ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W TRYBIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO
ZO/2015/04/3/DW Toruń, 22 kwiecień 2015 r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W TRYBIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Towarzystwo Przyrodnicze ALAUDA z siedzibą w Toruniu, xx. Xxxxxxx 00, xxx. 0 (adres korespondencyjny: xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx), zwane dalej „Zamawiającym”, w oparciu o „Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004
r. – Prawo zamówień publicznych”, w ramach realizacji projektu pn. „Ptasie wyspy – czynna ochrona ptaków siewkowych (Charadriiformes) w najważniejszych ostojach gatunków” – Nr umowy dofinansowania 25/2015/Wn-02/OP-XN-02/D współfinansowanego z Programu Operacyjnego PL02 „Ochrona różnorodności biologicznej i ekosystemów” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014, zaprasza do złożenia oferty na:
przeprowadzenie konsultacji i dialogu społecznego dotyczących rozwiązań systemowych oraz technicznych zmierzających do poprawy stanu ochrony ptaków siewkowych Charadriiformes, będących przedmiotem ochrony obszaru specjalnej ochrony ptaków Natura 2000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx XXX000000.
I. Określenie przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie konsultacji i dialogu społecznego dotyczących rozwiązań systemowych oraz technicznych zmierzających do poprawy stanu ochrony ptaków siewkowych Charadriiformes, będących przedmiotem ochrony obszaru specjalnej ochrony ptaków Natura 2000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx XXX000000.
II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Celem części dialogowej projektu jest przeprowadzanie konsultacji przygotowanych wcześniej ekspertyz specjalistycznych, które wskazywać będą rozwiązania systemowe oraz techniczne zmierzające do poprawy stanu ochrony ptaków siewkowych Charadriiformes, będących przedmiotem ochrony obszaru specjalnej ochrony ptaków Natura 2000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx XXX000000 oraz wypracowanie wspólnie z instytucjami zarządzającymi wodą w granicach ww. obszaru Natura 2000 (RZGW Gdańsk, RZGW Warszawa, KWGW, K-
PZMiUW we Włocławku) oraz ochroną przyrody (RDOŚ w Bydgoszczy, RGOŚ w Gdańsku, GDOŚ), a także organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność w obrębie przedmiotowego obszaru Natura 2000, nowych zasad gospodarowania wodami Wisły, uwzględniających ochronę ptaków siewkowych.
Przedmiot zamówienia skład się z następujących etapów:
1. Diagnoza sytuacji – mapowanie interesariuszy i interesów.
Diagnoza sytuacji jest podstawą dalszego prowadzenia procesu dialogowego i służy do wyjściowego rozpoznania sytuacji. Polega na szczegółowym określeniu interesariuszy oraz ich interesów związanych z wykorzystaniem rzeki oraz ochroną przyrody. Diagnoza składać się będzie z dwóch podstawowych elementów: mapowania interesariuszy, którego rezultatem jest mapa interesariuszy oraz badania interesów poszczególnych interesariuszy, którego rezultatem jest mapa interesów.
a) Mapowanie interesariuszy – wstępne rozpoznanie wskazuje, iż interesariuszami w procesie dialogowym będą:
− właściciele, administratorzy i zarządzający terenem działań;
− przedstawiciele władz samorządowych;
− przedstawiciele instytucji zarządzających obszarem Natura 2000 (RDOŚ Bydgoszcz, GDOŚ);
− przedstawiciele instytucji zarządzających wodą w obszarze Natura 2000 (RZGW Gdańsk, Warszawa, KZGW);
− przedstawiacie organizacji pozarządowych;
− eksperci zewnętrzni zainteresowani rozwiązaniem problemu (w tym przedstawiciele środowiska naukowego):
• hydrolodzy;
• hydrotechnicy;
• przyrodnicy;
• inni zainteresowani;
− przedstawiciele instytucji i podmiotów wykorzystujących teren
• elektrownia wodna we Włocławku
• użytkownicy rybacko-wędkarscy
• przedstawiciele zakładów przemysłowych
• przedstawiciele firm wydobywających kruszywo z koryta rzeki
• inni zainteresowani
Podczas diagnozy należy wyspecyfikować z nazwy lub nazwiska ww. podmioty. Zalecana metoda badawcza: desk research, sondaże.
b) Mapa interesów – po zidentyfikowaniu interesariuszy planuje się przygotować mapę interesów poszczególnych interesariuszy.
Zalecaną metodą badawczą są wywiady pogłębione z przedstawicielami poszczególnych interesariuszy.
Rezultatem części diagnostycznej będzie raport z badań.
2. Powołanie zespołu dialogowego ds. gospodarowania wodami Doliny Dolnej Wisły w kontekście ochrony ptaków siewkowych.
Kolejny element procesu dialogowego to zaproszenie/nakłonienie poszczególnych instytucji, organizacji, przedsiębiorców oraz osób do udziału w pracach zespołu dialogowego ds. gospodarowania wodami Doliny Dolnej Wisły w kontekście ochrony ptaków siewkowych, określeniu ich przedstawicieli i wyrażeniu zgody na udział w procesie.
3. Proces dialogowy.
Należy zorganizować do 5 spotkań, w formie moderowanych warsztatów. Spotkania prowadzone będą przez moderatora oraz mediatora. Podczas pierwszego spotkania uczestnicy zostaną zapoznani z wynikami badań i analiz realizowanych w ramach projektu oraz z mapą interesów poszczególnych interesariuszy. Kolejne spotkania poświęcone będą dyskusji, wymianie opinii, stanowisk oraz wypracowaniu zasad gospodarowania wodami, z uwzględnieniem ochrony ptaków oraz interesów poszczególnych interesariuszy. Ostatnie spotkanie podsumowujące ma na celu zawarcie porozumienia przez wszystkich interesariuszy akceptującego wypracowane wspólnie stanowisko.
Wykonawca zadania odpowiada za organizację spotkań, w tym wysłanie zaproszeń do interesariuszy (lista interesariuszy zostanie przedłożona Zamawiającemu na min. 21 dni przed spotkaniem i zaakceptowana przez Xxxxxxxxxxxxx, wysyłka zaproszeń do 14 dni przed spotkaniem), wynajęcie sali dla min. 30 osób, zapewnienie cateringu w postaci szwedzkiego stołu z kawą, herbatą i kanapkami.
III. Termin i sposób realizacji zamówienia
1. Diagnoza sytuacji – mapowanie interesariuszy i interesów: od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2015 r.
2. Powołanie zespołu dialogowego ds. gospodarowania wodami Doliny Dolnej Wisły w kontekście ochrony ptaków siewkowych: od 1 do 31 grudnia 2015 r.
3. Proces dialogowy – organizacja spotkań: od 1 stycznia do 15 kwietnia 2016r.
IV. Opis warunków stawianych Wykonawcy
a) udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują niezbędną wiedzą, doświadczeniem i zasobami do realizacji przedmiotu zamówienia;
b) doświadczenie musi zostać potwierdzone dokumentami w postaci protokołów odbioru lub listów referencyjnych lub innych dokumentów potwierdzających wymagane doświadczenie oraz że usługi zostały wykonane należycie.
c) udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1. posiadania wiedzy i doświadczenia – Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał/zrealizował usługi, projekty z zakresu partycypacji społecznej, których częściami składowymi były:
− Diagnoza w zakres której wchodziło mapowanie interesariuszy, tworzenie mapy interesów, badania społeczne z użyciem x.xx. badań sondażowych i wywiadów pogłębionych, analiza danych, przygotowywanie raportów z diagnozy.
− Prowadzenia i moderacji procesu dialogowego, w tym organizacji i prowadzania spotkań konsultacyjnych, którego interesariusze wypracowali rozwiązania służące interesowi publicznemu.
2. dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował przy realizacji zamówienia, co najmniej:
− 2 osobami – każda mająca przynajmniej trzyletnie doświadczenie w prowadzeniu konsultacji społecznych lub/i innych działań z zakresu partycypacji społecznej;
− 1 osobą z doświadczeniem w sporządzaniu opracowań i raportów z co najmniej 2 projektów/programów z zakresu partycypacji społecznej;
− 1 osobą z wykształceniem socjologicznym, z doświadczeniem w prowadzeniu badań ilościowych i jakościowych w najmniej 2 projektach z zakresu partycypacji społecznej;
− 1 osobą z doświadczeniem mediacyjnym w co najmniej 2 projektach/programach z zakresu partycypacji społecznej.
Doświadczenie wskazane w ww. punktach może być łączone w zakresie kompetencji jednej osoby z zastrzeżeniem, że Wykonawca musi dysponować co najmniej dwiema osobami spełniającymi wymogi w trakcie realizacji zamówienia.
V. Sposób przygotowania i złożenia oferty:
a) oferty należy złożyć drogą elektroniczną na adres email: xx@xxxxxx.xxx.xx lub w formie papierowej do biura TP Alauda xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx w
terminie do dnia 4 maj 2015 r. do godziny 12:00 (liczy się godzina wpłynięcia oferty na serwer pocztowy);
a) Oferta musi być złożona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania (Załącznik nr 1 - formularz).
b) Cena ma być wyrażona w złotych polskich brutto z uwzględnieniem należnego podatku od towarów i usług.
c) Wskazana cena brutto uwzględnia wszystkie koszty i składniki niezbędne do wykonania zamówienia, w tym podatek VAT (w przypadku Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą) oraz koszty ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (w przypadku złożenia oferty przez osobę fizyczną nie będącą przedsiębiorcą). Zamawiający bowiem potrąci z każdego wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz należne składki wynikające z ustawy o ubezpieczeniu społecznym (właściwe dla Zleceniodawcy i Wykonawcy, czyli tzw. „brutto z kosztami pracodawcy”) oraz z ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, w przypadku zaistnienia prawnego obowiązku w tym zakresie.
d) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Rozwiązania wariantowe nie będą rozpatrywane.
e) W celu wykazania doświadczenia wskazanego w rozdziale IV dopuszczającego do udziału w procesie zapytania ofertowego, należy uwzględnić je w wykazie osób – załącznik nr 2.
f) Dokumenty potwierdzające doświadczenie Wykonawcy należy przedstawić w formie jednego i dołączyć do oferty (przesłać pocztą elektroniczną).
g) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.
h) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
i) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
j) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
k) Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną Wykonawców, którzy złożyli oferty.
l) Zamawiający może odwołać/zmienić lub zmodyfikować warunki zapytania przed dniem składania ofert.
VI. Informacje o sposobie oceny i wyborze oferty
a) Kryterium zastosowanym do oceny oferty będzie cena (50%) oraz
doświadczenie (50%).
b) Liczba punktów uzyskanych w kryterium cena będzie obliczana zgodnie z poniższym wzorem:
Punkty wyliczone będą w oparciu o wzór matematyczny:
S=C+J
gdzie:
S-suma uzyskanych punktów
C-punkty za cenę (kryterium nr 1)
J-punkty za wykazanie się odpowiednim doświadczeniem (kryterium nr 2) KRYTERIUM NR 1:
gdzie:
C_min- najniższa cena wg formularza oferty spośród wszystkich złożonych ofert C_oferty - zaoferowana cena według formularza danej oferty
C-liczba punktów za cenę przyznanych danej ofercie KRYTERIUM NR 2:
gdzie:
P_oferty – ilość punktów przyznana oferentowi
P_max – ilość punktów przyznana ofercie najwyżej ocenionej Gdzie:
P_oferty = a gdzie:
a = usługi, projekty z zakresu partycypacji społecznej, których częściami składowymi były:
- diagnoza w zakres której wchodziło mapowanie interesariuszy, tworzenie mapy interesów, badania społeczne z użyciem x.xx. badań sondażowych i wywiadów pogłębionych, analiza danych, przygotowywanie raportów z diagnozy,
- prowadzenia i moderacji procesu dialogowego, w tym organizacji i prowadzania spotkań konsultacyjnych, którego interesariusze wypracowali rozwiązania służące interesowi publicznemu.
Podkryterium | Waga (maksymalna liczba punktów) | |
a | usługi, projekty z zakresu partycypacji społecznej, których częściami składowymi były: - diagnoza w zakres której wchodziło mapowanie interesariuszy, tworzenie mapy interesów, badania społeczne z użyciem x.xx. badań sondażowych i wywiadów pogłębionych, analiza danych, przygotowywanie raportów z diagnozy, - prowadzenia i moderacji procesu dialogowego, w tym organizacji i prowadzania spotkań | 15 |
konsultacyjnych, którego interesariusze wypracowali rozwiązania służące interesowi publicznemu. |
c) W ramach kryterium punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób:
za każdą kolejną usługę ponad tę wskazaną dla spełnienia warunku wskazanego w rozdziale VI lit. c) – wykonawca otrzyma 5 punktów.
Dla tego kryterium maksymalnie można uzyskać 15 pkt.
d) W celu wykazania dodatkowego doświadczenia, za które Zamawiający będzie przyznawał pkt na podstawie zapisów uwzględnionych w ust. 3 i 4, należy uwzględnić je w wykazie usług punktowanych – załącznik nr 3
e) Oferta spełniająca w najwyższym stopniu preferencje zamawiającego będzie punktem odniesienia przy ocenie pozostałych ofert w ramach danego kryterium.
f) Ocena będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna łączna punktacja wynosi 100 punktów.
g) Najkorzystniejszą jest oferta, której S jest największe.
h) Uzyskana ocena zostanie zaokrąglona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
VII. Związanie ofertą
a) Czas związania ofertą: 30 dni.
b) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.
VIII. Dodatkowych informacji udziela:
Xxxxxxx Xxxxxxxx – asystent projektu tel. 000 000 000
e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – koordynator merytoryczny projektu tel. 000 000 000
e-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx
IX. Załączniki
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – wykaz osób Załącznik nr 3 – wykaz usług Załącznik nr 4 – projekt umowy