POROZUMIENIE O WSPÓŁPRACY

POROZUMIENIE O WSPÓŁPRACY

nr DUN/………..../2023

przy organizacji wydarzenia

pt. „[NAZWA WYDARZENIA]”

zawarte w dniu ……………….… w Paryżu, zwane dalej „Porozumieniem”, pomiędzy:

Polską Akademią Nauk z siedzibą w Warszawie (00-901) w Pałacu Kultury i Nauki przy Xxxxx Xxxxxxx 0, posiadającą REGON: 000325713 oraz NIP: 000-00-00-000, reprezentowaną przez Dyrektor Polskiej Akademii Nauk Stacji Naukowej w Paryżu – [IMIĘ I NAZWISKO DYREKTORA] posługującą się pełnomocnictwem [NR PEŁNOMOCNICTWA] z dnia 21 grudnia 2022 r., zwaną w dalszej części porozumienia „PAN”

a

[NAZWA INSTYTUCJI] ([KOD POCZTOWY]) [ULICA], posiadającym NIP: [NUMER NIP], zwanym w dalszej części Porozumienia „Współorganizatorem”, reprezentowanym przez [NAZWA FUNKCJI] [IMIĘ I NAZWISKO],

w dalszej części Porozumienia zwanymi „Stronami”, o następującej treści:

§1

1. Mocą postanowień niniejszego Porozumienia Strony określają warunki współpracy przy organizacji wydarzenia pt. „[NAZWA WYDARZENIA]”, które odbędzie się w Polskiej Akademii Nauk Stacji Naukowej w Paryżu, zwanej dalej „PAN SN w Paryżu”, w dniu [DATA WYDARZENIA], zwanego w dalszej części Porozumienia „Wydarzeniem”.

2. Strony oświadczają, że udział uczestników w Wydarzeniu ma charakter nieodpłatny.

3. Strony będą nazywane Współorganizatorami we wszystkich materiałach dotyczących Wydarzenia.

§2

1. W ramach współpracy, o której mowa w §1, PAN SN w Paryżu zobowiązuje się do organizacji Wydarzenia, a w szczególności do:

   1. współpracy przy tworzeniu i koordynacji programu Wydarzenia, oraz do zapraszania prelegentów,

   2. przygotowania i udostępnienia sali konferencyjnej w PAN SN w Paryżu w dniu [DATA WYDARZENIA],

   3. oddelegowania przynajmniej jednego swojego przedstawiciela do udziału w Wydarzeniu,

   4. udostępnienia swojego logo do przygotowania materiałów promocyjnych Wydarzenia,

   5. [INNE].

2. W ramach współpracy, o której mowa w §1, [NAZWA WSPÓŁORGANIZATORA] zobowiązuje się do:

   1. współpracy przy tworzeniu i koordynacji programu Wydarzenia, oraz do zapraszania prelegentów,

   2. oddelegowania przynajmniej jednego swojego przedstawiciela do udziału w Wydarzeniu,

   3. udostępnienia swojego logo do przygotowania materiałów promocyjnych Wydarzenia,

   4. przygotowania sprawozdania z Wydarzenia, w terminie do 30 dni od jego zakończenia, które zostanie opublikowane na portalach społecznościowych oraz w Rocznikach Stacji,

   5. [INNE].

3. Strony wyrażają zgodę na wykorzystanie swojego logo w materiałach promocyjnych Wydarzenia. Strony zobowiązują się do umieszczenia logo każdej ze Stron na wszystkich materiałach promocyjnych dotyczących Wydarzenia.

4. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego informowania o wszelkich zmianach w programie Wydarzenia i uzyskania akceptacji drugiej Strony przed ich wprowadzeniem.

5. PAN SN w Paryżu zastrzega sobie prawo do wykorzystania materiałów z Wydarzenia (zdjęć, broszur itp.), do ich modyfikacji, kopiowania, powielania, dystrybucji oraz włączania w inne dzieła, niezależnie od formy (np. w formie wydruków komputerowych lub w formie elektronicznej), takich jak plakaty, publikacje, bez ograniczeń w korzystaniu.

6. W komitecie organizacyjnym musi się znaleźć przynajmniej jeden przedstawiciel każdego ze Współorganizatorów.

7. Strony zobowiązują się do przestrzegania maksymalnej liczby uczestników Wydarzenia ustalonej przez Stronę użyczającą salę (PAN SN w Paryżu).

8. Strony zobowiązują się do wspólnego ustalenia imiennej listy uczestników Wydarzenia, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.

9. Strony nie są odpowiedzialne za treści wystąpień prelegentów w czasie trwania Wydarzenia.

10. Każda ze Stron będzie realizowała swoje obowiązki wynikające z niniejszego Porozumienia we własnym zakresie i na własny koszt.

11. Każda ze Stron odpowiada za skuteczną i terminową realizację zadań oraz zobowiązuje się realizować je z najwyższą starannością.

12. Strony oświadczają, że posiadają wszystkie zgody, zezwolenia oraz pozwolenia, o ile wymagane są w przepisach obowiązującego prawa do organizacji Wydarzenia.

