UMOWA Nr …/1/CMK/IK/2024 z dnia roku

UMOWA Nr …/1/CMK/IK/2024

z dnia roku

o wsparcie finansowe zadania w ramach programu

„Certyfikat dla małych księgarni” Edycja na lata 2024-2025 ze środków Instytutu Książki

zawarta pomiędzy:

Instytutem Książki z siedzibą w Krakowie (31-148) przy ul. Z. Xxxxxxxxxxxxx 6, instytucją kultury, wpisaną do reje-

stru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK ,

posiadającym REGON: , oraz NIP: , zwanym dalej „Instytutem Książki”, lub „IK” oraz „In-

stytucją zarządzającą”:

reprezentowanym przez: ……..

a [nazwa wnioskodawcy] NIP

REGON

zwanym dalej „Beneficjentem”

reprezentowanym przez:

Zważywszy, że:

1. Instytut Książki jest państwową instytucją kultury powołaną w celu promocji polskiej literatury i jej dziedzic- twa, języka polskiego oraz polskiej książki i polskiego edytorstwa w kraju i zagranicą oraz promocja rozwoju czytelnictwa w Polsce.

2. Instytut Książki, w ramach realizacji swoich celów statutowych, jest Instytucją zarządzającą Programem „Cer- tyfikat dla małych księgarni” Edycja na lata 2024-2025” (dalej jako: „Program”), którego celem jest udzielenie wsparcia małym księgarniom oraz wzmocnienie ich roli jako placówek aktywnie promujących czytelnictwo i promotorów kultury dla lokalnych społeczności.

3. Beneficjent zakwalifikował się do Programu, zgodnie z którym może mu zostać udzielone wsparcie na zadanie dotyczące promocji księgarni, konsultingu i doradztwa, dofinansowania kosztów utrzymania księgarni i kosz- tów realizacji planu proczytelniczego oraz zakupu sprzętów i wyposażenia, opisane szczegółowo w umowie.

Strony zawierają umowę o następującej treści:

§ 1 Przedmiot Umowy

1. W związku z zakwalifikowaniem się do Programu, na mocy niniejszej Umowy Beneficjent jest zobowiązany do re- alizacji zadania opisanego we wniosku o udzielenie wsparcia finansowego (dalej: jako „Zadanie”), a Instytut Książki zobowiązuje się udzielić Beneficjentowi wsparcia finansowego na realizację Zadania w sposób opisany w niniejszej Umowie.

2. Zadanie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje kategorie wydatków wskazane przez Beneficjenta w zaakceptowanym

wniosku o wsparcie finansowe, w części V, w pozycji pn. Preliminarz całkowitych wydatków na realizację zadania.

3. Instytut Książki przyzna Beneficjentowi na realizację zadania wsparcie finansowe ze środków Instytutu Książki w

wysokości złotych (słownie 00/100) przeznaczone na wydatki wskazane we wniosku o

udzielenie wsparcia finansowego zadania złożonym przez Beneficjenta, w tym:

- środki finansowe w kwocie ………………,00 zł na wydatki poniesione w okresie od 01.06.2024 r. do 31.12.2024 r.

- środki finansowe w kwocie …………………,00 zł na wydatki poniesione w okresie od 01.01.2025 r. do 30.11.2025 r.

§ 2 Forma przyznania wsparcia finansowego

1. Wsparcie finansowe w wysokości określonej w par. 1 ust. 3 zostanie przekazane Beneficjentowi przez Insty- tut Książki w formie przelewu z rachunku bankowego Instytutu Książki o numerze: 27 1130 1150 0012 1269 2720 0003 w Banku Gospodarstwa Krajowego

na rachunek bankowy Beneficjenta o numerze: ……………………………………………………………………………………………

w banku: …………………………………………………………………………………………………………………………

2. Zgodnie z Regulaminem Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finan- sowo-księgowej zadania, a w szczególności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finan- sowych uzyskanych ze wsparcia finansowego oraz wydatków dokonywanych z tych środków.

