Załącznik nr ………. UMOWA O WSPŁÓADMINISTROWANIE DANYMI OSOBOWYMI

Załącznik nr 4 do pisma z dn. 21.12.2018 r.

Załącznik nr ……….

UMOWA

O WSPŁÓADMINISTROWANIE

DANYMI OSOBOWYMI

Zawarta dnia …………………..………. roku w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa reprezentowanym przez Ministra Sprawiedliwości, z siedzibą przy
Xx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, zwanym w dalszej części umowy „Współadministratorem nr 1” lub „ Zamawiającym”

reprezentowanym przy zawieraniu niniejszej umowy przez

………………………………………………………………………………………………………

a

………………………………………………………………………………...., zwanym dalej Współadministratorem nr 2” lub „Wykonawcą”, reprezentowanym przez

……………………………………………………………………………………………………..

zwani dalej łącznie „Współadministratorami”

oświadczają, że w celu realizacji umowy na świadczenie usług dostępu do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych………….. nr ……….., zwanej dalej „Umową podstawową” zawierają niniejszą umowę o współadministrowaniu danymi osobowymi, zwaną w dalszej części „Umowa o wspoładministrowaniu”, o następującej treści

§1.

1. Przedmiotem umowy o wspoładministrowaniu jest określenie warunków i zasad współpracy Zamawiającego oraz Wykonawcy przy współadministrowaniu danymi osobowymi, przetwarzanymi przez nich w związku z realizacją Umowy podstawowej.

2. Współadministrowanie dotyczy wszelkich operacji przetwarzania danych osobowych, wykonywanych przez każdego ze Współadministratorów w związku z administrowaniem tymi danymi.

3. Współadministrowanie obejmuje dane osobowe określone w ust. 4 i 5, które będą przetwarzane przez Współadministratorów.

4. Przetwarzanie danych osobowych przez Zamawiającego będzie dotyczyło danych pracowników Zamawiającego/osób delegowanych do Ministerstwa Sprawiedliwości oraz członków ich rodzin, zainteresowanych skorzystaniem z usług świadczonych przez Wykonawcę w ramach Umowy podstawowej. Przetwarzanie tych danych obejmuje następujący zakres danych: imię i nazwisko pracownika Zamawiającego/osoby delegowanej do Ministerstwa Sprawiedliwości oraz członka/członków jego rodziny oraz dane osobowe tych osób wymienione w ust. 5, które zostały pozyskane za zgodą pracownika Zamawiającego/osoby delegowanej do Ministerstwa Sprawiedliwości przez Wykonawcę i przekazane Zamawiającemu do ich przetwarzania, w celu realizacji zadań wynikających z Umowy podstawowej.

5. Przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę będzie dotyczyło danych pracowników Zamawiającego/osób delegowanych do Ministerstwa Sprawiedliwości oraz członków ich rodzin, zwanych dalej także „użytkownikami” lub „osobami fizycznymi”, zainteresowanych skorzystaniem z usług świadczonych przez Wykonawcę w ramach Umowy podstawowej. Przetwarzanie tych danych obejmuje następujący zakres danych:

5.1 .Zamawiający pozyska dane, imię i nazwisko pracownika Zamawiającego/osoby delegowanej do Ministerstwa Sprawiedliwości i członka/członków jego rodziny.

5.2. Wykonawca pozyska inne dane bezpośrednio od użytkowników usługi tj. numer telefonu potrzebny do weryfikacji użytkownika, w celu wykonania obowiązków wynikających z Umowy podstawowej.

6. Współadministratorzy oświadczają, że współadministrowanie danymi będzie obejmowało jeden wspólny cel tj. świadczenie przez Wykonawcę usług określonych w Umowie podstawowej. Przetwarzanie współadministrowanych danych będzie obejmowało następujące sposoby ich przetwarzania: zbieranie, przechowywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, utrwalanie, modyfikowanie, przeglądanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych.

7. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej Współadministratorzy oświadczają, że przetwarzanie przez Współadministratorów danych osobowych, określonych w Umowie o współadministrowaniu będzie dopuszczalne tylko w celu realizacji Umowy podstawowej oraz przez okres obowiązywania tej umowy tj. okres niezbędny do realizacji przedmiotu umowy określonego w Umowie podstawowej.

