SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
Zamawiający:
MUZEUM XXXXXXXX
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx 00-00 00 – 272 Warszawa
adres do korespondencji:
xx. Xxxxxxxx 0/0 00-000 Xxxxxxxx
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
(zwana dalej „SIWZ”)
w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego „Kompleksowa obsługa wizyt studyjnych” dla działania partnerskiego pn. „Rzeczy w Muzeum – seminarium, wizyty studyjne, publikacja” realizowanego w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej cz. „B” dla Programu
„Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009 – 2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 - 2014
ZATWIERDZAM:
……………………………..
Rodzaj zamówienia:
⌧usługa
1
Informacje ogólne
1. Zamawiającym jest Muzeum Warszawy z siedzibą w Warszawie (00-282) przy xx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx 00-00, wpisane do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK: 89/2014, posiadające NIP 000-000-00-00 i Regon 140313762, zwane dalej „Zamawiającym”.
2. Dane teleadresowe Zamawiającego:
1) adres do korespondencji: xxxxx Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx;
2) adres poczty e-mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
3) strona internetowa: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
4) osobą uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx.
3. Godziny pracy Zamawiającego: od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 9:00 do 17:00.
4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020) – zwana dalej „Ustawą”, na podstawie aktów wykonawczych do ustawy oraz w oparciu o postanowienia niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”.
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
6. Zamawiający wskazuje, że komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z zastrzeżeniem postanowień rozdziału 7 SIWZ.
Rozdział 2
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wizyt studyjnych pracowników Zamawiającego oraz pracowników partnera Zamawiającego oraz prelegentów i uczestników konferencji obejmujące swym zakresem w szczególności:
1) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych,
2) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów kolejowych i autokarowych na trasach krajowych i zagranicznych,
3) wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup wraz z dostarczeniem voucherów dotyczących pobytów z noclegami w hotelach (w standardzie *** lub ****) w kraju i zagranicą oraz hostelach w kraju;
4) transfer z lotniska do hotelu oraz z hotelu do lotniska;
5) zapewnienie voucherów na taksówki.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest załączniku numer 1 do SIWZ.
3. Opis przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne.
2
Rozdział 3
Informacje dodatkowe
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
3. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
4. Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy.
5. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
6. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem postanowień art. 93 ust. 4 Ustawy.
8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku wykonania osobistego wykonania zamówienia przez wykonawcę. Na podstawie art. 36b Ustawy Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy oraz podania przez wykonawcę nazw (firm) podwykonawców.
Rozdział 4
Termin wykonania zamówienia
Termin wykonania zamówienia nie później niż do 15 kwietnia 2017 roku.
Rozdział 5
Warunki udziału w postępowaniu
1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie;
2) zdolności technicznej lub zawodowej tj.: w celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje) należycie co najmniej dwie usługi polegające na obsłudze podróży tj. wyszukiwaniu połączeń, rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych oraz wyszukiwaniu, rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w kraju i zagranicą, o wartości usługi (umowy) co najmniej 100.000,00 zł brutto każda (słownie: sto tysięcy złotych);
UWAGA: Przez dwie usługi Zamawiający rozumie usługi świadczone w ramach 2 odrębnych umów.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawcę, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia. Przesłanki wykluczenia Wykonawcy
z postępowania o udzielenie zamówienia określa art. 24 ust. 1 pkt 12-23 Ustawy.
3. Ponadto Zamawiający działając na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy wskazuje, ze wykluczy z postępowania wykonawcę, w stosunku do którego zachodzą przesłanki określone w art. 24 ust. 5 Ustawy, tj.:
3
a) w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2015 r. poz. 978, 1259, 1513, 1830 i 1844 oraz z 2016 r. poz. 615) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, 978, 1166, 1259 i 1844 oraz z 2016 r. poz. 615).
4. Wykonawca, który podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 oraz 16-20 lub art. 24 ust. 5 Ustawy, może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu wykonawcy. Przepisu zdania pierwszego nie stosuje się, jeżeli wobec wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.
5. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z wykonawców nie może być podstaw do wykluczenia z postępowania.
Rozdział 6
Wykaz dokumentów i oświadczeń, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia
1. W celu wstępnego potwierdzenia, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, Wykonawca dołącza do oferty aktualne na dzień składania ofert oświadczenia o:
1) spełnianiu przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik numer 3 do SIWZ;
2) braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik numer 4 do SIWZ.
2. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniach, o których mowa w ust. 1.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
4. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:
1) W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia wykonawca przedłoży:
4
a) odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy;
2) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawca przedłoży:
a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
5. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez wykonawców dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 6 na zasadzie „spełnia/nie spełnia”.
6. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 3 ustawy PZP, przekaże zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy PZP. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
7. W zakresie nieuregulowanym SIWZ, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 27 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r., poz. 1126).
Rozdział 7
Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów
1. Z zastrzeżeniem wyjątków określonych w Ustawie, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje pomiędzy Zamawiającym oraz wykonawcami będą przekazywane:
1) pisemnie na adres: Muzeum Warszawy, xx. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx lub
2) drogą elektroniczną na adres e-mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
2. Forma pisemna pod rygorem nieważności wymagana jest dla niżej wymienionych czynności, dla których Zamawiający nie zezwala na komunikowanie się faksem lub drogą elektroniczną:
1) złożenie Oferty;
2) zmiana Oferty;
3) powiadomienie Zamawiającego o wycofaniu złożonej przez Wykonawcę Oferty;
4) uzupełnienie oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 i art. 25a ust. 1 Ustawy.
5
3. Osobą uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx.
4. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca będą przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania.
5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
6. W celu usprawnienia procedury wyjaśnień treści SIWZ zaleca się przesyłanie plików z pytaniami również w wersji edytowalnych plików na adres poczty e-mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
7. Zamawiający zamieści treść wyjaśnień na stronie internetowej: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx bez ujawniania źródła zapytania.
8. Postępowanie oznaczone jest znakiem MW/ZP/17/PN/2017. Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie.
9. Jednocześnie Xxxxxxxxxxx informuje, że żadne wyjaśnienie treści SIWZ nie będą dokonywane telefonicznie.
Rozdział 8
Wymagania dotyczące wadium
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
Rozdział 9
Termin związania ofertą
Wykonawca składając ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
Rozdział 10
Opis sposobu przygotowywania ofert
1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Oferta powinna zawierać wyodrębnioną cenę oferty brutto dla każdej z części dla której wykonawca składa ofertę.
4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszej SIWZ.
5. Wskazane jest, aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane, złączone w sposób uniemożliwiający jej dekompletację.
6. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w języku polskim, trwałą i czytelną techniką biurową.
7. Wszelkie poprawki, zmiany lub wykreślenia w tekście oferty muszą być parafowane i datowane przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty.
8. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń w imieniu wykonawcy – zgodnie z odpisem z właściwego rejestru albo przez osobę odpowiednio umocowaną na podstawie właściwego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo powinno został złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Nie dopuszcza
6
się poświadczania za zgodność z oryginałem pełnomocnictwa przez osobę, której zostało ono udzielone. Postanowienie to stosuje się odpowiednio do dalszych pełnomocnictw.
9. Wymagane w SIWZ dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski przez Wykonawcę.
10. Wszystkie strony oferty oraz załączone do niej oświadczenia, tłumaczenia i inne dokumenty, winny być parafowane przynajmniej przez jedną osobę upoważnioną do podpisania oferty. Dotyczy to zarówno oryginałów oświadczeń i dokumentów jak też ich poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii.
11. Jeżeli według wykonawcy oferta będzie zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993
r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.), dane te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz oferty, opisanej: „Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa” oraz wskazać numery stron stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający jednocześnie wskazuje, iż to wykonawca, który zastrzega informacje podane w ofercie, jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa obowiązany jest wykazać, że zastrzeżone przez niego w ofercie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie składania ofert w postępowaniu, zastrzec, że informacje wskazane w ofercie zastrzeżone, jako tajemnica przedsiębiorstwa nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dla uniknięcia wątpliwości, jako tajemnicę przedsiębiorstwa należy rozumieć, nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co, do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W innym przypadku wszystkie informacje zawarte w ofercie będą uważane za ogólnie dostępne i mogą być udostępnione pozostałym wykonawcom. Zastrzeżenie informacji, danych, dokumentów lub oświadczeń niestanowiących tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji powoduje ich odtajnienie.
12. Oferta powinna zawierać:
1) wypełniony formularz ofertowy wraz z informację o podwykonawcach (w tym oświadczenia);
2) oświadczenia i dokumenty opisane w Rozdziale 6 ust. 1 SIWZ;
13. Jeżeli oferta jest składana przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.
14. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
15. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
16. W przypadku oferty składanej przez wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
7
17. Zaleca się opracowanie pierwszych stron oferty według załączonego do SIWZ wzoru – załącznik 2 do SIWZ. Niezastosowanie wzoru określonego w załączniku nie spowoduje odrzucenia oferty, jednakże Zamawiający wymaga, aby w złożonej ofercie znalazły się wszystkie oświadczenia zawarte we wzorze oferty.
18. Ofertę należy złożyć w zaklejonym, nienaruszonym opakowaniu w Kancelarii Muzeum Warszawy przy Rynku Starego Miasta 28-42, 00-282 Warszawa (III piętro).Opakowanie (koperta) z ofertą powinno być oznakowane w poniższy sposób:
opis zawartości koperty:
„Kompleksowa obsługa wizyt studyjnych” znak MW/ZP/13/PN/2017.
adresat: Muzeum Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx 00-00 6, 00-282 Warszawa, nadawca: nazwa, dokładny adres.
UWAGA: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie oferty przed terminem w przypadku nieprawidłowego oznaczenia koperty.
19. Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. O wprowadzeniu zmian lub zamiarze wycofania oferty przed ostatecznym terminem składania ofert należy pisemnie zawiadomić Zamawiającego.
20. Zmiany do oferty należy umieścić w oddzielnej, zaklejonej i nienaruszonej kopercie z dopiskiem „Oferta: Kompleksowa obsługa wizyt studyjnych znak MW/ZP/13/PN/2017. ZMIANA”. Na kopercie musi znajdować się nazwa wykonawcy, dokładny adres.
21. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzić zmian w ofercie po upływie ostatecznego terminu składania ofert.
Rozdział 11
Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
1. Miejsce składania ofert: Muzeum Warszawy, Jezuicka 1/3 00 – 271 Warszawa, (kancelaria III piętro).
2. Termin składania ofert: do 9 marca 2017 r. do godz. 15:30.
3. Miejsce otwarcia ofert: sala konferencyjna w siedzibie Muzeum Warszawy ul. Jezuicka 1/3 00 – 271 Warszawa
4. Termin otwarcia ofert: 9 marca 2017 r. do godz. 16:45.
Rozdział 12
Opis sposobu obliczania ceny
1. Zamawiający informuje, że oferowane przez wykonawcę ceny za poszczególne oceniane elementy oferty są cenami ryczałtowymi.
2. Cena każdej opłaty musi być wyższa od 0 i wyrażona w PLN.
3. Wysokości upustu muszą być podane w procentach z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w walucie polskiej.
5. Zamawiający wymaga, aby wszystkie ceny były podane w złotych polskich, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania tj.:
b) ułamek kończący się cyfrą od 1 do 4 zaokrąglić należy w dół,
c) ułamek kończący się cyfrą od 5 do 9 zaokrąglić należy w górę.
8
Rozdział 13
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
1. Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie poniższych kryteriów:
1) cena – 60%
2) upust – 40%
2. Sposób oceny ofert dla pierwszego kryterium „cena”:
Dla potrzeb porównania i oceny ofert przyjmuje się, że cenę stanowi:
a) wysokość opłaty transakcyjnej brutto za wystawienie biletu (w obie strony - do docelowego miejsca podróży i z powrotem) – odpowiednio – lotniczego (krajowego i zagranicznego), kolejowego (krajowego i zagranicznego), autokarowego (krajowego i zagranicznego);
b) wysokość opłaty transakcyjnej brutto za dokonanie rezerwacji hotelowej/hostelowej w kraju i zagranicą oraz hotelowej zagranicą.
Cena za wystawienie biletu zagranicznego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na trasie docelowego połączenia zagranicznego oraz lot z międzylądowaniem.
Opłaty za wystawienie biletów obejmują także koszty reprezentacji Zamawiającego wobec linii lotniczych oraz przewoźników kolejowych i autokarowych w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług, doradztwo w zakresie programów lojalnościowych, administrowanie programami lojalnościowymi oraz odprawę on-line.
Cena każdej opłaty musi być wyższa od 0, wyrażona w złotych polskich i podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
lp. | podkryterium: wysokość opłaty transakcyjnej za | waga | sposób obliczenia punktacji |
1 | wystawienie biletu lotniczego zagranicznego | 15% | PK1 = [CN1 / CR1 x 15%] x 100 PK1 – suma punktów w podkryterium 1 CN1 – najniższa opłata za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego spośród ocenianych ofert CR1 – opłata za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego w ofercie badanej |
2 | wystawienie biletu lotniczego krajowego | 2% | PK2 = [CN2 / CR2 x 2%] x 100 PK2 – suma punktów w podkryterium 2 CN2 – najniższa opłata za wystawienie biletu lotniczego krajowego spośród ocenianych ofert CR2 – opłata za wystawienie biletu lotniczego krajowego w ofercie badanej |
9
3 | wystawienie biletu kolejowego zagranicznego | 3% | PK3 = [CN3 / CR3 x 3%] x 100 PK3 – suma punktów w podkryterium 3 CN3 – najniższa opłata za wystawienie biletu kolejowego zagranicznego spośród ocenianych ofert CR3 – opłata za wystawienie biletu kolejowego zagranicznego w ofercie badanej |
4 | wystawienie biletu kolejowego krajowego | 10% | PK4 = [CN4 / CR4 x 10%] x 100 PK4 – suma punktów w podkryterium 4 CN4 – najniższa opłata za wystawienie biletu kolejowego krajowego spośród ocenianych ofert CR4 – opłata za wystawienie biletu kolejowego krajowego w ofercie badanej |
5 | wystawienie biletu autokarowego zagranicznego | 3% | PK5 = [CN5 / CR5 x 3%] x 100 PK5 – suma punktów w podkryterium 5 CN5 – najniższa opłata za wystawienie biletu autokarowego zagranicznego spośród ocenianych ofert CR5 – opłata za wystawienie biletu autokarowego zagranicznego w ofercie badanej |
6 | wystawienie biletu autokarowego krajowego | 6% | PK6 = [CN6 / CR6 x 6%] x 100 PK6 – suma punktów w podkryterium 6 CN6 – najniższa opłata za wystawienie biletu autokarowego krajowego spośród ocenianych ofert CR6 – opłata za wystawienie biletu autokarowego krajowego w ofercie badanej |
7 | dokonanie rezerwacji hotelowej zagranicą | 6% | PK7 = [CN7 / CR7 x 6%] x 100 PK7 – suma punktów w podkryterium 7 CN7 – najniższa opłata za dokonanie rezerwacji hotelowej zagranicą spośród ocenianych ofert CR7 – opłata za dokonanie rezerwacji hotelowej zagranicą w ofercie badanej |
8 | dokonanie rezerwacji hotelowej/hostelowej w kraju | 10% | PK8 = [CN8 / CR8 x 10%] x 100 PK8 – suma punktów w podkryterium 8 CN8 – najniższa opłata za dokonanie rezerwacji hotelowej/hostelowej w kraju spośród ocenianych ofert |
10
CR8 – opłata za dokonanie rezerwacji hotelowej/hostelowej w kraju w ofercie badanej | |||
9 | wysokość opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji jednego autokaru na przewozy krajowe | 5% | PK9 = [CN9 / CR9 x 5%] x 100 PK9 –suma punktów w podkryterium 9 CN9 –najniższa opłata za dokonanie rezerwacji autokaru na przewozy krajowe spośród ocenianych ofert |
CR9 –opłata za dokonanie rezerwacji autokaru na przewozy krajowe w ofercie badanej |
Punkty w pierwszym kryterium „cena” zostaną ustalone dla każdej z ofert według wzoru:
C= PK1 + PK2 + PK3 + PK4 + PK5 + PK6 + PK7 + PK8 + PK9
3. Sposób oceny ofert dla drugiego kryterium „upust”:
Wykonawca wskazuje w formularzu ofertowym wysokość upustu od ceny biletu lotniczego (krajowego i zagranicznego) określonej przez przewoźnika, wyrażoną jako procent od ceny biletu oraz wysokość upustu od całkowitej ceny usługi hotelarskiej/noclegowej (krajowej i zagranicznej) określonej przez hotel/hostel, wyrażony jako procent od tej ceny.
Wysokość każdego upustu musi być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
lp. | podkryterium: upust od ceny | waga | sposób obliczenia punktacji |
1 | biletu lotniczego określonej przez przewoźnika | 20 % | PK1 = [UR / UN x 20%] x 100 PK1 – ilość punktów dla podkryterium 1 UR – upust od ceny biletu lotniczego określonej przez przewoźnika w ofercie badanej UN – najwyższy upust od ceny biletu lotniczego określonej przez przewoźnika spośród ocenianych ofert |
2 | usługi hotelarskiej/noclegowej określonej przez hotel/hostel | 20% | PK2= [UR / UN x 20%] x 100 PK2 – ilość punktów dla podkryterium 2 UR – upust od całkowitej ceny usługi hotelarskiej/noclegowej określonej przez hotel/hostel w ofercie badanej |
11
UN – najwyższy upust od całkowitej ceny usługi hotelarskiej/noclegowej określonej przez hotel/hostel spośród ocenianych ofert |
Punkty w drugim kryterium „upust” zostaną ustalone dla każdej z ofert wg następującego wzoru:
U= PK1 + PK2
Pozostałe opłaty tj. koszt zakupu biletów, wykupu noclegów stanowią koszty płatne dodatkowo przez Zamawiającego, zgodnie z prawidłowo wystawioną przez wykonawcę fakturą.
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (P) wyliczoną po zsumowaniu punktów otrzymanych w kryterium „cena” i kryterium „upust”.
P = C + U
5. Uzyskana z wyliczenia ilość punktów zostanie obliczona z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.
6. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom wynikającym z SIWZ i zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą zgodnie z postanowieniami SIWZ.
Rozdział 14
Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
1. Umowę może podpisać w imieniu wykonawcy osoba/y upoważniona/e do reprezentowania wykonawcy ujawnione w aktualnym odpisie z właściwego rejestru albo w aktualnym zaświadczeniu o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub pełnomocnik, który przedstawi stosowne pełnomocnictwo wraz z ofertą lub przed zawarciem umowy udzielone przez osobę ujawnioną we właściwym dokumencie – oryginał dokumentu lub odpis pobrany na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186, ze zm.).
2. Jeżeli w przedmiotowym postępowaniu za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać (przed podpisaniem umowy) dostarczenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców, w tym również umowy spółki cywilnej.
Rozdział 15
Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Zamawiający nie wymaga od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Rozdział 16
Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego
1. Istotne dla stron postanowienia umowy, stanowią załącznik 3 do SIWZ.
12
2. Zmiany zawartej umowy będą wymagały pisemnego aneksu, w zakresie ustalonym w załączniku „Istotne postanowienia umowy”.
Rozdział 17
Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia
Środki ochrony prawnej zostały określone w Dziale VI ustawy. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy.
Wykaz załączników do SIWZ:
Załącznik 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik 2 do SIWZ Wzór formularza ofertowego
Załącznik 3 do SIWZ Istotne Postanowienia Umowy
Zatwierdzam
Warszawa, dnia 1 marca 2017r.
13
Załącznik 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży służbowych pracowników Zamawiającego, obejmująca:
1. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczenie biletów lotniczych na wszystkie istniejące połączenia krajowe i zagraniczne, z uwzględnieniem przewoźników określanych jako „tanie linie lotnicze” oraz wszelkich promocji i upustów oferowanych przez linie lotnicze w czasie rezerwacji biletu, na warunkach uwzględniających co najmniej:
1.1 Wyszukiwanie połączeń, rezerwację, sprzedaż i dostarczenie biletów lotniczych z uwzględnieniem wszystkich najkorzystniejszych pod względem ceny oraz czasu i dogodności połączeń; o ile Zamawiający nie wskaże inaczej, Wykonawca zamówienia zapewnia bilety w klasie ekonomicznej.
1.2 Przedstawienie Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów do wyboru w terminie 24 godzin od momentu wysłania zapytania o rezerwację.
1.3 Zamawiający każdorazowo określi granice cenowe biletu lotniczego. Wykonawca winien przy sprzedaży biletów stanowiących przedmiot zamówienia stosować minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie z zachowaniem uczciwości handlowej. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego różnicy w cenie zamówionego biletu w porównaniu z ceną oferowaną przez inne biuro podróży lub dostępne wyszukiwarki (w szczególności Xxxxxxx, fly4free), Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu realizację zamówienia po korzystniejszej cenie. W przypadku bezzasadnej odmowy realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie, Zamawiający obciąży wykonawcę różnicą pomiędzy ceną oferowaną przez wykonawcę a ceną korzystniejszą ustaloną przez Xxxxxxxxxxxxx. Sytuacja ta wystąpi wówczas, gdy Zamawiający z winy wykonawcy nie skorzysta z korzystniejszych warunków finansowych oferowanych przez inne biuro podróży i będzie zmuszony wykupić bilet po wyższej cenie.
1.4 Zapewnienie możliwości bezpłatnej rezerwacji biletu, bezpłatnej zmiany lub odwołania rezerwacji przed upływem terminu wygaśnięcia rezerwacji.
1.5 Dokonanie rezerwacji oraz zakup biletu przez Wykonawcę nastąpi jedynie po otrzymaniu akceptacji rezerwacji oraz zlecenia zakupu przez Zamawiającego. Akceptacja rezerwacji oraz zlecenie zakupu zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego drogą elektroniczną.
1.6 Poinformowanie Zamawiającego (drogą elektroniczną) o dokonaniu rezerwacji oraz o terminie wykupu biletu.
1.7 Dokonanie zakupu biletu lub przedłużenie rezerwacji po uzgodnieniu z Zamawiającym oraz przesłanie drogą elektroniczną szczegółów zamówienia.
1.8 Bezpłatne dostarczenie biletów do Zamawiającego (w godzinach pracy Zamawiającego) nie później niż 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. Jeżeli termin wskazany w zdaniu poprzedzającym wypada w dzień wolny od pracy, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bilety nie później niż w ostatnim dniu roboczym. Bilety mogą być dostarczone Zamawiającemu drogą elektroniczną, o ile wybrane linie lotnicze akceptują bilet elektroniczny.
1.9 Odprawę on-line (o ile przewoźnik umożliwia taką usługę) pracownika Zamawiającego oraz przesłanie informacji dotyczącej szczegółów lotu.
1.10 Pośrednictwo i reprezentacja Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych dotyczących nieprawidłowości w usługach przewoźników lotniczych (składanie w imieniu Xxxxxxxxxxxxx ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, monitorowanie przebiegu procesu reklamacyjnego oraz poinformowanie Zamawiającego o jego wyniku).
14
1.11 Szacunkowe zapotrzebowanie:
Główne kierunki lotów zagranicznych: Norwegia, Portugalia, Niemcy, Wielka Brytania– ok. 50 biletów;
głównie w klasie ekonomicznej.
Podane wyżej kierunki lotów i ilości biletów są orientacyjne i niezobowiązujące.
2. Wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup wraz z dostarczeniem voucherów dotyczących pobytów z noclegami w hotelach w standardzie *** i **** w kraju i zagranicą oraz hostelach w kraju wraz z usługami dodatkowymi świadczonymi w ramach kompleksu hotelowego, przy optymalnym wyborze hotelu pod względem ceny, standardu (dopuszczalny *** lub ****) i lokalizacji, na warunkach uwzględniających co najmniej:
2.1 Dokonywanie rezerwacji pokoi hotelowych/hostelowych (miejsc noclegowych) według wytycznych, przekazanych przez Zamawiającego (Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji, ceny i standardu hotelu/hostelu/miejsca noclegowego).
2.2 Doradztwo w zakresie najdogodniejszej lokalizacji, ceny i klasy hotelu/hostelu (miejsc noclegowych).
2.3 Przedstawienie co najmniej dwóch wariantów hoteli/hosteli (miejsc noclegowych) do wyboru w terminie 24 godzin od momentu wysłania zapytania o rezerwację.
24 Przekazywanie informacji dot. rezerwacji hotelu/hostelu (miejsc noclegowych) w terminie 24 godzin od momentu złożenia zamówienia (proponowany obiekt, kategoria obiektu, liczba i standard pokoi, termin pobytu, całkowita cena, termin wygaśnięcia rezerwacji).
2.5 Po akceptacji ww. informacji oraz zleceniu wykupu przez Zamawiającego, dokonywanie rezerwacji i wykupu miejsc w terminie najpóźniej 24 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.
2.6 Poinformowanie Zamawiającego (drogą elektroniczną) o szczegółach wykupionej usługi.
2.7 Zapewnienie możliwości bezpłatnej rezerwacji, bezpłatnej zmiany lub anulacji rezerwacji usługi hotelarskiej/noclegowej przed upływem terminu wygaśnięcia rezerwacji.
2.8 Pośrednictwo i reprezentacja Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych, dotyczących niezgodnej z zamówieniem, usługi hotelarskiej/noclegowej. W razie niespełniania przez zarezerwowany hotel/hostel warunków określonych w zamówieniu, wykonawca zapewni hotel/hostel w tym samym terminie, w wyznaczonej wcześniej klasie i dogodnej lokalizacji za zwrotem różnicy w cenie (świadczenie zastępcze). Zamawiający może nie wyrazić zgody na świadczenie zastępcze i zrezygnować z usługi bez obowiązku zapłaty jakichkolwiek kosztów.
2.9 Szacunkowe zapotrzebowanie na usługi hotelarskie/hostelowe: Hotele zagraniczne: głównie Norwegia – ilość: ok. 60 noclegów, Hotele krajowe: Warszawa- ilość: ok. 60 noclegów.
Podane wyżej miejsca i ilości noclegów są orientacyjne i niezobowiązujące.
3. Ponadto Zamawiający wymaga:
Zapewanienia pelnogo wyżywanie, rozumiwanego jako 3 posiłki. Zapewnienia voucherów na taksówki;
Zapewnienia transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko;
wyznaczenia osób do kontaktów z Zamawiającym wraz adresami mailowymi i numerami telefonów, doradztwo i pomoc w zakresie wszelkich zmian w czasie podróży,
15
w przypadku braku możliwości zapewnienia bezpłatnego zwrotu wykupionego biletu/ bezpłatnej anulacji zakupionej usługi, co będzie wynikać z regulaminu przewoźnika/ warunków rezerwacji hotelu/ hostelu / regulaminu systemu rezerwacji, negocjowanie z ww. usługodawcami jak najkorzystniejszych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zakupionego biletu/ usługi,
doradztwa w zakresie jak najbardziej dogodnych połączeń w przypadku korzystania z kilku różnych środków transportu podczas jednej podróży,
w przypadku wystąpienia problemów podczas trwania podróży, umożliwienia Zamawiającemu zgłaszania problemów drogą telefoniczną przez 24/h oraz udzielania bezpłatnej pomocy,
każdorazowo informowania Zamawiającego o zbliżającym się terminie wygaśnięcia dokonanej rezerwacji,
w wyjątkowych sytuacjach wykonawca dostarczy bilety w miejsce wskazane przez Zamawiającego, inne niż siedziba Zamawiającego, na terenie kraju,
przedstawiania Zamawiającemu raportów z realizacji zamówienia w wersji papierowej lub elektronicznej (w raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi).
4. Termin i sposób składania zamówień:
Usługi będą świadczone w okresie od dnia zawarcia umowy do 15 kwietnia 2017 roku lub do wyczerpania kwoty jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia określonej w § 4 ust. 2 istotnych postanowień umowy (Załącznik do SIWZ), w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
Zamawiający będzie składał zamówienia sukcesywnie, stosownie do zapotrzebowania, na podstawie każdorazowych zgłoszeń elektroniczną, telefoniczną lub faksową. Rezerwacji będą dokonywać wyłącznie osoby wskazane przez Zamawiającego.
16
Załącznik 2 do SIWZ Wzór formularza ofertowego
(pieczęć wykonawcy)
OFERTA
Pełna nazwa wykonawcy: Siedziba i adres wykonawcy:
REGON:
Telefon:
NIP:
Fax:
Adres e-mail:
W odpowiedzi na ogłoszenie o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Kompleksowa obsługa wizyt studyjnych”, numer postępowania MW/ZP/13/PN/2017, oferujemy wykonanie ww. przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia („SIWZ”) za ceny:
Lp. | Przedmiot zamówienia | Opłata transakcyjna w zł brutto |
1 | wystawienie biletu* lotniczego zagranicznego | ………………… słownie: …………………………….…… |
2 | wystawienie biletu* lotniczego krajowego | ………………… słownie: …………………………….…… |
3 | dokonanie rezerwacji hotelowej zagranicą | ………………… słownie: ………………………….……… |
4 | dokonanie rezerwacji hotelowej/hostelowej w kraju | ………………… słownie: ………………………….……… |
*Bilet w obie strony uwzględniający dotarcie do miejsca docelowego podróży oraz podróż powrotną
Cena za wystawienie biletu zagranicznego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na trasie docelowego połączenia zagranicznego oraz lot z międzylądowaniem.
Opłaty za wystawienie biletów obejmują także koszty reprezentacji Zamawiającego wobec linii lotniczych oraz przewoźników kolejowych i autokarowych w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług, doradztwo w zakresie programów lojalnościowych, administrowanie programami lojalnościowymi oraz odprawę on-line.
Cena każdej opłaty musi być wyższa od 0, wyrażona w złotych polskich i podana z dokładnością do dwóch
miejsc po przecinku.
lp. | Przedmiot zamówienia | Wysokość upustu w % |
17
1 | bilet lotniczy | ………………… słownie: ………………………….…… |
2 | usługa hotelarska/hostelowa | ………………… słownie: ………………………….…… |
Należy wskazać wysokość upustu od ceny biletu lotniczego (krajowego i zagranicznego) określonej przez przewoźnika, wyrażoną jako procent od ceny biletu oraz wysokość upustu od całkowitej ceny usługi hotelarskiej/hostelowej (krajowej i zagranicznej) określonej przez hotel/hostel, wyrażoną jako procent od tej ceny.
Wysokość każdego upustu musi być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/com obejmuje (jeżeli dotyczy):
Brak wpisu powyżej rozumiany jest, iż przedmiotowe zamówienie realizowane będzie bez udziału podwykonawców
Oświadczamy, że:
12. Oświadczamy, że podane ceny i upusty będą stałe przez cały okres obowiązywania umowy.
13. Zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (w tym z istotnymi postanowieniami umowy) oraz zdobyliśmy wszelkie informacje konieczne do przygotowania oferty i przyjmujemy warunki określone w SIWZ.
14. Oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 1 do SIWZ w terminie określonym w Rozdziale 4 SIWZ.
15. Uważamy się za związanych ofertą przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert.
16. W razie wybrania przez Xxxxxxxxxxxxx naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy na warunkach zawartych w SIWZ oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.
Oferta wraz z załącznikami zawiera zapisanych kolejno ponumerowanych stron.
(data, imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)
18
Załącznik 3 do SIWZ Istotne Postanowienia Umowy
§ 1
1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego „Kompleksowa obsługa wizyt studyjnych”, obejmującej w szczególności:
1) rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych na połączenia krajowe i zagraniczne,
2) rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów kolejowych i autokarowych na połączenia krajowe,
3) rezerwację i wykupienie pobytów z noclegami w hotelach zagranicą,
4) rezerwację i wykupienie pobytów z noclegami w hotelach/hostelach w kraju,
5) zapewnienie voucherów na taksówki,
6) transfer z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko,
7) inne czynności określone w umowie.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik numer 1 do umowy.
§ 2
1. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony - od dnia zawarcia umowy do 15 kwietnia 2017 roku lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2 umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
2. W przypadku wyczerpania kwoty wskazanej w § 4 ust. 2, umowa wygasa, o czym Zamawiający zawiadomi Wykonawcę.
§ 3
1. Zamawiający będzie składał zamówienia na poszczególne usługi objęte przedmiotem umowy sukcesywnie, stosownie do zapotrzebowania, na podstawie zgłoszeń telefonicznych, drogą elektroniczną lub faksową.
2. Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
1) przedstawiania Zamawiającemu szczegółowych informacji dot. zamawianych usług w terminie 24 godzin od momentu wysłania zapytania o rezerwację usługi oraz do uzyskania przed dokonaniem rezerwacji/zakupu usługi akceptacji Zamawiającego dla przedstawionych warunków danej usługi; przedstawiona przez Wykonawcę informacja dot. zamawianych usług powinna – odpowiednio - uwzględniać najbardziej korzystne pod względem ceny, szybkości i dogodności połączenia, optymalny wybór hotelu/hostelu pod względem ceny, standardu i lokalizacji;
2) bezpłatnego dostarczania do Zamawiającego biletów lotniczych w terminie nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. Jeżeli termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym upływa w dniu wolnym od pracy u Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bilet w ostatnim dniu roboczym przed upływem 48 godzinnego terminu;
3) bezpłatnego dostarczania do Zamawiającego biletów kolejowych i autokarowych w terminie nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, a w wyjątkowych przypadkach - do bezpłatnego dostarczenia biletów kolejowych i autokarowych do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie kraju w terminie 24 godzin od momentu złożenia zamówienia. Jeżeli termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym upływa w dniu wolnym od
19
pracy u Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bilet w ostatnim dniu roboczym przed upływem 24 godzinnego terminu;
4) dokonywania rezerwacji i wykupu pokoi hotelowych/hostelowych w terminie najpóźniej 24 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.
3. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do doradztwa i administrowania na rzecz Zamawiającego w zakresie wszystkich dostępnych na rynku programów lojalnościowych – zgodnie z warunkami określonymi
w załączniku numer 1 do umowy.
4. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, strony wyznaczają swoich przedstawicieli w osobach:
1) ze strony Zamawiającego : …………………………… e-mail ……… tel. ……… fax ………
2) ze strony Wykonawcy: …………………………… e-mail ……… tel. ………, fax ………
5. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o zmianie numeru telefonu, numeru faksu lub adresu poczty elektronicznej. W razie nie powiadomienia o zmianie adresu lub faksu, zamówienie dokonane przez Zamawiającego na ostatni znany numer telefonu, numer faksu lub adres poczty elektronicznej uważa się za dokonane.
6. Zmiana osób wyznaczonych do realizacji zamówienia ze strony Zamawiającego oraz Wykonawcy nie powoduje zmiany umowy.
§ 4
1. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi.
2. Maksymalne nominalne wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy nie przekroczy kwoty
zł brutto (słownie:
złotych 00/100)
z zastrzeżeniem postanowień ust. 1. Strony ustalają, że ostateczne łączne wynagrodzenie za wykonanie umowy może być niższe od kwoty określonej w zdaniu poprzednim i będzie stanowić równowartość faktycznie wykonanych usług z uwzględnieniem stałych opłat i upustów zaoferowanych przez Wykonawcę. Wykonawca zrzeka się wszelkich roszczeń wobec Zamawiającego na wypadek, gdyby wartość usług zamówionych przez Zamawiającego w okresie trwania umowy nie wyczerpała kwoty, o której mowa
w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu.
3. Z tytułu realizacji usług objętych umową Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy należności obejmujące odpowiednio:
1) w przypadku biletów lotniczych - opłatę transakcyjną oraz koszt zakupu biletów lotniczych (w tym opłat lotniskowych);
2) w przypadku biletów kolejowych i autokarowych - opłatę transakcyjną oraz koszt zakupu biletów;
3) w przypadku usług hotelowych/hostelowych - opłatę transakcyjną oraz opłaty za pokój lub miejsce noclegowe (wraz ze śniadaniem, jeżeli jest oferowane przez hotel/hostel w cenie usługi hotelarskiej) i opłaty dodatkowe (np. klimatyczne), jeżeli wynikały z zaakceptowanych przez Zamawiającego warunków danej usługi;
4) w przypadku wynajmu autokarów – opłatę transakcyjną za rezerwację jednego autokaru na połączenia krajowe oraz koszty za wynajem autokaru (wraz z kierowcą, paliwem oraz wszystkimi opłatami drogowymi np. winiety itp.).
20
4. Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego wynosi ……. zł brutto (słownie
……………..).
5. Opłata transakcyjna za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego wynosi zł brutto (słownie
…………………………..).
6. Opłata transakcyjna za wystawienie biletu kolejowego krajowego wynosi … zł brutto (słownie ).
7. Opłata transakcyjna za wystawienie biletu autokarowego krajowego wynosi …….. zł brutto (słownie
………..).
8. Opłata transakcyjna za dokonanie rezerwacji pokoju hotelowego/hostelowego w kraju wynosi zł
brutto (słownie ).
9. Opłata transakcyjna za dokonanie rezerwacji pokoju hotelowego zagranicą wynosi ……… zł brutto (słownie ).
10. Poza należnościami wynikającymi z ust. 3-9 powyżej, Wykonawcy nie przysługuje z tytułu niniejszej umowy dodatkowe wynagrodzenie.
11. W ceny opłat transakcyjnych wskazanych wyżej wliczone są w szczególności koszty usług świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie rezerwacji, dostarczania biletów, reprezentacji Zamawiającego wobec przewoźników i dostawców usług w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług oraz koszty doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi.
12. Opłata za wystawienie biletu zagranicznego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na trasie docelowego połączenia zagranicznego oraz lot z międzylądowaniem.
13. Upust od ceny biletu lotniczego określonej przez przewoźnika wynosi …………………. % (słownie:
………………….).
14. Upust od całkowitej ceny usługi hotelarskiej/hostelowej określonej przez hotel/hostel wynosi
………………….. % (słownie: %).
15. Wykonawca w momencie zakupu usługi zamówionej dla Zamawiającego zapłaci za bilety, noclegi, i wynajem autokaru ze środków własnych.
16. Wykonawca będzie wystawiał faktury na podstawie każdorazowego zamówienia złożonego przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do umieszczenia w treści faktury części składowych zakupionych usług wraz z upustami, danymi osoby podróżującej oraz danymi dotyczącymi - odpowiednio
- podróży, noclegu lub wynajmu autokaru.
17. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z biletu lub usługi po ich wykupieniu przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu i odwołania zamówionej usługi oraz negocjowania z usługodawcami jak najkorzystniejszych warunków rezygnacji z zakupionego biletu/usługi, a następnie dokonania odpowiedniego zwrotu na rzecz Zamawiającego kosztów wykupionego biletu/usługi zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy oraz warunkami rezerwacji hotelu/hostelu/regulaminu systemu rezerwacji. Rozliczenie tych kosztów nastąpi na podstawie faktury korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia rezygnacji z biletu lub usługi.
18. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty należności za faktycznie zrealizowane usługi przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze w terminie do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. Za datę płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego poleceniem przelewu. Faktury wystawiane będą sukcesywnie w miarę realizacji poszczególnych usług, w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
§ 5
21
1. Za nienależyte wykonanie umowy przez Wykonawcę uważane będzie w szczególności:
a) wykonanie usługi objętej zamówieniem z opóźnieniem, tj. niezachowanie terminów określonych w § 3 ust. 2 lub w załączniku numer 1 do umowy;
b) wykonanie usługi objętej zamówieniem o niewłaściwej jakości lub z brakami ilościowymi;
c) wykonanie usługi objętej zamówieniem z pominięciem – odpowiednio - najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie lub z pominięciem – odpowiednio - najbardziej optymalnych warunków usług hotelowych, warunków wynajmu autokaru;
d) naruszenie obowiązków związanych z doradztwem i administrowaniem programami lojalnościowymi, obowiązków związanych ze zmianami i anulowaniem rezerwacji oraz reklamacjami.
2. W przypadku niewykonania usług objętych danym zamówieniem Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości do 25% łącznej wartości brutto za usługi objęte danym zamówieniem.
3. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 25% kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2.
4. W przypadku nienależytego wykonania usług objętych danym zamówieniem Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości do 1% łącznej wartości brutto za usługi objęte danym zamówieniem, za każdy stwierdzony przypadek naruszenia.
5. Naliczone przez Zamawiającego kary umowne mogą zostać potrącone z dowolnego należnego Wykonawcy wynagrodzenia.
6. Naliczenie lub zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu umowy.
7. W przypadku, gdy niewykonanie lub należyte wykonanie przez Wykonawcę umowy uniemożliwi wyjazd służbowy lub zmusi Zamawiającego do samodzielnej organizacji wyjazdu służbowego, Wykonawca zostanie obciążony kosztami poniesionymi przez Zamawiającego w związku z odwołaniem wyjazdu lub kosztami realizacji zamówienia u innego wykonawcy.
8. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonych w umowie kar umownych.
§ 6
1. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia – w całości lub w odpowiedniej niezrealizowanej części - z powodu naruszenia przez drugą stronę istotnych warunków umowy.
2. W szczególności Zamawiający ma prawo do wypowiedzenia niniejszej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy dojdzie do niewykonania lub nienależytego wykonania przez niego umowy częściej niż raz w miesiącu kalendarzowym.
3. W przypadku wypowiedzenia umowy na skutek niewykonania lub nienależytego jej wykonania przez Wykonawcę jest on zobowiązany zrealizować wszystkie zamówienia przyjęte przed wypowiedzeniem umowy.
4. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie niniejszej umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonanej części umowy.
22
5. Rozwiązanie, wypowiedzenie lub odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7
1. W kwestiach nie uregulowanych niniejszą Umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, a także inne powszechnie obowiązujące przepisy.
2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w zakresie:
1) wynikającym ze zmiany przepisów prawa, które będą miały wpływ na warunki wykonywania umowy, w tym ustawowej zmiany stawki podatku VAT;
2) innych korzystnych dla Zamawiającego zmian;
4. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 3 ust. 6.
5. Strona wnioskująca o zmianę umowy przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.
6. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszej umowy będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia – przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
7. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z umowy.
8. Integralną część umowy stanowi załącznik numer 1 – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
9. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
23