POROZUMIENIE o współtworzeniu MAZOWIECKIEJ BIBLIOTEKI CYFROWEJ
POROZUMIENIE
o współtworzeniu
MAZOWIECKIEJ BIBLIOTEKI CYFROWEJ
ul. Xxxxxxxxx 00/00 00-000 Xxxxxxxx
skrytka nr 365
tel. 00 000 00 00
fax 00 000 00 00
zawarte w dniu 2024 r. w Warszawie pomiędzy:
Biblioteką Publiczną x.xx. Warszawy – Biblioteką Główną Województwa Mazowieckiego z siedzibą w Warszawie ul. Koszykowa 26/28, zarejestrowaną w Rejestrze Instytucji Kultury dla których organizatorem jest Samorząd Województwa Mazowieckiego pod numerem RIK/7/99, posiadającą NIP 000-00-00-000 i REGON 000278681, reprezentowaną przez:
Dyrektora – xx Xxxxxxx Xxxxxx
zwaną dalej „Biblioteką Publiczną” a
……………………………………………………………………………
zwanym dalej „Uczestnikiem”
zwanymi łącznie „Stronami” a oddzielnie „Stroną”
Preambuła
I. Uczestnicy Porozumienia budują wspólnie zasób cyfrowy o nazwie „Mazowiecka Biblioteka Cyfrowa” (MBC).
II. MBC powstała z inicjatywy Biblioteki Publicznej w założeniu jako główna regionalna biblioteka xxxxxxx Xxxxxxxx i została objęta patronatem Marszałka Województwa Mazowieckiego.
III. Głównym celem MBC jest digitalizacja i prezentacja w Internecie dziedzictwa kulturowego regionu.
IV. Cele szczegółowe MBC to:
1) utworzenie i rozbudowywanie w ramach MBC cyfrowych kolekcji zawierających dziedzictwo kulturowe regionu, narodowe, europejskie i światowe dziedzictwo kulturowe zgromadzone w regionie, piśmiennictwo naukowe, materiały edukacyjne i dydaktyczne oraz inne, wniesione przez Uczestników Porozumienia;
2) udostępnianie cyfrowego zasobu w Internecie;
3) scalanie na wspólnej platformie zasobu cyfrowego kopii oryginalnych zbiorów rozproszonych w regionie;
4) budowa warsztatu badawczego opartego o narzędzia elektroniczne;
5) ochrona zbiorów poprzez ograniczenie konieczności sięgania do oryginałów;
6) koordynacja digitalizacji prowadzonej przez Uczestników.
V. Porozumienie ma charakter otwarty i mogą do niego przystępować wszystkie instytucje reprezentujące sferę kultury, edukacji i nauki oraz wszystkie inne pragnące realizować jego cele.
VI. Warunkiem przystąpienia do Porozumienia jest złożenie podpisu pod jego tekstem.
§ 1.
Mazowiecka Biblioteka Cyfrowa
1. MBC jest cyfrową platformą, która umożliwia gromadzenie, opracowanie i prezentację elektronicznych wersji publikacji, przygotowywanych przez redaktorów w instytucjach współtworzących jej zasób oraz udostępnia je użytkownikom Internetu.
2. Organizacyjnym koordynatorem Porozumienia jest Biblioteka Publiczna. Zasób i centralna infrastruktura MBC zlokalizowana jest na terenie Biblioteki Publicznej, która utrzymuje także domeny MBC, zapewnia internetowe łącze oraz administruje jej systemem.
3. Kopia bezpieczeństwa zasobu (mirror) zlokalizowana jest na terenie Biblioteki Publicznej x.xx. Warszawy – Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego.
4. MBC jest włączona w krajowy system rozproszonych bibliotek cyfrowych.
2
5. Internetowa domena MBC to xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
§ 2.
Zasady współtworzenia zasobu MBC
1. Zasób MBC jest tworzony przez każdego z Uczestników Porozumienia w sposób rozproszony.
2. Publikowanie cyfrowego zasobu w MBC jest dla Uczestników Porozumienia nieodpłatne.
3. Uczestnicy publikują cyfrowy zasób na równych prawach, decydując autonomicznie o wyborze i liczbie umieszczonych w MBC publikacji.
