Contract
1 NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Urząd Transportu Kolejowego
00-000 Xxxxxxxx, Xx. Xxxxxxxxxxxxx 000
tel.: (0‐22) 000 00 00, fax: (0‐22) 000 00 00
e‐mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
2 TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
2.1 Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), dalej w skrócie jako „p.z.p.”.
2.2 W niniejszym postępowaniu Zamawiający przewiduj możliwość zastosowania tzw. „procedury odwróconej”, określonej w art. 24aa p.z.p.
2.3 W zakresie nieuregulowanym niniejszą Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, zwaną dalej „SIWZ”, zastosowanie mają przepisy p.z.p.
2.4 Wartości zamówienia przekracza równowartości kwoty określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
3 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3.1 Przedmiotem zamówienia jest:
3.1.1 dostawa, instalacja, testowania i wdrożenie Systemu wraz z dostawą niezbędnego oprogramowania, szkoleniem Użytkowników i Administratorów, zwane dalej „Wdrożeniem”
3.1.2 świadczenie przez Wykonawcę Usługi Utrzymania,
3.1.3 świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju,
3.1.4 opcjonalna dostawa dodatkowych licencji.
3.2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym podział wdrożenia na etapy, minimalne wymagania oraz parametry, jakie spełniać musi ZSIWZZ wraz z informacjami o obowiązkach nakładanych na Wykonawcę, zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia, dalej jako „OPZ”, stanowiący Załącznik nr 1 do SIWZ oraz wzór umowy stanowiący Załącznik nr 6 do SIWZ.
3.3 Wykaz wymagań funkcjonalnych, które musi realizować System określa Załącznik nr 1 do OPZ.
3.4 Opis zasad oraz szczegółowych warunków realizacji umowy, zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ oraz OPZ.
3.5 Znaczenia pojęć pisanych z dużej litery, nie zdefiniowanych w niniejszej SIWZ, należy szukać w definicjach zawartych we wzorze umowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ.
3.6 Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
− 72260000-5 (Usługi w zakresie oprogramowania),
− 72263000-6 (Usługi wdrażania oprogramowania),
− 72268000-1 (Usługi dostawy oprogramowania),
− 72265000-0 (Usługi konfiguracji oprogramowania),
− 72267000-4 (Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania),
− 80533100-0 (Usługi szkolenia komputerowego).
4 TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
4.1 Etapy od I do VIII (Wdrożenie) - od dnia podpisania umowy do dnia 20 grudnia 2017 r.
4.2 Start Produkcyjny nastąpi 02 stycznia 2018 r. (termin wymagany).
4.3 Etap Okresu Stabilizacji - przez okres 3 miesięcy od dnia Startu Produkcyjnego.
4.4 Świadczenie Usług Utrzymania przez okres 33 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru etapu Okresu Stabilizacji (po zakończeniu Okresu Stabilizacji).
4.5 Świadczenie Usług Rozwoju w okresie Usługi Utrzymania.
5 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
5.1 O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:
5.1.1 Nie podlegają wykluczeniu z postepowania na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 5 pkt. 1, 5, 6, 8 p.z.p.,
5.1.2 Spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 PLN (pięćset tysięcy złotych);
5.1.3 Spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej. Warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:
5.1.3.1 posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej trzy usługi, gdzie:
− każda z usług miała wartość co najmniej 500.000,00 zł brutto,
− przedmiotem każdej z usług była dostawa i wdrożenie oprogramowania tworzącego zintegrowany system informatyczny zarządzania zasobami. Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego musiała obejmować co najmniej 4 ze wskazanych poniżej obszarów, w tym obowiązkowo obszary wymienione w lit. a - c:
a) Finanse i księgowość;
b) Xxxxx i płace;
c) Majątek trwały;
d) Miękki HR;
e) Planowanie i sprawozdawczość;
f) Zamówienia publiczne;
g) Portal Pracownika.
5.1.3.2 dysponuje zespołem składającym się z co najmniej 6 osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie jak poniżej:
1) Kierownik Projektu - minimum 1 osoba spełniająca poniższe wymagania:
a) wykształcenie wyższe,
b) certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2 Foundation lub równoważny, udzielony przez firmę edukacyjną uprawnioną przez instytucję certyfikującą,
c) minimum 3-letnie, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat od dnia, w którym upływa termin składania ofert, doświadczenie zawodowe w zakresie kierowania projektami informatycznymi, w tym udział na stanowisku kierownika projektu w co najmniej trzech zakończonych projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania zasobami, w tym co najmniej jednym o wartości nie mniejszej niż 300.000,00 PLN (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto.
2) Architekt systemów – minimum 1 osoba spełniająca poniższe wymagania:
a) wykształcenie wyższe,
b) minimum 3-letnie, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat od dnia, w którym upływa termin składania ofert, doświadczenie w projektowaniu architektury zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania zasobami dla co najmniej 3 systemów informatycznych, w tym jednego systemu informatycznego o wartości nie mniejszej niż 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto.
3) Konsultanci wdrożeniowi – minimum 3 osoby, przy czym każda z tych osób może przypadać na nie więcej niż dwa (2), niżej wymienione obszary funkcjonalne, a wszyscy konsultanci łącznie muszą obejmować wszystkie poniższe obszary:
− Finanse i księgowość;
− Kadry i płace, Portal Pracownika;
− Majątek trwały;
− Miękki HR;
− Planowanie i sprawozdawczość;
− Zamówienia publiczne. spełniające poniższe wymagania:
a) minimum 2 - letnie, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat od dnia, w którym upływa termin
składania ofert, doświadczenie w realizacji projektów związanych z wdrożeniem zintegrowanego systemu informatycznego,
b) udział jako konsultant wdrożeniowy w każdym obszarze funkcjonalnym, do którego został przypisany w niniejszym postępowaniu, w co najmniej jednym projekcie wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego, na kwotę brutto minimum 100.000,00 złotych (słownie: sto tysięcy złotych).
4) Specjalista o kompetencjach administratorsko – instalacyjnych - minimum 1 osoba spełniająca poniższe wymagania:
a) minimum 3 - letnie, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat od dnia, w którym upływa termin składania ofert, doświadczenie w zakresie budowy systemów informatycznych,
b) uczestnictwo jako administrator w realizacji co najmniej 3 projektów, których przedmiotem było wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego.
5.2 Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
5.3 W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu przedstawi dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przeliczy je na złoty polski. Do przeliczenia zostanie zastosowany wyliczony i ogłoszony przez Narodowy Bank Polski kurs średni waluty na dzień zakończenia realizacji zamówienia potwierdzającego posiadanie stosownego doświadczenia
5.4 Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru łączących go z nim stosunków prawnych. Wykonawca w takim przypadku musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Pisemne zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
5.4.1 zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu;
5.4.2 sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia publicznego;
5.4.3 zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego;
5.4.4 czy podmiot, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
5.5 Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy odpowiednie dla Wykonawcy.
5.6 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia zostanie dokonana wg formuły „spełnia – nie spełnia” w oparciu o wymagane w SIWZ dokumenty, wykazy i oświadczenia. Z treści załączonych dokumentów, wykazów i oświadczeń musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia wymagane w SIWZ warunki udziału w postępowaniu oraz brak jest wobec niego podstaw do wykluczenia.
6 PODSTAWY WYKLUCZENIA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST. 5
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę:
6.1 w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz.1574, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 2171, z późn. zm.);
6.2 będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000 złotych;
6.3 jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za wykroczenie, o którym mowa w pkt 6.2;
6.4 który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 15 p.z.p., chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.
7 WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIANIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW DO WYKLUCZENIA
7.1 W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia Wykonawca składa wraz z ofertą, aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), w zakresie odpowiadającym wszelkim wymaganiom określonym w SIWZ. Wzór JEDZ określa rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. (Dz. Urz. UE nr L 3 z 06.01.2016, str. 16). JEDZ w formie edytowalnej stanowi załącznik nr 7 do SIWZ.
7.2 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia.
7.3 Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa także JEDZ dotyczące tych podmiotów.
7.4 Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu składa JEDZ dotyczące podwykonawców.
7.5 Wykonawca składając JEDZ wypełnia Część II, III, IV sekcja α i VI.
7.6 Istnieje możliwość wypełniania JEDZ przy wykorzystaniu elektronicznego narzędzia dostępnego na stronie internetowej xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx. Zamawiający udostępni na stronie, na której dostępna jest SIWZ, odpowiedni plik w formacie xml, gotowy do zaimportowania przez wspomniane wyżej narzędzie.
7.7 Zamawiający informuje, że na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, pod adresem xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxx, dostępna jest instrukcja wypełniania JEDZ.
7.8 Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia, następujących oświadczeń i dokumentów:
7.8.1 Na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
7.8.1.1 wykaz osób spełniających warunek opisany w pkt. 5.1.3.2 wraz z informacją na temat kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ oraz kopię wymaganego certyfikatu,
7.8.1.2 wykaz usług spełniających warunek opisany w pkt. 5.1.3.1 z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie – wzór wykazu wykonanych usług stanowi załącznik nr 3 do SIWZ,
7.8.1.3 informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy opisaną w pkt. 5.1.2 SIWZ, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert.
7.8.2 Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia:
7.8.2.1 odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 1 p.z.p,
7.8.2.2 informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21
p.z.p. oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 p.z.p., wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
7.8.2.3 zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
7.8.2.4 zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
7.8.2.5 oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo - w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji - dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności,
7.8.2.6 oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne,
7.8.2.7 oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716 z późn. zm.).
7.9 Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 p.z.p., zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 p.z.p. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
7.10 Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
7.11 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumenty wskazane w pkt 7.8.2 składa każdy z tych Wykonawców.
7.12 W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach innych podmiotów dokumenty wskazane w pkt 7.8.2 winny być złożone również w odniesieniu do tych podmiotów.
7.13 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP – stosuje się odpowiednio zapisy § 7 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126).
8 INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
8.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia wszelka korespondencja może być przekazywana faksem, pisemnie lub pocztą elektroniczną. Wszelkie dane, niezbędne do prawidłowego prowadzenia korespondencji zawarte są w pkt. 1 SIWZ. W celu zapewnienia sprawnej wymiany informacji Zamawiający preferuje komunikację z wykorzystaniem poczty elektronicznej.
8.2 Forma pisemna zastrzeżona jest do złożenia oferty wraz z załącznikami, wszelkich oświadczeń, dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia, dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego oraz pełnomocnictwa.
8.3 W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy określonym w SIWZ.
8.4 Każda ze stron na żądanie drugiej potwierdza fakt otrzymania korespondencji przesłanej za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej.
8.5 Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:
8.5.1 W sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia: Xxxxx Xxxxxxx;
8.5.2 W sprawach dot. procedury postępowania: Xxxx Xxxxxxxxx.
9 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM
9.1 Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 20 000,00 PLN (dwadzieścia tysięcy złotych).
9.2 Wadium może być wniesione w jednej z następujących form:
9.2.1 pieniądzu;
9.2.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
9.2.3 gwarancjach bankowych;
9.2.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;
9.2.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2016 r. poz. 359 z późn. zm.).
9.3 Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.
9.4 Wadium w formie pieniądza należy wnieść na rachunek Zamawiającego:
36 0000 0000 0000 0013 9120 0000. W tytule przelewu należy wskazać: „Wadium w postępowaniu BAF-WLZP.250.1.2017 (ZSIWZZ)”
9.5 Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie:
− pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty;
− innej niż pieniądz – oryginał dokumentu został złożony w oddzielnej kopercie, a jego wraz z ofertą.
9.6 W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji lub poręczeń, powinny być one bezwarunkowe, nieodwołane i płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, wykonalne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, sporządzone zgodnie z obowiązującym prawem i winny zawierać następujące elementy:
9.6.1 nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji/poręczenia (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji/poręczenia) oraz wskazanie ich siedzib,
9.6.2 określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,
9.6.3 kwotę gwarancji/poręczenia,
9.6.4 termin ważności gwarancji/poręczenia,
9.6.5 zobowiązanie gwaranta do: „zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego w przypadku zaistnienia przesłanek określonych w art. 46 ust. 4a i 5 p.z.p.
9.7 Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy zostanie odrzucona.
9.8 Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku, przedłużenia okresu jego ważności oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy określają przepisy p.z.p.
10 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
10.1 Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
10.2 W przypadku wniesienia odwołania po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania ofertą ulegnie zawieszeniu do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą.
11 OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY
11.1 Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
11.1.1 wypełniony formularz ofertowy sporządzony z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ, zawierający w szczególności: wskazanie oferowanego przedmiotu zamówienia, ceny jednostkowe netto i brutto, łączną cenę ofertową netto i brutto, cenę netto i brutto za realizację poszczególnych etapów przedmiotu zamówienia, obowiązującą stawkę/stawki VAT dla poszczególnych cen, zobowiązanie dotyczące terminu realizacji zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności, oświadczenie o okresie związania ofertą oraz o akceptacji wszystkich postanowień SIWZ i wzoru umowy bez zastrzeżeń,
11.1.2 JEDZ,
11.1.3 wypełniony Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego sporządzony z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 5 SIWZ,
11.1.4 wypełnione tabele z wymaganiami funkcjonalnymi stanowiącymi załącznik nr 1 do OPZ. Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w formacie .xls lub .xlsx i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD,
11.1.5 zobowiązanie podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia, określające precyzyjnie zakres udostępnianych zasobów – w sytuacji gdy Wykonawca polega na zasobach podmiotów trzecich.
11.2 W przypadku złożenia oferty przez podmioty występujące wspólnie (np. konsorcjum, spółka cywilna) – konieczne jest załączenie do oferty upoważnienia do podpisania oferty (o ile upoważnienie to nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty) dla wspólnego pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa musi być złożony w postaci oryginału (lub notarialnie poświadczonej kopii).
11.3 Oferta powinna być sporządzona: w formie pisemnej, w języku polskim.
11.4 Dokumenty wymienione w pkt. 11.1, sporządzone przez Wykonawcę lub odpowiednio przez podmiot udostępniający zasoby, powinny być podpisane przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.
11.5 Podpisy złożone przez Wykonawcę powinny umożliwiać ocenę tego, czy oferta została złożona przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy.
11.6 W przypadku podpisania oferty oraz poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
11.7 Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
11.8 Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
11.9 Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SIWZ.
11.10 Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
11.11 Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty była ponumerowana kolejnymi numerami, a cała oferta wraz z załącznikami była w trwały sposób ze sobą połączona oraz zawierała spis treści.
11.12 Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie, powinny być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
11.13 Zamawiający zaleca, by składając ofertę wykorzystać do tego celu dwie koperty: jedną do zabezpieczenia oferty przed dostępem do jej treści, drugą do przesłania zabezpieczonej oferty. Zastosowanie dwóch kopert zwiększy ochronę oferty przed przypadkowym otwarciem i zapoznaniem się z jej treścią.
Stosując powyższe zalecenia, ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, uniemożliwiającej odczytanie zawartości bez uszkodzenia wewnętrznej koperty. Koperta powinna być oznaczona jak niżej:
Wykonawca: (nazwa oraz adres Wykonawcy) | Zamawiający: Urząd Transportu Kolejowego Al. Jerozolimskie 134 02–305 Warszawa Wydział Zamówień Publicznych i Logistyki |
OFERTA NA: „Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Zasobami Urzędu Transportu Kolejowego” Sprawa BAF-WLZP.250.1.2017 NIE OTWIERAĆ! przed dniem 22.03.2017 r., godz. 12:00 | |
Tak przygotowaną ofertę należy umieścić wewnątrz koperty „transportowej” i przesłać/dostarczyć na adres siedziby Zamawiającego.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty przetargowej w sytuacji niezgodnego z powyższym sposobu opisania ofert, jak również w przypadku nienależytego jej zabezpieczenia.
11.14 Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 8 w zw. z art. 96 ust. 3 p.z.p oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.), jeśli Wykonawca w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane i jednocześnie wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
11.15 Zamawiający zaleca, aby informacje zastrzeżone, jako tajemnica przedsiębiorstwa były przez Wykonawcę złożone w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa”, lub spięte (zszyte) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Brak jednoznacznego wskazania, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa oznaczać będzie, że wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie niniejszego postępowania są jawne bez zastrzeżeń.
11.16 Zastrzeżenie informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub zastrzeżenie informacji bez wykazania powodów ich zastrzeżenia jako informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa skutkować będzie ich odtajnieniem.
11.17 Xxxxxxxxxxx informuje, że w przypadku kiedy Wykonawca otrzyma od niego wezwanie w trybie art. 90 p.z.p., a złożone przez niego wyjaśnienia i/lub dowody stanowić będą tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawcy będzie przysługiwało prawo zastrzeżenia ich jako tajemnica przedsiębiorstwa. Przedmiotowe zastrzeżenie Zamawiający uzna za skuteczne wyłącznie w sytuacji kiedy Wykonawca oprócz samego zastrzeżenia, jednocześnie wykaże, iż dane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
11.18 Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta tj. w kopercie odpowiednio oznakowanej napisem „ZMIANA”. Koperty oznaczone „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian, zostaną dołączone do oferty.
11.19 Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek z napisem na kopercie „WYCOFANIE”. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności po potwierdzeniu poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze złożonymi ofertami. Koperty ofert wycofywanych nie będą otwierane.
11.20 Oferta, której treść nie będzie odpowiadać treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 p.z.p., zostanie odrzucona. Wszelkie niejasności i obiekcje dotyczące treści zapisów w SIWZ należy zatem wyjaśnić z Zamawiającym przed terminem składania ofert.
12 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
12.1 Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 22.03.2017 r. do godziny 11:30 w siedzibie Zamawiającego przy Al. Jerozolimskie 134 w Warszawie, Kancelaria Główna, 12 piętro, w godzinach pracy Urzędu (8:15 – 16:15).
12.2 Ofertę można złożyć osobiście lub przesłać na adres Zamawiającego.
12.3 Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
12.4 Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego, w dniu na który przypada termin składania ofert, o godzinie 12:00, w pok. nr 1303.
12.5 Otwarcie ofert jest jawne.
12.6 Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
12.7 Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, warunków płatności i okresu gwarancji.
13 OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
13.1 Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu Ofertowym sporządzonym wg wzoru stanowiącego załączniki nr 2 do SIWZ łącznej ceny ofertowej brutto za realizację przedmiotu zamówienia oraz cen za poszczególne etapy i usługi.
13.2 Łączna cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz wzorem umowy określonym w niniejszej SIWZ.
13.3 Cena musi być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
13.4 Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę, jest zobligowany poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
13.5 Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę, zostaną ustalone na okres ważności Umowy i nie będą podlegały zmianom, z zastrzeżeniem sytuacji przewidzianych we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.
14 OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
14.1 Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie kryteriów przedstawionych w poniższej tabeli, opisanych szczegółowo w dalszej części SIWZ.
Tabela 1. Kryteria oceny ofert
Lp. | Kryterium | Waga |
1. | Cena w tym podkryteria: | 60% |
Lp. | Kryterium | Waga |
1.1 Cena oferty z wyłączeniem ceny za Usługę Utrzymania i Usługi Rozwoju | 40% | |
1.2 Cena za Usługę Utrzymania | 10% | |
1.3 Cena dodatkowej licencji | 5% | |
1.4 Cena Usług Rozwoju | 5% | |
2. | Ocena funkcjonalności | 20% |
3. | Ocena opisu metodyki realizacji projektu wdrożeniowego | 20% |
14.2 Kryterium: Cena
14.2.1 Punkty w kryterium Cena zostaną obliczone na podstawie punktów uzyskanych w czterech podkryteriach wskazanych w Tabeli 1, w pozycjach 1.1 – 1.4.
14.2.2 Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, w kryterium Cena zostanie obliczona wg. poniższego wzoru:
gdzie:
𝐾𝐶 = (𝑃𝐶11 + 𝑃𝐶12 + 𝑃𝐶13 + 𝑃𝐶14)
KC – liczba punktów przyznanych za kryterium Cena, PC11 – liczba punktów przyznanych za podkryterium 1.1, PC12 – liczba punktów przyznanych za podkryterium 1.2, PC13 – liczba punktów przyznanych za podkryterium 1.3, PC14 – liczba punktów przyznanych za podkryterium 1.4,
14.3 Podkryterium 1.1: Cena oferty z wyłączeniem ceny za Usługę Utrzymania i Usługi Rozwoju.
14.3.1 Podkryterium 1.1 będzie rozpatrywane na podstawie sumy cen brutto za wykonanie etapów I – IX przedmiotu zamówienia podanych przez Wykonawcę w formularzu ofertowym z wyłączeniem ceny za Usługę Utrzymania i ceny za Usługi Rozwoju.
14.3.2 Punkty w podkryterium 1.1 będą obliczone na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝐶 = 𝐶𝑁𝖶 × W𝐶
× 100
11 𝐶𝑂𝖶 𝖶
gdzie:
PC11 –ilość punktów przyznanych za podkryterium 1.1,
CNW –najniższa cena brutto odpowiadająca niniejszemu kryterium spośród złożonych i ważnych ofert, COW –cena brutto ocenianej oferty odpowiadająca niniejszemu kryterium,
WCW – waga podkryterium 1.1 wyrażona w procentach.
14.4 Podkryterium 1.2: Cena za Usługę Utrzymania.
14.4.1 Podkryterium 1.2 będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie Usługi Utrzymania, podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.
14.4.2 Punkty w podkryterium 1.2 będą obliczone na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝐶 = 𝐶𝑁𝑈 × W𝐶
× 100
12 𝐶𝑂𝑈 𝑈
gdzie:
PC12 – ilość punktów przyznanych za podkryterium 1.2,
CNU – najniższa cena brutto odpowiadająca niniejszemu podkryterium spośród złożonych i ważnych ofert, COU – cena brutto ocenianej oferty odpowiadająca niniejszemu podkryterium,
WCU - waga podkryterium 1.2 wyrażona w procentach.
14.5 Podkryterium 1.3: Cena dodatkowej licencji.
14.5.1 Podkryterium 1.3 będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za zakup dodatkowej licencji podanej w formularzu ofertowym.
14.5.2 Punkty w podkryterium Cena dodatkowej licencji będą obliczone na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝐶 = 𝐶𝑁𝐿 × W𝐶
× 100
gdzie:
13 𝐶𝑂𝐿 𝐿
PC13 – ilość punktów przyznanych za podkryterium 1.3,
CNL – najniższa cena brutto dodatkowej licencji spośród złożonych i ważnych ofert, COL – cena brutto dodatkowej licencji ocenianej oferty.
WCL - waga podkryterium 1.4 wyrażona w procentach.
14.6 Podkryterium 1.4: Cena Usług Rozwoju.
14.6.1 Podkryterium 1.4 będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za Usługi Rozwoju podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.
14.6.2 Punkty w podkryterium 1.4 będą obliczone na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝐶 = 𝐶𝑁𝐺 × W𝐶
× 100
gdzie:
14 𝐶𝑂𝐺 𝐺
PC14 – ilość punktów przyznanych za podkryterium 1.4,
CNG – najniższa ceny brutto odpowiadająca niniejszemu podkryterium spośród złożonych i ważnych ofert, COG – cena brutto ocenianej oferty odpowiadająca niniejszemu podkryterium,
WCG – waga podkryterium 1.4 wyrażona w procentach.
14.7 Kryterium: Ocena funkcjonalności
14.7.1 Kryterium Ocena funkcjonalności będzie rozpatrywane na podstawie formularzy wymagań funkcjonalnych wypełnionych przez Wykonawcę. Ocenie będzie poddany poziom spełnienia przez System wymagań funkcjonalnych w ramach standardowej funkcjonalności albo przeznaczonych do zrealizowania w ramach modyfikacji standardowej funkcjonalności oferowanego Systemu.
14.7.2 Przy ocenie niniejszego kryterium zostały poczynione następujące założenia:
14.7.2.1 spełnienie wymagania w ramach standardu Systemu (STD) ma współczynnik 1,
14.7.2.2 spełnienie wymagania w ramach modyfikacji Systemu (MDF) ma współczynnik 0,
14.7.2.3 podstawą wyliczenia będą dane podane w ofercie w oparciu o załącznik nr 1 do OPZ dotyczący wymagań funkcjonalnych.
14.7.3 Punkty w kryterium Ocena funkcjonalności będą obliczone na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝐹 = 𝐹𝑆𝑇𝐷 × W𝐹 × 100
𝐹𝑀𝐴𝑋
gdzie:
PF – ilość punktów przyznanych za kryterium Ocena funkcjonalności,
FSTD – łączna ilość spełnionych wymagań funkcjonalnych w ocenianej ofercie, w ramach standardowej funkcjonalności oferowanego Systemu (STD),
FMAX – ilość wymagań funkcjonalnych zdefiniowanych przez Zamawiającego, WF - waga podkryterium Ocena funkcjonalności wyrażona w procentach.
14.8 Kryterium: Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego
14.8.1 Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Opisu metodyki realizacji projektu wdrożeniowego zgodnej z załącznikiem nr 5 do SIWZ.
14.8.2 Zamawiający podda ocenie i przyzna punkty biorąc pod uwagę:
1) kompletność zaproponowanej metodyki pod kątem wszystkich aspektów procesu wdrożenia Systemu: Analiza i Projekt Systemu, konfiguracji dostarczonego oprogramowania, testów Systemu, migracji danych, wytworzenia dokumentacji odbiorów Systemu, oczekiwania Wykonawcy względem zaangażowania administratorów Zamawiającego w okresie trwania projektu wdrożeniowego oraz Usługi Utrzymania,
2) adekwatność aspektów procesu wdrożenia Systemu opisanych w zaproponowanej metodyce.
14.8.3 Punkty w tym kryterium będą obliczane na podstawie poniższego wzoru:
𝑃𝑀 = (𝐾𝑀 + 𝐴𝑖𝑃𝑆 + 𝑃𝐾𝑂 + 𝐽𝑖𝑇) × W𝑀 × 100
gdzie:
PM – ilość punktów przyznanych w kryterium Ocena metodyki realizacji projektu wdrożeniowego, KM – ilość punktów przyznanych w podkryterium kompletność metodyki,
AiPS – ilość punktów przyznanych w podkryterium adekwatność opisu metodyki przeprowadzenia analizy i projektu Systemu,
PKO oznacza ilość punktów przyznanych w podkryterium adekwatność opisu procesu konfiguracji oprogramowania,
JiT – ilość punktów przyznanych w podkryterium adekwatność opisu metodyki zapewnienia jakości oraz terminowości realizacji prac,
WM - waga podkryterium Opis metodyki realizacji prac wdrożeniowych wyrażona w procentach.
14.8.4 Zasady punktacji w podkryterium kompletność metodyki.
1) Za opis dotyczący wyżej wymienionego podkryterium zostaną przyznane punkty cząstkowe przez członków Komisji Przetargowej w sposób następujący:
2) 0 pkt – brak opisu albo opis niekompletny
Zamawiający definiuje brak opisu jako brak opisu sposobu wdrożenia Systemu, brak określenia podziału obowiązków pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, szacowanego zaangażowania użytkowników oraz administratorów w prace wdrożeniowe, braku szczegółowego harmonogramu wdrożenia, brak opisu sposobu cyklicznego raportowania z realizacji prac lub opis niekompletny, który jest ogólny, niekompletny (niezawierający wszystkich zagadnień), świadczący o braku znajomości danego tematu.
3) 3 pkt – opis poprawny merytorycznie, ale nieuwzględniający charakterystyki oraz złożoności Projektu Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie, opisujący metodykę prac wdrożeniowych ale nie uwzględniający specyfiki oraz złożoności Projektu jako opis bez odniesienia się do zastosowania ich w przedmiotowym zamówieniu.
4) 5 pkt – opis poprawny merytorycznie, uwzględniający charakterystykę i złożoność Projektu.
Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego uwzględniający charakterystykę i złożoność Projektu.
14.8.5 Zasady punktacji w podkryterium adekwatność opisu metodyki przeprowadzenia analizy i projektu Systemu.
1) Za opis dotyczący wyżej wymienionego podkryterium zostaną przyznane punkty cząstkowe przez członków Komisji Przetargowej w sposób następujący:
2) 0 pkt – brak opisu albo opis niekompletny
Zamawiający definiuje brak opisu jako brak opisu sposobu przeprowadzenia analizy oraz przygotowania projektu Systemu, braku odniesienia się w analizie do wszystkich wymagań funkcjonalnych oraz wymagań określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, braku szacunku czasu jaki powinien poświęcić Zamawiający dla Wykonawcy do prawidłowego przygotowania Analizy oraz projektu Systemu, lub opis niekompletny, który jest ogólny, niekompletny (niezawierający wszystkich zagadnień), świadczący o braku znajomości danego tematu.
3) 3 pkt – opis poprawny merytorycznie, ale nieuwzględniający charakterystyki oraz specyfiki Zamawiającego. Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie, opisujący metodykę prac przeprowadzenia analizy i projektu Systemu ale nie uwzględniający specyfiki Zamówienia oraz Zamawiającego jako opis bez odniesienia się do zastosowania ich w przedmiotowym zamówieniu.
4) 5 pkt – opis poprawny merytorycznie, uwzględniający charakterystykę Projektu oraz Zamawiającego.
Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie jako opis metodyki przeprowadzenia analizy oraz przygotowania projektu Systemu uwzględniający charakterystykę Projektu oraz Zamawiającego.
14.8.6 Zasady punktacji w podkryterium adekwatność opisu procesu konfiguracji oprogramowania
1) Za opis dotyczący wyżej wymienionego podkryterium zostaną przyznane punkty cząstkowe przez członków Komisji Przetargowej w sposób następujący:
2) 0 pkt – brak opisu
Zamawiający definiuje brak opisu jako brak opisu sposobu konfiguracji oprogramowania tak aby dostarczony System był zgodny z Opisem Przedmiotu Zamówienia, realizowało wymagania funkcjonalne w sposób określony przez użytkowników w analizie Systemu.
3) 3 pkt – opis poprawny merytorycznie, zawierający opis sposobu konfiguracji Oprogramowania Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie, zawierający opisu sposobu konfiguracji oprogramowania jak opis sposobu konfiguracji Systemu tak aby dostarczony System był zgodny z Opisem Przedmiotu Zamówienia, realizowało wymagania funkcjonalne w sposób określony przez użytkowników w analizie Systemu, nie uwzględniający charakterystyki Projektu oraz Zamawiającego. Należy opisać sposób testowania Systemu.
4) 5 pkt – opis poprawny merytorycznie, odnoszący się do charakterystyki Projektu oraz Zamawiającego. Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie odnoszący się do charakterystyki Projektu oraz Zamawiającego jako opis zawierający opis sposobu konfiguracji Oprogramowania adekwatny do Projektu oraz Zamawiającego.
14.8.7 Zasady punktacji w podkryterium adekwatność opisu metodyki zapewnienia jakości oraz terminowości realizacji prac.
1) Za opis dotyczący wyżej wymienionego podkryterium zostaną przyznane punkty cząstkowe przez członków Komisji Przetargowej w sposób następujący:
2) 0-pkt – brak opisu
Zamawiający definiuje brak opisu jako brak opisu zapewnienia jakości Projektu oraz sposobu zapewnienia realizacji harmonogramu wdrożenia.
3) 3 pkt – opis poprawny merytorycznie, zawierający opis metodyki zapewnienia jakości wdrożenia. Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie, zawierający opis metodyki zapewnienia jakości wdrożenia Systemu oraz realizacji prac zgodnie z założeniami określonymi Umową, sposób cyklicznego raportowania stanu realizacji prac wdrożeniowych ale nieuwzględniający ograniczeń czasowych związanych z wyznaczonym terminem Startu Produkcyjnego.
4) 5 pkt – opis poprawny merytorycznie, uwzględniający ograniczenia związane z terminem Startu Produkcyjnego.
Zamawiający definiuje opis poprawny merytorycznie, uwzględniający ograniczenia czasowe związane z wyznaczonym terminem Startu Produkcyjnego jako opis zawierający opis metodyki zapewnienia jakości wdrożenia przy uwzględnieniu obowiązującego harmonogramu prac oraz pokazujący czynności, zadania jakie należy spełnić aby Projekt został zrealizowany zgodnie z harmonogramem.
14.9 Łączna ilość punktów (P) każdej z ocenianych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych we wszystkich, głównych kryteriach oceny ofert, zgodnie ze wzorem:
𝑃 = 𝐾𝐶 + 𝑃𝐹 + 𝑃𝑀
14.10 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów, spełniająca warunki określone w SIWZ.
15 INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY
15.1 Zamawiający, po skutecznym wyborze oferty najkorzystniejszej, poinformuje wybranego Wykonawcę o miejscu, terminie i sposobie podpisania umowy.
15.2 Do umowy muszą być dołączone dokumenty potwierdzające umocowanie do podpisania umowy osoby (osób) reprezentującej(-ych) Wykonawcę.
15.3 Wykonawca przed zawarciem umowy na wezwanie Zamawiającego poda wszelkie informacje niezbędne do wypełnienia treści umowy oraz dostarczy wzór Umowy licencyjnej na System.
15.4 W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy wezwie do przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Umowa taka winna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania przez każdego z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia.
16 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
16.1 Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy najpóźniej w dniu jej zawarcia, w wysokości 5 % ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.
16.2 Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:
a) pieniądzu;
b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
c) gwarancjach bankowych;
d) gwarancjach ubezpieczeniowych;
e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 359 z późn. zm.).
16.3 Zamawiający nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach określonych art. 148 ust. 2 p.z.p.
16.4 Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Urząd Transportu Kolejowego, Xx. Xxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxxx nr 36 0000 0000 0000 0013 9120 0000 z dopiskiem
„Zabezpieczenie BAF-WLZP.250.1.2017 (ZSIWZZ)”.
16.5 W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. W takim przypadku, Wykonawca powinien złożyć pisemny wniosek o przeksięgowanie wadium.
16.6 Z treści zabezpieczenia przedstawionego w formie gwarancji/poręczenia winno wynikać, że bank, ubezpieczyciel, poręczyciel zapłaci, na rzecz Zamawiającego w terminie maksymalnie 14 dni od pisemnego żądania kwotę zabezpieczenia, na pierwsze wezwanie Zamawiającego, bez odwołania, bez warunku, niezależnie od kwestionowania czy zastrzeżeń Wykonawcy i bez dochodzenia czy wezwanie Zamawiającego jest uzasadnione czy nie.
16.7 W przypadku, gdy zabezpieczenie, będzie wnoszone w formie innej niż pieniądz, Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji projektu ww. dokumentu.
16.8 Zamawiający zwróci 70% kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia podpisania Protokołu Odbioru Wdrożenia.
16.9 Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady wyniesie 30 % wysokości zabezpieczenia. Kwota ta zostanie zwrócona w terminie 15 dniu po zakończenia Usługi Utrzymania.
17 WZÓR UMOWY
Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy na warunkach określonych w SIWZ, szczegółowo podanych we wzorze stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.
18 POUCZENIE O ŚRODKACH PRAWNYCH PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA
18.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów p.z.p. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 p.z.p.
18.2 Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami p.z.p. czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie przepisów p.z.p.
18.3 Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej, w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
18.4 Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
18.5 Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli informacje te zostały przesłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
18.6 Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu i wobec postanowień SIWZ, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej.
18.7 Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 18.5 i 18.6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
18.8 Jeżeli Zamawiający nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej odwołanie wnosi się nie później niż w terminie 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia lub jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia odwołanie w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
18.9 Szczegółowe zasady procedury odwoławczej określają przepisy Działu VI p.z.p.
19 INNE INFORMACJE
19.1 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
19.2 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
19.3 Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 p.z.p.
19.4 Zamawiający nie przewiduje zamiaru zawarcia umowy ramowej.
19.5 Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów.
19.6 Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.
19.7 Zamawiający nie przewiduje rozliczania w walutach obcych.
19.8 Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
20 ZAŁĄCZNIKI DO SIWZ
1) Opis Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1),
2) Formularz Ofertowy (załącznik nr 2),
3) Wykaz Usług (załącznik nr 3),
4) Xxxxx Xxxx (załącznik nr 4),
5) Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego (załącznik nr 5).
6) Wzór umowy (załącznik nr 6),
7) JEDZ (załącznik nr 7)
Załącznik nr 1 do SIWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zintegrowany System Informatyczny Wspomagający Zarządzanie Zasobami Urzędu Transportu Kolejowego
Spis treści
1 Cele wdrożenia 3
2 Zgodność Systemu z przepisami prawa 3
2.1 Ustawy 3
2.2 Rozporządzenia 5
2.3 Inne 6
3 Przedmiot zamówienia 7
4 Zakres zamówienia 8
5 Wymagania funkcjonalne 8
5.1 Metodyka identyfikacji wymagań 8
5.1.1 Dodatkowe wymagania obligatoryjne Systemu 9
6 Wymagania pozafunkcjonalne 9
6.1 Wymagania związane z realizacją Umowy 9
6.1.1 Wymagania ogólne 10
6.1.2 Szkolenia 13
6.1.3 Wymagana dokumentacja 14
6.1.4 Testowanie 17
6.1.5 Instalowanie Platformy Produkcyjnej 17
6.1.6 Weryfikacja Systemu 18
6.1.7 Przekazanie dokumentacji i nośników z kodami źródłowymi 18
6.1.8 Okres Stabilizacji 18
6.2 Środowisko sprzętowe i programowe 18
6.3 Migracja 19
6.4 Bezpieczeństwo 19
6.5 Użytkownicy i uprawnienia 20
6.6 Wymagania techniczne 20
6.6.1 Wymagania dla sieci komputerowej 20
6.6.2 Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie 21
6.6.3 Wymagania dla oprogramowanie 21
6.7 Użyteczność 22
6.8 Xxxxxxxxxxxx 00
6.9 Efektywność 23
6.10 Dane statystyczne 23
6.11 Pomoc zintegrowana z programem 23
6.12 Wytyczne do realizacji usług przez Wykonawcę 24
6.12.1 Inne wymagania - procedura kontroli zmian 24
6.13 Tryb prowadzenia i zasady odbioru usług związanych z Usługą Utrzymania 24
6.13.1 Stała telefoniczna pomoc dla użytkowników 24
6.13.2 Usuwanie Błędów Systemu 25
6.13.3 Aktualizacja Systemu 25
6.14 Usługi Rozwoju 26
6.14.1 Rozliczenie Usług Rozwoju 27
7 Ramowy harmonogram wdrożenia 27
8 Załączniki 27
1 Cele wdrożenia
1. Głównym celem przedsięwzięcia jest usprawnienie funkcjonowania Urzędu Transportu Kolejowego poprzez wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Zasobami (ZSIWZZ), umożliwiającego między innymi gromadzenie, przechowywanie, informowanie, przetwarzanie, udostępnianie danych i dokumentów. System poprzez swoje moduły ma wspomagać pracę następujących obszarów merytorycznych:
1) Finanse i księgowość
2) Kadry i płace
3) Majątek trwały
4) Miękki HR
5) Planowanie i sprawozdawczość
6) Zamówienia publiczne
7) Portal Pracownika
2. Zapewnienie nowoczesnych narzędzi w zakresie wymienionym powyżej pozwoli na osiągniecie szeregu celów pośrednich przedsięwzięcia tj.:
1) Wdrożenie nowoczesnych mechanizmów w zakresie raportowania.
2) Wdrożenie nowoczesnych narzędzi pozwalających na efektywną realizację zadań związanych ze sprawozdawczością.
3) Umożliwienie budżetowania wraz z funkcjonalnością monitorowania jego realizacji.
4) Wprowadzenie mechanizmów zarządzania procesowego (tj. zarządzanie zasobami ludzkimi) w ramach zintegrowanego systemu informacji.
5) Podniesienie bezpieczeństwa środowiska informatycznego.
6) Zapewnienie wsparcia informatycznego dedykowanemu rozwiązaniu.
2 Zgodność Systemu z przepisami prawa
1. System musi być zgodny z aktualnymi przepisami prawa.
2. Zamawiający wymaga, aby System był aktualizowany i modyfikowany na bieżąco, co do zgodności z obowiązującym prawem. Wykonawca jest zobowiązany do śledzenia zmian prawnych mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie Systemu. W przypadku zmian w przepisach prawa wewnętrznie obowiązującego lub wewnętrznych regulaminach, Zamawiający udostępni Wykonawcy treść zmienionego aktu prawnego lub regulaminu. Wykonawca ma obowiązek dokonać aktualizacji/modyfikacji systemu w terminie 7 dni od dnia wprowadzenia zmiany w przepisach prawa powszechnie obowiązującego oraz w terminie 7 dni od otrzymania treści zmienionego wewnętrznego aktu prawnego lub regulaminu.
2.1 Ustawy
Wymagane jest, aby System był zgodny z następującymi ustawami oraz aktami wykonawczymi do tych ustaw:
1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1345 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (tekst jednolity: Xx. X. x 0000 x. Xx 00 poz. 430, z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1511 z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm,).
5. Ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1534 z późn. zm.).
6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 922).
7. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.).
8. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 z późn. zm.).
9. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 z późn. zm.).
10. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 z późn. zm.).
11. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 201 z późn. zm.).
12. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.).
13. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 887 z późn. zm.).
14. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.).
15. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.).
16. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 168 z późn. zm.).
17. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 poz. 1114 z późn. zm.).
18. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 645 z późn. zm.).
19. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1793 z późn. zm.).
20. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 372 z późn. zm.).
21. Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 1242 z późn. zm.).
22. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 1881).
23. Ustawa z dnia 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 poz. 567).
24. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016
r. poz. 800 z późn. zm.).
25. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 z późn. zm.).
26. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.).
27. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1579).
28. Ustawa z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 966).
29. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 2046).
30. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1474).
31. Ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o zasadach zarządzania mieniem państwowym (tekst jednolity: Dz. U. poz. 2260).
2.2 Rozporządzenia
Wymagane jest, aby System był zgodny z następującymi rozporządzeniami:
1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. poz. 125).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionym w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.
U. Nr 24 poz. 296, z późn. zm.).
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864).
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 222).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn. zm.).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298 poz. 1766 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 poz. 1024).
9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518).
10. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. Nr 27 poz. 134 z późn. zm.).
11. Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 25 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wynagradzania osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz. U. Nr 10 poz. 91 z późn. zm.).
12. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z poźn. zm.).
13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 75).
14. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1773).
15. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 1542).
16. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 69).
17. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 329).
18. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 238 poz. 1579).
19. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie wniosków o zapewnienie finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 1532).
20. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).
21. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519).
22. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie wynagrodzenia członków Wyższej Komisji Dyscyplinarnej Służby Cywilnej, komisji dyscyplinarnych oraz rzeczników dyscyplinarnych i ich zastępców (Dz. U. Nr 60 poz. 492).
23. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia z czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14, z późn. zm.).
24. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 960).
25. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnieniach tych osób (Dz. U. Nr 190 poz. 1405).
26. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. poz. 2292).
27. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (Dz.U poz. 470)
28. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. poz. 1144).
29. Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.).
2.3 Inne
Wymagane jest, aby System był zgodny z następującymi aktami prawnymi:
1. Zarządzenie Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. Nr 5 poz. 61 z poźn. zm.).
2. Zarządzenie nr 34 Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 9 października 2013 r. w sprawie nadania statutu Urzędu Transportu Kolejowego (Dz. Urz. M.T.B. i G.M. z 2013 r., poz. 65).
3. Wewnętrzne regulacje Zamawiającego, które dotyczą obszarów wymienionych w pkt 1-2. Regulamin organizacyjny Urzędu znajduje się na stronie internetowej UTK: xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxx- urzedu/regulamin-organizacyjn.
3 Przedmiot zamówienia
1. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę, instalację i wdrożenie ZSIWZZ wraz z dostawą niezbędnego oprogramowania, szkoleniem użytkowników i administratorów, Okres Stabilizacji, świadczenie Usługi Utrzymania oraz Usług Rozwoju.
2. Zamawiający zakłada, że zamówienie zostanie zrealizowane etapami. Po każdym etapie sporządzony zostanie protokół odbioru etapu, podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Stron.
3. Zamawiający wyróżnia następujące etapy Wdrożenia:
Etap I – Plan Realizacji Przedsięwzięcia – mający na celu organizację prac kończącą się opracowaniem i dostarczeniem Planu Realizacji Przedsięwzięcia, w którym zostaną ustalone zasady obowiązujące podczas wdrożenia Systemu oraz zostanie uszczegółowiony harmonogram prowadzenia prac zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji, określonymi w rozdziale 6.1.3.
Etap II – Analiza i Projekt Systemu - mający na celu opracowanie i dostarczenie „Analizy Systemu” oraz
„Projektu Systemu” zawierającego szczegółowy opis koncepcji funkcjonowania Systemu zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji określonymi w rozdziale 6.1.3.
Etap III – Dostawa Oprogramowania - polegający na dostarczeniu oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotu umowy oraz wszelkich wymaganych licencji na to oprogramowanie oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dostarczanego oprogramowania określonymi w rozdziale 6.6.3.
Etap IV – Instalacja Platformy Testowej - obejmujący wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, uruchomienie i zapewnienie prawidłowego działania poszczególnych funkcji Systemu na potrzeby przeprowadzenia testów Systemu opisanych w rozdziale 6.1.4.
Etap V – Szkolenie Administratorów i Użytkowników - mający na celu przeprowadzenie szkoleń Administratorów i Użytkowników zgodnie z przygotowanym planem szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe. Szkolenia będą spełniały wymagania określone w rozdziale 6.1.2.
Etap VI – Testowanie Systemu – przeprowadzenie testów akceptacyjnych zgodnie z przygotowanym planem testów akceptacyjnych w oparciu o dokument zawierający scenariusze testowe zgodnie z wymaganiami dotyczącymi testowania określonymi w rozdziale 6.1.4.
Etap VII – Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej - obejmujący przygotowanie Systemu do Startu Produkcyjnego oraz przeprowadzenie wdrożenia Systemu, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi Instalowania platformy produkcyjnej określonymi w rozdziale 6.1.5.
Etap VIII – Weryfikacja Systemu – traktowany jako ostatnie sprawdzenie poprawności funkcjonowania Systemu oraz prawidłowego przeszkolenia Użytkowników i Administratorów, przeprowadzony zgodnie z opisem zawartym w rozdziale 6.1.6.
4. Odbiorowi będą podlegać Etapy w skład których wchodzą realizowane produkty. W wyżej wymienionych etapach powstaną produkty, których szczegółowy opis przedstawiono w rozdziale 6.1 „Wymagania związane z realizacją Umowy” i których dostarczenie oraz odbiór bez uwag przez Zamawiającego będzie stanowił podstawę do zakończenia prac w ramach danego Etapu.
5. Po zakończeniu Wdrożenia nastąpi etap Okresu Stabilizacji obejmujący wsparcie pracowników Zamawiającego w zakresie użytkowania Systemu zgodnie z opisem zawartym w rozdziale 6.1.8.
6. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi Utrzymania na zasadach opisanych w rozdziale 6.13.
7. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usług Rozwoju na zasadach opisanych w rozdziale 6.14.
8. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się zgodnie z harmonogramem określonym w rozdziale 7 „Ramowy harmonogram wdrożenia”.
4 Zakres zamówienia
1. Zamówienie będzie realizowane w siedzibie Zamawiającego.
2. Użytkownikami Systemu będą pracownicy komórek organizacyjnych Zamawiającego, dla których dostarczony i wdrożony ZSIWZZ będzie narzędziem usprawniającym wykonywanie przez nich codziennych obowiązków służbowych.
3. Dodatkowymi użytkownikami będą Administratorzy zajmujący się obsługą Systemu w zakresie instalacji oprogramowania i konfiguracji infrastruktury sprzętowej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania ZSIWZZ oraz będą nadawać uprawienia Użytkownikom Systemu.
4. Ostatnią, najliczniejszą grupę stanowić będą pracownicy Zamawiającego, którzy za pomocą Portalu Pracownika będą mieli dostęp do informacji dotyczących swoich danych osobowych, danych kadrowych i płacowych w formie przeglądania bez możliwości modyfikacji.
5. Oprócz wykonania wdrożenia w zakresie merytorycznym (parametryzacji i dostosowania Systemu) wymaga się od Wykonawcy, aby w szczególności:
1) pełnił aktywną i wiodącą rolę we wdrożeniu;
2) przygotował i dostarczył uzgodnioną z Zamawiającym dokumentację projektową pt. Plan Realizacji Przedsięwzięcia zawierającą: opis zasad, które będą przestrzegane w ramach realizacji przedmiotu zamówienia oraz uszczegółowiony harmonogram prowadzenia prac;
3) opracował dokumenty „Analiza Systemu i Projekt Systemu”, zawierające w szczególności elementy opisane w rozdziale 6.1.3 „Wymagana dokumentacja”;
4) zainstalował niezbędne oprogramowanie aplikacyjne i bazodanowe na serwerach dedykowanych dla środowiska testowego i produkcyjnego;
5) dostarczył sparametryzowany gotowy do testów System;
6) opracował i dostarczył scenariusze testowe na podstawie przeprowadzonej Analizy i Projektu Systemu;
7) wspierał Zamawiającego w okresie testów akceptacyjnych, które zostaną przeprowadzone zgodnie z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.1.4 „Testowanie”;
8) opracował i dostarczył Dokumentację Projektową, na którą złoży się cała dokumentacja powstała w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, zgodną ze specyfikacją zawartą w rozdziale 6.1.3
„Wymagana dokumentacja”;
9) przygotował i przeprowadził szkolenia dla Administratorów i Użytkowników Systemu zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozdziale 6.1.2 „Szkolenia”;
10) przygotował i dostarczył przetestowany i przygotowany do uruchomienia System zapewniający zakładaną wydajność na poziomie określonym w rozdziale 6.6 „Wymagania techniczne”;
11) przeprowadził instalacje i uruchomienie produkcyjne Systemu oraz Odbiór Wdrożenia zgodnie z umową;
12) zapewnił przeprowadzenie Okresu Stabilizacji;
13) zapewnił świadczenie Usługi Utrzymania;
14) zapewnił świadczenie Usług Rozwoju.
5 Wymagania funkcjonalne
5.1 Metodyka identyfikacji wymagań
1. Wymagania dla obszarów funkcjonalnych objętych wdrożeniem przedstawione zostały w załączniku nr 1 do OPZ „Wymagania funkcjonalne do Systemu”.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia tabel z wymaganiami zgodnie z instrukcją zawartą w załączniku nr 1 do OPZ.
3. Załącznik nr 1, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej, w formacie .xls lub
.xlsx i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD.
5.1.1 Dodatkowe wymagania obligatoryjne Systemu
1. Portal Pracownika musi dawać możliwość rozbudowy o obsługę prostego obiegu do 10 rodzajów dokumentów (np. dokumentu RW (rozchód wewnętrzny), identyfikatory pracownicze, wniosek o delegację krajową). Rozbudowa Portalu Pracownika o ww. wymagania nie jest przedmiotem zamówienia.
2. Wymagana jest funkcjonalność umożliwiająca podłączenie dokumentów w formie elektronicznej w odpowiednie miejsce Systemu w zależności od kontekstu pracy (niezależnie od modułu). Dokumenty w formie elektronicznej mogą być przechowywane w innej bazie w celu zachowania określonego czasu reakcji systemu F-K.
1) Wykonawca musi umożliwić podłączanie następujących typów dokumentów np.:
a) faktury/rachunki,
b) umowy oraz wnioski o udzielenie zamówień wraz z załącznikami (np. oferty, notatki),
c) decyzje o zapewnieniu finansowania,
d) indywidualne programy rozwoju zawodowego (IPRZ),
e) opisy stanowisk pracy.
2) Podsystem musi mieć przyjazny i prosty w obsłudze interfejs.
3. System musi umożliwiać tworzenie własnych polityk haseł użytkowników i przypisywania ich do użytkowników. Parametry polityki konfigurowane przez administratora systemu:
1) nazwa polityki haseł,
2) maksymalny okres ważności hasła,
3) minimalny okres ważności hasła,
4) minimalna długość hasła,
5) minimalna liczba cyfr użytych w haśle,
6) minimalna liczba wielkich liter w haśle,
7) minimalna liczba małych liter w haśle,
8) minimalna liczba znaków specjalnych w haśle,
9) możliwość określenia dopuszczalnej liczby powtarzających się znaków obok siebie,
10) możliwość określenia dopuszczalnej liczby powtarzających się cyfr obok siebie,
11) możliwość określenia, że hasło nie może zaczynać się od cyfry,
12) liczba nieudanych prób logowania, która skutkuje blokadą konta na określony czas,
13) czas blokady konta określony w minutach,
14) hasło w systemie wygasa automatycznie po zdefiniowanym okresie ważności dla danego konta względem przydzielonej polityki, powodując wymuszenie zmiany hasła w systemie oraz powiadamiając użytkownika o konieczności zmiany takiego hasła. Jeśli chodzi o wygaszanie lub blokowanie konta/hasła, System będzie informować z wyprzedzeniem (min. 7 dni) o konieczności zmiany hasła przy każdym uwierzytelnianiu, a dalsza praca w systemie po wygaśnięciu hasła nie będzie możliwa,
15) system musi posiadać własne mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji z możliwością stosowania polityk określonych powyżej oraz musi mieć możliwość integracji z usługą Active Directory, przy czym w Systemie oba te mechanizmy nie będą wykorzystywane jednocześnie.
4. System będzie posiadał minimum 3 środowiska pracy: Platformę Produkcyjną, Platformę Zapasową oraz Platformę Xxxxxxx-xxxxxxxxxxx.
0 Wymagania pozafunkcjonalne
6.1 Wymagania związane z realizacją Umowy
1. Produkty (w tym dokumentacja) i usługi dostarczone w ramach realizacji Umowy będą poddane przez Zamawiającego procedurze akceptacji. Do akceptacji przedmiotu umowy niezbędne jest dostarczenie wszystkich dokumentów oraz spełnienie warunków akceptacji przedmiotu umowy. Dokumenty wytworzone
przez Wykonawcę i przedstawiane do odbioru powinny być wersjonowane i dostarczone w postaci elektronicznej nieedytowalnej. W przypadku dokumentów dostarczanych w postaci papierowej, każdy dokument powinien być podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy.
2. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi sposób przygotowania dokumentów przedłożonych do akceptacji oraz sugerowane metody ich weryfikacji. W przypadku, gdy dokument nie będzie czytelny dla Zamawiającego Wykonawca przyjmie uwagi i poprawi dokument zgodnie z jego wytycznymi.
3. Zamawiający w liście niezbędnych etapów celowo nie uwzględnił etapu budowy Systemu, gdyż zakłada on, że dostarczany System już istnieje, a Wykonawca ma się ograniczyć do parametryzacji i konfiguracji Systemu oraz wytworzenia wybranych funkcjonalności.
4. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca oddelegował do realizacji przedmiotu Umowy pracowników, których kwalifikacje nie są zgodne z wymaganiami Zamawiającego, Zamawiający zgłasza taki fakt Wykonawcy pisemnie. Wykonawca niezwłocznie dokonuje zmian w obsadzie kadrowej realizującej przedmiot Umowy. Fakt zmiany pracowników Wykonawcy nie będzie podstawą do zmian harmonogramu.
5. Wykonawca Systemu jest zobowiązany na bieżąco tworzyć i aktualizować dokumentację Systemu tak, aby aktualna jej wersja była dostępna na żądanie Zamawiającego.
6. Etap Plan Realizacji Przedsięwzięcia powinien być zrealizowany jako pierwszy, a jego Produkt opisany jest w rozdziale „Wymagana Dokumentacja”.
8. Szczegółowe wymagania w zakresie Produktów opisane są w poniższych rozdziałach:
1) Szkolenia.
2) Wymagana Dokumentacja.
3) Testowanie.
4) Instalacja Platformy Produkcyjnej.
5) Weryfikacja Systemu.
6) Przekazanie dokumentacji i nośników z kodami źródłowymi.
6.1.1 Wymagania ogólne
1. System dostarczony Zamawiającemu ma być aplikacją informatyczną wspomagającą pracę w zakresie obszarów:
1) Finanse i księgowość
2) Kadry i płace
3) Majątek trwały
4) Miękki HR
5) Planowanie i sprawozdawczość
6) Zamówienia publiczne
7) Portal Pracownika
2. System będzie wykorzystywany w ramach jednego podmiotu prawnego – Zamawiającego.
3. System musi maksymalnie, jak tylko możliwe, automatyzować czynności wykonywane przez Użytkownika Systemu.
4. System musi zapewniać jednolity interfejs użytkownika dla wszystkich modułów Systemu (nie dotyczy funkcjonalności Portalu Pracownika), a funkcje oraz nazwy etykiet powtarzające się w różnych modułach muszą być dostępne dla Użytkownika Systemu pod taką samą nazwą w menu i formatkach oraz pod taką samą etykietą.
5. System musi posiadać wspólne słowniki dla wszystkich modułów Systemu.
6. System musi zapewniać dostęp do danych w czasie rzeczywistym oraz informować Użytkowników Systemu o zbliżających się terminach.
7. System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie Systemu do zmian zachodzących w organizacji Zamawiającego.
8. System musi umożliwiać udostępnianie, eksportowanie i drukowanie plików minimum w formatach:.txt, .rtf,
.csv, .xls, .xlsx, .xml zgodnych z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz.
U. z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.). Celem uzupełnienia danych, a następnie importu i tworzenia zbiorczych zestawień/raportów (np. sprawozdania, zapotrzebowania na środki, harmonogramy dochodów i wydatków, plany finansowe dochodów i wydatków, plan zamówień publicznych itp.).
9. System musi posiadać dokumentację przeznaczoną dla administratorów oraz użytkowników. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu dokumentację opisującą struktury baz danych.
10. System musi posiadać dokumentację wynikającą z ustawy o rachunkowości dotyczącą prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania.
11. Wszystkie moduły muszą wymieniać pomiędzy sobą konieczne informacje tak, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do Systemu.
12. System musi posiadać możliwość definiowania uprawnień określających zarówno dostęp do danych (wg rodzaju informacji lub wg struktury organizacyjnej UTK), jak i do funkcji poszczególnych modułów poprzez tworzenie ról i przydzielanie ich użytkownikom. Uprawnienia powinny być definiowane przynajmniej z ziarnistością: odczyt, tworzenie, modyfikacja, usuwanie.
13. System musi umożliwiać tworzenie raportów/sprawozdań/planów wynikających z przepisów prawnych.
14. System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość tworzenia w intuicyjny sposób przez użytkownika dowolnych zestawień informacji z bazy danych:
1) dowolny wybór kolumn,
2) dowolne sortowanie,
3) filtrowanie zakresu danych wg jednego lub więcej warunków (przedział lub określone wartości danych, z możliwością użycia operatorów logicznych: I, LUB, NIE),
4) sumowania danych, liczenia mediany i średniej wartości, wskazywania wartości minimalnej i maksymalnej,
5) wydruk oraz eksport do plików minimum w formatach: .txt, .rtf, .csv, .xls, xlsx, .xml zgodnych z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.).,
6) zapis szablonu utworzonego zestawienia do wykorzystania w przyszłości łącznie ze wskazaniem uprawnień dostępu do niego (tylko twórca, określona rola/określony użytkownik, wszyscy),
7) wykonywanie zestawień ze stanem na dany dzień i/lub za wskazany okres.
15. System musi posiadać mechanizm tworzenia dowolnych szablonów dokumentów (zaświadczeń, opinii, korespondencji seryjnej) z użyciem informacji zawartych w bazie danych umożliwiając wprowadzanie tekstu stałego oraz pól zmiennych określających informację, która zostanie uzupełniona na etapie drukowania ww. dokumentu dla konkretnego pracownika lub podmiotu oraz możliwość zapisu szablonu dokumentu do wykorzystania w przyszłości.
16. System musi posiadać możliwość uzupełniania dokumentu przed jego wydrukiem o dane niezawarte w Systemie.
17. System musi umożliwiać rejestrowanie oraz generowanie zestawień historii wprowadzonych/modyfikowanych danych, uwzględniających rodzaj zmiany, datę jej wykonania oraz użytkownika, który dokonał zmiany.
18. System musi ułatwiać wyszukiwanie danych poprzez funkcjonalność podpowiedzi w określonych polach, bez potrzeby wprowadzania pełnych wartości pól.
19. Zamawiający będzie miał prawo, bez dodatkowych kosztów, wykorzystywać zakupiony System na Platformie Testowo-szkoleniowej także po odebraniu Systemu, do testowania nowych, poprawionych bądź zaktualizowanych wersji oraz szkoleń nowych użytkowników.
20. Wykonawca dostarczy mechanizm automatycznego (na żądanie administratora) kopiowania bazy danych Platformy Produkcyjnej na Platformę testowo-szkoleniową i odwrotnie z testowej na produkcyjną.
21. System powinien umożliwiać konfigurowanie do indywidualnych potrzeb Użytkownika Systemu, np.: widoków, raportów, schematów księgowania oraz automatyzowania czynności bez potrzeby znajomości specjalistycznych narzędzi informatycznych.
22. System musi posiadać interfejs wymiany danych umożliwiający wczytywanie danych do systemu z plików posiadających określoną strukturę np. plików Excel. Integracja z systemami Zamawiającego nie jest przedmiotem niniejszego zamówienia.
23. System musi spełniać wymogi Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024) opisującego szereg wymogów, z których część dotyczy systemu informatycznego:
1) automatycznie odnotowuje datę pierwszego wprowadzenia danych osobowych do systemu oraz identyfikator Użytkownika Systemu wprowadzającego te dane w momencie zatwierdzania operacji bazodanowej,
2) ewidencjonuje źródła pochodzenia danych osobowych jeśli nie pochodzą one bezpośrednio od osoby, której one dotyczą,
3) umożliwia ewidencję odbiorców, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia,
4) umożliwia odnotowanie sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych w celach marketingowych lub udostępniania danych na zewnątrz,
5) posiada wbudowane mechanizmy kontroli dostępu do danych,
6) umożliwia zarejestrowanie dla każdego użytkownika osobnego identyfikatora,
7) zapewnia dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła (chyba że zastosowano inną metodę identyfikacji dopuszczoną przepisami),
8) zabezpiecza przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej,
9) umożliwia nałożenie na użytkowników wymogów zmiany hasła co określoną liczbę dni oraz dot. minimalnej długości i złożoności hasła. Administrator Aplikacji powinien mieć możliwość parametryzacji liczby dni oraz długości i złożoności hasła (zgodnie z polityką bezpieczeństwa obowiązującą u Zamawiającego),
10) umożliwia wykonywanie kopii bazy danych,
11) odpowiednio (adekwatnie, zgodnie z wymogami ustaw i rozporządzeń) zabezpiecza dane, które są przesyłane w sieci publicznej,
12) posiada w standardzie możliwość wygenerowania raportu zawierającego w zrozumiałej formie:
a. daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu;
b. identyfikatory użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu;
c. listę źródeł danych, w przypadku danych, które nie pochodzą od osoby, której one dotyczą;
d. listę informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia;
e. informacje o wyrażeniu sprzeciwu dotyczącego udostępniania danych oraz ich przetwarzania do celów marketingowych.
24. System musi spełniać wymogi bezpieczeństwa zgodne ze standardem PN-ISO/IEC-27001.
6.1.2 Szkolenia
1. Szkolenia będą realizowane w ramach Etapu V – Szkolenie Administratorów i Użytkowników.
2. Zamawiający udostępni do celów prowadzenia szkoleń platformę sprzętową w postaci: 3 maszyn wirtualnych (do 8GB RAM i 2 vCPU po 4 rdzenie każdy) działających na co najmniej trzech serwerach fizycznych jako klaster HA. Maszyny wirtualne działają na środowisku Vmware.
3. Platformę testowo-szkoleniową instaluje i konfiguruje pracownik Wykonawcy pod nadzorem przedstawicieli Zamawiającego.
4. Zamawiający nie dopuszcza prowadzenie szkoleń na Platformie Produkcyjnej Systemu.
5. Podręczniki szkoleniowe dla Administratorów oraz użytkowników będą sprawdzane pod względem kompletności, poprawności, aktualności oraz szczegółowości.
6. Administratorzy w liczbie 2 (dwóch), będą przeszkoleni przed rozpoczęciem etapu instalowania Platformy Testowo-szkoleniowej Systemu.
7. Szkolenia Administratorów będą prowadzone niezależnie od szkoleń dla użytkowników Systemu. W szkoleniu Administratorów mogą uczestniczyć dodatkowe osoby wskazane przez Zamawiającego.
8. Szkolenia Administratorów będą przeprowadzone jako zajęcia teoretyczne i praktyczne.
9. Wykonawca przekaże, nie później niż 2 dni robocze przed datą rozpoczęcia szkolenia, podręczniki Administratora. Dodatkowo Wykonawca przekaże podręcznik instalacji i konfiguracji systemu komputerowego na stacji roboczej i na serwerach. Podręczniki zostaną przekazane w formie elektronicznej i papierowej.
10. Szkolenia Administratorów będą obejmować wszelkie możliwe zagadnienia przydatne w codziennej pracy, a w szczególności:
1) tworzenie konta użytkownika i grup użytkowników wraz z nadawaniem uprawnień do zasobów modułu/Systemu użytkownikowi i/lub grupom użytkowników;
2) szkolenie omawiające najważniejsze funkcje każdego dostarczonego przez Wykonawcę modułu;
3) szkolenie ze środowiska bazodanowego w zakresie możliwości zadawania zapytań do bazy danych oraz przekazanie informacji, w jaki sposób dane z formularzy wpisywane są do bazy danych;
4) szkolenie z pomocy użytkownikom w zakresie najczęściej występujących problemów z modułem/Systemem;
5) zaawansowane funkcje modułu/Systemu dostępne dla Administratorów;
6) wykonywanie i odtwarzanie kopii bezpieczeństwa Systemu;
7) instalacji i konfiguracji modułu/Systemu na serwerach i na stacjach roboczych;
8) możliwość instalacji zdalnej na stacjach roboczych np. za pomocą plików MSI z wykorzystaniem funkcjonalności usługi katalogowej Active Directory;
9) szkolenie z instalacji i konfiguracji środowiska bazodanowego oraz baz(y) danych;
10) szkolenie z konfiguracji parametrów modułu/Systemu umożliwiających wydajniejszą pracę Systemu;
11. W razie braku możliwości oddelegowania przez Zamawiającego na szkolenia Administratorów, zostaną one wykonane w pozostałych etapach lub w trakcie eksploatacji Systemu.
12. Na potrzeby szkoleń Zamawiający zapewni sale, stacje robocze oraz pozostałą infrastrukturę (rzutnik, sieć, itp.).
13. W szkoleniu dla Użytkowników Systemu weźmie udział do 30 pracowników Zamawiającego (liczba pracowników jest zsumowana dla wszystkich modułów użytkowników Systemu). Dodatkowo w każdym szkoleniu mogą uczestniczyć Administratorzy.
14. Tematyka szkoleń Użytkowników Systemu musi obejmować zagadnienia:
1) słownictwa, terminów i pojęć używanych w dostarczonym module/Systemie;
2) obsługi Systemu w zakresie niezbędnym do korzystania z Systemu w codziennych obowiązkach danego pracownika, w tym wykorzystania kombinacji klawiszy skrótów umożliwiających efektywniejsze wykorzystanie Systemu;
3) korzystania z systemu pomocy wbudowanej w celu samodzielnego rozwiązywania zaistniałych problemów.
15. Szkolenia Użytkowników Systemu będą przeprowadzone jako zajęcia teoretyczne oraz praktyczne. Wykonawca określi ilość oraz zakres szkoleń niezbędną do pozyskania wiedzy niezbędnej do obsługi Systemu. Wymagana jest akceptacja zakresu oraz ilości zaproponowanych przez Wykonawcę szkoleń przez
.upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
16. Szkolenia Użytkowników Systemu muszą zakończyć się przynajmniej 2 dni przed rozpoczęciem testowania Systemu.
17. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób skierowanych na szkolenia Użytkowników Systemu na 3 Dni Robocze przed rozpoczęciem pierwszego szkolenia. Jeżeli lista nie będzie zawierała osób w liczbie określonej w pkt. 13, oznacza to, że pozostali pracownicy będą szkoleni w późniejszych etapach. Niewykonanie szkoleń z powyższego powodu nie będzie wstrzymywało odebrania przedmiotu umowy.
18. Wykonawca przekaże nie później niż 2 dni robocze przed datą szkolenia podręczniki użytkownika dla poszczególnych modułów wraz planem poszczególnych szkoleń dla każdego modułu. Plan szkolenia podlega akceptacji Zamawiającego. Podręczniki zostaną przekazane w formie elektronicznej i po 1 egz. w formie papierowej.
19. Szkolenie Użytkowników Systemu będzie się odbywać na danych rzeczywistych zmigrowanych z obecnie wykorzystanych systemów.
20. Wszystkie podręczniki będą zawierały opis wersji Systemu przeznaczonej do uruchomienia Platformy Produkcyjnej .
21. Koszt materiałów szkoleniowych ponosi Wykonawca.
22. Maksymalny rozmiar grupy biorącej udział w jednym szkoleniu nie przekroczy 10 osób.
23. Zamawiający oceni stan wyszkolenia pracowników w poszczególnych modułach/Systemie, poprzez stopień przygotowania pracowników do prowadzenia pracy z Systemem. Na zakończenie każdego ze szkoleń Wykonawca przygotuje i przeprowadzi testy praktyczne dla użytkowników Systemu. Testy podlegać będą akceptacji przez Zamawiającego. Do udziału w testach końcowych dopuszczeni będą pracownicy, których frekwencja na szkoleniach wyniosła co najmniej 80%. Przeszkoleni Użytkownicy Systemu muszą umieć samodzielnie realizować wszystkie wymagania funkcjonalne w poszczególnych modułach, bez pomocy kogokolwiek z zewnątrz.
24. Nieumiejętność pracy w module/Systemie przeszkolonego użytkownika może mieć wpływ na wynik odbioru etapu szkoleń. Warunkiem akceptacji etapu jest wykonanie testów z wynikiem pozytywnym przez co najmniej 60 % użytkowników będących uczestnikami szkolenia. W przypadku konieczności powtórnego przeszkolenia pracownika Zamawiającego, Wykonawca przeprowadzi szkolenie na własny koszt.
6.1.3 Wymagana dokumentacja
1. Zamawiający wymaga, aby w ramach realizacji Etapu I „Plan Realizacji Przedsięwzięcia” Wykonawca dostarczył Zamawiającemu dokumenty zawierające co najmniej:
1) propozycję sposobu realizacji przedmiotu Umowy obejmującą:
a) słownik terminów i pojęć używanych w Planie Realizacji Przedsięwzięcia,
b) zakres przedsięwzięcia,
c) notacje i metodyki używane w dokumentach i przedsięwzięciu (np. diagramy ERD),
d) narzędzia które będą wykorzystywane do wspomagania prowadzenia przedsięwzięcia.
2) harmonogram realizacji poszczególnych etapów i części Umowy (modułów Systemu) uwzględniający następujące priorytety Zamawiającego:
a) Finanse i księgowość
b) Xxxxx i płace
c) Majątek trwały
d) Miękki HR
e) Planowanie i sprawozdawczość
f) Zamówienia publiczne
g) Portal Pracownika
3) plan szkoleń zawierający planowaną liczbę dni szkoleniowych dla poszczególnych obszarów objętych wdrożeniem oraz planowaną liczbę dni szkoleń dla Administratorów,
4) listę zasobów niezbędnych do realizacji poszczególnych etapów i całej Umowy w zaproponowanym harmonogramie, w szczególności: sprzęt, urządzenia, pomieszczenia, łącze internetowe,
5) listę pracowników Wykonawcy odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych etapów i całej Umowy, zawierającą dane teleadresowe osób biorących udział w wykonaniu Umowy ze strony Wykonawcy,
6) sposoby komunikacji osób zaangażowanych w wykonanie Umowy,
7) sposoby zapewnienia jakości dostarczanego Systemu,
8) sposoby weryfikacji i zatwierdzania przez Zamawiającego wymagań dla Systemu określonych w niniejszym dokumencie,
9) określenie niezbędnego poziomu wiedzy informatycznej umożliwiającej wykonywanie prac w Systemie dla poszczególnych typów użytkowników,
10) inne dane i informacje, które Wykonawca uzna za niezbędne do poprawnego wykonania Umowy.
2. Zamawiający wymaga, aby przedstawiony harmonogram nie przekraczał ostatecznych terminów realizacji przedsięwzięcia ustalonych w Umowie. Tworząc harmonogram Wykonawca powinien uwzględnić czas odbioru każdego etapu przez Zamawiającego oraz ewentualne ryzyko nieodebrania etapu. Ostatni dzień odbioru etapu nie może wypadać w dzień ustawowo wolny od pracy. W wypadku takiej sytuacji Xxxxxxxxxxx będzie uznawał za datę odbioru etapu najbliższy dzień roboczy po zaproponowanej dacie odbioru. Analogiczna sytuacja dotyczy odbiorów poszczególnych części etapów.
3. Przedmiotem akceptacji etapu „Plan Realizacji Przedsięwzięcia” będzie dostarczony przez Wykonawcę zestaw dokumentów, który zostanie oceniony pod względem kompletności, poprawności oraz szczegółowości, a także gwarancji należytego wykonania całości przedsięwzięcia, jak i każdego etapu lub jego części (modułu).
4. W ramach Etapu II Analiza i Projekt Systemu wymagane jest dostarczenie następującej, zaakceptowanej przez Zamawiającego dokumentacji:
1) Dokument „Analiza Systemu” zawierający:
a) słownik obejmujący terminy i pojęcia używane w analizie Systemu;
b) analizę działalności Zamawiającego w zakresie objętym wymaganiami Systemu,
c) sposób realizacji wymagań, w szczególności wymagań funkcjonalnych Systemu,
d) analizę infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego związanej z realizacją Umowy,
e) analizę wymagań Zamawiającego pod względem: kompletności, szczegółowości, spójności, jednoznaczności, aktualności oraz poprawności,
f) wykonanie odpowiednich schematów i rysunków,
g) inne dokumenty, które Wykonawca uzna za niezbędne dla prawidłowego wykonania tego etapu, zwłaszcza zapewniające, że System jest zgodny z przepisami prawa.
2) Dokument „Projekt Systemu” zawierający:
a) słownik pojęć używanych w projekcie Systemu,
b) listę aktorów i ról występujących w Systemie,
c) opis koncepcji funkcjonowania Systemu wraz z mapowaniem zapisów Projektu Systemu na wymagania zawarte w tabelach funkcjonalnych określonych w załączniku nr 1 wraz ze wskazaniem w tabeli wymagań funkcjonalnych miejsc w dokumencie, w których opisano stosowne wymagania,
d) projekt Systemu obejmujący opisy:
− interfejsów (formularzy) wytworzonych na potrzeby wdrożenia Systemu,
− plików i danych wejściowych,
− plików i danych wyjściowych,
e) projekt bezpieczeństwa Systemu na poziomach:
− serwera,
− stacji roboczej,
− środowiska bazodanowego,
f) projekt Systemu w rozbiciu na funkcjonalności w modułach, zaproponowane w chwili wdrażania,
g) projekt wdrażania Systemu,
h) projekt systemu komputerowego na serwerach i stacjach roboczych – będący listą niezbędnego oprogramowania, wraz z wersjami, wymaganego do poprawnej pracy Systemu,
i) projekt testowania Systemu, w tym scenariusze testowe,
j) projekt eksportowania danych z modułu lub Systemu w wersji produkcyjnej do modułu lub Systemu w wersji testowej,
k) inne dokumenty, które Wykonawca uzna za niezbędne do prawidłowego wykonania tego etapu, w szczególności zapewniające, że System jest zgodny z przepisami prawa oraz wymaganiami określonymi przez Xxxxxxxxxxxxx.
5. W ramach w ramach Etapu V – Szkolenie Administratorów i Użytkowników, wymagane jest dostarczenie następującej, zaakceptowanej przez Zamawiającego dokumentacji:
1) Dokument „Instrukcja Użytkownika” obejmujący opis sposobu realizacji przez Użytkownika Systemu wszystkich funkcjonalności w poszczególnych modułach.
2) Dokument „Podręcznik Administratora” zawierający dokładne, szczegółowe instrukcje, pozwalające Zamawiającemu, samodzielnie zainstalować skonfigurować System na wszystkich stanowiskach pracy i serwerach oraz skonfigurować wszelkie, niezbędne do pracy Systemu urządzenia komunikacyjne (przełączniki sieciowe, punkty dostępowe, routery, interfejsy sieciowe) i komputerowe (stacje robocze, serwery, drukarki, czytniki kodów kreskowych, czytniki kart mikroprocesorowych, itp.), oprogramowanie systemowe (system operacyjny na serwerach oraz systemy operacyjne na stacjach roboczych), oprogramowanie bazodanowe, w tym:
a) wszystkie parametry konfiguracyjne systemu operacyjnego,
b) wszystkie parametry konfiguracyjne instancji i bazy danych,
c) opis procedury archiwizowania danych zawartych w Systemie na urządzenie taśmowe (dyskowe),
d) opis procedury odtwarzania danych z urządzenia,
e) opis wszystkich niezbędnych czynności związanych z poprawną administracją i zarządzaniem modułem/Systemem (np. ustawianie parametrów konfiguracyjnych, nadawanie uprawnień, dodawanie licencji użytkowych).
6. W ramach Etapu Etap VII – Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej wymagane jest dostarczenie następującej, zaakceptowanej przez Zamawiającego dokumentacji:
1) Podręcznik bezpieczeństwa Systemu zawierający wszystkie informacje wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 922) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.) oraz zgodną ze standardem PN-ISO/IEC-27001;
2) Podręcznik bazy danych Systemu zawierający minimum:
− listę tablic,
− listę atrybutów (pól) w tablicach,
− zawartość informacyjną każdego z atrybutów,
− opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi.
6.1.4 Testowanie
1. Testowanie Systemu zostanie przeprowadzone na Platformie Testowo-szkoleniowej Systemu przez Zamawiającego na podstawie dostarczonych przez Wykonawcę w ramach Projektu Systemu zaakceptowanych przez Zamawiającego przypadków użycia wraz ze scenariuszami testowymi (testy funkcjonalne).
2. Zamawiający przeprowadzi także inne testy w celu sprawdzenia, czy System spełnia postawione przez Zamawiającego wymagania (testy niefunkcjonalne obejmujące testy wydajnościowe i testy bezpieczeństwa).
3. Testowanie modułu/Systemu będzie się odbywać na danych rzeczywistych zaimportowanych z obecnie wykorzystywanych systemów.
4. W trakcie realizacji etapu testowania możliwa jest obecność przedstawiciela Wykonawcy.
5. W razie potrzeby, na wniosek Administratora, Wykonawca ma zapewnić obecność specjalistów w celu omówienia i rozwiązania przyczyn problemów.
6. Testowanie kompletnego Systemu powinno trwać minimum 5 dni roboczych.
7. Za błąd na etapie testowania uznaje się:
1) niespełnienie któregoś z wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zawartych w niniejszym dokumencie;
2) nieprawidłowe działanie którejkolwiek funkcji opisanej w Analizie Systemu i Projekcie Systemu;
3) działanie Systemu niezgodnie z przedstawioną dokumentacją;
4) wystąpienie zdarzenia uniemożliwiającego poprawne wykonanie funkcji Systemu.
8. Wykonawca przed przekazaniem poprawionej lub/i zaktualizowanej wersji Systemu musi przeprowadzić jej testy (jednostkowe, integracyjne, systemowe) we własnym zakresie oraz przekazać raport z ich przeprowadzenia.
9. Każdorazowo po usunięciu błędu Wykonawca następnego dnia roboczego dostarcza nośniki z poprawioną wersją Systemu. Następnie przedstawiciel Zamawiającego dokonuje instalacji poprawionej wersji Systemu.
10. Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o planowanym terminie usunięcia błędu i dostarczenia poprawionej wersji Systemu.
11. Po stwierdzeniu, że przedstawiony moduł nie zawiera błędów oraz realizuje wszystkie wymagania funkcjonalne zgodnie w sposób określony w Analizie Systemu, podpisywany jest protokół jakościowy odbioru modułu.
6.1.5 Instalowanie Platformy Produkcyjnej
1. Instalacja platformy produkcyjnej będzie realizowana w ramach Etapu VII Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej i będzie możliwa do zrealizowania po zakończeniu szkoleń Administratorów oraz pozytywnym zakończeniu testów przez Zamawiającego.
2. Platformę produkcyjną zainstaluje i skonfiguruje Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.
3. Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego wykona ostateczną migrację danych oraz przeprowadzi testy poprawności zmigrowanych danych. Od momentu zainstalowania w odebranym module będą przechowywane dane produkcyjne (rzeczywiste).
4. Odebranie instalacji wersji produkcyjnej przez Administratorów nastąpi poprzez podpisanie protokołu odbioru potwierdzającego poprawny przebieg procesu instalacji Systemu na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego:
1) Raportów z działania podstawowych funkcjonalności systemu,
2) Raportów z testów migracji danych,
3) Raportów z testów wydajnościowych/przeciążeniowych,
4) Raportów z testów bezpieczeństwa.
6.1.6 Weryfikacja Systemu
1. Strony traktować będą Etap VIII -Weryfikacja Systemu jako ostatnie sprawdzenie poprawności funkcjonowania Systemu oraz prawidłowego przeszkolenia użytkowników.
2. W czasie weryfikacji System musi działać poprawnie, spełniając wszystkie wymagania funkcjonalne jak i niefunkcjonalne.
3. Za niepoprawną pracę Systemu uważać się będzie wystąpienie Błędu w czasie trwania Weryfikacji Systemu.
4. W przypadku niepomyślnego wyniku Weryfikacji Systemu Wykonawca w terminie do 10 dni dokona stosownych poprawek Systemu i aktualizacji Dokumentacji.
5. W przypadku dokonania poprawek Systemu przez Wykonawcę w następstwie stwierdzonych Błędów, testowanie i odbiór winien mieć miejsce ponownie dla każdego z powiązanych ze sobą modułów w celu zweryfikowania ich integracji.
6. W okresie trwania Weryfikacji Systemu Zamawiający wymaga wsparcia konsultantów Wykonawcy w postaci osobistej obecności specjalistów w siedzibie Zamawiającego.
7. Wykonawca nie może dokonywać w czasie Weryfikacji Systemu żadnych poprawek lub zmian konfiguracyjnych w Systemie bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
8. Wykonawca nie może mieć bezpośredniego dostępu do Systemu (w tym logować się do systemu na konta serwisowe) bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
6.1.7 Przekazanie dokumentacji i nośników z kodami źródłowymi
1. Dokumentacja przekazana przez Wykonawcę będzie podlegać procedurze odbioru pod kątem jej zgodności z OPZ. Odbiór dokumentacji będzie możliwy, gdy będzie ona w pełni zgodna z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.1.3 „Wymagana dokumentacja”.
2. Dostarczenie oprogramowania Systemu wymagane jest na płytach CD lub DVD w ostatecznej wersji, w ramach Etapu III – Dostawa Oprogramowania.
3. Gdy realizacja Zamówienia będzie wymagała prac programistycznych, w ramach Etapu Etap VII – Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej wymagane jest przekazanie kodów źródłowych na płytach CD lub DVD. Zamawiający zweryfikuje dostarczone kody źródłowe pod względem możliwości ich edycji.
6.1.8 Okres Stabilizacji
1. Okres Stabilizacji będzie trwać od dnia Startu Produkcyjnego przez okres trzech (3) miesięcy. W Okresie Stabilizacji Wykonawca będzie wspierać pracowników Zamawiającego w zakresie użytkowania Systemu.
2. W Okresie Stabilizacji Wykonawca zapewni usługi polegające na asyście i bieżącym wsparciu Użytkowników Systemu. Pomoc będzie realizowana poprzez bezpośrednie konsultacje telefoniczne, konsultacje e-mailowe, nie później niż w dniu następnym po zgłoszeniu oraz konsultacje osobiste przedstawicieli Wykonawcy, we wskazanym przez Zamawiającego terminie, nie później jednak niż w terminie trzech dni roboczych od zgłoszenia. Zgłoszenia konsultacji osobistych będą dokonywane przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego. Wykonawca rozpocznie świadczenie usług wchodzących w zakres Okresu Stabilizacji nie później niż w następnym dniu po Starcie Produkcyjnym Systemu.
3. Ponadto w Okresie Stabilizacji Wykonawca zapewni utrzymanie Systemu poprzez świadczenie usług analogicznych jak w Usłudze Utrzymania.
4. W przypadku ujawnienia w trakcie Okresu Stabilizacji faktu, że System nie realizuje funkcji określonych w Umowie, a w szczególności określonych w Załącznikach nr 1 i 2 do Umowy, Analizie Systemu i Projekcie Systemu, Wykonawca dokona jego wymiany na wersję Systemu poprawną w terminie nie dłuższym niż siedem (7) dni od dnia zgłoszenia mu tego faktu.
6.2 Środowisko sprzętowe i programowe
1. System musi działać na środowisku bazodanowym zgodnym z:
1) architekturą klient-serwer,
2) na relacyjnej bazie danych z przetwarzaniem transakcyjnym.
2. Część po stronie serwera aplikacji powinna działać w systemie: Windows 2012 R2. Niniejsze zamówienie nie obejmuje dostawy serwerowych systemów operacyjnych Windows Server 2012 R2.
3. Wszystkie pliki niezbędne do poprawnej pracy, konfiguracji Systemu lub ustawień użytkowników muszą być przechowywane na serwerach Zamawiającego.
4. System będzie pracował w ramach wewnętrznej sieci lokalnej Zamawiającego.
6.3 Migracja
1. Wykonanie przeniesienia do nowego Systemu danych z następujących źródeł:
1) System firmy MACROLOGIC S.A. moduł: Xpertis KADRY i PŁACE wykorzystywane w zakresie:
a) Kadry,
b) Płace,
c) Bankowość elektroniczna,
d) Serwis pracowniczy.
2) System firmy SAGE SYMFONIA moduły:
a) Finanse i Księgowość Premium,
b) Środki Trwałe Premium,
c) Handel Premium.
3) Inne źródła:
a) Pliki xls, xlsx
b) Pliki csv,
c) Inne pliki.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od migracji niektórych z ww. danych w przypadku ich złej jakości lub niekompletności.
3. Historyczne dane finansowo-księgowe nie będą przedmiotem migracji, do nowego systemu będzie wprowadzony bilans otwarcia.
4. Zakres migrowanych danych musi zapewniać poprawną pracę Systemu.
5. Wykonawca przekaże szablony migracyjne które zostaną wypełnione przez Zamawiającego.
6. Wymagane jest przeprowadzenie co najmniej 2 iteracji migracji danych: próbnej – na potrzeby przeprowadzenia testów Systemu, ostatecznej – na potrzeby instalacji i uruchomienia Platformy Produkcyjnej.
7. Zamawiający przekaże Wykonawcy kopie posiadanych dokumentacji, które mogą być przydatne do przeprowadzenia migracji.
8. Wykonawca przeprowadzać będzie migracje w siedzibie Zamawiającego. W przypadku, gdy nie będzie to możliwe, Wykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia pozyskanych od Zamawiającego migrowanych danych w sposób uniemożliwiający wejście w ich posiadanie przez osoby nieupoważnione do ich przetwarzania. W takim wypadku, na czas opuszczenia siedziby Zamawiającego migrowane dane pozostaną w formie zaszyfrowanej. Po wykonaniu migracji, wszelkie dane pozyskane w toku migracji przez Wykonawcę zamówienia muszą zostać usunięte ze wszystkich nośników Wykonawcy w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie. Jeżeli wystąpi konieczność przekazania Wykonawcy danych do migracji poza siedzibę Zamawiającego, przekazanie będzie się odbywać protokolarnie upoważnionemu przedstawicielowi Wykonawcy, a prace związane z obróbką pozyskanych danych odbywać się będą jedynie w siedzibie Wykonawcy. Wykonawca nie jest upoważniony do przekazywania danych z migracji innym podmiotom.
6.4 Bezpieczeństwo
Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w Systemie. W projekcie Systemu opracowanym przez Wykonawcę musi znajdować się dokładny opis proponowanych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa Systemu oraz projekt konfiguracji infrastruktury Systemu i sposób jej zabezpieczenia. System
dostarczony przez Wykonawcę musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024).
6.5 Użytkownicy i uprawnienia
1. Liczba jednoczesnych Użytkowników Systemu – 30, w tym 2 Administratorów.
2. Podsystem Portal Pracownika – co najmniej 350 użytkowników
3. System musi umożliwiać monitorowanie i raportowanie aktywności Użytkowników Systemu.
4. System musi zapewnić jednoznaczność identyfikacji Użytkownika Systemu. Autoryzacja w Systemie powinna odbywać się na podstawie podanego loginu oraz hasła. Bez podania poprawnego loginu i hasła Użytkownik Systemu nie może mieć dostępu do jakichkolwiek zasobów Systemu. System ma umożliwiać tworzenie różnych polityk haseł dla Użytkowników Systemu i dla Administratorów.
5. Możliwość tworzenia nowych kont użytkowników (w ramach posiadanych licencji) i grup użytkowników.
6. Możliwość przypisania Użytkowników Systemu do dowolnego modułu w obrębie całego Systemu.
7. Możliwość nadawania uprawnień użytkownikom dowolnego modułu do różnych podzbiorów danych.
8. Możliwość nadawania uprawnień do własnych raportów i/lub szablonów innym użytkownikom lub grupom użytkowników modułu i/lub całego Systemu w obrębie podzbiorów danych.
9. Możliwość pracy jednego Użytkownika Systemu w wielu modułach jednocześnie, wykorzystującego przy tym jeden identyfikator użytkownika.
10. System musi blokować jednoczesny dostęp do modyfikacji tych samych danych przez dwóch lub więcej użytkowników w celu zabezpieczenia przed ewentualnym nadpisaniem.
11. Użytkownikami Systemu będą:
1) Użytkownicy mający dostęp do modułów (funkcji, widoków, pól lub wydzielonych grup danych) Systemu w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków służbowych;
2) Administratorzy mający dostęp do każdego modułu (funkcji, widoków, pól, itp.) wraz z możliwością nadawania uprawnień Użytkownikom Systemu.
12. System musi zapewniać rozliczalność działań wykonanych w Systemie przez Użytkownika Systemu:
1) dane związane z rozliczalnością (logi systemu) powinny być przechowywane w innej bazie danych niż dane wykorzystywane w poszczególnych modułach Systemu. Zamawiający dopuszcza możliwość przechowywania danych niezbędnych do rozliczalności w tej samej fizycznej bazie danych pod warunkiem że będzie istniała możliwość archiwizowania danych związanych z rozliczalnością w oddzielnej bazie danych po upływie ustalonego okresu czasu np.: miesiąca. W skład informacji na temat działania użytkownika musi wchodzić minimum:
a) nazwa użytkownika (login);
b) data i godzina zdarzenia (YYYY-MM-DD HH:MM:SS);
c) opis wykonywanej czynności;
d) formularze, na których dokonano czynności;
2) Musi istnieć możliwość eksportu z Systemu danych, o których mowa w poprzednim punkcie, w formatach zgodnych z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.).
6.6 Wymagania techniczne
6.6.1 Wymagania dla sieci komputerowej
1. Komunikacja pomiędzy serwerami, a stacjami roboczymi (końcówkami) musi być zrealizowana za pomocą protokołu TCP/IP w wersji 4.
2. System będzie działał w sieci lokalnej (LAN) o przepustowości co najmniej 100 Mbit/s, realizowanej za pomocą urządzeń aktywnych – przełączników sieciowych oraz punktów dostępowych.
3. System do prawidłowej pracy nie może wymagać podłączenia do sieci Internet.
4. Komunikacja sieciowa klienta z Systemem musi być szyfrowana.
5. W celu opracowania dokumentacji, dotyczącej konfiguracji sieciowej Systemu, Wykonawca na żądanie otrzyma od Zamawiającego niezbędne informacje.
6.6.2 Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie
1. Stacje robocze Zamawiającego posiadają procesor o parametrach nie gorszych niż Intel i3 3240 3,4 GHz oraz nie mniej pamięci RAM niż 4 GB, pracują pod kontrolą systemów operacyjnych MS Windows 7/8/10, w wersjach 32 i 64 bitowych. Zamawiający posiada licencje dostępowe User CAL MS Windows Server 2012 z prawem do obniżenia wersji.
2. Na wskazanym sprzęcie komputerowym dodatkowo zainstalowane jest poniższe oprogramowanie:
1) Adobe Reader,
2) pakiety biurowe MS Office 2010 lub nowsze w wersji Standard, Professional,
3) przeglądarki internetowe minimum: MS Internet Explorer 9, Edge, Mozilla FireFox i Google Chrome w najnowszej stabilnej wersji,
4) na wydzielonych komputerach:
a) system bankowości elektronicznej NBP,
b) ZUS Płatnik.
3. Na wskazanym sprzęcie komputerowym będzie zainstalowany program antywirusowy, którego praca w czasie rzeczywistym nie może powodować konfliktu z aplikacją, niezależnie czy jest zainstalowany na serwerze(-ach), czy na stacjach roboczych.
4. Stacje robocze, o których mowa w pkt. 1 – 3, wraz z systemem antywirusowym zostaną zapewnione przez Zamawiającego.
5. Serwery i stacje robocze są skonfigurowane tak, aby wykorzystywały usługę katalogową Active Directory (AD). System musi poprawnie funkcjonować w środowisku usługi katalogowej Active Directory i nie kolidować z nią.
6. System musi być zainstalowany na sprzęcie posiadanym przez Zamawiającego. Do uruchomienia środowiska produkcyjnego i testowego Zamawiający udostępni do 6 maszyn wirtualnych (do 8GB RAM i 2 vCPU po 4 rdzenie każdy) działających na co najmniej trzech serwerach fizycznych działający jako klaster HA. Maszyny wirtualne działają w środowisku Vmware. Maszyny wirtualne zainstalowane na hostach z procesorami Intel Xeon E2620 2 x 6 core. Hosty zainstalowane w IBM BladeCenter H 8852TG (7875B1G). Blade połączony z klatką macierzy interfejsem FC 4 Gb/s. Macierz dyskowa Lenovo/IBM Storewize v3700, intefejs dysku SAS, dysk 10K rpm 6Gb/s, macierz RAID 6 , interfejs sieciowy FC 8Gb/s. Zarezerwowane miejsce na macierzy do 3 TB. W przypadku zwiększenia ewentualnego zapotrzebowania Zamawiający udostępni dodatkowe 2 maszyny wirtualne o w/w parametrach.
7. Zamawiający posiada SZBD Microsoft SQL Server 2014 Standard z licencjonowaniem per Core i dopuszcza jego wykorzystanie przy wdrożeniu Systemu. Zamawiający udostępni na potrzeby ZSIWZZ do 4 szt. Licencji Microsoft SQL Server 2014 Standard Core (7NQ-00580)
8. Środowisko testowe będzie odwzorowaniem środowiska produkcyjnego, czyli będzie składało się z tej samej ilości maszyn wirtualnych o zbliżonych parametrach wydajnościowych.
6.6.3 Wymagania dla oprogramowanie
1. Wszelkie oprogramowanie opisane w niniejszym punkcie będzie dostarczone przez Wykonawcę wraz z niezbędnymi licencjami i nośnikami.
2. Wymagane jest dostarczenie nośnika zawierającego oprogramowanie ZSIWZZ, realizujące co najmniej wymagania funkcjonalne określone w ofercie Wykonawcy jako realizowane w ramach standardowej funkcjonalności Systemu – „STD”. Do nośnika należy dołączyć odpowiednią dokumentację potwierdzającą
przekazanie licencji na rzecz Zamawiającego. Wymagania funkcjonalne określone w ofercie jako realizowane w ramach modyfikacji Systemu – „MDF” muszą zostać wytworzone do momentu rozpoczęcia Etapu VI – Testowania Systemu.
3. Wymagane jest dostarczenie wszelkich niezbędnych licencji pozwalających zainstalować i skonfigurować dostarczone oprogramowanie.
4. W przypadku, gdy ZSIWZZ wymaga innego oprogramowania niż Microsoft SQL Server 2014 Standard, wymagane jest dostarczenie odpowiedniego oprogramowania bazodanowego (SZBD – system zarządzania bazą danych) spełniającego następujące warunki:
1) Wykonawca dostarczy oprogramowanie bazodanowe umożliwiające pracę z Systemem dla wszystkich użytkowników Systemu;
2) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu licencje na oprogramowanie bazodanowe (SZBD) działające na dostarczonym w ramach umowy sprzęcie komputerowym (w zależności od sposobu licencjonowania na serwery, rdzenie w procesorze, stacje robocze itp.), spełniające wymaganie z ppkt 1;
3) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi posiadać wsparcie techniczne świadczone przez autoryzowanego przedstawiciela producenta na terenie Polski. Wykonawca przez cały okres obowiązywania umowy będzie zobowiązany do przeprowadzania aktualizacji oprogramowania bazodanowego do najnowszej wspieranej wersji systemu;
4) oprogramowanie bazodanowe dostarczone przez Wykonawcę musi być ostatnią wersją istniejącą SZBD na dzień składania ofert i być nie starszą wersją niż 5 lat, nie wyklucza to jednak wymagania z ppkt 3 dotyczącego pomocy technicznej;
5) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi umożliwiać wykonywanie zapytań za pomocą języka SQL;
6) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi posiadać graficzne narzędzia do tworzenia kwerend do bazy danych oraz możliwość tworzenia procedur i funkcji wbudowanych i być dostarczone wraz z licencjami dla dwóch administratorów.
5. Jeżeli do poprawnej pracy Systemu spełniającej wymagania Zamawiającego niezbędne jest dostarczenie innego oprogramowania (niż wymienione w punkcie „Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie”) lub części oprogramowania firm zewnętrznych, Wykonawca musi dostarczyć to oprogramowanie wraz z licencjami (w niezbędnej odpowiedniej ilości do instalowanych stacji) oraz nośnikami.
6.7 Użyteczność
1. Do komunikacji z użytkownikiem Systemu wymagany jest język polski (menu, formularze, komunikaty o błędach, alerty, podpowiedzi, pomoc itp.).
2. System musi posiadać wyróżnienie pól, które należy niezbędnie wypełnić w celu zapisania formularza (pól obligatoryjnych) np.: czerwona ramka lub wyróżniający się kolor tła pola. Pola wymagane do wypełnienia (obligatoryjne) muszą być wyróżnione cały czas, w szczególności przed zapisem formularza.
3. System ma dostarczać użytkownikowi wyraźnych, zrozumiałych i dokładnych informacji odnośnie wykonywania zadania i przebiegu realizacji aż do jego zakończenia.
4. System musi dostarczać użytkownikowi prosto napisanych instrukcji, ułatwiających zrozumienie i użycie Systemu w celu uzyskania pożądanych celów oraz skutecznego i efektywnego znajdowania rozwiązania wyjścia z sytuacji problematycznych.
5. System musi być skalowalny, umożliwiając pracę większej liczbie Użytkowników Systemu i obsługę większej liczby pracowników.
6. System musi umożliwiać instalację oprogramowania klienckiego na stacjach roboczych z wykorzystaniem funkcjonalności Active Directory np. za pośrednictwem plików MSI.
7. System musi spełniać poniższe wymagania wydajnościowe (przy wyłączonym podsystemie Portal Pracownika):
1) czas realizacji dla standardowych funkcji wyszukujących nie może być dłuższy niż 2 sekundy;
2) przeciętny czas realizacji funkcji zapisujących zmiany w Systemie (poza funkcjami raportującymi i agregującymi) nie dłuższy niż 2 sekundy. Wyjątkiem jest zapisywanie załączników (plików), czas wtedy nie może być dłuższy niż 5 sekund (dokumenty zeskanowane);
3) System realizuje operacje raportujące i agregujące, w tym tworzy zestawienia i sprawozdania w czasie nie dłuższym niż 15 minut. Takie operacje nie mogą powodować zauważalnego spowolnienia pracy Systemu;
4) lista operacji, które nie będą spełniały warunków wydajnościowych wraz z podaniem uzasadnienia powstania takiej sytuacji musi zostać przekazana Zamawiającemu do akceptacji jako jeden z warunków odebrania Systemu;
8. System musi spełniać poniższe wymagania dla podsystemu Portal Pracownika:
1) czas realizacji przez System funkcji prezentujących dane z modułów kadrowo-płacowego oraz o środkach trwałych nie może być dłuższy niż 5 sekund;
2) System musi informować o oczekiwaniu na przetworzenie odpowiednich danych z bazy danych, chyba że czas realizacji funkcjonalności będzie krótszy niż 1 sekunda.
3) Portal Pracownika musi zapewniać dostępność dla osób niepełnosprawnych zgodnie z WCAG 2.0 Web Content Accessibilty Guidelines 2.0 na poziomie AA.
6.8 Niezawodność
1. System musi działać w trybie ciągłym w dni robocze. Aktualizacje i inne czynności techniczne, które wpływają na ciągłość pracy, muszą być wykonywane poza godzinami pracy Zamawiającego (8:15 – 16:15).
2. System musi działać z niezawodnością wynoszącą 99,00% czasu pracy w roku, przy pełnej funkcjonalności.
6.9 Efektywność
1. System musi cechować się wielodostępnością i wielozadaniowością.
2. Zatwierdzona przez użytkownika modyfikacja danych w Systemie powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych uprawnionych użytkowników.
3. System musi utrzymać wszystkie parametry wydajnościowe przy obciążeniu minimum 50 użytkowników pracujących jednocześnie niezależnie od modułu, w którym użytkownicy będą pracowali.
4. Czynności pielęgnacyjne związane z Systemem (aktualizacje, kopie zapasowe) będą wykonywane poza godzinami określonymi w rozdziale 6.8 „Niezawodność”.
6.10 Dane statystyczne
Parametry wydajnościowe Systemu muszą być spełnione przy wskazanych poniżej danych statystycznych:
1. Liczba tworzonych dekretów księgowych – 30 tys. pozycji rocznie.
2. Liczba osób obsługiwanych przez system kadrowo-płacowy będzie nie mniejsza niż 1000.
3. Liczba osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz powołanych do komisji, rad i zespołów) w ciągu roku w sumie 50 umów.
4. Liczba składników majątkowych w ewidencji – 10 tys.
5. Liczba dokumentów zeskanowanych i przechowywanych przez moduł Finansowo-Księgowy – 4 tys. rocznie.
6. Liczba dokumentów tworzonych w module Finansowo-Księgowym – 10 tys. rocznie.
7. Liczba rejestrowanych wniosków o udzielenie zamówienia publicznego – ok 1000 rocznie.
6.11 Pomoc zintegrowana z programem
1. System musi zawierać moduł pomocy kontekstowej zintegrowany z programem dostępny pod określonym klawiszem i/lub kombinacją klawiszy (skróty klawiszowe).
2. Wykorzystanie powyższej kombinacji klawiszy umożliwi pomoc w pojawiających się problemach z obsługą:
1) funkcji,
2) pól,
3) formularzy,
używanych przez Użytkownika Systemu i/lub aktualnie używanego kontekstu pracy.
6.12 Wytyczne do realizacji usług przez Wykonawcę
W ramach Okres Stabilizacji Wykonawca zobowiązuje się:
1) przekazać procedurę aktualizacji dokumentacji i oprogramowania Systemu;
2) przekazać procedurę przekazywania nośników wraz z zaktualizowanymi i poprawionymi wersjami Systemu;
3) przekazać zestawienie zawierające listę zgłoszonych błędów Systemu, uwag użytkowników zgłoszonych w trakcie trwania Okresu Stabilizacji oraz informacją o sposobie ich rozwiązania/uwzględnienia przez Wykonawcę;
4) w ramach obszaru Finanse i Księgowość przeprowadzić migrację danych obejmującą bilans otwarcia.
6.12.1 Inne wymagania - procedura kontroli zmian
1. W ramach Okres Stabilizacji Wykonawca opracuje procedurę kontroli zmian w Systemie i oprogramowaniu standardowym (standardowym oprogramowaniu systemowym i bazodanowym). Celem procedury jest zapewnienie ciągłości działania Systemu oraz zapewnienie spójności konfiguracji. Procedura kontroli zmian będzie zawierała:
1) procedurę akceptacji zmian, jakie ma wprowadzić nowa wersja systemu/poprawek oprogramowania (system operacyjny, narzędzia),
2) procedurę testowania nowej wersji systemu/poprawek oprogramowania (system operacyjny, narzędzia),
3) procedurę wdrażania nowej wersji systemu/poprawek oprogramowania (system operacyjny, narzędzia), z uwzględnieniem pełnej konfiguracji.
2. W czasie trwania umowy Wykonawca ma obowiązek bezpłatnego dostosowania Systemu do pojawiających się poprawek podnoszących bezpieczeństwo Systemu, natomiast wprowadzanie innych aktualizacji oprogramowania narzędziowego i systemowego wymaga zgody Wykonawcy, a ewentualne dostosowanie Systemu podlega uzgodnieniom.
6.13 Tryb prowadzenia i zasady odbioru usług związanych z Usługą Utrzymania
W trakcie 33 miesięcznej Usługi Utrzymania Wykonawca będzie świadczył następujące usługi związane z utrzymaniem Systemu:
1) stałą telefoniczną pomoc dla Użytkowników Systemu,
2) usuwanie Błędów,
3) aktualizację Systemu.
6.13.1 Stała telefoniczna pomoc dla użytkowników
1. Dla celów realizacji usługi Wykonawca wyznaczy dedykowaną dla Zamawiającego linię telefoniczną. W pilnych przypadkach, w razie braku możliwości skomunikowania się z Wykonawcą drogą telefoniczną, Zamawiający ma możliwość zgłoszenia potrzeby konsultacji drogą mailową, na adres e-mail udostępniony w dniu podpisania Umowy. Wówczas Wykonawca ma obowiązek skomunikowania się z nadawcą wiadomości najpóźniej w ciągu jednej godziny zegarowej od jego wysłania. Zgłoszenia mailowe mogą być wysyłane w dni robocze w godzinach 8:15 – 16:15. Zamawiający deklaruje gotowość oczekiwania na reakcję Wykonawcy w dni robocze do godziny 16.15.
2. Zamawiający dopuszcza kontakt serwisowy poprzez formularz elektroniczny udostępniony przez Wykonawcę za pomocą dedykowanego portalu Wykonawcy obsługującego Zgłoszenia Serwisowe. W takim przypadku za ,,Zgłoszenie Błędu” oraz potwierdzenie naprawy można będzie uznać wpis potwierdzający poprawność wykonanych zmian, dokonany przez Zamawiającego na dedykowanym portalu. Zamawiający otrzyma potwierdzenie poza systemem Wykonawcy, że jego zgłoszenie zostało przyjęte wraz z datą,
godziną rejestracji oraz treścią tego zgłoszenia. Portal Wykonawcy musi powiadamiać Zamawiającego o zakończeniu realizacji zgłoszenia.
3. Wykonawca powiadomi pisemnie Zamawiającego o udostępnionym numerze telefonicznym oraz adresie e-mail w dniu podpisania Umowy. Wykonawca będzie każdorazowo powiadamiał pisemnie Zamawiającego o zmianie numeru telefonicznego i/lub adresu e-mail, najpóźniej na 14 (czternaście) dni przed zmianą.
4. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i szczegółowej ewidencji konsultacji telefonicznych, zawierającej co najmniej:
1) numer kolejny konsultacji telefonicznej w danym okresie rozliczeniowym;
2) datę i godzinę rozpoczęcia konsultacji;
3) nazwę modułu, którego dotyczy problem;
4) imię i nazwisko osoby zgłaszającej problem;
5) opis zgłoszonego problemu;
6) imię i nazwisko osoby udzielającej konsultacji;
7) opis rozwiązania;
8) datę i godzinę ostatecznego zakończenia rozwiązywania problemu.
6.13.2 Usuwanie Błędów Systemu
1. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia poziomu usług oznaczającego zobowiązanie Wykonawcy do dotrzymania poniżej przedstawionych parametrów czasowych w przypadku problemów dotyczących funkcjonowania Systemu w okresie świadczenia Usługi Utrzymania:
Kategoria problemu | Czas reakcji | Czas naprawy |
Błąd Krytyczny | do 2 h | do 8 h |
Błąd Poważny | do 8 h | do 24 h |
Błąd Niskiej Kategorii | do 24 h | do 7 dni roboczych |
2. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i szczegółowej ewidencji zgłoszonych Błędów zawierającej co najmniej:
1) numer kolejny zgłoszenia w danym okresie rozliczeniowym;
2) datę wpisu;
3) datę wpływu do Wykonawcy pisemnego zlecenia;
4) numer zlecenia;
5) kategorię problemu;
6) datę zlecenia;
7) treść merytoryczną zlecenia;
8) datę wykonania zlecenia;
9) opis sposobu wykonania zlecenia;
10) ewentualne uwagi;
11) wskazanie dokumentacji Systemu zaktualizowanej w związku z naprawą.
3. Zamawiający może zgłaszać nieprawidłowe działanie Systemu na specjalnie do tego celu udostępnionym portalu Wykonawcy albo za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na formularzu zgłoszenia opracowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego albo telefonicznie. Zgłoszenie telefoniczne musi być potwierdzone w formie pisemnej (faksem lub pocztą elektroniczną).
6.13.3 Aktualizacja Systemu
1. Realizacja usługi będzie polegała na aktualizowaniu Systemu w związku z wprowadzeniem przez Wykonawcę nowej wersji Systemu w przypadku modyfikacji/poprawki lub w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa w celu dostosowania Systemu do aktualnie obowiązujących przepisów
prawa, w terminie nie później niż 7 dni roboczych przed ich wejściem w życie, a w przypadku wejścia w życie przepisów w dniu ich ogłoszenia, w terminie 7 dni roboczych od ich wejścia w życie.
2. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i szczegółowej ewidencji przeprowadzonych aktualizacji zawierającej co najmniej:
1) numer kolejny/nr wersji;
2) oznaczenie, czy jest to aktualizacja Systemu wynikająca ze zamiany przepisów prawa;
3) nazwa modułu, którego dotyczy aktualizacja;
4) wskazanie dokumentacji Systemu zaktualizowanej w związku z aktualizacją;
5) imiona i nazwiska osób ze strony Wykonawcy, z którymi można się kontaktować w celu omówienia szczegółów związanych z wprowadzoną aktualizacją.
6.14 Usługi Rozwoju
1. W ramach Usług Rozwoju Zamawiający ma prawo zlecać Wykonawcy prace rozwojowe obejmujące wizyty konsultanta oraz prace programistyczne w okresie Utrzymania Systemu w celu realizacji ewentualnych dodatkowych prac dostosowujących System do potrzeb użytkowników, wykonywania drobnych zmian, konfiguracji Systemu oraz szkoleń.
2. Usługi Rozwoju będą zlecane przez Zamawiającego zgodnie z następującą procedurą:
1) Zamawiający przekaże Wykonawcy zlecenie realizacji Usług Rozwoju, w którym określi:
a) zakres prac,
b) oczekiwany termin wykonania Usług rozwoju.
2) Wykonawca w terminie do 5 Dni Roboczych od otrzymania zlecenia Zamawiającego wystosuje do Zamawiającego odpowiedź zawierającą:
a) wskazanie liczby roboczogodzin koniecznych do wykonania zleconych Usług Rozwoju,
b) wskazanie osób, które po stronie Wykonawcy będą odpowiedzialne za realizację Usług Rozwoju,
c) potwierdzenie terminu realizacji zleconych prac rozwojowych lub dodatkowych usług lub propozycję nowego terminu realizacji.
3) Zamawiający po otrzymaniu odpowiedzi Wykonawcy może:
a) potwierdzić zlecenie Usług Rozwoju zgodnie z treścią zlecenia i odpowiedzi Wykonawcy, albo
b) złożyć oświadczenie o rezygnacji z realizacji danych Usług Rozwoju, albo
c) zaprosić Wykonawcę do negocjacji celem ustalenia zakresu, pracochłonności i terminu realizacji Usług Rozwoju.
4) Zlecenia realizacji Usług Rozwoju mogą być składane przez Zamawiającego w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej. Potwierdzenie zlecenia prac rozwojowych wymaga formy pisemnej.
3. Zamawiający może zlecać realizację Usług Rozwoju w siedzibie Zamawiającego w wymiarze co najmniej 6 godzin dziennie.
4. W godziny pracy Konsultantów nie będzie wliczony czas dojazdu Konsultanta do siedziby Zamawiającego.
5. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i szczegółowej ewidencji wykorzystanych godzin pracy Konsultantów zawierającej, co najmniej:
1) numer kolejny zgłoszenia w danym okresie rozliczeniowym;
2) data zgłoszenia;
3) imię i nazwisko Xxxxxxxxxxx;
4) imię i nazwisko osoby, do której przyjechał Xxxxxxxxxx;
5) opis udzielonej konsultacji (modyfikacji, szkolenia);
6) nazwa modułu, którego dotyczy konsultacja;
7) funkcjonalność, której dotyczy konsultacja;
8) data i godzina rozpoczęcia i zakończenia konsultacji.
6.14.1 Rozliczenie Usług Rozwoju
1. Wykonawca będzie dostarczał Zamawiającemu ewidencję wykonanych usług w podziale na poszczególne kategorie w cyklu miesięcznym, najpóźniej do piątego dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przedstawiona ewidencja wykonanych usług będzie jednocześnie załącznikiem do protokołów odbioru stanowiących podstawę do realizacji przez Zamawiającego płatności za wykonane usługi. Ewidencja może być przekazywana Zamawiającemu w formie elektronicznej ustalonej przez Strony.
2. Protokoły odbioru będą zawierały wyniki analizy ewidencji wykonanych w danym miesiącu usług oraz opis ewentualnych pisemnych uwag (skarg) Zamawiającego dotyczących realizacji usług.
3. Zamawiający ma prawo skierować do Wykonawcy skargę w przypadku:
1) niemożności skomunikowania się z Wykonawcą w związku ze świadczeniem przez Wykonawcę Usług Rozwoju;
2) niesatysfakcjonującego poziomu merytorycznego świadczonej przez Wykonawcę usługi. W tym przypadku Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zmiany osoby świadczącej określoną usługę (np. rezygnacja z usług określonego Konsultanta).
7 Ramowy harmonogram wdrożenia
Zakładany harmonogram realizacji wdrożenia przedmiotu zamówienia jest następujący:
1. Rozpoczęcie Wdrożenia nastąpi w dniu podpisania umowy przez Xxxxxx.
2. Odbiór Wdrożenia nastąpi nie później niż dnia 20 grudnia 2017 r. (termin wymagany).
3. Start Produkcyjny nastąpi 02 stycznia 2018 r. (termin wymagany).
4. Etap Okresu Stabilizacji będzie trwał trzy (3) miesiące począwszy od dnia Startu Produkcyjnego.
5. Świadczenie Usługi Utrzymania przewiduje się w okresie trzydziestu trzech (33) miesięcy od dnia zakończenia Okresu Stabilizacji.
8 Załączniki
1. Wymagania funkcjonalne do Systemu.
INSTRUKCJA
Jak wypełniać tabele
Prosimy wypełnić poszczególne arkusze zgodnie z poniższą instrukcją.
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Pro-1 | ||||
Pro-2 | ||||
Pro-3 | ||||
Pro-4 | ||||
… | ||||
Legenda:
STD - funkcjonalność dostarczona w standardowej wersji systemu MDF - funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji systemu Pro-1 - identyfikator funkcjonalności.
Wymagana jest realizacja wszystkich wymagań wyspecyfikowanych w tabelach wymagań funkcjonalnych.
Każde wymaganie w kolumnach "STD" oraz "MDF" posiada wpisaną wartość odpowiednio "0" i "0". Dla kadego wymagania wartości w kolumnach "STD" i "MDF" należy zmienić zgodnie z podanym poniżej opisem:
Wykonawca wypełnia w każdym arkuszu, kolumny "STD", "MDF" oraz "Uwagi". W przypadku gdy oferowany system standardowo spełnia daną funkcjonalność należy, w kolumnie "STD", wpisać wartość 1, natomiast w kolumnie "MDF" pozostawić wartość 0. Jeżeli dana funkcjonalność zostanie dostarczona w wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy wpisać wartość 1 natomiast w kolumnie "STD" pozostawić wartość 0.
Każdy inny zapis lub brak zapisu w kolumnach "STD" i "MDF" będzie traktowany jako brak możliwości zrealizowania funkcjonalności w proponowanym systemie, co w konsekwencjo oznaczać będzie niezgodność proponowanego systemu z opisem przedmiotu zamówienia.
Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF" jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o daną funkcjonalność, w ramach oferty.
W przypadku gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny "MDF" zapis 1, proszony jest o wypełnienie kolumny Uwagi, informacjami dotyczącymi:
- krótkiego opisu zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu
- przewidywanej pracochłonności [roboczogodziny]
Przykład:
Id | Objaśnienia | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Pro-1 | funkcjonalność dostarczona w standardzie | 1 | 0 | |
Pro-2 | funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji | 0 | 1 | krótki opis zmian 20 rbh |
WYMAGANIA FUNKCJONALNE DO SYSTEMU | |||||||||
Legenda: STD - funkcjonalność dostarczona w standardowej wersji systemu MDF - funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji systemu | |||||||||
Obszar Finanse – Księgowość / Budżet zadaniowy | |||||||||
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | |||||||
STD | MDF | Uwagi | |||||||
Finanse – Księgowość / Budżet zadaniowy | |||||||||
Fin-1 | System musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą rozliczanie i księgowanie wydatków w układzie budżetu zadaniowego, tj. w podziale na funkcje/zadanie/podzadanie/działanie w powiązaniu z układem tradycyjnym. | 0 | 0 | ||||||
Fin-2 | Rozliczanie wydatków i planu budżetu zadaniowego powinno być dokonywane automatycznie przy zastosowaniu do wydatków płacowych oraz opcjonalnie do niektórych wydatków - klucza podziału np. rozliczenia etatów na działania budżetu zadaniowego ustalonego w module kadrowym. | 0 | 0 | ||||||
Fin-3 | W budowie konta księgowego ustala się hierarchiczny układ kartotek: 1) klasyfikacji budżetowej wg działu, rozdziału, paragrafu; 2) strukturę budżetu zadaniowego; 3) klasyfikację wydatków strukturalnych; 4) hierarchiczną strukturę finansowania zadań realizowanych ze środków UE i innych środków zagranicznych wg program, działanie, projekt; 5) źródło finansowania (budżet, rezerwa, nr decyzji); 6) inne. Wielopoziomowe słowniki współpracujące ze strukturą konta. Dodatkowa kartoteka jest niezbędna i ma umożliwiać wielopłaszczyznową ewidencję według różnych kryteriów np. wg numerów zawartych z kontrahentami umów. | 0 | 0 | ||||||
Fin-4 | System musi informować użytkownika o poziomie wydatkowania w stosunku do planu i zaangażowania oraz o możliwości przekroczenia planów w poszczególnych pozycjach wydatków budżetowych w układzie tradycyjnym i zadaniowym, w okresach dziennych lub na żądanie użytkownika. | 0 | 0 | ||||||
Fin-5 | System musi posiadać możliwość równoległego księgowania na dowolnych kontach księgowych. | 0 | 0 | ||||||
Fin-6 | Konto księgowe musi być prezentowane z użyciem separatora. | 0 | 0 | ||||||
Fin-7 | System musi umożliwiać zaprojektowanie planu kont z wykorzystaniem znaków alfanumerycznych. | 0 | 0 | ||||||
Fin-8 | System musi dla konta umożliwiać kopiowanie danych dotyczących nazwy konta. | 0 | 0 | ||||||
Fin-9 | System musi umożliwiać oznaczenie rodzaju konta jako w szczególności konto: rozrachunkowe, bilansowe, pozabilansowe, jednosaldowe, dwusaldowe. Oznaczenie rodzaju konta musi następować na poziomie syntetyki konta księgowego. Oznacza to w szczególności, że każda analityka danego konta zostanie przez System opisana tymi samymi rodzajami. Dla każdego roku budżetowego System musi umożliwiać zmianę oznaczenia rodzaju konta bez możliwości zmiany w ciągu roku budżetowego. | 0 | 0 | ||||||
Fin-10 | System musi domyślnie oznaczyć każde konto jako aktywne. System musi umożliwiać uprawnionemu użytkownikowi dokonanie zmiany oznaczenia konta jako nieaktywne. Konto nieaktywne to takie, na którym nie mogą być dokonywane zapisy księgowe po dacie jego blokady. Jednocześnie zapisy konta nieaktywnego (dokonane przed blokadą) muszą być uwzględniane w raportach, zestawieniach itp. System musi umożliwiać zmianę oznaczenia rodzaju konta z możliwością zmiany w ciągu roku budżetowego. | 0 | 0 | ||||||
Fin-11 | System musi współzależności) | umożliwiać | zdefiniowanie | kont | przeciwstawnych | (reguły | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-12 | System musi umożliwiać wybór sposobu prezentacji konta księgowego na dowolnym poziomie analityki. Wyboru użytkownik może dokonać w szczególności w trakcie wprowadzania danych, generowania wydruków, zestawień. | 0 | 0 | |
Fin-13 | System z pozycji planu kont musi pokazywać obroty konta księgowego w układzie syntetycznym i analitycznym z możliwością podglądu zapisów oraz równolegle w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów. | 0 | 0 | |
Fin-14 | System musi umożliwiać usunięcie z planu kont, kont księgowych nie zawierających zapisów. | 0 | 0 | |
Fin-15 | System musi ,, w domyśle" umożliwiać zdefiniowanie powiązań dla kont kosztowych w powiązaniu z kontem i wydatków i planu według poszczególnych paragrafów (np. powiązanie konta 400 z kontem 130) | 0 | 0 | |
Fin-16 | System musi posiadać funkcjonalność wstępnego i ostatecznego zamknięcia roku budżetowego. Funkcjonalność wstępnego zamknięcia roku budżetowego może być wykonywana wielokrotnie. Funkcjonalność ostatecznego zamknięcia roku budżetowego jest wykonywana jednokrotnie i polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. | 0 | 0 | |
Fin-17 | System musi posiadać możliwość automatycznego wygenerowania przeksięgowania z kont księgowych wynikowych na konto księgowe wyniku finansowego, | 0 | 0 | |
Fin-18 | System musi posiadać możliwość automatycznego wygenerowania planu kont w nowym roku. | 0 | 0 | |
Fin-19 | System musi umożliwić zaksięgowanie planu finansowego jednostki w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej i zadaniowej oraz jego zmian. Wczytywanie planu finansowego wg ustawy budżetowej oraz jego zmian z systemu TREZOR oraz możliwość eksportowania danych z Systemu do systemu TREZOR. Informacje dotyczące eksportu i importu danych z/do systemu Trezor znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów. | 0 | 0 | |
Fin-20 | System musi umożliwić definiowanie automatycznych dekretacji uprawnionemu użytkownikowi merytorycznemu, który nie posiada wiedzy z zakresu programowania. | 0 | 0 | |
Fin-21 | System musi umożliwiać wprowadzenie dokumentów z ręcznym wskazaniem sposobu dekretacji (sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych). Dekret księgowy składa się z jednej lub wielu pozycji księgowych. | 0 | 0 | |
Fin-22 | W ramach wzorców System musi umożliwiać tworzenie pól zmiennych, które uzupełniane są automatycznie w trakcie księgowania danych. Pola zmienne we wzorcu to x.xx. kontrahent, beneficjent, pracownik. | 0 | 0 | |
Fin-23 | System musi automatycznie, na bieżąco (tj. po każdym pojedynczym zapisie księgowym w dekrecie) przeprowadzać kontrolę bilansowania się zapisów księgowych (i prezentować stan kontroli) oraz prezentować obroty dekretu. System musi uniemożliwić zamknięcie (zaksięgowanie) przez użytkownika dekretu niebilansującego się na kontach bilansowych. | 0 | 0 | |
Fin-24 | System musi umożliwiać dodatkowo księgowanie jednostronne na kontach pozabilansowych bez kontroli bilansowania zapisów. | 0 | 0 | |
Fin-25 | System musi umożliwić prowadzenie słownika zdarzeń operacji gospodarczych. Do każdego elementu słownika musi być możliwość zdefiniowania wzorcowych opisów operacji gospodarczych. Definiowanie może odbywać się z wykorzystaniem elementów dokumentu źródłowego. Sugerowany przez System opis operacji gospodarczej na dokumencie źródłowym musi podlegać modyfikacji. | 0 | 0 | |
Fin-26 | System musi umożliwiać księgowanie dokumentów źródłowych w dwóch niezamkniętych okresach sprawozdawczych równocześnie to znaczy w miesiącu n (miesiąc bieżący) i n+1 (miesiąc następujący po bieżącym), a także na przełomie roku budżetowego. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-27 | System musi umożliwiać zamknięcie miesiąca stycznia kolejnego roku budżetowego oraz miesięcy następnych w sytuacji niezamknięcia miesiąca grudnia poprzedniego roku budżetowego z jednoczesną możliwością zmiany bilansu otwarcia. | 0 | 0 | |
Fin-28 | W procesie dekretacji System musi sugerować listę kont księgowych możliwych do wykorzystania (symbol oraz opis konta księgowego). Przykładowo po wpisaniu syntetyki System automatycznie podpowiada dalej tylko konta analityczne dla danej syntetyki. | 0 | 0 | |
Fin-29 | System musi sugerować listę dokumentów źródłowych do rozliczenia np. nierozliczonych zaliczek, faktur | 0 | 0 | |
Fin-30 | System musi umożliwiać automatyczne dekretowanie pozycji wyciągu bankowego z wykorzystaniem elementów dokumentu źródłowego oraz musi przy tym procesie automatyzować rozliczenie rozrachunków. | 0 | 0 | |
Fin-31 | System musi po zatwierdzeniu listy płac automatycznie generować pełną dekretację listy płac w szczególności z uwzględnieniem składników wynagrodzeń, pochodnych, potrąceń. System musi zapewnić ewidencję listy płac zarówno w Systemie ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej z wykorzystaniem kont księgowych oraz musi prowadzić równolegle do powyższych ewidencji, ewidencję pozabilansową w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów. | 0 | 0 | |
Fin-32 | System musi po zatwierdzeniu dokumentów dotyczących ewidencji składników majątku jednostki (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne) automatycznie generować pełną dekretację powyższych dokumentów. System musi zapewnić ewidencję składników majątku jednostki, zarówno w Systemie ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej z wykorzystaniem kont księgowych oraz musi prowadzić równolegle do powyższych ewidencji, ewidencję pozabilansową w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów. | 0 | 0 | |
Fin-33 | System musi automatyzować proces dekretowania naliczonej amortyzacji składników majątku jednostki. | 0 | 0 | |
Fin-34 | System musi zapobiegać aktualizacji/zmiany danych w okresach zamkniętych. | 0 | 0 | |
Fin-35 | System musi sprawdzać zgodność daty operacji gospodarczej z odpowiednim okresem księgowym oraz sygnalizować komunikatem w przypadku niezgodności. | 0 | 0 | |
Fin-36 | System musi sygnalizować komunikatem powtórzenie numeru dokumentu źródłowego od kontrahenta/beneficjenta. | 0 | 0 | |
Fin-37 | System musi umożliwiać wgląd i wydruki z historii rozrachunków z kilku lat obrotowych przechowywanych w Systemie. | 0 | 0 | |
Fin-38 | System musi pozwalać na określenie i wybór rodzaju rozrachunku z listy słownikowej (np.: zobowiązanie, należność). W danym rodzaju rozrachunku System musi umożliwić określenie typu rozrachunku (np.: rodzaj: należność; typ: zaliczka, faktura itp.). | 0 | 0 | |
Fin-39 | System musi automatycznie tworzyć i rozliczać rozrachunki w szczególności z uwzględnieniem ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów. | 0 | 0 | |
Fin-40 | System musi umożliwiać również utworzenie i rozliczenie rozrachunku poprzez ingerencję użytkownika. | 0 | 0 | |
Fin-41 | W procesie tworzenia i rozliczania rozrachunków muszą być odwzorowane 1. jeden rozrachunek jeden dokument rozliczający, 2. jeden rozrachunek wiele dokumentów rozliczających, 3. wiele rozrachunków jeden dokument rozliczający. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-42 | Stan rozrachunku musi być prezentowany przez System na bieżąco z jednoczesną prezentacją informacji o wysokości kwoty pozostającej do rozliczenia lub powstałej nadpłaty. System musi umożliwiać wiekowanie rozrachunków, zgodnie z przedziałami wiekowymi definiowanymi przez użytkownika, w szczególności: 1. z uwzględnieniem terminu zapłaty (przeterminowane i nieprzeterminowane), 2. z uwzględnieniem ich wymagalności (krótko, długoterminowe zgodnie z definicją 3. z uwzględnieniem ich wymagalności (krótko, długoterminowe zgodnie | 0 | 0 | |
Fin- 43+A92 | System musi umożliwiać zarządzanie rozrachunkami, w szczególności musi umożliwić dokonanie analizy rozrachunków w różnych przekrojach np.: 1. według rodzaju rozrachunku, 2. według typu rozrachunku, 3. według kontrahenta, 4. rodzaju relacji kontrahenta w stosunku do Zamawiającego (relacje zdefiniowane w Rejestrze kontrahentów), 5. według grupy lub kilku grup kontrahentów, 6. z uwzględnieniem ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, 7. z uwzględnieniem terminów płatności, 8. monitorowanie należności pod kątem terminów wymagalności, 9. monitorowanie zobowiązań pod kątem zapadalności, 10. na dowolnie wybrany dzień (uwzględniając stan na wybrany dzień). | 0 | 0 | |
Fin-44 | System musi umożliwiać, uprawnionemu użytkownikowi zmianę/aktualizację terminu rozliczenia rozrachunku z zachowaniem informacji o dokonanych modyfikacjach. | 0 | 0 | |
Fin-45 | System musi generować potwierdzenia sald z uwzględnieniem ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów na dowolnie wybrany dzień (uwzględniając stan na wybrany dzień). | 0 | 0 | |
Fin-46 | System musi generować potwierdzenia sald z wykorzystaniem danych teleadresowych z rejestru kontrahentów (adres do korespondencji). | 0 | 0 | |
Fin-47 | System musi umożliwiać zmianę formularza potwierdzenia salda przez użytkownika. Wydruki | 0 | 0 | |
Fin-48 | system musi umożliwić opracowanie planu zamówień publicznych w ujęciu wieloletnim oraz rocznym oraz sporządzanie rejestru wniosków o zamówienia publiczne z kwotami netto oraz brutto. Kwoty brutto z ujęcia rocznego planu zamówień publicznych oraz rejestru winny zawierać podział na paragrafy klasyfikacji budżetowej oraz klasyfikację Budżetu Zadaniowego (BZ).Kwoty brutto z „planu zamówień publicznych” powinny przenosić się automatycznie do modułu FK do planu finansowego w układzie paragrafowym oraz do planu wydatków układzie BZ.Z rejestru wniosków winny przenosić się automatycznie kwoty brutto do modułu FK do zaangażowania wydatków w układzie paragrafowym. Do rejestru wniosków do odpowiedniej rubryki powinny natomiast przenosić się automatycznie kwoty wskazywane podczas księgowania wyciągów bankowych w module FK. Korelacja rejestru wniosków, wykorzystania kwot z wniosków (na podstawie FV) z planem zamówień publicznych. | 0 | 0 | |
Fin-49 | system musi umożliwić naliczanie odsetek (ustawowych i podatkowych) od nieuregulowanych tytułów i ich zapisu księgowego za okresy sprawozdawcze (np. za okresy kwartalne). Okres naliczania określa użytkownik (np. na dowolny dzień). | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-50 | system musi umożliwić generowanie not odsetkowych od tytułów uregulowanych po terminie płatności z automatycznym ich księgowaniem. Możliwość naliczania odsetek również w opcji proporcjonalnego rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę zgodnie z art. 55 § 2 ordynacji podatkowej. Możliwość ograniczenia kwotowego naliczenia odsetek do wartości , obecnie 8,70 (możliwość zmiany przez użytkownika) art.54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa | 0 | 0 | |
Fin-51 | System musi zapewnić sporządzenie wydruku/prezentacji na ekran/importu/eksportu wszelkich zestawień/raportów wymaganych ustawą o rachunkowości i zgodnych z ustawą o rachunkowości, z uwzględnieniem wyboru opcji dokumentów wstępnie zaksięgowanych i zaksięgowanych z jawną prezentacją 1. zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg 2. konta Księgi Głównej (ewidencja syntetyczna), 3. konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), 4. dzienniki księgowań w dowolnym układzie, 5. aktywność kont księgowych (zapisy na kontach księgowych). | 0 | 0 | |
Fin-52 | System musi zapewnić sporządzenie wydruku/prezentacji na ekran/importu/eksportu wszelkich zestawień/raportów wymaganych ustawą o rachunkowości i zgodnych z ustawą o rachunkowości, w szczególności dla ewidencji bilansowej oraz ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, lub osobne wydruki dla obu ewidencji, lub wydruk dla ewidencji pozabilansowej z wykorzystaniem kont księgowych oraz ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, lub osobne wydruki dla obu ewidencji, na dowolnym poziomie szczegółowości powyższych ewidencji. | 0 | 0 | |
Fin-53 | System musi zapewnić sporządzenie wydruku/prezentacji na ekran/importu/eksportu wszelkich zestawień/raportów z możliwością definiowania przez użytkownika kryteriów wyborów wydruku, z uwzględnieniem wyboru opcji dokumentów wstępnie zaksięgowanych i zaksięgowanych z jawną prezentacją na 1. na dowolny dzień, 2. dla dowolnych okresów czasu, 3. dla wybranych kont księgowych (w tym tylko konta syntetyczne), 4. dla wybranej grupy kont (możliwość zdefiniowania przez użytkownika grup, | 0 | 0 | |
Fin-54 | Każdy wydruk zawsze musi zawierać: 1. trwałe oznaczenie nazwą (pełną lub skróconą Zamawiającego) której dotyczą, nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwę programu przetwarzania, 2. wyraźne oznaczenie co do roku budżetowego okresu sprawozdawczego i daty 3. liczbę porządkową pozycji na wydruku (dla wydruków tabelarycznych), 4. numer strony z oznaczeniem bieżącej i ostatniej, 5. sumę kwot na stronie, sumę kwot z przeniesienia oraz sumę kwot narastająco, 6. metrykę wydruku, tj. użytkownik dokonujący wydruku (imię i nazwisko – login), datę i godzinę dokonania wydruku, 7. parametry wydruku zastosowane przez użytkownika. | 0 | 0 | |
Fin-55 | System musi zapewnić możliwość wydruku/prezentacji na ekran/eksportu dekretów księgowych. System musi automatycznie umieszczać na wydruku dekretu datę jego sporządzenia oraz informację o osobie odpowiedzialnej za treść zapisu z wyspecyfikowaniem użytkowników dokonujących weryfikacji na poszczególnych poziomach uprawnień do zatwierdzenia i zapisania dokumentu w Księdze Głównej. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-56 | System musi umożliwiać wybór opcji sporządzenia wydruku dekretów np.: 1. jeden wydruk dla dekretu ewidencji bilansowej oraz ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, 2. osobne wydruki dla dekretu ewidencji bilansowej i ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, 3. jeden wydruk dla dekretu ewidencji pozabilansowej wykorzystaniem kont księgowych oraz ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów, 4. osobne wydruki dla dekretu ewidencji pozabilansowej wykorzystaniem kont księgowych oraz ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) klasyfikatorów. | 0 | 0 | |
Fin-57 | System musi zapewniać możliwość integracji (przepływu/przenoszenia) informacji do/z Systemu Bankowości Elektronicznej. Obecnie wykorzystywany jest w Jednostce NBE | 0 | 0 | |
Fin-58 | System musi generować/eksportować przelewy/zlecenia płatności do bankowości elektronicznej | 0 | 0 | |
Fin-59 | System musi w procesie generowania przelewów identyfikować i przypisywać z wykorzystaniem zestawu klasyfikatorów właściwy rachunek bankowy Zamawiającego lub rachunek bankowy, do którego Zamawiający składa zlecenie płatności. | 0 | 0 | |
Fin-60 | System musi umożliwiać wygenerowanie przelewów (dla realizacji przelewów w NBP) w sposób automatyczny na podstawie zatwierdzonych dokumentów źródłowych wprowadzonych do Systemu, z uwzględnieniem wymaganych warunków, w tym w szczególności z uwzględnieniem wyników procesu kontroli finansowej, statusu dokumentu (opcja do zapłaty) | 0 | 0 | |
Fin-61 | System musi posiadać funkcjonalność agregowania przelewów. | 0 | 0 | |
Fin-62 | System musi umożliwiać wygenerowanie przelewów/zleceń płatności przez użytkownika (w sposób „ręczny”). System musi umożliwiać dla przelewów wprowadzanych w sposób „ręczny” wskazanie referencji do dokumentów | 0 | 0 | |
Fin-63 | System musi generować/eksportować przelewy w formacie wymaganym przez Urząd Skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. | 0 | 0 | |
Fin-64 | System musi generować/eksportować przelewy/zlecenia płatności w formacie i z uwzględnieniem danych wymaganych w przelewie/zleceniu płatności dla Instytucji Wdrażającej i Jednostki budżetowej (np. rozdział/paragraf). Dla więcej niż jednego rozdziału/paragrafu system musi automatycznie wyznaczyć jeden rozdział/paragraf wymagany w przelewie. | 0 | 0 | |
Fin-65 | System musi umożliwiać elastyczne zarządzanie przelewami/zleceniami płatności w szczególności z uwzględnieniem: 1. bieżącego monitorowania terminów płatności, 2. generowania przelewów/zleceń płatności z wyprzedzeniem w stosunku do terminów płatności. | 0 | 0 | |
Fin-66 | System musi umożliwiać generowanie przelewów w sposób zapewniający automatyczne utworzenie „paczek” (zbioru przelewów). | 0 | 0 | |
Fin-67 | System musi importować z NBE (w przypadku NBP) pozycje wyciągów bankowych/wyciągi bankowe z jednoczesnym automatycznym rozliczaniem właściwego rozrachunku w Systemie. | 0 | 0 | |
Fin-68 | System musi umożliwiać wygenerowanie przelewu w odmiennej walucie niż waluta rachunku. | 0 | 0 | |
Fin-69 | System musi umożliwiać częściową zapłatę za zobowiązania. | 0 | 0 | |
Fin-70 | System musi generować informację o płatnościach zrealizowanych po terminie w stosunku do terminu płatności. | 0 | 0 | |
Fin-71 | System musi zapobiegać dokonaniu powtórnej zapłaty tego samego dokumentu źródłowego. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-72 | System musi umożliwiać prowadzenie podstawowych rejestrów, obsługujących procesy realizowane u Zamawiającego, w szczególności: 1. Rejestr kontrahentów, 2. Rejestr wniosków o zaciągnięcie zobowiązania, 3. Rejestr umów/aneksów/zamówień, 4. Rejestr dokumentów źródłowych, 5. Rejestr list płac, 6. Rejestr składników majątku, 7. Rejestr delegacji. | 0 | 0 | |
Fin-73 | System musi umożliwiać wpisanie wszystkich danych Zamawiającego niezbędnych do obsługi wszystkich procesów w Systemie, w szczególności: 1. nazwa pełna Jednostki, 2. nazwa skrócona Jednostki, 3. adres Jednostki, w tym adres do korespondencji, 4. NIP, 5. REGON, 6. dane teleadresowe, 7. kod województwa. | 0 | 0 | |
Fin-74 | System musi umożliwiać wprowadzenie informacji o rachunkach bankowych, w szczególności: 1. rachunki bankowe, których Zamawiający jest właścicielem, w tym w szczególności: właściciel rachunku, numer rachunku, przeznaczenie rachunku, okres obowiązywania rachunku, nazwa banku, waluta rachunku, IBAN, SWIFT/BIC, dane osób do kontaktu w danym banku, data zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym (US) otwarcia/zamknięcia rachunku bankowego, pole uwagi; 2. rachunki bankowe, których Zamawiający nie jest właścicielem, a z których realizuje płatności, w tym w szczególności właściciel rachunku, numer rachunku, przeznaczenie rachunku, okres obowiązywania rachunku, nazwa banku, waluta rachunku, IBAN, SWIFT/BIC, dane osób do kontaktu w danym banku, pole uwagi. | 0 | 0 | |
Fin-75 | System musi umożliwić zdefiniowanie wielu rachunków. | 0 | 0 | |
Fin-76 | System musi umożliwiać określenie poziomu uprawnień dostępu użytkowników do poszczególnych rejestrów wraz z zakresem ingerencji w dane (dodawanie/usuwanie danych, edycja, odczyt/podgląd). | 0 | 0 | |
Fin-77 | System musi umożliwiać tworzenie dowolnej ilości rejestrów danego typu. | 0 | 0 | |
Fin-78 | System musi umożliwiać selektywne dodawanie danych w ramach poszczególnych rejestrów. | 0 | 0 | |
Fin-79 | System musi umożliwiać: 1. wybieranie wartości z list słownikowych, 2. modyfikowanie list słownikowych, 3. oznaczenie każdego elementu list słownikowych jako element archiwalny. | 0 | 0 | |
Fin-80 | W Systemie muszą być zdefiniowane pola obowiązkowe do wypełnienia/uzupełnienia (ręcznie lub automatycznie). W przypadku braku wypełnienia/uzupełnienia obowiązkowego pola System uniemożliwia dalsze wykonywanie procesu. | 0 | 0 | |
Fin-81 | System musi umożliwiać zapisanie ustawień okna operacyjnego zdefiniowanych oddzielnie przez każdego użytkownika. System musi zapamiętywać indywidualne ustawienia | 0 | 0 | |
Fin-82 | System musi umożliwiać uruchamianie wielu wątków (okien operacyjnych) dla jednego użytkownika. System musi umożliwiać uruchamianie równocześnie wielokrotnej liczby dokumentów przez jednego użytkownika. System nie może pozwalać na równoczesne uruchomienie (edycję) jednego dokumentu przez wielu użytkowników w celu dokonywania zmian. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-83 | System musi zapewnić każdemu użytkownikowi podgląd danego dokumentu w procesie jego ewidencji. | 0 | 0 | |
Fin-84 | System musi umożliwiać elastyczne definiowanie rodzajów, a w ramach rodzajów określać typy dokumentów w poszczególnych rejestrach. | 0 | 0 | |
Fin-85 | Każdy dokument wpisany do rejestru musi posiadać numer systemowy. Numer systemowy jest to numer nadawany przez System od „1” do „n” dla każdego rodzaju dokumentu w danym rejestrze z uwzględnieniem roku budżetowego. | 0 | 0 | |
Fin-86 | Każdy dokument wpisany do rejestru musi posiadać numer własny dokumentu. System musi pozwalać na wprowadzenie dowolnej struktury (maski) numeru. Przyjęta struktura numeru w ramach poszczególnych rodzajach dokumentów nie może podlegać modyfikacji przez użytkownika (w trakcie roku budżetowego). | 0 | 0 | |
Fin-87 | W rejestrze dokumentów źródłowych dla typu dokumentu „wniosek o płatność” System musi wymuszać strukturę numeru dokumentu np. zgodną ze strukturą programu operacyjnego. | 0 | 0 | |
Fin-88 | System musi umożliwiać sortowanie, filtrowanie i wyszukiwanie według wszystkich wprowadzonych do rejestru danych, w tym według dowolnego ciągu znaków. | 0 | 0 | |
Fin-89 | Rejestr kontrahentów musi stanowić jedną bazę w Systemie. | 0 | 0 | |
Fin-90 | Wszystkie dane osobowe rejestru kontrahentów muszą być gromadzone, przetwarzane i przechowywane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. | 0 | 0 | |
Fin-91 | System musi automatycznie weryfikować wprowadzone dane tak, aby nie nastąpiło ponowne wprowadzenie danych tego samego kontrahenta. | 0 | 0 | |
Fin-92 | System musi pozwalać na określenie i wybór rodzaju relacji kontrahenta w stosunku do Zamawiającego, w tym w szczególności: 1. beneficjent, 2. kontrahent, 3. pracownik (relacja „pracownik” jest nazwą umowną zawierającą w szczególności osoby fizyczne, z którymi Zamawiający zawarł umowę o pracę, umowę zlecenie, | 0 | 0 | |
Fin-93 | Rejestr kontrahentów w zakresie danych niezbędnych do sporządzenia przelewu/zlecenia płatności (skrócona nazwa i adres) musi uwzględniać format pól wymagany w Systemach bankowości elektronicznej i internetowej wykorzystywanych przez Jednostkę. System domyślnie oznacza adres siedziby/adres zameldowania jako właściwy adres do dokonania przelewu/zlecenia płatności z możliwością zmiany przez użytkownika w Rejestrze kontrahentów. | 0 | 0 | |
Fin-94 | System musi umożliwiać przypisanie do rodzaju relacji kontrahenta w stosunku do Zamawiającego jednego lub kilku rozrachunkowych kont syntetycznych jako wskazanie do tworzenia kont analitycznych. | 0 | 0 | |
Fin-95 | W rejestrze musi być odwzorowana zależność dotycząca danych: do jednego kontrahenta można przypisać wiele rachunków bankowych, w szczególności dla relacji pracownik np. rachunek bankowy do wynagrodzenia, wypłaty i rozliczenia zaliczki na delegacje, refundacje. | 0 | 0 | |
Fin-96 | Numer rachunku bankowego bez względu na format wpisania danych do Systemu musi być prezentowany w formacie wymaganym dla rachunku bankowego (z separatorami). | 0 | 0 | |
Fin-97 | System musi: 1. kontrolować poprawność wprowadzanego numeru rachunku bankowego, 2. sygnalizować istnienie w Systemie już takiego numeru rachunku bankowego. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-98 | System musi pozwolić na łączenie kartotek kontrahentów, w tym w szczególności kartotek pracowniczych. | |||
Fin-99 | System musi umożliwiać z poziomu Rejestru kontrahentów wgląd/wydruk historii i stanu rozrachunków na dzień wybrany przez użytkownika, w układzie ewidencji bilansowej, pozabilansowej, w tym również w układzie klasyfikatorów | 0 | 0 | |
Fin-100 | System musi umożliwiać utworzenie katalogu/słownika rodzaju dokumentów źródłowych np. operacyjne, pracownicze, programowe. | 0 | 0 | |
Fin-101 | System musi umożliwiać utworzenie w ramach poszczególnych rodzajów dokumentów źródłowych różnych typów dokumentów np. w ramach operacyjnych faktury, rachunki, polecenie księgowania, korekty i inne, w ramach programowych np. wnioski o płatność pośrednią. | 0 | 0 | |
Fin-102 | System musi pobierać dane właściwe dla dokumentu z rejestru umów/aneksów. Pobierane dane mają obejmować w szczególności: dla wydatków operacyjnych właściwy dla danej umowy zestaw klasyfikatorów, rachunek bankowy właściwy dla dokonania płatności. System musi pozwalać na edycję pól (zmianę) przez użytkownika danych sugerowanych przez System oraz uzupełnienie brakujących danych. | 0 | 0 | |
Fin-103 | System musi umożliwiać w trakcie rejestracji dokumentu źródłowego podgląd stanu rozliczenia umowy, której dokument źródłowy dotyczy. | 0 | 0 | |
Fin-104 | Systemu musi zapewnić odwzorowanie w rejestrze następujących zależności (relacje) dotyczących dokumentów źródłowych i umów: 1. jeden dokument źródłowy powiązany z jedną umową, 2. wiele dokumentów źródłowych powiązanych z jedną umową, 3. wiele umów powiązanych z jednym dokumentem źródłowym | 0 | 0 | |
Fin-105 | System musi umożliwiać proces dokonania kompensat wprowadzonych dokumentów źródłowych np. faktury z notą księgową, z uwzględnieniem generowania przelewu na różnicę wynikającą z kompensaty. | 0 | 0 | |
Fin-106 | System musi umożliwiać generowanie w Rejestrze dokumentów źródłowych dokumentów dotyczących delegacji (wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki) w oparciu o dane wprowadzone do rejestru delegacji. | 0 | 0 | |
Fin-107 | System musi umożliwiać w wyniku ingerencji użytkownika na powiązanie (przypisanie) dokumentu źródłowego dotyczącego zakupu elementu majątku trwałego z odpowiednimi dokumentami przyjęcia elementu majątku trwałego do użytkowania w rejestrze składników majątku. | 0 | 0 | |
Fin-108 | System musi rozróżniać co najmniej następujące rodzaje klasyfikatorów (za równoważne nazwy należy uważać w szczególności słowniki/wyróżniki/ cechy/elementy ewidencji pozabilansowej w układzie (z wykorzystaniem) 1. klasyfikator budżetu tradycyjnego. 2. klasyfikator budżetu tradycyjnego w zakresie planu inwestycyjnego, 3. klasyfikator unijny. 4. klasyfikator unijny w zakresie kategorii interwencji funduszy strukturalnych 5. klasyfikator budżetu zadaniowego. 6. klasyfikator wolny, który będzie można wykorzystać w przypadku wystąpienia dodatkowego przekroju danych finansowo – księgowych, dla których prowadzona | 0 | 0 | |
Fin-109 | Możliwość stwarzania standardowego układu typów dokumentów np. Polecenie Księgowania, Wyciąg bankowy, Raport kasowy, KP, KW, Faktura, Noty księgowe, Rachunek, Plan wydatków, Zmiana planu wydatków itp. | 0 | 0 | |
Fin-110 | Możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych kryteriów np. zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta na wybranym poziomie analityki, identyfikatora, kwoty, numeru kontrahenta, nazwy kontrahenta, numeru NIP, itp. | 0 | 0 | |
KASA | ||||
Fin-111 | Proces obsługi kasy musi być zintegrowany z systemem ewidencji księgowej. | 0 | 0 | |
Fin-112 | Możliwość definiowana wielu (minimum 5) kas. | 0 | 0 | |
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Fin-113 | Rejestrowanie dokumentów kasowych i bankowych w walucie polskiej i obcej w podziale na wyodrębnione przez użytkownika stanowiska (kasy). | 0 | 0 | |
Fin-114 | Raporty kasowe z możliwością wprowadzenia filtru przedziału czasowego. | 0 | 0 | |
Fin-115 | Funkcjonalność pozwalająca na drukowanie protokołów kontrolnych oraz zdawczo odbiorczych. | 0 | 0 | |
Fin-116 | Ewidencja wpłat i wypłat na kontach księgowych zbudowanych zgodnie ze strukturą wskazaną w budowie konta księgowego w podziale na raporty rzeczowe, osobowe, ZFŚS. | 0 | 0 | |
Fin-117 | Sporządzanie raportów kasowych. | 0 | 0 | |
Fin-118 | Obliczanie ilości gotówki do pobrania w rozbiciu na rozdziały, paragrafy wydatków budżetowych z uwzględnieniem budżetu tradycyjnego i budżetu w układzie zadaniowym. | 0 | 0 | |
Fin-119 | Obsługa dokumentów: Kasa przyjmie – KP i Kasa wypłaci – KW. | 0 | 0 | |
Fin-120 | Obsługa kasy dewizowej. | 0 | 0 | |
Fin-121 | Automatyczne księgowanie operacji kasowych oraz wysyłanie not księgowych do systemu finansowo-księgowego w układzie tradycyjnym i układzie zadaniowym. | 0 | 0 | |
Fin-122 | System musi umożliwić prowadzenie rejestru blankietów czeków gotówkowych. | 0 | 0 | |
WYMAGANIA FUNKCJONALNE DO SYSTEMU | ||||
Legenda: STD - funkcjonalność dostarczona w standardowej wersji systemu MDF - funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji systemu | ||||
Obszar Kadry - Płace | ||||
Id | Funkcjonalność | Wypełnia Wykonawca | ||
STD | MDF | Uwagi | ||
Obszar Kadry i Rozwój zawodowy/zarządzanie zasobami ludzkimi | ||||
Kad-1 | Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych statusów zatrudnienia – członkowie korpusu służby cywilnej – ustawa o służbie cywilnej (z uwzględnieniem grup stanowisk w służbie cywilnej) 1) pracownicy służby cywilnej, 2) urzędnicy służby cywilnej, 3) wyższe stanowiska w służbie cywilnej | 0 | 0 | |
Kad-2 | Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych statusów zatrudnienia – pracownicy nieobjęci mnożnikowym systemem wynagrodzeń niebędący pracownikami politycznymi – ustawa o pracownikach urzędów państwowych. | 0 | 0 | |
Kad-3 | Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych statusów zatrudnienia – kierownicze stanowiska państwowe – ustawa o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. | 0 | 0 | |
Kad-4 | Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych statusów zatrudnienia – osoby nie objęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń – ustawa o pracownikach urzędów państwowych oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionym w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. | 0 | 0 | |
Kad-5 | Moduł Kadry i Płace powinien być przystosowany do odrębnych grup pracowników – możliwość definiowania nowych, nieuwzględnionych w tym wykazie, statusów zatrudnienia. | 0 | 0 | |
Kad-6 | Struktura organizacyjna (nazwy komórek organizacyjnych i skróty nazw). Możliwość odzwierciedlenia aktualnego schematu komórki organizacyjnej z uwzględnieniem wakatów/naborów. Przyporządkowanie organizacyjne pracowników do poszczególnych departamentów/biur /oddziałów/samodzielnych stanowisk, a w ich ramach – do wydziałów/zespołów/samodzielnych stanowisk pracy. Umożliwienie przechowywania pełnej historii każdej zmiany struktury organizacyjnej. | 0 | 0 | |
Kad-7 | Możliwość przypisania naboru do konkretnego stanowiska pracy w schemacie organizacyjnym. Możliwość dodania komentarza przy dowolnie wybranym stanowisku pracy w schemacie organizacyjnym (pole do edycji). | 0 | 0 | |
Kad-8 | Struktura organizacyjna Przyporządkowanie organizacyjne pracowników zajmujących kierownicze stanowiska państwowe oraz osoby nie objęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń w ramach wyodrębnienia z ogólnej struktury organizacyjnej zdefiniowanej przez Urząd Transportu Kolejowego. | 0 | 0 | |
Kad-9 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: 1) nr ewidencyjny, 2) imiona, nazwisko, nazwisko xxxxxx, inne poprzednio używane nazwiska, 3) dokument tożsamości – rodzaj, seria i numer dokumentu, data wystawienia, data ważności, organ wydający, 4) PESEL, NIP 5) data i miejsce urodzenia, 6) płeć i obywatelstwo, 7) imiona rodziców, 8) adres zameldowania, adres zamieszkania, adres do korespondencji, nr telefonu pracownika, adres prywatnej poczty elektronicznej, 9) imię i nazwisko, adres zamieszkania, telefon kontaktowy osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku – co najmniej 3 pozycje. | 0 | 0 | |
Kad-10 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach informacja o dzieciach i innych członkach rodziny na potrzeby ZUS i ZFŚS– informacja o dzieciach (na potrzeby ZFŚS): 1) imiona i nazwisko, 2) data urodzenia, 3) stopień pokrewieństwa 4) PESEL. | 0 | 0 | |
Kad-11 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – stosunek do powszechnego obowiązku obrony, Narodowych Sił Rezerwowych. | 0 | 0 | |
Kad-12 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – numer legitymacji służbowej (data wydania, data ważności, data zwrotu), nr upoważnienia do wstępu na obszar kolejowy (data wydania, data ważności, data zwrotu). | 0 | 0 | |
Kad-13 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – aktualne wykształcenie: 1) poziom wykształcenia, 2) kierunek wykształcenia, 3) tytuł naukowy/zawodowy, 4) specjalizacja, 5) nazwa szkoły/uczelni, 6) rok ukończenia szkoły, 7) komentarz. Możliwość rejestrowania więcej niż jednego kierunku studiów. | 0 | 0 | |
Kad-14 | Rejestrowanie następujących informacji o dodatkowym wykształceniu pracownika – studia podyplomowe, studium, inne: 1) kierunek i specjalizacja, 2) nazwa szkoły/uczelni/studium, 3) rok ukończenia, 4) komentarz. Rejestrowanie wszystkich rodzajów studiów. | 0 | 0 | |
Kad-15 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – języki obce z możliwością określenia minimum 6 poziomów znajomości (dwutorowo: certyfikowana: X0, X0, X0, X0, X0, C2 lub deklaratywna: słaba, dobra, biegła) – dokument potwierdzający znajomość języka obcego – możliwość wprowadzenia informacji o znajomości co najmniej 7 języków, nazwy posiadanych certyfikatów lub dokumentów potwierdzających ich znajomość. | 0 | 0 | |
Kad-16 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – uprawnienia (radcowskie, adwokackie, legislacyjne, audytorskie itp.): 1) nazwa dokumentu, 2) data ważności od/do, 3) nazwa wydającego, 4) komentarz. | 0 | 0 |
Kad-17 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach - rejestrowanie udzielonych upoważnień: 1) nazwa upoważnienia, 2) numer/sygnatura, 3) osoba wydająca upoważnienie, 4) data ważności od/do, 5) komentarz, 6) skan upoważnienia. | 0 | 0 | |
Kad-18 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: 1) informacja o niepełnosprawności x.xx. - stopień niepełnosprawności, data orzeczenia niepełnosprawności od/do lub stała (data od), schorzenia szczególne, 2) renta (nr świadczenia, data uzyskania, data zawieszenia), 3) emerytura (nr świadczenia, data uzyskania, data zawieszenia), 4) oddział NFZ, 5) kod ubezpieczenia. | 0 | 0 | |
Kad-19 | Obsługa szkoleń BHP: 1) rodzaj (wstępne, okresowe, inne), 2) data (od/do) szkolenia, 3) data ważności, 4) nazwa organizatora, 5) numer zaświadczenia, 6) komentarz. | 0 | 0 | |
Kad-20 | Informacja o przyznanych nagrodach niefinansowych: 1) rodzaj nagrody, 2) powód przyznania (opcjonalnie do edycji), 3) komentarz. | 0 | 0 | |
Kad-21 | Ewidencja przyznanych świadczeń pracowniczych – nagrody jubileuszowe, odprawy pieniężne, inne: 1) rodzaj, 2) powód przyznania, 3) kwota, 4) data przyznania, 5) komentarz. | 0 | 0 | |
Kad-22 | Ewidencja udzielonych kar finansowych: 1) data udzielenia, 2) powód udzielenia kary, 3) kwota, 4) komentarz. | 0 | 0 | |
Kad-23 | Ewidencja udzielonych kar: 1) przez komisję dyscyplinarną, dyrektora generalnego, 2) z art. 108 Kodeksu pracy. Automatyczne informowanie o upływie terminu zatarcia kary z możliwością usunięcia informacji o karze po jej zatarciu. | 0 | 0 |
Kad-24 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – poprzednie zatrudnienie: 1) data zatrudnienia od/do, 2) tryb rozwiązania stosunku pracy (w tym odpowiednie tryby/przyczyny rozwiązania poprzedniego stosunku pracy umożliwiające automatyczne zakwalifikowanie pracowników uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego), 3) nazwa pracodawcy, 4) urlop bezpłatny (okres od/do, automatyczne zliczenie w latach/miesiącach/dniach), 5) urlop wychowawczy (okres od/do, automatyczne zliczenie w latach/miesiącach/dniach), 6) inne okresy zaliczane do stażu pracy (np.: nauka w KSAP, studia doktoranckie, służba wojskowa, okresy pobierania zasiłków, itp.) 7) liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w tym na żądanie i dodatkowego u poprzedniego pracodawcy, 8) liczba wykorzystanych dni wolnych na podstawie art. 188 Kodeksu pracy w danym roku kalendarzowym, 9) liczba dni niezdolności do pracy z powodu choroby, 10) wcześniejsze zatrudnienie w służbie cywilnej/administracji publicznej, 11) rodzaj umowy o pracę w czasie zatrudnienia w służbie cywilnej, 12) służba przygotowawcza, 13) informacje o dokonaniu pierwszej oceny, oceny okresowej urzędników/pracowników sc, 14) automatyczne wyliczanie stażu pracy u każdego pracodawcy w tym w przypadku trwania innych stosunków pracy (np. ogółem, w administracji publicznej, w UTK), 15) możliwość wyzerowania przez Administratora Aplikacji stażu pracy u danego pracodawcy, np. przy działalności gospodarczej. Możliwość edycji. | 0 | 0 | |
Kad-25 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – źródło naboru (np. z naboru, oddelegowanie, skierowanie, przeniesienie członka korpusu sc – słownik otwarty). | 0 | 0 |
Kad-26 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – warunki zatrudnienia i ich zmiana: 1) data zatrudnienia, 2) komórka organizacyjna, 3) grupa stanowisk w sc, 4) stanowisko, 5) podstawa zatrudnienia: umowa – wszystkie rodzaje, mianowanie, powołanie, itp.), 6) data mianowania, 7) umowa do dnia (przy umowach terminowych) – do edycji, 8) status zatrudnienia (np. urzędnik sc, pracownik sc, osoby nie objęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń, kierownicze stanowisko państwowe), 9) wymiar etatu (w postaci ułamka zwykłego oraz ułamka dziesiętnego przy niepełnym wymiarze etatu do 4 miejsc po przecinku), 10) stanowisko kierownicze: tak/nie (check-box), 11) zakres obowiązków – data określenia, Zachowanie historii zmian z możliwością edycji. W przypadku ponownego zatrudnienia byłego pracownika UTK przywrócenie do stanu aktualnie zatrudnionego z możliwością uaktualnienia przez użytkownika danych wynikających z przerwy w zatrudnieniu. Zachowanie historii zmian. Możliwość zatrudnienia pracownika z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy równocześnie z zapewnieniem ich rozróżnienia oraz prawidłowego naliczania uprawnień pracowniczych. Możliwość przypisania danemu pracownikowi pełnionych funkcji (np.: koordynowanie, udział w zespole) niezależnie od przypisania go do określonej komórki i stanowiska. Możliwość tworzenia i edycji hierarchii stanowisk i przypisania podległości służbowej. | 0 | 0 | |
Kad-27 | Rejestrowanie następujących informacji o wynagrodzeniu pracowników – w przypadku zmiany – data zmian (z uwzględnieniem specyfiki wynagrodzeń różnych grup pracowników): Podział wynagrodzenia na składniki wynagrodzeń i dodatków, ogółem oraz w rozbiciu na budżet UTK i finansowanie lub współfinansowanie ze środków UE i budżet zadaniowy. Możliwość wprowadzania wynagrodzenia przyszłego i jego aktywowania w wyznaczonym terminie. Zachowanie historii zmian z możliwością edycji. | 0 | 0 | |
Kad-28 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – dane dotyczące przyznawania stopni służbowych urzędnikom służby cywilnej: 1) data mianowania w sc, 2) stopień służbowy (1-9), 3) data przyznania stopnia służbowego, 4) podstawa prawna (mianowanie na podstawie ustawy o służbie cywilnej), 5) podstawa prawna przyznania stopnia służbowego. Zachowanie danych historycznych. | 0 | 0 | |
