BZP.B5.19.2020.205/20

Xxxxxxxx, xxxx 00 sierpnia 2020 roku

Wykonawcy, ubiegający się o udział w przedmiotowym postępowaniu

Dotyczy:

postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup albo modernizacje systemu ERP (znak sprawy: BZP.B5.19.2020).

Zamawiający, działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Xx. X. x 0000x. 1864 ze zm.), przekazuje poniżej treść zapytań oraz treść udzielonych wyjaśnień.

Wniosek 1

Czy Zamawiający dopuszcza aby poza osobami wskazanymi na podstawie paragrafu 2 ust. 3 Wykonawca mógł rozszerzyć skład osobowy:

Odpowiedź

Zamawiający wyraża zgodę na zwiększenie składu osobowego, z zastrzeżeniem że Wykonawca oddeleguje dedykowany zespół do realizacji umowy w skład którego wchodzić będą osoby, którymi dysponowanie wymagane jest treścią SIWZ i zostały wskazane przez Wykonawcę w Wykazie osób.

Wniosek 2

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Zamawiający w par. 8 ust. 9 wskazał, że wykonane oprogramowanie ma pozwalać na nieograniczoną funkcjonalnie, przedmiotowo i podmiotowo rozbudowę. Czy Wykonawca prawidłowo przyjmuje, iż są to postanowienia kierunkowe mające na celu niewprowadzenie przez Wykonawcę mechanizmów ograniczających możliwość rozwoju przez Zamawiającego? Czy Zamawiający ma jednak świadomość, iż tego postanowienia nie można interpretować w oderwaniu od warunków wynikających z oprogramowania standardowego?

Odpowiedź

Zamawiający wyjaśnia, że § 8 Wzoru Umowy dotyczy Utworów, do których Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe, a nie Oprogramowania Standardowego (do którego dostarczane są licencje) zatem Zamawiający ma świadomość, iż tego typu postanowienia nie można interpretować w oderwaniu od warunków wynikających z oprogramowania standardowego.

Wniosek 3

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający wykreśli z par. 9 sformułowanie „przenoszalnych”? Otóż zakres przeniesienia określa par. 9 ust.6.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że §9 ust.2 Wzoru Umowy określa krąg podmiotów w stosunku do

których licencje są przenoszalne, natomiast § 9 ust. 2 wskazuje, że licencje są przenoszalne (nie są to więc postanowienia sprzeczne).

Wniosek 4

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. a) do poziomu 0,05% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, sumarycznie nie więcej jednak niż 1.000.000,00 zł? Obecnie kara jest rażąco wygórowana i nawet jeden dzień opóźnienia powoduje możliwość jej żądania.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 5

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. b) do poziomu 0,02% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 6

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. c) do poziomu 0,02% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 7

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy kary umowne określone w par. 19 ust. 1 lit. d) do poziomu:

za opóźnienie w usunięciu Awarii/Incydentu/Problemu w ramach wykonywania obowiązków gwarancyjnych/Usługi Utrzymania:

− Awarii/Incydentu Krytycznego - 1 000 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,

− Awarii/Incydentu Pilnego - 300 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,

− Awarii/Incydentu Standardowego - 500 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,

− Problemu (Krytycznego, Pilnego lub Standardowego) - 200 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 8

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy kary umowne określone w par. 19 ust. 1 lit. e) do poziomu:

za opóźnienie w usunięciu Awarii/Incydentu/Problemu w ramach wykonywania obowiązków gwarancyjnych/Usługi Utrzymania:

− dostępności - 1 000 zł za każdy przypadek określony w pkt. 4.3.6 OPZ,

− wydajności - 150 zł za każdy przypadek przekroczenia wymagań określonych w pkt. 4.3.5 OPZ,

− niezawodności - 5 000 zł za każdy przypadek przekroczenia wymagań określonych w pkt. 4.3.6 OPZ,

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 9

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. g) do poziomu 10% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 10

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. h) do poziomu 10.000,00 zł za każdy przypadek?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 11

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmniejszy karę umowną określoną w par. 19 ust. 1 lit. k) do poziomu 0,1% za każdy przypadek? Obecnie kara jest zastrzeżona w skrajnie wysokiej kwocie i może być naliczona za błahe przewinienie, gdyż katalog jest bardzo szeroki.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 12

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający zmieni par. 19 ust. 7 i przyjmie możliwy do wyceny w ramach oferty, limit kar umownych na maksymalnym poziomie ok. 10% wartości wynagrodzenia brutto? Aktualny limit jest bardzo wysoki. Jednocześnie powoduje to, że wykonawcy nie mają żadnej racjonalnej możliwości oceny ryzyka w zakresie kar umownych. Jest to o tyle niekorzystne dla Zamawiającego, że albo spowoduje złożenie oferty przez podmiot/y nie zwracające uwagi na tego rodzaju klauzule (co świadczy o ich lekkomyślności i ryzyku niepowodzenia projektu) albo przez podmiot/y, które założą ogromne kwoty na ryzyka, skrajnie zwiększając cenę oferty albo brak będzie jakichkolwiek rozsądnych ofert w postępowaniu. Praktyki takie jak ta (bardzo wysokie limity kar umownych na poziomie 100% wynagrodzenia) są kwestionowane zarówno w doktrynie jak i w orzecznictwo KIO oraz sądów powszechnych, jako skrajnie naruszające równowagę kontraktową strony. Ma tego świadomość również ustawodawca, czego oczywistym przykładem jest nowa ustawa prawo zamówień publicznych, która wejdzie w życie w dniu 01.01.2021 r.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 13

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający przed skorzystaniem z uprawnienia do dostąpienia od umowy wezwie wykonawcę do wykonywania/należytego wykonywania Umowy?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 14

Pytanie dotyczy wzoru umowy (Załącznik nr 10 do SIWZ). Czy Zamawiający uzupełni par. 23 ust. 6 w sposób następujący: „Opracowując Projekt Techniczny, Wykonawca uwzględni wszystkie wymagania opisane w Umowie, SIWZ, OPZ i innych dokumentach postępowania, z wyłączeniem uzgodnionych przez Strony i zaakceptowanych przez Zamawiającego zmian, co zostanie

wskazane w treści Projektu Technicznego.” Pozwoli to na uelastycznienie sposobu wdrożenia wymagań Zamawiającego w pełni z poszanowaniem jego stanowiska i z jego akceptacją.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zaproponowaną w pytaniu. Wniosek 15

Dotyczy SIWZ, pkt. 10.2.2.b)

Zamawiający sformułował wymaganie dla Architekta systemów:

„posiada certyfikat oraz praktyczną znajomość modelowania procesów biznesowych w notacji BPMN 2.oraz zasad projektowania architektury w modelu SOA,”

Czy Zamawiający uzna za spełniający wymagania certyfikat „SAP Associate Enterprise Architect”, który odnosi się do oferowanej technologii i potwierdza znajomość modelowania procesów biznesowych i zasad projektowania architektury w modelu SOA?

Odpowiedź

Zamawiający uzna certyfikat jako równoważny, jeśli certyfikat / zaświadczenie, które umożliwi realizację powierzonych zadań na tym samym poziomie oraz zgodnie z procedurami, które wynikają z wymaganego pierwotnie certyfikatu, wystawiony będzie przez podmiot, który prowadzi działalność polegającą na weryfikacji i potwierdzaniu umiejętności.

Wniosek 16

Dotyczy: SIWZ, pkt 20.3.3.1.

Zamawiający sformułował następujące wymagania co do prezentacji Rozwiązania:

„20.3.3.1. Wykonawca, przed terminem składania ofert, musi zdeponować komputer (komputery) z zainstalowaną wersją oferowanego systemu, na którym/których prezentowane będą funkcjonalności zadeklarowane przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym.”

W związku z rozwojem technologii i ewolucją Systemów w kierunku rozwiązań chmurowych lub ”On premise in-memory” wymagania dla serwerów bazodanowych przekraczają często możliwość instalacji rozwiązania na pojedynczym komputerze „prezentacyjnym” składanym do depozytu, jak określono w wymaganiach. A nawet jeśli instalacja taka jest możliwa, to jest mało wydajna w stosunku do docelowego rozwiązania, gdzie serwer wymiarowany jest indywidualnie dla każdego Klienta. Równocześnie dostawcy tego typu systemów posiadają zwykle systemy prezentacyjne zainstalowane na serwerach właściwej mocy, dostępne dla prezenterów z dowolnego miejsca

Czy możliwa jest zmiana tego wymagania na możliwość wykonania zdalnej prezentacji na systemie demonstracyjnym w zewnętrznej lokalizacji? W celu uniknięcia nieporozumień prezentacja taka mogłaby być nagrywana. Czy też Zamawiający uważa, że systemy tej klasy powinny być z przetargu wykluczone?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza rozwiązań chmurowych z wyjątkiem modułu Zamówienia Publiczne, jednocześnie informuje, że nie ogranicza ilości sprzętu, który ma zdeponować Wykonawca w celu dokonania prezentacji.

Wniosek 17

Dotyczy OPZ 1.5.GŁÓWNE ELEMENTY DOCELOWEGO SYSTEMU, Moduł EOD.

Czy dla modułu EOD Zamawiający dopuszcza pozostawienie istniejącego rozwiązania i wykonanie interfejsów EOD z nowo wdrażanym Systemem? Jeżeli tak – to czy realizacja interfejsów po stronie istniejącego EOD powinna wchodzić w zakres oferowanego Rozwiązania?

Odpowiedź

Zamawiający oczekuje dostarczenia EOD przez Wykonawcę i nie przewiduje docelowo pozostawienia istniejącego rozwiązania.

Wniosek 18

Dotyczy OPZ 1.3.PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA, licencjonowanie W zakres przedmiotu Zamówienia wchodzi:

„Dostawa platformy sprzętowej (wraz z niezbędnym oprogramowaniem systemowym, dokumentacją oraz licencjami), jej instalacja i konfiguracja”;

Czy Zamawiający dopuszcza hybrydowy model licencjonowania oferowanego rozwiązania: onpremise + subskrypcja?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza rozwiązań chmurowych, za wyjątkiem modułu Zamówienia Publiczne.

Wniosek 19

Dotyczy: OPZ 11.2. TERMIN REALIZACJI PROJEKTU

„Termin realizacji wdrożenia Systemu wynosi 28 miesięcy od daty podpisania Umowy Zamawiający wymaga dotrzymania terminów zawartych w tabeli w rozdziale 6.3”

Czy 28 miesięcy to maksymalny termin startu produkcyjnego dla Etapów 5 i 6, czy też termin dokonania odbioru tych Etapów?

Odpowiedź

Zmawiający informuje, że 28 miesięcy to termin dokonania odbiorów etapów 5 i 6 Wniosek 20

Dotyczy: OPZ 4.2.3.9.2. Dostosowanie Oprogramowania Użytkowego do zmian prawnych. Oraz OPZ 4.2.3.9.3. Optymalizacja procesów obsługiwanych przez System

„Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego, jednak nie później niż w terminie 5 dni kalendarzowych liczonych od dnia doręczenia Zlecenia wykonania zmiany

Proponujemy zastąpić słowa „jednak nie później niż w terminie 5 dni kalendarzowych..” zastąpić przez „w terminie uzgodnionym pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.”. Zmiany, zarówno prawne jak i optymalizacyjne mogą być różnej wagi i ich zaprojektowanie i wdrożenie może wymagać większej ilości czasu.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji treści SIWZ we wskazanym terminie. Wniosek 21

Dotyczy OPZ punkt 7.2 PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI W PROCESIE MIGRACJI Zamawiający wprowadził następujący zapis:

Przekazanie danych w strukturach pośrednich ‐ za tę fazę odpowiada Wykonawca. Zamawiający udostępni Wykonawca dane z systemu źródłowego.

Prośba o zmianę zapisu, aby odpowiedzialność za wyciągnięcie danych z obecnych systemów była po stronie Zamawiającego.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji treści SIWZ we wskazanym terminie. Wniosek 22

Dotyczy OPZ OG.35

System musi zapewniać w ramach wszystkich obszarów możliwość konfigurowania powiadomień wysyłanych do konkretnych użytkowników lub grup użytkowników, których merytorycznie dotyczy powiadomienie. Powiadomienia muszą być generowane jako

komunikaty systemowe, wiadomości e‐mail, sms w zależności od konkretnego przypadku powiadomienia. Powiadomienia muszą być generowane automatycznie na podstawie zdarzeń, których dotyczą.

Jakich zdarzeń powinno dotyczyć opisane wymaganie? Czy chodzi o zdarzenia z obszaru administracji systemem, czy biznesowe?

Czy chodzi o zwykle komunikaty, czy też uruchomienie procesu - workflow? Odpowiedź

Opisane przez Zamawiającego wymaganie w OPZ OG.35 dotyczyć ma wszystkich obszarów oferowanego Systemu. Zamawiający ma na myśli zwykłe komunikaty, jak i te dotyczące uruchomienia procesu - workflow.

Wniosek 23 Dotyczy OPZ OG.40

System musi zapewniać obsługę podpisu kwalifikowanego oraz elektronicznego.

Z jakiego dostawcy podpisów kwalifikowanych korzysta Polskie Radio? Odpowiedź

Zamawiający obecnie korzysta z podpisów kwalifikowanych oferowanych przez PWPW S.A. Centrum Usług Zaufania Sigillum.

Wniosek 24 Dotyczy OPZ OG.41

System musi zapewnić repozytorium plików.

Czy chodzi o repozytorium plików jako o osobny system / komponent systemu czy funkcjonalność pozwalającą na zapisywanie plików w systemie ERP np. w bazie danych?

Odpowiedź

Zamawiający nie precyzuje konkretnego rozwiązania, dopuszcza różne rozwiązania zapewniające repozytorium plików.

Wniosek 25 Dotyczy OPZ OG.42

System musi umożliwiać eksport i import danych w zakresie wszystkich obszarów za pomocą plików XML, HTML, płaskich plików tekstowych (w tym również CSV), plików pakietu MS Office w zakresie arkusza kalkulacyjnego i edytora tekstu, plików graficznych (co najmniej JPG, PNG), PDF (dotyczy tylko eksportu). Metoda eksportu /importu będzie uzależniona od Obszaru, typów plików oraz danych, które zostaną doprecyzowane na etapie analizy technicznej.

oraz OPZ OG.43

System musi umożliwiać definiowanie dowolnych formatów importu i eksportu plików oraz importowanie i eksportowanie dowolnego pliku zawierającego dane zgodne z danymi w Systemie ERP.

oraz OPZ OG.44

System musi umożliwiać: import plików o dowolnej godzinie, możliwość ustawienia dowolnego cyklu powtarzania importu, możliwość uruchamiania importu w trybie ad‐hoc.

oraz OPZ OG.47

System musi umożliwiać eksport pliku do wskazanej lokalizacji w sieci wewnętrznej i na stacji roboczej.

Co ma być efektem importu plików - zmiany danych w systemie ERP?, import wskazanych plików do repozytorium?

Odpowiedź

Zamawiający przewiduje import danych w celu zmiany danych w systemie ERP oraz import do repozytorium.

Wniosek 26 Dotyczy OPZ OG.48

System musi zapewniać rejestrację operacji eksportu danych realizowanych przy pomocy funkcji eksportu, wraz ze wskazaniem użytkownika, daty oraz zakresu eksportowanych danych.

Czy to wymaganie dotyczy wszystkich eksportów, czy wystarczy spełnienie go dla określonych obszarów, zdefiniowanych w trakcie analizy?

Odpowiedź

Zamawiający oczekuje rejestracji wszystkich operacji eksportu danych realizowanych przy pomocy funkcji eksportu.

Wniosek 27 Dotyczy OPZ OG.54

Możliwość definiowania własnych alertów dla wskazanych operacji (zdefiniowanie wyrażenia kontrolnego i odpowiedniego tekstu).

Prosimy o doprecyzowanie wymagania – w jakim obszarze i postaci powinny być definiowane własne alerty?

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że własne alerty powinny być definiowane we wszystkich obszarach ustalonych podczas analizy biznesowej.

Wniosek 28 Dotyczy OPZ OG.56

Dostęp do automatycznego wysłania maili odnoszących się do zdarzeń w Systemie.

Prosimy o doprecyzowanie wymagania - w jakim obszarze, postaci i dla jakich zdarzeń powinna być dostępna funkcjonalność wysyłki e-maili - obszar administracyjny, biznesowy?

Odpowiedź

Funkcjonalność wysyłki email odnosi się do wszystkich obszarów Systemu. Postać i zakres zdarzeń zostanie ustalony podczas analizy biznesowej.

Wniosek 29 Dotyczy OPZ OG.90

System musi posiadać mechanizm walidacji uprawnień do wykonywania czynności w Systemie w powiązaniu z Rejestrem pełnomocnictw. Prosimy o uszczegółowienie o jaki rodzaj powiązania chodzi i czym jest Rejestr Pełnomocnictw?

Odpowiedź

System sam musi sprawdzać uprawnienia z pełnomocnictwami. Zakres Rejestru pełnomocnictw zostanie przekazany podczas analizy biznesowej.

Wniosek 30 Dotyczy OPZ OG.97

System musi umożliwiać użytkownikowi skonfigurowanie własnego widoku rejestru.

Prosimy o uszczegółowienie jak należy rozumieć, skonfigurowanie własnego widoku rejestru - czy chodzi o zawartość formatki ekranowej, czy coś innego?

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że miał na myśli zawartość formatki ekranowej. Wniosek 31

Dotyczy OPZ OG.100

System musi mieć możliwość utworzenia nowego rejestru, zdefiniowania dla niego struktury, powiązań z innymi częściami Systemu oraz wartościami domyślnymi wybranych pól za pomocą graficznego edytora.

Prosimy o uszczegółowienie " możliwość utworzenia nowego rejestru…" - o jakie rejestry chodzi w sensie technicznym i biznesowym? Dla poprawnej pracy systemu, dostępne są rejestry np. kontrahentów, pracowników, produktów itp. Czy chodzi o jakieś inne obiekty międzymodułowe

/ systemowe? Odpowiedź

Zamawiający wymaga od Systemu funkcjonalności, która umożliwia utworzenie każdego rejestru międzymodułowo/ systemowo w sensie technicznym i biznesowym.

Wniosek 32 Dotyczy OPZ ZK.5 Czas Pracy

W zakresie czasu pracy system ma kontrolować normy czasu i przerwy. Prośba o informację jakie systemy czasu pracy są u Państwa stosowane np. podstawowy, równoważny, zadaniowy Czy poza kodeksowymi systemami czasu pracy stosują Państwo inne systemy specyficzne dla określonej grupy pracowniczej jak np. Kierowcy?

Odpowiedź

Zamawiający stosuje wszystkie systemy czasu pracy wynikające z Kodeksu Pracy. Nie są stosowane pozakodeksowe systemy czasu pracy.

Wniosek 33 Dotyczy OPZ ZK.11

Dokumentacja pracownicza:

1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy w tym zakresie:

Czy posiadają Państwo w chwili obecnej akta pracownicze w formie elektronicznej?

Jeżeli nie to czy w ramach wdrożenia możemy założyć, że dostarczamy Państwu program, który spełnia wymagania opisane w wymaganiach ZK.11 natomiast migracja kartotek papierowych do wersji elektronicznej jest poza zakresem tego przetargu?

Odpowiedź

Zamawiający nie posiada akt pracowniczych w formie elektronicznej. Zamawiający potwierdza, że w ramach wdrożenia Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć program, który spełnia wymagania opisane w Opisie przedmiotu zamówienia, natomiast migracja kartotek papierowych do wersji elektronicznej jest poza zakresem tego postępowania.

Wniosek 34 Dotyczy: OPZ ZP.26

System musi mieć możliwość publikacji wybranych dokumentów postępowania na stronie internetowej Zamawiającego.

W jaki sposób system będzie uzyskiwał dostęp do publikacji wybranych dokumentów na stronie internetowej Zamawiającego?

W jaki sposób system ma publikować wybrane dokumenty - kopiować pliki na serwer webowy, wgrywać je przez funkcjonalność API do bazy danych systemu CMS, czy w inny sposób, zależny od rodzaju strony Zamawiającego?

W jakiej technologii wykonana jest strona Zamawiającego tj. czy jest to CMS z funkcjonalnościami zarządzania treścią czy inny rodzaj strony?

Odpowiedź

Zamawiający korzysta z własnego systemu CMS i dopuszcza jego ewentualną modyfikację. Wniosek 35

Dotyczy OPZ ZP.33

System musi umożliwiać dystrybucję oraz publikację przygotowanych w Systemie dokumentów związanych z zamówieniem publicznym.

Użytkownik musi mieć możliwość wysłania dokumentu bezpośrednio z Systemu do zdefiniowanej wcześniej grupy odbiorców (za pomocą wiadomość e-mail), do nie zdefiniowanego wcześniej odbiorcy, publikacji dokumentu w Intranecie. Każda

z wymienionych operacji musi zostać odnotowana w Systemie po jej wykonaniu.

Czy przez słowo „publikacja” Zamawiający rozumie publikację w Intranecie o którym mowa w drugim zdaniu wymagania?

Jeśli taki, to w jaki sposób system będzie ma komunikować się z Intranetem i w jaki sposób ma w nim publikować wybrane dane - kopiować pliki na serwer webowy, wgrywać je przez funkcjonalność API do bazy danych systemu CMS, czy w inny sposób, zależny od rodzaju witryny Intranet?

W jakiej technologii jest wykonana witryna Intranet - czy jest to system CMS, czy inny rodzaj witryny webowej?

Odpowiedź

Przez słowo „publikacja” Zamawiający rozumie publikację w Intranecie o którym mowa w drugim zdaniu wymagania. Zamawiający korzysta z własnego systemu CMS i dopuszcza jego ewentualną modyfikację.

Wniosek 36 Dotyczy FK.38

Możliwość automatycznego generowania deklaracji VAT-7, Kwartalnej, UE, Intrastat, CIT na podstawie automatycznych zapisów w rejestrach VAT’owskich zakupu, sprzedaży oraz księgach rachunkowych.

Co oznacza zapis 7kwartalnej w tym punkcie? Czy chodzi o V7K? Odpowiedź

Zamawiający wyjaśnia, że zapis „Możliwość automatycznego generowania deklaracji VAT-7, Kwartalnej” należy rozumieć jako „możliwość automatycznego generowania deklaracji miesięcznej VAT-7 i kwartalnej VAT-7”.

Wniosek 37 Dotyczy FK.53

Możliwość przekształcenia, pomimo istniejących już na nim zapisów, konta wyższego rzędu w konto niższego rzędu i odwrotnie.

Co oznacza konto niższego/wyższego rzędu? Odpowiedź

Zamawiający wyjaśnia, że określając wymóg wskazany w pytaniu „możliwość przekształcenia, pomimo istniejących już na nim zapisów, konta wyższego rzędu w konto niższego rzędu i odwrotnie należy odczytywać to jako możliwość przekształcenia pomimo istniejących już na nim zapisów konta syntetycznego (konto wyższego rzędu) na konto analityczne (konto niższego rzędu) i odwrotnie.

Wniosek 38 Dotyczy FK.112

Możliwość zaciągania z innych części Systemu powiązanych kartotek osobowych – pracowników i współpracowników. Co znaczy zaciągania? Czy chodzi o wystawianie faktur sprzedaży dla podmiotów będących pracownikami?

Odpowiedź

Zamawiający poprzez sformułowanie „możliwość zaciągania z innych części Systemu powiązanych kartotek osobowych” wymaga, aby System miał wspólne kartoteki przez co było możliwe skopiowanie danych z istniejących kartotek np. w celach wystawienia faktury sprzedaży.

Wniosek 39 Dotyczy FK.228

Możliwość odłączenia z jednego środka trwałego części składowej z jednoczesnym określeniem jaką jego część odłączyć i dołączenia go do innego środka trwałego lub jako osobny środek trwały. Operacja ta musi następować jednocześnie a nie jako likwidacja i nabycie środka trwałego.

Czy prowadzona jest księgowość wg UoR czy wg MSR?

Czy Zamawiający prowadzi księgowość metodą kasową czy memoriałową?

Czy wymagane jest rozpoznawanie wydatków z podziałem na źródło finansowania? Odpowiedź

Zamawiający wyjaśnia, że księgowość jest prowadzona wg. UoR, metodą memoriałową, oraz wymagane jest rozpoznawanie wydatków z podziałem na źródło finansowania.

Wniosek 40

Dotyczy: OPZ PFO.11

System musi wykorzystywać system bazodanowy jednego producenta.

Proszę o doprecyzowanie, których obszarów wymaganie dotyczy (w innych miejscach OPZ jest mowa o integracji międzyobszarowej np. TECH.16) lub usunięcie wymagania.

Odpowiedź

Zamawiający oczekuje, że wszystkie moduły systemu dostarczone przez Wykonawcę będą korzystały z systemu bazodanowego jednego producenta. Jednocześnie Xxxxxxxxxxx informuje, że dokonał modyfikacji treści SIWZ w dniu 5 sierpnia gdzie doprecyzował wymaganie Xxxxx przedmiotu zamówienia nadając mu brzmienie: System musi posiadać podstawową i wspólna bazę danych lub kilka baz danych jednego producenta.”

Wniosek 41

Dotyczy OPZ PFO.20

System musi posiadać możliwość współpracy z urządzeniami pamięci masowej

Czy zamawiający uzna wymaganie za spełnione, jeśli System posiada taką możliwość, jednakże niektóre elementy systemu wymagają certyfikacji pamięci masowych i może zaistnieć sytuacja w której dane urządzanie nie może być zastosowane, ponieważ nie posiada certyfikacji?

Odpowiedź

Zamawiający oczekuje, że Wykonawca dostarczy wymagane komponenty sprzętowe systemu zgodne z OPZ.

Wniosek 42 Dotyczy RK.3

System musi zawierać stronę domową, na której dany użytkownik będzie miał dostęp do najczęściej używanych raportów, ostatnio używanych raportów, listy folderów z raportami.

Proszę o uszczegółowienie o jaką stronę domową chodzi, czy jest to element portalu, czy historia ostatnio używanych dokumentów, raportów?

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że poprzez stronę domową Zamawiający zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia RK. 3 uważa funkcjonalność Systemu, która umożliwia danemu użytkownikowi dostęp do najczęściej używanych raportów, ostatnio używanych raportów, listy folderów z raportami. Z uwagi na fakt, że dana funkcjonalność można uzyskać w zależności od zaoferowanego systemu, Zamawiający nie precyzuje czy ma to być element portalu czy Systemu.

Wniosek 43

Prosimy o potwierdzenie czy wdrożeniem systemu zostanie objęta spółka Polskie Radio S.A. (bez 17 spółek regionalnych Polskiego Radia.) ?

Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że wdrożenie Systemu będzie obejmowało tylko Spółkę Polskie Radio

S.A (bez 17 spółek regionalnych). Wniosek 44

Dotyczy 2.1.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE. Prosimy o doszczegółowienie wymagania "Zamawiający ma na myśli, że każdy użytkownik lub grupa użytkowników powinna mieć możliwość zdefiniowania ekranu roboczego." Czy chodzi o ekran z menu z najczęściej wykorzystywanymi funkcjami ?

