Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe

z dnia 7 sierpnia 2024 r.

na usługę przygotowania i obsługi kodów umożliwiających zakup leków i innych produktów dostępnych w aptekach

dla Polskiego Czerwonego Krzyża

I. ZAMAWIAJĄCY

1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731, posiadający status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

II. INFORMACJE OGÓLNE

1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej.

2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, WARUNKI REALIZACJI I KRYTERIA OCENY

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania i obsługi 4960 elektronicznych kodów przedpłaconych o łącznej wartości 1 984 000,00 PLN, tj. 400,00 PLN każdy (zwanych dalej: Kodami), umożliwiających zakup leków na receptę, leków bez recepty oraz innych produktów dostępnych w aptekach i punktach aptecznych poprzez transakcje bezgotówkowe oraz zapewnienie elektronicznego systemu umożliwiającego rejestrację osób upoważnionych do korzystania z Kodów. Celem powyższej usługi jest udzielenie wsparcia finansowego w zakresie kupna leków obywatelom Ukrainy przybyłym do Polski po 24 lutego 2022 r. oraz obywatelom Polski znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej (zwanych dalej: uczestnikami lub beneficjentami).

2. Zamawiający informuje, że liczba zamówionych Kodów może ostatecznie ulec zmniejszeniu bądź zwiększeniu do 10% w stosunku do wskazanej w sekcji III pkt 1 niniejszego Zapytania ofertowego.

3. Zamawiający informuje, że zakres usługi obejmuje:

a) zapewnienie narzędzia umożliwiającego elektroniczną rejestrację uczestników;

b) wygenerowanie Kodów zgodnie z warunkami opisanymi w Zapytaniu ofertowym;

c) zapewnienie uczestnikom dostępu do informacji o programie w formie elektronicznej, w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym;

d) zapewnienie uczestnikom programu pomocy technicznej (tzw. helpdesk);

e) sporządzenie raportu końcowego i przedstawienie go Zamawiającemu,

f) rozliczenie końcowe programu, obejmujące zwrot środków niewykorzystanych przez beneficjentów na konto Zamawiającego.

4. Zamawiający wymaga, by wyłoniony Wykonawca zapewnił narzędzie umożliwiające pracownikom Polskiego Czerwonego Krzyża elektroniczną rejestrację uczestników programu w języku polskim i ukraińskim (zwane dalej: narzędziem). Narzędzie musi umożliwić rejestrację uczestników programu przez okres minimum 60 dni

– z możliwością przedłużenia do maksymalnie 90 dni. Zakres kategorii danych do zawarcia w formularzu rejestracyjnym zostanie dostarczony przez Zamawiającego.

5. Zamawiający wymaga, by narzędzie oferowało możliwość zablokowania dalszej rejestracji uczestników po wykorzystaniu puli środków przypisanej do konkretnego oddziału PCK, z podziałem na dwie grupy odbiorców programu – obywateli Polski i Ukrainy (osobne pule środków przeznaczone są dla każdego z województw, 80% z nich przeznaczonych jest dla obywateli Ukrainy i 20% dla obywateli Polski).

6. Zamawiający wymaga, by okres rejestracji z wykorzystaniem narzędzia poprzedzony został, zapewnionym przez wyłonionego Wykonawcę, testem funkcjonalności narzędzia (z udziałem Zamawiającego), a ewentualne awarie bądź konieczne do wprowadzenia zmiany zostały odpowiednio usunięte lub wprowadzone bez zbędnej zwłoki. Zamawiający wymaga ponadto, by wskazani przez Zamawiającego pracownicy i wolontariusze Polskiego Czerwonego Krzyża zostali przeszkoleni z obsługi narzędzia.

7. Zamawiający wymaga, by narzędzie do rejestracji było w pełni zgodne z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oraz by serwer służący do przechowywania danych był zlokalizowany na terenie Unii Europejskiej.

8. Zamawiający wymaga, by Kody spełniały następujące warunki obligatoryjne:

a) możliwość dokonania transakcji bezgotówkowej za pomocą Kodu w aptekach i punktach aptecznych na terenie całej Polski, minimum w jednej aptece lub punkcie aptecznym w każdym powiecie – apteki te nie mogą należeć wyłącznie do jednego właściciela (jednej sieci aptek);

b) zakres dofinansowania do zakupu z podziałem na dwie pule: leki na receptę oraz leki i inne dozwolone produkty dostępne w aptece bez recepty;

c) powiązanie kodu z numerem PESEL uczestnika tak, by zakup leków na receptę był możliwy jedynie w przypadku zgodności danych zawartych na recepcie z xxxxxx Xxxx;

d) ważność indywidualnego Kodu – maksimum 60 dni;

e) zapewnienie procedury zgłaszania i rozwiązywania problemów technicznych związanych z użyciem Kodów;

f) brak dodatkowych opłat do uiszczenia przez beneficjenta programu;

g) przekazanie Kodu na adres e-mail osoby przeprowadzającej rejestrację;

h) możliwość ograniczenia zakresu produktów, dostępnych bez recepty w aptekach i punktach aptecznych, które będą możliwe do zakupu przy pomocy kodu (zgodnie z wyborem Zamawiającego).

9. Zamawiający wymaga, by wyłoniony Wykonawca zapewnił uczestnikom programu dostęp do informacji o programie w formie elektronicznej, w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym, w tym dostęp do listy aptek i punktów aptecznych, w których można dokonać transakcji bezgotówkowych za pomocą Kodu.

10. Zamawiający wymaga, by wyłoniony Wykonawca sporządził i przekazał Zamawiającemu raport końcowy dotyczący wydatkowania środków z użyciem Kodów do 30 dni po zakończeniu okresu ważności Kodów, zawierający dane dotyczące co najmniej: liczby wydanych Kodów, łącznej wysokości wykorzystanych środków, średniego wykorzystania środków w przeliczeniu na Kod, płci i wieku uczestników programu oraz danych o tym, jaka część wykorzystanych środków została przeznaczona na zakup leków na receptę. Ponadto zamawiający informuje, że dopuszcza wskazanie przez Oferenta dodatkowo również innych, użytecznych typów danych, które mogłyby stanowić treść ww. raportu.

11. Zamawiający informuje, że czas przeznaczony na realizację pozostałych części zadania wynosi:

a) na zapewnienie narzędzia umożliwiającego elektroniczną rejestrację osób upoważnionych do korzystania z Kodów – do 30 dni po zawarciu umowy z wyłonionym Wykonawcą;

b) na zapewnienie uczestnikom programu dostępu do informacji o programie w formie elektronicznej, w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym, przede wszystkim do informacji o aptekach i punktach aptecznych w których można dokonać transakcji bezgotówkowych za pomocą Kodu – równocześnie z uruchomieniem procesu rejestracji, informacje muszą być dostępne nieprzerwanie do momentu zakończenia terminu ważności wszystkich Kodów;

c) na zapewnienie uczestnikom programu pomocy technicznej (tzw. helpdesk) – równocześnie z uruchomieniem procesu rejestracji, pomoc techniczna (tzw. helpdesk) musi być dostępna nieprzerwanie do momentu zakończenia terminu ważności wszystkich Kodów;

d) na sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu końcowego dotyczącego wydatkowania środków z użyciem Kodów – nie później niż 30 dni po zakończeniu okresu ważności Kodów;

e) na zwrot na konto Zamawiającego środków niewykorzystanych przez beneficjentów – do maksymalnie 30 dni po zakończeniu terminu ważności Kodów.

12. Zamawiający wymaga, by oferowana usługa spełniała wszystkie wymagania i warunki określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

13. Zamawiający informuje, iż w procesie oceny preferowane będą oferty obejmujące wykonanie usługi w wariancie możliwie najbardziej kompleksowym i szczegółowym.

14. Zamawiający wymaga od Oferentów doświadczenia w realizacji usług o podobnym charakterze, w tym posiadanie co najmniej pięcioletniego doświadczenia rynkowego w tym obszarze.

15. Zamawiający wymaga, aby, wchodzące w zakres zamówienia treści skierowane do beneficjentów zostały przygotowane i były komunikowane w języku ukraińskim i polskim.

16. W każdym przypadku Zamawiający wymaga, aby realizacja przedmiotu zamówienia przebiegała zgodnie z prawem obowiązującym w Unii Europejskiej i Polsce.

17. Zamawiający informuje, że w procesie oceny ofert i wyboru Wykonawcy pod uwagę brane są następujące kryteria:

a) formalne (warunek dopuszczenia do oceny), z następującymi składowymi:

⎯ kompletność, czytelność i poprawność dokumentacji ofertowej,

⎯ terminowość złożenia oferty;

b) merytoryczne (50% oceny całkowitej), z następującymi składowymi:

⎯ zgodność oferty z przedmiotem zamówienia,

⎯ doświadczenie w realizacji usług o podobnym charakterze (w tym doświadczenie we współpracy z Polskim Czerwonym Krzyżem);

c) finansowe (50% oceny całkowitej), z następującymi składowymi:

⎯ opłata za usługi realizowane przez wyłonionego Wykonawcę (tzw. service fee), tj. sumaryczna cena brutto za elementy składające się na realizację usług przygotowania i obsługi Kodów we wskazanej ilości i wartości, w zakresie zgodnym z warunkami niniejszego Zapytania ofertowego).

18. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium formalnego, możliwe jest przyznanie ofercie noty 0 lub 1, gdzie poszczególne noty oznaczają: 0 – warunek niespełniony, 1 – warunek spełniony. Uzyskanie przez ofertę noty 0 (zero) w przypadku którejkolwiek ze składowych kryterium formalnego oznacza brak możliwości zaakceptowania oferty i skutkuje niedopuszczeniem oferty do oceny merytorycznej i finansowej.

19. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium merytorycznego oceny możliwe jest przyznanie ofercie noty w sześciostopniowej skali od 0 do 5 punktów, gdzie poszczególne noty oznaczają: 0 – nieakceptowalny, 1 – zły, 2 – satysfakcjonujący, 3 – dobry, 4 – bardzo dobry, 5 – doskonały. Uzyskanie przez ofertę noty 0 (zero) w przypadku którejkolwiek ze składowych kryterium merytorycznego oznacza brak możliwości zaakceptowania oferty i skutkuje niedopuszczeniem oferty do oceny finansowej.

20. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium finansowego, zależnie od zakresu danych wymaganych do przedstawienia przez Oferenta w Formularzu ofertowym, w porównaniu ofert brane są pod uwagę odpowiednio ceny jednostkowe poszczególnych, oferowanych usług lub łączna wartość zamówienia wraz z dostawą.

21. W uzupełnieniu do przeprowadzonej oceny treści oferty, w ramach procesu sprawdzenia w zakresie należytej staranności (tzw. due diligence), Zamawiający dokona ponadto oceny wiarygodności, zdolności do realizacji usługi i kondycji ekonomiczno-finansowej Oferenta. Zamawiający dokona powyższego w szczególności na podstawie dokumentacji, złożonej przez Xxxxxxxx wraz z ofertą.

22. Zamawiający zastrzega, iż zamówienie może zostać udzielone jedynie Oferentowi, którego wiarygodność, zdolność do realizacji usługi i kondycja ekonomiczno-finansowa, zostaną ocenione pozytywnie.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZONYCH DO OFERTY

1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.

3. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxx w ofercie innych niż wskazane w niniejszym Zapytaniu ofertowym warunków i/lub terminów realizacji usługi, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest przygotować wskazane przez Zamawiającego dokumenty, a następnie złożyć je zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną, jak wskazano w sekcji IV pkt. 7-11 niniejszego Zapytania ofertowego), ze szczególnym uwzględnieniem Załącznika nr 2 do Zapytania ofertowego (Formularz ofertowy w formacie XLS/XLSX). Kompletna oferta zawiera:

⎯ wypełnione i podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/-y upoważnioną/-e do reprezentacji);

⎯ wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego;

⎯ dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

⎯ odpis aktualny z KRS lub CEIDG (w przypadku podmiotów zarejestrowanych w kraju innym niż Polska: dokument analogiczny, potwierdzający rejestrację i legalne funkcjonowanie podmiotu);

⎯ sprawozdania finansowe z ostatnich 2 lat obrotowych (jeśli dane sprawozdanie zostało sprawdzone przez biegłego rewidenta, należy dołączyć stosowne potwierdzenie);

⎯ zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami z Urzędu Skarbowego (nie starsze niż 2 miesiące) – z uwagi na możliwy, wydłużony czas oczekiwania przez Oferenta na wystawienie ww. zaświadczenia, w przypadku braku możliwości przedstawienia go wraz z ofertą, Zamawiający zaakceptuje złożone przez Xxxxxxxx wraz z dokumentacją ofertową pisemne oświadczenie dot. niezalegania z płatnościami, ze

zobowiązaniem Oferenta do dostarczenia stosownego zaświadczenia z Urzędu Skarbowego najpóźniej w dniu podpisania Umowy z Wykonawcą (w przypadku udzielenia danemu Oferentowi zamówienia jako Wykonawcy);

⎯ zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (nie starsze niż 2 miesiące) – z uwagi na możliwy, wydłużony czas oczekiwania przez Oferenta na wystawienie ww. zaświadczenia, w przypadku braku możliwości przedstawienia go wraz z ofertą, Zamawiający zaakceptuje złożone przez Xxxxxxxx wraz z dokumentacją ofertową pisemne oświadczenie dot. niezalegania z płatnościami, ze zobowiązaniem Oferenta do dostarczenia stosownego zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych najpóźniej w dniu podpisania Umowy z Wykonawcą (w przypadku udzielenia danemu Oferentowi zamówienia jako Wykonawcy);