[ust.3-6 fakultatywnie, w zależności od wyniku testu pomocy publicznej]

3. Środki te stanowią wsparcie dla Beneficjenta, udzielone jako pomoc de minimis zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjo- nowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE. L 2013 Nr 352, str. 1).

4. Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania zasad kumulacji pomocy zgodnie z warunkami określonymi w art. 5 Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE. L 2013 Nr 352, str. 1).

5. Beneficjent oświadcza, że od momentu złożenia do Instytutu Książki oświadczenia o otrzymanej pomocy de minimis do daty zawarcia niniejszej umowy nie otrzymał innej pomocy de minimis.

6. Beneficjent oświadcza, że nie jest przedsiębiorstwem, na którym ciąży obowiązek zwrotu pomocy w rozumie- niu art. 1 ust. 4 lit. a rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 oraz przedsiębiorstwem znajdującym się w trudnej sytuacji, w rozumieniu art. 2 pkt 18 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014, ani nie jest świadomy innych okoliczności, które wykluczałyby możliwość udzielenia mu wsparcia finansowego na zasadach pomocy de minimis.

§ 3 Informacja dotycząca udzielenia wsparcia finansowego

1. Beneficjent zobowiązuje się do umieszczania na efektach rzeczowych powstałych w wyniku realizacji zadania oraz materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: strony interne- towe, kanały socialmediowe, plakaty, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe):

1) Informacji o treści [nazwa podmiotu] jest beneficjentem programu własnego Instytutu Książki „Certyfi- kat dla małych księgarni”

2) Logotypu programu

3) Logotypu IK

2. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia na swojej stronie internetowej i profilach w mediach społecz- nościowych, informacji o uzyskaniu wsparcia finansowego wraz z identyfikacją graficzną (logotypami) wska- zanymi w ust. 1. Jeżeli na etapie składania wniosku wnioskodawca nie posiada strony internetowej lub pro-

filu w mediach społecznościowych, to po uzyskaniu wsparcia finansowego jest zobowiązany do ich utworze-

nia do dnia 31 grudnia 2024 r.

3. Beneficjent zobowiązuję się także do wywieszenia informacji o przyznaniu certyfikatu w formie zamieszczenia logotypu programu w widocznym miejscu w witrynie ekspozycyjnej lub na ekspozycji i na drzwiach wejścio- wych do księgarni.

4. Beneficjent zobowiązuje się do stosowania wytycznych w zakresie poprawnego wykorzystania logotypów IK, określonych szczegółowo w księdze znaku IK, udostępnionej na stronie xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/x- nas,11,biuro-prasowe,45.html

5. Beneficjent zobowiązuje się do przesyłania wszystkich projektów graficznych z wykorzystaniem ww. logoty- pów, z minimum siedmiodniowym wyprzedzeniem przed realizacją, do akceptacji IK na adres xxxxxxxxxx0000@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

6. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań określonych w ust. 1-4, IK może naliczyć karę umowną w wysokości 1% całkowitego otrzymanego wsparcia finansowego określo- nego w § 1 ust. 3. IK jest uprawniony do żądania naprawienia na zasadach ogólnych szkody przenoszącej war- tość kary umownej.

§ 4 Oznaczenie dokumentów księgowych

1. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego opisania dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie

przyznanego wsparcia finansowego formułą:

Płatne z dofinansowania Instytutu Książki w ramach programu: „Certyfikat dla małych księgarni”.

2. W przypadku braku oznaczenia dowodów księgowych we wskazany powyżej sposób, w przypadku wątpliwości co do zasadności zakwalifikowania wydatku jako należnego, Instytut Książki jest uprawniony żądać zwrotu kwoty wsparcia finansowego w tym zakresie.

§ 5 Rozliczenie Zadania objętego wsparciem finansowym

1. Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia:

1) raportu częściowego z wykonania zadania w roku 2024 na formularzu ustalonym przez instytucję za- rządzającą nie później niż do 10 stycznia 2025 r. Do raportu należy dołączyć:

i. w przypadku realizacji wydatków wskazanych w § 5 ust. 1 pkt. 4 Regulaminu programu do- kumentację fotograficzną działań finansowanych w ramach tej kategorii kosztów utrwaloną na nośniku cyfrowym.

ii. linki do stron internetowych/profili w mediach społecznościowych, na których znajduje się informacja o programie (zapisane w dokumencie tekstowym na nośniku cyfrowym).

iii. informacje o wykonanych materiałach promocyjnych i informacyjnych – przesłane w formie dokumentacji cyfrowej (linki, dokumentacja fotograficzna) lub dostarczone w formie poje- dynczych egzemplarzy przykładowych materiałów wraz z raportem.

2) raportu końcowego z wykonania zadania na formularzu ustalonym przez instytucję zarządzającą do 30 dni od terminu zakończenia zadania, tj. nie później niż do 30 grudnia 2025 r. Do raportu należy dołączyć:

ii. linki do stron internetowych/profili w mediach społecznościowych, na których znajduje się informacja o programie (zapisane w dokumencie tekstowym na nośniku cyfrowym).

2. Instytucja zarządzająca analizuje prawidłowość wydatkowania środków na etapie rozliczenia zadania, na pod- stawie dodatkowej dokumentacji przesyłanej przez Beneficjenta. Beneficjent może zostać wezwany przez in- stytucję zarządzającą do przedłożenia wraz z raportem częściowym i/lub końcowym kopii dowodów finanso- wych w postaci faktur, rachunków lub innych odpowiednich dowodów księgowych potwierdzających wydat- kowanie przyznanego wsparcia finansowego (wraz z adnotacją o terminie płatności bądź z bankowymi ko- piami potwierdzenia przelewów), potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby upraw- nione do reprezentowania beneficjenta.

3. W ciągu 30 dni od dnia dostarczenia raportu Beneficjent jest informowany przez instytucję zarządzającą o stwierdzeniu w raporcie ewentualnych błędów. Informacja o błędach wraz ze wskazaniem terminu na ich usu- nięcie przesyłana jest na wskazany w formularzu raportu adres e-mail. Raport z wykonania zadania poprawny pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym zostanie zatwierdzony przez instytucję zarządza- jącą w ciągu 30 dni od dnia jego przedstawienia.

4. Beneficjent zobowiązany jest do spełnienia wymogów i standardów merytorycznych określonych w Załączniku nr 3 do regulaminu Standardy Certyfikatu dla małych księgarni. W przypadku niedotrzymania tego warunku przekazane beneficjentowi środki finansowe mogą podlegać zwrotowi wraz z odsetkami liczonymi jak od za- ległości podatkowych, w oparciu o tryb egzekucji administracyjnej.

5. IK przyjmuje możliwość przedstawienia i przyjęcia wyjaśnień odnoszących się do niepełnego wykonania stan- dardów wskazanych w ust. 4. Niepełne wykonanie standardów może zostać zaakceptowane tylko w szczegól- nie uzasadnionych przypadkach, po złożeniu pisemnego wyjaśnienia i uzyskaniu pisemnej zgody instytucji za- rządzającej.

6. Umowa zostanie wykonana z chwilą zaakceptowania przez Instytut Książki Raportu końcowego z wykonania zadania. Beneficjent zostanie poinformowany o tej okoliczności za pomocą wiadomości mailowej przesłanej na adres e-mail wskazany we wniosku.

7. Za każdy dzień zwłoki w złożeniu raportów z realizacji zadania, o których mowa ust. 1 pkt. 1 lub 2, IK może żądać zapłaty przez Beneficjenta kary umownej w wysokości 0,02 % całkowitego otrzymanego wsparcia finan- sowego określonego w § 1 ust. 3 za każdy dzień zwłoki, licząc od ósmego dnia zwłoki w stosunku do terminu. Kary umowne z tego tytułu będą naliczane maksymalnie do wysokości 1% całkowitego otrzymanego wsparcia finansowego. IK jest uprawniony do żądania naprawienia na zasadach ogólnych szkody przenoszącej wartość kary umownej.

§ 6 Uprawnienia kontrolne Instytutu Książki

1. Instytut Książki sprawuje kontrolę wykonania zadania przez Beneficjenta. W ramach kontroli upoważnieni przed- stawiciele Instytutu Książki mogą żądać udostępnienia im dokumentów i innych nośników informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny realizowanego Zadania, oraz żądać udzielenia ustnych lub pisemnych informacji dotyczących Zadania.

2. W przypadkach opisanych w ust. 1 powyżej, Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie dostarczać lub udostępniać dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielać wyjaśnień i informacji, w terminach określanych każdorazowo przez Instytut Książki.

3. Brak współpracy ze strony Beneficjenta w zakresie opisanym w niniejszym paragrafie, może skutkować obowiąz-

kiem zwrotu udzielonego wsparcia finansowego w całości lub w części.

§ 7 Termin realizacji Zadania

Wsparcie finansowe ze środków Instytutu Książki musi być wydatkowane w okresie realizacji zadania, tj. od 1 czerwca 2024 r. do 30 listopada 2025 r.

§ 8 Warunki finansowe realizacji Zadania

1. Beneficjent otrzyma środki finansowe po zawarciu niniejszej umowy w dwóch transzach:

1) środki przyznane na pierwszy rok realizacji zadania w terminie do 30 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy, pod warunkiem, że przed tym terminem do instytucji zarządzającej wpłynie egzemplarz umowy podpisany ze strony Beneficjenta.

2) środki przyznane na drugi rok realizacji zadania po zaakceptowaniu przez instytucję zarządzającą ra- portu częściowego z wykonania zadania, jednocześnie nie wcześniej niż 30 kwietnia 2025 r.

2. Środki finansowe będą przekazywane Beneficjentowi w roku budżetowym, na który zostały przyznane, z budżetu

programu przeznaczonego na dany rok.

3. Środki finansowe przyznane i otrzymane w ramach wsparcia finansowego w danym roku budżetowym muszą być wydatkowane w tym samym roku budżetowym. Środki finansowe w ramach przyznanego wsparcia finansowego nie mogą być przesuwane między poszczególnymi latami budżetowymi.

4. W ramach przyznanego wsparcia finansowego Beneficjent może wydatkować środki finansowe wyłącznie w okre- sie realizacji zadania wskazanym w § 7, z zastrzeżeniem zapisów z § 8 ust. 3. W ramach wsparcia finansowego Beneficjent może rozliczyć środki finansowe wydatkowane wyłącznie w okresie realizacji zadania określonym w § 7.

5. Środki przyznane na wsparcie finansowe Beneficjent jest zobowiązany wykorzystać na działania, które prowadził od dnia rozpoczęcia zadania do dnia zakończenia zadania poprzez realizację wszystkich płatności (w tym podatków i świadczeń), z zastrzeżeniem zapisów z par. 8 ust. 3.

6. Koszty dotyczące realizacji działań w okresach wykraczających poza okres realizacji zadania wskazany w umowie, tj. wcześniejszych lub późniejszych od okresu realizacji zadania, nawet jeśli zostaną opłacone w okresie realizacji zadania, nie będą rozliczone.

7. Dokumenty finansowe (faktury, rachunki lub inne odpowiednie dla danego kosztu dowody księgowe spełniające wymagania ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.)) opłacone w okresie realizacji zadania i dotyczące działań realizowanych w okresie realizacji zadania, ale wystawione przed dniem rozpoczęcia zadania lub po dniu jego zakończenia, nie będą rozliczone.

8. Beneficjent jest uprawniony do dokonywania przesunięć w preliminarzu kosztów w trakcie realizacji zadania. Moż- liwe są przesunięcia zarówno pomiędzy pozycjami preliminarza w ramach jednej kategorii wydatków, jak i pomię- dzy kategoriami wydatków (z zastrzeżeniem limitów wskazanych w Załączniku nr 1 do regulaminu Wykaz kosztów kwalifikowanych w programie) i z zastrzeżeniem zapisów ust. 3-7 w następujący sposób:

1) w ramach pozycji preliminarza ujętego we wniosku możliwe są przesunięcia do 20% wartości pozycji, z której następuje przesunięcie;

2) w ramach pozycji preliminarza ujętego we wniosku w przypadku przesunięć większych niż 20% po- zycji, z której następuje przesunięcie, konieczna jest wcześniejsza pisemna zgoda instytucji zarządza- jącej.

9. Wprowadzenie nowej pozycji do preliminarza wymaga wcześniejszej zgody instytucji zarządzającej. Nie jest moż- liwe udzielenie zgody instytucji zarządzającej na sfinansowanie wydatku poniesionego przed otrzymaniem ww. zgody.

10. Zmiany w preliminarzu wskazane w ust. 8 i 9, które zostały wykazane dopiero na etapie złożenia raportu rozliczeniowego mogą zostać zaakceptowane tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach, po złożeniu pisemnego wyjaśnienia i uzyskaniu pisemnej zgody instytucji zarządzającej.

11. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest udzielenie zgody instytucji zarządzającej na wprowadzenie nowej ka- tegorii wydatków na etapie realizacji zadania.

12. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, niewskazanych powyżej, dyrektor IK może zezwolić na zawężenie lub zmianę szczegółowego zakresu zadania w trakcie jego realizacji. Zmiany te nie mogą jednak dotyczyć obszarów, które miały bezpośredni wpływ na ocenę uzyskaną przez beneficjenta na etapie składania wniosku, a także nie mogą mieć negatywnego wpływu na założone przez beneficjenta we wniosku cele i oczekiwane efekty zadania, a konieczność ich wprowadzenia musi być umotywowana przez Beneficjenta.

§ 9 Zwrot niewykorzystanych środków ze wsparcia finansowego

1. Beneficjent przekaże na rachunek bankowy Instytut Książki, bez dodatkowego wezwania, w nieprzekraczalnym terminie do:

1) 5 stycznia 2025 r. w przypadku środków przyznanych na rok 2024;

2) 15 grudnia 2025 r. w przypadku środków przyznanych na rok 2025;

niewydatkowaną część wsparcia finansowego, a także różnicę między kwotą odsetek bankowych naliczonych przez bank od wsparcia finansowego zgromadzonego na rachunku bankowym a kosztami jego prowadzenia (prowizje i opłaty bankowe).

2. Od kwot zwróconych po terminie Beneficjent zobowiązuje się, bez dodatkowe wezwania, zapłacić Instytutowi Książki odsetki w wysokości określonej jak za zobowiązania podatkowe, liczone począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu wsparcia finansowego.

3. Po dokonaniu zwrotów wskazanych w ust. 1, Beneficjent jest zobowiązany do bezzwłocznego przesłania na adres e-mail: xxxxxxxxxx0000@xxxxxxxxxxxxxxx.xx informacji o dokonanych zwrotach, wraz ze wskazaniem kwoty stano- wiącej zwrot niewydatkowanej części wsparcia finansowego i/lub kwoty odsetek bankowych naliczonych przez bank od wsparcia finansowego.

§ 10 Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron

W przypadku wystąpienia niezawinionych przez Beneficjenta okoliczności, które uniemożliwiają prawidłową realizację Umowy, i za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron, w którym zostaną określone x.xx. skutki finansowe i zwrot środków przeznaczonych na wsparcie finansowe przez In- stytut Książki.

§ 11 Rozwiązanie Umowy przez Instytut Książki

oraz wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem

1. Umowa może być rozwiązana przez Instytut Książki ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nieterminowego lub nienależytego wykonania umowy, w tym razie niezłożenia w wymaganym terminie Raportu z wykonania zada- nia, spełniającego wymagania umowy i regulaminu programu „Certyfikat dla małych księgarni” czy w przypadku stwierdzenia, że Beneficjent wykorzystuje środki niezgodnie z przeznaczeniem.

2. W przypadku rozwiązania umowy wskutek wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Instytut Książki określi kwotę środków finansowych należną do zwrotu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania Beneficjentowi środków finansowych Instytutu Książki.

3. W przypadku stwierdzenia wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub w nad-

miernej wysokości, stosuje się przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023

r. poz. 1270 z późn. zm.) w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa.

§ 12 Podatek od towarów i usług

Beneficjent oświadcza, że całkowity koszt zadania zawiera wyłącznie koszty niezbędne do jego realizacji i nie uwzględnia podatku od towarów i usług (VAT), który Beneficjent będzie miał prawo odzyskać lub rozliczyć w deklaracjach składanych do Urzędu Skarbowego. W przypadku zaistnienia przesłanek (powstałych od momentu złożenia wniosku) umożliwiających odzyskanie podatku VAT za usługi lub dostawy opłacone ze środków finansowych Instytutu Książki Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Instytut Książki, a także do zwrotu równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT-7 środków finansowych na rachunek bankowy Instytutu Książki proporcjonalnie do udziału środków finansowych Instytutu Książki w finansowaniu danej faktury/rachunku.

§ 13 Udostępnienie dokumentacji fotograficznej

1. Beneficjent wyraża zgodę na udostępnienie bezterminowo przez Instytut Książki na stronie internetowej i w mediach społecznościowych Instytutu Książki przesyłanej wraz z raportem rozliczeniowym dokumentacji fotograficznej z reali- zacji zadania, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt. 1 umowy.

2. Strony ustalają, że przesłanie ww. dokumentacji fotograficznej będzie oznaczało jednocześnie, że:

a) Beneficjent posiada wszelkie prawa do jej dalszego udostępniania (w tym wszelkie zgody prawno-autorskie),

b) Beneficjent posiada prawo do wykorzystania wizerunku, wynikające z art. 81 ustawy o prawie autorskim i pra- wach pokrewnych (x.x. Xx.U. z 2022 r. poz. 2509 z późn. zm.), w tym np. zgodę uzyskaną zgodnie z załącznikiem nr 4 do umowy - oświadczenie o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku,

c) poinformował osoby widniejące na ww. dokumentacji fotograficznej o zasadach przetwarzania danych osobo-

wych przez Instytut Książki, wskazane w §14 ust. 2 umowy i załączniku nr 2 do umowy.

3. Dla uniknięcia wątpliwości Strony ustalają, że Beneficjent zobowiązuje się nie przesyłać dokumentacji, która nie spełnia warunków wskazanych w powyższym ustępie i ponosi wszelką odpowiedzialność za wprowadzenie Insty- tutu Książki w błąd.

§ 14 Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową stosuje się odpowiednio:

a) postanowienia Regulaminu programu „Certyfikat dla małych księgarni” wraz z wszystkimi załącznikami.

b) deklaracje, oświadczenia i zobowiązania Beneficjenta zawarte w złożonym przez niego wniosku o udzielenie wsparcia finansowego zadania;przepisy prawa polskiego, w tym przede wszystkim ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.), przepisy Rozporządzenia Parlamentu Euro- pejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrek- tywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) oraz wydane na tej podstawie przepisy od dnia ich wejścia w życie

c) przepisy ustawy o finansach publicznyc,h szczególnie w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa,

2. Strony oświadczają, iż w związku z przetwarzaniem danych osób fizycznych będą wypełniać wszelkie obowiązki oraz przestrzegać przepisów regulujących ochronę danych osobowych, w szczególności wynikające z art. 13 i 14 RODO. Instytut Książki w załączeniu przekazuje stosowne klauzule informacyjne RODO.

3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swojej skuteczności, formy pisemnej.

4. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.

5. Prawa i obowiązki Stron wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.

6. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

Załączniki:

1. Wykaz kosztów kwalifikowanych w programie

2. Klauzula informacyjna art. 13 RODO przy pobieraniu danych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą

3. Klauzula informacyjna art. 14 RODO przy pobieraniu danych w inny sposób, niż od osoby, której dane dotyczą

4. Standardy Certyfikatu dla małych księgarni

5. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku

INSTYTUT KSIĄŻKI BENEFICJENT

Załącznik nr 2 do Umowy

Klauzula informacyjna przy pobieraniu danych bezpośrednio od osoby

(Program Certyfikat dla małych księgarni)

Zgodnie z treścią art. 13 ogólnego rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) dalej „RODO”, Instytut Książki informuje, że:

1) Dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymi w związku z udostępnianiem Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego dokumentów i informacji w systemie teleinformatycznym.

2)Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Administrator 1 - Instytut Książki z siedzibą w Krakowie przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx.

b) Administrator 2 - Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx

3) Administratorzy wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych, z którym osoba której dane dotyczą może skontaktować się przez adres email:

- Administrator 1: xxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

- Administrator 2: xxx@xxxxxxx.xxx.xx

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez administratora 1 na podstawie:

a) art. 6. ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia umowy z Beneficjentem na dofinansowanie zadania z Programu „Certyfikat dla małych księgarni ”.

b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (dane obowiązkowe)

c) art. 6 ust.1 lit. f RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub osób trzecich, w sytuacji, gdy interesy takie są nadrzędne wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą. Prawnie uzasadnionym interesem jest umożliwienie prowadzenia komunikacji związanej z zawarciem i realizacją przedmiotu umowy, przyjmowania i przekazywania oświadczeń woli stron umowy, kierowania roszczeń, a po zakończeniu umowy niezbędność do ustalania, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

5) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa. Do kategorii tych podmiotów należą:

a) podmioty odpowiedzialne za realizację zadań w ramach rozliczenia dofinansowania udzielonego na podstawie zawartej umowy pomiędzy beneficjentem Programu „Certyfikat dla małych księgarni” a Instytutem Książki Podmioty świadczące usługi dostarczania korespondencji, podmioty obsługi technicznej i informatycznej, a także podmioty obsługi technicznej i informatycznej, operatorzy pocztowi.

b) organy kontrolne, organy państwowe, wobec których administrator jest obowiązany do dokonywania ujawnień, w szczególności Ministerstwa Finansów oraz innych organów Krajowej Administracji Skarbowej

c) osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do infor- macji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.), ustawą z dnia 11 sierpnia 2023 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1524 ze zm.);

6) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

7) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia trwania zobowiązania uczestnictwa w programie

„Certyfikat dla małych księgarni” a następnie w celach egzekwowania ewentualnych roszczeń o dofinansowaniu zadania, a następnie przechowy- wane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) oraz wynikającymi z niej regulacjami wewnętrznymi Instytutu Książki

8) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przeno- szenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

9) Ma Pani/Pan prawo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych oso- bowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (RODO).

10) Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu przystąpienia do programu. W przypadku niepodania danych osobowych niemożliwe będzie uczestnictwo w programie.

11) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie dokonywane jest profilowanie danych osobowych.

……………………………………………………

Podpis Beneficjenta

Załącznik nr 3 do umowy

Klauzula informacyjna przy pobieraniu danych w inny sposób niż od osoby, której dotyczą (Współadministrowanie da-

nymi – program Certyfikat dla małych księgarni)

Zgodnie z art. 14 ogólnego rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (RODO) oraz przepisów krajowych informuję, iż:

1) Informujemy, że dokonujemy współadministrowania Twoimi danymi osobowymi w związku z udostępnianiem Ministrowi Kul- tury i Dziedzictwa Narodowego dokumentów i informacji w systemie teleinformatycznym.

2)Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Administrator 1 - Instytut Książki z siedzibą w Krakowie przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx.

b) Administrator 2 - Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx

3) Administratorzy wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych, z którym osoba której dane dotyczą może skontaktować się przez adres

email:

- Administrator 1: xxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

- Administrator 2: xxx@xxxxxxx.xxx.xx

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez administratora 1 na podstawie:

przez Administratora 1 na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (dane

obowiązkowe)

b) art. 6 ust. 1 lit a) RODO w celu przetwarzania Pani/Pana danych kontaktowych podanych przez Wnioskodawcę w treści wniosku, jako osoby zaangażowanej w przygotowanie wniosku i rozliczenie projektu złożonego w ramach Programu „Certyfikat dla małych księgarni”, przeprowadzanych przez Instytut Książki badań ewaluacyjnych w trakcie realizacji programu a także po jego zakończe- niu, w tym badania satysfakcji użytkowników biblioteki w celach realizacji monitoringu i sprawozdawczości wobec Administratora 2.

5) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa. Do kategorii tych podmiotów należą:

a) podmioty odpowiedzialne za realizację zadań wynikających z zawartej umowy ramach przyznanego dofinansowania z Pro- gramu „Certyfikat dla małych księgarni”. Podmioty świadczące usługi dostarczania korespondencji, podmioty obsługi tech- nicznej i informatycznej, a także podmioty prowadzące badania statystyczne, operatorzy pocztowi.

c) osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.), ustawą z dnia 11 sierpnia 2023 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1524 z późn. zm.;

6) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

7) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia realizacji zobowiązań wynikających z zapisów umowy na do- finansowanie w ramach programu, a następnie przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) oraz wynikającymi z niej regulacjami wewnętrznymi Instytutu Książki.

8) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

9) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie da- nych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych ( RODO).

10) Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu przystąpienia do programu. W przypadku niepodania danych osobowych niemożliwe będzie uczestnictwo w programie.

11) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie dokonywane jest profilowanie danych osobowych.

12) Źródło pochodzenia danych i zakres ich gromadzenia: Pani/Pana dane uzyskano od Wnioskodawcy, który wskazał Panią/ Pana, do kontaktu jako osobę odpowiedzialną za przygotowanie wniosku. Kategorie przekazanych IK danych osobowych: imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, telefon.

Data i podpis

Załącznik numer 5 do umowy – wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku

OŚWIADCZENIE O WYRAŻENIU ZGODY NA

UTRWALENIE I WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

Ja niżej podpisany/a działając w imieniu własnym /jako opiekun prawny nieletniego do lat 16*

…........................................................................................................................……………………………............................

(imię i nazwisko)

PESEL …………………………………………

w związku udziałem w wydarzeniu realizowanym w ramach programu. „Certyfikat dla małych księgarni 2024-2025” ze środków Instytutu Książki

wyrażam zgodę/ nie wyrażam zgody* na utrwalenie i udostępnienie i wykorzystanie mojego wizerunku do celów

związanych z promocją ww. wydarzenia oraz wykorzystywanie go w publikacjach promocyjnych oraz upowszechnia- jących informacje o programie i dokumentach związanych z monitoringiem i ewaluacją.

Zgoda obejmuje korzystanie z bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, za pośrednictwem dowolnego medium.

Utrwalenie wizerunku może być w formie fotografii cyfrowej, analogowej, zapisu audio, wideo (również po obróbce).

Oświadczam, że wykorzystanie wizerunku zgodnie z niniejszym oświadczeniem nie narusza niczyich dóbr osobistych ani innych praw, niniejsza zgodę udzielam dobrowolnie i nieodpłatnie.

Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, że fotografie, filmy lub nagrania wykonywane podczas działań, w których będę brał/a udział w ramach ww. wydarzenia mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Beneficjenta, w me- diach społecznościowych oraz stronach należących i administrowanych przez Instytut Książki również w mediach społecznościowych Instytutu Książki.

…………………………....................................................

Data i podpis Uczestnika/ Uczestniczki**

*niepotrzebne skreślić

** W przypadku, gdy kandydat na Uczestnika projektu jest osoba niepełnoletnią wymagany jest podpis

rodzica/opiekuna prawnego.

Uwaga: Podpisanie oświadczenia jest dobrowolne. Brak zgody na wykorzystanie wizerunku nie skutkuje brakiem możliwości udziału w projekcie.

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA Nr …/1/CMK/IK/2024 z dnia roku

Document Metadata