyczy on pracy zdalnej okazjonalnej.

§ 24

W zakresie nieuregulowanym w niniejszym porozumieniu stosuje się przepisy art. 67¹⁸ – 67³⁴ Kodeksu Pracy.