⎯ zaświadczenie z banku, potwierdzające numer rachunku bankowego Oferenta i poświadczające, iż na rachunku tym nie ciążą tytuły egzekucyjne (nie starsze niż 2 miesiące, wskazujące nazwę banku i numer rachunku bieżącego prowadzonego na rzecz Oferenta w PLN, w tym nazwę Oferenta jako jego posiadacza

– powinien być to ten rachunek, na który Oferent zamierza otrzymywać wszelkie, realizowane przez Zamawiającego płatności) – z uwagi na możliwy, wydłużony czas oczekiwania przez Oferenta na wystawienie ww. zaświadczenia, w przypadku braku możliwości przedstawienia go wraz z ofertą, Zamawiający zaakceptuje złożone przez Xxxxxxxx wraz z dokumentacją ofertową pisemne oświadczenie dot. numeru rachunku bankowego oraz braku obciążających go tytułów egzekucyjnych, ze zobowiązaniem Oferenta do dostarczenia stosownego zaświadczenia z banku najpóźniej w dniu podpisania Umowy z Wykonawcą (w przypadku udzielenia danemu Oferentowi zamówienia jako Wykonawcy).

5. Oferta musi zawierać czytelne wskazanie oferowanych usług oraz ich głównych parametrów. Oferta może zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx. dodatkowe materiały informacyjne nt. oferowanych usług, informacje handlowe, etc.

6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym cen brutto, uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.

8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – KODY MEDYCZNE #1/2024. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/-ób uprawnionej/-ych do reprezentacji Oferenta. Formularz/-e ofertowy/-e powinien/-ny zostać wydrukowany/-e i podpisany/-e, a ponadto zostać zapisany/-e w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.

9. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty powinny być sporządzone w formatach .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/-y uprawnioną/-e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Formularz ofertowy powinien zostać przedłożony w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłany/e w pliku w formacie XLS lub XLSX.

10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX – wyłącznie na ten adres, bez załączania jako odbiorców wiadomości jakichkolwiek innych adresów poczty elektronicznej. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – KODY MEDYCZNE #1/2024. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.

11. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.

12. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.

13. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.

14. Termin składania ofert upływa 14 sierpnia 2024 r. o godz. 13:00 (czasu warszawskiego, CEST).

15. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.

16. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert pozostaną bez rozpatrzenia.

17. Złożone w terminie oferty mogą zostać przez Oferentów zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się wyłącznie przed upływem terminu składania ofert w jeden z poniższych sposobów:

a) poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej i jego doręczenie w ww. terminie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – KODY MEDYCZNE #1/2024;

b) poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie elektronicznej i jego doręczenie w ww. terminie na adres: XXXXXX@XXX.XX – wiadomość z tytułem: OFERTA – KODY MEDYCZNE #1/2024.

18. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.

19. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 30 sierpnia 2024 r. włącznie.

20. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 30 sierpnia 2024 r. włącznie.

21. Zamawiający nie jest zobowiązany do wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.

22. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści oferty i złożonej dokumentacji. Proces wyboru Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.

23. Zamawiający przekazuje Oferentom informację zwrotną w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, z ewentualnym, ogólnym wskazaniem przyczyn odrzucenia oferty. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.

24. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego procedowania.

25. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX.

V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY I WYŁONIENIU WYKONAWCY

1. Rozliczenia z wyłonionym/-i Wykonawcą/-ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).

2. Wyłonionemu/-ym w wyniku postępowania Wykonawcy/-om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia. Zakres zamówienia i warunki jego realizacji, potwierdzone w powyższy sposób, uznaje się za wiążące, z zastrzeżeniem postanowień sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego.

3. W związku z udzieleniem zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia z Wykonawcą/-ami dodatkowo Umowy z Wykonawcą. W niniejszym przypadku, wraz z udzieleniem zamówienia bądź bezpośrednio po nim, Zamawiający skieruje do Wykonawcy/-ów zaproszenie do zawarcia umowy.

4. Podpisanie umowy, o której mowa w sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/-ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/-ach zawartej/-ymi z Wykonawcą/-ami.

5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

⎯ 5% wartości wynagrodzenia brutto, w przypadku niezrealizowania przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym.

⎯ 10% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.

6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) jest ograniczona do 20% wynagrodzenia brutto, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.

7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku realizacji przedmiotu zamówienia (umowy) lub wykonania naprawy gwarancyjnej.

8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.

9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.

10. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.

11. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, dotyczącej zakresu dostawy przedmiotu zamówienia zrealizowanej i przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).

3. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

4. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.