ZAPYTANIE OFERTOWE NR 68/SU/2017
Warszawa, 25.07.2017
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 68/SU/2017
Akademia Wychowania Fizycznego Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx w Warszawie zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym na następujące zamówienie:
1. Przedmiot zamówienia:
Usługi hotelowe: noclegi ze śniadaniem – 30 pokoi:
- 8 pokoi dwuosobowych
- 22 pokoje jednoosobowe
2. Termin realizacji zamówienia: 13 – 16 września 2017r
3. Istotne warunki zamówienia:
✓ standard hotelu: co najmniej trzy gwiazdki
✓ lokalizacja hotelu w odległości nie większej niż 6 km od AWF Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00, Jeżeli odległość będzie większa, Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia transportu gości Zamawiającego bezpośrednio z hotelu do siedziby Zamawiającego w dniach 14 września na godzinę 11:00; 15-16 września na godzinę 9:00 oraz, odpowiednio, transportu z siedziby Zamawiającego do hotelu w dniach 14-16 września 2017 r. o godzinie 17:00. Transport, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Wykonawca zapewnia w ramach wynagrodzenia podanego w ofercie. Zamawiający zastrzega, że podróż pomiędzy siedzibą Zamawiającego a Hotelem nie powinna trwać dłużej niż 20 minut.
✓ gwarancja rezerwacji 30 pokoi hotelowych do 28.08.2017r.
✓ do 28.08.2017r zamawiający przedstawi dokładną liczbę noclegów.
✓Wszelkie informacje dot. niniejszego zapytania, odpowiedzi na pytania, informacje o wyborze oferty będę publikowane na stronie internetowej Zamawiającego.
✓Kryteria oceny ofert cena 100 %.
✓Projekt umowy w załączeniu
4. Osoba wyznaczona do kontaktu z Wykonawcą:
nr telefonu 608466688 mail: xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
5. Sposób przygotowania oferty:
Ofertę sporządzoną w języku polskim w formie pisemnej należy złożyć do dnia 31.07.2017 r. do godz. 13:00 w Samodzielnej Sekcji Zamówień Publicznych AWF Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxxxx 00 lub przesłać mailem xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
/-/ Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
OFERTA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 68/SU/2017
Przedmiot zamówienia:
Usługi hotelowe: noclegi ze śniadaniem – 30 pokoi:
Firma ...........................................................................................................................................
adres ............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
telefon , e –mail ...................................................................................................................
Lp. | przedmiot zamówienia | Wartość jednostkowa za dobę | Wartość Netto za całość zamówienia | Wartość brutto za całość zamówienia |
1. | Usługi hotelowe: noclegi | Za pokój | ||
ze śniadaniem | dwuosobowy | |||
30 pokoi: | ||||
8 pokoi dwuosobowych | ……………….. | |||
22 pokoje jednoosobowe | ||||
Termin realizacji | Za pokój | |||
zamówienia: | jednoosobowy | |||
13 – 16 września 2017r | ||||
…………..…… |
Oświadczam, iż hotel znajduje się w odległości ……………. km od AWF Warszawa.
Zapoznałem się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym i nie wnoszę do nich zastrzeżeń.
…………………........................................
podpis osoby uprawnionej
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
Umowa nr (projekt)
Zawarta w dniu 2017 r. w Warszawie pomiędzy:
Akademią Wychowania Fizycznego J. Xxxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie przy ulicy Marymonckiej 34, zwaną dalej ”Zamawiającym”, reprezentowaną przez:
1. Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Xxxxxxxxx,
2. Xxxx Xxxxxxxxxx – Kwestor
a
............................................. z siedzibą w ....................... przy ul. ;
wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego – rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez
................................... pod numerem ............................................., REGON:
...................................., NIP: ....................................., ..............................................., zwaną
dalej „Wykonawcą” reprezentowaną przez:
1. ..............................................................
lub
……………………………………, prowadzącą / prowadzącym* działalność gospodarczą pod firmą …….., adres głównego miejsca wykonywania działalności: ul.
……………………………………, wpisaną / wpisanym* do CEIDG, NIP: ,
XXXXX *, zwanym dalej „Wykonawcą”
Umowa została zawarta w wyniku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z spoza ustawy na podstawie art. 4 pkt 8 Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020 ze zm.).
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług hotelarskich w Warszawie, zgodnie z Ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 1 do Umowy. O ile Umowa posługuje się pojęciem „Hotel”, należy przez to rozumieć obiekt budowlany, w którym świadczone będą usługi hotelarskie, zgodnie z Ofertą Wykonawcy.
2. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
a) zapewnienia noclegów w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych wraz ze śniadaniami, w terminie od 13-16 września 2017 r., śniadania powinny być serwowane w budynku hotelu, w którym zakwaterowani będą goście Zamawiającego i zawarte być w cenie usługi hotelowej podanej w Ofercie;
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
b) zapewnienia, że wszystkie pokoje, w których zakwaterowani będą goście Zamawiającego będą wyposażone w łazienkę z WC;
c) zapewnienia serwowania śniadań dla gości Zamawiającego w budynku Hotelu, w którym zakwaterowani będą goście Zamawiającego;
d) zapewnienia, że Hotel będzie zlokalizowany w odległości nie większej niż
6 kilometrów od siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Marymoncka 34). Jeżeli odległość będzie większa, Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia transportu gości Zamawiającego bezpośrednio z hotelu do siedziby Zamawiającego w dniach 14 września na godzinę 11:00; 15-16 września na godzinę 9:00 oraz, odpowiednio, transportu z siedziby Zamawiającego do hotelu w dniach 14-16 września 2017 r. o godzinie 17:00. Transport, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Wykonawca zapewnia w ramach wynagrodzenia wskazanego w § 4 ust. 1 Umowy. Zamawiający zastrzega, że podróż pomiędzy siedzibą Zamawiającego a Hotelem nie powinna trwać dłużej niż 20 minut.
3. Zamawiający szacuje następujące zapotrzebowanie na pokoje w okresie trwania Umowy w dniach:
a) 13 – 16 września 2017 r. 8 (osiem) pokoi dwuosobowy
b) 13 – 16 listopada 2017 r. 22 (dwadzieścia dwa) pokoje jednoosobowe
4. Zamawiający wskazuje, iż w okresie obowiązywania Umowy przewiduje łączne zapotrzebowanie na usługi hotelowe w ilości przedstawionej w Umowie. Rzeczywista liczba zapotrzebowania na pokoje może ulec zmniejszeniu, zgodnie z faktycznymi potrzebami Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia o faktycznym zapotrzebowaniu do 28.08.2017 r.
5. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów usług zamówionych przez gości Zamawiającego w hotelu. Wszelkie dodatkowe koszty usług zamówionych przez gości hotelowych pokrywają goście, którzy dokonali takich zamówień.
§ 2
Oświadczenia i zobowiązania Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie uprawnienia, wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy z najwyższą starannością wynikającą z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
działalności, a także zgodnie z obecnym stanem wiedzy specjalistycznej, do zakresu której przedmiot Umowy przynależy. Zgłaszane przez Zamawiającego ewentualne reklamacje dotyczące sposobu realizacji Przedmiotu Umowy będą rozpatrywane przez Wykonawcę niezwłocznie; zgłoszenia zastrzeżeń co do sposobu realizacji usługi będą przyjmowane przez Wykonawcę pod nr tel.………..pod adresem email
…………………………..
3. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na podstawie Umowy, usługi hotelarskie łącznie z serwowaniem śniadań, w pokojach w standardzie wynikającym z kategorii Hotelu wskazanej w ust. 5 lit. a) poniżej oraz w Ofercie Wykonawcy.
4. Wykonawca zapewnia, że śniadania, o których mowa w ust. 2 powyżej będą serwowane:
1) w budynku Hotelu, w którym zakwaterowani będą goście Zamawiającego,
2) co najmniej w godzinach od 7:00 do 10:00 (przypadających bezpośrednio po noclegu) lub w innym przedziale czasowym uzgodnionym z Zamawiającym,
3) w formie stołu szwedzkiego, bez ograniczeń gramaturowych, m. in. pieczywo białe i ciemne, bułki i chleb, pieczywo chrupkie i dietetyczne, szeroki wybór nabiału i wędlin, warzyw, owoców, płatki śniadaniowe, owsianka, ciasto, dżem; napoje: soki owocowe, woda mineralna, kawa z automatu (espresso, latte, cappuccino, zwykła), herbata (czarna, zielona, owocowe, ziołowe),
- przy czym każde takie śniadanie powinno uwzględniać zasady i zawierać elementy diety wegańskiej, wegetariańskiej, bezglutenowej, w taki sposób, aby możliwe było ułożenie śniadania zgodnego z zasadami właściwymi dla każdej z tych diet. Napoje: soki owocowe, woda mineralna, kawa z automatu (espresso, latte, cappuccino, zwykła), herbata (czarna, zielona, owocowa, ziołowa).
5. Wykonawca zapewnia, że Hotel w którym będą zakwaterowani goście Zamawiającego będzie spełniał następujące wymagania:
a) będzie posiadać kategorię minimum 3 gwiazdki w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ze zm.), zgodnie z zaszeregowaniem dokonanym przez Marszałka Województwa Mazowieckiego na podstawie przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 Nr 233, poz. 2268 ze zm.);
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
b) będzie zlokalizowany w Warszawie w odległości nie większej niż 6 kilometrów od siedziby Zamawiającego z zastrzeżeniem § 1 ust. 2 lit d) zd. 2;
c) Hotel dysponuje wystarczającą liczbą pokoi, by przyjąć i zrealizować jednorazową rezerwację od Zamawiającego;
d) Hotel dysponuje miejscami parkingowymi, wynagrodzenie określone w § 3 ust. 1 obejmuje również uprawnienie do korzystania z miejsc parkingowych dla samochodów osobowych dla gości hotelowych Zamawiającego;
e) Wykonawca w obrębie hotelu zapewni możliwość skorzystania z całodziennego wyżywienia w restauracji, z zastrzeżeniem, że za takie dodatkowe wyżywienie płacą goście Zamawiającego.
§ 3
Termin realizacji Przedmiotu Umowy
1. Przedmiot Umowy będzie realizowany przez Wykonawcę od dnia 13 września 2017 r. do 16 września 2017 r.
2. Miejsce realizacji usługi:……………………………………………………
§ 4
Wynagrodzenie
1. Za prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne wynagrodzenie w wysokości nieprzekraczającej kwoty………. zł netto (słownie złotych netto: ………………. 00/100) powiększone o podatek VAT w wysokości ,
tj. ………. zł brutto (słownie złotych brutto: 00/100).
2. Łączne wynagrodzenie za świadczoną przez Wykonawcę na podstawie Umowy usługę hotelarską zawiera liczoną dla łącznej liczby gości Zamawiającego: opłatę za pokój jednoosobowy dla każdego gościa wraz ze śniadaniem, upusty, rabaty, opłaty (np. lokalne, klimatyczne) związane ze świadczonymi usługami hotelowymi zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi, podatek VAT, a w przypadku jeżeli odległość Hotelu jest większa niż 6 kilometrów od siedziby Zamawiającego – także zapewnienie transportu każdego gościa Zamawiającego bezpośrednio z Hotelu do siedziby i z siedziby Zamawiającego do Hotelu zgodnie z zapisami § 1 ust. 2 lit. d) Umowy, przy czym łączne wynagrodzenie za świadczoną usługę hotelarską nie obejmuje zamówionych przez gości usług dodatkowych.
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
3. W przypadku, gdy Zamawiający zleci Wykonawcy wykonanie usług hotelarskich w ilości mniejszej niż pierwotnie ustalona, łączne wynagrodzenie Wykonawcy w przypadku pokoju jednoosobowego będzie wyliczone w oparciu o cenę jednostkową brutto wskazaną w Ofercie dla pokoju jednoosobowego pomnożoną przez ilość pokoi jaką rzeczywiście wykorzystał Zamawiający, a w przypadku pokoju dwuosobowego będzie wyliczone w oparciu o cenę jednostkową brutto wskazaną w Ofercie dla pokoju dwuosobowego pomnożoną przez ilość pokoi jaką rzeczywiście wykorzystał Zamawiający, po czym obie kwoty zostaną zsumowane.
4. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na konto Wykonawcy wskazane na wystawionej przez niego prawidłowo i dostarczonej do Zamawiającego fakturze VAT.
5. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest podpisanie przez Xxxxxx protokołu odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Umowy.
6. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
7. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
8. W przypadku nieterminowej płatności należności Wykonawca ma prawo naliczyć Zamawiającemu odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia.
9. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącania z należnego Wykonawcy wynagrodzenia kar umownych, o których mowa w § 5.
10. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego dokonać cesji wierzytelności wynikających z Umowy na osobę trzecią.
§ 5
Odpowiedzialność i kary umowne
1. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej Umowy, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest spowodowane wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Zamawiającego, działaniem lub zaniechaniem osób trzecich nie uczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w Umowie, albo siłą wyższą.
2. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy albo w przypadku odstąpienia od niniejszej Umowy lub jej rozwiązania przez Wykonawcę z przyczyn innych niż wyłączna wina Zamawiającego Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust.1.
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
3. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% łącznego wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust.1.
4. W przypadku nienależytego wykonywania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % łącznego wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust. 1, odrębnie za każde naruszenie postanowienia Umowy, które skutkuje nienależytym wykonaniem Umowy.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany hotelu przez Wykonawcę jedynie w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności. W takim przypadku wymaga się niezwłocznego i z zachowaniem terminów oznaczonych w § 3 ust. 1 zapewnienia przez Wykonawcę noclegów w innym hotelu, spełniającym wymogi określone w § 2 ust. 5 Umowy oraz o standardzie nie gorszym niż wskazany w Ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 1 do Umowy oraz w cenie nieprzekraczającej ceny określonej w Ofercie i w Umowie. W wypadku określonym w zdaniach poprzednich Wykonawca zapewni transport gości Zamawiającego wraz z bagażem do hotelu w ramach łącznego wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1.
6. Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, w przypadku powstania szkody przenoszącej wysokość zastrzeżonych kar umownych.
7. W przypadku wystąpienia istotnych zmian okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie będzie leżało w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo odstąpienia od Umowy w terminie 3 dni od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
§ 6
Rozstrzyganie sporów
Strony będą starały się rozwiązać ewentualne spory związane z realizacją Umowy w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w sposób opisany w zdaniu poprzedzającym w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia sporu na piśmie przez którąkolwiek ze Stron, spory związane z Umową rozstrzygać będzie sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Kanclerza AWF z dnia 16 kwietnia 2014
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy ze strony Zamawiającego jest …………….
adres e-mail……………………………….. tel. ……………………………………………
2. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy ze strony Wykonawcy sprawuje ……….
Adres email…………………………………..tel. ………………………………………..
3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy prawa polskiego.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
Załącznik nr 1 do Umowy – Oferta Wykonawcy z dnia …………….
…………………………… …………………………..