UMOWA SPONSORINGU

WZÓR

UMOWA SPONSORINGU

Niniejsza Umowa Sponsoringu (dalej jako „Umowa”), zostaje zawarta dnia [xx] w [xx] pomiędzy:

[Nazwa Firmy członkowskiej], z siedzibą w [xx], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla [xx], [xx] Wydział Gospodarczy, pod numerem [xx], NIP [xx], REGON [xx], kapitał zakładowy w wysokości [xx], zwaną dalej „Sponsorem”,

reprezentowaną przez - [proszę wskazać osobę uprawnioną do reprezentacji Xxxxx xxxxxxxxxxxxx],

a

[Nazwa Profesjonalnego organizatora aktywności lub Organizacji Ochrony Zdrowia], z siedzibą w [xx], wpisaną do rejestru [proszę wpisać odpowiedni rejestr] Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla [xx], [xx] Wydział Gospodarczy, pod numerem [xx], NIP [xx], REGON [xx], zwaną dalej „Organizatorem”,

reprezentowaną przez - [proszę wskazać osobę uprawnioną do reprezentacji Profesjonalnego organizatora aktywności lub Organizacji Ochrony Zdrowia]

łącznie zwanymi dalej „Stronami”, a indywidualnie „Stroną”.

ZWAŻYWSZY, ŻE Sponsor jest wytwórcą lub dystrybutorem wyrobów medycznych i w związku z tym podejmuje kroki mające na celu promocję i reklamę swojej marki, produktów lub usług przez siebie oferowanych w zakresie dozwolonym przez prawo,

ZWAŻYWSZY, ŻE Organizator zajmuje się organizacją wydarzeń i aktywności o charakterze naukowym, społecznym, edukacyjnym i ma zamiar podjąć działanie polegające na zorganizowaniu aktywności, o której mowa poniżej.

ZWAŻYWSZY, ŻE tematyka działań Organizatora jest związana z zakresem działalności Sponsora,

Strony zawierają umowę następującej treści:

§ 1 Cel umowy

Na podstawie niniejszej Umowy, Sponsor przekazuje Organizatorowi środki pieniężne w kwocie [xx] PLN (dalej jako „Wynagrodzenie”), w zamian za spełnienie na rzecz Sponsora świadczeń wzajemnych, określonych w § 3 Umowy, związanych z organizacją [proszę wpisać informacje dotyczące organizowanego wydarzenia/działania] (dalej jako: „Aktywność”), której szczegółowy program został opisany w załączniku nr 2.

§ 2 Przekazanie Wynagrodzenia

1. Organizator zobowiązuje się do wykorzystania Wynagrodzenia wyłącznie w celach wskazanych w niniejszej Umowie.

2. Organizator oświadcza, że udzielił Sponsorowi kompletnych, prawdziwych informacji dotyczących Aktywności, a także zapoznał się z regulacjami Kodeksu mającymi zastosowanie do Aktywności, w szczególności określonymi w Rozdziale I Kodeksu (link: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx/) i dołoży wszelkich starań, aby Aktywność była i pozostała zgodna z Kodeksem. Sponsor oświadcza, że na podstawie informacji uzyskanych od Organizatora, realizacja Umowy jest zgodna z zasadami wskazanymi w Kodeksie Etycznych Praktyk Biznesowych Izby POLMED (dalej jako „Kodeks”), w szczególności w Rozdziale II Kodeksu. Strony oświadczają, że Wynagrodzenie nie zostanie wykorzystane na finansowanie aktywności towarzyskich, sportowych, relaksacyjnych lub innych form rozrywki w całości lub w części.

3. W przypadku, gdy zgodnie z regulacjami Kodeksu, Aktywność na jaką przeznaczany jest sponsoring podlega obowiązkowej ocenie w ramach Systemu Weryfikacji Konferencji (CVS) albo Systemu Oceny Wydarzeń Edukacyjnych (SOWE), uzyskanie pozytywnej oceny w ramach CVS albo SOWE jest warunkiem przekazania Wynagrodzenia. W przypadku, gdyby Aktywność nie została poddana takiej ocenie lub nie uzyskała pozytywnej oceny w ramach CVS albo SOWE, Umowa rozwiązuje się i w związku z tym w szczególności Organizator jest zobowiązany do zwrotu Grantu.

4. Strony oświadczają, że Wynagrodzenie zostało ustalone w oparciu o kryteria rynkowe i na poziomie ekwiwalentnym do wartości świadczeń Organizatora. Przekazanie Wynagrodzenia nie jest uwarunkowane przyjęciem przez Organizatora jakichkolwiek zobowiązań i nie jest w żaden sposób zależne od przeszłych, obecnych lub potencjalnych, przyszłych zakupów, odpłatnego i nieodpłatnego korzystania, preskrypcji, używania, dostaw ani zamówień produktów lub usług Sponsora.

5. Przekazanie Wynagrodzenia na rzecz Organizatora nastąpi na podstawie wystawionej przez Organizatora faktury VAT, w ciągu [xx] dni od daty podpisania niniejszej Umowy, na rachunek Organizatora [proszę wpisać odpowiednie dane rozliczeniowe Organizatora].

§ 3 Świadczenia Organizatora

1. W ramach współpracy pomiędzy Stronami, za Wynagrodzenie, o którym mowa w § 1 Umowy, Organizator zobowiązuje się do wykonania czynności mających na celu promocję Sponsora (jego marki lub poszczególnych produktów/usług):

[przykładowe opcje do wyboru]:

1. przyznanie Sponsorowi tytułu Partnera Aktywności i eksponowania tej informacji w materiałach promujących Aktywność oraz na stronie lub stronach internetowych zarządzanych przez Organizatora bądź w jego imieniu lub w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Instagram i inne (o ile Organizator posiada konta w takowych mediach);

2. umieszczenie logo Sponsora w materiałach promujących Aktywność;

3. umieszczenie logo Sponsora oraz informacji o nim lub jego produktach/usługach na stronie lub stronach internetowych zarządzanych przez Organizatora bądź w jego imieniu lub w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Instagram i inne (o ile Organizator posiada konta w takowych mediach);

4. oficjalne podziękowania dla Sponsora;

5. rozmieszczenie plakatów zawierających informacje o wsparciu Sponsora [xx];

6. udostępnienie Sponsorowi na czas trwania Aktywności i czas niezbędny do przygotowania i usunięcia powierzchnię wystawową o wymiarach [WYMIARY], wraz ze stanowiskiem wystawowym [WYMIARY];

7. udostępnienie Sponsorowi na czas trwania Aktywności przestrzeni do eksponowania banerów i standów Sponsora;

8. dystrybucja materiałów promujących markę lub produkty/usługi Sponsora wśród uczestników Aktywności;]

2. Jeżeli do prawidłowego wykonania powyższych zobowiązań Organizatora konieczne będzie dostarczenie odpowiednich materiałów przez Sponsora (np. wzór znaku graficznego), Sponsor dostarczy takie materiały na wezwanie Organizatora, w terminie i w sposób odrębnie ustalony przez Strony.

3. Strony udzielają sobie wzajemnie nieodpłatnej licencji na korzystanie ze swoich oznaczeń wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej Umowy na następujących polach eksploatacji:

1. umieszczanie oznaczeń w materiałach reklamowych, informacyjnych, promocyjnych lub edukacyjnych dotyczących działań podejmowanych przez Strony na podstawie niniejszej Umowy, niezależnie od nośnika tych materiałów oraz rozpowszechnianie powyższych materiałów, niezależnie od sposobów ich rozpowszechniania – wyłącznie w celu promocji lub reklamy Aktywności lub Sponsora;

2. posługiwanie się oznaczeniami w środkach masowego przekazu (w tym w telewizji, radio, prasie, sieci Internet) wyłącznie w celach reklamy lub promocji działań podejmowanych przez Strony na podstawie niniejszej Umowy.

4. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniej organizacji oraz poziomu merytorycznego Aktywności, z uwzględnieniem, jeśli dotyczy, naukowego charakteru Aktywności.

5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy lub jej części, w szczególności w razie niewykonania lub nienależytego wykonania usług, o których mowa w ustępie 1, Organizator będzie zobowiązany, na żądanie Sponsora, do zwrotu Wynagrodzenia Sponsorowi. Sponsor w żądaniu wskazuje termin i sposób zwrotu Wynagrodzenia. Sponsorowi przysługuje każdorazowe prawo weryfikacji poprawności wykonania Umowy i usług przez Organizatora.

6. W razie gdyby oświadczenie Organizatora zawarte w § 2 ust. 2 Umowy okazało się nieprawdziwe lub Organizator wprowadził w Aktywności zmiany, które mogą wpłynąć na zgodność z zasadami określonymi w Kodeksie, Sponsorowi przysługuje prawo odstąpienia od niniejszej Umowy w terminie 14 dni od dnia dowiedzenia się przez Sponsora o nieprawdziwości oświadczenia z § 2 ust. 2 lub wprowadzeniu zmian w Aktywności. Jeżeli Sponsor skorzystał z prawa odstąpienia od Umowy po przekazaniu Wynagrodzenia, Organizator jest zobowiązany do zwrotu Wynagrodzenia w ciągu 14 dni od dnia odstąpienia przez Sponsora od Umowy.

§ 4 Postanowienia końcowe

1. Zasady przetwarzania danych osobowych zostały określone w załączniku nr 1 do Umowy.

2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej i podpisu przez należycie umocowanych przedstawicieli Stron.

3. W odniesieniu do kwestii nieuregulowanych niniejszą Umową, dla obu Stron obowiązujące będą przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej.

4. Sądem właściwym do ich rozpatrzenia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Sponsora.

5. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

W imieniu Sponsora: W imieniu Organizatora:

_______________ _______________
data i podpis data i podpis

Załączniki:

1. Zasady przetwarzania danych osobowych;

[przykładowe opcje do wyboru]:

2. Program Aktywności;

3. Plan umiejscowienia powierzchni wystawowej Sponsora;

4. Wzór logo Sponsora;

5. Wzór broszury informacyjnej Sponsora;

Załącznik nr 1 - Zasady przetwarzania danych osobowych

Załącznik określa obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako: „RODO”).

1. W związku z koniecznością przetwarzania danych osobowych przedstawicieli obu Stron Umowy (w tym jakichkolwiek osób uczestniczących w realizacji niniejszej Umowy – członków personelu drugiej Strony, niezależnie od stosunku prawnego łączącego taką osobę i tę Stronę), Strony wzajemnie powierzają sobie przetwarzanie podstawowych danych osobowych (takich jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane dot. stanowiska i zakresu kompetencji) wyżej wspomnianych osób uczestniczących w realizacji Umowy, dla celów jej realizacji, uzasadnionych interesów Stron, obowiązków administracyjno-prawnych związanych z realizacją Umowy i bieżących kontaktów przy wykonywaniu Umowy, na czas jej obowiązywania (chyba że Strona przekazująca dane osobowe odmiennie określi czas przetwarzania przez drugą Stronę).

2. Strona będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie zgodnie z niniejszą Umową i innymi pisemnymi instrukcjami drugiej Strony.

3. Strona, która przetwarza dane osobowe powierzone na podstawie niniejszej Umowy ma następujące obowiązki związane z powierzeniem przetwarzania danych:

1. przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie drugiej Strony, w szczególności tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji Umowy, realizacji uzasadnionego interesu Strony oraz realizacji obowiązków administracyjno-prawnych związanych z wykonywaniem Umowy;

2. zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

3. podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;

4. przestrzega warunków korzystania usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4 art. 28 RODO;

5. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga drugiej Stronie poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw;

6. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne jej informacje, pomaga drugiej Stronie wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;

7. po zakończeniu powierzenia przetwarzania zależnie od decyzji drugiej Strony usuwa lub zwraca jej wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

8. udostępnia drugiej Stronie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków administratora oraz umożliwia drugiej Stronie lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.