ZAPYTANIE OFERTOWE
Otwock, dn. 12.11.2020 r.
I. Zamawiający
Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku
xx. Xxxxxxxxx Xxxxx 0/0 00-000 Xxxxxx
II. Tryb udzielenia zamówienia
1. Postępowanie prowadzone jest na zasadach i warunkach wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym, zwanym dalej Zapytaniem, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu zgodnie z zapisami Rozdziału V Zapytania.
Kod CPV: 66131100-8
nazwa kodu CPV: Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe
III. Przedmiot zapytania
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215 z późn. zm.).
IV. Opis przedmiotu zamówienia
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie wykonywał obowiązki wynikające z ustawy o PPK:
1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrażania PPK, w tym:
1) przeprowadzi kampanię informacyjną wśród pracowników na temat PPK oraz dostarczy bezpłatnie materiały informacyjne w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników w terminie ustalonym z Zamawiającym;
2) przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego lub w formie online szkolenia uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym;
3) przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego lub w formie online szkolenie dla pracowników zajmujących się obsługą kadrowo- płacową w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
4) inne działania proponowane przez oferenta oraz koszty z nimi związane należy wskazać i opisać w formularzy oferty
2. Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK,
w tym:
1) przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej;
2) wsparcie prawne przy rozwiazywaniu problemów interpretacyjnych;
3) opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania w uzgodnieniu z Zamawiającym;
3. Uruchomienie i bieżąca obsługa PPK, w tym:
1) integracja modułu do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem RAKS SQL;
2) wyznaczenie dedykowanego koordynatora/opiekuna do współpracy z Zamawiającym;
3) zapewnienie platformy internetowej dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK oraz dla pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
4) zapewnienie infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK.
4. Zamawiający, według stanu na dzień 30.09.2020 r. zatrudnia 97 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:
WIEK | ILOŚĆ | |
I | < 39 lat | 35 |
II | 40-44 lat | 8 |
III | 45-49 lat | 18 |
IV | 50-54 lat | 9 |
V | 55-59 lat | 17 |
VI | 60 + lat | 10 |
RAZEM | 97 | |
V. Warunki udziału oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków
1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
1) spełnią warunki określone w ustawie o PPK;
2) posiadają uprawnienia do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
3) dysponują niezbędną, wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług;
4) znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług;
5) nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja.
2. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami określonymi w Zapytaniu.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy.
6. Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. W szczególności w umowach musi się znaleźć zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w zaproponowanym przez Wykonawcę wzorze umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo możliwości proponowania zmian we wzorze.
7. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
8. Umowa o prowadzenie konta zostanie podpisania na okres 4 lat, z możliwością miesięcznego okresu wypowiedzenia.
VI. Kryteria i sposób oceny ofert
1. Zamawiający dokona oceny ofert oraz przyzna punkty ofercie niepodlegającej odrzuceniu w oparciu o przedstawione kryteria:
KRYTERIUM | WAGA | MAKSYMALNA WARTOŚĆ PUNKTOWA |
Średnia opłata za zarządzenie PPK (C) | 50 % | 50 |
Średnia opłata za osiągnięty wynik (W) | 40 % | 40 |
Ocena ekspercka (O) | 10 % | 10 |
2. Maksymalna liczba punktów, którą może otrzymać Wykonawca w zastosowanych kryteriach oceny wynosi 100 pkt.
3. Sposób wyliczenia poszczególnych kryteriów oceny ofert przedstawiono poniżej:
Kryterium oceny ofert | Liczba punktów | ||||
Średnia opłata za zarządzanie PPK- w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 50. średnia opłata za zarządzenie PPK - średnia arytmetyczna z opłat w poszczególnych funduszach zdefiniowanej daty podanych w Formularzu ofertowym - Tabela I kol.2, rozumiana jako wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o PPK - procent wartości aktywów netto funduszu w skali roku, C = Cmin / Co x 50 pkt C- wartość punktowa kryterium Cmin- najniższa średnia opłata zamówienia ze złożonych ofert Co - średnia opłata ocenianej oferty | Max. 50 | ||||
Średnia opłata za osiągnięty wynik – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 40. średnia opłata za osiągnięty wynik *- średnia arytmetyczna z opłat w poszczególnych funduszach zdefiniowanej daty podanych w Formularzu ofertowym - Tabela I kol.3, rozumiana jako wynagrodzenie za osiągnięty wynik zgodnie z art. 49 ust. 3 ustawy o PPK - procent wartości aktywów netto funduszu w skali roku, W = Wmin / Wo x 40 pkt W- wartość punktowa kryterium Wmin- najniższa średnia opłata zamówienia ze złożonych ofert Wo - średnia opłata ocenianej oferty | Max. 40 | ||||
Ocena ekspercka przeprowadzona przez Komisje Zamawiającego: | Xxx. 10 | ||||
L.p. | KRYTERIUM | ILOŚĆ PUNKTÓW | |||
1. | Odległość od Szpitala do najbliższej placówki | od 0 do 1* | |||
2. | Liczba podpisanych umów o prowadzenie na dzień 30.09.2020 | od 0 do 1* | |||
3. | Wartość zarządzanych aktywów w zł na dzień 30.09.2020 | od 0 do 1* | |||
4. | Posiadane doświadczenie w programach emerytalnych | od 0 do 2* | |||
5. | Brak opłat za zarządzanie (wskazać na formularzu ofertowym daty obowiązywania zwolnienia – Tabela I kol. 4) | od 0 do 1* | |||
6. | Brak opłat za osiągnięty wynik (wskazać na formularzu ofertowym daty obowiązywania zwolnienia – Tabela I kol. 5) | od 0 do 1* | |||
7. | Dodatkowe benefity dla pracowników, mobilna aplikacja na telefon oraz inne funkcjonalności. Należy wymienić wszystkie i załączyć dokumenty ze szczegółowym opisem – Formularz ofertowy Xxxxxx XXX. | od 0 do 4* | |||
* 1 punkt otrzymuje oferta o najwyższej wartości lub najdłuższym czasie; ** za każdy benefit 1 punkt (max 4 pkt.) | |||||
Ostateczna ocena punktowa (K) wyliczana będzie wg wzoru: K= C+ W+O ; gdzie:
C – oznacza kryterium „średnią opłata za zarządzanie PPK” w – oznacza kryterium „średnią opłatę za osiągnięty wynik” O – oznacza kryterium „ocenę ekspercką”
VI. Sposób przygotowania oferty
1. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego;
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
3. Ofertę należy przygotować w języku polskim;
4. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa; jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty;
5. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y);
6. Wraz z ofertą należy złożyć następujące dokumenty:
1) formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania;
2) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem oświadczenia, który stanowi załącznik nr 2 do zapytania;
3) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, zgodnie ze wzorem oświadczenia, który stanowi załącznik nr 3 do zapytania;
4) aktualny odpis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (w przypadku ofert
wspólnych w/w odpis składa każdy z Wykonawców we własnym imieniu). Wykonawca załączy do oferty lub wskaże w formularzu oferty stronę internetową, na której są dostępne;
5) upoważnienie (pełnomocnictwo) w przypadku podpisywania oferty przez osobę, której umocowanie nie wynika z załączonego dokumentu rejestracyjnego, określającego status prawny Wykonawcy oraz zasady reprezentacji i osoby umocowane do reprezentacji Wykonawcy (wydruk, odpis z KRS, CEIDG). W przypadku załączenia do Oferty nieczytelnej kopii pełnomocnictwa bądź budzącego jakiekolwiek wątpliwości Zamawiający może żądać okazania oryginału pełnomocnictwa;
6) dokument potwierdzający wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju;
7) projekt umowy o zarządzanie PPK;
8) projekt umowy o prowadzenie PPK;
VII. Termin i miejsce składania ofert :
1. Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 4 grudnia 2020 r., do godz. 14.00.
2. Dopuszcza się złożenie oferty:
w formie pisemnej w zamkniętych kopertach z opisem „Wybór instytucji
finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” w siedzibie Zamawiającego: SP ZOZ Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku, xx. X. Xxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxx (portiernia Szpitala), bądź za pośrednictwem poczty polskiej lub kuriera.
