DA-V-2-2.272.1.2018 Załącznik nr 3 do SIWZ
DA-V-2-2.272.1.2018 Załącznik nr 3 do SIWZ
Istotne postanowienia umowy
UMOWA nr DA/……/2018
zawarta w dniu w Poznaniu, pomiędzy:
Województwem Wielkopolskim z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
NIP: 000-00-00-000
reprezentowanym przez:
…………………………………………………………………………………………………... zwanym dalej Zamawiającym,
a
………………………………………………………………………………………………....... siedziba Wykonawcy: ………………………………………………………………................. adres Wykonawcy: ……………………………………………………………………………... wpisaną do …………………………………….. prowadzonego przez
………………………………………..., pod numerem ………………………………………..
NIP: …………………………
REGON: …………………….
reprezentowanym przez:
…………………………………………………………………………………………………...
zwanym dalej Operatorem/Wykonawcą.
Niniejsza umowa zostaje zawarta zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2017 poz. 1579 ze zm.), w następstwie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty Operatora w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego.
§ 1.
Przedmiot i standardy wykonania zamówienia.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1481 ze zm.) w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.
2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się w szczególności:
1) przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne;
2) przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem krajowe i zagraniczne;
3) przesyłki z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez Xxxxxxxxxxxxx;
4) paczki krajowe i zagraniczne – paczki rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem odbioru krajowe i zagraniczne,
5) zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) – usługa dodatkowa do przesyłek i paczek rejestrowanych, polegająca na uzyskaniu przez Operatora przy doręczaniu pokwitowania odbioru adresata, a następnie przekazanie go na druku Zamawiającemu.
Szczegółowy opis rodzaju przesyłek pocztowych będących przedmiotem zamówienia z uwzględnieniem zasad jego realizacji zawiera Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, będący załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy i stanowiący jej integralną część.
3. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek listowych, paczek pocztowych świadczona była do każdego adresu w Polsce i miejsca poza granicami kraju wskazanego przez Zamawiającego zgodnie z Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
4. Mając na uwadze specyfikę wykonywanych zadań, Zamawiający informuje, iż z generowanych przesyłek listowych doręczanie pism urzędowych stanowi ok. 10 % całości.
5. Wykaz orientacyjnych ilości poszczególnych przesyłek stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy – formularz cenowy.
6. Aktualny cennik usług Operatora stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
7. Integralną część umowy stanowi specyfikacja istotnych warunków zamówienia.
8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli spełniania przez Wykonawcę wymogu określonego w art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych (Rozdz. III ust. 3 SIWZ)
w zakresie zatrudnienia osób wykonujących wskazane czynności w ww. Rozdziale na podstawie umowy o pracę (odpowiednio zanonimizowana dokumentacja zatrudnienia lub oświadczenie Wykonawcy – do wglądu lub przedłożenia Zamawiającemu na każde jego żądanie). Zamawiający w całym okresie realizacji umowy zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawcy kopii umów o pracę zawierających imię i nazwisko osób, które świadczyć będą czynności na rzecz Zamawiającego, datę zawarcia umowy i rodzaj umowy o pracę. Ponadto, Zamawiający będzie mógł żądać przedłożenia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę oświadczenia o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w związku z realizacją zamówienia (umowy), a także dokumentów potwierdzających opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę (wraz z informacją o liczbie odprowadzonych składek), które będzie mogło przyjąć postać zaświadczenia właściwego oddziału ZUS lub zanonimizowanych, z wyjątkiem imienia i nazwiska, dowodów potwierdzających zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń.
§ 2.
Czas obowiązywania umowy.
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta od dnia 02 stycznia 2019 roku do dnia 31.12.2019 roku lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy brutto.
2. Niniejszą umowę uważa się za rozwiązaną w momencie wykorzystania maksymalnej wartości umowy brutto lub z upływem terminu jej obowiązywania, o którym mowa w ust.1, albo wypowiedzenia. W takim przypadku Operatorowi nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy maksymalną ceną brutto określoną w § 3 ust. 1 umowy, a kwotą faktycznie wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze. Zamawiający ze swej strony zobowiązuje się do wykorzystania minimum 70% wartości umowy brutto, o której mowa w § 3 ust. 1 umowy, co Operator akceptuje i jednocześnie rezygnuje z jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych czy uzupełniających w odniesieniu do niewykorzystanej części kwoty wartości umowy brutto.
3. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy, z miesięcznym okresem wypowiedzenia, w przypadku nierzetelnego wykonywania umowy przez Operatora, tj. x.xx. powtarzającego się dostarczania uszkodzonych przesyłek,
opóźnienia w terminowym dostarczaniu przesyłek bądź też niezgodnego z umową przepakowywania przesyłek dostarczanych przez Operatora.
5. Wypowiedzenie umowy może nastąpić jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 3.
Wartość umowy oraz warunki płatności.
1. Za maksymalną wartość umowy uważa się kwotę: …………………. zł (słownie:
………………………………………………………………………………. złotych) brutto.
2. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie do 21 dni od daty jej dostarczenia Zamawiającemu.
3. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, a także za usługę odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym oraz opłat za usługę odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego. Cena oferty określona w formularzu cenowym zawiera wszelkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia.
4. W przypadku nadania przez Xxxxxxxxxxxxx przesyłek nieujętych (niewycenionych) w formularzu cenowym, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Operatora, który stanowi załącznik nr 3 do umowy. Na Operatorze spoczywa obowiązek każdorazowego dostarczania Zamawiającemu aktualnego (tj. po ewentualnych zmianach) cennika usług. Wszystkie rodzaje i kategorie wagowe przesyłek winny być wraz z ilościami szczegółowo wykazane w dołączonej do faktury specyfikacji..
5. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane, ilość i waga przyjętych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora. W przypadku przesyłek zwróconych, zestawienie przesyłek, które nie są rejestrowane, ilość i waga zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia zwróconych przesyłek, sporządzonego przez placówkę Operatora.
6. Każda z wystawionych co miesiąc faktur zawierać będzie miesięczną opłatę za odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego, której wartość będzie zgodna z kwotą zamieszczoną w Formularzu cenowym będącym załącznikiem nr 2 do niniejszej umowy. Zamawiający dopuszcza wystawienie odrębnych faktur na każdy rodzaj realizowanych w miesiącu usług. Zamawiający ma prawo zażądać odrębnych faktur ze wskazaniem ilości i rodzaju przesyłek, jakie na danej fakturze mają być ujęte.
7. Określone w Formularzu cenowym, rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są orientacyjne i mogą ulec zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, na co Operator wyraża zgodę i jednocześnie oświadcza, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu powyższych zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy.
8. Zamawiający oświadcza, że posiada maszynę stemplującą typu FRANCOTYP – POSTALIA model EFS 3000. Operator wyraża zgodę na stosowanie obecnie posiadanych przez Zamawiającego znamion, które odciskają dane Nadawcy i dane obecnie stosowanej umowy na świadczenie usług pocztowych.
9. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 4.
Dopuszczalne zmiany umowy.
1. Zamawiający dopuszcza zmiany umowy gdy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, których nie mógł wcześniej przewidzieć bądź w wyniku przedłużenia procedury przetargowej, zaszła konieczność zmiany terminu wykonania zamówienia publicznego (niniejszej umowy) tj. rozpoczęcia wykonania umowy - w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się rozpocząć realizację przedmiotu zamówienia w innym, wskazanym przez Zamawiającego terminie.
2. Zamawiający dopuszcza zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany:
1) stawki podatku od towarów i usług,
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
§ 5.
Odpowiedzialność z tytułu niewłaściwej realizacji postanowień niniejszej umowy.
1. Operator ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez osoby, którym powierzył obowiązki określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia będącym załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków przez Operatora.
2. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.
3. Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości:
1) 3% łącznej wartości (brutto) umowy wskazanej w § 3 ust. 1, w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Operator, a które nie są wskazane w ustawie Prawo pocztowe;
2) wynikającej z obowiązującej ustawy Prawo pocztowe, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w danym dniu;
3) 200,00 zł za każdorazowe przekroczenie o 30 minut terminów czasowych, o których mowa w ust. 12-13 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz do których Wykonawca zobowiązał się w ofercie;
4) z tytułu niespełnienia wymogów, o których mowa w § 1 ust. 8 – w wysokości 2.000 zł za każdorazowe niespełnienie wymagań, o których mowa w § 1 ust. 8 umowy, polegających np. na nieudostępnieniu Zamawiającemu dokumentacji pracowniczej na każde jego żądanie, zatrudnianiu osób w wymiarze niższym niż postawione wymagania i niespełnienie jakichkolwiek innych obowiązków Wykonawcy w zakresie zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa w Rozdziale III ust. 3 SIWZ.
4. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie:
1) za utratę przesyłki rejestrowanej - w wysokości 50-krotności opłaty pobranej przez Operatora za traktowanie przesyłki jako przesyłki poleconej;
2) za utratę paczki pocztowej - w wysokości 10-krotności opłaty pobranej za jej nadanie.
5. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi, Zamawiający może zgłosić do Operatora po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania.
6. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji.
7. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej.
8. Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Operatora odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych.
9. W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Operatorowi ustawowe odsetki.
10. Postanowienia ust. 3 pkt 2 oraz ust. 8 mają zastosowanie w przypadkach określonych w art. 87 ust. 5 ustawy Prawo pocztowe, natomiast z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przysługuje Zamawiającemu odszkodowanie określone w art. 88 lub art. 89 ustawy Prawo pocztowe.
§ 6.
Nadzór nad realizacją niniejszej umowy.
Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są:
1) ze strony Operatora …………………, tel. …………………., tel. kom.
…………………., e-mail: ……………………………..
2) ze strony Zamawiającego: …………………., tel. ……………......., tel. kom.
…………………., e-mail: ……………………………..
§ 7.
Postanowienia końcowe.
1. W przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o wskazanych wyżej okolicznościach. W takim przypadku Operator może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
2. Operator oświadcza, iż zapoznał się i będzie przestrzegać „Wytycznych bezpieczeństwa informacji” obowiązujących u Zamawiającego. Powyższe dokumenty zostały przekazane Operatorowi w postaci elektronicznej na adres e-mail ………………………
3. Operator zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w trakcie realizacji umowy i nie ujawniania ich bez zgody Zamawiającego. Zachowanie poufności obowiązuje również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy: ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r., poz. 1025 ze zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 poz. 1579 ze zm.), ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017, poz. 1481 ze zm.) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2017 poz.1257 ze zm.)
5. Wszelkie zmiany niniejszej umowy, pod rygorem nieważności, wymagają formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie Strony.
6. Spory wynikłe ze stosowania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
7. W przypadku, gdy w czasie realizacji niniejszej umowy nastąpią zmiany powszechnie obowiązującego prawa regulującego przedmiot zamówienia, z którymi którykolwiek z zapisów umowy byłby sprzeczny bądź którego nie można by pogodzić z nowym brzmieniem przepisów, w miejsce odpowiednich zapisów umownych zastosowanie znajdą właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
8. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze Stron.
9. Integralną częścią niniejszej umowy są niżej wymienione załączniki: Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Załącznik nr 2 – Formularz cenowy;
Załącznik nr 3 – Aktualny cennik usług Operatora.