§2.

1. Współadministratorzy oświadczają, że są administratorami danych osobowych
   w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), dotyczących osób, o których mowa w § 1 ust. 4 i 5 oraz że każdy z nich jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie wskazanym w Umowie o współadministrowaniu.

2. Każdy Współadministrujący jest samodzielnie odpowiedzialny za spełnienie przesłanek przetwarzania danych osobowych oraz wdrożenie odpowiednich środków ochrony danych osobowych.

3. Wykonawca, przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych osób fizycznych,
   o których mowa w ust. 1, innych niż przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx (tj. imienia
   i nazwiska), uzyska od tych osób zgodę na przetwarzanie pozostałych danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, a także przekaże tym osobom informacje, o których mowa w art. 13 lub w art. 14 rozporządzenia RODO.

4. Współadministrujący, każdy w swoim zakresie jest zobowiązany do odpowiadania na żądania osób fizycznych, których dane są przez niego przetwarzane w związku
   z realizacją ich praw na podstawie art. 15, art. 16, art. 17, art. 18 oraz art. 19 RODO. Udzielenie odpowiedzi na ww. żądania odbywa się na zasadach i w terminach określonych w art. 12 rozporządzenia RODO.

5. W przypadku skierowania żądania, o którym mowa w ust. 4 do Współadministrującego, który nie jest właściwy do udzielenia odpowiedzi na żądanie, jest on zobowiązany do niezwłocznego poinformowania drugiego Współadministrującego o takim żądaniu.
   W przypadku opisanym w zdaniu poprzednim, za zgoda obu Współadministrujących dopuszcza się możliwość udzielenia odpowiedzi przez Współadministrującego, do którego wpłynęło żądanie, który po udzieleniu odpowiedzi jest zobowiązany do przekazania jej treści drugiemu Współadministrującemu.

6. W przypadku zgłoszenia przez osobę, o której mowa w § 1 ust. 4 i 5, żądania usunięcia jej danych osobowych na podstawie art. 17 rozporządzenia RODO, Współadministrujący niezwłocznie wspólnie podejmują decyzję co do usunięcia tych danych oraz ustalają treść odpowiedzi. Decyzja w tym zakresie dotycząca usunięcia albo nieusunięcia danych oraz uzgodnienie treści odpowiedzi musi być podjęta bez zbędnej zwłoki.

7. W przypadku zgłoszenia przez osobę fizyczną, o której mowa w § 1 ust. 4 i 5, żądania ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych na podstawie art. 18 rozporządzenia RODO, Strony niezwłocznie wspólnie podejmują decyzję, co do ograniczenia przetwarzania tych danych oraz ustalają treść odpowiedzi. Decyzja, dotycząca ograniczenia albo braku ograniczenia przetwarzania danych oraz co do treści odpowiedzi musi być podjęta bez zbędnej zwłoki.

8. W przypadku zgłoszenia przez osobę fizyczną, o której mowa w ust. 1, sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych na podstawie art. 21 rozporządzenia RODO, Strony niezwłocznie wspólnie podejmują decyzję, co do zaprzestania przetwarzania danych oraz ustalają treść odpowiedzi. Decyzja, dotycząca zaprzestania albo braku zaprzestania przetwarzania danych oraz co do treści odpowiedzi musi być podjęta bez zbędnej zwłoki.

9. Jeżeli żądanie osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, na podstawie art. 17, art. 18, art. 21 lub art. 22 rozporządzenia RODO odnosi się do przetwarzania jej danych wyłącznie przez jednego ze Współadministrujących, Strony wspólnie podejmują decyzję
   w zakresie tego żądania oraz odpowiedzi.  

10. Odmowa wyrażenia zgody przez Pracownika na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji Umowy lub wystąpienie z żądaniem, na podstawie art. 17, art. 18, art. 21 lub art. 22 rozporządzenia RODO, skutkuje brakiem możliwość korzystania z usług na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

11. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się wzajemnie informować o usunięciu lub sprostowaniu danych osób fizycznych, o których mowa w ust. 1.