W przypadku wysłania oferty za pośrednictwem poczty polskiej czy firmy
kurierskiej, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do siedziby Szpitala, a nie data stempla pocztowego (data nadania).
3. Oferta złożona po wyżej wyznaczonym terminie zostanie uznana za niezłożoną i nie podlega ocenie.
4. Szczegółowych informacji w przedmiotowej sprawie udziela: Xxxxxxxx Xxxxxxxx, adres e-mail: x.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx .
5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. Wszelkie pytania dotyczące prowadzonego postępowania należy kierować na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx Wszystkie pytania i wszystkie odpowiedzi są przekazywane do wiadomości wszystkich Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazywania autora pytania.
VIII. Termin związania z ofertą
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
IX. Zawarcie umowy
1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nastąpi w terminie 60 dni od otrzymania pisma o wyborze, nie później niż do dnia 26 marca 2021 r.;
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie 60 dni od otrzymania pisma o wyborze, nie później niż do dnia 10 kwietnia 2021 r.
X. Informacje dotyczące RODO
1. SP ZOZ Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących kontrahenta oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu/koordynatorzy/osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy/Porozumienia/ Zamówienia itp.
2. SP ZOZ Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku informuje, że wyznaczył inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37 – 39 RODO.
4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez SP ZOZ Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku na podstawie art. 6 ust. 1 b) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań administratora danych osobowych związanych z realizacją Umowy/Porozumienia/ Zamówienia w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer ewidencyjny PESEL, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email.
5. Dane osobowe mogą być udostępnione innym uprawnionym podmiotom, na podstawie przepisów prawa, a także na rzecz podmiotów, z którymi Administrator zawarł umowę w związku z realizacją usług na rzecz Administratora (np. kancelarią prawną, dostawcą oprogramowania, zewnętrznym audytorem).
6. Dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
7. Mają Państwo prawo uzyskać kopię swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
8. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa/Porozumienie/ Zamówienie itp. została/o wykonana/ne, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np. z uwagi na dochodzenie roszczeń.
9. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
10. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest wymagane do zawarcia Umowy/Porozumienia/ Zamówienia. Odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością zawarcia i realizacji Umowy/Porozumienia/ Zamówienia. Wniesienie żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania może skutkować (według wyboru SPZOZ Szpitala Specjalistycznego MSWiA w Otwocku) rozwiązaniem Umowy/Porozumienia/ Zamówienia itp. z winy kontrahenta. Wniesienie przez wyżej opisaną osobę fizyczną żądania jak w zdaniu drugim skutkuje obowiązkiem kontrahenta niezwłocznego wskazania innej osoby w jej miejsce.
12. W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, SP ZOZ Szpital Specjalistyczny MSWiA w Otwocku nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.
13. Kontrahent zobowiązuje się poinformować wskazane przez siebie osoby fizyczne nie podpisujące Umowy/Porozumienia/ Zamówienia itp., o których mowa w ust. 1, o treści niniejszej klauzuli informacyjnej.
XI. Uwagi końcowe
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) unieważnienia zapytania na każdym etapie bez podania przyczyny;
2) poprawienia oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej dokonanych poprawek;
3) poprawienia oczywistej omyłki pisarskiej.
4) negocjacji cenowych z Wykonawcami którzy złożyli ważne oferty.
5) negocjacji warunków oraz zapisów umowy o zarządzanie PPK.
6) negocjacji warunków oraz zapisów umowy o prowadzenie PPK.
2. Wszelkie informacje uzyskane przez Xxxxxx w związku z udzielaniem zamówienia, w tym również treść i warunki projektu Umowy, mają charakter poufny i mogą być zarówno w trakcie, jak i po wykonaniu zamówienia, udostępniane osobom trzecim przez Wykonawcę jedynie za zgodą Zamawiającego.
XII. Załączniki do zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2- Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem oświadczenia;
3. Załącznik nr 3- Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych zgodnie ze wzorem oświadczenia.
Zatwierdzam: Dyrektor
SP ZOZ Szpitala Specjalistycznego MSWiA w Otwocku
/-/ Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx