ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (na podstawie art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych – tj. z dnia 14 lipca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)

ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

(na podstawie art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych
– tj. z dnia 14 lipca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)

W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia,

Zamawiający:

Ministerstwo Edukacji Narodowej

Al. Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx 25,

00-918 Warszawa

Kontakt: xxxxxxxxxxx.XXX@xxx.xxx.xx

zwraca się z prośbą o przedstawienie informacji dotyczących szacunkowych kosztów realizacji poniższego zamówienia.

Zapewnienie systemu finansowo-księgowo-kadrowego wraz z usługami utrzymania, wsparcia i rozwoju.

I.WSTĘP

Stan obecny
1. System ERP QNT

Ministerstwo Edukacji Narodowej użytkuje oprogramowanie ERP Quorum, firmy QNT Systemy informatyczne, na mocy udzielonej czasowej licencji przez producenta oprogramowania do dnia 31 grudnia 2024 r.;
Ministerstwo Edukacji Narodowej posiada zawartą umowę serwisową z producentem oprogramowania ERP Quorum, firmą QNT Systemy informatyczne do dnia 5 lipca 2025 r.;
Zarówno umowa serwisowa, jak i licencje czasowe, swoim zakresem obejmują funkcjonowanie następujących modułów oprogramowania ERP Quorum:

Quorum ARP, program odpowiedzialny za rozliczanie płac według określonych kryteriów (klasyfikatorów), na potrzeby właściwego zaksięgowania kosztów wynagrodzenia pracownika;
Quorum AZF, program odpowiedzialny za wspomaganie osób odpowiedzialnych za planowanie i kontrolę wydatków instytucji publicznych;
Quorum Budżet, program wspierający zarządzanie budżetem zadaniowym;
Quorum eDoQ, program dający możliwość zarządzania kontami użytkowników oraz obiegiem dokumentów związanych ze sprawami kadrowymi;
Quorum eFaktury, program odpowiedzialny za wystawianie faktur;
Quorum eIK, oprogramowanie, dzięki któremu zainteresowani pracownicy mogą przeglądać swoje dane kadrowe, płacowe oraz związane z przypisanym pracownikowi wyposażeniem;
Quorum eWnioski, Składanie i rozpatrywanie x.xx. wniosków dotyczące urlopów, wyjść prywatnych, służbowych;
Quorum F-K, program odpowiedzialny za prowadzenie księgowości i kontrolę finansów w instytucjach państwowych;
Quorum Kadry, program odpowiedzialny za wspomaganie działu kadr w instytucjach państwowych;

Quorum Kasa ZP, program odpowiedzialny za wspomaganie procesów związanych z prowadzeniem kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zakładowego funduszu mieszkaniowego;

Quorum Magazyn, program odpowiedzialny za obsługę gospodarki magazynowej;
Quorum Płace, program odpowiedzialny za wspomaganie procesów związanych x xxxxxxx oraz wypłatą wynagrodzeń w instytucjach państwowych;
Quorum PPK, program wspierający proces zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi;
Quorum RCP, program odpowiedzialny za pobieranie, przetwarzanie i analizę danych, związanych z czasem pracy;
Quorum ST, oprogramowanie wspierające procesy zarządzania środkami trwałymi;
QDeklaracje, program służący do przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje;
QJPK, narzędzie umożliwiające wysyłkę Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK).

System ERP enova365

1.2.1. Ministerstwo Edukacji Narodowej posiada licencję na oprogramowanie ERP enova365, firmy Soneta sp. z o.o., na mocy udzielonej licencji przez producenta oprogramowania. Umowa na wsparcie serwisowe obowiązywała do dnia 30 czerwca 2023 r. Licencje, swoim zakresem obejmują funkcjonowanie następujących modułów oprogramowania Enova365:

Moduł Pakiet Liczba stanowisk

Kadry Płace Platynowy 18

ZZL Platynowy 18

Księga Handlowa Platynowy 16

Księga Inwentarzowa Platynowy 4

Delegacje Platynowy 16

Handel Platynowy 2

Windykacja Platynowy 3

Projekty Platynowy 14

Podgląd Platynowy 37

Soneta Analizy MS Excel bez limitu

Elektroniczne Wyciągi Bankowe bez limitu

Jednostki Budżetowe bez limitu

Przeszeregowania bez limitu

Pracownicy Uczelni bez limitu

Harmonogram zadań bez limitu

Soneta WebApi bez limitu

Moduły Zewnętrzne (bez limitu tabel)

II.CEL I ZAKRES PRZEDSIĘWZIĘCIA

Celem przedsięwzięcia jest zapewnienie ciągłości działania Ministerstwa Edukacji Narodowej poprzez zapewnienie Zamawiającemu Systemu finansowo-księgowo-kadrowego w infrastrukturze informatycznej ministerstwa wraz z usługami utrzymania, rozwoju oraz wsparcia technicznego*, nie później niż od dn. 20.12.2024 r. do dnia 31 grudnia 2025 r., zgodnie z opisanymi funkcjonalnościami (*usługi utrzymania, rozwoju oraz wsparcia technicznego będą świadczone od dnia 01.01.2025 r. do dnia 31.12.2025 r.).

Zamawiający wymaga przeprowadzenia procesu migracji danych z użytkowanych systemów do dostarczanego Systemu ERP,

System będzie wspomagał pracę następujących obszarów merytorycznych:

Planowania - w tym obsługi Budżetu Zadaniowego;
Księgowości;
Kadrowego i Rozwoju zawodowego/ Zarządzania zasobami ludzkimi;
Płacowego;
Środków Trwałych i Gospodarki Magazynowej;
Sprawozdawczości;
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);

Kasy Zapomogowo Pożyczkowej (KZPcelem zautomatyzowania wykonywania prac poniższych komórek organizacyjnych Ministerstwa Edukacji Narodowej i usprawnienia przepływu informacji pomiędzy nimi:

DEPARTAMENTU BUDŻETU I FINANSÓW

Głównego Księgowego Resortu
Głównego Księgowego
Wydziału Koordynacji i Planowania Budżetu
Wydziału Finansowo – Księgowego Dysponenta I Stopnia
Wydziału Finansowo – Księgowego Dysponenta III Stopnia

BIURA DYREKTORA GENERALNEGO

Wydziału Administracyjno - Technicznego
Zespołu Bezpieczeństwa Informacji
Wydziału Kadr i Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Samodzielnego Stanowiska do spraw BHP.

System będzie narzędziem usprawniającym wykonanie codziennych obowiązków służbowych przez pracowników wyszczególnionych powyżej komórek Ministerstwa Edukacji Narodowej.

Zamawiający wskaże Liderów modułów spośród użytkowników Systemu do poszczególnych modułów.

System zostanie dostarczony w ramach niniejszej Umowy, a jego minimalne niezbędne wymagania zostały umieszczone w niniejszym dokumencie.

III.LISTA PRZEPISÓW PRAWNYCH

System musi być zgodny z aktualnymi przepisami prawa w szczególności wymienionymi poniżej. Zamawiający wymaga, aby był on aktualizowany na bieżąco, co do zgodności z obowiązującym prawem. W związku z powyższym ma obejmować niniejsze akty prawne wraz z wprowadzonymi w nich zmianami.

Ustawy

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2024 poz. 429, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.U. 2023 poz. 624, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2023 poz. 1917, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2024 poz. 226, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023 poz. 2805, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2023 poz. 1230, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 z póżn. zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2023 poz. 1251, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1270, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 257, poz. 1726 , z późn. zm.).
Ustawa z dnia z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. 2023 poz. 1259, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2023 poz. 57, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2023 poz. 735, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. 2024 poz. 146, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2023 poz. 2780, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. 2022 poz. 2189, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. 2022 poz. 854, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 24 czerwca 1983 o społecznej inspekcji pracy (Dz.U. 2015 poz. 567, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2024 poz. 288, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. 2022 poz. 1166 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. 2023 poz. 1690, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. 2021 poz. 1797, z późn. zm.)
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164, z późn. zm.)
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2022 poz. 902 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 2024 poz. 44 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz.U. 2024 poz. 145) (art. 82 – art.86a)
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2023 poz. 571 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. 2018 poz. 1244 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. 2024 poz. 61, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 2 grudnia 2021 r. o szczególnych zasadach wynagradzania osób realizujących zadania z zakresu cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2023 poz. 667).
Ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz. U. 2021 poz. 1666 )

System musi uwzględniać właściwe akty wykonawcze do tych ustaw.

Rozporządzenia

Lista najważniejszych aktów wykonawczych umieszczona została poniżej:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz.U. 2022 poz. 2024, z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionym w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.U. 2000 nr 24 poz. 296, z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. 2016 poz. 1864).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017 poz. 2247).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 2014 poz. 1632 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r.. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów. (Dz.U. 2023 poz. 2032, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz.U. 2021 poz. 1731).
Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2020 poz. 342).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1518).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. 2018 poz. 227 z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz.U. 2023 poz. 467, z późn. zm.).
Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 25 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wynagradzania osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.U. 2021 poz. 2164, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2022 poz. 513, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz.U. 2016 poz. 75, z późn. Zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. 2023 poz. 652 , z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz.U. 2021 poz. 259, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach (Dz.U. 2021 poz. 188, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U, z 2010 r. Nr 238, poz. 1579).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2022 r. w sprawie wniosków o udzielenie zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa projektów finansowanych z udziałem niektórych środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) (Dz.U. 2022 poz. 2594).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1519).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia z czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. 2023 poz. 995, z późn. zm.).
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.U. 2015 poz. 960).
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 kwietnia 2015 r. w sprawie aplikacji legislacyjnej (Dz.U. 2015 poz. 587, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz. U. z 2009 r. Nr 142, poz. 1160).
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (Dz.U. 2016 poz. 470).
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz.U. 2015 poz. 1144).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. 2022 poz. 144, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. 2019 poz. 1718, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz.U. 2014 poz. 82, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023 poz. 2190, z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 stycznia 2022 r. w sprawie wysokości świadczenia teleinformatycznego dla osób realizujących zadania z zakresu cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2022 poz. 131).

Rozporządzenia Unii Europejskiej

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) Nr 1080/2006.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) Nr 1081/2006.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) Nr 1083/2006.
Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu.
Spójności oraz rozporządzenia (WE) Nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1300/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) Nr 1084/2013.
Rozporządzenie (WE) Nr 1082/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie europejskiego ugrupowania współpracy terytorialnej (EUWT).

Wykonawca zobowiązuje się zapewnić zgodność dostarczonych funkcjonalności Systemu z przepisami prawa obowiązującymi w dniu podpisania protokołu odbioru Systemu.

IV.SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Wymagania ogólne

System dostarczony dla Zamawiającego ma być aplikacją informatyczną wspomagającą pracę użytkowników Systemu zawierającą minimalne wymagania znajdujące się w pkt7 Opis funkcjonalności Systemu zmieszczonym w dalszej części dokumentu.
System musi posiadać możliwość sprawdzenia przez każdego pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej, przy użyciu przeglądarki internetowej, zawartości bazy danych Systemu w zakresie kadrowo-płacowym oraz środków trwałych dotyczących wyłącznie jego osoby i tylko w zakresie do odczytu, w celu umożliwienia uzyskania informacji oraz weryfikacji przechowywanych w Systemie danych.
System musi maksymalnie jak tylko możliwe automatyzować czynności wykonywane przez użytkownika Systemu.
System powinien zapewniać jednolity interfejs użytkownika dla modułów Systemu, a funkcje oraz nazwy etykiet powtarzające się w różnych modułach powinny znajdować się w menu użytkownika pod identyczną nazwą oraz pod taką samą etykietą.
System powinien posiadać słowniki wspólne dla wszystkich modułów Systemu.
System musi zapewnić dostęp do danych w czasie rzeczywistym oraz informować użytkowników o zbliżających się terminach.
System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie Systemu do zmian zachodzących w organizacji Zamawiającego.
System musi umożliwiać udostępnianie, eksportowanie i drukowanie plików minimum w formatach: .txt, .rtf, .csv, .xls, xlsx, .xml celem uzupełnienia danych, a następnie importu i tworzenia zbiorczych zestawień/raportów (np. sprawozdania, zapotrzebowania na środki, harmonogramy dochodów i wydatków, plany finansowe dochodów i wydatków itp.).
System musi umożliwiać eksportowanie i importowanie informacji do/z innego systemu w celu uniknięcia pomyłek pisarskich przy wpisywaniu i aktualizowaniu danych.
System musi umożliwiać tworzenie raportów/sprawozdań wynikających z przepisów prawnych.
System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość tworzenia w intuicyjny sposób przez użytkownika dowolnych zestawień informacji z bazy danych nie zależnie od modułu, w którym dane są wykorzystywane i z wykorzystaniem własnych kryteriów:

dowolny wybór kolumn,
dowolne sortowanie,
filtrowanie zakresu danych wg jednego lub więcej warunków (przedział lub określone wartości danych, z możliwością użycia operatorów logicznych: I, LUB, NIE),
możliwość sumowania danych, liczenia mediany i średniej wartości, wskazywania wartości minimalnej i maksymalnej,
możliwość wydruku,
możliwość eksportu danych w formie zestawień do następujących formatów:

MS Word (.doc, .docx);
MS Excel (.xls, .xlsx,.csv);
.xml;
.ods,;
.odt, .rtf, .pdf;. .html;
.txt.

możliwość zapisu szablonu utworzonego zestawienia do wykorzystania w przyszłości łącznie ze wskazaniem uprawnień dostępu do niego (tylko twórca, określona rola/określony użytkownik, wszyscy),
możliwość wykonywania zestawień ze stanem na dany dzień lub za wskazany okres.

System musi posiadać mechanizm tworzenia dowolnych szablonów dokumentów (zaświadczeń, opinii, korespondencji seryjnej) z użyciem informacji zawartych w bazie danych, umożliwiając wprowadzanie tekstu stałego oraz pól zmiennych określających informację, która zostanie uzupełniona na etapie drukowania ww. dokumentu dla konkretnego pracownika oraz możliwość zapisu szablonu dokumentu do wykorzystania w przyszłości.
System musi posiadać możliwość uzupełniania dokumentu przed jego wydrukiem o dane niezawarte w Systemie.
Wszystkie moduły muszą wymieniać pomiędzy sobą konieczne informacje tak, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do Systemu.
System musi posiadać możliwość generowania zestawień historii wprowadzonych / modyfikowanych danych, uwzględniających rodzaj zmiany, datę jej wykonania oraz użytkownika, który dokonał zmiany.
System powinien ułatwiać wyszukiwanie danych poprzez funkcjonalność podpowiedzi w określonych polach, bez potrzeby wprowadzania pełnych wartości pól.
System musi posiadać możliwość definiowania uprawnień określających zarówno dostęp do danych (wg rodzaju informacji lub wg struktury organizacyjnej Ministerstwa Edukacji Narodowej) jak i do funkcji poszczególnych modułów poprzez tworzenie ról i przydzielanie ich użytkownikom. Uprawnienia powinny być definiowane przynajmniej na poziomie dostępności: odczyt, tworzenie, modyfikacja, usuwanie.
System powinien umożliwiać konfigurowanie potrzeb indywidualnych użytkownika. Np.: widoków, raportów, schematów księgowania (makro funkcje) oraz automatyzowania czynności bez potrzeby znajomości specjalistycznych narzędzi informatycznych.
System musi spełniać wymogi Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 r. Nr 100 poz. 1024) opisującego szereg wymogów, z których część dotyczy systemu informatycznego. System:

automatycznie odnotowuje datę pierwszego wprowadzenia danych osobowych do systemu oraz identyfikator osoby je wprowadzającej w momencie zatwierdzania przez użytkownika operacji bazodanowej;
ewidencjonuje źródła pochodzenia danych osobowych, jeśli nie pochodzą one bezpośrednio od osoby, której one dotyczą;
umożliwia ewidencję odbiorców, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia;
umożliwia odnotowanie sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych w celach marketingowych lub udostępniania danych na zewnątrz;
posiada wbudowane mechanizmy kontroli dostępu do danych;
umożliwia zarejestrowanie dla każdego użytkownika osobnego identyfikatora;
zapewnia dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła (chyba, że zastosowano inną metodę identyfikacji);
zabezpiecza przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej;
umożliwia nałożenie na użytkowników wymogów zmiany hasła, co określoną liczbę dni oraz dot. minimalnej długości i złożoności hasła. Administrator Aplikacji powinien mieć możliwość parametryzacji liczby dni oraz długości i złożoności hasła (zgodnie z polityką bezpieczeństwa obowiązującą u Zamawiającego);
umożliwia przygotowanie kopii bazy danych;
odpowiednio zabezpiecza dane, które są przesyłane w sieci publicznej;
posiada w standardzie raport zawierający w zrozumiałej formie informacje dot.:

datę pierwszego wprowadzenia danych do systemu,
unikalny identyfikator użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu,
listę źródeł danych, w przypadku danych, które nie pochodzą od osoby, której one dotyczą,
listę informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia,
informacji o wyrażeniu sprzeciwu dotyczącego udostępniania danych oraz ich przetwarzania do celów marketingowych.

System musi posiadać dokumentację przeznaczoną dla administratorów i użytkowników. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w wersji elektronicznej zaktualizowaną dokumentację w zakresie podręcznika x.xx. użytkownika i administratora.
System musi posiadać dokumentację wynikającą z ustawy o rachunkowości dotyczącą prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w wersji elektronicznej zaktualizowaną dokumentację w zakresie, o którym mowa w niniejszym pkt.

System musi spełniać wymogi bezpieczeństwa zgodne ze standardem PN-ISO/IEC-27001.
Zamawiający będzie miał prawo, bez dodatkowych kosztów, wykorzystywać zakupiony System na platformie testowej także po odebraniu Systemu, do testowania nowych, poprawionych bądź zaktualizowanych wersji oraz szkoleń pracowników.
System będzie umożliwiał (na żądanie administratora) wyeksportowanie z bazy danych, poszczególnych danych z platformy rzeczywistej (produkcyjnej) i zaimportowanie ich do platformy testowej. Przez sformułowanie „poszczególne dane” rozumie się dane przechowywane w bazie danych związane z każdym modułem.

Środowisko sprzętowe i programowe

Środowisko bazodanowe:

architektura klient-serwer,
relacyjna baza danych z przetwarzaniem transakcyjnym.

Część serwerowa aplikacji powinna działać w jednym ze wskazanych przez Wykonawcę systemów Linux lub Windows Server.
Wszystkie pliki niezbędne do poprawnej pracy, konfiguracji Systemu lub ustawień użytkowników muszą być przechowywane na serwerach udostępnionych przez Zamawiającego.
System będzie pracował w ramach wewnętrznej sieci lokalnej Zamawiającego (rozwiązanie on premise).

Migracja

W ramach niniejszego zamówienia wykonane zostanie przeniesienie danych niezbędnych do prawidłowego działania systemu zgodnie z opisanymi funkcjonalnościami przez Zamawiającego:

z modułów systemu ERP Quorum i Systemu enova365 do nowego Systemu ERP, w przypadku wyboru innego systemu niż obecnie użytkowane przez Zamawiającego,
z modułów systemu ERP Quorum do Systemu enova365, w przypadku wyboru Systemu Enova 365,
z modułów systemu enova365 do systemu ERP Quorum w przypadku wyboru systemu ERP Quorum.

W przypadku, gdy w wyniku zamówienia nastąpi wybór Systemu ERP Quorum lub Systemu enova365, Wykonawca dokona również migracji danych z obecnie użytkowanego przez Zamawiającego systemu do najnowszej wersji , oferowanego systemu.

Zakres danych do migracji systemu znajduje się w Załączniku nr 2 do Umowy.

Opis funkcjonalności Systemu

1.1Obsługa kadrowa

Kadry i Rozwój zawodowy/zarządzanie zasobami ludzkimi

Funkcja	Opis
Fun-Kad-1	Moduł realizujący obsługę kadrową powinien być przystosowany do odrębnych statusów zatrudnienia: Członkowie korpusu służby cywilnej (ustawa o służbie cywilnej): pracownicy, urzędnicy, wyższe stanowiska w służbie cywilnej w podziale na pracowników i urzędników. Kierownicze stanowiska państwowe (ustawa o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe). Pracownicy nieobjęci mnożnikowym systemem wynagrodzeń (stanowiska pomocnicze i obsługi oraz pracownicy gabinetu politycznego ministra) - ustawa o pracownikach urzędów państwowych oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń przysługujących pracownikom urzędów państwowych zatrudnionym w gabinetach politycznych oraz doradcom lub pełniącym funkcje doradców.
Fun-Kad-2	Moduł obsługi kadrowej musi posiadać możliwość definiowania nowych statusów zatrudnienia.
Fun-Kad-3	Struktura organizacyjna: przyporządkowanie organizacyjne pracowników do poszczególnych departamentów /biur, a w ich ramach – do wydziałów/zespołów/samodzielnych stanowisk pracy, tworzenie i zamykanie komórek organizacyjnych w celu odzwierciedlenia struktury organizacyjnej urzędu w module kadrowym, możliwość odzwierciedlenia aktualnego schematu komórki organizacyjnej z uwzględnieniem wakatów, przypisanie naboru do konkretnego stanowiska pracy w schemacie organizacyjnym (z uwzględnieniem zastępstw za nieobecnych pracowników), dodawanie komentarza przy dowolnie wybranym stanowisku pracy w schemacie organizacyjnym (pole do edycji), przyporządkowanie organizacyjne pracowników zajmujących kierownicze stanowiska państwowe oraz osób nie objętych mnożnikowym systemem wynagrodzeń w ramach wyodrębnienia z ogólnej struktury organizacyjnej zdefiniowanej przez MEN, przechowywanie pełnej historii każdej zmiany struktury organizacyjnej.
Fun-Kad-4	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: nr ewidencyjny, imiona, nazwisko, nazwisko xxxxxx, inne poprzednio używane nazwiska, dokument tożsamości – rodzaj, seria i numer dokumentu, data wystawienia, data ważności, organ wydający, PESEL, data i miejsce urodzenia, płeć i obywatelstwo, imiona rodziców, adres zameldowania, adres zamieszkania, adres do korespondencji, nr telefonu pracownika, adres prywatnej poczty elektronicznej, imię i nazwisko, adres zamieszkania, telefon kontaktowy osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku – co najmniej 3 pozycje.
Fun-Kad-5	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Informacja o dzieciach (na potrzeby ZFŚS): imiona i nazwisko, data urodzenia, PESEL.
Fun-Kad-6	Rejestrowanie następujących informacji o powszechnym obowiązku obrony: stosunek do powszechnego obowiązku obrony, stopień wojskowy, numer specjalności wojskowej, przynależność ewidencyjna do WKU, numer książeczki wojskowej, przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP.
Fun-Kad-7	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Aktualne wykształcenie: poziom wykształcenia, kierunek wykształcenia, tytuł naukowy/zawodowy, specjalizacja, nazwa szkoły/uczelni, rok ukończenia szkoły, komentarz. Możliwość rejestrowania więcej niż jednego kierunku studiów.
Fun-Kad-8	Rejestrowanie następujących informacji o dodatkowym wykształceniu pracownika: Studia podyplomowe, studium, inne: kierunek i specjalizacja, nazwa szkoły/uczelni/studium, rok ukończenia, komentarz. Rejestrowanie wszystkich rodzajów studiów.
Fun-Kad-9	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Wprowadzanie informacji o znajomości, co najmniej 7 języków obcych z możliwością określenia minimum 6 poziomów znajomości (dwutorowo: certyfikowana: A1, A2, B1, B2, C1, C2 lub deklaratywna: słaba, dobra, biegła) oraz informacji o dokumentach potwierdzających znajomość języka obcego (nazwy posiadanych certyfikatów lub dokumentów potwierdzających ich znajomość).
Fun-Kad-10	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Uprawnienia (radcowskie, adwokackie, legislacyjne, audytorskie itp.): nazwa dokumentu, data ważności od/do, nazwa wydającego, komentarz.
Fun-Kad-11	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Rejestrowanie udzielonych upoważnień: nazwa upoważnienia, numer/sygnatura, osoba wydająca upoważnienie, data ważności od/do, komentarz, skan upoważnienia.
Fun-Kad-12	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: informacja o niepełnosprawności x.xx. - stopień niepełnosprawności, data orzeczenia niepełnosprawności od/do lub stała (data od), możliwość tworzenia historii, renta (nr świadczenia, data uzyskania, data zawieszenia), emerytura (nr świadczenia, data uzyskania, data zawieszenia).
Fun-Kad-13	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Dane niezbędne do tworzenia deklaracji ZUS: ZUA, ZIUA, ZCZA, ZCNA, ZWUA: oddział Narodowego Funduszu Zdrowia, data zmiany, kod tytułu ubezpieczenia, data zmiany, jakim ubezpieczeniom podlega pracownik, data zmiany, kod stopnia pokrewieństwa. Możliwość eksportu do programu Płatnik.
Fun-Kad-14	Obsługa szkoleń BHP: rodzaj (wstępne, okresowe, inne), data (od/do) szkolenia, data ważności, nazwa organizatora, numer zaświadczenia, komentarz.
Fun-Kad-15	Informacja o przyznanych nagrodach finansowych: rodzaj nagrody, powód przyznania (opcjonalnie do edycji), kwota (ogółem i w rozbiciu na budżet MEN i UE), data wypłaty, komentarz.
Fun-Kad-16	Ewidencja przyznanych świadczeń pracowniczych – nagrody jubileuszowe, odprawy pieniężne, inne: rodzaj, powód przyznania, kwota, data przyznania, komentarz.
Fun-Kad-17	Ewidencja przyznanych nagród – pozafinansowe: rodzaj, data przyznania, komentarz.
Fun-Kad-18	Ewidencja udzielonych kar finansowych: data udzielenia, powód udzielenia kary, kwota, komentarz.
Fun-Kad-19	Ewidencja udzielonych kar: przez komisję dyscyplinarną, dyrektora generalnego, z art. 108 Kodeksu pracy. Automatyczne informowanie o upływie terminu zatarcia kary z możliwością usunięcia informacji o karze po jej zatarciu.
Fun-Kad-20	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – poprzednie zatrudnienie: Zatrudnienie w ramach stosunku pracy: data zatrudnienia od/do, tryb rozwiązania stosunku pracy, nazwa pracodawcy, urlop bezpłatny (okres od/do, automatyczne zliczenie w latach /miesiącach/ dniach), urlop wychowawczy (okres od/do, automatyczne zliczenie w latach /miesiącach /dniach), liczba dni / godzin wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w tym na żądanie i dodatkowego (dla urzędnika służby cywilnej, osoby niepełnosprawnej itp.) u poprzedniego pracodawcy, liczba wykorzystanych dni / godzin na podstawie art. 188 Kodeksu pracy w danym roku kalendarzowym, liczba dni niezdolności do pracy z powodu choroby, wcześniejsze zatrudnienie w służbie cywilnej/administracji publicznej, rodzaj umowy o pracę w czasie zatrudnienia w służbie cywilnej, służba przygotowawcza, informacje o dokonaniu pierwszej oceny, oceny okresowej urzędników/ pracowników służby cywilnej. Inne okresy zaliczane do stażu pracy. Automatyczne wyliczanie stażu pracy u każdego pracodawcy w tym w przypadku trwania innych stosunków pracy (np. ogółem, w administracji publicznej, w MEN). Możliwość wyzerowania przez Administratora Aplikacji stażu pracy u danego pracodawcy, np. przy działalności gospodarczej. Możliwość edycji.
Fun-Kad-21	Obliczanie stażu pracowników: Kontrola zaliczania stażu przy jednoczesnym zatrudnieniu w wielu miejscach. Możliwość sprawdzenia: stażu do emerytury, urlopu wypoczynkowego (zmiana wymiaru), nagrody jubileuszowej: w resorcie, w służbie cywilnej (przy członkach korpusu), w administracji publicznej. Możliwość wyboru okresów zatrudnienia do wliczenia.
Fun-Kad-22	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Źródło naboru (np. z naboru do MEN, oddelegowanie, skierowanie, przeniesienie członka korpusu s.c. – słownik otwarty).
Fun-Kad-23	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Warunki zatrudnienia i ich zmiana: data zatrudnienia, komórka organizacyjna, grupa stanowisk w służbie cywilnej, stanowisko, typ umowy: np. umowa o pracę, mianowanie, powołanie, rodzaj umowy (umowa na czas określony, na okres próbny, itp.), umowa do dnia (przy umowach terminowych) – do edycji, typ pracownika (np. urzędnik służby cywilnej, pracownik służby cywilnej, osoby nie objęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń, żołnierz zawodowy, funkcjonariusz odpowiednich służb, kierownicze stanowisko państwowe), wymiar etatu (w postaci ułamka zwykłego oraz ułamka dziesiętnego przy niepełnym wymiarze etatu do 4 miejsc po przecinku), stanowisko kierownicze: tak/nie (checkbox), zakres obowiązków – data określenia. Zachowanie historii zmian z możliwością edycji. W przypadku ponownego zatrudnienia byłego pracownika MEN przywrócenie do stanu aktualnie zatrudnionego z możliwością uaktualnienia przez Administratora Aplikacji danych wynikających z przerwy w zatrudnieniu. Zachowanie historii zmian. Aplikacja powinna wyświetlać datę zatrudnienia z ostatniego stosunku pracy.
Fun-Kad-24	Rejestrowanie następujących informacji o wynagrodzeniu pracowników: Data zmiany (w przypadku zmiany). Podział wynagrodzenia na składniki wynagrodzeń i dodatki, prezentacja wynagrodzenia ogółem oraz w rozbiciu na budżet MEN i finansowanie lub współfinansowanie ze środków UE i budżet zadaniowy. Możliwość wprowadzania wynagrodzenia przyszłego i jego aktywowania w wyznaczonym terminie. Zachowanie historii zmian z możliwością edycji.
Fun-Kad-25	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach: Dane dotyczące przyznawania stopni służbowych urzędnikom służby cywilnej: data mianowania w s.c., stopień służbowy (1-9), data przyznania stopnia służbowego, podstawa prawna (mianowanie na podstawie ustawy o służbie cywilnej), podstawa prawna przyznania stopnia służbowego. Zachowanie danych historycznych.
Fun-Kad-26	Dostosowanie bazy kadrowej, w szczególności w zakresie wynagrodzeń, do wymogów budżetu zadaniowego z możliwością przyporządkowania kosztów wynagrodzeń pracowników do wielu zadań, raportowania kosztów pracowniczych do konkretnych zadań oraz osób przypisanych do ich realizacji, z budżetu MEN oraz projektów UE.
Fun-Kad-27	Dodatkowe zatrudnienia/zajęcia zarobkowe (za zgodą Dyrektora Generalnego na dodatkowe zatrudnienie – tak/nie): data udzielenia zgody, podmiot, na rzecz, którego wykonywane jest dodatkowe zatrudnienie/zajęcie zarobkowe, okres (data od/do), przy braku dat krańcowych możliwość wpisania komentarza (np. liczba godzin), opis wykonywanej pracy, komentarz.
Fun-Kad-28	Obliczanie stażu pracy pracowników: Automatyczne przeliczanie stażu po wprowadzeniu okresów zatrudnienia i nieobecności pracowniczych powodujących obniżenie stażu. Możliwość sprawdzenia stażu do emerytury, urlopu wypoczynkowego (zmiana wymiaru), nagrody jubileuszowej, w MEN, w administracji publicznej. Możliwość wyboru okresów zatrudnienia do wyliczenia. Bieżące doliczanie stażu wynikającego z aktualnego zatrudnienia. Kontrola zaliczania stażu przy jednoczesnym zatrudnieniu w wielu miejscach w tym samym okresie.
Fun-Kad-29	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – czas pracy (kalendarz): norma podstawowa – 8 godzin na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, możliwość ustalania rozkładu czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy w układzie do 4 miejsc po przecinku w przypadku niepełnego wymiaru etatu, możliwość zmiany rozkładu czasu pracy w środku tygodnia/miesiąca, informacja o czasie faktycznie przepracowanym przez danego pracownika (godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta– w tym możliwość generowania i eksportowania (w formacie .xls i .pdf) zestawień o nadgodzinach pozostających do odbioru przez pracowników), praca w równoważnym systemie czasu pracy – rozkład czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy, ruchomy czas pracy. Automatyczne wyliczanie czasu pracy wszystkich pracowników z uwzględnieniem każdej zmiany rozkładu czasu pracy. Informacja o pracy zdalnej okazjonalnej, częściowej oraz ze szczególnymi uprawnieniami – w tym możliwość generowania i eksportowania (w formacie .xls i .pdf) zestawień o pracy zdalnej.
Funk-kad-30	Obsługa badań lekarskich - rodzaj: wstępne, okresowe, kontrolne, dodatkowe oraz termin wykonania badania i termin następnego badania. Obsługa badań lekarskich: wskazania lekarza medycyny pracy (np. praca w okularach korekcyjnych). Obsługa refundacji zakupu okularów: data wniosku, data zakupu, data i ważność badań, kwota dofinansowania
Fun-Kad-31	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny (data) – 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego – art. 39 Kodeksu pracy.
Fun-Kad-32	Informacja o ochronie związanej z ciążą oraz uprawnieniami rodzicielskimi (data).
Fun-Kad-33	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – np. pełnienie funkcji w związkach zawodowych, pełnienie funkcji społecznego inspektora pracy.
Fun-Kad-34	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – zakończenie stosunku pracy: data, podstawa prawna, prawo do świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, zajęcia komornicze, okres wypowiedzenia (daty od/do), okres zwolnienia ze świadczenia pracy (daty od/do), data odwołania ze stanowiska.
Fun-Kad-35	Sygnalizowanie, ze zdefiniowanym przez użytkownika wyprzedzeniem, zbliżającego się terminu: końca umowy o pracę zawartej na czas określony, drugiej umowy na czas określony, końca ważności obowiązkowych badań okresowych, nabycia prawa do dodatku za wysługę lat, nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, końca dodatku specjalnego lub zadaniowego, nabycia prawa do kolejnego dnia urlopu dodatkowego urzędników s.c., nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego o podwyższonym wymiarze ( 26 dni), nabycia prawa do dodatkowego urlopu (np. osób niepełnosprawnych, żołnierzy zawodowych), końca urlopu bezpłatnego, końca urlopu wychowawczego, końca urlopu macierzyńskiego, xxxxxxxxxxx, rodzicielskiego, zakończenia kolejnych etapów podnoszenia kwalifikacji w ramach umowy szkoleniowej lub kursu językowego. sygnalizowanie: upływu 30, 120 i 365 dnia zwolnienia lekarskiego.
Fun-Kad-36	Możliwość przedstawiania urlopów zarówno w dniach jak i w godzinach przy uwzględnieniu dobowej normy czasu pracy 8 godzinnej (przy ogólnych harmonogramach pracy tj. codziennie taka sama liczba godzin) lub 7 godzinnej jak np. w przypadku osób niepełnosprawnych, aby osoba mająca dobową normę czasu pracy 7 godzinną widziała swój urlop w przeliczeniu na dni 7 godzinne.
Fun-Kad-37	Możliwość automatycznego przeliczania urlopów dodatkowych np. dla osób niepełnosprawnych, dla urzędników służby cywilnej. Również możliwość ich edycji.
Fun-Kad-38	Dodanie do „Historii pracy”, w przypadku urzędników służby cywilnej przenoszonych z innych urzędów do pracy w MEN, opcji wpisywania dodatkowego urlopu urzędniczego wykorzystanego w ciągu bieżącego roku w poprzednim urzędzie przed przeniesieniem, tak żeby program mógł pomniejszyć o te dni urlop dodatkowy dla urzędników (sc – mianowanie).
Fun-Kad-39	Rejestrowanie następujących informacji – opis stanowiska pracy: przyporządkowanie pracownikom symbolu opisu stanowiska pracy i jego nazwy (możliwość manualnego wprowadzania danych przez pracownika komórki ds. kadr), data zatwierdzenia opisu stanowiska pracy, uzupełnienie nazwy stanowiska pracy o dodatkowe informacje (np. stanowisko do spraw…) możliwość załączania wersji elektronicznej (w formacie pdf oraz word) opisu stanowiska pracy, uwzględnienie ruchów kadrowych, zmian organizacyjnych w departamencie/biurze/wydziale /zespole – aktualizacja danych oraz powiadomienie (mail) o zmianie np. komórki organizacyjnej, stanowiska pracy, historia zmian przyporządkowania opisów stanowisk pracy do pracownika zajmującego dane stanowisko, możliwość oznaczenia, które ze stanowisk pracy są kwalifikowalne (finansowane programów UE) i w jakiej części etatu, zachowanie historii zmian i danych historycznych Tworzenie zestawień ze stanu opisów z uwzględnieniem podziału na departament/biuro, wydział, zespół
Fun-Kad-40	Rejestrowanie następujących informacji – wartościowanie stanowiska pracy: liczba punktów wynikająca z wartościowania opisu stanowiska pracy, przedziały punktowe – automatyczne przyporządkowanie stanowiska pracy do danego przedziału punktowego (połączenie z przedziałami mnożnikowymi), data zwartościowania stanowiska pracy, data zatwierdzenia wyników wartościowania.
Fun-Kad-41	Dokumentowanie służby przygotowawczej pracowników korpusu służby cywilnej: podleganie obowiązkowi odbycia służby przygotowawczej (tak/nie) wraz z automatycznym generowaniem ostatecznej daty jej ukończenia, zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej lub skierowanie do odbycia służby przygotowawczej – daty i numer sprawy z EZD, wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą (pozytywny/negatywny), data ukończenia służby przygotowawczej, przebieg służby przygotowawczej, opiekun możliwość generowania zaświadczeń z ukończenia służby przygotowawczej w służby cywilnej i wydruku zgodnego z obowiązującym w MEN szablonem zaświadczenia. raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika, możliwość załączania dokumentów w postaci pdf.
Fun-Kad-42	Dokumentowanie pierwszej oceny w służbie cywilnej: informacja o podleganiu pierwszej ocenie (tak/nie), rejestrowanie rozpoczęcia pierwszej oceny: dane oceniającego (imię, nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, data rozpoczęcia pracy na danym stanowisku –funkcja importowania danych z systemu), data przeprowadzenia rozmowy wstępnej, data potwierdzenia przeprowadzenia rozmowy wstępnej oraz wyznaczenia okresu na złożenie sprawozdania i zapoznanie z nim ocenianego, okres, w którym należy zdać sprawozdanie oraz dokonać pierwszej oceny w służbie cywilnej ( funkcja przypominająca o konieczności sporządzenia oceny w danym terminie, o konieczności dostarczenia sprawozdania, powiadomienia (maile) przypominające o nadchodzącym terminie, w którym należy dokonać oceny do pracownika, bezpośredniego przełożonego, dyrektora komórki organizacyjnej oraz pracownika komórki odpowiedzialnej za proces ocen), automatyczne wyliczenie i przesunięcie wszystkich uzgodnionych terminów (wyznaczonych okresów) oceny w związku z długotrwałą nieobecnością (powyżej 1 miesiąca); rejestrowanie sporządzonej pierwszej oceny: data przeprowadzenia rozmowy oceniającej w ramach pierwszej oceny, data sporządzenia pierwszej oceny (oceniający), data zatwierdzenia pierwszej oceny (kierujący komórką organizacyjną), data zapoznania z pierwszą oceną (oceniany) możliwość wpisania informacji o zaliczeniu egzaminu w ramach służby przygotowawczej (funkcja weryfikacji danych), zdanie sprawozdania w terminie, wynik pierwszej oceny – (możliwość wpisania ocen cząstkowych w ramach ocenianych kryteriów, średnia arytmetyczna (funkcja automatycznego wyliczania), ogólna ocena (pozytywna/negatywna), możliwość eksportu danych z bazy do szablonów ocen dostępnych w systemie (parametryzacja arkusza oceny), możliwość dołączenia skanu dokumentu (transport danych z obecnego systemu, łącznie z plikami pdf), raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika (np. liczba sporządzonych ocen w danym roku kalendarzowym, poziom sporządzonych ocen), w tym możliwość raportowania według aktualnie zatrudnionych członków korpusu służby cywilnej,
Fun-Kad-43	Dokumentowanie ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej: możliwość eksportu danych z systemu do szablonów ocen dostępnych w systemie (parametryzacja arkuszy ocen A, B i C) możliwość dołączenia skanu dokumentu, rejestrowanie rozpoczęcia oceny okresowej- wyznaczony termin sporządzenia oceny (funkcja automatycznego wyliczania terminu sporządzenia kolejnej oceny w zależności od sytuacji pracownika - pierwsza ocena okresowa, poziom ostatniej oceny, kryteria oceny, dane oceniającego (imię, nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, data rozpoczęcia pracy na danym stanowisku - funkcja importowania danych z systemu), data wyznaczenia terminu i kryteriów oceny, rejestrowanie sporządzonej oceny okresowej - data sporządzenia oceny (oceniający), data zapoznania się z oceną (oceniany), poziom oceny, pozytywna/negatywna, oceny cząstkowe i średnia z ocen cząstkowych, dane oceniającego, wniosek o przyznanie kolejnego stopnia służbowego z podaniem podstawy prawnej, wynik decyzji, wnioski do indywidualnego programu rozwoju zawodowego (IPRZ), dane oceniającego – osoba bezpośrednio nadzorująca dane stanowisko (imię i nazwisko, stanowisko, data objęcia stanowiska) – automatyczna zmiana osoby bezpośrednio nadzorującej w razie zmian organizacyjnych, możliwość zmiany osoby oceniającej, np. w przypadku gdy oceny musi dokonać wcześniejszy przełożony – możliwość manualnego wprowadzenia danych, możliwość zmiany terminu oceny zgodnie z ustawą o służbie cywilnej, informacja o powodach zmiany terminu oceny, automatyczne sygnalizowanie o możliwości zmiany terminu oceny w razie zmiany stanowiska przez ocenianego pracownika, zmiany bezpośredniego przełożonego, usprawiedliwionej dłuższej nieobecności pracownika ocenianego bądź oceniającego, możliwość odnotowania, że oceniany został poinformowany o zmianie terminu oceny, przedłużenie terminu sporządzenia oceny o czas nieobecności w przypadku nieprzerwanej, usprawiedliwionej, trwającą dłużej niż miesiąc nieobecności ocenianego, powód zmiany, automatyczne przesunięcie terminu oceny w związku z długotrwałą nieobecnością (alert o przesunięciu oceny z nowym terminem oceny przekazany do pracownika, bezpośredniego przełożonego oraz komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za proces ocen), sygnalizacja obowiązku przyznania kolejnego stopnia służbowego urzędnikowi służby cywilnej, po otrzymaniu przez niego dwóch, następujących po sobie, ocen pozytywnych, na jednym z dwóch najwyższych poziomów, od daty przyznania ostatniego stopnia służbowego, możliwość wprowadzenia sprzeciwu do dyrektora generalnego od oceny, wraz z uwagami – informacja o braku dostarczenia oceny po uwzględnieniu sprzeciwu (możliwość wprowadzenia informacji o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu sprzeciwu), raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika, w tym możliwość raportowania wg członków korpusu służby cywilnej aktualnie zatrudnionych, zachowanie historii zmian i danych historycznych, arkusz oceny w wersji elektronicznej (możliwość zaciągania danych z systemu na arkusz, możliwość zaciągania danych z arkusza do systemu),
Fun-Kad-44	Indywidualny program rozwoju zawodowego (IPRZ) tak/nie, roboczy tak/nie data zatwierdzenia, ustalona ścieżka rozwoju zawodowego możliwość importu danych z formularza IPRZ (z pliku zapisanego w Ms Excel), zachowanie historii zmian i danych historycznych. Możliwość raportowania danych dot. brakujących IPRZ Możliwość raportowania danych zawartych w IPRZ (np. do badania potrzeb szkoleniowych) możliwość załączania dokumentów postaci pdf
Fun-Kad-45	Podnoszenie kwalifikacji – umowa: numer umowy, data podpisania, termin obowiązywania (daty od/do), przedmiot umowy rodzaj umowy (lista do edycji: studia podyplomowe, studia I stopnia, stopnia II stopnia, doktoranckie, aplikacja legislacyjna, ,), inne (pole do edycji), organizator, możliwość rejestracji stanu realizacji umowy (np. zaliczenie I semestru), zobowiązania pracodawcy: urlop – wymiar, wysokość finansowania lub refundacji (w złotych oraz procentowo), wysokość dofinansowania, źródła finansowania w podziale na § (uwzględniające również środki UE) zmiana umowy – aneksy, zobowiązania pracownika: dostarczenie zaświadczenia/dyplomu o ukończeniu doszkalania (tak/nie), termin dostarczenia, okres do odpracowania (termin, daty od/do), informacja o rozliczeniu się z umowy – zakończeniu okresu odpracowania zobowiązania pracownika, niedotrzymaniu warunków umowy oraz o zobowiązaniu do spłacenia określonej kwoty – automatyczne wyliczanie kwoty proporcjonalne do okresu przepracowanego (opcjonalnie), możliwość załączania dokumentów postaci pdf
Fun-Kad-46	Szkolenia: tytuł, rodzaj (np. centralne, powszechne, specjalistyczne, w ramach IPRZ, niebędące szkoleniami w służbie cywilnej), termin szkolenia (data rozpoczęcia, data zakończenia), wymiar szkolenia dni/godziny organizator, wykonawca, uczestnik/uczestnicy, koszt szkolenia (wraz ze źródłem finansowania ogółem oraz w podziale na §i budżet zadaniowy również środki z UE), forma szkolenia online/stacjonarne/e-learning/hybrydowe/inne szkolenie wewnętrzne/zewnętrzne miejsce szkolenia definicja szkolenia (zgodnie ze wytycznymi sprawozdawczości dla Szefa Służy Cywilnej) zaświadczenie tak/nie, ocena szkolenia AIOS tak/nie, poziom oceny możliwość generowania zestawień dotyczących szkoleń lub eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego w szczególności dot. tematów, wykonawców, jak i dot. uczestników możliwość wprowadzania szkoleń grupowych możliwość załączania dokumentów w postaci pdf
Fun-Kad-47	Ewidencja wydanych pracownikowi zaświadczeń: data, cel.
Fun-Kad-48	Możliwość rozliczania kosztów faktur na poszczególnych pracowników oraz prowadzenia budżetu szkoleniowego (generowanie raportów dot. środków planowanych, zaciągniętych zobowiązań - zgłoszone szkolenia - i środków wykorzystanych w poszczególnych paragrafach). Generowanie raportów dotyczących tematów oraz kosztów szkoleń dla poszczególnych pracowników/komórek organizacyjnych w określonych przedziałach czasu.
Fun-Kad-49	Możliwość edycji i podglądu historii zatrudnienia pracownika (zmiana wynagrodzenia w tym jego składników, stanowiska, wydziału, departamentu/biura, wymiaru etatu), zmiany stopnia służbowego.
Fun-Kad-50	Informacje dotyczące ewidencji naboru na stanowiska nieobsadzone/nowe stanowiska pracy oraz zastępstwa za nieobecnych członków korpusu służby cywilnej: departament/biuro/wydział/zespół i stanowisko pracy, na które prowadzony jest nabór (rekrutacja), wszczęcie procedury naboru na zastępstwo nieobecnego członka służby cywilnej – kontrola zgodności danych związanych z pracownikami zastępowanymi, termin prawdopodobnego końca zastępstwa (data powrotu zadeklarowana przez osobę zastępowaną), możliwość weryfikacji danych w systemie, podział stanowisk w służbie cywilnej na wyższe w s.c. i pozostałe w s.c. ujęcie etatowe oraz stanowiskowe (liczby) – możliwość weryfikacji danych w systemie, rekrutacja wewnętrzna w ramach MEN w służbie cywilnej lub nabór, rejestracja przez użytkownika systemu kolejnego numeru rekrutacji/naboru (skrót: BDG- /nr naboru/rok), data publikacji ogłoszenia i termin składania ofert, liczba ofert, które wpłynęły na dane stanowisko – w tym: spełniających/niespełniających wymagań formalnych z podziałem na płeć i osoby niepełnosprawne z podziałem na płeć, z podziałem na osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, imię i nazwisko kandydata/kandydatów, wynik naboru/status, dodatkowe informacje, zatrudnienie osób nieposiadających obywatelstwa polskiego, badanie kompetencje kierownicze – wyższe stanowiska w służbie cywilnej,
Fun-Kad-51	Informacja o stażyście, praktykancie, wolontariuszu – organizacja staży/praktyk/wolontariatu: tytuł, data i numer umowy/porozumienia, imię i nazwisko, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, PESEL, stopień niepełnosprawności, wykształcenie, uczelnia, wydział, kierunek studiów, nr albumu; nazwa uczelni w przypadku praktyki; komórka organizacyjna odbywania stażu/praktyki/wolontariatu (Departament/Biuro/Wydział/Zespół MEN), okres (od/do), urząd pracy (stażysta), umowa, imię i nazwisko opiekuna, przysługujące i wykorzystane dni wolne dla stażystów, uczestnictwo w szkoleniach wstępnych (BHP, SZBI, dane osobowe). Możliwość wprowadzania komentarzy i tworzenia zestawień (np. rejestrowanie ilości stażystów/praktykantów w Departamentach/Biurach oraz czasu stażu/ praktyki). Możliwość załączania dokumentów postaci pdf.
Fun-Kad-52	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – ZFŚS: świadczenia socjalne z uwzględnieniem podziału na zapomogi, dofinansowania do wypoczynku, dofinansowanie do sportu i kultury, dofinansowanie do wyprawki, świadczenia finansowe na rzecz dzieci, pożyczki na cele mieszkaniowe, lista emerytów/rencistów/niepełnosprawnych – automatyczne nadanie statusu i uwzględnienie ich w poszczególnych grupach, numer grupy dochodowej – klasyfikacja dofinansowań (przyporządkowywanie określonych kwot z uwzględnieniem grup dochodowych w poszczególnych grupach świadczeń),

Fun-Kad-53	Tworzenie na podstawie zgromadzonych danych zestawień stałych i generowanych (bieżących i archiwalnych) w konfiguracjach ustalanych przez poszczególnych Administratorów i użytkowników, w szczególności związanych ze strukturą zatrudnienia, wynagrodzeniami i funduszem wynagrodzeń (w tym: plan, symulacja funduszu wynagrodzeń), uprawnienia i obowiązki pracownicze. Możliwość tworzenia z Systemu podstawowych pism kadrowych, np. informujących o przyznaniu nagrody jubileuszowej, uzyskaniu prawa do dodatku za wysługę lat, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, świadectwa pracy. Pełna lista zestawień (raportów) stałych i dokumentów kadrowych zostanie przekazana na etapie II Analiza.
Fun-Kad-54	Tworzenie symulacji płacowych do przeszeregowań, a następnie aktualizowanie bazy zatwierdzonym wyborem, tworzenie symulacji nagród, odpraw, podwyżek, tworzenie, na podstawie zgromadzonych danych, zestawienia dotyczącego dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tworzenie, na podstawie zgromadzonych danych, wykazu pracowników, którym w zadanym okresie przysługuje emerytura, dokonywanie wydruków na określony dzień, dokonywanie zestawień w okresie od dnia do dnia, generowanie raportów w celu sporządzenia planu wynagrodzeń w skali całego roku i od danego miesiąca — do końca roku, w podziale na poszczególne paragrafy klasyfikacji budżetowej, tj. § 4010, 4018, 4019, 4020,4028, 4029, 4050, generowanie raportów z realizacji wypłat wynagrodzeń w każdym miesiącu i narastające w roku, w podziale na: płace, nagrody z funduszu nagród, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne i inne, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wychowawczy, DWR, z uwzględnieniem podziału na poszczególne paragrafy, generowanie sprawozdań (w tym zestawień dla Szefa Służby Cywilnej) oraz przetwarzanie danych dla sprawozdawczości ZUS, GUS, SIO, drukowanie z systemu podstawowych pism kadrowych, np. informujących o przyznaniu nagrody jubileuszowej, uzyskaniu prawa do dodatku stażowego, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, świadectwa pracy, zmiana warunków zatrudnienie, np. etatu, wynagrodzenia, stanowiska. dostosowanie bazy kadrowej, w szczególności w zakresie wynagrodzeń, do wymogów budżetu zadaniowego z możliwością przyporządkowania kosztów wynagrodzeń pracowników do wielu zadań, raportowania kosztów pracowniczych do konkretnych zadań oraz osób przypisanych do ich realizacji, uwzględnienie rozliczania wynagrodzeń osób obsługujących projekty unijne, (z możliwością finansowania jednego pracownika w ramach wielu projektów).
Fun-Kad-55	Ustalanie uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za dany rok kalendarzowy.
Fun-Kad-56	Uprawniony operator będzie miał możliwość podglądania, drukowania w systemie projektu listy płac dla wybranych grup pracowników.
Fun-Kad-57	Możliwość korzystania ze słowników stałych (zgodne z przepisami prawa) i możliwość tworzenia (modyfikacji) słowników przez Administratorów Aplikacji.
Fun-Kad-58	Możliwość zachowania historii zmian i danych historycznych.
Fun-Kad-59	Możliwość importu z plików tekstowych (.csv, .txt) danych pochodzących z systemu kontroli dostępu i czasu pracy pracowników. Możliwość generowania miesięcznych list obecności pracowników oraz możliwość generowania raportów ewidencji czasu pracy za dany okres (np. liczba osób przebywających na zwolnieniu lekarskim w danym dniu/w danym okresie).
Fun-Kad-60	Moduł powinien umożliwiać załączanie skanów dokumentów.

1.2Obsługa płacowa

Funkcja	Opis
Fun-Pla-1	Obsługa płacowa powinna dotyczyć dokonywania wszelkich obliczeń dla różnych grup osób: pracownicy (osoby wymienione w funkcjonalnościach Fun-Kad-1), osoby świadczące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia i o dzieło) a także osoby biorące udział w powoływanych komisjach, radach i zespołach. Program powinien dokonywać dowolnych obliczeń wartości kwotowych składników wynagrodzeń zarówno dla pracowników MEN jak i osób obcych a kartoteka danych (takich jak dane osobowe, płacowe, podatkowe, składkowe) dla wyżej wymienionych grup powinna zawierać wszelkie niezbędne informacje dla prawidłowej obsługi płacowo-rozliczeniowej tych osób.
Fun-Pla-2	Składniki płac/wynagrodzeń dotyczyć powinny zarówno kwot ewidencjonowanych z użyciem modułu kadrowego jak i tych, które nie są ewidencjonowane przez użytkowników modułu kadrowego. Dla prawidłowego wyliczenia list wynagrodzeń będą uwzględniane wszelkie informacje mające wpływ na wysokość i składniki wynagrodzenia, które są zawarte w module kadrowym (na przykład rejestr nieobecności pracownika).
Fun-Pla-3	Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie wyliczania wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i biorących udział w komisjach, radach i zespołach. Zdefiniowanie składników o stałym algorytmie obliczeń a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia - składek na ubezpieczenie społeczne (płatnych przez pracodawcę i pracownika) oraz zdrowotne (z uwzględnianiem sposobu wyliczenia składek ZUS, który dotyczy zarówno obowiązkowych jak i dobrowolnych ubezpieczeń).
Fun-Pla-4	Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie wyliczania wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i biorących udział w komisjach, radach i zespołach. Zdefiniowanie przez Wykonawcę składników o stałym algorytmie obliczeń a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia - kontrola narastająco podstawy do naliczania składek emerytalnych i rentowych (zaprzestanie ich potrącania w przypadku osiągnięcia kwoty określonej w przepisach na dany rok a także możliwość obsługi przypadków, kiedy osiągane są dochody z innych źródeł i stanowią również podstawę składek emerytalnych i rentowych).
Fun-Pla-5	Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie wyliczania wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i biorących udział w komisjach, radach i zespołach. Zdefiniowanie składników o stałym algorytmie obliczeń, a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia - wynagrodzeń chorobowych i zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
Fun-Pla-6	Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie wyliczania wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i biorących udział w komisjach, radach i zespołach. Zdefiniowanie składników o stałym algorytmie obliczeń, a także składników o zmiennym parametrze obliczeń (aktualizowanie parametrów, które obowiązują w danym roku) w celu prawidłowego naliczenia -podatku dochodowego od osób fizycznych, z uwzględnieniem wszystkich możliwych do zastosowania ulg i zaniechań oraz możliwością indywidualnego zdefiniowania danych podatkowych takich jak określenie informacji o typie kosztów uzyskania przychodu oraz o rodzaju i wysokości podatku.
Fun-Pla-7	Prowadzenie i drukowanie kartoteki płacowej i podatkowej pracowników oraz osób obcych, w szczegółowym podziale na rodzaje osiąganych przychodów i dokonanych potrąceń w poszczególnych miesiącach danego roku a także prowadzenie i drukowanie kartoteki ubezpieczeniowej (zasiłkowej). Możliwość samodzielnego projektowania kartoteki w zależności od potrzeby użytkownika zestawienia dostępnych dla pozostałych użytkowników.
Fun-Pla-8	Pełna obsługa pożyczek z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych MEN: możliwość wprowadzenia wysokości pożyczki, rat, kwoty wpisowej i składki na wkłady, automatyczne naliczanie pracownikowi na liście płac wymienionych potrąceń w ustalonych kwotach do czasu spłaty zadłużenia, obliczanie narastająco wysokości wkładów zgromadzonych przez pracownika oraz sald zadłużenia z uwzględnianiem automatycznych potrąceń z list wypłat a także spłat dokonywanych poprzez indywidualne wpłaty (KP, na rachunek bankowy), możliwość drukowania aktualnych sald pracowników w formacie indywidualnym lub zbiorczym z wyszczególnieniem wysokości wkładów i stanu zadłużenia.
Fun-Pla-9	Automatyczne uwzględnianie na liście płac innych potrąceń, w tym z tytułu wyroków komorniczych.
Fun-Pla-10	Automatyczne naliczanie wyrównań za okresy minione w przypadku konieczności dokonania korekt w podziale na miesiące.
Fun-Pla-11	Możliwość zestawienia kilku list wypłat dla danych osób w miesiącu (naliczanie i drukowanie list dodatkowych takich jak na przykład z tytułu odpraw, nagród, świadczeń socjalnych).
Fun-Pla-12	Automatyczne rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników i zleceniobiorców z uwzględnieniem kodu zwolnienia (zwolnienie lekarskie w okresie ciąży, opieka, wypadek w pracy i w drodze itd.) a także z samoczynną kontrolą źródła finansowania (fundusz płac, ZUS, świadczenie rehabilitacyjne). Samoczynne wyliczanie podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego z okresu 12 miesięcy uwzględniające wszystkie prawidłowe w tej kwestii składniki wynagrodzenia i jednoczesne automatyczne „pilnowanie” przerwy trzech miesięcy kalendarzowych między nieobecnościami chorobowymi pracownika/ zleceniobiorcy.
Fun-Pla-13	Automatyczne obliczanie wynagrodzeń uwzględniające okres zatrudnienia i ewentualne zmiany w wynagrodzeniu na przełomie miesiąca wynikające ze zmiany warunków płacowych, korzystania z urlopów (np. macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych) lub innych absencji.
Fun-Pla-14	Możliwość definiowania na liście płac indywidualnych składników wynagrodzenia.
Fun-Pla-15	Sporządzanie miesięcznych i rocznych, indywidualnych oraz zbiorczych rozliczeń zaliczek podatkowych. Automatyczne tworzenie z poziomu aplikacji i drukowanie zarówno dla pracowników/zleceniobiorców jak i całej instytucji formularzy PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1/IFT-1R według obowiązującego stanu prawnego z możliwością samodzielnego „dopisywania” i korekty brakujących/błędnych danych.
Fun-Pla-16	Generowanie i wydruk wszelkich zestawień wynagrodzeń dla wybranych grup pracowników/zleceniobiorców (z możliwością podziału wg rodzaju płatności, komórek, rozdziałów i paragrafów, budżetu zadaniowego, wybranych składników i potrąceń, zakresu dat i innych w zależności od potrzeb).
Fun-Pla-17	Możliwość wykazania ilości osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w danym miesiącu w rozbiciu na pracowników i zleceniobiorców (IWA) oraz możliwość wykazu danych niezbędnych do deklaracji PFRON.
Fun-Pla-18	Opcja wypłaty wynagrodzenia i dokonania stosownych potrąceń zgodnych z aktualnym stanem prawnym dla osób, które nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania. Możliwość wprowadzenia danych (czcionki) w języku innym niż język polski np. - Niemcy, Anglia, Słowacja, Republika Czeska.
Fun-Pla-19	Prowadzenie rejestru osób z ustalonym prawem do emerytury, którzy są jednocześnie zatrudnieni w MEN lub wykonują pracę na podstawie umowy-zlecenia na jego rzecz i późniejsza możliwość wykazania ich dochodów z rozbiciem na poszczególne składniki i potrącone składki.
Fun-Pla-20	Tworzenie i automatyczne przesyłanie do modułu Finanse-Księgowość rozdzielnika płac według źródeł finansowania całości lub części wynagrodzenia (np. z projektów z udziałem środków unijnych): części paragrafów i rozdziałów oraz budżetu zadaniowego na poszczególne konta rozrachunkowe z uwzględnieniem ewentualnych zmian zaistniałych w trakcie miesiąca.
Fun-Pla-21	Tworzenie zestawień rozrachunków z kontrahentami zewnętrznymi (ZUS, Urząd Skarbowy, komornik, bank itd.) z możliwością eksportu przelewów do programu Bankowość Elektroniczna NBP, BGK.
Fun-Pla-22	Realizacja wypłat w zależności od woli pracownika/zleceniobiorcy: na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, do kasy MEN lub przekazem pocztowym. Możliwość przelewu wynagrodzenia pracownikowi wg udziału kwotowego (lub procentowego) do kilku banków lub gotówką a także możliwość wyboru formy płatności w zależności od tytułu wypłaty wynagrodzenia.
Fun-Pla-23	Automatyczne wyliczanie wg odpowiednich algorytmów: dodatkowych wynagrodzeń rocznych, nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych i ekwiwalentów za urlop dla pracowników.
Fun-Pla-24	Prowadzenie rozliczeń wynagrodzeń w złotówkach, a także możliwość zaokrąglania obliczanych składników do dowolnych kwot, w zależności od przepisów do pełnych złotówek, dziesiątek groszy lub groszy.
Fun-Pla-25	Generowanie i wydruk list płac dotyczących wynagrodzeń i oddzielnie list dodatkowych np. zwrotu nadpłaconych składek emerytalno-rentowych za lata ubiegłe i rok bieżący, nagrody jubileuszowe, w podziale na komórki organizacyjne i alfabetycznie pracownicy w poszczególnych komórkach.
Fun-Pla-26	Generowanie i wydruk list płac z innym źródłem finansowania niż podstawowy dla danego pracownika.
Fun-Pla-27	Drukowanie na podstawie sporządzonych list wynagrodzeń zbiorczego zestawienia wypłat gotówkowych z podziałem na nominały.
Fun-Pla-28	Ewidencja świadczeń przyznanych pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Uwzględnienie potrąconego z tego tytułu podatku w rozliczeniu rocznym.
Fun-Pla-29	Możliwość sporządzania i udostępniania w formie podglądu: odcinków płacowych (tzw. pasków), potwierdzeń pobranego wynagrodzenia (tzw. utajnień) oraz możliwość wglądu do informacji o wynagrodzeniu przez pracownika, dla którego wynagrodzenie zostało naliczone.
Fun-Pla-30	Tworzenie i automatyczne przesyłanie do modułu Finanse-Księgowość rozdzielnika płac z uwzględnieniem przypisu zaangażowania wymiaru czasu pracy pracownika do danego działania zdefiniowanego w Budżecie Zadaniowym i rozliczenia projektów.
Fun-Pla-31	Rejestr umów zleceń i rejestr umów o dzieło. Program powinien posiadać funkcjonalność: kontroli wprowadzanych umów z planem i księgowania z tego tytułu zaangażowania, możliwość wprowadzania daty zawarcia umowy, możliwość prawidłowego naliczania zaliczek na podatek dochodowy od umów, w których występuje wynagrodzenie z tytułu przekazania autorskich praw majątkowych, prezentacji informacji w zakresie rozliczenia danej umowy tj. wielkości środków, na jakie została zawarta, wielkości dokonanych płatności na dany moment, możliwość eksportu informacji o stanie rozliczenia umowy do programu MS Excel, możliwość podpięcia do rejestru umów plików w formie pdf – skanów zawartych umów. Rejestr osób obcych, w tym zagranicznych.
Fun-Pla-32	Generowanie i wydruk list płac dotyczących umów cywilno-prawnych oraz wypłat z tytułu wynagrodzeń ryczałtowych komisji, rad i zespołów z możliwością podziału na wypłaty na rachunki bankowe oraz do kasy.
Fun-Pla-33	Rejestracja danych pracowników: Urząd Skarbowy, adres do celów podatkowych, rachunki oszczędnościowo - rozliczeniowe.
Fun-Pla-34	Kontrola wygenerowanych przelewów z ilością osób, którym naliczone zostało wynagrodzenie.
Fun-Pla-35	Kontrola naliczonych wynagrodzeń z ilością osób do tego uprawnionych.
Fun-Pla-36	Kontrola naliczonych wynagrodzeń w stosunku do naliczenia za poprzedni miesiąc.
Fun-Pla-37	Generowanie przelewów z tytułu wynagrodzeń oraz zaciąganie ich do systemu Bankowość Elektroniczna NBP i BGK.
Fun-Pla-38	System powinien umożliwić zmianę przypisania budżetu zadaniowego do poszczególnych składników wynagrodzenia.

