Projekt umowy Umowa zawarta w dniu …… r. w Warszawie w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego dzp.262.51.2023 zwana dalej „Umową”, pomiędzy:
Projekt umowy
zawarta w dniu …… r. w Warszawie
w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego dzp.262.51.2023
zwana dalej „Umową”,
pomiędzy:
Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie (02-305), przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 000X, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000024777, posiadającą NIP 000-00-00-000,
reprezentowana zgodnie ze swoją reprezentacją przez osobę wskazaną przy podpisie,
zwaną dalej „FRSE”, „Zamawiającym” lub „Stroną”,
oraz
……………………,
zwaną dalej Wykonawcą,
§ 1. Przedmiot Umowy
Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem oraz obsługą konferencyjną międzynarodowego wydarzenia we Wrocławiu: spotkania operatorów programów edukacyjnych realizowanych w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej finansowanego z Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.
Usługa świadczona w oparciu o Umowę powinna odpowiadać wymaganiom określonym przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz w formularzu oferty Wykonawcy z dnia …., stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem Umowy
w ……… mieszczącym się w Zamościu przy ulicy ……...Ilości zamówionych usług będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego uzgodnionego z Wykonawcą zgodnie z § 3 ust. 2.
Usługa będzie świadczona w dniach 26-28 czerwca 2023 r.
§ 2. Wynagrodzenia i płatności
Wartość umowy nie może przekroczyć kwoty brutto w wysokości …………… zł (słownie złotych: …………….. złotych 00/100).
Płatność zostanie dokonana zgodnie z poniższym harmonogramem:
a) 20% wartości wynagrodzenia wskazanego w par. 2, ust. 1 Umowy, tj. ………… złotych zostanie wpłacona tytułem zaliczki w terminie 14 dni od dnia doręczenia przez Wykonawcę podpisanego przez siebie egzemplarza Umowy do siedziby Zamawiającego i dostarczenia faktury proforma;
b) do 80% wartości wynagrodzenia wskazanego w par. 2, ust. 1 Umowy, tj. ………… złotych zostanie wypłacone w terminie 30 dni od prawidłowo wystawionej faktury VAT. Wartość faktury VAT będzie obejmowała faktyczne wykorzystanie zgłoszone na 14 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia usługi
Strony Umowy uzgadniają, że w czasie realizacji Umowy stosowane będą ceny brutto wyszczególnione w formularzu oferty Wykonawcy.
Wynagrodzenie będzie naliczane według cen jednostkowych, zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem zgłoszonym na 14 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia usługi.
Wykonawca wystawi fakturę VAT po wykonaniu usługi na podstawie faktycznie zrealizowanego zamówienia.
§ 3. Sposób realizacji Umowy – obowiązki stron
Zamówienie usługi nastąpi według poniższych zasad:
pracownik Zamawiającego potwierdzi mailowo termin spotkania i liczbę pokoi,
Wykonawca potwierdzi realizację zamówienia wysyłając maila do pracownika Zamawiającego.
Zamawiający zobowiązuje się informować o faktycznym zapotrzebowaniu na 14 dni przed dniem rozpoczęcia realizacji usług.
Zamawiający zobowiązuje się informować o specjalistycznych dietach uczestników na 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia realizacji usług
Osoba uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych
z wykonaniem Umowy jest …….., e-mail: ……Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za kontakt z Zamawiającym i realizację Umowy jest: ………., e-mail: …….
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić dodatkowo maksymalnie 37 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania z łazienką w dniach 26-27 czerwca 2023 r. (dwie doby hotelowe) w obiekcie, w którym będzie świadczyć usługi, będące przedmiotem Umowy. Operatorzy programów edukacyjnych będą rozliczać się indywidualnie zgodnie z cenami zaoferowanymi przez Wykonawcę w Formularzu Oferty. Zamawiający wskaże dokładną ilość dodatkowych pokoi 14 dni przed planowanym wydarzeniem.
Warunki anulacji:
w terminie na 75 dni przed realizacją spotkania Zamawiający ma prawo zmniejszyć zakres zamówienia bez konsekwencji finansowych (bezkosztowa anulacja);
w terminie do 30 dni przed realizacją spotkania Zamawiający ma możliwość anulacji 30% zakresu zamówienia ;
w terminie do 14 dni przed realizacją spotkania Zamawiający ma możliwość anulacji 10% zakresu zamówienia.
§ 4. Kary umowne i odsetki
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 10% wartości Umowy, o której mowa w§ 2 ust. 1 Umowy.
Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie Umowy będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego braków/wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, takich jak:
niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a w szczególności: standardu i wyposażenia obiektu, w tym standardu i wyposażenia pokoi;
niespełnianie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, a w szczególności: braków w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów, wyglądu i kultury obsługi lub wyglądu zastawy.
W przypadku przekroczenia terminu płatności faktur Wykonawca ma prawo naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki.
W przypadku, gdy z winy Wykonawcy planowane spotkanie nie może się odbyć
w zaplanowanym terminie i miejscu, Zamawiający sam zapewni miejsce spotkania i wyżywienia. Jeżeli koszt organizacji spotkania będzie wyższy niż u Wykonawcy, Wykonawca dopłaci różnicę.W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonania usługi zostanie sporządzony protokół.
§ 5. Odstąpienia od Umowy
Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. W takim przypadku odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w terminie 15 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, lecz nie wcześniej niż po bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy do zaprzestania - w razie niedopełnienia przez Wykonawcę istotnych postanowień umownych, w szczególności:
niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a w szczególności: standardu i wyposażenia obiektu, w tym standardu i wyposażenia pokoi;
niespełnianie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, a w szczególności: braków w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów, wyglądu
i kultury obsługi lub wyglądu zastawy;jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu Umowy bez uzasadnionych przyczyn lub nie kontynuuje działań pomimo pisemnego wezwania,
jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy w sposób niezgodny
z postanowieniami Umowy lub naruszający interes Zamawiającego,jeżeli Wykonawca znajdzie się w stanie upadłości, prowadzone będzie wobec niego postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, jego aktywami będzie zarządzał likwidator lub sąd, zawrze układ z wierzycielami, jego działalność gospodarcza zostanie zawieszona lub znajdzie się w analogicznej przewidzianej prawem krajowym.
W razie rozwiązania stosunku umownego przed upływem okresu na jaki została zawarta Umowa, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie z tytułu wykonania części Umowy.
Odstąpienie od Umowy albo jej wypowiedzenie nie pozbawia Zamawiającego prawa do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 4.
§ 6. Postanowienia końcowe
Zamawiający oświadcza, że nie ponosi odpowiedzialności co do roszczeń wynikających z tytułu indywidualnych zamówień uczestników spotkania, za które to wydatki goście Zamawiającego płacą indywidualnie gotówką lub kartą kredytową przy wymeldowaniu z obiektu. Wykonawca ma prawo do uzyskania od gości gwarancji finansowej na poczet rachunków za usługi dodatkowe. Przez gwarancję rozumie się depozyt gotówkowy lub podanie rodzaju, numeru i daty ważności karty kredytowej. Gwarancja realizowana jest w dniu przyjazdu gości.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników spotkania; koszty ewentualnych strat materialnych ponoszą oni osobiście, a ich egzekucja należy
do Wykonawcy.Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy mogą wystąpić wyłącznie w granicach przepisów kodeksu cywilnego, za zgodą obu stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej. W razie nadania pisma przesyłką pocztową poleconą za pośrednictwem operatora publicznego, przesyłkę taką uznaje się za doręczoną z chwilą faktycznego odbioru, a w razie awizowania z upływem 7 dni od dnia nadania przesyłki w placówce operatora.
W sprawach nieuregulowanych w Umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia, właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego
i Wykonawcy.Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.
WYKONAWCA |
ZAMAWIAJĄCY |
…………………………………………… ……………………………………………
Załączniki:
Opis przedmiotu zamówienia;
Formularz oferty.
Wzór protokołu.