UMOWA NA WYKONYWANIE TŁUMACZEŃ
UMOWA NA WYKONYWANIE TŁUMACZEŃ
zawarta dnia r. (dalej zwana: „Umową”) pomiędzy
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem: 0000047774, o kapitale zakładowym 1 911 499 700,00 zł, NIP: 522 24 82 605, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie,
zwaną dalej „Zamawiającym”
a
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
zwana dalej „Wykonawcą”
„Zamawiający” i „Wykonawca” zwanymi łącznie Stronami bądź każdy z osobna Strona.
§1
Przedmiot umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego w okresie od dnia zawarcia Umowy usługi polegającej na tłumaczeniu pisemnym tekstów, tłumaczeniu pisemnym przysięgłym, weryfikacji tłumaczeń, uwierzytelnianiu tłumaczeń, oraz wykonywaniu wszelakiego rodzaju tłumaczeń zgodnie ze specyfikacją przesłaną przez Zamawiającego.
§2
Zobowiązania Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że jest przygotowany merytorycznie, posiada niezbędną wiedzę oraz doświadczenie w wykonywaniu usług określonych w § 1, w szczególności zatrudnia lub stale współpracuje z Tłumaczami, którzy posiadają profesjonalną wiedzę w zakresie terminologii i słownictwa niezbędnego do należytej realizacji przedmiotu niniejszej umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać usługi objęte Umową, zapewniając całkowitą ich zgodność z PN-EN ISO 17100:2015-06 pt. Usługi tłumaczeniowe - Wymagania dotyczące świadczenia usług tłumaczeniowych.
3. Tłumaczenia są wykonywane bezpośrednio przez Tłumaczy zatrudnionych przez Wykonawcę lub z nim współpracujących, przy zachowaniu najwyższej staranności oraz zasad określonych w normie, o której mowa w ust. 2.
§3
Zobowiązania Zamawiającego
1. ile Strony nie postanowią inaczej, za wykonane tłumaczenie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości wynikającej z aktualnego cennika będącego załącznikiem nr 1 do niniejszej Umowy („Cennik wraz z warunkami tłumaczeń").
2. Zlecenia nie objęte cennikiem lub zlecenia dużo większej ilości stron będą traktowane jako zlecenia indywidualne i wyceniane przez Wykonawcę z uwzględnieniem korzystniejszych cen niż te wskazane w Załączniku nr 1- który stanowi Cennik.
3. Strony zgodnie postanawiają, że zlecenia nie wymienione w Załączniku nr 1, będą realizowane po wcześniejszym zgłoszeniu zapotrzebowania przez osobę wyznaczoną do kontaktu przez PHH zgodnie z Załącznikiem nr 2 i będą dodatkowo płatne, po akceptacji złożonej oferty cenowej.
4. Porozumienie Stron o innej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy niż wynika z Cennika, powinno dla swej skuteczności zostać potwierdzone na piśmie.
5. Cennik nie podlega zmianom w trakcie trwania Umowy.
6. Dostawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na tożsamych warunkach ze Spółkami należącymi do Grupy Kapitałowej PHH, w przypadku gdyby te Spółki wyraziły wolę jej zawarcia.
7. Zmiana osób do składania i odbioru zamówień u Zamawiającego nie wymaga formy aneksu W przypadku zmiany takiej osoby lub upoważnienia dodatkowej osoby do składania/odbioru zamówień, wymagane jest pisemne powiadomienie o tym Wykonawcy, które może być wysłane również w formie elektronicznej. Upoważnienie nowej osoby do składania/odbioru zamówień może dokonać jedynie osoba, która do tej pory była wskazana jako uprawniona do tych czynności lub inne osoby upoważnione do reprezentowania Zamawiającego.
§ 4
Składanie zamówień:
1. Wykonanie tłumaczenia będzie zlecane Wykonawcy w formie zamówienia, zwanego dalej Zamówieniem, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.
2. Zamówienie zgodnie z Formularzem stanowiącym załącznik nr 5 do Umowy doręczane jest do Wykonawcy pocztą elektroniczną na adres:
………………………………………………………………………………………………….
3. Po otrzymaniu Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie oświadczyć czy przyjmuje Zamówienie. Jeśli Wykonawca nie złoży oświadczenia o braku przyjęcia Zamówienia, rozumie się, iż przyjął je do wykonania i zostanie ono wykonane w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
4. Zlecenia dokonuje Xxxxxxxxxxx, przesyłając pocztą elektroniczną na adres Wykonawcy ………………
wypełniony formularz stanowiący Załącznik nr 5 do Umowy.
5. Przekazanie tekstu do tłumaczenia nastąpi pocztą elektroniczną wraz ze Zleceniem, w formie pisemnej, odwzorowania cyfrowego lub na nośniku elektronicznym, z określeniem terminu wykonania.
