UMOWA Nr ………………………
UMOWA Nr ………………………
Zawarta w dniu …… . ……. . 2021 r. w Warszawie pomiędzy:
Państwowym Gospodarstwem Wodnym Wody Polskie z siedzibą w Warszawie (00-848) przy xx. Xxxxxxx 00x, REGON: 368302575, NIP: 000-000-00-00, reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
zwanym dalej Zamawiającym
a
……………………… z siedzibą w ………… pod adresem: ……………, wpisaną pod rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ……………… pod nr KRS , kapitał
zakładowy ………… zł; NIP ………….; REGON …………., reprezentowaną przez: ……………………, uprawnioną do reprezentacji zgodnie z , której wydruk stanowi Załącznik do Umowy, reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
zwanym dalej Wykonawcą
Niniejsza umowa zostaje zawarta z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019) stosownie do treści art. 2 ust 1 pkt 1 a contrario ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019)
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, zakup i sukcesywna dostawa biletów lotniczych i kolejowych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz rezerwacja izakup miejsc hotelowych na potrzeby Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie.
2. W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi zgodnie z
opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy.
3. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie
lotniczym oraz kolejowym.
4. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania przedmiotu Umowy z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego przy zachowaniu należytego poziomu realizowanych usług. Przy realizacji Umowy Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) oraz obowiązującą u Zamawiającego polityką podróży służbowych.
§ 2
Warunki realizacji
1. Umowa obowiązuje od dnia zwarcia Umowy do dnia 18 kwietnia 2021 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na jej realizację, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze.
2. Wykonawca zobowiązany jest do:
2.1 udostępnienia w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia Umowy, 24h na dobę przez 7 dni w
tygodniu,
nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy: narzędzia online w języku polskim:
………………… (wpisać nazwę i adres internetowy), poprzez które Zamawiający, po
zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła), będzie mógł:
• wyszukiwać interesujące jego połączenia lotnicze, kolejowe, miejsca hotelowe,
• dokonywać rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych oraz miejsc hotelowych,
• anulować rezerwację,
• dokonywać zmiany terminu, miejsca podróży, danych pasażera jak również
rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych,
• weryfikować propozycje Wykonawcy,
• zmieniać klasy podróży,
• pokazywać łączny, rzeczywisty czas przelotu wraz z przesiadkami,
• pokazywać cenę biletu w PLN i warunki taryfy,
• dokonywać wykupu i wygenerowania biletu lotniczego.
• pokazywać termin wykupu biletu w określonej cenie.
• dokonywać rezerwacji/zakupu przejazdów kolejowych z uwzględnieniem zniżek na zakup biletów PKP posiadanych/zakupionych przez Zamawiającego lub pasażerów.
2.2 w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia Umowy do przekazania w formie elektronicznej podręcznika - instrukcji obsługi narzędzia online, o którym mowa w pkt 2.1 powyżej (w języku polskim);
2.3 do przeprowadzenia na żądanie Zamawiającego w terminie z nim ustalonym, nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia Umowy, szkolenia z obsługi narzędzia online dla maksymalnie 3 osób i w wymiarze czasowym niezbędnym do przekazania pełnej wiedzy osobom docelowo korzystającym z tego narzędzia, szkolenie odbędzie się on line.;
2.4 do zapewnienia w systemie 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, alarmowego serwisu telefonicznego (Call Center) pod numerem : ………………., w ramach, którego Zamawiający będzie mógł dokonać wszelkich operacji dotyczących usług objętych przedmiotem Umowy;
2.5 prowadzenia i przesyłania zestawień zbiorczych w każdy poniedziałek trwania Umowy lub na wezwanie Zamawiającego – w wersji elektronicznej (wg wzoru stanowiącego zał. nr 3 do Umowy) z wykorzystania kwoty przewidzianej w ramach Umowy w postaci zestawienia narastającego;
2.6 udostępniania dokumentów księgowych, w tym rejestrów operacji finansowych z przewoźnikami lotniczymi, celem ustalenia przez Zamawiającego rzeczywistego poziomu uzyskiwanych upustów i stosowanych opłat transakcyjnych.
3. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów, miejsc hotelowych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi
potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy:
− pod numerami i adresami:
− rezerwacja biletów lotniczych tel. ,
− e-mailem na adres: ,
− rezerwacja biletów kolejowych tel. ,
− e-mailem na adres: ,
− rezerwacja hoteli tel. ,
− e-mailem na adres: ,
− lub przy pomocy udostępnionego przez Wykonawcę narzędzia online w języku polskim.
4. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 oferty do wyboru. W przypadku braku wyboru spośród 3 zaproponowanych przez Wykonawcę ofert Wykonawca zobowiązany jest przedstawić maksymalnie w ciągu 4 godzin Zamawiającemu 3 kolejne oferty do wyboru.
5. Czas reakcji na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu, przesłany drogą mailową na adres podany przez Wykonawcę wynosi ….. godzin od chwili jego otrzymania – zgodnie z Ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy.
6. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej (dot. biletów kolejowych). O formie wystawienia biletu każdorazowo decyduje Zamawiający.
7. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego i zawierać dane cenotwórcze biletu.
8. Wykonawca prześle e - bilety na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres e-mailowy niezwłocznie po zatwierdzeniu zakupu, nie później niż w terminie wskazanym w ust. 13 pkt 5).
9. Bilety w formie papierowej Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do miejsca wskazanego przez Zamawiającego i w terminie wskazanym w ust. 13 pkt 5).
10. Wystawione bilety:
1) lotnicze, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika);
b) nr biletu
c) dane pasażera/ów (imię, nazwisko);
d) nr lotu;
e) miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu;
f) informacje o ewentualnych przesiadkach;
g) sposób płatności za bilety (z uwagi na generowanie dodatkowych kosztów, Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania płatności kartami kredytowymi, wyjątek stanowią jedynie bilety low coast),
h) całkowitą cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi
wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami). W
przypadku zastosowania opustu lub zniżki istnieje możliwość odstąpienia od podania ceny w
bilecie;
-rodzaj i warunki taryfy przewoźnika;
-klasę biletu;
-łączny czas przelotu;
2) kolejowe, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie przewoźnika;
b) miejsce i termin (data, godzina) odjazdu i przyjazdu;
c) cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami);
d) rodzaj pociągu oraz klasę podróży;
e) numer pociągu, wagonu i miejsca do siedzenia;
f) rodzaj ulgi.
11. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie z Zamawiającym innego sposobu przekazania biletu, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
12. Wystawiony voucher na rezerwację miejsca hotelowego powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
a) nazwa obiektu i dane teleadresowe
b) dane osoby korzystającej z usługi ( imię i nazwisko)
c) datę przyjazdu i wyjazdu
d) liczbę pokoi oraz ilość gości w pokoju, typ pokoju
e) nr rezerwacji
f) telefon alarmowy.
13. Wykonawca zobowiązany jest:
1) do kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji, zakup, i dostawy biletów
orazrezerwacji i zakupu miejsc hotelowych;
2) do proponowania optymalnego połączenia oraz co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:
a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;
b) najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu przelotu/przejazdu;
3) bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży lub zarezerwowanego miejsca hotelowego. Informacje te muszą być również potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową;
4) do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów lub miejsc noclegowych, których rezerwacji dokonano we wcześniejszym terminie, na 24 godziny przed terminem wykupu biletu;
5) do bezpłatnego dostarczania biletów oraz potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w sytuacji nagłej - do miejsca wskazanego przez Zamawiającego nie później niż na 4 godziny przed planowaną podróżą;
6) do organizowania kompleksowej realizacji przedmiotu Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów przez które i do których odbywa się podróż lub w których realizowana jest usługa hotelowa ;
7) do proponowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych hotelu (publikowanych na stronie hotelu bądź portali turystycznych) lub przewoźnika w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Wykonawcę standardu podróży;
8) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;
9) do świadczenia usług będących przedmiotem umowy (w zakresie zakupu biletów lotniczych) spełniających standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego).
a) do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi, w tym:
b) informowania Zamawiającego o prowadzonych przez linie lotnicze programach
lojalnościowych i zapoznanie Zamawiającego z ich szczegółami;
c) zgłoszenia, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych;
d) administrowania programami poprzez:
-rejestrowanie w programach biletów zakupionych w ramach Umowy,
-występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie lotów,
-kontynuowanie programów lojalnościowych, z których Zamawiający korzystał przed przystąpieniem do umowy wspólnej,
10) W przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, uniemożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu inny bilet/y umożliwiający osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczony bilet/y zostanie anulowany bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający zobowiązana jest poinformować Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę faksem lub e- mailem.
14. Zamawiający każdorazowo może zweryfikować propozycje lotów, przejazdów kolejowych/miejsc hotelowych i jeżeli stwierdzi, że oferta zaproponowana przez Wykonawcę nie jest najkorzystniejsza, to może zażądać od Wykonawcy przedstawienia nowej korzystniejszej propozycji.
15. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 13 pkt. 10 spowodują wzrost ceny biletu, Zamawiający zobowiązana jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
16. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 13 pkt. 10 spowodują obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
17. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkich powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy - informacji, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, utrzyma zawartość baz danych w tajemnicy i nie ujawni jej żadnym osobom trzecim, chyba, że istnieje obowiązek ich ujawnienia wynikający z przepisów prawa polskiego, orzeczenia sądu lub aktu administracyjnego właściwego organu administracji publicznej, oraz do zabezpieczenia baz danych i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą i zaginięciem lub nieuprawnionym udostępnieniem.
18. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie czynności rezerwacji zakupu i sukcesywnej dostawy biletów na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie, rezerwację i zakup miejsc hotelowych dla pracowników Zamawiającego, przy pomocy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
19. Zamawiający w każdej chwili może zażądać od Wykonawcy przedstawienia dokumentów potwierdzających, że wszelkie czynności wskazane w ust. 18 niniejszej Umowy zostały wykonane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę.
§ 3
Nadzór nad realizacją umowy
1. Osobami sprawującymi nadzór nad realizacją umową są:
1) Ze strony Wykonawcy - …………………… nr telefonu……………………..
adres e-mail ,
2) Ze strony Zamawiającego:
a) Xxx Xxxxxx, nr telefonu 000 000 000, adres e-mail xxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx ,
b) Xxxxx Xxxx, nr telefonu 669 986 504, adres e-mail xxxxx.xxxx@xxxx.xxx.xx .
2. Zmiana osoby odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją umowy, o której mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie. Zmiana nie wymaga formy aneksu.
§ 4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy wynosi: ……………… zł brutto (słownie: 00/100). Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane
z realizacją przedmiotu Umowy.
2. Wartość biletu lotniczego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
a. ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności,
b. zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
a) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej Warszawa-Bruksela - Warszawa (loty bezpośrednie), wynosi: ………………zł brutto (słownie )
b) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej
Warszawa-Kraje UE-Warszawa, wynosi: zł brutto (słownie )
c) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie krajowej wynosi:
………………zł brutto (słownie… )
d) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu lotniczego na trasie krajowej, wynosi: … % ,
e) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu lotniczego na trasie zagranicznej, wynosi: … % ,
3. Wartość biletu kolejowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
3.1. ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem
wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności
3.2. zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
a) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego na trasie zagranicznej
wynosi: zł brutto (słownie )
b) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu kolejowego na trasie zagranicznej, wynosi:
………………… % .
c) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego wynosi:
……………zł brutto (słownie )
d) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu kolejowej na trasie krajowej, wynosi: 0 % .
4. Wartość rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
a) ceny zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez śniadania);
b) zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za
dokonanie jednej zagranicznej rezerwacji hotelowej w wysokości zł brutto/ słownie: brutto;
c) zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za dokonanie jednej rezerwacji hotelowej w kraju w wysokości zł brutto/ słownie:
………………brutto;
d) wynikających z oferowanego przez Wykonawcę upustu od ceny pobytu we wszystkich hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy zakupie pobytu w wysokości … % .
5. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia ilości biletów lub noclegów wskazanych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Umowy pod warunkiem nie przekroczenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 powyżej.
6. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy zależy od ilości i wartości faktycznie wykonanych usług (zrealizowanych przelotów, przejazdów i noclegów) objętych przedmiotem Umowy.
7. Do ceny netto biletów i usług hotelarskich wykonawca doliczy podatek VAT, zgodnie z przepisami
obowiązującymi w dniu powstania obowiązku podatkowego.
8. Zamawiający jest płatnikami faktur wystawionych przez Wykonawcę.
9. Każda faktura musi zawierać następujące informacje:
1) w przypadku biletu lotniczego:
a) datę wystawienia biletu/ów,
b) imię i nazwisko osoby, dla której bilet jest wystawiony
c) wyszczególnienie trasy (oznaczenie kodowe miast),
d) datę wylotu/przylotu,
e) klasę biletu,
f) cenę biletu wg taryfy przewoźnika (w PLN),
g) opłatę transakcyjną (zgodnie ze złożoną ofertą) (w PLN),
h) cenę ostateczną do zapłaty (w PLN),
i) dane komórki zamawiającej bilet,
j) dane osoby zamawiającej.
2) w przypadku biletu kolejowego:
a) nr biletu
b) imię i nazwisko pasażera
c) trasę przejazdu (oznaczenie kodowe miast)
d) datę wyjazdu/powrotu
e) cenę biletu wg taryfy przewoźnika
f) klasę biletu
g) cenę ostateczną do zapłaty
3) w przypadku miejsc hotelowych
a) imię i nazwisko osoby, której dotyczy usługa hotelowa
b) nazwa i adres hotelu
c) standard hotelu,
d) termin zakwaterowania,
e) zastosowany przez Wykonawcę opust.
f) cenę zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez)
g) zaoferowaną przez Wykonawcę w ofercie opłatę stanowiącą prowizję Wykonawcy za
dokonanie jednej rezerwacji hotelowej
h) cenę ostateczną do zapłaty
10. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury
w terminie do 21 dni kalendarzowych od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Faktury
będą wystawiane w ostatni dzień tygodnia za usługi zrealizowane w danym tygodniu.
11. Zamawiający oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych w formie elektronicznej (faktury elektroniczne) przez Wykonawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 106), w formacie PDF w związku z realizacją niniejszej Umowy.
12. Wykonawca uprawniony jest do przesyłania Zamawiającemu wystawionych przez siebie faktur elektronicznych wraz z dołączonymi do nich załącznikami w postaci jednolitego pliku PDF na adres mailowy Zamawiającego: ………………………………………………………………………..
13. Przesłanie przez Wykonawcę faktur wystawionych w formie elektronicznej na inny adres niż wskazany w ust. 5 powyżej będzie traktowane jako niedostarczenie korespondencji do Zamawiającego.
14. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności faktur wystawionych w formie elektronicznej, będą one przesyłane pocztą elektroniczną w postaci nieedytowalnego pliku PDF z następującego adresu mailowego Wykonawcy:…………………………………………………….
15. Każda ze Stron zobowiązuje się do przechowywania faktur elektronicznych w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych zgodnie z wymogami przewidzianymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
16. Do transakcji udokumentowanych fakturą elektroniczną, nie będą wystawiane faktury w innej formie. Faktury elektroniczne nie będą przesyłane dodatkowo w formie papierowej.
17. Za datę otrzymania faktury elektronicznej przez Zamawiającego, uważa się datę wpływu tej faktury na skrzynkę poczty elektronicznej Zamawiającego, o której mowa w ust. 12.
18. W razie cofnięcia przez Zamawiającego zezwolenia na przesyłanie faktur elektronicznych wystawianych przez Wykonawcę w ramach niniejszej umowy, Wykonawca zaprzestaje przesyłania faktur elektronicznych drogą elektroniczną w terminie 7 dni roboczych od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od Zamawiającego o cofnięciu zezwolenia.
19. Cofnięcie zezwolenia, o którym mowa w ust. 11 wymaga formy pisemnej.
20. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 11 dotyczy również wystawiania i przesyłania drogą elektroniczną faktur korygujących, zaliczkowych i duplikatów faktur oraz not księgowych.
21. Zmiana adresu poczty elektronicznej o których mowa w ust. 12 i 14 wymaga podpisania aneksu do niniejszej umowy.
22. Postanowienia ust. 11-21 nie wykluczają możliwości wystawienia i przesłania przez Wykonawcę faktur w formie papierowej pod warunkiem powiadomienia o tym fakcie Zamawiającego na adres mailowy, o którym mowa w ust. 12 najpóźniej w kolejnym dniu roboczym od dnia dokonania wysyłki faktury papierowej przez Wykonawcę.
23. Zamawiający informuje o możliwości wysyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania. Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest pod adresem xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/.
24. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie przekazane na jego rachunek bankowy wskazany na fakturze (fakturach).
25. Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości.
26. Jako dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
27. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikającej z realizacji niniejszej Umowy.
28. Dostarczenie faktury niezgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 9 spowoduje ponownego rozpoczęcie biegu 21-dniowego terminu płatności, liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
§ 5
Ubezpieczenie od odpowiedzialności
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości w realizacji przedmiotu umowy, w tym także powstałe na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.
2. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy zwanego dalej
„Ubezpieczeniem na kwotę nie niższą niż 1 000 000,00 (słownie: jeden milion złotych), obejmującym w szczególności:
1) szkody powstałe w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, jego pracowników oraz osób trzecich wskutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców w związku z realizacją przedmiotu umowy;
2) następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w wyniku realizacji umowy na skutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców.
3. Wykonawca zobowiązuje się do okazania oryginału dowodu zawarcia Ubezpieczenia w dniu zawarcia niniejszej umowy oraz na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie jej obowiązywania.
4. Xxxxxx zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu przez Wykonawcę odszkodowania
z Ubezpieczenia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z Ubezpieczenia.
§ 6
Kary umowne
1. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletów / potwierdzenia rezerwacji hotelu w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 13 pkt 5), Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde takie zdarzenie.
2. W przypadku dostarczenia biletów / potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych niezgodnych z zamówieniem lub w miejsce inne niż uzgodnione z Zamawiającym Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde takie zdarzenie. Zamawiający zastrzega dodatkowo możliwość nie uiszczenia ceny za bilet/ miejsce hotelowe w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzednim.
3. W przypadku zwiększenia przez Wykonawcę ceny biletu o wyższą kwotę niż zaproponowana w ofercie opłata transakcyjna, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 5 % ceny biletu brutto oraz dwukrotności różnicy pomiędzy naliczoną kwotą, a wysokością opłaty transakcyjnej. Kara będzie naliczona za każdy stwierdzony przypadek.
4. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę opustu za ceny biletów lotniczych i kolejowych na wszystkich trasach oraz za dokonanie rezerwacji hotelowej o niższą wartość upustu niż zaproponowana w ofercie, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 5 % ceny biletu brutto Kara będzie naliczona za każdy stwierdzony przypadek.
5. W przypadku niezastosowania przez Wykonawcę wskazanej w ofercie wysokości opustu od ceny katalogowej i dokonanie rezerwacji bez zastosowania tego opustu, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości dwukrotności różnicy pomiędzy ceną z zastosowania upustu o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt d) i bez jego zastosowania. Kara będzie naliczona za każdy stwierdzony przypadek.
6. W przypadku trzykrotnego zaistnienia którejkolwiek z sytuacji określonych w ust. 1, 2, 3, 4 lub5 , Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 3 dni od dnia wystąpienie okoliczności, o których mowa 1, 2, 3, 4 lub 5 powyżej, naliczając Wykonawcy dodatkowo karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 Umowy - za odstąpienie od Umowy z winy Wykonawcy.
7. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że Wykonawca realizuje przedmiot Umowy w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych i kolejowych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie, rezerwację i zakup miejsc hotelowych na potrzeby Zamawiającego, przy pomocy osób, które nie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 300 zł za każdy stwierdzony przypadek.
8. Kara umowna, o której mowa w ust. 7, będzie nakładana na Wykonawcę, także w sytuacji gdy w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykazane zostaną nieprawidłowości dotyczące dopełnienia obowiązku zatrudnienia osób, które wykonują czynności o których mowa w §2 ust.18.
9. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub w przypadku utraty przez Wykonawcę akredytacji IATA, Zamawiający za każdy stwierdzony przypadek może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.
10. W przypadku, gdy Wykonawca nie dotrzyma terminów, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.1, 2.2, 2.5 umowy Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kwotę w wysokości 200,00 zł za każdy dzień opóźnienia.
11. W przypadku złamania zapisów poufności, wymienionych w § 7 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości umowy brutto wymienionej w § 4 ust. 1 Umowy za każdy stwierdzony przypadek złamania zapisów dotyczących poufności .
12. W przypadku niedotrzymania terminu wskazanego w § 2 ust. 4 Umowy, Zamawiający nałoży karę w
wysokości 100,00 zł za każde zdarzenie.
13. W przypadku wykonania przez Zamawiającego prawa odstąpienia Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo zwrotu naliczonych kar umownych. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego
14. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar
umownych na zasadach ogólnych.
15. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
§ 7
Zachowanie tajemnicy
1. Strony zobowiązują się wzajemnie do:
1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji Umowy niezależnie
od formy przekazania tych informacji i ich źródła;
2) wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 1 jedynie w celach określonych w Umowie;
3) podejmowania wszelkich niezbędnych działań zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w pkt 1 nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia od strony, od której informacja pochodzi;
4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.
2. Strony ustalają, ze postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania:
1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą którejkolwiek ze Stron umowy;
2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy Pzp i ustawy o dostępie do
informacji publicznej.
3. Obowiązek zachowania tajemnicy będzie zachowany przez czas nieoznaczony.
4. Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy przestrzegać obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. W zależności od przyjętych zasad przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania obowiązujących u Zamawiającego dokumentów (umowy/oświadczenia itp.) w powyższym zakresie.
5. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia z Jednostką sposobu przekazywania korespondencji zawierającej informacje mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji u Zamawiającego.
§ 8
Siła wyższa
1. Żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Za siłę wyższą Strony nie uznają w szczególności przerwy w dostępie do Internetu lub braku takiego dostępu, chyba że jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.
3. Siła wyższa w szczególności obejmuje :
1) klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;
2) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.
4. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, dokonane najpóźniej w ciągu 24 godzin od chwili, w której stało się możliwe zawiadomienie drugiej strony o wystąpieniu siły wyższej. W zawiadomieniu należy wskazać na rodzaj siły wyższej oraz na sposób, w jaki wpłynęła ona na niemożność dotrzymania przez Stronę zobowiązań umownych. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie skutkowała niemożnością dotrzymania przez Stronę postanowień umownych, ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.
5. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmują wspólnie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiotu umowy.
6. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się od jej działania Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej.
7. Jeżeli Xxxxxx w dobrej wierze nie uzgodnią zaistnienia siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia siły wyższej spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie.
8. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany w treści umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron pod rygorem nieważności oraz mogą być dokonywane w zakresie i formie zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej Umowy, w zakresie:
1) zmiany podwykonawcy, przy pomocy, którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy, po
uprzedniej akceptacji Zamawiającego,
2) zmiany stron w umowie wynikających ze zmian organizacyjnych niezależnych od Zamawiającego,
3) zmiany wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto umowy, w przypadku zmiany wysokości stawki podatku VAT (poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT na usługę objętą umową);
4) zmiany cen jednostkowych brutto i opłat brutto w przypadku zmiany wysokości stawki podatku VAT (poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT na usługę objętą umową);
5) zmian sposobu wykonywania usługi w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów;
6) zmiany: nazwy, adresu, statusu, zmian organizacyjnych Zamawiającego lub Wykonawcy;
7) w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczeniu na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne jeżeli maja one wpływ na zmianę wysokości wynagrodzenia.
8) możliwość przedłużenia terminu obowiązywania Umowy w przypadku niewykorzystania
całych środków przeznaczonych na realizację Umowy.
3. Zamawiający może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym w przypadku nieprzestrzegania przez Wykonawcę któregokolwiek z warunków niniejszej Umowy po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o naruszeniu i nieusunięciu naruszenia w terminie 3 dni.
4. Zamawiający może również od Umowy odstąpić w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Termin odstąpienia od umowy wynosi 14 dni od dnia powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o tych okolicznościach.
5. Zamawiający zawrze z Wykonawcą Umowę Powierzenie Przetwarzania Danych Osobowych
stanowiącą załącznik nr 4 do Umowy.
6. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory rozstrzygnąć polubownie. W przypadku, gdy nie dojdą do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa w
tym przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.
8. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach: jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia,
- Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy Wykonawcy,
- Załącznik nr 3 - Zestawienie zbiorcze wystawionych faktur,
- Załącznik nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych