UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU

UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU

………..…………………………………………………... Nr Umowy FEWM………………………………… w ramach

Priorytetu ……..…………………………

programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 współfinansowanego ze środków

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

zawarta w dniu r. w Olsztynie pomiędzy:

Województwem Warmińsko-Mazurskim z siedzibą w Olsztynie przy ul. Xxxxxx Xxxxxx 1, 10-562 Olsztyn, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, zwanym dalej Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027, w imieniu którego działają:

1) Województwa Warmińsko-Mazurskiego,

2) Województwa Warmińsko-Mazurskiego

a

...................................................................... z siedzibą w ,

NIP …………., REGON ………………, KRS …………………………..

zwaną/ym dalej Beneficjentem, reprezentowanym przez:

Pana/Panią .............................................................…...............................................................

na podstawie pełnomocnictwa ………………………………….……….. z dnia ,1

przy kontrasygnacie 2

zwanymi dalej Stronami.

Działając na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 – zwanej dalej „ustawą wdrożeniową” oraz mając w szczególności na uwadze:

1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, zwane dalej ,,rozporządzeniem ogólnym”,

1 Należy przywołać pełnomocnictwo, jeśli Xxxxxx jest reprezentowana przez pełnomocnika. Jeśli nie dotyczy, należy usunąć.

2 Jeśli nie dotyczy, należy usunąć.

2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności, zwane dalej

,,rozporządzeniem EFRR/FS”,

3) Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwaną dalej ,,ustawą o finansach publicznych”.

Strony zgodnie postanawiają zawrzeć Umowę o dofinansowanie, zwaną dalej „Umową”, na następujących warunkach:

Użyte w Umowie określenia oznaczają:

Definicje

§ 1

1) „Beneficjent” – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 9 rozporządzenia ogólnego;

2) „CST2021” – system teleinformatyczny, o którym mowa w art. 2 pkt 29 ustawy wdrożeniowej, którego elementem jest aplikacja SL2021, wspierający realizację Projektu;

3) „Dni robocze” - dni tygodnia od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, wskazanych na stronie internetowej Programu;

4) „Dofinansowanie” – finansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa, przyznane na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu lub ze środków funduszy celowych, o ile tak stanowi umowa o dofinansowanie projektu albo decyzja o dofinansowaniu projektu;

5) „Dotacja celowa” – środki, o których mowa w art. 127 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych;

6) „Finansowanie krzyżowe (Cross-financing)” - zasada, o której mowa w art. 25 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, polegająca na możliwości finansowania działań w sposób komplementarny ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (dalej: EFRR), i Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (dalej: EFS+), w przypadku gdy dane działanie z jednego funduszu objęte jest zakresem pomocy drugiego funduszu;

7) „Finansowanie UE” - środki, o których mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy wdrożeniowej;

8) „Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027” - zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej

- Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego;

9) „Korekta finansowa” - kwota, o jaką pomniejsza się finansowanie UE dla projektu lub programu w związku z nieprawidłowością indywidualną lub systemową;

10) „Metody uproszczone” – metody uproszczone, o których mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

11) „Nadużycie finansowe” – nadużycie w rozumieniu art. 136 ust. 1 lit. d (i) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012;

12) „Nieprawidłowość indywidualna” - nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 31 rozporządzenia ogólnego;

13) „Partner” - podmiot, o którym mowa w art. 39 ustawy wdrożeniowej, wymieniony w zatwierdzonym Wniosku o dofinansowanie, realizujący Projekt wspólnie z Beneficjentem i innymi

Partnerami3 na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie, wnoszący do Projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe;

14) „Personel Projektu” – personel projektu, o którym mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

15) „Podwójne finansowanie” – podwójne finansowanie wydatków, o którym mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

16) „Pomoc de minimis” – pomoc regulowana w szczególności Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis;

17) „Pomoc publiczna” - zgodnie z art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej wszelka pomoc przyznawana przez Państwo Członkowskie lub przy użyciu zasobów państwowych w jakiejkolwiek formie, która zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji poprzez sprzyjanie niektórym przedsiębiorstwom lub produkcji niektórych towarów, jest niezgodna z rynkiem wewnętrznym w zakresie, w jakim wpływa na wymianę handlową między Państwami Członkowskimi;

18) „Program” – program regionalny „Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027” (FEWiM), przyjęty decyzją Komisji Europejskiej nr C(2022)8908 z dnia 5 grudnia 2022 r. oraz uchwałą Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego nr 63/730/22/VI z 19 grudnia 2022 r;

19) „Projekt” – przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia albo objęte finansowaniem UE w ramach Programu, szczegółowo określone we Wniosku o dofinansowanie Projektu nr

................................., stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy;

20) „RODO” - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

21) „Siła wyższa” – zdarzenie zewnętrzne niezależne od Stron, a zarazem nadzwyczajne i w konsekwencji nieuchronne oraz niemożliwe do przewidzenia, któremu Strona nim dotknięta nie mogła zapobiec ani przezwyciężyć przy zachowaniu należytej staranności przewidzianej dla stosunków zobowiązaniowych tego rodzaju;

22) „Strona internetowa Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027” lub „Strona internetowa Programu” – strona internetowa pod adresem xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx;

23) „System realizacji Programu” – system, o którym mowa w art. 6 ustawy wdrożeniowej;

24) „Szczegółowy Opis Priorytetów (SZOP)” - dokument przygotowany i przyjęty przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027, określający w szczególności zakres działań realizowanych w ramach poszczególnych Priorytetów Programu, udostępniony na stronie internetowej Programu;

25) „Uczestnik Projektu” – osoba fizyczna, o której mowa w art. 2 pkt 40 rozporządzenia ogólnego;

26) „Wkład własny” – wkład własny, o którym mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

27) „Wniosek o płatność” – wskazany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 formularz wniosku Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent rozlicza poniesione wydatki i/lub przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji Projektu i/lub wnioskuje o zaliczkę;

3 Jeśli dotyczy.

28) „Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa” – środki, o których mowa w art. 2 pkt 37 ustawy wdrożeniowej;

29) „Wydatki kwalifikowalne” – wydatki, o których mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

30) „Wytyczne” – wytyczne, o których mowa w art. 2 pkt 38 ustawy wdrożeniowej.

Przedmiot Umowy

§ 2

1. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 przyznaje Beneficjentowi dofinansowanie na realizację Projektu, a Beneficjent zobowiązuje się do jego realizacji na warunkach określonych w Umowie.

2. Projekt będzie realizowany przez 4.

3. Projekt będzie realizowany w partnerstwie z 5.

4. Całkowita wartość Projektu wynosi: ………………………….... zł (słownie: ).

5. Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Projektu wynoszą: …….................zł (słownie: ).

6. Dofinansowanie na realizację Projektu wynosi: ……………… zł (słownie ),

co stanowi % kwoty wydatków kwalifikowalnych Projektu, w tym:

1) finansowanie UE w kwocie: ................... zł (słownie ),

2) współfinansowanie krajowe z budżetu państwa w kwocie: ....................... zł (słownie:

……………………………………………………………………………)6.

7. Beneficjent zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego w kwocie: zł (słownie:

…………………………..……………………), co stanowi % kwoty wydatków kwalifikowalnych Projektu.

8. Beneficjent zobowiązuje się pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu.

Kwalifikowalność wydatków

§ 3

1. Przyjęcie danego Projektu do realizacji i podpisanie z Beneficjentem Umowy nie oznacza, że wszystkie wydatki, które Beneficjent przedstawi we wnioskach o płatność zostaną uznane za kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest zarówno na etapie oceny Wniosku o dofinansowanie, jak również w trakcie realizacji Projektu oraz po zakończeniu realizacji Projektu. Na każdym z wymienionych etapów ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest niezależnie i na każdym z nich kwalifikowalność wydatków może zostać zakwestionowana.

2. Rozliczeniu podlegają jedynie wydatki kwalifikowalne, poniesione w ramach Projektu nie wcześniej niż od dnia 1 stycznia 2021 r. i nie później niż w dniu zakończenia realizacji Projektu, jednak nie później niż 31 grudnia 2029 r. W przypadku Projektu objętego pomocą publiczną oraz pomocą de minimis, wydatki kwalifikują się, jeżeli zostały poniesione zgodnie z zapisami odpowiedniego rozporządzenia w sprawie udzielania pomocy publicznej oraz w zakresie pomocy de minimis.

3. Wydatki poniesione na podatek od towarów i usług mogą zostać uznane za wydatek kwalifikowalny w przypadku:

4 W przypadku realizacji Projektu przez jednostkę organizacyjną Beneficjenta (np. ośrodek pomocy społecznej, publiczną szkołę/przedszkole), należy wpisać nazwę tej jednostki, podać jej adres, numer REGON i NIP (jeśli posiada). Jeżeli nie dotyczy, należy w miejsce treści ustępu wprowadzić tekst „Nie dotyczy”.

5 Dotyczy projektów realizowanych w partnerstwie. Jeżeli projekt jest realizowany w partnerstwie, należy podać nazwę Partnera, jego adres, numer REGON i NIP. Jeżeli nie dotyczy, należy w miejsce treści ustępu wprowadzić tekst: „Nie dotyczy”.

6 Jeśli nie dotyczy, należy w miejsce treści punktu wprowadzić tekst „Nie dotyczy”.

a) projektów, których całkowity koszt (z VAT) wynosi mniej niż 5 000 000 EUR;

b) projektów z pomocą publiczną lub z pomocą de minimis, których całkowity koszt (z VAT) wynosi mniej niż 5 000 000 EUR, oraz projektów, których koszt całkowity (z VAT) wynosi co najmniej 5 000 000 EUR, a VAT nie może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe. Jednocześnie decydujące dla kwalifikowalności wydatku jest to, czy istnieje prawna możliwość odzyskania VAT z budżetu państwa, a nie czy VAT w danym przypadku rzeczywiście zostanie odzyskany.

4. Szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków określone są w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz w Zasadach kwalifikowalności wydatków, stanowiących załącznik nr do Umowy.

Okres realizacji

§ 4

1. Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we Wniosku o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy7.

2. Okres obowiązywania Umowy trwa od dnia jej zawarcia do dnia wykonania przez obie Strony wszystkich obowiązków z niej wynikających, w tym wynikających z trwałości Projektu/ rezultatów.

Obowiązki Beneficjenta

§ 5

1. Obowiązki Beneficjenta wynikają z uregulowań systemu realizacji Programu. Beneficjent podpisując Umowę wyraża zgodę na stosowanie dokumentów wchodzących w zakres systemu realizacji Programu.

2. Beneficjent zobowiązuje się do stosowania instrukcji, regulaminów oraz innych dokumentów, które stanowią integralną część dokumentacji naboru i oceny, zamieszczonej na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, w oparciu o którą została zawarta Umowa.

3. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy8 z należytą starannością, w szczególności do:

1) osiągnięcia i utrzymania celów i wskaźników zakładanych we Wniosku o dofinansowanie9 w trakcie realizacji oraz w okresie trwałości,

2) terminowej realizacji Projektu,

3) ponoszenia wydatków celowo, rzetelnie, racjonalnie, oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, mając na uwadze fakt dysponowania środkami publicznymi i ich wydatkowania zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

4. Beneficjent lub Partner udziela podmiotom objętym wsparciem pomocy de minimis i zapewnia prawidłowość udzielania pomocy de minimis zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, dokumentami systemu realizacji Programu oraz na warunkach wynikających z Umowy10.

7 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

8 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

9 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

10 Jeżeli dotyczy.

§ 6

1. Beneficjent zobowiązuje się w szczególności do:

1) niezwłocznego, pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o problemach w realizacji Projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników,

2) pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o każdej zmianie statusu Beneficjenta jako podatnika podatku od towarów i usług lub zmianach mogących powodować zmiany kwalifikowalności11 podatku VAT w Projekcie w terminie 7 dni od daty powzięcia przez Beneficjenta informacji w tym zakresie,

3) niezwłocznego pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o zmianie rachunku bankowego Projektu, o którym mowa w § 9 ust. 17,

4) pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o zmianie adresu jednostki realizującej/ Partnera, o których mowa w § 2 ust. 2 i 3,

5) przedstawiania na wezwanie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu w terminie określonym w wezwaniu,

6) zapewnienia przestrzegania zasad równościowych: zasady równości szans i niedyskryminacji oraz zasady równości kobiet i mężczyzn, o których mowa w Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 (z uwzględnieniem standardów dostępności dla polityki spójności) na wszystkich etapach wdrażania Projektu,

7) zapewnienia zgodności realizacji Projektu z Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej z dnia 26 października 2012 r. oraz Konwencją o prawach osób niepełnosprawnych, sporządzoną w Nowym Jorku dnia 13 grudnia 2006 r., w szczególności z art. 19 lit. c, a także informowania uczestników projektów/ ostatecznych odbiorców o możliwości zgłaszania podejrzenia o niezgodności projektów (operacji lub działań Beneficjenta) z KPON do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027,

8) weryfikacji niekaralności osób dysponujących środkami dofinansowania Projektu, tj. osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta na zasadach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021- 2027,

9) współpracy z podmiotami zewnętrznymi realizującymi badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 lub innego upoważnionego podmiotu oraz udostępniania każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i udzielania informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego,

10) pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o uzyskaniu oszczędności wynikających z rozstrzygniętych postępowań, o których mowa w § 27 ust.6 niezwłocznie po podpisaniu umowy z wykonawcą, ale nie później niż w terminie 30 dni od podpisania umowy z wykonawcą.

11) pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM o złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub pozostawaniu w stanie likwidacji albo podleganiu zarządowi komisarycznemu, bądź zawieszeniu swej działalności lub gdy jest przedmiotem postępowań prawnych o podobnym charakterze.

11 Jeżeli dotyczy

2. Beneficjent zawierając Umowę zobowiązuje się do stosowania Wytycznych, w tym x.xx.:

1) Wytycznych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027,

2) Wytycznych dotyczących kontroli realizacji programów polityki spójności na lata 2021-2027,

3) Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027,

4) Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027,

5) Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021 – 2027,

6) Wytycznych dotyczących wyboru projektów na lata 2021-2027,

7) Wytycznych dotyczących zasad równościowych w funduszach unijnych na lata 2021-2027,

oraz:

1) „Zasad dotyczących zapobiegania i postępowania w sytuacjach wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych, w tym konfliktu interesów w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027”,

3. Wytyczne, a także ich zmiany i termin, od którego wytyczne i ich zmiany są stosowane, podawane są do publicznej wiadomości na zasadach określonych w art. 5 ust. 5 i ust. 6 ustawy wdrożeniowej.

4. Beneficjent oświadcza, że w Projekcie, nie następuje podwójne finansowanie, o którym mowa w

§ 1 pkt 15.

5. Beneficjent oświadcza, że jest świadomy odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych danych lub złożenie fałszywych oświadczeń, w tym złożonych w Umowie i załącznikach do Umowy.

Zasady odpowiedzialności Beneficjenta

§ 7

1. Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu.

2. Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność przed Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027 za realizację Projektu przez Partnera/ów.

Partnerstwo

§ 8

1. W przypadku realizowania Projektu partnerskiego, porozumienie o partnerstwie albo umowa o partnerstwie określa elementy wskazane w art. 39 ust. 9 ustawy wdrożeniowej.

2. Beneficjent zobowiązany jest do wprowadzenia praw i obowiązków wynikających z Umowy do porozumienia albo umowy o partnerstwie zawartej z Partnerami.

3. W przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji Projektu, w związku z wystąpieniem okoliczności, które nie mogły być znane stronom tj. Beneficjentowi i Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027) na dzień jej zawarcia, za zgodą Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, zgodnie z art. 39 ust. 6 ustawy wdrożeniowej, może nastąpić zmiana Partnera.

Płatności

§ 9

1. Beneficjent zobowiązany jest przesłać, w systemie CST2021, Harmonogram płatności stanowiący załącznik nr 3 do Umowy, wskazując terminy planowanego wnioskowania o dofinansowanie. Uzupełnienie harmonogramu płatności i przesłanie go do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 jest obowiązkowe.

2. Beneficjent zobowiązany jest zaktualizować Harmonogram płatności w systemie CST2021 przed wysłaniem wniosku o płatność, w przypadku gdy dane zawarte w ostatnim zatwierdzonym Harmonogramie płatności wymagają zmiany.

3. Złożenie wniosku o płatność niezgodnie z Harmonogramem płatności może spowodować wydłużenie terminu przekazania Beneficjentowi dofinansowania.

4. Beneficjent składa wniosek o płatność wraz z załącznikami za pośrednictwem systemu CST2021, podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy (pierwszy wniosek o płatność Beneficjent składa w terminie 6 miesięcy od daty zawarcia Umowy lub daty rozpoczęcia realizacji Projektu - liczy się data późniejsza).

5. Brak poniesienia wydatków nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku składania wniosków o płatność, z wypełnioną częścią sprawozdawczą opisującą przebieg realizacji Projektu.

6. W przypadku niedostępności CST2021 Beneficjent zgłasza Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021- 2027 zaistniały problem na adres e-mail: xxxx.xxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx. W przypadku niedostępności CST2021 skutkującej brakiem możliwości przesłania wniosku o płatność i harmonogramu, Beneficjent składa go niezwłocznie po przywróceniu dostępności CST2021 (z zastrzeżeniem § 10 ust. 4 oraz § 11 ust. 4).

7. Za datę złożenia wniosku o płatność uznaje się, pierwszy dzień roboczy wysłania wniosku w systemie CST2021 przez Beneficjenta, po dniu uznanym ustawowo za dzień wolny od pracy lub sobotę.

8. Beneficjent składa kolejne wnioski o płatność zgodnie z Harmonogramem płatności oraz Podręcznikiem Beneficjenta CST2021, zamieszczonym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027. W przypadku, gdy Beneficjent złoży kolejny wniosek o płatność, przed zatwierdzeniem poprzedniego wniosku o płatność, weryfikacja kolejnego wniosku

o płatność jest wstrzymana do czasu zatwierdzenia poprzedniego wniosku

o płatność. Termin weryfikacji kolejnego wniosku o płatność rozpoczyna się w dniu następnym po zatwierdzeniu poprzedniego wniosku o płatność.

9. Załącznikami, z wyłączeniem wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi, do wniosku o płatność są w szczególności:

1) faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w całości opłacone (faktury lub inne dokumenty księgowe wystawione w językach obcych powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego);

2) dokumenty potwierdzające odbiór materiałów, rzeczy, urządzeń, sprzętu, dostaw, robót budowlanych, usług lub wykonanie prac;

3) protokoły odbioru, o ile obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa;

4) wyciągi bankowe/potwierdzenia przelewów lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesienie wydatków lub zwrot środków;

5) inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację Projektu, są to w szczególności:

a) umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostaw (np.: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych itp.) lub usług,

b) w przypadku nabycia nieruchomości operat szacunkowy określający wartość rynkową nieruchomości oraz akt notarialny potwierdzający nabycie nieruchomości,

c) w przypadku pozyskania nieruchomości w drodze wywłaszczenia decyzje ustalające wysokość odszkodowania za nieruchomości nabyte pod realizację inwestycji drogowej.

6) w przypadku, gdy podatek od towarów i usług jest wydatkiem kwalifikowalnym w Projekcie - indywidualna interpretacja przepisów prawa podatkowego stwierdzająca brak możliwości odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego Projektu, wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dotyczy wniosku o płatność końcową) - dotyczy projektów o wartości ≥ 5 mln euro brutto oraz projektów z pomocą publiczną lub z pomocą de minimis;

7) inne żądane przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 dokumenty lub wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją Projektu w związku z weryfikacją wniosku o płatność, w terminie przez nią wskazanym.

10. W przypadku rozliczania wydatków kwotami ryczałtowymi warunkiem wypłaty dofinansowania jest wykazanie we wniosku o płatność osiągniętych wskaźników. Dokumentami potwierdzającymi faktyczny postęp realizacji projektu są dokumenty określone w § 13 ust. 3.

11. Końcowy wniosek o płatność Beneficjent składa w terminie do 30 dni od dnia zakończenia realizacji Projektu, pod warunkiem zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzająca FEWiM 2021-2027 poprzedniego wniosku o płatność. Jeśli zatwierdzenie poprzedniego wniosku o płatność nastąpi po zakończeniu realizacji Projektu Beneficjent składa wniosek o płatność końcową w terminie do 30 dni od daty zatwierdzenia poprzedniego wniosku o płatność. Beneficjent zobowiązuje się do rozliczenia całości dofinansowania wnioskiem o płatność końcową.

12. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku o płatność, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może dokonać uzupełnienia lub poprawy wniosku o płatność, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa Beneficjenta do poprawy i/lub uzupełnienia wniosku o płatność, bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień.

13. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 po dokonaniu weryfikacji i potwierdzeniu prawidłowości przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi informację w tym zakresie.

14. W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta we wniosku o płatność, a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 załącza do informacji, o której mowa w ust. 13, uzasadnienie.

15. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości w weryfikowanym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może zatwierdzić wniosek o płatność z wyłączeniem wydatków, których kwalifikowalność nie została udokumentowana prawidłowo. Beneficjent ma prawo wnieść umotywowane pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od daty doręczenia informacji, o której mowa w ust. 13. Przepisy art. 27 ust. 2-12 ustawy wdrożeniowej stosuje się odpowiednio.

16. W przypadku niespełnienia warunku, o którym mowa w ust. 20 pkt 7, pkt 8 i pkt 9 Umowy, Beneficjent może złożyć jedynie wniosek o płatność z częścią sprawozdawczą.

17. Dofinansowanie, o którym mowa w § 2 ust. 6 przekazywane jest na rachunek bankowy Projektu

………. prowadzony w banku 12, przez BGK13 oraz, w przypadku współfinansowania krajowego,

przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202714 w formie:

1) refundacji części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, poniesionych przez Beneficjenta na realizację Projektu i rozliczonych wnioskiem o płatność w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej;

2) zaliczki na część wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, ponoszonych przez Beneficjenta na realizację Projektu przed ich rozliczeniem.

18. Przekazanie Beneficjentowi dofinansowania następuje w terminie do 80 dni od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 wniosku o płatność, z zastrzeżeniem ust. 3, ust. 8, ust. 20-24, § 29 ust. 1 pkt. 11.

19. Płatność końcowa stanowi co najmniej 10% kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 6.

20. Warunkiem przekazania dofinansowania Beneficjentowi jest:

1) ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202715, oraz podpisanie aneksu do Umowy, wprowadzającego kolejne zabezpieczenie16 o którym mowa w § 16 ust. 3 i jego prawomocne ustanowienie;

2) złożenie do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami oraz jego zatwierdzenie;

3) poświadczenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202717;

4) zatwierdzenie przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wniosku o płatność;

5) dostępność środków na rachunku bankowym BGK oraz rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027;

6) zabezpieczenie planistyczne pełnego pokrycia wydatków dotyczących współfinansowania pochodzących ze środków budżetu państwa w budżecie województwa18;

7) dostarczenie do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 w ciągu dwóch miesięcy (z możliwością wydłużenia terminu) od momentu podpisania Umowy ostatecznej decyzji administracyjnej w sprawie pozwolenia na budowę zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, dotyczącej inwestycji związanej z realizacją Projektu Nr… 19, w przypadku

gdy dokumenty nie zostały dostarczone przed podpisaniem Umowy;

8) dostarczenie do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 w ciągu dwóch miesięcy (z możliwością wydłużenia terminu) od momentu podpisania Umowy ostatecznej decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej (ZRID) albo decyzji ZRID, której właściwy organ

12 „Rachunek bankowy Projektu” – wyodrębniony dla Projektu rachunek bankowy na który przekazywane będą środki dofinansowania oraz dokonywane będą wszelkie płatności w ramach otrzymanego dofinansowania w formie zaliczki (nie dotyczy projektów rozliczanych w 100% kwotami ryczałtowymi).

13 Rachunek bankowy BGK” – rachunek bankowy Ministra Finansów służący do obsługi środków europejskich.

14 „Rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027” – rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 właściwy dla danej Osi priorytetowej w Programie.

15 Zgodnie z art. 206 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych zapisy nie mają zastosowana do Beneficjenta programu finansowanego z udziałem środków europejskich będącego jednostką sektora finansów publicznych albo fundacją, których jednym fundatorem jest Skarb Państwa a także BGK.

16 Jeżeli dotyczy

17 W kwotach ryczałtowych osiągnięcie wskaźników, o których mowa w § 9 ust.10 oraz § 13 ust. 4.

18 Dotyczy projektów, dla których przewidziane zostało współfinansowanie krajowe.

19 Jeżeli dotyczy

nadał rygor natychmiastowej wykonalności, zgodnie z Ustawą o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych z dnia 10 kwietnia 2003 r., dotyczącej inwestycji związanej z realizacją Projektu Nr… 20, w przypadku gdy dokumenty

nie zostały dostarczone przed podpisaniem Umowy;

9) dostarczenie do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 w ciągu dwóch miesięcy (z możliwością wydłużenia terminu) od momentu podpisania Umowy pozwolenia wodnoprawnego zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2017 r. Prawo wodne, dotyczącego inwestycji związanej z realizacją Projektu Nr………………21 , w przypadku gdy dokumenty nie zostały dostarczone przed podpisaniem Umowy.

21. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może wstrzymać przekazanie dofinansowania, jeżeli informacje przedstawione przez beneficjenta nie pozwalają ustalić, czy kwota jest należna, w szczególności w przypadku :

1) gdy wobec Beneficjenta bądź przedmiotowego Projektu toczą się postępowania administracyjne, karne, karne skarbowe, podatkowe lub inne mogące mieć wpływ na realizację Projektu;

2) wszczęcia/prowadzenia czynności kontrolnych przez podmioty określone w § 20 ust. 1-2;

3) uzasadnionego podejrzenia, że w związku z realizacją Projektu doszło do nadużycia finansowego;

4) uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w Projekcie;

5) nieusunięcia nieprawidłowości w wyznaczonym terminie;

6) nie wykona postanowień wskazanych w ust. 1, ust. 2, ust. 4, ust. 6, ust. 8 i ust. 11, § 18 ust. 2.

22. Instytucja Zarządzająca informuje Beneficjenta o zawieszeniu biegu terminu wypłaty transz dofinansowania i jego przyczynach. Uruchomienie płatności nastąpi po usunięciu lub wyjaśnieniu przyczyn , o których mowa w ust. 21 lub prawomocnym zakończeniu postępowań, o których mowa w ust. 21.

23. Przekazanie Beneficjentowi płatności końcowej nastąpi w przypadku niewystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 21. W przypadku, gdy prowadzona jest kontrola realizacji Projektu, przekazanie płatności końcowej nastąpi po potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięciu przez Beneficjenta nieprawidłowości.

24. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania na rachunek bankowy Projektu, o którym mowa w ust. 17, będące rezultatem w szczególności:

1) nieustanowienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202722;

2) niezłożenia do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami;

3) braku poświadczenia faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027;

4) niezatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wniosku o płatność;

20 Jeżeli dotyczy

21 Jeżeli dotyczy

22 Zgodnie z art. 206 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych zapisy nie mają zastosowana do Beneficjenta programu finansowanego z udziałem środków europejskich będącego jednostką sektora finansów publicznych albo fundacją, których jednym fundatorem jest Skarb Państwa a także BGK.

5) braku dostępności środków na rachunku BGK lub Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027;

6) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Beneficjenta obowiązków wynikających z Umowy.

7) Innych czynników niezależnych od Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, w tym okoliczności wskazanych w ust.21.

Zaliczka

§ 1023

1. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może przekazać Beneficjentowi część dofinansowania w formie zaliczki na realizację Projektu przed poniesieniem wydatków24, na podstawie poprawnego i prawidłowo złożonego wniosku o zaliczkę za pośrednictwem CST2021, z zastrzeżeniem § 16 ust. 3 oraz § 27 ust.3.

2. W przypadku, gdy Beneficjent dokona wyboru sposobu finansowania w formie zaliczek, jest on zobowiązany do dokonywania wszelkich płatności w ramach otrzymanego dofinansowania w formie zaliczki z wyodrębnionego rachunku bankowego, o którym mowa w § 9 ust. 17.

3. Łączna kwota wszystkich transz zaliczek nie może przekroczyć 90% dofinansowania Projektu.

4. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć przekazaną transzę zaliczki w 100% w terminie 90 dni od dnia jej otrzymania. W przypadku gdy Beneficjent ubiega się jednocześnie o kolejną transzę zaliczki zobowiązany jest rozliczyć w terminie 90 dni co najmniej 70% wszystkich przekazanych dotychczas transz zaliczki. Jeśli w ostatnim dniu terminu na rozliczenie zaliczki awaria CST2021 (potwierdzona odpowiednim komunikatem) uniemożliwia złożenie wniosku o płatność, termin ulega przesunięciu do dnia następującego po dniu, w którym awaria zostanie usunięta.

5. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji Projektu.

6. Zaliczka może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu.

7. Zaliczka nie może być wykorzystana na pokrycie wkładu własnego, kosztu niekwalifikowanego lub inne cele niezwiązane z projektem. Beneficjent narusza wówczas procedury dotyczące wypłaty i rozliczania transz zaliczek. Zobowiązany jest tym samym do zwrotu tych środków z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczonych zgodnie z zasadą wynikającą z art. 207 ustawy o finansach publicznych.

8. Transza zaliczki przekazywana jest przelewem na rachunek bankowy Projektu, o którym mowa w §

9 ust. 17 w ciągu 21 dni od dnia złożenia wniosku o płatność zaliczkową, po spełnieniu następujących warunków:

1) ustanowienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202725, o którym mowa w § 16 ust.1;

2) ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, w przypadku, gdy:

23Dotyczy projektów, w przypadku których koszty rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

24 Nie dotyczy wkładu własnego.

25 Zgodnie z art. 206 ust. 4 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zapisy nie mają zastosowana do Beneficjenta programu finansowanego z udziałem środków europejskich będącego jednostką sektora finansów publicznych albo fundacją, których jednym fundatorem jest Skarb Państwa a także BGK.

a) wartość dofinansowania Projektu udzielonego w formie zaliczki przekracza 10 000 000 zł, w wysokości co najmniej 130% najwyższej transzy zaliczki wynikającej z Umowy, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027, o którym mowa w § 16 ust. 3,

b) zwiększenia wysokości transzy zaliczki wynikającej z Umowy ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy w wysokości co najmniej 130% najwyższej transzy zaliczki, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027, o którym mowa w § 16 ust. 3;

3) złożenia poprawnego wniosku o płatność zaliczkową;

4) zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wniosku o płatność zaliczkową;

5) dostępności środków na rachunku bankowym BGK oraz rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027;

6) zabezpieczenia planistycznego pełnego pokrycia wydatków dotyczących współfinansowania pochodzących ze środków budżetu państwa w budżecie województwa26.

9. W przypadku gdy termin, o którym mowa w ust. 8, kończy się w dniu wolnym od pracy Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, dniem płatności zaliczkowej jest następny dzień roboczy.

10. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć zaliczkę w terminie 90 dni od dnia jej otrzymania poprzez złożenie wniosku o płatność i wykazanie:

1) faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowalnych rozliczających transzę zaliczki wraz z załącznikami, o których mowa w § 9 ust. 9. Zaliczkę uznaje się za rozliczoną, jeżeli faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej zostały w całości opłacone lub

2) zwrot niewykorzystanych środków.

11. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowanych:

a) na kwotę pozwalającą na łączne rozliczenie 100% otrzymanej zaliczki w przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę;

b) na kwotę pozwalającą na łączne rozliczenie co najmniej 70% otrzymanej zaliczki w przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę oraz wniosku o zaliczkę

lub w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 10, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność/zwrotu zaliczki. Zasady odzyskiwania odsetek określa art.189 ustawy o finansach publicznych.

12. Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu odsetek bankowych27 powstałych na skutek przechowywania zaliczki na rachunku bankowym Projektu/rachunku bankowym Partnera/ów, najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność końcową.

13. W sprawach nieuregulowanych w § 10 odpowiednio stosuje się zapisy § 9.

14. W przypadku naruszenia obowiązków określonych w ust. 6, ust. 7, ust. 8 pkt 1, 2, 3, ust. 10, ust. 11, ust. 12 Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może odstąpić od systemu zaliczkowego względem Beneficjenta. Niewykonanie obowiązków określonych w ust. 10 i ust. 11, może skutkować rozwiązaniem Umowy na podstawie § 29 ust. 1 pkt 2.

26 Dotyczy projektów, dla których przewidziane zostało współfinansowanie krajowe.

27 Nie dotyczy jst, dla których odsetki bankowe narosłe na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego

Zaliczka – Kwoty ryczałtowe

§ 1128

1. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może przekazać Beneficjentowi część dofinansowania w formie zaliczki na realizację Projektu przed poniesieniem wydatków, na podstawie poprawnego i prawidłowo złożonego wniosku o zaliczkę za pośrednictwem CST2021, z zastrzeżeniem § 27 ust. 3.

2. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji Projektu.

3. Łączna kwota transz zaliczek nie może przekroczyć 90% dofinansowania Projektu przy czym:

1) Pierwsza transza zaliczki stanowi maksymalnie 50% dofinansowania,

2) Kolejne transze dofinansowania są przekazywane po zatwierdzeniu wniosku o płatność, w którym w przebiegu postępu rzeczowego Beneficjent oświadczył, że wydatkował co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz dofinansowania.

4. Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę wraz z wymaganymi załącznikami, wykazującego osiągnięcie wskaźnika lub zrealizowanie zadania w całości dla kwoty ryczałtowej, na sfinansowanie której zaliczka została wypłacona, w terminie do 30 dni od faktycznego zakończenia zadania objętego daną kwotą ryczałtową lub do 30 dni od wskazanej we Wniosku o dofinansowanie daty zakończenia zadania, w zależności co nastąpi wcześniej. Jeśli w ostatnim dniu terminu na rozliczenie zaliczki awaria CST2021 (potwierdzona odpowiednim komunikatem) uniemożliwia złożenie wniosku o płatność, termin ulega przesunięciu do dnia następującego po dniu, w którym awaria zostanie usunięta.

5. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć zaliczkę poprzez złożenie wniosku o płatność i wykazaniu osiągniętych wskaźników wraz z załącznikami o których mowa w § 9 ust. 10 oraz § 13 ust.3.

6. Transza zaliczki przekazywana jest przelewem na rachunek bankowy Projektu, o którym mowa w § 9 ust. 17 w ciągu 21 dni od dnia złożenia wniosku o płatność zaliczkową, po spełnieniu następujących warunków:

1) ustanowienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, zaakceptowanego przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-202729;

2) złożenia poprawnego wniosku o płatność zaliczkową;

3) zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wniosku o płatność zaliczkową;

4) dostępności środków na rachunku bankowym BGK oraz rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027;

5) zabezpieczenia planistycznego pełnego pokrycia wydatków dotyczących współfinansowania pochodzących ze środków budżetu państwa w budżecie województwa30.

7. W przypadku gdy termin, o którym mowa w ust.6, kończy się w dniu wolnym od pracy Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, dniem płatności zaliczkowej jest następny dzień roboczy.

8. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowanych lub w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 4, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych,

28 Dotyczy projektów, w przypadku których koszty rozliczane są przy zastosowaniu metod uproszczonych (kwot ryczałtowych).

29 Zgodnie z art. 206 ust. 4 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zapisy nie mają zastosowana do Beneficjenta programu finansowanego z udziałem środków europejskich będącego jednostką sektora finansów publicznych albo fundacją, których jednym fundatorem jest Skarb Państwa a także BGK.

30 Dotyczy projektów, dla których przewidziane zostało współfinansowanie krajowe.

liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność/zwrotu zaliczki. Zasady odzyskiwania odsetek określa art. 189 ustawy o finansach publicznych.

9. W sprawach nieuregulowanych w § 11 odpowiednio stosuje się zapisy § 9.

10. W przypadku naruszenia obowiązków określonych w ust. 4, ust. 5, ust.6 pkt 1 i 2, ust. 8 Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może odstąpić od systemu zaliczkowego względem Beneficjenta. Niewykonanie obowiązków określonych w ust. 4, ust. 5 może skutkować rozwiązaniem Umowy na podstawie § 29 ust. 1 pkt 2.

Koszty pośrednie31

§ 12

W związku z realizacją Projektu Beneficjentowi przysługują, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, koszty pośrednie rozliczane ryczałtem w wysokości

………% poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach Projektu wydatków bezpośrednich. Rozliczeniu we wniosku o płatność podlegają koszty pośrednie tylko w wartości stanowiącej iloczyn zatwierdzonych kosztów bezpośrednich w danym wniosku o płatność i % określony w zdaniu pierwszym.

Kwoty ryczałtowe

§ 1332

1. Beneficjent rozlicza wydatki w ramach Projektu w oparciu o kwoty ryczałtowe:

1) za wykonanie zadania ……… przyznaje się kwotę ryczałtową …… zł (słownie:…..),

2) za wykonanie zadania ……… przyznaje się kwotę ryczałtową …… zł (słownie:…..).

2. Na wydatki związane z cross-financingiem przyznaje się kwotę określoną we Wniosku o dofinansowanie stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy33.

3. Dokumentami potwierdzającymi wykonanie kwot ryczałtowych, o których mowa w ust. 1 są dokumenty potwierdzające osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów lub zrealizowanie działań. Wskazane dokumenty wynikają z zatwierdzonego, przyjętego do realizacji Wniosku o dofinansowanie.

4. W związku z kwotami ryczałtowymi, o których mowa w ust. 1 Beneficjent zobowiązuje się osiągnąć co najmniej następujące wskaźniki:

1) w ramach kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 1 [nazwa wskaźnika i jego

wartość],

2) w ramach kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2 [nazwa wskaźnika i jego

wartość].

5. W przypadku nieosiągnięcia w ramach danej kwoty ryczałtowej wskaźników, o których mowa w ust. 4, uznaje się, że Beneficjent nie wykonał zadania prawidłowo. W takim przypadku nie stosuje się reguły proporcjonalności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

31 Dotyczy naborów, w których przewidziano możliwość ujęcia w projekcie kosztów pośrednich

32 Dotyczy projektów, w których koszty bezpośrednie rozliczane są kwotami ryczałtowymi. Jeżeli nie dotyczy, należy w miejsce treści przepisu paragrafu wprowadzić tekst „Nie dotyczy.” Należy zmodyfikować, jeżeli w ramach Projektu przewiduje się wyłącznie jedną kwotę ryczałtową.

33 Jeśli dotyczy.

6. Wydatki poniesione przez Beneficjenta na zadanie objęte kwotą ryczałtową, która nie została uznana za rozliczoną, są w całości niekwalifikowalne.

7. W przypadku zrealizowania zadania objętego daną kwotą ryczałtową, wymienioną w ust. 1, niezgodnie z zakresem określonym we Wniosku o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy34, przy jednoczesnym osiągnięciu wskaźników rozliczających kwoty ryczałtowe, o których mowa w ust. 4, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może uznać część wydatków objętych kwotą ryczałtową za niekwalifikowalne.

Nieprawidłowe wykorzystanie środków i ich odzyskiwanie

§ 1435

1. W przypadku gdy środki dofinansowania są:

1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,

2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych,

3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 4, na wskazane w tej decyzji rachunki bankowe. Odsetki nalicza się do dnia zwrotu środków lub do dnia wpływu do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 pisemnej zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, o której mowa w ust. 2 pkt 2, jeżeli taka zgoda została wyrażona.

2. W przypadku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 wzywa do:

1) zwrotu środków lub

2) wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, o którym mowa w ust. 3, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

3. Zwrot środków może zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz Beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Jeżeli dokonana wpłata/pomniejszenie nie pokryje kwoty zaległości wraz z odsetkami, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 wpłatę/ pomniejszenie zalicza proporcjonalnie na zasadach określonych w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

4. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, Instytucja Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wydaje decyzję, o której mowa w art. 207 ustawy o finansach publicznych, określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, sposób zwrotu środków oraz zawierającą pouczenie o sankcji, o której mowa w ust. 6. Decyzji nie wydaje się, jeżeli zostanie dokonany zwrot środków przed jej wydaniem.

5. Od decyzji, o której mowa w ust. 4, Beneficjentowi służy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.

6. W przypadku braku zwrotu środków w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu zwrotu określonego w ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 4, Beneficjent zostaje wykluczony

34 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

35 Nie dotyczy państwowych jednostek budżetowych.

z możliwości otrzymania środków europejskich, zgodnie z art. 207 ust. 4 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z zastrzeżeniem art. 207 ust. 7 ustawy o finansach publicznych36.

7. Procedury i zasady odzyskiwania kwot przyznanego dofinansowania, w tym wydawania decyzji i wykluczanie Beneficjentów określają w szczególności ustawa o finansach publicznych i Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021 – 2027.

8. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku o płatność, wartość wydatków Projektu, o których mowa w § 2 ust. 5-7 ulega pomniejszeniu o kwotę nieprawidłowości. W takim przypadku stosuje się ust. 1-7.

Wyodrębniona ewidencja księgowa

§15

1. Beneficjent prowadzi oraz zapewnia prowadzenie przez inne podmioty uczestniczące w realizacji Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wyodrębnionej ewidencji księgowej wszystkich operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych w ramach Projektu w formie odrębnych zapisów księgowych lub poprzez zastosowanie odpowiednich kodów księgowych, w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację wszystkich zdarzeń gospodarczych. Powyższy obowiązek nie dotyczy wydatków rozliczanych w oparciu o metody uproszczone, o których mowa w § 1 pkt 10.

2. Przez wyodrębnioną ewidencję wydatków rozumie się ewidencję prowadzoną w oparciu o:

1) Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Beneficjent prowadzący pełną księgowość

- księgi rachunkowe, zobowiązany jest do prowadzenia, na potrzeby realizowanego przez siebie Projektu, wyodrębnionej ewidencji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości, przez co należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych:

a) poprzez wyodrębnienie w tym celu stosownych kont syntetycznych i/lub analitycznych lub pozabilansowych (jeśli utworzenie kont bilansowych jest niemożliwe) tak, aby spełnić wymagania w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków. Jeśli tworzone są konta pozabilansowe, operacje księgowane na tych kontach muszą się odwoływać do operacji zaksięgowanych pierwotnie na kontach bilansowych;

b) poprzez wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z Projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z Projektem.

2) Krajowe przepisy podatkowe - Beneficjent, który nie prowadzi pełnej księgowości, w prowadzonej przez siebie ewidencji księgowej / podatkowej wprowadza odpowiedni kod księgowy wskazujący na związek operacji gospodarczej z realizowanym Projektem. W przypadku braku możliwości odpowiedniego oznaczenia, Beneficjent sporządza zestawienie wszystkich operacji księgowych dotyczących realizowanego Projektu, zgodnie z ust. 3, ze wskazaniem pozycji, pod którymi dane operacje zaksięgowano w ewidencji prowadzonej w jednostce, przy czym Beneficjent jest zobowiązany okazać ewidencję źródłową jednostki w trakcie kontroli prowadzonej przez upoważnione instytucje w celu potwierdzenia prawdziwości danych.

3. Beneficjent niezobowiązany do stosowania ustawy o rachunkowości i krajowych przepisów podatkowych jest zobowiązany do prowadzenia, na potrzeby realizowanego Projektu zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego Projektu, które będzie zawierać: nr dokumentu, nr księgowy/ewidencyjny, datę wystawienia dokumentu, nazwę kontrahenta,

36 Nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego.

nazwę towaru lub usługi, nr dowodu potwierdzającego dokonanie płatności oraz datę dokonania zapłaty, kwotę dokumentu brutto, kwotę dokumentu netto, kwotę wydatków kwalifikowalnych.

4. Do wydatków poniesionych przed podpisaniem Umowy, których nie ma możliwości przeksięgowania, Beneficjent stosuje zapisy ust. 3.

5. Zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji dla Projektu Beneficjent opisuje w Polityce rachunkowości lub dokumencie równoważnym regulującym zasady rachunkowości.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy37

§ 16

1. Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji Umowy jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową

wystawiony przez Beneficjenta.

2. W przypadku, gdy wartość dofinansowania Projektu, udzielonego w formie zaliczki, przekracza 10 000 000 zł, ustanawiane jest dodatkowe zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy, w wysokości co najmniej 130% najwyższej transzy zaliczki wynikającej z Umowy, na zasadach określonych w Instrukcji zabezpieczania umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu regionalnego „Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027”oraz Rozporządzeniu, o którym mowa w § 30 ust. 1 pkt

19 Umowy., Wybór przez Beneficjenta formy zabezpieczenia wymaga akceptacji Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dodatkowe zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy stanowi:

……….…………………………………………………………………….. .

4. W uzasadnionych przypadkach (np. spadku wartości przedmiotu zabezpieczenia) Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027, może zobowiązać Beneficjenta do ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia.

5. Przy ustanawianiu zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1, 2 i 4 Beneficjent jest zobowiązany do stosowania zapisów Instrukcji zabezpieczania umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu regionalnego „Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027”.

6. Koszty ustanowienia, zmiany i zwolnienia zabezpieczenia ponosi Beneficjent.

7. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1 i ust. 3 składane jest w dniu podpisania Umowy lub nie później niż w terminie 30 dni od daty zawarcia Umowy lub w przypadku zmiany Harmonogramu płatności wprowadzającego/zmieniającego wysokość transz zaliczki w dniu podpisania aneksu do Umowy lub nie później niż w terminie 30 dni od daty zawarcia aneksu do Umowy.

8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może, na pisemnie uzasadniony wniosek Beneficjenta, wydłużyć termin, o którym mowa w ust 7.

9. Zwolnienie zabezpieczenia, o, którym mowa w ust. 1 i ust. 3, następuje w przypadku prawidłowego wypełnienia przez Beneficjenta wszystkich zobowiązań określonych w Umowie, na pisemny wniosek Beneficjenta, złożony w terminie 3 miesięcy:

37 Zgodnie z art. 206 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych zapisy § 16 nie mają zastosowania do Beneficjenta programu finansowanego z udziałem środków europejskich będącego jednostką sektora finansów publicznych albo fundacją, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa a także BGK.

1) po dacie płatności końcowej w przypadku Beneficjentów niezobowiązanych do zachowania trwałości Projektu,

2) po upływie 5 lat (3 lat w przypadku MŚP) liczonych od daty płatności końcowej w przypadku Beneficjentów zobowiązanych do zachowania trwałości Projektu,

z zastrzeżeniem ust. 10, ust. 11 i ust. 12.

10. Zwolnienie zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 3 może nastąpić na pisemny wniosek Beneficjenta, po rozliczeniu przez Beneficjenta całości dofinansowania Projektu, udzielonego w formie zaliczki na zasadach określonych w Rozporządzeniu, o którym mowa w § 30 ust. 1 pkt 19 Umowy .

11. Zwolnienie zabezpieczenia nie nastąpi w przypadku, gdy w stosunku do Beneficjenta prowadzone jest przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 lub inny uprawniony organ postępowanie: kontrolne, audytowe, administracyjne w zakresie zwrotu środków, sądowo-administracyjne, sądowe, egzekucyjne, upadłościowe, restrukturyzacyjne.

12. Beneficjent upoważnia Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 do zniszczenia weksla in blanco w przypadku, gdy w terminie określonym w ust. 9 Beneficjent nie złoży wniosku o jego zwrot.

Zamówienia udzielane w ramach Projektu

§ 17

1. Beneficjent udziela zamówienia w ramach Projektu zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (ustawą PZP) lub na zasadach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

2. W przypadku naruszenia przez Beneficjenta trybu i zasad udzielania zamówienia, o których mowa w ust. 1, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 uznaje całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027.

3. Beneficjent zobowiązuje się do nieudzielania zamówień podmiotom, którym udzielenie zamówienia mogłoby spowodować wystąpienie konfliktu interesu. Szczegółowe zasady w tym względzie regulują m. in. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, ustawa PZP, Zasady w zakresie zapobiegania i postępowania w sytuacjach wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych, w tym konfliktu interesów w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027.

4. Beneficjent, który jest podmiotowo zobowiązany do stosowania przepisów ustawy PZP celem kontroli na dokumentach, jest zobowiązany przekazać Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 pełną dokumentację dotyczącą zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne określone w art. 3 ustawy PZP.

5. Beneficjent, który nie jest podmiotowo zobowiązany do stosowania przepisów ustawy PZP, celem kontroli na dokumentach, jest zobowiązany przekazać Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 pełną dokumentację dotyczącą zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 750 000 EUR w przypadku dostaw i usług. Średni kurs PLN w stosunku do EUR stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień ogłaszany jest w drodze obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", oraz zamieszczany na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

6. Nie wykonuje któregokolwiek z obowiązków określonych w ust. 4 i ust. 5, jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli.

7. Dokumentację o której mowa w ust. 4 i ust. 5 należy przesłać w systemie CST2021, nie później niż w ciągu 14 dni od zawarcia umowy w ramach danego postepowania. W zakresie postępowań, dla których umowy z wykonawcami zostały podpisane przed dniem podpisania Umowy przedmiotową dokumentację należy przesłać w terminie 14 dni od zawarcia Umowy.

8. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 ma prawo wezwać Beneficjenta do uzupełnienia niekompletnej dokumentacji lub złożenia wyjaśnień. Brak złożenia uzupełnienia i/lub wyjaśnień w wyznaczonym terminie skutkuje przeprowadzeniem kontroli w oparciu o dotychczas zgromadzoną dokumentację.

9. Po zakończeniu kontroli o której mowa w ust. 4 i ust. 5 sporządzana jest informacja pokontrolna, która po podpisaniu jest przekazana Beneficjentowi. Zasady przedstawione w § 22 stosuje się analogicznie.

1. Beneficjent zobowiązuje się do:

Monitoring, sprawozdawczość

§ 18

1) osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu na poziomie określonym we Wniosku o dofinansowanie:

a) w przypadku wskaźników produktu – najpóźniej do dnia zakończenia realizacji Projektu;

b) w przypadku wskaźników rezultatu – najpóźniej w terminie do 12 miesięcy od zakończenia realizacji projektu określonego w CST2021 lub od ukończenia produktu w ramach projektu (o ile wynika to ze specyfiki projektu)

i utrzymania tych wskaźników w okresie trwałości.

2) niezwłocznego i pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o problemach w realizacji Projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji oraz ryzyku nieosiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu;

3) przedkładania na żądanie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 informacji o osiągniętych wskaźnikach w okresie trwałości Projektu oraz szczegółowych baz danych niezbędnych do pomiaru wartości wskaźników produktu i rezultatu w zakresie wskazanym przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027;

4) przedkładania do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP – w odniesieniu do projektów, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy) od daty płatności końcowej do 28 lutego każdego roku, aż do zakończenia okresu trwałości projektu oraz na zakończenie okresu trwałości projektu informacji, że powstałe produkty i rezultaty są utrzymywane i są zgodne z Wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy38 oraz projekt nie został poddany zasadniczym modyfikacjom zgodnie z zapisami art. 65 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. Termin składania przedmiotowej informacji rozpoczyna się od następnego roku kalendarzowego od dokonania płatności końcowej. W przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają inne wymogi w tym zakresie, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

5) systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu;

6) pomiaru wartości wskaźników produktu i rezultatu osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we Wniosku o dofinansowanie, o którym mowa w § 5 ust. 3.

7) przekazywania do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 informacji dotyczących przebiegu Projektu w ramach wniosku o płatność, o którym mowa w § 1 pkt 27.

8) przekazywania do Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, których Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027

38 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

zażąda w okresie wskazanym w § 24 ust. 1 i ust. 3 w terminie określonym w wezwaniu, jednak nie krótszym niż 5 dni roboczych;

9) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, lub innego podmiotu, który zawarł umowę lub porozumienie z Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027 na realizację ewaluacji. Beneficjent jest zobowiązany do udzielania każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;

10) wprowadzania do systemów informatycznych CST2021 wymaganych danych, zgodnych z prawdą, prawidłowo zaklasyfikowanych, aktualnych i kompletnych;

11) korzystania z CST2021 (aplikacje: WOD2021, SL2021, BK2021) w zakresie zgodnym z Instrukcją Użytkownika Aplikacji.

2. Niewykonanie przez Beneficjenta obowiązków, o których mowa w ust. 1, może spowodować: wstrzymanie przekazania dofinansowania, uznanie wydatku za niekwalifikowalny lub rozwiązanie umowy na podstawie § 29 ust. 2 pkt 13.

3. Niezrealizowanie wskaźnika produktu lub rezultatu wiąże się z koniecznością weryfikacji czy cel projektu został osiągnięty oraz czy nieosiągnięcie wskaźnika miałoby wpływ na możliwość otrzymania dofinansowania przez projekt.

4. Nieosiągnięcie zaplanowanej wartości wskaźników projektu może skutkować proporcjonalnym zmniejszeniem wartości dofinansowania. W takim przypadku projekt podlega weryfikacji wydatków oraz poziomu osiągnięcia wskaźników. Wysokość dofinansowania może zostać obniżona w ramach danej kategorii lub zadania, proporcjonalnie do poziomu niezrealizowania wskaźnika (tzw. reguła proporcjonalności) lub w uzasadnionych przypadkach okres na zrealizowanie wskaźnika rezultatu może zostać wydłużony.

5. Instytucja Zarządzająca FEWiM może odstąpić od rozliczenia Projektu zgodnie z regułą proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków tej regule podlegających, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń Projektu (działania naprawcze) oraz ewentualnie dodatkowo wykaże działanie siły wyższej, która przyczyniła się bezpośrednio do nieosiągnięcia założeń.

6. Nieutrzymanie wskaźników Projektu lub celów może stanowić przesłankę do stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej oraz skutkować nałożeniem korekty finansowej, uwzględniającej okres nieutrzymania wskaźników w okresie trwałości Projektu lub może skutkować zwrotem otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, ust. 4 i ust. 6, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków.

8. W przypadku projektów partnerskich, sposób egzekwowania przez Beneficjenta od partnerów skutków rozliczenia efektów projektu lub zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy Partnera reguluje umowa o partnerstwie.

Zasady wykorzystania systemów informatycznych

§ 19

1. Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania CST2021 w procesie realizacji Projektu oraz komunikowania się z Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027, przestrzegając przy tym aktualnej instrukcji udostępnionej na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027. Wykorzystanie CST2021 obejmuje co najmniej przesyłanie lub uzupełnianie:

1) wniosków o zmianę w Projekcie;

2) wniosków o płatność;

3) dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność;

4) danych uczestników Projektu39;

5) danych personelu Projektu (danych dotyczących osób zatrudnionych do realizacji Projektu)40;

6) harmonogramu płatności;

7) informacji o udzielonych zamówieniach publicznych, określonych w aktualnej Instrukcji Użytkownika Zewnętrznego;

8) innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu lub wskazanych przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027.

Przekazanie dokumentów, o których mowa wyżej, drogą elektroniczną nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli na miejscu.

2. Beneficjent zarządza dostępem do CST2021, w tym wyznacza osoby uprawnione do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją Projektu w CST2021 w sposób zgodny z Procedurą zgłaszania osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta, stanowiącą załącznik nr 4 do Wytycznych dotyczących warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Wniosek o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem stanowi załącznik nr 5 do ww. Wytycznych.

3. Beneficjent zapewnia, że osoby, o których mowa w ust. 2, wykorzystują kwalifikowany podpis elektroniczny albo certyfikat niekwalifikowany generowany przez SL2021 (jako kod autoryzacyjny przesyłany na adres email danej osoby uprawnionej) do podpisywania wniosków o płatność.

4. Beneficjent zapewnia, że osoby, o których mowa w ust. 2, przestrzegają Regulaminu bezpiecznego użytkowania CST202141 oraz, w razie potrzeby, zasad bezpieczeństwa informacji określonych w innych odpowiednich dokumentach dotyczących bezpieczeństwa informacji wskazanych przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027.

5. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego informowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o nieautoryzowanym dostępie do CST2021.

6. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 zapewnia wsparcie techniczne dla Beneficjentów w zakresie CST2021 za pomocą e-mail: xxxx.xxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.

7. W przypadku niedostępności CST2021:

1) Beneficjent zgłasza Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 zaistniały problem na adres e-mail wskazany w ust. 6;

2) Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 potwierdza niedostępność CST2021 na adres email Beneficjenta wskazany we wniosku o dodanie osoby zarządzającej projektem, o którym mowa

39 Dotyczy tylko projektów współfinansowanych z EFS+.

40 Nie dotyczy personelu Projektu zaangażowanego w ramach kosztów rozliczanych metodami uproszczonymi. Wprowadzane na bieżąco (niezwłocznie po zaangażowaniu osoby do Projektu) dane powinny zawierać co najmniej: PESEL, imię, nazwisko, stanowisko, formę zaangażowania w Projekcie, datę zaangażowania do Projektu, okres zaangażowania w Projekcie, wymiar czasu pracy, godziny pracy – jeśli zostały określone w dokumentach związanych z zaangażowaniem, dane dotyczące godzin faktycznego zaangażowania za dany miesiąc kalendarzowy ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania.

41 Regulamin jest dostępny na stronie xxxxx://xxx.xxx0000.xxx.xx.

w ust. 2, oraz określa dalszy sposób postępowania w zakresie wymiany informacji pomiędzy Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027 a Beneficjentem;

3) realizacja Projektu oraz komunikowania się z Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027 może odbywać się drogą pisemną. Wszelka korespondencja papierowa, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Xxxxxxxxxxxx;

4) o usunięciu niedostępności CST2021 Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 informuje Beneficjenta na adres e-mail wskazany we Wniosku o dodanie osoby zarządzającej projektem, o którym mowa w ust. 2;

5) Beneficjent zobowiązuje się uzupełnić dane w CST2021 w zakresie dokumentów przekazanych drogą pisemną w terminie 3 dni roboczych od otrzymania informacji o usunięciu niedostępności.

8. Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu CST2021:

1) zmiany treści Umowy w formie pisemnego aneksu,

2) kontrole Projektu,

3) dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków,

4) rozwiązanie Umowy.

9. Beneficjent uznaje skuteczność prawną określonych w Umowie rozwiązań stosowanych w zakresie komunikacji i wymiany danych pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021- 2027 i nie będzie ich kwestionować. Wszelkie działania w CST2021 osób uprawnionych są traktowane w sensie prawnym jako działania Beneficjenta.

10. Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania do CST2021 danych dotyczących angażowania personelu, zgodnie z ust. 1 pkt 5, pod rygorem uznania związanych z tym wydatków za niekwalifikowalne.

11. Jeśli weryfikacja autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów dostarczonych drogą elektroniczną nie jest możliwa, wówczas Beneficjent może zostać zobowiązany do ich poprawy lub uzupełnienia w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027.

Kontrola

§ 20

1. Beneficjent jest obowiązany poddać się kontrolom, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 1 ustawy wdrożeniowej, wykonywanym przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego wykonującego zadania państwa członkowskiego, zwane dalej instytucjami kontrolującymi, lub na zlecenie tych instytucji. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może zlecić usługi związane z przeprowadzeniem kontroli u Beneficjenta podmiotowi zewnętrznemu.

2. Beneficjent jest obowiązany poddać się audytom lub kontrolom wykonywanym przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego wykonującego zadania państwa członkowskiego, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejski Trybunał Obrachunkowy, inne podmioty do tego uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, lub na zlecenie tych instytucji.

3. Kontrole mogą być prowadzone:

1) w siedzibie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 lub w innym miejscu świadczenia przez osoby kontrolujące pracy lub usług na rzecz Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027,

2) w siedzibie podmiotu kontrolowanego,

3) w każdym miejscu związanym z realizacją Projektu.

4. Kontrole w miejscu realizacji Projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego przeprowadza się na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

5. Kontrole mogą być przeprowadzane od dnia złożenia Wniosku o dofinansowanie do dnia, o którym mowa w § 24 ust. 1 i ust. 3.

6. W przypadku kontroli lub audytu przeprowadzanych przez inne instytucje niż Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027, których zakres dotyczy realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany po ich zakończeniu przekazać Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 wyniki kontroli lub audytu (np. protokoły, sprawozdania, informacje pokontrolne, wystąpienia pokontrolne oraz zalecenia pokontrolne lub rekomendacje) w terminie do 7 dni od ich otrzymania.

§ 21

1. Na potrzeby przeprowadzenia kontroli Beneficjent zobowiązuje się:

1) udostępnić dokumenty związane bezpośrednio z realizacją Projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków – z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej,

2) zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji Projektu lub pomieszczeń kontrolowanego Projektu, zapewnić dostęp do związanych z Projektem systemów teleinformatycznych, w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach Projektu,

3) umożliwić sporządzenie, a na żądanie osoby kontrolującej sporządzić kopie, odpisy lub wyciągi z dokumentów oraz zestawienia lub obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów związanych z realizacją Projektu,

4) udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu, w tym zapewnić obecność osób zaangażowanych w realizację Projektu,

5) udostępnić również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu, jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach jego realizacji.

2. Instytucja kontrolująca w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, w związku z podejrzeniem wystąpienia nadużycia finansowego lub złożenia przez Beneficjenta niewystarczających wyjaśnień, może zwrócić się o złożenie wyjaśnień do innych niż Beneficjent podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację Projektu, w tym uczestników Projektu, grantobiorców, ostatecznych odbiorców, wykonawców lub podwykonawców. Podmioty te lub osoby są obowiązane udzielić wszelkich wyjaśnień lub udostępnić instytucji kontrolującej dokumenty dotyczące realizacji Projektu.

3. W ramach kontroli w miejscu realizacji Projektu mogą być przeprowadzane oględziny. Oględziny przeprowadza się w obecności Beneficjenta lub osoby reprezentującej Beneficjenta. Obecność Beneficjenta lub osoby reprezentującej Beneficjenta nie jest konieczna, w przypadku gdy:

1) instytucja kontrolująca posiada informacje wskazujące na możliwość popełnienia przez podmiot kontrolowany nadużycia finansowego,

2) Beneficjent lub osoba reprezentująca Beneficjenta nie stawili się na czynność oględzin pomimo powiadomienia ich o terminie i miejscu prowadzenia tych czynności,

3) Beneficjent wyraził zgodę na przeprowadzenie oględzin bez jego udziału lub bez udziału osoby go reprezentującej, co należy odnotować w protokole z oględzin.

4. Z czynności kontrolnej polegającej na oględzinach oraz przyjęciu ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół. Protokół podpisują osoba kontrolująca i pozostałe osoby uczestniczące w tej czynności. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osoby uczestniczące w tej czynności, osoba kontrolująca umieszcza w protokole adnotację o przyczynach odmowy podpisania protokołu.

5. Z czynności kontrolnej niewymienionej w ust. 4, która ma istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę podpisaną przez osobę kontrolującą.

6. Niewykonanie któregokolwiek z obowiązków określonych w ust. 1 jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli.

7. Weryfikacja faktycznego stanu realizacji Projektu może odbywać się z wykorzystaniem zaawansowanych technologicznie narzędzi analitycznych oraz narzędzi rejestrujących obraz i dźwięk, w tym danych satelitarnych.

8. Instytucja kontrolująca może wystąpić do właściwego miejscowo komendanta Policji z wnioskiem o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli.

§ 22

1. Ustalenia instytucji kontrolujących oraz podmiotów, o których mowa w § 20 ust. 2, mogą skutkować stwierdzeniem nieprawidłowości indywidualnej i podjęciem przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 działań, o których mowa w art. 26 ust. 8 ustawy wdrożeniowej.

2. Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, która po podpisaniu jest doręczana Beneficjentowi (podmiotowi kontrolowanemu).

3. Beneficjent ma prawo do zgłoszenia na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu informacji pokontrolnej, podpisanych, umotywowanych zastrzeżeń do tej informacji.

4. Termin, o którym mowa w ust. 3, może być przedłużony przez instytucję kontrolującą na czas oznaczony, na wniosek Beneficjenta, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń. Jeżeli do informacji pokontrolnej nie zgłoszono zastrzeżeń, przyjmuje się, że Beneficjent nie kwestionuje ustaleń kontroli, a ostatecznej informacji pokontrolnej nie sporządza się. Zastrzeżeń i/lub wniosku, o którym mowa powyżej, złożonych po terminie nie rozpatruje się.

5. Instytucja kontrolująca ma prawo poprawienia w informacji pokontrolnej oraz w ostatecznej informacji pokontrolnej, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek Beneficjenta, oczywistych omyłek. Instytucja kontrolująca przekazuje Beneficjentowi informację o zakresie sprostowania bez zbędnej zwłoki.

6. Instytucja kontrolująca rozpatruje zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania tych zastrzeżeń. Podjęcie przez Instytucję kontrolującą w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń czynności lub działań, o których mowa w ust. 8, każdorazowo przerywa bieg tego terminu.

7. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 6, mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane pozostawia się bez rozpatrzenia.

8. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Instytucja kontrolująca ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień.

9. Instytucja kontrolująca, po rozpatrzeniu zastrzeżeń, sporządza w terminie nie dłuższym niż 10 dni

ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne

stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. Ostateczna informacja pokontrolna lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń są niezwłocznie doręczane Beneficjentowi.

10. Informację pokontrolną oraz ostateczną informację pokontrolną w razie potrzeby uzupełnia się o zalecenia pokontrolne.

11. Informacja pokontrolna oraz ostateczna informacja pokontrolna zawiera termin przekazania Instytucji kontrolującej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także

o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się uwzględniając charakter tych zaleceń lub rekomendacji.

12. Do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje prawo do złożenia zastrzeżeń.

13. Beneficjent w wyznaczonym terminie informuje instytucję kontrolującą o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

14. Tryb kontroli został szczegółowo uregulowany w art. 24-27 ustawy wdrożeniowej.

15. Niestwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości w toku wcześniejszej kontroli przeprowadzonej przez uprawniony podmiot nie stanowi przesłanki odstąpienia od odpowiednich działań, o których mowa w art. 26 ust. 8 lub ust. 10 ustawy wdrożeniowej, w przypadku późniejszego stwierdzenia jej wystąpienia.

Trwałość projektu

§ 23

Beneficjent zobowiązany jest do zachowania trwałości Projektu na zasadach określonych w art. 65 Rozporządzenia ogólnego i Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021– 2027.

Archiwizacja

§ 24

1. Beneficjent bez uszczerbku dla zasad pomocy państwa zobowiązuje się do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres 5 lat od dnia 31 grudnia roku, w którym Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 dokonała ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta, z zastrzeżeniem ust. 2 i przepisów prawa odnoszących się do zasad i terminów przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu lub jej określonej kategorii.

2. Bieg okresu, o którym mowa w ust. 1, zostaje wstrzymany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na wniosek Komisji Europejskiej.

3. W przypadku gdy z obowiązujących przepisów prawa wynikają różne terminy obowiązkowego przechowywania dokumentacji lub ich określonej kategorii, stosuje się termin najdłuższy.

4. Beneficjent przechowuje dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz jest zobowiązany do poinformowania Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 o miejscu jej przechowywania.

5. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed końcem okresu, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie na piśmie poinformować Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem.

Siła wyższa

§ 25

1. Strona jest zobowiązana niezwłocznie poinformować drugą Stronę o wystąpieniu siły wyższej, udowodnić, a w przypadku braku możliwości udowodnienia co najmniej uprawdopodobnić okoliczności jej wystąpienia oraz wskazać zakres i wpływ, jaki mają na realizację Umowy.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zostać doręczone w formie pisemnej drugiej Stronie niezwłocznie, a w przypadku braku takiej możliwości w jakiejkolwiek innej dostępnej formie.

3. Umowa powinna być kontynuowana w takim zakresie, w jakim jest to faktycznie możliwe i praktycznie uzasadnione, a Strona dotknięta siłą wyższą zobowiązana jest do podjęcia wszystkich alternatywnych działań zmierzających do wykonania Umowy.

4. Na okres działania siły wyższej prawa i obowiązki Stron ulegają zawieszeniu w zakresie, w którym ich wykonanie nie jest możliwe.

Zmiany Umowy

§ 26

1. Projekt może być zmieniony za zgodą Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, jeżeli:

1) zmiany nie wpłynęłyby na wynik oceny projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną projektu, albo

2) zmiany wynikają z wystąpienia okoliczności niezależnych od Beneficjenta, których nie mógł przewidzieć, działając z należytą starannością, oraz zmieniony projekt w wystarczającym stopniu będzie przyczyniał się do realizacji celów Programu.

2. Beneficjent zgłasza Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 zamiar wprowadzenia zmian, o których mowa w ust. 1 wraz z ich uzasadnieniem w formie pisemnej/za pośrednictwem CST2021.

3. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 informuje Beneficjenta o wyrażeniu zgody lub jej braku w terminie nie dłuższym niż miesiąc od dnia zgłoszenia, z zastrzeżeniem § 27 ust. 6 . Brak zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowalne.

§ 27

1. W przypadku zaistnienia konieczności dokonania zmiany formy prawnej Beneficjenta, przekształceń własnościowych, zmian charakteru prowadzonej działalności, zmian osobowych i kapitałowych w swoich strukturach lub konieczność wprowadzenia innych zmian, w wyniku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w momencie składania Wniosku o dofinansowanie, a mogących skutkować przeniesieniem praw i obowiązków wynikających z postanowień Umowy, Beneficjent zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021- 2027.

2. Prawa i obowiązki Beneficjenta wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich bez zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Przeniesienie praw z Umowy (cesja wierzytelności) wymaga zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, wyrażonej w formie pisemnej. W przypadku dokonania cesji wierzytelności, dofinansowanie nie może być przekazywane Beneficjentowi w formie zaliczki.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wskaźniki, o których mowa w § 13 ust. 4, będące podstawą rozliczania kwot ryczałtowych mogą podlegać zmianie. Zmiana wskaźników wymaga uzyskania zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Aktualizacja harmonogramu płatności, o którym mowa w § 9 ust. 1, wymaga akceptacji Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.

6. Beneficjent może dokonywać przesunięć oszczędności wynikających z rozstrzygniętych postępowań pomiędzy dowolnymi kategoriami kosztu bez względu na rodzaj postępowania za zgodą Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027. Przesunięcia są dopuszczalne, gdy powstaną oszczędności wynikające z rozstrzygnięcia wszystkich postępowań w ramach danej kategorii kosztu, z której następuje przesunięcie oraz w kategorii, do której następuje przesunięcie oraz wykazano rozstrzygnięcie postępowań na wartość wyższą niż wartość tej kategorii.

7. W przypadku konieczności podjęcia ostatecznych działań dla zapewnienia optymalnego wykorzystania środków w ramach Programu, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może podjąć decyzję o ich skierowaniu na zwiększanie wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania projektów złożonych w ramach danego naboru.

8. Decyzja, o której mowa w ust. 7 będzie:

1) uwzględniała nabory, w których brak jest projektów niewybranych do dofinansowania z uwagi na wyczerpanie kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w danym naborze,

2) każdorazowo poprzedzona analizą, w szczególności w zakresie poziomu dostępnej alokacji oraz możliwości osiągnięcia celów i wskaźników Programu,

3) określała warunki, których spełnienie skutkować będzie zwiększeniem wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania w projektach złożonych w ramach danego naboru, w tym, o których mowa w ust. 9 oraz inne wynikające z obowiązujących przepisów prawa i wytycznych.

9. W przypadku, o którym mowa, w ust. 7 Umowa może zostać zmieniona w zakresie zwiększenia kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania, o których mowa w § 2 ust. 5 i 6, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1) procentowy udział dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych wskazany w § 2 ust. 6

nie podlega zwiększeniu,

2) Beneficjent wykaże, iż oferta złożona przez wykonawcę/ów, lub/i wartość podpisanej/ych umowy/umów z wykonawcą/ami, przekracza wysokość zaplanowanych w projekcie wydatków,

3) zmiany nie wiążą się ze zwiększeniem zakresu rzeczowego projektu,

4) zmiany nie wpłynęłyby na wynik oceny projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną projektu,

5) projekt nie jest objęty pomocą publiczną i/lub pomocą de minimis,

6) projekt nie jest rozliczany przy zastosowaniu metod uproszczonych,

7) w ramach realizowanego projektu nie został zatwierdzony wniosek o płatność końcową, o którym mowa w § 9 ust. 11,

8) kwota wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania projektu, po zwiększeniu, nie może przekraczać maksymalnych kwot i intensywności pomocy, określonych w Regulaminie wyboru projektów, w ramach którego wybrano do dofinansowania Projekt, którego realizacja jest przedmiotem Umowy,

9) w projekcie nie stwierdzono nieprawidłowości indywidualnej oraz projekt nie jest obciążony korektami finansowymi.

10.W przypadku konieczności podjęcia ostatecznych działań dla zapewnienia optymalnego wykorzystania środków w ramach Programu, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027, może podjąć decyzję o ich skierowaniu na zwiększanie kwoty dofinansowania projektu wybranego do dofinansowania w sposób niekonkurencyjny.

11.Decyzja o której mowa w ust. 10, każdorazowo będzie:

1) poprzedzona analizą, w szczególności w zakresie poziomu dostępnej alokacji oraz możliwości osiągnięcia celów i wskaźników Programu,

2) określała warunki, których spełnienie skutkować będzie zwiększeniem dofinansowania w projekcie, w tym, o których mowa w ust. 12 oraz inne wynikające z obowiązujących przepisów prawa i wytycznych.

12.W przypadku, o którym mowa, w ust. 10 Umowa może zostać zmieniona w zakresie zwiększenia kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 6, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1) za zgodą Beneficjenta, obniżono kwotę dofinansowania projektu do wysokości dostępnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w Regulaminie wyboru projektów, w ramach którego wybrano do dofinansowania Projekt, którego realizacja jest przedmiotem Umowy,

2) procentowy udział dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych projektu, nie może przekroczyć wartości określonej we wniosku o dofinansowanie, przed wyrażeniem zgody, o której mowa w pkt 1,

3) projekt nie jest rozliczany przy zastosowaniu metod uproszczonych,

4) projekt nie jest objęty pomocą publiczną i/lub pomocą de minimis,

5) zmiany nie wpłynęłyby na wynik oceny projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną projektu,

6) w ramach realizowanego projektu nie został zatwierdzony wniosek o płatność końcową, o którym mowa w § 9 ust. 11,

7) w projekcie nie stwierdzono nieprawidłowości indywidualnej oraz projekt nie jest obciążony korektami finansowymi.

§ 28

1. Zmiany Umowy wymagają zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Następujące zmiany nie wymagają zawarcia aneksu:

1) aktualizacja załącznika nr …. Harmonogram płatności,

2) zaakceptowane przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 zmiany Projektu, o których mowa w § 26 i § 27 ust. 6 o ile nie mają wpływu na postanowienia Umowy,

3) zmiany, o której mowa w § 14 ust. 8 Umowy oraz w ust. 7 załącznika nr … Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej,

4) zmiany Klauzuli informacyjnej dla osoby, której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu, zawartej w załączniku nr …. Ochrona danych osobowych,

5) zmiany adresu do doręczeń Beneficjenta,

6) zmiany adresu jednostki realizującej/Partnera, o którym mowa w § 2 ust. 2 i 3,

7) zmiany adresów poczty elektronicznej oraz adresu strony internetowej, o których mowa odpowiednio w pkt 2 ppkt 5 i pkt 4 oraz pkt 12 załącznika nr … Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej,

Rozwiązanie Umowy

§ 29

1. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy Beneficjent:

1) nie przedłożył zgodnie z Umową wniosków o płatność, poprawek lub uzupełnień wniosku o płatność oraz wymaganych dokumentów,

2) nie rozliczył otrzymanej zaliczki w terminie i na warunkach określonych w Umowie,

3) nie przedstawił na wezwanie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu w terminie określonym w wezwaniu,

4) nie doprowadził do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w ustalonym przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 terminie,

5) nie wykonał zaleceń pokontrolnych,

6) w sposób uporczywy uchyla się od wykonywania obowiązków, o których mowa w ust. 1-6 i ust. 8-11 załącznika nr …. Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej,

7) nie osiągnął założonych w Projekcie wskaźników,

8) dokonał zmian w Projekcie bez zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027,

9) dokonał zmian prawno-organizacyjnych bez zgody Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027,

10) po ustaniu siły wyższej nie przystąpił niezwłocznie do wykonywania Umowy,

11) nie wykonał obowiązków, o których mowa w § 9 ust. 1, ust. 2, ust. 4, ust. 6, ust. 8, ust. 11.

2. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, w przypadku gdy Beneficjent:

1) nie rozpoczął realizacji Projektu w ciągu 6 miesięcy od ustalonej we Wniosku o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy42 początkowej daty okresu realizacji Projektu,

2) rażąco opóźnia się w stosunku do harmonogramu określonego w punkcie „Zadania” Wniosku o dofinansowanie43,

3) realizuje zadania w znacznym stopniu odbiegając od zapisów Wniosku o dofinansowanie44,

4) zaprzestał realizacji Projektu,

5) wykorzystał przekazane środki finansowe, w całości lub w części, na cel inny niż określony w Projekcie, niezgodnie z Umową i systemem realizacji Programu, niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych lub pobrał środki nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

6) złoży lub przedstawi Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 w toku wykonywanych czynności w ramach realizacji Projektu nieprawdziwe, podrobione, przerobione lub

42 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

43 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

44 W przypadku gdy dokonano zmian w projekcie poprzez zaakceptowany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 „Wniosek o zmianę” w SL2021, w aktualnej wersji projektu w SL2021.

poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty i informacje w celu uzyskania dofinansowania w ramach Umowy,

7) nie ustanowił zabezpieczenia Umowy w terminie, w kwocie lub w formie określonej w Umowie,

8) utrudnia, uchyla się lub odmawia poddania się kontroli Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021- 2027 lub czynnościom kontrolnym/audytowym innych uprawnionych podmiotów,

9) naruszył obowiązek zachowania trwałości, w tym trwałości Projektu/rezultatów,

10) pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, bądź zawiesił swoją działalność lub prowadzone jest wobec niego inne postępowanie prawne o podobnym charakterze,

11) w sposób rażący nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego w Umowie,

12) nie wykonuje któregokolwiek z obowiązków określonych w § 17 ust. 4 i ust. 5,

13) nie wykonuje obowiązków, o których mowa w § 18 ust. 1.

3. W przypadku rozwiązania Umowy Beneficjent nie ma prawa do dofinansowania tej części wydatków, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części Projektu i zobowiązany jest do zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania Beneficjentowi dofinansowania w terminie i na rachunki wskazane przez Instytucję Zarządzającą FEWiM.

4. Umowa może zostać rozwiązana na wniosek każdej ze Stron za porozumieniem Stron, pod warunkiem zwrotu przez Beneficjenta wypłaconego dofinansowania wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych od daty wypłaty do daty zwrotu45.

Postanowienia końcowe

§ 30

1. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie ma obowiązujący system realizacji Programu, w szczególności:

1) Program,

2) Ustawa wdrożeniowa,

3) Rozporządzenie ogólne,

4) Rozporządzenie EFRR/FS,

5) Rozporządzenie EFS+,

6) RODO,

7) Rozporządzenie Rady (WE,Euratom) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich,

8) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 2023/2832 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis przyznawanej przedsiębiorstwom wykonującym usługi świadczone w ogólnym interesie gospodarczym,

9) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis,

45 Jeśli dotyczy.

10) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu,

11) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012,

12) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,

13) Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,

14) Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej,

15) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

16) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,

17) Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,

18) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 stycznia 2018 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich,

19) Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 września 2022 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich,

2. W przypadku sprzeczności postanowień Umowy z przepisami prawa bądź wytycznymi zastosowanie mają przepisy prawa oraz wytyczne.

3. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją Umowy wyjaśniane będą przez Strony w formie pisemnej.

4. Spory powstałe w związku z realizacją Umowy Strony będą starały się rozwiązywać polubownie.

5. Spory wynikające z realizacji Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy według siedziby Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, za wyjątkiem sporów związanych ze zwrotem środków na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych.

§ 31

1. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 na pisemny wniosek Beneficjenta może udzielać wyjaśnień i interpretacji dotyczących postanowień Umowy.

2. Strony ustalają poniższe adresy dla doręczeń dla celów związanych z Umową: Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Beneficjent:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Strony zobowiązują się do niezwłocznego zawiadamiania o wszelkich zmianach adresów do doręczeń w formie pisemnej, pod rygorem uznania doręczenia pod ostatni wskazany adres do doręczeń za skuteczny.

4. Zasady gromadzenia, przetwarzania i udostępniania w ramach Projektu danych osobowych Beneficjenta oraz osób innych niż Beneficjent zostały określone w załączniku nr … Ochrona danych osobowych, który stanowi integralną część Umowy.

5. Zasady realizacji przez Beneficjenta obowiązków informacyjnych i promocyjnych dotyczących widoczności wsparcia Projektu z UE zostały określone w załączniku nr … Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej, który stanowi integralną część Umowy.

§ 32

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

2. Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia.

3. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:

1) Załącznik nr 1: Wniosek o dofinansowanie,

2) Załącznik nr …: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT46,

3) Załącznik nr …: Harmonogram płatności,

4) Załącznik nr …: Ochrona danych osobowych,

5) Załącznik nr ….: Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej,

6) Załącznik nr ….: Zasady kwalifikowalności wydatków, Podpisy:

…………………………………… ……………………………………

…………………………………… ……………………………………

Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 Beneficjent

Umowa została opracowana zgodnie z aktualnym wzorem, zaakceptowanym przez Departament Prawny i zatwierdzonym przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego w dniu 4 czerwca 2024r.

46 Dotyczy projektów powyżej 5 mln EUR (włączając VAT) i z pomocą publiczną lub pomocą de minimis.

Załącznik nr do Umowy

Ochrona danych osobowych

1. W celach określonych w art. 4 rozporządzenia ogólnego, na zasadach określonych w ustawie wdrożeniowej, rozporządzeniu ogólnym i rozporządzeniu EFS+ Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 i Beneficjent przetwarzają dane osobowe pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, z systemu teleinformatycznego, lub z rejestrów publicznych (nie dotyczy Beneficjenta), o których mowa w art. 92 ust. 2 ustawy wdrożeniowej.

2. Zakres danych, o których mowa w pkt 1, obejmuje:

1) dane identyfikujące osoby fizyczne, takie jak imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, firma i adres, login, numer telefonu, numer faksu, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) lub inne identyfikatory funkcjonujące w danym państwie, forma prawna prowadzonej działalności, forma własności mienia tej osoby, płeć, wiek, wykształcenie, identyfikatory internetowe;

2) dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w Projekcie, niewymienione w ppkt 1, takie jak wymiar czasu pracy, stanowisko, kwota wynagrodzenia, obywatelstwo, obszar według stopnia urbanizacji (DEGURBA), status mieszkaniowy, data rozpoczęcia udziału w Projekcie lub wsparciu, data zakończenia udziału w Projekcie lub wsparciu, status na rynku pracy, data założenia działalności gospodarczej, kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej, kod w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) założonej działalności gospodarczej, forma i okres zaangażowania w Projekcie, planowana data zakończenia edukacji w placówce edukacyjnej, w której skorzystano ze wsparcia;

3) dane osób fizycznych niewymienione w ppkt 1, które widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków, w tym kwota wynagrodzenia, numer rachunku bankowego, numer działki, gmina, obręb, numer księgi wieczystej, numer przyłącza gazowego, numer uprawnień budowlanych oraz dane dotyczące szczególnych potrzeb osób, o których mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Szczegółowy zakres danych na temat uczestników projektów współfinansowanych z EFS+ oraz podmiotów obejmowanych wsparciem gromadzonych w CST2021 zawiera załącznik nr 1 do Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021- 2027.

3. W przypadku osób otrzymujących wsparcie z EFS+ i osób ubiegających się o wsparcie w ramach projektu finansowanego z EFS+, podmioty wskazane w pkt 1, mogą również przetwarzać dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego lub zdrowia, o których mowa w art. 9 RODO, oraz dane dotyczące dat zakończenia odbywania kary pozbawienia wolności przez osoby skazane, o których mowa w art. 10 RODO, odnoszące się do tych osób, w celach określonych w art. 4 rozporządzenia ogólnego. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej.

4. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 i Beneficjent są administratorami w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Obowiązki administratora wypełniane są zgodnie z obowiązkami określonymi w RODO.

5. Beneficjent zapewnia Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 dostęp do danych, które przetwarza zgodnie z pkt 1 w związku z realizacją Projektu oraz informacji gromadzonych przez

Beneficjenta w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027, o których mowa w rozporządzeniu ogólnym i ustawie wdrożeniowej.

6. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 zapewnia Beneficjentowi dostęp do danych, które przetwarza zgodnie z pkt 1 w związku z realizacją Programu w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków Beneficjenta wynikających z Umowy.

7. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 i Beneficjent zobowiązują się do przetwarzania udostępnionych danych osobowych zgodnie z prawem, w tym z przepisami RODO, innymi przepisami Unii Europejskiej, przepisami prawa krajowego o ochronie danych osobowych oraz z Umową.

8. Na zasadach określonych w art. 89 ustawy wdrożeniowej dane przetwarzane zgodnie z pkt 1 mogą zostać udostępnione ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, instytucjom pośredniczącym, Instytucji Audytowej, a także podmiotom, którym wymienione podmioty lub Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 powierzają realizację na podstawie odrębnej umowy, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań wynikających z przepisów ustawy wdrożeniowej, przepisów odrębnych lub właściwych umów, porozumień lub decyzji.

9. Dane osobowe mogą być gromadzone i przetwarzane w systemach teleinformatycznych, w tym CST2021. Dostęp do CST2021 jest nadawany przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 na zasadach określonych w § 19. W odniesieniu do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w CST2021 Beneficjent wypełnia obowiązki administratora w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO zgodnie z prawem, w tym z przepisami RODO, oraz Wytycznymi dotyczącymi warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. W szczególności:

1) stosuje odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, w tym te zapewnione przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego występującego w roli administratora danych – gestora systemu CST2021 odpowiedzialnego za administrowanie systemem,

2) ustanawia system upoważnień do przetwarzania danych osobowych obejmujący swoim zakresem, jeżeli dotyczy, przetwarzanie danych osobowych w CST2021 w zakresie czynności przetwarzania, które realizuje,

3) wypełnia obowiązek informacyjny wobec odpowiednich osób, informując o możliwym przetwarzaniu danych przez pozostałych administratorów wskazanych w pkt 8,

4) prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych.

10. Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 jako administrator w celu wypełnienia obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO przekazuje Beneficjentowi klauzulę informacyjną, zgodnie ze wzorem określonym w pkt 13.

11. Beneficjent zobowiązuje się do wykonywania wobec osób, których dane osobowe będą przetwarzane w ramach realizacji Projektu, w tym uczestników Projektu, i których dane zostały udostępnione Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 obowiązku informacyjnego, zgodnie z wymogami określonymi w art. 13 i art. 14 RODO, w tym w szczególności poprzez przekazanie klauzuli informacyjnej na piśmie lub w inny sposób umożliwiający wykazanie jej skutecznego dostarczenia zgodnie ze wzorem określonym w pkt 14. Jednocześnie:

1) w przypadku zmiany celu, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed przetwarzaniem Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania osób, których dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela im wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 i art. 14 ust. 2 RODO;

2) Beneficjent przechowuje dowody przekazania klauzuli informacyjnej w swojej siedzibie lub innym miejscu, w którym są zlokalizowane dokumenty związane z Projektem.

12. Zgodnie z art. 32-36 RODO Beneficjent jako administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO odpowiada za bezpieczeństwo danych i naruszenia przetwarzanych w związku z realizacją Projektu, w tym za naruszenia ochrony danych osobowych w CST2021. Beneficjent dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.

13. Wzór klauzuli informacyjnej dla Beneficjenta dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

Klauzula Informacyjna dla Beneficjenta dotycząca przetwarzania danych osobowych

W związku z Państwa przystąpieniem do Projektu pn. ……………………………………… (nr Projektu FEWM……………………………………….) na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (dalej: RODO), informuję, iż:

1) Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją ww. Projektu jest Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie przy ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, będący Instytucją Zarządzającą programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 (dalej: Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027).

2) Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: xxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.

3) Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że Państwa dane osobowe są niezbędne do wypełnienia przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021- 2027 obowiązków prawnych ciążących na niej w związku z realizacją programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 (dalej: FEWiM). Wspomniane obowiązki prawne ciążące na Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 w związku z realizacją FEWiM określone zostały przepisami x.xx. w niżej wymienionych aktach prawnych:

1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowe,

2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013,

3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności,

4) Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (dalej: ustawa wdrożeniowa).

4) Państwa dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu wykonania przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 określonych prawem obowiązków w związku z realizacją ww. Projektu w szczególności w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków (w tym uczestników), udzielenia wsparcia, zarządzania, monitoringu, sprawozdawczości, ewaluacji, kontroli i audytu oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach FEWiM.

5) Państwa dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa są udostępniane uprawnionym podmiotom i instytucjom, w tym wskazanym w art. 89 ustawy wdrożeniowej, w szczególności:

1) Ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego – Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx i Polityki Regionalnej, ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx,

2) Ministrowi właściwemu ds. finansów publicznych – Ministrowi Finansów, ul. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

3) Instytucji Pośredniczącej - Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Olsztynie, ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx,

4) Instytucji Pośredniczącej – Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie, Plac Gen. Xxxxxx Xxxx 0, 00-000 Xxxxxxx,

5) Instytucji Audytowej – Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, ul. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań wynikających z przepisów ustawy wdrożeniowej.

6) Państwa dane osobowe mogą zostać powierzone lub udostępnione także specjalistycznym podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, kontrole i audyty w ramach FEWiM na zlecenie Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.

7) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

8) Państwa dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

9) Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w art. 87 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.

10) W każdym czasie przysługuje Państwu prawo dostępu do Państwa danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania. Natomiast prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu, przysługuje Państwu w przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 17-22 RODO.

11) Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

12) Podanie Państwa danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania będzie równoznaczna z brakiem możliwości udziału w realizacji Projektu.

14. Wzór klauzuli informacyjnej dla osoby, której dane osobowe są przetwarzane w ramach realizacji Projektu

Klauzula informacyjna dla osoby,

której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu47

W związku z Państwa udziałem w realizacji Projektu, świadczeniem pracy, wykonywaniem, świadczeniem lub dostarczeniem robót, usług lub produktów w ramach Projektu/złożeniem oferty48 w ramach Projektu pn. ………………..…………… (nr Projektu FEWM………………………………..) w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO), informuję iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją ww. Projektu jest …………………………………………………………………….., będący Beneficjentem tego Projektu (dalej: Beneficjent).

2. Beneficjent powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email 49

3. Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C i art. 9 RODO. Oznacza to, że Państwa dane osobowe są niezbędne do wypełnienia przez Beneficjenta obowiązków prawnych ciążących na nim w związku z realizacją ww. Projektu. Wspomniane obowiązki prawne ciążące na Beneficjencie w związku z realizacją ww. Projektu określone zostały Umową o dofinansowanie Projektu nr .......…………………………. [wskazać numer umowy] oraz przepisami x.xx. w niżej wymienionych aktach prawnych:

1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowe,

2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013,

3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności,

4) Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (dalej: ustawa wdrożeniowa).

47 Przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane w ramach realizacji Projektu należy rozumieć m. in. Partnera, podmiot realizujący Projekt, Uczestnika Projektu, personel Projektu, pracownika instytucji zaangażowanej we wdrażanie Programu, oferenta, wykonawcę/stronę umowy zawartej w sprawie realizacji zamówienia w ramach Projektu, w tym o roboty budowlane, dostawę lub świadczenie usług, członka personelu i/lub osobę reprezentującą oferenta/wykonawcę/stronę powyższych umów.

48 Niepotrzebne skreślić lub ewentualnie dopisać.

49 Jeśli nie dotyczy, należy wpisać tekst „Nie dotyczy”.

4. Państwa dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu wykonania przez Beneficjenta określonych prawem i Umową o dofinansowanie Projektu nr 50

obowiązków w związku z realizacją Projektu nr ……………………………....

pn. ……………………………………………………………...

5. Państwa dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa są udostępniane uprawnionym podmiotom i instytucjom, w tym wskazanym w art. 89 ustawy wdrożeniowej, w szczególności:

1) Ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego – Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx i Polityki Regionalnej, ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx,

2) Ministrowi właściwemu ds. finansów publicznych – Ministrowi Finansów, ul. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

3) Instytucji Zarządzającej programem regionalnym Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 – Zarządowi Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ul. Xxxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx,

4) Instytucji Pośredniczącej programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 – Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Olsztynie, ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx,

5) Instytucji Pośredniczącej – Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie, Plac Gen. Xxxxxx Xxxx 0, 00-000 Xxxxxxx,

6) Instytucji Audytowej – Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, ul. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

7) w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań wynikających z przepisów tej ustawy. Dodatkowo Państwa dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania lub udostępnione podmiotom (o ile dotyczy), które na zlecenie Beneficjenta uczestniczą w realizacji Projektu –

……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………..

(nazwa i adres ww. podmiotów)

6. Państwa dane osobowe mogą zostać powierzone lub udostępnione także specjalistycznym podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, kontrole i audyty w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027, w szczególności na zlecenie Instytucji Zarządzającej programem regionalnym Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021- 2027 lub Beneficjenta.

7. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

8. Państwa dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

9. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w art. 87 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.

10. W każdym czasie przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania. Natomiast prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu, przysługuje w przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 17-22 RODO.

50 Należy wskazać numer umowy o dofinansowanie.

11. Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

12. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania będzie równoznaczna z brakiem możliwości udziału w realizacji Projektu.

Zapoznałem/am się*

………………………………….……………………………………………………

PODPIS

*W przypadku uczestnika projektu nieposiadającego zdolności do czynności prawnych fakt zapoznania się z powyższymi informacjami potwierdza jego opiekun prawny.

Załącznik nr do Umowy

Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej

1. Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym51 (w szczególności z załącznikiem IX - Komunikacja i widoczność) oraz zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021- 2027, Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji oraz Wzorami/szablonami wizualizacji programu FEWiM 2021-2027 publikowanymi przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 na stronie internetowej Programu.

2. W okresie realizacji Projektu, o którym mowa w § 4 Umowy Beneficjent jest zobowiązany do:

1) umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy, wersja pełnokolorowa), znaku Unii Europejskiej i logo Województwa Warmińsko-Mazurskiego na:

a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,

b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produktach drukowanych lub cyfrowych) podawanych do wiadomości publicznej,

c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie,

d) produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych z Projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek;

2) umieszczenia w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu w odniesieniu do:

a) projektów wspieranych z EFRR, których całkowity koszt przekracza 500 000 EUR52,

b) projektów wspieranych z -EFS+, których całkowity koszt przekracza 100 000 EUR.53

51 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz.Urz.UE L 231 z 30.06.2021, str. 159, z późn. zm.).

52 Całkowity koszt Projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie.

53 Całkowity koszt Projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie

W przypadku gdy miejsce realizacji Projektu nie zapewnia swobodnego dotarcia do ogółu społeczeństwa z informacją o realizacji tego Projektu, umiejscowienie tablicy powinno być uzgodnione z Instytucją Zarządzającą FEWiM 2021-2027.

Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu aż do końca okresu trwałości Projektu.

3) w przypadku projektów innych niż te, o których mowa w ppkt. 2, umieszczenia w widocznym miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE;

4) umieszczenia krótkiego opisu Projektu na profilu w mediach społecznościowych (jeżeli Beneficjent nie posiada konta w mediach społecznościowych, ma obowiązek takie konto założyć) i oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada. Opis projektu musi zawierać:

a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,

b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczpospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej i logo Województwa Warmińsko-Mazurskiego,

c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),

d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),

e) cel lub cele projektu,

f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),

g) wartość projektu (całkowity koszt projektu),

h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich;

5) jeżeli projekt ma znaczenie strategiczne54 lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln EUR55, zorganizowania wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego (np. konferencji prasowej, wydarzenia promującego Projekt, prezentacji Projektu na targach branżowych) w ważnym momencie realizacji Projektu, np. na otwarcie Projektu, zakończenie Projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp.

Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym należy zaprosić z co najmniej 4- tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 za pośrednictwem poczty elektronicznej xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx oraz xxxxx-xxxxxx@xx.xxxxxx.xx.

6) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu.

54 Projekt, który wnosi znaczący wkład w osiąganie celów Programu i który podlega szczególnym środkom dotyczącym monitorowania i komunikacji.

55 Całkowity koszt Projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie.

3. Beneficjent, który realizuje Projekt o całkowitym koszcie przekraczającym 5 mln EUR56 lub Projekt, który otrzymał współfinansowanie krajowe z budżetu państwa, stanowiące uzupełnienie do środków EFRR, a kwota tego współfinansowania przekracza 2 mln zł57, informuje Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 o:

1) planowanych wydarzeniach informacyjno-promocyjnych związanych z Projektem,

2) ważnych etapach realizacji Projektu, takich jak wydarzenie otwierające, kończące realizację Projektu lub związane z rozpoczęciem/realizacją/zakończeniem ważnego etapu Projektu.

4. Beneficjent przekazuje informacje o planowanych wydarzeniach, o których mowa w pkt 3, na co najmniej 14 dni przed wydarzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx. Informacja powinna wskazywać dane kontaktowe osób ze strony Beneficjenta zaangażowanych w wydarzenie.

5. Każdorazowo na prośbę Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 Beneficjent jest zobowiązany do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym dla mediów (np. briefingu prasowym, konferencji prasowej) z przedstawicielami Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.

6. Jeśli Beneficjent realizuje Projekt, w którym przewidziany jest udział uczestników Projektu58, Beneficjent zobowiązany jest do rzetelnego i regularnego wprowadzania aktualnych danych do wyszukiwarki wsparcia dla potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów, dostępnej na Portalu Funduszy Europejskich.

7. W przypadku niewywiązania się Beneficjenta z obowiązków określonych w pkt 2 ppkt 1 lit. a - c oraz ppkt 2-5, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 wzywa Beneficjenta do podjęcia działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. W przypadku braku wykonania przez Beneficjenta działań zaradczych, o których mowa w wezwaniu, Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 pomniejsza maksymalną kwotę dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 6 o wartość nie większą niż 3 % tego dofinansowania, zgodnie z Wykazem pomniejszeń wartości dofinansowania Projektu w zakresie obowiązków informacyjnych i promocyjnych beneficjentów Funduszy Europejskich, określonym w pkt 14. W takim przypadku Instytucja Zarządzająca FEWiM 2021-2027 w drodze jednostronnego oświadczenia woli, które jest wiążące dla Beneficjenta, dokona zmiany maksymalnej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 6, o czym poinformuje Beneficjenta w formie pisemnej lub elektronicznie, wzywając go jednocześnie do odpowiedniej zmiany Harmonogramu płatności. Jeżeli w wyniku pomniejszenia dofinasowania okaże się, że Beneficjent otrzymał środki w kwocie wyższej niż maksymalna wysokość dofinansowania, o której mowa w zdaniu poprzednim, różnica podlega zwrotowi bez odsetek w terminie i na zasadach określonych przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027. Po bezskutecznym upływie terminu do zwrotu, następuje on w trybie i na zasadach określonych w art. 207 ustawy o finansach publicznych.

56 Całkowity koszt Projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie.

57 Nie dotyczy projektów dofinansowanych z EFS+.

58 Uczestnik projektu oznacza osobę fizyczną, która odnosi bezpośrednio korzyści z danego projektu, przy czym nie jest odpowiedzialna ani za inicjowanie projektu, ani jednocześnie za jego inicjowanie i wdrażanie oraz, która nie otrzymuje wsparcia finansowego.

8. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.

9. W przypadku stworzenia przez osobę trzecią utworów, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o Prawach autorskich i prawach pokrewnych, związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne na temat Projektu), powstałych w ramach Projektu, Beneficjent zobowiązuje się do uzyskania od tej osoby majątkowych praw autorskich do tych utworów.

10. Każdorazowo na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 oraz unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Beneficjent zobowiązuje się do udostępnienia tym podmiotom utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne na temat Projektu) powstałych w ramach Projektu.

11. Na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021- 2027 oraz unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Beneficjent zobowiązuje się do udzielenia tym podmiotom nieodpłatnej, niewyłącznej i nieodwołalnej licencji do korzystania z utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne na temat Projektu) powstałych w ramach Projektu w następujący sposób:

1) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na terytorium innych państw członkowskich UE,

2) na okres 10 lat,

3) bez ograniczeń co do liczby egzemplarzy i nośników, w zakresie następujących pól eksploatacji:

a) utrwalanie – w szczególności drukiem, zapisem w pamięci komputera i na nośnikach elektronicznych oraz zwielokrotnianie, powielanie i kopiowanie tak powstałych egzemplarzy dowolną techniką,

b) rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu) – w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami,

c) publiczna dystrybucja utworów lub ich kopii we wszelkich formach (np. książka, broszura, CD, Internet),

d) udostępnianie, w tym unijnym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii, Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 oraz ich pracownikom, a także publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji (np. Internet),

e) przechowywanie i archiwizowanie w postaci papierowej albo elektronicznej,

4) z prawem do udzielania osobom trzecim sublicencji na warunkach i polach eksploatacji, o których mowa w pkt 11 ppkt 1-3.

12. Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatów i naklejek są określone we

Wzorach/szablonach wizualizacji programu FEWiM 2021-2027 dostępnych na stronie Programu

pod adresem xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx oraz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji.

13. Beneficjent przyjmuje do wiadomości, że objęcie dofinansowaniem oznacza umieszczenie danych Beneficjenta oraz informacji na temat Projektu w publikowanym przez Instytucję Zarządzającą FEWiM 2021-2027 wykazie projektów59.

59 Zgodnie z art. 49 ust. 3 i 5 rozporządzenia ogólnego.

14. Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania Projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów Funduszy Europejskich (maksymalna wielkość pomniejszenia za wszystkie uchybienia nie może przekroczyć 3% kwoty dofinansowania).

LP	Obowiązek	Uchybienie	Wielkość pomniejszenia kwoty dofinansowania
1.	Umieszczenia krótkiego opisu Projektu na profilu w mediach społecznościowych (jeżeli Beneficjent nie posiada konta w mediach społecznościowych, ma obowiązek takie konto założyć) i oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada. Opis projektu musi zawierać: a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę, b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej i logo Województwa Warmińsko- Mazurskiego , c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione, etc.), d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta), e) cel lub cele projektu, f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów), g) wartość projektu (całkowity koszt projektu), h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. a rozporządzenia ogólnego; Załącznik nr …. Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej pkt 2 ppkt 4).	Brak opisu Projektu na profilu w mediach społecznościowych i na oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada lub brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej	0,5%

2.	Umieszczenie w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa), znaku Unii Europejskiej i logo Województwa Warmińsko-Mazurskiego na: a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu, b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produktach drukowanych lub cyfrowych) podawanych do wiadomości publicznej, c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego; Załącznik nr … Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej pkt 2 ppkt 1 lit. a-c).	Nieumieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa), znaku Unii Europejskiej i logo Województwa Warmińsko-Mazurskiego w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale.	0,25%
3.	Umieszczenie w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. c rozporządzenia ogólnego; Załącznik nr …. Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej pkt 2 ppkt 2).	Nieumieszczenie tablicy	0,5%
		Umieszczenie tablicy informacyjnej niezgodnie ze wzorem określonym w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji	0,25%
		Umieszczenie tablicy informacyjnej w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa.	0,25%
4.	Umieszczenie w widocznym miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej	Nieumieszczenie przynajmniej jednego plakatu lub elektronicznego wyświetlacza	0,5%

	wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. d rozporządzenia ogólnego; Załącznik nr …. Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej pkt 2 ppkt 3).	Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza niezgodnie ze wzorem i wytycznymi określonymi w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji	0,25%
		Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa	0,25%
5.	Zorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno- promocyjnego (np. konferencji prasowej, wydarzenia promującego Projekt, prezentacji Projektu na targach branżowych) w ważnym momencie realizacji Projektu, np. na otwarcie Projektu, zakończenie Projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp. Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym należy zaprosić z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027 za pośrednictwem poczty elektronicznej. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. e rozporządzenia ogólnego; Załącznik nr …. Obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej pkt 2 ppkt 5).	Niezorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego lub niezaproszenie do udziału w wydarzeniu informacyjno- promocyjnym przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027.	0,5%

Załącznik nr do Umowy

Zasady kwalifikowalności wydatków w ramach

Priorytetu FEWM.02 ŚRODOWISKO Działanie FEWM.02.07 Adaptacja do zmian klimatu

SCHEMAT A, (typ projektu 4) programu regionalnego

Fundusze Europejskie dla Warmii x Xxxxx 2021-2027 (rozliczanie metodami uproszczonymi)

Zasady kwalifikowalności wydatków

Podstawowym dokumentem w zakresie kwalifikowalności wydatków w FEWiM 2021-2027 są Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wydane przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.

Okres kwalifikowalności wydatków:

• początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2021 r.

• końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2029 r.

W przypadku, gdy informacje zawarte w przedmiotowym załączniku stoją w sprzeczności z Wytycznymi Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, to stosuje się wprost Wytyczne Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego dotyczące kwalifikowalności wydatków.

Wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne o ile:

• zostały ujęty we wniosku o dofinansowanie projektu oraz zostały poniesione zgodnie z niniejszymi zasadami;

• nie wykluczają ich przepisy prawa wspólnotowego i krajowego dotyczące zasad udzielania pomocy publicznej.

• w sytuacji gdy wydatek jest ponoszony w walucie innej niż PLN, za kwalifikowalne uznaje się różnice kursowe powstałe w wyniku płatności w walutach obcych.

Zatwierdzenie projektu do dofinansowania i podpisanie z Beneficjentem umowy nie oznacza, że wszystkie wydatki ujęte we wniosku o dofinansowanie zostaną zrefundowane. Ocena kwalifikowalności wydatków jest także przeprowadzana na etapie rozliczania wniosku o płatność i kontroli.

Wydatki rozliczane są wyłącznie przy zastosowaniu metod uproszczonych.

Koszty bezpośrednie w ramach projektów rozliczane są przy zastosowaniu kwot ryczałtowych. Kwoty ryczałtowe muszą być określone na podstawie sporządzonego budżetu projektu.

1.1 Wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu:

1) koszty związane z przygotowaniem projektu (z wyłączeniem kosztów związanych z zarządzaniem projektem);

2) wydatki poniesione na opracowanie miejskich planów adaptacji do zmian klimatu w tym przy wykorzystaniu różnych form metod partycypacji społecznej oraz budowaniu świadomości społecznej zgodnie z aktualnym Podręcznikiem adaptacji dla miast, do wysokości wydatków kwalifikowalnych 200.000,00 zł brutto;

3) wydatki poniesione na aktualizację miejskich planów adaptacji do zmian klimatu w celu dostosowania ich do wymagań zawartych w aktualnej wersji Podręcznika adaptacji dla miast, do wysokości wydatków kwalifikowalnych 150.000,00 zł brutto;

4) wydatki na pozyskanie opinii, uzgodnień i konsultacji niezbędnych do opracowania aktualizacji miejskich planów adaptacji;

5) wydatki poniesione na podatek od towarów i usług w przypadku:

a) projektów, których całkowity koszt (z VAT) wynosi mniej niż 5 000 000 EUR;

b) projektów z pomocą publiczną lub z pomocą de minimis, których całkowity koszt (z VAT) wynosi mniej niż 5 000 000 EUR oraz projektów, których koszt całkowity (z VAT) wynosi co najmniej 5 000 000 EUR a VAT nie może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe. Jednocześnie decydujące dla kwalifikowalności wydatku jest to, czy istnieje prawna możliwość odzyskania VAT z budżetu państwa, a nie czy VAT w danym przypadku rzeczywiście zostanie odzyskany.

1.2 Wydatki niekwalifikowalne w projekcie:

1) poniesione na opracowanie lub aktualizację studium wykonalności/biznes planu;

2) zarządzanie i obsługa projektu, w tym przygotowanie wniosku o dofinansowanie oraz wniosków o płatność rozliczających wydatki w projekcie;

3) wydatki dotyczące: wynagrodzeń, innych świadczeń dla osób fizycznych, wydatków bieżących i wydatków związanych z ogólnym zarządem (w tym przygotowanie MPA siłami własnymi);

4) zakup tzw. gadżetów – np. kubków, słodyczy, czapeczek, smyczy, breloczków, długopisów, notatników, odzieży, itp.;

5) koszty pośrednie;

6) promocja projektu;

7) inne wydatki poniesione niezgodnie z typami projektów uwzględnionymi w SZOP,

w Priorytecie 02 Środowisko, w Działaniu 02.07 Adaptacja do zmian klimatu, Schemat A (typ projektu 4);

8) wydatki niezgodne z Rozporządzeniami wynikającymi z SZOP – Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu

o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis.