Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 43/2021
Dyrektora TCK z dn. 30.09.2021 r.
Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym
§ 1. Postanowienia wstępne:
1. Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym określa zasady udostępniania pomieszczeń Tarnogórskiego Centrum Kultury w Tarnowskich Górach przy ulicy Xxxx III Sobieskiego 7.
2. Definicje:
1) TCK – Tarnogórskie Centrum Kultury przy ulicy Jana III Sobieskiego 7 w Tarnowskich Górach;
2) Podmiot zewnętrzny – podmiot, któremu TCK udostępnia pomieszczenia;
3) Udostępnienie – oddanie do używania pomieszczeń TCK podmiotowi zewnętrznemu, w formach podanych w pkt 3 poniżej.
4) Regulamin – oznacza niniejszy Regulamin.
3. TCK może udostępniać pomieszczenia w formie najmu, użyczenia lub współpracy.
4. Udostępnienie pomieszczeń nie może kolidować z działalnością statutową TCK.
5. Podmiot zewnętrzny nie może udostępniać pomieszczeń TCK podmiotom trzecim.
§ 2. Procedura udostępniania
2. Wniosek, o którym mowa w pkt. 1 powinien zawierać informacje zgodnie ze wzorem wniosku stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Wnioski należy składać z możliwie największym wyprzedzeniem w stosunku
do wnioskowanego terminu udostępnienia.
4. Wnioski są rozpatrywane przez Dyrektora TCK niezwłocznie.
5. Podmiot zewnętrzny informowany jest o decyzji Dyrektora niezwłocznie po rozpatrzeniu wniosku. Mając na względzie postanowienie pkt 7 poniżej, przekazanie tej informacji nie stanowi jeszcze o zawarciu umowy.
6. Dyrektor TCK może zlecić przeprowadzenie dodatkowych ustaleń związanych z udostępnieniem, w porozumieniu z podmiotem zewnętrznym.
7. Udostępnienie pomieszczeń może nastąpić tylko po zawarciu pomiędzy TCK, a podmiotem zewnętrznym, stosownej pisemnej umowy określającej zasady udostępnienia.
8. Opłata za udostępnienie pomieszczeń zawarta w umowie jest należna TCK niezależnie od tego
czy czas udostępnienia zostanie w pełni rzeczywiście wykorzystany.
9. Czas udostępnienia określony w umowie obejmuje pełen zakres godzinowy (pełne godziny
zegarowe).
10. Klucze do udostępnianych pomieszczeń objętych umową mogą zostać przekazane podmiotowi
zewnętrznemu na 30 minut przed określoną w umowie godziną udostępnienia w celu
rozładunku i przygotowania pomieszczenia. Czas ten nie jest wliczany do czasu udostępnienia. Przepisy dotyczące obiegu kluczy w TCK stosuje się odpowiednio.
11. Wydanie pomieszczenia i jego zwrot następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Zapis nie dotyczy udostępnień pomieszczeń na zajęcia cykliczne.
12. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń w protokole zdawczo-odbiorczym sporządzonym po zakończeniu udostępniania pomieszczenia, których nie stwierdzono w protokole poprzedzającym wydanie pomieszczenia, podmiot zewnętrzny jest zobowiązany do zapłaty na rzecz TCK kary umownej, zgodnie z katalogiem uszkodzeń stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
13. Przekroczenie godziny zakończenia udostępnienia spowoduje naliczenie opłaty za bezumowne korzystanie z pomieszczeń za każdą rozpoczętą godzinę w kwocie równej wysokości opłaty za każdą dodatkową godzinę udostępnienia.
14. Każdorazowo, bez względu na rodzaj udostępnienia, podmiot zewnętrzny zobowiązany jest do rozliczenia i uregulowania ewentualnego wynagrodzenia autorskiego na rzecz organizacji uprawnionych do jego pobierania.
15. Podmiot zewnętrzny zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w budynku TCK, jak również do utrzymania w należytej czystości i porządku udostępnianego pomieszczenia. Podmiot jest również zobowiązany do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi.
§ 3. Pomieszczenia podlegające udostępnieniu
1. TCK posiada następujące pomieszczenia podlegające udostępnieniu:
1) Sala widowiskowa – wyposażona w max. 224 miejsca siedzące oraz 6 miejsc dla wózków
inwalidzkich.
2) Sala baletowa – pojemność max. wynosi 49 osób.
3) Sala szkoleniowa – wyposażona w max. 45 krzeseł.
4) Sala kameralna – wyposażona w max. 40 miejsc siedzących.
5) Hol – maksymalna pojemność wynosi 100 osób.
6) Punkt Sztuki (sala 50) – maksymalna pojemność wynosi 30 osób.
7) Sala zajęć klubowych (sala 32) – maksymalna pojemność 15 osób.
2. Pojemności określone w §3 ust. 1 są maksymalne i nie ma możliwości dostawiania dodatkowych miejsc. Samowolne dostawianie krzeseł w udostępnianych pomieszczeniach lub przekraczanie ich maksymalnej pojemności uprawnia TCK do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. W przypadku skorzystania z tego prawa, TCK nabędzie prawo do żądania kary umownej równej kwocie pełnej opłaty za udostępnienie, pomniejszonej o opłatę za okres udostępnienia do czasu rozwiązania umowy. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy w tym trybie TCK może złożyć którejkolwiek z osób czynnych z ramienia podmiotu zewnętrznego.
3. Pojemności określone w § 3 ust. 1 mogą ulec zmniejszeniu w zależności od konieczności spełnienia wymogów przeciwpożarowych, decyzji organów administracji państwowych, o czym podmiot zewnętrzny będzie informowany w czasie ustaleń dotyczących udostępnienia.
§ 4. Opłaty
1. Podmiot zewnętrzny jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za udostępnione pomieszczenie zgodnie z tabelami poniżej:
1) Tabela opłat podstawowych dla jednorazowego udostępnienia pomieszczeń
na wydarzenie:
Przedmiot wynajmu | Opłata w kwocie netto | Opłata w kwocie brutto | Uwagi |
Sala widowiskowa (wraz z jednym pomieszczeniem garderobianym) | 1 200,00 zł 250,00 zł | 1 476,00 zł 307,50 zł | Opłata do 4 godzin wynajmu. Opłata za każdą dodatkową godzinę. |
Sala baletowa | 600,00 zł 100,00 zł | 738,00 zł 123,00 zł | Opłata do 4 godzin wynajmu. Opłata za każdą dodatkową godzinę. |
Sala szkoleniowa | 100,00 zł | 123,00 zł | Opłata za jedną godzinę zegarową. |
Sala kameralna | 400,00 zł 70,00 zł | 492,00 zł 86,10 zł | Opłata do 4 godzin wynajmu Opłata za każdą dodatkową godzinę. |
Hol (parter) | 400,00 zł 80,00 zł | 492,00 zł 98,40 zł | Opłata do 4 godzin wynajmu. Opłata za każdą dodatkową godzinę. |
Punkt sztuki (sala 50) | 24,40 zł | 30,00 zł | Opłata za jedną godzinę zegarową |
Sala zajęć klubowych (sala 32) | 24,40 zł | 30,00 zł | Opłata za jedną godzinę zegarową |
2) Tabela opłat podstawowych za udostępnienie pomieszczeń na wydarzenia/zajęcia
cykliczne:
Przedmiot wynajmu | Opłata w kwocie netto | Opłata w kwocie brutto | Uwagi/Warunki |
Sala widowiskowa | 150,00 zł 100,00 zł | 184,50 zł 123,00 zł | Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – 1 zajęcia w tygodniu Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – co najmniej 2 zajęcia w tygodniu |
Sala baletowa | 80,00 zł 60,00 zł | 98,40 zł 73,80 zł | Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – 1 zajęcia w tygodniu Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – co najmniej 2 zajęcia w tygodniu |
Sala szkoleniowa | 80,00 zł 60,00 zł | 98,40 zł 73,80 zł | Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – 1 zajęcia w tygodniu Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – co najmniej 2 zajęcia w tygodniu |
Sala kameralna | 70,00 zł 50,00 zł | 86,10 zł 61,50 zł | Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – 1 zajęcia w tygodniu Czas trwania 1 zajęć – 1 godzina zegarowa Umowa na okres minimum 3 miesięcy. Ilość zajęć – co najmniej 2 zajęcia w tygodniu |
Punkt sztuki (sala 50) | 24,40 zł | 30,00 zł | Opłata za jedną godzinę zegarową |
Sala zajęć klubowych (sala 32) | 24,40 zł | 30,00 zł | Opłata za jedną godzinę zegarową |
3) Tabela opłat za usługi dodatkowe (przy jednorazowym udostępnieniu pomieszczenia
na wydarzenie):
Rodzaj usługi | Opłata w kwocie netto | Opłata w kwocie brutto | Uwagi |
Sala Widowiskowa Podstawowe nagłośnienie (1-3 mikrofony, odtwarzacz CD) wraz z obsługą | 400,00 zł 50,00 zł | 492,00 zł 61,50 zł | do 4 godzin wynajmu Opłata za każdą dodatkową godzinę |
Sala baletowa Podstawowe nagłośnienie (1-3 mikrofony, odtwarzacz CD) wraz z obsługą | 200,00 zł 25,00 zł | 246,00 zł 30,75 zł | do 4 godzin wynajmu Opłata za każdą dodatkową godzinę |
Obsługa nagłośnieniowa i / lub oświetleniowa | Ustalane indywidualnie zgodnie z zapotrzebowaniem. Nie ma możliwości użytkowania sprzętu należącego do TCK bez obsługi ze strony TCK. | ||
Projektor kinowy wraz z obsługą za każdą rozpoczętą godzinę | 100,00 zł | 123,00 zł | |
Projektor multimedialny + ekran | 100,00 zł 25,00 zł | 123,00 zł 30,75 zł | Do 4 godzin wynajmu Opłata za każdą dodatkową godzinę |
Przygotowanie Sali baletowej (rozłożenie wykładziny, ustawienie stołów i krzeseł) | 300,00 zł | 369,00 zł | |
Szatnia wraz z obsługą | 120,00 zł | 147,60 zł | |
2. Kwota wskazana w umowie stanowić będzie sumę wszystkich składników udostępnienia (opłata
podstawowa wraz z ewentualnymi opłatami za usługi dodatkowe).
3. Stawki opłat z tytułu najmu obejmują przygotowanie pomieszczenia, koszty eksploatacyjne (energia, ogrzewanie, sprzątanie), korzystanie z urządzeń sanitarnych (WC) oraz możliwość skorzystania z szatni (bez obsługi).
§5. Specjalne warunki udostępniania pomieszczeń
1. Dyrektor TCK może nieodpłatnie udostępnić pomieszczenia TCK na organizację wydarzeń ważnych dla społeczności lokalnej o charakterze niekomercyjnym, których jedynym organizatorem jest Gmina Tarnowskie Góry.
2. Dyrektor TCK może udostępnić pomieszczenia jednostkom organizacyjnym Gminy Tarnowskie Góry, które organizują niekomercyjne lub charytatywne wydarzenia zbieżne ze statutem TCK, za opłatą ryczałtową wynikającą wyłącznie z kosztów eksploatacyjnych udostępnianych pomieszczeń.
3. Dyrektor TCK może udostępnić pomieszczenia innym podmiotom zewnętrznym, takim jak fundacje, stowarzyszenia etc., które organizują niekomercyjne lub charytatywne wydarzenia zbieżne ze statutem TCK, za opłatą ryczałtową wynikającą wyłącznie z kosztów eksploatacyjnych udostępnianych pomieszczeń.
4. Dyrektor TCK może udostępnić pomieszczenia podmiotom zewnętrznym w ramach wzajemnej współpracy pomiędzy TCK a podmiotem zewnętrznym na warunkach odrębnie każdorazowo ustalonych.
5. Dla udostępnień określonych w § 5 pkt. 1-4 zapisy § 2 stosuje się odpowiednio.
6. Opłaty ryczałtowe (wraz z opłatą za usługi dodatkowe), o których mowa w § 5 pkt 2 i 3 ustalane są na podstawie poniższej tabeli:
Xxxxxx opłat ryczałtowych:
Przedmiot wynajmu | Opłata w kwocie netto | Opłata w kwocie brutto | Uwagi |
Sala widowiskowa | 120,00 zł | 147,60 zł | Za każdą godzinę udostępnienia |
Sala baletowa | 90,00 zł | 110,70 zł | Za każdą godzinę udostępnienia |
Sala szkoleniowa | 30,00 zł | 36,90 zł | Za każdą godzinę udostępnienia |
Sala kameralna | 40,00 zł | 49,20 zł | Za każdą godzinę udostępnienia |
Hol (parter) | 20,00 zł | 24,60 zł | Za każdą godzinę udostępnienia |
§ 6 Ochrona Danych Osobowych
1. Klauzula informacyjna:
1) Administratorem danych osobowych jest Tarnogórskie Centrum Kultury w Tarnowskich Górach z siedzibą w Tarnowskich Górach przy ulicy Jana III Sobieskiego 7, Dyrektor: Xxx Xxxxxx. TCK powołało Inspektora ochrony danych, którym jest Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, xxx@xxx.xxx.xx, tel. 00 000 00 00.
2) Dane osobowe, które TCK zbiera do obsługi udostępnień przetwarzane będą w celu realizacji
umowy na podstawie art. 6 ust. 1 b RODO.
3) TCK nie będzie przekazywało danych żadnym odbiorcom z wyjątkiem operatora pocztowego oraz firm świadczących usługi dla TCK w zakresie obsługi prawnej, BHP i wsparcia technicznego. Dane nie będą także przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, ani nie będą profilowane.
4) Dane będą przetwarzane przez czas określony kategorią archiwalną.
5) Każda osoba ma w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby realizacji udostępnień następujące prawa: prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do UODO (ul. Stawki 2, Warszawa), jeśli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.
6) Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy. Konsekwencją niepodania
danych osobowych będzie odmowa zawarcia umowy.
7) TCK pozyskuje dane do realizacji udostępnień od podmiotów zewnętrznych, z którymi zawiera
umowy.
2. Każdy podmiot zewnętrzny zawierający umowę z TCK w zakresie udostępnienia pomieszczeń ma obowiązek poinformowania swoich pracowników o informacjach dotyczących przetwarzania ich danych w związku z realizacją zawartej umowy udostępnienia.
§ 7. Przepisy końcowe
1. Zapisy Regulaminu stosuje się dla wszystkich umów zawartych po 30 września 2021 r.
2. Zmiany Regulaminu następują w drodze Zarządzenia.
Załącznik nr 1 do Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym
WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE POMIESZCZEŃ W BUDYNKU TCK PODMIOTOM ZEWNĘTRZNYM
Tarnogórskie Centrum Kultury xxxxx Xxxx XXX Xxxxxxxxxxx 0 00-000 Xxxxxxxxxx Xxxx | WYPEŁNIA PODMIOT ZEWNĘTRZNY |
Cel i rodzaj udostępnienia | |
Termin (dzień/miesiąc/rok) | |
Dane adresowe podmiotu zewnętrznego (NIP, REGON, wpis do KRS lub CEIDG) | |
Osoba odpowiedzialna za realizację z ramienia Podmiotu Zewnętrznego (imię, nazwisko, telefon, e-mail) | |
Czas trwania udostępnienia (godziny od – do) | |
Opis - charakter udostępnienia (nazwa) | |
Ilość osób | |
Szczegółowe zapotrzebowanie techniczne, tj.: nagłośnienie/oświetlenie/obsługa/stoły/krzesła/etc. | Można dodać jako załącznik do wniosku |
Wykaz urządzeń i sprzętu wnoszonego na teren budynku TCK | Można dodać jak załącznik do wniosku |
Pozostałe niezbędne informacje |
UWAGA - podajemy informacje zwięzłe, konkretne, nazwy, daty, ilości, sprzęt, tak lub nie, kto zapewnia, pełne kontakty, nie zostawiamy pustych rubryk – wtedy wpisujemy NIE DOTYCZY.
Oświadczam, iż zapoznałem się z niniejszym Regulaminem.
Załącznik nr 2 do Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym
PROTOKÓŁ ZDAWCZO – ODBIORCZY
Sporządzony w dniu ………………, godzina ……………oraz w dniu ………………, godzina ,
pomiędzy:
Tarnogórskim Centrum Kultury, zwanym dalej TCK
a
………………………………………………………………………………………………, zwanym dalej
podmiot zewnętrzny
Lp. | Rodzaj pomieszczenia/wyposażenie | Stan w dniu | |
Przekazania | Zdania | ||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | Ogólny stan techniczny: | ||
5. | Rozbieżność i uwagi | Naprawa | |
Sposób | Termin | ||
6. | Podpisy: | W dniu przekazania | W dniu zdania |
TCK | |||
Podmiot zewnętrzny | |||
Załącznik nr 3 do Regulamin udostępniania pomieszczeń w budynku TCK podmiotom zewnętrznym
KATALOG USZKODZEŃ
Nazwa pomieszczenia | Rodzaj uszkodzenia | Wysokość kary umownej |
Sala widowiskowa | - plamy na podłodze lub fotelach niemożliwe do usunięcia bez użycia specjalistycznej chemii, | 300,00 zł |
- mechaniczne uszkodzenie fotela, | 300,00 zł | |
- niemożliwe do usunięcia uszkodzenia fotela (fotel do wymiany), | 1 000,00 zł | |
- zabrudzenie ściany (ecophona)., niemożliwe do usunięcia bez użycia specjalistycznej chemii, | 300,00 zł (dot. 1 szt. ecophonu). | |
- niemożliwe do usunięcia zabrudzenie lub uszkodzenia mechaniczne ecophonu (ecophon do wymiany), | 1 000,00 zł | |
- zabrudzenia podłogi sceny (wykładziny) niemożliwe do usunięcia bez specjalistycznej chemii, | 200,00 zł | |
Sala baletowa | - zabrudzenie wykładziny niemożliwe do usunięcie bez specjalistycznej chemii, | 100,00 zł (dot. jednego panelu) |
- mechaniczne uszkodzenie wykładziny, wykładzina do wymiany, | 250 zł (dot. jednego panelu) | |
- zabrudzenie podłogi niemożliwe do usunięcia bez specjalistycznej chemii, | 100,00 zł | |
- uszkodzenie krzesła, | 150,00 zł | |
Sala szkoleniowa/ sala kameralna/ Punkt Sztuki/ sala zajęć klubowych | - zabrudzenie podłogi niemożliwe do usunięcie bez specjalistycznej chemii, | 100,00 zł |
- uszkodzenie krzesła/fotela, krzesło/fotel do wymiany. | 200,00 zł |
Kwoty kar, zawarte w ww. tabeli są kwotami brutto.