UMOWA NA WSPÓŁORGANIZACJĘ PROJEKTU EDUKACJI KULTUROWEJ

Nr RIK/……/…../2019

UMOWA NA WSPÓŁORGANIZACJĘ PROJEKTU EDUKACJI KULTUROWEJ

realizowanego w Programie „Dotacje na edukację / Inicjatywy” w ramach projektu „Bardzo Młoda Kultura – województwo śląskie”

zawarta w Katowicach w dniu 2019 r. pomiędzy:

Regionalnym Instytutem Kultury w Katowicach, ul. Teatralna 4, 40-003 Xxxxxxxx, XXX 0000000000, reprezentowanym przez:

1. Dyrektora – Xxxxx Xxxxxxxx

2. Główną Księgową – Xxxxx Xxxxxxxx

zwanym dalej: „Organizatorem”, a

…………………………………………………………..

…………………………………………………………... zwaną/ym dalej

„Wnioskodawcą”, zwane dalej zamiennie „Stronami” zgodnie postanawiają:

§ 1.

Przedmiot Umowy

1. Regionalny Instytut Kultury w Katowicach jest organizatorem Programu „Dotacje na

edukację / Inicjatywy” (dalej: „Program”) realizowanego w ramach projektu „Bardzo Młoda Kultura - województwo śląskie” dofinansowanego przez Narodowe Centrum Kultury w ramach Programu „Bardzo Młoda Kultura 2019-2021”.

2. W związku z rozstrzygnięciem naboru w Programie opisanym w ust. 1 i wyborem projektu złożonego przez Wnioskodawcę,

zwanego w dalszej części niniejszej Umowy „Projektem”, Organizator postanawia współdziałać z Wnioskodawcą przy jego realizacji oraz go finansować zgodnie z zakresem, harmonogramem i budżetem, określonym w aplikacji konkursowej stanowiącej

– Załącznik nr 1 do niniejszej umowy – na zasadach określonych niniejszą umową.

3. Wnioskodawca oświadcza, że jest autorem Projektu, że wykona wszelkie niezbędne czynności, które będą zmierzały do realizacji Projektu z najwyższą starannością i będzie współdziałał z Organizatorem realizując go zgodnie z zakresem, harmonogramem i budżetem określonym w aplikacji konkursowej – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy – na zasadach określonych niniejszą Umową.

4. Umowa obowiązuje od 22 lipca do 31 października 2019 r.

§ 2

Obszary współpracy – zobowiązania Stron

1. Strony zobowiązują się działać w taki sposób, aby możliwa była współpraca oparta na wzajemnym zaufaniu, z uwzględnieniem wspólnych intencji, poszanowaniem zasad uczciwości i profesjonalizmu, oraz aby zapewnić dotrzymanie warunków przyjętych zobowiązań niezbędnych do należytej realizacji Projektu.

2. Wnioskodawca oświadcza, iż uzyskał od Organizatora niezbędne informacje dotyczące udziału w Projekcie, w tym w szczególności wszelkie warunki wykonania niniejszej Umowy, i akceptuje je w całości.

3. Organizator zobowiązuje się do:

1) zapewnienia środków finansowych na realizację Projektu w wysokości zł

brutto (słownie: 00/100), zgodnie z przyjętym budżetem

ujętym w aplikacji konkursowej – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;

2) zapewnienia wsparcia merytoryczno-motywacyjnego (bezpośrednie, mailowe, telefoniczne) dla Wnioskodawcy przy realizacji i ewaluacji Projektu;

3) opublikowania relacji z działań Projektowych na stronach internetowych i kanałach Organizatora, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych materiałów;

4) zorganizowania spotkań ewaluacyjnych np. w formie wywiadów indywidualnych z

udziałem Wnioskodawcy;

5) opracowania i udostępnienia raportu ewaluacyjnego z realizacji projektów edukacji kulturowej dzieci i młodzieży.

4. Wnioskodawca zobowiązuje się do:

1) realizacji Projektu w zakresie określonym w aplikacji konkursowej – Załącznik nr 1 do

niniejszej Umowy;

2) ścisłej współpracy z Organizatorem i udzielania mu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji zadań określonych w Projekcie, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Wnioskodawcy do udzielenia wyjaśnień lub uzupełnienia

brakujących informacji, a w takim przypadku Wnioskodawca zobowiązuje się do udzielenia wyjaśnień lub ich uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od otrzymania uwag od Organizatora;

3) współpracy z innymi podmiotami i osobami, które na podstawie odrębnych umów/zleceń czy ustaleń z Organizatorem są zaangażowane w realizację Projektu, w szczególności ewaluatorem wskazanym przez Organizatora;

4) dokumentowania działań projektowych i potwierdzania realizacji zadań w Projekcie poprzez wykonywanie dokumentacji fotograficznej i sporządzanie krótkiej relacji pisemnej, zwanych dalej w umowie „Sprawozdaniem”, które winno być dostarczone do Organizatora w terminie do 3 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji zadania. Przesłane Sprawozdanie będzie zamieszczone na stronie internetowej projektu „Bardzo Młoda Kultura – województwo śląskie”, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych Sprawozdań. Organizatorowi należy przesłać tylko taką dokumentację fotograficzną, która spełnia przesłanki określone w art. 81 ust 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Dokumentacja fotograficzna wymagająca zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku osoby na niej

znajdującej się (zgodnie z art. 81 ust 1 ww. ustawy) nie będzie przyjmowana przez Organizatora. Wnioskodawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do wszelkich przesłanych zgodnie z niniejszym punktem zdjęć i materiałów.

5) Z chwilą przekazania Organizatorowi jakichkolwiek materiałów związanych z realizacją projektów, w tym tych, o których mowa w pkt 4, Wnioskodawca przenosi na Organizatora autorskie prawa majątkowe do wszelkich przekazanych utworów na wszelkich polach eksploatacji, oraz prawa zależne do tych utworów. Wnioskodawca rozumie i akceptuje fakt, że Organizator będzie udostępniał dzieło na podstawie wolnych licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – Na Tych Samych Warunkach w brzmieniu dostępnym na stronie xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxx/0.0/xx/ i w związku z tym Wnioskodawca zobowiązuje się nie wykonywać autorskich praw osobistych do utworów udostępnionych na wolnych licencjach w zakresie, w jakim mogą one kolidować z postanowieniami tych licencji. Z tytułu przeniesienia praw autorskich i pokrewnych Wnioskodawcy nie przysługuje wynagrodzenie.

6) bieżącego tworzenia i gromadzenia materiałów ewaluacyjnych zgodnie z wytycznymi przekazanymi w trybie roboczym przez Organizatora;

7) wydatkowania środków przyznanych na realizację Projektu zgodnie z kosztami ujętymi

w aplikacji konkursowej – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;

8) dokonywania rozliczeń z Organizatorem według zasad określonych w § 3 niniejszej

Umowy;

9) zamieszczenia we wszelkich materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących Projektu (o ile takie powstaną w ramach Projektu) stosownych informacji wraz z zestawem logotypów o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z otrzymanymi od

Organizatora materiałami.

10) Wnioskodawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z osobą wskazaną przez Organizatora, o której mowa w § 5 niniejszej umowy.

11) W przypadku rezygnacji z realizacji Projektu przez Wnioskodawcę bez podania istotnej przyczyny, Wnioskodawca zwróci poniesione do dnia rezygnacji koszty w Projekcie na konto Organizatora.

12) Wnioskodawca zobowiązuje się do uczestnictwa w konferencji podsumowującej

projekt „Bardzo Młoda Kultura - województwo śląskie” w listopadzie 2019 r.

§ 3

Zasady rozliczeń

1. Organizator przekaże środki, o których mowa w § 2 pkt 3 ust. 1 po zrealizowaniu Projektu, na podstawie wystawionej przez Wnioskodawcę faktury VAT. Strony ustalają, że faktura, o której mowa w pkt 1 zostanie dostarczona do Wnioskodawcy nie później niż 4 listopada br.

2. Do rozliczenia Projektu Wnioskodawca zobowiązuje się załączyć kserokopie faktur i innych dowodów finansowych przedstawiających wydatkowanie środków finansowych Organizatora (kserokopie muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń

finansowych Wnioskodawcy lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań finansowych, w przypadku gdy dokumenty te były dostarczone w postaci pisemnej a nie elektronicznej), a także dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty (np. wydruk z konta bankowego). W przypadku umów cywilnoprawnych jako dowody finansowe należy przedłożyć zanonimizowane:

a) do umów o dzieło: kopię umowy, rachunku i dowodu zapłaty, dowodu opłacenia PDOF z opisem wskazującym których umów i w jakiej kwocie dotyczy dowód zapłaty,

b) do umów zleceń: kopie umowy, rachunku, dowodu zapłaty, dowodu opłacenia ZUS i PDOF z opisem wskazującym których umów i w jakiej kwocie dotyczy

dowód zapłaty,

3. Środki finansowe, o których mowa w § 2 pkt 3 ust. 1, przeznaczone na realizację Projektu Wnioskodawca jest zobowiązany wydatkować do 31 października br. poprzez realizację wszystkich płatności (w tym podatków i świadczeń od

wynagrodzeń). Za termin realizacji uznaje się termin obciążenia rachunku bankowego Wnioskodawcy.

4. Organizator nie rozliczy Wnioskodawcy wydatkowanych przez niego środków

finansowych w przypadkach:

1) poniesienia wydatków niezgodnie z zasadami wydatkowania środków finansowych obowiązujących Organizatora oraz wykazem wydatków określonych w Projekcie;

2) wydatkowania środków na inne cele niż przewidziane w części „Budżet” aplikacji

konkursowej – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy – i/lub go przewyższających, skutkującego niemożnością uwzględnienia i rozliczenia środków w Projekcie.

5. Istnieje możliwość dokonywania przesunięć między pozycjami kosztów w budżecie aplikacji konkursowej - Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, każdorazowo za zgodą i w porozumieniu Wnioskodawcy i osoby, o której mowa w § 5 niniejszej umowy.

6. Warunkiem rozliczenia Projektu przez Wnioskodawcę jest zaakceptowanie przez Organizatora sprawozdania z realizacji Projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przesłania do dnia 4 listopada 2019 r., do godz. 12.00, poprawnie wypełnionego formularza sprawozdania z realizacji Projektu, który zostanie udostępniony na stronie

„Bardzo Młoda Kultura – województwo śląskie”. W wypadku zastrzeżeń do sprawozdania Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Wnioskodawcę do jego uzupełnienia.

Wnioskodawca zobowiązuje się do uzupełnienia braków w sprawozdaniu w terminie nie

dłuższym niż 2 dni robocze liczone od dnia otrzymania wezwania od Organizatora.

§ 4

Ochrona danych osobowych

1. Wnioskodawca zobowiązuje się do zachowywania w tajemnicy, nieprzekazywania osobom trzecim oraz niewykorzystywania dla własnych celów lub w interesie osób trzecich wszelkich danych i informacji (nieujawnionych do publicznej wiadomości), otrzymanych lub pozyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej Umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w związku z realizacją niniejszej Umowy i w zakresie wcześniej uzgodnionym z Organizatorem. Zobowiązanie

określone w zdaniu poprzedzającym dotyczy x.xx.: informacji finansowych,

organizacyjnych, prawnych, technicznych, technologicznych, handlowych oraz innych informacji (nieujawnionych publicznie) dotyczących bieżącej współpracy Stron.

Obowiązek zachowania w tajemnicy danych i informacji, pozyskanych w związku z

realizacją niniejszej Umowy, spoczywa na Wnioskodawcy także po wygaśnięciu niniejszej Umowy lub odstąpieniu od niej przez którąkolwiek ze Stron.

2. Jeżeli w ramach wykonywania niniejszej Umowy będą przetwarzane dane osobowe, Wnioskodawca zobowiązuje się, że dane osobowe, do których uzyskał dostęp w związku z niniejszą Umową, będą przetwarzane wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu niniejszej Umowy oraz nie będą udostępniane osobom trzecim.

3. Wnioskodawca zobowiązany jest do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r., ustawy z dnia 10 maja 2018

r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

4. Wnioskodawca oświadcza, że zapoznał się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją niniejszej umowy stanowiąca załącznik do niniejszej umowy.

§ 5

Osoby wyznaczone do kontaktów

1. Osobą upoważnioną w imieniu Organizatora do koordynowania prawidłowości

wykonania niniejszej Umowy jest

...................................................................................................

2. Zmiana osoby wskazanej w poprzednim zdaniu nie wymaga aneksowania niniejszej Umowy.

§ 6

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) - dalej RODO, Organizator informuje, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Regionalny Instytut Kultury w Katowicach, xx. Xxxxxxxxx 0, NIP: 6342865350, REGON: 364603340; e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxx.xx, tel./ fax 00 000 00 00.

2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, panem Xxxxxxxxxxx Xxxxx (e-mail: xxxxxx@xxx.xxxxxxxx.xx lub pisemnie na adres siedziby Administratora).

3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą

a) w celu realizacji umowy oraz podjęcia działań przed i po jej zawarciu w związku z realizacją projektu Bardzo Młoda Kultura – województwo śląskie, realizowanego w ramach programu „Bardzo Młoda Kultura 2019–2021” – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO

b) w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności związanych z prowadzeniem i przechowywaniem ksiąg rachunkowych, wystawianiem i przechowywaniem faktur lub innych dokumentów księgowych (finansowych), dokonywaniem rozliczeń podatkowych, archiwizowaniem dokumentów itp. – zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

c) w celu obrony przed roszczeniami lub dochodzeniem roszczeń jeżeli takie nastąpią w związku z zawartą umową co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem– zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

d) w celu kontaktu telefonicznego bądź e-mailowego z Państwem podczas trwania umowy lub innym na który wyrazicie Państwo dobrowolną zgodę – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Podanie przez Państwa danych osobowych w pkt. 3 lit a. jest obowiązkowe i stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy, w przypadku odmowy podania danych może nie dojść do jej zawarcia.

Podanie danych pozyskanych na podstawie zgody jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości realizacji celu, na który wyrażono zgodę. Mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W tym celu zawiadomią Państwo Administratora w formie pisemnej;

4. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą partnerzy świadczący usługi techniczne na rzecz Instytutu (utrzymywanie systemów informatycznych, serwisów internetowych). Odbiorcami mogą być również podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie stosownych przepisów prawa oraz instytucje na mocy wiążących umów (w celu rozliczenia środków publicznych, w celu rozliczenia niniejszego projektu – Narodowe Centrum Kultury w Warszawie – jeśli dotyczy)

5. Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• czasu obowiązywania umowy,

• przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określony czas,

• okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.

6. Mogą Państwo żądać od Administratora dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Mają Państwo również prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Wnioski w tym zakresie przesyłane mogą być na wskazany powyżej adres e-mail lub pisemnie na adres Administratora

danych. Administrator może wymagać podania dodatkowych informacji pozwalających na weryfikację uprawnienia do złożenia ww. wniosku, w tym tożsamości osoby składającej wniosek. Zakres każdego z ww. praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa.

7. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych dotyczących narusza przepisy RODO;

8. Państwa dane osobowe nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Państwa.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Niniejszą Umowę zawarto na czas określony, od dnia jej podpisania do wypełnienia zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, a dotyczących realizacji Projektu.

2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się w szczególności

przepisy Kodeksu Cywilnego.

4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej Umowy Strony będą poddawać rozstrzygnięciu przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby Organizatora.

5. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – aplikacja konkursowa

………………………………………. ………………………………………..

ORGANIZATOR WNIOSKODAWCA