ZAŁĄCZNIK NR 3b DO SWZ
ZAŁĄCZNIK NR 3b DO SWZ
UMOWA dla części 2
(zwana w dalszej treści „Umową”)
w Warszawie w dniu .2022 roku pomiędzy:
Instytutem Solidarności i Męstwa im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie xx. Xxxxxx 00, 00- 372 Warszawa, posiadającym XXX 0000000000, REGON 369236544, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:0000713483, który reprezentuje:
……………………………. – Dyrektor
zwany dalej „ZAMAWIAJĄCYM” lub „INSTYTUTEM” a
*[Imię, nazwisko], przedsiębiorcą, prowadzącym/cą działalność gospodarczą pod firmą
, z siedzibą w pod adresem (status wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej z dnia zawarcia Umowy:
„aktywny”)
REGON NIP , zwanym/ną dalej „Wykonawcą”
*wspólnie prowadzącymi działalność jako spółka cywilna, pod firmą , z siedzibą
, pod adresem , XXXXX , NIP
zwanym/ną dalej „Wykonawcą”
* [Firma] z siedzibą w , której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy , pod nr KRS: ,
REGON , NIP , o kapitale zakładowym w wysokości
, wpłaconym w wysokości *, w imieniu i na rzecz której/-ego działają:
-
- zwanym/ną dalej „Wykonawcą”
zwanymi dalej każda z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”
została zawarta umowa (zwana dalej: „Umową”) w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym bez negocjacji nr ZP.26.13.2022.1 pod nazwą „… ” prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.), zwaną dalej „Pzp” o następującej treści:
Definicje
Ilekroć poniższe pojęcia zostaną użyte w Umowie, Strony nadają im znaczenie wskazane w definicjach:
ISIM – INSTYTUT SOLIDARNOŚCI I MĘSTWA im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Cena noclegu - obejmuje cenę pokoju hotelowego dla jednej osoby na jedną dobę, a w przypadku większej liczby osób objętych Zgłoszeniem - odpowiednio dla wszystkich osób objętych danym zleceniem
Dostawca usługi - hotel
Informacje chronione - wszelkie informacje przekazywane przez Xxxxxx w ramach Umowy, informacje do których dostęp Xxxxxx uzyskały w związku z realizacją Umowy lub przy jej realizacji oraz inne informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa którejkolwiek Strony, w szczególności dane finansowe, informacje organizacyjne, informacje dotyczące produktów informatycznych oraz inne informacje o działalności każdej ze Stron uzyskane w trakcie współpracy Stron, a nieujawnione wcześniej do publicznej wiadomości
Koordynator umowy - osoba odpowiedzialna za monitorowanie przebiegu realizacji Umowy oraz dbanie o jakość i prawidłowość realizacji usług zgodnie z Umową
Oferta Wykonawcy - oferta Wykonawcy złożona w postępowaniu o nr ZP.26. .2022.1, stanowiąca Załącznik nr 2 do Umowy
Opłata transakcyjna - wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją danej usługi
OPZ - Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący załącznik nr 1 do Umowy.
Propozycja - najkorzystniejsza cenowo propozycja usług hotelarskich.
Rezerwacje - łączny zbiór rezerwacji dokonanych przez Wykonawcę dla wszystkich Usług
Umowa - niniejsza Umowa, zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o sygn. ZP.26. .2022.1
Nocleg w hotelu - jedna doba hotelowa dla jednej osoby
Voucher - dokument potwierdzający zabezpieczenie przez Wykonawcę wszelkich świadczeń dotyczących realizacji usługi hotelarskiej, będzie również umożliwiał potwierdzenie czasowego zablokowania środków na rachunku Wykonawcy, na poczet ewentualnych późniejszych płatności w hotelu (forma preautoryzacji zwalniająca osobę, której dotyczy dane zlecenie z obowiązku okazywania karty kredytowej w razie jej wymagania przez hotel).
Upust - upust określony w procentach, liczony od ceny katalogowej usług hotelarskich w hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy każdym zakupie usługi hotelarskiej w kraju i za granicą
Usługa hotelarska - rezerwacja/zakup noclegu w hotelach w kraju lub za granicą dla jednej osoby bez względu na liczbę dób hotelowych
Xxxxxx Xxxxx zamówień publicznych - ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 poz. 1129)
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, zakupu, wystawiania voucherów na nocleg w hotelach na terenie kraju i poza granicami kraju oraz ich dostawie w sposób i w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Przedmiot Umowy realizowany będzie zgodnie z postanowieniami Umowy, OPZ, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy (dalej zwany jako „opis przedmiotu zamówienia") oraz Ofertą Wykonawcy, która stanowi załącznik nr 2 do Umowy (dalej zwana jako „Oferta Wykonawcy").
§ 2
Obowiązki Wykonawcy
1. W ramach obsługi Wykonawca zobowiązany będzie, z wykorzystaniem posiadanych narzędzi technologicznych i własnego know-how, do wykonywania obowiązków wskazanych w OPZ.
2. Wykonawca zobowiązuje się do terminowego dostarczania voucherów na nocleg w hotelach i
ewentualnych dokumentów podróży do Zamawiającego, zgodnie z zapotrzebowaniem oraz szczegółowymi warunkami zawartymi w OPZ.
3. Wykonawca zobowiązuje się powstrzymywać od działania lub zaniechania, które może zaszkodzić dobremu imieniu Xxxxxxxxxxxxx lub stać w sprzeczności z jego interesem gospodarczym. Takie działanie lub zaniechanie nie będzie uznawane za prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
4. Strony zobowiązują się wykonywać Umowę wyłącznie w dobrej wierze. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym polegającej między innymi na niezwłocznym informowaniu o wszelkich trudnościach, zmianach lub opóźnieniach w wykonywaniu przedmiotu Umowy.
§ 3
Zasady obsługi przy podróżach służbowych
1. Zgłoszenie realizacji danej usługi może być złożone drogą elektroniczną na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail, telefonicznie na wskazany przez Wykonawcę numer telefonu lub poprzez elektroniczny system rezerwacji hotelowych udostępniany przez Wykonawcę.
2. Uprawnionymi do korzystania z usług Wykonawcy, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie są pracownicy Zamawiającego oraz osoby niebędące pracownikami Zamawiającego wskazane przez Zamawiającego. Nie jest wymagane od Wykonawcy weryfikowanie statusu osób korzystających z jego usług w ramach Zgłoszeń składanych przez Zamawiającego.
3. Wykonawca zobowiązuje się do działań na rzecz Zamawiającego, które będą świadczone z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą, możliwościami i standardami przyjętymi w tym zakresie.
4. Wykonawca będzie świadczył obsługę przy wykorzystaniu własnego, bezpośredniego dostępu do komputerowych systemów rezerwacji miejsc noclegowych.
5. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania usług z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy obsłudze Wykonawca zobowiązany jest zachować najwyższą staranność przy wyszukiwaniu rezerwacji usług hotelarskich, których ceny nie będą przekraczać limitów zwrotu kosztów noclegu wskazanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167), w tym w szczególności przedstawiać Propozycje w ramach limitów hotelowych przewidzianych przez to rozporządzenie oraz zapewnić optymalną aranżację podróży pod względem ceny oraz standardu.
6. Wykonawca zapewnia przedstawienie najkorzystniejszej Propozycji cenowej uwzględniając stawki specjalne wynikające z wszelkich zawartych przez Wykonawcę lub Zamawiającego porozumień oraz posiadanych (przez Zamawiającego lub delegowanego) praw do ulg/zniżek.
7. Na każde złożone przez Zamawiającego Zgłoszenie Wykonawca przedstawi Zamawiającemu Propozycję w trzech wariantach:
1) wariant najkorzystniejszy cenowo w ramach najpełniejszej realizacji wymagań Określonych w Zgłoszeniu;
2) co najmniej dwa alternatywne warianty, korzystniejsze cenowo od wariantu, o którym mowa w pkt 1 powyżej, ale możliwe do zastosowania po dokonaniu modyfikacji wymagań Zamawiającego, na przykład przez zmianę czasu podróży, terminu podróży, w zależności od rodzaju każdego Zgłoszenia, chyba że z przyczyn obiektywnych przedstawienie wariantów alternatywnych nie będzie możliwe.
8. Przedstawiona Propozycja musi zawierać dla każdego z wariantów: cenę usługi (cena brutto
noclegu, ustalona każdorazowo na podstawie ceny podanej przez dostawcę usługi, z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków oraz z uwzględnieniem warunków określonych w ust. 6 powyżej), termin Rezerwacji (ważności Propozycji), termin realizacji zamówionych usług, a także termin, do którego możliwe jest bezkosztowe anulowanie rezerwacji usługi hotelarskiej jak również zasady zmiany rezerwacji usługi hotelarskiej. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest - w przypadku Rezerwacji dokonanych z wyprzedzeniem - do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu Rezerwacji.
9. Wykonawca dla celów realizacji Umowy będzie prowadził bazę danych, dotyczących w szczególności: serii, numerów i terminu ważności dowodu osobistego, paszportu oraz wizy i zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach upływu ważności dokumentu z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym posługiwanie się ważnym dokumentem w trakcie podróży.
10. Zamawiający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Wykonawcy o wszelkich zmianach w bazie danych, o której mowa w ust. 9.
11. Wszystkie Propozycje kierowane do Zamawiającego przez Wykonawcę oraz odpowiedzi na Zgłoszenia Zamawiającego Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu w formie elektronicznej (email) na adres wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania tej korespondencji przez okres 2 (dwóch) miesięcy od dnia zakończenia obowiązywania Umowy.
12. W przypadku braku możliwości zrealizowania usługi zgodnie ze Zgłoszeniem Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie przekazać informację o niemożliwości zrealizowania usługi z podaniem powodów oraz wskazać Zamawiającemu te elementy usługi, których modyfikacja byłaby niezbędna w celu umożliwienia jej realizacji.
13. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen usług hotelarskich oferowanych przez Wykonawcę z cenami oferowanych przez inne biura lub przez dostawców usług w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień przekazania Zgłoszenia przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej przez Xxxxxxxxxxxxx weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę całkowita cena jest wyższa od całkowitej ceny oferowanej na rynku, a wyszukanej przez Zamawiającego, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego postawione w Zgłoszeniu dla Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do:
1) zakupu usługi po cenie najkorzystniejszej Propozycji na rynku wyszukanej przez Zamawiającego (do tej ceny dodana zostanie opłata transakcyjna) oraz
2) zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę Propozycji całkowitej ceny usługi, które zostały negatywnie zweryfikowane przez Zamawiającego (nie wliczając opłaty transakcyjnej).
14. Zamawiający każdorazowo poinformuje Wykonawcę w formie elektronicznej (e-mail) o dokonanym wyborze Propozycji.
15. Po zaakceptowaniu przez Xxxxxxxxxxxxx przedstawionej Propozycji, Wykonawca prześle potwierdzenie przyjęcia usługi do realizacji na adres e-mail wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx i dokona Rezerwacji/zakupu wybranej przez Zamawiającego Propozycji.
16. Wykonawca zobowiązany jest do bezzwłocznego i na bieżąco informowania Zamawiającego drogą elektroniczną (e-mail) lub telefonicznie o wszelkich zmianach dotyczących zarezerwowanej usługi hotelarskiej oraz ich konsekwencjach i w razie potrzeby zobowiązany jest do przedstawienia nowej Propozycji.
17. W przypadku konieczności zmiany szczegółów Rezerwacji po jej potwierdzeniu Wykonawca niezwłocznie po poinformowaniu o tym przez Zamawiającego, lub powzięciu informacji o takiej konieczności, przedstawi Zamawiającemu nową Propozycję. Pierwotna Rezerwacja zostanie anulowana
bez ponoszenia przez Xxxxxxxxxxxxx jakichkolwiek kosztów manipulacyjnych na rzecz Wykonawcy. Jeśli Wykonawca wskazał termin bezkosztowego anulowania Rezerwacji - Zamawiający do upływu tego terminu nie ponosi żadnych kosztów anulowania lub zmiany Rezerwacji. Po upływie terminu - Zamawiający ponosi koszty anulowania/zmiany Rezerwacji usługi hotelarskiej nie gorszych niż opisane w Propozycji Wykonawcy.
18. Zamawiający ponosić będzie odpowiedzialność finansową, na zasadach określonych w Umowie, za wszystkie złożone i potwierdzone przez siebie zgodnie z ust. 15 powyżej Zgłoszenia.
19. Wykonawca zobowiązany jest do regulowania należności za usługi nabywane na rzecz Zamawiającego ze środków własnych.
20. Zamawiający zobowiązuje się do terminowego regulowania zobowiązań finansowych wobec Wykonawcy.
§ 4
Poufność. Ochrona danych osobowych.
1. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony, w szczególności zgodnie z przepisami (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679) , wszelkich danych osobowych, do których uzyskał dostęp w wyniku wykonywania Umowy i może je przetwarzać wyłącznie w celu realizacji nałożonych na niego na podstawie Umowy obowiązków i w zakresie do tego niezbędnym. Za naruszenie zasad ochrony danych osobowych Wykonawca ponosi odpowiedzialność zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa.
2. Strony zawrą odrębna umowę o powierzeniu Wykonawcy przetwarzania danych osobowych. Wzór umowy o przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Jeżeli obowiązek stosowania przepisów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych spowoduje potrzebę zmiany treści Umowy o przetwarzanie danych osobowych - strony zawrą stosowny aneks do tej umowy.
3. Postanowienia Umowy oraz wszelkie informacje uzyskane w wyniku wykonywania Umowy są poufne i nie mogą być bez pisemnej zgody drugiej strony ujawnione osobom trzecim, chyba że obowiązek przekazania takich informacji jest konieczny dla prawidłowego wykonania Umowy lub wynika z przepisów prawa.
§ 5
Całkowita wartość Umowy, wynagrodzenie Wykonawcy i zasady rozliczeń
1. Strony uzgadniają że całkowita wartość przedmiotu Umowy nie może przekroczyć kwoty
……………. zł brutto (słownie: złotych). Na całkowitą wartość Umowy
składają się: koszty usług hotelarskich oraz opłaty transakcyjne wskazane w Ofercie Wykonawcy, określane dalej jako „całkowita wartość przedmiotu Umowy brutto".
2. Za świadczenie usług, wskazanych w Umowie oraz OPZ, Wykonawca będzie pobierał następujące opłaty transakcyjne, stanowiące wynagrodzenie Wykonawcy:
….. zł brutto za wykonanie jednej usługi hotelarskiej krajowej;
…... zł brutto za wykonanie jednej usługi hotelarskie zagraniczne
- zgodnie z Ofertą Wykonawcy.
3. Opłata transakcyjna za świadczenie danej usługi, wskazana w ust. 2 stanowi całkowite wynagrodzenie Wykonawcy i została skalkulowana z uwzględnieniem wszystkich czynności, jakie Wykonawca podejmuje w celu prawidłowego i terminowego wykonania poszczególnych rodzajów świadczonych usług i kosztów ponoszonych z tego tytułu przez Wykonawcę, w szczególności: czynności związane z rezerwacją i zakupem miejsc noclegowych, powtórzeniem
i zmianą rezerwacji, reklamacjami, wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne oraz wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
4. Wykonawca gwarantuje stałą wysokość opłat transakcyjnych (kwota netto), o których mowa w ust. 1 powyżej, w całym okresie obowiązywania Umowy. Zmiana kwoty brutto może być spowodowana wyłącznie zmianą przepisów podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania Umowy, w odniesieniu do stawek podatkowych ujętych w kwotach opłat transakcyjnych wskazanych w ust. 2.
5. Wykonawca wystawi fakturę VAT w formie papierowej lub elektronicznej (zgodnie z decyzją Zamawiającego) za wykonane usługi obejmujące koszty poniesione na zakup usług oraz opłaty transakcyjne (na wskazany przez Zamawiającego adres do korespondencji lub adres e-mail) do 10 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Na fakturze VAT zamieszczone będą informacje, o których mowa w OPZ w części „Przekazywanie faktur i sprawozdań".
6. Do faktur Wykonawca każdorazowo dołączać będzie zestawienia w zakresie zrealizowanych usług hotelarskich oraz ich kosztów - stanowiące załącznik do OPZ.
7. Należność za każdy wydany voucher uregulowana będzie w terminie do 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o nr , o ile będzie zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W przypadku, w którym rachunek podany w zdaniu poprzedzającym nie znajduje się na wykazie podmiotów, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Wykonawca niezwłocznie wskaże Zamawiającemu inny rachunek, który znajduje się we wspomnianym wykazie. W takim przypadku zapłata powinna nastąpić nie później, niż w terminie 7 dni od dnia wskazania nowego rachunku.
8. W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury korygującej, Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należności przysługujących mu na podstawie faktury korygującej z kolejnych, wystawionych faktur VAT.
9. W przypadku opóźnienia Zamawiającego w wypłacie wynagrodzenia Wykonawcy od Zamawiającego przysługują odsetki w wysokości ustawowej, z zastrzeżeniem ust. 11 poniżej.
10. W przypadku faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub zapisami Umowy, jej zapłata zostanie wstrzymana do czasu otrzymania przez Zamawiającego faktury korygującej.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji prawidłowości i rzetelności wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT.
12. W przypadku, gdy Zamawiający wykaże w fakturze VAT wystawionej przez Wykonawcę nieprawidłowości, niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę. Powiadomienie takie wszczyna procedurę reklamacyjną.
13. Wykonawca w terminie do 14 (czternastu) dni kalendarzowych od powiadomienia przez Zamawiającego, pod rygorem przyjęcia, że uznaje reklamację za zasadną, zobowiązany jest do odniesienia się do wykazanych przez Zamawiającego nieprawidłowości.
14. W przypadku potwierdzenia się wskazanych przez Zamawiającego nieprawidłowości w wyliczeniu wynagrodzenia za świadczone usługi, Wykonawca w ramach procedury reklamacyjnej przedłoży Zamawiającemu fakturę korygującą.
15. W przypadku, o którym mowa w ust. 15 powyżej, Zamawiający będzie ponadto uprawniony do żądania od Wykonawcy zwrotu udokumentowanych kosztów poniesionych przez Zamawiającego na dokonanie weryfikacji, prawidłowości i rzetelności wystawionych przez Wykonawcę faktur
VAT. Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu tych kosztów w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od doręczenia Wykonawcy przez Zamawiającego faktury obciążającej. Zwrot powinien być dokonany na konto bankowe Zamawiającego, którego numer zostanie wskazany w fakturze obciążającej. Za datę dokonania zwrotu Strony uznają dzień, w którym środki zostaną zaksięgowane na rachunku Zamawiającego wskazanym w fakturze obciążającej. Nie wyłącza to innych uprawnień lub roszczeń Zamawiającego.
16. Zamawiający gwarantuje realizację Umowy na poziomie nie niższym niż 60% wartości kwoty wymienionej w § 5 ust.1, z zastrzeżeniem, iż Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o dochodzenie realizacji Umowy na poziomie wyższym.
§ 6
Osoby realizujące przedmiot Umowy
1. Wykonawca wskazuje pisemnie Zamawiającemu osoby wyznaczone do realizacji umowy po stronie Wykonawcy. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zagwarantował stabilność składu osób wyznaczonych do realizacji Umowy, z zastrzeżeniem postanowienia ust. 3.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zawiadomienia Zamawiającego o zmianach w składzie osób, o których mowa w ust. 1. W przypadku planowanych zmian - na 7 (siedmiu) dni kalendarzowych przed ich wprowadzeniem.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania wniosków i uwag odnoszących się do sposobu i jakości realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązany jest odnosić się do zgłaszanych przez Zamawiającego wniosków bądź uwag - niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 (trzech) dni kalendarzowych.
§ 7
Siła wyższa
1. Przez „Siłę wyższą” Strony rozumieć będą wydarzenie lub okoliczność o charakterze nadzwyczajnym, na którą Zamawiający nie ma wpływu, wystąpieniu której Zamawiający, działając racjonalnie, nie mógł zapobiec ani przy zachowaniu należytej staranności przewidzieć i przeciwstawić oraz której Zamawiający działając racjonalnie nie mógł uniknąć lub jej przezwyciężyć, która nie może być zasadniczo przypisana Instytutowi oraz jest od nich niezależna. W szczególności za siłę wyższą z zachowaniem powyższego uznaje się trzęsienia ziemi, powodzie, pożary, huragany, klęski żywiołowe, stany zagrożenia epidemicznego, pandemie, epidemie i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej tym wirusem, inne zdarzenia spowodowane siłami przyrody, strajki, działania wojskowe, ograniczenia eksportowe i importowe, awarie na usunięcie których nie ma wpływu którakolwiek ze Stron. Za Siłę wyższą uważa się również ograniczenia administracyjne związane z epidemią wirusa SARS-CoV-2 wprowadzone po dniu zawarcia niniejszej umowy.
2. Obowiązkiem każdej ze Stron bezzwłoczne, najpóźniej w ciągu 48 godzin, zawiadomienie drugiej Strony o przypadku Siły wyższej, chyba że Siła wyższa związana jest z wprowadzeniem aktu normatywnego lub opublikowanych zaleceń wydanych przez organy administracji publicznej. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że Siła wyższa nie istniała ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku Siły wyższej Instytut podejmie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania Siły wyższej na przedmiot Umowy.
3. Żadna Strona nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków w ramach Umowy, jeśli niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych obowiązków jest wynikiem Siły wyższej.
§ 8
Nadzór nad realizacją Umowy
1. Nadzór nad prawidłową realizacją Umowy będą sprawować:
1) ……………….. -ze strony Zamawiającego,
e-mail: ..............@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx tel.: …………….
2) ……………….. - ze strony Wykonawcy, e-mail…………….. tel.: …………………
2. Osobami wyznaczonymi do bieżącej współpracy są:
1) …………………. ze strony Zamawiającego e-mail: @xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx tel.:
……………………..
2) ……………… -ze strony Wykonawcy e-mail: ……………..
tel.: ………………….
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyznaczenia w piśmie skierowanym do Wykonawcy dodatkowych osób do bieżącej współpracy oraz do nadzoru nad prawidłową realizacją Umowy.
4. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 i 2, wyznaczonych do nadzoru lub bieżącej współpracy wymaga natychmiastowego poinformowania drugiej Strony w formie pisemnej i nie stanowi zmiany treści Umowy.
5. W razie braku takiego powiadomienia oświadczenia złożone wobec osób ostatnio wyznaczonych oraz złożone drugiej Stronie przez takie osoby są ważne i wiążące dla Stron.
§ 9
Ubezpieczenie OC
1. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania, przynajmniej do zakończenia realizacji obowiązków wynikających z Umowy, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w wysokości 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej objętej przedmiotem Umowy, wraz z potwierdzeniem zapłaty składki.
2. W przypadku, kiedy termin ważności polisy ubezpieczeniowej nie obejmuje całego okresu obowiązywania Umowy, Wykonawca zobowiązany jest odnawiać polisę w taki sposób, aby zapewniona była ciągłość ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania Umowy. Kopie kolejnych polis Wykonawca przedstawi Zamawiającemu niezwłocznie po ich odnowieniu. W przypadku braku przedstawiania kopii polisy Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy dzień zwłoki oraz karę umowną w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych) za każdy dzień przerwy w ubezpieczeniu.
3. Ewentualne szkody powstałe po stronie Zamawiającego, które przewyższą sumy ubezpieczenia objętego polisą ubezpieczeniową lub których nie obejmuje polisa ubezpieczeniowa (OC, NNW), zostaną pokryte przez Wykonawcę na pisemne wezwanie Zamawiającego.
§10
Kary umowne
1. W przypadku niewykonania obsługi Zgłoszenia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych) za każdy stwierdzony przypadek niewykonania obsługi Zgłoszenia. Przez niewykonanie obsługi Zgłoszenia Strony rozumieją zaistnienie okoliczności powodujących, że świadczenie na rzecz Zamawiającego nie zostało
spełnione, w szczególności polegających na nieprzedstawieniu Propozycji w odpowiedzi na Zgłoszenie Zamawiającego, na niepotwierdzeniu Rezerwacji zgodnie z § 3 ust. 15.
2. Z zastrzeżeniem ust. 3-8 poniżej, w przypadku nienależytego wykonania obsługi Zgłoszenia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2.000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych) za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania obsługi Zgłoszenia. Przez nienależyte wykonanie obsługi Zgłoszenia Strony rozumieją zaistnienie sytuacji po stronie Wykonawcy obejmującej jego działania lub zaniechania, powodującej wykonanie obowiązków Wykonawcy wynikających z Umowy w sposób nienależyty, w szczególności w zakresie terminowości, sposobu, jakości świadczonych usług oraz zasad współpracy z Zamawiającym.
3. W przypadku przedstawienia Zamawiającemu Propozycji nieuwzględniającej przysługujących Zamawiającemu upustów, zniżek, rabatów itp., do których uwzględnienia Wykonawca był zobowiązany, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości dziesięciokrotności wartości nieuwzględnionego w danym przypadku upustu, zniżki, rabatu itp.
4. W przypadku zawyżenia należnej Wykonawcy opłaty transakcyjnej w stosunku do wysokości tej opłaty wskazanej w Ofercie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych) za każdy taki przypadek.
5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę Propozycji, które zostały negatywnie zweryfikowane przez Zamawiającego (nie wliczając opłaty transakcyjnej) zgodnie z § 3 ust. 13 Umowy.
6. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w § 6 ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,05% kwoty brutto, określonej w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy dzień naruszenia, stwierdzony przez Zamawiającego.
7. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę lub jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Wykonawcy przy realizacji Umowy zakazu ujawniania informacji, o którym mowa w § 4 ust. 3 Umowy - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 % całkowitej wartości przedmiotu Umowy brutto, za każdy taki przypadek.
8. W przypadku wystąpienia opóźnień w realizacji usług Wykonawca zapłaci kary umowne , o których mowa w treści Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy.
9. Trzykrotne naliczenie Wykonawcy kary umownej, na podstawie ust. 1-7, stanowi podstawę do odstąpienia od Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia, zgodnie z postanowieniem § 11 ust. 3 Umowy.
10. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługujących mu z tytułu realizacji Umowy należności lub z zabezpieczenia, wedle wyboru Zamawiającego.
11. Jeżeli całkowite potrącenie nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłacenia kar umownych w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od otrzymania wezwania do zapłaty na rachunek wskazany w wezwaniu. Za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki wpłynęły na rachunek bankowy Zamawiającego.
12. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się w pełnej wysokości, nawet w przypadku, gdy w wyniku jednego zdarzenia naliczana jest więcej niż jedna kara (np. kara za nienależyte wykonanie Umowy i kara za negatywne zweryfikowanie Propozycji).
13. W przypadku zaistnienia zwłoki w wykonaniu Umowy, a następnie odstąpienia od Umowy, Zamawiający uprawniony jest do żądania kar umownych zarówno z tytułu zwłoki jak i odstąpienia.
14. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku należytego wykonywania Umowy.
15. Łączna maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony wynosi do 20 % wartości zamówienia o której mowa w § 5 ust. 1.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających wysokość kar umownych.
§ 11
Odstąpienie, wypowiedzenie Umowy
1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym (zgodnie z warunkami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych), czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa Państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w trybie natychmiastowym, w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu zrealizowania przedmiotu Umowy do dnia odstąpienia od Umowy.
2. Zamawiający będzie uprawniony, na podstawie pisemnego zawiadomienia Wykonawcy, do wypowiedzenia Xxxxx ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy:
1) sytuacja finansowa Wykonawcy ulegnie pogorszeniu w stopniu, który mógłby uzasadniać:
(i) złożenie w stosunku do Wykonawcy wniosku o ogłoszenie upadłości lub; (ii) oświadczenia o wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego;
2) w wyniku wszczęcia postepowania egzekucyjnego nastąpi zajęcie majątku Wykonawcy lub jego znacznej części uniemożliwiające dalszą realizację zobowiązań na uzgodnionym poziomie;
3) po ustaniu działania siły wyższej Wykonawca nie przystąpi niezwłocznie do wykonania Umowy lub nie rozpoczął świadczenia usług wynikających z Umowy w ciągu 3 (trzech) dni kalendarzowych, licząc od dnia ustania siły wyższej.
3. Z zastrzeżeniem innych wypadków przewidzianych w Umowie lub przepisach prawa, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy również w przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień Umowy, w szczególności co najmniej trzykrotnego udokumentowanego stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca świadczy obsługę Zgłoszeń z naruszeniem zasad określonych w Umowie, w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia stwierdzenia wystąpienia danej okoliczności, przy czym prawo odstąpienia przysługuje Zamawiającemu po każdorazowym stwierdzeniu którejś z powyższych okoliczności.
4. Ponadto, Zamawiający w przypadku stwierdzenia na etapie realizacji Umowy, że inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy mogą mieć lub mają negatywny wpływ na realizację Umowy przez Wykonawcę lub że Wykonawca nie jest w stanie z innych przyczyn prawidłowo realizować Umowy, może - niezależnie od innych uprawnień - wyznaczyć Wykonawcy termin nie krótszy niż 7 (siedem) dni kalendarzowych na usunięcie stanu zagrażającego prawidłowej realizacji Umowy i po jego bezskutecznym upływie odstąpić od Umowy w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych.
5. Zamawiający będzie uprawniony, na podstawie pisemnego zawiadomienia Wykonawcy, do odstąpienia od Umowy, ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naliczenia przez Zamawiającego w okresie obowiązywania Umowy kar umownych o łącznej wartości brutto przekraczającej 50.000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych).
6. W przypadku, gdy Zamawiający odstąpi od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub gdy Wykonawca odstąpi od Umowy z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawca jest
zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10% całkowitej wartości przedmiotu Umowy brutto.
§12
Zmiany Umowy
1. Zgodnie z art. 455 ust.1 pkt 1 Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień Umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania, w przypadku wystąpienia którejkolwiek z poniższych okoliczności:
1) opóźnień niewynikających z winy Wykonawcy, a wynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, mających wpływ na wykonanie Umowy,
2) działań osób trzecich uniemożliwiających lub wpływających na opóźnienie wykonanie przedmiotu Umowy, które to działania nie są zależne od którejkolwiek ze Stron;
3) uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu Umowy proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę,
4) zmiany obowiązujących przepisów prawnych;
5) zmiany stawki podatku od towarów i usług;
6) niewykonania części prac przez Wykonawcę;
7) wystąpienia Siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie Przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami;
8) wstrzymania przez Zamawiającego wykonywania poszczególnych Zleceń o których mowa w § 1 ust. 2 Umowy, które nie wynika z okoliczności leżących po stronie Wykonawcy;
9) ograniczenia Przedmiotu Umowy, w szczególności w przypadku kiedy ograniczenie takie jest wynikiem rezygnacji z części Zleceń, o których mowa w § 1 ust. 2 Umowy, jeżeli brak rezygnacji spowodowałby szkodę po stronie Zamawiającego lub rezygnacja wynikałaby z okoliczności faktycznych dotyczących tych Zleceń uniemożliwiających ich realizację.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany Umowy o następującym zakresie i charakterze:
1) wydłużenie terminów wykonania Umowy w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt. 1-3 i 6-7;
2) wynagrodzenia za wykonanie Umowy, w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt. 1 i 2 (zmiana polegająca na obniżeniu wynagrodzenia o wartość niewykonanych prac w ramach wykonania przedmiotu Umowy), pkt. 2 (zmiana polegająca na obniżeniu wynagrodzenia o wartość prac niewykonanych z uwagi na działanie osób trzecich lub podwyższeniu wynagrodzenia o wartość prac niezbędnych dla wykonania przedmiotu Umowy a związanych z działaniami osób trzecich), pkt. 3 (zmiana zależna od zmiany kosztów związanych ze zmianą sposobu wykonania przedmiotu Umowy, pkt. 5 (zmiana ograniczona do zmiany wysokości wynagrodzenia wynikającej ze zmiany stawki podatku; cena netto pozostanie bez zmian, zwiększona zostanie cena brutto Umowy), pkt. 7 i 9 (zmiana polegająca na obniżeniu wynagrodzenia o wartość prac niewykonanych).
3) zakresu prac w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt. 1 (zmniejszenie zakresu prac w zakresie niewykonanym), pkt. 2 (zmniejszenie zakresu prac w zakresie niewykonanym lub zwiększenie zakresu prac o zakres niezbędny dla wykonania przedmiotu Umowy a związany z działaniami osób trzecich), pkt. 3 (zmiana zakresu prac uzależniona od nowego sposobu wykonania przedmiotu Umowy), pkt. 4 (zmniejszenie zakresu prac w zakresie niewykonanym lub zwiększenie zakresu prac o zakres niezbędny dla wykonania przedmiotu Umowy a wynikający z zasad wiedzy technicznej), pkt. 5 (zmiana zakresu prac związana z
wprowadzeniem odmiennych rozwiązań technicznych lub technologicznych bądź zmiany stanu prawnego), pkt. 6 i 9 (zmniejszenie zakresu prac o prace niewykonane), pkt. 7 (zmniejszenie zakresu Zlecenia o prace niewykonane lub zwiększenie zakresu zlecenia o zakres niezbędny dla wykonania przedmiotu Umowy a wynikający z wystąpienia Siły wyższej),
4) przedłużenia okresu obowiązywania Umowy w przypadku niewykorzystania kwoty wynagrodzenia określonej w § 3 ust. 1 Umowy – w takim przypadku okres obowiązywania umowy zostanie przedłużony do dnia wykorzystania łącznej kwoty wynagrodzenia Wykonawcy nie dłużej jednak niż o 6 miesięcy.
5) wynikającym z dokonanej zmiany przepisów w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu.
3. Niezależnie od postanowień ust. 1 i 2 powyżej, zmiana Umowy może zostać dokonana w sytuacjach przewidzianych w Pzp.
4. Dokonanie zmian, o których mowa powyżej wymaga zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 13
Termin obowiązywania Umowy
Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do 31.12.2022r. lub do wyczerpania kwoty określonej w § 5 ust. 1 Umowy, w zależności od tego co nastąpi pierwsze.
§ 14
Postanowienia końcowe
1. W granicach wyznaczonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nieważność, któregokolwiek z postanowień Umowy (włączając w to także postanowienia zawarte w załącznikach), pozostaje bez wpływu na ważność pozostałych postanowień Umowy. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Strony zastąpią takie postanowienia ważnymi postanowieniami wywołującymi taki sam skutek gospodarczy.
2. Umowa podlega prawu polskiemu.
3. Każda ze Stron umowy oświadcza, że jest prawidłowo umocowana do zawarcia Umowy.
4. W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy Kodeks cywilny.
5. Spory mogące wyniknąć na tle stosowania Umowy, Strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie. W przypadku braku wypracowania ugody w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od daty zaistnienia sporu będzie on poddany rozstrzygnięciu pod sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. W przypadku zgłoszenia w stosunku do Zamawiającego przez osoby trzecie (w tym osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji Umowy) jakichkolwiek roszczeń z tytułu szkody poniesionej w związku z realizacją Umowy, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego przedstawione na piśmie - zobowiązuje się, niezależnie od działań podjętych w tym zakresie przez Zamawiającego, do podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich kroków prawnych zapewniających należytą ochronę Zamawiającego przed takimi roszczeniami. W szczególności zobowiązuje się wstąpić w miejsce Zamawiającego, lub w przypadku braku takiej możliwości, przystąpić po stronie Zamawiającego do wszelkich postępowań (w szczególności przed sądami lub właściwymi organami) toczących się przeciwko Zamawiającemu, a także zobowiązuje się zrekompensować Zamawiającemu wszelkie koszty, jakie poniesie on lub jakie będzie zobowiązany zapłacić osobie trzeciej w związku z uzasadnionym roszczeniem lub pozwem sądowym, chyba że podstawą
zgłoszonych w stosunku do Zamawiającego roszczeń będzie zdarzenie wywołane wyłącznie przez Zamawiającego z winy umyślnej.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
8. Umowa wchodzi w życie z mocą obowiązywania od dnia zawarcia.
9. Integralną część umowy stanowią następujące załączniki:
1) załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia;
2) załącznik nr 2 – oferta Wykonawcy;
3) załącznik nr 3 – umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych
4) załącznik nr 4 – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA