SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA, zwana dalej (SWZ)
Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. 00-025 Warszawa, ul. Krucza 50
SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA, zwana dalej (SWZ)
do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie
PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
prowadzonego na podstawie art. 132 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień
publicznych (tj. Dz.U. z 2021, poz. 1129)
Przedmiot zamówienia: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części w zakresie:
– Część nr 1 – usług pośrednictwa w rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania i dostarczania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
– Część nr 2 – usług pośrednictwa w rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą”
- nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN
Zatwierdził:
Z upoważnienia Kierownika Zamawiającego Xxxxxx Xxxxxx
Zastępca Dyrektora
Departament Prawny i Zamówień Publicznych
II. STRONA PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA 3
III. TRYB UDZELENIA ZAMÓWIENIA 3
V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 4
VI. PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE 7
VII. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI SWZ 7
VIII. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 7
IX. ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY 9
X. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA, PRAWO OPCJI 10
XI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 10
XII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 13
XIII. UDOSTĘPNIENIE ZASOBÓW 14
XIV. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 15
XVI. PODSTAWY WYKLUCZENIA WYKONAWCY 16
XVII. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA 17
XIX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 21
XX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 23
XXI. ZMIANA I WYCOFANIE OFERT 23
XXII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY ORAZ INFORMACJE W SPRAWIE WALUT OBCYCH 23
XXIII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, ZNACZENIE KRYTERIÓW
XXIV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 28
XXV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 29
XXVI. PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO
XXVII. INFORMACJA O MOŻLIWOŚCI I WARUNKACH ZMIANY ZAWARTEJ UMOWY 29
XXVIII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 30
XXIX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 30
3. REGON: 012070669;
4. Kapitał zakładowy: 367 775 017,11 zł, wpłacony w całości;
5. Numer KRS: 0000109815 Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego;
6. Adres poczty elektronicznej: xxx@xxxx.xxx.xx;
II. STRONA PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim na elektronicznej Platformie Zakupowej dostępnej pod
adresem xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx (zwana dalej „Platformą Zakupową” lub „Platformą”).
2. Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx
3. Adres strony internetowej Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxxx
III. TRYB UDZELENIA ZAMÓWIENIA
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, o którym mowa w art. 132 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą” lub „Ustawą Pzp” oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, o wartości zamówienia równej progowi unijnemu lub większej.
1. Postępowanie oznaczone jest numerem referencyjnym: DPZP.DA.25/11/2022/PN. Wykonawcy we wszelkich
kontaktach z Zamawiającym zobowiązani są do wskazywania numeru referencyjnego postępowania.
2. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej SWZ zastosowanie mają przepisy Ustawy Pzp oraz aktów
wykonawczych wydanych na podstawie Ustawy Pzp.
3. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, zamieszczone na
stronie internetowej Zamawiającego oraz na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
4. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, zgodnie z art. 91 ww. ustawy – Części nr 1-2:
1) Ofertę można składać w odniesieniu do jednej lub wszystkich części zamówienia (zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy Pzp);
2) Zamawiający nie ogranicza liczby części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu
Wykonawcy (zgodnie z art. 91 ust. 3 ustawy Pzp);
3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia na cały asortyment;
6. Każda z części zamówienia będzie rozpatrywana osobno. Zamawiający zastrzega jednak obowiązek składania oferty przez Wykonawcę na całość asortymentu w danej części.
7. Wszystkie załączniki do niniejszej SWZ stanowią jej integralną część.
8. Zamawiający informuje, że w prowadzonym postępowaniu, w oparciu o art. 139 ustawy Pzp, przewiduje odwróconą kolejność czynności, tj. najpierw dokona badanie i ocenę ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli wobec Wykonawcy, o którym mowa w zdaniu
ust. 1 ustawy Pzp, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona ponownego badania i ocenę ofert pozostałych Wykonawców, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający kontynuuje procedurę ponownego badania i oceny ofert, o której mowa powyżej, do momentu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
10. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
11. Zamawiający nie przewiduje udzielenia dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy Pzp.
12. Zamawiający nie przewiduje:
a) odbycia wizji lokalnej;
b) sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu w siedzibie Zamawiającego.
13. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
14. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek Wykonawcom na poczet wykonania zamówienia.
15. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielnie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 00 Xxxxxx Xxx.
16. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań.
17. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
18. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów
elektronicznych do oferty.
19. Zamawiający nie precyzuje wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2
ustawy Pzp.
20. Jeśli w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia będzie konieczne powierzenie przez Zamawiającego przetwarzania danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
21. Użyty w Specyfikacji Warunków Zamówienia termin „Rozporządzenie” dotyczy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2452) w sprawie sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej (dalej:
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem internetowym xxxxx://xxxxxxxxx.xx0x.xxx.xx/xxxx/xxxxx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx/xxxx/xxxxx). Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.
5. Instrukcja korzystania z Platformy:
1) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego – w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika do Systemu w przypadku posiadania konta na Platformie;
2) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych).
3) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
4) w zakładce „Załączniki organizatora” przedmiotowego postępowania dostępna jest dokumentacja postępowania (SWZ oraz pozostałe dokumenty). Pobranie dokumentu następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu polecenia „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać polecenie „Pobierz paczkę”, a następnie „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”.
5) Zaleca się, aby Wykonawca na bieżąco śledził (sugerujemy codziennie) zmiany jakich w trakcie postępowania może dokonać Zamawiający. Zalecenie dotyczy również informacji jakie Zamawiający kieruje do Wykonawców po zakończeniu składania ofert.
6. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,
2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)
3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).
7. Wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce
„Pomoc” – „Instrukcje”.
Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 250 MB a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10MB.
Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składające się na ofertę, składane są przez wykonawcę przy użyciu zakładki „Złóż ofertę” w trakcie etapu składania ofert/ wniosków.
Dokumenty elektroniczne, oświadczenia, uzupełnienia, elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane przez wykonawcę po złożeniu ofert (np. na wezwanie zamawiającego), składane są przy użyciu zakładki
„Pytania/informacje”.
Ewentualne wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, wnioski o przeprowadzenie wizji lokalnej itp., także składane są przy użyciu zakładki „Pytania/informacje”.
8. Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (x.x. Xx. U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012
r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt., xades.
Zamawiający zaleca przesyłanie plików w formacie .pdf.
9. Zalecenia zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
1) dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się zastosowanie podpisu w formacie PAdES,
2) dla dokumentów w formacie innym niż .pdf zaleca się zastosowanie podpisu wewnętrznego w formacie
XAdES.
10. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do
Platformy.
11. Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu
odbioru danych:
1) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;
2) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;
3) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części
sekundy;
4) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;
5) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.
12. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx.
13. Zamawiający nie udziela wyjaśnień dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zapytania Wykonawców złożone w formie ustnej, w tym telefonicznej.
14. Komunikacja prowadzona w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy (np. za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca, faksu, poczty elektronicznej) nie będzie wywoływać skutków w niniejszym
postępowaniu.
15. Przekazywane w niniejszym postępowaniu dokumenty, oświadczenia, informacje, zawiadomienia czy wnioski
powinny mieć postać elektroniczną, zgodnie z formą wskazaną w odniesieniu do dokumentów w SWZ.
VI. PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
Zamawiający nie żąda przedmiotowych środków dowodowych.
VII. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI SWZ
1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy poprzez zakładkę „Pytania/informacje”. Zamawiający prosi o przekazywanie pytań również w pliku w formie edytowalnej, gdyż skróci to czas udzielania wyjaśnień.
2. Zamawiający udziela wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż 14 dni przed upływem terminu składania ofert.
3. Jeżeli Zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych Wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert.
4. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 2 powyżej.
5. W przypadku, gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynął w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużania terminu składania ofert.
6. Treść zapytań o wyjaśnienie treści SWZ, bez ujawniania źródła zapytania, wraz z odpowiedziami Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Dokonaną zmianę SWZ Zamawiający udostępni na Platformie.
8. W przypadku, gdy zmiana treści SWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.
9. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SWZ, a treścią udzielonych wyjaśnień lub zmian SWZ, jako obowiązującą należy przyjąć treść późniejszego oświadczenia Zamawiającego.
10. W przypadku, gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od Wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
11. Zamawiający informuje Wykonawców o przedłużonym terminie składania ofert przez zamieszczenie informacji na Platformie oraz zamieszcza w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia.
12. Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ.
VIII. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. z podziałem na dwie części w zakresie:
- Część nr 1 – usług pośrednictwa w rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania i dostarczania biletów
lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
- Część nr 2 – usług pośrednictwa w rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju
i za granicą.
2. Do zadań Wykonawcy należy x.xx.: wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji, sprzedaż, wystawianie i wydawanie w formie papierowej lub elektronicznej biletów lotniczych w klasach określonych przez Zamawiającego (w tym biletów linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association - IATA) i kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne, zgodnie z wymogami przewoźników. Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie do miejsca docelowego i z powrotem (tzw. bilet „w dwie strony”). Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. Przedmiot zamówienia obejmuje trasy na terenie Polski i całego świata. W przypadku braku możliwości zagwarantowania transportu lotniczego bądź kolejowego do wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, Zamawiającemu służyć będzie prawo do skorzystania z alternatywnego źródła transportu (np. autobusowego/ autokarowego) – dotyczy części nr 1 zamówienia.
3. Do zadań Wykonawcy należy x.xx.: wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji (w tym dokonywanie zmian i anulowanie rezerwacji), sprzedaż wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną – dotyczy części nr 2 zamówienia.
4. Wykonawca obowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z niniejszym SWZ, w tym zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiącym odpowiednio Załącznik nr 1A do SWZ (dotyczy części nr 1 zamówienia) lub Załącznik nr 1B do SWZ (dotyczy części nr 2 zamówienia).
5. Rozwiązania równoważne (jeżeli dotyczy):
1) w przypadku odniesienia się przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, o których mowa w przepisie art. 99 ust. 5 Ustawy, lub odniesienia się do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w przepisie art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza aby oferowane rozwiązanie spełniało inne wymagania, pod warunkiem zapewnienia spełnienia wszystkich cech, parametrów, wydajności i funkcjonalności, które zostały określone w SWZ (rozwiązania równoważne). Wobec tego należy przyjąć, że gdy w treści SWZ (w tym w treści załączników), znajdują się odwołania do takich rozwiązań, następuje po nich zwrot „lub równoważne”, zaś kryteria stosowane w celu oceny równoważności, Zamawiający wskazuje każdorazowo przy danym rozwiązaniu;
2) w przypadku gdy opis przedmiotu zamówienia odnosi się do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w przepisie art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 Ustawy, jeżeli Wykonawca powołuje się na rozwiązania równoważne opisywane przez Zamawiającego, ma obowiązek udowodnić w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 104-107 ustawy Pzp, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
6. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić, przed podpisaniem umowy oraz utrzymać przez cały okres realizacji umowy, polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy przy sumie gwarancyjnej minimum 1.000.000,00 zł (słownie: jeden milion złotych 0/100) na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie trwania umowy, z wyłączeniem franszyzy redukcyjnej - dotyczy każdej z części zamówienia.
a) Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu kopię polisy, potwierdzoną za zgodność z oryginałem wraz z mającymi do nich zastosowanie warunkami. W przypadku wydłużenia czasu realizacji
umowy, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić i udokumentować Zamawiającemu ciągłość polisy w ww.
zakresie;
b) Jeżeli przedstawione do zatwierdzenia dokumenty ubezpieczeniowe nie będą spełniać częściowo wymogów określonych przez Zamawiającego strony podejmą działania w celu uzgodnienia w tym zakresie innych warunków ubezpieczenia obejmujących najszerszy zakres ochrony dostępny na rynku ubezpieczeniowym na rozsądnych handlowo warunkach. Niniejsze nie wstrzymuje obowiązku zatwierdzenia pozostałych warunków w zakresie w jakim są one zgodne z wymaganiami Zamawiającego;
c) Jeżeli polisa będzie wystawiona w walucie innej niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia kwoty na podstawie średniego kursu NBP z dnia wystawienia dokumentu.
7. Kody CPV:
– 63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych.
– 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej.
– 63515000-2 Usługi podróżne.
– 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą.
– 60400000-2 Usługi transportu lotniczego.
– 60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego.
– 55100000-1 Usługi hotelarskie.
– 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe.
IX. ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY
1. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 Ustawy Pzp, wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osobę/osoby, która/e będzie/ą wykonywała/y niezbędne czynności (wskazane w OPZ – Załącznik nr 1A/1B do SIWZ) w trakcie realizacji zamówienia, polegające na świadczeniu usług dotyczących obsługi zamówienia (czynności administracyjne/logistyczne) bezpośrednio związane
z monitorowaniem realizacji przedmiotu umowy, w szczególności:
✓ Część nr 1 - rezerwacje, sprzedaż, wystawianie i wydawanie biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych: wyszukiwanie połączeń, sprzedaż i dostarczenie biletów, pośrednictwo i obsługa w zakresie postępowań reklamacyjnych, komunikacja z Zamawiającym w zakresie przebiegu i realizacji umowy w okresie wykonywania zamówienia.
✓ Część nr 2 – rezerwacje i sprzedaż miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą: dokonywanie rezerwacji i wykupu pobytu/noclegu w hotelu, pośrednictwo i obsługa zakresie postępowań reklamacyjnych, komunikacja z Zamawiającym w zakresie przebiegu i realizacji umowy w okresie wykonywania zamówienia.
Przez okres wykonywania zamówienia Zamawiający rozumie czas od daty rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy o udzielenie zamówienia publicznego do końca jej obowiązywania.
2. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby wykonujące czynności, o których mowa w ust. 1 powyżej, będą zatrudnione na podstawie stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 roku, poz. 1320 z późn. zm.) Wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Wykonawcy.
3. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w Projektowanych Postanowieniach Umowy (Załącznik nr 2 do SWZ).
X. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA, PRAWO OPCJI
1. Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie od dnia zawarcia umowy przez okres 24 miesięcy lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi pierwsze.
Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia okresu trwania Umowy, jedna nie dłużej niż 6 miesięcy,
w przypadku niewykorzystania kwoty określonej w umowie.
Rozpoczęcie realizacji przedmiotu umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań w tym zakresie, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie 5 dni przed wygaśnięciem tych zobowiązań - dotyczy każdej z części zamówienia
2. Zamawiający będzie zamawiał usługi w zależności od zapotrzebowania.
3. Ilości poszczególnych usług wskazane przez Zamawiającego odpowiednio w Załączniku nr 1A do SWZ (dotyczy części nr 1 zamówienia) lub Załączniku nr 1B do SWZ (dotyczy części nr 2 zamówienia)zostały wskazane jedynie szacunkowo i dotyczą całego okresu obowiązywania umowy.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji, tj. prawo do niedokonania rezerwacji w ilościach wskazanych
w OPZ.
5. W ramach skorzystania z prawa opcji, Zamawiający będzie uprawniony w przypadku:
a) biletów lotniczych krajowych - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości;
b) biletów lotniczych zagranicznych - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości;
c) biletów kolejowych krajowych - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości;
d) biletów kolejowych zagranicznych - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości;
e) miejsc noclegowych w hotelach w kraju - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości;
f) miejsc noclegowych w hotelach za granicą - do niedokonania rezerwacji do 50% przewidzianej w OPZ ilości.
6. W ramach skorzystania z prawa opcji, Zamawiający będzie uprawniony do zmiany terminu wykonania umowy, o którym mowa w ust. 1 powyżej, który może być wydłużony w przypadku niewykorzystania kwoty przeznaczonej na jej realizację, jednak nie dłużej niż na okres kolejnych 6 miesięcy.
7. Z tytułu skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługuje prawo do jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu, w szczególności w odniesieniu do wynagrodzenia.
8. Zamawiający ma także prawo do zwiększenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych, biletów kolejowych, miejsc hotelowych i usług transportowych pod warunkiem nieprzekroczenia maksymalnej wartości umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu.
XI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty, w tym zwrotu kosztów poniesionych z tytułu nabycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego, z zastrzeżeniem art. 261 Ustawy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
2. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część przedmiotu zamówienia. Złożenie więcej niż jednej oferty na daną część przedmiotu zamówienia spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.
4. Ofertę sporządza się w języku polskim, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się
kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 63. ust. 1 ustawy.
Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
− dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się zastosowanie podpisu w formacie PAdES,
− dla dokumentów w formacie innym niż .pdf zaleca się zastosowanie podpisu wewnętrznego w formacie
XAdES.
Ofertę oraz wszystkie towarzyszące jej oświadczenia oraz dokumenty sporządza się z zachowaniem postaci elektronicznej w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (x.x. Xx. U. z 2019
r. poz. 700 z późn. zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt.
5. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej albo przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo we właściwej formie, z określeniem jego zakresu, powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów.
6. Zgodnie z przepisem art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej – złożenia oferty, która na mocy przepisu art. 61 ust. 1 ustawy musi być sporządzona, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powinno być udzielone w tej samej formie. W takim przypadku pełnomocnictwo należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego.
7. W przypadku, gdy szczególna forma pełnomocnictwa nie jest wymagana (nie obejmuje swoim zakresem uprawnienia do dokonywania czynności prawnych w postępowaniu, dla których wymagana jest szczególna forma elektroniczna), może ono zostać złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego albo elektronicznej kopii poświadczonej za zgodności z oryginałem przez notariusza opatrzonej jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego dla ustanowionego przez nich pełnomocnika. Do oferty należy załączyć pełnomocnictwo z określeniem jego zakresu.
9. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ. Zaleca się przy sporządzaniu oferty skorzystanie ze wzorów formularzy przygotowanych przez zamawiającego. Wykonawca może złożyć ofertę przygotowaną samodzielnie z zastrzeżeniem, że będzie one zawierać wszystkie niezbędne oświadczenia oraz informacje określone przez zamawiającego w treści wzorów załączonych do SWZ.
10. Wykonawca winien wczytać ofertę jako załącznik na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, przy
użyciu zakładki „Złóż ofertę”.
11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (złożenie oferty w zakładce Pytania/Informacje).
12. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty za wyjątkiem okoliczności, o których
mowa w art. 261 ustawy.
13. Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, ma prawo zastrzec w swojej ofercie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1010). W takim przypadku Wykonawca powinien zastrzeżoną część oferty wyodrębnić w postaci niezależnych plików i wczytać je wraz z ofertą w sposób określony w Instrukcji korzystania z Platformy dla tego rodzaju informacji (wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”). Zamawiający zaleca, aby pliki zawierające informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa zostały przez wykonawcę nazwane przy użyciu zwrotu
„informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa”. Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów, o których mowa powyżej, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy.
14. Wykonawca, za pośrednictwem Platformy może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Sposób dokonywania zmiany lub wycofania oferty polega na usunięciu plików składających się na ofertę.
15. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej
oferty.
16. Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
17. Wykonawca zobowiązany jest załączyć na Platformie następujące dokumenty podpisane kwalifikowanym
podpisem elektronicznym:
a) Formularz ofertowy - sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do SWZ;
b) Oświadczenia wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 10 do SWZ;
c) Oświadczenia wykonawców występujących wspólnie (konsorcjum), w których Wykonawcy wykażą, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ (jeśli dotyczy);
d) Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 11 do SWZ (jeśli dotyczy);
e) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego Wykonawcy zasoby na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w przypadku wykonawcy, który wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu, polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, o tym, których warunków dotyczą udostępniane przez inne podmioty zasoby, przygotowane zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku Nr 5 do SWZ (jeśli dotyczy);
f) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, przygotowane zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku Nr 9 do SWZ (jeśli dotyczy);
g) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik, sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (pełnomocnictwo określające zakres umocowania, musi być złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby udzielające pełnomocnictw, albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza);
h) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, stosownie do art. 58 ust. 2 Ustawy Pzp (jeśli dotyczy).
XII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Xxxxxxxxxxxxx
w niniejszym Rozdziale warunki udziału w postępowaniu:
1) w zakresie sytuacji ekonomicznej Wykonawca zobowiązany jest wykazać posiadanie polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości:
✓ dla Części nr 1 - minimum 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych),
✓ dla Części nr 2 - minimum 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych);
2) w zakresie zdolności technicznej Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał:
a) dla Części nr 1 - dwie odrębne usługi, z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy, o wartości minimum 700 000,00 zł (słownie: siedemset tysięcy złotych) brutto każda;
b) dla Części nr 2 - dwie odrębne usługi, z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy, o wartości minimum 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto każda.
Wartości określone w lit. a) i b) należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługi rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów/usług hotelowych.
Jeżeli Wykonawca będzie powoływać się na usługę wykonywaną, wartość brutto wykonanej części usługi na dzień składania ofert nie może być niższa niż - w przypadku biletów lotniczych i kolejowych – 700 000,00 zł brutto, a w przypadku hoteli – 500 000,00 zł brutto.
zarówno bilety określone w lit. a) o wartości co najmniej 700 000,00 zł brutto, jak też usługi hotelowe
określone w lit. b) o wartości co najmniej 500 000,00 zł brutto.
W przypadku złożenia przez Wykonawcę dokumentu lub oświadczenia na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu, z którego będą wynikać kwoty wyrażone w innej walucie niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia na PLN wg średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia, w którym opublikowano ogłoszenie o zamówieniu w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej. Jeżeli dniem publikacji ogłoszenia będzie sobota lub dzień wolny od pracy, wówczas jako kurs przeliczeniowy waluty Zamawiający przyjmie średni kurs Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.
2. W przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia biorą udział Wykonawcy występujący wspólnie (konsorcjum), warunek, o który mowa w ust. 1 musi spełnić co najmniej jeden z Wykonawców, który wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
3. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ust. 1, warunek ten musi spełnić Wykonawca albo co najmniej jeden podmiot udostępniający zasób, który wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. Jeżeli zdolności lub sytuacja podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie wskazanym:
1) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo
2) samodzielnie wykazał, że spełnia warunki udziału w postępowaniu.
5. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
6. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ oraz Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia , zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 11 do SWZ.
zasobów oraz określać w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe, podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Xxxxxxxxxxxxx zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
6. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
7. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, a także bada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
XIV. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielnie zamówienia zobowiązani są złożyć wraz z ofertą pełnomocnictwo - wymóg nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie do występowania w imieniu spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki lub wszyscy wspólnicy spółki cywilnej podpiszą ofertę.
4. Do podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się te same postanowienia SWZ, co
do pojedynczego Wykonawcy.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ oraz Oświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 10 do SWZ.
6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie mogą występować podstawy do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.
7. Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się wspólników spółki cywilnej.
8. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
2. W przypadku braku takiej informacji w ofercie, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zamierza wykonać zamówienie bez udziału podwykonawców.
3. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełni je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
4. W przypadku wskazania podwykonawców, Wykonawca odpowiada za ich działania lub zaniechania jak za swoje własne.
5. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia.
XVI. PODSTAWY WYKLUCZENIA WYKONAWCY
1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1, a także art. 109 ust. 1 pkt 4), 5), 7) – 10) Ustawy Pzp.
2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego(Dz. U. z 2022 r., poz. 835).
3. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576.
4. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie
zamówienia w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1-3 powyżej.
5. Wykluczenie Wykonawcy następuje na odpowiedni okres wskazany w art. 000 Xxxxxx Xxx.
6. Wykonawca nie podlega wykluczeniu w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust.
1 pkt 4)- 5) i 7) – 10) Ustawy Pzp, jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie następujące przesłanki:
1) naprawił lub zobowiązał się do naprawienia szkody wyrządzonej przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem, w tym poprzez zadośćuczynienie pieniężne;
odpowiednio z właściwymi organami, w tym organami ścigania lub Zamawiającym;
3) podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom, wykroczeniom lub nieprawidłowemu postępowaniu, w szczególności:
a) zerwał wszelkie powiązania z osobami lub podmiotami odpowiedzialnymi za nieprawidłowe postępowanie Wykonawcy;
b) zreorganizował personel;
c) wdrożył system sprawozdawczości i kontroli;
d) utworzył struktury audytu wewnętrznego do monitorowania przestrzegania przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów;
e) wprowadził wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań za nieprzestrzeganie przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów.
7. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków: warunki wymagane od Wykonawców sprawdzane będą na podstawie złożonych wraz z ofertą oraz na wezwanie Zamawiającego dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”. Wykonawca musi spełniać wszystkie warunki wymagane przez Zamawiającego.
1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia Wykonawca złoży wymagane przez Zamawiającego oświadczenia oraz dokumenty.
2. Wraz z ofertą Wykonawca składa Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ oraz dokumenty określone w Rozdziale XI ust. 17 SWZ.
3. W związku z zastosowaniem procedury, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp, Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą oświadczenia w postaci Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Złożenia tego oświadczenia, zgodnie z informacjami określonymi w Załączniku Nr 4 do SWZ, Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
4. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, a który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa także jednolite dokumenty dotyczące tych podmiotów oraz zamieszcza informacje o tych podmiotach w JEDZ.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, na wezwanie Zamawiającego JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
6. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty (dotyczy każdej z części zamówienia) wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona w danej części zamówienia do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (wskazanych poniżej):
1) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca złoży:
a) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia w wysokości:
aa) dla Części nr 1 - minimum 1 000 000,00 zł,
ab) dla Części nr 2 - minimum 1 000 000,00 zł,
b) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 7 do SWZ - dotyczy każdej z części zamówienia.
2) W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający (na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy) żąda złożenia następujących dokumentów:
a) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
b) Oświadczenia Wykonawcy potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania – JEDZ;
c) Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu -
Załącznik nr 11 do SWZ (o ile dotyczy);
3) W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy Pzp, Zamawiający wezwie do złożenia oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej Wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dowody potwierdzające, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której zostanie złożona jedna oferta - wówczas Wykonawca, który ją złożył zwolniony będzie z obowiązku przekazania oświadczenia w przedmiocie przynależności do grupy kapitałowej. Uwaga:
Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie składa każdy z Wykonawców.
7. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast
dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia Wykonawcy, o których mowa w ust. 6 pkt 2 lit. a) -
lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Ustawy Pzp - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
Uwaga: Wyżej wymienione dokumenty powinny być sporządzone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed ich złożeniem.
8. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6 powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub jeżeli w kraju w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy. Dokumenty, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed ich złożeniem. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
9. Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunku, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 Ustawy Pzp, będzie polegać na zasobach podmiotów na zasadach określonych w art. 118 Ustawy Pzp, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą w celu oceny, iż będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, winien przedstawić w szczególności pisemne zobowiązanie tych podmiotów, bądź inny dokument, zawierające informacje w zakresie określonym w art. 118 ust. 0 Xxxxxx Xxx. Wzór treści zobowiązania stanowi Załącznik Nr 5 do SWZ.
10. Zamawiający zażąda od Wykonawcy którego oferta zostanie najwyżej oceniona, a który polega na zdolnościach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 Ustawy, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów, o których mowa w ust. 6 pkt 2) powyżej.
11. Podmiotowe środki dowodowe, dokumenty i oświadczenia składane są w formie przewidzianej w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U poz. 2415).
12. Zamawiający nie żąda od Wykonawcy przedstawienia dokumentów wymienionych w ust. 6 pkt 2) dotyczących podwykonawcy, któremu zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia, a który nie jest podmiotem, na którego zdolnościach lub sytuacji Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 000 Xxxxxx Xxx.
13. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia.
wykluczenia z postępowania lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania lub jeżeli oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
15. Jeżeli Wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
16. W przypadku działania przez pełnomocnika, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa ważnego na dzień dokonania przez pełnomocnika czynności zgodnego z umocowaniem. Pełnomocnictwo ma być dostarczone Zamawiającemu w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub przez mocodawcę w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym złożonym przez mocodawcę lub odpowiednio notariusza.
17. Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 124 Ustawy, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego Wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352).
18. W przypadku złożenia przez Wykonawcę dokumentu, oświadczenia na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu, z którego będą wynikać kwoty wyrażone w innej walucie niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia na PLN wg średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia, w którym opublikowano ogłoszenie o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli dniem publikacji ogłoszenia będzie sobota lub dzień wolny od pracy, wówczas jako kurs przeliczeniowy waluty Zamawiający przyjmie średni kurs Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
JEDZ
19. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale XII SWZ oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, składa na wezwanie Zamawiającego Jednolity Europejski Dokument Zamówienia. W celu wypełnienia JEDZ należy wejść na udostępnioną stronę i zaimportować załącznik.
20. Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ):
1) stanowi oświadczenie własne Wykonawcy zastępujące, na etapie postępowania o udzielenie zamówienia, dokumenty i zaświadczenia wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie.
2) Oświadczenie to zostało ustalone w drodze standardowego formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), którego wzór określa rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. (Dz. Urz. UE nr L 3 z 6.1.2016).
3) Formularz JEDZ składają:
− W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia formularz JEDZ składa każdy z Wykonawców;
b) podmioty trzecie:
− JEDZ podmiotu trzeciego składa Wykonawca, jeżeli powołuje się na zasoby podmiotów trzecich w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu,
− JEDZ powinien być wypełniony w zakresie, w jakim Wykonawca korzysta z zasobów podmiotu trzeciego,
− JEDZ powinien dotyczyć także weryfikacji podstaw wykluczenia,
− dotyczy zarówno sytuacji, gdy podmiot trzeci nie będzie podwykonawcą w trakcie realizacji zamówienia, jak i sytuacji gdy takim podwykonawcą będzie.
4) Formularz JEDZ należy złożyć na wezwanie Zamawiającego.
5) Formularz JEDZ należy wypełnić w polach, które nie zostały przez Zamawiającego zacieniowane.
6) Wykonawca wypełnia JEDZ tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia eESPD dostępnego na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: xxxxx://xxxx.xxx.xxx.xx lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego. JEDZ przygotowany wstępnie przez Zamawiającego dla przedmiotowego postępowania (w formacie xml – do zaimportowania i edytowania w serwisie xxxxx://xxxx.xxx.xxx.xx) jest dostępny na stronie internetowej prowadzonego postępowania i stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
Uwaga: W części dotyczącej Kryteria klasyfikacji, Wykonawca ogranicza się jedynie do wypełnienia sekcji α i nie
wypełnia żadnej z pozostałych sekcji w części IV.
1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium:
a) w wysokości 10.000 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) – dotyczy Części nr 1 zamówienia;
b) w wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) – dotyczy Części nr 2 zamówienia.
2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w następujących formach, w zależności od wyboru Wykonawcy:
a) pieniądzu, przelewem na rachunek bankowy: Bank Handlowy S.A. nr 40 1030 1827 0000 0000 5361 8146 z podaniem nazwy i nr referencyjnego postępowania i nr części zamówienia;
b) gwarancjach bankowych;
c) gwarancjach ubezpieczeniowych;
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b pomoc finansowa udzielana przez Agencję ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
Z treści gwarancji/poręczenia winno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust 6 Ustawy.
Dokument gwarancji/poręczenia należy załączyć do oferty w formie elektronicznej opatrzonej
kwalifikowanym podpisem.
nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
4. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
5. Niewniesienie wadium, wniesienie w sposób nieprawidłowy, nieutrzymywanie wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożenie wniosku o zwrot wadium, skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy
6. Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium Wykonawcy:
1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
2) którego oferta została odrzucona;
3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza;
4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
7. Zamawiający zażąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania oferta tego Wykonawcy zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.
8. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2–4 Ustawy Pzp, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:
1) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1 Ustawy, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1 Ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Ustawy PZp, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej;
2) Wykonawca, którego oferta została wybrana:
a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych
w ofercie,
b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
XIX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Składający ofertę jest nią związany przez okres 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składnia ofert tj. do dnia 13 listopada 2022 r.
zwraca się jednokrotnie do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu o wskazywany przez niego
okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.
XX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1. Oferty należy złożyć za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxx.xx0x.xxx.xx lub xxxxx://xx.xx0x.xxx.xx przy użyciu zakładki „Złóż ofertę” w terminie do dnia: 16.08.2022 r. do godziny 11:00.
2. Oferty zostaną odszyfrowane i otwarte za pośrednictwem Platformy w dniu: 16.08.2022 r. o godzinie 12:00.
3. Zamawiający, po upływie terminu składania ofert, a bezpośrednio przed ich otwarciem, udostępni na Platformie w zakładce Ustawienia Postępowania -> Informacje ogólne lub Załączniki Organizatora informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy
4. Zgodnie z art. 222 ust. 5 ustawy niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na Platformie w zakładce
„Załączniki Organizatora” informacje o:
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
2) cenach zawartych w ofertach.
5. W przypadku wystąpienia awarii Platformy zakupowej, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.
6. Zamawiający poinformuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego
postępowania.
1. Żadna z ofert nie może być zmieniona ani wycofana po upływie wyznaczonego terminu składania ofert.
2. Wykonawca może wycofać już złożoną ofertę, tylko przed upływem terminu składania ofert.
3. Zmiana oferty może nastąpić, tylko poprzez złożenie zmienionej, pisemnej oferty według takich samych zasad jak wcześniej składana oferta. Oferta, zmieniająca wcześniej złożoną ofertę musi jednoznacznie wskazywać, które postanowienia oferty są zmieniane.
XXII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY ORAZ INFORMACJE W SPRAWIE WALUT OBCYCH
1. Wykonawca poda w formularzu oferty ceny brutto opłat transakcyjnych za wystawienie biletu krajowego i zagranicznego (dla Części nr 1) oraz ceny brutto opłat transakcyjnych za rezerwacje miejsc hotelowych/ noclegowych (dla Części nr 2). Wysokości opłat transakcyjnych będą stałe przez okres realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem postanowień umowy. W przypadku, gdy Wykonawca określi w ofercie cenę brutto opłat transakcyjnych na poziomie 0,00 zł, Zamawiający do oceny ofert przyjmie cenę brutto wynoszącą 0,01 zł.
2. Cena oferty brutto musi zawierać wszystkie składniki cenotwórcze, w tym należny podatek VAT. Nieuwzględnienie przez Wykonawcę jakichkolwiek kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia na etapie złożenia oferty nie będzie podstawą roszczeń Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego, zarówno w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, jak i po jego wykonaniu.
3. Wykonawca określi cenę oferty z VAT w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, w formularzu ofertowym (Załącznik nr 3 do SWZ).
4. W przypadku, gdy Wykonawca poda cenę Oferty z dokładnością większą niż do drugiego miejsca po przecinku lub dokona nieprawidłowego zaokrąglenia, to ten sposób wyliczenia ceny zostanie uznany za oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający dokona przeliczenia podanej w ofercie ceny do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: podane w ofercie kwoty zostaną zaokrąglone do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostaną pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zostaną zaokrąglone do 1 grosza.
5. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie i uwzględni konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek.
6. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (podatek VAT), Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
7. Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
8. Sposób zapłaty i zasady rozliczenia za realizację zamówienia określone zostały w projektowanych
postanowieniach umowy –Załącznik nr 2 do SWZ.
9. Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.
1. Oceniane będą wyłącznie oferty nie odrzucone.
2. W ramach zamówienia zostanie wyłoniony Wykonawca, którego oferta uzyskała łącznie najwięcej punktów.
3. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:
3.1. dla CZĘŚCI NR 1 - rezerwacje, sprzedaż, wystawianie i wydawanie biletów lotniczych i kolejowych na trasach
krajowych i zagranicznych
Lp. | Nazwa zamówienia | Liczba punktów |
1. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego/ zagranicznego – OTB1 | 35 |
2. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/ zagranicznego – OTB2 | 35 |
3. | Upust od ceny biletu kolejowego/lotniczego, krajowego/zagranicznego - UB | 20 |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu kontroli rezerwacji oraz zawierającego bieżące raportowanie rezerwacji i kosztów (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT | 10 |
Przyjmuje się w zakresie każdego kryterium wyboru, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.
zagranicznego – OTB1” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTB1= x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTB1 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej sprzedaży jednego biletu kolejowego
krajowego/zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za sprzedaż jednego biletu kolejowego
krajowego/zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej dla badanej oferty.
3.1.2. W kryterium „Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/zagranicznego
– OTB2” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTB2 = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTB2 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej sprzedaży jednego biletu lotniczego
krajowego/zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za sprzedaż jednego biletu lotniczego
krajowego/zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą cenę usługi sprzedaży jednego miejsca hotelowego krajowego oferty badanej.
3.1.3. W kryterium „Wysokość upustu od ceny biletu kolejowego krajowego/zagranicznego - UB” najwyższą liczbę punktów (20) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Un
UB = x 20 pkt (waga kryterium)
Ub
gdzie:
UB – ilość punktów w ramach kryterium wysokość upustu od ceny biletu kolejowego/lotniczego
krajowego/ zagranicznego
Un – oznacza najniższą całkowitą wysokość upustu od ceny biletu kolejowego/lotniczego krajowego/
zagranicznego
Ub – oznacza całkowitą wysokość upust od ceny biletu kolejowego/lotniczego krajowego/ zagranicznego badanej oferty
3.1.4. W kryterium „Udostępnienie Zlecającemu systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:
− CTB = 0 pkt (waga kryterium) w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada/ nie udostępni platformy do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów
3.1.5. Punkty w każdym kryterium będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3.1.6. Łączna ilość punktów dla badanej oferty będzie liczona wg następującego wzoru:
B = OTB1+OTB2+UB+CBT
gdzie: B – to łączna suma punktów badanej oferty.
3.2. dla CZĘŚCI NR 2 - rezerwacje i sprzedaż miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:
Lp. | Nazwa zamówienia | Liczba punktów |
1. | Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego krajowego – OTH1 | 35 |
2. | Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego – OTH2 | 35 |
3. | Upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/ zagranicznej – UH w % | 20 |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT | 10 |
Przyjmuje się w zakresie każdego kryterium wyboru, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.
3.2.1. W kryterium „Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego krajowego – OTH1” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTH1 = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
OTH1 – ilość punktów w ramach kryterium opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego krajowego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego krajowego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego krajowego
3.2.2. W kryterium „Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego – OTH2” najwyższą liczbę punktów (35) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Pn
OTH = x 35 pkt (waga kryterium)
Pb
hotelowego zagranicznego
Pn – oznacza najniższą całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego zagranicznego
Pb – oznacza całkowitą wartość opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego zagranicznego
3.2.3. W kryterium „Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej – UH” najwyższą liczbę punktów
(20) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze
wzorem:
Pn
UH = x 20 pkt (waga kryterium)
Pb
gdzie:
UH – ilość punktów w ramach kryterium wysokości upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/
zagranicznej
Pn – oznacza najniższą całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej
Pb – oznacza całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej oferty
badanej.
3.2.4. W kryterium „Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” najwyższą liczbę punktów (10) punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:
− CBT = 10 pkt (waga kryterium), w przypadku, kiedy Wykonawca posiada i udostępni platformę do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów
− CTB = 0 pkt (waga kryterium) w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada/ nie udostępni
platformy do kontroli rezerwacji i kontroli kosztów
3.2.5. Łączna ilość punktów dla badanej oferty będzie liczona wg następującego wzoru:
H = OTH1+OTH2+UH+CBT
gdzie: H – to łączna suma punktów badanej oferty.
4. Całkowita liczba punktów jaką można przyznać w wyniku oceny oferty wynosi 100.
5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych w treści SWZ oświadczeń i dokumentów.
7. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
8. Najkorzystniejszą spośród złożonych ważnych i niepodlegających odrzuceniu ofert będzie oferta o najwyższej liczbie zdobytych punktów na podstawie kryteriów oceny ofert wskazanych w niniejszym rozdziale SWZ dla każdej z części zamówienia.
9. W toku oceny ofert Xxxxxxxxxxx poprawi oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Zamawiający poprawi również inne omyłki polegające na niezgodności ofert z SWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Jeżeli Wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodzi się na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności oferty z SWZ, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty, Zamawiający odrzuci ofertę tego Wykonawcy.
10.Jeżeli Xxxxxxxxxxx nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej w ramach zamówienia z uwagi na to, że złożonym ofertom w procesie oceny ofert zostanie przyznana taka sama liczba punktów, w kryterium o najwyższej wadze, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru w oparciu o powyższy sposób Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe muszą spełniać wszystkie konieczne wymagania formalne określone w niniejszym SWZ. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
XXIV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
1. Na podstawie art. 449 i nast. Ustawy Pzp Zamawiający żąda od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie (dotyczy każdej z części zamówienia).
2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w następujących formach:
a) pieniądzu - przelew na rachunek bankowy w Banku Bank Handlowy S.A. nr 40 1030 1827 0000 0000 5361 8146 z dopiskiem: „zabezpieczenie należytego wykonania umowy – nr sprawy DPZP.DA.25/11/2022/PN - część nr 1*/część nr 2*” (*niewłaściwe skreślić).
b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
c) gwarancjach bankowych;
d) gwarancjach ubezpieczeniowych;
e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
3. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu przelewa na rachunek bankowy powinno wpłynąć na wskazany
w ust. 2 lit. a) rachunek bankowy Zamawiającego najpóźniej przed zawarciem umowy.
4. Poręczenia i gwarancje należy wystawić na rzez Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., ul. Xxxxxx 00,
00-025 Warszawa.
5. Zabezpieczenie wnoszone w formie: poręczenia bankowego, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub w formie poręczeń udzielnych przed podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, należy złożyć w formie oryginału w kancelarii przed terminem zawarcia umowy. Z treści gwarancji powinno wynikać bezwarunkowe zobowiązanie gwaranta do wypłaty pełnej kwoty zabezpieczenia w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę.
6. Zamawiający zwraca Wykonawcy zabezpieczenie na zasadach określonych w art. 450 ust. 5 i art. 453 ust. 1
ustawy Pzp.
XXV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU
ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w terminie nie wcześniej niż po upływie 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 15 dni, jeżeli zawiadomienie zostało przesłane w inny sposób.
2. Umowa w sprawie udzielenie zamówienia publicznego może zostać zawarta w formie elektronicznej, opatrzona
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przekazana za pośrednictwem Platformy.
3. Wykonawca, o którym mowa w ust. 1 powyżej, ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 2 do SWZ. Umowa zostanie uzupełniona o postanowienia wynikające ze złożonej oferty.
4. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia zajdą okoliczności, o których mowa w art. 264 ust. 2 Ustawy Pzp, Zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 powyżej.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki określone w art. 000 Xxxxxx Xxx.
6. W przypadku, gdy zostanie wybrana jako najkorzystniejsza oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży kopię umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w której m. in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z Zamawiającym, zasady współdziałania, zakres współuczestnictwa i podział obowiązków Wykonawców w wykonaniu przedmiotu zamówienia.
7. Najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem zawarcia Umowy Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu kopię ważnej polisy ubezpieczeniowej OC (wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia) z tytułu prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej obejmującej między innymi świadczenie usług stanowiących przedmiot niniejszej Umowy, której termin ważności będzie obejmował okres obowiązywania Umowy na kwotę nie mniejszą niż:
✓ dla Części nr 1 - minimum 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych),
✓ dla Części nr 2 - minimum 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych).
1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, określone zostały w Załączniku nr 2 do SWZ.
2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez Wykonawcę projektowanych postanowień umowy.
XXVII. INFORMACJA O MOŻLIWOŚCI I WARUNKACH ZMIANY ZAWARTEJ UMOWY
Okoliczności skutkujące możliwością zmiany zawartej umowy określa art. 455 Ustawy Pzp oraz projektowane postanowienia umowy, stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ.
1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX Ustawy Pzp „Środki ochrony prawnej” (art. 505-590).
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
XXIX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego
1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Xxxxxx 00, 00 – 000 Xxxxxxxx), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000109815 (dalej
„Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie xxx.xxxx.xxx.xx lub przesyłając e-mail na adres: xxx@xxxx.xxx.xx a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, tj. Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy za pośrednictwem adresu mailowego xxx@xxxx.xxx.xx lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający w szczególności z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.) (dalej „PZP”).
4. Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 18 oraz art. 74 PZP. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być również podmioty i organy uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
5. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielnie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego
6. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Obowiązek przekazania danych osobowych wskazanych w SWZ jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu oraz zawarcie i realizacje umowy w sprawie zamówienia publicznego.
7. Prawa osób, których dane dotyczą Przysługuje Pani/Panu :
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących; zgodnie z art. 75 PZP w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
2) na podstawie art. 16 RODO przysługuje prawo do sprostowania lub uzupełnienia ich danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu i załączników,
3) na podstawie art. 18 RODO przysługuje prawo żądania od Aadministratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Zgodnie z art. 19 ust. 3 PZP w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
4) na podstawie art. 77 RODO do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji
uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) a podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji
będących wynikiem profilowania.
XXX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu postępowania.
2. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty mogą zostać udostępnione po upływie terminu ich otwarcia.
3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji o których mowa w art. 222 ust. 5 Ustawy.
4. Ujawnianie treści protokołu, załączników do protokołu, odbywać się będzie na wniosek, a przesłanie kopii protokołu zostanie dokonane za pośrednictwem Platformy Zamawiającego.
5. Zamawiający ustali, z uwzględnieniem złożonego w ofercie zastrzeżenia o tajemnicy przedsiębiorstwa, zakres
informacji, które mogą być udostępnione.
1) Załącznik nr 1A – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) – dotyczy części nr 1 zamówienia.
2) Załącznik nr 1B – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) – dotyczy części nr 2 zamówienia
3) Załącznik nr 2 – Projektowane Postanowienia Umowy.
4) Załącznik nr 3 – Formularz ofertowy.
5) Załącznik nr 4 – Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ).
6) Załącznik nr 5 – Zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia w zakresie określonym w art. 118 ust. 3 Xxxxxx Xxx.
7) Załącznik nr 6 – Oświadczenie Wykonawcy składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp.
8) Załącznik nr 7 – Wykaz usług.
9) Załącznik nr 8 – Oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej.
10)Załącznik nr 9 – Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
11) Załącznik nr 10 – Oświadczenia wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia.
12) Załącznik nr 11 – Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia.
Załącznik nr 1A do SWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
CZĘŚĆ NR 1 - USŁUGI POŚREDNICTWA REZERWACJI, SPRZEDAŻY, WYSTAWIANIA, WYDAWANIA
I DOSTARCZANIA BILETÓW LOTNICZYCH, KOLEJOWYCH NA TRASACH KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH
1. Informacje ogólne:
Rodzaj zamówienia: | X Usługa/ □ Dostawa / □ Roboty budowlane |
Kody CPV: | 63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych. 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej. 63515000-2 Usługi podróżne. 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą. 60400000-2 Usługi transportu lotniczego. 60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego. |
Przedmiot Zamówienia: | Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. w zakresie: pośrednictwa w rezerwacji, sprzedaży, wystawianiu, wydawaniu i dostarczaniu biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych. |
2. Opis Zamówienia:
1) Przedmiot zamówienia dotyczy wyszukiwania i dokonywania rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i wydawania w formie papierowej lub elektronicznej biletów lotniczych w klasach określonych przez Zamawiającego (w tym biletów linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association
- IATA) i kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne zgodnie z wymogami przewoźników.
2) Usługa ma odpowiadać standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego – IATA,
w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.
3) Czas obowiązywania umowy: 24 miesiące od daty wejścia w życie Umowy z możliwością przedłużenia o 6 miesięcy w razie niewykorzystania kwoty.
4) Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie do miejsca docelowego i z powrotem (bilet w dwie strony) lub
bilet wieloetapowy. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”.
5) Przedmiot zamówienia obejmuje trasy na terenie Polski i całego świata.
6) W przypadku braku możliwości zagwarantowania transportu lotniczego bądź kolejowego do wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, Zamawiającemu służyć będzie prawo do skorzystania z alternatywnego źródła transportu (np. autobusowego/autokarowego).
7) Do celów właściwego oszacowania przez Wykonawcę ceny oferty Zamawiający informuje, że w ramach zamówienia przewiduje zamówienie:
- 900 biletów kolejowych, w tym: 650 biletów kolejowych krajowych oraz 250 biletów kolejowych
zagranicznych (w tym 30 pozaeuropejskich oraz 220 europejskich)
- 800 biletów lotniczych w tym: 20 krajowych i 780 biletów zagranicznych
8) Zamawiający zastrzega, że ilość biletów podana pkt 7) jest jedynie ilością przybliżoną. Zakup biletów będzie odbywał się na podstawie bieżącego zapotrzebowania i nie musi zostać w pełni wykorzystany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości zamawianych biletów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
9) Zamawiający zastrzega, że wylot/wyjazd oraz powrót może następować w każdym dniu tygodnia.
3. Zakres Zamówienia:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1) Całodobową, 7 dni w tygodniu, obsługę Zamawiającego, a w szczególności możliwość dokonywania rezerwacji, jej zmiany lub wykupu biletu, również w dni wolne od pracy, a także pomoc, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy.
2) Dostateczną liczbę przeszkolonych osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia, przy czym liczba ta nie może być mniejsza niż 1 osoba. Zamawiający wymaga, aby osoby te były oddelegowane do realizacji niniejszego zamówienia.
3) Dostateczną ilość czynnych linii telefonicznych i adresu/adresów poczty elektronicznej (e-mail) - dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w celu składania rezerwacji, dokonywania zmian oraz do zapewnienia pomocy ze strony Wykonawcy w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji zamówienia, przy czym numer/-y telefonu/-ów oraz adres/-y e-mail mają być każdorazowo zamieszczane w treści maila, w którym zostanie przesłane potwierdzenie rezerwacji.
4) Pośrednictwo między Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach rezerwacji, anulowania rezerwacji, reklamacji, jak również doradztwo w czasie trwających podróży. Wykonawca udzieli również bezzwłocznie wszelkiej pomocy pracownikom PAIH SA w przypadku problemów związanych z realizacją usługi, a także bezzwłocznie podejmie kroki zmierzające do wyeliminowania zaistniałych problemów.
5) Pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym, a przewoźnikiem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych, dotyczących m.in. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.
4. Wytyczne dla wykonawcy
A. Wykonawca zobowiązuje się do:
1) Zachowania najwyższej staranności przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, a w szczególności do:
a) opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie, podania co najmniej trzech optymalnych i korzystnych dla Zamawiającego propozycji połączeń na danej trasie na jedno zapytanie Zamawiającego, zgodne z jego rzeczywistymi potrzebami, w tym jedną propozycję odpowiadająca sugestiom Zamawiającego, oraz propozycję z uwzględnianiem połączeń „low cost”, o ile Zamawiający w zapytaniu nie zastrzeże inaczej;
b) w wyjątkowych sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie będzie możliwe podanie trzech wariantów - przedstawienia dwóch, a w razie niemożliwości przedstawienia dwóch, jednego wariantu danego połączenia. Zarówno w przypadku przedstawienia dwóch, jak i jednego wariantu podróży, Wykonawca zobowiązany jest uzasadnić i wykazać, że niemożność spełnienia warunku
przedstawienia trzech wariantów wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. przy połączeniach lokalnych połączenie realizuje jeden lokalny przewoźnik).
c) rezerwowania biletów dla Zamawiającego po najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę,
d) wyszukiwania najkorzystniejszych propozycji połączeń i zakupu biletów zgodnie ze zgłoszeniem złożonym przez Zamawiającego
2) Każdorazowego przedstawiania Zamawiającemu szczegółowego planu podróży sporządzonego w oparciu o proponowane połączenia lotnicze i kolejowe, uwzględniającego wszelkie informacje związane z połączeniem, w tym m.in. międzylądowania, przesiadki, czas oczekiwania, łączny czas przejazdu itp.
3) Zakupu biletu:
a) najtańszego dla delegacji jednodniowych zagranicznych bez przesiadek w ramach dostępnych miejsc na
danej trasie i w wyznaczonym terminie,
b) w delegacji kilkudniowej z przesiadką pod warunkiem, że taki bilet będzie tańszy od bezpośredniego połączenia, w ramach dostępnych miejsc i w wyznaczonym terminie,
c) w jedną stronę, na warunkach nie mniej korzystnych niż dla zakupu biletu w dwie strony,
d) w dniu wyjazdu Pracownika Zamawiającego z wyprzedzeniem 4 godzinnym (godziny zegarowe) przed godziną wyjazdu. Sytuacja ta dotyczy tylko zdarzeń wyjątkowych, których wystąpienia Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć.
4) Zapewnienia płatności należnych przewoźnikom za rezerwowane potwierdzone przez Zamawiającego bilety wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w części B, pkt 8, lit. h
5) Bezkosztowej możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany rezerwacji, w szczególności w zakresie czasu, terminu, klasy podróży oraz danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy w terminie wskazanym przez Wykonawcę Zamawiającemu w Ofercie potwierdzającej dokonanie rezerwacji jako terminu, do którego istnieje możliwość dokonania bezkosztowych zmian.
6) Wystawiania biletów lub innych właściwych dokumentów podróży.
7) W przypadku, gdy dostarczenie biletu elektronicznego nie jest możliwe - dostarczania biletów wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejscu wskazanym przez Zamawiającego).
8) Zapewnienia możliwości odbioru biletu poza granicami kraju.
9. Zapewnienia możliwości kontynuowania podróży przez pasażera na podstawie zmian w systemie rezerwacji bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z możliwością zapłaty tych należności przelewem z konta Zamawiającego.
10) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych (ewentualnie docelowych portów lotniczych)
– dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanych przez porty lotnicze/przewoźników, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponad wymiarowy oraz każdorazowego informowania Zamawiającego o ewentualnej konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających z lokalnej specyfiki organizacyjnej portów lotniczych/linii lotniczych.
11. Udostępnia Zamawiającemu konta w systemie elektronicznym Wykonawcy, umożliwiającego samodzielne wyszukiwanie połączeń oraz zawierającego wszelkie dokonane i potwierdzone rezerwacje biletów lotniczych i kolejowych oraz umożliwiającego bieżącą kontrolę kosztów, jeśli Wykonawca posiada elektroniczny system rezerwacji i kontroli kosztów.
12. Regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia biletów ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w niniejszym OPZ i Umowie.
B. Dokonywanie rezerwacji i dostarczenie biletów:
1) Wykonawca zapewni bilety najtańsze na rynku na danej trasie (uwzględniając również ewentualne promocje i zniżki, w tym uzyskane przez Zamawiającego), z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie.
2) Wykonawca jest zobowiązany do wyszukiwania, rezerwacji i zakupu biletów zgodnie ze zleceniem złożonym przez Zamawiającego.
3) Zamawiający, z uprzedzeniem co najmniej 2 dniowym, będzie składał zamówienia pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Wykonawcę. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo.
4) Zamawiający dokonując zgłoszenia będzie podawał:
a) liczbę biletów;
b) termin podróży;
c) klasę podróży;
d) miejsce wylotu i przylotu;
e) miejsce i termin dostarczenia biletu;
f) opcjonalnie - informację o konieczności zrealizowania przedmiotu umowy przez Wykonawcę w czasie
co najmniej 4 godzin zegarowych;
g) opcjonalnie – informację o rezygnacji z połączeń „low cost”.
5) Zgłoszenie dotyczące biletów zamawianych dla potrzeb realizacji Programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej będą zgłaszane przez Zamawiającego z zaznaczeniem tej okoliczności poprzez składanie ich na drukach zawierających wizualizację danego Programu oraz ze wskazaniem, iż ta część zamówienia będzie finansowana ze środków Unii Europejskiej przyznanych Zamawiającemu na dany program.
6) Po złożeniu przez Zamawiającego zgłoszenia, Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie wraz ze wskazaniem propozycji przelotu/przejazdu lub dokonania rezerwacji wskazanego biletu w terminach:
a) biletu lotniczego zagranicznego - do 3 godzin roboczych od wysłania zapytania;
b) biletu lotniczego krajowego - do 3 godziny roboczej od wysłania zapytania;
c) biletu kolejowego zagranicznego - do 2 godzin roboczych od wysłania zapytania;
d) biletu kolejowego krajowego - do 2 godziny roboczej od wysłania zapytania;
7) W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia biletów, przedstawienia oferty w tym zakresie oraz dokonania rezerwacji w dniu, w którym zgłoszenie zostało
wysłane do Wykonawcy. Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe. W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację podróży służbowej przez pracowników Zamawiającego.
8) Wykonawca udzielając odpowiedzi na zgłoszenie przedstawi Zamawiającemu ofertę, w której zawarte będą propozycje przejazdów, w tym jedna propozycja odpowiadająca sugestiom Zamawiającego uwzględniająca połączenia „low cost”, o ile Zamawiający zgłaszając zapotrzebowanie nie zastrzeże inaczej, wraz ze szczegółowym planem podróży sporządzonym odrębnie dla każdej propozycji połączenia, uwzględniającym wszelkie informacje związane z połączeniem, w tym m.in.:
a) wskazania linii lotniczej/kolejowej – przewoźnika świadczącego usługę przewozu,
b) rodzaju transportu, klasy biletu oraz warunków taryfy – połączenia kolejowe/samolotowe/ mieszane ze wskazaniem w połączeniach wieloetapowych środka lokomocji na każdym etapie podróży;
c) miejsca i terminu (data i godzina) wylotu/wyjazdu/powrotu (ze wskazaniem lotniska/dworca) oraz
godziny przybycia na odprawę w przypadku przelotu lotniczego;
d) w przypadku połączeń etapowych (międzylądowania, przesiadki) czas każdego oczekiwania na kolejny środek lokomocji oraz czasu każdego przejazdu/przelotu oraz w przypadku konieczności zmiany miejsca wyjazdu np. inne lotnisko, dworzec – określenie sposobu i czasu przemieszczenia;
e) łączny czas trwania lotu/przejazdu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu/przejazdu oraz oczekiwania na przesiadkę;
f) w przypadku połączeń wieloetapowych – ilość i miejsce ewentualnych przesiadek;
g) ceny biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej) w zł polskich (wartość netto i brutto);
h) wysokości dodatkowych opłat stosowanych przez porty lotnicze/przewoźników, w tym podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponadwymiarowy;
i) wielkości i ciężaru bagażu;
j) termin wykupu biletu w określonej cenie;
k) możliwości, warunki, terminy i koszty anulowania lub zmian:
- biletu,
- dnia/godziny wylotu/wyjazdu, przylotu/przyjazdu,
- pasażera,
- trasy podróży,
- daty/godziny, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie/zmiana dokonanej rezerwacji oraz
kosztu odwołania/zmiany rezerwacji biletu po upływie tego terminu.
9) Zamawiający po otrzymaniu oferty, zgodnie z częścią B, pkt 8 może zgłosić do niej zastrzeżenia lub zażądać korekty, jeżeli ustali, że warianty te nie spełniają określonych przez Zamawiającego kryteriów, w szczególności co do ceny, przewoźnika, bezpieczeństwa lub jakości i zażądać przedstawienia propozycji rezerwacji zgodnej z żądaniem lub wskazać połączenia innego przewoźnika spełniającego określone wcześniej wymogi Zamawiającego. W przypadku wskazania przez Zamawiającego innych przejazdów w tym trybie, Wykonawca jest zobowiązany do zarezerwowania ich na warunkach przedstawionych przez Zamawiającego, które zostały mu zaoferowane i które Zamawiający przedstawi
Wykonawcy lub lepszych. W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji wskazanego przez Zamawiającego połączenia – Wykonawca zobowiązany jest do przekazania takiej informacji Zamawiającemu, który zastrzega sobie prawo do zakupu biletu zgodnego ze standardami danego zlecenia, na koszt Wykonawcy (wykonanie zastępcze).
10) Zamawiający wybiera wariant/propozycję przejazdu, a Wykonawca dokonuje na tej podstawie natychmiast rezerwacji biletu (biletów) na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
11) Zamawiający przesyłając pisemne zlecenie (e-mailem), zobowiązuje Wykonawcę do zarezerwowania biletu na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej oraz wystawienia biletu, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
12) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokonanej rezerwacji w szczególności pod względem przewoźnika, klasy biletu, trasy i liczby przesiadek, bezpieczeństwa, ceny, itp. W przypadku, gdy Zamawiający udowodni Wykonawcy, iż istnieje tańszy możliwy do wykupienia bilet na dane połączenie, Wykonawca zobligowany jest do wykupu wskazanego biletu i odsprzedaży Zamawiającemu w tej samej cenie powiększonej o opłatę transakcyjną.13) Wykonawca potwierdza Zamawiającemu rezerwacje (drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy) z podaniem wszelkich danych dotyczących danego wariantu przejazdu, zgodnie z częścią B pkt 8.
13) Wykonawca dostarczy bilety zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego, jednak nie później niż 24 godziny przed terminem planowanej podróży. W szczególnych przypadkach termin dostarczenia biletu może ulec skróceniu do 4 godzin przed rozpoczęciem podróży, której bilet dotyczy. Dostawa biletów musi nastąpić w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w określonym terminie.
14) W przypadku nie dostarczenia biletu w ustalonym przez Strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zgłoszenia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
15) Wykonawca na żądanie Zamawiającego dokona zmiany rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu, osoby korzystającej, trasy przelotu/przejazdu, zmiany standardu podróży, klasy biletu, ewentualnej rezygnacji z zaplanowanego przelotu/przejazdu, odwołanie rezerwacji. Zmiana taka nie będzie wiązała się dla Zamawiającego z żadnymi dodatkowymi kosztami, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie o którym mowa w częścią B, pkt 8, lit. j, k. Zamawiający powyższe działania będzie zgłaszał wykonawcy nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. W przypadku dokonywania zmian po terminie, w którym można dokonać je bezkosztowo i wystąpieniu różnic w cenie biletu, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie biletu. Poza różnicą w cenie biletu Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie;
16) Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży, a w szczególności o zmianach w systemach rezerwacyjnych dot. złożonych rezerwacji, a także o zbliżającym się terminie wykupu biletu.
17) W dniu wykupu biletu Wykonawca poinformuje Zamawiającego drogą mailową, że tego dnia upływa
termin rezerwacji.
18) W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach podróży, w tym w biletach, Zamawiający wezwie do ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt odbierze ww. dokumenty, usunie nieprawidłowości i ponownie dostarczy je w miejsce wskazane przez Zamawiającego.
19) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia biletów ze środków własnych i dokonywania rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
b) w przypadku dostarczania przez Wykonawcę Zamawiającemu biletu elektronicznego, wszystkie dane zawarte na nim identyfikowane będą z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), czy też każdego innego równoważnego systemu rezerwacyjnego udostępnianego w ramach New Distribution Capability (NDC), użytkowanego przez wykonawcę, tj. każdego równoważnego systemu dystrybucji produktów oferowanych przez linie lotnicze, spełniającego standardy IATA.
c) Bilet elektroniczny będzie przekazywany na adres poczty elektronicznej wskazanej przez Zamawiającego bezpośrednio z terminala GDS użytkowanego przez Wykonawcę. Niedopuszczalne jest przekierowywanie biletów z adresów/skrzynek poczty elektronicznej Wykonawcy.
d) Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego za
pośrednictwem GDS.
e) W przypadku, gdy dostarczenie biletu elektronicznego nie jest możliwe, dostarczania biletów wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejsce wskazane przez Zamawiającego).
f) Zapewnienia możliwości kontynuowania podróży przez pasażera na podstawie zmian w systemie rezerwacji bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z ewentualną możliwością zapłaty tych należności przelewem z konta Zamawiającego.
g) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych (ewentualnie docelowych portów lotniczych) – dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanymi przez porty lotnicze/ przewoźników, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat paliwowych, itp., opłat dodatkowych za bagaż, opłat za bagaż ponad wagowy/ponad wymiarowy – każdorazowego informowania Zamawiającego o ew. konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających z lokalnej specyfiki organizacyjnej portów lotniczych/linii lotniczych.
h) Zapewnienia, na prośbę Zamawiającego odprawy on-line bez pobierania dodatkowych opłat.
i) Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu niewykorzystanych biletów w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
Zamawiającego opłatą transakcyjną.
k) Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania zmian osoby korzystającej z przejazdów, terminów oraz innych warunków podróży, zmiany te nie będą skutkowały obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną, chyba że ich wprowadzenie spowoduje konieczność wystawienia nowego biletu;
l) Do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących m.in. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.
m) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi w części. B, pkt 8, lit. g, h, k oraz pkt 16, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem.
n) Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego. Całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.
o) Wykonawca zobowiązany jest dokonywać zakupów biletów, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika.
p) Zakup biletów lotniczych będzie się odbywał, jeśli istnieje taka możliwość, z punktów zgromadzonych przez Zamawiającego w programach lojalnościowych linii lotniczych do których programów należy Zamawiający, bez względu na okres, w jakim te punkty zostały zgromadzone.
20) Dodatkowo Wykonawca, we współpracy z Zamawiającym i na jego zlecenie, będzie zobowiązany do pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz na potrzeby pracowników Zamawiającego, w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi, w szczególności do:
a) skompletowania i odbioru dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy we współpracy z Zamawiającym,
b) terminowego złożenia w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy,
c) dostarczenia wizowych paszportów z otrzymaną wizą do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
d) uiszczenia w imieniu Zamawiającego opłat w placówce dyplomatycznej związanych z uzyskaniem
wizy,
e) poinformowania Zamawiającego o przewidywanym okresie procedury wizowania.
C. Fakturowanie oraz sprawozdania z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia płatności należnych przewoźnikom za rezerwowane potwierdzone przez Zamawiającego usługi wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w części B, pkt 8, lit. h, k oraz pkt 16.
2) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane przejazdy/przeloty zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa w części B, pkt 8, lit. h, k oraz kosztów związanych z anulowaniem lub
zmianami, o których mowa w części B, pkt 16
3) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (w dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych.
4) Termin płatności faktur wynosi 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej
faktury na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.
5) Faktura powinna zawierać dodatkowe dane jak:
a) dane (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie;
b) dane osoby korzystającej z transportu (imię i nazwisko);
c) miejscowość i datę wyjazdu i powrotu;
d) wykaz usług dodatkowych;
e) nr Zlecenia;
f) cenę wyjściową za bilet w PLN (wartość netto, brutto, kwota i % podatku);
g) wysokość zastosowanego upustu (%) oraz kwota upustu w PLN;
h) kwota zastosowanego średniego kursu NBP (na dzień dokonania zakupu przez Wykonawcę) użytego do
przeliczenia na PLN, w przypadku biletów zakupionych przez Wykonawcę w walucie obcej;
i) opłata transakcyjna.
6) Przez „upust w %” należy rozumieć stałą wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu od ceny wyjściowej.
7) Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot, tj. cenę (taryfy) odpowiedniego przewoźnika z uwzględnieniem upustów.
W przypadku rezerwacji grupowych, gdy rezerwacja biletów na tą samą podróż dotyczy grupy 10 osób i więcej, wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletów na jedną podróż dla jednej osoby delegowanej przez Zamawiającego będzie wynosić 50% wysokości zaoferowanej opłaty transakcyjnej.
8) Zamawiający będzie miał prawo wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie rezerwacji dokonywanych w kraju i za granicą dla Zamawiającego, a także będzie miał prawo sporządzania z nich wyciągów lub żądania opracowania i przedstawiania przez Wykonawcę informacji zbiorczych. Z tytułu realizacji tych uprawnień przez Zamawiającego, Wykonawcy nie należy się odrębne wynagrodzenie.
9) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane przejazdy/przeloty zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa:
- w części B, pkt 8, lit. h.
- koszty związane z anulowaniem lub zmianami rezerwacji biletów, jeżeli zostały zgłoszone po terminie, w którym ich dokonanie bezkosztowe jest niemożliwe z zastrzeżeniem, że termin ten musi być podany w informacji zgodnie z postanowieniami w części B, pkt 8, lit. k oraz pkt 16
10) Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów:
a) innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w Informacji przekazanej Wykonawcy;
b) wynikających z płatności dokonywanych przez Wykonawcę kartami płatniczymi.
11) Zwrot biletów niewykorzystanych, o których mowa w części B, pkt. 20, lit. i, oznacza zwrot części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
12) Wykonawca będzie realizował zakup biletów:
a) w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika oraz
b) jeśli istnieje taka możliwość, z punktów zgromadzonych przez Zamawiającego w programach lojalnościowych linii lotniczych do których programów należy Zamawiający, bez względu na okres, w jakim te punkty zostały zgromadzone.
13) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (w dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu biletów i
14) Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania sprawozdań na temat zrealizowanych zamówień w zakresie zakupu biletów. Sprawozdania mają być przekazywane do Zamawiającego do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni lub doraźnie na prośbę Zamawiającego, w tym przypadku termin sporządzenia sprawozdania będzie ustalany indywidualnie. W sprawozdaniu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, mają się znaleźć dane, o których mowa w części C, pkt 8 w podziale na:
a) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne, w podziale na trasy;
b) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne w podziale na linie lotnicze;
c) bilety lotnicze krajowe oraz zagraniczne w podziale na:
- bilety lotnicze zagraniczne klasa ekonomiczna,
- bilety lotnicze zagraniczne klasa biznes,
- bilety lotnicze krajowe - klasa ekonomiczna,
- bilety lotnicze zagraniczne typu low cost;
d) bilety lotnicze w podziale na wystawione / zwrócone;
e) bilety kolejowe w podziale na:
- bilety kolejowe wystawione na trasy zagraniczne,
- bilety kolejowe wystawione na trasy krajowe,
15) Na fakturze za pośrednictwo wizowe wyszczególniona będzie opłata wizowa pobierana przez
ambasady/konsulaty danych krajów oraz opłata za pośrednictwo wizowe pobierana przez Wykonawcę.
5. Gwarancja:
1. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu standardy jakościowe obsługi zgodne z obowiązującymi
przepisami prawa.
2. Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia, za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za właściwe wykonanie zamówienia.
3. Zamawiający oczekuje, aby Wykonawca posiadał Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie
prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę co najmniej 1.000.000,00 zł i zobowiązuje
się do zapewnienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia oraz na warunkach określonych w polisie o na cały czas realizacji umowy. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia na każde żądanie Zamawiającego polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy.
Załącznik nr 1B do SWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
USŁUGI POŚREDNICTWA REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC NOCLEGOWYCH W HOTELACH W KRAJU I ZA GRANICĄ.
1. Informacje ogólne:
Rodzaj zamówienia: | X Usługa/ □ Dostawa / □ Roboty budowlane |
Kody CPV: | 55100000-1 Usługi hotelarskie. 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe. |
Przedmiot Zamówienia: | Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. w zakresie: pośrednictwa w rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą. |
2. Opis Zamówienia
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usługi pośrednictwa obejmującej kompleksową i całodobową obsługę Zamawiającego w zakresie wyszukiwania, rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą.
2) Czas obowiązywania umowy: 24 miesiące od daty wejścia w życie Umowy z możliwością przedłużenia o 6 miesięcy w razie niewykorzystania kwoty.
3) W skład przedmiotu zamówienia wchodzi wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą (w tym dokonywanie zmian i anulacji rezerwacji) wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną.
4) Miejsca hotelowe należy rozumieć jako dobę hotelową wraz ze śniadaniem. Zamawiający preferuje pokoje 1-osobowe. W sytuacjach tego wymagających mogą pojawić się zamówienia noclegu w pokojach 2- lub osobowych.
5) Rezerwacja hotelu w kraju i za granicą odbywać się będzie z uwzględnieniem limitów na nocleg określonego w poszczególnych państwach, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej: „rozporządzenie MPiPS”). Zamawiający dopuszcza rezerwacje i sprzedaż usług noclegowych powyżej kwoty limitu wskazanego w obowiązujących przepisach wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego, w szczególności w przypadku braku miejsc w hotelach.
6) Do celów właściwego oszacowania przez Wykonawcę ceny oferty Zamawiający informuje, że w ramach zamówienia przewiduje zakup:
− ok. 1500 zagranicznych miejsc hotelowych,
− ok. 500 krajowych miejsc hotelowych.
Przez „miejsce hotelowe” rozumie się w niniejszym punkcie rezerwację pobytu dla jednej lub więcej osób, na jedną lub kilka nocy stosownie do złożonej rezerwacji.
7) Zamawiający zastrzega, że ilość miejsc hotelowych podana pkt 6) jest jedynie ilością przybliżoną. Zakup miejsc hotelowych będzie odbywał się na podstawie bieżącego zapotrzebowania i nie musi zostać w pełni wykorzystany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych miejsc hotelowych do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
3. Zakres Zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług obejmujących kompleksową i całodobową obsługę Zamawiającego w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania na zamówienie Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu, usług hotelowych na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego oraz zadań wynikających z realizowanych przez Zamawiającego Projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej
2) Zamawiający, z uwagi na realizowane zadania i współpracę zagraniczną przewiduje, że będzie zlecał rezerwację i zakup usług hotelarskich w następujących krajach:
a) kraje UE;
b) kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz kraje Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA),
c) kraje spoza EOG oraz spoza EFTA.
3) Wykonawca zapewni:
a) całodobową, 7 dni w tygodniu obsługę Zamawiającego, a w szczególności możliwość dokonywania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu miejsca hotelowego, również w dni wolne od pracy, a także pomoc, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy;
b) dostateczną liczbę przeszkolonych osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia, przy czym liczba ta nie może być niższa niż 2 osoby. Zamawiający wymaga, aby osoby te były oddelegowane do realizacji niniejszego zamówienia;
c) dostateczną ilość czynnych linii telefonicznych i adresu e-mail - dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego, w celu składania rezerwacji, dokonywania zmian oraz do zapewnienia pomocy ze strony Wykonawcy, w razie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji Umowy, przy czym numer telefonu oraz adres e-mail mają być każdorazowo zamieszczane w treści maila, w którym zostanie przesłane potwierdzenie rezerwacji (voucher);
d) pośrednictwo między Zamawiającym a hotelem w sprawach rezerwacji, anulowania rezerwacji, reklamacji, jak również zapewnieni doradztwo w czasie trwających podróży. Wykonawca udzieli również bezzwłocznie wszelkiej pomocy pracownikom PAIH SA w przypadku problemów związanych z realizacją usługi, a także bezzwłocznego podejmowania kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów;
e) pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym a hotelem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących wykorzystania miejsc hotelowych, w szczególności w przypadku przypadków dotyczących niewykorzystania miejsc hotelowych, zwrotu niewykorzystanych voucherów z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
4. Wytyczne dla Wykonawcy
A. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:
noclegowych w hotelach w kraju i za granicą wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu.
2) Zachowania najwyższej staranności przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, a w szczególności do:
a) rezerwowania noclegów dla Zamawiającego po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach;
b) wyszukiwania najkorzystniejszych propozycji noclegów, rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych zgodnie ze
zleceniem złożonym przez Zamawiającego.
3) Przedstawiania Zamawiającemu, do wyboru co najmniej 3 wariantów cenowych rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych, w największym stopniu spełniających wymogi przedstawione przez Zamawiającego, dotyczących różnych obiektów hotelarskich (lub, gdy nie jest to możliwe, mniejszą ich liczbę odpowiadającą liczbie dostępnych w danym regionie obiektów hotelarskich) celem wybrania i zatwierdzenia przez Zamawiającego, w tym jedną propozycję odpowiadającą zamówieniu Zamawiającego, oraz propozycję z uwzględnianiem miejsc hotelowych „low cost” o ile Zamawiający w zapytaniu nie zastrzeże inaczej.
4) W wyjątkowych sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie będzie możliwe podanie trzech wariantów, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dwóch, a w razie niemożliwości przedstawienia dwóch, jednego wariantu pozyskania miejsca hotelowego. Zarówno w przypadku przedstawienia dwóch, jak i jednego wariantu Hotelu, Wykonawca zobowiązany jest uzasadnić i wykazać, że niemożność spełnienia warunku przedstawienia trzech wariantów wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. na danym rynku brak jest odpowiedniej liczby hoteli).
5) Dokonywania rezerwacji w obiektach wskazanych przez Zamawiającego lub organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby delegowane przez Zamawiającego. Wykonawca, w tym przypadku, przedstawiał będzie 1 propozycję alternatywnej rezerwacji w innym hotelu, wraz ze szczegółową kalkulacją cenową. Ostateczna decyzja co do wyboru rezerwacji należy do Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji hotelu ostatecznie wybranego przez Zamawiającego.
6) W przypadku braku miejsc w hotelu w standardzie wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do wskazania alternatywnych możliwości rezerwacji pokoju w hotelach wraz ze szczegółową kalkulacją cenową.
7) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.
8) Rezerwacja hotelu w kraju i za granicą odbywać się będzie z uwzględnieniem limitów na nocleg określonego w poszczególnych państwach, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej: „rozporządzenie MPiPS”). Zamawiający dopuszcza rezerwacje i sprzedaż usług noclegowych powyżej kwoty limitu wskazanego w obowiązujących przepisach wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego, w szczególności w przypadku braku miejsc w hotelach brak przekroczenia limitów, o których mowa powyżej.
9) Zakupu miejsc hotelowych:
a) w najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów
rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami;
c) w dniu wyjazdu Pracownika Zamawiającego z wyprzedzeniem 4 godzinnym (godziny zegarowe) przed godziną wyjazdu. Sytuacja ta dotyczy tylko zdarzeń wyjątkowych, których wystąpienia Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć.
10) Zapewnienia płatności należnych hotelom:
a) za rezerwowane, potwierdzone przez Zamawiającego miejsca hotelowe wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, o których mowa w części B pkt 8 lit. h;
b) wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby wskazane przez Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych przez Zamawiającego (w zależności, które będą niższe) bez dodatkowych opłat obciążających Zamawiającego. W przypadku zagwarantowania przez gospodarza lub organizatora korzystnych wynegocjowanych przez niego stawek zakwaterowania w danym hotelu, hotel może zostać zarezerwowany jedynie w cenie zaoferowanej przez gospodarza lub organizatora lub niższej.
11) Bezkosztowej możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany rezerwacji, w szczególności w zakresie czasu, terminu, standardu hotelu/pokoju hotelowego oraz danych Pracownika PAIH, który ma korzystać z usług hotelowych, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy w terminie wskazanym przez Wykonawcę Zamawiającemu w Ofercie potwierdzającej dokonanie rezerwacji, jako termin do którego istnieje możliwość dokonania bezkosztowych zmian.
12) Wystawianie voucherów lub innych dokumentów podróży.
13) Udostępnienia Zamawiającemu konta w systemie elektronicznym Wykonawcy, umożliwiającego samodzielne wyszukiwanie połączeń oraz zawierającego wszelkie dokonane i potwierdzone rezerwacje biletów lotniczych i kolejowych oraz umożliwiającego bieżącą kontrolę kosztów, jeśli Wykonawca posiada elektroniczny system rezerwacji i kontroli kosztów.
14) Pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym a hotelem w sprawach odwołań i reklamacji, w tym do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących rezygnacji z miejsc hotelowych niewykorzystanych z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
15) Regulowania należności, również w dni wolne od pracy, z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia miejsc hotelowych ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
B. Dokonywanie rezerwacji i dostarczanie voucherów
1) Wykonawca zapewni miejsca hotelowe po najniższych cenach możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach.
2) Wykonawca jest zobowiązany do wyszukiwania, rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych zgodnie ze zleceniem złożonym przez Zamawiającego.
3) Zamawiający, z uprzedzeniem co najmniej 2 dniowym, przed planowaną podróżą, będzie składał zgłoszenie pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Wykonawcę. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo.
b) termin pobytu;
c) standard hotelu oraz pokoju hotelowego;
d) miejsce przyjazdu i odjazdu;
e) miejsce i termin dostarczenia vouchera;
f) informację dotyczącą chęci rezygnacji ze śniadań w hotelu;
g) opcjonalnie - informację o konieczności zrealizowania przedmiotu umowy przez Wykonawcę w czasie co
najmniej 4 godzin zegarowych
h) opcjonalnie – informację o rezygnacji z pobytu „low cost”.
5) Zgłoszenia dotyczące miejsc hotelowych zamawianych dla potrzeb realizacji Programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej będą składane przez Zamawiającego z zaznaczeniem tej okoliczności poprzez składanie ich na drukach zawierających wizualizację danego Programu oraz ze wskazaniem, iż ta część zamówienia będzie finansowana ze środków Unii Europejskiej przyznanych Zamawiającemu na dany program.
6) Po złożeniu przez Zamawiającego zgłoszenia, Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie wraz ze wskazaniem propozycji miejsc hotelowych lub dokonania rezerwacji wskazanego miejsca hotelowego w terminach:
a) w kraju i Europie - do 3 godzin roboczych od wysłania zapytania;
b) w Ameryce Północnej i Południowej oraz Australia - do 4 godzin roboczych od wysłania zapytania;
c) w Azji i Afryce - do 5 godzin roboczych od wysłania zapytania;
d) pozostałe lokalizacje - do 7 godzin roboczych od wysłania zapytania.
Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację podróży służbowej przez pracowników Zamawiającego;
7) W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia miejsc hotelowych, przedstawienia oferty w tym zakresie oraz dokonania rezerwacji w dniu, w którym zgłoszenie zostało wysłane do Wykonawcy.
8) Wykonawca udzielając odpowiedzi na zgłoszenie przedstawi Zamawiającemu ofertę, w której zawarte będą propozycje miejsc hotelowych, w tym jedna propozycja odpowiadająca sugestiom Zamawiającego uwzględniająca miejsca hotelowego „low cost” o ile Zamawiający zgłaszając zapotrzebowanie nie zastrzeże inaczej, a w szczególności:
a) daty/godziny, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji oraz kosztu odwołania rezerwacji hotelowej po upływie tego terminu;
b) nazwy i adresu hotelu;
c) standardu hotelu;
d) odległości od wskazanego miejsca spotkania lub lotniska;
e) formacji czy mieści się w limicie hotelowym, o którym mowa części A, pkt. 8, a w przypadku wystąpienia przekroczenia wskazania jego wysokości;
g) dodatkowe informacje, jak np. dostępność parkingu i dojazd do hotelu, możliwość zrezygnowania ze śniadania, dodatkowe wyposażenie pokoju itp.;
i) ceny noclegu po uwzględnieniu zaoferowanego przez Wykonawcę upustu (wartość netto i brutto);
J) możliwość realizacji usługi dodatkowej jak wcześniejszy check-in, późniejszy check-out.
9) Zamawiający po otrzymaniu oferty, zgodnie z częścią B, pkt 4 i pkt 8 może zgłosić do nich zastrzeżenia lub zażądać korekty, jeżeli ustali, że warianty te nie spełniają określonych przez Zamawiającego kryteriów, w szczególności co do ceny, lokalizacji, bezpieczeństwa lub jakości i zażądać przedstawienia propozycji rezerwacji zgodnej z żądaniem lub wskazać inny hotel spełniający określone wcześniej wymogi Zamawiającego. W przypadku wskazania przez Zamawiającego innego hotelu w tym trybie, Wykonawca jest zobowiązany go zarezerwować na warunkach przedstawionych przez Zamawiającego, które zostały mu zaoferowane i które Zamawiający przedstawi Wykonawcy lub lepszych. W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji wskazanego przez Zamawiającego miejsca hotelowego – Wykonawca zobowiązany jest do przekazania takiej informacji Zamawiającemu, który zastrzega sobie prawo do zakup miejsca hotelowego zgodnego ze standardami danego zlecenia, na koszt Wykonawcy (wykonanie zastępcze).
10) Zamawiający wybiera wariant/propozycję miejsca hotelowego, a Wykonawca dokonuje na tej podstawie natychmiast jego rezerwacji (hotelu) na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
11) Zamawiający przesyłając pisemne zlecenie (e-mailem), zobowiązuje Wykonawcę do zarezerwowania miejsca hotelowego na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, oraz wystawienia vouchera chyba że co innego wynika z treści zlecenia.
12) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokonanej rezerwacji. W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji usług hotelarskich we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakup miejsca hotelowego zgodnego ze standardami danego zlecenia, na koszt Wykonawcy (wykonanie zastępcze).
13) Wykonawca potwierdza Zamawiającemu rezerwacje (drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy) z podaniem danych, o których mowa w części B, pkt. 8. wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną na wskazany w zgłoszeniu adres e-mailowy.
14)Wykonawca dostarczy voucher zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży. W szczególnych przypadkach termin dostarczenia vouchera może ulec skróceniu do 4 godzin przed rozpoczęciem podróży. Dostawa vouchera musi nastąpić w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w określonym terminie.
15) W przypadku, gdy dostarczenie vouchera nie jest możliwe, Wykonawca dostarcza go wg zapotrzebowania Zamawiającego bez dodatkowych opłat (w terminie oraz w miejsce wskazane przez Zamawiającego).
16) W przypadku gdy Wykonawca nie dostarczy potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych, nie przekaże zamawiającemu vouchera lub dostarczy go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
17) Zmiany, na żądanie Zamawiającego, dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu, osoby korzystającej, hotelu, zmiany standardu hotelu, standardu pokoju hotelowego, ewentualnej rezygnacji
z zaplanowanego pobytu, odwołanie rezerwacji. Zmiana taka nie będzie wiązała się dla Zamawiającego z żadnymi dodatkowymi kosztami, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie, o którym mowa w części B pkt 8, lit a. Zamawiający, konieczność wprowadzenia zmian będzie zgłaszał Wykonawcy nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. W przypadku dokonywania zmian po terminie, w którym można je dokonać je bezkosztowo i wystąpieniu różnic w cenie miejsca hotelowego, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie miejsca hotelowego. Poza różnicą w cenie miejsca hotelowego Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie.
18) Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanego miejsca hotelowego, a w szczególności o zmianach w systemach rezerwacyjnych dotyczących złożonych rezerwacji ukazujących, a także o zbliżającym się terminie wykupu miejsca hotelowego.
19) W dniu wykupu miejsca hotelowego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego drogą mailową, że tego dnia upływa termin rezerwacji.
20) W razie stwierdzenia nieprawidłowości w treści vouchera Zamawiający wezwie do ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt odbierze ww. dokumenty, usunie nieprawidłowości i ponownie dostarczy je w miejsce wskazane przez Zamawiającego.
21) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) Regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w OPZ i Umowie.
b) W przypadku nie dostarczenia vouchera w ustalonym przez Strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne, niż wskazane w zamówieniu, Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciąży Wykonawcę będącego stroną Umowy.
c) Zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych – dotyczy wszelkiego rodzaju opłat – np. dodatkowych opłat stosowanymi przez hotele, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, innych opłat – każdorazowego informowania Zamawiającego o ew. konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, wynikających
z lokalnej specyfiki organizacyjnej usług hotelowych.
d) Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu niewykorzystanych voucherów w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie, wyznaczonym przez Zamawiającego.
22) Zwrot niewykorzystanych przez Zamawiającego voucherów, a także dokonanie przez Zamawiającego zmiany hotelu, terminów oraz innych warunków, nie będzie skutkowało obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną.
23) Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania zmian osoby korzystającej z usług hotelowych, terminów oraz innych warunków pobytu, zmiany te nie będą skutkowały obciążeniem Zamawiającego opłatą transakcyjną chyba, że ich wprowadzenie spowoduje konieczność wystawienia nowego vouchera.
24) Do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza
reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących miejsc hotelowych, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy hotelu lub z przyczyn losowych.
25) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych miejsc hotelowych poza kosztem miejsca hotelowego oraz kosztów wymienionych w części B, pkt 8 lit. h i pkt 17, a w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym Hotelem.
26) Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego. Całkowity koszt za zakup miejsca hotelowego musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.
27) Wykonawca zobowiązany jest dokonywać zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując sprzedaż
w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez hotele.
C. Fakturowanie oraz sprawozdania z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia
1) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia płatności należnych hotelom:
a) za rezerwowane usługi wraz ze wszelkimi dodatkowymi opłatami, w typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty
klimatyczne itp.;
b) wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby wskazane przez Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych przez Zamawiającego (w zależności, które będą niższe) bez dodatkowych opłat obciążających Zamawiającego. W przypadku zagwarantowania przez gospodarza lub organizatora korzystnych wynegocjowanych przez niego stawek zakwaterowania w danym hotelu, hotel może zostać zarezerwowany jedynie w cenie zaoferowanej przez gospodarza lub organizatora lub niższej.
2) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane noclegi zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszt parkingów i innych dodatkowych usług, jeżeli w informacji, o której mowa w części B, pkt 8, lit. h, zostanie zawarta odpowiednia informacja w tym zakresie oraz kosztów, o których mowa w części B, pkt
17. Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w
Ofercie przekazanej Wykonawcy.
3) Do zadań Wykonawcy należy:
a) codzienne (dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
b) sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia
w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych.
4) Termin płatności 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
5) Faktura powinna zawierać dodatkowe dane jak:
a) dane (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie;
b) dane osoby korzystającej z noclegu (imię i nazwisko) gościa hotelowego;
c) miejscowość i datę pobytu;
d) wykaz usług dodatkowych;
e) nr Zlecenia;
f) kwota za hotel w PLN (wartość netto, brutto, kwota i % podatku);
g) wysokość zastosowanego upustu (%) oraz kwota upustu w PLN;
h) kwota zastosowanego kursu użytego do przeliczenia na PLN;
i) opłata transakcyjna.
6) Przez „upust w %” należy rozumieć stałą wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu od ceny wyjściowej.
7) Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot tj. cenę uzyskaną za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych, cenę wynegocjowaną z hotelem na podstawie zawartej umowy lub cenę dnia obowiązującą w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji podanej do publicznej wiadomości przez hotel np. w cennikach lub na stronie internetowej. Wykonawca zobowiązany będzie na żądanie Zamawiającego udokumentować cenę rezerwowanego hotelu.
8) Całkowity koszt za rezerwację i zakup miejsca hotelowego w kraju i za granicą musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej. Opłata transakcyjna należna będzie Wykonawcy za dokonanie jednej rezerwacji bez względu na ilość noclegów i osób.
9) Zamawiający będzie miał prawo wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie dokonywanych rezerwacji hotelowych w kraju i za granicą dla Zamawiającego, a także będzie miał prawo sporządzania z nich wyciągów lub żądania opracowania i przedstawiania przez Wykonawcę informacji zbiorczych. Z tytułu realizacji tych uprawnień przez Zamawiającego, Wykonawcy nie należy się odrębne wynagrodzenie.
10 ) Zamawiający będzie:
a) uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane miejsca hotelowe zgodnie z zamówioną rezerwacją;
b) pokrywał koszty, o których mowa w:
- części B, pkt 8, lit.h,
- koszty związane z anulowaniem lub zmianami rezerwacji biletów, jeżeli zostały zgłoszone po terminie, w którym ich dokonanie bezkosztowe jest niemożliwe z zastrzeżeniem, że termin ten musi być podany w informacji zgodnie z zapisem w części B, pkt 17.
11) Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów:
a) innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w Informacji przekazanej Wykonawcy;
b) wynikających z płatności dokonywanych przez Wykonawcę kartami płatniczymi.
12) Zwrot voucherów niewykorzystanych, o których mowa w części B, pkt 17, oznacza zwrot części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie, wyznaczonym przez Zamawiającego.
13) Wykonawca będzie realizował zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez hotel
14) Wykonawca będzie realizował zakup miejsc hotelowych w pierwszej kolejności proponując ich sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez Hotele.
15) Do zadań Wykonawcy należy:
- codzienne (dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień;
- sporządzanie zestawień, raz na jeden miesiąc lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu biletów i miejsc hotelowych.
16) Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania sprawozdań na temat zrealizowanych zamówień w zakresie zakupu miejsc hotelowych. Sprawozdania mają być przekazywane do Zamawiającego do 7 dnia każdego
miesiąca, za miesiąc poprzedni, lub doraźnie na prośbę Zamawiającego, w tym przypadku termin sporządzenia sprawozdania będzie ustalany indywidualnie. W sprawozdaniu, o którym mowa w zdaniu drugim mają się znaleźć dane, o których mowa w części części B, pkt 8 oraz pkt 17 w podziale na:
a) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne, w podziale na lokalizacje;
b) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne w podziale na hotele;
c) miejsca hotelowe krajowe oraz zagraniczne w podziale na ich standard, w tym wyszczególnienie miejsc
hotelowych typu low cost;
d) miejsca hotelowe (vouchery) w podziale na wystawione / zwrócone.
5. Gwarancja:
1) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu standardy jakościowe obsługi zgodne z obowiązującymi
przepisami prawa.
2) Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia, za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za właściwe wykonanie zamówienia.
3) Zamawiający oczekuje, aby Wykonawca posiadał Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę co najmniej 1.000.000 zł i zobowiązuje się do zapewnienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia oraz na warunkach określonych w polisie o na cały czas realizacji umowy. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia na każde żądanie Zamawiającego polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy.
Załącznik nr 2 do SWZ
WZÓR UMOWY
zawarta w Warszawie w dniu 2022 roku pomiędzy:
(dalej „Umowa”)
Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Kruczej 50 (00-025 Warszawa), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000109815, REGON 012070669, NIP 5260300167, wysokość kapitału zakładowego: 367 775 017,11 zł wpłacony w całości (zwaną dalej „PAIH”), posiadającą status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j. Dz.U. z 2020 r. poz. 935 z późn. zm.), reprezentowaną przez:
…………………………… - …………………………………
…………………………… - …………………………………
zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”,
a
„ ” z siedzibą w (miejscowość i kod pocztowy), ul.
, prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem NIP , REGON reprezentowaną przez:
(Imię i nazwisko) - (stanowisko) zwanym w dalszej części Umowy „Wykonawcą”,
zaś wspólnie zwanych dalej „Stronami” .
Umowa zostaje zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego prowadzonego na podstawie art. 132 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021, poz. 1129, dalej „PZP”), pn.: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części - część nr 1* / część nr 2*” (*niewłaściwe skreślić).
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług obejmujących kompleksową, całodobową, 7 dni w tygodniu, obsługę podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Zamawiającego, zwanych dalej „Przedmiotem Umowy”.
2. Szczegółowy zakres czynności i usług, które zostaną wykonane przez Wykonawcę w ramach przedmiotu Umowy oraz szczegółowe obowiązki i uprawnienia Wykonawcy i Zamawiającego określa Umowa wraz z załącznikami do niej, które stanowią jej integralna część, Oferta Wykonawcy – Załącznik nr 4 oraz w zakresie:
1) wyszukiwania, rezerwacji sprzedaży i dostarczania, na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego, biletów lotniczych i kolejowych (dalej biletów) we wszystkich kierunkach, w kraju i za granicą, w tym bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych krajowych i zagranicznych, w tym możliwości ich łączenia, której szczegółowy opis, warunki realizacji przedmiotu umowy oraz wymagania określa Załącznik nr 3 do niniejszej umowy – Opis przedmiotu zamówienia (bilety);
2) wyszukiwania, rezerwacji sprzedaży i dostarczania na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego, usług hotelowych świadczonych w kraju i za granicą wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu, której szczegółowy opis, warunki realizacji przedmiotu umowy oraz wymagania określa Załącznik nr 3 do niniejszej umowy – Opis przedmiotu zamówienia (noclegi).1
3. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest częściowo finansowane ze środków Unii Europejskiej.
§ 2
Prawa i obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie kwalifikacje, uprawnienia, doświadczenie i środki materialne oraz zdolności techniczne niezbędne do wykonania Umowy oraz zobowiązuje się do jej wykonania z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (dalej „RODO”).
2. Wykonawca oświadcza, że posiada tytuł prawny do wykonywania Umowy, wynikający z odrębnych przepisów (w szczególności wszelkie niezbędne pozwolenia) oraz że ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za ewentualne naruszenie praw osób trzecich wskutek wykonywania Umowy lub w związku z jej wykonywaniem.
3. Wykonawca odpowiada za jakość i terminowość wykonania przedmiotu Umowy oraz za działania i zaniechania osób skierowanych do realizacji Umowy, jak za własne działania i zaniechania.
4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Umowę przy zachowaniu najwyższej staranności wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami, rzetelnie i terminowo, mając na względzie ochronę interesów Zamawiającego.
5. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania Przedmiotu Umowy z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zmawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług hotelowych i rezerwacji lotniczych.2
6. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie na piśmie informować Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Przedmiotu Umowy, w tym o wszczęciu wobec niego postępowania: egzekucyjnego, naprawczego, likwidacyjnego, upadłościowego lub innego.
7. Wykonawca przed podpisaniem Umowy zobowiązany jest przedstawić oraz utrzymać przez cały okres realizacji Umowy polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej
1 Ustęp 2 zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
2 Ustęp 5 zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
1 000 000,00 (jeden milion 00/100) PLN na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie trwania Umowy.
8. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię nowej polisy ubezpieczeniowej w przeddzień wygaśnięcia poprzedniej polisy.
9. W przypadku gdy Wykonawca powierzy wykonanie prac i obowiązków wynikających z niniejszej Umowy podwykonawcy polisa winna zawierać klauzulę dotyczącą szkód powstałych w związku z wykonywaniem czynności, prac lub usług przez podwykonawcę o wartości nie mniejszej kwoty wskazane w ust.7.
10. Ewentualne szkody powstałe po stronie Zamawiającego, które przewyższą sumy ubezpieczenia objętego polisą ubezpieczeniową lub których nie obejmuje polisa ubezpieczeniowa (OC, NNW), zostaną pokryte przez Wykonawcę na pisemne wezwanie Zamawiającego.
11. W przypadku Wykonawcy zrzeszonego w IATA zobowiązany jest on przedstawić, przed podpisaniem Umowy, kopię certyfikatu przynależności do IATA lub ważnego świadectwa akredytacji IATA uprawniającego do usługi w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.1
§ 3
Czas trwania umowy
1. Przedmiot Umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania Umowy lub do wyczerpania się maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego z § 5 ust. 1 Umowy, w zależności od tego, która przesłanka nastąpi pierwsza, z zastrzeżeniem postanowień § 10 ust. 1 pkt 7) Umowy.
2. Zmawiający przewiduje możliwość zmiany warunków Umowy polegająca na przedłużeniu okresu trwania Umowy, jedna nie dłużej ni z 6 miesięcy, w przypadku niewykorzystania kwoty wskazanej w § 5 ust. 1 Umowy.
§ 4
Dokonywanie rezerwacji i dostarczenie biletów/ voucherów (miejsca noclegowe)2
Szczegółowy zakres czynności które zostaną wykonane przez Wykonawcę w ramach dokonywania rezerwacji
i dostarczania biletów/rezerwacji miejsc hotelowych oraz szczegółowe obowiązki i uprawnienia określa Załącznik nr
3 do Umowy – Opis przedmiotu zamówienia oraz Oferta Wykonawcy stanowiąca Załącznik nr 4 do Umowy.
§ 5
Wynagrodzenie
1. Z tytułu prawidłowego wykonania Umowy - za faktycznie zlecone i wykonane przez Wykonawcę usługi w ramach
realizacji Przedmiotu Umowy, Wykonawca otrzyma maksymalne wynagrodzenie w łącznej wysokości
…………………. złotych brutto (słownie ), na zasadach określonych w niniejszym paragrafie. Na
maksymalne wynagrodzenie składają się: usługi hotelarskie oraz opłaty transakcyjne, koszty zakupu biletów oraz opłaty transakcyjne i uwzględnione upusty - wskazane w Ofercie Wykonawcy [postanowienie zostanie dostosowanie w zależności od części, której dotyczyć będzie Umowa i w zależności od Oferty Wykonawcy].
2. Strony ustalają, że wynagrodzenie zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania Przedmiotu
Umowy.
1 Postanowienie zostanie dostosowanie w zależności od części, której dotyczyć będzie Umowa.
2 § 3 zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
a) opłata transakcyjna za rezerwację, zakup i dostarczenie biletów lotniczych dla jednej osoby na jedną podróż
na trasie zagranicznej i trasie krajowej zł; (słownie );
b) opłata transakcyjna za rezerwację, zakup i dostarczenie biletów kolejowych dla jednej osoby na jedną podróż
na trasie zagranicznej i trasie krajowej zł; (słownie );
c) upust z tytułu zakupu każdego biletu lotniczego i kolejowego jest stałej wysokości i wynosi %,
Opłata transakcyjna oraz wartości upustu zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr do
niniejszej Umowy, wynosi dla części II:
a) opłata transakcyjna za rezerwację jednego miejsca noclegowego krajowego/zagranicznego – zł
(słownie );
b) upust z tytułu zakupu każdego miejsca hotelowego jest stałej wysokości i wynosi ...........%, (słownie:
.....................);1
4. Cena biletu/noclegu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) odpowiedniego przewoźnika/hotelu [postanowienie zostanie dostosowanie w zależności od części, której dotyczyć będzie umowa i w zależności od Oferty Wykonawcy].
5. Każdorazowo podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę
i zaakceptowana przez Zamawiającego faktura VAT.
6. Zapłata wynagrodzenia każdorazowo następować będzie w terminie 30 dni po doręczeniu przez Wykonawcę i zaakceptowaniu przez Zamawiającego faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury.
7. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia.
8. Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1666).
9. W przypadku, o którym mowa w ust. 8, faktury w formie elektronicznej będą przekazywane na adres Zamawiającego: faktury@paih.gov.pl, z adresu Wykonawcy: …………@……..
10. Wykonawca oświadcza, że rachunek wskazany na fakturze został wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym złożonym przez Wykonawcę do naczelnika właściwego urzędu skarbowego i znajduje się na tzw. „białej liście podatników VAT”, o której mowa w art. 96 b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że rachunek wskazany przez Wykonawcę na fakturze nie znajduje się na tzw. „białej liście podatników VAT” lub rachunek wskazany przez Wykonawcę nie spełnia wymogów określonych w zdaniu poprzednim, Zamawiający wstrzyma się z dokonaniem zapłaty za prawidłową realizację Przedmiotu Umowy do czasu wskazania innego rachunku przez Wykonawcę, który będzie umieszczony na przedmiotowej liście oraz będzie spełniał warunki określone w zdaniu poprzednim. W takim przypadku Wykonawca zrzeka się prawa do żądania odsetek za opóźnienie w płatności za okres od pierwszego dnia po
1 Ustęp 3 zostanie dostosowany do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
upływie terminu płatności wskazanego w ust. 5 do 7-go dnia od daty powiadomienia Zamawiającego o numerze rachunku spełniającego wymogi, o których mowa w zdaniu poprzednim. Wykonawca potwierdza, iż może przyjąć na rachunek bankowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim, zapłatę wynagrodzenia w oparciu o „mechanizm podzielonej płatności” (ang. split payment). Ponadto, jeżeli Przedmiot umowy znajduje się w załączniku nr 15 Ustawy o VAT, to faktura wystawiona przez Wykonawcę musi być oznaczona „mechanizmem podzielnej płatności”
11. Wykonawca oświadcza, że posiada status ………………………….
12. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest czynnym podatnikiem VAT.
13. Wszelkie rozliczenia dokonywane będą w złotych polskich.
14. Wykonawca zawierając Umowę przyjmuje do wiadomości, że kwota wskazana w ust. 1 jest kwotą maksymalną.
15. Wpisanie nazwy Usługi na fakturze niezgodnej z Przedmiotem Umowy uprawnia Zamawiającego do niedokonywania płatności oraz zobowiązuje Wykonawcę do doręczenia faktury zerującej na adres wskazany w ust. 9. W takiej sytuacji Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo żądania odsetek za opóźnienie w płatności.
§ 6
Waloryzacja wynagrodzenia Wykonawcy w trybie art. 439 PZP
1. W związku z tym, że Umowa obejmuje usługi świadczone przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, Zamawiający wprowadza postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją Umowy, przyjętych przez Wykonawcę w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia wskazanego w Ofercie.
2. Przez zmianę wynagrodzenia rozumie się zarówno jego podwyższenie, jak i obniżenie, w zależności od wzrostu lub obniżenia kosztu, o których mowa w ust. 1 powyżej, względem ceny przyjętej w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w Ofercie.
3. Waloryzacji wskazanej w ust. 1-2 może podlegać opłata transakcyjna.
4. Zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy obliczana jest w oparciu o zmiany wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: „GUS”) i publikowanego w zestawieniu pn. „Wybrane miesięczne wskaźniki makroekonomiczne”.
5. Wniosek o podwyższenie lub obniżenie wynagrodzenia Wykonawcy może zostać złożony w okresie obowiązywania Umowy. Pierwszy wniosek może zostać złożony nie wcześniej niż upływie 12 miesięcy od zawarcia Umowy. Każdy kolejny wniosek może zostać złożony nie wcześniej niż po upływie kolejnych 12 miesięcy obowiązywania Umowy. W celu uniknięcia wątpliwości, występowanie o zmianę wynagrodzenia nie jest możliwe jeśli nie upłynął okres wskazany w zdaniach poprzedzających.
6. Zmianie będzie podlegało wynagrodzenie w zakresie każdej ceny wskazanej w Ofercie, a zmieniona wysokość cen będzie stosowana przez Strony do wzajemnych rozliczeń, zgodnie z postanowieniami § 5 Umowy, począwszy od miesiąca, następującego po miesiącu, w którym Umowa została zmieniona. Całkowite łączne wynagrodzenie wskazane w § 5 ust. 1 Umowy pozostanie bez zmian.
7. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z niniejszym paragrafem, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen towarów i usług konsumpcyjnych według wskaźnika określonego w ust. 4 dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli przedmiotem Umowy są usługi oraz okres obowiązywania Umowy przekracza 12 miesięcy.
8. Występując o zmianę wynagrodzenia zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu, Strona zobowiązana jest do złożenia pisemnego wniosku pod rygorem nieważności. We wniosku należy wykazać, że zaistniały wskazane w niniejszym paragrafie przesłanki do dokonania zmiany wynagrodzenia w szczególności, że doszło do zmiany kosztów związanych z realizacją Umowy uprawniającej do dokonania zmiany wynagrodzenia. Strony zastrzegają sobie prawo do żądania dokumentów lub wyjaśnień w celu rozpatrzenia wniosku wymienionego w zdaniu poprzedzającym.
9. Zmiana wynagrodzenia zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu wymaga zawarcia aneksu w formie
pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7
Kary umowne
1. Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty następujących kar umownych:
1) za odstąpienia od Umowy przez Wykonawcę lub jej rozwiązanie z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, bądź odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub jej rozwiązanie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy,
2) w przypadku nieprawidłowego wykonywania obowiązków określonych w Załączniku nr 3 do Umowy,
w szczególności:
a) za przesłanie wyceny niezgodnej z parametrami określonymi w zamówieniu wyceny – w wysokości 100,00 (sto 00/100) złotych za każdy taki przypadek;
b) za przesłanie rezerwacji niezgodnej z parametrami określonymi w formularzu zamówienia rezerwacji – w
wysokości 500,00 (pięćset 00/100) złotych za każdy taki przypadek;
c) za wystawienie nieprawidłowego biletu tzn. niezgodnego z parametrami określonymi w formularzu zamówienia biletu – w wysokości 200,00 złotych (dwieście złotych 00/100) za każdy taki przypadek;
3) w przypadku niedotrzymania terminów określonych w Załączniku nr 3 do Umowy, w wysokości 100,00 (sto 00/100) złotych za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki licząc od poniedziałku do piątku od godz. 08:00 do 18:00;
4) w przypadku zawyżenia ceny biletu w stosunku do najniższej ceny całkowitej oferowanej na rynku przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet – w wysokości 500,00 złotych (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdy zaistniały przypadek;
5) w przypadku zawyżenia należnej Wykonawcy opłaty transakcyjnej w stosunku do wysokości tej opłaty wskazanej w Ofercie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) za każdy taki przypadek;
6) w przypadku innych błędów dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia (nie uwzględnionych powyżej) zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Umowy, w wysokości 100,00 (sto 00/100) złotych za każdy zaistniały przypadek;1
7) w przypadku naruszenia przez Wykonawcę lub jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Wykonawcy przy realizacji Umowy zakazu ujawniania informacji, o którym mowa w § 11 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 000 (pięćdziesiąt tysięcy 00/100) zł za każdy taki przypadek;
1 Punkty 2) - 6) zostaną dostosowane do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
8) W przypadku gdy mimo zmiany wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z § 5 Umowy, Wykonawca nie dokona zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom kosztów dotyczących zobowiązana podwykonawcy – Wykonawca zobowiązuje się zapłacić takiemu podwykonawcy karę umowną w wysokości 1.000,00 zł za każdy przypadek nie dokonania zmiany wynagrodzenia należnego podwykonawcy.
2. Niezależnie od innych postanowień umownych, w przypadku niedostarczenia zamówionych przez Zamawiającego rezerwacji w terminie określonym w zamówieniu, skutkującego niemożliwością odbycia podróży służbowej w planowanym terminie, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 100% wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za zamówione miejsca noclegowe lub za zamówione bilety. Poza kara umowną, o której mowa w zdaniu pierwszym Zmawiający zastrzega sobie prawo do zakupu usługi hotelarskiej/biletu zgodnej ze standardami danego zlecenia, na koszt Wykonawcy (wykonanie zastępcze).1
3. W przypadku kilku naruszeń, kary umowne podlegają sumowaniu. Łączna maksymalna wysokość kar umownych nie może przekroczyć równowartości 40% maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy.
4. Kara umowna zostanie zapłacona w terminie 14 dni od daty wystąpienia przez Zamawiającego z żądaniem zapłaty. W przypadku nieuiszczenia kary umownej w terminie, Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kary umownej z przysługującego mu wynagrodzenia.
5. Zamawiający ma prawo do żądania od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych w przypadku, gdy wielkość szkody przekracza wysokość zastrzeżonej kary umownej.
6. Strony nie odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, będące następstwem działania siły wyższej. Dla celów niniejszej Umowy siłą wyższą jest zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia.
7. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku należytego wykonywania Umowy.
§ 8
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego
wykonania Umowy.
2. Wykonawca oświadcza, że wniósł zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 5% maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1, tj. w kwocie zł (słownie:
).
3. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1 zostało wniesione w formie .
4. Zamawiający jest upoważniony do potrącania kar umownych z zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w następujący sposób:
wartości zabezpieczenia zostanie zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane, tj. podpisania przez obie Strony bez zastrzeżeń protokołu odbioru.
6. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania Umowy:
1 Zostanie dostosowane do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
1) pomniejszone o wszelkie ewentualne potrącenia związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem
Umowy,
2) w przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu, wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew środków pieniężnych na rachunek Wykonawcy.
7. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego naruszeń warunków Umowy, niewykonania Umowy kwota stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w całości lub w części przechodzi na rzecz Zamawiającego, po uprzednim pisemnym poinformowaniu Wykonawcy o wysokości roszczeń i przyczynach skorzystania z zabezpieczenia.
§ 9
Odstąpienie od Umowy / Rozwiązanie Umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w całości lub w części -
w świetle przepisów obowiązującego prawa, w szczególności ustawy Pzp oraz Kodeksu Cywilnego.
2. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa, lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy;
3. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w całości, odstąpienie następuje z mocą wsteczną, a Umowę uważa się za niezawartą. W takim przypadku, jeżeli usługa nie została wykonana, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu ewentualnie wpłaconego wynagrodzenia, w terminie 7 dni od dnia wysłania wezwania.
4. Zamawiający ma prawo rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym poprzez jednostronne oświadczenie
woli w przypadku:
a) gdy Wykonawca wykonywać będzie świadczenia objęte przedmiotem Umowy w sposób wadliwy lub sprzeczny z postanowieniami Umowy, lub nie będzie ich świadczył w ogóle, wówczas Zamawiający ma prawo wezwać go do zmiany sposobu wykonania przedmiotu Umowy wyznaczając mu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zamawiający może rozwiązać Umowę i/lub powierzyć dalsze wykonywanie Umowy innej osobie na koszt i ryzyko Wykonawcy,
b) niedotrzymywania terminów określonych w Załączniku nr 3 do Umowy – nie mniej niż 15 takich przypadków,
c) gdy Wykonawca ujawnił Informacje Poufne,
d) gdy Wykonawca co najmniej dwukrotnie nie podporządkował się zmianom wskazanym przez Zamawiającego dotyczącym sposobu realizacji usługi.
e) gdy Wykonawca zleca wykonanie prac będących przedmiotem umowy innym podmiotom niż wskazane w Ofercie lub zaakceptowanych przez Zamawiającego zgodnie z procedurami przewidzianymi w umowie.
f) gdy sytuacja finansowa Wykonawcy ulegnie pogorszeniu w stopniu, który mógłby uzasadniać:
− złożenie w stosunku do Wykonawcy wniosku o ogłoszenie upadłości lub
− oświadczenia o wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego,
g) gdy w wyniku wszczęcia postepowania egzekucyjnego nastąpi zajęcie majątku Wykonawcy lub jego znacznej części uniemożliwiające dalszą realizację zobowiązań na uzgodnionym poziomie.
5. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w części lub rozwiązania Umowy:
a) Strony zobowiązują się w terminie 7 dni od dnia doręczenia stosownego oświadczenia do sporządzenia protokołu, który będzie stwierdzał stan realizacji przedmiotu Umowy,
b) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie stwierdzonego ww. protokołem zakresu należycie wykonanych elementów przedmiotu Umowy zaakceptowanego przez Zamawiającego bez zastrzeżeń,
c) Strony dokonują rozliczenia prawidłowo wykonanych Usług do dnia odstąpienia od Umowy/rozwiązania Umowy, w oparciu o odpowiednie stosowanie postanowień Umowy w szczególności w zakresie podstaw wystawiania faktur, terminów płatności.
6. Oświadczenie o odstąpieniu lub rozwiązaniu Umowy wymaga formy pisemnej z podaniem uzasadnienia.
7. W przypadku odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania wygasają wszelkie roszczenia Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego odnośnie kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 5 Umowy.
8. Niezależnie od powyższego, Strony przewidują możliwość wypowiedzenia Umowy przez każdą ze Stron
z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
§ 10
Zmiana umowy
1. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
1) wystąpienia w trakcie realizacji Umowy wydarzeń noszących znamiona „siły wyższej” rozumianej jako wydarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i poza kontrolą stron niniejszej umowy, którego skutkom nie można zapobiec, występujące po podpisaniu Umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z Umowy w jej obecnym brzmieniu, Strony Umowy niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających prawidłową realizacje umowy, protokolarnie ocenią skutki jakie dla wykonania Umowy miała siła wyższa i poprzez sporządzenie aneksu do Umowy zmienią treść Umowy w zakresie, w jakim wystąpienie siły wyższej wpłynęło na obowiązki Wykonawcy i Zamawiającego wynikające z treści Umowy;
2) gdy nastąpi konieczność zmian w terminach realizacji zamówienia określonych w Umowie, spowodowanych obiektywnymi czynnikami wynikającymi z potrzeb Zamawiającego lub czynnikami niezależnymi od Wykonawcy, w wyniku których zrealizowanie Przedmiotu Umowy nie będzie możliwe w określonym terminie, z zastrzeżeniem, że maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy, a ww. przesunięcie terminu będzie ustalone proporcjonalnie do ww. potrzeb Zamawiającego lub czynnika niezależnego od Wykonawcy uniemożliwiających terminową realizację zamówienia. Powyższa zmiana wymaga poinformowania drugiej strony w formie pisemnej pod rygorem nieważności i wyrażenia zgody przez Zamawiającego na dokonanie tej zmiany;
3) konieczności zmiany jakichkolwiek procedur określonych w treści Umowy spowodowanej przyczynami leżącymi po stronie Zamawiającego lub spowodowanej przyczynami niezależnymi od stron Umowy, Strony
wraz z podaniem przyczyn żądanej zmiany;
4) zmiany sposobu realizacji usługi, z zastrzeżeniem, że nie spowoduje ona zmiany cen opłat transakcyjnych oraz, że maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy nie ulegnie zmianie;
5) zmiany warunków i sposobu płatności wynagrodzenia bez zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy oraz cen opłat transakcyjnych. Zmiana wymaga przeprowadzenia procedury, o której mowa w ust. 2;
6) możliwości zastosowania nowszych i korzystniejszych dla Zamawiającego rozwiązań, niż te istniejące w chwili podpisania Umowy, bez zmiany w maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy oraz cen opłat transakcyjnych. Jako korzystniejsze dla Zamawiającego należy traktować rozwiązania odpowiadające wymaganiom Zamawiającego w większym stopniu z punktu widzenia jakości, wydajności świadczonych usług. Zmiana wymaga przeprowadzenia procedury, o której mowa w ust. 2;
7) zmiany terminu wykonania umowy, o którym mowa w § 2, który może ulec wydłużeniu w przypadku niewykorzystania kwoty przeznaczonej na realizację, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy, jednak nie dłużej niż na okres kolejnych 6 miesięcy.
2. Do wprowadzenia zmian określonych w ust. 1 pkt 1-7 powyżej, w przypadku gdy występuje o nie Wykonawca, wymagane jest złożenie przez Wykonawcę uzasadnienia w formie pisemnego wniosku o jej/ich dokonanie. Wprowadzenie zmian wymaga akceptacji Zamawiającego.
3. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, w formie aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:
1) zmiany stawki podatku od towarów i usług lub akcyzowego,
2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
4) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - na zasadach i w sposób określony w niniejszym paragrafie, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że Strony mogą dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zaistnienia przesłanek, o których mowa w pkt 2), 3) lub 4) nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy realizacji zamówienia.
4. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 3 pkt 1) powyżej, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku.
5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 3 pkt 1) powyżej, wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
Umową ulegnie zmianie odpowiedniej do zmiany wysokości podatku od towarów i usług (ulegnie korekcie o wysokość zmiany podatku VAT), przy czym powyższa zmiana będzie miała zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do wynagrodzenia objętego fakturami wystawionymi po dacie wejścia w życie zmiany przepisów prawa wprowadzających nowe stawki podatku od towarów i usług.
7. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 3 pkt 2), 3) lub 4) powyżej, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
8. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 3 pkt 2) powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników świadczących usługi na rzecz Zamawiającego na podstawie Umowy do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych dotyczących kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia.
9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 3 pkt 3) lub pkt 4) powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia pracownikom świadczącym usługi na podstawie Umowy. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.
10.W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 3 powyżej, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy, uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
11.W przypadku zmian, o których mowa w ust. 3 pkt 2), pkt 3) lub pkt 4) powyżej, jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:
1) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi (bez ujawniania tzw. „danych wrażliwych”), wraz z określeniem zakresu, w jakim wykonują oni prace
bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej
temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2) powyżej, lub
2) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi (bez ujawniania tzw. „danych wrażliwych”), wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w części finansowanej przez
prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 3 pkt 3) lub pkt 4).
12.W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 3 pkt 3) lub pkt 4) powyżej, jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 Dni Roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiana ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym mowa w ust. 11 pkt 2) powyżej.
13. W terminie do 30 Dni Roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 9 powyżej, Strona, która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.
14.W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust. 10 powyżej. W takim przypadku przepisy ust. 11 – 13 powyżej stosuje się odpowiednio.
15.Dokonywane zmiany będą obowiązywały od dnia podpisania aneksu do Umowy przez Strony.
§ 11
Poufność
1. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku z zawarciem i realizacją Umowy, nie może również składać żadnych oświadczeń dotyczących wykonywanych Usług wobec osób trzecich, bądź w inny sposób ujawniać informacji uzyskanych przy realizacji zamówionych Usług. Żaden tekst dotyczący wykonywanych Usług nie może być wydany lub opublikowany przez Wykonawcę bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie. Nie dotyczy to sytuacji, gdy ujawnienia informacji żąda organ (instytucja), który według prawa polskiego jest do tego uprawniony.
2. Informacjami poufnymi są zarówno informacje ujawnione bezpośrednio lub pośrednio Wykonawcy (w każdej formie, w tym w szczególności ustnie, pisemnie bądź w formie elektronicznej, bez względu na sposób ich utrwalenia zarówno przed jak i po dacie zawarcia Umowy) jak również informacje otrzymane przez drugą Wykonawcę w inny sposób, podczas lub w związku z zawarciu lub realizacją Umowy, wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego, w tym w szczególności, wszelkie informacje lub dane nieujawnione do wiadomości publicznej, informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne, know-how itp. dotyczące Zamawiającego, dane pracowników, współpracowników, kontrahentów Zamawiającego, które zostały oznaczone przez Zamawiającego jako Informacje Poufne (dalej „Informacje poufne”).
3. Na potrzeby niniejszej Umowy za Informację rozumie się jakąkolwiek wiadomość wyrażoną za pomocą mowy, pisma, obrazu, rysunku, znaku, dźwięku albo zawartą w urządzeniu, przyrządzie lub innym przedmiocie, a także wyrażoną w jakikolwiek inny sposób.
4. Wykonawca zobowiązuje się do podejmowania odpowiednich środków dla ochrony Informacji przed ich nieupoważnionym wyjawieniem, powieleniem lub użyciem, w szczególności zaś:
b) Wykonawca będzie korzystały z Informacji wyłącznie dla celów związanych z realizacją Umowy. Użycie
Informacji dla jakichkolwiek innych potrzeb jest zabronione;
c) Wykonawca ograniczy wyjawienie Informacji swoim pracownikom, współpracownikom i zleceniobiorcom, udzielając Informacji jedynie tym pracownikom, współpracownikom i zleceniobiorcom, którzy są bezpośrednio związani z realizacją Umowy i jedynie w zakresie niezbędnym do takiej realizacji. Strony zobowiążą ww. pracowników, współpracowników i zleceniobiorców do bezwzględnego respektowania postanowień niniejszej Umowy;
d) Wykonawca odpowiada za naruszenia poufności Informacji dokonane przez osoby, którym te Informacje ujawnił, jak za swoje własne naruszenie poufności. W szczególności Wykonawca naprawi szkodę rzeczywistą (z wyłączeniem utraconych korzyści) poniesioną w wyniku naruszenia zobowiązań Umowy przez te osoby.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie jakichkolwiek Informacji w sytuacjach, w których wykaże, że:
a) Informacje są dostępne publicznie w dniu ich przekazania;
b) Obowiązek ujawnienia Informacji wynika bezpośrednio z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub organu administracji publicznej lub ostatecznej decyzji administracyjnej;
c) Informacje podlegają ujawnieniu w zakresie niezbędnym dla celów postępowania sądowego, lub innych postępowań prawnych wszczętych lub toczących się w związku Umową;
d) Informacje zostały ujawnione przez Wykonawcę na podstawie uprzedniej pisemnej zgody wyrażonej przez
Zamawiającego.
6. Jeżeli obowiązek ujawnienia Informacji poufnych wynikać będzie z powszechnie obowiązujących przepisów prawa bądź z prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji w takim przypadku Wykonawca powinien zobowiązać się do:
a) natychmiastowego poinformowania Zamawiającego o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnych ze wskazaniem podmiotów, na rzecz których ujawnienie ma nastąpić oraz zakresu udostępnianych informacji, z zastrzeżeniem powszechnie obowiązującego prawa,
b) ujawnienia Informacji Poufnych tylko w takim zakresie, jaki jest wymagany,
7. Wykonawca jest uprawniony do posługiwania się przy wykonywaniu Usług osobami trzecimi, z zastrzeżeniem odpowiedzialności za skutki ich działań i zaniechań jak za własne czyny, pod warunkiem zobowiązania tych podmiotów do zachowania poufności w nie mniejszym zakresie, jak ma to miejsce w jego stosunkach z Zamawiającym.
8. W razie naruszenia niniejszego paragrafu przez Wykonawcę lub osoby trzecie zatrudnione przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówionych Usług, Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 50 000 zł, za każdy przypadek naruszenia zasad dotyczących poufności, z zachowaniem uprawnień Zamawiającego wynikających z innych postanowień Umowy.
9. Wykonawca na żądanie Zamawiającego zwróci niezwłocznie wszelkie materiały, analizy lub inne opracowania (na piśmie, w formie elektronicznej lub innej), które zostaną dostarczone przez Zamawiającego, zniszczy wszystkie materiały, które zawierają Informacje i wykasuje w sposób trwały z pamięci swoich komputerów,
kopię, w zakresie, w jakim pozwala na to konfiguracja systemów. Zwrot dokumentów przekazanych w celu wykonania przedmiotu Umowy nie zwalnia Wykonawcy z zobowiązań wynikających z niniejszego paragrafu.
10. Zobowiązania wynikające z niniejszego paragrafu wiążą Strony przez czas trwania Umowy oraz przez okres 5 lat od dnia jej wygaśnięcia/rozwiązania.
§ 12
Ochrona danych osobowych
1. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania i ochrony danych osobowych, uzyskanych w związku z zawarciem realizacją Umowy zgodnie z przepisami rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
2. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji Przedmiotu Umowy i w zakresie minimalnym, ale niezbędnym do wykonania Umowy. Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych przez Zamawiającego Wykonawcy określa umowa stanowiąca Załącznik nr 3 do Umowy, którą Strony zobowiązują się zawrzeć najpóźniej w dniu podpisania Umowy.
3. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych zawartych w Umowie przez Zamawiającego stanowi załącznik nr 4 do Umowy.
§ 13
Personel
1. Wykonawca zobowiązuje się, że w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia będzie zatrudniał na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.), w wymiarze czasu pracy adekwatnym do powierzanych zadań z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. 2018 r. poz. 2177 ze zm.) wykonujące czynności, o których mowa w rozdz. IX SWZ.
2. Osoby wskazane w ust. 1, będą wykonywały przez cały okres realizacji zamówienia czynności polegające na świadczeniu usług dotyczących obsługi Przedmiotu Umowy (czynności administracyjne/logistyczne wynikające z rozdz. IX SWZ) m.in.:
1) przyjmowanie i obsługa zgłoszeń/zleceń;
2) wyszukiwanie połączeń i wystawianie biletów;
3) wyszukiwanie i rezerwacja noclegów;
4) obsługa serwisu telefonicznego. 1
3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
1 Punkty zostaną dostosowane do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
wymogów i dokonywania ich oceny,
2) żądania złożenia przez Wykonawcę wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania zamówienia.
Wykonawca, nie później niż 10 dni od podpisania Umowy, obowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu:
1) oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób
wwykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego,
2) poświadczone za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopie umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został
sporządzony), lub inne dokumenty.
4. Dokumenty stanowiące dowody zatrudnienia na umowę o pracę ww. osób mogą być przedstawione w formie anonimizowanych kopii, w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.
5. W trakcie realizacji zamówienia na każde żądanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokumenty, stanowiące dowody zatrudnienia ww. osób na umowę o pracę:
1) dokumenty, o których mowa w ust. 4 pkt 1) i 2),
2) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę za ostatni okres rozliczeniowy,
3) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników.
6. W sytuacji gdy osoby, o których mowa w ust. 1, w okresie realizacji Umowy rozwiążą umowę lub gdy uczyni to Wykonawca, zobowiązany jest on do zatrudnienia w miejsce tej osoby lub osób, inną osobę.
7. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę dokumentów potwierdzających zatrudnienie osób wykonujących czynności wymienione w ust. 2, skierowanych do realizacji przedmiotu Umowy, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia tych osób oraz jako niewypełnienie wymagań umowy.
§ 14
Podwykonawstwo
1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcom w zakresie w jakim wskazał to w
Ofercie
2. Powierzenie wykonania części zamówienia Podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania podwykonawcy, jak za własne działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania.
podmiotu lub, że podmiot ten zawodowo trudni się realizacją zadań powierzonych mu przez Wykonawcę.
4. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikającej dla Wykonawcy z niniejszej Umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego.
5. Zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania Umowy Wykonawca podał nazwy, dane kontaktowe oraz przedstawicieli, podwykonawców zaangażowanych w Usługi, jeżeli są już znani. Wykonawca zawiadamia Zamawiającego o wszelkich zmianach w odniesieniu do informacji, o których mowa w zdaniu pierwszym, w trakcie realizacji Umowy, a także przekazuje wymagane informacje na temat nowych podwykonawców, którym w późniejszym okresie zamierza powierzyć realizację Usług.
6. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki podwykonawcy w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia – w sposób mniej korzystny dla podwykonawcy niż prawa i obowiązki Wykonawcy, ukształtowane postanowieniami niniejszej Umowy.
7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenia pomiędzy Wykonawcą, a zaangażowanymi przez niego osobami trzecimi do realizacji niniejszej Umowy.
8. Jeżeli Wykonawca zamierza zmienić albo zrezygnować z dotychczasowego Podwykonawcy, na którego zasoby powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest zobowiązany wystąpić do Zamawiającego z wnioskiem o dokonanie takie zmiany w którym wykaże, że Podwykonawca zastępujący lub Wykonawca samodzielnie spełnia ww. warunki w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca dotychczasowy. Przepis art. 122 ustawy Pzp stosuje się.
9. Zmiana, o której mowa w ust. 5, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego udzielonej w terminie 7 dni kalendarzowych od złożenia przez Wykonawcę wniosku o zmianę podwykonawcy.
§ 15
Siła wyższa
1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe, nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron,
uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Przejawami siły wyższej są m.in.:
1) klęski żywiołowe, w tym pożar, epidemia, pandemia, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;
2) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.
3. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, najpóźniej w ciągu 24 (słownie: dwudziestu czterech) godzin od momentu zidentyfikowania zagrożenia wpływu siły wyższej na realizację Przedmiotu umowy, zawiadomienie drugiej Strony o zaistnieniu przypadku siły wyższej oraz jej wpływie na realizację Przedmiotu
umowy wraz ze szczegółowym uzasadnieniem tego wpływu. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie istniała lub nie miała wpływu na realizację. Przedmiotu umowy ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.
4. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmą wspólnie wszelkie możliwe kroki w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na Przedmiot umowy.
5. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się pod jej działaniem Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej umowy, aż do usunięcia
oddziaływania siły wyższej lub do podpisania aneksu do umowy, w którym Strony określą postanowienia umożliwiające dalszą realizację Przedmiotu umowy np. poprzez wydłużenie terminu realizacji Przedmiotu umowy lub rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.
6. Jeżeli Strony nie będą zgodne co do zaistnienia zdarzenia siły wyższej lub jej wpływu na Przedmiot umowy, ciężar dowodu zaistnienia zdarzenia siły wyższej oraz jej wpływu na Przedmiot umowy spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie oraz jej wpływ na realizację Przedmiotu umowy.
7. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej na realizację Przedmiotu umowy.
§ 16
Przedstawiciele Stron, kontrola
1. Ze strony Wykonawcy osobami uprawnionymi do kontaktów z Zamawiającym (osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację Umowy) będą:
a) ........................... nr tel. komórkowy: ......................... e-mail:...........................
b) ...........................nr tel. komórkowy: ............................... e-mail: ..........................
2. Ze strony Zamawiającego nadzór nad realizacją umowy sprawuje:
i. ........................, nr tel.: ........................... komórkowy: ..............................
ii. ........................, nr tel.: ........................... komórkowy: ..............................
3. Zmiana osób odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją Umowy, o których mowa w ust. 1-2, będzie odbywać się poprzez pisemne oświadczenie złożone drugiej Stronie o dokonaniu zmiany i wskazaniu osoby lub osób powołanych do bezpośrednich kontaktów w celu realizacji Przedmiotu Umowy.
4. Strony zgodnie ustalają, że wzajemna korespondencja oraz kontakty pomiędzy nimi odbywać się będą poprzez wyznaczone osoby, przy czym jako podstawowy sposób kontaktów roboczych strony ustalają e-mail lub telefon.
5. Za kontakty robocze w rozumieniu niniejszej Umowy nie uważa się kontaktów mających na celu:
1) przekazywanie informacji o okolicznościach mogących mieć wpływ na realizację Umowy,
2) przekazywanie informacji o opóźnieniach i ich przyczynach.
6. Korespondencja o charakterze innym niż robocza powinna być przekazywana w formie pisemnej na adresy Stron
wskazane w treści Umowy.
7. Wykonawca zobowiązuje się, na każde żądanie Zamawiającego, Ministra właściwego do spraw rozwoju, innego podmiotu wykonującego uprawnienia akcjonariusza Zamawiającego oraz wszystkich organów i podmiotów reprezentujących Skarb Państwa do udzielenia bezpośrednio podmiotom, o których wyżej mowa, wszelkich informacji oraz przekazywania wszelkich dokumentów pozostających w związku z zawarciem oraz wykonywaniem niniejszej Umowy.
8. Wykonawca udzieli informacji i przekaże dokumenty niezwłocznie, tj. w przypadku żądania informacji i dokumentów przez Zamawiającego nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia wezwania przesłanego w formie pisemnej lub przy użyciu poczty elektronicznej w formie e-mail, a w przypadku żądania informacji i dokumentów przez pozostałe podmioty, o których mowa w ust. 7, w terminie określonym każdorazowo przez te podmioty.
9. W przypadku nieudzielenia informacji, bądź nieprzekazania dokumentów związanych z realizacją Umowy na żądanie Zamawiającego lub pozostałych podmiotów, o których mowa w ust. 7, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust.1 niniejszej Umowy w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego wezwania do zapłaty. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy.
§ 17
Postanowienia końcowe
1. Żadna ze Stron nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
2. Wszystkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do Umowy pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 16 ust. 3 Umowy.
3. Strony będą dążyć do ugodowego rozstrzygnięcia sporów, jakie mogą wyniknąć w związku z realizacją Umowy.
4. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia, Strony poddadzą spór rozstrzygnięciu sądowi powszechnemu właściwemu miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy
prawa polskiego, w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy Kodeks cywilny.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
7. Umowa wchodzi w życie z mocą obowiązywania od dnia zawarcia.
8. Integralną częścią Umowy są następujące Załączniki:
1. KRS Zamawiającego
2. KRS Wykonawcy
3. Opis przedmiotu zamówienia (noclegi/bilety)1
4. Oferta Wykonawcy
5. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
6. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
1 Załącznik OPZ zostanie dostosowane do zakresu danej części zamówienia - cz. I lub cz. II
Załącznik nr 5 do Umowy
WZÓR UMOWY POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH
(dalej „Umowa powierzenia”)
zawarta w dniu w Warszawie
pomiędzy:
Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą ul. Krucza 50, 00-025 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, Wydział XII Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000109815, NIP:5260300167, REGON: 012070669, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości: 367 775 017,11 zł, wpłacony w całości, reprezentowaną przez:
-
-
uprawnionych do łącznej reprezentacji Spółki zgodnie informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia
zwaną w dalszej części Umowy „Administratorem”
a
z siedzibą, ul. ; wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ,
Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ,
posiadającą nr NIP: , REGON o kapitale zakładowym w wysokości
zł,
reprezentowaną przez:
-
-
uprawnionego do łącznej/ samodzielnej reprezentacji Spółki zgodnie informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy powierzenia (podmioty podlegające wpisowi do KRS)
(imię i nazwisko), zamieszkałym………………… posiadającym numer PESEL……………., prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą ……………………, adres: NIP …………., REGON ,
zgodnie z wydrukiem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stanowiącym Załącznik nr 2 do
Umowy powierzenia (podmioty podlegające wpisowi do CEIDG)
zwaną w dalszej części Umowy „Podmiotem przetwarzającym”
zwane w dalszej części Umowy indywidulanie „Stroną” lub łącznie „Stronami”
Zważywszy, że:
1. Strony zawarły w dniu umowę, której przedmiotem jest (dalej „Umowa Główna”).
2. W celu realizacji Przedmiotu Umowy niezbędne jest powierzenie przez Administratora Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzania danych osobowych.
Mając powyższe na uwadze, Strony zawarły Umowę następującej treści:
§ 1
Oświadczenia Stron
1. Strony oświadczają, że Umowa powierzenia została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.l nr 119, str. 1) (dalej: „RODO”) w związku z zawarciem Umowy Głównej.
2. Administrator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
§ 2
Przedmiot i czas trwania przetwarzania
1. Na podstawie art. 28 ust. 3 RODO Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe wskazane w § 3 ust. 5 i 6 Umowy powierzenia przetwarzania, a Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności RODO i Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018
r. poz. 1000 z późn.zm.) (dalej: „Ustawa o ochronie danych osobowych”) i Umową powierzenia.
2. Umowa powierzenia została zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej oraz wykonania wszystkich zobowiązań, wynikających z Umowy powierzenia.
3. Umowa powierzenia wygasa z chwilą wygaśnięcia Umowy Głównej niezależnie od przyczyny.
4. Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia Podmiot przetwarzający jest obowiązany w zależności od decyzji Administratora:
1) zwrócić Administratorowi w terminie 3 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia wszelkie dane osobowe. Zwrot danych odbywa się w trybie uzgodnionym przez Strony. Po zwróceniu danych Podmiot przetwarzający zobligowany jest do niezwłocznego usunięcia powierzonych danych osobowych z systemów informatycznych oraz wszelkich nośników, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie oraz w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu danych osobowych złożyć Administratorowi pisemne oświadczenie, potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich powierzonych mu danych osobowych. Na żądanie Administratora, Podmiot przetwarzający ma obowiązek przedstawić w terminie 14 dni roboczych pisemny protokół potwierdzający usunięcie danych osobowych. W terminie zwrotu danych osobowych Podmiot przetwarzający zobowiązany jest przekazać Administratorowi wszystkie kopie zapasowe powierzonych danych osobowych,
2) trwale usunąć dane osobowe będące przedmiotem Umowy powierzenia oraz w terminie 7 dni roboczych od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy powierzenia złożyć Administratorowi pisemne oświadczenie, potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich powierzonych mu danych osobowych. Na żądanie Administratora, Podmiot przetwarzający ma obowiązek przedstawić w terminie 14 dni roboczych pisemny protokół
jest przedstawić Administratorowi uzasadnienie przyczyn uniemożliwiających usunięcie danych osobowych i przedstawić planowany termin trwałego usunięcia danych osobowych oraz dostarczyć pisemny protokół, potwierdzający usunięcie danych osobowych w terminie 7 dni roboczych od momentu usunięcia danych.
§ 3
Cel, zakres i charakter przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i w celu przewidzianym w Umowie powierzenia oraz zgodnie z udokumentowanymi innymi poleceniami Administratora, przy czym za udokumentowane polecenie Administratora, uważa się polecenia przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną na adres e-mail Podmiotu przetwarzającego: lub w formie pisemnej na adres korespondencyjny siedziby Podmiotu przetwarzającego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania, Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
2. Celem powierzenia przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 5 i 6 poniżej jest realizacja Umowy Głównej, w szczególności
3. Charakter powierzonego przetwarzania danych osobowych stanowią następujące operacje lub zestawy operacji wykonywane na danych osobowych przez Podmiot przetwarzający:
1)
2)
3)
4)
4. Przetwarzanie będzie odbywało się w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przy wykorzystaniu systemów informatycznych.
5. Zakres przetwarzanych przez Podmiot przetwarzający danych osobowych na podstawie Umowy powierzenia obejmuje następujące rodzaje danych:
1)
2)
3)
4)
6. Zakres przetwarzanych przez Podmiot przetwarzający danych osobowych na podstawie Umowy powierzenia obejmuje następujące kategorie osób, których dane dotyczą:
1)
2)
3)
4)
§ 4
Obowiązki i prawa Administratora
o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisami RODO, wykonywania Umowy powierzenia.
2. Administrator uprawniony jest do weryfikacji przestrzegania przez Podmiot Przetwarzający zasad przetwarzania danych osobowych, wynikających z RODO oraz Umowy powierzenia poprzez prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych danych osobowych.
3. Administrator jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli przestrzegania przez Podmiot przetwarzający przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO oraz postanowień Umowy powierzenia.
4. Administrator może przeprowadzać kontrole osobiście lub za pośrednictwem upoważnionych audytorów.
5. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do współdziałania z Administratorem w celu przeprowadzenia kontroli, w szczególności udostępnić Administratorowi wszelkie informacje dotyczące powierzonych danych osobowych oraz umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji.
6. Termin przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 3 powyżej, zostanie ustalony z Podmiotem przetwarzającym, jednakże kontrola nie może odbyć się później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania Podmiotowi przetwarzającemu pisemnej informacji o zamiarze przeprowadzenia przez Administratora kontroli.
7. Podmiot przetwarzający na każdy pisemny wniosek Administratora zobowiązany jest do udzielenia pisemnej informacji dotyczącej przetwarzania powierzonych mu danych osobowych w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku od Administratora.
8. Podczas kontroli Administrator może żądać udzielenia pisemnej lub ustnej informacji przez reprezentantów Podmiotu przetwarzającego lub osoby przez niego zatrudnione, jak również dostępu do pomieszczeń i urządzeń przeznaczonych do przetwarzania danych osobowych.
9. Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel Administratora lub upoważniony przez Administratora przedstawiciel Administratora sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron.
10. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się w terminie uzgodnionym z Administratorem:
1) dostosować do zaleceń pokontrolnych co do sposobu przetwarzania powierzonych danych osobowych
zawartych w protokole,
2) usunąć uchybienia stwierdzone podczas kontroli przez Administratora.
§ 5
Obowiązki i prawa Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:
1) do przestrzegania przepisów RODO oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych oraz do ich wdrożenia przed rozpoczęciem przetwarzania powierzonych danych osobowych, a następnie stosowania przez cały okres obowiązywania Umowy powierzenia,
2) przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO oraz zgodnie z Umową powierzenia,
3) do zachowania w tajemnicy danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób, oraz danych osobowych, uzyskanych w związku z realizacją Umowy Głównej w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej,
na polecenie Administratora w celach i w zakresie przewidzianym w Umowie powierzenia,
5) dopuścić do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Podmiot przetwarzający oraz zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania nieograniczonej w czasie tajemnicy, a także prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym obejmuje wszelkie informacje i dokumenty, ujawnione osobie upoważnionej przez Podmiot przetwarzający, Administratora bądź uzyskane w inny sposób w związku z realizacją Umowy powierzenia lub Umowy Głównej. Obowiązek zachowania w tajemnicy istnieje również po zakończeniu realizacji Umowy powierzenia oraz ustaniu zatrudnienia u Podmiotu przetwarzającego. W tym celu Podmiot przetwarzający dopuści do przetwarzania wyłącznie osoby, które podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
6) wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na podstawie art. 32 RODO, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności:
a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych,
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług
przetwarzania,
c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie
incydentu fizycznego lub technicznego,
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania,
7) przestrzegać warunków korzystania z usług innego Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO z zastrzeżeniem § 7 poniżej,
8) pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III biorąc pod uwagę charakter przetwarzania,
9) pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje,
10) udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO oraz umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczyniać się do nich,
11) informować Administratora niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni o dnia powzięcia wiadomości o wszczęciu postępowania, w szczególności administracyjnego lub sądowego, dotyczącego przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania powierzonych danych osobowych skierowanym do Przetwarzającego, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy. W przypadku kontroli organu nadzorczego Administrator ma prawo do:
a) uczestniczenia w kontroli organu nadzorczego w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa
powszechnie obowiązującego,
b) wnoszenia uwag do treści sprawozdania pokontrolnego przed jego zaakceptowaniem przez Podmiot przetwarzający,
c) wnoszenia uwag do treści odpowiedzi na pismo organu nadzorczego dotyczącego chociażby pośrednio
przetwarzania powierzonych danych osobowych,
12) w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych:
a) przekazać Administratorowi na adres mailowy: iod@paih.gov.pl niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu, informacje dotyczące naruszenia ochrony danych, w tym informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO,
b) przeprowadzić wstępną analizę ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą i przekazać wyniki tej analizy Administratorowi na adres mailowy: iod@paih.gov.pl niezwłocznie, nie później niż w ciągu 36 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,
c) przekazać Administratorowi – na jego żądanie wszystkie informacje niezbędne do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą zgodnie z art. 34 ust. 2 RODO w ciągu 24 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,
d) podejmować bez zbędnej zwłoki wszelkie działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia ochrony danych osobowych do czasu otrzymania od Administratora instrukcji postępowania w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych,
e) dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu przez Administratora, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze i udostępniać tę dokumentację na żądanie Administratora,
13) w przypadku otrzymania żądania na podstawie art. 15-22 RODO od osoby, której dane dotyczą, przekazać je Administratorowi na adres mailowy: iod@paih.gov.pl niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin od otrzymania żądania wraz ze wszystkimi innymi informacjami, które mogą pomóc Administratorowi w ocenie możliwości spełnienia żądania, a także weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie,
14) prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania, dokonywanych w imieniu Administratora zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO oraz udostępniać na żądanie Administratora prowadzony rejestr kategorii czynności przetwarzania danych w formie elektronicznej, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Podmiotu przetwarzającego,
15) wyznaczyć inspektora ochrony danych w przypadkach, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO. W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych Podmiot przetwarzający zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie Administratora, wskazując dane kontaktowe inspektora,
16) współpracować z Administratorem i organem nadzorczym w zakresie wykonywanych na podstawie Umowy
powierzenia zadań,
2. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Administratora jeśli
zdaniem Podmiotu przetwarzającego wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów ochronie danych
osobowych, w tym przepisów RODO.
3. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które dotyczy danych przetwarzanych przez Administratora Podmiot przetwarzający wspomaga Administratora w sposób określony w ust. 1 pkt 12) powyżej, jeżeli Podmiot przetwarzający jest w posiadaniu informacji niezbędnych do realizacji przez Administratora wymogów określonych w art. 33 ust. 1 i 3 RODO i 34 ust. 1 i 3 RODO.
§ 6
Współpraca Stron
1. Strony zgodnie ustalają, że podczas realizacji Umowy powierzenia będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy powierzenia.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez adres e-mail: iod@paih.gov.pl
3. Kontakt z Podmiotem Przetwarzającym w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy poprzez adres e- mail:
4. Wszelkie oświadczenia lub zawiadomienia mające związek z Umową powierzenia mogą być składane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że Umowa powierzenia lub bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają formy pisemnej pod rygorem bezskuteczności lub nieważności.
§ 7
Podpowierzenie danych osobowych
1. Strony zgodnie ustalają, że Podmiot przetwarzający może powierzyć dalsze przetwarzanie powierzonych przez Administratora danych osobowych innym podmiotom (dalej „subprocesorom”) wyłącznie po uzyskaniu w odniesieniu do konkretnego subprocesora uprzedniej pisemnej zgody Administratora, pod rygorem nieważności.
2. W przypadku podpowierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z ust. 1 powyżej, Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do umownego zobowiązania w formie pisemnej każdego z subprocesorów do:
a) wykonywania tych samych obowiązków, które na mocy Umowy powierzenia nałożone są na Podmiot
Przetwarzający,
b) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisów RODO.
3. W przypadku podpowierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z ust. 1 powyżej:
a) uprawnienia do przetwarzania danych osobowych subprocesora nie mogą wychodzić poza zakres uprawnień Podmiotu przetwarzającego na podstawie Umowy powierzenia,
b) przetwarzanie danych osobowych przez subprocesora będzie odbywało się wyłącznie w celu i w zakresie określonym w Umowie powierzenia,
c) Administratorowi będą przysługiwały uprawnienia wynikające z Umowy powierzenia bezpośrednio wobec subprocesora. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy podpowierzenia Podmiot przetwarzający poinformuje o tym fakcie Administratora w terminie 3 dni od dnia wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.
4. Jeśli subprocesor nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków przez subprocesora spoczywa na Podmiocie przetwarzającym. Podmiot przetwarzający powiadamia Administratora o każdym przypadku niewywiązania się przez subprocesora z jego zobowiązań umownych.
5. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora, chyba, że obowiązek taki nakładają na Podmiot przetwarzający powszechnie obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej lub przepisy prawa krajowego. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym.
6. Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający przekazuje kopię umowy, jaką zawarł z subprocesorem, a w razie wprowadzenia zmian przekazuje Administratorowi jej zaktualizowaną wersję. W zakresie niezbędnym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych informacji poufnych, w tym danych osobowych, Podmiot przetwarzający może utajnić tekst umowy przed jej udostępnieniem Administratorowi.
§ 8
Rozwiązanie Umowy powierzenia
1. W przypadku gdy Podmiot przetwarzający narusza swoje obowiązki wynikające z Umowy, Administrator może polecić mu, by zaprzestał przetwarzania danych osobowych do czasu, gdy Podmiot przetwarzający zapewni zgodność z przepisami RODO lub z Umową.
2. Podmiot przetwarzający niezwłocznie zawiadamia Administratora, jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie jest w stanie zastosować się do postanowień Umowy.
3. Administrator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy powierzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Podmiot przetwarzający lub subprocesora przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy powierzenia, a w szczególności gdy:
1) Podmiot przetwarzający wykorzystuje dane osobowe w celu i w zakresie niezgodnym z Umową powierzenia,
2) Podmiot przetwarzający podpowierzył przetwarzanie danych osobowych podmiotowi trzeciemu bez zgody
Administratora,
3) zostanie wszczęte postępowanie sądowe lub administracyjne przeciw Administratorowi bądź Podmiotowi przetwarzającemu w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych, których przetwarzanie powierzono na podstawie Umowy powierzenia,
4) organ nadzoru stwierdzi, że Podmiot przetwarzający lub subprocesor nie przestrzega zasad przetwarzania
danych osobowych,
5) Administrator w wyniku przeprowadzenia audytu stwierdzi, że Podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy powierzenia lub powszechnie obowiązujących przepisów a Podmiot przetwarzający nie zastosuje się do zaleceń pokontrolnych Administratora.
4. W przypadku rozwiązania Umowy powierzenia Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zrealizować obowiązek, o którym mowa w § 2 ust. 4 Umowy powierzenia.
§ 9
Odpowiedzialność
1. Administrator odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym przepisy RODO.
2. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
3. Administrator lub Podmiot przetwarzający zostają zwolnieni z odpowiedzialności wynikającej z ust. 1 i 2, jeżeli udowodnią, że w żaden sposób nie ponoszą winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.
4. Jeżeli w tym samym przetwarzaniu uczestniczą obie Strony i zgodnie z art. 82 ust. 2 i 3 RODO odpowiadają za szkodę spowodowaną przetwarzaniem danych osobowych, ponoszą oni odpowiedzialność solidarną za całą szkodę.
5. Strona, która zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma prawo żądania od drugiej Strony, która uczestniczyła w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi odpowiedzialność, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 1 i ust. 2 powyżej.
6. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania swoich pracowników i innych osób przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe jak za własne działania i zaniechania.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. W razie sprzeczności między postanowieniami Umowy powierzenia a Umowy Głównej w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo mają postanowienia Umowy powierzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową powierzenia zastosowanie mają odpowiednio przepisy prawa polskiego powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy RODO, polskiego Kodeksu cywilnego i Ustawy o ochronie danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy powierzenia bez
pisemnej zgody Administratora.
4. Zmiany Umowy powierzenia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Wszelkie spory związane z wykonywaniem Umowy powierzenia rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla
miejsca siedziby Administratora.
6. Umowę powierzenia sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki:
1) Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Administratora;
2) Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Podmiotu Przetwarzającego/ Wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Podmiotu przetwarzającego.
Administrator Podmiot przetwarzający
Załącznik nr 6 do umowy
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ PAIH S.A.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej „RODO”, informujmy, że:
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych zawartych w Umowie jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Krucza 50, 00 – 025 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000109815 (dalej
„Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie www.paih.gov.pl lub przesyłając e-mail na adres: iod@paih.gov.pl a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora.
2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, tj. Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy za pośrednictwem adresu mailowego iod@paih.gov.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w celu:
1) realizowania przez Panią/a czynności na rzecz reprezentowanego podmiotu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest konieczność przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umów z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2) zawarcia i wykonania Umowy - podstawą prawną przetwarzania są czynności niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
3) ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą Umową - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
4) dla celów podatkowych i rachunkowych - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność ich przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, podmioty którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej,
hostingu, IT, obsługi administracyjnej, obsługi prawnej lub doradczej. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być również podmioty i organy uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane do czasu:
1) wykonania Umowy – do momentu jego rozwiązania lub wygaśnięcia;
2) ustalenia dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń;
3) do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych).
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawa te przysługują Państwu w przypadkach i w zakresie przewidzianym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
7. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże jest niezbędne do zawarcia Umowy. Niepodanie
danych osobowych w niezbędnym zakresie skutkuje niemożnością zawarcia Umowy.
8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
Oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią niniejszej klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych i wypełniłem obowiązki informacyjne, określone w art. 13 oraz 14 RODO wobec osób, których dane osobowe przekazałem Administratorowi w związku z zawarciem i realizacją Umowy.
Data i podpis Wykonawcy
Załącznik nr 3 do SWZ
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa i adres Wykonawcy:
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Tel…………….................... e-mail …………........……………...……………….
NIP: …………………………………………. REGON: ……………………………………
W odpowiedzi na ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym pn.:
„Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i
Handlu S.A., z podziałem na dwie części w zakresie:
– Część nr 1 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania, wydawania
i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,
– Część nr 2 – usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN)
składam/składamy niniejszą ofertę:
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie ze Specyfikacją Warunków Zamówienia za cenę:
1A. Część I. Opłaty transakcyjne i upusty cenowe
Lp. | Nazwa zamówienia | Wartość w PLN brutto/% |
1. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego/ zagranicznego – OTB1 w pln brutto | zł brutto |
2. | Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego/ zagranicznego – OTB2 w pln brutto | zł brutto |
3. | Upust od ceny biletu kolejowego/ lotniczego krajowego/zagranicznego - UB w % | % |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” | Tak/nie |
1B. Część II. Opłaty transakcyjne i upusty cenowe
Lp. | Nazwa zamówienia | Wartość PLN brutto/% |
1. | Opłata transakcyjna za rezerwację hotelową krajową – OTH w pln brutto | zł |
2. | Wysokość opłaty transakcyjnej za rezerwację zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego – OTH2 | zł |
3. | Upust od ceny usługi hotelowej krajowej – UH2 w % | % |
4. | Udostępnienie Zlecającemu elektronicznego systemu zarządzania rezerwacjami oraz zawierającego bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT” | Tak/nie |
* Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,
** Wykonawca zobowiązany jest podać podstawę prawną zastosowania stawki podatku od towarów i usług (VAT) innej niż stawka
podstawowa lub zwolnienia z ww. podatku.
Zamawiający odrzuci oferty, w których Wykonawcy zaoferują ceny netto o wartości „0” (definicję ceny zawiera ustawa z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178).
2. OŚWIADCZAMY*, że zgodnie z załączonym pełnomocnictwem Pełnomocnikiem do reprezentowania Nas
w postępowaniu lub reprezentowania Nas w postępowaniu i zawarcia umowy jest:
……………………………………………………………………………….………………………
(*Wypełniają jedynie podmioty składające wspólną ofertę lub Wykonawcy, którzy w powyższym zakresie ustanowili pełnomocnika)
3. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Warunków Zamówienia i uznajemy się za związanych określonymi w niej postanowieniami i zasadami postępowania.
4. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z Istotnymi Postanowieniami Umowy określonymi w Załączniku nr 2 do SWZ i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach w nich określonych.
5. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ do wykonania zamówienia w terminie określonym w SWZ.
6. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w Specyfikacji Warunków Zamówienia, tj. na
okres 90 dni od upływu terminu składania ofert
7. ZAMÓWIENIE ZREALIZUJEMY samodzielnie / przy udziale Podwykonawców**
** niepotrzebne skreślić
Podwykonawcy zostaną powierzone do wykonania następujące części /zakresy zamówienia:
Podwykonawcą będzie:
(wpisać nazwę i dane adresowe podmiotu, o ile są znane)
8. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się ze Istotnymi Postanowieniami Umowy, określonymi w SWZ i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w Specyfikacji Warunków Zamówienia, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
9. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego i wypełniliśmy obowiązki informacyjne, określone w art. 13 oraz 14 RODO wobec osób, których dane osobowe przekazaliśmy w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
10. Oświadczam(y), że jestem/jesteśmy:
1) mikroprzedsiębiorstwem***;
2) małym przedsiębiorstwem***;
3) średnim przedsiębiorstwem***;
4) jednoosobową działalnością gospodarczą;
5) osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
6) innym rodzajem (np. dużym przedsiębiorstwem);
- w rozumieniu art. 7 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 162 z
późn. zm.)
*** Należy określić zgodnie z definicją mikroprzedsiębiorcy, małego przedsiębiorcy lub średniego przedsiębiorcy, zawartą w art. 7 ust. 1 ww. Ustawy.
Właściwą odpowiedź proszę podkreślić.
Informacje te są wymagane wyłącznie do celów statystycznych.
11. OŚWIADCZAM, iż oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j.: Dz.U. z 2020 roku poz. 1913) - należy zaznaczyć właściwe z listy:
☐ TAK, a pliki zostały wyodrębnione i oznaczone w sposób opisany w SWZ1
☐ NIE2
UWAGA!
W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w szczególności określając w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
12. OŚWIADCZAM, że wybór niniejszej oferty:
☐nie będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług****),
☐będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług i wskazujemy poniżej nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazujemy ich wartość bez kwoty podatku****)
Nazwa (rodzaj) usługi | Wartość bez kwoty podatku VAT |
****) należy zaznaczyć właściwe przy użyciu znaku „X”
Uwaga: brak jednoznacznej informacji w ww. zakresie oznacza, że złożona oferta nie będzie prowadziła do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego.
Pouczenie:
Zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług powstanie obowiązku podatkowego u Zamawiającego następuje w
przypadku:
✓ wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
✓ importu usług lub towarów,
✓ mechanizmu odwróconego obciążenia podatkiem VAT.
Obowiązek podatkowy u Zamawiającego oznacza przerzucenie ciężaru naliczenia i rozliczania podatku VAT ze sprzedawcy (Wykonawcy) na nabywcę (Zamawiającego). W praktyce oznacza to, że Wykonawca wystawia fakturę/y w wysokości netto, a Zamawiający we własnym zakresie dolicza należny podatek VAT i samodzielnie go rozlicza (odprowadza).
ZAŁĄCZNIKI:
1. ……………………………………………………………………………………
2. ……………………………………………………………………………………
................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania
oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
1 Należy podkreślić właściwą odpowiedź.
Załącznik nr 5 do SWZ
Nazwa Wykonawcy............................................................
Adres Wykonawcy..............................................................
ZOBOWIĄZANIE PODMIOTU DO ODDANIA DO DYSPOZYCJI WYKONAWCY NIEZBĘDNYCH ZASOBÓW NA POTRZEBY REALIZACJI ZAMÓWIENIA1
zgodnie z art. 118 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych
Ja (My) niżej podpisany(ni)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. działając w imieniu i na rzecz:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
oświadczam(y), że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: „Kompleksową obsługę podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN):
zobowiązuję (zobowiązujemy) się udostępnić swoje zasoby wykonawcy:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(pełna nazwa i adres wykonawcy)
W celu oceny czy wykonawca będzie dysponował moimi zasobami w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek nas łączący gwarantuje rzeczywisty dostęp do moich zasobów podaję:
1. zakres moich zasobów dostępnych wykonawcy: ……………………………………………………………………………………
2. sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów przy wykonywaniu zamówienia:
…………………………………………………………………………………………………………………………………
3. czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy
1 Oświadczenie musi być opatrzone przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu udostępniającego zasoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanych lub podpisem osobistym i przekazane Zamawiającemu wraz z dokumentem (-ami) potwierdzającymi prawo do reprezentacji tego podmiotu przez osobę podpisującą oświadczenie.
W przypadku, gdy zobowiązanie zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wykonawcy, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
OŚWIADCZENIE
WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp1
w imieniu Wykonawcy:
(nazwa i adres Wykonawcy)
W związku ze złożeniem oferty wspólnej oraz zaistnieniem okoliczności, o których mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oświadczam, że:
1) Wykonawca: …………………………………………........................................................................................... (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: ……………………………………………………………………………………………. |
2) Wykonawca: …………………………………………........................................................................................... (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: ……………………………………………………………………………………………… |
3) Wykonawca: …………………………………………............................................................................................. (nazwa i adres wykonawcy) |
wykona następujący zakres zamówienia: …………………………………………………………………………………………… |
Oświadczam, że realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywała się zgodnie z powyższą deklaracją.
................................................
podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy
1 UWAGA: Niniejsze oświadczenie należy złożyć tylko w przypadku, gdy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 117 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp, tj.:
1) gdy nie wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie spełniają warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy lub
2) gdy nie wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie spełniają warunek dotyczący wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (o ile co najmniej jeden z ww. warunków został określony przez Zamawiającego w SWZ)
Nazwa i adres Wykonawcy:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……
WYKAZ USŁUG
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu S.A. w przedmiocie: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN) oświadczam, że:
1. Dla CZĘŚCI NR 1* - w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej, przedstawiam poniższy wykaz usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadający wymaganiom określonym w Rozdziale XII ust. 1 pkt 2 lit. a) SWZ o wartości każdego zamówienia nie mniejszej niż 700 000 zł brutto (słownie: siedemset tysięcy złotych) każda.
WYKAZ USŁUG
Lp. | Przedmiot (nazwa, krótki opis w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku) | Nazwa i adres odbiorcy usług | Data wykonania dzień, miesiąc, rok | Wartość usługi | Wykonawca wykazuje swoje doświadczenie**/ polega na podmiocie udostępniającym zasoby** |
1. | |||||
2 |
* Niewłaściwe skreślić
** Niewłaściwe skreślić
Uwaga!
Do niniejszego Wykazu usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty.
W załączeniu przedkładam następujące dokumenty:
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
2. Dla CZĘŚCI NR 2* - w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej, przedstawiam poniższy wykaz usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji usług hotelowych w kraju i za granicą, z których każda trwa lub trwała nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadający wymaganiom określonym w Rozdziale XII ust. 1 pkt 2 lit. b) SWZ o wartości każdego zamówienia nie mniejszej niż 500 000 zł brutto (słownie: pięćset tysięcy złotych) każda.
WYKAZ USŁUG
Lp. | Przedmiot (nazwa, krótki opis w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku) | Nazwa i adres odbiorcy usług | Data wykonania dzień, miesiąc, rok | Wartość usługi | Wykonawca wykazuje swoje doświadczenie**/ polega na podmiocie udostępniającym zasoby** |
1. | |||||
2 |
* Niewłaściwe skreślić
** Niewłaściwe skreślić
Uwaga!
Do niniejszego Wykazu usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty.
W załączeniu przedkładam następujące dokumenty:
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy
Nazwa Wykonawcy: ............................................................................
Adres Wykonawcy: .............................................................................
tel. ............................ e-mail .......................................................
OŚWIADCZENIE O PRZYNALEŻNOŚCI LUB BRAKU PRZYNALEŻNOŚCI DO TEJ SAMEJ GRUPY KAPITAŁOWEJ
do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN)
☐ Oświadczam, iż nie należę do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z wykonawcami, którzy złożyli odrębne oferty w postępowaniu.*
☐ Oświadczam, iż należę do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z następującymi wykonawcami, którzy złożyli odrębne oferty w postępowaniu:*
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
*Oświadczenie należy we właściwym miejscu wypełnić, a w pozostałej części wykreślić w zależności od sytuacji podmiotowej.
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy
…………………………………………… (pełna nazwa/firma) Reprezentowana(y) przez:
……………………………………………..……………………….……
(imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji)
OŚWIADCZENIE PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY
składane na podstawie art. 125 ust. 1
Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 roku poz. 1129 z późn. zm.)
o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu pn.: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN)
Udostępniając zasoby w następującym zakresie ………………………Wykonawcy ……………….. (nazwa Wykonawcy) składającemu ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Specyfikacji Warunków Zamówienia i w Ogłoszeniu o zamówieniu, w zakresie w jakim udostępniam zasoby.
Oświadczam, że wszystkie informacje podane w niniejszym oświadczeniu są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy
………………………………………………………………………………
(pełna nazwa/firma, adres, w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG)
reprezentowany przez:
………………………………………………………………………………
(imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji)
OŚWIADCZENIA WYKONAWCY/WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCEGO SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z ART. 5K ROZPORZĄDZENIA 833/2014 ORAZ ART. 7 UST. 1 USTAWY O SZCZEGÓLNYCH ROZWIĄZANIACH W ZAKRESIE PRZECIWDZIAŁANIA WSPIERANIU AGRESJI NA UKRAINĘ ORAZ SŁUŻĄCYCH OCHRONIE BEZPIECZEŃSTWA NARODOWEGO
składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp
Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN), prowadzonego przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu S.A., oświadczam, co następuje:
OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:
1. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr
833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576.1
2. Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).2
1 Zgodnie z treścią art. 5k ust. 1 rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576 zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych lub koncesji objętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, a także zakresem art. 10 ust. 1, 3, ust. 6 lit. a)–e), ust. 8, 9 i 10, art. 11, 12, 13 i 14 dyrektywy 2014/23/UE, art. 7 i 8, art. 10 lit. b)–f) i lit. h)–j) dyrektywy 2014/24/UE, art. 18, art. 21 lit. b)–e) i lit. g)–i), art. 29 i 30 dyrektywy 2014/25/UE oraz art. 13 lit. a)–d), lit. f)–h) i lit. j) dyrektywy 2009/81/WE na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a)
niniejszego ustępu; lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu,
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
2 Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się:
1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021
r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
[UWAGA: wypełnić tylko w przypadku podmiotu udostępniającego zasoby, na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega w zakresie odpowiadającym ponad 10% wartości zamówienia. W przypadku więcej niż jednego podmiotu udostępniającego zasoby, na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega w zakresie odpowiadającym ponad 10% wartości zamówienia, należy zastosować tyle razy, ile jest to konieczne.]
Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez zamawiającego w ……………………………………………...………………….. (wskazać dokument i właściwą jednostkę redakcyjną dokumentu, w której określono warunki udziału w postępowaniu), polegam na zdolnościach lub sytuacji następującego podmiotu udostępniającego zasoby: ………………………………………...…………………………………….… (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG), w następującym zakresie: ……………………………..………………
……………………………… (określić odpowiedni zakres udostępnianych zasobów dla wskazanego podmiotu), co odpowiada ponad
10% wartości przedmiotowego zamówienia.
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY, NA KTÓREGO PRZYPADA PONAD 10% WARTOŚCI ZAMÓWIENIA:
[UWAGA: wypełnić tylko w przypadku podwykonawcy (niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby), na którego przypada ponad
10% wartości zamówienia. W przypadku więcej niż jednego podwykonawcy, na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca nie polega, a na którego przypada ponad 10% wartości zamówienia, należy zastosować tyle razy, ile jest to konieczne.]
Oświadczam, że w stosunku do następującego podmiotu, będącego podwykonawcą, na którego przypada ponad 10% wartości zamówienia (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w
zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG), nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane w art. 5k rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576.
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE DOSTAWCY, NA KTÓREGO PRZYPADA PONAD 10% WARTOŚCI ZAMÓWIENIA:
[UWAGA: wypełnić tylko w przypadku dostawcy, na którego przypada ponad 10% wartości zamówienia. W przypadku więcej niż jednego
dostawcy, na którego przypada ponad 10% wartości zamówienia, należy zastosować tyle razy, ile jest to konieczne.]
Oświadczam, że w stosunku do następującego podmiotu, będącego dostawcą, na którego przypada ponad 10% wartości zamówienia: ……………………………………………………………… ……………………………….………..….…… (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG),nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane w art. 5k rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576.
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:
Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz
zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy
przedstawianiu informacji.
INFORMACJA DOTYCZĄCA DOSTĘPU DO PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH:
Wskazuję następujące podmiotowe środki dowodowe, które można uzyskać za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych, oraz dane umożliwiające dostęp do tych środków:
1) ......................................................................................................................................................
(wskazać podmiotowy środek dowodowy, adres internetowy, wydający urząd lub organ, dokładne dane referencyjne dokumentacji)
2) .......................................................................................................................................................
(wskazać podmiotowy środek dowodowy, adres internetowy, wydający urząd lub organ, dokładne dane referencyjne dokumentacji)
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy
………………………………………………………………………………
(pełna nazwa/firma, adres, w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG)
reprezentowany przez:
………………………………………………………………………………
(imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji)
OŚWIADCZENIA PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY
DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z ART. 5K ROZPORZĄDZENIA 833/2014 ORAZ ART. 7 UST. 1 USTAWY O SZCZEGÓLNYCH ROZWIĄZANIACH W ZAKRESIE PRZECIWDZIAŁANIA WSPIERANIU AGRESJI NA UKRAINĘ ORAZ
SŁUŻĄCYCH OCHRONIE BEZPIECZEŃSTWA NARODOWEGO
składane na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy Pzp
Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A., z podziałem na dwie części (…)” (nr referencyjny: DPZP.DA.25/11/2022/PN), prowadzonego przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu S.A., oświadczam, co następuje:
OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY:
1. Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art.
5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576.1
2. Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).2
1 Zgodnie z treścią art. 5k ust. 1 rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576 zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych lub koncesji objętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, a także zakresem art. 10 ust. 1, 3, ust. 6 lit. a)–e), ust. 8, 9 i 10, art. 11, 12, 13 i 14 dyrektywy 2014/23/UE, art. 7 i 8, art. 10 lit. b)–f) i lit. h)–j) dyrektywy 2014/24/UE, art. 18, art. 21 lit. b)–e) i lit. g)–i), art. 29 i 30 dyrektywy 2014/25/UE oraz art. 13 lit. a)–d), lit. f)–h) i lit. j) dyrektywy 2009/81/WE na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a)
niniejszego ustępu; lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu,
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
2 Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się:
1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021
r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:
Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.
INFORMACJA DOTYCZĄCA DOSTĘPU DO PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH:
Wskazuję następujące podmiotowe środki dowodowe, które można uzyskać za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych, oraz dane umożliwiające dostęp do tych środków:
1) ......................................................................................................................................................
(wskazać podmiotowy środek dowodowy, adres internetowy, wydający urząd lub organ, dokładne dane referencyjne dokumentacji)
2) .......................................................................................................................................................
(wskazać podmiotowy środek dowodowy, adres internetowy, wydający urząd lub organ, dokładne dane referencyjne dokumentacji)
.................................................
elektroniczny podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Wykonawcy