4. Każdy z Uczestników Porozumienia rozstrzyga kwestię praw autorskich na własną odpowiedzialność, stwierdzając ich ewentualne wygaśnięcie lub zawierając stosowną umowę z ich właścicielem i w tym zakresie ponosi pełną odpowiedzialność, a w razie zgłoszenia jakichkolwiek roszczeń z tym związanych przez osoby trzecie zobowiązuje się przejąć na siebie zaspokojenie wszelkich roszczeń z tym związanych.
5. Każdy z Uczestników Porozumienia zobowiązany jest zapewnić przeniesienie majątkowych praw autorskich lub pozyskanie licencji lub licencji typu open content do publikowanych utworów co najmniej na następujących polach eksploatacji:
1) utrwalenia utworów na wszelkich rodzajach nośników, a w szczególności na dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego (np. CD, DVD, Blue-ray, pendrive, itd.);
2) zwielokrotniania utworów dowolną techniką w dowolnej ilości, w tym techniką cyfrową, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu;
3) wytwarzania jakąkolwiek techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
3
4) wprowadzania utworów do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych oraz do sieci multimedialnej, telekomunikacyjnej, komputerowej, w tym do Internetu;
5) wyświetlania i publicznego udostępniania utworu, w tym udostępniania cyfrowej wersji utworu w Internecie, intranecie;
6) rozpowszechniania, publicznego udostępniania utworu za pośrednictwem portalu Mazowieckiej Biblioteki Cyfrowej;
7) wymiany nośników, na których utwór utrwalono;
8) wykorzystania w utworach multimedialnych;
9) publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez niego wybranym.
6. Uczestnicy Porozumienia zobowiązują się do przestrzegania właściwych przepisów odnoszących się do ochrony praw autorskich oraz do wykonywania Porozumienia w sposób, który nie naruszy praw osobistych, ani majątkowych osób trzecich, zaś publikowane utwory będą wolne od obciążeń.
7. Uczestnicy Porozumienia zachowują prawa do opublikowanego zasobu cyfrowego, decydują o okresie udostępniania publikacji i warunkach ich komercyjnego wykorzystania.
8. Uczestnicy Porozumienia mogą zamieścić na swojej stronie logo MBC wraz z odnośnikiem do jej strony internetowej, po uzyskaniu akceptacji Biblioteki Publicznej.
9. Uczestnicy Porozumienia udzielają Bibliotece Publicznej niewyłącznej, ograniczonej czasowo do czasu uczestnictwa w Porozumieniu, licencji do wykorzystywania wprowadzonych utworów w celu wykonywania zadań nałożonych na Bibliotekę w niniejszym Porozumieniu na polach eksploatacji wskazanych w ust. 5.
4
§ 3.
Zadania Uczestników MBC
Zadania wspólne Uczestników:
1) wsparcie w zakresie formalnych zaleceń co do wyboru publikacji przeznaczonych do prezentacji w MBC;
2) planowanie i koordynacja digitalizacji i publikacja zasobów cyfrowych;
3) współpraca w zakresie komputeryzacji procesów bibliotecznych związanych z zasobem MBC;
4) planowanie i organizacja szkoleń operatorów i redaktorów MBC;
5) wzajemna promocja instytucji – Uczestników Porozumienia oraz MBC;
6) realizacja wspólnych projektów w ramach MBC.
§ 4.
Zadania Biblioteki Publicznej:
1) ustalanie zasad opracowywania bibliograficznego zasobu cyfrowego dla różnych rodzajów zbiorów oraz definiowanie kolekcji;
2) ustalanie zaleceń i standardów stosowanych formatów plików graficznych i zasad ich przygotowywania;
3) utrzymywanie serwera i domeny MBC;
4) tworzenie kopii bezpieczeństwa zasobu MBC;
5) administrowanie systemem i oprogramowaniem oraz aktualizacja informacji
na stronie głównej MBC;
6) organizacja spotkań, prowadzenie korespondencji.
§ 5.
Zadania własne Uczestników:
1) typowanie i wybór własnych zbiorów do digitalizacji;
2) uzyskiwanie zgody na publikację w MBC utworów chronionych prawem autorskim;
5
3) szkolenie redaktorów i administratorów MBC;
4) przygotowywanie cyfrowych wersji publikacji;
5) opracowywanie bibliograficzne własnego zasobu publikowanego w MBC;
6) utrzymywanie kopii własnych publikacji umieszczonych w MBC;
7) komunikacja i wsparcie Uczestników MBC.
§ 6.
Przetwarzanie danych osobowych
1. Każda ze Stron oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO.
2. Strony zgodnie postanawiają udostępniać sobie dane osobowe swoich pracowników w celach związanych z zawarciem i wykonywaniem Porozumienia. Zakres danych osobowych, udostępnianych pomiędzy Xxxxxxxx, obejmuje: imię, nazwisko oraz służbowe dane osobowe, takie jak: stanowisko, adres e-mail, numer telefonu.
3. Przetwarzanie danych osobowych osób reprezentujących Strony Porozumienia odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli jest niezbędne do wykonania Porozumienia zawartego przez Xxxxxx, oraz, w przypadku osób wyznaczonych do kontaktu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli stanowi uzasadniony interes administratorów danych osobowych.
4. Każda ze Stron zobowiązuje się przetwarzać udostępnione jej dane osobowe drugiej Strony zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z postanowieniami RODO.
6
5. W związku z wzajemnym udostępnieniem przez Xxxxxx, na potrzeby wykonania Porozumienia, danych osobowych, Strony zobowiązują się wzajemnie poinformować osoby, których dane udostępniają o:
1) o zakresie ich danych osobowych udostępnionych drugiej Stronie;
2) o tym, że Strona, której dane udostępniono, stanie się administratorem ich danych osobowych oraz o zasadach przetwarzania;
3) o źródle pozyskania ich danych osobowych przez Stronę, tj. od drugiej strony Porozumienia.
6. Klauzula informacyjna Biblioteki Publicznej stanowi Załącznik nr 1 do Porozumienia.
§ 7.
Komunikacja
Redaktorzy i administratorzy MBC mogą korzystać ze świadczonej w języku polskim i angielskim pomocy technicznej producenta oprogramowania użytkowanego przez MBC (konsultacje telefoniczne, e-mail) oraz udostępnianej przez niego dokumentacji dla użytkowników oprogramowania.
§ 8.
Finansowanie
1. Bieżące koszty działań określonych Porozumieniem (np. transport, przesyłka materiałów do digitalizacji) pokrywają Uczestnicy.
2. Uczestnicy Porozumienia mogą wspierać finansowanie działalności MBC z dobrowolnych składek.
§ 9.
Postanowienia końcowe
7
1. Porozumienie niniejsze zostaje zawarte na czas trwania współpracy w jego ramach.
2. Każdy Uczestnik ma możliwość wypowiedzenia Porozumieniu z zachowaniem
3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
3. Wszelkie zmiany Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Uczestnicy deklarują, iż w razie powstania jakiegokolwiek sporu wynikającego z interpretacji lub wykonania Porozumienia podejmą w dobrej wierze negocjacje w celu rozstrzygnięcia takiego sporu. W przypadku niedojścia do porozumienia w drodze negocjacji w terminie 14 dni od dnia doręczenia przez jednego z Uczestników drugiej Stronie pisemnego wezwania do negocjacji w celu zakończenia sporu, spór taki Uczestnicy poddają rozstrzygnięciu Sądowi powszechnemu miejscowo właściwemu dla siedziby Biblioteki Publicznej.
5. Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz Porozumienia przechowuje Biblioteka Publiczna, a drugi otrzymuje Uczestnik.
6. Biblioteka Publiczna prowadzi i aktualizuje listę Uczestników współtworzących zasób MBC. Lista Uczestników jest publikowana na stronie głównej MBC.
7. Integralną cześć Porozumienia stanowi:
Załącznik nr 1 – Uzupełnienie zawierające wykaz utworów objętych
porozumieniem
Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna Biblioteki Publicznej.
W imieniu Biblioteki Publicznej: W imieniu Uczestnika MBC:
8
Załącznik nr 1
Data r.
Zgodnie z porozumieniem o współtworzeniu Mazowieckiej Biblioteki Cyfrowej zawartym w dniu r. pomiędzy:
Biblioteką Publiczną x.xx. Warszawa Biblioteką Główną Województwa Mazowieckiego
ul. Xxxxxxxxx 00/00; 00-000 Xxxxxxxx
a
……………………………………………………...
Uczestnicy Porozumienia oświadczają iż do publikacji w Mazowieckiej Bibliotece Cyfrowej wytypowano niżej wymienione publikacje:
I. …………………………….
II. …………………………….
…………………………………. …………………………………….
(W imieniu Uczestnika MBC) (W imieniu Biblioteki)
9
Załącznik nr 2
Klauzula informacyjna Biblioteki Publicznej
dotycząca przetwarzania danych osobowych reprezentantów Uczestnika Porozumienia o współtworzeniu Mazowieckiej Biblioteki Cyfrowej
Na podstawie art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) (dalej: RODO), informujemy, że:
I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych jest Biblioteka Publiczna x.xx. Warszawy – Biblioteka Główna Województwa Mazowieckiego z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Biblioteki Publicznej możliwy jest pod adresem e-mail: xxx@xxxxxxxxx.xx a także pocztą tradycyjną pod adresem ul. Xxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx.
II. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani/Pana dane będą przetwarzane w następujących celach:
a) w przypadku reprezentantów Uczestnika Porozumienia: weryfikacji prawidłowości umocowania do działania w imieniu Uczestnika Porozumienia, w tym weryfikacji danych w publicznych rejestrach, wykazach, kontaktowania się w sprawach dotyczących wykonania Porozumienia i współpracy Xxxxx (art. 6 ust.1 lit b RODO – wykonanie umowy) oraz w przypadku osób wyznaczonych do kontaktu w celu porozumiewania się w sprawach dotyczących wykonania i rozliczenia Porozumienia oraz współpracy Stron (art. 6 ust.1 lit f RODO –
prawnie uzasadniony ww. interes Administratora). Dane będą przetwarzane
10
do czasu realizacji Porozumienia i uzasadnionych celów Administratora, zaś w zakresie ich archiwizacji do czasu przedawnienia roszczeń (x.xx. art. 118 KC);
b) wypełniania wszelkich ciążących na Administratorze obowiązków prawnych w związku z podjętą współpracą (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny), cel ten związany jest z obowiązkami prawnymi przechowania określonych dokumentów i realizacją określonych zadań, przez czas wskazany w przepisach prawa.
III. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych np. pracownicy i współpracownicy Administratora;
b) zewnętrzni administratorzy danych, np. podmioty prowadzące działalność kurierską lub pocztową.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
IV. ŹRÓDŁO i ZAKRES DANYCH
Pani/Pana dane zostały zebrane bezpośrednio w związku z dążeniem do zawarcia Porozumienia (np. poprzez kontakt mailowy z Administratorem), bądź pośrednio, w związku z realizacją Porozumienia, w przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktu/reprezentanta Strony. Pani/Pana dane są przetwarzane w następującym zakresie: imię, nazwisko oraz służbowe dane osobowe takie jak: adres e-mail, stanowisko, nr telefonu a także inne dane osobowe przekazane w ramach korespondencji w toku zawierania lub realizowania Porozumienia. Podanie danych ma charakter dobrowolny, ich niepodanie uniemożliwi jednak współpracę Stron Porozumienia.
V. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE WZGLĘDEM DANYCH OSOBOWYCH
1. Zgodnie z przepisami RODO, względem Pani/Pana danych osobowych, które są przetwarzane, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych;
11
b) prawo do sprostowania danych osobowych;
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
d) prawo żądania usunięcia danych osobowych (o ile przepisy szczególne nie nakazują Administratorowi przechowywania danych);
e) prawo do przenoszenia danych osobowych (w przypadku przetwarzania na
podstawie umowy czy zgody, odbywającego się w sposób zautomatyzowany);
f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO, w tym profilowania) – wniesienie sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, w tym profilowania prowadzi do bezwzględnego zaprzestania przetwarzania danych w tym celu przez Administratora;
g) prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu – Administrator wskazuje, że nie przetwarza danych w oparciu o zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
2. W przypadku nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do państwowego organu nadzorczego do spraw ochrony danych, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
12