6. Czas realizacji usługi tłumaczenia lub weryfikacji tłumaczenia ustala się jako nie dłuższy niż:
1) w trybie zwykłym:
a) do 10 stron – … dni robocze;
b) 11-50 stron – ….dni roboczych;
c) 51-100 stron dni roboczych;
d) powyżej 100 stron – podlega indywidualnym wyliczeniom i ustaleniom w zależności od liczby stron;
2) w trybie ekspresowym:
a) do 10 stron – …. dzień roboczy;
b) 11-50 stron dni robocze;
c) 51-100 stron – ……dni roboczych;
d) powyżej 100 stron – podlega indywidualnym wyliczeniom i ustaleniom w zależności od liczby stron.
7. Rozpoczęcie wykonania Zlecenia następuje po otrzymaniu przez Wykonawcę Zlecenia wysłanego przez osobę upoważnioną zgodnie z Załącznikiem nr 2 w imieniu Xxxxxxxxxxxxx oraz po potwierdzeniu przyjęcia Zlecenia przez osobę upoważnioną w § 10 pkt 2 w imieniu Wykonawcy, przy czym:
1) Zlecenie otrzymane po godzinie 15:00 w dniu roboczym uważa się za otrzymane w kolejnym dniu roboczym;
2) Zlecenie otrzymane w dniu innym niż roboczy uważa się za otrzymane w najbliższym dniu roboczym;
3) Zlecenie zrealizowane i przesłane do Zamawiającego po godzinie 15:00 w dniu roboczym uważa się za zrealizowane i przesłane do Zamawiającego w najbliższym dniu roboczym,
4) Zlecenie zrealizowane i przesłane do Zamawiającego w dniu innym niż dzień roboczy uważa się za zrealizowane i przesłane do Zamawiającego w najbliższym dniu roboczym.
8. Wykonawca świadczy usługi tłumaczeń pisemnych w trybie zwykłym lub ekspresowym, zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego, wyrażonym w Zleceniu. W przypadku braku wskazania trybu przez Xxxxxxxxxxxxx przyjmuje się, że Zlecenie podlega wykonaniu w trybie zwykłym.
9. Dostarczenie Zamawiającemu tekstu przetłumaczonego przez Wykonawcę następuje w formie pisemnej dla tłumaczeń przysięgłych, a w przypadku pozostałych tłumaczeń pisemnych na nośniku elektronicznym lub pocztą elektroniczną, według wskazania Zamawiającego.
10. Wykonawca zobowiązuje się do terminowego wykonywania tłumaczenia oraz do zapewnienia należytej jakości tłumaczeń z zachowaniem wymaganej specjalistycznej wiedzy w tym zakresie.
§ 5
Warunki płatności, fakturowanie
1. Dostawca gwarantuje niezmienność cen określonych w Załączniku nr 1 przez cały okres umowy od daty jej podpisania Umowy, z zastrzeżeniem ust.3.
2. Ceny określone w Załączniku nr 1 do Umowy zawierają wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej
realizacji przedmiotu umowy.
3. Zmiana obciążeń publiczno-prawnych na oferowane przez Dostawcę artykuły (a w szczególności zmiana stawki VAT, podatku od towaru i usług, zwiększenia ceł, wprowadzenia podatku importowego) spowoduje stosowną modyfikację cennika o kwotę wynikającą wyłącznie z tego tytułu, ze skutkiem na dzień wejścia w życie stosownych zmian.
4. Dostawca poinformuje PHH o zmianach cen w cenniku, lecz nie później niż 45 dni roboczych przed wejściem w życie tej zmiany.
5. Propozycja zmian cen zostanie przesłana na adres opiekuna umowy ze strony PHH.
6. Zmiana cennika w okolicznościach wskazanych w ust. 3 nie wymaga aneksowania umowy. W przypadku braku akceptacji cen przez PHH, Dostawca może wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 7 ust 2 i 4.
7. Podane w Załączniku nr 1 do Umowy ilości mają charakter poglądowy i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do realizacji umowy we wskazanych w formularzu cenowym ilościach.
8. Faktury będą wystawiane w cyklu miesięcznym na koniec miesiąca. Do każdej faktury dołączona zostanie szczegółowa specyfikacja zawierająca daty dostaw, miejsce dostawy (z nazwą hotelu) oraz osobę zamawiającą. Faktura musi posiadać numer zamówienia PHH oraz numer Umowy.
9. Dostawy realizowane są wyłącznie na podstawie złożonego zamówienia podpisanego przez dyrektora Jednostki składającej zamówienie oraz Dostawcę.
10. PHH zobowiązany jest do zapłaty wyłącznie za fakturę, która jest zgodna ze złożonym zamówieniem oraz podpisanymi przez jednostkę zamawiającą dowodami dostaw.
11. Termin płatności wynosi 30 dni od daty prawidłowo wystawionej i skutecznie dostarczonej faktury VAT przez Dostawcę. PHH zobowiązuje się do zapłaty za towar objęty fakturą w wyznaczonym niniejszą Umową terminie.
12. Za termin zapłaty kwoty wynikającej z danej faktury Vat uważa się dzień obciążenia rachunku PHH. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek Dostawcy ………………………………………………..
Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Dostawcy stanowi zmianę Umowy i wymaga
zawarcia przez Strony aneksu.
13. Dostawca oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez dostawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
14. Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez Polski Holding Hotelowy Sp. z
o.o. obowiązku terminowej płatności na rzecz Dostawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniała
Dostawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia
niniejszej umowy.
15. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom
w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
16. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
17. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozliczeniowy Kontrahenta, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Kontrahenta. Kontrahent wyraża zgodę na uiszczanie przez Polski Holding Hotelowy sp. z
o.o. płatności
z zachowaniem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.
18. W przypadku zmniejszenia wynagrodzenia Dostawcy, Dostawca zobowiązany jest do doręczenia do siedziby Polskiego Holdingu Hotelowego sp. z o. o. odpowiedniej i prawidłowo wystawionej faktury korygującej, co jest ostatnim warunkiem obniżenia wynagrodzenia z tytułu wykonywania Umowy.
19. Faktury przesyłane będą w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną. Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
20. Zleceniodawca oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF, oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.
21. Wykonawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną oraz wszelkie inne pisma i korespondencje związane z realizacją u umowy zawartej między stronami, w formacie PDF.
22. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i
duplikaty faktur.
a) Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail:
………………………………………………
b) Zleceniodawca oświadcza, że adresem e-mail właściwym do przesyłania faktur jest:
……………………………………………..
c) Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt a) i pkt b) poinformować o tym drugą stronę drogą elektroniczną.
d) Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.
e) Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
f) W razie cofnięcia przez nabywcę zezwolenia, o którym mowa w pkt 20, wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia.
g) Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
§6
Siła wyższa
1. W przypadku działania siły wyższej dotknięta tym działaniem Strona umowy, zwolniona jest na czas jej trwania od obowiązku realizowania dostaw. Siła wyższa to każde zdarzenie będące poza kontrolą danej Strony Umowy, w wyniku którego zakłócone zostaje wypełnianie swoich obowiązków w całości lub jej
części włącznie ze szkodami powstałymi na skutek ognia, zalania, strajków, urzędowych poleceń i zarządzeń, prawomocnych lokautów oraz niezawinionych zakłóceń w funkcjonowaniu zakładu itp.
2. Dotknięta działaniem siły wyższej strona Umowy niezwłocznie zawiadomi drugą Stronę o jej wystąpieniu, a następnie o ustaniu siły wyższej oraz dołoży wszelkich starań, by ją usunąć oraz ograniczyć następstwa jej działania.
§ 7
Reklamacje i kary umowne
1. Zamawiający ma prawo zgłosić uwagi lub zastrzeżenia do jakości tłumaczenia, dotyczące w szczególności użytej terminologii, prawidłowości językowej, precyzji znaczeniowej tłumaczenia, kompletności tekstu lub układu graficznego tekstu, w terminie:
1) 5 dni roboczych od dnia przesłania Zamawiającemu przez Wykonawcę Tekstu Xxxxxxxxxx, obejmującego
1-30 stron,
2) 10 dni roboczych (z możliwością przedłużenia tego terminu za zgodą Stron) od dnia przesłania Zamawiającemu przez Wykonawcę Tekstu Docelowego, obejmującego więcej niż 30 stron.
2. Po zgłoszeniu przez Zamawiającego uwag lub zastrzeżeń w sposób określony w ust. 1, Wykonawca wprowadzi do tekstu zmiany w możliwie najkrótszym terminie, który nie może być dłuższy niż określony w § 4 ust. 3 pkt 2.
3. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 5 i 6 Wykonawca wprowadzi do tekstu uzasadnione zmiany i poprawki, aż do ostatecznej akceptacji tłumaczenia, za którą uważa się:
1) nieprzedstawienie przez Zamawiającego w ciągu odpowiednio 5 lub 10 dni roboczych od dnia przesłania przez Wykonawcę Zamawiającemu ostatecznej wersji tłumaczenia objętego Zleceniem - uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych w sposób określony w ust. 1,
2) nieprzedstawienie przez Zamawiającego dodatkowych uwag lub zastrzeżeń do tekstu obejmującego:
a) 1-30 stron – w terminie 5 dni roboczych,
b) więcej niż 30 stron – w terminie 10 dni roboczych,
licząc od dnia przekazaniu Zamawiającemu przez Wykonawcę poprawionej wersji tłumaczenia objętego Zleceniem, zawierającej poprawki i zmiany wprowadzone w sposób określony w ust. 2.
4. Bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów Zamawiający ma prawo wycofać Zlecenie przed rozpoczęciem pracy Tłumacza nad Zleceniem. Zamawiający ma prawo także przerwać wykonywanie Zlecenia, co wiąże się z obowiązkiem zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia za pracę wykonaną w ramach przerwanego Zlecenia.
5. Zamawiający może odrzucić tekst w całości w przypadku, gdy zajdzie konieczność trzykrotnego wprowadzania poprawek do przedstawionego przez Wykonawcę tekstu, wynikająca z błędów o charakterze językowym, terminologicznym, lub w przypadku umów i innych aktów prawnych - poprawek wpływających na znaczenie prawne tekstu.
6. W przypadku gdy błędy, o których mowa w ust. 5, mają rażący charakter, Zamawiający odrzuci tekst w całości
bez wprowadzania poprawek.
7. Trzykrotne odrzucenie tekstu uprawnia Zamawiającego do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem
natychmiastowym, z winy Wykonawcy.
8. Wystąpienie sytuacji określonych w ust. 5-7 uprawnia Zamawiającego do żądania od Wykonawcy zapłacenia kary umownej w wysokości 50 % wartości tłumaczenia, wycenionej zgodnie z postanowieniami § 6, według ostatniej wersji tekstu przedstawionego Zamawiającemu.
9. W przypadku opóźnień w dostawie, Dostawca zapłaci dla PHH karę umowną w wysokości 1% wartości netto niezrealizowanej części zamówienia za każdy dzień opóźnienia.
10. Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, Dostawca zapłaci PHH karę w wysokości 10 000 zł, przy czym odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, należy rozumieć w szczególności jako niezrealizowanie usługi zgodnie z zamówieniem tj. brakiem wymiany zamówionego towaru na wolny od wad w terminie 4 dni od daty zgłoszenia zastrzeżeń Jeśli taka sytuacja powtarza się 3 razy w ciągu trzech miesięcy.
11. Zapłata kary umownej, o której mowa w §6 ust. 2 i 3 Umowy nie zwalnia Dostawcy z prawidłowej realizacji niniejszej umowy, jak również odstąpienie od Umowy przez Dostawcę nie zwalnia PHH z obowiązku zapłaty za dostarczony i zamówiony towar. PHH ma prawo żądać odszkodowania na zasadach ogólnych przewyższającego wysokość kar umownych.
12. Strony zgodnie postanawiają o możliwości kumulacji kar umownych.
§ 8
Okres trwania, Wypowiedzenie umowy
1. Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy.
2. Obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.
4. Wypowiedzenie Umowy wymaga formy pisemnej albo formy elektronicznej pod rygorem nieważności .
5. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę istotnych postanowień niniejszej Umowy, zaprzestania przez Stronę prowadzenia działalności umożliwiającej kontynuowanie współpracy oraz jeżeli w stosunku do którejś ze stron rozpocznie się postępowanie likwidacyjne lub ogłoszona zostanie upadłość likwidacyjna.
§ 9
Klauzula poufności
1. Przez “Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy, przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez niekontrolowane lub inne podmioty z nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą, jako niebędące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szczególności:
a. wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;
b. odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Xxxxxx, w tym dane dotyczące ich strategii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;
c. dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatywnych, pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych, a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontrahentów i partnerów.
2. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:
a. są powszechnie znane, w szczególności, jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy po momencie ich ujawnienia,
b. były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,
c. zostały udostępnione Stronie przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub prawnych.
3. Strony zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.
4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Informacje Poufne dotyczące drugiej Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej umowy. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Xxxxxx potwierdzają, że Strona będąca w posiadaniu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zachowania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związanym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obejmuje między innymi:
a. zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim oraz
nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
b. zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
c. zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
d. zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trzecich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;
e. zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści
przez Strony lub osoby trzecie.
8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:
a. ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawartych umów;
b. ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyjnym;
c. ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.
9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wyrównania szkody powstałej z tego tytułu.
10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych przez
druga Stronę lub od niej uzyskanych.
11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej
Stronie.
12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych uzyskanych na podstawie jej postanowień i w trakcie jej obowiązywania.
13. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
14. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji niniejszej Umowy bez zgody PHH wyrażonej w formie pisemnej.
§ 10
Kontakt
1. Strony przy realizacji tej Umowy przestrzegają wszystkich praw i przepisów jak również urzędowych postanowień i zasad.
2. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony Dostawcy:
1) ………………………………………………….
3. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony PHH:
1) …………………………………………………….
Logistyka, realizacja zamówień zgodnie z Załącznikiem nr 2.
4. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za nadzór nad Umową Dostawca, jak i PHH niezwłocznie prześlą taką informację.
§ 11
Polisa OC
1. Dostawca posiada polisę OC prowadzonej działalności gospodarczej, która stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej
Umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać w mocy przez cały okres związania umową z PHH ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody osobowe i rzeczowe oraz następstwa finansowe ww. szkód wyrządzone osobom trzecim, w tym PHH i Jednostkom PHH, powstałe w związku ze świadczeniem usług.
3. Przedmiot ubezpieczenia musi obejmować wszystkie czynności wykonywane w ramach niniejszej umowy.
4. Zakres ubezpieczenia, o którym mowa w pkt 2, w szczególności musi obejmować szkody:
a) spowodowane rażącym niedbalstwem ubezpieczonego,
b) wyrządzone przez podwykonawców oraz dalszych podwykonawców, o ile Dostawca będzie się nimi posługiwał przy realizacji umowy,
c) w mieniu w pieczy i pod kontrolą, o ile mienie jest przekazywane Dostawcy
d) oc pracodawcy
e) wyrządzone osobie trzeciej przez producenta w związku z wprowadzeniem do obrotu produktów (OC za
produkt)
§ 12
RODO
1. Strony oświadczają, że znane jest im i stosują w swojej działalności rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwane „RODO”.
2. Strony oświadczają, że dane kontaktowe pracowników, współpracowników i reprezentantów Stron udostępniane wzajemnie w niniejszej Umowie lub udostępnione drugiej Stronie w jakikolwiek sposób w okresie obowiązywania niniejszej Umowy w związku z jej realizacją przekazywane są w celu realizacji niniejszej Umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Stron. Każda ze Stron będzie administratorem danych kontaktowych, które zostały jej udostępnione w ramach umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się w związku z powyższym do przekazania w imieniu XXX wszystkim osobom, których dane udostępnił PHH (z zastrzeżeniem zdania ostatniego niniejszego ustępu), informacji, o których mowa w art. 14 RODO. Treść klauzuli informacyjnej, która powinna być przekazana stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Osoby reprezentujące Spółkę przy zawieraniu umowy składając podpis pod umową potwierdzają, iż zapoznały się z treścią ww. klauzuli informacyjnej.
4. PHH zobowiązuje się w związku z powyższym do przekazania w imieniu Xxxxxx wszystkim osobom, których dane udostępnił Spółce (z zastrzeżeniem zdania ostatniego niniejszego ustępu), informacji, o których mowa w art. 14 RODO. Treść klauzuli informacyjnej, która powinna być przekazana stanowi załącznik nr 7 do Umowy. Osoby reprezentujące PHH przy zawieraniu umowy składając podpis pod umową potwierdzają, iż zapoznały się z treścią ww. klauzuli informacyjnej.
5. Jednocześnie Xxxxxx zobowiązują się na żądanie drugiej Strony lub na żądanie uprawnionego organu kontroli wykazać przekazanie ww. klauzuli informacyjnej pracownikom i innym osobom wskazanym w ust.2 powyżej.
6. Zmiany załącznika nr 3 i 7 nie stanowią zmiany Umowy i każda Strona w stosunku do swojej klauzuli informacyjnej może dokonywać zmian, pod warunkiem uprzedniego poinformowania na piśmie drugiej Strony o zmianie jej brzmienia oraz treści aktualnej klauzuli informacyjnej.
7. Strony oświadczają, że PHH realizuje obowiązki Administratora danych osobowych, a także - w zakresie
danych pochodzących od pozostałych spółek z Grupy – procesora, uprawnionego do podpowierzania
danych , dla zbiorów danych, które mogą być przekazywane w związku z wykonywaniem Umowy
Wykonawcy.
8. W związku z realizacją Umowy, z uwagi na fakt, że przedmiotem Zlecenia mogą być dokumenty zawierające dane osobowe, PHH powierza Wykonawcy w trybie art. 28 ust. 3 RODO, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w Załączniku nr 8 do Umowy.
§ 13
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany i dodatkowe uzupełnienia przedmiotowej Umowy wymagają dla swojej skuteczności formy pisemnej albo formy elektronicznej pod rygorem nieważności z wyłączeniem §9 pkt 2 i 3.
2. Wraz z zawarciem niniejszej Umowy pozostałe ustalenia podjęte ustnie lub na piśmie tracą swoją ważność. Tym samym Umowa przedmiotowa zastępuje wszystkie dotychczasowe ustalenia i dodatkowe porozumienia podjęte w trakcie rozmów biznesowych.
3. O zmianach, szczególnie dotyczących zmiany adresu, formy prawnej i relacji pomiędzy wspólnikami należy niezwłocznie pisemnie poinformować strony.
4. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać cesji wierzytelności należności wynikających z realizacji niniejszej umowy na bank i firmy ubezpieczeniowe, inne podmioty gospodarcze czy osoby fizyczne lub prawne.
5. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
6. Każda ze Stron oświadcza, że osoby upoważnione przez Stronę do bieżącego kontaktu w ramach realizacji Umowy wiedzą o udostępnieniu ich danych osobowych drugiej Stronie w związku z obowiązkami służbowymi lub cywilnymi spoczywającymi na tych osobach względem Strony udostępniającej dane.
7. Strony realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO, informują siebie wzajemnie, że w przypadku wskazania osoby do kontaktu w ramach realizacji Umowy, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w celu jej wykonania. Xxxxxx potwierdza sobie nawzajem, że zapoznały się z informacjami pochodzącymi od drugiej Strony podanymi odpowiednio w Załączniku nr 3 do niniejszej Umowy oraz zobowiązują się przekazać te informacje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy.
8. Strony niniejszej Umowy zgodnie oświadczają, że dążyć będą do ugodowego rozwiązywania wszelkich sporów mogących wyniknąć z Umowy.
9. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Ustawy Kodeks Cywilny.
10. W przypadku niemożności rozwiązania sporu drogą ugodową, Strony poddadzą rozstrzygnięcie sporu sądowi powszechnemu, właściwemu dla siedziby Zamawiającego.
11. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, chyba że została zawarta w formie elektronicznej.
12. Załączniki nr 1, 2, 3, 4,5, 6 stanowią integralną część niniejszej Umowy. załączniki:
1. Cennik wraz z warunkami tłumaczeń;
2. Wykaz jednostek i osób upoważnionych do zamawiania usług;
3. Klauzula informacyjna RODO PHH.
4. Polisa OC dostawcy
5. Formularz zamówienia;
6. Wzór Protokołu Odbioru Przedmiotu Umowy;
7. Klauzula informacyjna RODO Wykonawcy
Wykonawca Zamawiający
Załącznik nr 1 – Cennik wraz z warunkami tłumaczeń
Załącznik 2 Wykaz jednostek i osób upoważnionych do zamawiania usług
POLSKI HOLDING HOTELOWY SPÓŁKA Z O.O.
00-000 Xxxxxxxx, xx. Komitetu Obrony Robotników 39G,
NIP 000-00-00-000
tel. (x00 00) 000 00 00, fax. (x00 00) 000 00 00,
Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydz. Gospodarczy KRS Nr 0000047774, kapitał zakładowy: 509 378 800,00; REGON: 016046030.
Jednostki zamawiające usługi:
Załącznik 3
Klauzula informacyjna do umów- dla przedstawicieli kontrahentów
Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) w związku z otrzymaniem Pani/Pana danych osobowych jako reprezentanta naszych kontrahentów/partnerów lub ich pracownika, niniejszym informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i adresem: ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, dla której dokumentację rejestrową prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadająca numer NIP: 5222482605, BDO: 000509129, kapitał
zakładowy 1 911 499 700,00 zł. (dalej jako „Administrator”).
3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z zawarciem i realizacją umów zawartych przez Administratora z Pani/Pana pracodawcą/zleceniodawcą/spółką, w której pełni Pani/Pan funkcję zarządczą (dalej jako „Kontrahent”) odbywa się na podstawie i w celu:
a) Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, tj. zapewnienia zgodności Administratora z mającymi zastosowanie przepisami finansowo-księgowo-podatkowymi; realizacji praw z RODO,
b) Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj. komunikowania się w sprawie realizacji umów zawartych z Kontrahentem, przesyłania ofert dla Kontrahenta, do ustalenia, dochodzenia i/lub obrony ewentualnych roszczeń;
4. Administrator przetwarza następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię, nazwisko, numer
telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe oraz miejsce pracy.
5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do:
a. dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,
b. sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,
c. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
ii. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);
iii. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
iv. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
d. ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:
i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres
pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
iii. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
e. przenoszenia danych, jeżeli:
i. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy
oraz
ii. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
f. prawo do złożenia sprzeciwu:
i. w każdym przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego;
ii. w przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Realizacji uprawnień można dokonać m. in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej), a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków,
b) dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacja Administratora (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych, podatkowo – księgowych), na
podstawie stosownych umów o powierzenie przetwarzania danych,
c) Franczyzodawcom.
8. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:
a. dla celów wykonania umów, o których mowa w pkt. 3 powyżej – do czasu realizacji umów
zawartych z Kontrahentem,
b. dla celów przesyłania ofert – przez czas 3 lat
c. dla celów ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń - przez okres wskazany w
przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń,
d. dla celów związanych z wykonaniem obowiązków prawnych - przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku.
9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do realizacji zawartej z Kontrahentem umowy, a ich niepodanie danych uniemożliwi nam kontakt z Kontrahentem.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.
11. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w tym franczyzodawcy lub spółkom z grupy franczyzodawcy mającym siedzibę w Stanach Zjednoczonych (lub innym tzw. kraju trzecim niezapewniającym odpowiedniego poziomu ochrony), w związku z centralnym systemem rezerwacyjnym usług hotelowych, realizowaną przez franczyzodawcę kontrolą jakości usług świadczonych na Pani/Pana rzecz w hotelach i obiektach, kontrolą opłat franczyzowych, oceną Pani/Pana zadowolenia z usług hotelowych, Pani/Pana uczestnictwem w programie lojalnościowym franczyzodawcy, Administrator przekaże dane wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują x.xx „Standardowe Klauzule Umowne“ UE oraz stosując możliwe dodatkowe zabezpieczenia. Przekazanie danych zgodnie ze zdaniem poprzednim, jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z Kontrahentem. Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z odpowiednimi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych można uzyskać kontaktując się z nami w sposób wskazany w niniejszej informacji.
12. Informujemy ponadto, że w przypadku, gdy Administrator nie otrzymuje Pani/Pana danych osobowych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od Kontrahenta, z publicznych rejestrów lub informacji zawartej na stronie internetowej Kontrahenta.
13. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym
profilowaniu.
Ponadto uprzejmie informujemy, iż osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w razie przetwarzania danych w uzasadnionym interesie Administratora – w przypadku zajścia szczególnej sytuacji zgodnie z art. 21 RODO.
Załącznik nr 4 Polisa OC Dostawcy
Załącznik nr 5
Wzór zamówienia
Załącznik 6
Wzór protokołu odbioru usług
Załącznik nr 8
Umowa powierzenia danych osobowych
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta dnia [***] r. w [***], dalej jako „Umowa”, pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem: 0000047774, o kapitale zakładowym 1 911 499 000,00 zł, NIP: 522 24 82 605, należącą do Grupy PHH,
reprezentowaną przez:
- [***] - [***],
zwaną dalej „Administratorem”,
a
[***]
reprezentowaną przez:
- [***] - [***],
zwanym dalej „Procesorem”, zwani dalej łącznie „Stronami”
o następującej treści:
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. W związku z realizacją umowy z dnia [***] (dalej jako „Umowa Główna”), zawartej pomiędzy Administratorami a Procesorem, której przedmiotem jest świadczenie przez Procesora na rzecz Administratora usług tłumaczeń Administrator powierza Procesorowi w trybie art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej: „RODO”, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Administrator oświadcza, że jest administratorem lub prawidłowo upoważnionym podmiotem przetwarzającym dane, które powierza. Procesor oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków
technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymagania RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
3. Powierzone dane zawierają informacje zawarte w dokumentach tłumaczeniowych i obejmują dane zwykłe.
§2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Procesor będzie przetwarzał kategorie zbiorów danych osobowych, o których mowa w § 1 ust. 3 powyżej, w zakresie niezbędnym do wykonywania usług określonych Umową Główną.
2. Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Procesora w formie elektronicznej (z wyłączeniem
zautomatyzowanego podejmowania decyzji) oraz papierowej.
3. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Procesora wyłącznie w celu wykonywania przez Procesora na rzecz Administratora usług szczegółowo opisanych w Umowie Głównej oraz w związku z jej realizacją i w sposób zgodny z niniejszą Umową.
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez Procesora w siedzibie Procesora oraz w miejscach oznaczonych w dokumentacji Procesora, jako miejsca przetwarzania danych osobowych. Na żądanie Administratora Procesor zobowiązany jest wskazać mu wszelkie miejsca przetwarzania powierzonych danych osobowych.
§3
Obowiązki Procesora i sposób wykonania Umowy
1. Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe będące przedmiotem powierzenia zgodnie z Umową wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na Procesora prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, któremu podlega Procesor; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
2. Realizacja zadań określonych w Umowie Głównej jest jednoznaczna z tym, że Administrator niniejszym wydaje Procesorowi polecenie przetwarzania danych osobowych, na zasadach określonych w Umowie.
3. Procesor zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO. Procesor oświadcza, iż udzielone przez niego odpowiedzi w ankiecie Administratora, mającej na celu wstępną weryfikację stosowania przez Procesora odpowiednich zabezpieczeń oraz zgodności jego działań z RODO są zgodne z prawdą (ankieta stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy).
4. Procesor zobowiązuje się także:
a) dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych,
b) nadawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy oraz Umowy Głównej, Administrator niniejszym upoważnia Procesora do nadawania upoważnień w imieniu Administratora w zakresie określonym niniejszą Umową,
c) zapewnić zachowanie w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b RODO) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Umowy Głównej, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u Procesora, jak i po jego ustaniu,
d) podejmować wszelkie środki w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, o których mowa w art. 32 RODO;
e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, w tym prawa do informacji i dostępu do danych osobowych, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania danych, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu i prawa niepodlegania decyzji podejmowanej wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych; jednocześnie Procesor zobowiązuje się do nieudzielania bezpośredniej odpowiedzi na takie żądania – bez uprzedniej zgody (polecenia) Administratora;
f) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO,
g) zapewnić zdolność ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności swoich systemów przetwarzania oraz zdolność szybkiego przywrócenia dostępności danych w razie incydentu.
5. Procesor zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z Umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
6. Procesor zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Administratora o:
a) każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych właściwemu organowi państwa, chyba że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa (a w szczególności przepisów postępowania karnego) – w terminie nie późniejszym niż 2 dni od otrzymania żądania,
b) jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Procesora danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Procesora, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Procesora tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez organ nadzorujący – z zastrzeżeniem, że niniejszy punkt dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych,
c) każdym nieupoważnionym dostępie do danych osobowych lub incydencie bezpieczeństwa danych; informacja o potencjalnym lub faktycznym incydencie bezpieczeństwa danych osobowych Procesor zobowiązany jest przesłać niezwłocznie nie później niż w terminie 24h od momentu jego stwierdzenia, informując o: (i) charakterze naruszenia ochrony danych osobowych, w tym, w miarę możliwości, kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie zapisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie; (ii) tożsamości oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych lub innej osoby kontaktowej, od której można uzyskać więcej informacji dotyczących naruszenia; (iii) skutkach naruszenia ochrony danych osobowych w takim zakresie, w jakim jest to możliwe do określenia w danych okolicznościach; (iv) proponowanych bądź zastosowanych przez Procesora środkach zaradczych w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych,
d) każdym żądaniu otrzymanym od osoby, której dane przetwarza, powstrzymując się jednocześnie od odpowiedzi na żądanie – w terminie nie późniejszym niż 7 dni od otrzymania żądania.
7. Procesor zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie (nie później niż w terminie 3 dni) i na każde pytanie Administratora dotyczące przetwarzania powierzonych mu na podstawie Umowy danych osobowych.
8. Strony ustalają, iż przekazanie przez Procesora komunikatów publicznych lub prasowych, oficjalnych zgłoszeń w sprawie naruszeń ochrony danych osobowych, a także oficjalnych stanowisk i odpowiedzi na zapytania osób, których dane są przetwarzane na podstawie Umowy – wymaga uprzedniego zatwierdzenia przez Administratora.
§4
Prawo kontroli
1. Administrator ma prawo do kontroli sposobu wykonywania Umowy poprzez przeprowadzenie zapowiedzianych na 7 dni kalendarzowych wcześniej doraźnych kontroli dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Procesora oraz żądania składania przez niego pisemnych wyjaśnień.
2. W toku kontroli Procesor jest zobowiązany do udostępnienia Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie i art. 28 RODO oraz umożliwia przedstawicielowi Administratora przeprowadzenie takiej doraźnej kontroli i przyczynia się do jej prawidłowego przeprowadzenia. W związku z obowiązkiem, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego o ochronie danych.
3. Na zakończenie kontroli przedstawiciel Administratora, przeprowadzający kontrolę sporządza protokół w 2 egzemplarzach, który podpisują przedstawiciele obu Stron.
4. Procesor zobowiązuje się dostosować do zaleceń pokontrolnych mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni roboczych.
§5
Podpowierzanie danych
1. Procesor może powierzyć dane osobowe objęte Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy lub wypełnienia obowiązków nałożonych na niego przez odpowiednie przepisy prawa oraz wyłącznie za pisemną zgodą Administratora, wyrażoną po podaniu wszelkich istotnych informacji dotyczących podwykonawcy (imię i nazwisko/ nazwa, dane kontaktowe, opis zlecanych prac, kraj siedziby podwykonawcy i wykonywania zleconych prac, a także, w szczególności, lokalizacji, w których przetwarzane są dane osobowe). Lista podmiotów będących subprocesorami Procesora na dzień podpisania Umowy, którym Administrator wyraża zgodę na podpowierzenie danych stanowi załącznik nr 1 do Umowy.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Procesora prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Procesor. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 powyżej winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Procesora w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
4. Procesor ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
5. W przypadku, gdy dalsze powierzenie danych osobowych ma obejmować przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, Procesor zapewnia przekazanie danych zgodnie z art. 44-49 RODO, w tym w przypadku braku decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony danych w danym państwie – zapewnić stosowanie standardowych klauzul umownych opracowanych przez Komisję oraz stosowanie dodatkowych zabezpieczeń.
§6
Odpowiedzialność Procesora
1. Procesor jest odpowiedzialny za niedopełnienie obowiązków, nałożonych bezpośrednio na niego przez RODO, a także za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. W przypadku naruszenia przepisów RODO lub Umowy z przyczyn leżących po stronie Procesora, w następstwie czego Administrator, jako administrator danych osobowych lub podmiot przetwarzający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Procesor zobowiązuje się pokryć Administratorowi poniesione z tego tytułu straty i koszty, w tym koszty ewentualnych postępowań sądowych lub administracyjnych.
§7
Czas obowiązywania
Z zastrzeżeniem §9 zdanie ostatnie Umowy, niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania i wygasa z dniem wygaśnięcia, rozwiązania lub odstąpienia od Umowy Głównej, chyba że odrębne przepisy prawa nakładają na Strony obowiązek przechowywania danych przez dłuższy okres.
§8
Warunki wypowiedzenia Umowy
1. Administrator ma prawo rozwiązać Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Procesor:
a) wykorzystał powierzone dane osobowe w sposób niezgodny z Umową,
b) powierzył przetwarzanie danych osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym (podwykonawcom) bez
pisemnej zgody Administratora,
c) nie zaprzestanie niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, pomimo jednokrotnego upomnienia,
d) zawiadomi Administratora o swojej niezdolności do dalszego wykonywania Umowy, a w szczególności niespełniania wymagań określonych w §3.
2. Rozwiązanie Umowy przez Administratora uprawnia Administratora do rozwiązania Umowy Głównej ze skutkiem
natychmiastowym.
§9
Skutki rozwiązania Umowy
Procesor, w przypadku wygaśnięcia, rozwiązania lub odstąpienia od Umowy Głównej lub od niniejszej Umowy niezwłocznie zobowiązuje się zaprzestać przetwarzania powierzonych danych osobowych, a także niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 5 dni kalendarzowych – według decyzji Administratora – zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji i potwierdzić powyższe przekazanym Administratorowi protokołem, chyba że obowiązujące przepisy prawa zobowiązują go do dalszego przechowywania tych danych. Powierzenie na podstawie Umowy trwa do czasu wykonania tych czynności.
§10
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany Umowy oraz jej rozwiązanie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Umowa
stanowi inaczej.
2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie przepisy RODO.
3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Umowy zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy i nadal są wiążące, a takie nieważne postanowienie zostanie zastąpione ważnym postanowieniem, które będzie możliwie najdokładniej oddawać zamiar Stron wyrażony w nieważnym postanowieniu.
4. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki: Załącznik nr 1 – Lista subprocesorów Załącznik nr 2 – Ankieta Procesora |
ADMINISTRATOR: PROCESOR: |
Załącznik nr 1 do umowy ppdo – Lista subprocesorów
L.P. | Nazwa | Adres siedziby | Opis czynności podzlecanych |
1. | |||
2. | |||
3. |