POROZUMIENIE W SPRAWIE REALIZACJI PROGRAMU ZAPEWNIANIA POMOCY OBYWATELOM UKRAINY ORGANIZOWANEGO PRZEZ
POROZUMIENIE W SPRAWIE REALIZACJI PROGRAMU ZAPEWNIANIA POMOCY OBYWATELOM UKRAINY ORGANIZOWANEGO PRZEZ
NARODOWY INSTYTUT MUZYKI I TAŃCA
POROZUMIENIE I NR [***]
Niniejsze porozumienie („Porozumienie”) zostało zawarte w Warszawie w dniu [***] r. pomiędzy:
Narodowym Instytutem Muzyki i Tańca z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod nr 83/2010, REGON: 142611587, NIP: 5252490348 („Organizator”), reprezentowanym przez Xxxxxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora, przy kontrasygnacie głównej księgowej – Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx – Xxxxxxxx, a [***], reprezentowaną/reprezentowanym przez [***] („Instytucja”),
zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a z osobna „Stroną”.
PREAMBUŁA | Zważywszy, że:
1. W dniu [***] Organizator dokonał Ogłoszenia programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy („Ogłoszenie”), którego zasady zostały wyspecyfikowane w szczególności w Regulaminie programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy organizowanego przez Narodowy Instytut Muzyki i Tańca („Regulamin”) stanowiącym załącznik do Ogłoszenia;
2. Instytucja jest zainteresowana realizowaniem celów Programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy („Program”) wykonując zadania Instytucji, w rozumieniu Regulaminu;
3. Instytucja dokonała Zgłoszenia, które zostało zaakceptowane przez Organizatora w brzmieniu stanowiącym Załącznik nr 1 do Porozumienia;
4. W Zgłoszeniu określono w szczególności Beneficjentów, którym ma zostać zapewnione Wsparcie za pośrednictwem Instytucji, rodzaj i okres Wsparcia, jakie ma zostać zapewnione na rzecz danego Beneficjenta za pośrednictwem Instytucji oraz opis prowadzonej przez danego Beneficjenta przed dniem 24 lutego 2022 r. działalności artystycznej, naukowej dydaktycznej lub badawczej z dziedziny sztuki („Opis”), a także opis planu
i założeń prowadzenia przez danego Beneficjenta działalności artystycznej, naukowej, dydaktycznej lub badawczej z dziedziny sztuki lub podejmowania przez Beneficjenta rozwoju zawodowego lub artystycznego w okresie uzyskiwana Wsparcia („Plan”);
5. Zgłoszenie zostało zaakceptowane przez Organizatora w brzmieniu załączonym do Porozumienia;
Strony postanawiają co następuje:
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Porozumienie stanowi „Porozumienie I” w rozumieniu Regulaminu.
2. Porozumienie określa warunki realizowania zadań Instytucji oraz Organizatora, w rozumieniu Regulaminu, w celu zapewnienia Wsparcia następującym Beneficjentom:
a) [imię i nazwisko Beneficjenta], [dane identyfikujące Beneficjenta określone w Zgłoszeniu]; rodzaj przyznanego Wsparcia i jego wysokość: Rezydencja (w wartości określonej zgodnie z § 4 ust. 2, z zastrzeżeniem dalszych postanowień Porozumienia) – albo – Stypendium Twórcze (w wartości określonej zgodnie z § 4 ust. 3,
z zastrzeżeniem dalszych postanowień Porozumienia) – albo – Pobyt Twórczy (w wartości określonej zgodnie z § 4 ust. 4, z zastrzeżeniem dalszych postanowień Porozumienia); sposób wypłaty: na rachunek bankowy wskazany w § 4 ust. 1, zaliczkowo, w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącowi kalendarzowemu, zgodnie z § 5 Regulaminu, w okresie od [***] do [***]; w kwocie nieprzekraczającej [***] miesięcznie, z zastrzeżeniem § 6 Regulaminu.
b) [kolejny Beneficjent];
c) [***].
3. Wyrażenia zapisane w Porozumieniu z wielkiej litery mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
4. Zgłoszenie, Regulamin oraz Ogłoszenie wraz z załącznikami stanowią integralną część Porozumienia.
5. W przypadku gdy w Zgłoszeniu, w brzmieniu zaakceptowanym przez Organizatora, Instytucja zadeklarowała gotowość do zapewniania Wsparcia więcej niż jednemu Beneficjentowi, postanowienia Porozumienia należy stosować odrębnie w odniesieniu do każdego z takich Beneficjentów.
1. Instytucja oświadcza, że:
§ 2
Oświadczenia, uprawnienia i zobowiązania Instytucji
a) jest Instytucją uprawnioną do udziału w Programie i zawarcia Porozumienia I;
b) posiada potencjał osobowy i infrastrukturalny (obejmujący środki własne lub dostępne środki podmiotów trzecich) niezbędne do realizacji celów Programu;
c) informacje przedstawione przez Instytucję w Zgłoszeniu są zgodne z prawdą;
d) zapoznała się z Ogłoszeniem, Regulaminem oraz dokumentacją stosowaną w Programie przez Organizatora i zobowiązuje się do jej przestrzegania;
e) zobowiązuje się do wydatkowania środków otrzymanych od Organizatora na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi wyłącznie na cele i na warunkach określonych w Ogłoszeniu, Regulaminie, Porozumieniu, Porozumieniu II oraz Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.
2. W związku z zaakceptowaniem Zgłoszenia przez Organizatora (a tym samym – akceptacją przez Organizatora Beneficjentów wskazanych w Zgłoszeniu), Instytucja jest zobowiązana do zawarcia odrębnie z każdym
z Beneficjentów Porozumienia II, według wzoru określonego przez Organizatora i przekazania kopii zawartego Porozumienia II Organizatorowi. Na podstawie otrzymanego od Instytucji Porozumienia II, Organizator przekaże Instytucji środki przewidziane na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi w granicach i na warunkach określonych w Porozumieniu I, Porozumieniu II, Ogłoszeniu, Regulaminie oraz Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.
3. Instytucja oświadcza, iż jest/nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
4. Organizator oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT zwolnionym na podstawie art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT.
5. Za dzień przekazania środków uważany będzie dzień obciążenia rachunku Organizatora.
§ 3
Czynności poprzedzające Zgłoszenie
1. Instytucja oświadcza, że przed Zgłoszeniem dokonała weryfikacji czy Beneficjent spełnia wymogi objęcia Wsparciem w ramach Programu, a w szczególności – że Instytucja zweryfikowała i potwierdziła, iż:
a) Beneficjent jest pełnoletnim obywatelem Ukrainy, o którym mowa w art. 1 ust. 1 Ustawy;
b) Beneficjent prowadzi lub zamierza prowadzić na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność artystyczną, naukową, dydaktyczną lub badawczą z dziedziny sztuki, podejmować rozwój zawodowy lub artystyczny
w okresie, w którym Beneficjentowi ma zostać zapewnione Wsparcie i to w sposób zgodny z Planem;
c) Beneficjentowi nie jest zapewniana pomoc lub inny rodzaj wsparcia o funkcji tożsamej ze Wsparciem;
d) przed dniem 24 lutego 2022 r. Beneficjent prowadził udokumentowaną działalność artystyczną, naukową, dydaktyczną lub badawczą z dziedziny sztuki, w tym w szczególności, ale nie wyłącznie – posiada kierunkowe wykształcenie lub prowadził działalność gospodarczą lub zawodową z tej dziedziny i jest zdolny do wykazania tej okoliczności w szczególności poprzez CV lub portfolio i to w zakresie zgodnym z Opisem.
2. Instytucja przygotowała Opis i Plan we współpracy z Beneficjentem.
§ 4
Wydatkowanie środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia
1. Organizator przekazuje Instytucji środki przeznaczone na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi metodą zaliczkową, na zasadach określonych w Regulaminie oraz Ogłoszeniu, na wyodrębniony rachunek bankowy Instytucji o numerze [***], prowadzony przez bank [***].
2. Jeżeli Instytucja zapewnia Beneficjentowi Rezydencję, Instytucja jest uprawniona do wydatkowania środków przekazanych przez Organizatora na zapewnienie Beneficjentowi rodzajów pomocy dopuszczalnej w ramach Rezydencji, wyspecyfikowanej w Ogłoszeniu, do wysokości wskazanej w Ogłoszeniu, tj. do kwoty 1.000 zł (słownie: jeden tysiąc złotych), w przeliczeniu na 1 Beneficjenta, na 1 miesiąc kalendarzowy.
3. Jeżeli Instytucja zapewnia Beneficjentowi Stypendium Twórcze, Instytucja jest zobowiązana do przekazania Beneficjentowi kwoty pieniężnej w wysokości określonej w Ogłoszeniu, tj. kwoty 3.000 zł (słownie: trzy tysiące złotych), w przeliczeniu na 1 Beneficjenta, na 1 miesiąc kalendarzowy – na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Porozumieniu II, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia jej otrzymania przez Instytucję od Organizatora.
4. Jeżeli Instytucja zapewnia Beneficjentowi Pobyt Twórczy, wówczas:
a) Instytucja jest uprawniona do wydatkowania środków przekazanych przez Organizatora na zapewnienie Beneficjentowi rodzajów pomocy (dopuszczalnej w ramach Rezydencji) wyspecyfikowanej w Ogłoszeniu, do wysokości wskazanej w Ogłoszeniu, tj. do kwoty wskazanej w ust. 2, w przeliczeniu na 1 Beneficjenta, na
1 miesiąc kalendarzowy oraz
b) Instytucja jest zobowiązana do przekazania Beneficjentowi kwoty pieniężnej w wysokości określonej w Ogłoszeniu (w wysokości Stypendium Twórczego), tj. kwoty wskazanej w ust. 3, w przeliczeniu na 1
Beneficjenta, na 1 miesiąc kalendarzowy, na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Porozumieniu II, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia jej otrzymania przez Instytucję od Organizatora.
5. Zapewniając Wsparcie Beneficjentowi Instytucja jest związana Porozumieniem, Porozumieniem II, Regulaminem, Ogłoszeniem oraz Zgłoszeniem zaakceptowanym przez Organizatora, a także przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
6. Przekazane środki finansowe określone w § 4 ust. 2-4 Instytucja jest zobowiązana wykorzystać nie później niż do dnia 31 grudnia 2022 r. Wydatki, których data zapłaty wykracza poza termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, nie będą zaliczane na poczet kwoty, o której mowa w § 1 ust. 2.
7. Środki finansowe niewykorzystane w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 6, także w przypadku, gdy nastąpiło to w wyniku zmniejszenia zakresu rzeczowego zadania z przyczyn, których Instytucja nie mogła przewidzieć, Instytucja jest zobowiązana zwrócić w terminie nie dłuższym niż 15 dni od dnia zakończenia zadania,
a w przypadku zadania realizowanego za granicą – 30 dni od określonego w umowie dnia jego wykonania, na rachunek bankowy Organizatora.
§ 5
Ewidencjonowanie i dokumentowanie wydatków oraz sprawozdawczość
1. Instytucja jest zobowiązana do prowadzenia rozliczeń za pomocą wyodrębnionego rachunku bankowego wskazanego w § 4 ust. 1, a do dokonywania rozliczeń gotówkowych Instytucja jest uprawniona wyłącznie w przypadkach i na zasadach określonych w Regulaminie.
2. Instytucja jest zobowiązana do składania Organizatorowi Sprawozdań w zakresie i w terminach określonych
w Regulaminie, w tym także do złożenia Sprawozdania Końcowego, na warunkach określonych w Regulaminie.
3. Instytucja jest zobowiązana do wsparcia Beneficjenta w przygotowaniu opisu działalności zrealizowanej przez Beneficjenta zgodnie z Planem w rozliczanym miesiącu kalendarzowym, objętym Sprawozdaniem.
4. Instytucja jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej otrzymanych środków finansowych, opatrywania klauzulą „płatne ze środków finansowych Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego” dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia finansowego oraz przechowywania ich przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowane było Wsparcie.
5. W przypadku uzyskania przychodów powstałych z tytułu realizacji Wsparcia, Instytucja zobowiązana jest przeznaczyć te przychody na pokrycie kosztów związanych z realizacją swoich działań statutowych.
6. W przypadku odliczenia od podatku należnego kwoty podatku VAT zawartej w nakładach poniesionych na realizację Wsparcia lub uzyskania przez Instytucję na podstawie obowiązujących przepisów zwrotu podatku VAT za usługi lub dostawy opłacone ze środków, o których mowa w § 4 ust. 1-4, Instytucja jest zobowiązana do zwrotu na rachunek bankowy Organizatora, równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT-7 środków finansowych w terminie 7 dni od otrzymania zwrotu lub rozliczenia podatku.
7. Instytucja jest zobowiązana zapewnić co najmniej, by Beneficjent złożył oświadczenie potwierdzające otrzymanie przez Beneficjenta Wsparcia wykazanego w Sprawozdaniu oraz potwierdzającego, że treść opisu, o którym mowa w ust. 3 jest zgodna ze stanem faktycznym (prawdziwa).
8. Do Sprawozdania Końcowego ust. 3 i 7 powyżej stosuje się odpowiednio.
§ 6
Zwrot środków
1. W przypadkach i w terminach określonych w Regulaminie, Instytucja zwraca Organizatorowi środki otrzymane od Organizatora.
2. W przypadku naruszenia przez Instytucję jej obowiązków określonych w Porozumieniu I, a dotyczących przeznaczenia lub zasad wydatkowania środków przekazanych Instytucji przez Organizatora w celu zapewnienia Wsparcia Beneficjentowi, Instytucja zwraca Organizatorowi równowartość środków otrzymanych od Organizatora, a wydatkowanych niezgodnie z Porozumieniem, wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej odsetkom od zaległości podatkowych.
3. W przypadku stwierdzenia wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub
w nadmiernej wysokości, stosuje się przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 305 z późn. zm.) w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa.
§ 7
Zryczałtowany zwrot kosztów dla Instytucji
1. Instytucji przyznaje się zryczałtowany zwrot kosztów, o którym mowa w Ogłoszeniu, w kwocie [***] zł za miesiąc
[***] 2022 r., w kwocie [***] zł za miesiąc [***] 2022 r., w kwocie [***] zł za miesiąc [***] 2022 r.
2. W przypadku udzielenia Instytucji zryczałtowanego zwrotu kosztów, zwrotu dokonuje się na warunkach określonych w Regulaminie oraz Ogłoszeniu.
3. Organizator nie zwraca Instytucji żadnych kosztów uczestnictwa w Programie, w tym kosztów wykonywania Porozumienia I lub Porozumienia II.
§ 8
Dyrektywy wydatkowania środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia
1. Wydatkowanie środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia przez Instytucję, może dotyczyć wyłącznie okresu wskazanego w Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.
2. Środki na zapewnienie Wsparcia są przeznaczone na zapewnienie pomocy humanitarnej na rzecz Beneficjenta realizującego założenia Programu. Mając na uwadze powyższe, Instytucja jest zobowiązana do zachowania najwyższej staranności w celu zapewnienia wydatkowania środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi w sposób efektywny i w najdalej idącym stopniu realizujący założenia Programu.
3. Instytucja jest zobowiązana do powiadomienia Organizatora bezzwłocznie o każdym przypadku zaniechania przez Beneficjenta korzystania ze Wsparcia, odstąpienia przez Beneficjenta od realizowania Planu, naruszenia przez Beneficjenta polskiego porządku prawnego lub naruszenia przez Beneficjenta Porozumienia II, a także
o ujawnieniu się okoliczności wskazujących na to, że dane przedstawione przez Instytucję w Zgłoszeniu są nieprawdziwe.
§ 9
Komunikacja
1. Strony ustalają następujące zasady komunikacji w sprawach dotyczących Porozumienia:
a) komunikacja z Instytucją będzie realizowana przez Organizatora w następujący sposób:
i) w przypadku komunikacji pisemnej – na adres Instytucji wskazany w komparycji Umowy;
ii) w przypadku komunikacji elektronicznej – na adres e-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx,
iii) z zastrzeżeniem ust. 2, komunikacja z Organizatorem będzie realizowana przez Instytucję:
iv) w przypadku komunikacji pisemnej – na adres Organizatora wskazany w komparycji Umowy;
b) w przypadku komunikacji elektronicznej – na adres e-mail: [***].
2. Z zastrzeżeniem przypadków wskazanych wprost w Ogłoszeniu, Regulaminie lub Porozumieniu – komunikacja Instytucji z Organizatorem będzie realizowana przez Instytucję za pośrednictwem adresu e-mail Organizatora, wskazanego w ustępie poprzedzającym lub za pomocą określonych przez Organizatora narzędzi elektronicznych.
§ 10
Kontrola i postanowienia końcowe
1. Instytucja jest zobowiązana do poddania się kontroli na zasadach określonych w Regulaminie.
2. Instytucja jest zobowiązana do respektowania instrukcji Organizatora dotyczących wykonywania Porozumienia.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Instytucji, w tym Organizator nie odpowiada z tytułu korzyści utraconych przez Instytucję w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Porozumienia.
4. Organizator nie gwarantuje Instytucji przekazania środków na zapewnienie Wsparcia z zastrzeżeniem dla przekazania zaliczki na zapewnienie Wsparcia na 1 miesiąc, w graniach określonych w Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.
5. Do Porozumienia stosuje się prawo polskie.
6. Sądem właściwym do rozpatrywania sporów na tle Porozumienia jest sąd właściwy według adresu Organizatora.
Organizator Instytucja