Projekt umowy zawarta w dniu ………….. 2020 w Warszawie w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego nr ……….. (dalej: Umowa) pomiędzy:

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

Projekt umowy

zawarta w dniu ………….. 2020 w Warszawie

w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego nr ……….. (dalej: Umowa)

pomiędzy:

Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie 02-305 przy
Alejach Jerozolimskich 142 A, posiadającą NIP 000-00-00-000, REGON 010393032, zarejestrowaną
w Sądzie Rejonowym dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 24777, reprezentowaną przez swoich przedstawicieli prawnych

zwaną dalej Zamawiającym

oraz

……………………. z siedzibą w …………. 00-000 przy ul. …………., posiadającą NIP ……………, REGON …………………….., zarejestrowaną w ……………..………………..,

reprezentowaną przez: ……………..,

zwaną dalej Wykonawcą,

§ 1. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych, usługi cateringowej, zakwaterowania oraz usługi transportowej w celu przeprowadzenia General Assembly 2021 w Krakowie w dniach 00-00 xxxxxxx 0000 x. (xxxxx: Wydarzenie).

2. Usługa świadczona w oparciu o Umowę powinna odpowiadać wymaganiom określonym przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz w formularzu oferty Wykonawcy z dnia …………., stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem Umowy
   w obiekcie ……………….. mieszczącym się w Krakowie przy ulicy ……….........

§ 2. Wynagrodzenia i płatności

1. Wartość Umowy nie może przekroczyć kwoty brutto ........................... (słownie: .............................) złotych, przy czym płatności z tytułu wynagrodzenia odbędą się zgodnie z poniższym harmonogramem, z zastrzeżeniem ust. 6:

1. 20% wartości Umowy, tj. ………………………. (słownie: ………………….) złotych zostanie wpłacona tytułem zaliczki w terminie 2 tygodni od dnia dostarczenia przez Wykonawcę podpisanego przez siebie egzemplarza Umowy do siedziby Zamawiającego;

2. 50% wartości Umowy, tj. ………………………. (słownie: ………………….) złotych zostanie wypłacona tytułem zaliczki w terminie do 16.04.2021.

3. Pozostała część wartości Umowy zostanie wypłacona tytułem zaliczki po ostatecznym ustaleniu wysokości wynagrodzenia na 7 dni przed Wydarzeniem.

2. Strony Umowy uzgadniają, że w czasie realizacji Umowy stosowane będą ceny brutto wyszczególnione w formularzu oferty Wykonawcy.

3. Wynagrodzenie będzie naliczane według cen jednostkowych brutto, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego.

4. Wykonawca wystawi fakturę VAT po wykonaniu usługi na podstawie faktycznie zrealizowanego zamówienia. zgodnie z zamówieniem oraz biorąc pod uwagę warunki anulacji określone w paragrafie 5.

5. W przypadku usługi transportowej, na kwotę brutto wymienione w ofercie Wykonawcy składają się koszty paliwa, koszty eksploatacyjne, opłaty drogowe oraz wszystkie inne niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy.

6. Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty pozostałej należności, stanowiącej różnicę pomiędzy całkowitą wartością zamówionych świadczeń, a sumą zaliczek, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w ciągu 14 dni od daty jej wystawienia, na konto bankowe właściwe dla waluty, w której określone są warunki współpracy.

§ 3. Sposób realizacji umowy – obowiązki stron

1. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy, niezbędnej do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o zaistnieniu okoliczności mogących spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy.

2. Realizacja Umowy nastąpi uwzględnieniem poniższych zasad:

   1. W zakresie usługi cateringowej: nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje menu, a Zamawiający w ciągu 3 dni roboczych zaakceptuje je lub zgłosi uwagi, które Wykonawca obowiązany jest uwzględnić i potwierdzić Zamawiającemu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia;

   2. W zakresie zakwaterowania: nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia Zamawiający przedłoży Wykonawcy imienną listę uczestników korzystających z zakwaterowania;

   3. W zakresie usługi transportowej nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia Zamawiający przedłoży Wykonawcy imienną listę uczestników korzystających z transportu wraz z informacją o miejscu, dacie i planowanej godzinie odbioru uczestnika

3. Wykonanie Umowy zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3, podpisanym przez Strony w ostatnim dniu Wydarzenia bezpośrednio po jego zakończeniu. W wypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wad w wykonaniu Umowy zostaną one odnotowane w protokole, a jeżeli Wykonawca nie zgodzi się z dokonaną oceną, stanowisko Wykonawcy również zostanie odnotowane w protokole lub w odrębnym wyjaśnieniu złożonym przez Wykonawcę w terminie nie dłuższym niż trzy dni od zgłoszenia wad przez Zamawiającego.

4. W przypadku, gdy siła wyższa stanie na przeszkodzie w dotrzymaniu lub wypełnieniu przez jedną ze Stron całości lub części swych zobowiązań, Strona ta będzie z nich zwolniona w takim zakresie, w jakim realizacja danego zobowiązania nie jest możliwa. W przypadku powołania się którejkolwiek ze Stron na siłę wyższą, Strona ta w terminie nie dłuższym niż 6 dni od powstania siły wyższej powiadomi drugą Stronę na piśmie lub mailem, na adres wskazany w ust. 6, o zaistniałej okoliczności siły wyższej i wszelkich innych istotnych warunkach, na których sytuacja ta zasadza się, a także wykaże, że podjęła wszelkie realne kroki celem minimalizacji skutków takich warunków. W przypadku, gdy siła wyższa stanie na przeszkodzie w dotrzymaniu lub wypełnieniu przez jedną ze Stron całości lub części swych zobowiązań, Strona ta będzie zwolniona ze zobowiązań wyłączonych działaniem siły wyższej. Zwolnienie ze zobowiązań określone w zdaniu poprzedzającym rodzi obowiązek Stron do zwrotu wzajemnych świadczeń w zakresie w jakim świadczenia te dotyczą niezrealizowanych zobowiązań lub uprawnień.

5. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, Strony zgodnie oświadczają, że siłę wyższą w rozumieniu niniejszej Umowy stanowią x.xx.:  decyzje władz centralnych lub lokalnych związane np. z mogącym zaistnieć lub zaistniałym zagrożeniem dla życia lub zdrowia osób uczestniczących w zgromadzeniach publicznych, imprezach itp. w tym np. zagrożeniami epidemiologicznymi (choroby np. koronawirus wywołujący chorobę COVID-19), zakazy mające swoje źródło w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, inne zdarzenia o charakterze losowym, których nie można było przewidzieć.

6. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych z wykonaniem Umowy jest ………….. tel. …………., e-mail: ……………..

7. Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za kontakt z Zamawiającym i realizację Umowy jest:………………….. tel.: …………………, email:…………………………

§ 4. Kary umowne i odsetki

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 4% wartości Umowy. Zamawiający jest zobowiązany zgłaszać na bieżąco wszelkie uwagi odnośnie nienależytego wykonania usługi w trakcie ich realizacji, a Wykonawca zobowiązany jest stosować się do uwag w celu należytego wykonania usługi, w szczególności odnosi się to do ewentualnych uwag zgłaszanych Zamawiającemu przez Uczestników. Jeśli uwagi nie zostaną zgłoszone przez Zamawiającego w trakcie realizacji usługi a jeśli to nie jest możliwe, niezwłocznie po jej wykonaniu, lub jeśli zostaną zgłoszone a Wykonawca zastosuje się do nich w celu należytego wykonania usługi, wówczas kara umowna nie należy się.

2. Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie Umowy uważa się w szczególności stwierdzenie przez Zamawiającego braków/wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, takich jak:

   1. niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, w szczególności: standardu i wyposażenia obiektu, w tym standardu i wyposażenia sal konferencyjnych oraz innych istotnych dla spotkania sprzętów;

   2. niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, w szczególności: braków w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów, wyglądu i kultury obsługi lub wyglądu zastawy.

   3. niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zakwaterowaniu, w szczególności: czystości, standardu wyposażenia lub liczby pokoi.

   4. niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na transporcie, w szczególności niewykonania całości lub części zlecenia w ustalonym zakresie i terminie lub niezapewnienie wystarczającej liczby pojazdów do przewiezienia osób zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą.

3. W przypadku przekroczenia terminu płatności faktur Wykonawca ma prawo naliczenia odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.

4. W przypadku naliczenia kary umownej, Zamawiający wystawi Wykonawcy notę obciążeniową na kwotę naliczonej kary. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w terminie 3 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej oraz jego dochodzenia na zasadach ogólnych.

5. W przypadku, gdy z winy Wykonawcy planowane spotkanie nie może się odbyć w zaplanowanym terminie i miejscu, Zamawiający sam zapewni miejsce spotkania i wyżywienia. Jeżeli koszt organizacji spotkania będzie wyższy niż u Wykonawcy, Wykonawca dopłaci różnicę.

6. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonania usługi zostanie sporządzony protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do umowy.

§ 5. Warunki anulacji

1. Strony ustalają następujące zasady anulacji zamówienia:

1. W terminie do dnia 15.04.2021 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć zakres zamówionych usług lub anulować zamówienie w całości bez konsekwencji finansowych (bezkosztowa anulacja) bez limitu co do ilości lub wartości wcześniej złożonego zamówienia (dotyczy wszystkich elementów określonych w opisie przedmiotu zamówienia);

2. W terminie od dnia 16.04.2021 r. do dnia 13.05.2021 r. Zamawiający ma prawo anulować bez ponoszenia konsekwencji finansowych do 20% z zamówionych noclegów na każdy dzień oraz do 20% z innych zamówionych usług. Za każdy dodatkowo anulowany nocleg czy też każdą dodatkowo anulowaną inną zamówioną usługę Hotel naliczy 100% wartości uzgodnionej ceny, za gotowość wykonania usługi.

3. W terminie od dnia 14.05.2021 r. do dnia 07.06.2021 r. Zamawiający ma prawo anulować bez ponoszenia konsekwencji finansowych do 10% z zamówionych noclegów na każdy dzień oraz do 10% z innych zamówionych usług. Za każdy dodatkowo anulowany nocleg czy też każdą dodatkowo anulowaną inną zamówioną usługę Hotel naliczy 100% wartości uzgodnionej ceny, za gotowość wykonania usługi.

2. Po terminie 07.06.2021 r. Zamawiający nie ma możliwości bezkosztowej anulacji żadnych z pozostałych noclegów oraz żadnych z pozostałych zamówionych usług. Każdy dodatkowo anulowany nocleg czy też każda dodatkowo anulowana inna usługa wiąże się z naliczeniem przez Wykonawcę 100% wartości uzgodnionej ceny, za gotowość do wykonania usługi.

3. W przypadku nie dotarcia uczestnika Wydarzenia do Hotelu, bez wcześniejszej anulacji, Hotel będzie trzymał rezerwację do godz. 12:00 dnia następnego. Po godzinie 12:00 rezerwacja zostanie automatycznie anulowana. W takim przypadku Zamawiający zostanie obciążony kosztem całej niewykorzystanej rezerwacji. W przypadku wcześniejszego wymeldowania uczestnika Wydarzenia Zamawiający zostanie obciążony kosztem wszystkich niewykorzystanych nocy.

§ 6. Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od Umowy – z wyznaczeniem dodatkowego terminu - z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o których mowa w § 4. ust. 2

2. Odstąpienie od Umowy nie pozbawia Zamawiającego prawa do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 4.

3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy od momentu powzięcia wiadomości o w/w okolicznościach.

4. W przypadku odstąpienia od Umowy, Wykonawca zwróci całość zaliczek wpłaconych do momentu złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy na rachunek bankowy Zamawiającego.

5. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy Zamawiający może złożyć w terminie 7 dni roboczych od dnia pozyskania wiadomości o zaistnieniu przyczyny odstąpienia.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Zamawiający oświadcza, że nie ponosi odpowiedzialności co do roszczeń wynikających z tytułu indywidualnych zamówień uczestników Wydarzenia, za które to wydatki uczestnicy płacą indywidualnie gotówka lub karta kredytową przy wymeldowaniu z obiektu. Wykonawca ma prawo do uzyskania od uczestników gwarancji finansowej na poczet rachunków za usługi dodatkowe. Przez gwarancję rozumie się depozyt gotówkowy lub podanie rodzaju, numeru i daty ważności karty kredytowej. Gwarancja realizowana jest w dniu przyjazdu uczestnika.

2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników Wydarzenia; koszty ewentualnych strat materialnych ponoszą oni osobiście, a ich egzekucja należy do Wykonawcy.

3. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji ekonomicznych, finansowych i handlowych dotyczących drugiej Strony, a uzyskanych w trakcie wykonywania Umowy.

4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej. Nie stanowi zmiany Umowy zmiana danych kontaktowych

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

6. Wszelkie spory wynikające z Umowy strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia, właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

8. Poniższe załączniki stanowią integralną część Umowy:

1. opis przedmiotu zamówienia;

2. formularz oferty;

3. protokół zdawczo-odbiorczy.

Wykonawca Zamawiający

5