13. Strony zobowiązują się podczas organizacji Wydarzenia, o którym mowa w §1 ust. 1, do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1634 z późn. zm.) oraz Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1719 z późn. zm.) oraz innych przepisów powszechnie i wewnętrznie obowiązujących.

14. Strony zobowiązują się do nienaruszania przy organizacji Wydarzenia oraz realizacji niniejszego Porozumienia powszechnie obowiązujących norm społecznych lub obyczajowych.

15. Za działanie lub zaniechanie osób, przy pomocy których wykonuje się przedmiot niniejszego Porozumienia, Strony odpowiadają jak za własne działanie lub zaniechanie.

§3

1. Współpraca w zakresie ochrony danych osobowych, w związku z wykonywaniem niniejszego Porozumienia, podlega powszechnie obowiązującym przepisom prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2. Strony zgodnie oświadczają, że zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”), stają się administratorami danych osobowych w stosunku do: reprezentantów i/lub pełnomocników Stron, osób wyznaczonych do kontaktu oraz osób upoważnionych przez Strony do podpisywania wszelkich oświadczeń w imieniu i na rzecz danej Strony w związku z zawarciem niniejszego Porozumienia oraz innych osób wskazanych przez Xxxxxx w celu i w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji niniejszego Porozumienia. Każda ze Stron wypełni obowiązek informacyjny wynikający z RODO poprzez załączenie stosownych klauzul informacyjnych w załączeniu do niniejszego Porozumienia.

3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Strony niniejszego Porozumienia, w związku z jego realizacją, zobowiązują się do wzajemnego wypełnienia obowiązku informacyjnego względem osób, o których mowa w ust. 2 powyżej, poprzez załączenie stosownej klauzuli informacyjnej w zakresie przetwarzania danych osobowych jako załącznik do niniejszej Umowy. Brzmienie Klauzuli informacyjnej stosowanej przez Polską Akademię Nauk określa załącznik nr 1 do niniejszego Porozumienia, natomiast brzmienie Klauzuli informacyjnej stosowanej przez [NAZWA WSPÓŁORGANIZATORA] określa załącznik nr 2 do niniejszego Porozumienia.

5. W razie konieczności, Strony niniejszego Porozumienia, zawrą odrębną umowę regulującą szczegółowe kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych i/lub w zakresie współadministrowania danymi osobowymi w związku z realizacja Wydarzenia.

§4

1. Porozumienie obowiązuje przez czas określony od dnia jego zawarcia do dnia realizacji zobowiązań wynikających z niniejszego Porozumienia przez obydwie ze Stron.

2. Osobami do kontaktu są:

– ze strony PAN SN w Paryżu:

[IMIĘ I NAZWISKO]

tel. [NUMER TELEFONU]

e-mail: [E-MAIL]

– ze strony [NAZWA WSPÓŁORGANIZATORA]

[IMIĘ I NAZWISKO]

tel. [NUMER TELEFONU]

e-mail: [E-MAIL]

3. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Porozumienia będą mieć zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

4. Wszelkie spory, których Xxxxxx nie rozwiążą w drodze odrębnego porozumienia, zostaną poddane rozstrzygnięciu przez sąd właściwy dla siedziby Polskiej Akademii Nauk.

5. Wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają zgody obydwu Stron i zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiana osób wskazanych w ust. 2 niniejszego paragrafu nie stanowi zmiany niniejszego Porozumienia i wymaga poinformowania drugiej Strony na piśmie.

6. Niniejsze Porozumienie zostało sporządzone w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

7. Strony udostępniają sobie wzajemnie dane osobowe (dane służbowe) reprezentantów Stron/Stron oraz osób do kontaktów, w oparciu o zawarte umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawne, których przetwarzanie jest konieczne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, tj. zawarcia i wykonania przedmiotowej umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b i f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO.

8. Xxxxxx oświadczają, że przekazały osobom o których mowa w ust. 7 informacje określone w art. 14 RODO, w związku z czym, na podstawie art. 14 ust. 5 lit. a RODO, zwalniają się wzajemnie z obowiązków informacyjnych względem tych osób.

Załącznik nr 1 – klauzula informacyjna - Ochrona Danych Osobowych Polskiej Akademii Nauk

Załącznik nr 2 – klauzula informacyjna - Ochrona Danych Osobowych [NAZWA WSPÓŁORGANIZATORA]

………………………. …………….…………

podpis osoby upoważnionej podpis osoby upoważnionej

PAN SN w Paryżu [WSPÓŁORGANIZATOR]

Załącznik nr 1 - Klauzula informacyjna Polskiej Akademii Nauk w zakresie ochrony danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzania Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuje się, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, Pl. Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx. Pana/Pani dane osobowe zostały przekazane dobrowolnie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umowy i zostaną udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Pan/Pani posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

2. Kontakt do Inspektora ochrony danych to adres mailowy: xxx@xxx.xx.

3. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane do momentu ustania obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa.

5. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane, gdyż jest to konieczne w celu zawarcia i realizacji umowy o i odbywa się na podstawie tej umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO).

6. Pan/Pani ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu.

7. Pan/Pani ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego/jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Załącznik nr 2 - Klauzula informacyjna [NAZWA WSPÓŁRGANIZATORA] w zakresie ochrony danych osobowych