1.3Wspólne funkcjonalności dla obsługi kadrowo – płacowej

Funkcja	Opis
Fun-Kadr-Pla-1	Ewidencja absencji pracowników – wprowadzanie daty początku i końca nieobecności pracownika.
Fun-Kadr-Pla-2	Ewidencja absencji pracowników – określenie rodzaju nieobecności: urlop wypoczynkowy (w tym zaznaczenie urlopu „na żądanie”), dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze przewidzianym przepisami prawa – urzędnicy s.c., pracownicy z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, kombatanci, żołnierze zawodowi, funkcjonariusze, działacze opozycji antykomunistycznej, xxxxx xxxxxxxxxxxx, urlop xxxxxxxx, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy (np. jednocześnie urlop wychowawczy i zasiłek xxxxxxxxxxxx), urlop opiekuńczy, urlop z powodu działania siły wyższej, urlop szkoleniowy, urlop bezpłatny – podstawa prawna udzielenia, informacja czy jest wliczany do stażu pracy od którego zależą uprawnienia pracownicze, zwolnienie od pracy wynikające z np. 188 Kodeksu pracy, zwolnienie od pracy z art. 103¹ Kodeksu pracy, urlopy dla aplikantów radcowskich, urlopy związane z rozprawami doktorskimi, zwolnienia lekarskie (automatyczny podział na: płacone przez pracodawcę, płacone przez ZUS, zasiłek opiekuńczy), świadczenie rehabilitacyjne, zwolnienie od pracy wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – z zaznaczeniem, która nieobecność jest niepłatna, delegacje służbowe, szkolenie, czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub w niedziele i święta, wyjścia w godzinach pracy (służbowe/prywatne), nieobecność nieusprawiedliwiona, inne. możliwość prezentowania limitów poszczególnych rodzajów urlopów
Fun-Kadr-Pla-3	Ewidencja absencji pracowników – automatyczne wyliczanie urlopu proporcjonalnego do okresu zatrudnienia z możliwością edycji.
Fun-Kadr-Pla-4	Ewidencja absencji pracowników – możliwość rozliczania urlopu wypoczynkowego w godzinach – automatyczne wyliczanie urlopu proporcjonalnego do wymiaru etatu.
Fun-Kadr-Pla-5	Ewidencja absencji pracowników - możliwość wprowadzania urlopów o zwiększonym wymiarze – automatyczne naliczanie urlopu dodatkowego, z możliwością edycji.
Fun-Kadr-Pla-6	Ewidencja absencji pracowników – obliczanie na bieżąco stanu posiadanego urlopu w podziale na urlop bieżący i zaległy (w podziale na liczby dni w poszczególnych latach, którym ta zaległość przysługuje).
Fun-Kadr-Pla-7	Ewidencja absencji pracowników: informacja o przekroczeniu 14, 30, 33 dni zwolnienia lekarskiego, wynagrodzenie za czas choroby i upływie 182 dnia zasiłku chorobowego lub 270 dnia zasiłku chorobowego, informacja o wykorzystaniu ilości dni zasiłku opiekuńczego.
Fun-Kadr-Pla-8	Wynagrodzenia – dwa systemy wynagradzania: mnożnikowy (służba cywilna) oraz kwotowy (zgodnie z kategoriami zaszeregowania – pracownicy zatrudnieni w gabinecie politycznym ministra, pracownicy zatrudnieni na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi,) kierowców.
Fun-Kadr-Pla-9	Wynagrodzenia – uwzględnienie różnych składników wynagrodzenia(z zastosowaniem mnożnika lub nie): zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek wyrównawczy „R”, dodatek za wysługę lat, dodatek specjalny (okres od/do), dodatek zadaniowy (okres od/do), możliwość wprowadzania minimum trzech pozycji), dodatek służby cywilnej – urzędnicy służby cywilnej, premia – zatrudnieni na stanowiskach robotniczych, pomocniczych i obsługi. Możliwość podziału poszczególnych składników wynagrodzenia na te, które są kwalifikowalne zgodnie z zasadami realizowanych programów operacyjnych. Możliwość formułowania nowych składników wynagrodzenia.
Fun-Kadr-Pla-10	Wynagrodzenia: możliwość zdefiniowania kwot bazowych dla poszczególnych grup pracowników, automatyczne przeliczanie wynagrodzeń przy zmianie kwot bazowych (także w przypadku niepełnego wymiaru etatu przy zastosowaniu mnożnika odpowiadającego pełnemu wymiarowi czasu pracy, automatycznie wyliczany dodatek za wysługę lat (po wprowadzeniu okresów zatrudnienia) – z możliwością edycji, możliwość definiowania innych składników wynagrodzenia, nieuwzględnionych w tym wykazie.
Fun-Kadr-Pla-11	Generowanie raportów o stanie zatrudnienia (ogółem i w podziale na statusy zatrudnienia) i wypłaconych wynagrodzeniach (w podziale na poszczególne składniki) oraz sprawozdań z analizami zatrudnienia i wypłaconych wynagrodzeniach dla GUS oraz ZUS, w szczególności: Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-13, Z-14, Z-15. Sprawozdanie DG dla Szefa Służby Cywilnej, Rb-70, z możliwością określenia zakresu dat lub określonej daty, na którą dane zestawienie ma być wykonane. Sprawozdanie do PFRON (w części dotyczącej: liczba zatrudnionych, etaty i osoby posiadające orzeczenie o niepełnosprawności.)
Fun-Kadr-Pla-12	Generowanie sporządzonych raportów lub zestawień oraz generowanie raportów lub zestawień z ustalaniem własnych kryteriów z możliwością określenia zakresu dat lub daty, na którą dane zestawienie ma być wykonane.
Fun-Kadr-Pla-13	Eksport do programu PŁATNIK danych do dokumentów zgłoszeniowych do ZUS wymaganych przez ten program takich jak: ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCZA, ZCNA.
Fun-Kadr-Pla-14	Import dokumentów rozliczeniowych z programu płacowego do programu PŁATNIK, obsługa deklaracji rozliczeniowych ZUS takich jak: RCA, RZA, RSA, DRA.
Fun-Kadr-Pla-15	Możliwość sporządzania i drukowania: zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach dla pracowników i zleceniobiorców, zaświadczeń ZUS Rp-7 Możliwość uzupełniania tekstu zaświadczeń o treść indywidualną, która nie występuje we wzorze.
Fun-Kadr-Pla-16	Ewidencja pracy zdalnej pracowników – określenie rodzaju pracy zdalnej: praca zdalna „okazjonalna” praca zdalna na mocy porozumienia z pracodawcą, Obsługa wniosków elektronicznych pracy zdalnej.

1.4Obsługa Finansowo – Księgowa / Budżet zadaniowy

Funkcja	Opis
Fun-Fin-1	Wprowadzany system musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą rozliczanie i księgowanie wydatków w układzie budżetu zadaniowego, tj. w podziale na funkcje/zadanie/podzadanie/działanie i poddziałanie w powiązaniu z układem tradycyjnym oraz z planem rzeczowym.
Fun-Fin-2	W budowie konta księgowego ustala się hierarchiczny układ kartotek: klasyfikacji budżetowej wg części, działu, rozdziału, paragrafu, strukturę budżetu zadaniowego, klasyfikację wydatków strukturalnych, hierarchiczną strukturę finansowania zadań realizowanych ze środków UE i innych środków zagranicznych wg program, priorytet, projekt, jednostki podległe, źródło finansowania (budżet, rezerwa, nr decyzji), inne. Wielopoziomowe słowniki współpracujące ze strukturą konta.
Fun-Fin-3	Budowa konta księgowego musi być ustalana przez użytkownika w zakresie poszczególnych modułów analityki.
Fun-Fin-4	Podgląd obrotów i zapisów w częściach, działach, rozdziałach i paragrafach z podziałem na struktury kosztowe i wydatkowe z możliwością podglądu dokumentów źródłowych wraz z ich rozliczeniami.
Fun-Fin-5	Możliwość stwarzania standardowego układu typów dokumentów np. Polecenie Księgowania, Wyciąg bankowy, Raport kasowy, KP, KW, Faktura, Noty księgowe, Rachunek, Plan wydatków, Zmiana planu wydatków itp.
Fun-Fin-6	Możliwość prowadzenia dzienników częściowych. Automatyczne tworzenie dziennika (dzienników rodzajowych i/lub cząstkowych) i księgi głównej z możliwością ich zapisywania do pliku.
Fun-Fin-7	Automatyczna numeracja kolejności poszczególnych typów dokumentów. Kontrola kolejności numeracji w poszczególnych typach dokumentów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.
Fun–Fin-8	Możliwość określenia miesięcy zamkniętych i aktywnych.
Fun-Fin-9	Możliwość wprowadzania własnych nazw typów dokumentów. Kontrola dokumentów pod względem poprawności okresu sprawozdawczego.
Fun-Fin-10	Kontrolowanie na bieżąco poprawności wprowadzonych dat, dekretów i wykonanych księgowań poprzez kontrolę bilansowania się pozycji i dokumentu oraz zgodności kont przeciwstawnych. Kontrola wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych z dokumentu. Kontrola wprowadzanych dat do systemu pod względem ich poprawności (interwał dat), aby uniknąć błędów przy ewidencji dokumentów.
Fun-Fin-11	Ułatwienie wprowadzania danych poprzez słowniki, podpowiedzi (symboli kont, kontrahentów, numeru dowodu), listy wyboru, autouzupełnianie danych. Powtarzanie kwot, kontrahentów, klasyfikacji budżetowej i zadaniowej oraz źródła finansowania po stronie WN lub MA (opcja do wyboru/ustawienia przez użytkownika). Określanie okresu sprawozdawczego każdego dowodu. Automatyczna rejestracja daty wprowadzenia dekretów księgowych. Księgowanie na czerwono (storno). Sprawdzanie poprawności formalnej dekretów.
Fun-Fin-12	Możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych kryteriów np. zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta na wybranym poziomie analityki, identyfikatora, kwoty, numeru kontrahenta, nazwy kontrahenta, numeru NIP, itp.
Fun-Fin-13	Wczytywanie wyciągów bankowych z raportu generowanego przez NBE oraz możliwość przygotowania przelewów w Systemie i jednoczesne sprawdzenie kontrahenta na białej liście MF (również na podstawie lub w powiązaniu z dokumentami źródłowymi) i eksportowania danych do systemu NBE i BGK.
Fun-Fin-14	Bieżące określanie stanu rozrachunków z kontrahentami tj. stanu należności i zobowiązań, niezależnie od zamknięcia okresu sprawozdawczego.
Fun-Fin-15	Automatyczne rozliczanie rozrachunków oraz możliwość ręcznego skorygowania sparowanego rozrachunku. Możliwość generowania zestawienia zbiorczego przelewów. Rejestracja operacji wykonanych na rachunkach bankowych na podstawie wyciągów bankowych poprzez automatyczny import do systemu wyciągów bankowych z systemu Bankowość Elektroniczna NBP i BGK w ramach usług Home Banking wraz z mechanizmem ich wstępnego automatycznego zadekretowania (forma podpowiedzi parowania przez system) i identyfikacją kontrahentów na podstawie informacji posiadanych w bazie danych. Możliwość ręcznego wprowadzania wyciągów z systemem podpowiedzi, w szczególności numerów rachunków bankowych kontrahentów. Prowadzenie kartoteki przelewów z zapisem historii operacji dokonywanych na przelewach (wprowadzanie, zatwierdzanie, drukowanie, eksport, itp.). Drukowanie przelewów (możliwość uzyskania wydruków na oryginalnych formularzach w różnych układach graficznych – np. zgodnych z Ordynacją Podatkową).
Fun-Fin-16	Bieżące informacje o zobowiązaniach i należnościach w żądanych przekrojach: wg okresów sprawozdawczych, narastająco, za miesiąc, wg grup kontrahentów, wg wybranej analityki prowadzonej na rozrachunku (klasyfikacja budżetu tradycyjnego i zadaniowego, miejsca powstawania kosztów, rodzaju kosztu). Przy ustaleniu zakresu obrotów użytkownik winien mieć możliwość wyboru przekroju łącznego za okres i kontrahenta lub wg wybranej struktury analityki.
Fun-Fin-17	Tworzenie zestawień zobowiązań i należności budżetowych wg klasyfikacji budżetowej budżetu tradycyjnego oraz budżetu zadaniowego na danych kontrahentów wg grup oraz w podziale na źródła finansowania.
Fun-Fin-18	Możliwość sporządzania w systemie dokumentów związanych z rozrachunkami i kontrahentami np. potwierdzenie salda, wezwanie do zapłaty, monitowanie wezwań ostatecznych.
Fun-Fin-19	Automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia na każdy dzień i bilansu otwarcia.
Fun-Fin-20	Możliwość zaksięgowania planu finansowego jednostki w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej i zadaniowej oraz jego zmian.
Fun-Fin-21	Możliwość rozszerzenia Zakładowego Planu Kont w ciągu roku oraz założenie kont księgowych w procesie wprowadzania operacji do Systemu.
Fun-Fin-22	Możliwość zmian Zakładowego Planu Kont dla nowego okresu obrotowego.
Fun-Fin-23	Informowanie użytkownika o poziomie wydatkowania w stosunku do planu i zaangażowania oraz o możliwości przekroczenia planów w poszczególnych pozycjach wydatków budżetowych w układzie tradycyjnym i zadaniowym, w szczegółowości źródeł finansowania, w okresach dziennych lub na żądanie użytkownika.
Fun-Fin-24	Możliwość równoległego księgowania do zespołu kont wszystkich kont.
Fun-Fin-25	Możliwość bieżącego porównywania kosztów z wydatkami (z możliwością wykorzystania dokumentów w buforze jak i dokumentów zaksięgowanych).
Fun-Fin-26	Możliwość sprawdzenia poprawności wprowadzonych dekretów i księgowań przed ich ostatecznym zatwierdzeniem (dwuetapowość zapisu dowodów księgowych z wykorzystaniem mechanizmu buforowania niezaakceptowanych dowodów).
Fun-Fin-27	Generowanie typowych raportów z kont syntetycznych i analitycznych (zapisy dla kont syntetycznie lub analitycznie, zestawienia obrotów i sald syntetycznie lub analitycznie) z bilansem otwarcia lub bez bilansu, za wskazany okres i/lub narastająco wg wybranego zakresu struktury analityki z możliwością wykorzystania dokumentów w buforze jak i dokumentów zaksięgowanych.
Fun-Fin-28	Tworzenie wzorców księgowań (schematów księgowań) z możliwością prowadzenia zapisów: jeden zapis do jednego zapisu, zapis na jednej stronie generuje szereg zapisów na stronie drugiej, zapisu grupowego po obu stronach.
Fun-Fin-29	Możliwość naliczania odsetek od nieuregulowanych tytułów i ich zapisu księgowego za okresy sprawozdawcze (np. za okresy kwartalne). Okres naliczania określa użytkownik. Możliwość naliczania odsetek również w opcji proporcjonalnego rozliczenia wpłaconej kwoty w pierwszej kolejności na odsetki.
Fun-Fin-30	Możliwość generowania not odsetkowych od tytułów uregulowanych po terminie płatności z automatycznym ich księgowaniem.
Fun-Fin-31	Możliwość prowadzenia zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz lat przyszłych w szczegółowości część, dział, rozdział, paragraf, kontrahent, umowa, klasyfikacja budżetu zadaniowego, program, projekt, działanie, poddziałanie i plan rzeczowy.
Fun-Fin-32	Definiowanie i otrzymywanie wyniku finansowego na dowolny moment na podstawie danych w buforze i zaksięgowanych.
Fun-Fin-33	Możliwość automatycznego tworzenia i przesyłania deklaracji VAT-7, wraz z bieżącą aktualizacją formularza.
Fun-Fin-34	Możliwość prowadzenia kont pozabilansowych, bez obowiązku zachowania zasady podwójnego księgowania.
Fun-Fin-35	Umożliwienie szukania kontrahentów poprzez zastosowanie filtrów (nazwa kontrahenta, miejscowość, NIP, ulica, numer KRS, itp.), w celu ich szybkiego znalezienia.
Fun-Fin-36	Możliwość generowania faktur VAT oraz rachunków i not księgowych oraz ich automatyczne księgowanie.
Fun-Fin-37	Możliwość prowadzenie rejestru zakupu, oraz ich automatyczne księgowanie.
Fun-Fin-38	Pełna obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Fun-Fin-39	Możliwość eksportu danych do innych aplikacji (MS Excel, możliwość importu danych z innych aplikacji np. z arkusza Excel, jako PK włączane do Systemu. Możliwość tworzenia PK na podstawie zaimportowanych danych w zakresie zarówno sald, jak i obrotów kont.
Fun-Fin-40	Możliwość eksportu danych każdego zestawienia/raportu z systemu /np. zestawienia dotyczącego operacji zapisanych na karcie kontowej, która zawiera więcej niż 65 tys. wierszy/.
Fun-Fin-41	Możliwość edycji oraz szukania danych w znacznym stopniu uszczegółowienia w tym: rozbicie na źródła finansowania, oznaczenie projektu (liczba arabska), nazwa projektu (słownie), oznaczenie działania, poddziałania (liczba arabska). klasyfikacja budżetowa (znaki cyfrowe), klasyfikacja budżetu zadaniowego.
Fun-Fin-42	Możliwość prowadzenia ewidencji księgowej w tym x.xx. umów cywilno-prawnych, , działającej analogicznie do planu budżetowego w szczegółowości: nazwa programu, numer projektu, nazwa projektu, numer umowy, kwota dofinansowania ze środków unijnych i budżetu państwa, nazwa beneficjenta, uwagi.
Fun-Fin-43	Schematy księgowań, system parametrów kontrolujących poprawność zapisów w celu wyeliminowania błędów powstających w trakcie księgowania.
Fun-Fin-44	System powinien zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
Fun-Fin-45	W zakresie ewidencji transakcji: automatyczne ustalanie i księgowanie różnic kursowych, przechowywanie tabel kursowych, przeliczanie i prezentowanie informacji w różnych walutach, śledzenie śladu rewizyjnego, (kto, kiedy i jakich operacji dokonanych na danych księgowych).
Fun-Fin-46	W zakresie rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów: automatyczna ewidencja rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów po ustaleniu przez użytkownika stałej kwoty do rozliczenia w okresie rozliczeniowym oraz okresu.
Fun-Fin-47	W zakresie zamykania okresów mechanizm kontroli podczas zamykania okresu w modułach finansowych, czy wszystkie dokumenty w danym okresie są zaksięgowane i przesłane do księgi głównej, mechanizm zamykania roku obejmujący automatyczne przeniesienie bilansu zamknięcia na bilans otwarcia dla wskazanych kont bilansowych, mechanizm ograniczenia dostępu do ponownie otwartego okresu w danym obszarze systemu dla wszystkich użytkowników z wyłączeniem użytkowników wskazanych przez administratora, możliwość pracy na kilku otwartych okresach księgowych w tym samym czasie.
Fun-Fin-48	W zakresie rozrachunków i ewidencji płatności: możliwość automatycznej synchronizacji danych o pracownikach i pośrednikach między obszarem kadrowym a centralną kartoteką kontrahentów, mechanizm ostrzegania przy próbie ponownego wprowadzenia istniejącego w bazie kontrahenta. Sprawdzanie np. wg nazwy kontrahenta, numeru NIP, numeru Regon, możliwość rejestrowania dowolnej liczby rachunków bankowych kontrahentów, możliwość automatycznej kontroli i ostrzegania dot. poprawności wprowadzanego numeru rachunku bankowego, zgodnie z formatem IBAN (dla rachunków krajowych) oraz SWIFT (dla rachunków zagranicznych), możliwość kontroli kontrahentów, wobec których prowadzone jest komornicze postępowanie egzekucyjne w celu właściwego przekazania należnych środków finansowych.
Fun-Fin-49	Możliwość definiowania algorytmów dokumentu księgowego alokujących zaksięgowane dane finansowe pomiędzy różne grupy kont w Księdze Głównej (przydatne do budżetu zadaniowego).
Fun-Fin-50	Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Powinny również zawierać nazwę jednostki (pełną lub skróconą) oraz nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej wraz z nazwą programu przetwarzania.

1.5Obsługa kasy

Funkcja	Opis
Fun-Kasa-1	Możliwość definiowana wielu kas.
Fun-Kasa-2	Rejestrowanie dokumentów kasowych i bankowych w walucie polskiej w podziale na wyodrębnione przez użytkownika stanowiska (kasy).
Fun-Kasa-3	Raporty kasowe z możliwością wprowadzenia filtru przedziału czasowego.
Fun-Kasa-4	Funkcjonalność pozwalająca na drukowanie protokołów kontrolnych oraz zdawczo odbiorczych.
Fun-Kasa-5	Ewidencja wpłat i wypłat na poszczególne paragrafy i rodzaje raportów kasowych, z uwzględnieniem budżetu tradycyjnego i budżetu w układzie zadaniowym.
Fun-Kasa-6	Sporządzanie raportów kasowych wraz z prezentacją stanu środków w kasie po wprowadzeniu każdej operacji kasowej.
Fun-Kasa-7	Obliczanie ilości gotówki do pobrania w rozbiciu na nominały i na rozdziały, paragrafy wydatków budżetowych z uwzględnieniem budżetu tradycyjnego i budżetu w układzie zadaniowym.
Fun-Kasa-8	Obsługa dokumentów: Kasa przyjmie – KP i Kasa wypłaci – KW.
Fun-Kasa-9	Obsługa kasy dewizowej.
Fun-Kasa-10	Automatyczne księgowanie operacji kasowych oraz wysyłanie not księgowych do systemu finansowo-księgowego w układzie tradycyjnym i układzie zadaniowym.

1.6Obsługa majątku trwałego

Funkcja	Opis
Fun-ST-1	Prowadzenie pełnej ewidencji bilansowej ilościowej oraz ilościowo – wartościowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozabilansowej niskocennych środków trwałych (ksiąg inwentarzowych) – zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i regulacjami wewnętrznymi MEN. Możliwość prowadzenia odrębnej ewidencji posiadanych obcych składników majątkowych lub własnych użyczonych na zewnątrz. Pełna ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia (tj. elementów zaliczanych w koszty bez konieczności amortyzowania).
Fun-ST-2	Rejestrowanie zmian w składnikach majątku.
Fun-ST-3	Prowadzenie, jako podstawy do operacji dokonywanych przez system: rejestru klasyfikacji środków trwałych (KŚT) wg GUS (ustalonego rozporządzeniem Rady Ministrów) - automatyczne określanie Klasyfikacji Środków trwałych GUS (grupy, podgrupy, rodzaje), rejestru stawek amortyzacyjnych środków trwałych, zgodnych z przepisami i automatyczne ich nadanie.
Fun-ST-4	Prowadzenie bazy pomieszczeń z uwzględnieniem wielu różnych obiektów (budynków), w których znajdują się składniki majątkowe.
Fun-ST-5	Możliwość przypisania pomieszczenia do komórki organizacyjnej i użytkownika składnika majątkowego.
Fun-ST-6	Możliwość przypisania składnika majątku do komórki organizacyjnej, pomieszczenia i użytkownika składnika majątkowego, osoby materialnie odpowiedzialnej. Możliwość prowadzenia indywidualnych kart wyposażenia. Możliwość prowadzenia kart poszczególnego sprzętu. Możliwość podglądu przez użytkownika własnej karty wyposażenia Możliwość wyłączenia tej funkcji dla określonych grup majątku.
Fun-ST-7	Możliwość definiowania (tworzenia) i zachowywania w systemie różnych typów dokumentów używanych w ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz niskocennych środków trwałych i ich generowania oraz drukowania m. in.: (OT) przyjęcie środka trwałego, (PT) przekazanie środka trwałego, (LT) likwidacja środka trwałego, (UT) ulepszenie środka trwałego, protokół zdawczo-odbiorczy, protokół przejęcia-przekazania, karta środka trwałego (karta inwentarzowa), zmiana miejsca użytkowania, protokół z rozliczenia inwentaryzacji. Możliwość automatycznego przekazywania danych do innych, powiązanych dokumentów (np. przy tworzeniu PT do karty środka w ewidencji i protokołu zdawczo-odbiorczego, zmiana miejsca użytkowania, dokumenty likwidacyjne, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej).
Fun-ST-8	Prowadzenie ewidencji dokumentów związanych z obrotem środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi.
Fun-ST-9	Elektroniczne tworzenie i zachowywanie w systemie oraz możliwość drukowania dokumentów PT, OT i LT z automatycznym przekazywaniem danych do innych powiązanych dokumentów (np. przy tworzeniu PT do karty środka w ewidencji elektronicznej i protokołu zdawczo-odbiorczego).
Fun-ST-10	Prowadzenie karty środka trwałego i możliwość jej modyfikacji dla poszczególnych składników majątkowych, zawierającej w szczególności: numer ewidencyjny (inwentarzowy), nazwę środka trwałego, datę nabycia, wartość nabycia, datę przyjęcia do używania, datę przekazania do używania, szczegółowy opis środka trwałego – jego charakterystykę, podział na elementy (jeżeli jest to np. zestaw komputerowy), symbol KŚT, roczną stawkę amortyzacji, lokalizację środka trwałego oraz wskazanie jego użytkownika wartość początkową środka trwałego, wartość umorzenia środka trwałego, kwotę automatycznego naliczania amortyzacji (umorzenia), informację o naliczeniu podatku od nieruchomości, stawkę podatku, metodę naliczenia, datę i numer dokumentu księgowego, datę i numer faktury, na podstawie, której środek trwały został nabyty, nazwę i adres sprzedawcy, numer pomieszczenia i nazwisko użytkownika dla środków trwałych, wydawanych do użytkowania, szczególną charakterystykę np.: numer fabryczny, producent, rok budowy, rok produkcji, marka, typ, moc, wydajność, wymiary, rodzaj konstrukcji, wyposażenie, opis techniczny,
Fun-ST-11	Automatyczne nadawanie kolejnych numerów ewidencyjnych (inwentarzowych i systemowych) środkom nowowprowadzanym i zaimportowanym z oprogramowania dotychczas funkcjonującego zgodnie z wprowadzonymi danymi, w oparciu o zdefiniowaną strukturę numeru ewidencyjnego.
Fun-ST-12	Nadawanie hurtowe numerów ewidencyjnych na grupie środków lub zaznaczonych składnikach majątku (przechowywanych w buforach).
Fun-ST-13	Wprowadzanie spisu z natury ręcznie lub automatycznie na podstawie danych z czytnika kodów paskowych i możliwość rozliczanie spisu z natury. Możliwość rejestracji danych z kolektora kodów kreskowych. Automatyczne rozliczanie inwentaryzacji. Możliwość generowania i drukowania zestawień, które pozwolą porównać dane pochodzące z kolektora z danymi zarejestrowanymi w systemie. Możliwość modyfikacji kartotek środków trwałych na podstawie różnic inwentaryzacyjnych. Możliwość sporządzania raportu różnic inwentarzowych. Możliwość wydruku czystych arkuszy spisowych.
Fun-ST-14	Dokonywanie w systemie przemieszczeń składników majątkowych pomiędzy pomieszczeniami na podstawie danych zgromadzonych w czytniku kodów kreskowych (kolektorze).
Fun-ST-15	Możliwość drukowania kodów kreskowych. Powtórne wydrukowanie kodu kreskowego dla danego numeru ewidencyjnego wymaga potwierdzenia i zostaje odnotowane w systemie.
Fun-ST-16	Możliwość wyszukiwania, sortowania, filtrowania oraz tworzenia i drukowania zestawień i raportów w oparciu o dowolnie zadane kryteria dla danych wprowadzonych do systemu, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości wyodrębnienia i wydrukowania: wykazu składników majątkowych w danym pomieszczeniu (budynku, grupie pomieszczeń), z ewidencji dotyczącego środka trwałego (karty środka) i raportu historii środka trwałego, wykazów wg KŚT numerów inwentarzowych i systemowych, nazwy środka, przypisania do określonego pomieszczenia lub komórki organizacyjnej, danych z czytnika (kolektora)
Fun-ST-17	Możliwość automatycznego przeszacowania wartości środków trwałych: data przeszacowania, możliwość wprowadzenia kryteriów przeszacowania (wskaźników przeliczeniowych), możliwość dokonywania przeszacowań dla każdego środka trwałego osobno, możliwość wydruku kryteriów przeszacowania, możliwość wykonywania przeszacowań wstecznych, możliwość wykonywania kilku przeszacowań w ciągu roku, możliwość wykonywania raportu skutków przeszacowania. Możliwość ulepszenia środka trwałego (modernizacje, przebudowy, rekonstrukcje itp.): data ulepszenia, zakres rzeczowy – opis, informacja o dowodzie ulepszenia, wielkość poniesionych wydatków (o ile zwiększyła się wartość początkowa środka trwałego), procentowe wartości ulepszenia środka trwałego względem jego wartości początkowej. Zbycie lub likwidacja środka trwałego: data zbycia (sprzedaży) środka trwałego, opis zbycia (sprzedaży) środka trwałego, data likwidacji środka trwałego, opis likwidacji środka trwałego, informacja o dowodzie likwidacji – LT, możliwość sporządzania kilku LT dla jednego środka w danym miesiącu (w przypadku częściowej sprzedaży lub częściowej likwidacji).
Fun-ST-18	Możliwość określenia okresu amortyzacji ze wskazaniem miesiąca, za który mają być wykonane obliczenia, stawki amortyzacji, kwoty umorzenia. Możliwość naliczania umorzeń środków trwałych: liniowo, nieliniowo, metodą degresywną, jednorazowo do pełnej wartości środka trwałego. Możliwość korygowania wcześniej naliczonego umorzenia. Możliwość ponownego naliczania umorzenia w przypadku błędów. Możliwość zmiany stawki umorzenia w ciągu roku obrachunkowego. Możliwość wyłączenia środka trwałego z naliczenia umorzenia (środek nieczynny). Możliwość naliczania umorzenia z wykorzystaniem współczynników przeliczeniowych. Możliwość automatycznej dekretacja naliczonego umorzenia do modułu FK. Możliwość tworzenia planów amortyzacji (umorzenia) na dany rok (ustalenie wielkości odpisów umorzeniowych). Możliwość uaktualniania planu umorzenia. Możliwość tworzenia wykazów podziałowych umorzenia (ustalanie wielkości umorzenia na cały okres dokonywania odpisów umorzeniowych). Kwota odpisu faktycznie dokonanego na początek okresu. Kwota odpisu faktycznie dokonanego na koniec okresu. Bieżąca wartość środka trwałego. Wartość dotychczasowych umorzeń. Data rozpoczęcia umarzania. Data zakończenia umarzania. Możliwość tworzenia raportów środków trwałych całkowicie umorzonych. Możliwość tworzenia sprawozdania dotyczącego historii środka trwałego.
Fun-ST-19	Możliwość automatycznej zmiany nazwy komórki organizacyjnej, np. przy zmianie organizacyjnej jednostki (zmiana nazwy komórki organizacyjnej w strukturze organizacyjnej zaszytej w systemie powoduje jej automatyczną zmianę w innych elementach systemu).
Fun-ST-20	Możliwość wprowadzania większej ilości składników majątkowych poprzez jednorazowe podanie danych a następnie wskazanie odpowiedniej ilości, co spowoduje wygenerowanie i zapisanie ich do bufora, następnie sukcesywne uzupełnianie i zatwierdzanie.
Fun-ST-21	Możliwość zmiany wartości początkowej środka trwałego w wyniku jego ulepszenia bądź częściowej likwidacji środka trwałego.
Fun-ST-22	Możliwość prowadzenia ewidencji pozabilansowej składników majątkowych, w tym postawionych w stan likwidacji do czasu ich fizycznej likwidacji.
Fun-ST-23	Możliwość generowania raportów w tym raportów z różnic inwentaryzacji i sprawozdań statystycznych (np. F-03). Możliwość tworzenia generowania i drukowania zestawień i sprawozdań na podstawie zdefiniowanych wzorów zestawień i sprawozdań środków trwałych np. zestawień ilościowych, ilościowo – wartościowych, zestawień dokumentów, zestawień zmian; z możliwością eksportowania zestawień w formacie xls.
Fun-ST-24	Możliwość sporządzenia raportu (i zapisanie w formacie xls) za określony rok – tabeli amortyzacyjnej środków trwałych w podziale według grup KŚT obejmującej dane m. in.: nazwa składnika majątku trwałego, numer inwentarzowy, data nabycia, wartość początkowa, zwiększenie wartości, zmniejszenie wartości, wartość netto, umorzenie, umorzenie – zwiększenie wartości, umorzenie – zmniejszenie wartości, amortyzacja za rok …, stopa i kwota amortyzacji.
Fun-ST-25	Możliwość eksportu wybranej (zaznaczonej) grupy środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych lub niskocennych środków trwałych do programu Excel.
Fun-ST-26	Możliwość podłączania do karotek składników środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych plików w formacie .pdf np. skanów faktur, umów, dla potrzeb przeprowadzania inwentaryzacji w drodze weryfikacji.

1.7Obsługa gospodarki magazynowej

Funkcja	Opis
Fun-GM-1	Kontrola stanów magazynowych w kilku magazynach (minimum 5).
Fun-GM-2	Zapewnienie ewidencji ilościowo-wartościowej magazynów.
Fun-GM-3	Bieżące i okresowe dostarczanie informacji o stanie zapasów materiałów w magazynie, przychodach i rozchodach.
Fun-GM-4	Zestawienia materiałów, według różnych kryteriów, np: SWW (systematycznego wykazu wyrobów), indeksów materiałowych, CPV, PKWiU, lokalizacji zapasów magazynowych, daty zakupu, daty wydania, daty przydatności, stanów magazynowych indeksów materiałowych nie wykazujących ruchu, Źródła finansowania, klasyfikacji paragrafowej.
Fun-GM-5	Sporządzanie zestawień kosztowych, zestawień dokumentów Pz oraz Rw..
Fun-GM-6	Generowanie dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz stanów magazynowych, a także zestawień tych dokumentów według różnych kryteriów.
Fun-GM-7	Raporty z obrotu magazynowego za dowolnie zadany okres, np.: dzienne, miesięczne, roczne. Raporty z obrotu magazynowego z podziałem na komórki organizacyjne, pracowników, dowolny asortyment itp.
Fun-GM-8	Rozchód materiałów wg wyceny FIFO (First In, First Out).
Fun-GM-9	Możliwość automatycznego generowania informacji do zbioru środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości w przypadku przekazania do użytkowania środka trwałego lub środka trwałego o niskiej wartości do użytkowania z magazynu, celem naliczenia amortyzacji.
Fun-GM-10	Możliwość automatycznego rozliczania inwentaryzacji. Możliwość sporządzania raportu różnic inwentarzowych. Możliwość wydruku czystych arkuszy spisowych.
Fun-GM-11	Możliwość automatycznej dekretacji wprowadzonych dokumentów do modułu FK.

1.8Obsługa planowania / wykonania planu

Funkcja	Opis
Fun-Pl-1	Możliwość zakładania jednostek w zależności od potrzeb. Dotyczy to jednostek podległych MEN, jako dysponenta głównego środków - dysponentów II i III stopnia, dla których generowane będą wszelkie materiały planistyczne zarówno w układzie tradycyjnym (formularze wg corocznie ogłaszanej przez Ministra Finansów Noty budżetowej) jak i w układzie zadaniowym, jak również ustalane będą limity dochodów i wydatków budżetowych wg ustawy budżetowej oraz kwoty blokad, plany po zmianach, w powiązaniu z prowadzonym rejestrem umów dotacji^¹, itp. Możliwość wprowadzania programów i projektów w trakcie roku. Możliwość wgrywania formularzy planistycznych na podstawie projektu noty budżetowej na żądanie MEN lub opublikowanej noty budżetowej nie później niż na drugi dzień po ogłoszeniu. Możliwość generowania formularzy planistycznych na podstawie danych uzupełnionych przez jednostki podległe MEN, w układzie określonym w nocie budżetowej. Możliwość uzupełnienia w systemie limitu wydatków na etapie projektów planu/planu z podziałem na poszczególne jednostki oraz możliwość wygenerowania z systemu limitu wydatków dla poszczególnych jednostek w formacie xls..
Fun-Pl-2	Planowanie budżetu w układzie tradycyjnym.
Fun-Pl-3	Planowanie budżetu w układzie zadaniowym.
Fun-Pl-4	Możliwość wprowadzania planu finansowego jednostki w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz nanoszenia zmian na podstawie otrzymanych decyzji oraz decyzji własnych w powiązaniu z budżetem w układzie zadaniowym.
Fun-Pl-5	Możliwość oznaczania typu wprowadzonych kwot / zmian, jako: projekt ustawy budżetowej, ustawa budżetowa, nowelizacja ustawy budżetowej, Decyzja MF, Decyzja MEN, Decyzja własna jednostki, blokada środków, środki postawione do dyspozycji, Decyzja Prezesa RM i inne. Zapewnienie możliwości uzupełniania we własnym zakresie rejestru typu dokumentów na podstawie, którego dokonano zmian.
Fun-Pl-6	Możliwość wprowadzania planu finansowego jednostki w układzie: budżet państwa i budżet środków europejskich z podziałem na plany jednostek podległych i plan zbiorczy oraz w układzie dla poszczególnych programów operacyjnych (zarówno w zakresie budżetu państwa jak i budżetu środków europejskich). Zapewnienie możliwości generowania planu budżetu państwa w odniesieniu tylko do środków przeznaczonych na realizację projektów z udziałem środków UE, tj. wydzielenie w budżecie państwa kategorii dot. środków przeznaczonych na realizację projektów UE w powiązaniu z odpowiadającymi im środkami budżetu środków europejskich.
Fun-Pl-7	Możliwość prowadzenia równolegle planów wydatków i ich zmian, w układzie: budżet tradycyjny i budżet zadaniowy, z podziałem na budżet państwa i budżet środków europejskich. Możliwość weryfikacji zgodności danych pomiędzy budżetem tradycyjnym i zadaniowym. Zapewnienie możliwości generowania planów wydatków i ich zmian oddzielnie w zakresie budżetu tradycyjnego i zadaniowego, jak również łącznie dla budżetu tradycyjnego i zadaniowego w różnych układach wynikających z danych ujętych w planach, a w szczególności z uwzględnieniem części, działu, rozdziału, paragrafu, funkcji, zadania, podzadania, działania, dysponenta.
Fun-Pl-8	System musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą rozliczanie budżetu zadaniowego oraz wspomagać proces projektowania tego budżetu. Możliwość automatycznej wymiany danych pomiędzy modułem finansowo – księgowym a modułem planowania i realizacji budżetu w układzie tradycyjnym i zadaniowym w zakresie wykonania planu i jego zmian. W zakresie planu i zmian planu dysponenta I stopnia – zintegrowanie systemu finansowo-księgowego i planów, pozwalające na: automatyczną kontrolę możliwości dokonania zmiany w planie wydatków dysponenta I stopnia (system powinien uniemożliwić dokonanie zmiany planu wydatków, jeżeli środki objęte wprowadzaną zmianą są zaangażowane lub wydatkowane), automatyczne zaksięgowanie w module księgowym wprowadzonej zmiany planu wydatków dysponenta I stopnia. W zakresie planów i zmian planów jednostek podległych, zintegrowanie modułu planistycznego z modułem sprawozdawczym pozwalające na automatyczną weryfikację wprowadzanych zmian planu (w przypadku próby zmiany planu w zakresie środków już wydatkowanych, system powinien uniemożliwić zmianę planu lub też ostrzec użytkownika, żądając odstępstwa). System powinien pozwolić na weryfikację wykonania z planem ze szczególnym uwzględnieniem § 400, który zawiera grupę paragrafów: 421, 422, 426, 428, 430, 434, 436, 438, 439, 440.
Fun-Pl-9	Możliwość generowania zleceń płatności w ramach podpisanych umów/porozumień i ich zmian oraz bieżące monitorowanie wykonania z automatyczną informacją o przekroczeniach.
Fun-Pl-10	Możliwość edycji planu wydatków do momentu zamknięcia okresu w module finansowym (powiązanie z modułem księgowości i sprawozdawczości). Funkcja kontroli poprawności / spójności danych wprowadzonych do modułu Planowanie z modułem Sprawozdawczość. System powinien pozwolić na weryfikację wykonania z planem ze szczególnym uwzględnieniem § 400, który zawiera grupę paragrafów: 421, 422, 426, 428, 430, 434, 436, 438, 439, 440.
Fun-Pl-11	Możliwość edycji oraz odszukiwania danych w znacznym stopniu uszczegółowienia, np: rozbicie na źródła finansowania, oznaczenie priorytetu, oznaczenie projektu, nazwa projektu, nazwa beneficjenta, klasyfikacja budżetowa, klasyfikacja budżetu zadaniowego, nazwy zadania wydatków majątkowych.
Fun-Pl-12	Możliwość tworzenia zestawień dot. wszelkich zmian w planach poszczególnych jednostek oraz w planie zbiorczym z jednoczesnym podglądem budżetu państwa i odpowiadającego mu budżetu środków europejskich, w okresach miesięcznych lub na żądanie użytkownika z możliwością analizy pomiędzy poszczególnymi latami.
Fun-Pl-13	Ułatwienie wprowadzania danych poprzez słowniki, podpowiedzi, listy wyboru, auto-uzupełnianie danych.
Fun-Pl-14	Możliwość eksportu i importu danych z/do Systemu do programu Trezor.
Fun-Pl-15	Możliwość eksportu dowolnych danych do innych aplikacji (MS Excel,) oraz możliwość importu danych z arkusza Excel o zdeterminowanym obrazie kolumn, jako dokument włączany do Systemu moduł Planowanie,
Fun-Pl-16	Ostrzeganie na bieżąco użytkownika o przekroczeniu kwot ujętych w decyzjach o zapewnieniu podczas wprowadzania wniosku o uruchomienie środków.
Fun-Pl-17	Przechowywanie kolejnych wersji planu/planów.
Fun-Pl-18	Zapisywanie komentarzy dotyczących zarówno fragmentów planu, jak i pojedynczych wprowadzonych wartości.
Fun-Pl-19	Raportowanie o statusie budżetu w czasie rzeczywistym, w tym: automatyczne powiadamianie użytkowników Systemu o zdarzeniach zaistniałych w Systemie wymagających jego reakcji, np. zlecenie poprawy/zmiany planu poprzez komunikaty Systemu.
Fun-Pl-20	Zapewnienie możliwości przygotowania bezpłatnie przez Wykonawcę zestawień według parametrów określonych przez Zamawiającego.
Fun-Pl-21	System powinien umożliwić generowanie automatycznych zestawień/raportów wskazujących dla danych zadań/projektów/programów zbiorcze informacje w tym. x.xx.: kwoty ujęte w zapewnieniu, środki uruchomione decyzjami, środki wykorzystane przez jednostki., środki pozostałe do uruchomienia.
Fun-Pl-22	Możliwość importowania / eksportowania danych w formacie xls do i z systemu.

1.9Obsługa sprawozdawczości

Funkcja	Opis
Fun-Spr-1	Generowanie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz operacji finansowych dla dysponenta części z obrotów kont księgowych systemu FK na wzory obowiązujące wg rozporządzenia Ministra Finansów.
Fun-Spr-2	Generowanie sprawozdań dodatkowych dla dysponenta części z obrotów kont księgowych Systemu FK wg zdefiniowanych własnych wzorów z możliwością ich modyfikacji.
Fun-Spr-3	Eksport łącznych i jednostkowych sprawozdań finansowych i budżetowych z systemu TREZOR do modułu Sprawozdawczości.
Fun-Spr-4	Integracja modułów Planowania i Sprawozdawczości pozwalająca na pobieranie/spójność danych pomiędzy np. planowaniem i sprawozdawczością i modułem finansowo-księgowym, automatyczna weryfikacja danych ujętych w modułach z eksportowanymi z innych systemów informacjami i ostrzeganie o niezgodnościach (z podaniem pozycji i wartości niezgodnych).
Fun-Spr-5	Sporządzanie łącznych sprawozdań z operacji finansowych (Rb-N i Rb-Z) oraz budżetowych (Rb-70, Rb-WSb) i w układzie zadaniowym (Rb-BZ1 i Rb-BZ2) na podstawie sprawozdań otrzymanych z jednostek podległych, zgodnie z zasadami i według wzorów opracowanych przez Ministerstwo Finansów wraz z weryfikacją zależności pomiędzy danymi w sprawozdaniach (np. czy wydatkowanie środków nie przekracza planu), importem danych z zakresu sprawozdawczości w układzie zadaniowym do systemu BUZA oraz możliwością automatycznego zaciągania planu do sprawozdań z modułu Planowania (np. do Rb-70, Rb-BZ1). Możliwość tworzenia zestawień pozwalających na monitorowanie poziomu wydatkowania środków, porównywanie danych z kolejnych okresów (tempo wydatkowania), eksport zestawień do Word/Excel (w formacie liczbowym).
Fun-Spr-6	Możliwość prowadzenia w systemie rozliczania wydatkowania środków pochodzących z rezerw celowych, w szczegółowości wynikającej z wniosku o uruchomienie środków i wydanej decyzji MF (system powinien pozwalać na zachowanie spójności danych pomiędzy modułami i ich wymianę), z możliwością porównania tych danych z poziomem zaangażowania, kwotą zobowiązań, itp. , System powinien umożliwiać powiązanie decyzji uruchamiających środki z wydanymi decyzjami o zapewnienie finansowania, powiązanie korekt decyzji z decyzjami tzw. pierwotnymi, generowanie różnych raportów i zestawień, zbiorczych i jednostkowych. W zakresie decyzji uruchamiających środki na dofinansowanie zadań, system powinien identyfikować dane po indywidualnym kodzie (numerze umowy), który pozwoli na śledzenie procesu realizacji zadania od zapewnienia finansowania, poprzez decyzję uruchamiającą/korygującą, wydatkowanie i zaangażowanie środków, kwotę środków przekazanych z tego tytułu na dochody budżetu państwa w związku z rozliczeniem wykonania zadania.
Fun-Spr-7	Możliwość prowadzenia w systemie rozliczania wydatków majątkowych, w szczegółowości wynikającej z zaplanowanych lub uruchomionych środków (dane pobierane/wspólne dla wszystkich modułów) – w szczegółowości: „klasyfikacja budżetowa (część, dział, rozdział, paragraf) i zadaniowa”, „nazwa zadania”, „plan wg ustawy budżetowej”, „zmiany w planie dokonane w trakcie roku”, „plan po zmianach”, „środki zablokowane”, a także zakres rzeczowy zrealizowanych wydatków, zaangażowanie, zobowiązania. Tworzenie dowolnych zestawień jednostkowych i zbiorczych np. na zasadzie tabel przestawnych na podstawie zestawień otrzymanych z jednostek podległych i zaimportowanych do systemu lub informacji samodzielnie wprowadzanych do systemu przez jednostki poprzez udostępnione im funkcjonalności.
Fun-Spr-8	Sporządzanie informacji o wykorzystaniu (wydatkowaniu) środków na dany program oraz na wszystkie programy w danej części budżetowej, załączanych do wniosków o uruchomienie środków z rezerw celowych, zgodnie z zasadami i według wzorów opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju oraz w oparciu o dane zaciągane z modułu Planowania z zakresu „planu wg ustawy budżetowej” i Sprawozdawczości ze sprawozdań budżetowych Rb-28 Programy i Rb-28-UE z zakresu „nazwy programu”, „planu po zmianach”, „wydatkowania w podziale na budżet państwa (współfinansowanie i finansowanie) i budżet środków europejskich” oraz rozliczenia rezerw celowych.
Fun-Spr-9	Sporządzanie informacji z wykonania planu wynagrodzeń w oparciu o dane z modułu Planowania z zakresu „planu wg ustawy budżetowej”, „zmian w planie dokonanych w trakcie roku” (z podaniem rodzaju dokumentu, na podstawie, którego dokonana została zmiana) i Sprawozdawczości ze sprawozdania budżetowego Rb-70 /Fun-Spr-5 MEN-5/, w szczegółowości do statusów zatrudnienia. Możliwość generowania zestawień prezentujących zmiany w zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń w trakcie roku budżetowego (kwartalnie) oraz w kolejnych latach.
Fun-Spr-10	Generowanie różnych zestawień/raportów na żądanie użytkownika o planie i/lub wykorzystaniu środków np. w ramach jednej części budżetowej, dla wszystkich lub wybranych jednostek, źródeł finansowania, klasyfikacji budżetowej itp., w liczbach oraz w %, z możliwością tworzenia zestawień porównujących kolejne okresy sprawozdawcze.
Fun-Spr-11	Weryfikacja planu/zaangażowania/wykonania grupy wydatków w ramach paragrafów: 421, 422, 426, 428, 430, 434, 436, 438, 439, 440 z paragrafem 400 w module Sprawozdawczości.
Fun-Spr-12	Przechowywanie w systemie wygenerowanych formularzy sprawozdawczych określonych przez prawo i własnych na żądanie użytkownika.
Fun-Spr-13	Wprowadzenie komunikatorów dla użytkowników modułu Sprawozdawczości o pojawiających się przekroczeniach w wydatkowaniu środków w stosunku do planu po zmianach. Możliwość umieszczania w systemie notatek przez użytkowników.
Fun-Spr-14	Możliwość wyszukiwania danych w module Sprawozdawczości w oparciu o różne kryteria, np. nazwę projektu, nazwę jednostki sprawozdawczej, nazwę zadania, nazwę zakupu inwestycyjnego, numer umowy dotacji^², klasyfikacje budżetową.
Fun-Spr-15	Możliwość wprowadzania danych poprzez słowniki w celu ujednolicenia sposobu wprowadzania danych w różnych modułach oraz pod kątem ewentualnego korzystania z „wyszukiwarki”.
Fun-Spr-16	Możliwość sporządzania łącznego resortowego zestawienia płatności zrealizowanych w ramach budżetu środków europejskich na podstawie raportów generowanych w formacie Excela z Banku Gospodarstwa Krajowego z uwzględnieniem ewentualnych zwrotów. System powinien pozwalać na import zestawień wygenerowanych z BGK-Zlecenia, w tym posiadać możliwość tworzenia dokumentów księgowych na podstawie ww. zestawień – księgowanie na podstawie opisanych przez użytkownika automatów księgowych.
Fun-Spr-17	Program powinien posiadać funkcjonalność w zakresie generowania zestawień/raportów danych z systemu w formacie załączników do wniosków o płatność oraz wniosków o dofinansowanie w ramach realizowanych projektów.

1.10Funkcjonalności dedykowane dla Zamawiającego

Funkcja	Opis
Fun-Ded-1	Przygotowanie podsystemu WWW (F_K.WWW), który po zalogowaniu pracownika umożliwi mu samodzielnie odczytanie wszystkich danych z Systemu Kadrowo-Płacowego oraz Środków Trwałych do niego przypisanych. Dostęp do danych przechowywanych w Systemie będzie odbywał się w sposób szyfrowany oraz w czasie rzeczywistym, to znaczy dane wyświetlane poprzez przeglądarkę będą tworzone w chwili logowania się pracownika na stronę: Dostęp do przeglądania strony, na której będą dane pracownika, będzie możliwy poprzez mechanizm automatycznego uwierzytelniania (SSO), alternatywnie przez podanie identyfikatora i hasła. System powinien umożliwiać integrację z usługą Active Directory. Pracownik może na stronie przeglądać dane dotyczące tylko jego osoby, Wyjątkiem od podpunktu b) jest możliwość dla uprawnionego pracownika dostępu do podglądu danych innego pracownika. Wymaganie jest konieczne dla pracowników obsługujących System w celu sprawdzenia, czy istnieją rozbieżności z tym, co widzi pracownik w podsystemie F_K.WWW a tym co jest przechowywane w Systemie. Użytkownik Systemu sprawdzający rozbieżności w podsystemie F-K.WWW ma podgląd tylko do danych, do których ma dostęp w Systemie. Tylko grupa upoważnionych Administratorów Aplikacji będzie miała dostęp do odczytu wszystkich wyświetlanych danych pracownika. Podsystem F-K.WWW musi mieć możliwość zainstalowania i poprawnego działania na innym serwerze niezawierającym środowiska bazodanowego. Wykonawca przekaże także odpowiednie procedury instalacyjne. Z obsługi podsystemu F-K.WWW nie będzie przeprowadzane szkolenie, dlatego musi on mieć przyjazny i prosty w obsłudze interfejs, nie wyklucza to jednak wykonania podsystemu pomocy dla użytkownika w celu zrozumienia przedstawionych danych oraz poprawnej obsługi podsystemu.
Fun-Ded-2	System musi umożliwiać tworzenie własnych polityk haseł użytkowników i przypisywania ich do użytkowników. Parametry polityki konfigurowane przez administratora systemu: nazwa polityki haseł, maksymalny okres ważności hasła, minimalny okres ważności hasła, minimalna długość hasła, minimalna liczba cyfr użytych w haśle, minimalna liczba wielkich liter w haśle, minimalna liczba małych liter w haśle, minimalna liczba znaków specjalnych w haśle, możliwość określenia dopuszczalnej liczby powtarzających się znaków obok siebie, możliwość określenia dopuszczalnej liczby powtarzających się cyfr obok siebie, możliwość określenia, że hasło nie może zaczynać się od cyfry, liczba nieudanych prób logowania, która skutkuje blokadą konta na określony czas, czas blokady konta określony w minutach. Hasło w systemie wygasa automatycznie po zdefiniowanym okresie ważności dla danego konta względem przydzielonej polityki, powodując wymuszenie zmiany hasła w systemie oraz powiadamiając użytkownika o konieczności zmiany takiego hasła. O wygasaniu lub blokowanie konta/hasła System będzie informować z wyprzedzeniem (min 7 dni) o konieczności zmiany hasła przy każdym uwierzytelnianiu, a dalsza praca w systemie po wygaśnięciu hasła nie będzie możliwa.
Fun-Ded-3	Drukowanie z systemu podstawowych pism kadrowych i płacowych, np. informujących o przyznaniu nagrody jubileuszowej, uzyskaniu prawa do dodatku stażowego, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, świadectwa pracy.
Fun-Ded-4	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – dodatkowe uprawnienia i umiejętności (np.: obsługa komputera, poświadczenie bezpieczeństwa, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, świadectwo kwalifikacji zawodowych, uprawnienia radcy prawnego) – minimum 20 uprawnień lub umiejętności.
Fun-Ded-5	Rejestrowanie następujących informacji o pracownikach – stosunek do powszechnego obowiązku obrony, NSR.
Fun-Ded-6	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego – art. 39 Kodeksu pracy.
Fun-Ded-7	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – ciąża.
Fun-Ded-8	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – pełnienie funkcji w związkach zawodowych, pełnienie funkcji społecznego inspektora pracy.
Fun-Ded-9	Informacja o wejściu pracownika w okres ochronny – ochrona wynikająca z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
Fun-Ded-10	Możliwość wprowadzenia indywidualnych notatek, przez uprawionego pracownika, dotyczących terminów realizacji innych zadań.
Fun-Ded-11	Możliwość druku pierwszej strony opisu stanowiska pracy bez daty sporządzenia opisu (zgodnego z przepisami) - powiązanie danych dotyczących Departamentu/ Wydziału/ Zespołu/ stanowiska pracy/ osoby bezpośrednio nadzorującej- stanowisko, imię i nazwisko/ osoby pośrednio nadzorującej-stanowisko, imię i nazwisko.
Fun-Ded-12	W chwili pojawienia się informacji o naborze – automatycznie pojawiający się wakat na liście pracowników przypisany do danego Dep/Biura/Wydziału/Zespołu (zastępstwa również przy osobach zastępowanych).
Fun-Ded-13	Możliwość zamieszczenia elektronicznej wersji całego opisu stanowiska pracy.
Fun-Ded-14	Obliczanie stażu pracowników – w przypadku jednoczesnego przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym i zatrudnieniu na podstawie powołania.
Fun-Ded-15	Automatyczne informowanie o upływie terminu zatarcia kary dyscyplinarnej.
Fun-Ded-16	Przygotowanie podsystemu F_K.URLOP, który będzie miał za zadanie obsługę procesu elektronicznych wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną i będzie zintegrowany z modułem Kadry. Podsystem powinien umożliwiać składanie wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną w formie elektronicznej przez pracowników Ministerstwa, oraz przekazywanie informacji o udzielonym pracownikowi urlopie do modułu kadrowego. Podsystem powinien spełniać następujące wymagania: Zapewniać pracownikom mechanizm zintegrowanego logowania (SSO) przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Alternatywnie dostęp do systemu powinien być realizowany po podaniu identyfikatora i hasła użytkownika. Pracownik Zamawiającego powinien mieć możliwość wyboru odpowiedniego rodzaju wniosku urlopowego lub o pracę zdalną, w tym urlopu na żądanie, urlopu szkoleniowego czy zwolnienia od pracy - opieka nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy, pracę zdalną okzaqjonalną. Możliwość dopisywania komentarzy w formularzu wniosku. Funkcjonalność powinna umożliwiać przekazywanie wniosków do akceptacji przełożonym z zachowaniem hierarchii ustalonej w regulaminie organizacyjnym danej komórki organizacyjnej, oraz w przypadku nieobecności przełożonego możliwość przekazania wniosku do osoby zastępującej go. Pracownicy Zamawiającego powinni mieć możliwość podglądu ilości urlopu pozostałego do wykorzystania w postaci dni i godzin. W przypadku braku urlopu do wykorzystania przez pracownika - możliwość ustawienia komunikatu (ostrzeżenia) o braku wolnych dni urlopowych do wykorzystania W przypadku rezygnacji z części urlopu już rozpoczętego możliwość doliczania niewykorzystanego dnia urlopu do puli urlopowej widocznej w module e-wniosków urlopowych. Moduł powinien zapewniać pracownikowi możliwość podglądu złożonego przez niego wniosku na każdym etapie rozpatrywania (w tym również podgląd wniosków archiwalnych), oraz/lub przekazywać informacje o statusie złożonego wniosku na adres mailowy pracownika, w tym również informacji o odmowie udzielenia urlopu. Pracownicy Zamawiającego powinni mieć również możliwość wycofania złożonego wniosku. Komórka kadrowa Zamawiającego powinna mieć możliwość akceptowania wniosków urlopowych przed „zaciągnięciem” ich do systemu oraz generowania i drukowania zestawień dotyczących ilości złożonych i zaakceptowanych przez przełożonych wniosków urlopowych, w tym wniosków wycofujących zgodę na udzielenie urlopu, czy wniosków rozpatrzonych negatywnie. Możliwość przesyłania wiadomości e-mail o udzieleniu pracownikowi urlopu, bądź o jego wycofaniu do wiadomości pracownika sekretariatu danej komórki organizacyjnej tj. na adres e-mail sekretariatu (w celu naniesienia tej informacji na liście obecności).
Fun-Ded-17	Przygotowanie podsystemu FK.eDeklaracje, który będzie miał za zadanie tworzenie i przesyłanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje Ministerstwa Finansów. Podsystem musi być zintegrowany z systemem wspomagającym zarządzanie zasobami MEN. Podsystem nie może nakładać ograniczeń/limitów na liczbę obsługiwanych podatników. Najważniejsze cechy modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych: Przygotowanie deklaracji podatkowych. Autoryzacja deklaracji kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zarządzanie pełnomocnictwami do składania deklaracji drogą elektroniczną. Przekazywanie deklaracji drogą elektroniczną do ogólnokrajowego systemu e-Deklaracje (wraz z uzyskaniem urzędowego potwierdzenia odbioru). Tradycyjne drukowanie deklaracji.
Fun-Ded-18	System powinien posiadać funkcjonalność związaną z importem e-faktur, a w szczególności e-faktur odbieranych w ramach projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych”, co wynika z dyrektywy 2014/55/WE Rady parlamentu Europejskiego, obowiązku oraz konieczności standaryzacji e-fakturowania w procesach obsługi zamówień publicznych w tym również w wymiarze transgranicznym.
Fun-Ded-19	System powinien posiadać funkcjonalność automatycznego exportu rejestru umów w postaci pliku o rozszerzeniach: xls, xlsx, csv do Centralnego Repozytorium Informacji Publicznej (xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx)
Fun-Ded-20	System musi obsługiwać proces deklaracji elektronicznych JPK.
Fun-Ded-21	System musi obsługiwać proces Rejestracji Czasu Pracy. W celu obsługi procesu system musi pobierać dane z Systemu Kontroli Dostępu Zamawiającego. Dane RCP powinny być prezentowane indywidualnie każdemu użytkownikowi w podsystemie RCP.WWW. System musi umożliwiać poprawę danych (w przypadku wystąpienia błędu), na wniosek pracownika, z poziomu modułu Kadrowego lub dedykowanego modułu RCP (back office). System musi umożliwiać generowanie zestawień obecności pracowników, zgrupowanych na jednostki organizacyjne (Biura /Departamenty).

V.DODATKOWE MOŻLIWOŚCI SYSTEMU

Wdrożony System musi mieć możliwość rozbudowy, o dodatkowe funkcjonalności, między innymi o:
1. dodawanie nowych funkcjonalności pól i operacji, w tym także dedykowanych dla Zamawiającego;
2. wykorzystywanie infrastruktury klucza publicznego do autoryzacji i autentykacji operacji wykonywanych przez użytkowników w systemie, w tym do podpisywania dokumentów w postaci elektronicznej;
3. podsystem WWW musi zapewniać możliwość obsługi prostego (max. 3 poziomowego) obiegu następujących rodzajów dokumentów: wniosek o udzielenie pracy zdalnej na podstawie Art. 67³³ Kodeksu Pracy, polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, odbiór godzin nadliczbowych, dokumentu RW).

VI.POZOSTAŁE WYMAGANIA WOBEC SYSTEMU

Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w Systemie. Wykonawca opracuje dokładny opis proponowanych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa Systemu oraz projekt konfiguracji infrastruktury Systemu i sposób jej zabezpieczenia. System dostarczony przez Wykonawcę musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004, nr 100, poz.1024).

VII.UŻYTKOWNICY I UPRAWNIENIA

Liczba użytkowników systemu:

b) Liczba pracowników Zamawiającego: 380

c) Liczba użytkowników o uprawnieniach kierowników: 80

d) Liczba Administratorów: 3

System musi umożliwiać monitorowanie i raportowanie aktywności użytkowników.
System musi zapewnić jednoznaczność identyfikacji użytkownika w systemie. Autoryzacja powinna odbywać się za pomocą unikalnej nazwy użytkownika oraz hasła w postaci ciągu znaków alfanumerycznych i specjalnych (przynajmniej 8 znaków). Bez podania poprawnego identyfikatora i hasła użytkownik nie może mieć dostępu do jakichkolwiek zasobów aplikacji. System ma umożliwiać tworzenie różnych polityk haseł dla użytkowników i dla administratorów.
System powinien posiadać:

Możliwość tworzenia nowych użytkowników (w ramach posiadanych licencji) i grup użytkowników.
Możliwość przypisania użytkowników do dowolnego modułu i/lub jednostki w obrębie całego Systemu.
Możliwość nadawania własnych uprawnień dla użytkowników lub grup użytkowników w obrębie całego Systemu.
Możliwość nadawania uprawnień użytkownikom dowolnego modułu do różnych podzbiorów danych (np. w zakresie danych dotyczących kierowniczych stanowisk państwowych, służby cywilnej).
Możliwość nadawania uprawnień do własnych raportów i/lub szablonów innym użytkownikom lub grupom użytkowników modułu i/łub całego Systemu w obrębie podzbiorów danych.
Możliwość pracy jednego użytkownika w wielu modułach jednocześnie, wykorzystującego przy tym jeden unikalny identyfikator użytkownika.

Użytkownikami Systemu będą:
1. Użytkownicy, którzy będą mieć dostęp do modułów (funkcji, widoków, pól lub wydzielonych grup danych) Systemu w zakresie nadanym przez Administratora Aplikacji i niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków;
2. Administratorzy, jako specjalna grupa użytkowników Aplikacji będą mieć dostęp do wszystkich funkcji systemu wraz z możliwością nadawania uprawnień oraz parametryzacją funkcji rozliczalności użytkowników. Administratorzy Aplikacji, będą pomagać użytkownikom w zadaniach przez nich realizowanych.
3. Dodatkowymi użytkownikami będą Administratorzy Systemu Komputerowego, którzy w celu poprawnego działania będą obsługiwać System w zakresie instalacji oprogramowania i konfiguracji infrastruktury sprzętowej.
System powinien zapewniać rozliczalność z wykonanych przez użytkownika Systemu działań w Systemie.
1. rozliczalność musi być zapewniona zgodnie z założeniami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, uwzględniając odpowiednie akty wykonawcze oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
2. dane związane z rozliczalnością użytkowników aplikacji powinny być przechowywane w innej bazie danych niż dane wykorzystywane w poszczególnych modułach. Zamawiający dopuszcza możliwość przechowywania danych niezbędnych do rozliczalności w tej samej fizycznej bazie danych pod warunkiem, że będzie istniała możliwość archiwizowania danych związanych z rozliczalnością w oddzielnej bazie danych po upływie ustalonego okresu czasu np.: 1 miesiąca. W skład informacji na temat działania użytkowników musi wchodzić minimum:
  1. nazwa użytkownika;
  2. data i godzina zdarzenia (YYYY-MM-DD HH:MM:SS);
  3. opis wykonywanej czynności;
  4. formularze, na których dokonywano czynności;
  5. plik w formacie XML zawierający powyższe informacje oraz nazwy danych (pól z bazy danych) przed i po zmianie wraz z ich wartościami;
3. Musi istnieć możliwość eksportu z Systemu danych, o których mowa w pkt. 2, w formatach zgodnych z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
System musi blokować dostęp do modyfikacji tych samych danych dla dwóch lub więcej użytkowników w celu zabezpieczenia przed ewentualnym nadpisaniem.

VIII.WYMAGANIA TECHNICZNE

Wymagania dla sieci komputerowej

Komunikacja pomiędzy serwerami a stacjami roboczymi (końcówkami) musi być zrealizowana za pomocą protokołu TCP/IP w wersji 4.
System będzie działał w sieci lokalnej (LAN) o przepustowości co najmniej 1 Gbit/s realizowanej za pomocą urządzeń aktywnych typu switch.
Do połączeń zdalnych (klient – serwer), dla stacji roboczych podłączonych poza budynkiem (np. operator księgowości znajdujący się poza siedzibą MEN), zostanie wykorzystana technologia VPN.
Komunikacja sieciowa klienta z Systemem musi być szyfrowana.
W celu opracowania dokumentacji dotyczącej konfiguracji sieciowej Systemu Wykonawca, na żądanie, otrzyma od Zamawiającego niezbędne informacje.

Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie

Oprogramowanie Systemu musi być w pełni kompatybilne z posiadanym przez Zamawiającego środowiskiem VmWare vSphere 7.X i funkcjonować w ramach zapewnionych przez Zamawiającego maszyn wirtualnych o parametrach wskazanych poniżej, maksymalnie 4 maszyny wirtualne w infrastrukturze VMWare vSphere
1. maszyna wirtualna:

pamięć operacyjna: 16384 MB,

procesor: 2 x CPU,

karta Graficzna: 16MB (brak akceleracji 3D),

dysk Twardy: 1 x 500 GB typu Thick,

1 x napęd CD/DVD,

1 x karta sieciowa Ethernet,

przy czym Zamawiający przewiduje wyskalowanie infrastruktury technicznej, adekwatnie do wymagań dostarczonego oprogramowania.

Zamawiający na potrzeby instalacji Systemu może udostępnić instancje wirtualne serwerowego systemu operacyjnego zainstalowanych w środowisku wirtualnym, o którym mowa w punkcie 5, przy czym Zamawiający przewiduje wyskalowanie infrastruktury technicznej, adekwatnie do wymagań dostarczonego oprogramowania, w tym liczbę niezbędnych do funkcjonowania systemu, maszyn wirtualnych.
Serwery i stacje robocze będą skonfigurowane tak, aby wykorzystywały usługę katalogową Active Directory (AD). System musi poprawnie funkcjonować w środowisku usługi katalogowej Active Directory i nie kolidować z nią.
Stacje robocze u Zamawiającego pracują pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows 10 oraz MS Windows 11.
Na wskazanym sprzęcie komputerowym będzie zainstalowany program antywirusowy, którego praca w czasie rzeczywistym nie może powodować konfliktu z aplikacją, ani obniżać jego parametrów wydajnościowych, niezależnie czy jest zainstalowana na serwerze(-ach) czy na stacjach roboczych.
Dostarczony System musi zawierać określone procedury wykonywania kopii zabezpieczających i odtwarzania danych po awarii. Zamawiający wymaga takich procedur zabezpieczenia bazy, aby w wypadku ewentualnej awarii systemu komputerowego utrata danych nie była dłuższa niż 2 godziny (przywrócenie wszystkich danych maksymalnie z przed 2 godzin od momentu awarii). Należy w odpowiedni sposób zapisywać (zabezpieczać) logi transakcyjne.
Jeżeli do poprawnej pracy Systemu spełniającej wymagania Zamawiającego niezbędne jest inne oprogramowanie niż wymienione w ust. 2.1-2.4 lub części oprogramowania firm zewnętrznych, Wykonawca zapewnia licencję (w niezbędnej odpowiedniej ilości do instalowanych stacji) na oprogramowanie i przekazuje Zamawiającemu wraz z niezbędnymi nośnikami.

IX.WYMAGANIA NIEFUNKCJONALNE

Użyteczność

Do komunikacji z użytkownikiem Systemu wymagany jest język polski (menu, formularze, komunikaty o błędach, podpowiedzi, pomoc itp.).
Zamawiający wymaga jednolitego interfejsu graficznego we wszystkich modułach Systemu.
System powinien być obsługiwany w sposób naturalny i intuicyjny.
System ma dostarczać użytkownikowi wyraźnych, zrozumiałych, i dokładnych informacji odnośnie wykonywania zadania i przebiegu realizacji aż do jego zakończenia.
System powinien dostarczać użytkownikowi prosto napisanych instrukcji, ułatwiających zrozumienie i użycie Systemu w celu uzyskania pożądanych celów oraz skutecznego i łatwego znajdowania rozwiązania wyjścia z sytuacji problematycznych.
System musi być skalowalny umożliwiając pracę większej liczbie użytkowników i obsługę większej liczby pracowników.
System musi umożliwiać instalację oprogramowanie klienckiego na stacjach roboczych z wykorzystaniem funkcjonalności Active Directory np. za pośrednictwem plików MSI.
Poniższe wymagania wydajnościowe będą sprawdzane w sieci LAN oraz przy wyłączonej funkcjonalności F_K.WWW:
1. czas realizacji dla funkcji wyszukujących nie może być dłuższym niż 2 sekundy;
2. System realizuje operacje raportujące i agregujące w tym tworzy zestawienia i sprawozdania w czasie nie dłuższym niż 15 minut. Takie operacje nie mogą powodować zauważalnego spowolnienia pracy Systemu;
3. lista operacji, które nie będą spełniały warunków wydajnościowych wraz z podaniem uzasadnienia powstania takiej sytuacji musi zostać przekazana Zamawiającemu do akceptacji, jako jeden z warunków odebrania Systemu;
Poniższe wymagania będą sprawdzane w sieci LAN dla systemu F_K.WWW:
1. czas realizacji przez System funkcji tworzących dane z modułów poza systemem F_K.WWW nie może być dłuższym niż 5 sekund;
2. System musi informować o oczekiwaniu na przetworzenie odpowiednich danych z bazy danych, chyba że czas realizacji funkcjonalności będzie krótszy niż 1 sekunda.

Niezawodność

System musi działać w trybie ciągłym w dni robocze. Aktualizacje i inne czynności techniczne, które wpływają na ciągłość pracy, muszą być wykonywane poza godzinami pracy Zamawiającego 7:00 – 17:00.
System musi działać z niezawodnością wynoszącą 99,00% czasu pracy w roku, przy pełnej funkcjonalności.

Efektywność

System musi cechować się wielodostępnością i wielozadaniowością.
Zatwierdzona modyfikacja danych w aplikacji powinna być natychmiast możliwa do zobaczenia przez pozostałych użytkowników.
System musi utrzymać wszystkie parametry wydajnościowe przy obciążeniu minimum 45 użytkowników pracujących jednocześnie niezależnie od modułu, w którym użytkownicy będą pracowali.
Czynności pielęgnacyjne związane z Systemem (aktualizacje, kopie zapasowe) będą wykonywane poza godzinami określonymi w punkcie Niezawodność.

Dane statystyczne

Parametry wydajnościowe Systemu mają być spełnione przy wskazanych poniżej danych statystycznych.

Liczba tworzonych dekretów księgowych – 100 tys. pozycji rocznie.
Liczba osób obsługiwanych przez system kadrowo-płacowy będzie nie mniejsza niż 500.
Liczba osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz powołanych do komisji) w ciągu roku w sumie 1500 umów.
Liczba składników majątku w ewidencji 15 tys.
Liczba rodzajów asortymentu w obsługiwanych przez gospodarką magazynową - 500.
Liczba dokumentów zeskanowanych i przechowywanych przez system - 50 tys. rocznie.
Liczba dokumentów tworzonych w systemie -100 tys. rocznie.

Pomoc zintegrowana z programem

System musi zawierać system pomocy zintegrowany z programem dostępny pod określonym klawiszem lub kombinacją klawiszy.
Wykorzystanie powyższej kombinacji klawiszy umożliwi pomoc w pojawiających się problemach z obsługą:
1. funkcji;
2. pól;
3. formularzy;

używanych przez użytkownika i/lub aktualnego używanego kontekstu pracy.

Zaznaczenie pól, które należy niezbędnie wypełnić w celu zapisania formularza np.: czerwona oblamówka pola lub inny kolor tła pola.

X.WYMAGANIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ UMOWY

Wymagania ogólne

Produkty, dokumentacje i usługi dostarczone w ramach umowy będą poddane procedurze akceptacji. Do akceptacji każdego etapu niezbędne jest dostarczenie wszystkich dokumentów oraz spełnienie warunków akceptacji etapu. Każdy z przedstawionych dokumentów (w postaci papierowej) powinien być podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy. Dokumenty powinny być dostarczone dodatkowo w postaci elektronicznej.
W wypadku stwierdzenia, że Wykonawca oddelegowuje do zadań pracowników, którzy nie spełniają kwalifikacji o których mowa w Załączniku nr 4 do Umowy – Minimalne wymagania w zakresie kwalifikacji osób wyznaczonych do realizacji przedmiotu umowy ze strony Wykonawcy, Zamawiający zgłasza taki fakt pisemnie. Wykonawca, niezwłocznie dokonuje zmian w obsadzie kadrowej realizującej przedsięwzięcie. Fakt zmiany pracowników Wykonawcy nie będzie podstawą do zmian harmonogramu.

Umowa będzie wykonywana w następujących etapach:

Etap I – Plan Realizacji Przedsięwzięcia

Etap obejmuje przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu, w wersji elektronicznej przez Wykonawcę dokumentów zawierających co najmniej:

propozycję sposobu realizacji przedmiotu Umowy, w tym propozycję harmonogramu realizacji Umowy;
listę niezbędnych zasobów w szczególności: sprzęt, urządzenia, pomieszczenia, łącze internetowe - do realizacji poszczególnych etapów i całej Umowy w zaproponowanym harmonogramie,
listę pracowników Wykonawcy odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych etapów i całej umowy, zawierającą dane teleadresowe osób biorących udział w wykonaniu umowy ze strony Wykonawcy,
sposoby komunikacji osób zaangażowanych w wykonanie Umowy,
sposoby weryfikacji i zatwierdzania przez Zamawiającego wymagań dla Systemu określonych w bieżącym załączniku do Umowy,
inne dane i informacje, które Wykonawca uzna za niezbędne do poprawnego wykonania Umowy.

Przedstawiony harmonogram nie może przekraczać ostatecznych terminów realizacji określonych etapów zgodnie z umową. Tworząc harmonogram Wykonawca powinien uwzględnić czas odbioru etapu przez Xxxxxxxxxxxxx oraz ewentualne ryzyko nie odebrania przedstawionego etapu przez Zamawiającego. Ostatni dzień odbioru etapu nie może wypadać na dzień ustawowo wolny od pracy. W wypadku takiej sytuacji Zamawiający będzie uznawał za datę odbioru etapu najbliższy dzień roboczy przed zaproponowaną datą odbioru etapu. Analogiczna sytuacja dotyczy poszczególnych części.

Akceptacja etapu

Przedmiotem akceptacji będzie dostarczony przez Wykonawcę zestaw dokumentów, który będzie sprawdzony pod względem kompletności, poprawności oraz szczegółowości gwarantujący należyte wykonanie przedsięwzięcia jak i każdej części, etapu lub modułu.
Akceptacja etapu Plan Realizacji Przedsięwzięcia jest warunkiem uzyskania wszystkich kolejnych akceptacji.

Etap II – Dostawa wymaganych elementów programowych

Etap obejmuje dostawę wszystkich elementów niezbędnych do prawidłowego działania Systemu, a w tym gotowego oprogramowania wraz z licencjami niezbędnymi do poprawnego zainstalowania i skonfigurowania Systemu na wszystkich stanowiskach pracy.
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu, w wersji elektronicznej, dokumenty licencyjne oraz protokół przekazania oprogramowania w formie elektronicznej.
Akceptacja etapu

Przedmiotem akceptacji będą dokumenty licencyjne wraz z oryginalnymi nośnikami, z których będzie instalowane oprogramowanie gotowe.
Akceptacja etapu będzie podstawą do rozpoczęcia realizacji etapu instalowania platformy testowej.

Etap III – Instalacja/aktualizacja platform (środowiska testowego i produkcyjnego) z funkcjami standardowymi

Etap obejmuje instalację platformy testowej produkcyjnej z funkcjami standardowymi oraz migrację danych.
Platformę testową i produkcyjną instaluje i konfiguruje Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.
Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego wykonuje migrację danych oraz przeprowadza testy poprawności zmigrowanych danych.
Poprawność konfiguracji zostanie zweryfikowana poprzez testy wydajnościowe i testy bezpieczeństwa platformy produkcyjnej.

Od momentu zainstalowania w odebranym module będą przechowywane dane produkcyjne (rzeczywiste).

Dokumenty niezbędne do odbioru etapu

Raport z testów migracji danych.
Raport z testów wydajnościowych.
Raport z testów bezpieczeństwa.

Akceptacja etapu

Odebranie instalacji wersji produkcyjnej przez Administratorów Systemu nastąpi poprzez podpisanie protokołu odbioru potwierdzającego poprawny przebieg procesu instalacji Systemu.

Etap IV – Przekazanie zaktualizowanej dokumentacji

Wykonawca Systemu jest zobowiązany na bieżąco tworzyć i aktualizować dokumentację Systemu, w formie elektronicznej tak, aby aktualna jej wersja była dostępna na każde żądanie Zamawiającego.
Etap obejmuje:

Przekazanie przez Wykonawcę plików instalacyjnych Systemu w ostatecznej wersji po wszystkich odebranych dotychczas etapach oraz zaktualizowaną wersję projektu Systemu.
Wykonawca przekaże w postaci elektronicznej ostateczne wersje:

dokumentacji, o której mowa w pkt 20-21 rozdz. IV- „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 1. Wymagania ogólne".
podręczników dla użytkowników poszczególnych modułów umożliwiających sprawne poruszanie się po Systemie;
podręcznika bezpieczeństwa Systemu zawierającego wszystkie informacje wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 poz. 922) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2016 poz. 113) oraz zgodną ze standardem PN-ISO7IEC-27001;
podręcznika Administratora zawierającego dokładne, szczegółowe instrukcje pozwalające samodzielnie przez Zamawiającego zainstalować i skonfigurować system komputerowy, system bazodanowy oraz moduł/System na wszystkich stanowiskach pracy i serwerach w tym:

wszystkie parametry konfiguracyjne systemu operacyjnego,
wszystkie parametry konfiguracyjne instancji i bazy danych,
opis procedury archiwizowania danych zawartych w Systemie na urządzenie taśmowe (dyskowe),
opis procedury odtwarzania danych z urządzenia,
opis wszystkich niezbędnych czynności związanych z poprawną administracją i zarządzaniem modułem/Systemem (np. ustawianie parametrów konfiguracyjnych, nadawanie uprawnień, dodawanie licencji użytkowych);

Akceptacja etapu

Przedmiotem akceptacji etapu będzie dostarczenie Zamawiającemu, w formie elektronicznej, zestawu dokumentów, które będą oceniane pod względem kompletności, aktualności, czytelności, poprawności oraz szczegółowości.

Odbiór Systemu

Odbiór Systemu można rozpocząć w momencie odebrania wszystkich do tej pory zrealizowanych etapów (we wszystkich wdrażanych częściach/modułach Systemu).
Do czasu zakończenia etapu wszystkie błędy w zainstalowanych i działających modułach będą zgłaszane na zasadach określonych w Umowie dla usług realizowanych po odebraniu Systemu. W związku z powyższym będą obowiązywały zasady i zapisy Umowy tak, jakby System został odebrany z tą różnicą, że dotyczą odebranego modułu. W razie niewywiązania się Wykonawcy ze zgłoszonych błędów i problemów Zamawiający będzie miał prawo naliczać kary umowne, zgodnie z zapisami Umowy.
Akceptacja etapu:

Strony traktować będą odbiór Systemu, jako ostatnie sprawdzenie poprawności funkcjonowania Systemu..
W czasie odbioru System musi działać poprawnie spełniając wszystkie wymagania funkcjonalne jak i niefunkcjonalne, które zostały umieszczone w niniejszym dokumencie, z wyjątkiem funkcji dotacji, które zostaną przekazane do użytkowania w terminie
1 kwietnia 2025 r.
Zakończenie etapu przez Zamawiającego nastąpi po 10 dniach roboczych prawidłowej (bezbłędnej) pracy Systemu licząc od daty odbioru etapu IV – Przekazanie zaktualizowanej dokumentacji. Czas trwania etapu nie może być skrócony.
W przypadku niepomyślnego odbioru Systemu termin określony w punkcie 3 będzie liczony od początku.
Za niepoprawną pracę Systemu uważać się będzie wystąpienie błędu w czasie trwania odbioru Systemu.
Za błąd uznaje się:

niespełnienie któregoś z wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zawartych w niniejszym dokumencie;
nieprawidłowe działanie którejkolwiek funkcji opisanej w niniejszym dokumencie
działanie Systemu niezgodnie z przedstawioną dokumentacją;
wystąpienie zdarzenia uniemożliwiającego poprawne wykonanie funkcji Systemu.

W przypadku niepomyślnego wyniku odbioru Systemu, Wykonawca w terminie 10 dni dokona stosownych poprawek Systemu i aktualizacji dokumentacji.
W przypadku dokonania poprawek Systemu przez Wykonawcę w wyniku błędów zgłoszonych podczas testowania, ponowne testowanie i odbiór winien mieć miejsce jeszcze raz dla każdego z powiązanych ze sobą modułów w celu zweryfikowania ich integracji.
W okresie trwania odbioru Systemu Zamawiający wymaga wsparcia Konsultantów Wykonawcy w formie osobistej obecności specjalistów w siedzibie Zamawiającego.
Wykonawca nie może dokonywać w czasie odbioru Systemu żadnych poprawek lub zmian konfiguracyjnych w Systemie bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
Wykonawca nie może mieć bezpośredniego dostępu do Systemu (w tym logować się do systemu na konta serwisowe) bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

Termin realizacji przedmiotu umowy

Etap I – Plan Realizacji Przedsięwzięcia zostanie zakończony (tj. odebrany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego) w terminie 14 dni roboczych od dnia podpisania Umowy. Termin ten uwzględnia dokonywanie przez Wykonawcę modyfikacji Planu Realizacji Przedsięwzięcia zgodnie z ewentualnymi zastrzeżeniami lub uwagami Zamawiającego zgłoszonymi w trakcie odbioru etapu.
Realizacja pozostałych etapów będzie przebiegała zgodnie z następującym harmonogramem:

Realizacja Etapów II-IV nastąpi w terminie nie dłuższym niż do 20 grudnia 2024 r.
Realizacja usług Utrzymania, rozwoju oraz wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu będzie liczona od dnia 01.01.2025 r. do dnia 31.12.2025 r.

Usługi Utrzymania, rozwoju oraz wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu

Wykonawca w ramach realizacji Umowy zobowiązuje się zapewnić Usługi Utrzymania, rozwoju oraz wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu.
Do zakresu Usługi Utrzymania, rozwoju oraz wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu należą:
1. usunięcie wszystkich Błędów Krytycznych, Błędów i Usterek Systemu, wynikających z błędnego lub wadliwego, niezgodnego z dokumentacją działania Systemu;
2. wykonanie bieżącej obsługi na wezwanie Zamawiającego, gwarantującej zapewnienie ciągłej pracy Systemu;
3. dostarczanie okresowych aktualizacji Systemu;
4. dostarczanie lub udostępnianie aktualizacji Systemu w związku ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w zakresie w jakim jest to niezbędne w celu zapewnienia zgodności istniejącej funkcjonalności Systemu z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
5. aktualizacji użytkowanego Systemu wynikającego z wprowadzonych przez Wykonawcę zamian funkcjonalnych; zmiany wprowadzonej przez Wykonawcę nie mogą ograniczać funkcjonalności posiadanej uprzednio przez System;
6. prowadzenie pełnej i szczegółowej ewidencji przeprowadzonych aktualizacji zawierającej co najmniej: numer kolejny/ nr wersji Systemu; oznaczenie, czy jest to aktualizacja Systemu wynikająca ze zmiany przepisów prawa; wskazanie dokumentacji Systemu zaktualizowanej w związku z aktualizacją;
7. udzielanie stałej telefonicznej pomocy użytkownikom Systemu w dni robocze w godzinach 7:00-18:00, przez infolinię.
Obsługa serwisowa Systemu może być świadczona przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia VPN (Virtual Private Network).
Zamawiający preferuje elektroniczną formę przekazywania zgłoszeń Błędów krytycznych, Błędów i Usterek Systemu; musi być jednak zapewniony również alternatywny sposób ich przekazywania Wykonawcy.
Wykonawca będzie przyjmował zgłoszenia serwisowe Zamawiającego za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę portalu internetowego, w dni robocze w godzinach 7:00-18:00, a w przypadku jego niedostępności pocztą elektroniczną, w dni robocze w godzinach 7:00-18:00.
Szczegółowe warunki wykonania usług związanych z utrzymaniem Systemu:

Utrzymanie, rozwój oraz wsparcie techniczno - merytoryczne Systemu.

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie świadczył usługi utrzymania, rozwoju i wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu, obejmujące:

1) Usługę utrzymania działania Systemu wraz z modułami oraz wszelkimi zainstalowanymi dodatkami do Systemu, stworzonymi na potrzeby Zamawiającego i nowymi dodatkami Systemu, które w ramach zakresu licencji na ten System stworzy Wykonawca, w ramach wykonywania umowy, w zakresie usługi rozwojowej;

2) Usługę rozwojową Systemu, w zakresie tworzenia nowych modułów i rozwiązań zapewnionych przez System;

3) Usługę wsparcia techniczno-merytorycznego dla Zamawiającego przy korzystaniu z Systemu, świadczoną zdalnie z wykorzystaniem połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej lub innego oprogramowania komunikacyjnego lub stacjonarnie, w siedzibie Zamawiającego.

Usługa utrzymania działania Systemu obejmuje:

świadczenie usług zapewniających nieprzerwane działanie Systemu w tym:
1. przegląd i analiza bieżącej pracy Systemu i wdrażanie rekomendowanych zaleceń;
2. wykonywanie zleconych działań związanych z bezpieczeństwem danych przetwarzanych w Systemie;
bieżący monitoring w zakresie udostępniania aktualizacji Systemu i wsparcie przy aktualizacji Systemu;
zapewnienie zgodności Systemu z przepisami prawa obowiązującego w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zmian w odpowiednim dzienniku urzędowym;
zapewnienie zgodności Systemu z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.
obsługa zgłoszeń Zamawiającego w zakresie Błędów Krytycznych i Błędów Systemu ma być realizowana:

z wykorzystaniem połączeń telefonicznych we wszystkie dni robocze w godzinach pracy Urzędu tj. w godzinach od 7:00-18:00;
z wykorzystaniem poczty elektronicznej we wszystkie dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego tj. w godzinach od 7:00-18:00;
z czasem reakcji nieprzekraczającym 4 godzin od przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia;
w zakresie Błędu Krytycznego Systemu zgodnie ze wskazanym poniżej czasem jego naprawy (12 godzin od zgłoszenia).

Poziom świadczenia usług w przypadku Błędów krytycznych, Błędów oraz Usterek objętych Usługami utrzymania, rozwoju oraz wsparcia techniczno - merytorycznego Systemu:

Kategoria problemu	Czas reakcji	Czas rozwiązania
Błąd krytyczny	4 h	12 h
Błąd	16 h	32 h
Usterka	24 h	56 h

w zakresie Błędu lub Usterki, które nie powodują wstrzymania pracy Systemu zgodnie z zadeklarowanym powyżej czasem ich rozwiązania;
w przypadku zgłoszenia poza godzinami pracy Zamawiającego, czas naprawy Błędu Krytycznego Systemu liczony jest zegarowo poczynając od początku pierwszego następnego dnia pracy Urzędu. Czas ten przestaje być liczony z chwilą dostarczenia Zamawiającemu skutecznego Rozwiązania końcowego lub Obejścia Problemu.

Utrzymanie modułów i dodatków do Systemu, stworzonych na potrzeby Zamawiającego, w ciągłym działaniu wraz ze zmieniającymi się wersjami Systemu;

Wszelkie aktualizacje, poprawki, dodatki, nowe wersje Systemu dostarczone lub wykonane przez Wykonawcę w ramach usługi utrzymania muszą zawierać odpowiednią dokumentację obejmującą w szczególności instrukcje instalacyjne, która ma zostać przekazana Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż do 14 dni kalendarzowych licząc od dnia zaktualizowania Systemu;
Zmawiający jest uprawniony do wykorzystania lub do przekazania osobie trzeciej, w celu zapewnienia przejęcia usługi utrzymania, wszelkich dokumentów, prezentacji rezultatów prac Wykonawcy otrzymanych w ramach realizacji umowy.

Usługa rozwoju obejmuje zapewnienie modyfikacji i rozbudowy Systemu, w tym:

zapewnienie usług konsultacyjnych dotyczących Systemu zdalnie z wykorzystaniem połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej lub innego oprogramowania komunikacyjnego lub stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego we wszystkie dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego tj. w godzinach od 7:00-18:00;
analizowanie potrzeb Zamawiającego w obszarze przyszłych modyfikacji Sytemu;
projektowanie, wykonywanie, dostarczanie, instalowanie i wdrażanie modyfikacji Systemu;
realizowanie innych zleconych przez Zamawiającego prac rozwojowych, w tym w obszarze parametryzacji i konfiguracji Systemu;
dostarczenie w formie elektronicznej aktualnej dokumentacji oraz dokumentów potwierdzających zmianę lub usprawnienie funkcjonalności Systemu (w szczególności instrukcje instalacyjne oraz kody źródłowe takich modyfikacji zgodnie z zapisami Umowy), w terminie nie dłuższym niż do 14 dni kalendarzowych licząc od dnia dokonania zmiany lub usprawnienia funkcjonalności Systemu wraz z jej opisem;
zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi wszelkich modyfikacji wykonanych lub dostarczonych przez Wykonawcę.

Usługa wsparcia techniczno-merytorycznego obejmuje:

zapewnienie instruktarzu, warsztatów i specjalistycznego przeszkolenia z zakresu obsługi Systemu dla pracowników Zamawiającego;
zapewnienie konsultacji telefonicznych w zakresie bieżącego funkcjonowania Systemu;
zmiany konfiguracji w zakresie bieżącego funkcjonowania Systemu.

Procedura udzielania zleceń usług

1. Usługi rozwoju i wsparcia techniczno-merytorycznego będą realizowane na podstawie konkretnych zleceń koordynatora Zamawiającego. Usługi będą świadczone w maksymalnym wymiarze nieprzekraczającym ilości roboczogodzin każdorazowo ustalanym przez koordynatorów Zamawiającego i Wykonawcy przy poszczególnych zleceniach.

2. Realizacja zleceń na usługi rozwoju i wsparcia techniczno-merytorycznego.

3. wykonanie Usług zlecanych przez Zamawiającego w ramach zamówienia, nie może przekroczyć łącznej liczby 600 roboczogodzin w okresie obowiązywania niniejszej Umowy (12 miesiące).

Zakres danych do migracji systemu

Lista podstawowych źródeł danych do migracji

Nazwa systemu	Czasowy zakres migracji danych	Ogólny zakres migracji
QNT ZFŚS	Ostatnie 6 lat	Dane dot. wypłaconych świadczeń Dane związane z przyznaniem pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
ONT AZF	cały okres ujęty w QNT	Dane dot. zawieranych umów dotacji
QNT Kadry – Płace, ARP	cały okres ujęty w QNT	Komplet danych ujętych w modułach Kadry - Płace
QNT Budżet	cały okres ujęty w QNT	Dane dot. sprawozdań otrzymanych z jednostek Dane dot. ewidencji dokumentów planu Dane dot. prowadzonych wykazów
QNT F-K	Ostatni rok obrachunkowy	Wykaz aktywnych kont syntetycznych i analitycznych oraz Bilans Otwarcia
QNT (baza wspólna dla wszystkich modułów)	Cały okres ujęty w QNT	Wykazy kontrahentów wraz z danymi dotyczącymi adresów, danych kontaktowych, numerów rachunków bankowych. nr NIP i REGON.
QNT S-T QNT Magazyn	cały okres ujęty w QNT	Wykazy środków trwałych i dane magazynowe – cały zakres
QNT PPK	cały okres ujęty w QNT	cały zakres
QNT RCP	cały okres ujęty w QNT	cały zakres
QNT JPK	cały okres ujęty w QNT	cały zakres
QNT Kasa ZP	cały okres ujęty w QNT	cały zakres
QNT QDeklaracje	Cały okres ujęty w QNT	cały zakres

System enova365

enova365 kadry i płace

Cały okres ujęty w enova365

Cały zakres ujęty w enova365

Zakładka wszyscy-praktykanci, stażyści, wolontariusze
PWS – Praktykanci Wolontariusze Stażyści
Zakładka Indywidualne Programy Rozwoju Zawodowego - IPRZ
Zakładka szkolenia
Zarządzanie Zasobami Ludzkimi - ZZL - oceny

Enova – moduł dotacji

Ostatnie 3 lata

Szczegółowe dane pozaksięgowe dotyczące umów dotacyjnych w szczególności historia zwrotów po terminie, odsetki, rodzaj zwrotu, opis, data wpływu sprawozdania i data zatwierdzenia sprawozdania, automatyczne tworzenie dokumentów rozliczenia dotacji (RD) i udzielenia dotacji – przygotowanie przelewu do kontrahenta (UD).

Własność intelektualna:

Z chwilą podpisania protokołu odbioru końcowego Systemu Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji niewyłącznej na czas realizacji Umowy.
Wykonawca udziela niewyłącznej licencji na korzystanie z Systemu, w szczególności na korzystanie z funkcji Systemu oraz wszelkiej dokumentacji powstałej w ramach realizacji przedmiotu Umowy na następujących polach eksploatacji:
1. korzystanie w ramach wszystkich funkcjonalności w dowolny sposób przez użytkowników Zamawiającego;
2. wprowadzanie i zapisywanie w pamięci komputerów oraz systemów, którymi dysponuje Zamawiający;
3. odtwarzanie;
4. utrwalanie, trwałe lub czasowe, całości lub poszczególnych elementów na dowolnych nośnikach;
5. zwielokrotnianie, trwałe lub czasowe, całości i poszczególnych elementów przy użyciu dowolnych technik;
6. przekazywanie;
7. przechowywanie;
8. wyświetlanie;
9. stosowanie;
10. instalowanie i deinstalowanie pod warunkiem zachowania liczby udzielonych licencji;
11. sporządzanie kopii zapasowej (kopii bezpieczeństwa) nośników;
12. przekształcanie formatu pierwotnego na dowolny inny format, wymagany przez Zamawiającego i dostosowanie do platform sprzętowo-systemowych wybranych przez Zamawiającego;
13. łączenie fragmentów z innymi programami komputerowymi i ich dostosowywanie;
14. wykonanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w dowolny, wybrany przez Zamawiającego sposób, w tym udostępnianie w sieciach komputerowych;
15. korzystanie z produktów powstałych w wyniku eksploatacji Systemu przez Zamawiającego, w szczególności danych, raportów, zestawień oraz innych dokumentów kreowanych w ramach tej eksploatacji oraz modyfikowania tych produktów i dalszego z nich korzystania;
16. przy czym powyższe pola eksploatacji dotyczą wyłącznie ich wykorzystania w ramach organizacji Zamawiającego.
17. Wykonawca uprawnia Zamawiającego do zwielokrotniania dowolną techniką drukarską oraz cyfrową, w liczbie potrzebnej do prawidłowego korzystania z Systemu wszelkiej dokumentacji przekazanej w ramach realizacji przedmiotu Umowy, na które Wykonawca udzielił licencji.

UWAGA!

Niniejsze szacowanie wartości zamówienia nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem ani zapytaniem o cenę w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i uzyskanie wiedzy na temat szacowanych kosztów opisanego powyżej zakresu zamówienia.

1 W zależności od treści złożonej oferty

2 W zależności od treści złożonej oferty

Document Metadata

Table of Contents

ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (na podstawie art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych – tj. z dnia 14 lipca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)

Document Metadata

ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (na podstawie art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych – tj. z dnia 14 lipca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)

I.WSTĘP

Stan obecny

II.CEL I ZAKRES PRZEDSIĘWZIĘCIA

III.LISTA PRZEPISÓW PRAWNYCH

Ustawy

Rozporządzenia

Rozporządzenia Unii Europejskiej

IV.SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Wymagania ogólne

Środowisko sprzętowe i programowe

Migracja

Opis funkcjonalności Systemu

1.1Obsługa kadrowa

Kadry i Rozwój zawodowy/zarządzanie zasobami ludzkimi

1.2Obsługa płacowa

1.3Wspólne funkcjonalności dla obsługi kadrowo – płacowej

1.4Obsługa Finansowo – Księgowa / Budżet zadaniowy

1.5Obsługa kasy

1.6Obsługa majątku trwałego

1.7Obsługa gospodarki magazynowej

1.8Obsługa planowania / wykonania planu

1.9Obsługa sprawozdawczości

1.10Funkcjonalności dedykowane dla Zamawiającego

V.DODATKOWE MOŻLIWOŚCI SYSTEMU

VI.POZOSTAŁE WYMAGANIA WOBEC SYSTEMU

VII.UŻYTKOWNICY I UPRAWNIENIA

VIII.WYMAGANIA TECHNICZNE

Wymagania dla sieci komputerowej

Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie

IX.WYMAGANIA NIEFUNKCJONALNE

Użyteczność

Niezawodność

Efektywność

Dane statystyczne

Pomoc zintegrowana z programem

X.WYMAGANIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ UMOWY

Wymagania ogólne

Etap I – Plan Realizacji Przedsięwzięcia

Etap II – Dostawa wymaganych elementów programowych

Etap III – Instalacja/aktualizacja platform (środowiska testowego i produkcyjnego) z funkcjami standardowymi

Etap IV – Przekazanie zaktualizowanej dokumentacji

Odbiór Systemu

Document Metadata