12. Wykonawca, jako administrator danych osobowych pozyskanych przez niego
    od pracownika Zamawiającego/osoby delegowanej do Ministerstwa Sprawiedliwości i członka/ członków jego rodziny innych niż imię i nazwisko, zobowiązany jest przekazać osobie fizycznej, której dotyczą takie dane osobowe, informacje o przetwarzaniu jej danych osobowych. Informacja może zostać przekazana drogą elektroniczną, telefoniczną w formie automatycznego komunikatu lub tradycyjną (papierową).

13. Za realizację obowiązku odebrania zgody oraz wykonanie obowiązku informacyjnego,
    o którym mowa w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia RODO, w tym przygotowanie wymaganej przepisami prawa dokumentacji (odpowiednich formularzy) odpowiedzialność ponosi Wykonawca.

14. Na wniosek Wykonawcy obowiązki związane z odebraniem zgody na przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych oraz przekazania w imieniu Wykonawcy tzw. klauzuli informacyjnej, mogą być wykonane przez Zamawiającego. Szczegóły dot. realizacji zadań w tym zakresie zostaną uzgodnione w trybie roboczym.

§3.

1. Współadministrujący, każdy we własnym i zakresie, zobowiązują się do wdrożenia i stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, do ich przeglądu i aktualizacji, w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Umowy podstawowej zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz zapewni warunki do przeprowadzenia kontroli w tym zakresie.

2. Współadministratorzy oświadczają, że każdy z nich samodzielnie będzie ponosił odpowiedzialność za skutki przetwarzania przez niego współadministrowanych danych osobowych w sposób naruszający przepisy prawa ochrony danych osobowych, w zakresie, w jakim każdy z nich przyczynił się do naruszenia obowiązujących zasad ochrony danych osobowych osoby fizycznej.

3. Każdy Współadministrujący zobowiązany jest do poinformowania drugiej strony o każdym zdarzeniu, które mogłoby stanowić podstawę zgłoszenia roszczeń w związku z naruszeniem zasad przetwarzania danych osobowych, gdy okoliczności zdarzenia wskazują na jego odpowiedzialność lub współodpowiedzialność w powstaniu takich roszczeń.

4. W przypadku gdyby jakakolwiek osoba fizyczna wystąpiła z roszczeniami wobec jednego ze Współadministrujących z tytułu naruszenia odpowiednio jej praw przez drugiego Współadministrującego, to każdy z współadministrujących odpowiada we własnym zakresie.

§4.

1. Strony ustalają następujący punkt kontaktowy dla osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez Współadministrujących

   1. ze strony Zamawiającego:

- Inspektor Ochrony Danych  - ……………………………,

- ………………………………………………………………..

2. ze strony Wykonawcy:

Inspektor Ochrony Danych …………………………… (w przypadku braku Inspektora Ochrony Danych proszę wskazać Administratora Danych, bądź pracownika odpowiedzialnego za realizację ww. zadań).

2. Zmiana danych osób wymienionych w ust. 1 nie wymaga zawarcia aneksu do umowy.

§5.

1. Współadministrujący nr 1 może wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli:

1. kontrola Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organu nadzoru ochrony danych osobowych wykaże, że Współadministrujący nr 2 nie podjął przewidzianych przepisami prawa środków zabezpieczających,

2. Współadministrujący nr 2 rażąco narusza zobowiązania wynikające z niniejszej umowy lub Umowy o współpracę, które wiążą się z ochroną danych osobowych.

2. Niniejsza umowa wygasa po zrealizowaniu Umowy podstawowej, jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu albo po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy.

3. Współadministrujący, z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy podstawowej, zobowiązują się zwrócić przekazane przez druga stronę dane osobowe oraz do usunięcia wszelkich danych osobowych ze wszystkich posiadanych nośników, w szczególności ze sporządzonych kopii zapasowych, usunięcia wszelkich istniejących kopi i zobowiązuje się zniszczyć wszelkie informacje mogące posłużyć do odtworzenia, w całości lub części, powierzone dane osobowe.

§6.

Niniejsza umowa zostanie zrealizowana przez Współadministrującego nr 2 w ramach wynagrodzenia przewidzianego za wykonanie Umowy podstawowej.

§7.

1. Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia i obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy podstawowej.

2. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla Współadministrującego nr 1.

3. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Współadministrującego nr 1 oraz jeden dla Współadministrujący nr 2.

................................................................... Współadministrujący nr 1 ....................................................................... Współadministrujący nr 2

5