REGULAMIN USŁUGI OFFICE 365
REGULAMIN USŁUGI OFFICE 365
W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 1 IM. MIŁOŚNIKÓW ZIEMI ŚLĄSKIEJ W ŚWIĘTOCHŁOWICACH
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z usługi „Office 365”, świadczonej przez Szkołę Podstawowej nr 1 im. Miłośników Ziemi Śląskiej w Świętochłowicach na podstawie infrastruktury dostarczanej przez podmiot zewnętrzny – firmę Microsoft – w ramach usługi „Office 365 Education”. Zgodnie z umową dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) umieszczonej na stronie xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/
2. Określenia użyte w Regulaminie oznaczają:
a) Regulamin – niniejszy Regulamin,
b) Usługa – usługa „Office 365” wraz ze wszystkimi udostępnionymi elementami,
c) Szkoła/Placówka – Szkoła Podstawowa nr 1 im. Miłośników Ziemi Śląskiej w Świętochłowicach z siedzibą przy ul. Zubrzyckiego 38,
d) Uczeń – osoba fizyczna, będąca uczniem/słuchaczem szkoły,
e) Pracownik – osoba fizyczna, będąca zatrudniona w Szkole na stanowisku nauczyciela (również na stanowisku kierowniczym),
f) Użytkownik – Uczeń lub Pracownik, dla którego utworzone zostało konto w Usłudze oraz któremu Administrator udostępnił nazwę użytkownika i hasło dostępowe,
g) Administrator – Pracownik Szkoły, któremu dyrektor zlecił wykonywanie czynności administracyjnych związanych z obsługą Usługi.
h) Microsoft – należy przez to rozumieć producenta systemów operacyjnych Microsoft Windows i oprogramowania biurowego Microsoft Office365 w chmurze.
i) Office 365 – należy przez to rozumieć usługę Office365 w planie A1, znajdującą się pod adresem URL: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-000xxxxxxxxx-xxxxx.
3. Z Usługi mogą korzystać Uczniowie oraz Pracownicy Szkoły, którzy zaakceptują Regulamin i będą go przestrzegali w trakcie korzystania z Usługi.
4. Korzystanie z Usługi jest bezpłatne.
5. W ramach Usługi Użytkownicy otrzymują dostęp, x.xx. do:
a) indywidualnego konta poczty elektronicznej,
b) wirtualnego dysku – przestrzeni do przechowywania danych,
c) kalendarza,
d) aplikacji Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote dostępnych online,
e) platform SharePoint.
6. Użytkownikom mogą być udostępnione inne elementy Usługi.
7. Konta użytkowników przypisane są do domeny xx0xxxx.xx
8. Dla Użytkowników Usługi tworzone są konta, które stanowią jednocześnie adres poczty elektronicznej. Format nazwy konta (adresu poczty elektronicznej) jest następujący:
a) dla Ucznia - (pierwsza litera imienia)xxxxxxxx@xx0xxxx.xx,
b) dla Pracownika - (pierwsza litera imienia)xxxxxxxx@xx0xxxx.xx.
9. W szczególnych przypadkach adresy e-mail, o których mowa w ust. 7 mogą mieć inny format, np. z dodaną po nazwie konta cyfrą (np. xxxxxxxxx0@xx0xxxx.xx). Decyzję o nazwie konta podejmuje Administrator podczas tworzenia konta Użytkownika.
10. Jeżeli w imieniu i/lub nazwisku Użytkownika występują znaki diaktryczne, w nazwie konta zastępuje się odpowiednimi literami alfabetu angielskiego.
11. Nazwa konta jest stała i nie podlega zmianie podczas użytkowania z Usługi.
12. Każdy Uczeń lub Pracownik może posiadać tylko jedno konto w Usłudze.
13. Korzystanie z Usługi jest dobrowolne, za wyjątkiem realizacji podstawy programowej.
14. Korzystanie z Usługi jest jednoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu.
§ 2 Dostęp i korzystanie z Usługi
1. Użytkownik uzyskuje dostęp do Usługi po pisemnym potwierdzeniu zapoznania się z Regulaminem (dozwolona jest forma elektroniczna, np. poprzez dziennik elektroniczny).
2. Użytkownik otrzymuje od Administratora (na piśmie) nazwę konta oraz hasło dostępu do Usługi (dozwolona jest forma elektroniczna, np. poprzez dziennik elektroniczny).
3. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Usługi z komputerów i innych (kompatybilnych) urządzeń (np. smartfony i tablety) za pośrednictwem sieci Internet.
4. Dostęp do Usługi możliwy jest po zalogowaniu się przy użyciu uzyskanej nazwy konta oraz hasła na stronie internetowej xxxxxx.xxxxxx.xxx.
5. Aktywacja Usługi następuje przy pierwszym logowaniu, po ustaleniu nowego, indywidualnego hasła dla konta.
6. Ustalone przez Użytkownika hasło stanowi zabezpieczenie dostępu do Usługi, dlatego powinno być chronione i poufne, tzn. znane wyłącznie Użytkownikowi. W przypadku utraty poufności hasła, należy niezwłocznie zmienić hasło na nowe.
7. Hasło do konta nie może być zbyt proste lub oczywiste do odgadnięcia przez osoby trzecie, tzn. powinno zawierać minimum 8 znaków alfanumerycznych, w tym co najmniej jedną dużą literę, jedną małą literę, jedną cyfrę i jeden znak specjalny.
8. Instrukcja pracy z poszczególnymi elementami Usługi dostępna jest na stronie internetowej xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xxx.
9. Część funkcjonalności Usługi może być dostępna poprzez aplikacje zewnętrzne, które mogą wymagać instalacji oprogramowania systemowego na urządzeniu Użytkownika.
10. Aplikacje zewnętrzne Usługi (tzn. nieobsługiwane bezpośrednio przez przeglądarkę internetową) Użytkownik instaluje na własną odpowiedzialność. Szkoła/Placówka nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne problemy i/lub szkody wyrządzone przez zainstalowane aplikacje.
11. Dostęp do konta poczty elektronicznej Użytkownika możliwy jest przez stronę internetową Usługi oraz za pośrednictwem zewnętrznych programów pocztowych.
12. Office 365 posiada mechanizmy zabezpieczające przed nieautoryzowanym dostępem przez osoby trzecie. Zastosowane rozwiązania umożliwiają szyfrowane logowanie oraz komunikację z serwerem pocztowym, pod warunkiem odpowiedniego skonfigurowania programów stosowanych przez Użytkownika do obsługi Konta Pocztowego.
13. Informacje o służbowym adresie e-mail są jawne i powszechnie dostępne. Dotyczy to uczniów i pracowników Szkoły.
14. Użytkownicy mogą otrzymywać korespondencje na adres e-mail istotne z punktu widzenia działalności szkoły lub poczty elektronicznej.
15. Posiadane konta poczty elektronicznej pozwalają wyłącznie na komunikację wewnątrz organizacji. Komunikacja poza organizacją zarówno przychodząca, jak i wychodząca jest zablokowana. Wyjątki mogą zostać ustanowione przez administratora.
§ 3 Prawa i obowiązki Użytkowników
1. Użytkownik korzystający z Usługi ma prawo:
a) korzystać z udostępnionych elementów Usługi bezpłatnie,
b) uzyskać pomoc związaną z dostępem do Usługi,
c) zgłosić chęć rezygnacji z dalszego korzystania z Usługi.
2. Użytkownik korzystający z Usługi ma obowiązek:
a) przestrzegać zapisów Regulaminu,
b) przestrzegać obowiązującego prawa, norm społecznych i obyczajowych,
c) przestrzegać zasad poprawnego zachowania w sieci (tzw. „netykiety"),
d) wykorzystywać Usługę wyłącznie do celów edukacyjnych związanych z kształceniem lub pracą w Szkole.
3. Zabrania się korzystania z Usługi w celu:
a) niezwiązanym z kształceniem się lub pracą w Szkole,
b) niezgodnym z obowiązującym prawem,
c) mogącym zakłócić działanie Usługi,
d) udostępniania treści objętych prawami autorskimi w tym w szczególności nagrań zajęć prowadzonych online,
e) rozsyłania masowych niezamówionych wiadomości email (spam),
f) udostępniania i/lub przechowywania treści (materiałów) niezgodnych z prawem.
4. Ww. zasady nie zastępują ani nie zwalniają z konieczności przestrzegania innych, wewnętrznych regulaminów i zasad obowiązujących w Szkole.
5. Użytkownik ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie działania wykonane po uwierzytelnieniu się w chmurze Office 365 za pomocą jego danych logowania.
6. Utratę danych do logowania (w szczególności hasła) użytkownik winien natychmiast zgłosić do administratora usługi.
§ 4 Administrator Usługi
1. Administrator odpowiada za wykonywanie czynności administracyjnych związanych z obsługą Usługi, w szczególności:
a) zarządza kontami Użytkowników (x.xx. tworzy, blokuje i usuwa konta),
b) aktywuje elementy składowe Usługi dla poszczególnych Użytkowników,
c) udziela pomocy związanej z dostępem do Usługi,
d) udziela informacji związanych z elementami składowymi Usługi,
e) podejmuje (we współpracy z innymi Użytkownikami) działania promujące i zachęcające do korzystania z Usługi,
f) ogranicza (blokuje) dostęp do Usługi Użytkownikom, którzy łamią postanowienia Regulaminu.
2. Administrator, w związku z pełnioną funkcją, korzysta z dedykowanego konta poczty elektronicznej. Wszelka korespondencja Użytkowników z Administratorem powinna być kierowana pod wskazany adres.
3. Administratora wyznacza dyrektor po uzyskaniu zgody Pracownika na pełnienie funkcji.
4. Opiekę i wsparcie w zakresie obsługi pakietu Office365 i problemów z dostępem do usług po zalogowaniu się jest świadczony bezpośrednio przez firmę Microsoft Wsparcie techniczne:
W języku polskim od Poniedziałek do Piątek w godzinach 8 – 16 pod numerem telefonu: 0048 800 70 23
20
W języku angielskim 24 h, 7 dni w tygodniu pod numerem telefonu: 0048 800 70 23 20 Numer
alternatywny: 0048 22 306 05 17 Wsparcie on-line:
§ 5 Blokada dostępu do Usługi
1. Dostęp do Usługi może zostać zablokowany dla Użytkownika, który nie przestrzega postanowień Regulaminu, w szczególności narusza obowiązujące przepisy prawa.
2. Blokada dostępu do Usługi może być czasowa lub stała.
3. W przypadku blokady konta, Administrator informuje niezwłocznie o zaistniałej sytuacji dyrektora wraz z podaniem szczegółowych informacji, w tym przyczyny blokady.
4. Decyzję w sprawie odblokowania dostępu i dalszego korzystania z Usługi przez Użytkownika podejmuje Administrator w porozumieniu z Dyrektorem.
5. W przypadku blokady konta Ucznia, Administrator informuje Ucznia niezwłocznie (osobiście i/lub przez moduł wiadomości prywatnych dziennika elektronicznego) o przyczynie blokady oraz jej konsekwencjach.
6. Każdorazowo w przypadku blokady konta Użytkownika sporządza się notatkę służbową, którą Administrator przekazuje dyrektorowi.
7. Nieprzestrzeganie regulaminu przez uczniów skutkuje zastosowaniem kar przewidzianych w Statucie Szkoły.
§ 6 Zakończenie korzystania z Usługi
1. Konto Użytkownika zostanie usunięte do 14 dni po zmianie jego statusu w Szkole:
a) dla Ucznia – od dnia ukończenia nauki, rezygnacji z nauki lub skreślenia z listy,
b) dla Pracownika – od dnia rozwiązania stosunku pracy z Szkołą.
W szczególnych przypadkach czas usunięcia konta może zostać wydłużony.
2. Użytkownik zabezpiecza zgromadzone w Usłudze dane we własnym zakresie, np. wykonując regularne kopie bezpieczeństwa. Po usunięciu konta nie ma możliwości przywrócenia jego zawartości.
3. Szkoła nie bierze odpowiedzialności za ewentualne problemy i/lub szkody związane z utratą danych zgromadzonych przez Użytkownika w Usłudze.
4. Użytkownik ma prawo w każdej chwili zgłosić chęć rezygnacji z korzystania z Usługi. Rezygnacja wymaga formy pisemnej i powinna być zgłoszona Administratorowi. Konto Użytkownika, który wyraził chęć rezygnacji z Usługi, jest blokowane na 30 dni, a następnie usuwane.
5. Prawo do rezygnacji z korzystania z Usługi nie przysługuje użytkownikom, którzy zobowiązani są do realizacji podstawy programowej.
§ 7 Ochrona Danych Osobowych
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:
2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych z którym kontaktować można się poprzez adres email: xxx@xxxxxxx.xx
3. Szkoła przetwarza dane osobowe Użytkowników w celu realizacji podstawy programowej na podstawie obowiązujących przepisów prawa art. 109 ustawy z dnia 14 grudnia 2016r. Prawo oświatowe oraz aktów wykonawczych (Art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO) - w celu umożliwienia komunikacji za pomocą poczty elektronicznej;
w zakresie niezbędnym do realizacji zadania Placówki polegającego na nauczaniu na odległość z wykorzystaniem metod i technik umożliwiających zdalną formę kształcenia. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym), w związku z art. 30c ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148, z późn. zm), oraz rozporządzeniem ministra edukacji narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie
szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U 2020, poz. 493 i poz. 492)
4. Podanie przez Użytkownika danych osobowych jest niezbędne do realizacji w/w celów; konsekwencją odmowy podania danych będzie brak możliwości realizacji podstawy programowej.
5. Przetwarzane dane osobowe to imię i nazwisko, oddział oraz wykorzystywany adres IP Użytkownika. W przypadku wykorzystywania opcji automatycznego resetowania hasła przetwarzany może być podany numer telefonu lub adres poczty elektronicznej.
6. Odbiorcą danych jest firma Microsoft jako podmiot hostujący usługi Office 365 (poczty
e-mail, kalendarza, Word, Excel, Power Point, OneNote, OneDrive Sharepoint, Teams i innych działających w oparciu o tzw. chmurę.
7. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane do czasu usunięcia konta na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
8. Użytkownikom przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx), w przypadkach określonych w przepisach RODO.
9. Dane użytkownika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
§ 8 Przepisy końcowe
1. Pełną i wyłączoną obsługę techniczną Usługi realizuje firma Microsoft w ramach planu „Office 365 Education”. Siedziba firmy znajduje się w Irlandii: Xxxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx 00. Wszelkie dane gromadzone przez Użytkowników w ramach Usługi znajdują się na serwerach internetowych Microsoft i są opisane na stronie xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx .
2. Użytkownik ma prawo zgłosić chęć zresetowania hasła dostępu do konta. Uczeń zgłasza pisemnie chęć zresetowania hasła osobiście Administratorowi, przedstawiając legitymację uczniowską lub inny sposób potwierdzający tożsamość ucznia, np. z wykorzystaniem konta dziennika elektronicznego.
3. Szkoła nie odpowiada za problemy i/lub szkody związane z użytkowaniem Usługi, w tym za utracone dane (materiały) lub brak dostępu do Usługi. Zaleca się okresowe wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych zgromadzonych w Usłudze.
4. Przetwarzane dane osobowe to imię i nazwisko, oddział, adres IP Użytkownika. Dodatkowo w celu usprawnienia resetowania haseł przetwarzany jest numer telefonu lub adres poczty elektronicznej.
5. Korzystanie z pewnych funkcjonalności dostępnych w Usłudze może wiązać się z podaniem dodatkowych danych osobowych, jednak ich podanie jest dobrowolne i związane jest z innymi regulaminami dostarczanymi przez Microsoft, z którymi Użytkownik powinien się zapoznać i zaakceptować.
6. Użytkownik nie może przenosić prawa do korzystania ze swojego konta na inne osoby.
7. Szkoła nie odpowiada za przerwy w funkcjonowaniu Usługi.
8. W kwestiach spornych ostateczne decyzje podejmuje Dyrektor Szkoły/Placówki lub osoba przez niego wyznaczona.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
10. Świadczenie Usługi odbywa się wyłącznie w ramach struktury organizacyjnej Szkoły, w związku z czym do jej realizacji nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
11. Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani w trakcie zajęć albo poprzez pocztę elektroniczną (konta działające w Usłudze).
12. Regulamin wchodzi w życie z dniem 29 kwietnia 2020r.