UMOWA
Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego DEM/IKKU/12/2016 - wzór umowy
UMOWA
dotycząca wynajmu sali konferencyjnej i zapewnienia usługi cateringowej na potrzeby konferencji w dniu 16 listopada 2016 r. organizowanej
w związku z realizacją projektu
„Nowoczesny demonstrator symulatora dla operatorów pojazdów szynowych zwiększający efektywność i bezpieczeństwo ich działania” nr projektu DEM-1-501.
zawarta w dniu roku pomiędzy:
Centrum Kształcenia i Doradztwa „IKKU” Sp. z o.o., xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx
REGON 013072050, NIP 000-00-00-000,
wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St.
Warszawy, XII Wydział KRS pod nr 0000037599 reprezentowanym przez:
1. Xxxxxxxx Xxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwanym, dalej w umowie „Zleceniodawcą”
a
…………………………………………, z siedzibą w ………………., ul. ,
REGON …………….. , NIP ……………., wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego,
………………………………………………………………………………………………………… reprezentowaną przez:
1. …………………………………………….
2. ……………………………………………. zwanych dalej łącznie „Stronami” o następującej treści:
Strony oraz osoby je reprezentujące przy zawarciu niniejszej umowy (dalej „Umowa”) oświadczają, że oświadczenia w imieniu Xxxxx złożone są przez osoby i organy prawidłowo umocowane do skutecznego zawarcia Umowy.
§ 1
1. Wykonawca wynajmie salę konferencyjną i zapewni usługę cateringową w dniu 16 listopada 2016 roku (środa) w:
……………………………………………………………………, sala ,
przy ul. ………………………………………………………………………………………………
2. Wykonawca wynajmie salę konferencyjną, swobodnie mieszcząca grupę 60-cio osobową według poniższej charakterystyki:
a) z krzesłami tapicerowanymi lub z krzesłami tapicerowanymi ze składanymi pulpitami (blatami do pisania) dla uczestników,
b) z odpowiednim oświetleniem, tj, umożliwiającym swobodne i bezpieczne dla wzroku czyta- nie, z możliwością zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej,
c) z nagłośnieniem. Na sali konferencyjnej powinny zostać zapewnione 2 mikrofony na stole plenarnym i 2 przenośne mikrofony do zadawania pytań z sali,
d) ze stołem prezydialnym dla 5-6 osób. Na stole prezydialnym powinna znajdować się woda gazowana i niegazowana oraz szklanki dla prelegentów,
e) z klimatyzacją z możliwością regulacji temperatury,
f) z łatwym dostępem do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
g) z bezpłatnym dostępem do Internetu dla wszystkich uczestników konferencji,
h) z ekranem lub z biała ścianą (w ostateczności bardzo jasną), na której można wyświetlać ob- raz z rzutnika,
i) z dodatkowym wyposażeniem, jak: flipchart (wraz z papierem i pisakami), rzutnik multime- dialny,
j) z miejscem do przechowywania odzieży wierzchniej i parasoli (np. wieszaki lub szafy w sali lub przed nią),
k) w foyer / korytarzu przed salą udostępnione będzie miejsca na recepcję konferencji dla 2-ch osób wraz ze stołem i krzesłami,
l) udostępniona zostanie powierzchna do prawidłowego oznaczenia konferencji na terenie ho- telu (ułatwiającego dojście do sali),
m) sala konferencyjna będzie przygotowana i udostępniona Zamawiającemu w godzinach 07:30 - 17:30,
n) ustawienie sali konferencyjnej: teatralne na sesji otwierającej spotkanie, potem następuje zmiana ustawienia (podział) na 5 / 6 grup roboczych do 10 uczestników z krzesłami tapice- rowanymi ze składanymi pulpitami (blatami do pisania) lub z krzesłami tapicerowanymi
przy wspólnym stole dla każdej grupy. Zmiany ustawienia dokonuje Wykonawca na 1-szej przerwie kawowej oraz zapewnia możliwość oznaczenia poszczególnych grup.
3. Wykonawca zapewni usługę cateringową dla grupy 60-cio osobowej zgodnie z poniższą charak- terystyką:
a) podczas przerw kawowych podawane będą: kawa świeżo parzona, wybór herbat, woda ga- zowana i niegazowana, 4 rodzaje kruchych ciasteczek
b) obiad podawany w formie zasiadanej lub przy stolikach koktajlowych, składał się będzie z 2-óch zup oraz 2-óch dań gorących (w tym 1 dania wegetariańskiego), 2-óch surówek do wyboru, wody gazowanej i niegazowanej, kawy świeżo parzonej, wyboru herbat i deseru
c) Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelner- ska, zastawa ceramiczna i szklana).
d) posiłki podawane będą w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji.
e) na 7 dni przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy godziny przerw kawowych i lunchu.
f) na 7 dni przed konferencją Wykonawca przedstawi Zleceniodawcy do akceptacji projekt menu. Zleceniodawca w terminie 2 dni dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które wy- konawca ma obowiązek uwzględnić.
g) na 2 dni przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestni- ków, która będzie podstawą do określenia wynagrodzenia dla Wykonawcy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi na wysokim poziomie, tzn.:
a) dostarczane produkty będą świeże, produkty przetworzone takie jak kawa, herbata będą po- siadały aktualną datę przydatności do spożycia, potrawy gotowane winny być przyrządzone w tym samym dniu, w którym ma miejsce świadczenie usług;
b) zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana zgodnie z przepisami w tym zakre- sie obowiązującymi.
5. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do bezkosztowego odwołania zamówienia w terminie do 2-ch tygodni przed konferencją, tj. do dnia 2 listopada 2016 r.
6. Za osoby odpowiedzialne za prawidłowe wykonanie niniejszej umowy ustala się:
a) ze strony Wykonawcy …………………………………., tel. ,
e-mail: ……………………………………
b) ze strony Zleceniodawcy Panią Xxxxx Xxxxx, kom. 694 460 151, e-mail: xxxxxx@xxxx.xx
§ 2
1. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonaną Usługę dla grupy 60-cio osobowej wynosi:
- netto złotych: ……………..… (słownie )
- brutto złotych: ……………..… (słownie )
w tym:
a) za salę konferencyjną wraz z wyposażeniem:
- netto złotych: ……………..… (słownie )
- brutto złotych: ……………..… (słownie )
b) za catering (2-ie przerwy kawowe i lunch) za 1-ną osobę:
- netto złotych: ……………..… (słownie )
- brutto złotych: ……………..… (słownie )
2. W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczyć będzie więcej niż 60 osób, Zleceniodawca za każdą dodatkową osobę zapłaci kwotę …….. zł brutto. Ostateczną liczbę uczestników konferencji Zleceniodawca przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni przed spotkaniem, tj. do dnia 14 listopada 2016 r.
3. Zleceniodawca upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez jego podpisu.
4. Należność płatna będzie jednorazowo po realizacji usługi będącej przedmiotem Umowy, w formie przelewu na konto Wykonawcy nr: ,
w Banku ……………………….. w ciągu 7 dni od dnia otrzymania przez Zleceniodawcę prawidłowo wystawionej faktury, przy czym za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy.
§ 3
1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, Wykonawca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 10 % wartości brutto zamówienia.
2. Zastrzeżenie powyższej kary umownej nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Zleceniodawcę odszkodowania na zasadach ogólnych.
§ 4
Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizacją przedmiotu Umowy, w tym także do związanych bezpośrednio z realizacją przedmiotu Umowy dokumentów finansowych.
§ 5
Strony Umowy zobowiązują się do zachowania tajemnicy informacji dotyczącej drugiej Strony, jakie uzyskano w ramach realizacji Umowy, z wyjątkiem tych, które:
- nie są bezpośrednio związane z przedmiotem działalności Stron,
- są ogólnie dostępne,
- były w posiadaniu Stron przed podpisaniem Umowy,
- po pisemnym uzgodnieniu z drugą Stroną zostaną uznane za jawne.
Strony zobowiązują się do poinstruowania swoich pracowników do zachowania poufności przy realizacji niniejszej umowy.
§ 6
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności mającą postać aneksu do Umowy.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie odpowiednie postanowienia Kodeksu Cywilnego.
§ 7
Wszystkie spory związane z realizacją niniejszej umowy strony będą starały się rozwiązać na drodze polubownej. W przypadku braku możliwości uzyskania porozumienia powstałe spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd dla siedziby Zleceniodawcy.
§ 8
Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.