Odpowiedź

Ekran roboczy ma umożliwiać każdemu użytkownikowi lub grupie użytkowników zdefiniowania we wszystkich swoich formatkach Systemu indywidualnego widoku, ukrywania kolumn, zmianę położenia pół, ustawienia menu ulubione, w którym będą najczęściej wykorzystywane funkcje. Wniosek 45

Dotyczy 2.1.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE. "System musi zapewniać możliwość indywidualnego konfigurowania ekranów użytkownika. ""

Czy akceptowalne jest, żeby wymagalność pól zależała od parametrów systemu - nie była ustalana przez każdego pracownika? Czy funkcjonalność ta dotyczy również funkcjonalności systemu poza Portalem systemu ERP do obsługi procesów zarządzania zasobami ludzkimi tj. Kadry, Płace, Rekrutacja, szkolenia, etc.?"

Odpowiedź

Zamawiający wymaga, aby wymagalność pól była ustalana przez administratora Systemu. Przez

„wymagalność pól” Zamawiający rozumie taką funkcjonalność Systemu, która narzuca na użytkownika konieczność wypełnienia wszystkich pól ustalonych przez administratora. Ta funkcjonalność ma dotyczyć wszystkich obszarów Systemu.

Wniosek 46

Dotyczy 2.1.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE. "System musi zapewniać w ramach wszystkich obszarów możliwość konfigurowania powiadomień wysyłanych do konkretnych użytkowników lub grup użytkowników, których merytorycznie dotyczy powiadomienie. "

Prosimy o potwierdzenie czy wymaganie dotyczy również przypomnień poza procesami workflow ?

Prosimy o podanie przykładu poza procesami workflow. Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że wymaganie opisane w pytaniu dotyczy również przypomnień poza procesami workflow np. przypomnienie o wygaśnięciu umowy, przypomnienie o zbliżającym się terminie szkoleń , badań BHP (okresowych).

Wniosek 47

Dotyczy 2.1.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE. "Definiowanie przypomnień/alertów musi być dostępne dla administratora Systemu ‐ bez potrzeby dodatkowych działań Wykonawcy Systemu"

Czy wymaganie dotyczy przebiegów workflow? Odpowiedź

Wymaganie opisane w pytaniu dotyczy wszystkich obszarów wymaganych przez Zamawiającego.

Wniosek 48

Dotyczy 2.1.3 KONFIGURAJCA I ERGONOMIA UŻYTKOWANIA. "Możliwość definiowania własnych alertów dla wskazanych operacji (zdefiniowanie wyrażenia kontrolnego i odpowiedniego tekstu)."

Prosimy o podanie dla jakiego rodzaju użytkowników ma być dostępna funkcjonalność? Odpowiedź

Wskazana w pytaniu funkcjonalność ma dotyczyć administratorów i użytkowników zaawansowanych.

Wniosek 49

Dotyczy 2.Wymagania funkcjonalne. "Jednoczesna możliwość pracy - Przykładowo w obszarze płace jednoczesne wykonywanie następujących czynności: przeliczanie listy płac, generowanie zestawienia dotyczącego potrąceń i wprowadzanie danych podatkowych pracownika."

Czy Zmawiający dopuści zmianę zapisu na następujący:

Ponieważ zmiana danych podatkowych może mieć wpływ na przeliczenie listy płac proponujemy zmienić przykład w opisie wymagania. Przykładowo w obszarze płace jednoczesne wykonywanie następujących czynności: przeliczanie listy płac i generowanie zestawienia dotyczącego potrąceń.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji we wskazanym zakresie Wniosek 50

Dotyczy 2.1.4 ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI I UPRAWNIENIAMI. "System musi posiadać mechanizm walidacji uprawnień do wykonywania czynności w Systemie w powiązaniu z Rejestrem pełnomocnictw". Prosimy o potwierdzenie że funkcjonalność Pełnomocnictw będzie implementowana w systemie zaakceptowanym podczas przetargu do wdrożenia i nie wymaga integracji z systemem zewnętrznym.

Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że funkcjonalność pełnomocnictw będzie implementowana do Systemu i nie wymaga integracji z systemem zewnętrznym.

Wniosek 51

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Kontrola zgodności adresu z bazą TERYT GUS". - Prosimy o dookreślenie zakresu zgodności oraz sposobu kontroli.

Odpowiedź

Kontrola zgodności z bazą TERYT GUS identyczna jak w przypadku programu Płatnik ZUS czyli powiązanie Kodu pocztowego, gminy, miejscowości i ulicy.

Wniosek 52

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Wykształcenie - kontrola zgodności wykształcenia ze stanowiskiem z ZUZP"

Prosimy o rozszerzenie informacji o stanowiskach z ZUZP? Czy to ma być specjalny katalog stanowisk? Czy takiej kontroli mają podlegać wszystkie stanowiska?

Odpowiedź

ZUZPP Polskiego Radia S.A. zawiera tabelę stanowisk z wymogami kwalifikacyjnymi. Kontrola ma dotyczyć każdego stanowiska i przypisanych do niego konkretnych wymogów.

Wniosek 53

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Wyliczanie okresu wypowiedzenia zgodnie z kodeksem pracy i ZUZP". Prosimy o podanie czynników mających wpływ na długość okresu wypowiedzenia zgodnie z ZUZP.

Odpowiedź

Dodatkowy okres wypowiedzenia wynika z określonego stażu pracy w Polskim Radiu S.A. lub z zapisów indywidualnych w umowie o pracę.

Wniosek 54

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Korespondenci zagraniczni: okres i miejsce skierowania do pracy zagranicą, składniki wynagrodzenia, waluta, koszty zakwaterowania, ubezpieczenie". Czy są rejestrowane oraz rozliczane składniki płac w innej walucie niż PLN ? Czy też rejestracja jest w walucie innej niż PLN i rozliczana w PLN ?

Odpowiedź

Obecnie składniki płac korespondentów zagranicznych są przewalutowywane. Wniosek 55

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Automatyczne wysyłanie powiadomień np. e-mail, sms w zależności od konkretnego przypadku powiadomienia do określonej grupy pracowników, których merytorycznie dot. Powiadomienie." Prosimy o potwierdzenie, że czy powiadomienia te są związane z procesami workflow oraz EOD.

Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że powiadomienia wskazane w pytaniu związane są z procesami Wniosek 56

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. "Możliwość podglądu załączonych skanów podpisanej umowy o pracę i zmian do umów o pracę przypisanych do angażu". Prosimy o informacje czy zamawiający przewiduje wdrożenie e-teczki, czy tez zakłada połączenie skanów (bez podpisu elektronicznego) bezpośrednio przy rejestrze pracowników ?

Odpowiedź

Zamawiający przewiduje wdrożenie e-teczki oraz możliwość załączania zeskanowanych dokumentów bez podpisu elektronicznego które nie są elementem e-teczki.

Wniosek 57

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. Czy dla RPSA będzie jeden katalog nieobecności, czy należy założyć , że nieobecności będą różne w zależności od kategorii pracowników, jednostek organizacyjnych lub gospodarczych bądź innego kryterium - prosimy o jego podanie ?

Odpowiedź

Zamawiający przewiduje jeden katalog nieobecności. Wniosek 58

Dotyczy 2.2.1 Administrowanie Kadrami. " Prosimy o potwierdzenie, że funkcjonalność dotycząca Czasu pracy będzie elementem Portalu oraz systemu EOD ? Czy należy założyć wdrożenie funkcjonalności Portalowej pozwalającej na Planowanie oraz Rejestracje czasu pracy ?

Odpowiedź

Zamawiający nie ingeruje w sposób wdrożenia, jedynie wymaga, aby wdrożony System zapewniał wskazaną w pytaniu funkcjonalność.

Wniosek 59

Dotyczy 2.2.3 ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH. Prosimy o potwierdzenie, że funkcjonalność obsługi procesów związanych ze ZFŚS (obsługa wniosków) będzie elementem Portalu oraz EOD.

Odpowiedź

Zamawiający nie ingeruje w sposób wdrożenia, jedynie wymaga, aby wdrożony System zapewniał wskazaną w pytaniu funkcjonalność.

Wniosek 60

Dotyczy 2.2.4 OBSŁUGA PRACOWNICZYCH PROGRAMÓW KAPITAŁOWYCH. Czy Zamawiaczy

zakłada integrację rozwiązania PPK z wybraną Instytucją Finansową poprzez API. Prosimy o podanie wybranej przez RPSA instytucji finansowej.

Odpowiedź

Zamawiający zakłada integrację rozwiązania PPK poprzez API. Obecnie Polskie Radio S.A. ma zawarta umowę z TFI PZU S.A. (Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych PZU Spółkę Akcyjną z siedzibą w Warszawie pod adresem: xx. Xxxx Xxxxx XX 00, 00-000 Xxxxxxxx).

Wniosek 61

2.3.1 Osobowy fundusz płac. "Obsługa mieszanych systemów wynagrodzeń."

Prosimy o doszczegółowienie rozumienia pojęcia systemu wynagrodzeń mieszanych. Odpowiedź

Zamawiający poprzez „system mieszanych wynagrodzeń” ma na myśli taką funkcjonalność która w mieszanym systemie wynagradzania umożliwia połączenie w jednym angażu różnych systemów wynagradzania (np. wynagrodzenia miesięcznego stałego, i honorariów).

Wniosek 62

2.3.1 Osobowy fundusz płac. Przez automatyczne powiadomienie Zamawiający rozumie raport, który będzie się generować bez ingerencji użytkownika, przy przeliczaniu wypłaty. Wystąpienie błędu nie może wstrzymywać procesu naliczania.

Jak Zamawiający rozumie wyrażenie "Wystąpienie błędu nie może wstrzymywać procesu naliczania. " Czy oznacza ono, że nie jest wstrzymywany proces naliczania dla pracowników dla których dane są poprawne ?

Odpowiedź

Zamawiający poprzez sformułowanie „wystąpienie błędu nie może wstrzymywać procesu naliczania” wymaga, aby System przeliczył listę do końca, a w raporcie wskazał wszystkie błędy które wystąpiły podczas przeliczania.

Wniosek 63

Dotyczy 2.3.10 Raportowanie, Wydruki. "Umożliwienie rejestrowania wydawanych zaświadczeń i dokumentów z możliwością podłączenia skanu dokumentu;"

Czy podłączany skan dokumentu ma być zachowany w e-teczce Pracownika? Odpowiedź

Tak skan dokumentu ma być zachowany w e-teczce, jeżeli dany dokument dotyczy e-teczki, jeżeli nie to nie ma takiej konieczności.

Wniosek 64

Dotyczy 2.3.10 Raportowanie, Wydruki. "Przypisywanie MPK do pracownika w podziale na podobszary płacowe.

Dla każdego pracownika musi istnieć możliwości przypisanie indywidualnego MPK na poszczególne podobszary płacowe."

Prosimy o doszczegółowienie pojęcia podobszar płacowy (co jest kryterium jego wydzielenia?). Odpowiedź

Kryterium wydzielenia podobszaru płacowego to sposób finansowania np.: honoraria, dotacje. Wniosek 65

Dotyczy 2.3.10 Raportowanie, Wydruki. "Przypisywanie MPK do struktury w podziale na podobszary płacowe.

Dla każdej komórki w strukturze organizacyjnej (na każdym poziomie tj. pion, dział, wydział itp.) musi istnieć możliwości przypisania indywidualnego MPK na poszczególne podobszary płacowe."

Prosimy o doszczegółowienie pojęcia podobszar płacowy (co jest kryterium jego wydzielenia?). Odpowiedź

Kryterium wydzielenia podobszaru płacowego to sposób finansowania np.: honoraria, dotacje. Wniosek 66

Dotyczy 2.5.2.7 ROZLICZENIA Z PRACOWNIKAMI I WSPÓŁPRACOWNIKAMI. "Delegacje

zagraniczne, delegacje krajowe, placówki korespondentów zagranicznych."

Prosimy o potwierdzenie że obsługa procesów w tym obszarze będzie stanowiła funkcjonalność Portalu Pracowniczego i systemu EOD.

Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że obsługa procesów w obszarze wskazanym w pytaniu może stanowić funkcjonalność Portalu Pracowniczego i systemu EOD. Zamawiający nie ingeruje w sposób wdrożenia, jedynie wymaga, aby wdrożony System zapewniał wskazaną w pytaniu funkcjonalność.

Wniosek 67

Dotyczy 6.3 HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU. Czy Zamawiający zakłada, że implementacja systemu ERP będzie się odbywać na środowisku developerskim, testowym, preprodukcyjnym oraz produkcyjnym Zmawiającego ?

Odpowiedź

Implementacja systemu będzie się odbywać na środowiskach dostarczonych przez Wykonawcę zgodnie z zapisami OPZ.

Wniosek 68

Dotyczy 6.3 HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU Zakładany podział na etapy skutkuje x.xx. brakiem możliwości implementacji automatycznych księgowań list płac na konta KG oraz MPK oraz generowania przelewów wynagrodzeń dla pracowników. Prośba o informacje jakie są założenia Zamawiającego w zakresie obsługi tych procesów.

Odpowiedź

W sytuacji gdy nie będzie wdrożony system finansowo - księgowy konieczne będzie zintegrowanie tych systemów z istniejącym systemem w Spółce. Harmonogram pozostawia jednak Wykonawcy pewną swobodę, która umożliwia wdrożenie kadr i płac jednocześnie z finansami i księgowością.

Wniosek 69

Dotyczy 7 MIGRACJA DANYCH. Czy zamawiający zapewni w procesie migracji danych osoby posiadające pełna wiedzę w zakresie konfiguracji oraz danych systemów źródłowych ?

Odpowiedź

Zamawiający udostępni osoby posiadające wiedzę w zakresie konfiguracji oraz danych systemów źródłowych.

Wniosek 70

Dotyczy Rozdział 2.6. Czy mają Państwo platformę EOD, jeżeli tak czy istnieje potrzeba integracji z istniejącym u Państwa systemem EOD, jakie cechy tego produktu są dla Państwa istotne, ważne? Czy dzisiejsza platforma umożliwia integracje z system ERP? Przy użyciu jakich technik można dokonywać integracji w narzędziu EOD. Czy ścieżki akceptacyjne w środowisku EOD muszą być dostępne na urządzeniach mobilnych poza infrastruktura Polskiego Radia, bez instalowania komponentów dodatkowych takich jak VPN?

Odpowiedź

Zamawiający wymaga wdrożenia Platformy EOD w zakresie wskazanym w Opisie przedmiotu zamówienia i nie wymaga integracji z istniejącym w Spółce EOD. Ścieżki akceptacyjne z uwagi na fakt, że są zależne od zaoferowanego przez Wykonawcę Systemu będą ustalane podczas analizy biznesowej.

Wniosek 71

Rozdział 5.4. Czy rozdział wymienia wszystkie systemy, które są w zakresie prac integracyjnych? W innych miejscach dokumentu pojawiają się wątki integracyjne np. integracja z PUAP. Czy istnieje lista wszystkich systemów wymagających integracji z dokładniejszymi informacjami o zakresie integracji?

Odpowiedź

W pkt. 5.4 Opisu przedmiotu zamówienia są wskazane Systemy posiadane przez Zamawiającego, które muszą zostać zintegrowane z nowym Systemem w zakresie wymiany danych. W pozostałym zakresie wskazanym w Opisie przedmiotu zamówienia są opisane wymagania integracji z systemami zewnętrznych instytucji.

Wniosek 72

Rozdział 7. Zakres migracji nie został w pełni zdefiniowany i ma charakter otwarty. Jak będą traktowane nowe wymagania migracyjne, które zostaną ujawnione w trakcie analizy przedwdrożeniowej i wdrożenia? Jak Zamawiający zamierza podejść do tematu rozliczenia projektu po przekroczeniu budżet z prawa opcji. Czy Zamawiający może przedstawić plan zarządzania zmianami procesu migracyjnego?

Odpowiedź

Zamawiający zakres migracji będzie ustalał podczas analizy biznesowej i zakłada, że zrealizuje nowe wymagania dot. migracji z budżetu przeznaczonego na prawo opcji. Dodatkowego zostały przewidziane we wzorze Umowy przesłanki zmiany umowy i wynagrodzenia w przypadku gdy w toku realizacji Umowy wyniknie potrzeba zaimplementowania oprogramowania własnego lub standardowego lub wykonania innych usług niezbędnych do prawidłowej realizacji umowy, a których strony nie przewidziały przy zawarciu umowy, wówczas strony wskażą niezbędne do wykonania czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym a w konsekwencji dokonają wynagrodzenia, harmonogramu płac i terminu wykonania tych czynności o czas trwania przeszkody, przy czym w tej sytuacji zmiana wynagrodzenia nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie.

Wniosek 73

Rozdział 10.1.3. "Dokumentacja struktury i architektury baz danych" - czy wymaganie dotyczy rozwiązań klienckich czy również standardu? Czy wymaganie dotyczy modelowania logicznego baz danych na poziomie encji?

Odpowiedź

Wymaganie dotyczy całości zaoferowanego systemu i wymaga modelowania logicznego na poziomie encji.

Wniosek 74

Rozdział 1.3. Punkt 14: czy wymaganie dotyczy rozwiązań klienckich czy również standardu? Czy wymaganie dotyczy modelowania fizycznego baz danych? Czy mają Państwo preferencje odnośnie narzędzia do modelowania?

Odpowiedź

Wymaganie dotyczy całości zaoferowanego systemu Zamawiający oczekuje logicznego i fizycznego modelu baz danych

Zamawiający nie ma preferencji co do narzędzia do modelowania. Wniosek 75

Rozdział 1.3. W rozdziale 1.3 ZFŚS nie jest wyszczególniony jako obszar natomiast w rozdziale

1.5 pojawia się jako osobny moduł. Czy ZFŚS jest w zakresie? Czy powyższa sytuacja ma związek ze szczególną sytuacją tego obszaru?

Odpowiedź

W Pkt.1.5. Opisu przedmiotu zamówienia wskazana jest tabela przedstawiająca Systemy/ Oprogramowania które posiada obecnie Zamawiający w tym moduł ZFŚS, natomiast w pkt. 1.3. ZFŚS nie jest wyszczególniony jako odrębny obszar natomiast ma być w zakresie zaoferowanego systemu ERP.

Wniosek 76

Rozdział 2.1. Czy mają Państwo zestawienie listy pól dodatkowych lub bardziej szczegółowe informacje mogące pomóc w oszacowaniu pracochłonności? Czy Zamawiający może przedstawić plan zarządzania zmianami dotyczącymi pól dodatkowych?

Odpowiedź

Zamawiający nie jest w stanie na tym etapie postępowania wskazać takich informacji, ponieważ zależą one od zaoferowanego systemu, zatem pola dodatkowe zostaną zdefiniowane podczas analizy biznesowej.

Wniosek 77

Rozdział 10 . Czy posiadają Państwo aktualnych diagram architektury AS IS? Odpowiedź

Zamawiający nie posiada diagramu architektury AS IS. Wniosek 78

Rozdział 10. Czy posiadają Państwo aktualną dokumentację modeli danych i przepływów danych (fizyczne i logiczne)?

Odpowiedź

Zamawiający nie posiada aktualnej dokumentacji modeli danych i przepływów danych (fizycznie i logicznie).

Wniosek 79

Rozdział 10.2.2. Czy zamiast certyfikacji BPMN będzie rozważona równoważna, związana z modelowaniem procesów? Czy alternatywą może być wieloletnia praca z Enterprise Architect? Odpowiedź

Zamawiający poprzez certyfikat równoważny do certyfikacji BPMN uzna certyfikat/ zaświadczenie, które umożliwi realizację powierzonych zadań na tym samym poziomie oraz zgodnie z procedurami, które wynikają z pierwotnie wymaganego certyfikatu oraz wystawione

przez podmiot, która prowadzi działalność polegająca na weryfikacji i potwierdzaniu umiejętności.

Wniosek 80

Zamawiający w przedmiocie umowy oraz w treści OPZ wymaga dostaw infrastruktury technicznej / sprzętowej. Zatem założeniem Zamawiającego jest uruchomienie rozwiązania w modelu OnPremise. Jednocześnie specyfika procesów związanych z zapewnieniem wsparcia przez system informatyczny obszaru Zamówień Publicznych związana jest bezpośrednio z otwarciem rozwiązania na kontakty z dostawcami, kontrahentami. Dlatego też większość czołowych rozwiązań wspierających procesy Zamówień Publicznych w oczekiwanym w OPZ zakresie to rozwiązania chmurowe. Prosimy o informację czy i w jakim zakresie Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań chmurowych w obszarze Zamówień Publicznych [rozdział

2.4. OPZ] i ich zintegrowanie z pozostałymi obszarami w modelu OnPremise? Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje rozwiązań chmurowych, za wyjątkiem obszaru Zamówień Publicznych. Natomiast wyjaśnia, że obszar dotyczący zamówień publicznych nie wymaga rozwiązania, które zakłada kontakt z dostawcami i kontrahentami. Opisany w OPZ zakres obejmuje wewnętrzną procedurę związaną z udzielaniem zamówień publicznych, a nie Platformę Zakupową na którą Wykonawcy mają składać oferty/ wnioski/dokumenty w postaci elektronicznej.

Wniosek 81

Dotyczy Kryterium „Ocena prezentacji systemu”. Ze względu na złożoność zintegrowanych systemów transakcyjnych nie jest możliwe dostarczenie do celów demonstracyjnych pełnej infrastruktury, czy Zamawiający dopuszcza dostarczenie dostępu do systemu znajdującego się na zewnętrznej infrastrukturze technicznej? Wykonawca przed terminem składania ofert dostarczy dostępy, parametry logowania do wersji demonstracyjnej.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza takiego rozwiązania. Wszystkie elementy ocenianego Systemu, mają być złożone przed terminem składania ofert do Zamawiającego.

Wniosek 82

Czy Zamawiający dopuści możliwość realizacji dostaw i płatności infrastruktury sprzętowej oraz oprogramowania etapami? Czy Zamawiający dostosuje harmonogram dostaw i płatności do harmonogramu zaproponowanego przez Wykonawcę?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje takiej okoliczności, która została wskazana w pytaniu. Wniosek 83

1. Dotyczy Projektu Umowy par. 3 ust. 3 lit. g. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę, aby w par.3 ust. 3 lit. g była wskazana określona liczba miesięcy świadczenia Usługi Utrzymania Systemu ? Proponujemy: "Etap 7 – USŁUGA UTRZYMANIA SYSTEMU będzie realizowana przez okres. miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru

Etapu 4 ".

Zwracamy uwagę, iż zgodnie z obecną treścią par. 3 ust. 3 lit. g okres świadczenia Usługi Utrzymania Systemu może być zmienny, tzn Wykonawca może być zobowiązany do świadczenia takiej usługi przez okres potencjalnie od 24 mcy do 48 mcy. Jednocześnie, zgodnie z par. 4 ust. 2 lit. g Wykonawca zobowiązany jest wskazać łączne wynagrodzenie za takie świadczenie. Tak sformułowane wymaganie narusza art. 29 ust. 1 pzp, zgodnie z którym to przepisem opis przedmiotu zamówienia (a w konsekwencji treść kontraktu) powinny umożliwić

wykonawcom przygotowanie oferty i obliczenie ceny z uwzględnieniem wszystkich czynników wpływających na nią. Wykonawca nie jest w stanie wycenić Usługi Utrzymania (na którą zgodnie z OPZ składa się min. koszt zakupu usługi utrzymania u producenta oprogramowania standardowego - par. 9 ust 15 Umowy+F4) nie znając w chwili złożenia oferty okresu, przez który zobowiązany będzie świadczyć usługę utrzymania. Proponujemy wskazać w par. 3 ust. 3 lit. g Umowy określoną liczbę miesięcy świadczenia Usługi Utrzymania Systemu, liczoną od dnia Odbioru Etapu 4, oraz ewentualnie możliwość zlecenia Usługi Utrzymania w dodatkowym okresie za dodatkowym wynagrodzeniem, w ramach prawa opcji. Wskazujemy również, iż okres świadczenia Usługi Utrzymania określony w projekcie umowy jest sprzeczny z okresem świadczenia Usługi Utrzymania wskazanym w harmonogramie realizacji projektu (pkt. 6.3 OPZ). Odpowiedź

Zamawiający informuje, że zgodnie z treścią SIWZ (Załącznik nr 2 i Załącznik nr 3) Wykonawca w celu wyceny całkowitej za Etap 7 przyjmuje maksymalną liczbę miesięcy świadczenia usługi utrzymania systemu, która wynosi 28 miesięcy. W przypadku gdy liczba miesięcy faktycznie realizowanej usługi utrzymania będzie mniejsza niż 28 miesięcy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie stanowiące iloczyn liczby faktycznych miesięcy świadczenia usługi i stawki miesięcznej o której mowa w punkcie 2e). W przypadku gdy usługa utrzymania systemu przekroczy 28 miesięcy całkowite wynagrodzenie nie może być większe od ceny wskazanej za realizację Etapu 7.

Wniosek 84

Dotyczy Projekt Umowy par. 3 par 3 ust. 3 lit. e. Czy Zamawiający dopuszcza doprecyzowanie, aby termin wdrożenia Systemu Część 2 przypadał nie wcześniej niż 1 stycznia 2023 r. ? Proponujemy "Etap 5 – WDROŻENIE SYSTEMU CZĘŚĆ 2 zostanie zrealizowany w terminie do 28 miesięcy od podpisania Umowy, przy czym uruchomienie produkcyjne obszaru Finanse i Księgowość musi nastąpić dnia 1 stycznia, przypadającego w okresie 28 miesięcy od podpisania Umowy, jednakże nie wcześniej niż 1 stycznia 2023 r."

Zwracamy uwagę, iż zgodnie z obecną treścią par. 3 ust. 3 lit. e , w przypadku podpisania umowy w sierpniu 2020 r., termin wdrożenia Systemy Część 2 przypadnie 1 stycznia 2022 r., a więc Wykonawca zobowiązany będzie do zrealizowania wdrożenia w tym zakresie w ciągu 16 mcy od dnia podpisania umowy. W przypadku podpisania Umowy we wrześniu 2020 r., Wykonawca zobowiązany będzie do wdrożenia Systemu 1 stycznia 2023 r., a więc 28 mcy od dnia podpisania Umowy. Data podpisania Umowy jest okolicznością niezależną od Wykonawcy, nieznaną Wykonawcy w dacie złożenia oferty. Tak sformułowane wymaganie nadmiernie przerzuca ryzyka związane z realizacją zamówienia na Wykonawcę i utrudnia Wykonawcy ocenę, czy będzie w stanie terminowo i należycie wywiązać się z zawartej umowy. Wymaganie takie narusza przepis art. 29 ust. 1 pzp, który nakazuje Zamawiającemu opisać istotne elementy świadczenia oczekiwanego od Wykonawcy (w tym terminu wykonania zamówienia) wyczerpująco i jednoznacznie, z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty, w taki sposób, aby Wykonawca na podstawie powyższej wiedzy mógł dokonać wyceny świadczenia z uwzględnieniem tak określonych przez Zamawiającego warunków. Jednocześnie tak sformułowane wymaganie potwierdza, iż Zamawiający dopuszcza zrealizowanie wdrożenia w tej części 1 stycznia 2023 r. a więc data 1 stycznia 2022 r. (obowiązująca w przypadku wcześniejszego podpisania Umowy) nie ma na celu zabezpieczenia obiektywnych i uzasadnionych potrzeb Zamawiającego.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę i podtrzymuje dotychczasowe brzmienie §3 ust. 3 lit.

e) Wzoru Umowy. Zamawiający jednoznacznie określił termin realizacji zamówienia w zakresie Wdrożenia Systemu Część 2 oraz uruchomienia produkcyjnego obszaru Finanse i Księgowość. Zamawiający wyjaśnia, że termin uruchomienia produkcyjnego ww. obszaru jest podyktowany konkretnymi i uzasadnionymi potrzebami Zamawiającego. Powyżej przytoczone postanowienie związane jest z tym, że ze względów rachunkowych obszar Finanse i Księgowość musi być uruchomiony 1 stycznia, natomiast przesuniecie o rok spowoduje konieczność poniesienia przez Zamawiającego dodatkowego, rocznego kosztu licencji. Ponadto, zaproponowana przez wykonawcę zmiana wiązałaby się z przesunięciem terminu wdrożenia całego Sytemu części 2 oraz terminu realizacji całego projektu, gdyż termin 28 miesięcy jest maksymalnym terminem uruchomienia produkcyjnego i odbioru wdrożenia Części 2 Systemu oraz realizacji całego projektu (pkt 11.2 OPZ).

Każdy wykonawca zainteresowany złożeniem oferty w postępowaniu powinien ocenić swoje możliwości realizacji zamówienia nie tylko w maksymalnych wskazanych przez Zamawiającego terminach, ale także z uwzględnieniem ryzyka skrócenia terminów (terminu uruchomienia obszaru Finanse i Księgowość) w związku z przedłużaniem się postępowania np. ze względu na złożone przez wykonawców odwołania lub wcześniejszym zawarciem umowy – w sytuacji gdy niewielu wykonawców złoży oferty i cały proces badania ofert będzie krótszy. Niezależnie od tego, kiedy finalnie zostanie zawarta umowa, wykonawca będzie miał co najmniej kilkanaście miesięcy na wdrożenie Części 2 Systemu. Wykonawca jest w stanie (co zresztą sam opisał w pytaniu) oszacować minimalny termin na uruchomienie obszaru Finanse i Księgowość. Wykonawca powinien uwzględnić w cenie koszty związane z minimalnym terminem uruchomienia produkcyjnego obszaru Finanse i Księgowość.

Wniosek 85

Dotyczy Projekt Umowy par. 4 ust. 8. Prosimy o wyjaśnienie, czy wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu zapewnienia licencji do Oprogramowania Standardowego będzie płatne na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu Protokołu Odbioru Etapu 3 czy też po dokonaniu protokolarnego odbioru Etapu 6 ?

Zgodnie z par. 4 ust. 5 Wykonawca wystawi odrębne faktury dla każdego z Etapów, na podstawie podpisanego Protokołu Odbioru Etapu. Zgodnie z par. 1 ust. 3 dostawa sprzętu i licencji na oprogramowanie, które są niezbędne do zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu, odbywać się będzie w ramach Etapu 3.

Zgodnie z par. 4 ust. 8 Wynagrodzenie z tytułu licencji do Oprogramowania Standardowego zostanie uiszczone przez Zamawiającego po dokonaniu protokolarnego odbioru Etapu 6.

Zwracamy uwagę, iż jeśli wykonawca ma wystawić fakturę obejmującą licencje na Oprogramowanie Standardowe na podstawie protokołu odbioru Etapu 3, a wynagrodzenie z tytułu licencji do Oprogramowania Standardowego miałoby zostać zapłacone po dokonaniu protokolarnego odbioru Etapu 6, to tak określony termin zapłaty wynagrodzenia naruszałby maksymalny dopuszczalny termin zapłaty przewidziany przepisami ustawy z dnia 8 marca 2013

r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Odpowiedź

Zamawiający dokonał modyfikacji Załącznika nr 10 do SIWZ – Wzór umowy poprzez usunięcie dotychczasowego §4 ust. 8 oraz modyfikację §4 ust. 5. Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z §4 ust. 5 Załącznika nr 10 do SIWZ - Wzór umowy, jeśli w danym etapie następowało będzie etapowo przeniesienie autorskich praw majątkowych lub – w przypadku Oprogramowania

Standardowego - udzielenie licencji, to Wykonawca zobowiązany będzie do wskazania tych pozycji w fakturze VAT, natomiast wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych lub – w przypadku Oprogramowania Standardowego - udzielenie licencji, będzie płatne zgodnie z aktualnym §4 ust. 8 Wzoru Umowy, to jest w terminie do 30 (słownie: trzydziestu) dni kalendarzowych od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT uwzględniającej ww. pozycje.

Wniosek 86

Dotyczy Projekt Umowy Par. 4 ust. 5. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę, aby w przypadku dostarczania sprzętu i licencji w transzach, fakturowanie odbywało się na podstawie protokołu odbioru potwierdzającego dostawę danej transzy Sprzętu i Licencji ? Proponujemy: "Wykonawca wystawi odrębne faktury dla każdego z Etapów, z wyjątkiem Etapu 7 (Usługa Utrzymania Systemu), przy czym jeśli w danym etapie następowało będzie etapowo przeniesienie autorskich praw majątkowych Wykonawca zobowiązany będzie do wskazania tej pozycji w fakturze VAT. Każdorazowo podstawą wystawienia faktury VAT będzie podpisany przez Zamawiającego Protokół Odbioru Etapu bez zastrzeżeń, z wyjątkiem Etapu 7. W przypadku dostaw Sprzętu i Licencji w transzach, Wykonawca wystawi odrębne faktury odrębne faktury obejmujące poszczególne dostawy na podstawie protokołu odbioru potwierdzającego dostawę danej transzy Sprzętu lub Licencji".

Zgodnie z pkt. 6.3 OPZ "Sprzęt i licencje będą dostarczane w transzach w zakresie niezbędnym do uruchomienia funkcjonalności z poszczególnych etapów realizacji projektu", natomiast fakturowanie za Sprzęt i Licencje następować będzie po zakończonym etapie 3, podpisanym protokole odbioru i na etapie przekazania produktu do produkcji. Zwracamy uwagę, iż zgodnie z art. 19a ust. o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania dostawy towarów. Zgodnie z art. 106 i ust 1 ust. o VAT Wykonawca ma obowiązek udokumentowania dostawy nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Odpowiedź

Zamawiający dokonał modyfikacji § 4 ust.5 Wzoru umowy, który otrzymał brzmienie

„Wykonawca wystawi odrębnie faktury dla każdego z Etapów, z wyjątkiem etapu 7 (Usługa utrzymania systemu”, przy czym jeśli w danym etapie będzie następowało przeniesienie praw majątkowych lub w przypadku Oprogramowania standardowego – udzielenie licencji Wykonawca zobowiązany będzie do wskazania tych pozycji w fakturze VAT. Każdorazowo podstawą wystawienia będzie podpisany przez Zamawiającego Protokół Odbioru Etapu bez zastrzeżeń, z wyjątkiem Etapu 7”.

Wniosek 87

Dotyczy Projekt Umowy par. 7 ust. 4. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę par. 7 ust. 4 poprzez nadanie mu następującego brzmienia: "Odbiór poszczególnych Etapów, podetapów, produktów projektu lub dostaw dokonywany będzie w terminach wynikających z harmonogramu. O ile Strony nie ustalą inaczej, Zamawiający dokona odbioru w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych (w przypadku odbioru Etapu) albo 5 dni roboczych (w przypadku odbioru poszczególnych podetapów, produktów lub dostaw). "?

Prosimy o sprecyzowanie maksymalnych terminów odbioru. Z uwagi na fakt, iż wykonanie części z etapów uzależnione jest od dokonania odbioru wcześniejszych etapów przez Zamawiającego, brak opisania w SIWZ maksymalnych terminów odbioru uniemożliwia Wykonawcy ocenę, czy jest w stanie dotrzymać terminów realizacji przedmiotu umowy.

Odpowiedź

Zgodnie z pkt 8.2.1., ppkt 2. Pracownicy Zamawiającego dokonają odbioru dostawy w terminie i miejscu określonym w Projekcie Technicznym, natomiast na stronie 204 OPZ zostało wskazane, że Procedury odbioru poszczególnych produktów Etapów zostaną określone w Projekcie Technicznym. Harmonogram Realizacji Projektu zawiera wyłącznie terminy końcowe poszczególnych etapów, natomiast Harmonogram (plan realizacji), zgodnie z definicją zawartą na str. 9 OPZ jest to Plan realizacji, wdrożenia przedmiotu Umowy opracowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym na podstawie wymagań Zamawiającego zawartych w SIWZ, OPZ, załączników do OPZ oraz Oferty Wykonawcy na zasadach wskazanych w Umowie, określający szczegółowe Zadania Wykonawcy w ramach Etapów, wraz z harmonogramem wykonania tych Zadań, ich wzajemnymi powiązaniami, terminami wykonania poszczególnych Etapów Umowy oraz Testami Akceptacyjnymi, Odbiorami i płatnościami na podstawie podpisanego przez Strony protokołu Odbioru Wersji Podstawowej oraz protokołu Odbioru Końcowego Wersji Docelowej Systemu.

Z powyższego wynika, że to Harmonogram oraz Projekt Techniczny będą określać szczegóły dotyczące odbiorów (w zakresie, w jakim nie są już określone we Wzorze Umowy i w OPZ). Projekt Techniczny zostanie opracowany w ramach Etapu 2 przez Wykonawcę, a Harmonogram w ramach Etapu 1 przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym. Nie występuje zatem ryzyko, że Zamawiający będzie określał nadmiernie długie terminy odbiorów.

Wniosek 88

Dotyczy Projekt Umowy par. 7 ust. 7. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę par. 7 ust. 7 poprzez nadanie mu następującego xxxxxxxxxx "X przypadku zastrzeżeń co do zakresu, jakości lub zgodności wykonanych Etapów z OPZ, Projektem Technicznym i pozostałą dokumentacją, uniemożliwiających dokonanie odbioru, Zamawiający, w terminie jak dla podpisania protokołu odbioru, poinformuje Wykonawcę o wszystkich swoich zastrzeżeniach stanowiących przyczyną odmowy odbioru w formie pisemnego protokołu wraz z opisem uwag. Protokół z opisem zastrzeżeń zostanie przekazany Wykonawcy w formie pisemnej lub e-mailem. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania wszelkich czynności umożliwiających dokonanie odbioru bez uwag w odpowiednim terminie wskazanym przez Zamawiającego w Protokole, który nie będzie krótszy niż 15 dni roboczych (w przypadku odbioru Etapu) albo 10 dni roboczych (w przypadku odbioru podetapu, produktu, dostawy) od otrzymania przez Wykonawcę Protokołu z opisem zastrzeżeń. W przypadku nieusunięcia przez Wykonawcę wad w wyżej wymienionym terminie przyjmuje się, iż Wykonawca jest w zwłoce w wykonaniu Umowy. Procedura zgłaszania zastrzeżeń/uwag może być powtarzana w przypadku, gdy pomimo podjęcia przez Wykonawcę prac w celu zapewnienia zgodności wykonanych produktów, usług, Etapów lub Systemu z postanowieniami Umowy, produkty, usługi, Etapy lub System nadal będą niezgodne z postanowieniami Umowy."

Zamawiający może zgłaszać zastrzeżenia przy każdym odbiorze. Proponujemy nie nazywać pisma zawierającego zastrzeżenia "Protokołem Końcowym". Zaproponowane terminy do usunięcia wad przedmiotu odbioru (5 dni roboczych) są nieadekwatne do skali projektu. Nie ma uzasadnienia, aby Protokół zawierający zastrzeżenia musiał być podpisywany przez 2 członków KS, skoro zgodnie z par. 7 ust. 5 do podpisania protokołu odbioru upoważnieni są kierownicy projektu.

Odpowiedź

Wyjaśniamy, że termin do usunięcia wad jest to termin „nie krótszy” co oznacza, że w przypadku większego zakresu i liczby zastrzeżeń Zamawiający może wyznaczyć dłuższy termin. Natomiast

zaproponowane przez wykonawcę terminy będą nadmiarowe w sytuacji, gdy zastrzeżeń/uwag będzie niewiele i tym samym Zamawiający podtrzymuje postanowienia SIWZ.

Natomiast w kwestii podpisu Protokołu Końcowego przez dwóch członków Komitetu Sterującego zamawiający informuje, że dokonał modyfikacji Wzoru umowy w zakresie § 5 ust. 1 gdzie rozszerzył skład komitetu sterującego o przedstawiciela Dostawy Systemu.

Wniosek 89

Dotyczy Projektu Umowy par. 7 ust. 8. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę par. 7 ust. 8 poprzez nadanie mu następującego brzmienia: "W przypadku gdy po co najmniej trzech iteracjach odbioru przedmiot odbioru nadal ma uprzednio zgłoszone wady uniemożliwiające dokonanie odbioru, Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy na warunkach określonych w § 20 Umowy."?

Zgłoszenie przez Zamawiającego nowej wady po trzech iteracjach odbioru, w tym wady nieistotnej, nie powinno stanowić podstawy odstąpienia od umowy.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje w tym zakresie postanowienia Wzoru Umowy i wskazuje, że liczba iteracji jest wystarczająca ze względu na kilkukrotne umożliwienie wykonawcy naprawy zgłoszonych wad i jednocześnie podyktowana zachowaniem terminów realizacji zamówienia. Wniosek 90

Dotyczy Projektu Umowy par. 8 ust. 9. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowanie, iż wymaganie par. 8 ust. 9 nie dotyczy Oprogramowania Standardowego wchodzącego w skład Systemu ? "Z uwagi na fakt, iż założeniem Systemu objętego niniejszym postępowaniem jest możliwość samodzielnego bądź za pomocą osób trzecich utrzymania, rozwoju i rozbudowy systemu, w tym wchodzącego w jego skład oprogramowania oraz że dostarczone oprogramowanie musi pozwalać na dalszą nieograniczoną funkcjonalnie, przedmiotowo i podmiotowo rozbudowę, niezależnie od wyboru Wykonawcy, poprzez prawną oraz programistyczną możliwość rozwoju i modyfikację kodu źródłowego we wszelkich jego elementach, Wykonawca zobowiązuję się zapewnić oprogramowanie spełniające niniejsze założenia. Powyższe wymaganie nie dotyczy Oprogramowania Standardowego wchodzącego w skład Systemu".

Wymaganie, aby Wykonawca zapewnił prawo do modyfikacji kodu źródłowego Oprogramowania Standardowego wchodzącego w skład Systemu ma charakter dyskryminujący i utrudnia uczciwą konkurencję (art. 29 ust. 2 pzp), ponieważ stwarza uprzywilejowaną pozycję w ubieganiu się o zamówienie dla producenta Oprogramowania Standardowego, dysponującego prawami autorskimi do takiego oprogramowania. Powszechną praktyką rynkową producentów oprogramowania jest licencjonowanie oprogramowania standardowego z wyłączeniem pól eksploatacji obejmujących modyfikację kodu źródłowego. Tym samym ofertę w postępowaniu będzie mógł złożyć Wykonawca, który dysponuje autorskimi prawami majątkowymi (producent) względnie Wykonawca, który zaoferuje rozwiązanie bazujące na oprogramowaniu opensource.

Odpowiedź

Wniosek 91

Dotyczy Projektu Umowy par. 9 ust. 10 Prosimy o wyjaśnienie, czy przez Usługę Utrzymania Oprogramowania Standardowego należy rozumieć standardową usługę wsparcia technicznego świadczona przez producenta danego Oprogramowania Standardowego oraz czy przez sformułowanie "przez okres realizacji Umowy" należy rozumieć, iż Wykonawca zobowiązany jest zapewnić taką usługę w okresie od dostarczenia licencji na dane Oprogramowanie do końca okresu świadczenia przez Wykonawcę Usługi Utrzymania, wskazanego w par. 3 ust. 3 lit. g Umowy ?

Odpowiedź

Zgodnie z PFO.6, str. 131 OPZ - W zakresie Oprogramowania Aplikacyjnego, oferowane Oprogramowanie Standardowe musi być objęte przez producenta tego oprogramowania gwarancją utrzymania dostępności wsparcia przez okres 3 lat od zakończenia wdrożenia. W przypadku zaprzestania wspierania przez producenta Oprogramowania Standardowego wsparcia w okresie 3 lat od zakończenia wdrożenia Dostawca Systemu zapewni bezpłatną migrację do wersji posiadającej wsparcie producenta z zachowaniem wszystkich funkcji Systemu.

Wniosek 92

Dotyczy Projektu Umowy par. 12 ust. 6. Prosimy o potwierdzenie, czy par. 4 ust. 2 lit. j określa wynagrodzenie Wykonawcy w przypadku wykorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji nabycia dodatkowych licencji, o którym mowa w par. 12 ust. 6 oraz o wyjaśnienie, jaki będzie mechanizm ustalania wysokości należnego Wykonawcy wynagrodzenia w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w wymiarze mniejszym niż maksymalny wskazany w par. 12 ust. 6. Prosimy również o wyjaśnienie, czy Zamawiający jest uprawniony do skorzystania z prawa opcji w trakcie realizacji umowy (par. 12 ust. 6) czy też w okresie 36 miesięcy od podpisania protokołu odbioru końcowego (par. 12 ust. 8).

Odpowiedź

Wynagrodzenie za dodatkowe licencje określa §4 ust. 4 (W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w zakresie zamówienia dodatkowych licencji, na warunkach wskazanych w SIWZ wynagrodzenie za jedną licencję dla użytkownika zaawansowanego wynosi […] zł netto ([słownie:…]) plus należny podatek VAT, a wynagrodzenie za jedną licencję dla użytkownika podstawowego wynosi […] zł netto ([słownie:…]) plus należny podatek VAT.), a nie

§4 ust. 2 lit. j).

Wykonawca w Formularzu oferty podstawowej (Załącznik nr 2 do SIWZ) w pkt 3 ppkt 2 i 3 wycenia jedną dodatkową licencję osobno dla użytkownika zaawansowanego (ppkt 2) oraz dla użytkownika podstawowego (ppkt 3). W przypadku skorzystania z prawa opcji poprzez zakup dodatkowych licencji, wynagrodzenie będzie obliczane w oparciu o ww. ofertę.

Zamawiający, zgodnie z §12 ust. 8 Wzoru Umowy, jest uprawniony do realizowania prawa opcji w zakresie zamówienia dodatkowych licencji zgodnie ze swoimi potrzebami w okresie 36 miesięcy począwszy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu IV jednakże nie dłużej niż przez okres 48 miesięcy począwszy od dnia zawarcia Umowy.

Jednoczesne informujmy, ze że jako Protokół końcowy Zamawiający rozumie Protokół Odbioru Końcowego, o którym mowa w OPZ.

Wniosek 93

Dotyczy Projektu Umowy par. 19. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia do umowy maksymalnego limitu wysokości kar umownych ? Proponujemy "Łączna, maksymalna

wysokość kar umownych naliczonych Wykonawcy na podstawie Umowy nie przekroczy 30% Wynagrodzenia Umownego".

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie przepisu. Wniosek 94

Dotyczy Projekt Umowy par. 19 ust. 1 lit. f i k. Prosimy o skonkretyzowanie zobowiązań, które zabezpieczają kary umowne par. 19 ust. 1 lit. f i k bądź też wykreślenie tych postanowień.

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że zmienił brzmienie przepisu § 19 ust. 1 lit. k) Wzoru umowy nadając mu brzmienie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jakiegokolwiek zobowiązania określonego w §6 lub §8 lub §9 lub §10 lub §13, lub §15 lub §17, z wyłączeniem przypadków wskazanych wprost w §19 ust. 1 lit. a-j. powyżej - w wysokości 10% Wynagrodzenia Umownego za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania takiego zobowiązania. Natomiast zapis § 19 ust. 1 lit. f) pozostawił w brzmieniu pierwotnym.

Wniosek 95

Czy akceptacja wniosków może odbywać się Portalu Pracowniczym? Proponowana architektura zakłada, że wniosek rejestrowany jest w systemie ERP do którego dostęp jest realizowany przez Portal Pracowniczy(PP). Dostęp do PP ma każdy pracownik, natomiast do EOP tylko pracownicy zaangażowaniu w procesy biznesowe.

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że sposób akceptacji wniosków będzie ustalony na etapie analizy biznesowej.

Wniosek 96

Dotyczy rozdziału 2.7. PP.7 O jakie informacje chodzi? W proponowanym rozwiązaniu, użytkownik końcowy ma zestaw kafelków (wniosków / aplikacji) wynikający z jego uprawnień. Odpowiedź

Pkt. PP.7 mówi o akceptacji wniosków wymienionych w pkt. PP.9 do PP.13 z poziomu EOD. Przez

„informacje” Zamawiający rozumie wnioski wraz z zawartymi w nich danymi. Wniosek 97

Czy ścieżki akceptacji oparte są o strukturę organizacyjną? Proponujemy oprzeć ścieżki akceptacyjne o strukturę organizacyjną lub role autoryzacyjne.

Odpowiedź

Ścieżki akceptacyjne generalnie opierać się będą o strukturę organizacyjną, jednak mogą występować wyjątki, które muszą być uwzględnione przy konfiguracji Systemu.

Wniosek 98

Czy dopuszczają Państwo możliwość konfiguracji ankiet po stronie systemu ERP (przez administratora).

Odpowiedź

Zamawiający dopuszcza taką możliwość. Wniosek 99

zakresie to rozwiązania chmurowe. Prosimy o informację czy i w jakim zakresie Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań chmurowych w obszarze Zamówień Publicznych [rozdział

2.4. OPZ] i ich zintegrowanie z pozostałymi obszarami w modelu OnPremise? Odpowiedź

Zamawiający dopuszcza rozwiązanie chmurowe dla obszaru dotyczącego Zamówień publicznych.

Wniosek 100

Zamawiający udostępni oferentom treść wewnętrznych regulacji prawnych na etapie składania ofert?

Odpowiedź

Zamawiający zgodnie z treścią SIWZ (pkt. 4 Opis przedmiotu zamówienia) przewiduje udostepnienie wewnętrznych regulacji Spółki które są wymienione w pkt. 3.2. OPZ na pisemny wniosek Wykonawcy po uprzednim podpisaniu przez niego oświadczenia o zachowaniu w poufności.

Wniosek 101

Dotyczy Projektu Umowy. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę par. 20 ust. 7, określającego zasady rozliczeń w przypadku wykonania prawa odstąpienia przez Zamawiającego. Proponujemy "W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy: a) Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie wyłącznie za Etapy, których wykonanie zostało potwierdzone Protokołem Odbioru, b) Zamawiający nabędzie, na zasadach określonych w Umowie autorskie prawa majątkowe oraz licencje do wszelkich Rezultatów Prac oraz dostaw zrealizowanych przez Wykonawcę, w ramach Etapów określonych Etapów, których wykonanie zostało potwierdzone Protokołem Odbioru. c) Strony ponadto mogą uzgodnić, iż Zamawiający nabędzie, na zasadach określonych w Umowie, autorskie prawa majątkowe oraz licencje do wszelkich Rezultatów Prac oraz dostaw zrealizowanych przez Wykonawcę w ramach Etapów, dla których nie został podpisany Protokół Odbioru, w tym Rezultatów Prac nieukończonych. W takim przypadku Wykonawcy należne będzie wynagrodzenie za takie zatrzymane przez Zamawiającego Rezultaty Prac oraz dostawy, którego wysokość zostanie ustalona w oparciu dane opisane w Umowie, a w przypadku prac nieukończonych - proporcjonalnie do stopnia ich wykonania. Stron potwierdzą wysokość takiego wynagrodzenia w protokole inwentaryzacji prac, o którym mowa w ust. 5 powyżej".

Postanowienie umowy, zgodnie z którym w przypadku odstąpienia Zamawiający jest uprawniony do świadczenia Wykonawcy zrealizowanego częściowo, lecz nieodebranego, a Wykonawca nie jest uprawniony do świadczenia wzajemnego (wynagrodzenia), jest nieważne jako sprzeczne z naturą umowy wzajemnej.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza zmiany we wskazanym zakresie. Wniosek 102

System musi umożliwiać automatyczne i niezakłócone sortowanie i filtrowanie danych w Planie Zamówień Publicznych, z możliwością wprowadzenia zmiany ręcznie. Funkcjonalność może być realizowana poprzez umożliwienie dokonywania filtrowania danych wg określonych przez operatora kryteriów. Kryteria filtrowania winny być definiowalne swobodnie spośród parametrów występujących w Planie Zamówień Publicznych (pola na formularzu), a samo filtrowanie winno odbywać się w obszarze zamówień publicznych (na formatce). Użytkownik musi mieć możliwość zapisywania ustawień filtrów w celu szybkiego i prostego wyboru kryteriów filtrowania w dowolnym momencie. Ustawienia wybranego filtru muszą być

zapisywane dla użytkownika jako ustawienia domyślnie wybierane automatycznie przy uruchamianiu formularzy ekranowych dla użytkownika.

Co zamawiający rozumie poprzez niezakłócone sortowanie i filtrowanie?

Czy zamawiający przewiduje duże pola opisowe które będą uzupełniane na formatce Planu zamówień? Nie rekomendujemy przeszukiwania po tego typu polach ze względów wydajnościowych. Czy zamawiający może uzupełnić OPZ o wymagane filtry i pola w Formatkach wniosku/postępowania/pozycji planu?

Odpowiedź

Zamawiający poprzez niezakłócone sortowanie i filtrowanie miał na myśli prawidłowe działanie opisanej funkcjonalności oraz modułu Zamówień Publicznych.

Zamawiający wymaga, aby kryteria filtrowania były definiowalne swobodnie i żeby każdy użytkownik mógł mieć możliwość zapisywania filtrów w dowolnym momencie, zatem Zamawiający nie przewiduje definiowania w OPZ wymaganych filtrów i pół. Zamawiający nie określa również jakie pola opisowe mają być na formatce Planu zamówień.

Wniosek 103

System musi umożliwiać:

1. wersjonowanie planu,

2. tworzenie nowej wersji na podstawie poprzedniej wersji planu (kopiowanie),

3. porównywanie wersji planu,

4. łączenie, podział pozycji planu w kolejnych wersjach,

5. drukowanie planu na definiowalnym szablonie (w tym drukowanie części planu na podstawie zdefiniowanych filtrów),

6. informacje o realizacji planu.

Co zamawiający rozumie poprzez drukowanie planu na definiowalnym szablonie? Czy zamawiający rozumie przez to układ dostępnych kolumn w eksporcie do xlsx?

Odpowiedź

Zamawiający chce mieć możliwość zdefiniowania pól formatki Planu zamówień publicznych oraz jego wydrukowania wg. kryteriów opisanych w OPZ.

Wniosek 103

System musi umożliwiać obsługę każdego trybu zamówienia publicznego przewidzianego w ustawie Prawo zamówień publicznych w zakresie czynności przewidzianych Ustawą oraz regulacjami wewnętrznymi PRSA.

Czy zamawiający może przedstawić Regulacje wewnętrzne PRSA? Jest to niezbędne dla poprawnego oszacowania oferty.

Odpowiedź

Zamawiający udostępni regulacje wewnętrzne PRSA zgodnie z pkt. 4 SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia) na pisemny wniosek Wykonawcy po podpisaniu klauzuli poufności.

Wniosek 104

Uzgadnianie wniosku o zamówienie musi odbywać się w sposób elektroniczny. System musi uwzględniać obowiązującą u Zamawiającego ścieżkę obiegu wniosku oraz przesyłać komunikaty do kolejnych osób uczestniczących w procedurze uzgadniania wniosków. System musi umożliwiać definiowanie przez użytkownika Systemu ścieżki uzgadniania, szczególnie w przypadku zmiany procedur wewnętrznych.

Czy zamawiający przewiduje unikalne ścieżki akceptacji/uzgadniania dla pojedynczych wniosków i postępowań?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyklucza takiej możliwości. Wniosek 105

System musi sprawdzić wymogi formalne tzn. czy wszystkie punkty zostały spełnione.

Czy zamawiający rozumie przez to walidacje wprowadzonych danych na podstawie przygotowanym na etapie wdrożenia Formularzu?

Odpowiedź

Zamawiający poprzez wskazaną w pytaniu funkcjonalność rozumie takie działanie Systemu, które ma na celu potwierdzenie w sposób udokumentowany i zgodny z założeniami, że procedury, procesy, czynności dokonane w Systemie rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników. Przykładem takiego procesu jest sprawdzenie, że dany użytkownik wypełnił wszystkie wymagane pola w formatce Plan zamówień publicznych.

Wniosek 106

System ma umożliwiać tworzenie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.

Co zamawiający rozumie poprzez stwierdzenie tworzenie dokumentów? Ile takich dokumentów ma być dostępnych, Czy mają one zaciągać dane wprowadzone w systemie? Czy zamawiający może przedstawić wymagane wzory?

Odpowiedź

Zamawiający poprzez wskazane w pytaniu stwierdzenie, wymaga aby System umożliwiał stworzenie wzorów dokumentów przez Użytkowników zaawansowanych tego obszaru a System umożliwiał ich import np. z worda lub innego edytora tekstowego i zapis w Systemie. Wniosek 107

System musi umożliwiać uzgadnianie dokumentów związanych z udzielaniem zamówienia publicznego w formie elektronicznej. System musi posiadać autonomiczny obieg, lub wykorzystywać EOD, w celu elektronicznego obiegu, uzgodnień i akceptacji wszelkich dokumentów tworzonych podczas procesu związanego z udzielaniem zamówienia publicznego. System musi generować komunikaty (w tym e-mailowe) dla osób, które uczestniczą w procesie informujące o konieczności podjęcia działań. System musi umożliwiać zdefiniowanie ścieżki uzgodnień i akceptacji dla każdego dokumentu.

Co zamawiający rozumie poprzez stwierdzenie System musi umożliwiać zdefiniowanie ścieżki uzgodnień i akceptacji dla każdego dokumentu. Czy ścieżka uzgadniania będzie unikalna dla pojedynczych dokumentów?

Odpowiedź

Zamawiający nie wyklucza, że ścieżka uzgadniania będzie unikalna dla pojedynczych dokumentów, zatem System musi umożliwiać zdefiniowanie takiej unikalnej ścieżki.

Wniosek 108

System musi zapewniać możliwość tworzenia harmonogramów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: powiadamianie w sytuacjach zagrożeń, możliwość prezentacji wizualnej wraz z zaznaczeniem postępu działań, możliwość uprawnionej akceptacji wraz z uwagami.

Czy zamawiający poprzez sygnalizacje zagrożeń rozumie sygnalizowanie zbliżających się terminów i eskalacje przekroczonych?

Co zamawiający rozumie poprzez akceptację Harmonogramu? Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że miał na myśli sygnalizowanie zbliżających się terminów i eskalację przekroczonych.

Poprzez akceptacje harmonogramu Zamawiający rozumie wyrażenie zgody przez użytkownika zaawansowanego tego obszaru na wprowadzone dane lub zmiany przez innych użytkowników danego procesu.

Wniosek 109

Po scaleniu szablonu z danymi w Systemie do dalszej edycji musi być dostępny dokument zapisany w formacie umożliwiającym jego dalszą edycję w odpowiednio w MS WORD, PDF lub Excel. Po scaleniu szablonu z danymi musi być możliwość dalszej edycji dokumentu i zapisaniu go w Systemie. Zapisane w Systemie dane muszą być automatycznie przenoszone w dokumenty powiązane (łącznie z ogłoszeniami)

ww. odpowiednio wskazane miejsca np. wpisanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia danych tj. tytuł postępowania, tryb postępowania, numer postępowania, termin składania i otwarcia ofert, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert itd. muszą być automatycznie przenoszone w odpowiednie miejsca ogłoszenia o zamówieniu.

Czy zamawiający dopuszcza sytuacje w której dane wprowadza się na podstawie formularzy aplikacyjnych, a nie dokumentów Word/excel?

Odpowiedź

Zamawiający nie precyzuje wymogów w tym zakresie jeżeli zapewnią funkcjonalności opisane w OPZ dla obszaru Zamówień Publicznych w tym również, że po scaleniu szablonu z danymi w Systemie do dalszej edycji musi być dostępny dokument zapisany w formacie umożliwiającym jego dalszą edycję w odpowiednio w MS WORD, PDF lub Excel, Zamawiający dopuszcza taką możliwość.

Wniosek 110

System musi umożliwiać dystrybucję oraz publikację przygotowanych w Systemie dokumentów związanych z zamówieniem publicznym.

Czy zamawiający dopuszcza sytuacje w której zamiast wysyłki plików publikacja odbywać się będzie na stronach zamawiającego? Wysyłka dużych załączników za pomocą maila nie gwarantuje odebrania wiadomości po stronie adresata.

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. Wniosek 111

System musi podpowiadać terminy realizacji wybranych czynności, zadań. Np. podczas przygotowywania Planu Zamówień Publicznych po wprowadzeniu daty proponowanego rozpoczęcia postępowania System musi w oparciu o dodatkową konfigurację podpowiadać termin zakończenia postępowania. Podobnie musi istnieć możliwość powiadamiania terminów zakończenia np. uzgadniania umowy przez poszczególnych uczestników tego procesu. System musi mieć wprowadzone wszystkie terminy wynikające z przepisów prawa (dot. prawa zamówień publicznych) oraz procedur wewnętrznych. Podczas każdej czynności w procesie zamówień publicznych, która ma oznaczony termin, zastosowany zostaje licznik odliczania czasu do jego upływu - w którym to czasie dana czynność musi zostać wykonana. Osoby

odpowiedzialne za wykonanie tych czynności powiadamiane są z odpowiednim wyprzedzeniem np. mailem o zbliżającym się upływie czasu wykonania czynności.

Czy zamawiający w związku z powołaniem się na procedury wewnętrzne może przekazać wszelkie reguły ustalania Terminów w harmonogramie?

System musi umożliwiać ewidencję kryteriów oceny wykonawcy/dostawcy. W szczególności System:

1. musi umożliwiać zdefiniowanie kryteriów oceny ofert dla danego postępowania,

2. musi umożliwiać wprowadzenie ofert (zarówno skan lub postać elektroniczna oferty jak również dane z oferty podlegające ocenie: kontrahent, wartość, terminy itp.),

3. musi automatyzować proces oceny ofert (automatycznie generować oceny cząstkowe i ocenę końcową na podstawie wprowadzonych składników oferty podlegających ocenie),

4. musi umożliwiać analizę oceny,

5. musi umożliwiać sortowanie wyników,

6. umożliwiać przypisywanie wyników dla danej kategorii oceny.

Czy zamawiający przewiduje udostępnienie dla oferentów formularza ofertowego dostępnego online który to w trakcie składania ofert jest podpisywany i szyfrowany przez oferenta?

Odpowiedź

Terminy do harmonogramu wynikają w szczególności terminów ustawowych wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych, jednak Zamawiający nie wyklucza możliwości ustalenia terminów pośrednich. Zamawiający nie przewiduje udostępniania dla oferentów formularza ofertowego dostępnego online z Systemu.

Wniosek 112

Dane wprowadzane przy wystawianiu wniosku

1. Data wystawienia – data wygenerowana automatycznie przy tworzeniu wniosku o udzielenie zamówienia (brakiem możliwości antydatowania).

2. Tekst (Opis przedmiotu zamówienia) – Określenie przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie rodzaju nabywanych dóbr, usług lub robót budowlanych, wraz z podaniem sposobu i terminem szacowania.

3. Szacowana wartość zamówienia PLN – szacowana wartość netto przedmiotu zamówienia.

4. Kod CPV – Nadany przez pracownika komórki merytorycznej kod CPV określający przedmiot zamówienia.

5. Pozostała kwota limitu – Przypisana do każdego kodu CPV kwota limitu możliwa do wprowadzenia przez uprawnionego pracownika jednostki właściwej do spraw zamówień publicznych. Kwota limitu musi się sumować w oparciu o pierwsze 5 cyfr kodu CPV, aż do osiągnięcia ww. limitu. Po osiągnięciu limitu System musi blokować możliwość zatwierdzenia nowego wniosku w ramach sumowanej grupy kodów CPV. Uprawniony pracownik jednostki właściwej do spraw zamówień publicznych musi mieć możliwość zdjęcia oraz ustawienia blokady na grupy kodów CPV.

6. Formularz zapytania ofertowego jako opcja możliwa dla komórki, a nie jako obligatoryjny element procesu udzielania zamówienia zwolnionego – zawierający pola:

o Opis przedmiotu zamówienia,

o Termin wykonania,

o Okres gwarancji,

o Warunki realizacji zamówienia,

o Termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę.

Formularz wypełniony przez komórkę w formie dokumentu nieedytowalnego np. PDF, powinien zostać przekazany do weryfikacji jednostki właściwej do spraw zamówień publicznych, a w przypadku akceptacji umożliwić opublikowanie na stronie zamawiającego oraz wyeksportowanie do skrzynki mailowej.

7. Numer umowy (BZ/, BPO/) – numer umowy BZ/ lub BPO/ w sytuacji gdy do weryfikacji wniosku niezbędne jest załączenie umowy.

8. Protokół z zapytania ofertowego/uzasadnienie komórki organizacyjnej – Załączony do wniosku o udzielenie zamówienia zwolnionego pisemny protokół z przeprowadzonego przez komórkę merytoryczną zapytania ofertowego bądź załączone wyjaśnienia o odstąpienia od przeprowadzonej procedury w sytuacjach gdy jest to wymagane wewnętrznymi regulacjami PRSA Musi istnieć możliwość dodania do wniosku w formie plików (MS Office, PDF) ww. protokołu/wyjaśnień bądź innych dokumentów niezbędnych do weryfikacji zamówienia zwolnionego.

9. Podstawa prawna wyłączenia przesłanek zwolnienia wynikających obecnie z art. 4 ustawy PZP. (Uwaga: Od dnia 1 stycznia 2021 roku obowiązującą ustawą Prawo zamówień publicznych będzie ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku.).

Czy zamawiający dopuszcza przygotowanie zapytania ofertowego za pomocą formularzy aplikacyjnych i składanie ofert za pomocą formularzy dostępnych online?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje zapytania ofertowego za pomocą formularzy aplikacyjnych i składania ofert za pomocą formularzy dostępnych online.

Wniosek 113

System musi umożliwiać blokadę antydatowania dokumentów tj. zapewnić brak możliwości ustawiania dat wprowadzanych do Systemu zamówień zwolnionych innych niż data rzeczywista.

Co zamawiający rozumie poprzez datę rzeczywistą? I w tym kontekście antydatowanie? W systemie zakupowym czynności odbywają się online w czasie rzeczywistym.

Odpowiedź

Zamawiający potwierdza, że chodzi o daty rzeczywiste, które nie mogą być zmieniane ręcznie przez użytkowania Systemu.

Wniosek 114

Czy Zamawiający chce wdrożyć cały moduł Delegacji „Travel Management” czy tylko obsługa przez portal pracowniczy i EOD?

Odpowiedź

Zakres będzie zależał od zaoferowanego Systemu, ponieważ Zamawiający nie wie co jest w module Delegacji „Travel Management”. Takie informacje Zamawiający będzie ustalał podczas analizy biznesowej.

Wniosek 115

Prosimy o potwierdzenie, że musi być wdrożona cała Gospodarka Materiałowa. Odpowiedź

Zakres będzie zależał od zaoferowanego Systemu, ponieważ Zamawiający nie wie co jest w module „Gospodarka materiałowa”. Takie informacje Zamawiający będzie ustalał podczas analizy biznesowej.

Wniosek 116

Czy możliwe jest rozszerzenie wartości ETAPU I i II do wartości 20% projektu? Czy Zamawiający zaakceptuje inny podział płatności wynikający z harmonogramu i faktycznie wykonanych prac?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie objętym pytaniem. Wniosek 117

Czy na etapie składania Oferty możliwe jest przedstawienie osób bez podania imienia i nazwiska?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie objętym pytaniem, a formularze: Wykaz osób oraz Formularz doświadczenia personelu kluczowego przewidują konieczność podania imion i nazwisk.

Wniosek 118

Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę wymaganego doświadczenia w kryterium realizacji wypłaty z 2500 osób rocznie zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych do wartości 1000 osób?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie objętym pytaniem Wniosek 119

W zakresie prezentacji Oferowanego systemu, czy możliwe jest skorzystanie z prezentacji systemu umieszczonego w publicznej chmurze z standardowymi funkcjonalnościami systemu? System w chmurze publicznej wymaga dostępu poprzez Internet.

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie objętym pytaniem Wniosek 120

Czy Zamawiający dopuszcza instalację systemu w modelu SaaS? Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza instalacji systemu w modelu SaaS, z wyjątkiem obszaru Zamówień Publicznych.

Wniosek 121

Czy Zamawiający zakłada możliwość wykorzystania Chmury Krajowej, jako miejsca instalacji systemu?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza rozwiązań chmurowych za wyjątkiem obszaru Zamówień Publicznych.

Wniosek 122

Wykonawca nie jest w stanie oszacować kosztu potencjalnych adaptacji systemu na podstawie ogólnych wymagań Zamawiającego tym bardziej, że w wielu punktach dotyczą wewnętrznych regulacji PRSA. Dlatego oferta Wykonawcy może zawierać wycenę wdrożenia jedynie standardowej funkcjonalności systemu oraz zakładać budżet na modyfikacje. Wykonawca będzie proponował rozwiązania maksymalnie oparte na standardowych funkcjonalnościach systemu i proponuje realizację projektu z wykorzystaniem metodyki Agile - budowa rozwiązania byłaby realizowana w ramach zdefiniowanych przyrostów funkcjonalnych zgodnie z przyjętym harmonogramem i w ramach przyjętego budżetu modyfikacji. Metodyka Prince2 posłuży tu jako narzędzie zarządzania projektem.

PYTANIE: Czy Zamawiający wyraża zgodę na powyższy sposób realizacji projektu? Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie objętym pytaniem, zatem nie dopuszcza realizacji projektu z wykorzystaniem metodyki Agile

Wniosek 123

Czy Zamawiający otrzymał już przeliczenie ilości posiadanych licencji od Microsoft lub obecnego partnera na wersję Dynamics 365? Jeśli tak to prosimy o udostępnienie tej informacji.

Odpowiedź

Linia produktów

Moduł

Licznik

użytkowników

Microsoft Dynamics 365 for Operations on premises Enterprise edition

Dynamics 365 for Operations

100

Microsoft Dynamics 365 for Operations on premises

Enterprise edition

Dynamics 365 for Operations Server

Wniosek 124

Dotyczy: Wymagania Tech 4.1.1: „Zamawiający posiada infrastrukturę techniczną, którą Dostawca Systemu może wykorzystać na potrzeby realizacji Projektu. Zamawiający umożliwi Dostawcy Systemu podłączenie infrastruktury informatycznej niezbędnej do realizacji projektu do swojej sieci LAN."

PYTANIE: Czy infrastruktura może być wykorzystana jako np.: backup lub infrastruktura do rozwiązań wspomagających w całym cyklu życia aplikacji? Jeśli tak, to prosimy o przedstawienie parametrów obecnej infrastruktury technicznej.

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. Wniosek 125

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podziału Zamówienia na część ERP i EOD jako dwa niezależne Zamówienia?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje podziału zamówienia na części. Wniosek 126

Dotyczy: TECH 5: „pkt. 7. Serwery Systemu muszą posiadać certyfikaty poświadczone przez główny serwer CA Zamawiającego."

PYTANIE: Prosimy o wyjaśnienie o jakie certyfikaty chodzi? Odpowiedź

Zamawiający rozumie przez to certyfikaty wystawione przez wewnętrzny serwer CA Zamawiającego potrzebne do komunikacji między serwerami w domenie.

Wniosek 127

Dotyczy: TECH.6: „Cały System wraz z urządzeniami fizycznymi musi być w pełni redundantny." PYTANIE: Wymagania w tym zakresie mogą być realizowane w różny sposób - Czy Zamawiający tym samym zaakceptuje każde przedstawione rozwiązanie przez Wykonawcę?

Odpowiedź

Zamawiający nie narzuca sposobu realizacji określonego w Opisie przedmiotu zamówienia TECH.6 i uzna każde rozwiązanie, które spełni wymagania Opisu przedmiotu zamówienia.

Wniosek 128

Dotyczy: np.: OG34 „Hasła w Systemie muszą być przesyłane w sposób bezpieczny np. szyfrowanie https."

PYTANIE: Czy Zamawiający używając w wymaganiach określeń lub wyrażeń, które wskazują na różne możliwe rozwiązania zakłada akceptację każdego rozwiązania Wykonawcy o ile nie łamie ono innych wymagań ?

Odpowiedź

Zamawiający nie narzuca sposobu realizacji wymogu określonego w Opisie przedmiotu zamówienia OG.34 i uzna każde rozwiązanie, które spełni wymagania Opisu przedmiotu zamówienia.

Wniosek 129

Dotyczy: OG 72: „System musi umożliwiać wielokrotne zagnieżdżanie grup użytkowników bez ograniczeń."

PYTANIE: Prosimy o wyjaśnienie intencji zapisu? Odpowiedź

Zamawiający miał na celu wskazanie Wykonawcom, aby zaoferowany przez nich System nie ograniczał zagnieżdżania grup użytkowników.

Wniosek 130

Dotyczy: EOD 50: „System musi zapewnić przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów (bieżących i archiwalnych) wchodzących i wychodzących."

PYTANIE: Z dobrych praktyk wynika, że umieszczenie dokumentów w jednej bazie danych wpływa znacząco na wydajność systemu ERP. Czy Zamawiający przewiduje dodatkową bazę danych do przechowywania dokumentów bieżących i archiwalnych?

Odpowiedź

Zamawiający nie narzuca sposobu realizacji wymogu określonego w Opisie przedmiotu zamówienia EOD. 50 i uzna każde rozwiązanie, które spełni wymagania Opisu przedmiotu zamówienia.

Wniosek 131

Dotyczy: EOD 90/ „Dla skanowanych dokumentów System musi umożliwiać optyczne rozpoznawanie tekstu OCR na dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do plików tekstowych."

PYTANIE: Czy Zamawiający posiada urządzenia skanujące? Jeśli tak to prosimy o opis oprogramowania tych urządzeń.

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że zaoferowany system musi umożliwiać optyczne rozpoznawanie tekstu OCR na dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do plików tekstowych." niezależnie od zainstalowanego sprzętu u zamawiającego. Wniosek 132

Dotyczy: FK.11: „System musi co najmniej umożliwiać podstawowy wydruk księgi głównej jako wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. Ponadto: 1. w układzie tzw. „Amerykanki"

PYTANIE: Prosimy o bardziej szczegółowe opisanie układu „Amerykanka". Odpowiedź

Układ „Amerykanka” jest to forma tabelaryczna prowadzenia ksiąg. Podstawowym urządzeniem księgowym jest rejestr.

Wniosek 133

Dotyczy:. FK.39/ „ Możliwość ręcznego zapisu w rejestrach VAT zakupu oraz sprzedaży."

PYTANIE: W proponowanym przez Wykonawcę rozwiązaniu rejestr VAT zakupu i sprzedaży tworzy się automatycznie na podstawie zaksięgowanych faktur VAT. W jakich sytuacjach Zamawiający oczekuję ręcznego zapisu w tych rejestrach?

Odpowiedź

Zamawiający oczekuje ręcznego zapisu w rejestrach Vat np. w sytuacji wprowadzenia zmiany wskaźnika dla współczynnika Vat.

Wniosek 134

Dotyczy: FK.40/ „Możliwość wprowadzania do rejestru VAT innych dokumentów niż faktura." PYTANIE: Czy Zamawiający może wymienić inne dokumenty oprócz faktury VAT i korekty faktury VAT, które mają znajdować się w rejestrze VAT?

Odpowiedź

System ma umożliwiać oprócz wprowadzenie faktury VAT w rejestrze także w szczególności np. takie dokumenty jak: bilet kolejowy, opłata autostradowa, paragon do wysokości 450 złotych. Wniosek 135

Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie terminu składania ofert do 20.07.2020r? Pytanie kierujemy z uwagi na okoliczności stanu panującego w Polsce. Czas epidemii i związany z nią okres pracy zdalnej, wydłuża proces przygotowania oferty zgodnej z SIWZ.

Odpowiedź

Zamawiający przedłużył termin składnia ofert do dnia 21 sierpnia 2020 roku. Wniosek 136

Czy możliwe jest zastąpienie dokumentacji zarządczej w metodyce Prince2 metodyką rekomendowaną przez producenta oferowanego systemu?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza zmiany metodyki. Wniosek 137

Czy Zamawiający zgodzi się na zastąpienie konieczność przekazania praw autorskich do systemu licencją o szerokich polach eksploatacji?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie wskazanym w pytaniu. Wniosek 138

Czy Zamawiający zgodzi się na realizację projektu w oparciu o metodyki zwinne Agile w zastępstwie metodyki Prince2 (§1. Pkt 9)?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie zmiany metodyki. Wniosek 139

Czy Zamawiający zgodzi się na zastąpienie rozliczenie wykorzystanych roboczogodzin z tytułu świadczenia Usług Dodatkowych z kwartalnego na miesięczne (§ 4, pkt 7)?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie wskazanym w pytaniu. Wniosek 140

Czy Zamawiający zgadza się na ograniczenie możliwość zgłaszania zastrzeżeń tylko do obowiązującego Etapu, z wyłączeniem już odebranych etapów (§ 7, pkt 9)?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje ograniczenia możliwości zgłaszania zastrzeżeń tylko do obowiązującego Etapu.

Wniosek 141

Czy Zamawiający zgodzi się na usunięcie podpunktu „r" (§ 8 pkt 1) w zakresie udostępnienia kodów źródłowych podmiotom trzecim?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje modyfikacji SIWZ w zakresie wskazanym w pytaniu. Wniosek 142

Czy Zamawiający zgodzi się na zastąpienia wyłącznych praw na niewyłączne (§ 8 pkt 2)? Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikacje wskazaną w pytaniu, ponieważ przedmiotem autorskich praw majątkowych jest wyłączne i) prawo do korzystania z utworu, ii) prawo do rozporządzania nim oraz iii) pobierania wynagrodzenia za korzystanie z utworu (art. 17 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych; dalej: „PrAut”). Wymienione w art. 17 PrAut mają charakter praw bezwzględnych (tj. właśnie „wyłącznych”). Z jednej strony tworzą monopol po stronie uprawnionego w zakresie wyłącznej eksploatacji utworu, na polach eksploatacji wskazanych w umowie. Z drugiej zaś zakazują podmiotom trzecim ingerencji w ww. monopol (czego odzwierciedleniem są przysługujące uprawnionemu roszczenia z art. 79 PrAut).

Wyłączne prawa do korzystania i rozporządzania utworem, a także prawo do pobierania wynagrodzenia za korzystanie, są zbywalne. Wraz z chwilą ich przeniesienia, wyłącznie uprawnionym do eksploatacji utworu (na polach eksploatacji wskazanych w umowie) staje się Zamawiający. Od tej chwili może samodzielnie decydować – w zakresie przysługującego mu monopolu – w jaki sposób korzysta z utworu.

Nie jest więc możliwe przeniesienie prawa do „niewyłącznego” korzystania z utworu. Takie postanowienie byłoby sprzeczne z istotą autorskich praw majątkowych. Zobowiązanie takie byłoby obiektywnie niewykonalne. Zgodnie natomiast z art. 387 KC: „umowa o świadczenie niemożliwe jest nieważna”. Zastrzeżenie w umowie, że transfer ma dot. praw niewyłącznych do korzystania z utworu może więc skutkować tym, że umowa w zakresie przeniesienia autorskich praw majątkowych zostanie uznana za nieważną. Dodatkowo czynność przeniesienia

„niewyłącznych” autorskich praw majątkowych może zostać również uznana za sprzeczną z ustawą, a zatem za nieważną na gruncie art. 58 § 1 KC.

Wniosek 143 Dotyczy:

Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ

OG.32. System musi działać w taki sposób, aby dostęp do modyfikacji dokumentu miał w danym momencie wyłącznie ten użytkownik, który pierwszy zaczął go modyfikować. Pozostali użytkownicy muszą móc w tym czasie jedynie przeglądać ten dokument (bez możliwości jego zmiany) oraz mieć dostęp do wszystkich pozostałych dokumentów z możliwością ich zmiany.

Czy Zamawiający uzna za spełnione wymaganie jeśli dostęp do modyfikacji dokumentu miał w danym momencie wyłącznie ten użytkownik, który zaczął go modyfikować?

Odpowiedz

Zamawiający nie dopuszcza takiego rozwiązania. Wniosek 144

Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ:

OG.75. System musi umożliwiać ustawianie daty ważności konta użytkownika wraz z komunikatami dotyczącymi tej funkcji.

OG.85. System musi umożliwiać Administratorowi nadawanie uprawnień na czas określony dla użytkowników Systemu. Przez czas określony rozumie się przynajmniej:

‐ wybrane dni tygodnia,

‐ wybrane dni miesiąca,

‐ okno godzinowe od‐do w ciągu dnia.

Czy Zamawiający dopuści zarządzanie terminami ważności konta użytkowników z poziomu zarządzania usługą katalogową Active Directory, z którą System będzie zintegrowany?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza aby zarządzanie terminami ważności konta użytkowników odbywało się z poziomu zarządzania usługą katalogową Active Directory, z którą System będzie zintegrowany.

Xxxxxxxx Xxxxx vel

Elektronicznie podpisany przez Xxxxxxxx Xxxxx vel Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxx Data: 2020.08.07

22:13:37 +02'00'

Document Metadata

Table of Contents

BZP.B5.19.2020.205/20

Document Metadata