Kad-29 | Dostosowanie bazy kadrowej, w szczególności w zakresie wynagrodzeń, do wymogów budżetu zadaniowego z możliwością przyporządkowania kosztów wynagrodzeń pracowników do wielu działań, raportowania kosztów pracowniczych do konkretnych działań oraz osób przypisanych do ich realizacji, z budżetu UTK oraz projektów UE. | 0 | 0 |
Kad-30 | Informacja o dodatkowym zatrudnieniu/zajęciu zarobkowym pracownika : 1) Imię 2) Nazwisko 3) Stanowisko 4) Komórka organizacyjna 5) Status pracowniczy 6) Podstawa wykonywania pracy lub zajęć zarobkowych 7) Miejsce wykonywania pracy lub zajęć zarobkowych 8) Okres wykonywania pracy lub zajęć zarobkowych 9) Wymiar czasu pracy lub zajęć zarobkowych 10) Charakter wykonywania pracy lub zajęć zarobkowych 11) Termin rozpoczęcia pracy lub zajęć zarobkowych 12) Informacja o decyzji 13) Data decyzji 14) Komentarz | 0 | 0 | |
Kad-31 | Obliczanie stażu pracy pracowników – automatyczne przeliczanie stażu po wprowadzeniu okresów zatrudnienia i nieobecności pracowniczych powodujących obniżenie stażu. Możliwość sprawdzenia stażu do emerytury, urlopu wypoczynkowego (zmiana wymiaru), nagrody jubileuszowej, stażu pracy w UTK, w administracji publicznej, możliwość wyboru okresów zatrudnienia do wyliczenia. | 0 | 0 | |
Kad-32 | Obliczanie stażu pracy pracowników – bieżące doliczanie stażu wynikającego z aktualnego zatrudnienia. | 0 | 0 | |
Kad-33 | Obliczanie stażu pracy pracowników – kontrola zaliczania stażu przy jednoczesnym zatrudnieniu w wielu miejscach w tym samym okresie. | 0 | 0 | |
Kad-34 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – czas pracy (kalendarz): 1) norma podstawowa – 8 godzin na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, 2) normy dla pracowników niepełnosprawnych, 3) możliwość ustalania rozkładu czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy w układzie do 4 miejsc po przecinku w przypadku niepełnego wymiaru etatu, 4) możliwość zmiany rozkładu czasu pracy w środku tygodnia/miesiąca, 5) informacja o czasie faktycznie przepracowanym przez danego pracownika (godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta), 6) praca w formie telepracy – rozkład czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy, 7) praca w równoważnym systemie czasu pracy – rozkład czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy, 8) ruchomy czas pracy. Automatyczne wyliczanie czasu pracy wszystkich pracowników z uwzględnieniem każdej zmiany rozkładu czasu pracy. Zamawiający oczekuje harmonogramowania czasu pracy i następnie jego rozliczania z czasem faktycznie przepracowanym. Dane o faktycznie przepracowanym czasie pracy będą wprowadzane ręcznie lub za pomocą importu plików tj. excel, csv | 0 | 0 | |
Kad-35 | Obsługa badań lekarskich - rodzaj: wstępne, okresowe, kontrolne, dodatkowe oraz termin wykonania badania i termin następnego badania. Obsługa badań lekarskich: wskazania lekarza medycyny pracy (np. praca w okularach korekcyjnych). Automatyczne informowanie o upływie terminu badań na co najmniej 60 dni przed utratą ważności. | 0 | 0 | |
Kad-36 | Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny (data) – 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego – art. 39 Kodeksu pracy. | 0 | 0 | |
Kad-37 | Informacja o ochronie związanej z ciążą oraz uprawnieniami rodzicielskimi (data) | 0 | 0 | |
Kad-38 | Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – np. pełnienie funkcji w związkach zawodowych, pełnienie funkcji społecznego inspektora pracy. | 0 | 0 |
Kad-39 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – zakończenie stosunku pracy: 1) data, 2) podstawa prawna, tryb rozwiązania (w tym odpowiednie tryby/przyczyny rozwiązania stosunku pracy umożliwiające automatyczne zakwalifikowanie pracowników uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego) 3) prawo do świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, 4) zajęcia komornicze, 5) okres wypowiedzenia (daty od/do), 6) okres zwolnienia ze świadczenia pracy (daty od/do), 7) data odwołania ze stanowiska. | 0 | 0 | |
Kad-40 | Sygnalizowanie, ze zdefiniowanym przez użytkownika wyprzedzeniem, zbliżającego się terminu: 1) końca umowy o pracę zawartej na czas określony, drugiej umowy na czas określony, 2) końca ważności obowiązkowych badań okresowych, 3) nabycia prawa do dodatku za wysługę lat, 4) nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, 5) końca dodatku specjalnego lub zadaniowego, 6) sporządzenia oceny okresowej lub pierwszej oceny w sc, 7) nabycia prawa do kolejnego dnia urlopu dodatkowego urzędników sc, 8) nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego o podwyższonym wymiarze ( 26 dni), 9) nabycia prawa do dodatkowego urlopu (np. osób niepełnosprawnych, żołnierzy zawodowych), 10) upływu 30/182/270 dnia zwolnienia lekarskiego, 11) końca urlopu bezpłatnego, 12) końca urlopu wychowawczego, 13) końca urlopu macierzyńskiego, xxxxxxxxxxx, rodzicielskiego, 14) zakończenia kolejnych etapów podnoszenia kwalifikacji w ramach umowy szkoleniowej lub kursu językowego. | 0 | 0 | |
Kad-41 | Rejestrowanie następujących informacji – opis stanowiska pracy: 1) przyporządkowanie pracownikom symbolu opisu stanowiska pracy i jego nazwy (ds.), 2) data zatwierdzenia opisu stanowiska pracy daty obowiązywania opisu stanowiska pracy od-do, do odwołania, 3) możliwość załączania wersji elektronicznej opisu stanowiska pracy, oświadczenia o kwalifikowalności stanowiska pracy w ramach POPT, 4) możliwość oznaczenia, które ze stanowisk pracy są kwalifikowalne (PO PT/PO PC) i w jakiej części etatu (% etatu, np. 50%). | 0 | 0 | |
Kad-42 | Rejestrowanie następujących informacji – wartościowanie stanowiska pracy: 1) liczba punktów wynikająca z wartościowania opisu stanowiska pracy, 2) przedziały punktowe – automatyczne przyporządkowanie stanowiska pracy do danego przedziału punktowego (połączenie z przedziałami mnożnikowymi), 3) data zatwierdzenia wyników wartościowania. | 0 | 0 |
Kad-43 | Dokumentowanie służby przygotowawczej pracowników korpusu służby cywilnej: 1) podleganie obowiązkowi odbycia służby przygotowawczej (tak/nie) wraz z automatycznym generowaniem ostatecznej daty jej ukończenia, 2) wcześniejsze odbycie służby przygotowawczej, zwolnienie z jej obowiązku lub skierowanie do odbycia służby przygotowawczej – daty i numery odbycia/zwolnienia/skierowania, 3) pracownik jest w trakcie odbywania służby przygotowawczej, czy służba jest realizowana w terminie (tak/nie), 4) wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą (pozytywny/negatywny), 5) data ukończenia służby przygotowawczej, 6) przebieg służby przygotowawczej, 7) możliwość generowania zaświadczeń z ukończenia służby przygotowawczej w sc i wydruku zgodnego z obowiązującym w UTK szablonem zaświadczenia. | 0 | 0 | |
Kad-44 | Dokumentowanie pierwszej oceny w służbie cywilnej: 1) informacja o podleganiu pierwszej ocenie (tak/nie) – komentarz do edycji, 2) okres, w którym należy dokonać pierwszej oceny w sc (funkcja przypominająca o konieczności sporządzenia oceny w danym terminie, o konieczności dostarczenia sprawozdania, alerty przypominające o nadchodzącym okresie, w którym należy dokonać oceny), 3) termin złożenia sprawozdania, 4) data pierwszej oceny, 5) wynik pierwszej oceny – pole do edycji, 6) możliwość eksportu danych z bazy do szablonów ocen dostępnych w systemie (parametryzacja arkusza oceny), 7) raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika, w tym możliwość raportowania według aktualnie zatrudnionych członków korpusu służby cywilnej. | 0 | 0 |
Kad-45 | Dokumentowanie ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej: 1) możliwość eksportu danych z Systemu do szablonów ocen dostępnych w Systemie 2) termin sporządzenia oceny (alerty przypominające o zbliżającym się terminie sporządzenia oceny), kryteria oceny, dane oceniającego (imię, nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, data rozpoczęcia pracy na danym stanowisku), data wyznaczenia terminu i kryteriów oceny, 3) data sporządzenia oceny, poziom oceny, pozytywna/negatywna, oceny cząstkowe i średnia z ocen cząstkowych, dane oceniającego, funkcja automatycznego podpowiadania terminu sporządzenia kolejnej oceny w zależności od przyznania oceny pozytywnej bądź negatywnej, wniosek o przyznanie kolejnego stopnia służbowego z podaniem podstawy prawnej, 4) wnioski do indywidualnego programu rozwoju zawodowego (IPRZ), 5) dane oceniającego – osoba bezpośrednio nadzorująca dane stanowisko (imię i nazwisko, stanowisko, data objęcia stanowiska) – automatyczna zmiana osoby bezpośrednio nadzorującej w razie zmian organizacyjnych, 6) możliwość zmiany osoby oceniającej, w przypadku gdy oceny musi dokonać wcześniejszy przełożony – pole do edycji, 7) możliwość zmiany terminu oceny zgodnie z ustawą o służbie cywilnej, informacja o powodach zmiany terminu oceny, 8) sygnalizowanie o możliwości zmiany terminu oceny w razie zmiany stanowiska przez ocenianego pracownika, zmiany bezpośredniego przełożonego, usprawiedliwionej dłuższej nieobecności pracownika ocenianego bądź oceniającego, możliwość odnotowania, że oceniany został poinformowany o zmianie terminu oceny, 9) przedłużenie terminu sporządzenia oceny o czas nieobecności w przypadku nieprzerwanej, usprawiedliwionej, trwającą dłużej niż miesiąc nieobecności ocenianego, powód zmiany, 10) sygnalizacja obowiązku przyznania kolejnego stopnia służbowego urzędnikowi służby cywilnej, po otrzymaniu przez niego dwóch, następujących po sobie, ocen pozytywnych, na jednym z dwóch najwyższych poziomów, od daty przyznania ostatniego stopnia służbowego, 11) możliwość wprowadzenia sprzeciwu do dyrektora generalnego od oceny, wraz z uwagami – informacja o braku dostarczenia oceny po uwzględnieniu sprzeciwu, 12) raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika, w tym możliwość raportowania wg członków korpusu służby cywilnej aktualnie zatrudnionych, 13) zachowanie historii zmian i danych historycznych. | 0 | 0 | |
Kad-46 | Indywidualny program rozwoju zawodowego (IPRZ) 1) aktualny/nieaktualny 2) data zatwierdzenia, 3) ścieżka rozwoju zawodowego 4) możliwość importu danych z formularza IPRZ (z pliku zapisanego w Ms Office), 5) możliwość sporządzania IPRZ w Systemie lub załączania jego wersji elektronicznej, 6) zachowanie historii zmian i danych historycznych. | 0 | 0 |
Kad-47 | Podnoszenie kwalifikacji – umowa: 1) numer umowy, data podpisania, termin obowiązywania (daty od/do), 2) okres nauki – data od/do, liczba semestrów, 3) rodzaj umowy (studia I i II stopnia, podyplomowe, doktoranckie, aplikacja legislacyjna, adwokacka, radcowska, aplikacja kontrolerska, szkolenie/kurs powyżej określonej kwoty), inne (pole do edycji), 4) organizator szkolenia, 5) możliwość rejestracji stanu realizacji umowy (np. zaliczenie I semestru), 6) zobowiązania pracodawcy: a. urlop – wymiar, b. czas wolny na okres zajęć zgodnie z harmonogramem, c. wysokość finansowania lub refundacji (w złotych oraz procentowo), wysokość dofinansowania, liczba rat (kwota każdej raty), termin płatności każdej z rat (miesiąc) – opcjonalnie: liczba rat zapłaconych (wraz z kwotą) i liczba rat pozostałych do spłaty (wraz w kwotą), 7) zmiana umowy – aneksy, 8) zobowiązania pracownika: a) dostarczenie zaświadczenia/dyplomu o ukończeniu doszkalania (tak/nie), termin dostarczenia, b) okres do odpracowania (termin, daty od/do), 9) informacja o rozliczeniu się z umowy – zakończeniu okresu odpracowania zobowiązania pracownika, niedotrzymaniu warunków umowy oraz o zobowiązaniu do spłacenia określonej kwoty – automatyczne wyliczanie kwoty proporcjonalne do okresu przepracowanego (opcjonalnie). | 0 | 0 | |
Kad-48 | Szkolenia – tematyka, tytuł, opcjonalnie rodzaj (np. centralne, powszechne, specjalistyczne, w ramach IPRZ, niebędące szkoleniami w służbie cywilnej, e- learning), termin szkolenia (data rozpoczęcia, data zakończenia), organizator, wykonawca, uczestnik, koszt szkolenia (wraz ze źródłem finansowania ogółem oraz w podziale na paragrafy i budżet zadaniowy), numer zaświadczenia, możliwość generowania zaświadczenia według ustalonego wzoru. | 0 | 0 | |
Kad-49 | Możliwość rozliczania kosztów faktur na poszczególnych pracowników oraz prowadzenia budżetu szkoleniowego (generowanie raportów dot. środków planowanych, zaciągniętych zobowiązań - zgłoszone szkolenia - i środków wykorzystanych w poszczególnych paragrafach). Generowanie raportów dotyczących tematów oraz kosztów szkoleń dla poszczególnych pracowników/komórek organizacyjnych w określonych przedziałach czasu. | 0 | 0 |
Kad-50 | Informacje dotyczące ewidencji naboru na stanowiska nieobsadzone/nowe stanowiska pracy oraz zastępstwa za nieobecnych członków korpusu służby cywilnej: 1) departament/biuro/oddział/samodzielne stanowisko/wydział/zespół i stanowisko pracy, na które prowadzony jest nabór (rekrutacja), 2) wszczęcie procedury naboru na zastępstwo nieobecnego członka służby cywilnej – kontrola zgodności danych związanych z pracownikami zastępowanymi, termin prawdopodobnego końca zastępstwa (data powrotu zadeklarowana przez osobę zastępowaną), możliwość weryfikacji danych w systemie, 3) podział stanowisk w służbie cywilnej na wyższe w sc i pozostałe w sc 4) ujęcie etatowe oraz stanowiskowe (liczby) – możliwość weryfikacji danych w Systemie, 5) rekrutacja wewnętrzna w ramach UTK w służbie cywilnej lub nabór, 6) rejestracja przez użytkownika Systemu kolejnego numeru rekrutacji/naboru 7) numer ogłoszenia w BIP KPRM 8) data publikacji ogłoszenia i termin składania ofert, 9) liczba ofert, które wpłynęły na dane stanowisko – w tym: spełniających/niespełniających wymagań formalnych z podziałem na płeć i osoby niepełnosprawne z podziałem na płeć, 10) możliwość wygenerowania protokołu, 11) imię i nazwisko kandydata/kandydatów, 12) wynik naboru/status, 13) dodatkowe informacje, 14) zatrudnienie osób nieposiadających obywatelstwa polskiego, | 0 | 0 | |
Kad-51 | Informacja o stażyście, praktykancie, wolontariuszu – organizacja staży/praktyk/wolontariatu: 1) tytuł, data i numer umowy/porozumienia, 2) imię i nazwisko, imię ojca, 3) obywatelstwo, 4) miejsce zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, 5) nr i seria dowodu tożsamości, 6) wykształcenie, uczelnia, wydział, kierunek studiów – komórka organizacyjna odbywania stażu/praktyki/wolontariatu, okres (od/do), 7) urząd pracy (stażysta), umowa, 8) imię i nazwisko opiekuna, 9) przysługujące i wykorzystane dni wolne dla stażystów, 10) uczestnictwo w szkoleniach wstępnych (BHP, dane osobowe) Możliwość wprowadzania komentarzy i tworzenia zestawień zawierających ww. dane z możliwością sortowania tych danych wg zadanego kryterium. | 0 | 0 |
Kad-52 | Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – ZFŚS: 1) świadczenia socjalne z uwzględnieniem podziału na zapomogi, dofinansowania do wypoczynku, dofinansowanie do sportu i kultury, pożyczki na cele mieszkaniowe, 2) lista emerytów/rencistów/niepełnosprawnych – automatyczne nadanie statusu i uwzględnienie ich w poszczególnych grupach, 3) numer grupy dochodowej – klasyfikacja dofinansowań (przyporządkowywanie określonych kwot), 4) wprowadzanie danych do corocznego planu rozdysponowania świadczeń, 5) wprowadzanie danych do corocznych planów wysokości dofinansowań (do wypoczynku, sportu i kultury), planowane liczby osób, kwota dopłaty na osobę, kwota zarezerwowana w planie funduszu, podział na pracowników (w określonych grupach dochodowych), dzieci (z uwzględnieniem podziału na grupy dochodowe), współmałżonków (z uwzględnieniem podziału na grupy dochodowe), emerytów i rencistów, 6) automatyczne rozliczanie osób z już przyznanych świadczeń, 7) kontrola wydatków związana z planem rozdysponowania poszczególnych świadczeń (w tym planów dofinansowań), 8) określenie corocznej maksymalnej kwoty przewidzianej na jednostkową pożyczkę (automatyczna weryfikacja, bark możliwości przyznania wyższej kwoty), 9) uwzględnienie informacji – przy każdej z osób korzystającej ze świadczenia/pożyczki – o wysokości pożyczki, wysokości miesięcznej raty, kwocie i ratach pozostałych do spłaty (z uwzględnieniem możliwości spłaty poprzez potrącanie z wynagrodzenia/wpłaty bezpośredniej na konto), 10) rejestr poręczycieli (brak możliwości poręczenia więcej niż dwóm pracownikom – poręczyciele muszą być osobami pracującymi na czas nieokreślony), 11) rozliczanie byłych pracowników z pożyczek, kontrola spłaty pożyczki, 12) termin zakończenia spłat pożyczki (stan zgodny z ewidencją płac i kasą (stanem rozrachunków), 13) możliwość generowania umów z pracownikami. | 0 | 0 | |
Kad-53 | Tworzenie na podstawie zgromadzonych danych zestawień stałych i generowanych (bieżących i archiwalnych) w konfiguracjach ustalanych przez poszczególnych Administratorów i użytkowników, w szczególności związanych ze strukturą zatrudnienia, wynagrodzeniami i funduszem wynagrodzeń (w tym: plan, symulacja funduszu wynagrodzeń), uprawnienia i obowiązki pracownicze. Możliwość definiowania zestawień na stałe i zapisywania ich jako szablon i udostępniania innym użytkownikom Możliwość tworzenia z Systemu podstawowych pism kadrowych , np. informujących o przyznaniu nagrody jubileuszowej, uzyskaniu prawa do dodatku za wysługę lat, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, świadectwa pracy. Pełna lista zestawień (raportów) stałych i dokumentów kadrowych zostanie przekazana na etapie II Analiza. | 0 | 0 | |
Kad-54 | Możliwość tworzenia symulacji płacowych, a następnie aktualizowanie danych poprzez ich zatwierdzenie. Możliwość tworzenia symulacji nadwyżek w określonym okresie, np. przyszłym roku przyznanych indywidualnie wskazanym pracownikom (zakres podmiotowy). | 0 | 0 | |
Kad-55 | Ustalanie uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za dany rok kalendarzowy. Tworzenie planów urlopów – kalendarze. Tworzenie symulacji dotyczących przyszłych zdarzeń kadrowych (np.: ważność badań okresowych w danym roku, zakończenie umów okresowych w danym okresie, itp.) | 0 | 0 | |
Kad-56 | Możliwość korzystania ze słowników stałych (zgodne z przepisami prawa) i możliwość tworzenia (modyfikacji) słowników przez Administratorów Aplikacji. | 0 | 0 | |
Kad-58 | Możliwość zachowania historii zmian i danych historycznych. | 0 | 0 |
Kad-57 | Możliwość generowania raportów i dokumentów kadrowych dotyczących: 1.listy pracowników (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 2. stanu zatrudnienia na dany dzień (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 3. wykazu pracowników ze składnikami wynagrodzenia wg stanu na dany dzień (w szczególności z możliwością sortowania po stanowiskach/komórkach organizacyjnych/statusach zatrudnienia) 4. nieobecności pracowników (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 5. kartotek pracowniczych (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 6. okresów zatrudnienia pracowników 7. ewidencji okresów zatrudnienia do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych 8. list pracowników uprawnionych do nagród jubileuszowych i dodatków stażowych na dany dzień/miesiąc/rok 9. przypisania pracowników do komórek i/lub stanowisk 10. historii przeszeregowań pracownika (przebieg zatrudnienia) + wykaz zmian stanowiskowych i/lub dotyczących zmian wynagrodzenia za dany okres 11. uprawnienia pracowników do „13” 12. szkoleń pracowników (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 13. wykształcenia pracowników (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 14. ważności badań lekarskich 15. rocznej karty nieobecności pracownika-ewidencja czasu pracy pracownika 16. karty urlopowej oraz kalendarza do planu urlopów 17. list pracowników zatrudnionych/zwolnionych w wybranym okresie (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 18. średniego zatrudnienia za dany okres (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 19. wykazu stażu pracy pracowników (z możliwością filtrowania i sortowania wg różnych kryteriów) 20. liczby pracowników niepełnosprawnych oraz emerytów, rencistów, absolwentów 21. stanowisk wraz z nr kwalifikacji zawodów Raporty będą generowane do formatu Excel | 0 | 0 | |
Obszar Płace | ||||
Pla-1 | Obsługa płacowa powinna dotyczyć dokonywania wszelkich obliczeń dla różnych grup osób: pracownicy (osoby wymienione w funkcjonalnościach Kax-0 xx Xxx-0), osoby świadczące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia i o dzieło) a także osoby biorące udział w powoływanych komisjach, radach i zespołach. Program powinien dokonywać dowolnych obliczeń wartości kwotowych składników wynagrodzeń zarówno dla pracowników UTK jak i osób obcych a kartoteka danych (takich jak dane osobowe, płacowe, podatkowe, składkowe) dla wyżej wymienionych grup powinna zawierać wszelkie niezbędne informacje dla prawidłowej obsługi płacowo-rozliczeniowej tych osób. | 0 | 0 | |
Pla-2 | Składniki płac/wynagrodzeń dotyczyć powinny zarówno kwot ewidencjonowanych z użyciem modułu kadrowego jak i tych, które nie są ewidencjonowane przez użytkowników modułu kadrowego. Dla prawidłowego wyliczenia list wynagrodzeń będą uwzględniane wszelkie informacje mające wpływ na wysokość i składniki wynagrodzenia, które są zawarte w module kadrowym (na przykład rejestr nieobecność pracownika). | 0 | 0 | |
Pla-3 | Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie wyliczania wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i biorących udział w komisjach, radach i zespołach. Zdefiniowanie składników o stałym algorytmie obliczeń a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne (płatnych przez pracodawcę i pracownika) oraz zdrowotne (z uwzględnianiem sposobu wyliczenia składek ZUS, który dotyczy zarówno obowiązkowych jak i dobrowolnych |