SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA,
p3
Warszawa, dn. 08.07.2022 r.
ZAMAWIAJĄCY:
Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxx 00
SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA,
zwana dalej SWZ
do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1, w związku z art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.).
Przedmiot zamówienia: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części w zakresie:
– Część nr 1 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
– Część nr 2 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą”
nr referencyjny: DPZP.DA.24/13/2022/TP
Zatwierdził:
Z upoważnienia Kierownika Zamawiającego Xxxxxx Xxxxxx
Zastępca Dyrektora
Departament Prawny i Zamówień Publicznych
Spis treści
I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM 3
II. ADRES STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJĄCEGO I STRONY PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA 3
III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 3
V. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 4
VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 5
VII. ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY 5
IX. PODSTAWY WYKLUCZENIA WYKONAWCY 5
X. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 8
XI. POLEGANIE NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW 9
XII. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 10
XIII. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIANIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU
W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW DO WYKLUCZENIA 10
XIV. PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE 13
XV. INFORMACJA O ŚRODKACH KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ, PRZY UŻYCIU KTÓRYCH ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KOMUNIKOWAŁ Z WYKONAWCAMI ORAZ INFORMACJE O WYMAGANIACH TECHNICZNYCH
I ORGANIZACYJNYCH SPORZĄDZANIA, WYSYŁANIA I ODBIERANIA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ 13
XVI. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI SWZ 15
XVII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 16
XVIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 16
XIX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 19
XX. SPOSÓB OCENY OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 19
XXI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 20
XXII. PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓRE ZOSTANĄ
WPROWADZONE DO TREŚCI TEJ UMOWY 21
XXIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ
Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 21
XXIV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA
UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 25
XXV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 25
XXVI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 25
XXVII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA
XXVIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 26
XXIX. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO SWZ 28
1. Nazwa i adres: Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A., 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxx 00; 2. NIP: 000-000-00-00;
3. REGON: 012070669;
4. Kapitał zakładowy: 367 775 017,11 zł, wpłacony w całości;
5. Numer KRS: 0000109815 Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego;
6. Adres poczty elektronicznej: xxx@xxxx.xxx.xx;
II. ADRES STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJĄCEGO I STRONY PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA
1. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest przy użyciu Platformy zakupowej (dalej jako
„Platforma zakupowa”) na stronie internetowej prowadzonego postępowania: xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx, na której udostępniane będą dokumenty zamówienia, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
2. Adres strony internetowej Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxxx.
III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1, w związku z art. 30 ust. 4 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021, poz. 1129), zwanej dalej „Ustawą Pzp”.
2. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.
1. Postępowanie oznaczone jest numerem referencyjnym: DPZP.DA.24/13/2022/TP. Wykonawcy we wszelkich kontaktach z Zamawiającym zobowiązani są do wskazywania numeru referencyjnego postępowania.
2. W zakresie nieuregulowanym w Specyfikacji Warunków Zamówienia zastosowanie mają przepisy Ustawy
Pzp oraz akty wykonawcze wydane na podstawie Ustawy Pzp.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej (PLN).
5. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z art. 91 ww. ustawy - Części nr 1- nr 2:
1) Ofertę można składać w odniesieniu do jednej lub wszystkich części zamówień (zgodnie z art. 91 ust. 1
ustawy Pzp);
2) Zamawiający nie ogranicza liczby części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie
jednemu Wykonawcy (zgodnie z art. 91 ust. 3 ustawy Pzp);
3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia na cały asortyment.
6. Każda z części zamówienia będzie rozpatrywana osobno. Zamawiający zastrzega jednak obowiązek składania oferty przez Wykonawcę na całość asortymentu/przedmiotu zamówienia w danej części.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
8. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
9. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
10. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
11. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 Ustawy Pzp.
12. Zamawiający nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2
Ustawy Pzp.
13. Zamawiający nie przewiduje ustanawiania dynamicznego systemu zakupów.
14. Zamawiający nie przewiduje wyboru oferty najkorzystniejszej z zastosowaniem aukcji elektronicznej.
15. Zamawiający nie przewiduje zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 Ustawy Pzp.
16. Zamawiający nie przewiduje możliwości, nie wymaga złożenia oferty po odbyciu przez Wykonawcę wizji
lokalnej lub sprawdzeniu przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia.
17. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia Podwykonawcy lub Podwykonawcom części zamówienia.
18. Zamawiający nie dokonuje zastrzeżenia dotyczącego obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę
kluczowych zadań.
19. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
20. Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia będą udostępniane na stronie internetowej xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx.
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. w podziale na dwie części:
a) Część nr 1 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
b) Część nr 2 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą.
2. Do zadań Wykonawcy należy x.xx.: wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji, sprzedaż, wystawianie i wydawanie w formie papierowej lub elektronicznej biletów lotniczych w klasach określonych przez Zamawiającego (w tym biletów linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association
- IATA) i kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne, zgodnie z wymogami przewoźników. Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie do miejsca docelowego i z powrotem (tzw. bilet „w dwie strony”). Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. Przedmiot zamówienia obejmuje trasy na terenie Polski i całego świata. W przypadku braku możliwości zagwarantowania transportu lotniczego bądź kolejowego do wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, Zamawiającemu służyć będzie prawo do skorzystania z alternatywnego źródła transportu (np. autobusowego/ autokarowego) – dotyczy części nr 1 zamówienia.
3. Do zadań Wykonawcy należy x.xx.: wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji (w tym dokonywanie zmian i anulowanie rezerwacji), sprzedaż wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną – dotyczy części nr 2 zamówienia.
4. Wykonawca obowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z niniejszym SWZ, w tym
zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
5. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia zostało wskazane bezpośrednio lub pośrednio pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca) oznacza to określenie standardu i właściwości technicznych. Zamawiający dopuszcza oferowanie rozwiązań równoważnych pod warunkiem, że zapewnią one uzyskanie parametrów nie gorszych od założonych, tj. spełniających wymagania techniczne, funkcjonalne i jakościowe co najmniej takie jakie zostały wskazane w SWZ i załącznikach do SWZ, lub lepsze.
6. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
− 63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych,
− 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej.
VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie, stosownie do potrzeb Zamawiającego, począwszy od dnia podpisania Umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.08.2022 r przez okres 4 miesięcy bądź do wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia w zależności od tego, która przesłanka nastąpi pierwsza, z zastrzeżeniem że rozpoczęcie realizacji Umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań – dotyczy każdej z części zamówienia.
VII. ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY
Zamawiający nie określa czynności związanych z realizacją zamówienia, które dotyczą wymogu zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie stosunku pracy.
1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.
2. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
3. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał, o ile są mu wiadome na tym etapie, nazwy lub firmy podwykonawców.
4. W przypadku wskazania podwykonawców, Wykonawca odpowiada za ich działania lub zaniechania, jak za swoje własne.
5. Powierzenie wykonania poszczególnych części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia.
IX. PODSTAWY WYKLUCZENIA WYKONAWCY
1. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawcę:
1) będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:
a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa w art. 258 Kodeksu karnego,
b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,
c) o którym mowa w art. 228–230a, art. 250a Kodeksu karnego, w art. 46-48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1133 oraz z 2021 r. poz. 2054) lub w art. 54 ust. 1–4 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 523, 1292, 1559 i 2054),
d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,
e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,
f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 769),
g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296-307 Kodeksu karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270-277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,
h) którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;
3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;
4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;
5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności, jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty lub wnioski niezależnie od siebie;
6) jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego
z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
2. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4-5 i 7-10 ustawy Pzp, Wykonawcę:
a) w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;
b) który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy Wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych dowodów;
c) który, z przyczyn leżących po jego stronie, w znacznym stopniu lub zakresie nie wykonał lub nienależycie wykonał albo długotrwale nienależycie wykonywał istotne zobowiązanie wynikające z wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy koncesji, co doprowadziło do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy, odszkodowania, wykonania zastępczego lub realizacji uprawnień z tytułu rękojmi za wady;
d) który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych;
e) który bezprawnie wpływał lub próbował wpływać na czynności zamawiającego lub próbował pozyskać lub pozyskał informacje poufne, mogące dać mu przewagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
f) który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 1 pkt 3 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. (Dz.U.2022 poz. 835) o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego:
a) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
b) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z
dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022
r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006
i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od
dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
c) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
4. Wykonawca może, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych
5. Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby Zamawiający zbada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
6. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia Zamawiający zbada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych Wykonawców.
7. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków:
1) warunki wymagane od Wykonawców sprawdzane będą na podstawie złożonych wraz z ofertą oraz na wezwanie Zamawiającego dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”. Wykonawca musi spełniać wszystkie warunki wymagane przez Zamawiającego;
2) niespełnienie lub niewykazanie spełnienia któregokolwiek warunku lub braku podstaw do wykluczenia będzie przyczyną odrzucenia oferty Wykonawcy;
3) w przypadku kwot wykazywanych w walutach obcych do obliczania wartości wykonywanych dostaw należy przyjąć średni kurs NBP obowiązujący w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Taki sam kurs Zamawiający przyjmie przy przeliczaniu wszelkich innych danych finansowych potwierdzających spełnienie warunków SWZ.
X. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania, o którym mowa w Rozdziale IX SWZ i spełniają warunki udziału w postępowaniu określone poniżej przez Zamawiającego.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
W celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie sytuacji ekonomicznej Wykonawca zobowiązany jest wykazać posiadanie polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości:
✓ dla części nr 1 - minimum 140 000,00 zł (słownie: sto czterdzieści tysięcy złotych),
✓ dla części nr 2 - minimum 90 000,00 zł (słownie: dziewięćdziesiąt tysięcy złotych).
4) zdolności technicznej lub zawodowej
W celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał: dwie odrębne usługi, z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie pośrednictwa:
a) rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 3 miesięcy, o wartości minimum 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych) brutto każda – dotyczy części nr 1 zamówienia;
b) rezerwacji usług hotelowych w kraju i za granicą, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 3 miesięcy, o wartości minimum 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) brutto każda – dotyczy części nr 2 zamówienia.
Wartość kwotową określoną powyżej należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy.
Jeżeli Wykonawca będzie powoływać się na usługę wykonywaną, wartość wykonanej części usługi na dzień składania ofert nie może być niższa niż wartości wskazane w lit a) powyżej dla części nr 1 zamówienia i w lit. b) powyżej dla części nr 2 zamówienia.
Jedna usługa oznacza jedną umowę/zamówienie.
UWAGA!
Zamawiający nie dopuszcza łączenia - w celu spełnienia powyższego warunku - usług o wartości mniejszej niż wymagana, świadczonych na rzecz kilku różnych Zleceniodawców.
3. Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
XI. POLEGANIE NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW
1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych, lub sytuacji finansowej, lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający,
że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.
4. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby i zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdziale X ust. 2 SWZ, a także bada czy nie zachodzą wobec danego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
5. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe, podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, określone w Rozdziale IX SWZ, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
6. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
XII.INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty – wymóg ten nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie do występowania w imieniu spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki lub wszyscy wspólnicy spółki cywilnej podpiszą ofertę.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XIII ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
4. Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się wspólników spółki cywilnej.
1. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w SWZ oraz braku podstaw do wykluczenia, Wykonawca do oferty dołącza aktualne na dzień składania ofert na podstawie art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, składa odrębnie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnianie przez każdego z Wykonawców warunków
udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału
w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
3. W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegać na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, oprócz zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 5 do SWZ w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
4. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ). Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunku,
o którym mowa w Rozdziale X ust. 2 pkt 4 niniejszej SWZ w części zamówienia, na którą składa ofertę
Wykonawca;
2) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Ustawy Pzp. UWAGA!
Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w Formularzu ofertowym dane umożliwiające dostęp do tych środków.
Dotyczy to w szczególności informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu Rejestru Przedsiębiorców pobieranej na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1500 ze zm.) oraz wydruków z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1291 ze zm.).
3) polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę:
a) dla części nr 1 - minimum 140 000,00 zł (słownie: sto czterdzieści tysięcy złotych),
b) dla części nr 2 - minimum 90 000,00 zł (słownie: dziewięćdziesiąt tysięcy złotych).
5. Podmiotowe środki dowodowe, dokumenty i oświadczenia składane są w formie przewidzianej w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415).
6. W przypadku, gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenie zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje, w przypadku:
1) podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania – odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą;
2) innych dokumentów – odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
7. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa
w ust. 6 powyżej, może dokonać również notariusz.
8. Przez cyfrowe odwzorowanie, o którym mowa w ust. 6-7 powyżej, należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.
9. W przypadku, gdy przedstawiona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości, Zamawiający zastrzega prawo żądania od Wykonawcy przedstawienia oryginału dokumentu lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu.
10. Zamawiający nie weryfikuje podstaw wykluczenia w odniesieniu do podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby.
11. Wykonawcy krajowi składają odpowiednio dokumenty wymagane w niniejszym postępowaniu zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452)
12. Wykonawcy zagraniczni składają odpowiednio dokumenty wymagane w niniejszym postępowaniu, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r., poz. 2415 z późn. zm.).
XIV. PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków
dowodowych.
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej (dalej: „Platforma”) pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxx.xx0x.xxx.xx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx, która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem internetowym xxxxx://xxxxxxxxx.xx0x.xxx.xx/xxxx/xxxxx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx/xxxx/xxxxx). Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.
5. Instrukcja korzystania z Platformy:
1) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego – w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika do Systemu w przypadku posiadania konta na Platformie;
2) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych).
3) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
4) w zakładce „Załączniki organizatora” przedmiotowego postępowania dostępna jest dokumentacja postępowania (SWZ oraz pozostałe dokumenty). Pobranie dokumentu następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu polecenia „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać polecenie „Pobierz paczkę”, a następnie „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”.
5) Zaleca się, aby Wykonawca na bieżąco śledził (sugerujemy codziennie) zmiany jakich w trakcie postępowania może dokonać Zamawiający. Zalecenie dotyczy również informacji jakie Zamawiający
kieruje do Wykonawców po zakończeniu składania ofert.
6. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,
2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)
3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).
7. Wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”.
Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 250 MB a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10MB.
Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składające się na ofertę, składane są przez wykonawcę przy użyciu zakładki „Złóż ofertę” w trakcie etapu składania ofert/wniosków.
Dokumenty elektroniczne, oświadczenia, uzupełnienia, elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane przez wykonawcę po złożeniu ofert (np. na wezwanie zamawiającego), składane są przy użyciu zakładki „Pytania/informacje”.
Ewentualne wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, wnioski o przeprowadzenie wizji lokalnej itp., także składane są przy użyciu zakładki „Pytania/informacje”.
8. Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt., xades.
Zamawiający zaleca przesyłanie plików w formacie .pdf.
9. Zalecenia zamawiającego odnośnie podpisu elektronicznego:
a) odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formatem PAdES,
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
b) odnośnie podpisu osobistego:
- dla dokumentów w formacie „pdf” lub „xml” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.
c) odnośnie podpisu zaufanego:
- wielkość dokumentów nie może przekraczać 10 MB, dostępny format podpisu „xml”.
10. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.
11. Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania
czasu odbioru danych:
1) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;
2) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;
3) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części
sekundy;
4) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;
5) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.
12. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx - e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx.
13. Zamawiający nie udziela wyjaśnień dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zapytania Wykonawców złożone w formie ustnej, w tym telefonicznej.
14. Komunikacja prowadzona w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy zakupowej (np. za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca, faksu, poczty elektronicznej) nie będzie wywoływać skutków w niniejszym postępowaniu.
15. Przekazywane w niniejszym postępowaniu dokumenty, oświadczenia, informacje, zawiadomienia czy wnioski powinny mieć postać elektroniczną, zgodnie z formą wskazaną w odniesieniu do dokumentów w SWZ.
XVI. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI SWZ
1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez zakładkę „Pytania/informacje”. Zamawiający prosi o przekazywanie pytań również w pliku w formie edytowalnej, gdyż skróci to czas udzielania wyjaśnień.
2. Zamawiający udziela wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.
3. Jeżeli Zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych Wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert.
4. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 2 powyżej.
5. W przypadku, gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynął w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużania terminu składania ofert.
6. Treść zapytań o wyjaśnienie treści SWZ (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z odpowiedziami Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy zakupowej.
7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Dokonaną zmianę SWZ Zamawiający udostępni na Platformie zakupowej.
8. W przypadku, gdy zmiana treści SWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.
9. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SWZ, a treścią udzielonych wyjaśnień lub zmian SWZ, jako
obowiązującą należy przyjąć treść późniejszego oświadczenia Zamawiającego.
10. W przypadku, gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od Wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
11. Zamawiający informuje Wykonawców o przedłużonym terminie składania ofert przez zamieszczenie informacji na Platformie zakupowej oraz zamieszcza w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia.
12. Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ.
1. Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert przez 30 dni. Data związania ofertą: 16.08.2022 r.
2. W przypadku, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w SWZ, Zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż kolejne 30 dni.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, wymaga złożenia przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.
XVIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
2. Ofertę sporządza się w języku polskim, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z art. 63. ust. 2 ustawy
a) Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
− dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formatem PAdES,
− dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
b) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu osobistego:
− dla dokumentów w formacie „pdf” lub „xml” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),
− dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.
c) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu zaufanego:
− wielkość dokumentów nie może przekraczać 10 MB, dostępny format podpisu „xml”.
Ofertę oraz wszystkie towarzyszące jej oświadczenia oraz dokumenty sporządza się z zachowaniem postaci elektronicznej w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 700 z późn. zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt.
3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej albo przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo we właściwej formie, z określeniem jego zakresu, powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów.
4. Zgodnie z przepisem art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej – złożenia oferty, która na mocy przepisu art. 61 ust. 1 ustawy musi być sporządzona, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powinno być udzielone w tej samej formie. W takim przypadku pełnomocnictwo należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego.
5. W przypadku, gdy szczególna forma pełnomocnictwa nie jest wymagana (nie obejmuje swoim zakresem uprawnienia do dokonywania czynności prawnych w postępowaniu, dla których wymagana jest szczególna forma elektroniczna), może ono zostać złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego albo elektronicznej kopii poświadczonej za zgodności z oryginałem przez notariusza opatrzonej jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego dla ustanowionego przez nich pełnomocnika. Do oferty należy załączyć pełnomocnictwo z określeniem jego zakresu.
7. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ. Zaleca się przy sporządzaniu oferty skorzystanie ze wzorów formularzy przygotowanych przez zamawiającego. Wykonawca może złożyć ofertę przygotowaną samodzielnie z zastrzeżeniem, że będzie one zawierać wszystkie niezbędne oświadczenia oraz informacje określone przez zamawiającego w treści wzorów załączonych do SWZ.
8. Wykonawca winien wczytać ofertę jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, przy użyciu zakładki „Złóż ofertę”.
9. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (złożenie oferty w zakładce Pytania/Informacje).
10. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty za wyjątkiem okoliczności, o których mowa w art. 261 ustawy.
11. Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, ma prawo zastrzec w swojej ofercie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1010). W takim przypadku Wykonawca powinien zastrzeżoną część oferty wyodrębnić w postaci niezależnych plików i wczytać je wraz z ofertą w sposób określony w Instrukcji korzystania z Platformy dla tego rodzaju informacji (wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”). Zamawiający zaleca, aby pliki zawierające informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa zostały przez wykonawcę nazwane przy użyciu zwrotu „informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa”. Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów, o których mowa powyżej, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy.
12. Wykonawca, za pośrednictwem Platformy może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Sposób dokonywania zmiany lub wycofania oferty polega na usunięciu plików składających się na ofertę.
13. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty.
14. Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
15. Wykonawca sporządza ofertę z wykorzystaniem Formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku, gdy Wykonawca nie korzysta z przygotowanego przez Zamawiającego wzoru Formularza ofertowego, w treści oferty należy zamieścić wszystkie informacje wymagane w ww. wzorach.
16. Wykonawca składa ofertę (Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ) wraz z następującymi
dokumentami:
1) Pełnomocnictwo, o ile oferta jest podpisywana przez pełnomocnika;
2) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i o braku podstaw wykluczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 5 do SWZ;
3) W przypadku powoływania się na zasoby innego podmiotu w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
a) Zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia niezbędnych zasobów Wykonawcy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ;
b) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu tego podmiotu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby według wzoru zawartego w Załączniku nr 5 do SWZ;
4) Oświadczenie Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, z którego wynikać będzie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - sporządzone według wzoru zawartego w Załączniku nr 4 do SWZ - w przypadku wspólnego ubiegania się przez Wykonawców o udzielenie zamówienia;
5) Oświadczenie Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące warunków udziału w postępowaniu sporządzone według wzoru zawartego w Załączniku nr 5 do SWZ - w przypadku wspólnego ubiegania się przez Wykonawców o udzielenie zamówienia;
6) Wyjaśnienia mające wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj.: Dz.U. z 2020 roku poz. 1913 z późn. zm.), w przypadku zastrzeżenia przez Wykonawcę części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 18 ust. 3 Ustawy Pzp.
17. Wykonawca powinien opisać załączniki nazwą umożliwiającą identyfikację plików.
18. Zamawiający dopuszcza następujące formaty plików zawierających skompresowane dane: .rar,.zip, .7z.
XIX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1. Oferty należy złożyć za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxx.xx0x.xxx.xx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx przy użyciu zakładki „Złóż ofertę” w terminie do dnia: 18.07.2022 r. do godziny 11:00.
2. Oferty zostaną odszyfrowane i otwarte za pośrednictwem Platformy w dniu: 18.07.2022 r. o godzinie 12:00.
3. Zamawiający, po upływie terminu składania ofert, a bezpośrednio przed ich otwarciem, udostępni na Platformie w zakładce Ustawienia Postępowania -> Informacje ogólne lub Załączniki Organizatora informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy
4. Zgodnie z art. 222 ust. 5 ustawy niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na Platformie w zakładce „Załączniki Organizatora” informacje o:
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
2) cenach zawartych w ofertach.
5. W przypadku wystąpienia awarii Platformy zakupowej, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.
6. Zamawiający poinformuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego
postępowania.
XX. SPOSÓB OCENY OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych treści SWZ, oświadczeń i dokumentów.
2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
3. Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów dotyczących
wyliczenia ceny, zgodnie z art. 224 Ustawy Pzp.
4. Zamawiający poprawi w ofercie:
1) oczywiste omyłki pisarskie,
2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
- niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
5. Jeżeli Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną, uchyla się od zawarcia umowy (lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy), Zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.
6. W przypadku, jeśli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, które muszą spełniać wszystkie wymagania określone w SWZ.
7. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych
ofertach.
XXI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Wykonawca określa cenę na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Cena oferty brutto musi zawierać wszystkie składniki cenotwórcze, w tym należny podatek VAT. Nieuwzględnienie przez Wykonawcę jakichkolwiek kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia na etapie złożenia oferty nie będzie podstawą roszczeń Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego, zarówno w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, jak i po jego wykonaniu.
3. Wykonawca określi cenę oferty z VAT w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, w formularzu ofertowym.
4. W przypadku, gdy Wykonawca poda cenę Oferty z dokładnością większą niż do drugiego miejsca po przecinku lub dokona nieprawidłowego zaokrąglenia, to ten sposób wyliczenia ceny zostanie uznany za oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający dokona przeliczenia podanej w ofercie ceny do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: podane w ofercie kwoty zostaną zaokrąglone do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostaną pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zostaną zaokrąglone do 1 grosza.
5. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie i uwzględni konsekwencje rachunkowe
dokonanych poprawek.
6. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (podatek VAT), Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby
obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę, zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
7. Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
8. Sposób zapłaty i zasady rozliczenia za realizację zamówienia określone zostały we Wzorze umowy – Załącznik nr 2 do SWZ.
9. Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.
1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, określone zostały przez Zamawiającego w Załączniku nr 2 do SWZ.
2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez Wykonawcę projektowanych postanowień umowy.
1. Oceniane będą wyłącznie oferty nie odrzucone.
2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich wagami:
2.1. w części I zamówienia Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:
Lp. | Nazwa zamówienia | Liczba punktów |
1. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego/ zagranicznego – OTB1 | 35 |
2. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/ zagranicznego – OTB2 | 35 |
3. | Upust od ceny biletu kolejowego/lotniczego, krajowego/zagranicznego - UB | 20 |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu kontroli rezerwacji oraz zawierającego bieżące raportowanie rezerwacji i kosztów (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT | 10 |
Przyjmuje się w zakresie każdego kryterium wyboru, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.
2.1.1. W kryterium „Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego/ zagranicznego – OTB1” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTB1= x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTB1 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej sprzedaży jednego biletu
kolejowego krajowego/zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za sprzedaż jednego biletu
kolejowego krajowego/zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej dla badanej oferty.
2.1.2. W kryterium „Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/ zagranicznego – OTB2” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTB2 = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTB2 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej sprzedaży jednego biletu lotniczego
krajowego/zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za sprzedaż jednego biletu lotniczego
krajowego/zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą cenę usługi sprzedaży jednego miejsca hotelowego krajowego oferty
badanej.
2.1.3. W kryterium „Wysokość upustu od ceny biletu kolejowego krajowego/zagranicznego - UB” najwyższą liczbę punktów (20) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Un
UB = x 20 pkt (waga kryterium)
Ub
gdzie:
UB – ilość punktów w ramach kryterium wysokość upustu od ceny biletu kolejowego/lotniczego
krajowego/zagranicznego
Un – oznacza najniższą całkowitą wysokość upustu od ceny biletu kolejowego/lotniczego
krajowego/zagranicznego
Ub – oznacza całkowitą wysokość upust od ceny biletu kolejowego/lotniczego krajowego/ zagranicznego badanej oferty
2.1.4. W kryterium „Udostępnienie Zlecającemu systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:
a) 10 pkt (waga kryterium), w przypadku, kiedy Wykonawca posiada i udostępni platformę do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów;
b) 0 pkt (waga kryterium) w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada/ nie udostępni platformy do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów.
2.1.5. Łączna ilość punktów dla badanej oferty będzie liczona wg następującego wzoru:
B = OTB1+OTB2+UB+CBT
gdzie: B – to łączna suma punktów badanej oferty.
2.2. w części II zamówienia Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:
Lp. | Nazwa zamówienia | Liczba punktów |
1. | Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego krajowego – OTH1 | 35 |
2. | Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego – OTH2 | 35 |
3. | Upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/ zagranicznej – UH w % | 20 |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT | 10 |
Przyjmuje się w zakresie każdego kryterium wyboru, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.
2.2.1. W kryterium „Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego krajowego – OTH1” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem
Pn
OTH1 = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTH1 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego
miejsca hotelowego krajowego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego
miejsca hotelowego krajowego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego krajowego
2.2.2. W kryterium „Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego – OTH2” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTH = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTH – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego
miejsca hotelowego zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego
miejsca hotelowego zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego zagranicznego
2.2.3. W kryterium „Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej – UH” najwyższą liczbę punktów (20) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
UH = x 20 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
UH – ilość punktów w ramach kryterium wysokości upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/
zagranicznej
Pn – oznacza najniższą całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/
zagranicznej
Pb – oznacza całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej oferty badanej.
2.2.4. W kryterium „Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:
a) 10 pkt (waga kryterium), w przypadku, kiedy Wykonawca posiada i udostępni platformę do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów
b) 0 pkt (waga kryterium) w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada/ nie udostępni platformy do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów
2.2.5. Łączna ilość punktów dla badanej oferty będzie liczona wg następującego wzoru:
H = OTH1+OTH2+UH+CBT
gdzie: H – to łączna suma punktów badanej oferty.
3. Punkty w każdym kryterium będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Całkowita liczba punktów jaką można przyznać w wyniku oceny oferty wynosi 100 (dotyczy każdej z części zamówienia).
5. Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych w treści SWZ oświadczeń i dokumentów.
6. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
7. Najkorzystniejszą spośród złożonych, ważnych i niepodlegających odrzuceniu ofert będzie oferta o najwyższej liczbie zdobytych punktów, oceniona na podstawie kryteriów oceny ofert wskazanych w niniejszym Rozdziale SWZ.
8. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów w danej
części zamówienia.
9. W sytuacji, gdy zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert zawierają taką samą cenę, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
1. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego z uwzględnieniem art. 577 ustawy Pzp w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo 10 dni, jeżeli zostało przesłane w inny sposób.
2. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym
mowa w ust. 1, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego złożono tylko jedną ofertę.
3. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.
4. Wykonawca, o którym mowa w ust. 3, ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 2 do SWZ. Umowa zostanie uzupełniona o postanowienia wynikające ze złożonej oferty.
5. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych wykonawców.
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców albo unieważnić postępowanie.
XXV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Nie dotyczy.
XXVI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
Nie dotyczy.
1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX Ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym istotne postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany
na podstawie Ustawy Pzp.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo formie elektronicznej
albo w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym.
5. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1 powyżej.
6. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkursu, lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej – w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 5-6 powyżej wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia – w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
9. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych, zwanego dalej „sądem zamówień publicznych”.
10. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.
11.Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” Ustawy Pzp.
XXVIII.OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO W RAMACH POSTĘPOWANIA PROWADZONEGO NA PODSTAWIE PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: xx. Xxxxxx 00, 00 – 000 Xxxxxxxx), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000109815 (dalej
„Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie xxx.xxxx.xxx.xx lub przesyłając e-mail na adres: xxx@xxxx.xxx.xx, a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, tj. Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy za pośrednictwem adresu mailowego xxx@xxxx.xxx.xx lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem
„Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający w szczególności z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129) (dalej „PZP”).
4. Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 18 oraz art. 74 PZP. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być również podmioty i organy uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
5. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielnie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata – dane osobowe przechowywane są przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Obowiązek przekazania danych osobowych wskazanych w SWZ jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu oraz zawarcie i realizacje umowy w sprawie zamówienia publicznego.
7. Prawa osób, których dane dotyczą Przysługuje Pani/Panu:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących; zgodnie z art. 75 PZP w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
2) na podstawie art. 16 RODO przysługuje prawo do sprostowania lub uzupełnienia ich danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie
niezgodnym z PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu i załączników,
3) na podstawie art. 18 RODO przysługuje prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Zgodnie z art. 19 ust. 3 PZP w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
4) na podstawie art. 77 RODO do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
XXIX. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO SWZ
1. Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.
2. Załącznik nr 2 - Projektowane postanowienia umowy.
3. Załącznik nr 3 - Formularz ofertowy.
4. Załącznik nr 4 - Oświadczenie składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp.
5. Załącznik nr 5 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.
6. Załącznik nr 6 - Zobowiązanie składane na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy Pzp.
7. Załącznik nr 7 – Wykaz usług.
Załącznik nr 1 do SWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
1. Informacje ogólne:
Rodzaj zamówienia: | X Usługa/ □ Dostawa / □ Roboty budowlane |
Kody CPV: | 63500000-4 usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 63512000-1 usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych |
Przedmiot Zamówienia: | Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części w zakresie: pośrednictwa w rezerwacji, sprzedaży, wystawianiu, wydawaniu i dostarczaniu biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych oraz pośrednictwa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą. |
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. w podziale na części:
2A. CZĘŚĆ NR 1 - USŁUGI POŚREDNICTWA REZERWACJI, SPRZEDAŻY, WYSTAWIANIA, WYDAWANIA
I DOSTARCZANIA BILETÓW LOTNICZYCH I KOLEJOWYCH NA TRASACH KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH
1. Opis Zamówienia:
1) Przedmiot zamówienia dotyczy wyszukiwania i dokonywania rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i wydawania w formie papierowej lub elektronicznej biletów lotniczych w klasach określonych przez Zamawiającego (w tym biletów linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association - IATA) i kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne zgodnie z wymogami przewoźników.
2) Usługa ma odpowiadać standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego – IATA, w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.
3) Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego, począwszy od dnia podpisania, Umowy przez okres 4 miesięcy bądź do wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia, z zastrzeżeniem że rozpoczęcie realizacji Umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań.
4) Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie do miejsca docelowego i z powrotem (bilet w dwie strony)
lub bilet wieloetapowy. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”.
5) Przedmiot zamówienia obejmuje trasy na terenie Polski i całego świata.
6) W przypadku braku możliwości zagwarantowania transportu lotniczego bądź kolejowego do wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, Zamawiającemu służyć będzie prawo do skorzystania z alternatywnego źródła transportu (np. autobusowego/autokarowego).
7) Do celów właściwego oszacowania przez Wykonawcę ceny oferty Zamawiający informuje, że w ramach zamówienia przewiduje zamówienie 230 biletów, w tym: 80 biletów lotniczych zagranicznych, 150 biletów kolejowych (krajowych i zagranicznych).
8) Zamawiający zastrzega, że wylot/wyjazd oraz powrót może następować w każdym dniu tygodnia.
9) Zamawiający zastrzega, że ilość biletów podana pkt 7) jest jedynie ilością przybliżoną. Zakup biletów będzie odbywał się na podstawie bieżącego zapotrzebowania i nie musi zostać w pełni wykorzystany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości zamawianych biletów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie wobec Zamawiającego
2. Zakres Zamówienia:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1) Całodobową, 7 dni w tygodniu, obsługę Zamawiającego, a w szczególności możliwość dokonywania rezerwacji, jej zmiany lub wykupu biletu, również w dni wolne od pracy, a także pomoc, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy.
2) Dostateczną liczbę przeszkolonych osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia, przy czym liczba ta nie może być mniejsza niż 1 osoba. Zamawiający wymaga, aby osoba/y te były oddelegowane do realizacji niniejszego zamówienia.
3) Dostateczną ilość czynnych linii telefonicznych i adresu/adresów poczty elektronicznej (e-mail) - dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w celu składania rezerwacji, dokonywania zmian oraz do zapewnienia pomocy ze strony Wykonawcy w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji zamówienia, przy czym numer/-y telefonu/-ów oraz adres/-y e-mail mają być każdorazowo zamieszczane w treści maila, w którym zostanie przesłane potwierdzenie rezerwacji.
4) Pośrednictwo między Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach rezerwacji, anulowania rezerwacji, reklamacji, jak również doradztwo w czasie trwających podróży. Wykonawca udzieli również bezzwłocznie wszelkiej pomocy pracownikom PAIH SA w przypadku problemów związanych z realizacją usługi, a także bezzwłocznie podejmie kroki zmierzające do wyeliminowania zaistniałych problemów.
5) Pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym, a przewoźnikiem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych, dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.
3. Wytyczne dla wykonawcy
A. Wykonawca zobowiązuje się do:
1) Zachowania najwyższej staranności przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, a w szczególności do:
a) opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie, podania co najmniej trzech optymalnych i korzystnych dla Zamawiającego propozycji połączeń na danej trasie na jedno zapytanie Zamawiającego, zgodne z jego rzeczywistymi potrzebami, w tym jedną propozycję odpowiadająca sugestiom Zamawiającego, oraz propozycję z uwzględnianiem połączeń „low cost”, o ile Zamawiający w zapytaniu nie zastrzeże inaczej;
b) w wyjątkowych sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie będzie możliwe podanie trzech wariantów - przedstawienia dwóch, a w razie niemożliwości przedstawienia dwóch, jednego wariantu danego połączenia. Zarówno w przypadku przedstawienia dwóch, jak i jednego wariantu podróży, Wykonawca zobowiązany jest uzasadnić i wykazać, że niemożność spełnienia warunku przedstawienia trzech wariantów wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. przy połączeniach lokalnych połączenie realizuje jeden lokalny przewoźnik).
c) rezerwowania biletów dla Zamawiającego po najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę,
d) wyszukiwania najkorzystniejszych propozycji połączeń i zakupu biletów zgodnie ze zgłoszeniem złożonym przez Zamawiającego
2) Każdorazowego przedstawiania Zamawiającemu szczegółowego planu podróży sporządzonego w oparciu o proponowane połączenia lotnicze i kolejowe, uwzględniającego wszelkie informacje związane z połączeniem, w tym x.xx. międzylądowania, przesiadki, czas oczekiwania, łączny czas przejazdu itp.
3) Zakupu biletu:
a) najtańszego dla delegacji jednodniowych zagranicznych bez przesiadek w ramach dostępnych
miejsc na danej trasie i w wyznaczonym terminie,
b) w delegacji kilkudniowej z przesiadką pod warunkiem, że taki bilet będzie tańszy od bezpośredniego połączenia, w ramach dostępnych miejsc i w wyznaczonym terminie,
c) w jedną stronę, na warunkach nie mniej korzystnych niż dla zakupu biletu w dwie strony,
d) w dniu wyjazdu Pracownika Zamawiającego z wyprzedzeniem 4 godzinnym (godziny zegarowe) przed godziną wyjazdu. Sytuacja ta dotyczy tylko zdarzeń wyjątkowych, których wystąpienia Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć.
4) Zapewnienia płatności należnych przewoźnikom za rezerwowane potwierdzone przez Zamawiającego
bilety wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w lit B pkt 8 lit. h
5) Bezkosztowej możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany rezerwacji, w szczególności w zakresie czasu, terminu, klasy podróży oraz danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy w terminie wskazanym przez Wykonawcę Zamawiającemu w Ofercie potwierdzającej dokonanie rezerwacji jako terminu, do którego istnieje możliwość dokonania bezkosztowych zmian.
6) Wystawiania biletów lub innych właściwych dokumentów podróży.
7) W przypadku, gdy dostarczenie biletu elektronicznego nie jest możliwe - dostarczania biletów wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejscu wskazanym przez Zamawiającego).
8) Zapewnienia możliwości odbioru biletu poza granicami kraju.
9. Zapewnienia możliwości kontynuowania podróży przez pasażera na podstawie zmian w systemie rezerwacji bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z możliwością zapłaty tych należności przelewem z konta Zamawiającego.
10) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych (ewentualnie docelowych portów lotniczych) – dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanych przez porty lotnicze/przewoźników, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponad wymiarowy oraz każdorazowego informowania Zamawiającego o ewentualnej konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających z lokalnej specyfiki organizacyjnej portów lotniczych/linii lotniczych.
11. Udostępnia Zamawiającemu konta w systemie elektronicznym Wykonawcy, umożliwiającego samodzielne wyszukiwanie połączeń oraz zawierającego wszelkie dokonane i potwierdzone rezerwacje biletów lotniczych i kolejowych oraz umożliwiającego bieżącą kontrolę kosztów, jeśli Wykonawca posiada elektroniczny system rezerwacji i kontroli kosztów.
12. Regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia biletów ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w niniejszym OPZ i Umowie.
B. Dokonywanie rezerwacji i dostarczenie biletów:
1) Wykonawca zapewni bilety najtańsze na rynku na danej trasie (uwzględniając również ewentualne promocje i zniżki, w tym uzyskane przez Zamawiającego), z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie.
2) Wykonawca jest zobowiązany do wyszukiwania, rezerwacji i zakupu biletów zgodnie ze zleceniem
złożonym przez Xxxxxxxxxxxxx.
3) Zamawiający, z uprzedzeniem co najmniej 2 dniowym, będzie składał zamówienia pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Wykonawcę. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo.
4) Zamawiający dokonując zgłoszenia będzie podawał:
a) liczbę biletów;
b) termin podróży;
c) klasę podróży;
d) miejsce wylotu i przylotu;
e) miejsce i termin dostarczenia biletu;
f) opcjonalnie - informację o konieczności zrealizowania przedmiotu umowy przez Wykonawcę
w czasie co najmniej 4 godzin zegarowych;
g) opcjonalnie – informację o rezygnacji z połączeń „low cost”.
5) Zgłoszenie dotyczące biletów zamawianych dla potrzeb realizacji Programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej będą zgłaszane przez Zamawiającego z zaznaczeniem tej okoliczności poprzez składanie ich na drukach zawierających wizualizację danego Programu oraz ze wskazaniem,
iż ta część zamówienia będzie finansowana ze środków Unii Europejskiej przyznanych Zamawiającemu na dany program.
6) Po złożeniu przez Zamawiającego zgłoszenia, Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie wraz ze wskazaniem propozycji przelotu/przejazdu lub dokonania rezerwacji wskazanego biletu w terminach:
a) biletu lotniczego zagranicznego - do 3 godzin roboczych od wysłania zapytania;
b) biletu lotniczego krajowego - do 3 godziny roboczej od wysłania zapytania;
c) biletu kolejowego zagranicznego - do 2 godzin roboczych od wysłania zapytania;
d) biletu kolejowego krajowego - do 2 godziny roboczej od wysłania zapytania;
7) W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia biletów, przedstawienia oferty w tym zakresie oraz dokonania rezerwacji w dniu, w którym zgłoszenie zostało wysłane do Wykonawcy. Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe. W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację podróży służbowej przez pracowników Zamawiającego.
8) Wykonawca udzielając odpowiedzi na zgłoszenie przedstawi Zamawiającemu ofertę, w której zawarte będą propozycje przejazdów, w tym jedna propozycja odpowiadająca sugestiom Zamawiającego uwzględniająca połączenia „low cost”, o ile Zamawiający zgłaszając zapotrzebowanie nie zastrzeże inaczej, wraz ze szczegółowym planem podróży sporządzonym odrębnie dla każdej propozycji połączenia, uwzględniającym wszelkie informacje związane z połączeniem, w tym x.xx.:
a) wskazania linii lotniczej/kolejowej – przewoźnika świadczącego usługę przewozu,
b) rodzaju transportu, klasy biletu oraz warunków taryfy – połączenia kolejowe/samolotowe/ mieszane ze wskazaniem w połączeniach wieloetapowych środka lokomocji na każdym etapie podróży;
c) miejsca i terminu (data i godzina) wylotu/wyjazdu/powrotu (ze wskazaniem lotniska/dworca)
oraz godziny przybycia na odprawę w przypadku przelotu lotniczego;
d) w przypadku połączeń etapowych (międzylądowania, przesiadki) czas każdego oczekiwania na kolejny środek lokomocji oraz czasu każdego przejazdu/przelotu oraz w przypadku konieczności zmiany miejsca wyjazdu np. inne lotnisko, dworzec – określenie sposobu i czasu przemieszczenia;
e) łączny czas trwania lotu/przejazdu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie
trwania lotu/przejazdu oraz oczekiwania na przesiadkę;
f) w przypadku połączeń wieloetapowych – ilość i miejsce ewentualnych przesiadek;
g) ceny biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej) w zł polskich (wartość netto i brutto);
h) wysokości dodatkowych opłat stosowanych przez porty lotnicze/przewoźników, w tym podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponadwymiarowy;
i) wielkości i ciężaru bagażu;
j) termin wykupu biletu w określonej cenie;
k) możliwości, warunki, terminy i koszty anulowania lub zmian:
- biletu,
- dnia/godziny wylotu/wyjazdu, przylotu/przyjazdu,
- pasażera,
- trasy podróży,
- daty/godziny, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie/zmiana dokonanej rezerwacji
oraz kosztu odwołania/zmiany rezerwacji biletu po upływie tego terminu.
9) Zamawiający po otrzymaniu oferty, zgodnie z lit. B pkt 8 może zgłosić do niej zastrzeżenia lub zażądać korekty, jeżeli ustali, że warianty te nie spełniają określonych przez Zamawiającego kryteriów, w szczególności co do ceny, przewoźnika, bezpieczeństwa lub jakości i zażądać przedstawienia propozycji rezerwacji zgodnej z żądaniem lub wskazać połączenia innego przewoźnika spełniającego określone wcześniej wymogi Zamawiającego. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxxxxxxx innych przejazdów w tym trybie, Wykonawca jest zobowiązany do zarezerwowania ich na warunkach przedstawionych przez Zamawiającego, które zostały mu zaoferowane i które Zamawiający przedstawi Wykonawcy lub lepszych. W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji wskazanego przez Zamawiającego połączenia – Wykonawca zobowiązany jest do przekazania takiej informacji i przedstawienia propozycji realizacji usługi w sposób najbardziej zbliżony do warunków określonych przez Zamawiającego.
10) Zamawiający wybiera wariant/propozycję przejazdu, a Wykonawca dokonuje na tej podstawie natychmiast rezerwacji biletu (biletów) na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
11) Zamawiający przesyłając pisemne zlecenie (e-mailem), zobowiązuje Wykonawcę do zarezerwowania biletu na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej oraz wystawienia biletu, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
12) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokonanej rezerwacji w szczególności pod względem przewoźnika, klasy biletu, trasy i liczby przesiadek, bezpieczeństwa, ceny, itp.
13) Wykonawca potwierdza Zamawiającemu rezerwacje (drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy) z podaniem wszelkich danych dotyczących danego wariantu przejazdu, wskazanych w lit. B pkt 8).
14) Wykonawca dostarczy bilety zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego, jednak nie później niż 24 godziny przed terminem planowanej podróży. W szczególnych przypadkach termin dostarczenia biletu może ulec skróceniu do 4 godzin przed rozpoczęciem podróży, której bilet dotyczy. Dostawa biletów musi nastąpić w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w określonym terminie.
15) W przypadku nie dostarczenia biletu w ustalonym przez Strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zgłoszenia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
16) Wykonawca na żądanie Zamawiającego dokona zmiany rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu, osoby korzystającej, trasy przelotu/przejazdu, zmiany standardu podróży, klasy biletu,
ewentualnej rezygnacji z zaplanowanego przelotu/przejazdu, odwołanie rezerwacji. Zmiana taka nie będzie wiązała się dla Zamawiającego z żadnymi dodatkowymi kosztami, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie o którym mowa w lit B pkt 8 lit. j, k. Zamawiający powyższe działania będzie zgłaszał wykonawcy nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. W przypadku dokonywania zmian po terminie, w którym można dokonać je bezkosztowo i wystąpieniu różnic w cenie biletu, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie biletu. Poza różnicą w cenie biletu Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie;
17) Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży, a w szczególności o zmianach w systemach rezerwacyjnych dot. złożonych rezerwacji, a także o zbliżającym się terminie wykupu biletu.
18) W dniu wykupu biletu Wykonawca poinformuje Zamawiającego drogą mailową, że tego dnia upływa
termin rezerwacji.
19) W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach podróży, w tym w biletach, Zamawiający wezwie do ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt odbierze ww. dokumenty, usunie nieprawidłowości i ponownie dostarczy je w miejsce wskazane przez Zamawiającego.
20) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia biletów ze środków własnych i dokonywania rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
b) w przypadku dostarczania przez Wykonawcę Zamawiającemu biletu elektronicznego, wszystkie dane zawarte na nim identyfikowane będą z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), czy też każdego innego równoważnego systemu rezerwacyjnego udostępnianego w ramach New Distribution Capability (NDC), użytkowanego przez wykonawcę, tj. każdego równoważnego systemu dystrybucji produktów oferowanych przez linie lotnicze, spełniającego standardy IATA.
c) Bilet elektroniczny będzie przekazywany na adres poczty elektronicznej wskazanej przez Zamawiającego bezpośrednio z terminala GDS użytkowanego przez Wykonawcę. Niedopuszczalne jest przekierowywanie biletów z adresów/skrzynek poczty elektronicznej Wykonawcy.
d) Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego za
pośrednictwem GDS.
e) W przypadku, gdy dostarczenie biletu elektronicznego nie jest możliwe, dostarczania biletów wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejsce wskazane przez Zamawiającego).
f) Zapewnienia możliwości kontynuowania podróży przez pasażera na podstawie zmian w systemie rezerwacji bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z ewentualną możliwością zapłaty tych należności przelewem z konta Zamawiającego.
g) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych (ewentualnie docelowych portów lotniczych) – dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanymi przez porty lotnicze/przewoźników, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponad wymiarowy – każdorazowego informowania Zamawiającego o ew. konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających z lokalnej specyfiki organizacyjnej portów lotniczych/linii lotniczych.
h) Zapewnienia, na prośbę Zamawiającego odprawy on-line bez pobierania dodatkowych opłat.
i) Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu niewykorzystanych biletów w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
j) Zwrot niewykorzystanych przez Zamawiającego biletów, a także dokonanie przez Zamawiającego zmiany trasy, terminów oraz innych warunków podróży, nie będzie skutkowało obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną.
k) Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania zmian osoby korzystającej z przejazdów, terminów oraz innych warunków podróży, zmiany te nie będą skutkowały obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną, chyba że ich wprowadzenie spowoduje konieczność wystawienia nowego biletu;
l) Do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.
m) Xxxxxxxxxxx nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi w lit. B pkt 8 lit. g, h, k oraz pkt 16, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem.
n) Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego. Całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.
o) Wykonawca zobowiązany jest dokonywać zakupów biletów, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika.
p) Zakup biletów lotniczych będzie się odbywał, jeśli istnieje taka możliwość, z punktów zgromadzonych przez Zamawiającego w programach lojalnościowych linii lotniczych do których programów należy Zamawiający, bez względu na okres, w jakim te punkty zostały zgromadzone.
21) Dodatkowo Wykonawca, we współpracy z Zamawiającym i na jego zlecenie, będzie zobowiązany do pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz na potrzeby pracowników Zamawiającego, w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi, w szczególności do:
a) skompletowania i odbioru dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy we współpracy z Zamawiającym,
b) terminowego złożenia w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy,
c) dostarczenia wizowych paszportów z otrzymaną wizą do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
d) uiszczenia w imieniu Xxxxxxxxxxxxx opłat w placówce dyplomatycznej związanych z uzyskaniem
wizy,
e) poinformowania Zamawiającego o przewidywanym okresie procedury wizowania.
C. Fakturowanie oraz sprawozdania z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia płatności należnych przewoźnikom za rezerwowane potwierdzone przez Zamawiającego usługi wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w lit B, pkt 8 lit. h, k oraz pkt 16.
2) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane przejazdy/przeloty zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa w lit B pkt 8 lit. h, k oraz kosztów związanych z anulowaniem lub zmianami, o których mowa w lit B pkt 16
3) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (w dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych.
4) Termin płatności faktur wynosi 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo
wystawionej faktury na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.
5) Faktura powinna zawierać dodatkowe dane jak:
a) xxxx (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie;
b) dane osoby korzystającej z transportu (imię i nazwisko);
c) miejscowość i datę wyjazdu i powrotu;
d) wykaz usług dodatkowych;
e) nr Zlecenia;
f) cenę wyjściową za bilet w PLN (wartość netto, brutto, kwota i % podatku);
g) wysokość zastosowanego upustu (%) oraz kwota upustu w PLN;
h) kwota zastosowanego średniego kursu NBP (na dzień dokonania zakupu przez Wykonawcę) użytego
do przeliczenia na PLN, w przypadku biletów zakupionych przez Wykonawcę w walucie obcej;
i) opłata transakcyjna.
6) Przez „upust w %” należy rozumieć stałą wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu od ceny wyjściowej.
7) Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot, tj. cenę (taryfy) odpowiedniego przewoźnika z uwzględnieniem upustów.
W przypadku rezerwacji grupowych, gdy rezerwacja biletów na tą samą podróż dotyczy grupy 10 osób i więcej, wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletów na jedną podróż dla jednej osoby delegowanej przez Zamawiającego będzie wynosić 50% wysokości zaoferowanej opłaty transakcyjnej.
8) Zamawiający będzie miał prawo wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie rezerwacji dokonywanych w kraju i za granicą dla Zamawiającego, a także będzie miał prawo sporządzania z nich wyciągów lub żądania opracowania i przedstawiania przez Wykonawcę informacji zbiorczych. Z tytułu realizacji tych uprawnień przez Zamawiającego, Wykonawcy nie należy się odrębne wynagrodzenie.
9) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane przejazdy/przeloty zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa:
- w lit B pkt 8 lit h.
- koszty związane z anulowaniem lub zmianami rezerwacji biletów, jeżeli zostały zgłoszone po terminie, w którym ich dokonanie bezkosztowe jest niemożliwe z zastrzeżeniem, że termin ten musi być podany w informacji zgodnie z postanowieniami w lit B pkt 8 lit. k oraz pkt 16
10) Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów:
a) innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w Informacji przekazanej Wykonawcy;
b) wynikających z płatności dokonywanych przez Wykonawcę kartami płatniczymi.
11) Zwrot biletów niewykorzystanych, o których mowa w lit B pkt 20, lit i, oznacza zwrot części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
12) Wykonawca będzie realizował zakup biletów:
a) w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika oraz
b) jeśli istnieje taka możliwość, z punktów zgromadzonych przez Zamawiającego w programach lojalnościowych linii lotniczych do których programów należy Zamawiający, bez względu na okres, w jakim te punkty zostały zgromadzone.
13) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (w dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu biletów i
14) Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania sprawozdań na temat zrealizowanych zamówień w zakresie zakupu biletów. Sprawozdania mają być przekazywane do Zamawiającego do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni lub doraźnie na prośbę Zamawiającego, w tym przypadku termin
sporządzenia sprawozdania będzie ustalany indywidualnie. W sprawozdaniu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, mają się znaleźć dane, o których mowa w części C pkt 8 w podziale na:
a) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne, w podziale na trasy;
b) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne w podziale na linie lotnicze;
c) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne w podziale na:
- bilety lotnicze zagraniczne klasa ekonomiczna,
- bilety lotnicze zagraniczne klasa biznes,
- bilety lotnicze krajowe - klasa ekonomiczna,
- bilety lotnicze zagraniczne typu low cost;
d) bilety lotnicze w podziale na wystawione / zwrócone;
e) bilety kolejowe w podziale na:
- bilety kolejowe wystawione na trasy zagraniczne,
- bilety kolejowe wystawione na trasy krajowe,
15) Na fakturze za pośrednictwo wizowe wyszczególniona będzie opłata wizowa pobierana przez ambasady/konsulaty danych krajów oraz opłata za pośrednictwo wizowe pobierana przez Wykonawcę.
4. Gwarancja:
1. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu standardy jakościowe obsługi zgodne
z obowiązującymi przepisami Prawa energetycznego.
2. Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia, za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za właściwe wykonanie zamówienia.
3. Zamawiający oczekuje, aby Wykonawca posiadał Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę co najmniej 140.000,00 i zobowiązuje się do zapewnienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia oraz na warunkach określonych w polisie o na cały czas realizacji umowy. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia na każde żądanie Zamawiającego polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy.
2B. CZĘŚĆ NR 2 - USŁUGI POŚREDNICTWA REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC NOCLEGOWYCH W HOTELACH W KRAJU I ZA GRANICĄ.
1. Opis Zamówienia
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usługi pośrednictwa obejmującej kompleksową i całodobową obsługę Zamawiającego w zakresie wyszukiwania, rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą.
2) Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego, począwszy od dnia podpisania Umowy przez okres 4 miesięcy , bądź do wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia, z zastrzeżeniem że rozpoczęcie realizacji Umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań.
3) W skład przedmiotu zamówienia wchodzi wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą (w tym dokonywanie zmian i anulacji rezerwacji) wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną.
4) Miejsca hotelowe należy rozumieć jako dobę hotelową wraz ze xxxxxxxxxx. Zamawiający preferuje pokoje 1-osobowe. W sytuacjach tego wymagających mogą pojawić się zamówienia noclegu w pokojach 2- lub osobowych.
5) Rezerwacja hotelu w kraju i za granicą odbywać się będzie z uwzględnieniem limitów na nocleg określonego w poszczególnych państwach, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej:
„rozporządzenie MPiPS”). Zamawiający dopuszcza rezerwacje i sprzedaż usług noclegowych powyżej kwoty limitu wskazanego w obowiązujących przepisach wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego, w szczególności w przypadku braku miejsc w hotelach.
6) Do celów właściwego oszacowania przez Wykonawcę ceny oferty Zamawiający informuje, że w ramach zamówienia przewiduje zakup:
− ok. 200 zagranicznych miejsc hotelowych,
− ok. 150 krajowych miejsc hotelowych.
Przez „miejsce hotelowe” rozumie się w niniejszym punkcie rezerwację pobytu dla jednej lub więcej osób, na jedną lub kilka nocy stosownie do złożonej rezerwacji.
7) Zamawiający zastrzega, że ilość miejsc hotelowych podana pkt 6) jest jedynie ilością przybliżoną. Zakup miejsc hotelowych będzie odbywał się na podstawie bieżącego zapotrzebowania i nie musi zostać w pełni wykorzystany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych miejsc hotelowych do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
2. Zakres Zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług obejmujących kompleksową i całodobową obsługę Zamawiającego w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania na zamówienie Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu, usług hotelowych na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego oraz zadań wynikających z realizowanych przez Zamawiającego Projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej
2) Zamawiający, z uwagi na realizowane zadania i współpracę zagraniczną przewiduje, że będzie zlecał rezerwację i zakup usług hotelarskich w następujących krajach:
a) kraje UE;
b) kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz kraje Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA),
c) kraje spoza EOG oraz spoza EFTA.
3) Wykonawca zapewni:
a) całodobową, 7 dni w tygodniu obsługę Zamawiającego, a w szczególności możliwość dokonywania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu miejsca hotelowego, również w dni wolne od pracy, a także pomoc, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy;
b) dostateczną liczbę przeszkolonych osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia, przy czym liczba ta nie może być niższa niż 2 osoby. Zamawiający wymaga, aby osoby te były oddelegowane do realizacji niniejszego zamówienia;
c) dostateczną ilość czynnych linii telefonicznych i adresu e-mail - dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego, w celu składania rezerwacji, dokonywania zmian oraz do zapewnienia pomocy ze strony Wykonawcy, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy, przy czym numer telefonu oraz adres e-mail mają być każdorazowo zamieszczane w treści maila, w którym zostanie przesłane potwierdzenie rezerwacji (voucher);
d) pośrednictwo między Zamawiającym a hotelem w sprawach rezerwacji, anulowania rezerwacji, reklamacji, jak również zapewnieni doradztwo w czasie trwających podróży. Wykonawca udzieli również bezzwłocznie wszelkiej pomocy pracownikom PAIH SA w przypadku problemów związanych z realizacją usługi, a także bezzwłocznego podejmowania kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów;
e) pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym a hotelem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących wykorzystania miejsc hotelowych, w szczególności w przypadku przypadków dotyczących niewykorzystania miejsc hotelowych, zwrotu niewykorzystanych voucherów z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
3. Wytyczne dla Wykonawcy
A. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:
1) Kompleksowej, całodobowej, 7 dni w tygodniu obsługi Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych krajowych i zagranicznych, a w szczególności wyszukiwania i dokonywania rezerwacji miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu.
2) Zachowania najwyższej staranności przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, a w szczególności do:
a) rezerwowania noclegów dla Zamawiającego po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach;
b) wyszukiwania najkorzystniejszych propozycji noclegów, rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych zgodnie
ze zleceniem złożonym przez Zamawiającego.
3) Przedstawiania Zamawiającemu, do wyboru co najmniej 3 wariantów cenowych rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych, w największym stopniu spełniających wymogi przedstawione przez Zamawiającego, dotyczących różnych obiektów hotelarskich (lub, gdy nie jest to możliwe, mniejszą ich liczbę odpowiadającą liczbie dostępnych w danym regionie obiektów hotelarskich) celem wybrania i zatwierdzenia przez Zamawiającego, w tym jedną propozycję odpowiadającą zamówieniu Zamawiającego, oraz propozycję z uwzględnianiem miejsc hotelowych „low cost” o ile Zamawiający w zapytaniu nie zastrzeże inaczej.
4) W wyjątkowych sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie będzie możliwe podanie trzech wariantów, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dwóch, a w razie niemożliwości przedstawienia dwóch, jednego wariantu pozyskania miejsca hotelowego. Zarówno w przypadku przedstawienia dwóch, jak i jednego wariantu Hotelu, Wykonawca zobowiązany jest uzasadnić i wykazać, że niemożność spełnienia warunku przedstawienia trzech wariantów wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. na danym rynku brak jest odpowiedniej liczby hoteli).
5) Dokonywania rezerwacji w obiektach wskazanych przez Zamawiającego lub organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby delegowane przez Zamawiającego. Wykonawca, w tym przypadku, przedstawiał będzie 1 propozycję alternatywnej rezerwacji w innym hotelu, wraz ze szczegółową kalkulacją cenową. Ostateczna decyzja co do wyboru rezerwacji należy do Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji hotelu ostatecznie wybranego przez Zamawiającego.
6) W przypadku braku miejsc w hotelu w standardzie wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do wskazania alternatywnych możliwości rezerwacji pokoju w hotelach wraz ze szczegółową kalkulacją cenową.
7) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.
8) Rezerwacja hotelu w kraju i za granicą odbywać się będzie z uwzględnieniem limitów na nocleg określonego w poszczególnych państwach, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej:
„rozporządzenie MPiPS”). Zamawiający dopuszcza rezerwacje i sprzedaż usług noclegowych powyżej kwoty limitu wskazanego w obowiązujących przepisach wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego, w szczególności w przypadku braku miejsc w hotelach brak przekroczenia limitów, o których mowa powyżej.
9) Zakupu miejsc hotelowych:
a) w najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami;
b) we wskazanych przez Zamawiającego lub organizatora hotelach, w których odbywają się wydarzenia,
w których będą brały udział osoby delegowane przez Zamawiającego;
c) w dniu wyjazdu Pracownika Zamawiającego z wyprzedzeniem 4 godzinnym (godziny zegarowe) przed godziną wyjazdu. Sytuacja ta dotyczy tylko zdarzeń wyjątkowych, których wystąpienia Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć.
10) Zapewnienia płatności należnych hotelom:
a) za rezerwowane, potwierdzone przez Zamawiającego miejsca hotelowe wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w części B pkt 8 lit. h;
b) wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby wskazane przez Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych przez Zamawiającego (w zależności, które będą niższe) bez dodatkowych opłat obciążających Zamawiającego. W przypadku zagwarantowania przez gospodarza lub organizatora korzystnych wynegocjowanych przez niego stawek zakwaterowania w danym hotelu, hotel
może zostać zarezerwowany jedynie w cenie zaoferowanej przez gospodarza lub organizatora lub niższej.
11) Bezkosztowej możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany rezerwacji, w szczególności w zakresie czasu, terminu, standardu hotelu/pokoju hotelowego oraz danych Pracownika PAIH, który ma korzystać z usług hotelowych, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy w terminie wskazanym przez Wykonawcę Zamawiającemu w Ofercie potwierdzającej dokonanie rezerwacji, jako termin do którego istnieje możliwość dokonania bezkosztowych zmian.
12) Wystawianie voucherów lub innych dokumentów podróży.
13) Udostępnienia Zamawiającemu konta w systemie elektronicznym Wykonawcy, umożliwiającego samodzielne wyszukiwanie połączeń oraz zawierającego wszelkie dokonane i potwierdzone rezerwacje biletów lotniczych i kolejowych oraz umożliwiającego bieżącą kontrolę kosztów, jeśli Wykonawca posiada elektroniczny system rezerwacji i kontroli kosztów.
14) Pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym a hotelem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących rezygnacji z miejsc hotelowych niewykorzystanych z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
15) Regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia miejsc hotelowych ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
B. Dokonywanie rezerwacji i dostarczanie voucherów
1) Wykonawca zapewni miejsca hotelowe po najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach.
2) Wykonawca jest zobowiązany do wyszukiwania, rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych zgodnie ze zleceniem złożonym przez Zamawiającego.
3) Zamawiający, z uprzedzeniem co najmniej 2 dniowym, przed planowaną podróżą, będzie składał zgłoszenie pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Wykonawcę. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo.
4) Zamawiający dokonując zgłoszenia będzie podawał:
a) liczbę miejsc hotelowych oraz liczbę pokoi hotelowych;
b) termin pobytu;
c) standard hotelu oraz pokoju hotelowego;
d) miejsce przyjazdu i odjazdu;
e) miejsce i termin dostarczenia vouchera;
f) informację dotyczącą chęci rezygnacji ze śniadań w hotelu;
g) opcjonalnie - informację o konieczności zrealizowania przedmiotu umowy przez Wykonawcę w czasie co
najmniej 4 godzin zegarowych
h) opcjonalnie – informację o rezygnacji z pobytu „low cost”.
5) Zgłoszenia dotyczące miejsc hotelowych zamawianych dla potrzeb realizacji Programów finansowanych ze
środków Unii Europejskiej będą składane przez Zamawiającego z zaznaczeniem tej okoliczności poprzez składanie ich na drukach zawierających wizualizację danego Programu oraz ze wskazaniem, iż ta część zamówienia będzie finansowana ze środków Unii Europejskiej przyznanych Zamawiającemu na dany program.
6) Po złożeniu przez Zamawiającego zgłoszenia, Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie wraz ze wskazaniem propozycji miejsc hotelowych lub dokonania rezerwacji wskazanego miejsca hotelowego w terminach:
a) w kraju i Europie - do 3 godzin roboczych od wysłania zapytania;
b) w Ameryce Północnej i Południowej oraz Australia - do 4 godzin roboczych od wysłania zapytania;
c) w Azji i Afryce - do 5 godzin roboczych od wysłania zapytania;
d) pozostałe lokalizacje - do 7 godzin roboczych od wysłania zapytania.
Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację
podróży służbowej przez pracowników Zamawiającego;
7) W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia miejsc hotelowych, przedstawienia oferty w tym zakresie oraz dokonania rezerwacji w dniu, w którym zgłoszenie zostało wysłane do Wykonawcy.
8) Wykonawca udzielając odpowiedzi na zgłoszenie przedstawi Zamawiającemu ofertę, w której zawarte będą propozycje miejsc hotelowych, w tym jedna propozycja odpowiadająca sugestiom Zamawiającego uwzględniająca miejsca hotelowego „low cost” o ile Zamawiający zgłaszając zapotrzebowanie nie zastrzeże inaczej, a w szczególności:
a) daty/godziny, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji oraz kosztu odwołania rezerwacji hotelowej po upływie tego terminu;
b) nazwy i adresu hotelu;
c) standardu hotelu;
d) odległości od wskazanego miejsca spotkania lub lotniska;
e) informacji czy mieści się w limicie hotelowym, o którym mowa w pkt. 3, lit A, ppkt. 8, a w przypadku
wystąpienia przekroczenia wskazania jego wysokości;
g) dodatkowe informacje, jak np. dostępność parkingu i dojazd do hotelu, możliwość zrezygnowania ze
śniadania, dodatkowe wyposażenie pokoju itp.;
h) konieczności poniesienia dodatkowych opłat oraz ich wysokości, w tym opłaty za parking, city TAX, opłaty „klimatycznej”, itp.0;
i) ceny noclegu po uwzględnieniu zaoferowanego przez Wykonawcę upustu (wartość netto i brutto);
J) możliwość realizacji usługi dodatkowej jak wcześniejszy check-in, późniejszy check-out.
9) Zamawiający po otrzymaniu oferty, zgodnie z lit B pkt 4 i pkt 8 może zgłosić do nich zastrzeżenia lub zażądać korekty, jeżeli ustali, że warianty te nie spełniają określonych przez Zamawiającego kryteriów, w szczególności co do ceny, lokalizacji, bezpieczeństwa lub jakości i zażądać przedstawienia propozycji
rezerwacji zgodnej z żądaniem lub wskazać inny hotel spełniający określone wcześniej wymogi Zamawiającego. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxxxxxxx innego hotelu w tym trybie, Wykonawca jest zobowiązany go zarezerwować na warunkach przedstawionych przez Zamawiającego, które zostały mu zaoferowane i które Zamawiający przedstawi Wykonawcy lub lepszych.
10) Zamawiający wybiera wariant/propozycję miejsca hotelowego, a Wykonawca dokonuje na tej podstawie natychmiast jego rezerwacji (hotelu) na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
11) Zamawiający przesyłając pisemne zlecenie (e-mailem), zobowiązuje Wykonawcę do zarezerwowania miejsca hotelowego na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, oraz wystawienia vouchera chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
12) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokonanej rezerwacji w szczególności pod względem lokalizacji, standardu hotelu, bezpieczeństwa, ceny.
13) Wykonawca potwierdza Zamawiającemu rezerwacje (drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy) z podaniem danych, o których mowa w lit B pkt. 8. wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną na wskazany w zgłoszeniu adres e-mailowy.
14) Wykonawca dostarczy voucher zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży. W szczególnych przypadkach termin dostarczenia vouchera może ulec skróceniu do 4 godzin przed rozpoczęciem podróży. Dostawa vouchera musi nastąpić w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w określonym terminie.
15) W przypadku, gdy dostarczenie vouchera nie jest możliwe, Wykonawca dostarcza go wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejsce wskazane przez Zamawiającego).
16) W przypadku gdy Wykonawca nie dostarczy potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych, nie przekaże zamawiającemu vouchera lub dostarczy go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
17) Zmiany, na żądanie Zamawiającego, dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu, osoby korzystającej, hotelu, zmiany standardu hotelu, standardu pokoju hotelowego, ewentualnej rezygnacji z zaplanowanego pobytu, odwołanie rezerwacji. Zmiana taka nie będzie wiązała się dla Zamawiającego z żadnymi dodatkowymi kosztami, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie, o którym mowa w lit. B pkt 8a). Zamawiający, konieczność wprowadzenia zmian będzie zgłaszał Wykonawcy nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. W przypadku dokonywania zmian po terminie, w którym można je dokonać je bezkosztowo i wystąpieniu różnic w cenie miejsca hotelowego, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie miejsca hotelowego. Poza różnicą w cenie miejsca hotelowego Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie.
18) Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanego miejsca hotelowego, a w szczególności o zmianach w systemach rezerwacyjnych dotyczących złożonych rezerwacji ukazujących, a także o zbliżającym się
terminie wykupu miejsca hotelowego.
19) W dniu wykupu miejsca hotelowego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego drogą mailową, że tego dnia upływa termin rezerwacji.
20) W razie stwierdzenia nieprawidłowości w treści vouchera Zamawiający wezwie do ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt odbierze ww. dokumenty, usunie nieprawidłowości i ponownie dostarczy je w miejsce wskazane przez Zamawiającego.
21) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) Regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
b) W przypadku nie dostarczenia vouchera w ustalonym przez Strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
c) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych – dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanymi przez hotele, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, innych opłat
– każdorazowego informowania Zamawiającego o ew. konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających z lokalnej specyfiki organizacyjnej usług hotelowych.
d) Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu niewykorzystanych voucherów w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie, wyznaczonym przez Zamawiającego.
22) Zwrot niewykorzystanych przez Zamawiającego voucherów, a także dokonanie przez Xxxxxxxxxxxxx zmiany hotelu, terminów oraz innych warunków, nie będzie skutkowało obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną.
23) Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania zmian osoby korzystającej z usług hotelowych, terminów oraz innych warunków pobytu, zmiany te nie będą skutkowały obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną chyba, że ich wprowadzenie spowoduje konieczność wystawienia nowego vouchera.
24) Do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących miejsc hotelowych, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
25) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych miejsc hotelowych poza kosztem miejsca hotelowego oraz kosztów wymienionych w lit B - pkt 8h) i pkt 17, a w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym Hotelem.
26) Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego. Całkowity koszt za zakup miejsca hotelowego musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.
27) Wykonawca zobowiązany jest dokonywać zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez hotele.
C. Fakturowanie oraz sprawozdania z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia
1) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia płatności należnych hotelom:
a) za rezerwowane usługi wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, w typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne itp.;
b) wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby wskazane przez Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych przez Zamawiającego (w zależności, które będą niższe) bez dodatkowych opłat obciążających Zamawiającego. W przypadku zagwarantowania przez gospodarza lub organizatora korzystnych wynegocjowanych przez niego stawek zakwaterowania w danym hotelu, hotel może zostać zarezerwowany jedynie w cenie zaoferowanej przez gospodarza lub organizatora lub niższej.
2) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane noclegi zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszt parkingów i innych dodatkowych usług, jeżeli w informacji, o której mowa w lit B pkt 8 h), zostanie zawarta odpowiednia informacja w tym zakresie oraz kosztów, o których mowa w lit B pkt
17. Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały
zawarte w Ofercie przekazanej Wykonawcy.
3) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych.
4) Termin płatności 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
5) Faktura powinna zawierać dodatkowe dane jak:
a) xxxx (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie;
b) dane osoby korzystającej z noclegu (imię i nazwisko) gościa hotelowego;
c) miejscowość i datę pobytu;
d) wykaz usług dodatkowych;
e) nr Zlecenia;
f) kwota za hotel w PLN (wartość netto, brutto, kwota i % podatku);
g) wysokość zastosowanego upustu (%) oraz kwota upustu w PLN;
h) kwota zastosowanego kursu użytego do przeliczenia na PLN;
i) opłata transakcyjna.
6) Przez „upust w %” należy rozumieć stałą wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu od ceny wyjściowej.
7) Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot tj. cenę uzyskaną za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych, cenę wynegocjowaną z hotelem na podstawie zawartej umowy lub cenę dnia obowiązującą w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji podanej do publicznej wiadomości przez hotel np.
w cennikach lub na stronie internetowej. Wykonawca zobowiązany będzie na żądanie Zamawiającego udokumentować cenę rezerwowanego hotelu.
8) Całkowity koszt za rezerwację i zakup miejsca hotelowego w kraju i za granicą musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej. Opłata transakcyjna należna będzie Wykonawcy za dokonanie jednej rezerwacji bez względu na ilość noclegów i osób.
9) Zamawiający będzie miał prawo wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie dokonywanych rezerwacji hotelowych w kraju i za granicą dla Zamawiającego, a także będzie miał prawo sporządzania z nich wyciągów lub żądania opracowania i przedstawiania przez Wykonawcę informacji zbiorczych. Z tytułu realizacji tych uprawnień przez Zamawiającego, Wykonawcy nie należy się odrębne wynagrodzenie.
10 ) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane miejsca hotelowe zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa w:
- lit B pkt 8 h),
- koszty związane z anulowaniem lub zmianami rezerwacji biletów, jeżeli zostały zgłoszone po terminie, w którym ich dokonanie bezkosztowe jest niemożliwe z zastrzeżeniem, że termin ten musi być podany w informacji zgodnie z zapisem w lit B pkt 17.
11) Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów:
a) innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w Informacji przekazanej Wykonawcy;
b) wynikających z płatności dokonywanych przez Wykonawcę kartami płatniczymi.
12) Zwrot voucherów niewykorzystanych, o których mowa w lit B pkt 17, oznacza zwrot części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie, wyznaczonym przez Zamawiającego.
13) Wykonawca będzie realizował zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez hotel
14) Wykonawca będzie realizował zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez Hotele.
15) Do zadań Wykonawcy należy:
- codzienne (dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
- sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu biletów i miejsc hotelowych.
16) Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania sprawozdań na temat zrealizowanych zamówień w zakresie zakupu miejsc hotelowych. Sprawozdania mają być przekazywane do Zamawiającego do 7 dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni, lub doraźnie na prośbę Zamawiającego, w tym przypadku termin sporządzenia sprawozdania będzie ustalany indywidualnie. W sprawozdaniu, o którym mowa w zdaniu drugim mają się znaleźć dane, o których mowa w części lit B pkt 8 oraz pkt 17 w podziale na:
a) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne, w podziale na lokalizacje;
b) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne w podziale na hotele;
c) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne w podziale na ich standard, w tym wyszczególnienie
miejsc hotelowych typu low cost;
d) miejsca hotelowe (vouchery) w podziale na wystawione / zwrócone.
4. Gwarancja:
1) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu standardy jakościowe obsługi zgodne
z obowiązującymi przepisami Prawa energetycznego.
2) Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia, za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za właściwe wykonanie zamówienia.
3) Zamawiający oczekuje, aby Wykonawca posiadał Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę co najmniej 90.000 zł i zobowiązuje się do zapewnienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia oraz na warunkach określonych w polisie o na cały czas realizacji umowy. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia na każde żądanie Zamawiającego polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy.
Załącznik nr 2 do SWZ
UMOWA WZÓR
zawarta w Warszawie w dniu 2022 roku pomiędzy:
(dalej „Umowa”)
Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie, przy xx. Xxxxxxx 00 (00-000 Xxxxxxxx), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000109815, REGON 012070669, XXX 0000000000, wysokość kapitału zakładowego: 367 775 017,11 zł wpłacony w całości (zwaną dalej „PAIH”), posiadającą status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j. Dz.U. z 2020 r. poz. 935 z późn. zm.), reprezentowaną przez:
…………………………… - …………………………………
…………………………… - …………………………………
zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”,
a
„ ” z siedzibą w (miejscowość i kod pocztowy), ul.
, prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem NIP , REGON reprezentowaną przez:
(Imię i nazwisko) - (stanowisko) zwanym w dalszej części Umowy „Wykonawcą”,
zaś wspólnie zwanych dalej „Stronami” .
Umowa zostaje zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 w związku z art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021, poz. 1129), pn.: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części - część nr 1* / część nr 2*” (*niewłaściwe skreślić).
§ 1
Przedmiot umowy oraz prawa i obowiązki stron
1. Wykonawca niniejszym zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług obejmujących kompleksową, całodobową, 7 dni w tygodniu, obsługę w zakresie:
1) wyszukiwania, rezerwacji sprzedaży i dostarczania, na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego, biletów lotniczych i kolejowych (dalej biletów) we wszystkich kierunkach, w kraju i za granicą, w tym bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych krajowych i zagranicznych, w tym możliwości ich łączenia, której szczegółowy opis, warunki realizacji przedmiotu umowy oraz
wymagania określa Załącznik nr 3 do niniejszej umowy w zakresie dot. cz. 2A – Opis przedmiotu
zamówienia (bilety) oraz Załącznik nr 5 – oferta Wykonawcy – zwany dalej „Przedmiotem umowy”. 1
2) wyszukiwania, rezerwacji sprzedaży i dostarczania na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego, usług hotelowych świadczonych w kraju i za granicą wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu, której szczegółowy opis, warunki realizacji przedmiotu umowy oraz wymagania określa Załącznik nr 3 do niniejszej umowy w zakresie dot. cz. 2B – Opis przedmiotu zamówienia (noclegi) oraz Załącznik nr 5 – oferta Wykonawcy – zwany dalej „Przedmiotem umowy”;2
2. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie kwalifikacje, uprawnienia, doświadczenie i środki materialne oraz zdolności techniczne niezbędne do wykonania Umowy oraz zobowiązuje się do jej wykonania z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (dalej „RODO”).
3. Wykonawca oświadcza, że posiada tytuł prawny do wykonywania Umowy, wynikający z odrębnych przepisów (w szczególności wszelkie niezbędne pozwolenia) oraz że ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za ewentualne naruszenie praw osób trzecich wskutek wykonywania Umowy lub w związku z jej wykonywaniem.
4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Umowę przy zachowaniu najwyższej staranności wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami, rzetelnie i terminowo, mając na względzie ochronę interesów Zamawiającego.
5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację Umowy w sposób w niej określony. Wykonawca odpowiada za jakość i terminowość wykonania przedmiotu Umowy oraz za działania i zaniechania osób skierowanych do realizacji Umowy, jak za własne działania i zaniechania.
6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenia pomiędzy Wykonawcą, a zaangażowanymi przez
niego osobami trzecimi do realizacji niniejszej Umowy.
7. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikającej dla Wykonawcy z niniejszej Umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego.
8. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie na piśmie informować Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie przedmiotu Umowy, w tym o wszczęciu wobec niego postępowania: egzekucyjnego, naprawczego, likwidacyjnego, upadłościowego lub innego.
9. Wykonawca przed podpisaniem Umowy zobowiązany jest przedstawić oraz utrzymać przez cały okres realizacji Umowy polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy, bez franszyzy redukcyjnej, z sumą gwarancyjną nie mniejszą niż 140.000,00 (sto czterdzieści tysięcy 00/100) PLN na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie trwania Umowy w przypadku części I oraz na 90.000 (dziewięćdziesiąt tysięcy) w przypadku II części.
1 Punkt zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
2 Punkt zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
10. Ewentualne szkody powstałe po stronie Zamawiającego, które przewyższą sumy ubezpieczenia objętego polisą ubezpieczeniową lub których nie obejmuje polisa ubezpieczeniowa (OC, NNW), zostaną pokryte przez Wykonawcę na pisemne wezwanie Zamawiającego.
11. W przypadku Wykonawcy zrzeszonego w IATA zobowiązany jest on przedstawić, przed podpisaniem Umowy, kopię certyfikatu przynależności do IATA lub ważnego świadectwa akredytacji IATA uprawniającego do usługi w zakresie sprzedaży biletów lotniczych3.
§ 2
Czas trwania umowy
Przedmiot Umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie, począwszy od dnia podpisania Umowy przez okres 4 miesięcy lub do wyczerpania się maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego z § 4 ust. 1 Umowy, w zależności od tego, która przesłanka nastąpi pierwsza.
§ 3
Dokonywanie rezerwacji i dostarczenie biletów/ voucherów (miejsca noclegowe)*
Szczegółowy zakres czynności które zostaną wykonane przez Wykonawcę w ramach dokonywania rezerwacji i dostarczania biletów/rezerwacji miejsc hotelowych oraz szczegółowe obowiązki i uprawnienia określa Załącznik nr 3 do Umowy w zakresie dot. cz. 2A – Opis przedmiotu zamówienia (bilety)/ w zakresie dot. cz. 2B
– Opis przedmiotu zamówienia (noclegi)*4
§ 4
Wynagrodzenie
1. Z tytułu prawidłowego wykonania Umowy Wykonawca otrzyma maksymalne wynagrodzenie w łącznej wysokości …………………. złotych brutto (słownie ), na zasadach określonych w niniejszym
paragrafie. Na maksymalne wynagrodzenie składają się: usługi hotelarskie oraz opłaty transakcyjne, koszty zakupu biletów oraz opłaty transakcyjne i uwzględnione upusty - wskazane w Ofercie Wykonawcy [postanowienie zostanie dostosowanie w zależności od części, której dotyczyć będzie umowa i w zależności od Oferty Wykonawcy].
2. Opłata transakcyjna oraz wartości upustu zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr do
niniejszej Umowy, wynosi dla części I:
a) opłata transakcyjna za rezerwację, zakup i dostarczenie biletów lotniczych dla jednej osoby na jedną podróż na trasie zagranicznej i trasie krajowej ...................... zł; (słownie );
b) opłata transakcyjna za rezerwację, zakup i dostarczenie biletów kolejowych dla jednej osoby na jedną podróż na trasie zagranicznej i trasie krajowej ...................... zł; (słownie );5
c) upust z tytułu zakupu każdego biletu lotniczego i kolejowego jest stałej wysokości i wynosi %,
3. Opłata transakcyjna oraz wartości upustu zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr do
niniejszej Umowy, wynosi dla części II:
3 Punkt zostanie dostoswany do zakresu odpowiadającej części zamówienia
4 Punkt zostanie dostoswany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
5 W zależności od Oferty Wykonawcy, zostanie uzupełnione dla zakresu danej części zamówienia, którego dotyczyć będzie umowa
a) opłata transakcyjna za rezerwację jednego miejsca noclegowego krajowego/zagranicznego zł
(słownie );
b) upust z tytułu zakupu każdego miejsca hotelowego jest stałej wysokości i wynosi %, (słownie:
.....................);6
4. Cena biletu/noclegu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) odpowiedniego przewoźnika/hotelu [postanowienie zostanie dostosowanie w zależności od części, której dotyczyć będzie umowa i w zależności od Oferty Wykonawcy].
5. Każdorazowo podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę i zaakceptowana przez Zamawiającego faktura VAT.
6. Zapłata wynagrodzenia każdorazowo następować będzie w terminie 30 dni po doręczeniu przez Wykonawcę i zaakceptowaniu przez Zamawiającego faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury.
7. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia.
8. Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1666).
9. W przypadku, o którym mowa w ust. 8, faktury w formie elektronicznej będą przekazywane na adres Zamawiającego: xxxxxxx@xxxx.xxx.xx, z adresu Wykonawcy: …………@……..
10.Wykonawca oświadcza, że rachunek wskazany na fakturze został wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym złożonym przez Wykonawcę do naczelnika właściwego urzędu skarbowego i znajduje się na tzw. „białej liście podatników VAT”, o której mowa w art. 96 b ustawy z dnia 11 marca 2004
r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że rachunek wskazany przez Wykonawcę na fakturze nie znajduje się na tzw. „białej liście podatników VAT” lub rachunek wskazany przez Wykonawcę nie spełnia wymogów określonych w zdaniu poprzednim, Zamawiający wstrzyma się z dokonaniem zapłaty za prawidłową realizację Przedmiotu Umowy do czasu wskazania innego rachunku przez Wykonawcę, który będzie umieszczony na przedmiotowej liście oraz będzie spełniał warunki określone w zdaniu poprzednim. W takim przypadku Wykonawca zrzeka się prawa do żądania odsetek za opóźnienie w płatności za okres od pierwszego dnia po upływie terminu płatności wskazanego w ust. 5 do 7-go dnia od daty powiadomienia Zamawiającego o numerze rachunku spełniającego wymogi, o których mowa w zdaniu poprzednim. Wykonawca potwierdza, iż może przyjąć na rachunek bankowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim, zapłatę wynagrodzenia w oparciu o „mechanizm podzielonej płatności” (ang. split payment). Ponadto, jeżeli Przedmiot umowy znajduje się w załączniku nr 15 Ustawy o VAT, to faktura wystawiona przez Wykonawcę musi być oznaczona „mechanizmem podzielnej płatności”
11. Wykonawca oświadcza, że posiada status ………………………….
12. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest czynnym podatnikiem VAT.
13. Wszelkie rozliczenia dokonywane będą w złotych polskich.
6 J.w
14. Wykonawca zawierając Umowę przyjmuje do wiadomości, że kwota wskazana w ust. 1 jest kwotą maksymalną.
15. Wpisanie nazwy Usługi na fakturze niezgodnej z Przedmiotem Umowy uprawnia Zamawiającego do niedokonywania płatności oraz zobowiązuje Wykonawcę do doręczenia faktury zerującej na adres wskazany w ust. 9. W takiej sytuacji Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo żądania odsetek za opóźnienie w płatności.
§ 5
Kary umowne
1. Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty następujących kar umownych:
1) za odstąpienia od Umowy przez Wykonawcę lub jej rozwiązanie z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, bądź odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub jej rozwiązanie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy,
2) w przypadku nieprawidłowego wykonywania obowiązków określonych w Załączniku nr 3 do Umowy,
w szczególności:
a) za przesłanie wyceny niezgodnej z parametrami określonymi w zamówieniu wyceny – w wysokości
100,00 (sto 00/100) złotych za każdy taki przypadek;
b) za przesłanie rezerwacji niezgodnej z parametrami określonymi w formularzu zamówienia rezerwacji
– w wysokości 500,00 (pięćset 00/100) złotych za każdy taki przypadek;
c) za wystawienie nieprawidłowego biletu tzn. niezgodnego z parametrami określonymi w formularzu zamówienia biletu – w wysokości 200,00 złotych (słownie: dwieście złotych 00/100) za każdy taki przypadek;
3) w przypadku niedotrzymania terminów określonych w Załączniku nr 3 do Umowy, w wysokości 100,00 (sto 00/100) złotych za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki licząc od poniedziałku do piątku od godz. 08:00 do 18:00;
4) w przypadku zawyżenia ceny biletu w stosunku do najniższej ceny całkowitej oferowanej na rynku przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet – w wysokości 500,00 złotych (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdy zaistniały przypadek;
5) w przypadku zawyżenia należnej Wykonawcy opłaty transakcyjnej w stosunku do wysokości tej opłaty wskazanej w Ofercie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) za każdy taki przypadek;
6) w przypadku innych błędów dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia (nie uwzględnionych powyżej) zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Umowy, w wysokości 100,00 (sto 00/100) złotych za każdy zaistniały przypadek;
7) w przypadku naruszenia przez Wykonawcę lub jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Wykonawcy przy realizacji Umowy zakazu ujawniania informacji, o którym mowa w § 7 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 000 (pięćdziesiąt tysięcy 00/100) zł za każdy taki przypadek.
2. Niezależnie od innych postanowień umownych, w przypadku niedostarczenia zamówionych przez Zamawiającego rezerwacji w terminie określonym w zamówieniu, skutkującego niemożliwością odbycia
podróży służbowej w planowanym terminie, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 100% wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za zamówione miejsca noclegowe lub za zamówione bilety.
3. W przypadku kilku naruszeń, kary umowne podlegają sumowaniu. Łączna maksymalna wysokość kar umownych nie może przekroczyć równowartości 40% maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy.
4. Kara umowna zostanie zapłacona w terminie 14 dni od daty wystąpienia przez Zamawiającego z żądaniem zapłaty. W przypadku nieuiszczenia kary umownej w terminie, Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kary umownej z przysługującego mu wynagrodzenia.
5. Zamawiający ma prawo do żądania od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych w przypadku, gdy wielkość szkody przekracza wysokość zastrzeżonej kary umownej.
6. Xxxxxx nie odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, będące następstwem działania siły wyższej. Dla celów niniejszej Umowy siłą wyższą jest zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia.
7. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku należytego wykonywania Umowy.
§ 6
Odstąpienie od Umowy / Rozwiązanie Umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w całości lub w części -
w świetle przepisów obowiązującego prawa, w szczególności ustawy Pzp oraz Kodeksu Cywilnego.
2. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa, lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.
3. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w całości, odstąpienie następuje z mocą wsteczną, a Umowę uważa się za niezawartą. W takim przypadku, jeżeli usługa nie została wykonana, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu ewentualnie wpłaconego wynagrodzenia, w terminie 7 dni od dnia wysłania wezwania.
4. Zamawiający ma prawo rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym poprzez jednostronne oświadczenie woli w przypadku:
a) gdy Wykonawca wykonywać będzie świadczenia objęte przedmiotem Umowy w sposób nieprawidłowy, wadliwy lub sprzeczny z postanowieniami Umowy, lub nie będzie ich świadczył w ogóle, wówczas Zamawiający ma prawo wezwać go do zmiany sposobu wykonania przedmiotu Umowy wyznaczając mu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zamawiający może rozwiązać Umowę i/lub powierzyć dalsze wykonywanie Umowy innej osobie na koszt i ryzyko Wykonawcy,
b) niedotrzymywania terminów określonych w Załączniku nr 3 do Umowy – nie mniej niż 15 takich przypadków,
c) gdy Wykonawca ujawnił Informacje Poufne,
d) gdy sytuacja finansowa Wykonawcy ulegnie pogorszeniu w stopniu, który mógłby uzasadniać:
− złożenie w stosunku do Wykonawcy wniosku o ogłoszenie upadłości lub
− oświadczenia o wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego,
e) gdy w wyniku wszczęcia postepowania egzekucyjnego nastąpi zajęcie majątku Wykonawcy lub jego znacznej części uniemożliwiające dalszą realizację zobowiązań na uzgodnionym poziomie.
5. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w części lub rozwiązania Umowy:
a) Strony zobowiązują się w terminie 7 dni od dnia doręczenia stosownego oświadczenia do sporządzenia protokołu, który będzie stwierdzał stan realizacji przedmiotu Umowy,
b) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie stwierdzonego ww. protokołem zakresu należycie wykonanych elementów przedmiotu Umowy zaakceptowanego przez Zamawiającego bez zastrzeżeń,
c) Strony dokonują rozliczenia prawidłowo wykonanych Usług do dnia odstąpienia od Umowy/rozwiązania Umowy, w oparciu o odpowiednie stosowanie postanowień Umowy w szczególności w zakresie podstaw wystawiania faktur, terminów płatności.
6. Oświadczenie o odstąpieniu lub rozwiązaniu Umowy wymaga formy pisemnej z podaniem uzasadnienia.
7. W przypadku odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania wygasają wszelkie roszczenia Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego odnośnie kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 5 Umowy.
8. Niezależnie od powyższego, Strony przewidują możliwość wypowiedzenia Umowy przez każdą ze Stron
z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
§ 7
Poufność
1. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku z zawarciem i realizacją Umowy, nie może również składać żadnych oświadczeń dotyczących wykonywanych Usług wobec osób trzecich, bądź w inny sposób ujawniać informacji uzyskanych przy realizacji zamówionych Usług. Żaden tekst dotyczący wykonywanych Usług nie może być wydany lub opublikowany przez Wykonawcę bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie. Nie dotyczy to sytuacji, gdy ujawnienia informacji żąda organ (instytucja), który według prawa polskiego jest do tego uprawniony.
2. Informacjami poufnymi są zarówno informacje ujawnione bezpośrednio lub pośrednio Wykonawcy (w każdej formie, w tym w szczególności ustnie, pisemnie bądź w formie elektronicznej, bez względu na sposób ich utrwalenia zarówno przed jak i po dacie zawarcia Umowy) jak również informacje otrzymane przez Wykonawcę w inny sposób, podczas lub w związku z zawarciu lub realizacją Umowy, wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego, w tym w szczególności, wszelkie informacje lub dane nieujawnione do wiadomości publicznej, informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne, know-how itp. dotyczące Zamawiającego, dane pracowników, współpracowników,
kontrahentów Zamawiającego, które zostały oznaczone przez Zamawiającego jako Informacje Poufne, (dalej „Informacje poufne”).
3. Na potrzeby niniejszej Umowy za Informację rozumie się jakąkolwiek wiadomość wyrażoną za pomocą mowy, pisma, obrazu, rysunku, znaku, dźwięku albo zawartą w urządzeniu, przyrządzie lub innym przedmiocie, a także wyrażoną w jakikolwiek inny sposób.
4. Wykonawca zobowiązuje się do podejmowania odpowiednich środków dla ochrony Informacji przed ich nieupoważnionym wyjawieniem, powieleniem lub użyciem, w szczególności zaś:
a) Wykonawca dochowa należytej staranności przy wykorzystywaniu ujawnionych Informacji, w tym podejmą odpowiednie środki ostrożności i zabezpieczające w celu zachowania poufnego charakteru Informacji;
b) Wykonawca będzie korzystały z Informacji wyłącznie dla celów związanych z realizacją Umowy. Użycie
Informacji dla jakichkolwiek innych potrzeb jest zabronione;
c) Wykonawca ograniczy wyjawienie Informacji swoim pracownikom, współpracownikom i zleceniobiorcom, udzielając Informacji jedynie tym pracownikom, współpracownikom i zleceniobiorcom, którzy są bezpośrednio związani z realizacją Umowy i jedynie w zakresie niezbędnym do takiej realizacji. Strony zobowiążą ww. pracowników, współpracowników i zleceniobiorców do bezwzględnego respektowania postanowień niniejszej Umowy;
d) Wykonawca odpowiada za naruszenia poufności Informacji dokonane przez osoby, którym te Informacje ujawnił, jak za swoje własne naruszenie poufności. W szczególności Wykonawca naprawi szkodę rzeczywistą (z wyłączeniem utraconych korzyści) poniesioną w wyniku naruszenia zobowiązań Umowy przez te osoby.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie jakichkolwiek Informacji w sytuacjach, w których wykaże, że:
a) Informacje są dostępne publicznie w dniu ich przekazania;
b) Obowiązek ujawnienia Informacji wynika bezpośrednio z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub organu administracji publicznej lub ostatecznej decyzji administracyjnej;
c) Informacje podlegają ujawnieniu w zakresie niezbędnym dla celów postępowania sądowego, lub innych postępowań prawnych wszczętych lub toczących się w związku Umową;
d) Informacje zostały ujawnione przez Wykonawcę na podstawie uprzedniej pisemnej zgody wyrażonej
przez Zamawiającego.
6. Jeżeli obowiązek ujawnienia Informacji poufnych wynikać będzie z powszechnie obowiązujących przepisów prawa bądź z prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji w takim przypadku Wykonawca powinien zobowiązać się do:
a) natychmiastowego poinformowania Zamawiającego o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnych ze wskazaniem podmiotów, na rzecz których ujawnienie ma nastąpić oraz zakresu udostępnianych informacji, z zastrzeżeniem powszechnie obowiązującego prawa,
b) ujawnienia Informacji Poufnych tylko w takim zakresie, jaki jest wymagany,
7. Wykonawca jest uprawniony do posługiwania się przy wykonywaniu Usług osobami trzecimi, z zastrzeżeniem odpowiedzialności za skutki ich działań i zaniechań jak za własne czyny, pod warunkiem zobowiązania tych podmiotów do zachowania poufności w nie mniejszym zakresie, jak ma to miejsce w jego stosunkach z Zamawiającym.
8. W razie naruszenia niniejszego paragrafu przez Wykonawcę lub osoby trzecie zatrudnione przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówionych Usług, Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 50 000 zł, za każdy przypadek naruszenia zasad dotyczących poufności, z zachowaniem uprawnień Zamawiającego wynikających z innych postanowień Umowy.
9. Wykonawca na żądanie Zamawiającego zwróci niezwłocznie wszelkie materiały, analizy lub inne opracowania (na piśmie, w formie elektronicznej lub innej), które zostaną dostarczone przez Zamawiającego, zniszczy wszystkie materiały, które zawierają Informacje i wykasuje w sposób trwały z pamięci swoich komputerów, edytorów tekstów i podobnych środków wszystkie materiały stanowiące Informacje Poufne, włączając każdą kopię, w zakresie, w jakim pozwala na to konfiguracja systemów. Zwrot dokumentów przekazanych w celu wykonania przedmiotu Umowy nie zwalnia Wykonawcy z zobowiązań wynikających z niniejszego paragrafu.
10. Zobowiązania wynikające z niniejszego paragrafu wiążą Strony przez czas trwania Umowy oraz przez okres
3 lat od dnia jej wygaśnięcia/rozwiązania.
§ 8
Ochrona danych osobowych
1. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania i ochrony danych osobowych, uzyskanych w związku z zawarciem realizacją Umowy zgodnie z przepisami rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
2. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji Przedmiotu Umowy i w zakresie minimalnym, ale niezbędnym do wykonania Umowy. Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych przez Zamawiającego Wykonawcy określa umowa stanowiąca Załącznik nr 6 do Umowy, którą Strony zobowiązują się zawrzeć najpóźniej w dniu podpisania Umowy.
3. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w
Umowie przez Zamawiającego stanowi załącznik nr 7 do Umowy.
§ 9
Podwykonawstwo
1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcom.
2. Powierzenie wykonania części zamówienia Podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania podwykonawcy, jak za własne działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania.
3. Za powierzone innemu podmiotowi czynności Wykonawca odpowiada na zasadzie ryzyka, co oznacza że nie może on zwolnić się od odpowiedzialności, wykazując iż dołożył należytej staranności przy wyborze tego podmiotu lub, że podmiot ten zawodowo trudni się realizacją zadań powierzonych mu przez Wykonawcę.
4. Zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania Umowy Wykonawca podał nazwy, dane kontaktowe oraz przedstawicieli, podwykonawców zaangażowanych w Usługi, jeżeli są już znani. Wykonawca zawiadamia Zamawiającego o wszelkich zmianach w odniesieniu do informacji, o których mowa w zdaniu pierwszym, w trakcie realizacji Umowy, a także przekazuje wymagane informacje na temat nowych podwykonawców, którym w późniejszym okresie zamierza powierzyć realizację Usług.
5. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki podwykonawcy w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia – w sposób mniej korzystny dla podwykonawcy niż prawa i obowiązki Wykonawcy, ukształtowane postanowieniami niniejszej Umowy.
6. Jeżeli Wykonawca zamierza zmienić albo zrezygnować z dotychczasowego Podwykonawcy, na którego zasoby powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest zobowiązany wystąpić do Zamawiającego z wnioskiem o dokonanie takie zmiany w którym wykaże, że Podwykonawca zastępujący lub Wykonawca samodzielnie spełnia ww. warunki w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca dotychczasowy. Przepis art. 122 ustawy Pzp stosuje się.
7. Zmiana, o której mowa w ust. 6, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego udzielonej w terminie 7 dni
kalendarzowych od złożenia przez Wykonawcę wniosku o zmianę podwykonawcy.
§ 11
Przedstawiciele Stron
1. Ze strony Wykonawcy osobami uprawnionymi do kontaktów z Zamawiającym (osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację Umowy) będą:
a) ........................... nr tel. komórkowy: ......................... e-mail:...........................
b) ...........................nr tel. komórkowy: ............................... e-mail: ..........................
2. Ze strony Zamawiającego nadzór nad realizacją umowy sprawuje:
a) ........................, nr tel: ........................... komórkowy: ..............................
3. Zmiana osób odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją Umowy, o których mowa w ust. 3-4, będzie odbywać się poprzez pisemne oświadczenie złożone drugiej Stronie o dokonaniu zmiany i wskazaniu osoby lub osób powołanych do bezpośrednich kontaktów w celu realizacji Przedmiotu Umowy.
4. Strony zgodnie ustalają, że wzajemna korespondencja oraz kontakty pomiędzy nimi odbywać się będą poprzez wyznaczone osoby, przy czym jako podstawowy sposób kontaktów roboczych strony ustalają e-mail lub telefon.
5. Za kontakty robocze w rozumieniu niniejszej Umowy nie uważa się kontaktów mających na celu:
1) przekazywanie informacji o okolicznościach mogących mieć wpływ na realizację Umowy,
2) przekazywanie informacji o opóźnieniach i ich przyczynach.
6. Korespondencja o charakterze innym niż robocza powinna być przekazywana w formie pisemnej na adresy Stron wskazane w treści Umowy.
§ 12
Postanowienia końcowe
1. Żadna ze Stron nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
2. Wszystkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do Umowy pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 11 ust. 3 Umowy.
3. Strony będą dążyć do ugodowego rozstrzygnięcia sporów, jakie mogą wyniknąć w związku z realizacją
Umowy.
4. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia, Strony poddadzą spór rozstrzygnięciu sądowi powszechnemu właściwemu miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy Kodeks cywilny.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
7. Umowa wchodzi w życie z mocą obowiązywania od dnia zawarcia.
8. Integralną częścią Umowy są następujące Załączniki:
1) KRS Zamawiającego
2) KRS Wykonawcy
3) Opis przedmiotu zamówienia (noclegi/bilety)
4) Kopia polisy/polis
5) Oferta Wykonawcy
6) Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
7) Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 6 do Umowy UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH
(dalej „Umowa powierzenia”)
zawarta w dniu w Warszawie
pomiędzy:
Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000109815, NIP: 5260300167, REGON: 012070669, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości: zł, wpłacony w całości, reprezentowaną przez:
-
-
uprawnionych do łącznej reprezentacji Spółki zgodnie informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z
rejestru przedsiębiorców KRS stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia zwaną dalej „Administratorem”
a
[w przypadku spółki prawa handlowego]
z siedzibą, ul. ; wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy
, Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
, posiadającą nr NIP: , REGON o kapitale
zakładowym w wysokości zł, reprezentowaną przez:
-
-
uprawnionego do łącznej/ samodzielnej reprezentacji Spółki zgodnie informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy powierzenia
[w przypadku osoby fizycznej, w tym prowadzącej działalność gospodarczą]
(imię i nazwisko), zamieszkałym posiadającym numer PESEL ,
prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą
, adres:
NIP , REGON ,
zgodnie z wydrukiem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy powierzenia (podmioty podlegające wpisowi do CEIDG)
zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”
zwane w dalszej części Umowy indywidualnie „Stroną” lub łącznie „Stronami” Zważywszy, że:
1. Strony zawarły w dniu umowę, której przedmiotem jest
(dalej „Umowa Główna”).
2. W celu realizacji przedmiotu Umowy Głównej niezbędne jest powierzenie przez Administratora Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzania danych osobowych.
Mając powyższe na uwadze, Strony zawarły Umowę następującej treści:
§ 1
Oświadczenia Stron
1. Strony oświadczają, że Umowa powierzenia została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.l nr 119, str. 1) (dalej: „RODO”) w związku z zawarciem Umowy Głównej.
2. Administrator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
5. Podmiot przetwarzający oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
§ 2
Przedmiot i czas trwania przetwarzania
1. Na podstawie art. 28 ust. 3 RODO Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe wskazane w § 3 ust. 6 i 7 Umowy powierzenia, a Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności przepisami RODO i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) (dalej: „Ustawa o ochronie danych osobowych”) i Umową powierzenia.
2. Umowa powierzenia została zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej oraz wykonania wszystkich zobowiązań, wynikających z Umowy powierzenia.
3. Umowa powierzenia wygasa z chwilą wygaśnięcia Umowy Głównej niezależnie od przyczyny.
4. Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia Podmiot przetwarzający jest obowiązany w zależności od decyzji Administratora:
1) zwrócić Administratorowi w terminie 3 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia wszelkie dane osobowe. Zwrot danych odbywa się w trybie uzgodnionym przez Strony. Po zwróceniu danych Podmiot przetwarzający zobligowany jest do niezwłocznego usunięcia powierzonych danych osobowych z systemów informatycznych oraz wszelkich nośników, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie oraz w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu danych osobowych złożyć Administratorowi pisemne oświadczenie, potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich powierzonych mu danych osobowych. Na żądanie Administratora, Podmiot przetwarzający ma obowiązek przedstawić w terminie 14 dni roboczych pisemny protokół potwierdzający usunięcie danych osobowych. W terminie zwrotu danych osobowych Podmiot przetwarzający obowiązany jest przekazać Administratorowi wszystkie kopie zapasowe powierzonych danych osobowych,
2) trwale usunąć dane osobowe będące przedmiotem Umowy powierzenia oraz w terminie 7 dni roboczych od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia złożyć Administratorowi pisemne oświadczenie, potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich powierzonych mu danych osobowych. Na żądanie Administratora, Podmiot przetwarzający ma obowiązek przedstawić w terminie 14 dni roboczych pisemny protokół potwierdzający usunięcie danych osobowych. Jeżeli usunięcie danych osobowych z przyczyn technicznych nie jest możliwe z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia Podmiot przetwarzający zobowiązany jest przedstawić Administratorowi uzasadnienie przyczyn uniemożliwiających usunięcie danych osobowych i przedstawić planowany termin trwałego usunięcia danych osobowych oraz dostarczyć pisemny protokół, potwierdzający usunięcie danych osobowych w terminie 7 dni roboczych od dnia usunięcia danych.
§ 3
Cel, zakres i charakter przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i w celu przewidzianym w Umowie powierzenia oraz zgodnie z udokumentowanymi innymi poleceniami Administratora, przy czym za udokumentowane polecenie Administratora, uważa się polecenia przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną na adres e-mail Podmiotu przetwarzającego: lub w formie
pisemnej na adres korespondencyjny siedziby Podmiotu przetwarzającego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania, Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
2. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone przez Administratora dane osobowe wyłącznie w celu realizacji Umowy Głównej i w zakresie niezbędnym do jej wykonania oraz jedynie w czasie jej obowiązywania.
3. Celem powierzenia przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 6 i 7 poniżej jest realizacja Umowy Głównej, w szczególności
4. Charakter powierzonego przetwarzania danych osobowych stanowią następujące operacje lub zestawy
operacji wykonywane na danych osobowych przez Podmiot przetwarzający:
1)
2)
3)
4)
5)
5. Przetwarzanie będzie odbywało się w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przy wykorzystaniu systemów informatycznych.
6. Zakres przetwarzanych przez Podmiot przetwarzający danych osobowych na podstawie Umowy
powierzenia obejmuje następujące rodzaje danych:
1)
2)
3)
4)
5)
7. Zakres przetwarzanych przez Podmiot przetwarzający danych osobowych na podstawie Umowy powierzenia obejmuje następujące kategorie osób, których dane dotyczą:
1)
2)
3)
4)
5)
§ 4
Obowiązki i prawa Administratora
1. Administrator zobowiązuje się do współdziałania z Podmiotem przetwarzającym w celu wykonywania Umowy powierzenia zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisami RODO.
2. Administrator uprawniony jest do weryfikacji przestrzegania przez Podmiot Przetwarzający zasad przetwarzania danych osobowych, wynikających z przepisów RODO oraz Umowy powierzenia poprzez prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych danych osobowych.
3. Administrator jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli przestrzegania przez Podmiot przetwarzający przepisów o ochronie danych osobowych, w tym przepisów RODO oraz postanowień Umowy powierzenia.
4. Administrator może przeprowadzać kontrole osobiście lub za pośrednictwem upoważnionych audytorów.
5. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do współdziałania z Administratorem w celu przeprowadzenia kontroli, w szczególności udostępnić Administratorowi wszelkie informacje dotyczące powierzonych danych osobowych oraz umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji.
6. Termin przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 2 powyżej, zostanie ustalony z Podmiotem przetwarzającym, jednakże kontrola nie może odbyć się później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania Podmiotowi przetwarzającemu pisemnej informacji o zamiarze przeprowadzenia przez Administratora kontroli.
7. Podmiot przetwarzający na każdy pisemny wniosek Administratora zobowiązany jest do udzielenia pisemnej informacji dotyczącej przetwarzania powierzonych mu danych osobowych w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku od Administratora.
8. Podczas kontroli Administrator może żądać udzielenia pisemnej lub ustnej informacji przez reprezentantów Podmiotu przetwarzającego lub osoby przez niego zatrudnione, jak również dostępu do pomieszczeń i urządzeń przeznaczonych do przetwarzania danych osobowych.
9. Po przeprowadzonej kontroli Administrator lub upoważniony przedstawiciel Administratora sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron.
10.Podmiot przetwarzający zobowiązuje się w terminie uzgodnionym z Administratorem:
1) dostosować do zaleceń pokontrolnych co do sposobu przetwarzania powierzonych danych osobowych
zawartych w protokole,
2) usunąć uchybienia stwierdzone podczas kontroli przez Administratora.
§ 5
Obowiązki i prawa Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:
1) do przestrzegania przepisów RODO oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych oraz do ich wdrożenia przed rozpoczęciem przetwarzania powierzonych danych osobowych, a następnie stosowania ich przez cały okres obowiązywania Umowy powierzenia,
2) przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisami RODO oraz zgodnie z Umową powierzenia,
3) do zachowania w tajemnicy danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób, oraz danych osobowych, uzyskanych w związku z realizacją Umowy Głównej w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej,
4) zapewnić, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją Umowy Głównej przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora w celach i w zakresie przewidzianym w Umowie powierzenia,
5) dopuścić do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Podmiot przetwarzający oraz zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania nieograniczonej w czasie tajemnicy, a także prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym obejmuje wszelkie informacje i dokumenty, ujawnione osobie upoważnionej przez Podmiot przetwarzający, Administratora bądź uzyskane w inny sposób w związku z realizacją Umowy powierzenia lub Umowy Głównej. Obowiązek zachowania w tajemnicy obowiązuje również po zakończeniu realizacji Umowy powierzenia oraz ustaniu zatrudnienia u Podmiotu przetwarzającego. W tym celu Podmiot przetwarzający dopuści do przetwarzania wyłącznie osoby, które podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
6) stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na podstawie art. 32 RODO, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą,
7) przestrzegać warunków korzystania z usług innego Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO z zastrzeżeniem § 7 poniżej,
8) pomagać Administratorowi poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III biorąc pod uwagę charakter przetwarzania,
9) pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO,
uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje,
10) udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO oraz umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczyniać się do nich,
11) informować Administratora niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia powzięcia wiadomości o wszczęciu postępowania, w szczególności administracyjnego lub sądowego, dotyczącego przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania powierzonych danych osobowych skierowanym do Podmiotu Przetwarzającego, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy. W przypadku kontroli organu nadzorczego Administrator ma prawo do:
a) uczestniczenia w kontroli organu nadzorczego w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie
obowiązujące przepisy prawa,
b) wnoszenia uwag do treści sprawozdania pokontrolnego przed jego zaakceptowaniem przez Xxxxxxx przetwarzający,
c) wnoszenia uwag do treści odpowiedzi na pismo organu nadzorczego dotyczącego chociażby pośrednio przetwarzania powierzonych przez Administratora danych osobowych,
12) w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych:
a) przekazać Administratorowi na adres mailowy: xxx@xxxx.xxx.xx niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu, informacje dotyczące naruszenia ochrony danych, w tym informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO,
b) przeprowadzić wstępną analizę ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą i przekazać wyniki tej analizy Administratorowi na adres mailowy: xxx@xxxx.xxx.xx niezwłocznie, nie później niż w ciągu 36 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,
c) przekazać Administratorowi – na jego żądanie wszystkie informacje niezbędne do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą zgodnie z art. 34 ust. 2 RODO w ciągu 24 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,
d) podejmować bez zbędnej zwłoki wszelkie działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia ochrony danych osobowych do czasu otrzymania od Administratora instrukcji postępowania w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych,
e) dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu przez Administratora, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze i udostępniać tę dokumentację na żądanie Administratora,
13) w przypadku otrzymania żądania na podstawie art. 15-22 RODO od osoby, której dane dotyczą, przekazać je Administratorowi na adres mailowy: xxx@xxxx.xxx.xx niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin od otrzymania żądania wraz ze wszystkimi innymi informacjami, które mogą pomóc Administratorowi w ocenie możliwości spełnienia żądania, a także weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie,
14) prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania, dokonywanych w imieniu Administratora zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO oraz udostępniać na żądanie Administratora prowadzony rejestr kategorii czynności przetwarzania danych w formie elektronicznej, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Podmiotu przetwarzającego,
15) wyznaczyć inspektora ochrony danych w przypadkach, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO. W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych Podmiot przetwarzający zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie Administratora, wskazując dane kontaktowe inspektora,
16) współpracować z Administratorem i organem nadzorczym w zakresie wykonywanych na podstawie Umowy powierzenia zadań,
17) nie przekazywać danych osobowych do państw trzecich (tj. poza terytorium EOG), chyba, że uzyska w tym zakresie odrębną uprzednią zgodę Administratora, wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, a taki transfer danych będzie odbywać się w zgodzie z właściwymi przepisami RODO.
2. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Administratora jeśli zdaniem Podmiotu przetwarzającego wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, w tym przepisów RODO.
3. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które dotyczy danych przetwarzanych przez Administratora Podmiot przetwarzający wspomaga Administratora w sposób określony w ust. 1 pkt 12) powyżej, jeżeli Podmiot przetwarzający jest w posiadaniu informacji niezbędnych do realizacji przez Administratora wymogów określonych w art. 33 ust. 1 i 3 RODO i 34 ust. 1 i 3 RODO.
§ 6
Współpraca Stron
1. Strony zgodnie ustalają, że podczas realizacji Umowy powierzenia będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy powierzenia.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx
3. Kontakt z Podmiotem Przetwarzającym w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy poprzez adres
e-mail:
4. Wszelkie oświadczenia lub zawiadomienia mające związek z Umową powierzenia mogą być składane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że Umowa powierzenia lub bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają formy pisemnej pod rygorem bezskuteczności lub nieważności.
§ 7
Podpowierzenie danych osobowych
1. Administrator wyraża zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług dalszych podmiotów przetwarzających (dalej „subprocesorów”) w zakresie niezbędnym do przetwarzania danych osobowych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do informowania Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia subprocesorów. Podmiot przetwarzający ma prawo dokonać zmiany dotyczącej dodania lub zastąpienia subprocesora jeśli Administrator nie wyrazi sprzeciwu wobec zmiany w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania informacji o zamierzonej zmianie, o której mowa w zdaniu poprzedzającym.
3. W przypadku podpowierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z ust. 1 powyżej, Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do umownego zobowiązania w formie pisemnej każdego z subprocesorów do:
a) wykonywania tych samych obowiązków, które na mocy Umowy powierzenia nałożone są na Podmiot Przetwarzający,
b) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisów RODO.
4. W przypadku podpowierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z ust. 1 powyżej:
a) uprawnienia do przetwarzania danych osobowych subprocesora nie mogą wychodzić poza zakres uprawnień Podmiotu przetwarzającego na podstawie Umowy powierzenia,
b) przetwarzanie danych osobowych przez subprocesora będzie odbywało się wyłącznie w celu i w
zakresie określonym w Umowie powierzenia,
c) Administratorowi będą przysługiwały uprawnienia wynikające z Umowy powierzenia bezpośrednio wobec subprocesora. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy podpowierzenia z subprocesorem Podmiot przetwarzający poinformuje o tym fakcie Administratora w terminie 3 dni od dnia wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.
5. Jeśli subprocesor nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków przez subprocesora spoczywa na Podmiocie przetwarzającym. Podmiot przetwarzający powiadamia Administratora o każdym przypadku niewywiązania się przez subprocesora z jego zobowiązań umownych.
6. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora, chyba, że obowiązek taki nakładają na Podmiot przetwarzający powszechnie obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej lub przepisy prawa krajowego. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym.
7. Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający przekazuje kopię umowy podpowierzenia, jaką zawarł z subprocesorem, a w razie wprowadzenia zmian przekazuje Administratorowi jej zaktualizowaną wersję. W zakresie niezbędnym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych informacji poufnych, w tym danych osobowych, Podmiot przetwarzający może utajnić tekst umowy przed jej udostępnieniem Administratorowi.
§ 8
Rozwiązanie Umowy powierzenia
1. W przypadku gdy Podmiot przetwarzający narusza swoje obowiązki wynikające z Umowy, Administrator może polecić mu, by zaprzestał przetwarzania danych osobowych do czasu, gdy Podmiot przetwarzający zapewni zgodność przetwarzania powierzonych danych osobowych z przepisami RODO lub z Umową.
2. Podmiot przetwarzający niezwłocznie zawiadamia Administratora, jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie jest w stanie zastosować się do postanowień Umowy.
3. Administrator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy powierzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Podmiot przetwarzający lub subprocesora przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy powierzenia, a w szczególności gdy:
1) Podmiot przetwarzający wykorzystuje dane osobowe w celu i w zakresie niezgodnym z Umową
powierzenia,
2) Podmiot przetwarzający podpowierzył przetwarzanie danych osobowych podmiotowi trzeciemu bez zgody lub pomimo sprzeciwu Administratora, a także nie poinformował Administratora danych o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia subprocesorów w terminie przewidzianym w
§7 ust. 2 Umowy powierzenia,
3) zostanie wszczęte postępowanie sądowe lub administracyjne przeciw Administratorowi bądź Podmiotowi przetwarzającemu w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych, których przetwarzanie powierzono na podstawie Umowy powierzenia,
4) organ nadzoru stwierdzi, że Podmiot przetwarzający lub subprocesor nie przestrzega zasad przetwarzania
danych osobowych,
5) Administrator w wyniku przeprowadzenia audytu stwierdzi, że Podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy powierzenia lub powszechnie obowiązujących przepisów a Podmiot przetwarzający nie zastosuje się do zaleceń pokontrolnych Administratora.
4. W przypadku rozwiązania Umowy powierzenia Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zrealizować obowiązek, o którym mowa w § 2 ust. 4 Umowy powierzenia.
5. Wypowiedzenie Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem bezskuteczności.
6. Wypowiedzenie Umowy powierzenia stanowi podstawę wypowiedzenia Umowy głównej.
§ 9
Odpowiedzialność
1. Administrator odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych naruszającym
przepisy RODO.
2. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem powierzonych mu przez Administratora danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez przepisy RODO lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
3. Administrator lub Podmiot przetwarzający zostają zwolnieni z odpowiedzialności wynikającej z ust. 1 i 2 powyżej, jeżeli udowodnią, że w żaden sposób nie ponoszą winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.
4. Jeżeli w tym samym przetwarzaniu danych osobowych uczestniczą obie Strony i zgodnie z art. 82 ust. 2 i 3 RODO odpowiadają za szkodę spowodowaną przetwarzaniem danych osobowych, ponoszą oni odpowiedzialność solidarną za całą szkodę.
5. Strona, która zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma prawo żądania od drugiej Strony, która uczestniczyła w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi odpowiedzialność, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 1 i ust. 2 powyżej.
6. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania swoich pracowników i innych osób przy pomocy których przetwarza powierzone mu przez Administratora dane osobowe jak za własne działania i zaniechania. W przypadku powstania szkody po stronie Administratora z przyczyn leżących po stronie dalszego podmiotu przetwarzającego, któremu Podmiot przetwarzający powierzył przetwarzanie Danych osobowych, Procesor nie będzie mógł powołać się na wyłączenia odpowiedzialności, o których mowa w art. 429 Kodeksu cywilnego, w związku z powierzeniem wykonywania umowy takiemu podmiotowi.
7. Z tytułu naruszenia Umowy powierzenia Administrator może żądać od Podmiotu przetwarzającego zapłaty kar umownych, jeśli zostały one określone w Umowie głównej. Zapłata kar umownych nie wyłącza odpowiedzialności Podmiotu przetwarzającego w pełnym zakresie, jeśli wyrządzona szkoda przekracza wartość kar umownych. W pozostałym zakresie Procesor ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 6 powyżej.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. W razie sprzeczności między postanowieniami Umowy powierzenia a Umowy Głównej w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo mają postanowienia Umowy powierzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową powierzenia zastosowanie mają odpowiednio przepisy prawa polskiego powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy RODO, polskiego Kodeksu cywilnego i Ustawy o ochronie danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy powierzenia bez
pisemnej zgody Administratora.
4. Zmiany Umowy powierzenia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Wszelkie spory związane z wykonywaniem Umowy powierzenia rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla
miejsca siedziby Administratora.
6. Umowę powierzenia sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze
Stron.
Załączniki:
1) Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Administratora;
2) Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Podmiotu Przetwarzającego/ Wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Podmiotu przetwarzającego.
Podpisy Stron
Administrator Podmiot przetwarzający
Załącznik nr 7 do umowy
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ PAIH S.A.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej „RODO”, informujmy, że:
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych zawartych w Umowie jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: xx. Xxxxxx 00, 00 – 000 Xxxxxxxx), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000109815 (dalej „Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie xxx.xxxx.xxx.xx lub przesyłając e-mail na adres: xxx@xxxx.xxx.xx a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora.
2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, tj. Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy za pośrednictwem adresu mailowego xxx@xxxx.xxx.xx lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w celu:
1) realizowania przez Xxxxx/a czynności na rzecz reprezentowanego podmiotu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest konieczność przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umów z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2) zawarcia i wykonania Umowy - podstawą prawną przetwarzania są czynności niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
3) ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą Umową - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
4) dla celów podatkowych i rachunkowych - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność ich przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, podmioty którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej, hostingu, IT, obsługi administracyjnej, obsługi prawnej lub doradczej. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być również podmioty i organy uprawnione do otrzymania
Pani/Pana danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane do czasu:
1) wykonania Umowy – do momentu jego rozwiązania lub wygaśnięcia;
2) ustalenia dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń;
3) do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych).
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawa te przysługują Państwu w przypadkach i w zakresie przewidzianym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
7. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże jest niezbędne do zawarcia Umowy. Niepodanie danych osobowych w niezbędnym zakresie skutkuje niemożnością zawarcia Umowy.
8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
Oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią niniejszej klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych i wypełniłem obowiązki informacyjne, określone w art. 13 oraz 14 RODO wobec osób, których dane osobowe przekazałem Administratorowi w związku z zawarciem i realizacją Umowy.
Data i podpis Wykonawcy
Załącznik nr 3 do SWZ
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa i adres Wykonawcy:
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Tel…………….................... e-mail …………........……………...……………….
NIP: …………………………………………. REGON: ……………………………………
W odpowiedzi na ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym pn.:
„Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji
i Handlu S.A., z podziałem na dwie części w zakresie:
– Część nr 1 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
– Część nr 2 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą” (nr referencyjny: DPZP.DA.24/13/2022/TP)
składam/składamy niniejszą ofertę:
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie ze Specyfikacją Warunków Zamówienia za cenę:
1A. Część I. Opłaty transakcyjne i upusty cenowe
Lp. | Nazwa zamówienia | Wartość w PLN brutto/% |
1. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego/zagranicznego – OTB1 w pln brutto | .................... zł brutto |
2. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/zagranicznego – OTB2 w pln brutto | ..................... zł brutto |
3. | Upust od ceny biletu kolejowego/ lotniczego krajowego/zagranicznego - UB w % | ................................ % |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” | Tak/nie |
1B. Część II. Opłaty transakcyjne i upusty cenowe
Lp. | Nazwa zamówienia | Wartość PLN brutto/% |
1. | Opłata transakcyjna za rezerwację hotelową krajową – OTH w pln brutto | ............................ zł |
2. | Opłata transakcyjna za rezerwację hotelową krajową – OTH w pln brutto | ............................zł |
3. | Upust od ceny usługi hotelowej krajowej – UH2 w % | .............................% |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” | Tak/nie |
* Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,
** Wykonawca zobowiązany jest podać podstawę prawną zastosowania stawki podatku od towarów i usług (VAT) innej niż stawka podstawowa lub zwolnienia z ww. podatku.
Zamawiający odrzuci oferty, w których Wykonawcy zaoferują ceny netto o wartości „0” (definicję ceny zawiera ustawa z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178).
2. OŚWIADCZAMY*, że zgodnie z załączonym pełnomocnictwem Pełnomocnikiem do reprezentowania Nas w postępowaniu lub reprezentowania Nas w postępowaniu i zawarcia umowy jest:
……………………………………………………………………………….………………………
(*Wypełniają jedynie podmioty składające wspólną ofertę lub Wykonawcy, którzy w powyższym zakresie ustanowili pełnomocnika)
3. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Warunków Zamówienia i uznajemy się za związanych określonymi w niej postanowieniami i zasadami postępowania.
4. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z Istotnymi Postanowieniami Umowy określonymi w Załączniku nr 2 do SWZ i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach w nich określonych.
5. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ do wykonania zamówienia w terminie określonym w SWZ.
6. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w Specyfikacji Warunków Zamówienia, tj. na okres 30 dni od upływu terminu składania ofert
7. ZAMÓWIENIE ZREALIZUJEMY samodzielnie / przy udziale Podwykonawców**
** niepotrzebne skreślić
Podwykonawcy zostaną powierzone do wykonania następujące części /zakresy zamówienia:
Podwykonawcą będzie:
(wpisać nazwę i dane adresowe podmiotu, o ile są znane)
8. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się ze Istotnymi Postanowieniami Umowy, określonymi w SWZ i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w Specyfikacji Warunków Zamówienia, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
9. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego i wypełniliśmy obowiązki informacyjne, określone w art. 13 oraz 14 RODO wobec osób, których dane osobowe przekazaliśmy w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
10. Następujące oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w Rozdziale XIII ust. 4 pkt 2 SWZ są dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych i Zamawiający będzie mógł pobierać je samodzielnie: 7.
11. Oświadczam(y), że jestem/jesteśmy:
1) mikroprzedsiębiorstwem***;
2) małym przedsiębiorstwem***;
3) średnim przedsiębiorstwem***;
4) jednoosobową działalnością gospodarczą;
7 Należy wskazać nazwę dokumentu oraz adres strony internetowej, pod którym dokument jest dostępny.
5) osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
6) innym rodzajem (np. dużym przedsiębiorstwem);
- w rozumieniu art. 7 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz.
162 z późn. zm.)
*** Należy określić zgodnie z definicją mikroprzedsiębiorcy, małego przedsiębiorcy lub średniego przedsiębiorcy, zawartą w art. 7 ust. 1 ww. Ustawy.
Właściwą odpowiedź proszę podkreślić.
Informacje te są wymagane wyłącznie do celów statystycznych.
12. OŚWIADCZAM, iż oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j.: Dz.U. z 2020 roku poz. 1913) - należy zaznaczyć właściwe z listy:
☐ TAK, a pliki zostały wyodrębnione i oznaczone w sposób opisany w SWZ8
☐ NIE2
UWAGA!
W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w szczególności określając w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
13. OŚWIADCZAM, że wybór niniejszej oferty:
☐nie będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług****),
☐będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług i wskazujemy poniżej nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazujemy ich wartość bez kwoty podatku****)
Nazwa (rodzaj) usługi | Wartość bez kwoty podatku VAT |
****) należy zaznaczyć właściwe przy użyciu znaku „X”
Uwaga: brak jednoznacznej informacji w ww. zakresie oznacza, że złożona oferta nie będzie prowadziła do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego.
Pouczenie:
Zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług powstanie obowiązku podatkowego u Zamawiającego następuje w przypadku:
✓ wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
✓ importu usług lub towarów,
✓ mechanizmu odwróconego obciążenia podatkiem VAT.
Obowiązek podatkowy u Zamawiającego oznacza przerzucenie ciężaru naliczenia i rozliczania podatku VAT ze sprzedawcy (Wykonawcy) na nabywcę (Zamawiającego). W praktyce oznacza to, że Wykonawca
8 Należy podkreślić właściwą odpowiedź.
wystawia fakturę/y w wysokości netto, a Zamawiający we własnym zakresie dolicza należny podatek
VAT i samodzielnie go rozlicza (odprowadza).
ZAŁĄCZNIKI:
1. ……………………………………………………………………………………
2. ……………………………………………………………………………………
................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany lub podpis osobisty osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie
praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
Załącznik nr 4 do SWZ
OŚWIADCZENIE
WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp9
w imieniu Wykonawcy:
(nazwa i adres Wykonawcy)
W związku ze złożeniem oferty wspólnej oraz zaistnieniem okoliczności, o których mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oświadczam, że:
1) Wykonawca: …………………………………………........................................................................................... (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: …………………………………………………………………………………………….......... |
2) Wykonawca: …………………………………………........................................................................................... (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: ……………………………………………………………………………………………………….. |
3) Wykonawca: …………………………………………............................................................................................. (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: ………………………………………………………………………………………………………… |
Oświadczam, że realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywała się zgodnie z powyższą deklaracją.
................................................
podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
9 UWAGA: Niniejsze oświadczenie należy złożyć tylko w przypadku, gdy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 117 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp, tj.:
1) gdy nie wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie spełniają warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy lub
2) gdy nie wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie spełniają warunek dotyczący wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (o ile co najmniej jeden z ww. warunków został określony przez Zamawiającego w SWZ)
Załącznik nr 5 do SWZ
Nazwa Wykonawcy............................................................
Adres Wykonawcy..............................................................
OŚWIADCZENIE SKŁADANE NA PODSTAWIE ART. 125 UST. 1 USTAWY PZP DOTYCZĄCE SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA
UWZGLĘDNIAJĄCE PRZESŁANKI WYKLUCZENIA Z ART. 7 UST. 1 USTAWY O SZCZEGÓLNYCH ROZWIĄZANIACH W ZAKRESIE PRZECIWDZIAŁANIA WSPIERANIU AGRESJI NA UKRAINĘ ORAZ SŁUŻĄCYCH OCHRONIE
BEZPIECZEŃSTWA NARODOWEGO
INFORMACJA DOTYCZY:
WYKONAWCY*/
WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCEGO SIĘ O ZAMÓWIENIE*/
PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY (składane na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy Pzp)*/
* niewłaściwe skreślić
Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: „Kompleksową obsługę podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.24/13/2022/TP):
I. Oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Rozdziale X SWZ.
II. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4-5 i 7-10 ustawy Prawo zamówień publicznych.
III. Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. ……. ust. …. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych pkt 1, a jeżeli opisane okoliczności nie zachodzą - proszę wpisać „Nie dotyczy”).
Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 2 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:
………………………………………………………………………………………………………
IV. Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835). 10
10 Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zwanej dalej „ustawą”, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się:
1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021
r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
V. Oświadczam/y, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach (sekcje I, II, III, IV) są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.
Instrukcja wypełnienia:
1. Wypełnia Wykonawca, który samodzielnie składa ofertę (podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym)
2. Wypełnia każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
podpisem zaufanym lub podpisem osobistym)
3. Wypełnia podmiot udostępniający zasoby (podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym)
4. Oświadczenie/a Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, podmiotów udostępniających zasoby przekazywane jest/są wraz z ofertą i innymi wymaganymi dokumentami
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany lub podpis osobisty osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie
praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
Załącznik nr 6 do SWZ
Nazwa Wykonawcy............................................................
Adres Wykonawcy..............................................................
ZOBOWIĄZANIE PODMIOTU DO ODDANIA DO DYSPOZYCJI WYKONAWCY NIEZBĘDNYCH ZASOBÓW NA POTRZEBY REALIZACJI ZAMÓWIENIA11
zgodnie z art. 118 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych
Ja (My) niżej podpisany(ni)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. działając w imieniu i na rzecz:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
oświadczam(y), że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: „Kompleksową obsługę podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.24/13/2022/TP):
zobowiązuję (zobowiązujemy) się udostępnić swoje zasoby wykonawcy:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(pełna nazwa i adres wykonawcy)
W celu oceny czy wykonawca będzie dysponował moimi zasobami w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek nas łączący gwarantuje rzeczywisty dostęp do moich zasobów podaję:
1. zakres moich zasobów dostępnych wykonawcy:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów przy wykonywaniu zamówienia:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
3. czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany
lub podpis osobisty osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
11 Oświadczenie musi być opatrzone przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu udostępniającego zasoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanych lub podpisem osobistym i przekazane Xxxxxxxxxxxxx wraz z dokumentem (-ami) potwierdzającymi prawo do reprezentacji tego podmiotu przez osobę podpisującą oświadczenie.
W przypadku, gdy zobowiązanie zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wykonawcy, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Załącznik nr 7 do SWZ
Nazwa i adres Wykonawcy:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……
WYKAZ USŁUG
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu
S.A. w przedmiocie: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji
Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.24/13/2022/TP) oświadczam, że:
1. Dla CZĘŚCI NR 1* - w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej, przedstawiam poniższy wykaz usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 3 miesięcy, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadający wymaganiom określonym w Rozdziale X ust. 2 pkt 4 lit. a) SWZ o wartości każdego zamówienia nie mniejszej niż 100 000 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych) każda.
WYKAZ USŁUG
Lp. | Przedmiot (nazwa, krótki opis w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku) | Nazwa i adres odbiorcy usług | Data wykonania dzień, miesiąc, rok | Wartość usługi | Wykonawca wykazuje swoje doświadczenie**/ polega na podmiocie udostępniającym zasoby** |
1. | |||||
2 | |||||
3 |
* Niewłaściwe skreślić
** Niewłaściwe skreślić
Uwaga!
Do niniejszego Wykazu usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty.
W załączeniu przedkładam następujące dokumenty:
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
2. Dla CZĘŚCI NR 2* - w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej, przedstawiam poniższy wykaz usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji usług hotelowych w kraju i za granicą, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 3 miesięcy, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadający wymaganiom określonym w Rozdziale X ust. 2 pkt 4 lit. b) SWZ o wartości każdego zamówienia nie mniejszej niż 50 000 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) każda.
WYKAZ USŁUG
Lp. | Przedmiot (nazwa, krótki opis w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku) | Nazwa i adres odbiorcy usług | Data wykonania dzień, miesiąc, rok | Wartość usługi | Wykonawca wykazuje swoje doświadczenie**/ polega na podmiocie udostępniającym zasoby** |
1. | |||||
2 | |||||
3 |
* Niewłaściwe skreślić
** Niewłaściwe skreślić
Uwaga!
Do niniejszego Wykazu usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty.
W załączeniu przedkładam następujące dokumenty:
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany
lub podpis osobisty osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy