Porozumienie nr A
Porozumienie nr A
o dofinansowaniu projektu
w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Oś Priorytetowa nr 4 „Pomoc techniczna” Działanie nr ….1
Poddziałanie nr …..2
dla projektu A 3
o numerze wniosku o dofinansowanie A 4
zawarte w A w dniu
pomiędzy:
Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej pełniącym funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014–2020 – zwanym dalej „Instytucją”, reprezentowanym przez:
A na podstawie upoważnienia/pełnomocnictwa z dnia D, stanowiącego załącznik nr 1 do Porozumienia
a
A 3 – zwanym dalej „Beneficjentem”,X reprezentowanym przez: A na podstawie upoważnienia/pełnomocnictwa z dnia D, stanowiącego załącznik nr 2 do Porozumienia,
łącznie zwanymi dalej „Stronami Porozumienia”.
1 Należy wpisać numer oraz pełna nazwę Działania zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych.
2 Należy wpisać numer oraz pełna nazwę Poddziałania zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych, jeśli dotyczy.
3 Należy wpisać pełny tytuł projektu , zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu.
4 Należy wpisać pełny numer wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014– 2020 (Dz. U. z 2020r. poz. 818, z późn. zm.) oraz mając w szczególności na uwadze:
a) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.),
b) ustawę z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 oraz wydane na jej podstawie wytyczne,
c) ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm),
Strony postanawiają, co następuje.
§ 1. Definicje
Ilekroć w Porozumieniu jest mowa o:
1. „całkowitej wartości projektu” – należy przez to rozumieć kwotę wydatków ogółem, o których mowa we wniosku o dofinansowanie, obejmującą kwotę wydatków kwalifikowalnych oraz planowanych do poniesienia wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektu;
2. „danych osobowych” – należy przez to rozumieć dane osobowe, w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) , przetwarzane w ramach wykonywania zadań wynikających z Porozumienia;
3. „dniach”- należy przez to rozumieć dni kalendarzowe, chyba, że w Porozumieniu wprost wskazuje się na dni robocze;
4. „Funduszu” – należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;
5. „nadużyciu finansowym” – należy przez to rozumieć każde celowe działanie lub zaniechanie dotyczące wykorzystania lub przedstawienia nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty lub w ich imieniu, nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu, niewłaściwego wykorzystania takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane;
6. „nieprawidłowości” – należy przez to rozumieć nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 36 rozporządzenia Rady nr 1303/2013;
7. „okresie kwalifikowalności wydatków” – należy przez to rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne w ramach projektu;
8. „Programie” – należy przez to rozumieć Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014- 2020, przyjęty decyzją Komisji Europejskiej nr CCI 2014PL16RFOP002 z dnia 5 grudnia 2014
r. oraz uchwałą Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2014 r. z późniejszymi zmianami;
9. „projekcie” – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku
o dofinansowanie realizowane w Programie, będące przedmiotem Porozumienia;
10. „przetwarzaniu danych osobowych” – należy przez to rozumieć przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przez Beneficjenta zadań wynikających z Porozumienia;
11. „rozliczeniu wydatków” – należy przez to rozumieć wykazanie i udokumentowanie we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu przez Beneficjenta i potwierdzenie ich przez Instytucję Zarządzającą;
12. „rozporządzeniu Rady nr 1303/2013”, „rozporządzeniu Komisji nr 215/2014”, „rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006” – należy przez to rozumieć odpowiednio: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320); rozporządzenie Komisji (UE) nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r. ustanawiające zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego w zakresie metod wsparcia w odniesieniu do zmian klimatu, określania celów pośrednich i końcowych na potrzeby ram wykonania oraz klasyfikacji kategorii interwencji w odniesieniu do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (Dz. Urz. UE L 69 z 08.03.2014, str. 65) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.122013, str. 289);
13. RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
14. „SL2014-PT” – należy przez to rozumieć aplikację centralnego systemu teleinformatycznego, o którym mowa w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej, wpierającą obsługę projektów pomocy technicznej;
15. „środkach europejskich” – należy przez to rozumieć, środki, o których mowa w art. 5 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych;
16. „ustawie o finansach publicznych” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009
r. o finansach publicznych;
17. „ustawie wdrożeniowej” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020;
18. „ustawie o ochronie danych osobowych” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
19. „ustawie – Prawo zamówień publicznych” należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późń. zm. );
20. „ustawie o rachunkowości” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późń. zm.);
21. „Uszczegółowieniu Programu” – należy przez to rozumieć Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
22. „wkładzie własnym” – należy przez to rozumieć środki finansowe i wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną Beneficjentowi, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu5);
23. „wniosku o dofinansowanie” – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie realizacji projektu, stanowiący załącznik nr 3 do Porozumienia;
24. „wniosku o płatność” – należy przez to rozumieć wniosek składany przez Beneficjenta w SL2014-PT, na podstawie którego Beneficjent rozlicza poniesione wydatki lub przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji projektu;
25. „wydatkach kwalifikowalnych” – należy przez to rozumieć koszty i poniesione wydatki, uznane za kwalifikowalne i spełniające kryteria określone w wytycznych, o których mowa w § 4 ust. 5 pkt 1 i 2;
26. „zamówieniu publicznym” – należy przez to rozumieć pisemną umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach Programu, przy czym dotyczy to zarówno umów o udzielenie zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych jaki umów dotyczących zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w wytycznych wymienionych w § 4 ust. 5 pkt 1;
27. „zasadach horyzontalnych” – należy przez to rozumieć zasady określone w art. 5, 7 i 8 rozporządzenia Rady nr 1303/2013.
§ 2. Przedmiot Porozumienia
1. Przedmiotem Porozumienia jest udzielenie Beneficjentowi dofinansowania na realizację projektu w ramach Programu oraz określenie praw i obowiązków Stron Porozumienia związanych z realizacją projektu, w tym określenie szczegółowych zasad, trybu i warunków, na jakich dokonywane będzie rozliczenie wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta na realizację projektu.
2. Całkowita wartość projektu wynosi: $ (słownie: A).
3. Instytucja przyznaje Beneficjentowi na realizację projektu dofinansowanie, stanowiące całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, w maksymalnej kwocie: $ (słownie: A).
4. Współfinansowanie UE wynosi: $ (słownie: A), co stanowi 84,63 %6 wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
5. Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa wynosi: $ (słownie: A), co stanowi 15,37 %7 wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
6. Beneficjent zobowiązuje się pokryć w pełnym zakresie wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu.
7. Beneficjent finansuje całość wydatków ponoszonych w ramach projektu ze środków finansowych będących w jego dyspozycji. Wydatki Beneficjenta na realizację projektu są ujmowane w planie finansowym Beneficjenta na dany rok budżetowy oraz w części budżetowej właściwego dysponenta, któremu Beneficjent podlega, lub w rezerwie celowej budżetu państwa. Wydatki ponoszone przez Beneficjenta wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych, określoną w ust. 3, w tym wydatki wynikające ze wzrostu kosztu całkowitego realizacji projektu po zawarciu Porozumienia, są wydatkami niekwalifikowalnymi.
8. Środki na realizację projektu, o których mowa w ust. 3, mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem niniejszego Porozumienia, o ile wydatki poniesione na realizację tych przedsięwzięć zostaną uznane za kwalifikowalne zgodnie z wytycznymi, o których mowa w § 4 ust. 5 pkt 1 i 2, oraz wnioskiem o dofinansowanie i dotyczyć będą okresu realizacji projektu, o którym mowa w § 3 ust. 1.
5 Stopa dofinansowania dla projektu rozumiana jako % dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.
6 Zależnie od zapisów zawartych w Uszczegółowieniu Programu dla poszczególnych działań/poddziałań należy wpisać właściwy maksymalny % poziom dofinansowania UE wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu.
9. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie i w oparciu o wniosek
o dofinansowanie, stanowiący załącznik nr 3 do Porozumienia.
10.Wydatki w ramach projektu obejmują koszt podatku od towarów i usług, zgodnie z oświadczeniem złożonym przez Beneficjenta.
§ 3. Okres realizacji projektu i okres obowiązywania Porozumienia
1. Okres realizacji projektu ustala się na:
1) rozpoczęcie realizacji: D;
2) zakończenie realizacji: D.
2. Wydatki poniesione poza okresem, o którym mowa w ust. 1, lub wydatki poniesione poza zakresem zadań określonym we wniosku o dofinansowanie, nie będą uznane za kwalifikowalne, z zastrzeżeniem przepisu § 13 ust. 2.
3. Termin zakończenia realizacji projektu, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, może zostać przedłużony na uzasadniony wniosek Beneficjenta złożony zgodnie z § 13 ust. 4 pkt 2 i ust. 6.
4. Okres obowiązywania Porozumienia trwa od dnia jego zawarcia do dnia wykonania przez Beneficjenta i Instytucję wszystkich obowiązków z niego wynikających, w tym wynikających z zasady trwałości projektu.
§ 4. Odpowiedzialność Beneficjenta
1. Beneficjent ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu.
2. Prawa i obowiązki Beneficjenta wynikające z Porozumienia nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.
3. Beneficjent zobowiązany jest do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami w ramach Programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku
o dofinansowanie.
4. Beneficjent oświadcza, że:
1) projekt spełnia warunek określony w art. 65 ust. 11 rozporządzenia nr 1303/2013, tj. pozycje wydatków ujęte we wniosku o refundację w ramach Programu nie zostały objęte ani wsparciem z innego unijnego funduszu lub instrumentu unijnego, ani wsparciem z tego samego funduszu w ramach innego programu;
2) w przypadku zakupu sprzętu ruchomego, sprzęt ten będzie użytkowany zgodnie z celem określonym we wniosku o dofinansowanie;
3) realizacja projektu jest zgodna z zasadami horyzontalnymi Unii Europejskiej;
4) zapoznał się z treścią Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020 i znane mu są możliwe konsekwencje związane z podejrzeniem stwierdzenia nieprawidłowości w toku działań kontrolnych prowadzonych przez Instytucję.
5. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania:
7 Zależnie od zapisów zawartych w Uszczegółowieniu Programu dla poszczególnych działań/poddziałań należy wpisać właściwy maksymalny % poziom dofinansowania BP wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu.
1) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w szczególności do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w ww. wytycznych;
2) Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020;
3) Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.
§ 5. Rozliczanie Płatności
1. Dofinansowanie jest rozliczane przez Instytucję na podstawie przedłożonych przez Beneficjenta wniosków o płatność. Rozliczeniu podlegają jedynie wydatki kwalifikowalne poniesione przez Beneficjenta na realizację projektu.
2. Warunkiem rozliczenia dofinansowania jest spełnienie łącznie warunków:
1) złożenie wniosku o płatność w SL2014-PT, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, w formie papierowej i elektronicznej, zgodnie ze wskazówkami Instytucji;
2) załączenie zestawienia potwierdzającego poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi lub zestawienia dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków – w zależności od przedmiotu projektu;
3) załączenie dokumentów na zasadach, o których mowa w ust. 17.
3. Rozliczenia wydatków poniesionych w walutach obcych Beneficjent dokonuje w złotych polskich. Przeliczenie na złote polskie następuje według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
4. Przeliczając wydatki ponoszone w walutach obcych na złote polskie Beneficjent nie kwalifikuje kosztów, które wynikły z wypłacenia zaliczki w walucie obcej i jej rozliczenia.
5. Dofinansowanie jest rozliczane w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, określonego w § 2 ust. 4 i 5.
6. Wydatki ponoszone w formie zaliczki, w szczególności na szkolenia, delegacje oraz udzielanie dotacji są przedstawiane Instytucji we wnioskach o płatność po otrzymaniu przez Beneficjenta faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej umożliwiających rozliczenie powyższych wydatków, w wysokości nie wyższej niż wynikająca z powyższych faktur lub równoważnych dokumentów dowodowych.
7. Beneficjent składa wniosek o płatność zgodnie ze wskazówkami Instytucji nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na kwartał, w terminie 30 dni po zakończeniu okresu, za który wniosek jest składany, jeżeli w danym kwartale poniósł jakiekolwiek wydatki, z zastrzeżeniem ust. 10. W przypadku, gdy ze względu na datę zawarcia Porozumienia nie jest możliwe zachowanie powyższego terminu, wniosek o płatność należy złożyć w terminie 30 dni od dnia zawarcia Porozumienia.
8. Każdy wydatek kwalifikowalny poniesiony od dnia zawarcia Porozumienia powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia, z wyłączeniem wydatków, o których mowa w § 2 ust.8.
9. Za zgodą Instytucji częstotliwość składania wniosków o płatność, o której mowa w ust. 7, może ulec zmianie.
10. Jeżeli w danym kwartale Beneficjent nie poniósł wydatków, odpowiednie informacje o przebiegu realizacji projektu w tym kwartale Beneficjent uwzględnia w kolejnym wniosku
o płatność, z zastrzeżeniem ust. 11.
11. Sumy okresów, za które składane są wnioski o płatność, muszą być równe kolejnym półroczom, chyba że rozpoczęcie lub zakończenie realizacji projektu nastąpiło w trakcie realizacji półrocza. W takim przypadku suma okresów musi być równa tej części półrocza, w którym projekt był realizowany.
12. Beneficjent jest zobowiązany do przygotowywania wniosku o płatność zgodnie ze wskazówkami Instytucji.
13. O każdej zmianie wzoru wniosku o płatność i wskazówek Instytucji, Beneficjent będzie informowany pisemnie. Zmiana jest wiążąca dla Beneficjenta z chwilą otrzymania pisma Instytucji.
14. W przypadku stwierdzenia braków formalno-rachunkowych w złożonym wniosku o płatność Instytucja wzywa Beneficjenta do jego uzupełnienia, poprawienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni.
15. Postanowienie ust. 7 nie wyklucza możliwości uzupełnienia lub poprawienia wniosku przez pracownika Instytucji, z zastrzeżeniem, iż nie może on poprawiać lub uzupełniać:
1) zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych;
2) załączonych kserokopii dokumentów.
16. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie braków formalno- rachunkowych w wyznaczonym terminie powoduje wstrzymanie rozliczania dofinansowania do czasu złożenia stosownych wyjaśnień lub złożenia odpowiednich dokumentów.
17. Na każdym etapie weryfikacji wniosku o płatność Instytucja może zażądać przekazania przez Beneficjenta:
1) poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej;
2) poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów lub innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągnięcia zobowiązania;
3) dowodów zapłaty lub innych dokumentów poświadczających poniesienie wydatków;
4) protokołów odbioru lub innych dokumentów poświadczających dostarczenie towaru lub wykonanie usługi;
5) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji udzielania zamówień publicznych.
18. Instytucja jest uprawniona do wstrzymania rozliczania dofinansowania w przypadkach określonych w § 14 ust. 3 pkt 2–7 i ust. 4, jeżeli uzna, że powyższe jest konieczne dla zapewnienia prawidłowego zarządzania środkami Programu i może się ono przyczynić do poprawienia sposobu realizacji projektu, bez konieczności rozwiązania Porozumienia, do czasu ich ustania.
19. W sytuacji zidentyfikowania nieprawidłowości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność Instytucja dokonuje pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność o kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo.
20. W przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości w zatwierdzonym wniosku o płatność Instytucja nakłada korektę finansową pomniejszającą dofinansowanie projektu, o którym mowa w § 2 ust. 3, o czym niezwłocznie informuje beneficjenta.
21. Pomniejszenie dofinansowania, o którym mowa w ust. 20, nie wymaga dokonania zmiany w Porozumieniu w formie aneksu i zgody Beneficjenta.
22. Zmniejszenie dofinansowania może nastąpić również po zakończeniu realizacji projektu.
23. Obniżanie wartości korekt finansowych skutkujących pomniejszeniem współfinansowania krajowego z budżetu państwa, o którym mowa w § 2 ust. 5, będzie dokonywane przez Instytucję zgodnie z warunkami określonymi w przepisach rozporządzenia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego wydanego na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy wdrożeniowej.
24. W przypadku gdy całkowita wartość projektu określona w § 2 ust. 2 przekroczy 5 milionów złotych Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu zewnętrznego na zakończenie realizacji projektu (wymóg dotyczy wyłącznie wydatków rzeczowych). Wyniki audytu zewnętrznego powinny wpłynąć do Instytucji łącznie z wnioskiem o płatność końcową.
§ 6. Pozostałe warunki wykorzystania dofinansowania
1. Beneficjent jest zobowiązany do:
1) realizacji projektu zgodnie z zakresem przedmiotowym projektu określonym we wniosku o dofinansowanie;
2) niezwłocznego informowania Instytucji o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji projektu;
3) pomiaru wskaźników produktu oraz rezultatu osiągniętych dzięki realizacji projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we wniosku o dofinansowanie;
4) terminowego sporządzania i przekazywania wniosków o płatność;
5) przekazywania Instytucji wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu, których Instytucja zażąda w czasie obowiązywania Porozumienia;
6) przestrzegania wskazówek Instytucji;
7) zapewnienia trwałości projektu zgodnie z art. 71 rozporządzenia Rady nr 1303/2013.
2. Do końca okresu trwałości projektu Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję o wszelkich okolicznościach mogących powodować naruszenie trwałości projektu. Każdorazowo Instytucja dokonuje oceny, czy zaistniała okoliczność prowadzi do naruszenia trwałości projektu.
3. W przypadku naruszenia trwałości projektu, Instytucja ustala i nakłada korektę finansową pomniejszającą dofinansowanie projektu, o którym mowa w § 2 ust. 3.
§ 7. Kontrola
1. Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli i audytom w zakresie prawidłowości realizacji projektu dokonywanymi przez Instytucję oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia.
2. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub dowolnym miejscu związanym z realizacją projektu.
3. Instytucja zawiadamia Beneficjenta o planowanej do przeprowadzenia kontroli przynajmniej na 5 dni przed jej rozpoczęciem. Instytucja nie jest zobowiązana do dochowania powyższego terminu, jeżeli kontrola jest prowadzona w trybie doraźnym:
1) celem weryfikacji uzasadnionego podejrzenia o wystąpieniu nieprawidłowości w ramach realizacji projektu;
2) celem sprawdzenia wdrażania zaleceń pokontrolnych;
3) jako kontrola uzupełniająca w następstwie zgłoszenia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej;
4) po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność w ramach projektu.
4. W terminie 21 dni roboczych po zakończeniu kontroli Beneficjent otrzymuje informację pokontrolną zawierającą opis stwierdzonego przez Instytucję stanu faktycznego razem z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami.
5. Jeżeli sporządzenie informacji pokontrolnej wymaga podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, uzyskania dodatkowych dokumentów lub dodatkowych wyjaśnień, polegających w szczególności na zasięgnięciu przez instytucję kontrolującą opinii prawnych, stanowiska innych organów i instytucji, bądź wyjaśnień ze strony kontrolowanego, bieg terminu, o którym mowa w ust. 4, ulega przerwaniu do czasu uzyskania wyjaśnień bądź opinii.
6. W terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej Beneficjentowi przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do zawartych w niej ustaleń. Nieprzekazanie uwag w terminie będzie skutkować pozostawieniem ich bez rozpatrzenia.
7. Termin, o którym mowa w ust. 6, może być przedłużony przez Instytucję na czas oznaczony na wniosek podmiotu kontrolowanego, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń.
8. Instytucja ma prawo poprawienia oczywistych omyłek w informacji pokontrolnej, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek Beneficjenta. Informację o zakresie sprostowania przekazuje się Beneficjentowi bez zbędnej zwłoki.
9. Instytucja rozpatruje zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. Podjęcie przez Instytucję, w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, czynności lub działań, o których mowa w ust. 10, każdorazowo przerywa bieg terminu.
10. Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej mogą zostać zgłoszone przez Beneficjenta tylko raz.
11. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 9, mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane, pozostawia się bez rozpatrzenia.
12. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Instytucja ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie.
13. Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Instytucja, bez zbędnej zwłoki, przekazuje Beneficjentowi ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. 8. Niedochowanie przez Beneficjenta terminów, o których mowa w ust. 5 lub 6, jak też odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie uchyla obowiązku realizacji zaleceń pokontrolnych.
14. Informację pokontrolną oraz ostateczną informację pokontrolną w razie potrzeby uzupełnia się o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje, w szczególności w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w realizacji projektu.
15. Do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń.
16. Informacja pokontrolna zawiera termin przekazania przez Beneficjenta do Instytucji informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub wykorzystania rekomendacji, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter tych zaleceń lub rekomendacji.
17. Beneficjent w wyznaczonym terminie informuje Instytucję o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub wykorzystaniu rekomendacji, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeżeń nie zwalnia z obowiązku wykonania zaleceń pokontrolnych.
18. Instytucja jest upoważniona do sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych określonych w informacji pokontrolnej. W tym celu Instytucja może zwrócić się na piśmie do Beneficjenta o udzielenie dodatkowych informacji o stopniu i zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przeprowadzić ponownie kontrolę na miejscu realizacji projektu.
19. Jeżeli projekt został poddany kontroli lub audytowi przez inny niż Instytucja podmiot uprawniony do ich przeprowadzenia, Beneficjent informuje o tym Instytucję we wniosku o płatność za okres, w którym przeprowadzono kontrolę. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez jednostkę kontrolującą, Beneficjent niezwłocznie przekazuje Instytucji kopię protokołu z kontroli, raportu z audytu, otrzymanych zaleceń lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli lub audycie.
20. Informację o realizacji zaleceń pokontrolnych, bądź przyczynach niepodjęcia takich działań, oraz innych kontrolach i audytach, o których mowa w ust. 19, Beneficjent zamieszcza we wniosku o płatność, zgodnie ze wskazówkami Instytucji.
§ 8. Przechowywanie i udostępnianie dokumentów oraz ewidencja księgowa
1. Beneficjent jest zobowiązany do:
1) przechowywania kompletnej dokumentacji i ewidencji księgowej związanej z realizacją projektu w okresie i na warunkach określonych w art. 140 rozporządzenia Rady nr 1303/2013;
2) dokumentowania wkładu niepieniężnego lub amortyzacji w sposób, który zapewni przechowywanie informacji analogicznych do ujmowanych w zestawieniu dokumentów finansowych, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 2;
3) stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji gospodarczych związanych z projektem;
4) udostępniania dokumentacji, o której mowa w pkt 1, podmiotom uprawnionym do kontroli w trybie prowadzenia danej kontroli;
5) udostępniania dokumentacji, o której mowa w pkt 1 na żądanie służb Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Instytucji Audytowej, Instytucji oraz innych podmiotów uprawnionych;
6) przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu, dotyczącej wydatków wspieranych w ramach Programu, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady nr 1303/2013 przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po dniu złożenia do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia Rady nr 1303/2013, obejmującego wydatki wykazane we wniosku o płatność końcową.
2. Instytucja poinformuje Beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust.1 pkt 6.
3. W przypadku konieczności poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem dokonuje tego osoba reprezentująca Beneficjenta zgodnie z upoważnieniem/pełnomocnictwem załączonym do Porozumienia lub osoba pisemnie przez nią upoważniona lub pracownicy komórek organizacyjnych Beneficjenta właściwych ds. księgowości, kadr lub zamówień publicznych w zakresie dokumentów przechowywanych przez te komórki.
4. W odniesieniu do zakresu i zasad prowadzenia ewidencji księgowej, Beneficjent jest zobowiązany zapewnić by były one zgodne z:
1) ustawą o finansach publicznych;
2) ustawą o rachunkowości;
3) rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342);
4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm.).
§ 9. Zamówienia publiczne
1. Wydatki są kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli zostały poniesione zgodnie z unijnymi i krajowymi przepisami regulującymi udzielanie zamówień publicznych oraz wytycznymi, o których mowa w § 4 ust. 5 pkt 1, z zachowaniem zasad kwalifikowalności wydatków.
2. Beneficjent jest zobowiązany do przekazywania Instytucji lub innym upoważnionym organom, na ich pisemne żądanie:
1) informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego5, treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym, specyfikacji istotnych warunków zamówienia w przypadku zastosowania trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym jest ona sporządzana;
2) dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz regulaminu komisji przetargowej;
3) projektu umowy i projektów aneksów do umowy zawieranej przez Beneficjenta z wykonawcą;
4) informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przed zawarciem umowy z wykonawcą.
3. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania się do zaleceń zawartych w opinii Instytucji lub innych upoważnionych organów dotyczącej zgodności:
1) dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1, z zakresem podmiotowym i przedmiotowym wniosku o dofinansowanie;
2) projektu umowy zawieranej przez Beneficjenta z wykonawcą oraz projektów aneksów do umowy ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia w przypadku zastosowania trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym jest ona sporządzana;
3) projektu umowy zawieranej przez Beneficjenta z wykonawcą oraz projektu aneksów do umowy z zakresem podmiotowym i przedmiotowym wniosku o dofinansowanie w przypadku zastosowania trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie jest sporządzana.
4. Beneficjent ma obowiązek dostarczyć Instytucji dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 1 – 3, w terminach umożliwiających sporządzenie opinii i zastosowanie się do zaleceń zawartych w opinii.
5. W przypadku gdy opinia, o której mowa w ust. 3, jest negatywna, Instytucja wstrzymuje rozliczanie dofinansowania do czasu usunięcia przez Beneficjenta stwierdzonych niezgodności.
6. Beneficjent, który udziela zamówienia publicznego na zasadach typu in house9, zapewni w umowie z wykonawcą, że wydatki ponoszone przez wykonawcę będą dokonywane w sposób efektywny, oszczędny i terminowy oraz zobliguje wykonawcę do prowadzenia, w związku z realizowanym projektem, wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz ewidencji czasu zaangażowania pracowników wykonawcy w realizację projektu. Beneficjent zobowiąże wykonawcę do poddawania się kontrolom, o których mowa w § 7 Porozumienia, mającym związek z realizacją projektu. Niespełnienie ww. zobowiązań skutkuje uznaniem wydatków ponoszonych przez Beneficjenta na rzecz tego wykonawcy za niekwalifikowalne.
§ 10. Ewaluacja
W trakcie realizacji projektu oraz w okresie jego trwałości Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję lub Komisję Europejską do przeprowadzenia ewaluacji projektu. W szczególności Beneficjent jest zobowiązany do:
1) przekazywania powyższym podmiotom wszelkich informacji i dokumentów dotyczących projektu w zakresie i terminach wskazanych przez te podmioty;
8 Nie dotyczy przypadku, gdy postępowanie zostało rozstrzygnięte przed datą podjęcia niniejszego Porozumienia. 9 Na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów takim zamówieniem byłyby np. zamówienia udzielane instytucji gospodarki budżetowej na podstawie art. 4 pkt 13 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2) udziału w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami, realizowanych przez upoważnione podmioty.
§ 11. Obowiązki w zakresie informacji i promocji
1. Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu ze środków Programu.
2. W zakresie, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent jest zobowiązany do stosowania punktu 2.2.
Obowiązki beneficjentów załącznika XII do rozporządzenia Rady nr 1303/2013.
3. Wszystkie działania informacyjne i komunikacyjne Beneficjenta zawierają informacje o otrzymaniu wsparcia z funduszy polityki spójności na projekt, x.xx. w postaci:
1) symbolu Unii Europejskiej zgodnego z warunkami technicznymi ustanowionymi w rozporządzeniu Wykonawczym Komisji UE nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającym zasady stosowania rozporządzenia Rady nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych;
2) odniesienia do funduszu lub funduszy polityki spójności wspierających projekt.
4. Beneficjent jest zobowiązany w szczególności do:
1) oznaczania znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich:
a) wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu,
b) wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, podawanych do wiadomości publicznej,
c) wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, w tym zaświadczeń o uczestnictwie lub innych certyfikatów, zawierających stwierdzenie, że projekt jest wspierany przez Program i finansowany przez Unię Europejską z Funduszu;
2) umieszczenia przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub odpowiednio dla projektów infrastrukturalnych tablicy informacyjnej i pamiątkowej;
3) umieszczania opisu projektu na swojej stronie internetowej;
4) przekazywania opinii publicznej i podmiotom uczestniczącym w projekcie informacji, że projekt uzyskał unijne dofinansowanie przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania;
5) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.
5. W okresie realizacji projektu Beneficjent umieszcza, w miejscu łatwo widocznym dla ogółu społeczeństwa, tablicę informacyjną dużego formatu dla projektu zakładającego finansowanie działań w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych, w przypadku której całkowite wsparcie publiczne przekracza 500 000 euro10.
6. Nie później niż trzy miesiące po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu Beneficjent umieszcza na stałe tablicę pamiątkową w miejscu łatwo widocznym dla ogółu społeczeństwa, dla projektu, który spełnia łącznie następujące kryteria:
1) całkowite wsparcie publiczne na projekt przekracza 500 000 EUR;
10 W celu ustalenia, czy wartość wkładu publicznego do projektu przekracza ustalony próg należy zastosować kurs wymiany złoty/euro publikowany przez Europejski Bank Centralny z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Miesięczne obrachunkowe kursy wymiany ww. walut stosowane przez Komisję Europejską opublikowane są pod adresem następujących stron internetowych: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxx-xxxxx-xxx.xx.xxxx oraz xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx.xxx?xxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx&xxxxxxxxx000&Xxxxxxxxxxx.
2) projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania działań w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych.
7. Na tablicy podaje się nazwę i główny cel projektu. Tablicę przygotowuje się zgodnie z warunkami technicznymi, określonymi w rozporządzeniu wskazanym w ust. 3 pkt 1.
8. Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z rozporządzeniem wskazanym w ust. 3 pkt 1.
9. Warunkiem uznania za kwalifikowalne wydatków związanych z realizacją działań promocyjnych projektu, jest ich oznakowanie i przeprowadzenie zgodnie z zasadami promocji Programu.
§ 12. Ochrona danych osobowych
1. Instytucja jako administrator, powierza Beneficjentowi w trybie art. 28 RODO przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Instytucji, na warunkach i w celach opisanych w Porozumieniu, w ramach zbiorów:
1) Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
2) Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obszarem zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020.
2. Dane osobowe są powierzone do przetwarzania Beneficjentowi przez Instytucję wyłącznie w celu realizacji niniejszego Porozumienia, w zakresie:
1) wykonywania obowiązków Instytucji w zakresie aplikowania o środki unijne i realizacji projektów, potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia na realizację projektów, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Programu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w perspektywie finansowej 2014-2020;
2) zapewnienia obowiązku informacyjnego dotyczącego przekazywania do publicznej wiadomości informacji o podmiotach uzyskujących wsparcie z Programu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w perspektywie finansowej 2014-2020.
3. Beneficjent zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z Porozumieniem, RODO, ustawą oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
4. Instytucja powierza Beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, na okres nie dłużej niż 30 dni po upływie okresu przechowywania dokumentacji, o którym mowa w § 8.
5. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Beneficjentowi jest określony:
1) w zbiorze, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 – w załączniku nr 4 do Porozumienia;
2) w zbiorze, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 – w załączniku nr 5 do Porozumienia.
6. Beneficjent podczas realizacji Porozumienia ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Instytucji, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Porozumieniem. Jeżeli inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Instytucji za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Beneficjencie.
7. Instytucja zobowiązuje Beneficjenta do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO.
8. Instytucja umocowuje Beneficjenta do wydawania i odwoływania imiennych upoważnień na podstawie art. 29 w związku z art. 28 ust.3 lit. a RODO do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 1 pkt 1. Jeden egzemplarz upoważnienia przechowuje Beneficjent w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku nr 6 i 7 do Porozumienia.
9. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby posiadające stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
10. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 8, są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, o którym mowa w ust. 4. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Beneficjenta z osobą wskazaną w ust. 9.
11. Beneficjent prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Porozumienia.
12. Instytucja dopuszcza stosowanie przez beneficjenta wzorów innych niż wskazane w ust. 10, o ile będą one zawierać co najmniej wszystkie elementy treści ujętej odpowiednio w załączniku nr 6 lub nr 7 Porozumienia.
13. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, wydaje wyłącznie Instytucja.
14. Instytucja umocowuje Beneficjenta do dalszego powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi prowadzonymi w ramach Programu, pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez Instytucję w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia informacji o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych do Instytucji i pod warunkiem, że Beneficjent zawrze z każdym podmiotem, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego paragrafu.
14a.Instytucja zobowiązuje Beneficjenta do korzystania wyłącznie z usług takich podmiotów świadczących usługi na rzecz Beneficjenta, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
15. Zakres danych osobowych powierzanych przez Beneficjentów podmiotom, o których mowa w ust. 14, powinien być adekwatny do celu powierzenia oraz każdorazowo indywidualnie dostosowany przez Beneficjenta, przy czym nie powinien być szerszy niż wskazany w załącznikach nr 4 i 5 do Porozumienia.
16. Beneficjent niezwłocznie przekaże Instytucji wykaz podmiotów, o których mowa w ust. 14, za każdym razem, gdy takie powierzenie przetwarzania danych osobowych nastąpi, a także na każde jej żądanie.
17. Beneficjent, w przypadku przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych w formie elektronicznej, zobowiązuje się do przetwarzania ich w centralnym systemie teleinformatycznym lub innym systemie informatycznym zapewniającym ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, odpowiadające ryzyku przetwarzania danych osobowych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO.
18. Beneficjent zapewni środki techniczne i organizacyjne umożliwiające należyte zabezpieczenie danych osobowych, wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych. Beneficjent będzie w szczególności:
1) w odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020:
a) prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych odpowiadające ryzyku przetwarzania danych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO,
b) przechowywać dokumenty tak, aby zabezpieczyć powierzone do przetwarzania dane osobowe przed dostępem do nich osób nieupoważnionych do ich przetwarzania, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
2) w odniesieniu do zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych zapewniać środki techniczne i organizacyjne określone w Regulaminie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w aplikacji SL2014-PT centralnego systemu teleinformatycznego.
19. Beneficjent zobowiązuje się do:
1) ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie do osób posiadających stosowne upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych;
2) zachowania w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO, powierzonych do przetwarzania danych przez osoby, które upoważni do przetwarzania danych osobowych w celu i w związku z realizacją Porozumienia, zarówno w trakcie zatrudnienia ich, jak i po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Beneficjentem;
3) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
4) niewykorzystywania zebranych na podstawie Porozumienia danych osobowych dla celów innych niż określone w niniejszym Porozumieniu;
5) usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, w terminie wskazanym w ust. 4;
6) niezwłocznego przekazania Instytucji pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi, że nie posiada żadnych danych osobowych, których przetwarzanie zostało jemu powierzone niniejszym Porozumieniem, po zrealizowaniu postanowień pkt 5.
20. Beneficjent zobowiąże osoby świadczące pracę na jego rzecz do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe:
1) pracy jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z Porozumienia;
2) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;
3) nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji Porozumienia;
4) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Beneficjentem;
5) zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
6) nie przemieszczania dokumentów lub ich kopii poza miejsce przetwarzania.
21. Beneficjent będzie stale nadzorował osoby świadczące pracę na jego rzecz, w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych.
22. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszenia obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych;
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
23. Beneficjent zobowiązuje się do udzielenia Instytucji, na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
24. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Instytucji wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Beneficjent zgodnie z zaleceniami Instytucji, bez zbędnej zwłoki, zawiadomi osoby, których to naruszenie dotyczy.
25. Beneficjent, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Instytucji każdy przypadek naruszenia ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Instytucji określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Beneficjent może je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
26. Beneficjent pomaga Instytucji wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 - 36 RODO, w szczególności udziela pomocy Instytucji przy realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
27. Beneficjent umożliwi Instytucji lub podmiotowi przez nią upoważnionemu dokonanie kontroli lub audytu zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych w szczególności z RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych i Porozumieniem – w miejscach, w których są one przetwarzane. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Beneficjentowi co najmniej 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia kontroli.
28. W przypadku uzyskania przez Instytucję wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta zobowiązań wynikających w szczególności z RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązujących dotyczących ochrony danych i Porozumienia, Beneficjent umożliwi Instytucji lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu, w przedmiocie, o którym mowa w ust. 28.
29. Beneficjent zobowiąże podmioty, o których mowa w ust. 14, do umożliwienia Instytucji lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, do dokonania kontroli, w przedmiocie, o którym mowa w ust. 28 lub 29.
30. W ramach kontroli podjętej na podstawie ust. 28 lub 29 Instytucja lub podmiot przez nią upoważniony, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczeń, w których znajduje się zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczeń, w których powierzone do przetwarzania dane osobowe są przetwarzane poza zbiorem danych osobowych;
2) żądania złożenia pisemnych i ustnych wyjaśnień przez pracowników Instytucji w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
11 Zapis nie dotyczy środków na wynagrodzenia.
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
31. Beneficjent jest zobowiązany zastosować się do zaleceń dotyczących przetwarzania danych osobowych w terminach określonych przez Instytucję lub podmiot przez nią upoważniony.
32. Beneficjent zobowiąże podmioty, o których mowa w ust. 14, do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku kontroli prowadzonych przez Instytucję lub podmiot przez nią upoważniony.
33. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
34. Instytucja zobowiązuje Beneficjenta, by podmioty, o których mowa w ust. 14, prowadziły rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
§ 13. Zmiany w projekcie
1. Zmiany w Porozumieniu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 5 ust. 21.
2. Bez konieczności akceptacji Instytucji Beneficjent może dokonywać przesunięć środków pomiędzy zadaniami lub kategoriami wydatków w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu o ile są one niezbędne do prawidłowej realizacji projektu11. Beneficjent informuje o wszystkich zmianach związanych z realizacją projektu po ich akceptacji przez osobę upoważnioną, przed dokonaniem tych zmian oraz nie później niż 15 dni przed zakończeniem realizacji projektu.
3. Przesunięcia, o których mowa w ust. 2, nie mogą prowadzić do:
1) zmian w budżecie projektu polegających na dodaniu nowych zadań, kategorii i podkategorii wydatków oraz liczby zaplanowanych do zakupu usług lub towarów lub innej zmiany zakresu rzeczowego projektu;
2) zwiększenia wydatków powodujących przekroczenie kwoty przyznanej Porozumieniem o dofinansowanie projektu.
4. Zmiany polegające w szczególności na:
1) zmianie wartości wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania projektu,
2) zmianie okresu realizacji projektu, o którym mowa w § 3,
3) zmianach w obrębie wskaźników zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie,
4) modyfikacji zakresu kategorii lub dodaniu podkategorii wydatków,
- wymagają akceptacji Instytucji i są wprowadzane aneksem do Porozumienia.
5. Zmiany inne, niż określone w ust. 3 i 4, mogą zostać wprowadzone do projektu po uzyskaniu akceptacji Instytucji. Po analizie proponowanych zmian Instytucja informuje Beneficjenta o zgodzie na ich wprowadzenie z ewentualnym wskazaniem czy wymagane jest podpisanie stosownego aneksu do Porozumienia.
6. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 3 - 5, Beneficjent może zgłosić Instytucji propozycje zmian treści Porozumienia dotyczących realizacji projektu nie później niż w terminie 15 dni przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.
7. Instytucja ustosunkowuje się do wnioskowanych zmian w okresie nie dłuższym niż 10 dni licząc od otrzymania ich propozycji, z zastrzeżeniem ust. 2. Jeżeli zajęcie stanowiska przez Instytucję wymaga konsultacji z podmiotami lub ekspertami zewnętrznymi, bieg terminu, o którym mowa w niniejszym ustępie, jest wstrzymywany na okres uzyskania niezbędnych opinii.
8. Do czasu uzyskania zgody Instytucji Beneficjent ponosi wydatki na własne ryzyko. Jeżeli ostatecznie Instytucja ustosunkuje się pozytywnie do wniosku Beneficjenta, wydatki mogą podlegać rozliczeniu w ramach projektu. Jeżeli Instytucja nie wyrazi zgody na wnioskowane zmiany, wydatki poniesione w ich wyniku zostaną uznane za niekwalifikowalne.
9. Jeżeli całkowita wartość projektu ulegnie zwiększeniu w stosunku do całkowitej wartości projektu określonej w § 2 ust. 2, wysokość dofinansowania określona w § 2 ust. 3 nie ulega zmianie.
10. W przypadku wystąpienia niezależnych od Beneficjenta okoliczności powodujących konieczność wprowadzenia zmian do projektu, wymagających modyfikacji postanowień Porozumienia, Strony zawierają aneks do Porozumienia określając zakres zmian, które są niezbędne do zapewnienia prawidłowej realizacji projektu.
§ 14. Postanowienia końcowe
1. Porozumienie może zostać rozwiązane na pisemny wniosek Beneficjenta.
2. W przypadku, gdy wykonanie przez Beneficjenta obowiązków wynikających z Porozumienia jest niemożliwe w wyniku powstania okoliczności, za które Beneficjent nie ponosi odpowiedzialności, Instytucja rozwiązuje Porozumienie, chyba, że Xxxxxx dokonały zmian, o których mowa w § 13 ust. 4. W razie wystąpienia powyższych okoliczności Beneficjent jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania o nich Instytucji na piśmie oraz do ich udokumentowania.
3. Instytucja może rozwiązać Porozumienie z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia, jeżeli Beneficjent:
1) nie rozpoczął realizacji projektu w terminie 3 miesięcy od ustalonego w § 3 ust. 1 pkt 1 dnia rozpoczęcia realizacji projektu, z przyczyn przez siebie zawinionych;
2) zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z Porozumieniem;
3) odmówił poddania się kontroli lub audytowi uprawnionych instytucji lub też uniemożliwił bądź utrudniał ich przeprowadzenie;
4) przedstawił wnioski o płatność, które nie odpowiadają stanowi faktycznemu;
5) w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z Porozumienia naruszył prawo;
6) dopuścił się nieprawidłowości finansowych oraz nie usunął ich przyczyn lub skutków w sposób wskazany przez instytucję;
7) nie poinformował Instytucji o zaistnieniu okoliczności, o których Instytucja ta powinna być poinformowana przez Beneficjenta zgodnie z treścią Porozumienia.
4. Instytucja może rozwiązać Porozumienie bez wypowiedzenia, jeżeli Beneficjent:
1) w terminie określonym przez Instytucję nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości;
2) nie dopełnił, pomimo pisemnego wezwania przez Instytucję, co najmniej jednego z obowiązków o których mowa w § 6 pkt 4 i 5 oraz § 9 ust. 2 i 3;
3) nie usunął, po powtórnym wezwaniu przez Instytucję, niezgodności, które były przyczyną negatywnej opinii Instytucji, o której mowa w § 9 ust. 3.
5. W przypadku rozwiązania Porozumienia z przyczyn, o których mowa w ust. 1 - 4, Beneficjent rozliczy projekt w sposób określony przez Instytucję.
6. Niezależnie od przyczyny rozwiązania Porozumienia Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność oraz do archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektu, zgodnie z § 8.
7. Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony.
§ 15. Rozwiązywanie sporów
1. Spory związane z realizacją Porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie.
2. W przypadku braku porozumienia spór będzie poddany pod rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu dla m. st. Warszawy.
§ 16. Dane do kontaktu
Korespondencja prowadzona pomiędzy Stronami poza SL2014-PT powinna być przesyłana na poniższe adresy:
Instytucja:
A
Beneficjent:
A
A
Instytucja | Beneficjent |
.............................................. | .............................................. |
(podpis elektroniczny osoby reprezentującej, data) | (podpis elektroniczny osoby reprezentującej, data) |
Spis załączników:
1) potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia upoważnienia / pełnomocnictwa do reprezentowania Instytucji;
2) potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia upoważnienia / pełnomocnictwa do reprezentowania Beneficjenta;
3) wniosek o dofinansowanie;
4) zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
5) zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych;
6) wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
7) wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
1) potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia upoważnienia / pełnomocnictwa do reprezentowania Instytucji;
2) wniosek o dofinansowanie;
3) zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
4) zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych;
5) wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
6) wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych