Zapytanie ofertowe
Zapytanie ofertowe
Usługi informatyczne w zakresie asysty technicznej i konserwacji
Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, posiadająca NIP 000-000-00-00, działająca poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych, plac św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń, zaprasza w formie Zapytania ofertowego do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 zł.
KOD CPV: 72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi w postaci Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD), którego TCUW jest użytkownikiem, zgodnie z zapisami Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ).
Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty został w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
II. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Planowany termin realizacji zamówienia: 01 stycznia 2024 r. – 31 grudnia 2024 r.
III. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę za pośrednictwem platformy zakupowej (dalej Platforma) pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx w terminie do 18.12.2023 r. do godz. 10:00.
Termin związania ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert określonego w Zapytaniu ofertowym
IV. SPOSÓB KOMUNIKACJI W POSTĘPOWANIU:
a) Korespondencję w niniejszym postępowaniu Zamawiający i Wykonawcy przekazują wzajemnie w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx
b) W sytuacjach awaryjnych (np. przerwy w funkcjonowaniu lub niedziałania Platformy) dopuszcza się komunikację za pomocą poczty elektronicznej, z wykorzystaniem adresu email: x.xxxxxx@xxxx.xxxxx.xx z zastrzeżeniem, że oferta może być złożona wyłącznie za pomocą Platformy.
Uwaga! Przed przystąpieniem do składania oferty, Wykonawca jest zobowiązany zapoznać się z Instrukcjami korzystania z Platformy zakupowej. Instrukcje zostały zamieszone bezpośrednio na ww. Platformie pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx
c) Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 150 MB w formatach: txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv,
Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania przez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych w Toruniu zamówień
jpg, jego, tif, tiff, geotiff, png, svg, wab, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc. Wykonawca może złożyć jednorazowo nieograniczoną liczbę plików.
d) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/.
e) Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zamawiający w zakładce "Pytania i odpowiedzi". Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Systemu.
f) Dokumenty elektroniczne, oferty, oświadczenia oraz inne informacje lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem udostępnionego na Platformie Formularza do komunikacji jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, ofert, oświadczeń oraz innych informacji lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, musi być zgody z wymaganiami określonymi w wydanym na podstawie art. 70 PZP rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
g) Do kontaktu i udzielania wyjaśnień ze strony Zamawiającego wyznaczona jest:
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, tel.: 00 000 0000, email: xxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx
V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, spełniający następujące warunki
udziału w postępowaniu:
1) posiadanie uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
Dla spełnienia warunku nr 1) Wykonawca musi złożyć oświadczenie stanowiące załącznik nr
5 do Zapytania
2) dysponowanie co najmniej jedną osobą, posiadającą następujące kwalifikacje zawodowe i doświadczenie, którą Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia:
a. minimum 3 letnie doświadczenie w administrowaniu systemami
informatycznymi,
b. znajomość języków programowania PHP, Java, JavaScript,
c. minimum 3 letnie doświadczenie w administrowaniu bazami danych SQL,
d. znajomość technologii Blockchain i podpisu elektronicznego;
Dla spełnienia warunku nr 2) Wykonawca musi złożyć oświadczenie w formie wykazu osób zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Zapytania
3) wykazanie się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej jedną usługą w zakresie obsługi systemu wykorzystującego technologię blockchain i podpis elektroniczny o wartości minimum 40 000 zł brutto każda.
Dla spełnienia warunku nr 3) Wykonawca musi złożyć:
- oświadczenie w formie wykazu zrealizowanych usług zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Zapytania
- załączyć dowody potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane prawidłowo, przy czym dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane. Jeżeli usługi, o których mowa w wykazie, były lub są wykonywane na rzecz Zamawiającego (Gminy Miasta Toruń), Wykonawca nie jest zobowiązany do przedłożenia dowodów ich należytego wykonania (w tym referencji).
W przypadku Wykonawców ubiegających się o wspólne udzielenie zamówienia lub polegania dla wykazania spełniania warunku na zasobach podmiotów trzecich całym wymaganym doświadczeniem musi wykazać się jeden z podmiotów (Wykonawca albo podmiot, na zasobach którego Wykonawca polega albo jeden z Wykonawców występujących wspólnie). Zamawiający nie dopuszcza dla wykazania spełnienia warunku łączenia potencjałów (doświadczenia) w/w podmiotów;
4) dysponujący odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonywania zamówienia
Dla spełnienia warunku nr 4) Wykonawca musi złożyć oświadczenie stanowiące załącznik nr
5 do Zapytania.
VI. WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1. Do złożenia oferty mogą przystąpić Wykonawcy, w stosunku do których nie zachodzą podstawy do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 108 ust. 1 prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
3. Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.).
4. Wykluczeniu z postępowania z przyczyn określonych w pkt. 1-3 nie mogą podlegać również podwykonawcy ani podmioty, na zasobach których polega Wykonawca.
5. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie (Załącznik nr 5).
VII. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
1. Po weryfikacji złożonych ofert przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria:
Lp. | Nazwa kryterium | Waga (max ilość punktów) |
1 | Cena usługi brutto | 60 |
2 | Czas naprawy dla zgłoszenia o poziomie ważności 1 | 40 |
SUMA | 100 | |
Kryterium 1:
Przy ocenie ofert w kryterium „cena usługi brutto” (punkt 1 powyższej tabeli) zostanie zastosowany następujący wzór arytmetyczny:
C =
gdzie:
C min
C oferty
x 60 = liczba punktów
C - liczba punktów dla kryterium „cena usługi brutto”, C min – najniższa cena brutto spośród badanych ofert C oferty – cena brutto badanej oferty
Cena ofertowa podana przez wykonawcę w Formularzu Oferty zostanie ustalona jako cena łączna na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom.
Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Cena musi zawierać wszystkie koszty przygotowania i złożenia oferty oraz świadczenie usługi przez okres wskazany w przedmiocie zamówienia.
Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po
przecinku.
Kryterium 2:
Punkty w kryterium „Czas naprawy dla zgłoszenia dla poziomu 1” (punkt 2 powyższej tabeli) będą
obliczane na podstawie wzoru:
Kryterium "Czas naprawy dla zgłoszenia o poziomie ważności 1” | Wartość | Warunki przyznawania punktów |
G | 40 | dla ofert, dla których zaoferowano czas realizacji do 2 godzin |
20 | dla ofert, dla których zaoferowano czas realizacji powyżej 2 godzin, do 3 godzin | |
10 | dla ofert, dla których zaoferowano czas realizacji powyżej 3 godzin, do 4 godzin | |
0 | dla ofert, dla których zaoferowano czas realizacji powyżej 4 godzin |
2. Sumaryczna liczba punktów zostanie obliczona według wzoru:
W=C+G
gdzie:
W - łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów,
C - liczba punktów dla kryterium „cena usługi brutto”,
G - liczba punktów dla kryterium “czas naprawy dla zgłoszenia o poziomie ważności 1”.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska w sumie najwyższą liczbę punktów.
4. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, wówczas Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Jeżeli, mimo zastosowania procedury określonej w zdaniu
pierwszym, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych
VIII. BADANIE OFERT:
1. Warunki wymagane od Wykonawców sprawdzane będą na podstawie złożonych wraz z ofertą oraz na wezwanie Zamawiającego dokumentów i oświadczeń. Wykonawca musi spełniać wszystkie warunki wymagane przez Zamawiającego wskazane w części VI Zapytania ofertowego.
2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
3. Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia któregokolwiek warunku, w tym warunków opisanych w OPZ lub wystąpienie podstawy do wykluczenia będzie przyczyną wykluczenia Wykonawcy i uznania jego oferty za odrzuconą.
4. Wykonawca polegający na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów zobowiązany jest udowodnić, że realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając w tym celu zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
5. W odniesieniu do warunków dotyczących wiedzy i doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Xxxxxxxxxxxxx powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
6. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę lub części składowe ceny wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Zamawiający zwraca się o wyjaśnienia w szczególności w przypadku gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:
a) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.
b) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, zaktualizowanej z uwzględnieniem okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania, w szczególności istotnej zmiany cen rynkowych.
Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
7. Zamawiający poprawi w ofercie:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek,
c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
8. Zamawiający zastrzega sobie, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
9. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną wykluczone i odrzucone.
10. Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w przypadku złożenia co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu.
11. Zamawiający poinformuje o dokonaniu wyboru Wykonawcy lub unieważnieniu postępowania wszystkich zaproszonych oferentów drogą elektroniczną.
12. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn.
IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków określonych w niniejszym ogłoszeniu do
oferty należy dołączyć:
1. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy (załącznik nr 2)
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstawy do
wykluczenia (Załącznik nr 5).
3. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia – oświadczenie wykonawcy potwierdzające spełnienie warunku, o którym mowa w dziale V pkt 2 (załącznik nr 3)
4. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat wraz z podaniem dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane - oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnienie warunku, o którym mowa w dziale V pkt 3 (załącznik nr 4), z obowiązkiem załączenia dowodów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane prawidłowo, przy czym dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane. Jeżeli usługi, o których mowa w wykazie, były lub są wykonywane na rzecz Zamawiającego (Gminy Miasta Toruń), Wykonawca nie jest zobowiązany do przedłożenia dowodów ich należytego wykonania (w tym referencji).
5. Dokument potwierdzający, że podmiot, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
6. W przypadku podmiotów ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia- umowy
regulującej współpracę tych Wykonawców.
X. POZOSTAŁE WARUNKI
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
3. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podawania uzasadnienia tej decyzji.
4. Do kontaktów i wyjaśnień ze strony Zamawiającego upoważniony jest:
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, tel. 00 000-00-00, xxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx
5. Oferty, które nie spełniają warunków opisanych w niniejszym zapytaniu, w tym OPZ zostaną
odrzucone.
XI. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA:
1. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)
2. Formularz ofertowy
Xxxxxx Xxxxx
Elektronicznie podpisany przez Xxxxxx Xxxxx Data: 2023.12.08
14:41:47 +01'00'
3. Wzór wykazu osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia
4. Wzór wykazu wykonanych usług
5. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstawy do
wykluczenia.
6. Wzór umowy
7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Załącznik nr 1 do Zapytanie ofertowego
Opis Przedmiotu Zamówienia
I. Zakres usługi
1. Do obowiązków Wykonawcy w ramach Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego
Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) należeć będzie:
a) wprowadzanie aktualizacji Systemu, poprawek i pakietów poprawek,
b) wprowadzanie aktualizacji związanych ze zmianami przepisów podatkowych i zmianami wymagań prawnych,
c) usuwanie ewentualnych uszkodzeń i nieprawidłowości w Systemie po uzgodnieniu z Zamawiającym, wraz z informacją określającą zakres wykonanych prac ze szczególnym uwzględnieniem zmian dokonanych w bazie danych,
d) usuwanie wszelkich wad Systemu.
2. Asysta Techniczna i Konserwacja w przypadku wystąpienia wad Systemu będzie obejmować:
a) diagnozę zaistniałej sytuacji,
b) usuwanie wad Systemu skategoryzowanych zgodnie z punktem 3 c) poniżej,
c) uruchomienie Systemu,
d) wykonywanie poprawek błędów standardowych oraz niestandardowych,
e) w przypadku zgłoszenia serwisowego zakwalifikowanego na poziomie ważności 1 zagwarantowanie przywrócenia sprawności Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD), umożliwiającego ciągłość pracy TCUW.
3. Zakres czasowy i miejsce wykonywania usług
a) Wykonywanie usług Asysty Technicznej i Konserwacji, będących przedmiotem zamówienia, realizowane mogą być w formie zdalnej z wykorzystaniem dostępnych technologii (RemoteDesktop, FTP itp.) oraz w siedzibie TCUW pod adresem pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń po uprzednim zakwalifikowaniu zgłoszenia i określeniu rodzaju prac, koniecznych do wykonania.
b) Poprzez zakres czasowy Zamawiający rozumie pozostawanie w gotowości do świadczenia usług Asysty Technicznej i Konserwacji w trybie 24/7/365.
c) Wykonawca będzie przyjmować i obsługiwać zgłoszenia serwisowe oraz kategoryzować je na poziomy ważności, określone zgodnie z poniższą tabelą:
Typ wady | Opis |
Awaria Systemu – Poziom ważności 1 | System całkowicie przestał działać lub nastąpiły tak poważne zakłócenia jego działania, że Zamawiający nie może normalnie kontynuować pracy; korzystanie z Systemu stało się niemożliwe, a jego działanie ma dla Zamawiającego znaczenie krytyczne i sytuacja wymaga natychmiastowej interwencji. Zgłoszenia serwisowe o poziomie ważności 1 dotyczą jednej lub kilku z następujących sytuacji: 1) uszkodzenia danych; 2) niedostępności udokumentowanej funkcji kluczowej; 3) zawieszania się systemu, powodującego niedopuszczalne lub nieprzewidywalne opóźnienia w udostępnianiu zasobów lub reakcji systemu; 4) wady Systemu powtarzające się po próbie ponownego jego uruchomienia. |
Błąd Systemu – Poziom ważności 2 | Działanie Systemu jest poważnie ograniczone. Ważne funkcje są niedostępne i nie znaleziono żadnej akceptowalnej metody obejścia problemu, korzystanie z Systemu jest jednak nadal możliwe, choć w ograniczonym zakresie. Usługa działa, ale wymaga szybkiej poprawki (patcha). |
Błąd Systemu – Poziom ważności 3 | Problem nie zaburzający podstawowych funkcji systemu. Działanie Systemu jest ograniczone w niewielkim stopniu. Efektem ograniczenia jest niedogodność, która może wymagać zastosowania metody obejścia problemu, w celu dostania się do określonej funkcji Systemu. |
d) Terminy obsługi zgłoszeń serwisowych - rozumiane jako czas usunięcia (naprawy) wad, | |
o których mowa powyżej, w zależności od ważności zgłoszenia:
a. poziom ważności 1: (zgodnie z ofertą Wykonawcy), jednak nie więcej niż 4 godziny
od momentu przyjęcia zgłoszenia,
b. poziom ważności 2: Planowanie wykonania tzw. patcha (łatka - tymczasowe rozwiązanie mające na celu przywrócenie działania Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów - ISOD). W przypadku, gdy do usunięcia wady wymagana jest interwencja producenta (modyfikacja kodu) - maksymalnie 48 h od momentu zgłoszenia,
c. poziom ważności 3: Przygotowanie poprawki i uruchomienie przy najbliższej planowanej aktualizacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) – nie później niż w ciągu 96 h od momentu zgłoszenia.
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
Formularz ofertowy
Przedmiot zamówienia | Realizacja usługi w postaci Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD), którego Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest użytkownikiem. |
Zamawiający | Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, xxxxxxxxxxx NIP 000-000-00-00 działająca poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych, plac św. Xxxxxxxxx 0 , 00-000 Xxxxx |
Oferent | |
adres, NIP, XXXXX, telefon | |
Cena ofertowa netto (za cały okres świadczenia usługi) w PLN | |
Podatek VAT | |
Cena ofertowa brutto (za cały okres świadczenia usługi) w PLN | |
Czas reakcji dla zgłoszenia serwisowego o poziomie ważności 1 |
- Oświadczam, że spełniam warunki określone przez Zamawiającego.
- Oświadczam, że zapoznałem się z Zapytaniem ofertowym i nie wnoszę do jej treści żadnych zastrzeżeń.
- Oświadczam, że zapoznałem się z treścią informacji o zasadach przetwarzania danych (załącznik nr 6) i wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu i które przekazałem lub przekażę Zamawiającemu.
- Oświadczam, że w razie wyboru mojej oferty podpiszę umowę z Zamawiającym wg załączonego
wzoru.
- Pozostaję związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert określonego w
Zapytaniu ofertowym.
Zapytanie ofertowe 14/2023
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego
WYKAZ OSÓB SKIEROWANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ DO REALIZACJI PRZEDMIOWU ZAMÓWIENIA
W celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia na realizację usługi w postaci Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) w imieniu Wykonawcy oświadczam, że do realizacji przedmiotu zamówienia skierowane zostaną następujące osoby:
Lp. | Imię i nazwisko | Xxx posiada minimum 3 letnie doświadczenie w administrowaniu systemami informatycznymi? TAK/NIE | Czy zna języki programowania PHP, Java, JavaScript TAK/NIE | Czy posiada minimum 3 letnie doświadczenie w administrowaniu bazami danych SQL TAK/NIE | Czy zna technologię Blockchain i podpisu elektronicznego TAK/NIE | Informacja o podstawie dysponowania tymi osobami (pracownik Wykonawcy - umowa o pracę czy udostępnienie zasobu przez inny podmiot |
1 |
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego
Wykaz wykonanych usług
W celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na realizację usługi w postaci Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) w imieniu Wykonawcy oświadczam, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, wykonałem poniżej wskazane usługi odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. W załączeniu przedstawiam dowody, że wykazane przez mnie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
L.p. | Nazwa i adres Zamawiającego | Przedmiot (opis zakresu usługi) | Termin wykonania usługi (dd/mm/rrrr – dd/mm/rrrr) | Wartość usługi (w PLN brutto) |
1. | ||||
2. | ||||
3. |
Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego
Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia na realizację usługi w postaci Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) oświadczam, jako upoważniony reprezentant Wykonawcy, że
1. spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w dziale V Zapytania ofertowego,
2. nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.) w zw. z postanowieniami działu VI Zapytania ofertowego.
zawarta w dniu , pomiędzy:
Umowa nr
Załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego
Gminą Miasta Toruń, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, NIP 000-000-00-00, działającą poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych, z siedzibą w Toruniu przy pl. św. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx,
reprezentowane przez:
………………………………………………………………………………………., zwaną dalej Zamawiającym
a
………………………………………………………………………………………
reprezentowaną/ym przez:
………………………………………………………………………………………, zwaną/ym dalej Wykonawcą
zwane dalej Stronami.
§ 1.
[Pojęcia Umowne]
1. Ilekroć poniższe pojęcia zostaną użyte w Umowie w formie zapisu z wielkiej litery, Strony nadają im znaczenie wskazane w poniższych definicjach:
a) Asysta Techniczna i Konserwacja (ATiK) - czynności serwisowe opisane szczegółowo w
OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy;
b) Koordynatorzy - przedstawiciele każdej ze Stron, powołani do zapewnienia właściwej współpracy i koordynacji działań Stron, upoważnieni do dokonywania czynności wskazanych w treści Umowy;
c) Siła Wyższa – zdarzenie, powstałe z przyczyn zewnętrznych, których Strona nie była w stanie przewidzieć ani im zapobiec w chwili zawierania niniejszej umowy, będących poza sferą kontroli Strony, w tym w szczególności spowodowanych przez wojnę, pożar, powódź oraz inne katastrofy, które powstały bez udziału Stron;
d) Użytkownik - osoba, która w ramach stosunku pracy lub na podstawie umowy cywilnoprawnej została uprawniona przez Zamawiającego do używania ISOD w ramach wykonywania obowiązków, wynikających z zatrudnienia lub stosunku cywilnoprawnego;
e) Awaria Systemu – niesprawność KRYTYCZNA, określona w § 6 ust. 4;
f) Błąd Systemu – niesprawność, spowodowana nieprawidłowym działaniem SYSTEMU, określona w § 6 ust. 4;
g) Wady Systemu – łącznie Awarie Systemu i Błędy Systemu;
h) Czas Naprawy - czas od momentu przyjęcia zgłoszenia serwisowego do momentu usunięcia nieprawidłowości;
i) Zgłoszenie serwisowe – zgłoszenie Wady Systemu, dokonane przez Zamawiającego, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej umowie.
§ 2.
[Przedmiot Umowy]
1. Przedmiotem umowy jest ustalenie zasad wykonywania przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD).
2. Obowiązki Wykonawcy w ramach Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) zostały opisane szczegółowo w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Oferta Zleceniobiorcy stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej umowy.
§ 3.
[Zakres czasowy i miejsce wykonywania usług]
1. Wykonywanie usług Asysty Technicznej i Konserwacji, będących przedmiotem niniejszej Umowy, mogą być realizowane w formie zdalnej z wykorzystaniem dostępnych technologii (RemoteDesktop, FTP itp.) oraz w siedzibie TCUW pod adresem pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń po uprzednim zakwalifikowaniu zgłoszenia i określeniu rodzaju prac, koniecznych do wykonania.
2. Poprzez zakres czasowy Zamawiający rozumie pozostawanie w gotowości do świadczenia usług Asysty Technicznej i Konserwacji w trybie 24/7/365.
§ 4.
[Wykonanie Umowy]
1. Umowa zostaje zawarta na okres od 01.01.2024 do 31.12.2024 roku.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje potencjałem ekonomicznym i osobowym do należytego wykonania przedmiotu Umowy oraz wykwalifikowanymi kadrami, posiadającymi odpowiednią wiedzę i doświadczenie, niezbędne do wykonania usługi Asysty Technicznej i Konserwacji.
3. Wykonawca oświadcza, iż wykona Umowę z najwyższą starannością, uwzględniającą zawodowy charakter prowadzonej działalności, zgodnie z obowiązującymi przepisami, normami, standardami oraz z zasadami przyjętymi w dziedzinie wiedzy, objętej przedmiotem Umowy.
4. Strony zobowiązują się do współdziałania w zakresie i na warunkach określonych w Umowie przez upoważnionych przedstawicieli Stron (w tym Koordynatorów).
5. Wykonawca będzie przyjmował i obsługiwał zgłoszenia serwisowe oraz kategoryzować je na poziomy ważności określone zgodnie z tabelą zamieszczoną w § 6 ust. 4.
§ 5.
[Wynagrodzenie]
1. Z tytułu realizacji umowy Wykonawcy przysługiwać będzie całkowite i maksymalne
wynagrodzenie, zgodnie ze złożoną ofertą, w wysokości zł brutto, , płatne w
12 równych miesięcznych ratach po zł brutto każda.
2. Rata wynagrodzenia będzie płatna po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego świadczenia usług, w terminie 14 dni od daty wystawienia Zamawiającemu faktury VAT, przelewem na rachunek Wykonawcy podany na fakturze.
3. Za dzień zapłaty Strony uznają obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego.
4. Zamawiający wyraża zgodę na otrzymanie faktury Vat drogą elektroniczną w formacie PDF,
na adres email xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx.
5. Strony zgodnie oświadczają, że wynagrodzenie określone w niniejszej Umowie wyczerpuje
całkowicie zobowiązania Zamawiającego względem Wykonawcy z tytułu świadczenia usług objętych niniejsza umową.
6. W przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy przed upływem okresu jej obowiązywania Wykonawca może żądać wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do dnia ustania obowiązywania umowy (wyliczonego proporcjonalnie do liczby miesięcy świadczenia usługi w stosunku do wszystkich miesięcy, na które umowa była zawarta).
§ 6.
[Usuwanie Wad Systemu]
1. Wady w funkcjonowaniu Systemu będą klasyfikowane przez Wykonawcę, zgodnie z tabelą zawartą w § 6 ust. 4.
2. Zgłoszenie serwisowe należy przesłać na adres e-mail: …………………………………………….
3. Zgłoszenie serwisowe zawierać powinno, co najmniej:
a) opis Wady Systemu oraz w miarę możliwości czas jej wystąpienia,
b) wskazanie operacji, przy której błąd się objawia.
4. Typy wad systemu i ich przyporządkowanie do kategorii określa poniższa tabela wad Systemu.
Typ wady | Opis |
Awaria Systemu – Poziom ważności 1 | Niesprawność KRYTYCZNA. System całkowicie przestał działać lub nastąpiły tak poważne zakłócenia jego działania, że Zamawiający nie może normalnie kontynuować pracy; korzystanie z Systemu stało się niemożliwe, a jego działanie ma dla Zamawiającego znaczenie krytyczne i sytuacja wymaga natychmiastowej interwencji. Zgłoszenia serwisowe o poziomie ważności 1 dotyczą jednej lub kilku z następujących sytuacji: 1) uszkodzenia danych; 2) niedostępności udokumentowanej funkcji kluczowej; 3) zawieszania się systemu, powodującego niedopuszczalne lub nieprzewidywalne opóźnienia w udostępnianiu zasobów lub reakcji systemu; 4) wady Systemu, powtarzające się po próbie ponownego jego uruchomienia. |
Błąd Systemu – Poziom ważności 2 | Działanie Systemu jest poważnie ograniczone. Ważne funkcje są niedostępne i nie znaleziono żadnej akceptowalnej metody obejścia problemu, korzystanie z Systemu jest jednak nadal możliwe, choć w ograniczonym zakresie. Usługa działa, ale wymaga szybkiej poprawki (patcha). |
Błąd Systemu – Poziom ważności 3 | Problem nie zaburzający podstawowych funkcji systemu. Działanie Systemu jest ograniczone w niewielkim stopniu. Efektem ograniczenia jest niedogodność, która może wymagać zastosowania metody obejścia problemu, w celu dostania się do określonej funkcji Systemu. |
5. Czasy naprawy zgłoszeń serwisowych - rozumiany jako czas usunięcia (naprawy) wad, o
których mowa powyżej, w zależności od ważności zgłoszenia:
a) poziom ważności 1 od momentu zgłoszenia,
b) poziom ważności 2: Planowanie wykonania tzw. patcha (łatka - tymczasowe rozwiązanie mające na celu przywrócenie działania Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów - ISOD). W przypadku, gdy do usunięcia Usterki wymagana jest interwencja producenta (modyfikacja kodu) - maksymalnie 48 h od momentu zgłoszenia,
c) poziom ważności 3: Przygotowanie poprawki i uruchomienie przy najbliższej planowanej aktualizacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) – nie później niż w ciągu 96 h od momentu zgłoszenia.
6. Po uzyskaniu Zgłoszenia serwisowego Wykonawca dokona diagnozy źródeł Wady Systemu oraz oceni przewidywany Czas Naprawy, nie dłuższy niż wynikający z ust. 5 powyżej. Wykonawca ma obowiązek usunięcia Wady Systemu z wykorzystaniem wszelkich możliwych sił i środków w możliwie najkrótszym czasie.
7. Potwierdzeniem reakcji Wykonawcy na Zgłoszenie serwisowe jest zwrotne przesłanie do Zamawiającego, potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia serwisowego do realizacji w formie e- maila.
8. Do Czasu Naprawy nie wlicza się:
a) Czasu niedostępności osób odpowiedzialnych po stronie Zamawiającego w przypadku
konieczności dostarczenia Wykonawcy przez Zamawiającego dodatkowych informacji.
b) Czasu oczekiwania Wykonawcy na zapewnienie przez Zamawiającego dostępu do środowiska informatycznego Zamawiającego.
c) Czasu potrzebnego na rozwiązywanie problemów związanych z infrastrukturą sprzętową i sieciową nie objętych Umową, o ile problemy te nie wynikają z przyczyn, leżących po stronie Wykonawcy.
d) Czasu potrzebnego na rozwiązywanie problemów w systemach operacyjnych Zamawiającego nie objętych Umową, o ile problemy te nie wynikają z przyczyn, leżących po stronie Wykonawcy.
§ 7.
[Koordynacja Umowy]
1. W celu zapewnienia właściwej współpracy i koordynacji działań Stron w związku z wykonaniem Umowy, każda ze Stron powołuje po jednym Koordynatorze. Koordynatorami są:
a) Ze strony Zamawiającego: …………………………………………
b) Ze strony Wykonawcy: ……………………………………………….
2. Koordynatorzy będą uprawnieni do składania i przyjmowania wszelkich oświadczeń woli oraz wiedzy w związku z bieżącą realizacją Umowy, z wyłączeniem oświadczeń dotyczących obowiązywania, treści Umowy i odpowiedzialności Stron, zmian Umowy.
3. Zmiana Koordynatora jest skuteczna względem drugiej Strony z chwilą doręczenia drugiej Stronie w formie mailowej informacji o tej zmianie. Zmiany Koordynatorów nie traktuje się jak zmiany postanowień Umowy.
§ 8.
[Odpowiedzialność Stron]
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej
umowy.
2. Strony przewidują zapłatę kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach:
a) za opóźnienie w usunięciu awarii, w stosunku do terminu określonego w § 6 ust. 5, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% miesięcznej raty
wynagrodzenia brutto, określonego w § 5 ust. 1 za każdą godzinę opóźnienia, maksymalnie do 20 % miesięcznej raty wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy;
b) w przypadku niewykonania lub nieprawidłowego wykonania jakiegokolwiek postanowienia umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % miesięcznej raty wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy za każdy przypadek niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy, łącznie nie więcej niż 20 % miesięcznej raty wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy.
3. W przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających zapłatę przez Wykonawcę kar
umownych, Zamawiający może według własnego wyboru:
a) potrącać kary umowne z wynagrodzenia należnego Wykonawcy;
b) wezwać Wykonawcę do zapłaty kar umownych w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego wezwania do ich zapłaty.
§ 9.
[Ograniczenie odpowiedzialności Stron]
1. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za:
a) nieprawidłowości Systemu, które powstały w wyniku użytkowania Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów przez Zamawiającego niezgodnie z przeznaczeniem, o ile Wykonawca należycie uprzedził Zamawiającego o zasadach prawidłowego użytkowania tego systemu;
b) błędy, jakie powstały w wyniku dokonywania nieautoryzowanych zmian w kodzie źródłowym Systemu i modyfikowania zawartości bazy danych oprogramowaniem innym niż dostarczony System;
c) działanie Siły Wyższej.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utratę danych przez Zamawiającego i niemożność ich odtworzenia, chyba że utrata ta lub niemożność odtworzenia jest następstwem:
a) działania wirusa komputerowego, nie wprowadzonego do Systemu przez Wykonawcę;
b) okoliczności lub działania osób trzecich, za których zaistnienie wyłączną odpowiedzialność ponosi Zamawiający;
c) działania Siły Wyższej.
§ 10.
[Siła wyższa]
1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie
swoich zobowiązań wynikających z Umowy spowodowanych działaniem Siły Wyższej.
2. Jeżeli zdarzenie stanowiące Siłę Wyższą spowoduje niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań z Umowy przez jedną ze Stron, wówczas:
a) Strona ta niezwłocznie zawiadomi na piśmie drugą Stronę o powstaniu i zakończeniu tego zdarzenia;
b) Strona ta niezwłocznie rozpocznie usuwanie skutków tego zdarzenia;
c) każda ze Stron dołoży najwyższej staranności w celu należytego wykonania zobowiązań;
d) Strony uzgodnią sposób postępowania wobec tego zdarzenia.
3. Jeżeli Siła Wyższa spowoduje niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań przez Stronę przez okres przekraczający 1 (jednego) miesiąca, Strony spotkają się i w dobrej wierze rozpatrzą celowość i warunki rozwiązania Umowy, której wykonanie stało się niemożliwe na skutek okoliczności istnienia Siły Wyższej.
[Klauzula poufności, Dane osobowe]
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych, wynikających z Umowy, otrzymanych lub uzyskanych przy realizacji Umowy w bezpośredniej komunikacji między Stronami, jak również za pośrednictwem osób trzecich działających w ich imieniu. Za informacje poufne uważa się w szczególności:
a) finansowe,
b) handlowe,
c) analiz i przewidywań,
d) własności intelektualnej,
e) tajemnic handlowych,
f) umów,
g) dokumentów,
h) dokumentów na piśmie,
i) procedur,
j) know – how,
k) nieudostępnionych publicznie (dalej jako „Informacje Poufne”).
2. Obowiązek poufności zostaje wyłączony, jeśli Informacje Poufne:
a) zostały podane do wiadomości publicznej w sposób nie naruszający postanowień ust. 1;
b) są Stronom znane z innych źródeł, bez obowiązku utrzymania ich w tajemnicy;
c) mogą być ujawnione, ponieważ Xxxxxx zgodziły się na ich ujawnienie;
d) mają zostać ujawnione na żądanie uprawnionych organów, zgodnie z obowiązującymi
przepisami;
e) których potrzeba ujawnienia nastąpi w związku z wykonywaniem Umowy.
3. Wykonawca wykorzysta Informacje Poufne wyłącznie w celu wykonania niniejszej umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się natychmiast powiadomić Zamawiającego o naruszeniu zobowiązania do zachowania poufności i zobowiązuje się naprawić wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego w związku z ujawnieniem Informacji Poufnych.
5. Naruszenie obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w niniejszym paragrafie skutkować będzie obowiązkiem zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości dwukrotności miesięcznej raty wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy tj.
………………………………. zł brutto (słownie )
za każdy przypadek naruszenia, co nie uchybia możliwości dochodzenia odszkodowania
przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.
6. Niezwłocznie po podpisaniu niniejszej umowy Wykonawca zobowiąże pisemnie pracowników lub współpracowników wyznaczonych do realizacji przedmiotu Umowy oraz pracowników swojego podwykonawcy do zachowania tajemnicy, przez podpisanie zobowiązań, określonych w Załączniku nr 3 do Umowy. Dokumenty te Wykonawca przekaże Zleceniodawcy w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.
7. Zobowiązania powyższe nie będą miały zastosowania do informacji lub dokumentów powszechnie dostępnych.
8. Powyższe postanowienia nie wyłączają postanowień przepisów szczególnych powszechnie obowiązującego prawa, nakładających obowiązek ujawnienia informacji we wskazanym tymi przepisami zakresie.
9. Poufnymi są również informacje, których obowiązek utrzymania w tajemnicy obciąża Stronę Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Wykonawca zobowiązuje się zawrzeć z Zamawiającym w zakresie niezbędnym dla prawidłowego świadczenia Przedmiotu Umowy odrębną umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji niniejszej Umowy, według wzoru obowiązującego u Zamawiającego.
§ 12.
[Postanowienia końcowe]
1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający będzie uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym pod warunkiem bezskutecznego upływu dodatkowego terminu wyznaczonego Wykonawcy na piśmie na zaniechanie naruszeń, nie krótszego niż 3 dni robocze.
2. Wszelkie oświadczenia Stron związane z wykonaniem Umowy, takie jak powiadomienia, zawiadomienia, w tym rozszerzenia zakresu Zamówień, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Umowa stanowi inaczej.
3. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 7.
4. Strony będą dążyć do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów, jakie mogą wyniknąć w związku z interpretacją lub wykonywaniem Umowy. W przypadku braku porozumienia Xxxxx, wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy będą rozstrzygane ostatecznie przez sąd właściwy rzeczowo i miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
5. W sprawach nie uregulowanych Umową będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy
Kodeksu cywilnego.
6. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
…………………………... ………………………………
Wykonawca Zamawiający
Załączniki do umowy:
1. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)
2. Oferta Wykonawcy z dnia …………………………………
3. Zobowiązanie do zachowania tajemnicy
Załącznik nr 3 do umowy
ZOBOWIĄZANIE DO ZACHOWANIA TAJEMNICY
Nazwisko i imię: ..................................................................................
Ja niżej podpisany, w związku z zawarciem przez Zamawiającego – Toruńskie Centrum Usług Wspólnych a Wykonawcą - ………………………………………………………………………………………………………………….
umowy na ustalenie zasad wykonywania przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego Asysty Technicznej i Konserwacji Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów (ISOD) dla Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych, oświadczam, że:
1. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy i nie ujawniania wszelkich danych osobowych oraz innych danych uzyskiwanych i przetwarzanych przez Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów .
2. Zobowiązuję się nie pozostawiać bez dozoru ani nie udostępniać osobom nieupoważnionym dokumentów materialnych (w formie elektronicznej, papierowej itp.) z jakimikolwiek danymi oraz do niezwłocznego zniszczenia, w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie danych, wydrukowanych nadmiarowo, niepotrzebnych lub błędnych dokumentów.
3. Zobowiązuję się, przy przetwarzaniu jakichkolwiek danych, do szczególnej dbałości o zachowanie poufności, integralności i dostępności danych, związanych z dokumentami znajdującymi się w obrocie w Internetowym Systemie Obiegu Dokumentów, także dotyczących danych pracowników, dokumentacji systemu przetwarzania danych oraz infrastruktury sprzętowo - programowej systemów informatycznych.
4. Zobowiązuję się do nie rozpowszechniania nabytej informacji o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym i handlowym, stanowiących tajemnicę Zamawiającego pod rygorem odpowiedzialności cywilnej i karnej.
5. Zobowiązuje się zapewnić poufność informacji, które uzyskałem od Zamawiającego w związku z realizacją niniejszej Umowy niezależnie od sposobu i formy jej uzyskania i nie ujawniania tych informacji bez uprzedniej pisemnej (pod rygorem nieważności) zgody Zamawiającego.
6. Zobowiązuje się wykorzystywać informacje, o których powyżej wyłącznie w celu należytego
wykonania Umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a ………………………………….………..……………….
7. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych Zamawiającego, dotyczy w szczególności informacji prawnie chronionych, które to informacje uzyskałem w trakcie lub w związku z realizacją umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a ……………………………………………………………………………….., bez względu na sposób i formę ich utrwalenia lub przekazania, w szczególności w formie pisemnej, kserokopii, faksu i zapisu elektronicznego, o ile informacje takie nie są powszechnie znane bądź obowiązek ich ujawnienia nie wynika z obowiązujących przepisów, orzeczeń sądów lub decyzji odpowiednich władz. Obowiązkiem zachowania poufności nie jest objęty fakt zawarcia niniejszej Umowy ani jej treść w zakresie określonym obowiązującymi przepisami prawa.
8. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji dotyczących wyżej wymienionych danych, uzyskanych w związku z realizacją zadań wynikających z przedmiotu umowy, zawartej pomiędzy Zamawiającym a …………………………………………………………………….., ciąży na mnie nawet po wygaśnięciu stosunku pracy lub innej umowy cywilno-prawnej.
Powyższe zobowiązanie zachowuje ważność w przypadku danych osobowych bezterminowo.
………………………………….……..……………….. miejscowość, data, podpis pracownika
Załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych - Zamówienie publiczne, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
Zgodnie z art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 17 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informuję, że:
1. Administrator danych osobowych
a. Administratorem Pani / Pana danych jest Gmina Miasto Toruń działająca przez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych (dalej: Administrator).
b. Z Administratorem można kontaktować się listownie na adres: pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń, poprzez e-
mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx lub dzwoniąc pod numer: 00 000-00-00
2. Inspektor Ochrony Danych
a. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD).
b. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pisząc e-mail na adres: x.xxxxxx@xxxx.xxxxx.xx lub pisząc na adres siedziby Administratora.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Pana/i dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. b i c RODO w celu związanym z procedurą przeprowadzenia postępowania oraz zawarcia umowy w sprawie zamówienia, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawa zamówień publicznych. Procedura jest prowadzona w związku z zapewnieniem wydatkowania środków publicznych w sposób oszczędny i z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, co stanowi obowiązek Gminy jako jednostki sektora finansów publicznych, określony w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
4. Okres przechowywania danych
a. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia procedury oraz przez cały czas obowiązywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia procedury.
b. Dane osobowe zebrane na podstawie Pani / Pana zgody będą przechowywane do momentu wycofania tej zgody lub do momentu realizacji celu określonego w zgodzie.
c. Okres przetwarzania może być przedłużony w granicach prawa w przypadku, gdy przetwarzanie danych
osobowych niezbędne jest do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
5. Informacja o wymogu podania danych
Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących wynika z Pani/Pana dobrowolnego uczestnictwa w procedurze oraz jest warunkiem zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość weryfikacji spełniania warunków udziału w procedurze i dokonania oceny ofert, a także niemożność zawarcia umowy.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Z zastrzeżeniem sytuacji określonych w przepisach prawa Pani / Panu przysługują następujące uprawnienia:
a. Prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
b. Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych.
c. Prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
d. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość
skorzystania z tego prawa).
e. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx
(w przypadku podejrzenia, że przetwarzanie narusza przepisy prawa dotyczącego ochrony danych osobowych).
7. Obowiązki Oferentów w związku z przekazaniem danych osobowych
a. W przypadku udostępnienia Administratorowi przez Oferenta danych osobowych swojego personelu niezależnie od podstawy dysponowania, pełnomocników, członków organów, prokurentów, wspólników, kontrahentów, współpracowników, osób do kontaktu, Administrator zobowiązuje Oferentów do poinformowania osób, których dane zostały przekazane o fakcie i zakresie przekazania danych, o danych kontaktowych do Administratora oraz zasadach przetwarzania danych wskazanych w niniejszej informacji.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą zostać przekazane zewnętrznym podmiotom:
a. Dane Xxxxxxxx pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.
b. Instytucje i organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. organy kontrolujące Administratora, Krajowa Izba Odwoławcza.
c. Podmioty zewnętrzne wspierające Administratora, np. podmiot świadczący usługę poczty elektronicznej (wszystkie podmioty biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych na podstawie upoważnienia lub zawartych umów powierzenia przetwarzania danych z Administratorem i zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych).
9. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą przedmiotem
profilowania.