Regulamin postępowania mediacyjnego

Regulamin postępowania mediacyjnego

1. Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa zasady postępowania mediacyjnego w Kancelarii Mediacyjnej Xxxxxxxxxx Xxxxxx - Xxxxxxxxxxxxx prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Mediacyjna Xxxxxxxxxx Xxxxxx - Xxxxxxxxxxx, pod adresem: ul. Xxxxxxxxxx 00 lok. 2B (00 – 551 Warszawa), NIP: 5271680943, REGON: 140262830 (zwanej dalej „LGL”), w sprawach związanych z własnością intelektualną oraz innych przyjętych do mediacji.

2. Definicje pojęć użytych w niniejszym regulaminie:

Regulamin niniejszy regulamin

Mediator mediator współpracujący z LGL

Strony podmioty pozostające w sporze, które chcą wszcząć postępowanie mediacyjne albo pomiędzy którymi toczy się postępowanie mediacyjne

Uczestnik podmiot biorący udział w mediacji będący Stroną lub osobą trzecią biorącą udział w mediacji za zgodą Stron

Pełnomocnik podmiot, któremu Xxxxxx udzieliły umocowania do reprezentowania w związku z zaistniałym sporem i postępowaniem mediacyjnym

Sesja mediacyjna odbywa się w ciągu jednego dnia i trwa maksymalnie 2 godziny; do czasu trwania Sesji mediacyjnej wlicza się przerwy; przekroczenie określonego w zdaniu pierwszym czasu trwania Sesji mediacyjnej, jest równoznaczne z rozpoczęciem kolejnej Sesji mediacyjnej. Sesja mediacyjna może być wspólną sesją Stron lub sesją odrębną Mediatora z każdą Stroną oddzielnie

3. Mediację na zasadach określonych w Regulaminie przeprowadza się przy rozwiązywaniu sporów, jeśli:

a. strony sporu złożyły do LGL zgodny wniosek o przeprowadzenie mediacji (wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu);

b. jedna ze Stron złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji, a druga strona w terminie 14 dni od doręczenia jej kopii tego wniosku poinformowała LGL lub Stronę o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji; brak zgody drugiej Strony w określonym

terminie powoduje, że sprawę pozostawia się bez rozpoznania, o

czym informuje się wnioskodawcę;

c. podpisując umowę, której dotyczy spór, strony zawarły w niej postanowienia dotyczące rozwiązywania sporów związanych z umową w drodze mediacji i zdecydowały o przeprowadzeniu mediacji w LGL.

4. Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie, z zastrzeżeniem powszechnie obowiązujących przepisów oraz zasad postępowania mediacyjnego w następujących dokumentach stanowiących załącznik nr 2 do Regulaminu: Standardów Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora z 2006 r. oraz norm Kodeksu Etycznego Mediatorów Polskich z 2008 r. uchwalonych przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości oraz Kodeksu Etyki Radcy Prawnego – Mediatora uchwalonych przez Ośrodki Mediacji Radców Prawnych.

5. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych są stosowane przez LGL odpowiednio, zgodnie z polityką prywatności LGL udostępnioną na stronie xxx-xxxxx.xx, stanowiącą załącznik nr 3 do Regulaminu.

2. Podstawowe zasady postępowania mediacyjnego

1. Strony zobowiązują się do współdziałania z Mediatorami w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania wymaganych dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w Sesjach mediacyjnych.

2. Mediator zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się w trakcie prowadzenia postępowania mediacyjnego. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego. Strony zobowiązują się do zachowania poufności oraz, że nie będą powoływać się w toku postępowania przed sądem lub sądem arbitrażowym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

3. Strony nie będą powoływać się w toku postępowania przed sądem lub sądem arbitrażowym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

4. Mediator nie może być pełnomocnikiem Stron w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym dotyczącym przedmiotu mediacji.

5. Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić Stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności i niezależności.

6. W postępowaniu mediacyjnym Strona może być reprezentowana przez pełnomocnika.

7. Uczestnicy mogą być obecne na Sesji mediacyjnej jedynie za zgodą Stron i Mediatora.

8. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji jedynie z ważnych powodów, o których jest obowiązany niezwłocznie powiadomić Strony i LGL.

3. Wszczęcie mediacji

1. Mediacje uważa się za wszczętą z dniem:

a. wpłynięcia do LGL pisemnego zgodnego wniosku Stron o przeprowadzenie mediacji z zastrzeżeniem lit. d poniżej;

b. z chwilą złożenia w LGL wniosku o przeprowadzenie mediacji z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej Stronie, jeżeli Strony wiąże umowa o mediację;

c. w każdym innym przypadku niż określone w lit. a i b powyżej z chwilą wyrażenia zgody na mediację przez wszystkie Strony;

d. skutecznego uzupełnienia braków formalnych wniosku o przeprowadzenie mediacji.

2. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien być zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu. Jeśli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie zawiera określonych we wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu, LGL wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia braków w określonym terminie. W przypadku nieuzupełnienia braków wniosku lub braku wniesienia opłaty administracyjnej w terminie określonym przez LGL, postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte.

4. Wyznaczenie mediatora

1. Postępowanie mediacyjne prowadzone jest co do zasady przez jednego Mediatora.

2. Jeżeli postępowanie prowadzi więcej niż jeden Mediator, Mediatorzy działają wspólnie, współpracując ze sobą i mając równie prawa i obowiązki.

3. Strony mogą w trakcie mediacji zrezygnować z Mediatora bądź poprosić o zmianę Mediatora. W takim przypadku, o ile Strony nie wybiorą innego Mediatora współpracującego z LGL, następuje zakończenie postępowania mediacyjnego prowadzonego przez LGL.

5. Zadania i obowiązki mediatora

1. Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne według zasad wskazanych w niniejszym Regulaminie, w dobrej wierze, z zachowaniem zasad zawartych w dokumentach stanowiących załącznik nr 2 do Regulaminu.

2. Mediator niezwłocznie po otrzymaniu informacji o wyborze lub wskazaniu go do przeprowadzenia mediacji w konkretnej sprawie, kontaktuje się telefonicznie lub e-mailowo ze Stronami informując je o podstawowych zasadach mediacji i przewidywanym toku postępowania.

3. Mediator nie rozstrzyga sporu między Xxxxxxxx, lecz stara się ułatwić

Stronom osiągnięcie porozumienia.

4. Mediator nie może udzielać porad prawnych żadnej ze Stron.

5. Mediator może w ramach Sesji mediacyjnych odbywać spotkania z każdą ze Stron pod nieobecność drugiej Strony (sesja odrębna) za zgodą Strony nieobecnej.

6. Mediator dla lepszego rozumienia stanowisk Stron, może sporządzać podczas przebiegu postępowania mediacyjnego notatki na własny użytek, które zobowiązany jest zniszczyć z momentem zakończenia postępowania mediacyjnego.

7. Na każdym etapie postępowania Mediator może zwrócić się do każdej ze Stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Mediator nie ujawnia drugiej Stronie informacji przedstawionych przez Stronę przeciwną, chyba że udzielając informacji Strona wyraziła na to zgodę.

6. Postępowanie mediacyjne

1. Postępowanie mediacyjne prowadzi się w siedzibie LGL albo w wyjątkowych przypadkach poza jej siedzibą. Za zgodą Stron mediacja może być też prowadzona z wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość.

2. Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski. . Na wniosek Stron postępowanie może być prowadzone w innym języku z udziałem tłumacza, o ile jest to konieczne. Strony pokrywają koszty tłumacza biorącego udział w postępowaniu.

3. Rozpoczęcie Sesji mediacyjnej następuje z chwilą rozpoczęcia mediacji

przez Mediatora.

4. Strony mogą korzystać z ekspertów lub specjalistów posiadających udokumentowaną wiedzę w danej dziedzinie. Koszt takiej pomocy Strona pokrywa we własnym zakresie, chyba że obie Strony wyrażają chęć skorzystania z takiej pomocy, wtedy koszty pokrywane są przez Strony w równych częściach bądź w częściach ustalonych przez Strony.

7. Doręczenia

1. Pisma przeznaczone dla Stron doręcza się na adres pełnomocnika, a jeżeli Strona nie ustanowiła pełnomocnika, na adres siedziby lub miejsca zamieszkania Strony albo jej miejsca stałego pobytu, chyba że Strona wskazała inny adres do korespondencji. Strona oraz jej pełnomocnik mają obowiązek niezwłocznie zawiadamiać LGL oraz drugą Stronę postępowania o zmianach adresów, o których mowa w ust. 1. W razie niedopełnienia tego obowiązku pisma doręcza się na ostatni znany adres i uznaje się za doręczone.

2. Strony mogą uzgodnić inny wymagany sposób doręczenia pism oraz formę dowodu doręczenia.

3. Wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego doręcza się drugiej

Stronie listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

4. Pisma przeznaczone dla LGL doręcza się bezpośrednio na adres: Xxxxxxxxxx 00 xxx. 2 B, 00-551 Warszawa, listem poleconym albo na adres e-mail: xxxxx@xxx-xxxxx.xx, jeśli taka forma została przyjęta przez Strony i LGL.

8. Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy:

a. zawarcie lub niezawarcie ugody przez Xxxxxx;

b. rezygnacja z prowadzenia mediacji zgłoszona przez Stronę lub Strony postępowania mediacyjnego;

c. oświadczenie mediatora o bezcelowości lub niemożności

prowadzenia mediacji;

d. niewniesienie opłat, od których uzależnione jest prowadzenie

mediacji.

2. Mediator powinien zakończyć postępowanie mediacyjne przed zawarciem

ugody, jeżeli uzna, że:

a. przestał być bezstronny lub neutralny w sprawie;

b. Strona trwale nie może uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym;

c. Xxxxxx nie chce uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym;

d. Strona uczestniczy w postępowaniu mediacyjnym w celu osiągnięcia nieuczciwych korzyści;

e. osiągnięcie porozumienia w sprawie nie jest możliwe.

3. Po zakończeniu mediacji Mediator niezwłocznie zawiadamia LGL o

zakończeniu postępowania mediacyjnego.

4. Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, imię i nazwisko (nazwę) oraz adresy Xxxxx, imię i nazwisko mediatora oraz wynik mediacji. Protokół podpisuje Mediator.

4. Jeżeli Xxxxxx zawarły ugodę przed Mediatorem, ugoda stanowi odrębny dokument. W przypadku braku ugody, Mediator LGL stwierdza w protokole niemożność jej zawarcia.

9. Opłaty i koszty postępowania mediacyjnego

1. LGL pobiera następujące opłaty:

⎯ opłata wstępna/administracyjna;

⎯ opłata mediacyjna;

⎯ zaliczka na wydatki.

2. Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego uiszcza bezzwrotną opłatę administracyjną w wysokości 250 zł. Bezzwrotna opłata wstępna pobierana jest tytułem poniesienia wydatków związanych z podjęciem przez LGL czynności administracyjnych wszczynających postępowanie mediacyjne.

3. Niezwłocznie po otrzymaniu wspólnego wniosku o przeprowadzenie mediacji lub wyrażeniu zgody przez drugą Stronę na przeprowadzenie mediacji w razie złożenia wniosku o mediację przez jedną ze Stron, LGL zwraca się do Stron o uiszczenie w terminie 7 dni opłaty mediacyjnej obliczonej wynoszącej

500 zł od każdej ze Stron za pierwszą Sesję mediacyjną. W przypadku nieuiszczenia opłaty mediacyjnej w terminie określonym w zdaniu poprzednim, postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte.

4. W toku mediacji, przed każdą sesją mediacyjną LGL wzywa Strony do uiszczenia opłaty mediacyjnej zgodnie z ust. 3 powyżej. Nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w zakreślonym terminie powoduje, że sesja mediacyjna nie dochodzi do skutku i zostaje wyznaczony kolejny termin sesji mediacyjnej, o czym zawiadamia się Strony. Powtórne nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w wysokości i terminie wskazanym przez LGL powoduje zakończenie postępowania mediacyjnego.

5. Mediacja może być przeprowadzona pod warunkiem otrzymania przez LGL

wymaganej opłaty mediacyjnej.

6. Jeżeli w postępowaniu mediacyjnym bierze udział więcej niż jeden Mediator, opłata mediacyjna, wskazana w ust. 3 powyżej, ulega zwielokrotnieniu stosowanie do liczby Mediatorów.

7. Strony uiszczają opłaty na rachunek bankowy LGL.

8 Strony są zobowiązane do wnoszenia zaliczek na wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji, w tym w szczególności na koszty podróży (delegacji) mediatorów, opinie biegłych i tłumaczy oraz najem pomieszczeń do przeprowadzenia mediacji (w przypadku prowadzenia postępowania mediacyjnego poza siedzibą LGL) oraz noclegów dla mediatorów.

9. Nieuiszczenie zaliczki, o której mowa w ust. 8 powyżej, w wysokości i terminie wskazanym przez LGL, powoduje wstrzymanie postępowania mediacyjnego. LGL powtórnie wzywa Stronę/Strony do wniesienia zaliczki. Powtórne nieuiszczenie zaliczki w wysokości i terminie wskazanym przez LGL powoduje zakończenie postępowania mediacyjnego.

10. W przypadku zakończenia postępowania mediacyjnego przed rozpoczęciem Sesji mediacyjnej, Strony zobowiązane są uiścić wydatki związane z przebiegiem postępowania, w szczególności z organizacją Sesji mediacyjnej (koszty podróży, noclegów mediatorów LGL, wynajmu pomieszczeń do przeprowadzenia mediacji) poniesione przez LGL przed jej rozpoczęciem, których pomimo dołożenia należytej staranności nie udało się uniknąć.

11 Pozostałe wydatki, w tym koszty ewentualnej pomocy prawnej, strony

pokrywają we własnym zakresie.

12. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego Strony otrzymują od LGL fakturę VAT, uwzględniającą poniesione koszty, w tym opłaty oraz ewentualne wydatki.

13. Wszystkie opłaty przewidziane w niniejszym Regulaminie postępowania mediacyjnego powiększa się o należny podatek od towarów i usług według stawek obowiązujących na dzień wystawienia faktury.

14. Za uiszczenie kosztów mediacji Strony są odpowiedzialne solidarnie, przy czym o ile strony nie uzgodniły na piśmie inaczej, koszty mediacji obciążać będą każdą ze Stron w częściach równych.

10. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią, strony zobowiązują się do rozwiązania w drodze mediacji w Ośrodku Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Ośrodku Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie obowiązującym w dniu złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji.

2. Niniejszym Regulamin obowiązuje od dnia 24 października 2022 r.