UMOWA DOTYCZĄCA DOBROWOLNEGO DEPONOWANIA FILMÓW W ARCHIWACH
UMOWA DOTYCZĄCA DOBROWOLNEGO DEPONOWANIA FILMÓW W ARCHIWACH
Zawarta pomiędzy
1. X, (producentem lub upoważnionym pełnomocnikiem, np. dystrybutorem [dokładny status zostanie określony na dalszym etapie umowy ] z siedzibą przy
Reprezentowanym przez:
dalej zwanym „Deponentem”,
oraz:
2. Archiwami filmowymi z siedzibą przy Reprezentowanymi przez:
dalej zwanymi „Archiwami”
Preambuła
Dnia …. FIAPF i XXX podpisały umowę ramową dotyczącą dobrowolnego deponowania filmów w archiwach.
Zgodnie z umową ramową, niniejszy kontrakt reguluje konkretne warunki dotyczące deponowania materiałów filmowych wyszczególnionych w Aneksie 1 w Archiwum oraz relacje pomiędzy stronami w odniesieniu do tych materiałów.
Artykuł I Definicje
W ramach wyżej wymienionej umowy ramowej FIAPF i XXX uzgodniły następujące definicje:
Deponent: oznacza producenta filmowego lub jego pełnomocnika, który dobrowolnie przyjmuje na siebie finansową i techniczną odpowiedzialność za dokonanie depozytu zgodnie z postanowieniami niniejszego kontraktu.
Archiwum Ochronne (zwane także Archiwum) oznacza organizację prawa publicznego lub prywatną organizację nonprofit, która jest członkiem ACE oraz której działalność, określona w umowie założycielskiej, zgodna jest z ogólnymi celami muzeów, od konserwacji do udostępniania, i która jest w stanie właściwie realizować zadania Ochrony i Rekonstrukcji, gwarantując jednocześnie poszanowanie praw autorskich.
Zdeponowane materiały filmowe oznaczają wszystkie rodzaje materiałów na taśmach celuloidowych lub nośnikach cyfrowych, które zostały zdeponowane w Archiwach zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy ramowej.
Materiały niefilmowe oznaczają materiały pisemne lub ikonograficzne (fotografie, plakaty, modele, materiały reklamowe, itp.) dotyczące produkcji bądź dystrybucji filmu.
Zdeponowane materiały oznaczają Zdeponowane Materiały Filmowe oraz Materiały Niefilmowe, jeżeli takie istnieją.
Dzieła kinematograficzne oznaczają oryginalne dzieła zawarte na nośniku, tworzące Zdeponowane Materiały Filmowe.
Materiały Archiwalne oznaczają jedyne lub, w przypadku kilku zbiorów, najlepszej jakości Dzieła Kinematograficzne zdeponowane przez Deponenta.
Materiały Chronione oznaczają nowe materiały na taśmach celuloidowych lub nośnikach cyfrowych wyprodukowane przez Archiwa z pierwotnie zdeponowanych materiałów, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej umowie na potrzeby zapewnienia długofalowej Ochrony i dostępu.
Konserwacja oznacza przechowywanie materiałów celuloidowych lub cyfrowych w odpowiednich z technicznego punktu widzenia warunkach, zgodnie z zasadami Ochrony określonymi przez Międzynarodową Federację Archiwów Filmowych i regularnie aktualizowanymi na jej stronie Internetowej.
Ochrona oznacza aktywną ochronę Dzieł Kinematograficznych, w tym ich powielanie, w celu umożliwienia dostępu do tych dzieł oraz zapewnienia im długoterminowego przetrwania.
Rekonstrukcja oznacza rekonstrukcję filmu istniejącego wyłącznie na zniszczonych i/lub niekompletnych nośnikach w celu wyprodukowania nowej wersji, która byłaby jak najbliższa oryginałowi.
Artykuł II
Deponowanie i zobowiązania stron
1. Zdeponowane Materiały Filmowe
Deponent dobrowolnie deponuje materiały do przechowania, a Archiwum niniejszym przyjmuje materiały lub filmy wymienione w Aneksie 1 do niniejszego kontraktu.
Deponowanie traktuje się jako wzajemne zobowiązanie oparte o obopólne zainteresowanie, współpracę i odpowiedzialność
2. Materiały Niefilmowe
Deponent złożył także [lub nie] do przechowania Materiały Niefilmowe związane z Dziełami Kinematograficznymi, o których mowa. Informacje na temat w ten sposób zdeponowanych materiałów stanowią Aneks 2.
3. Własność
Zdeponowane Materiały pozostają całkowitą własnością Xxxxxxxxx, chyba że aneksy wyraźnie mówią, że własność Zdeponowanych Materiałów przechodzi na Archiwum.
4. Zobowiązania Archiwum
4.1. Zobowiązanie do Konserwacji, Ochrony i Rekonstrukcji
Archiwum zobowiązane jest do przechowywania Zdeponowanych Materiałów w optymalnych warunkach zapewniających bezpieczeństwo i uniemożliwiających reprodukcję, wypożyczanie lub bezprawne rozpowszechnianie oraz w warunkach zgodnych ze standardami określonymi przez FIAF i ACE.
(Uwaga: należy zaznaczyć, że ponieważ wszystkie materiały filmowe na taśmach celuloidowych składają się niestabilnych substancji chemicznych i ich żywotność zależy nie tylko od warunków przechowywania, lecz także od ich pierwotnego składu, obróbki laboratoryjnej i obróbki przed magazynowaniem, Archiwum może zobowiązać się do opóźnienia procesu rozpadu, ale nie ponosi odpowiedzialności za nieuchronny rozpad chemiczny, mogący prowadzić do całkowitej utraty materiałów..
Ponadto, ze względu na świeżość materiału cyfrowego, nie można w chwili obecnej z całą pewnością ustalić zasad, które zagwarantują jego stabilność i długotrwałe przetrwanie. Archiwum nie ponosi odpowiedzialności za pogorszenie stanu materiałów, jeżeli podjęte zostały działania zgodne z profesjonalnymi standardami technicznymi, mającymi na celu ich ochronę)
4.2. Obowiązek współpracy z Deponentem
Na życzenie Deponenta, Archiwum zobowiązane jest zapewnić dostęp do Zdeponowanych Materiałów oraz informacji. Archiwum wyraża zgodę na wszelkie uzasadnione kontrole, których Deponent, jako właściciel materiałów, może zażądać w związku ze standardami przechowywania oraz metodami obchodzenia się z tymi materiałami i ich Ochrony.
4.3. Katalogowanie
Archiwum zobowiązane jest do stworzenia listy oraz katalogu wszystkich zdeponowanych elementów tak, aby w każdej chwili móc je zlokalizować oraz poinformować Deponenta o ich stanie.
Artykuł III Ochrona/Rekonstrukcja
1. Koncepcja i definicja materiału
Aby wypełnić zobowiązania, o których mowa w Artykule II.4.1 oraz zagwarantować właściwą Ochronę Zdeponowanych Materiałów, Archiwum upoważnione jest do prowadzenia dodatkowych działań ochronno-rekonstrukcyjnych.
Do działań tych należy powielanie Zdeponowanych Materiałów za pomocą kopiowania lub przenoszenia, mające na celu zachowanie filmów, o których mowa, i zapewnienie możliwości ich oglądania.
2. Inicjatywa dotycząca prowadzenia prac rekonstrukcyjnych
Inicjatywa i wybór prac ochronno-rekonstrukcyjnych podjęte zostaną wspólnie przez Archiwum i Deponenta.
Archiwum może jednak zdecydować, jeżeli uzna za stosowne, o rozpoczęciu prac na własny koszt, jeżeli próby osiągnięcia porozumienia są bezskuteczne lub niemożliwe (np. jeżeli, pomimo prób ze strony Archiwum, nie można zlokalizować posiadacza praw).
3. Własność Materiałów
Materiały wyprodukowane ze Zdeponowanych Materiałów Filmowych na potrzeby ochrony, pozostają w depozycie w Archiwum.
Artykuł IV
Dostęp do materiałów oraz ich wykorzystanie
1. Dostęp zarezerwowany dla Deponenta
1.1. Pierwotnie Zdeponowane Materiały
Deponent będzie miał stały, nieograniczony dostęp do wszystkich Zdeponowanych Materiałów, zgodnie postanowieniami i ramami czasowymi ustalonymi w związku z niniejszym kontraktem (Aneks 3). Tymczasowe wycofanie pierwotnie Zdeponowanych Materiałów może się odbywać bezpłatnie, umożliwiając Deponentowi przeprowadzenie prac lub analizę Zdeponowanych Materiałów Filmowych, w szczególności pod kątem wymagań eksploatacyjnych.
Jeżeli jednak chodzi o Materiały Archiwalne, Producent (Deponent) uzyska dostęp do takich materiałów wyłącznie w celu prowadzenia długotrwałych prac ochronnych i, w miarę konieczności, rekonstrukcyjnych. Prace te będą prowadzone pod nadzorem Archiwum i nie mogą w jakikolwiek sposób narażać jakości, stanu i integralnego charakteru wspomnianych materiałów.
1.2 Nowe kopie wyprodukowane przez Archiwum
Jeżeli Archiwum wyprodukuje nowe materiały z elementów zdeponowanych na potrzeby prowadzenia prac ochronnych, Deponent uzyska dostęp do tych materiałów w celu wykonania nowych kopii lub transferu, pod warunkiem, że prace te prowadzone będą pod nadzorem Archiwum i nie będą w jakikolwiek sposób narażać jakości, stanu i integralnego charakteru wspomnianych materiałów
Ponadto, Deponent zobowiązany jest wypłacić Archiwum odpowiednie wynagrodzenie finansowe w zamian za koszty poniesione na prace ochronno-rekonstrukcyjne (wynagrodzenie to, zależności od ustaleń pomiędzy Deponentem i Archiwum, może w szczególności składać się ze stałej kwoty refundacji lub kwoty proporcjonalnej do wysokości zysków operacyjnych).
Ustalenia techniczne i finansowe dotyczące takiego użycia zostaną podjęte wspólnie przez Deponenta i Xxxxxxxx, w postaci decyzji stanowiącej Aneks 4 do niniejszego kontraktu lub na późniejszym etapie.
2. Wykorzystanie materiałów przez Archiwum
W przypadku braku ograniczeń ze strony punktu 1 tego Rozdziału lub ze strony Deponenta, możliwy jest dostęp do zdeponowanych w Archiwum pozytywów lub Materiałów, o których mowa w Artykule III.1.2., pod następującymi warunkami [strony powinny rozważyć podpisanie umowy obejmującej następujące warunki]:
a) konsultacje prowadzone dla potrzeb edukacyjnych lub badawczych na terenie Archiwum, na ekranie lub w Intranecie na terenie Archiwum;
b) zdalny dostęp przez Internet;
Dostęp taki możliwy jest wyłącznie poprzez zastosowanie odpowiedniej, zindywidualizowanej procedury/mechanizmu bezpieczeństwa. Archiwum ma obowiązek wskazać wszystkie osoby upoważnione do konsultacji, którym nie wolno wykonywać kopii konsultowanych dzieł.
c) Pokazy publiczne;
Archiwum może organizować pokazy publiczne Zdeponowanych Materiałów Filmowych w swoich salach filmowych (lub salach znajdujących się pod jego kontrolą), zgodnie z Aneksem 5 do niniejszego kontraktu.
W przypadkach, w których takie pokazy publiczne nie przynoszą zysków finansowych dla Archiwum oraz nie konkurują ze zwykłymi pokazami filmowymi, ani ich nie zakłócają, mogą się one odbywać bez pobierania honorarium. W stosownych przypadkach, Archiwum zobowiązuje się do wyjaśnienia wszelkich innych praw, których nie można wyjaśnić z Deponentem.
Deponent może ustalić konkretne warunki dotyczące takich pokazów (np. ograniczyć liczbę sal filmowych), zgodnie z Aneksem 5.
d) rozpowszechnianie wśród członków ACE
(i) Na potrzeby publicznych pokazów
O ile Archiwum nie dysponuje wyłącznie jedną kopią Zdeponowanych Materiałów Filmowych, materiały zdeponowane w Archiwum zgodnie z niniejszą umową mogą być wypożyczane innym członkom ACE na pokazy publiczne, pod warunkiem przestrzegania dwustronnej umowy pomiędzy Archiwum i Deponentem, dotyczącej Zdeponowanych Materiałów.
Archiwum musi uprzednio dostarczyć Deponentowi pełne szczegóły takiego wypożyczenia. Deponent może zweryfikować warunki dotyczące rozpowszechniania filmów wypożyczonych innym Archiwom.
(ii) Na potrzeby rekonstrukcji
Jeżeli Archiwum dysponuje wyłącznie jedną kopią, może wypożyczyć Zdeponowane Materiały Filmowe na potrzeby rekonstrukcji tylko za zgodą Deponenta.
We wszystkich pozostałych przypadkach Archiwum zobowiązane jest poinformować Deponenta o wypożyczeniu materiałów na potrzeby rekonstrukcji oraz o warunkach takiego wypożyczenia.
3. Trwałe wycofanie Zdeponowanych Materiałów
a) Deponent może trwale wycofać Zdeponowane Materiały pod warunkiem wcześniejszego poinformowania Archiwum o swoim zamiarze.
Na życzenie Archiwum, Deponent zobowiązany jest do pokrycia kosztów Rekonstrukcji materiałów, zgodnie ze stawką [określoną przez strony]
b) Jeżeli Zdeponowane Materiały, w stosunku do których nie prowadzone były prace rekonstrukcyjne lub ochronne, zostały trwale wycofane, Deponent zobowiązany jest upoważnić Archiwum do stworzenia głównej archiwalnej reprezentacji materiałów (master material) w celu ochrony dziedzictwa kinematograficznego. Wykorzystanie takiej reprezentacji materiałów wymaga specjalnej umowy pomiędzy stronami.
c) Aby trwale wycofać Materiały Archiwalne, Deponent musi udowodnić, że Archiwa nie wypełniły swoich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy ramowej.
Artykuł V Postanowienia różne
1. Niniejszy kontrakt wchodzi w życie w dniu podpisania. Jednakże Deponent i Archiwa mogą zastosować zawarte w nim ustalenia do materiałów zdeponowanych przed tą datą, zgodnie z Aneksem 6.
2. W przypadku sporu pomiędzy Deponentem i Archiwum, strony skierują sprawę do sądu właściwego dla siedziby Archiwum lub do sądu i trybunału w Brukseli lub Paryżu, zgodnie z wyborem powoda/powódki. Strony mogą także skierować sprawę do arbitrażu.
Strony mogą także skierować sprawę do arbitrażu przez ekspertów wyznaczonych odpowiednio przez FIAPF i ACE
Sporządzono w …. dnia …
W dwóch oryginałach, których odbiór został potwierdzony przez każdą ze stron.
Archiwum Deponent
Aneksy
1. Lista Zdeponowanych Materiałów Filmowych.
2. (W stosownych przypadkach) Lista zdeponowanych Materiałów Niefilmowych.
3. Ustalenia i ramy czasowe dotyczące dostępu do materiałów zdeponowanych w Archiwach.
4. (W stosownych przypadkach) Ustalenia techniczne i finansowe dotyczące dostępu przez Deponenta do Materiałów wyprodukowanych przez Archiwa.
5. (W stosownych przypadkach) Warunki specjalne ustalone przez Deponenta dotyczące pokazów organizowanych przez Xxxxxxx.
6. (W stosownych przypadkach) Lista materiałów zdeponowanych przez Deponenta w Archiwach przed datą niniejszego kontraktu, w stosunku do których obowiązują także postanowienia niniejszego kontraktu.